Etape n planificarea unui eveniment Dei evenimentele par a fi simplu de organizat, este foarte important s nu le tratai cu superficialitate i s nu le organizai

intuitiv, dup ureche, dac vrei s fie eficiente. Orice eveniment trebuie s aib n spate o planificare atent, pentru c un singur detaliu neluat n seam poate transforma un eveniment reuit ntr-un dezastru cu consecine pe termen lung. 1. Stabilirea obiectivelor Ca i n cazul planificrii unei campanii ample de comunicare, primul lucru care trebuie fcut este stabilirea obiectivelor care se vor a fi atinse prin intermediul evenimentului repectiv. dic ce reacii vrei s obinei i de la cine. !"ist mai multe obiective pe care le putei realiza prin organizarea unui eveniment, voi aminti mai #os doar c$teva mai des nt$lnite%

nunarea cu fast, ntr-un cadru personal, a unei informaii importante &lansarea unui nou produs, e"tinderea companiei, un moment important n viaa liderului companiei etc.'( Crearea unei legturi str$nse cu publicul &poate fi vorba despre un eveniment de divertisment adresat publicului larg ) concert, concurs ) sau unui eveniment adresat publicului intern ) teambuilding, petrecere privat'( Creterea vizibilitii brandului( *mbuntirea relaiilor cu presa &prin organizarea de evenimente dedicate e"clusiv persoanelor din mass-media ) testri n premier ale produselor, vizitarea unui nou sediu de firm etc.'( tragerea unor publicuri noi( *mbuntirea imaginii companiei &evenimentele pot fi instrumente eficiente i n gestionarea comunicrii post-criz'( +nformarea,educarea publicurilor cu privire la anumite produse, procese, schimbri &seminarii, mese rotunde, -or.shopuri'.

2. Stabilirea publicului int /ersoanele de la care vrei s obinei reaciile menionate n obiective reprezint publicul vostru int. *n cazul unui eveniment, publicul nu l reprezint n mod necesar doar acei oameni care particip efectiv la acesta, ci pot fi, dup caz, i cei care aud despre eveniment, l promoveaz, l

boicoteaz .a.m.d. Oricare ar fi situaia, trebuie s cunoatei foarte bine fiecare grup cruia v adresai i felul n care v poate afecta atingerea obiectivelor. 3. Alegerea tipului de eveniment pe care vrei s l organizai a cum spuneam n introducere, nu trebuie s ateptm s ni se nt$mple lucruri e"traordinare pentru a putea organiza un eveniment atrgtor pentru public. /utem pune n scen un eveniment reuit i dac nu avem de comunicat o informaie de importan ma#or. 0ipul evenimentului pe care l vei organiza va depinde n primul r$nd de obiectivele pe care vrei s le realizai, de publicul cruia v adresai i de bugetul pe care l avei la dispoziie. stfel, n funcie de aceti trei factori, vei decide mai nt$i dac vei merge pe varianta unui eveniment offline ) unde gazda i invitaii au un contact direct, fa n fa, afl$ndu-se n acelai spaiu fizic ) sau un eveniment online, unde interaciunea se va face prin intermediul unei cone"iuni la internet. a cum probabil intuii, evenimentele din prima categorie sunt mai costisitoare i mai dificil de organizat din punct de vedere logistic, n vreme ce evenimentele din cea de-a doua categorie necesit o investiie mai mic de timp i resurse. Din categoria evenimentelor offline, cele mai populare sunt urmtoarele%

!venimente de divertisment% concerte, concursuri, competiii sportive, petreceri private, spectacole de teatru,magie( !venimente tip anun% lansri de produs, conferine de pres( !venimente de informare,educare% seminarii, traininguri, -or.shopuri, mese rotunde, dezbateri publice.

Din categoria evenimentelor online, cele mai nt$lnite variante sunt urmtoarele%

1ebinars &discuii educative pe anumite subiecte, de obicei interactive, transmise n real-time, cu o durat medie de 23-43 de minute' !venimente de tipul live streaming &evenimente care au loc i offline, dar sunt disponibile i celor care nu sunt prezeni fizic acolo prin transmisiunea live de la faa locului i posibilitatea interaciunii via chat'

4. Alegerea conceptului evenimentului

Ca i n cazul conceptului unei campanii, evenimentul pe care l organizai trebuie s aib o identitate aparte, care s l diferenieze din noianul de evenimente similare. Conceptul unui eveniment trebuie s aib elemente comune cu identitatea brandului i s mprteasc aceleai valori cu acesta. 5ai mult dec$t at$t, conceptul unui eveniment trebuie s se regseasc n toate detaliile organizrii, de la decor i muzic, la vestimentaie i atmosfer. 6ii creativi i inovativi i ncercai pe c$t posibil s evitai clieele. . Stabilirea spaiului !i momentului pentru desf!urarea evenimentului Odat ce ai stabilit conceptul evenimentului, obiectivele i publicul avut n vedere, alegerea locului de desfurare va fi destul de uoar. 7paiul trebuie s fie potrivit pentru atmosfera pe care vrei s o obinei i s contribuie la atingerea obiectivelor. 8u alegei un local ntunecos, cu scaune incomode pentru un training, ori o sal de edine pentru un spectacol de magie. /are firesc, dar greeli de genul acesta se comit mai frecvent dec$t v imaginai. celai lucru e valabil i pentru momentul de ncepere a evenimentului i durata acestuia. Calculai foarte bine timpii pentru fiecare moment al evenimentului vostru, astfel nc$t s nu plictisii i s nu dai nici oamenii afar c$nd le e lumea mai drag. /rogramul evenimentului trebuie planificat la minut, astfel nc$t s nu e"iste timpi mori i pauze de linite st$n#enitoare. ". Stabilirea programului evenimentului +ndiferent c este vorba despre o petrecere privat sau de un -ebinar, voi va trebui s tii e"act ce se va nt$mpla n fiecare moment al evenimentului. Care sunt invitaii, care sunt spea.erii, care sunt reprezentanii presei i ce rol are fiecare dintre acetia n cadrul evenimentului. /rogramul ales va depinde de natura evenimentului i obiectivele acestuia. 5omentele unui eveniment trebuie s fie coerente i s se lege armonios, astfel nc$t e"periena de ansamblu a participanilor s fie una plcut. !venimentele nu trebuie s nuceasc i s creeze confuzii, ci trebuie s nc$nte i s seduc.

Chiar i n cazul n care evenimentul organizat de voi este unul informal, cu un program le#er, le#eritatea trebuie s fie resimit doar de invitai i nu s semnifice lips de organizare. Cu alte cuvinte, chiar i pauzele lungi de net-or.ing trebuie planificate. #. Stabilirea indicatorilor de performan 8u ncepei munca de organizare a unui eveniment p$n nu tii ce o s msurai la final. *n funcie de obiectivele stabilite, trebuie s vedei ce elemente v vor arta msura n care ai atins sau nu respectivul obiectiv. /oate fi vorba despre numrul de participani la eveniment, despre cantitatea i calitatea apariiilor n mass media sau despre atitudinea publicului fa de brandul promovat. $. Alegerea canalelor de promovare Odat ce ai trecut prin toate etapele de mai sus, rm$ne de vzut cum o s promovai evenimentul vostru. Din nou, alegerea canalelor de difuzare a mesa#elor va depinde de obiective i de publicul int. Ca regul general, dac este vorba despre un eveniment dedicat publicului larg, comunicarea trebuie s se fac at$t ante i post-eveniment, c$t i n timpul acestuia. /rofitai de tehnologiile e"istente i e"ploatai-le beneficiile la ma"im. !venimentele sunt prin e"celen sociale, deci nu ezitai s interacionai cu publicul vostru, fie c o facei printr-un simplu album cu poze publicat pe 6aceboo., un hashtag al evenimentului pe 0-itter sau o aplicaie de mobil dedicat evenimentului. Evenimentul %i #. pa%i spre organizarea lui cu succes

!venimentele sunt un spri#in pentru afacere, 9i tocmai datorit popularitii pe care au c$tigat-o n ultima vreme, cred c ar fi util s conturm c$teva reguli care s direc:ioneze un eveniment n drumul spre succes% ;. <ocaia ) o locaie trebuie neaparat s fie potrivit evenimentului pe care vrei s l organizai. 8u este suficient sa alegei o sal de conferine. !ste foarte important s tii care este targetul i s adaptai c$t mai multe elemente special pentru acest target. Desigur, pe l$ng targetul evenimentului, sunt importante mesa#ul transmis i scopul evenimentului. =. Oportuniti ) punei n lumin tot ceea ce evenimentul ofer. /ropunei participanilor o list cu cel puin 2 lucruri pe care le pierd dac nu particip. 8-avei cum s dai gre.

2. 5edia /artners ) nu uitai de cei care v pot spri#ini n promovarea evenimentului. /$n la urm, ncercai s spi#inii un obiectiv 601 ) 6O> 0?! 1+8 pentru ambele pri, nu@ 6acei o propunere de nerefuzat i demonstrai de ce suntei n avanta# pentru a ncheia parteneriatul. A. Creai o pagin -eb adecvat ) aici am nt$lnit cel mai adesea erori atunci c$nd se organizeaz evenimente in-house. Desigur, depinde de proporia evenimentului, dar este foarte important s avei toate informaiile concentrate ntr-un singur loc% cum se face nscrierea, care este programul e"act i detalii despre spe.eri &dac este cazul'. Oamenii ar aprecia dac toi spea.erii ar avea un scurt rezumat i mai multe detalii despre ei ca modele prezente s educe( doar funcia persoanei poate fi un detaliu dezamgitor. B. C$ndii de la nceput o strategie de integrare n social media 5ie nu mi-ar plcea s particip la un eveniment unde nu pot s mpatesc nimic online. 7unt cel puin trei canale online care au de#a relevan i n >om$nia% D 0-itter ) Creai un hashtag &pentru 0-itter% #numeleevenimentului sau acronim' pentru a-i asigura relevan i invitai-i pe toi cei prezeni s mprteasc informaiile care li se par relevante. D 6aceboo. ) Creai o pagin care s promoveze evenimentul i care s ofere ceva inedit. Oamenii ador promoiile, iar dac dup eveniment prelungii sesiunea de ntrebri i rspunsuri pe pagina de 6aceboo. avei toate ansele s i cucerii. D <in.ed+n ) /utei crea un grup nchis unde oamenii pot s posteze nterbri i dup ce evenimentul se termin i n plus i vei a#uta s i ptreze contactele nou create. r fi interesant s pregtii urmtoarele noi evenimente in$nd cont de dorinele lor i i putei antrena n conversaii organiz$nd sesini de ntrebri i rspunsuri cu invitai care prezint interes pentru ei. 4. 8u facei 7/ 5 ) e cea mai mare greeal. +ndiferent ctre cine vrei s promovai evenimentul fii foarte ateni la cerinele oamenilor. stzi, oamenii i creaz propriile flu"uri de tiri n spirit #urnalistic. Odat ce s-a dus vestea c facei spam, ansele s v recptai credibilitatea sunt minime. E. C$ndii i planificai fiecare pas al evenimentului vostru ) net-or.ing-ul nu trebuie negli#at i lsat la urm ) el este i aluatul i cireaa de pe tort.

Oamenii care vin acolo i doresc s cunoasc ali oameni i ar aprecia dac le-ai face aceast sarcin mai uoar% pe scurt ) le-ai arta c v pas. E.B. C$ndii-v la ceva special ) un moment unic care s le ntipreasc n minte c$t de bine s-au simit la evenimentul organizat de voi. 6iecare participant e special i tocmai de aceea merit s facei acest mic e"erciiu creativ i s le dai cadou o amintire deosebit. C$teva idei interesante de la evenimentele organizate de noi sau alte evenimente la care am participat% D un pr$nz sponsorizat cu cea mai interesant persoan nt$lnit n sal, D posibilitatea de a a#uta cu scop caritabil un proiect cu minim de efort( D o tombol cu premii aduse de toi cei prezeni n sal pentru participani( D un #oc inedit care pune n valoare o lecie de via, un cadou deosebit pe care s l ia cu ei acas i care s spri#ine ndeplinirea obiectivului propus de seminar mai ales dac acesta are un obiectiv educativ( D o surpriz precum nscierea la un salt cu parauta pentru cei care doresc s fac o mrturie despre eveniment sau pun multe multe ntrebri ) sponsorizat, desigur, de organizatori( D un produs,serviciu testat n premier sau n e"clusivitate. O degustare inedit a unui produs ce va fi lansat cur$nd v-ar putea aduce feedbac. la cald i chiar idei de a lansa inedit acel produs pentru ntreaga pia. 7unt convins c acestea sunt doar c$teva idei, dac avei altele mai bune sau dac putei s mptii din e"periena voastr n organizarea evenimentelor, ateptm cu drag orice sugestii sau comentarii. !venimentele aduc, desigur, notorietate, dar, mai mult dec$t at$t, aduc n tabra voastr simpatia celor care au fost acolo. Concentrarea eforturilor pentru a-i aduce pe oameni la evenimente trebuie s aib n vizor i modul n care acetia v percep ca i companie% pe scurt ) modul n care v neleg calitatea de brand. *n final, oamenii le vor povesti prietenilor despre e"periena dup participarea la eveniment i toate aceste povestioare, cu not pozitiv sau negativ vor face parte din repuia perceput a companiei. Ce v-ai dori s povesteasc despre voi?

!vent /lanning 0imeline % valuable resource for planning Four ne"t special event or conference. <et Ceorgian Conference 7ervices assist Fou in connecting on CampusG &p to 1 'ear in advance&Depending on size of event' Confirm date H venue ) meeting space,accommodation &sign contract H provide deposit' Confirm IeF-note spea.ers &confirm bio,photo for publicitF'7ecure 7ponsorship &p to ( mont)s & nnual Conferences H !"hibitions' Determine general outline H program schedule to allo- for pre-registration,

create -ebsite 7end J7ave the DateK announcements 5a.e travel arrangements &out of province,international' &p to " mont)s &<arge nnual !vents, Dinners, Larious 0raining 7essions' Determine general outline to allo- for rsvp, create advertisement 7end out e"hibitor registration 7end J7ave the DateK announcements 5a.e travel arrangements &in province' 3 mont)s Create guest list &<arge nnual !vents, Dinners, Larious 0raining 7essions' Deadline for e"hibitor registration 7et-up attendees registration )online,mail in & nnual Conferences' Draft program of events,agendaMoo. entertainment,photographF,videographF,spea.ers ssemble event team,volunteers )hold a meeting 2 mont)s 6inalize concept,agenda Moo. catering Moo. ,L &determine spea.ers special reNuirements' Confirm e"hibitor reNuirements &electrical, table, chairs' Confirm boo.list &for spea.ers,sessions' Design /rint ) +nvitations, maps, rsvp cards Moo. 6lorist 7end invitations