Organizarea evenimentului cu scop caritabil

“Respect pentru istorie”

- Strangere de fonduri pentru restaurarea Palatului “Micul Trianon” -
 Organizarea evenimentului cu scop caritabil

“Respect pentru istorie”

- Strangere de fonduri pentru restaurarea Palatului “Micul Trianon” -

In Romania exista 22.000 de monumente istorice, din care peste 4000 se gasesc intr-o stare avansata de degradare. Bugetul Ministerului
Culturii, din ce in ce mai firav, dupa rectificari si pararectificari, aloca fonduri de restaurare pentru monumentele a caror salvare depinde de sume
modeste. Din pacate, pentru unele constructii monumentale, unde sumele necesare sunt de ordinul miliardelor de lei, nu se poate face, realist vorbind,
mai nimic. In aceasta situatie se gaseste un monument istoric deosebit de valoros, Micul Trianon de la Floresti Prahova, care isi traieste sub ochii nostri
ultimele clipe de verticalitate. Exista o durere surda si o demnitate a pietrei in lupta neputincioasa cu prabusirea, o incrancenare a zidurilor de a ramane
in picioare, pana la ultima secunda, sfidand legile echilibrului si gravitatiei. La Floresti, un destin vitreg urmareste si ameninta, ca un blestem, inca de
la inceputuri, existenta grandiosului palat al ultimului Cantacuzin, copie fidela a Micului Trianon de la Versailles.

„Respect pentru istorie” este un eveniment caritabil care doreşte să tragă un semnal de alarmă asupra unei probleme cât se poate de serioasă,
aceea de a se încerca strângea de fonduri necesare restaurării monumentelor istorice aflate in stare avansată de degradare.
Evenimentul „Respect pentru istorie” va fi organizat de societatea Mansion Events, scopul primordial al acesteia fiind de a oferi cele mai bune
servicii şi de a organiza evenimente memorabile. Plecând de la petrecerile tradiţionale, firma îşi propune o evoluţie în sfera organizărilor de
evenimente, încercând să le ofere clienţilor servicii cât mai complete, diversificate şi să îi surprindă plăcut prin originalitate, inventivitate şi bun gust.
Mansion Events organizează evenimente caritabile, petreceri de lansări, evenimente speciale, mese festive, petreceri ale companiilor,
conferinţe, petreceri private, aniversări, reuniuni de clasă, petreceri cu ocazia unor sărbători şi ocazii speciale sau alte evenimente ce merită sărbatorite.
 Echipa de proiect

In urma procesului de recrutare si selectie, echipa de proiect este formata din 8 membrii si are urmatoarea componenta:

o Managerul de proiect: este responsabil pentru implementarea cu succes a activităţilor proiectului şi atingerii rezultatelor planificate în
proiect. Acesta supraveghează desfăşurarea zilnică a proiectului şi gestionează echipa.

Managerul de proiect are rolul de a asigura transformarea efectivă şi la timp a resurselor proiectului în activităţi şi produse concrete, care vor
duce la atingerea rezultatelor scontate; de a fi responsabil pentru managementul zilnic al proiectului – organizaţional şi conceptual; de a acţiona ca un
conducător al echipei şi de a superviza activitatea personalului proiectului; de a asigura executarea la timp a activităţilor; de a organiza şi coordona
procurarea de bunuri şi servicii în cadrul proiectului si nu in ultimul rand de a participa la toate evenimentele proiectului, asigurând pregătirea adecvată
a acestora.

o O persoana care se ocupa de urmarirea bugetului;

o Doua persoane care contacteaza presa si redacteaza materialele informative (invitatii, afise, etc);

o Trei persoane care se ocupa de trimiterea invitatiilor si de sala – inchiriere, decorare, catering, stabilirea meniului;

o O persoana care se ocupa de organizarea si prezentarea momentelor artistice.

 Etapele organizarii evenimentului

Intalnirile echipei de proiect:

La prima intâlnire se va stabili data când va avea loc evenimentul, locaţia in care se va desfasura evenimentul, precum şi targetul (acesta
reprezentând suma minimă necesară care trebuie realizată ca urmare a organizării evenimentului). Data se va stabili calculând timpul necesar
parcurgerii etapelor premergătoare, avându-se în vedere şi evitarea unor suprapuneri cu alte evenimente sau spectacole. Locaţia trebuie să corespundă
ca dimensiune, posibilităţi de amenajare şi sonorizare, iar singura care indeplineste aceste cerinte este Palatul Ghika din Bucuresti. Reprezentantul
firmei Mansion Events va urmări obţinerea aprobărilor necesare.
Suma minimă care trebuie obţinută va avea două surse: vânzarea de bilete şi donaţii directe sau prin telefon. Organizatorii desemnează o
persoană care va răspunde de calcularea şi urmărirea bugetului evenimentului. La acest punct se calculează costul minim estimat al evenimentului şi
propun modalităţi de acoperire a acestuia.
Întrunirea se încheie prin stabilirea temelor care vor trebui abordate: stabilirea meniului, a programului, a listei de invitaţi, recalcularea costului
în funcţie de sponsorizările sau contribuţiile anunţate.

La a doua întalnire, echipa de proiect va stabili:

- forma şi textul invitaţiilor, persoana desemnată cu executarea lor, termenul de realizare şi de distribuire, lista persoanelor care vor primi
invitaţii- personalităţi din zona culturii, politicii şi mass-media din Bucuresti si din Judetul Prahova;
- programul evenimentului, pe ore.
- invitarea reprezentantilor unei televiziuni pentru a discuta posibilitatea transmiterii în direct a evenimentului şi de a asigura o legătură
telefonică pentru donaţii, precum şi difuzarea unui spot pentru promovare.
- formaţiile de muzică şi cântăreţii care vor concerta în cadrul evenimentului. Având în vedere specificul evenimentului, se va opta pentru
muzica clasica.
- se desemnează persoanele care vor răspunde de designul interior al sălii,
 - meniul propus de organizatori este bufetul suedez care va conţine un sortiment bogat de gustări reci, calde, salate, dulciuri şi fructe
- separat va fi amenajat un bar pentru prepararea cafelei, cocktailurilor cu şi fără alcool şi servirea băuturilor alcoolice şi sucurilor.
- se calculează numărul personalului necesar şi sarcinile fiecăruia în cadrul evenimentului.
- se stabilesc modalităţile de aprovizionare a materiilor prime pentru preparatele culinare şi a băuturilor- analizându-se propunerile de
sponsorizare.

A treia intalnire întâlnire va avea ca obiect:

- vizionarea spotului de promovare tv, eventuale observaţii, completări; propuneri privind frecvenţa şi intervalul de difuzare;
- alegerea formaţiilor de muzică clasică; aprobarea onorariilor solicitate;
- prezentarea invitatiilor şi a listei de invitaţi pentru a se face eventuale corecturi;
- se propune includerea în program a unor momente artistice, teatru, dans si cor, prezentate de artişti amatori;
- prezentarea listei sponsorilor- care nu este încă definitivă, acţiunea fiind în curs de desfăşurare.

La a patra intâlnire:
- se stabileste preţul biletului la suma de 365 EUR / persoana.
- se începe distribuirea invitaţiilor conform listei
- se vizionează filmul şi se fac observaţii.
-se vizionează momentele artistice care ar putea fi incluse în programul balului
- se definitivează programul pe ore al evenimentului

A cincea intalnire are drept scop:

- definitivarea meniului şi a surselor de aprovizionare;
- prezentarea bugetului estimativ al evenimentului
 - prezentarea situaţiei distribuirii invitaţiilor, a confirmării participării şi a vânzării biletelor
- se definitivează numărul persoanelor participante, se stabileşte varianta finală a aranjării meselor în sală
- un grup de artişti plastici, originari din Floresti (Prahova) prezintă oferta de a organiza în sala de bal o expoziţie de tablouri cu vânzare din
care o parte să contribuie la fondul umanitar.

La a sasea intalnire se definitiveaza:

- lista participanţilor, stabilirea locurilor la mese (realizarea name-tagurilor);
- împărţirea responsabilităţilor între membrii echipei privind supravegherea activităţilor desfăsurate în timpul evenimentului, urmărirea
respectării programului, remedierea unor probleme ce pot aparea.
 Lista activitatilor (WBS) din cadrul proiectului este urmatoarea:

1. Planificare 3.4. Decorarea salii

1.1. Realizarea agendei 4. Invitatii

1.2. Alegerea locatiei 4.1. Realizarea listei de invitati

1.3. Realizarea bugetului 4.2. Impartirea invitatiilor

2. Evenimentului propriu-zis 4.3. Confirmarea participantilor si vanzarea biletelor

2.1. Stabilirea meniului 5. Program artistic

2.2. Aprovizionarea cu produsele necesare meniului 5.1. Gasirea si contractarea formatiei de muzica clasica

2.3. Gatirea si servirea produselor din meniu si aranjarea barului pentru 5.2. Planificarea momentelor artistice (teatru, dans, cor, expozitie)
bauturi
6. Promovare
3. Locatia si echipamentele necesare
6.1. Contractarea cu posturi TV de mare audienta
3.1. Gasirea si contractarea locatiei 6.2. Publicare anunturi si articole in presa scrisa (ziare si reviste de
3.2. Aranjarea meselor si scaunelor specialitate)

3.3. Montarea echipamentelor (sonorizare, videoproiector, etc) 6.3. Amplasarea panourilor publicitare si impartirea pliantelor.
 Diagrama Gantt si analiza drumului critic

Cod Activitate Perioada de desfasurare a proiectului (nr. saptamani)

WBS 1 2 3 4 5 6 7 8
1.1. Realizarea agendei
1.2. Alegerea locatiei
1.3. Realizarea bugetului
2.1. Stabilirea meniului
2.2. Aprovizionarea cu produsele necesare meniului
2.3. Gatirea si servirea produselor din meniu+aranjarea si servirea bauturilor
3.1. Contractarea locatiei
3.2. Aranjarea meselor si scaunelor
3.3. Montarea echipamentelor (sonorizare, videoproiector, etc)
3.4. Decorarea salii
4.1. Realizarea listei de invitati
4.2. Impartirea invitatiilor
4.3. Confirmarea participantilor si vanzarea biletelor
5.1. Gasirea si contractarea formatiei de muzica clasica
5.2 Planificarea momentelor artistice (muzica, teatru, dans, cor, expozitie)
6.1. Contractarea cu posturi TV de mare audienta
6.2. Publicarea anunturilor si articolelor in ziare si reviste de specialitate
6.3. Amplasarea panourilor publicitare si impartirea pliantelor

Bugetul proiectului
 Activitati Cost estimat (EUR) Cost realizat
Contractarea locatiei 1,000.00
Contractarea formatiei de muzica 3,000.00
Meniu (mancare + bautura) 37,500.00
Aprovizionare produse meniu 200.00
Inchiriere echipamente (sonorizare etc) 1,000.00
Decorarea salii 400.00
Tiparire invitatii + bilete 500.00
Mass-media 2,000.00
TOTAL 45,600.00

Benchmarking
 Benchmarking-ul este îndreptat mai ales, către înţelegere proceselor care duc la lipsa de performanţă, lucru ce permite cunoaşterea metodelor
care duc la obţierea unor performanţe mai bune. Benchmarking-ul oferă managerilor obiective realiste şi permite elaborarea strategiilor de eliminare a
lipsurilor. Generează un număr de avantaje: stabilirea unor obiective de performanţă despre care se poate demonstra că sunt realizabile; accelerarea şi
managementul schimbării; îmbunătăţirea poceselor; concentrarea asupra mediului extern; înţelegerea sistematică a performanţei la nivel de excelenţă.
Cei care aplică benchmarking-ul trebuie să aibă dorinţa de a învăţa de la alţii, conştienţi de faptul că operaţiile interne nu pot da întotdeauna cel
mai bun răspuns la orice problemă. Ei pot şi ar trebui să înveţe de la alţii, evaluându-şi constant activitatea comparativ cu ce este mai bun în domeniu.
Creativitatea, în completarea procesului de bază, nu poate decât să aibă un efect pozitiv, trimiţând către rezultate superioare în activitatea de
benchmarking.
În cadrul proiectelor de benchmarking comunicarea clară şi convingătoare este esenţială, mai ales atunci când obiectivul acesteia este
înţelegerea recomandărilor şi accepţiunea din partea tuturor celor implicaţi sau afectaţi de imagine. Comunicarea va trebui să se facă atât între echipă şi
organizaţie cât şi invers. Astfel se vor crea oportunităţi pentru apariţia de comentarii şi contribuţii într-un spectru larg de oameni, fapt ce va ajuta în
acceptarea schimbărilor de concept de către persoanele neimplicate direct în proiect, dar care sunt afectate de cerinţele sale.
Dupa analiza tuturor etapelor (planificare, analiza, actiune) vom aplica atat strategii de benchmarking intern cu ajutorul carora vom compara
operatiunile similare din cadrul proiectelor finalizate anterior), benchmarking generic – vom compara procesele si evolutia proiectului in raport cu
desfasurarea lor in alte echipe de proiect, si nu in ultimul rand benchmarking competitiv – etapa in care vom compara performantele echipei noastre cu
performantele echipelor concurente.

Astfel am ajuns la identificarea beneficiilor ce pot fi realizate prin intermediul benchmarking-ului:

o Claritatea si eficienta conducerii – prin intermediul discutiilor in vederea îmbunătăţirilor ce ar aduce beneficiile cele mai mari;
o Îmbunătăţirea performanţelor şi a profitabilităţii – prin imbunătăţirea eficienţei şi eficacităţii procesului, reducere costurilor asociate
pierderilor şi a erorilor de duplicare;
o Intensificarea comunicarii intre membrii echipei de proiect – prin concentrarea asupra proceselor cheie in vederea directionarii
managementul acolo unde este necesar;
o Economisirea si utilizarea eficientă a resurselor – prin procese complexe de analiza a tuturor activitatilor din cadrul proiectului;
o Creşterea eficienţei operaţiilor – prin inlăturarea erorilor, pierderilor şi duplicării în timpul proceselor;
o Creştere de valoare sau reducere a activităţilor ce nu aduc valoare – prin examinarea activităţilor pentru a vedea care aduc sau nu
valoare şi eliminarea celor din urmă;
o Provocarea gândirii actuale - învăţarea din greşelile altora economiseşte timp şi face ca procesul să aibă loc mai repede;

Managementul riscului in cadrul proiectului

 Riscul poate interveni fie ca urmare a faptului că intervine un lucru neplanificat sau ca un lucru planificat nu se desfăşoară potrivit planificării.
Din moment ce este imposibil să anticipăm cu toată certitudinea viitorul, toate proiectele includ o notă de risc.

Un sistem pentru gestionarea riscurilor ar trebui văzut de întreaga organizaţie ca un proces continuu implicând următorii paşi de bază:
· identificarea riscurilor · acţiunea şi controlul
· evaluarea riscurilor · revizia eficienţei

In cadrul proiectului vom identifica riscurile potentiale prin parcurgerea urmatoarelor etape:
· Defalarea fiecarei sarcini în componente mici (organigrama proiectului - WBS);
· Suprapunerea unor activităţi din plan, daca va fi nevoie;
· Comunicare si coordonare cu echipa de proiect;
· Planificarea unor rezerve suplimentare de timp şi de resurse.

Odată ce un risc a fost identificat exista mai multe posibile reacţii, acestea includ:
· prevenţia: adoptând măsuri care să minimizeze posibilitatea apariţiei evenimentului;
· carantina: adoptarea de măsuri care să reducă consecinţele riscului - planurile de ocntingenta
· împrăştierea: adoptarea de măsuri care să împartă riscul intre operaţii şi unităţi (diversificarea);
· transferul: prin asigurarea; clauze contractuale sau înţelegerea cu stakeholderii
· acceptarea: acceptând că anumite rezultate potenţiale implica un cost care nu poate fi absorbit.