Student: Vlad Alexandru

Facultatea de Teatru i TV, Master An II, Modul B

Disciplina: Curatorial Models in Performing Arts
Profesor: Cristian Rusu
PLAN ORGANIZARE EVENIMENT
Companie: Asociaia Cultural 12 Months
Eveniment: 12 Months Film Festival
Domeniu de activitate: Cinematografie i Arte Vizuale

A. Descriere eveniment
12 Months Film Festival (# 12MFF) este un eveniment internaional de film online, care
atrage, public i promoveaz amatorii i profesioniti din industria de film. n cele 12 luni
de ediii lunare 3 ctigtori vor fi selectai pentru marele eveniment care are loc la sfr itul
lunii august 2016.
Datorit unui public consumator de filme independente aflat ntr-o continu expansiune n
Cluj-Napoca, acest proiect dorete s lrgeasc orizonturile culturale ale comunitii prin
prezentarea de materiale audiovizuale inedite, de pe intregul mapamondul, pe parcursul a trei
zile consecutive.
Materialele care vor fi prezentate n cadrul evenimentului fac parte dintr-o palet larg de
genuri, acest aspect fiind unul din stlpii de temelie ai evenimentului.
Evenimentul va avea loc n locaia Casino din Parcul Central fiind deschis publicului larg fr
taxe de participare.
n cadrul evenimentului se vor organiza mai multe workshop-uri, dedicate persoanelor de
diferite vrste i background-uri culturale, care au ca scop dezvoltarea interesului asupra
domeniului artelor vizuale.

A.1.

Nume eveniment :

Deoarece proiectul 12 Months Film Festival este un proiect care se desfoar pe parcursul a
12 luni de zile n spaiul virtual, ca mai apoi s ia form organic la finalul acestei perioade,
numele evenimentului este ales n conformitate cu conceptul proiectului propus.
In toate aceste 12 luni de zile un juriu format din echipa festivalului realizeaz o campanie de
selectie lunar a materialelor, care sunt trimise de ctre realizatori, publicnd o list lunar cu
filmele selectate pentru evenimentul anual, dar i o list cu premii lunare acordate
participanilor din acea ediie.
A.2.

Calendar de baz:

Aa cum a fost menionat anterior, evenimentul ncepe printr-o campanie de selecie a

materialelor audiovizuale primite lunar, pe parcursul a 12 luni de zile consecutive, urmnd ca
aceast campanie s se materialize la finalul celor 12 luni ntr-un eveniment de 3 zile de
proiecie i alte activiti conexe.
Calendarul evenimentului sub form de draft:
Data
01.05.2015

Activitate

Descriere

Startul ediiilor lunare

ncepe perioada de selecie a

matrialelor pe parcursul celor 12
luni de zile.

01.04.2016

ncheierea ediiilor lunare

Se ncheie perioada de selecie a

materialelor lunare i se public
lista final cu produsele selectate.

15.05.2016

Inceperea campaniei de atragere a Pe parcursul a 3 luni de zile echipa

potenialilor

15.08.2016

sponsori,

parteneri, va realiza o campanie de stngere

voluntari.

de parteneri, sponsori i voluntari.

Alegerea juriului pentru eveniment

Pe parcursul a 2 sptmni se va

alege juriul format din 3 persoane

calificate care vor realiza jurizarea
01.09.2016

Pregtirea locaiei

evenimentului
Se pregtete

locaia

pentru

eveniment cu materialele necesare

i
02.09.2016

Deschiderea evenimentului

se

realizeaz

instruirea

personalului i a voluntarilor.
Se deschide evenimentul printr-un
speech urmat apoi de o conferin
de pres la ora 10 dimineaa.
De la ora 11 vor intra n proiecie
primul calup de filme, n paralel
avnd loc un workshop de animaie
dedicat copiilor.
La ora 14 se va face o pauz de
mas

de

evenimentul

or,
va

dup

care

continua

cu

proiecia filmelor din calupurile 2 i

3. La finalul zilei de proiecie se va
organiza o sesiune de Q & A cu
03.09.2016

Ziua 2

realizatorii proiectelor prezentate.

Ziua va ncepe cu un nou speech
despre

rezumatul

pn

evenimentului

acest

moment,

menionndu-se i programul pe
ziua curent i ziua urmtoare.
Urmeaz proiecia calupului 4 i un
workshop

despre

filmul

documentar, n paralel.
La ora 14 se va lua pauz de mas

de o or, dup care proiecia va

continua cu calupurile 5 i 6.
La finalul zilei de proiecie se va
organiza o sesiune de Q & A cu
04.09.2016

realizatorii proiectelor prezentate.

Ziua 3 va ncepe cu un speech de

Ziua 3

deschidere dup care vor urma 2

workshopuri:
Unul dedicat sunetului iar cellat
dedicate imaginii de film.
De la ora 19 se va organiza gala de
premiere a filmelor.

A.3.

Cost esenial:

Costurile evenimentului sunt generate de campania de marketing, premiile oferite n cadrul

evenimentului ctre participani, cheltuielile cu onorariul persoanelor invitate s organizeze
workshopurile dar i cheltuielile cu materialele folosite n cadrul workshopurilor, catering sau
logistice.
Aadar, un buget defalcat pe costuri estimative l avem prezentat mai jos:
Cheltuial
Marketing

Sum estimativ

Descriere

2000 euro

Suma reprezint cheltuielile

cu

promovarea

evenimentului

online,

posturile radio locale, afie,

pliante

publicitare

alte

materiale
precum

programul

evenimentului,

accesori
Onorariu

managerilor

de

800 euro

workshop

de

promovare

(pixuri personalizate etc.)

Suma reprezint costurile
estimative cu onorariul celor
care

vor

workshopurile

organiza
din

cadrul

evenimentului.
Suma defalcat pe eveniment
este de aproximativ 200 de
Catering i buturi oferite gratuit

500 euro

euro/workshop.
Se vor oferi pe parcursul
evenimentului

buturi

gustri

gratuite

participanilor
Premiile pentru participani

2000 de euro

Se vor oferi 3 premii filmelor

participante

structurate

astfel:
Premiul I 1000 euro
Premiul II 700 de euro
Onorariul juriului

900 de euro

Premiul III 300 de euro

Fiecare membru al juriului va
primi un onorariu de ctre
300 de euro fiecare.

Cheltuieli neprevzute

1000 de euro

Festivalul

rezerv

un

buget de 1000 de euro pentru

cheltuieli neprevzute .

Cheltuieli cu invitaii

5000 euro

Cheltuieli
realizatorilor

cu

delegaiile
de

materile

audiovizuale (cazare, mas,

Inchirieri aparaturi

500 euro

transport)
Inchiriere sistem audio i de
proiecie pe 3 zile

Total 12 700 euro

A.4.

Public int:

Publicul int al festivalului l reprezint persoanele cu vrsta cuprins ntre 14-35 de ani,
cunosctoare a limbii engleze i cu o deschidere spre lucruri noi, inovatoare, care accept
dogma cultural occidental. n acelai timp, evenimentul nu interzice sau este absolut
inaccesibil celorlali, ci doar acesta este grupul int vizat sau profilul de baz a participanilor
urmrii.

B. Componente i resurse
B.1.

Cine particip? (public estimat)

Alegerea locaiei este una strategic bazat pe publicul numeros care o frecventeaz, mai ales
n weekend. Capacitatea maxim a locaiei este de 250 de persoane, iar pe baza estimrilor
efectelor campaniei de marketing, locaia evenimentului, promovarea prin partenerii media
estimm un numr minim de 200 de participani unici/zi de eveniment.

B.2.

Resurse materiale:

Offline: bannere, inserturi pres, invitai, list cerine clieni, promovare sponsori i
parteneri, invitaii media, mijloace audio+vizuale, mijloace de mobilier necesare,
mijloace de prezentare, standuri, elemente de nfrumuseare/decoraiuni florale,

servicii de cattering, elemente necesare pentru divertisment etc. (organizatorul i

rezerv dreptul de a propune ajustri ulterioare, motivnd alegerile fcute) .
Online: bannere, inserturi pres online, advertoriale, implicarea unei comuniti
online, social media buzz, promovare viral, microsite, newsletter, WOM etc.
B.3.

Resurse umane :

Resursele umane sunt alctuite din:

- 5 membri organizatori ale cror responsabiliti sunt desemnate de preedintele organizaiei
culturale 12 Months.
- un numr de 10 voluntari pentru eveniment care vor realiza promovarea lui prin mprtirea
de pliante i brosuri, vor ajuta la aranjarea locaiei, vor realiza fotografii i material
promoionale pe parcursul evenimentului etc.
- Persoanele care fac parte din juriu.
- Persoanele alese pentru susinerea activitiilor de workshop.
B.4.

Canalele de promovare:

Cu ajutorul partenerilor media i a voluntarilor dorim s realizm o campanie de promovare

folosindu-ne de toate resursele care ne stau la dispoziie de aceea am realizat un table cu
metodele i strategia de promovare:

Mijloc de promovare
Campanie

Target

Descriere

de Asculttorii

radio

tineret

pe

promovare radio

de

de Dup alegerea juriului conform

raza calendarului vorm realiza mai multe

localitii Cluj-Napoca.

spoturi radio de promovare a

evenimentului.
de Telespectatorii canalelor Vom participa la emisiuni de tip

Campanie
promovare tv

locale de tiri

talkshow in care vom preyenta

evenimentul

Campanie

de Persoanele

aflate

pregtite.
pe Vom
organiza

promovare prin social grupurile de socializare promovare

media

cu

locale

spaiul

online

grupurilor

de

activitiile
campanii

evenimentului
prin
pe

de
n

intermediul
reelele

de

socializare, dar i prin intermediul

paginii evenimentului nostru i a
Campanie

de Vizitatorii website-ului

promovare pe website

persoanelor implicate.
Vom organiza promovarea
evenimentului

prin

intermediul

website-ului dedicate festivalului

unde vom publica toate informaiile
Campanie

de Locuitorii localitii

promovare
bannere,

prin,
afie

fiyere

necesare.
Cu ajutorul voluntarilor vom afia
bannere pe raza localitii, afie,
vom mprii flyere, brouri.

etc.

C. Jurizarea
Procesul de jurizare pe parcursul celor 12 luni va fi realizat, aa cum am mai menionat, de
ctre cei 5 membri din comitetul de organizare. Acetia, vor acorda punctaje de la 1 la 100
urmtoarelor aspecte:

1. Originalitatea se refer la ct de original este subiectul exploatat n raport cu

subiectele actuale din societate, precum i originalitatea mizanscenei, modului de
abordare cinematografic etc.
2. Montajul Modul n care s-a realizat montajul inndu-se cont de calitate acestuia n
raport cu standardele teoretice i tehnice actuale.
3. Imaginea Iluminarea, unghiurile de filmare, compoziia n cadru etc.
4. Sunet i Sound design Se refer la calitatea coloanei sonore precum i la aranjarea
elementelor sonore n intriorul acesteia.
5. Regia Modul n care a fost regizat filmul.
6. Scenografia calitatea scenografiei.
7. Scenariu Contrucia intrigilor, dialogului (unde este cazul), climaxului, naraiuni
etc.
8. Jocul actoricesc calitatea jocului actoricesc, naturaleea, fluiditatea.
Primele 3 filme/proiecte ale fiecrei luni, care vor acumul cel mai mare punctaj, vor participa
n marea final de la sfritul ediiei anuale.
Jurizarea marelui eveniment va fi realizat de o comisie format din trei membri, alei dintre
profesionitii din domeniu, care vor aplica aceeai procedur de jurizare filmelor finaliste i
vor desemna cei 3 mari ctigtori ai anului.