Sunteți pe pagina 1din 48

COMUNICAREA PRIN EVENIMENT

Preocupate în permanenţă de găsirea unor mijloace originale şi eficiente care să le permită să se exprime şi să comunice cât mai bine cu publicul, numeroase organizaţii recurg, tot mai frecvent în ultimul timp, la tehnicile de comunicare prin eveniment. Conştienţi de nevoia individului de a alunga plictiseala cotidiană a unei vieţi monotone, de a se distra, participând alături de alţii la un spectacol deconectant, de-a lungul timpului au fost numeroşi cei care, prin intermediul unor evenimente, au încercat să manipuleze şi chiar să ţină sub control reacţiile maselor. Având ca punct de plecare numeroasele exemple pe care le oferă istoria 1 , politicieni şi oameni de afaceri, deopotrivă, transformă spectacolul într-un veritabil instrument de marketing. Ei speculează efectul de masă care antrenează cumpărarea impulsivă şi fac din eveniment un mijloc de atragere a atenţiei şi un canal de transmitere a mesajelor de natură promoţională. Comunicarea prin eveniment se realizează printr-un ansamblu de tehnici promoţionale ce se aseamănă prin faptul că, oricare ar fi modalitatea concretă de acţiune, transmiterea de mesaje se realizează prin intermediul evenimentelor. De regulă, comunicarea prin eveniment poate veni în ajutorul unei organizaţii care şi-a propus atingerea cel puţin a unuia dintre următoarele obiective:

- creşterea sau consolidarea notorietăţii;

- mai buna informare a grupurilor-ţintă în legătură cu produsul, marca sau organizaţia;

- debanalizarea unor produse care şi-au pierdut identitatea, confundându-se cu altele de acelaşi fel;

- crearea unei imagini favorabile, prin atragerea simpatiei publicului faţă de o marcă sau faţă de organizaţie;

- lansarea, într-o manieră originală, a unor noi produse;

- motivarea personalului organizaţiei şi a forţei de vânzare. O dată cu parcurgerea acestor obiective ar putea să apară întrebarea: De ce comunicarea prin eveniment? Publicitatea, promovarea vânzărilor, pot asigura, prin mijloace specifice, atingerea aceloraşi obiective. De fapt, motivele pentru care unele companii apelează la comunicarea prin eveniment sunt legate, în primul rând, de insatisfacţiile provocate, uneori, de utilizarea acestor metode tradiţionale. În perioada actuală, se constată o tendinţă de scădere a eficienţei publicităţii. Supus unei presiuni publicitare din ce în ce mai puternice, individul nu mai poate recepţiona, înţelege şi reţine cu uşurinţă mesajul pe care organizaţia i l-a transmis. El devine indiferent în faţa anunţurilor publicitare, identificându-le numai pe acelea care, într-un fel sau altul, reuşesc să-i atragă atenţia. În plus, repetarea mesajului nu garantează corecta sa înţelegere. În asemenea condiţii, comunicarea prin eveniment poate fi colacul de salvare, care să ajute mesajul să iasă la suprafaţă din mulţimea de anunţuri care

împânzesc presa, radioul, televiziunea, spaţiile de afişaj, asaltând zilnic consumatorul. Transmiţând mesajul prin intermediul unui eveniment, acesta este mai rapid recepţionat şi înţeles, fixându-se totodată mult mai bine în mintea destinatarului. Lansarea unui nou produs este, de regulă, domeniul privilegiat al publicităţii. Dat fiind, însă, numărul mare de noi produse care iau cu asalt piaţa, inovaţia nu mai trezeşte un interes deosebit. Lansarea unui produs nou devine astfel un fapt curent şi banal, în timp ce mesajul publicitar, prin care se anunţă apariţia produsului pe piaţă, riscă să se piardă. Ţinând seama că o lansare este un eveniment în sine, responsabilii de marketing ar trebui să profite de o asemenea ocazie pentru a organiza o manifestare de natură promoţională. Efectele pot fi mult mai însemnate, dacă o campanie publicitară bine pusă la punct, este însoţită de o acţiune de comunicare prin eveniment. Comunicarea prin eveniment poate acţiona şi în sensul creării unei imagini favorabile, prin atragerea simpatiei publicului faţă de marcă sau faţă de organizaţie. Şi de această dată, tehnica ar putea prezenta unele avantaje în raport cu publicitatea. Mizând pe interesul unei anumite categorii de public pentru un tip de eveniment (sportiv, cultural, social etc.), organizaţia reuşeşte, cu ajutorul comunicării prin eveniment, să realizeze o legătură între publicul-ţintă şi obiectul promovării (marca unui produs sau a unei organizaţii). Sponsorizarea şi mecenatul ilustrează cel mai bine această situaţie. O caracteristică a economiilor ţărilor dezvoltate o reprezintă abundenţa bunurilor pe piaţă. În aceste condiţii, produsele se banalizează, confundându-se cu altele, de acelaşi fel. Nu de puţine ori, publicitatea se dovedeşte incapabilă să facă faţă unei asemenea situaţii. De aceea, unele firme recurg la noi tehnici de promovare: comunicarea prin eveniment poate contribui la debanalizarea produsului, poare ajuta marca să-şi recapete identitatea. Un alt dezavantaj al publicităţii îl reprezintă costul ridicat al unei campanii. De aceea, poate fi mult mai avantajos ca o organizaţie mică, ce dispune de un buget de comunicare modest, să apeleze la o tehnică de comunicare mai puţin costisitoare. Organizând un eveniment promoţional, organizaţia va obţine un spor de notorietate mult mai mare, comparativ cu situaţia în care ar fi investit aceeaşi sumă în publicitate. Prin obţinerea unor efecte importante cu eforturi mici, eficienţa este evidentă. Chiar şi pentru marile companii, comunicarea prin eveniment poate reprezenta, uneori, o soluţie mult mai bună decât publicitatea. În cazul anumitor categorii de produse, caracterizate printr-o viteză de rotaţie a stocurilor foarte scăzută datorită preţurilor mari, organizarea unei campanii publicitare la scară naţională nu se justifică. Fiind vorba de bunuri care se adresează unui public deloc numeros, promovarea acestora prin intermediul unor evenimente special concepute poate conduce la obţinerea notorietăţii dorite. Evenimentele promoţionale constituie nu numai un mijloc eficient prin care organizaţia poate comunica cu mediul. Pentru produsele care intră în sfera interdicţiilor legale în materie de publicitate (tutun, alcool, medicamente), aceste tehnici pot reprezenta o soluţie salvatoare. În industria tutunului, de exemplu, producătorii apelează destul de frecvent la comunicarea prin eveniment. Un alt avantaj al comunicării prin eveniment este legat de uşurinţa şi rapiditatea cu care poate fi concepută, de cele mai multe ori, o acţiune specifică acestei tehnici. Astfel numeroase organizaţii

recurg la evenimente, atunci când îşi propun crearea sau creşterea punctuală a notorietăţii. Un eveniment promoţional bine conceput poate face cunoscut un produs publicului participant, obţinându- se rapid şi cu destul de mare uşurinţă o notorietate punctuală. Dacă produsul este deja cunoscut, notorietatea poate fi sporită cu ajutorul unui astfel de eveniment. De cele mai multe ori, datorită caracteristicilor sale, comunicarea prin eveniment permite unei companii să reacţioneze cu rapiditate pentru a contracara acţiunile concurenţei. La un atac neaşteptat din partea unui concurent (campanie promoţională agresivă, descoperirea şi lansarea pe piaţă a unui produs nou, performant etc.), organizaţia poate riposta prompt, utilizând evenimentul ca armă promoţională. De asemenea, atunci când participă, alături de concurenţii săi, la un târg sau la o expoziţie, organizaţia are posibilitatea să se remarce printr-un spectacol promoţional, punându-şi în evidenţă produsele şi obţinând astfel un spor de notorietate punctuală. Motivele pentru care unii responsabili de marketing recurg la comunicarea prin eveniment sunt legate şi de rezultatele, nu întotdeauna satisfăcătoare, obţinute în urma utilizării marketingului direct. Adesea, cauzele care provoacă asemenea rezultate sunt fie dificultatea de a dispune de un fişier care să permită organizaţiei să se adreseze ţintei dorite, fie imposibilitatea de a obţine răspunsuri rapide şi corecte, care să furnizeze informaţii utile şi complete. Evenimentul promoţional oferă, şi de această dată, soluţiile potrivite, întrucât asigură, pe de o parte, atingerea unor segmente specifice, iar pe de altă parte, interactivitatea cu publicul. Atunci când concep acţiunile specifice unor campanii promoţionale, specialiştii încep prin a stabili care este publicul căruia i se adresează pe parcursul întregii operaţiuni. Este cunoscut faptul că mesajul este cu atât mai uşor de transmis, cu cât ţinta este mai bine definită. Dar cum este posibil să comunici cu un public restrâns, atunci când nu dispui de un fişier cu nume şi adrese? Comunicarea prin eveniment oferă răspunsul la această întrebare: organizând o manifestare interesantă, atractivă pentru categoria de public vizată, recepţionarea rapidă şi corectă a mesajului este garantată. În plus, dacă li se cere spectatorilor, la intrare, să-şi spună numele şi adresele, se va obţine un fişier valoros, ce poate fi utilizat ulterior în marketingul direct. În acelaşi timp, comunicarea prin eveniment prezintă avantajul interactivităţii, al contactului direct cu publicul. Astfel, participanţii se simt vizaţi personal şi implicaţi în eveniment, în timp ce organizatorii au posibilitatea de a observa impactul mesajului promoţional asupra acestora şi de a studia reacţiile spontane. Din punct de vedere al interactivităţii, o operaţiune de comunicare prin eveniment prezintă un dublu avantaj. Pe de o parte, culegerea de informaţii despre produs direct de la potenţialii clienţi, într- un context care favorizează exprimarea sinceră, fără reţineri, a opiniilor. Pe de altă parte, un eveniment creează o atmosferă de încredere şi de bună-dispoziţie în jurul produsului sau mărcii, ceea ce conduce la îmbunătăţirea imaginii sale în rândul participanţilor. Tehnicile de comunicare prin eveniment pot fi utilizate de o organizaţie şi atunci când se doreşte menţinerea şi stimularea coeziunii interne a personalului, ca şi motivarea acestuia. Astfel, unii

specialişti apreciază, de pildă, că vizitarea unei uzine de către reprezentanţi ai presei, lideri de opinie sau diferite personalităţi, ar putea să reprezinte pentru organizaţia vizitată un eveniment ce poate fi valorificat şi din punct de vedere al comunicării interne. Indiferent care ar fi motivele pentru care o companie doreşte să apeleze la acţiuni specifice comunicării prin eveniment, trebuie să se reflecteze, de fiecare dată, la oportunitatea organizării unei operaţiuni în contextul global de marketing. De asemenea, fiecare eveniment trebuie să se încadreze în strategia comunicaţională globală a organizaţiei. Un eveniment se poate transforma în mediu de comunicare numai în măsura în care este exploatat de întreprindere în scopuri promoţionale. În mediul intern sau extern al oricărei întreprinderi există numeroase ocazii pe care responsabilii de marketing ar trebui să ştie să le valorifice corespunzător obiectivelor şi în concordanţă cu strategia globală de marketing. Practica arată că, dintre aceste ocazii, cele mai frecvent utilizate sunt: inaugurările, aniversările întreprinderii, sărbătorile calendaristice, târgurile, expoziţiile şi saloanele specializate, manifestările sportive sau culturale, evenimentele socio-politice. În vederea realizării obiectivelor comunicaţionale, întreprinderea se poate orienta către utilizarea evenimentului promoţional, având posibilitatea de a alege, dintre numeroasele variante pe care tehnica le pune la dispoziţie, pe aceea sau acelea care se încadrează cel mai bine în strategia comunicaţională a organizaţiei. Practic, eforturile de această natură pot fi direcţionate fie în sensul exploatării unor evenimente existente, fie în vederea creării unor evenimente speciale. În cel din urmă caz, avantajul constă în faptul că evenimentul astfel creat reprezintă un suport perfect adaptat obiectivelor de comunicare, capabil să transmită în cele mai bune condiţii mesajul dorit ţintelor vizate. În acelaşi timp, caracterul unic al evenimentului îi conferă originalitate, sporind astfel impactul asupra publicului.

Pentru o organizaţie, posibilităţile de a crea evenimente sunt practic nelimitate. Important este să ştie când şi cum să utilizeze această tehnică. Pentru aceasta, fiecare companie trebuie să aibă în vedere câteva aspecte care, în opinia specialiştilor, sunt esenţiale:

1. Trebuie să existe o concordanţă între eveniment şi mesajul care se doreşte a fi transmis.

2. Eficienţa evenimentului este condiţionată de calitatea sa. Pentru a corespunde din punct de vedere calitativ, un eveniment trebuie, printre altele, să fie original şi să prezinte interes pentru categoria de public vizată.

3. Costul operaţiunii nu trebuie să depăşească posibilităţile financiare ale companiei.

Din punct de vedere practic, pentru orice companie care ia decizia de a transmite un mesaj prin intermediul evenimentelor de marketing, prezintă importanţă modul în care poate fi organizată o asemenea acţiune de promovare. Indiferent de tipul operaţiunii, există câteva reguli de a căror respectare depinde reuşita acesteia. În cele ce urmează va fi prezentat demersul general, ce poate fi valabil pentru orice tip de operaţiune. Ca orice acţiune comunicaţională de tip formal, comunicarea prin eveniment presupune existenţa unui mesaj pe care organizaţia doreşte să-l transmită unui public distinct, urmărind totodată şi obţinerea anumitor rezultate. De aceea, înainte de a organiza evenimentul, compania trebuie să-şi precizeze poziţia cu privire la o serie de probleme, urmărind în principal:

- definirea publicului-ţintă (cui te adresezi?);

- precizarea informaţiilor ce urmează a fi transmise (care este mesajul);

- stabilirea, cu exactitate, a modalităţii în care acesta va vi transmis (cum va fi comunicat mesajul?);

- indicarea rezultatelor aşteptate;

- anticiparea riscurilor pe care le presupune operaţiunea, importanţa lor şi stabilirea măsurilor ce ar trebui luate pentru a minimiza aceste riscuri. Importanţa acestor precizări este legată de necesitatea de a asigura coerenţa dintre eveniment, publicul-ţintă, mesajul ce urmează a fi transmis şi rezultatele aşteptate. Odată asigurată această coerenţă, obţinerea unor efecte optime nu mai depinde decât de o bună organizare. Lansarea unui eveniment promoţional presupune, din punct de vedere organizatoric, parcurgerea următoarelor etape:

I. Conceperea manifestării

II. Pregătirea operaţiunii şi lansarea invitaţiilor

III. Execuţia: asigurarea derulării evenimentului

IV. Încheierea manifestării şi prelungirea efectelor acesteia

I. Conceperea unei operaţiuni de comunicare prin eveniment implică următoarele:

1.

Definirea obiectivelor operaţiunii, pe baza obiectivelor generale ale politicii promoţionale şi în funcţie de publicul vizat.

2.

Stabilirea modului în care vor fi atinse aceste obiective:

-

construirea detaliată a operaţiunii, căutarea celor mai interesante elemente ce vor fi valorificate, ca şi a celor mai potrivite modalităţi de exploatare;

-

elaborarea calendarului şi alegerea posibilelor locuri de desfăşurare;

-

determinarea globală a mijloacelor materiale, financiare şi umane necesare desfăşurării optime a evenimentului.

3.

Evaluarea posibilităţilor de prelungire a efectelor operaţiunii şi de sporire a eficienţei acesteia.

II. Odată conceput evenimentul, organizatorii pot începe pregătirea propriu-zisă a operaţiunii. Priorităţile acestei etape sunt următoarele:

2.

Repartizarea exactă a diferitelor sarcini între colaboratori, astfel încât fiecare să-şi cunoască foarte bine responsabilităţile.

3. Elaborarea bugetului operaţiunii.

III. Asigurarea derulării evenimentului nu mai constituie o problemă, din momentul în care

acesta a fost riguros conceput şi pregătit cu atenţie. Faza de execuţie vizează, în principal, două aspecte:

- desfăşurarea activităţilor prevăzute în program;

- transmiterea mesajului promoţional stabilit.

Fără a minimiza importanţa corectei derulări a operaţiunii din punct de vedere organizatoric, trebuie spus că, pentru obţinerea rezultatelor dorite, cel de-al doilea aspect este esenţial.

IV. Pentru organizaţie este important ca, odată ce operaţiunea s-a încheiat, să mulţumească tuturor celor care au contribuit la buna sa desfăşurare, indiferent dacă este vorba de colaboratorii

companiei sau de persoane /instituţii din exterior, care, într-un fel sau altul, au fost implicate în derularea acţiunii (poliţie, pompieri, furnizori etc.). Aceste mulţumiri, pe lângă valoarea unui simplu gest de politeţe, au şi rolul de a contribui la formarea şi /sau consolidarea unei imagini favorabile în rândul unor persoane care nu au fost iniţial vizate. Astfel, evenimentul are efecte asupra unui public ce capătă semnificaţia unei ţinte secundare. Fenomenul de prelungire a efectelor unui eveniment dincolo de momentul încheierii sale devine posibil dacă organizatorul se gândeşte să trimită participanţilor (sau cel puţin unora dintre ei) anumite bunuri, cu valoare de simbol, care să le amintească, în mod plăcut, de manifestarea la care au participat. Iată câteva astfel de exemple:

- o fotografie sau o vedere, realizate cu ocazia evenimentului respectiv, însoţite eventual şi de o scrisoare de mulţumire pentru participare;

- un montaj de articole apărute în presă, cu privire la manifestare;

- un cadou, constând într-un obiect ce are legătură cu tema manifestării, însoţit de o scrisoare de mulţumire;

- o casetă video, conţinând imagini filmate în timpul evenimentului etc.

Se asigură astfel reamintirea mesajului transmis în timpul evenimentului, mai buna memorare a acestuia, ceea ce favorizează creşterea notorietăţii şi susţinerea imaginii pozitive.

Comunicarea prin eveniment se realizează, de cele mai multe ori, prin intermediul a două importante categorii de tehnici:

A. Participarea la târguri şi expoziţii

B. Sponsorizarea şi mecenatul

A. PARTICIPAREA LA TÂRGURI ŞI EXPOZIŢII

În literatura de marketing, sub denumirea de târguri şi expoziţii sunt incluse toate manifestările promoţionale în cadrul cărora se prezintă publicului larg produse din cele mai variate, din diferite sectoare de activitate; ambele tipuri de manifestări au atât o funcţie comercială, cât şi una comunicaţională. Deşi există opinii potrivit cărora între târguri şi expoziţii nu sunt deosebiri de fond, majoritatea specialiştilor preferă să le considere operaţiuni distincte, cu caracteristici bine conturate. Astfel, în cazul târgurilor, chiar dacă funcţiei comerciale i s-a alăturat, în ultimul timp, şi cea comunicaţională, cea dintâi este adesea predominantă; expoziţiile, în schimb, au un caracter comercial mai puţin evident. Deosebirea dintre cele două tipuri de manifestări se poate face şi din punct de vedere al duratei: în timp ce târgurile se desfăşoară pe o durată de 6, până la 11 zile în Europa şi de 18 până la 20 de zile în Africa, Asia şi America Latină, expoziţiile durează între o lună şi 6 luni (expoziţiile universale durează aproximativ 6 luni şi sunt organizate din patru în patru ani). Există numeroase tipuri de târguri şi expoziţii, grupate în funcţie de criterii precum aria geografică şi tematica manifestării. Astfel, după aria geografică, se deosebesc patru categorii de manifestări promoţionale: târguri şi expoziţii internaţionale – la care participă expozanţi şi vizitatori din lumea întreagă, târguri şi expoziţii regionale care sunt organizate pentru promovarea schimburilor dintre ţări aparţinând anumitor regiuni ale lumii, târguri şi expoziţii naţionale organizate pentru agenţii economici care vizează o anumită piaţă naţională şi târguri şi expoziţii locale care au în

vedere promovarea unor produse pe o piaţă locală. În funcţie de tematica manifestării pot fi identificate următoarele categorii de târguri şi expoziţii: târguri şi expoziţii generale, a căror tematică este cu totul generală, putând participa producători şi distribuitori ai tuturor tipurilor de bunuri de consum şi de bunuri cu destinaţie productivă, şi târguri şi expoziţii specializate, caracterizate, din punct de vedere tematic, printr-o anumită omogenitate. Târgurile şi expoziţiile generale sunt, la rândul lor, de trei feluri:

- manifestări a căror tematică include atât bunuri cu destinaţie productivă, cât şi bunuri de consum, fiind vizitate atât de marele public, cât şi de oameni de afaceri şi specialişti;

- manifestări organizate pentru o gamă largă de bunuri cu destinaţie productivă, adresându-se mai ales oamenilor de afaceri şi specialiştilor;

- manifestări cu o tematică largă din domeniul bunurilor de larg consum şi vizitate mai ales de publicul larg. Cât despre târgurile şi expoziţiile specializate, cunoscute şi sub denumirea de saloane specializate, acestea reprezintă locul de întâlnire al organizaţiilor care, fie funcţionează într-un anumit sector de activitate (ca de exemplu: alimentaţie, restaurante, industria hotelieră; transport, trafic de persoane şi mărfuri), fie produc bunuri sau prestează servicii destinate unui anumit domeniu al vieţii economico-sociale (sport, petrecerea timpului liber, jocuri, distracţii), fie vizează acelaşi public, chiar dacă desfăşoară activităţi diferite (de exemplu saloanele de cosmetică, estetică, parfumerie, coafură şi frumuseţe vizează publicul feminin). În raport cu târgurile şi expoziţiile generale, manifestările promoţionale specializate prezintă o serie de avantaje importante. Datorită faptului că majoritatea vizitatorilor sunt profesionişti, ponderea celor interesaţi în mod real de produsele prezentate este mult mai mare. Totodată, se stabilesc mult mai uşor contacte profesionale, concretizate adesea în găsirea unor oportunităţi de colaborare. În plus, observaţiile şi sugestiile vizitatorilor profesionişti sunt informaţii valoroase, demne de luat în considerare. Din punctul de vedere al viitorului expozant prezintă un interes deosebit modul în care trebuie acţionat în vederea organizării participării la o asemenea manifestare. În general, o organizaţie care-şi pune problema promovării produselor prin intermediul târgurilor şi expoziţiilor trebuie să parcurgă următoarele etape:

I. Luarea deciziei de a expune. Luarea unei astfel de decizii trebuie să se bazeze pe motive bine întemeiate. În general, motivele pentru care o organizaţie ar putea fi interesată să expună sunt generate de avantajele pe care le oferă participarea la acest gen de manifestări:

În primul rând, este vorba despre concentrarea într-un spaţiu restrâns a participanţilor la tranzacţii. Potenţialii expozanţi îşi desfăşoară activităţile curente pe o arie destul de largă; o manifestare promoţională elimină, temporar, inconvenientul dispersiei teritoriale şi favorizează contactul direct. Acest avantaj prezintă importanţă cel puţin sub două aspecte: pe de o parte, clienţii potenţiali au posibilitatea să vadă produsele, să se informeze în legătură cu acestea şi chiar să obţină preţuri

convenabile, iar pe de altă parte, organizaţia poate urmări cu uşurinţă reacţiile cumpărătorilor potenţiali, pentru a sesiza măsura în care produsele sunt în concordanţă cu cerinţele pieţei.

În al doilea rând, ambianţa specifică îi stimulează pe oamenii de afaceri să încheie contracte. Dialogul cu potenţialii furnizori, aflaţi la târg în calitate de expozanţi, se stabileşte mult mai uşor decât în cazul în care discuţia ar trebui să se desfăşoare într-un birou de lucru.

Cu ocazia participării la un târg sau la o expoziţie, o organizaţie are posibilitatea de a-şi observa concurenţii.

Perfect conştiente de importanţa acestor avantaje, întreprinderile iau decizia de a participa la un târg sau la o expoziţie mai ales din următoarele motive:

- atunci când intenţionează să lanseze pe piaţă un nou produs, o manifestare promoţională de acest tip este, pentru organizaţie, o foarte bună ocazie de a-l face cunoscut clienţilor potenţiali şi de a-l testa (mai ales în privinţa modului de prezentare şi a preţului);

- un participant la o asemenea manifestare are posibilitatea ca, pe lângă prezentarea produselor, să acţioneze şi în sensul promovării imaginii organizaţiei;

- faptul că participarea la un târg favorizează stabilirea unui număr mare de contacte directe într-un timp foarte scurt reprezintă un avantaj foarte important pentru întreprinderile care doresc să pătrundă pe noi pieţe, în zone geografice unde firma nu a fost prezentă până în acel moment;

- posibilitatea practicării unor preţuri promoţionale pe toată perioada manifestării;

- de cele mai multe ori, organizaţiile care au obţinut rezultate pozitive în urma participărilor anterioare iau decizia de a expune din nou (aceasta presupune, desigur, o analiză a participărilor pe o perioadă de câţiva ani);

- unele organizaţii participă la un târg sau la o expoziţie din dorinţa de a nu lipsi de la o manifestare la care sunt prezenţi concurenţii (datorită implicaţiilor de natură financiară şi organizatorică pe care le are o asemenea participare, luarea unei decizii exclusiv din acest motiv nu este recomandabilă. Indiferent care ar fi motivele pentru care doreşte să fie prezentă în cadrul târgurilor şi expoziţiilor, o organizaţie nu poate lua decizia de a expune fără să aibă în vedere o seamă de cerinţe:

Dacă organizaţia doreşte să-şi promoveze produsele pe o piaţă externă, atunci criteriul esenţial trebuie să-l constituie potenţialul de desfacere pe piaţa respectivă;

Este foarte important ca produsele pe care o firmă urmează să le expună să corespundă cerinţelor pieţei din toate punctele de vedere: calitate, preţ, design, garanţii, service, piese de schimb, etichetare şi ambalare, marcare, specificaţii etc. Prezentarea unor produse care nu se ridică la nivelul celor expuse de firmele concurente nu poate decât să dăuneze imaginii organizaţiei;

O altă cerinţă importantă este legată de capacitatea expozantului de a produce suficient pentru a putea răspunde cererii previzibile. Organizaţia trebuie să poată onora, în cele mai bune condiţii, toate comenzile şi contractele angajate în perioada târgului, având grijă, totodată, şi de respectarea obligaţiilor anterioare;

Pentru orice organizaţie sunt importante şi restricţiile de ordin financiar. În primul rând, participarea trebuie să fie bine pusă la punct, pentru aceasta fiind necesare sume importante de bani

(pentru închirierea unui spaţiu suficient de mare, amenajarea standului şi întreţinerea acestuia, organizarea unor operaţiuni promoţionale ş.a.). În al doilea rând, organizaţiile trebuie să dispună de suficienţi bani pentru a exploata piaţa şi după încheierea manifestării; Chiar dacă organizaţia este în măsură să răspundă pozitiv la toate cerinţele anterioare, nu trebuie neglijat un aspect important: eficienţa. Rezultatele previzionate, concretizate în principal în creşterea volumului vânzărilor, obţinerea unui spor de notorietate şi consolidarea imaginii, justifică cheltuielile necesare. În caz contrar, participarea poate fi lipsită de sens.

II. Alegerea celei mai potrivite manifestări. Datorită restricţiilor de ordin financiar, dar şi din motive legate de politica sa de marketing, o organizaţie nu poate participa decât la târgurile şi expoziţiile care-i asigură obţinerea celor mai bune rezultate. De aceea, este important să ştie să aleagă, din multitudinea de manifestări, numai pe aceea sau acelea care-i oferă cele mai multe avantaje. Pentru a putea lua decizia de a participa la o anumită manifestare promoţională, o organizaţie trebuie să facă o evaluare a acesteia şi să aprecieze dacă este sau nu oportun să expună. Evaluarea se realizează pe baza unor informaţii, grupate în două categorii: informaţii cu privire la manifestare şi informaţii cu privire la piaţă. În legătură cu manifestarea, potenţialul expozant trebuie să deţină în primul rând o serie de date pe baza cărora să poată aprecia calitatea acesteia (recunoaşterea internaţională, locul său în cadrul manifestărilor de acelaşi gen, istoricul manifestării, serviciile oferite de organizatori şi calitatea acestora etc.). În plus, sunt necesare informaţii cu privire la vizitatori (numărul vizitatorilor ediţiilor anterioare, numărul de vizitatori previzionat pentru manifestarea ce va avea loc, precum şi caracteristicile vizitatorilor), cu privire la expozanţii tradiţionali şi la produsele acestora, ca şi informaţii în legătură cu organizarea manifestării (locul şi data desfăşurării, aşezarea sălilor şi amplasamentele disponibile, costul spaţiului, serviciile disponibile şi costul acestora, mobilierul de expunere disponibil şi costurile de închiriere, posibilitatea de a organiza acţiuni promoţionale conexe etc.).

Referitor la piaţă, potenţialul expozant trebuie să deţină acele informaţii care să-i permită să aprecieze perspectivele pe care i le oferă (dimensiunile, evoluţia, nivelul importurilor etc.) şi nivelul exigenţelor pieţei. De asemenea, sunt absolut necesare informaţii cu privire la concurenţă, iar în cazul întreprinderilor care urmăresc să pătrundă pe o piaţă externă este important să se asigure că nu există obstacole care să împiedice exportul pe piaţa respectivă.

III. Organizarea participării la manifestare. Odată ce o organizaţie a luat decizia de a expune şi a ales cea mai potrivită manifestare, atenţia sa trebuie să se îndrepte către organizarea participării. Demersul organizatoric necesar prezentării în cele mai bune condiţii la un târg sau la o expoziţie presupune parcurgerea următoarelor etape:

Stabilirea obiectivelor acţiunii.

Definirea publicului ţintă.

Elaborarea bugetului.

Programarea activităţilor de pregătire a participării.

Informarea personalului organizaţiei, a furnizorilor şi a clienţilor despre intenţia de a participa.

Conceperea demersurilor promoţionale complementare.

Conceperea standului.

Pregătirea personalului care va fi prezent la stand.

Stabilirea modalităţilor de evaluare a rezultatelor participării.

1. Alegerea obiectivelor operaţiunii

În funcţie de politica de marketing a companiei, de poziţia sa pe piaţă şi de raporturile de concurenţă, precum şi în concordanţă cu elementele definitorii ale strategiei comunicaţionale, vor fi stabilite cele mai pertinente obiective. Se impune, în plus, o analiză atentă a obiectivelor şi evaluarea lor prin prisma consecinţelor pe care le-ar determina îndeplinirea sau neîndeplinirea acestora. În concordanţă cu obiectivele participării, va fi aleasă o temă de prezentare. Din punct de vedere organizatoric, alegerea unei teme este importantă, aceasta fiind necesară atât pentru amenajarea standului, cât şi pentru conceperea acţiunilor promoţionale; tema de prezentare are rolul de a asigura, prin existenţa unei idei centrale, coerenţa întregii operaţiuni.

2. Alegerea publicului-ţintă

Este esenţial ca organizaţia să ştie, de la bun început, cui se adresează. În vederea atingerii obiectivelor propuse, expozantul trebuie să atragă la standul său anumiţi vizitatori. Publicul-ţintă poate

fi alcătuit din:

- utilizatorii produselor;

- importatorii, distribuitorii;

- prescriptorii;

- investitorii;

- reprezentanţii camerelor de comerţ şi ai unor ramuri industriale;

- consumatorii sau beneficiarii produselor sau serviciilor prezentate;

- reprezentanţii presei etc. Este necesară identificarea celor mai importante persoane care alcătuiesc publicul-ţintă şi alcătuirea unei liste cu numele acestora (în cazul unui salon specializat, se apreciază că 6000 de nume sunt suficiente, în timp ce pentru o expoziţie generală lista poate să conţină şi 20000 de nume – cifrele sunt valabile pentru manifestările internaţionale).

O etapă importantă pentru procesul de pregătire a participării la o manifestare promoţională este

elaborarea bugetului detaliat al operaţiunii. Principalele grupe de cheltuieli pe care trebuie să le aibă în vedere participantul la o manifestare promoţională sunt:

a.

cheltuielile generale sumele care trebuie achitate organizatorilor:

-

drepturile de înscriere;

-

chiria pentru suprafeţele reţinute;

-

asigurări;

-

locuri pentru parcare;

-

înscrierea în catalogul târgului;

-

invitaţii;

-

sumele datorate pentru consumul de energie electrică, pentru utilizarea liniilor telefonice ş.a. (în cazul în care acestea nu sunt achitate direct furnizorilor sau prestatorilor).

b.

cheltuieli cu proiectarea şi realizarea standului:

-

cheltuielile cu proiectarea standului (inclusiv onorariul proiectantului);

-

sumele necesare construirii standului sau montării boxelor;

-

cheltieli cu procurarea mobilierului, a vitrinelor, etajerelor etc., cu fabricarea însemnelor şi a panourilor expoziţionale;

-

sumele datorate ca urmare a intervenţiei prestatorilor de servicii.

c.

cheltuieli cu promovarea

-

cheltuieli cu publicitatea mass media (în presă, la radio şi la televiziune) şi cu publicitatea în catalogul târgului;

-

cheltuieli cu publicitatea prin tipărituri (afişe, broşuri, cataloage, prospecte etc.);

-

cheltuieli de marketing direct;

-

cheltuieli necesare organizării unor acţiuni de relaţii publice (conferinţe de presă, recepţii, articole de profil în presa specializată etc.).

d.

cheltuieli cu personalul

-

cheltuieli pentru deplasarea şi cazarea personalului implicat în acţiune;

-

plata personalului care se ocupă de întreţinerea standului;

-

achitarea obligaţiilor faţă de traducători.

e.

alte cheltuieli

-

sumele necesare pentru asigurarea transportului de materiale;

-

sumele necesare pentru stocare etc.

În vederea aproximării costului total al participării unei companii la o manifestare promoţională

trebuie evaluate, cu destulă precizie, toate rubricile de cheltuieli. De asemenea, este important ca în calendarul pregătirilor să se prevadă examinarea şi revizuirea periodică a bugetului, astfel încât, în cazul depăşirii cheltuielilor anticipate, ajustările să poată fi făcute la timp. Este indicat ca la fiecare din principalele rubrici să se adauge estimărilor făcute o sumă egală cu 15% din total, pentru acoperirea cheltuielilor neprevăzute.

4.

Programarea activităţilor de pregătire a participării la o manifestare promoţională

Prezenţa la o manifestare promoţională impune şi o planificare riguroasă a tuturor operaţiunilor necesare pregătirii participării. În elaborarea calendarului manifestării se va ţine seama de următorul principiu de bază: calculul va porni de la termenele critice, începând cu data inaugurării târgului şi continuând cu datele limită pentru rezervarea amplasamentului şi expedierea exponatelor. Este important ca, odată cu elaborarea calendarului, să se prevadă şi un responsabil pentru fiecare etapă.

5. Informarea personalului companiei

Într-o organizaţie modernă, este important ca angajaţii să adere la obiectivele şi la proiectele acesteia. De aceea, informarea personalului în legătură cu decizia de a participa la o manifestare promoţională, precum şi în privinţa obiectivelor stabilite, constituie o cerinţă de bază, necesară creării unei atmosfere favorabile în jurul proiectului.

6. Informarea furnizorilor şi a clienţilor Atât furnizorii, cât şi clienţii, trebuie să fie la curent cu intenţia companiei de a expune în cadrul

unei manifestări promoţionale, mai ales din următoarele motive:

-

în cazul în care expozantul este o firmă de distribuţie, furnizorii îi pot acorda exclusivitate de prezentare, precum şi sprijin financiar, promoţional şi logistic;

-

clienţii, informaţi printr-o scrisoare personalizată despre participarea la manifestare, ca şi despre prezentarea unor inovaţii, organizarea unor operaţiuni de promovare a vânzărilor (joc promoţional, demonstraţii etc.) vor veni cu siguranţă la standul companiei, ocazie cu care pot fi consolidate relaţiile de afaceri ale celor doi parteneri. De asemenea, prin intermediul materialelor promoţionale difuzate, pot fi informaţi şi clienţii potenţiali.

7.

Demersurile promoţionale complementare

Participarea organizaţiei la o manifestare promoţională presupune şi desfăşurarea unor acţiuni de promovare complementare, menite să consolideze şi să sporească efectele operaţiunii de bază. Un efort promoţional suplimentar este indispensabil atingerii obiectivelor fixate, urmărind în principal atragerea vizitatorilor la stand, consolidarea imaginii, ca şi prelungirea ecourilor participării la

manifestare dincolo de graniţele acesteia în timp şi spaţiu. Programul promoţional pus la punct în vederea participării la eveniment trebuie să fie coerent cu strategia promoţională a companiei şi poate include acţiuni publicitare, de promovare a vânzărilor sau de relaţii publice.

Publicitatea

a. Publicitatea media

În vederea unei publicităţi corespunzătoare se poate recurge la toate mediile clasice: radioul, televiziunea, presa, cu condiţia respectării tuturor principiilor impuse de caracteristicile acestora. Poate fi eficientă, de pildă, apariţia unor anunţuri publicitare în periodicele specializate sau în cotidianele de mare tiraj, dar numai dacă anunţul întruneşte toate calităţile necesare pentru a atrage atenţia (creaţie şi execuţie ireproşabile, o bună amplasare în pagină, un format suficient de mare, număr de apariţii corespunzător). Şi mai avantajoasă poate fi publicarea unui anunţ în catalogul târgului, şi aceasta deoarece reprezentanţii mediilor de afaceri îl consultă întotdeauna, folosindu-l ca punct de reper. Un rol important în susţinerea acţiunilor de publicitate media revine dosarului de presă. Acesta poate fi conceput atât de organizatorii manifestării, cât şi de firma participantă:

-

un dosar de presă pus la punct de organizatori se poate dovedi avantajos pentru expozanţi, deoarece aceştia vor beneficia de o largă difuzare în mediile publicitare, profitând totodată şi de imaginea de marcă a manifestării;

-

un dosar de presă realizat de expozant poate să pună mult mai bine în valoare punctele forte ale companiei, nu numai din punct de vedere tehnologic şi comercial, ci şi sub aspectul resurselor umane.

b.

Publicitatea prin tipărituri

Utilizarea afişelor, a cataloagelor, a pliantelor, prospectelor şi broşurilor, ar putea să-şi dovedească utilitatea, atât în interiorul, cât şi în exteriorul târgului. Aşa, de pildă, cu scopul de a atrage atenţia şi de a incita publicul să viziteze standul amenajat în cadrul expoziţiei, companiile participante pot folosi afişele stradale, dar şi afişele amplasate în interiorul târgului. Un rol promoţional important îl joacă şi broşura de prezentare, care trebuie să contribuie la formarea unei imagini complete a organizaţiei. Broşura va conţine o prezentare a companiei, o descriere detaliată a produselor cu care aceasta se prezintă la târg, motivul participării, precum şi alte

informaţii utile celor care intenţionează să stabilească relaţii comerciale cu compania: adresa, numărul de telefon şi de fax, adresa de poştă electronică, precum şi numele celui care reprezintă, la manifestare, interesele companiei. Indiferent de natura lor, tipăriturile trebuie să fie prezentate foarte îngrijit, executate de graficieni profesionişti şi tipărite pe hârtie de bună calitate.

Promovarea vânzărilor În afara reducerilor temporare de preţuri, practicate în mod obişnuit cu ocazia manifestărilor promoţionale, se poate apela şi la alte instrumente ce fac parte din arsenalul tehnicilor de promovare a vânzărilor. De mare succes se bucură concursurile şi jocurile promoţionale, degustările şi demonstraţiile.

Relaţiile publice Cu ocazia participării la o manifestare promoţională, din ansamblul tehnicilor de relaţii publice, sunt utilizate mai ales conferinţele de presă, simpozioanele, seminariile şi recepţiile.

a. Conferinţele de presă, articolele de profil şi comunicatele de presă O campanie promoţională bine pusă la punct trebuie să prevadă o serie de comunicate de presă, publicarea de articole specializate, ca şi conferinţe de presă. Publicarea comunicatelor de presă se face înaintea inaugurării târgului. Primul comunicat va furniza informaţii de natură generală, precum cele în legătură cu produsele ce urmează a fi expuse şi motivele pentru care anunţătorul a luat decizia de a se prezenta la manifestare. În următoarele comunicate de presă se va pune accentul pe produsele noi, în special acelea faţă de care publicul ar putea să manifeste un interes deosebit. Articolele de profil sunt, de regulă, scrise de persoane din cadrul firmei şi urmăresc prezentarea experienţei specialiştilor, a rezultatelor obţinute de aceştia în munca de cercetare. Aceste articole pot avea un impact favorabil asupra publicului vizat, contribuind la pregătirea, din punct de vedere promoţional, a participării companiei la târg. Organizarea conferinţei de presă în timpul manifestării este o modalitate de promovare agreată de marea majoritate a expozanţilor. Reuşita acesteia depinde, însă, atât de calitatea şi volumul informaţiilor, cât şi de calitatea prezentării. Cu ocazia conferinţelor de presă pot fi oferite şi dosarele de presă.

b. Simpozioanele şi seminariile

În cadrul întâlnirilor de acest gen, specialiştii companiilor care expun pot furniza informaţii celor interesaţi, având totodată şi posibilitatea de a răspunde la întrebările acestora şi de a face

schimburi de idei.

c. Recepţiile Organizarea unei recepţii oferă o foarte bună ocazie de a contacta reprezentanţii mediilor de afaceri. Recepţia va avea loc la stand, într-un spaţiu special pus la dispoziţie de organizatorii manifestării, sau la un hotel apropiat, după ora oficială de închidere sau într-una din zilele care urmează inaugurării târgului.

Marketingul direct Cu ocazia organizării acţiunilor promoţionale complementare, extrem de util poate fi şi marketingul direct. Astfel, celor care alcătuiesc publicul vizat (sau celor mai importante persoane care fac parte din acest public) li se pot expedia scrisori de informare (pe cât posibil personalizate), invitaţii la recepţii sau la alte manifestări (concursuri, demonstraţii etc.), bilete de intrare gratuite, precum şi

broşura privind standul. Aceste demersuri au rolul de a sensibiliza potenţialii vizitatori şi de a-i determina să viziteze standul.

8. Conceperea standului

Prin amplasare, aspect general, ca şi prin informaţiile pe care le prezintă publicului (prin intermediul exponatelor, al materialelor audio-vizuale, al broşurilor, al personalului), standul expoziţional face posibilă transmiterea unui mesaj şi contribuie la formarea unei imagini despre organizaţie. Din acest motiv, se apreciază că realizarea standului, din punct de vedere al concepţiei, trebuie să fie de competenţa specialiştilor. În procesul de proiectare a standului trebuie să se ţină seama de următoarele elemente:

- dimensiunea bugetului necesar construirii standului (în general, ponderea cheltuielilor necesare conceperii şi amenajării standului în totalul cheltuielilor pe care le presupune participarea companiei la manifestare este destul de mică);

- numărul manifestărilor la care compania urmează să fie prezentă cu acelaşi stand (trebuie avute în vedere problemele legate de transportul, stocarea, asamblarea şi amenajarea, întreţinerea şi ambalarea elementelor din care este alcătuit standul);

- imaginea pe care compania doreşte să o transmită publicului-ţintă;

- constrângerile de natură tehnică şi de securitate impuse de organizatori;

- dimensiunile suprafeţei închiriate în vederea amenajării standului şi amplasarea în complexul expoziţional;

- mobilierul necesar aranjării standului: birouri, banchete, scaune, etajere, vitrine, dulapuri, materiale audio-vizuale etc.;

- materialele şi echipamentele care urmează a fi expuse (este necesară selecţionarea atentă a acestora, pentru a evita încărcarea inutilă a standului; astfel, vor fi puse mai bine în valoare exponatele importante);

- posibilitatea adaptării, din punct de vedere decorativ, la tema manifestării;

- posibilitatea de a expune în stand produse mai vechi, realizate cu mulţi ani în urmă, la începutul activităţii; pentru companiile cu tradiţie, aceasta poate fi o bună modalitate de a atrage atenţia publicului (de exemplu, un vechi producător de automobile poate prezenta unul din primele modele cu care a pătruns pe piaţă). Din punct de vedere structural, un stand poate fi conceput în trei variante: standul economic, standul modular şi standul decorativ.

Standul economic este varianta cea mai simplă şi cea mai puţin costisitoare. Este soluţia la care recurg companiile care dispun de mai puţini bani, deoarece presupune simplificarea la maxim a funcţiilor standului (de regulă, firmele care recurg la această variantă se mulţumesc să împrejmuiască locul închiriat, să aştearnă o mochetă, să plaseze câteva scaune şi o masă, alături de puţinele produse prezentate). Din păcate, sunt destule companii care, mai puţin sau deloc conştiente de importanţa creării

şi menţinerii unei imagini favorabile, sunt dispuse să sacrifice funcţia comunicaţională a standului, pentru a face o economie.

Standul modular prezintă avantajul montării şi demontării relativ simple, al aspectului estetic şi al adaptării rapide la cerinţele beneficiarului, în funcţie de modulele de bază disponibile. Deşi costul unui astfel de stand este destul de mare, datorită multiplelor sale avantaje este preferat adesea de expozanţi.

Standul decorativ răspunde cel mai bine cerinţelor companiilor care pun accent pe valenţele comunicaţionale ale acestuia. Amenajarea standului este încredinţată unui specialist, care îl va decora în funcţie de obiectivele participării la manifestare şi de bugetul prevăzut. Chiar dacă varianta este destul de costisitoare, ea poate asigura obţinerea unor bune rezultate.

În mod normal, pentru a garanta eficienţa prezenţei organizaţiei la manifestarea promoţională, un stand trebuie conceput în aşa fel încât să poată îndeplini următoarele funcţii:

a. Funcţia comunicaţională: este esenţială pentru companiile care şi-au propus să obţină mai mult

decât nişte rezultate strict comerciale. Un stand corespunzător sub aspect comunicaţional este în

măsură:

-

să atragă atenţia publicului-ţintă, prin concepţie, design şi modul de prezentare a produselor;

-

să contribuie la formarea unei imagini favorabile cu privire la organizaţie, la consolidarea sau, dacă este cazul, la redresarea acesteia;

-

să prezinte informaţii interesante şi utile tuturor celor interesaţi.

b.

Funcţia comercială este, de asemenea, importantă. Din punct de vedere comercial, standul trebuie să

asigure o expunere optimă, astfel încât produsele să fie cât mai bine puse în valoare. De asemenea, din

punct de vedere material, standul va fi astfel conceput, încât să favorizeze stabilirea unor contacte personale eficiente. Pentru ca standul cu care participă o companie la un târg sau la un salon specializat să corespundă în toate aceste privinţe, este necesar ca, în conceperea sa, să fie avute în vedere următoarele:

Amplasarea standului trebuie făcută în aşa fel încât să răspundă unor cerinţe de ordin psihologic, specifice individului care vizitează un târg. Dacă pentru un client actual poate fi relativ simplu să localizeze standul companiei, identificându-l mai uşor printre celelalte, lucrurile nu stau la fel cu un client potenţial. De aceea, se impun anumite măsuri care să faciliteze reperarea standului de către toţi vizitatorii interesaţi de organizaţia respectivă.

Identificarea standului cu ajutorul unor însemne, de preferinţă luminoase, este absolut necesară, mai ales dacă marca organizaţiei este cunoscută publicului vizat. În acest caz, vor fi respectate elementele figurative ale mărcii (logo-ul şi emblema), care vor fi amplasate în aşa fel încât să poată fi observate cu uşurinţă de vizitatori.

Amenajarea spaţiului de primire într-un mod cât mai plăcut posibil şi aprovizionarea permanentă cu documentaţie de informare. Aspectul agreabil şi primitor al acestui spaţiu al standului contribuie, în bună măsură, la formarea unei impresii generale favorabile.

Amenajarea unor culoare de trecere care să permită vizitatorilor să parcurgă standul şi să observe toate exponatele.

Instalaţia pentru iluminat trebuie concepută în aşa fel încât să pună în valoare exponatele (cu ajutorul unor fascicule de lumină, eventual având în vedere culorile de bază ale standului). Se va urmări ca, printr-un iluminat corespunzător să se creeze o ambianţă cât mai plăcută.

Se recomandă utilizarea culorilor tari, vii. În decorarea standului pot fi folosite culori diferite, alese şi în funcţie de produsele expuse; unele companii preferă să recurgă la culorile proprii, în acest caz asigurându-se identificarea rapidă a standului de către vizitatori şi consolidarea imaginii mărcii.

Fotografiile şi textele nu trebuie să fie foarte numeroase. În ceea ce priveşte fotografiile care vor fi amplasate pe pereţii standului, este de dorit selecţionarea riguroasă a acestora şi alegerea celor mai reprezentative imagini. Cât despre texte, amplasarea lor se va face la cel puţin 1,20 metri de sol, astfel încât să poată fi citite cu uşurinţă, evitându-se, ca şi în cazul fotografiilor, supraîncărcarea. Textele vor fi concepute de specialişti într-un limbaj clar şi concis şi redactate în aşa fel încât să poată fi înţelese cu uşurinţă de vizitatori.

Materialele audio-vizuale vor fi prezentate în locuri special amenajate, astfel încât şi lumina şi zgomotul să nu deranjeze persoanele interesate. Este indicată programarea difuzării diferitelor materiale şi afişarea programului la intrarea în stand.

Animarea standului cu ajutorul unor acţiuni promoţionale precum concursurile, loteriile sau demonstraţiile se va face ţinând cont de regulile specifice utilizării acestor tehnici de promovare.

9. Personalul prezent la stand

Succesul participării la manifestarea promoţională depinde, în egală măsură, şi de personalul care reprezintă organizaţia. De aceea, se impune realizarea unei selecţii riguroase şi asigurarea unui personal optim, atât din punct de vedere cantitativ, cât şi calitativ. Numărul persoanelor prezente la stand va fi stabilit în funcţie de dimensiunile acestuia, de posibilităţile financiare ale organizaţiei, ca şi de obiectivele pe care şi le-a propus cu ocazia participării la manifestare. Instruirea personalului înainte de inaugurarea târgului este deosebit de importantă, întrucât fiecare trebuie să-şi cunoască foarte bine atribuţiile şi responsabilităţile. Existenţa unui responsabil al standului, care să fie investit cu autoritatea necesară conducerii personalului şi urmăririi modului în care se derulează operaţiunea, este deosebit de utilă. Pentru ca prezenţa companiei la manifestarea promoţională să fie organizată corespunzător, este necesar să se prevadă următoarele categorii de personal:

-

Personal de primire: include acele persoane care au rolul de a distribui documentaţia, de a îndruma pe cei interesaţi să afle amănunte către personalul în măsură să dea lămuririle cerute, de a înregistra mesajele telefonice, de a asigura menţinerea standului în cele mai bune condiţii şi de a contribui la desfăşurarea corespunzătoare a acţiunilor de animaţie şi a activităţilor promoţionale complementare prevăzute în cadrul standului.

-

Personal comercial: este vorba de acele persoane care trebuie să urmărească stabilirea unui număr cât mai mare de contacte utile cu partenerii potenţiali; datorită sarcinilor care le revin, aceste persoane trebuie să întrunească toate calităţile unui bun negociator.

-

Personal pentru demonstraţii: având în vedere că o demonstraţie făcută cu competenţă, credibilă, poate contribui la crearea unei imagini favorabile şi la sporirea interesului vizitatorilor faţă de produsele expuse, se poate spune că pregătirea corespunzătoare a personalului însărcinat cu acest gen de activitate este esenţială.

-

B. SPONSORIZAREA ŞI MECENATUL

În ultimii ani, sponsorizarea şi mecenatul au cunoscut o dezvoltare importantă, fiind utilizate de un număr tot mai mare de întreprinderi din întreaga lume. Pe plan teoretic, descrierea acestor relativ noi tehnici de comunicare s-a aflat în atenţia a numeroşi autori. Majoritatea lucrărilor de specialitate tratează pe larg problemele sponsorizării şi mecenatului, punând la dispoziţia celor interesaţi atât o gamă foarte largă de definiţii, cât şi o seamă de consideraţii cu privire la asemănările şi deosebirile dintre cele două tehnici promoţionale. Specialiştii sunt unanim în a considera că sponsorizarea şi mecenatul presupun un demers asemănător: anunţătorul se asociază unui eveniment sau creează el însuşi un eveniment cu scopul de a comunica, de a transmite publicului vizat un mesaj care să-l pună în valoare; evenimentul se creează cu sprijinul material sau financiar al anunţătorului. Referitor la aceasta, se afirmă că obiectul sponsorizării, ca şi al mecenatului, rămâne acela de a face să se vorbească despre întreprindere şi despre sprijinul acordat de ea operaţiunilor respective. De asemenea, unii specialişti sunt de părere că sponsorizarea şi mecenatul au în comun faptul că se sprijină pe un eveniment, că urmăresc obţinerea unui efect de valorizare şi comunicare […]. Asemănările dintre sponsorizare şi mecenat îşi au originile în însuşi mecanismul comunicării prin eveniment. Dincolo de aceste puncte comune, în ultimii ani s-a încercat o delimitare clară a celor două tehnici promoţionale, delimitare necesară mai ales datorită faptului că una din problemele cu care se confruntă comunicarea prin eveniment în practică este tocmai diferenţierea mecenatului de sponsorizare. În tabelul 1 sunt prezentate schematic elementele în funcţie de care se poate face o deosebire între acestea.

Tabelul 1 Deosebirile dintre sponsorizare şi mecenat

 

Elemente de diferenţiere

 

Sponsorizarea

 

Mecenatul

 

1.

Obiectul comunicării

 

Produsul sau marca

 

Organizaţia

 

2. Natura relaţiilor dintre susţinător şi cel susţinut

Relaţii

cu

dublu

sens,

Relaţii cu sens unic, bazate pe finanţare (fără contra-prestaţie)

obligaţii reciproce (cu contra-prestaţie)

3.

Care

sunt

interesele

Cele ale anunţătorului

 

Cele

culturale,

sportive,

predominante

 

socio-politice

 

4.

Obiectivele urmărite

 

Participare rentabilă din punct de vedere comercial Creşterea notorietăţii Dezvoltarea imaginii mărcii

Dobândirea unei

valori

 

sociale Vehicularea unei imagini pozitive

5.

Punerea

în

valoare

a

Evidentă, realizată prin toate mijloacele

Realizată

cât

mai

discret

susţinătorului

 

posibil

6.Valorificarea evenimentului

Cu ajutorul mass media Exploatare sistematică

 

Prin

intermediul

relaţiilor

publice Exploatare discretă

7.

Efectele operaţiunii

 

Se urmăreşte obţinerea unor efecte publicitare Efecte rapide şi pe termen scurt

Nu se urmăreşte obţinerea unor efecte publicitare Efecte mai lente, dar pe termen lung

8. Preocuparea anunţătorului pentru evaluarea efectelor

Eforturi însemnate

 

Eforturi mai reduse

 

9.

Existenţa

mai

multor

Adesea

Foarte rar

 

anunţători

care

susţin

 

evenimentul

Sponsorizarea este o tehnică de comunicare prin eveniment ce permite asocierea unei mărci

sau a unei întreprinderi cu un eveniment atrăgător pentru un anumit public. Ea constă în acordarea de

către un anunţător, numit sponsor, a unui sprijin material şi /sau financiar pentru desfăşurarea de

activităţi socio-culturale sau sportive, în schimbul unei contra-prestaţii stabilite cu anticipaţie.

Contra-prestaţia trebuie să favorizeze direct sau indirect obiectivele de marketing ale sponsorului. Este

de menţionat faptul că de regulă acţiunile de sponsorizare sunt însoţite de o serie de alte tehnici de

promovare (publicitate, promovarea vânzărilor, relaţii publice), în cazul fiecărei manifestări existând un

mix promoţional.

Obiectivele comunicaţionale specifice unei acţiuni de sponsorizare se află în slujba obiectivelor de marketing ale întreprinderii. Acest lucru poate fi mai mult sau mai puţin evident, în funcţie de tipul relaţiei care se stabileşte între eveniment şi obiectul de activitate al anunţătorului:

Dacă între activitatea întreprinderii şi domeniul în care aceasta investeşte în calitate de sponsor

există o legătură directă, atunci sunt destul de clare intenţiile comerciale ale întreprinderii. În acest

caz, obiectivele comunicaţionale vizează fie punerea în valoare a produselor întreprinderii (este cazul producătorilor de materiale sportive care sponsorizează competiţii sportive, echipe sau sportivi), fie evidenţierea superiorităţii tehnologice şi a performanţelor tehnice înregistrate de întreprindere (când sprijinul se concretizează într-o susţinere logistică, tehnologică sau cu know-how). Sponsorizarea practicată de firmele ce investesc în domenii având o anumită legătură cu obiectul lor de activitate poartă denumirea de sponsorizare de credibilitate. Ea este deosebit de eficientă, întrucât permite anunţătorului să-şi prezinte produsele într-o situaţie reală, de utilizare.

Dacă între obiectul de activitate al întreprinderii şi eveniment nu există o legătură directă,

atunci sponsorizarea poate fi o tehnică de comunicare ce favorizează mai ales realizarea următoarelor obiective:

- creşterea notorietăţii întreprinderii sau a mărcii, favorizată de prezenţa numelui mărcii, ca şi a

însemnelor specifice acesteia, pe diferitele suporturi specifice fiecărui tip de sponsorizare (în acest caz este vorba despre sponsorizarea de notorietate);

- consolidarea imaginii mărcii, asigurându-se o coerenţă între imaginea transmisă prin intermediul

publicităţii şi anumite caracteristici, cu valoare de simbol, ale domeniului în care se intervine prin sponsorizare (o susţinere de acest gen poartă denumirea de sponsorizare de imagine);

- sporirea reputaţiei întreprinderii faţă de proprii angajaţi, faţă de furnizori sau faţă de distribuitori;

- stimularea coeziunii interne. Ţinând seama de grupul ţintă vizat şi având în vedere diferitele posibilităţi de concretizare a intenţiilor de sponsorizare, anunţătorul va trebui să ia decizia strategică ce îi va permite atingerea obiectivelor propuse în cel mai bun mod posibil. În general, se consideră că decizia de bază va fi alegerea domeniului în care sponsorul investeşte. În figura nr. 1 sunt prezentate schematic diferitele domenii de intervenţie pe care le are la dispoziţie un sponsor.

Figura nr. 1 Domeniile în care poate interveni o întreprindere în calitate de sponsor Domeniile sponsorizării

 
 
 
 

SPONSORIZAREA ÎN SPORT

SPONSORIZAREA ÎN CULTURĂ

SPONSORIZAREA

SOCIALĂ

Federaţii sportive Cluburi sportive Competiţii sportive Echipe sportive Personalităţi sportive

Arte plastice

Ştiinţă, tehnică,

- expoziţii de artă

educaţie

- artişti

Cauze umanitare

Muzică

Protecţia mediului

- festivaluri

Politică

 

- turnee

- orchestre, coruri

Literatură Teatru, operă, operetă, balet Monumente istorice, tezaure

După cum se poate observa şi în figura1, prin aria sa vastă de aplicabilitate, sponsorizarea

deschide întreprinderii noi şi numeroase căi de a comunica. Totodată, pentru cei sponsorizaţi, tehnica

oferă soluţii de finanţare a propriei activităţi. Iată motive care ne determină să apreciem că

sponsorizarea devine o tehnică promoţională din ce în ce mai atrăgătoare, existând tendinţa de a se

transforma într-un adevărat parteneriat.

Mecenatul este o tehnică de comunicare prin eveniment ce constă în acordarea de către un

anunţător – numit mecena – a unui sprijin material sau financiar , pentru desfăşurarea unor acţiuni

de interes general (ştiinţifice, educative, sociale, umanitare, ecologice, sportive, de punere în valoare

a patrimoniului naţional), fără o contrapartidă directă.

O acţiune de mecenat poate fi utilă anunţătorului care şi-a propus realizarea unuia din

următoarele obiective:

- Consolidarea sau redresarea imaginii întreprinderii în raport cu publicul ţintă, prin iniţierea unui

dialog amical cu acesta. Având în vedere că adesea marile grupuri industriale sunt percepute

nefavorabil (mai ales datorită neînţelegerii, de către diferitele categorii de public, a rolului economic,

social şi cultural pe care îl joacă un agent economic), este evident că ele au tot interesul să acţioneze în

favoarea colectivităţii, pentru a-şi atrage simpatia şi pentru a-şi asigura o poziţie solidă pe plan

economic, social şi cultural.

- Promovarea în rândul publicului a culturii organizaţiei: natura acţiunii întreprinse oferă indicii în

legătură cu impresia pe care anunţătorul doreşte să o creeze în rândul publicului.

- Dezvoltarea coeziunii interne, prin antrenarea angajaţilor firmei într-o acţiune de mecenat.

În privinţa domeniilor de intervenţie, se pare că mecenatul se bucură de o arie la fel de vastă ca

şi sponsorizarea. Deşi într-o viziune tradiţională mecenatul era considerat sinonim cu susţinerea culturii

în timp ce orice sprijin acordat sportului era atribuit exclusiv sponsorizării, în prezent majoritatea

specialiştilor au renunţat la o astfel de abordare. Cultura a rămas însă un domeniu privilegiat pentru mecenat. Mecenatul reprezintă astăzi o tehnică promoţională importantă, răspândită în cea mai mare parte a ţărilor europene. Faptul că modalităţile de acţiune specifice sunt în concordanţă cu noile tendinţe socio-culturale ale civilizaţiei mondiale face din mecenat un mijloc de comunicare din ce în ce mai agreat de cei care deţin puterea economică.

Ce este un eveniment?

Un eveniment poate fi descris ca o adunare publică, în scopul de festivitate, de educaţie, de marketing sau de reuniune. Evenimentele pot fi clasificate în funcţie de dimensiunea acestora, tipul şi contextul în care au loc.

Un eveniment poate fi:

1) Sociale / evenimente pe ciclul de viaţă al individului Evenimente ca aniversare zi de naştere, ziua absolvirii, petrecerea burlacilor, logodna, nunta, aniversare, zi de pensionare, inmormantare etc.

2) Evenimente educaţionale şi de carieră Evenimente de genul târg educaţional, târg de cariere, reuniuni de lucru pe anumit teme, seminarii, dezbateri, concursuri, competiţii etc.

3) Evenimente sportive Evenimente de genul Jocuri Olimpice, Cupe Mondiale, întreceri de maraton, turnee de tenis etc.

4) Evenimente de divertisment Evenimente de genul concertelor muzicale, festivaluri, parade de modă, decernări de premii, spectacole de bijuterii, culinare etc.

5) Evenimente politice Evenimente de genul mitinguri electorale, marşuri, turnee electorale etc.

6) Evenimente corporative Evenimente de genul reuniuni, conferinţe, expoziţii, acţini de stimulare/recompensare, lansări de produse, caravane, întâlniri cu consumatorii etc.

7) Evenimente religioase Evenimente de genul festivaluri religioase, acţiuni religioase, reuniuni religioase etc.

8) Acţiuni de caritate şi colectare de fonduri

2.

Persoanele implicate în organizarea unui eveniment

Numărul de persoane implicate în organizarea unui eveniment depinde de mărimea şi amploarea evenimentului. În timp ce organizarea unei petreceri mici poate solicita doar una sau două persoane, organizarea unui eveniment foarte mare cum ar fi Jocurile Olimpice poate necesita câteva mii de oameni. O companie de management al evenimentelor poate avea următoarele categorii de specialişti:

1) Managerul evenimentului El are următoarele responsabilităţi:

1. este responsabil pentru planificarea şi producerea întregului eveniment. 2. este responsabil pentru managementul achiziţiilor şi gestionarea resurselor. 3. formulează, pregăteşte şi pune în aplicare planul de gestionare a riscului (riscurilor legate de planificarea de evenimente şi de producţie)

2) Coordonatorul evenimentului El este responsabil pentru coordonarea întregii echipe de specialişti şi se asigură că operaţiunile sunt eficiente şi eficace.

3) Managerul informaţiilor

El are următoarele responsabilităţi:

1. integrează informaţiile obţinute prin diferite surse.

2. este responsabil pentru documentaţia aferentă tuturor operaţiunile efectuate înainte de

eveniment, în timpul şi după eveniment.

3. menţine baza de date furnizori de servicii, delegaţi, invitaţi, organizatori, sponsori, parteneri,

clienti, publicul ţintă, mass-media şi personae oficiale.

4. formulează, pregăteşte şi pune în aplicare planul de gestionare a riscului. (riscuri legate de

managementul informaţiilor, cum ar fi pierderea de date)

4) Managerul logistic

El are următoarele responsabilităţi:

1. responsabil pentru avize personalizate şi alte avize.

2. responsabil pentru depozitare de mărfuri

3. asigurari

4. deplasarea bunurilor şi mărfurilor de la o locaţie la alta în modul cel mai eficient.

5. managementul aprovizionării şi de gestionare a resurselor.

6. formulează, pregăteşte şi pune în aplicare planul de gestionare a riscului. (riscuri legate de

managementul logistic, precum furtul de marfa, etc)

5) Managerul securităţii

El are următoarele responsabilităţi:

1. este responsabil pentru formularea, pregătirea şi punerea în aplicare a planului de securitate şi

strategii. De exemplu, cum să protejeze delegaţi, invitaţi, furnizorii de servicii, organizatori, sponsori, parteneri, clienti, publicul ţintă, bunuri şi mărfuri, etc

2. asigură securitatea în contextul achiziţiilor şi de gestionare a resurselor.

3. formulează, pregăteşte şi pune în aplicare planul de gestionare a riscului. (riscuri legate de

securitate, cum ar fi panica)

6) Managerul cu infrastructura

El are următoarele responsabilităţi:

1. gestionează achiziţiile şi resursele.

2. înfiinţarea şi demontare a infrastructurii pentru întregul eveniment

3. formulează, pregăteşte şi pune în aplicare planul de gestionare a riscului. (riscuri legate de

administrarea infrastructurii ca deficit de lucrători, materiale, disfuncţionalităţi etc).

3. Cariera in managementul evenimentelor

Event Management este o industrie de multe milioane de dolari, care este în creştere, la o rata de 150% pe an cu evenimente fiind găzduite aproape zilnic. Deci, a face o cariera in management de eveniment este o alegere bună. Organizarea unui perfect sincronizat, bine planificat, bine realizat şi memorabil eveniment, necesită supravegherea şi serviciile unor profesionisti bine pregătiţi şi cu experienţă. Prin urmare, societăţile de administrare de evenimente sunt întotdeauna în căutare de profesionişti pentru evenimente. Succesul unui manager de eveniment depinde de cât de bine a organizat evenimentul şi de măsura în care el este capabil de a atinge obiectivele evenimentului şi de marketing. Salariul unui manager de eveniment depinde de calificarea sa, volumul de experienţă în evenimente, mass-media şi contacte corporative. Postura de antreprenor după doi sau trei ani de experienţă în domeniu este foarte recomandată. Dacă puteţi oferi valoare clienţilor dvs, veniturile obţinute pot fi considerabile.

Abilităţile unui manager de evenimente

Organizarea de evenimente este o cariera care cere multă muncă, grad ridicat de energie, flexibilitate şi motivaţie, bune abilitati de comunicare, crearea de reţele puternice, excelent PR (Relatii Publice) aptitudini, ochi pentru detaliu, abilităţi puternice de organizare, calităţi de lider, diplomaţie, răbdare, cunoaştere a pieţei şi “un munte” de creativitate.

Calificări necesare pentru un manager de evenimente

Nu există nici o cerinţă minimă de calificare pentru a deveni un manager de eveniment pentru evenimente non-corporate. Orice persoană cu puternice abilităţi de organizare şi PR excelente poate organiza evenimente non-corporate. Totuşi, pentru organizarea de evenimente corporate, o diplomă în management de eveniment, PR, turism, managementul ospitalităţii, administrarea afacerilor sau de marketing este o necesitate. Acest lucru se datorează faptului că evenimentele corporative sunt organizate pentru a promova şi vinde produsele companiei sau servicii sau pentru a construi / consolida imaginea mărcii sale. O persoana cu 2-3 ani de experienţă de lucru în domeniul de vânzari / marketing poate organiza, de asemenea, evenimente corporate, fără nici o educaţie formală în caz de management de evenimente sau de administrare a afacerilor.

Cum să devii organizator de evenimente

Puteţi începe cariera în domeniul managementului de eveniment, fie prin aderarea la orice societate de management de eveniment ca un stagiar / ucenic sau prin aderarea la un institut de management de eveniment ca un student. Avantajul variantei din urmă este că puteţi învăţa lucruri repede şi să deveniţi un profesionist în evenimente certificat. Ceea ce alte persoane reuşesc să înveţe în mai mulţi ani, prin experienţa de muncă, puteţi învăţa în 6 până la 12 luni, prin cursuri certificate de management de eveniment. Deşi o astfel de certificare nu este obligatorie pentru a lucra în domeniu, o diplomă de la un institut reputat poate fi un inceput promitator pentru dumneavoastră dacă doriţi să excelaţi în acest domeniu într-un ritm mai rapid. Prin certificare puteţi demonstra competenţa distinctivă, şi că aveţi cunoştinţe, formare, experienţă, hotărâre şi capacitatea de a planifica şi gestiona un eveniment de succes. Societăţilor de administrare Eveniment şi entităţile mass-media recunosc treptat valoarea profesioniştilor de eveniment certificaţi şi în viitorul apropiat vor da prioritate acestora în faza de recrutare. Păstraţi în minte un singur lucru. Nici o companie de management al evenimentelor nu organizeaza toate tipurile de evenimente. Exista unele companii care organizează numai evenimente corporate; unele organizează numai expozitii în timp ce alte câteva pot organiza doar spectacole de moda, concerte sau de nunta. Prin urmare, decideţi care tip de eveniment vă place cel mai mult şi alăturaţi-vă apoi societăţii care este specializată în organizarea acestui eveniment. De exemplu, dacă vă plac concertele de muzică, atunci vă puteţi alătura companiei care este specializata in organizarea de concerte de muzică.

Viaţa unui manager de eveniment

Viaţa unui manager de eveniment este foarte grea. Acest lucru este cu siguranţă unul dintre cele mai grele locuri de muncă de pe planetă. Este posibil să lucraţi sub presiune. Va trebui să staţi departe de familie pentru mai multe luni. Dacă nu sunteţi foarte social şi flexibil, atunci managementul de eveniment nu vi se potriveşte. Prin flexibilitate, trebuie să fiţi gata de a lucra / călători 24 de ore pe zi, 7 zile pe săptămână. Nu există program de lucru în acest domeniu. Va trebui să lucraţi 36 de ore neîntrerupt. Puteţi avea de finalizat un raport până la ora 7 dimineaţa sau poate fi necesar să staţi la locul de muncă pentru mai multe zile. Organizarea de expozitii / târguri este unul dintre cele mai dure locuri de muncă în managementul evenimentelor. Ar trebui să mergeţi în domeniul managementului de expoziţie numai când sunteţi apt fizic şi puteţi depune un semnificativ efort fizic. Amintiţi-vă că veţi obţine câştiguri consistente numai dacă veţi lucra pe cont propriu. Deci, dacă vă lipsesc calităţile de lider şi abilităţile de antreprenor sau nu aveţi nici un plan pentru a începe propria dvs. afacere mai târziu, atunci nu pierdeţi timpul în acest domeniu

4.

Cercetarea pieţei în planificarea evenimentelor

Cercetarea pieţei Înainte de organizarea unui eveniment, trebuie să aflăm dacă există o piaţă (adică audienţă) pentru evenimentul preconizat sau nu. De exemplu, să presupunem că dorim să organizăm un spectacol de modă în Oman. În cazul în care oamenii de acolo nu au un interes cert faţă de modă, atunci nu este o idee prea bună de a organiza un astfel de eveniment acolo. Evenimentul va eşua în mod sigur.

Analiza pieţei Dacă există o piaţă pentru evenimentul preconizat, atunci putem trece la analiza pieţei. Analiza pieței înseamnă găsirea de informaţii despre audienţa ţintă. Vom afla cine reprezintă audienţa ţintă în funcţie de grupa de vârstă, sex, calificare, profesie, nivelul de cunoştinţe, venitul, personalitate, tradiţii, religie, stilul de viaţă etc. Nu există nici un element de atractivitate pentru eveniment, la nivel naţional, dacă audienţa ţintă aparţine numai de judeţul Cluj. Vom afla care sunt dorinţele şi aşteptările publicului ţintă la evenimentul preconizat. Toate aceste informaţii ne vor ajuta în elaborarea unui plan de eveniment mai bun.

Analiza concurenţei Aceasta înseamnă găsirea de informaţii despre concurenţii noştri. Vom afla cine sunt competitorii, din nou în funcţie de vârstă, sex, calificări, nivelul de cunoştinţe, experienţă în organizarea de evenimente, cifra de afaceri, valoarea de piaţă, PR (mass-media şi corporative contacte) şi cota de piaţă. Trebuie să aflăm cum promovează şi cum pun în operă evenimentele lor. Ce fac ei în cadrul evenimentelor lor? De ce oamenii vin la evenimentele lor? Pentru aceasta ar trebui să participăm la evenimente organizate de concurenţi şi apoi să elaborăm un raport de eveniment. Raportul de eveniment va conţine lucruri ca

• aranjarea scaunelor şi luminilor

• materiale promoţionale utilizate

• planul locului de desfăşurare a evenimentului

• partea de alimentaţie

• detalii de contact ale sponsorilor, partenerilor, clienţilor

furnizori de servicii conexe, precum DJ-ii, cosmeticiene, interpreţi, fotografi, cameramani, decorator, florar etc. Trebuie să aflăm cât mai multe informaţii posibil despre evenimentele organizate de concurenţi.

5.

Analiza SWOT în planificarea evenimentelor

Cercetarea produselor/serviciilor Dacă se are în vedere organizarea unui eveniment corporativ, atunci este necesar pentru organizator să

efectueze o cercetare a produselor / serviciilor promovate şi vândute de către acel client corporativ.

• trebuie aflat cum îşi promovează compania produsele sale

• cum intenţionează compania să-şi construiască imaginea asociată produselor sale (imaginea de

brand)?

• care este valoarea de piaţă şi cota de piaţă a companiei şi produsele sale?

• care sunt clienţii produsul?

care sunt caracteristicile produsului?

care sunt avantajele şi dezavantajele produsului în comparație cu produsele concurenţilor?

Această cercetare ne va ajuta mai târziu să facem o campanie de promovare eficace pentru evenimentul corporativ.

Analiza SWOT În cadrul analizei SWOT:

- S înseamnă puncte forte

- W înseamnă punctele slabe

- O înseamnă oportunităţi

- T înseamnă ameninţări

Este un instrument de planificare strategică utilizat pentru identificarea şi analiza punctelor tari, punctelor slabe, oportunităţilor şi ameninţărilor implicate în proiectul dvs. Analiza SWOT se mai poate realiza la nivelul întregii organizaţii. Forţe: Acestea sunt atributele proiectului dumneavoastră care sunt utile în realizarea obiectivelor proiectului. De exemplu: echipa cu experienţă în evenimente, înalt nivel de motivare, PR excelent, cota de piaţă bună etc. Puncte slabe:

Acestea sunt acele atribute ale proiectului dumneavoastră care sunt nefavorabile realizării obiectivelor proiectului. De exemplu:, lipsa de fonduri, echipa de eveniment lipsită de experienţă, nivel de energie scăzut, lipsa de mass-media şi de contacte corporative etc. Oportunităţi:

Acestea sunt acei factori externi care sunt utili în realizarea obiectivelor proiectului. De exemplu:

concurenţă restrânsă, condiţii economice favorabile, sprijin din partea autorităţilor locale, dispunerea de infrastructură de vârf etc.

Ameninţări:

Acestea sunt acei factori externi care sunt nefavorabili realizării obiectivelor proiectului. De exemplu: o concurenţă puternică, sprijin puţin sau chiar deloc de la autorităţile locale, vreme rea, infrastructura slabă, indisponibilitatea materiilor prime etc. Este foarte important să efectuaţi o analiză SWOT înainte de dezvoltarea unui plan de eveniment pentru a dezvolta o strategie care maximizează potenţialul punctelor forte şi oportunităţilor şi în acelaşi timp, se minimizează impactul punctelor slabe şi ameninţărilor.

Raportul de analiză După realizarea cercetării pieţei, concurenţilor, produselor/serviciilor şi a analizei SWOT, veţi crea un raport care conţine detaliile tuturor acestor investigaţii. Documentaţia privind cercetările este importantă, mai târziu, pentru evaluarea evenimentului. Raportul de analiză vă va ajuta, de asemenea, în obţinerea de sponsorizare pentru eveniment.

6. Sfaturi utile în planificarea evenimentelor

Ar fi util să urmărim răspunsurile la o serie de întrebări (respectiv de ce, ce, când, unde, cine şi cum) pentru a crea un plan de eveniment.

De ce "De ce" înseamnă care este raţiunea pentru care este conceput şi organizat evenimentul, respecitv obiectivul principal. Ce doriţi să obţineţi de la eveniment? De exemplu: doriţi să organizaţi evenimentul pentru a spori imaginea companiei de marcă, creşterea vânzărilor societăţii, pentru a promova produse/servicii sau pentru a promova o cauză socială etc. Definirea obiectivelor evenimentului de la început foarte este foarte importantă în faza de planificare deoarece ea vă oferă direcţia în care ar trebui să acţionaţi, pentru a realiza aceste obiective. Organizarea unui eveniment fără obiective clar definite este o mare pierdere de timp şi resurse.

Ce "Ce" înseamnă ceea ce aveţi de gând să faceţi în contextul evenimentului, respectiv care va fi:

- Numele evenimentului

- Meniul de alimente şi băuturi

- Profilul evenimentului

- Profilul invitaţilor

- Tema evenimentului

- Prestatorii de servicii

- Condiţiile minimale, chiar obligaţiile

participanţilor

- Condiţiile de acces ale participanţilor

- Facilităţi

- Eventuale taxe de intrare

- Atuurile eveniment

- Campania promoţională

- Programe

- Bugetul evenimentului

Când În ce perioadă aveţi de gând să organizaţi evenimentul (chiar data şi ora)? Păstraţi următoarele lucruri în minte în timp ce alegeţi data şi ora pentru eveniment:

1) Selectaţi data şi ora conform audienţei ţintă, neignorând comoditatea şi disponibilitatea. De exemplu:

nu se organizează evenimente în timpul zilelor lucrătoare, zilelor de sărbătoare. Adesea, cel mai bun timp pentru a organiza evenimente este în week-end. 2) Asiguraţi-vă că evenimentul (ca dată şi oră), nu intră în conflict (nu se suprapune) cu alt eveniment mai semnificativ. De exemplu: nu este o idee bună să organizaţi un concert de muzică cu impact local, într-o zi când există un concert cu Iris. 3) Momentul va ţine cont şi de condiţiile climatice în timp ce se alege data şi ora pentru eveniment. Este aproape un dezastru să organizaţi un eveniment in aer liber într-o zi când este furtună sau se aşteaptă ploi abundente. Aici puteţi folosi şi propria experienţă dacă sunteţi familiarizat cu condiţiile climatice din regiunea unde intenţionaţi să organizaţi evenimentul sau puteţi obţine ajutor de la furnizorii de prognoze meteo. Oricum, trebuie să aflaţi cum va fi vremea în ziua evenimentului.

Unde Va pune în discuţie locaţia în care aveţi de gând să organizaţi evenimentul.

Cine Cine vor fi organizatori, sponsori, parteneri, clienţi şi public ţintă? Cât de multe categorii de public ţintă (şi care este numărul lor) vă aşteptaţi să viziteze evenimentul şi de ce? Trebuie să aveţi o foarte bună estimare pentru acest lucru, deoarece va trebui să convingeţi potenţialii co-organizatori şi sponsori de numărul de persoane care va participa la eveniment.

Cum Se referă la modul concret în care veţi produce şi comercializa evenimentul.

7. Selectarea locului de desfăşurare a evenimentului

Păstraţi în minte următoarele lucruri în timp ce alegeţi un loc pentru evenimentul dumneavoastră:

1) Audienţa ţintă / numărul de participanţi Acest lucru înseamnă numărul de persoane pe care îl aşteptam să participe la eveniment. Asiguraţi-vă că locaţia poate găzdui cu uşurinţă audienţa ţintă preconizată. Locul de întâlnire nu trebuie să fie prea mic sau prea mare pentru oaspeţi. În cazul în care este prea mică locaţia, oaspeţii vor simţi un disconfort. Dacă este prea mare, atunci veţi ajunge să plătiţi prea mult pentru locaţie. Încercaţi să obţineţi şi răspunsuri clare dacă participanţii vor fi prezenţi la eveniment. Deoarece mulţi oameni înţeleg deja această necesitate, ei ar trebui să nu fie deranjaţi de solicitarea de a răspunde înapoi, în ceea ce priveşte intenţia de a participa la eveniment. În acest fel, puteţi obţine cifre destul de exacte privind numărul de clienţi, care vă va ajuta în a decide, de asemenea, cantităţile de produse alimentare şi băuturi. 2) Statutul audienţei ţintă Dacă audienţa ţintă sunt oameni bogaţi, atunci locul de întâlnire trebuie să fie o staţiune sau un hotel de cinci stele şi toate serviciile furnizate în timpul evenimentului trebuie să fie de calitate foarte înaltă. 3) Accesibilitate pentru audienţa ţintă Selectaţi locul conform comodităţii audienţei ţintă. Locul de întâlnire ales de dumneavoastră nu trebuie să fie foarte departe de locul unde trăiesc majoritatea participanţilor. Locul trebuie să aibă iluminat corespunzător şi ventilaţie. Ar trebui să nu fie într-o zonă zgomotoasă sau poluată. Acesta trebuie să fie absolut îngrijit şi curate. 4) Condiţii climaterice Păstraţi condiţiile climatice în minte în timp ce alegeţi un loc de întâlnire. Dacă aveţi de gând să organizaţi un eveniment în aer liber în timpul sezonului ploios sau în timpul iernii, nu este o idee bună. Încercaţi întotdeauna să organizaţi evenimentele în interior, dacă este posibil, deoarece astfel şi costurile sunt mai mici. 5) Istoria locului Înainte de stabilirea unui loc de întâlnire verificaţi istoricul locaţiei. Aflaţi cât de multe evenimente au fost organizate în locul acela până în prezent. În acest fel puteţi afla dacă locaţia este adecvată pentru găzduirea de

evenimente. Acest lucru vă va ajuta mult atunci când veţi organiza mai târziu evenimente acolo, deoarece va trebui să depuneţi mai puţin efort în a face locul adecvat pentru eveniment. Dacă locul desfăşurării are probleme de ordinul relaţiilor cu vecinii (aceştia anunţand poliţia la alte evenimente), atunci nu este o idee bună de a organiza un eveniment acolo, mai ales in aer liber. 6) Servicii puse la dispoziţie în locul respectiv Înainte de rezervarea unui loc de întâlnire, verificaţi numărul de servicii furnizate de locaţie, precum:

- Facilitatea de parcare

- Condiţiile de securitate

- Personalul existent

- Eventualele restricţii

- Serviciile suplimentare

7) Taxele percepute în locaţia respectivă

Adresaţi o serie de întrebări titularului spaţiului, înainte de angajarea unui loc pentru eveniment:

- care este taxa pentru obţinerea locului?

- ce include această taxă?

- ce nu este inclus în taxă?

- există vreun cost pentru parcare?

- care este suplimentul de preţ pentru amenajarea unei zone de alimentaţie, inclusiv pentru consum de alcool?

- care este costul suplimentar pentru servicii de cazare?

- care sunt taxele şi cum se taxează serviciile suplimentare?

- ce modalităţi de plată sunt disponibile?

- care sunt formele de rambursare a sumelor plătite, în caz de renunţare?

8) Vizitarea locului În cazul în care veţi merge, ca un manager de eveniment, la un potenţial loc de desfăşurare, pentru inspecţie, cel mai bun mod este să vă înregistraţi acolo ca un oaspete anonim, să staţi acolo timp de 2-3 zile şi de a folosi deliberat toate serviciile furnizate de locaţie. Asiguraţi-vă că aerul condiţionat, ventilatoarele, sursele de apa funcţionează corect, lifturile sunt operaţionale. Există o iluminare adecvată, iar salubrizare este promptă. Mai

verificaţi şi cât de util, politicos şi profesional este personalul din locaţie. Verificaţi dacă există sau nu o reglementare locală cu privire la zgomot. Verificaţi cum se asigură securitate spaţiului de parcare şi cum este chiar situaţia criminalităţii în zona unde se află locul. Asiguraţi-vă că locul este coerent cu tema evenimentului. 9) Volumul de muncă necesar În funcţie de istoria locului de desfăşurare, serviciile furnizate şi vizitarea locaţiei, puteţi determina cât de mult efort este necesar pentru a face locul potrivit pentru eveniment. Selectaţi un loc de întâlnire care necesită un efort cât mai mic, deoarece cu atât mai mic va fi şi costul final al evenimentului.

Contractarea locului de desfăşurare a evenimentului

Ce este un contract? Este un acord care este executoriu, prin lege, în orice context de afaceri. Ce este un acord? Un acord este o promisiune sau set de promisiuni. Când un contract este considerat a fi valid? Un contract este considerată valabil atunci când:

1.) A fost încheiat între două sau mai multe părţi, care sunt legal competente şi autorizate să semneze un contract. 2.) A fost încheiată prin voinţă liberă a părţilor. Voinţă liberă înseamnă acordul a fost făcut: fără a face ameninţări sau a folosi forţa fizică; fără orice influenţă nejustificată, adică partea aflată în poziţie dominantă să nu profite de poziţia sa sau autoritatea sa pentru a obţine consimţământul celeilalte părţi; fără fraudă; fără alterarea de fapte; nu din greşeală. 3) Contractul conţine clauze (adică drepturi şi obligaţii). Un contract fără clauze clare şi ferme este legal nesemnificativ.

Puncte importante de reţinut cu ocazia contractării locului desfăşurării evenimentului

1) Indiferent ce se negociază, indiferent ce este oferit sau reciproc convenit, trebuie stipulat într-un format scrise pe hârtie, semnat şi ştampilat în mod valabil de către părţile din contract şi care sunt legal competente şi autorizate să intre într-un contract. A nu se negocia niciodată, nimic, verbal. 2) Decideţi elementele compensatorii în cazul în care evenimentul este forţat să se anuleze din cauze precum: restricţii de zgomot, greve ale personalului, schimbări în rândul personalului de conducere, schimbarea proprietarului locaţiei, faliment sau alt eveniment găzduit de locul respectiv. 3) Asiguraţi-vă că contractul garantează:

- datele rezervate, perioada, facilităţile locaţiei.

- lista cu toate serviciile stabilite şi taxele asociate pentru aceste servicii, inclusiv costul maxim, exact structurat.

- angajamentele discutate şi convenite.

4) Niciodată nu semnaţi un contract imediat după vizita la faţa locului. Mai bine luaţi o copie a contractului acasă, citiţi-l bine de mai multe ori şi discutaţi cu membrii echipei dvs.şi chiar cu un avocat.Comparaţi contractul cu alte variante de locaţii şi abia apoi acceptaţi-l/respingeţi-l pe acesta. 5) Consultaţi întotdeauna avocatul dvs pentru a revizui contractul şi asiguraţi-vă că contractul vă protejează interesele.

În timpul contractării cu administratorul locaţiei vizate, asiguraţi-vă că contractul dumneavoastra conţine clauzele următoare:

1) Nu ar trebui să existe nici o activitate de construcţii/reparaţii la clădirea locaţiei sau la oricare dintre părţile sale, fără aprobarea prealabilă în ziua evenimentului. 2) Nici un alt eveniment nu poate avea loc în ziua evenimentului nostru. (Dacă chiar nu este posibil, atunci asiguraţi-vă că acel alt eveniment nu afectează serviciile furnizate nouă, din lipsă de personal sau de locuri de parcare)

8. Marketingul evenimentului

Paşi implicaţi în crearea unei campanii promoţionale pentru eveniment

Pasul 1: Stabilirea obiectivelor publicităţii.

- a creşte gradul de conştientizare despre eveniment.

- a obţine sponsori şi clienţi pentru eveniment

- să mulţumiţi sponsorilor şi clienţilor dumneavoastră.

Pasul 2: Decideţi asupra activităţilor dumneavoastră promoţionale Cum aveţi de gând să promovaţi evenimentul dumneavoastră, organizatorii, sponsorii, clienţii şi partenerii, înainte de eveniment, în timpul evenimentului şi după eveniment. Înainte de a trece mai departe, să clarificăm puţin ce este mass-media. Mass-media se referă la diferite mijloace de comunicare. În general sunt cinci categorii de mass-media: tipărită, electronică, outdoor, de tranzit şi alte forme de mass-media. Presa include: ziare, reviste, comunicate de presa, bilete, invitaţii, bannere, postere etc. Mass-media electronică include TV, Radio, Internet, telefon, borne electronice etc. Mass-media outdoor include panouri şi baloane etc. Media de tranzit include formele de promovare prin intermediul autoturismelor, taxiurilor, autobuzelor, camioanelor, trenurilor, avioanelor etc.

Cum poate fi folosită media tipărită pentru promovare

1. Promovarea evenimentului, sponsorilor şi clienţilor prin anunţuri în ziare, reviste, jurnale comerciale,

comunicate de presă, bilete, invitaţii, bannere şi postere. 2. Imprimaţi-vă numele companiei şi logo-ul folosind ţinuta personalului, pixuri, jurnale, cadouri, catalogul manifestării şi alte materiale promoţionale.

Cum poate fi utilizată mass-media electronică pentru promovare

1. Promovaţi evenimentul, sponsorii şi clienţii prin reclame TV şi Radio

2. Furnizaţi spaţiu publicitar gratuit pe site-ul companiei dumneavoastră, unde sponsorii şi clienţii îşi

pot promova produsele şi serviciile pentru anumite perioade de timp. 3. Dezvoltarea unui site al evenimentului doar pentru a promova evenimentul viitor şi a oferi o

facilitate pentru înregistrarea online. Toate detaliile cu privire la eveniment trebuie să fie disponibile pe site.

4. Folositi suporturi electronice pentru afişări vizuale: ecran plasmă, ecran LCD, ecran LED, ecran de

proiecţie, panouri video etc pentru a promova sponsorii şi clienţii dumneavoastră.

Cum poate fi folosită media exterioară pentru promovare

1. Promovaţi evenimentul, sponsorii şi clienţii prin panouri de afişaj şi

de

reclamă.Există două tipuri de panouri: panou cu defilare mesaj şi panou mobil. Panourile pot fi iluminate, pictate, holografice, cu afiş din hârtie.

2. Puteţi, de asemenea, face promovare prin intermediul unor chioşcuri, baldachine şi baloane gigant.

Cum poate fi folosită media de tranzit pentru promovare

1. Caravanele sunt în general folosite în tranzit mass-media.

2. Panourile mobile, afişaje LED mobile sau rulote, de asemenea, pot fi utilizate pentru promovare

9.

Etapele producerii unui eveniment

Etapa 1: Efectuaţi o analiză a evenimentului. Etapa 2: Pregătiţi un plan de eveniment. Etapa 3: Verificaţi oportunitatea iniţierii acelui eveniment. Discutaţi planul de eveniment cu alte persoane, pentru a obţine opinii şi sugestii. Etapa 4: Identificaţi organizatorii, sponsorii, partenerii şi clienţii evenimentului. Etapa 5: Elaboraţi un calendar al evenimentului. Un calendar de eveniment este o listă ordonată de activităţi care sunt necesare a fi executate pentru a produce şi comercializa evenimentul. Aceste activităţi sunt de trei tipuri: activităţi înainte de eveniment, în timpul evenimentului şi după eveniment.

Paşi în pregătirea unui calendar de eveniment Pasul 1: Creaţi o listă de activităţi înainte de eveniment, în timpul evenimentului şi după eveniment. Pasul 2: Stabiliţi termene pentru fiecare activitate. Pasul 3: Repartizaţi aceste activităţi membrilor echipei de eveniment. Notă: Pentru evenimente ample, va trebui să pregătiţi un calendar separat pentru fiecare secţiune a evenimentului.

Managementul echipei de eveniment Este nevoie de o echipă pentru a organiza un eveniment. Nu se poate face totul individual. Gestionarea incorectă a evenimentului este de cele mai multe ori cauzată de gestionarea incorectă echipei. Pentru a obţine un management performant al echipei de eveniment, trebuie derulate următoarele acţiuni:

Cunoaşteţi-vă echipa Doar a le ştii numele, feţele şi profilul posturilor membrilor echipei nu este suficient. Trebuie să existe o bună cunoaştere a personalităţii, stilului de viaţă, preferinţelor, calificarea educaţională, nivelul de cunoştinţe, religie şi în special nevoile, şi dorinţele. Prin nevoi şi dorinţe ne referim la nevoile fiziologice, nevoile de siguranţă, nevoi sociale, nevoile de stimă, nevoile de cunoaştere şi nevoile de autorealizare. Fiecare persoană are nevoi diferite şi priorităţi diferite în a le îndeplini. În timp ce pentru unii recunoaşterea este mai importantă decât siguranţa locului de muncă, pentru alţii, siguranţa locului de muncă este mult mai importantă.

Nevoile fiziologice Reflectă nevoia de a avea alimente, apă, căldură, adăpost şi alte lucruri necesare pentru supravieţuire. Membrii echipei vor resimţi aceste nevoi, iar în cazul în care aceste nevoi nu sunt respectate pot să

apară disconfort, boală şi durere. Un bun manager de eveniment trebuie să se asigure că toate nevoile fiziologice ale echipei sunt îndeplinite din timp în timp.

Nevoile de securitate Acestea includ necesitatea de a fi în siguranţă, dar şi siguranţa locului de muncă şi securitatea financiară. Ca manager de eveniment aveţi obligaţia de a asigura siguranţa echipei, în special cea a femeilor din echipă. Nicio persoană nu poate da un randament bun într-un mediu nesigur. Pentru a proteja echipa de daune psihologice, asiguraţi-vă că nu sunt conflicte interne (cum ar fi ciocniri ale ego-urilor, conflicte de interese etc) printre membri echipei. Furnizarea de siguranţă a locului de muncă pentru echipă, de asemenea, este foarte importantă. În nici un moment, un membru al echipei nu ar trebui să simtă că locul său de muncă este în pericol.

Nevoile sociale Este nevoie să se simtă un sentiment de apartenenţă şi de acceptare. Necesitatea de a iubi şi de a fi iubit de către prieteni, partenerul intim, familia şi grupuri sociale precum o echipă de eveniment. Pentru a îndeplini această nevoie, trebuie să fie relaţii cordiale între tine şi echipă, dar şi printre membrii echipei. Un membru al echipei nu va da tot ce e mai bun, dacă el are probleme considerabile de familie. Încercaţi tot ce puteţi pentru a reduce problemele sale familiale. Încercaţi să obţineţi o reducere a stresului său, oferindu-i o zi liberă sau implicându-l într-un joc sportiv care îi place cel mai mult. Persoanele care au puternice nevoi sociale nu ar trebui introduse într-o sarcină în care au o interacţiune mică cu oamenii. Acestea sunt mai bune pentru locuri de muncă în vânzări sau PR. Nevoile de stimă Presupun nevoia de a obţine respectarea, recunoaşterea, faima şi statutul aparte Unii oameni au mai puternică nevoia de stimă decât alţii. Va trebui să identificaţi acei membri ai echipei care au nevoi de stimă puternice şi apoi să găsiţi modalităţi de a-i ajuta în acest sens. De exemplu dacă o persoană munceşte din greu pentru a obţine recunoaştere între membrii echipei şi nu i se dă această recunoaştere (prin felicitări în faţa colectivului sau prin avansare), mai devreme sau mai târziu motivaţia lui va merge în jos şi el nu va da rezultate optime. Nevoi de cunoaştere Înseamnă nevoia de a înţelege, de a învăţa, de a descoperi şi de a explora.

Persoanele care au puternice nevoi de cunoaştere nu ar trebui introduse într-o acţiune care este monotonă şi care nu oferă posibilităţi de creştere intelectuală. Sincer vorbind, oameni cu puternice nevoi de cunoaştere nu sunt potrivite pentru gestionarea unui eveniment. Nevoia de autorealizare Este nevoia de a fi cel mai bun. Foarte puţini oameni au acest tip de nevoie. Dacă aveţi pe cineva în echipă cu această nevoie, veţi avea şi avantaje şi dezavantaje. Avantajul este că vă puteţi aştepta întotdeauna la rezultate optime din partea lui/ei. Dezavantajul este că această persoană va căuta neobosită obţinerea unei poziţii de conducere şi dacă nu o obţine, atunci ea foarte probabil va părăsi echipa şi chiar poate deveni un concurent.

10. Managementul stresului în contextul evenimentelor

Stresul este parte integrantă din gestionarea oricărui eveniment. Fiecare persoană implicată în eveniment este sub un stres constant, pe tot parcursul implementării acelui eveniment. În timp ce un anumit volum de stres este necesar, pentru a se obţine rezultate optime, un stres prelungit (care persistă săptămâni, luni, iar uneori ani) poate crea trei tipuri de probleme la o persoană:

1) Fiziologice: boli de inima, tensiune arterială ridicată, migrene, diabet zaharat, astm, obezitate, infertilitate etc. 2) Psihologic: anxietate, depresie, lipsă de concentrare etc. 3) Comportamental: insomnie, abuz de alimente sau înfometare, absenteism etc. Ca un manager de eveniment este sarcina noastră să avem grijă de sănătatea fiziologică şi psihologică a noastră şi a membrilor echipei. Pentru aceasta, trebuie să aflăm semnele stresului, cauzele stresului şi apoi să formulăm, pregătim şi punem în aplicare strategii de diminuare a stresului.

Semne ale stresului Simptome fizice comune: dureri de cap, afecţiuni stomacale, greaţă, ameţeală, creşterea în greutate sau pierderea de greutate, insomnie, răceli frecvente etc Simptome emoţionale comune: toane, agitaţie, depresie, nefericirea, sentimentul de singurătate şi izolare, nerăbdare, iritabilitate etc. Simptomele comportamentale comune: consum de alimente în exces, lipsa acestui consum, somn prelungit sau prea scurt, activităţi suprapuse, rosul unghiilor, neglijarea responsabilităţilor, izolarea de alţii, consum excesiv de alcool, fumat excesiv, consum de medicamente pentru relaxare etc.

Simptome cognitive comune: pierderi de memorie, lipsa de concentrare, judecăţi simple, negativism, teamă de a anticipa. Notă: Aceste simptome ale stresului variază de la o persoană la alta, deoarece fiecare persoană are altă personalitate, percepţie, toleranţă la stres şi suport din partea familiei şi prietenilor. Cauze ale stresului Pot fi un număr semnificativ de cauze ale stresului:

1) Schimbări majore viaţa personală: căsătorie, divorţ, naşterea unui copil, un nou loc de muncă, concediere, pensionare etc 2) Locul de muncă prin natura sa: insatisfacţie în muncă, conflicte, retribuţie insuficientă, supraîncărcare a locului de muncă, discriminare rasială, sexuală sau hărţuire etc. 3) Stres legat de mediu: condiţii proaste de muncă, poluare, zgomot, prea frig sau prea multă căldură, vecinătate nesigură etc. 4) Alte surse: probleme personale (cum ar fi perfecţionism, stimă de sine redusă, pesimism, aşteptări nerealiste etc), probleme de familie, probleme financiare, lipsa de sprijin din partea familiei şi a prietenilor etc. Strategii pentru reducerea stresului Ca manager de eveniment puteţi face următoarele lucruri pentru a reduce stresul:

1) Stabiliţi obiective realiste pentru dvs şi pentru echipă. 2) Evitaţi toate situaţiile care cauzează stres 3) În cazul în care o persoană se confruntă cu nemulţumire la locul de muncă, atunci determinaţi nevoile sale (sociale, de stimă etc) şi încercaţi să le îndepliniţi prin diverse stimulente financiare şi

non-

financiare. Proiectaţi locurile de muncă în aşa fel, încât să utilizaţi competenţele şi abilităţile unei persoane şi în acelaşi timp aceasta să-şi îndeplinească nevoile sale. 4) Proiectaţi un loc de muncă pentru o persoană astfel încât ea să se confrunte cu un minim de conflicte şi să nu aibă nicio ambiguitate în ceea ce priveşte sarcinile. 5) Descurajaţi politica şi favoritismele la locul de muncă. 6) Rezolvaţi conflictele interpersonale judicios şi rapid. 7) Pregătiţi un manual de politici care împiedică şi se adresează la toate tipurile de hărţuire (emoţională, fizice si sexuale) și discriminare. Manualul trebuie să statueze clar, că consecințele nerespectării manualului vor fi severe. Distribuiţi copii ale manualului către toţi membri echipei şi cereţi-le să-l citească. 8) Asiguraţi-vă că toate nevoile fiziologice (hrană, apă, căldură, adăpost şi alte lucruri necesare pentru buna funcționare) ale echipei sunt îndeplinite din timp în timp, pe parcursul evenimentului.

9) Protejaţi-vă echipa de daune psihologice, asigurându-vă că nu sunt conflicte interne (cum ar fi ciocniri ale ego-urilor, altercaţii, conflicte de interese etc) printre membri echipei. Dacă există conflicte, atunci încercaţi să le rezolvaţi judicios. Siguranţa locului de muncă pentru echipă este, de asemenea, foarte importantă. În nici un moment, vreun membru al echipei n-ar trebui să simtă că locul său de muncă este în pericol. Aveţi grijă de echipă şi dincolo de locul de muncă. Dacă orice membru al echipei se confruntă cu o problemă financiară, încercaţi să-l ajutaţi cât de mult este posibil. 10) Un membru al echipei nu va da tot ce e mai bun, dacă are probleme considerabile de familie. Încercaţi tot ce puteţi pentru a reduce aceste probleme familiale. În cazul în care nu se poate face acest lucru, cel puțin acceptaţi problemele sale. Încercaţi să reduceţi stresul său oferindu-i o zi liberă sau implicându-l într-un sport care îi place. Cereţi şi celorlalţi membri ai echipei să-l susţină. 11) Majoritatea stres în contextul unui eveniment se datorează managementului defectuos al timpului. Este greu să rămâi calm şi concentrat când lucrurile nu merg modul în care ar trebui, şi există abateri de la program. Planificaţi în avans lucrurile şi defalcaţi planul pe fiecare activitate, în detalii. Asta este singura soluţie. 12) Includeţi timp de odihnă și relaxare în programul zilnic atât pentru dumneavoastră, cât şi pentru membri echipei. 13) Încurajaţi pe toată lumea să adopte un stil de viaţă sănătos, prin exerciţii regulate, dietă, meditaţie, sport etc.

11. Planul de gestionare a riscurilor pentru evenimente

Un eveniment este plin de incertitudini precum pene de curent, defecţiuni ale echipamentului, urgenţe medicale, certuri, situaţii de panică, incendiu, retragerea unei sponsor etc. Cum putem avea de-a face cu toate aceste evenimente neprevăzute fără un plan de gestionare a riscurilor bine gândit. Gestiunea riscurilor se face în fiecare etapă de producție a unui eveniment. De exemplu, când gestiunea riscurilor se face în câmpul de gestionare a informaţiilor, atunci arede-a face cu pierderi de date, furt de date sau defecţiuni ale calculatoarelor. Când gestiunea riscului este făcută în domeniul securităţii, atunci se pun în discuţie certuri, situaţii de panică, incendii, accidente etc. În mod similar, există riscuri asociate cu: resursele umane, finanţele, comercializarea, managementul calităţii, participanţii, alimente şi băuturi, gestionarea tehnică, infrastructură, logistică, achiziţii şi echipa de conducere.

Elaborarea planului de gestionare a riscurilor pentru evenimente

Deoarece managementul riscurilor este o foarte importantă parte a managementului de eveniment, acesta se efectuează în mod planificat și

profesional. Următorii paşi sunt implicaţi în gestionarea riscurilor:

Pasul 1: Identificaţi acele elemente sau activități care ar putea să aibă un risc. O listă a acestor elemente este deja specificată mai sus, precum gestionarea informaţiilor, securitate, achiziții publice etc.

Pasul 2: Identificarea riscurilor asociate cu fiecare element sau activitate. De exemplu furtul de marfă este asociat cu gestionarea logisticii. În mod similar, pierderile de date sunt asociate cu gestionarea informaţiilor. Pasul 3: Determinaţi posibilitatea apariției riscul și a gravității consecințelor dacă riscul se întâmplă. De exemplu

Elemente

Risc

Posibilitatea

Gravitatea

Managementul

pierderea datelor furtul de date

scăzută

foarte mare

informaţiilor

mare

mare

date denaturate

foarte mare

foarte mare

Managementul securităţii

ceartă, încăierare

scăzută

scăzută

Pasul 4: Prioritizarea (ierarhizarea) riscurilor Riscurile cu gravitate mare a consecințelor ar trebui gestionate cu prioritate.

Pasul 5: Formularea, pregătirea și implementarea strategiilor pentru a gestiona riscurile. Unele strategii comune utilizate pentru gestionarea riscurilor sunt:

* Evitarea riscurilor - evitaţi acele elemente și activități care ar putea să aibă un risc.

* Riscul de retenție - acceptaţi unele sau toate consecinţele asociate cu un risc. * Riscul de Transfer - se transferă riscul unui terț. Pentru exemplu transferaţi responsabilitatea securităţii evenimentului unei agenții de securitate.

* Reducerea riscurilor - reducerea riscului asociat cu un anumit element sau activitate prin elaborarea

unui plan de măsuri eficiente de intervenție. Pasul 6: Monitorizarea riscurilor periodic, astfel încât strategiile folosite pentru a gestiona riscurile să

poată fi actualizate sau revizuite.

12. Managementul informaţiilor în cadrul evenimentelor

Managementul informaţiilor include obţinerea de informaţii din diverse surse şi apoi organizarea, regăsirea şi întreţinerea lor. Pentru evenimente de dimensiuni mici, puteţi face gestionarea informaţiilor de unul singur. Cu toate acestea, pentru evenimente de mari dimensiuni, veţi avea nevoie de un manager de informaţii. Acest manager de informaţii poate avea mai mulţi asistenţi, în funcţie de dimensiunea evenimentului. Un manager de informaţii este responsabil pentru întreţinerea bazei de date cu furnizorii de servicii (cum ar fi decoratori, tehnicieni, DJ, florar, artişti etc), cu invitaţi, sponsori, parteneri, organizatori, delegaţi, lectori, reprezentanţi mass-media, clienţi şi audienţă ţintă. Informaţiile care de obicei sunt gestionate reprezintă detalii de contact şi toate operaţiunile de afaceri şi tranzacţiile monetare efectuate înainte, în timpul şi după eveniment. Un manager de informaţii este responsabil pentru documentarea despre astfel de activităţi. În caz de reuniuni şi conferinţe, el este cel care înregistrează lucrările şi dezbaterile. De asemenea el formulează, pregăteşte şi implementează planul de gestionare a riscului legat de informaţii (pierderi de date, furt de date sau defecţiuni ale aparatelor). Există multe programe software pentru managementul evenimentelor disponibile pe piaţă, programe care pot ajuta şi pe planul managementului informaţiilor.

Managementul achiziţiilor în cadrul evenimentelor

Este întregul proces de cumpărare a bunurilor şi serviciilor pentru a sprijini operaţiunile de afaceri. Procesul include stabilirea nevoilor şi apoi localizarea, selectarea, negociere, contractarea, gestionarea şi plata furnizorilor.

Managementul logistic în contextul evenimentelor

Gestionarea logisticii presupune mutarea de bunuri şi mărfuri de la o locaţie la alta în modul cel mai eficace şi cel mai eficient. Pentru evenimente mici sau locale gestiunea logisticii se poate face de unul singur. Dar pentru evenimente mari, în special cele internaţionale va trebui să se apeleze la serviciile unui operator logistic. Un eveniment de nivel naţional sau internaţional ar putea avea nevoie:

1) Sprijin în faza de pre şi post livrare 2) Legături cu diverse departamente guvernamentale şi organizaţii. 3) Pregătirea documentaţiei necesară pentru importul sau exportul de mărfuri. 4) Transport multimodal rutier, aerian sau maritim. 5) Depozitarea şi distribuţia de mărfuri 6) Asigurare încărcăturii şi urmărirea acesteia 7) Consolidarea încărcăturii 8) Vămuire şi diverse alte forme de verificări şi impuneri. 9) Diverse tipuri de servicii de management al achiziţiilor şi management al resurselor. 10) Formularea, elaborarea şi punerea în aplicare a unui plan de gestionare a riscurilor, de exemplu riscuri legate de furtul de mărfuri. Un manager logistic trebuie să fie expert în toate domeniile menţionate anterior. El are cunoştinţe extinse despre regulile, reglementările, politicile, procedurile şi documentaţia necesară pentru importul, exportul sau manipularea bunurilor şi mărfurilor. El are cunoştinţe largi despre costurile de transport, regimul vamal, practicile bancare etc. Prin urmare, el este indispensabil pentru evenimente de nivel naţional sau internaţional.

13. Managementul securităţii în cadrul evenimentelor

Gestionarea include formularea, pregătirea şi punerea în aplicare a unor planuri de securitate şi strategii pentru evenimente, respectiv cum să se asigure protecţia delegaţilor, invitaţilor, furnizorilor, organizatorilor, sponsorilor, partenerilor, clienţilor, reprezentanţilor mass-media, bunurilor ți mărfurilor în împrejurări neprevăzute precum:

1) Foc În caz de incendiu la locul evenimentului, utilizaţi echipamentele pentru stingerea focului. În acelaşi timp, toată lumea ar trebui evacuată din locaţie în condiţii de siguranţă. Dezvoltarea unui plan de ieşire de urgenţă trebuie realizată pentru o astfel de situaţie. În cazul în care focul este necontrolabil, atunci se apelează la pompieri. Urmaţi câteva sfaturi pentru prevenirea incendiilor specificate în continuare:

1. Nu puneţi material inflamabile sau combustibile în locaţia evenimentului, mai ales în zona oaspeţilor sau cea cu scaune. 2. Asiguraţi-vă că toate căile de intrare şi ieşire nu sunt blocate prin materiale sau prin diverse mijloace. 3. Asiguraţi-vă că locul desfăşurării evenimentului are căi distincte de intrare şi de ieşire, are sistem de alarmă de incendiu şi stingătoare de incendiu.

4. Utilizaţi numai acele echipamente electrice care au protecţie.

5. Există cel puţin un medic cu trusă de prim ajutor, împreună cu o ambulanţă, pentru a se ocupa de

urgenţe medicale.

6. Personalul trebuie să fie bine pregătit pentru acordarea primului ajutor şi trebuie să fie capabil să

utilizeze stingătoare de incendiu sau să gestioneze mulţimea în caz de incendiu

2) Căderi de tensiune În cazul în care evenimentul este organizat într-un loc unde penele de curent sunt ceva comun, trebuie

să existe suficientă putere de rezervă. În caz de cădere de tensiune, porniţi luminile de urgenţă şi apoi

activaţi generatoarele auxiliare. Ar fi cel mai bine să aveţi un sistem UPS (sursă de curent neîntreruptibilă). Creaţi un plan de urgenţă separat, pentru a gestiona mulţimea prezentă la eveniment în caz de pană de curent.

3) Căderea echipamentului Utilizaţi numai echipamente fabricate de branduri reputate, astfel încât posibilitatea de a se strica să fie cât mai mică. Angajaţi numai tehnicieni de lumină şi sunet care ştiu cum să rezolve prompt orice defecţiune a echipamentelor şi care au şi echipamente/materiale de rezervă.

4) Urgenţe medicale

O echipă paramedicală împreună cu o ambulanţă trebuie să fie prezentă la locul evenimentului. În

cazul în care acest lucru este prea mult pentru bugetul evenimentului, atunci cel puţin un medic cu o trusă de prim ajutor trebuie să fie prezent în locaţie. Toată echipa de eveniment trebuie să fie bine pregătită în acordarea primului ajutor. Dacă este posibil, încercaţi să cunoaşteţi antecedentele medicale ale invitaţilor şi apoi pregătiţi un plan

în caz de urgenţă medicală în consecinţă.

5) Starea vremii nepotrivită 6) Renunţarea în ultima clipă 7). Retragerea unor sponsori 8) Probleme de infrastructură 9) Probleme tehnice

14. Evaluarea evenimentului

Este necesară pentru a vă face, împreună cu echipa, mai eficienţi şi mai eficace, data viitoare când veţi

organiza un eveniment. Este vorba de identificarea greşelilor dumneavoastră şi de a învăţa din ele.

Evaluarea evenimentului se realizează imediat după încheierea acestuia sau a doua zi. Pentru aceasta,

veţi organiza o întâlnire cu membri echipei

pentru evaluarea evenimentului.

Paşi necesari în derularea unei evaluări a evenimentului:

Pasul 1: Determinaţi măsura în care obiectivele evenimentului şi ale

publicităţii au fost atinse.

Dacă nu aţi reuşit să atingeţi aceste obiective prin intermediul eveniment,

atunci aproape că nu mai contează cât de mulţi oamenii s-au bucurat de eveniment sau cât de mare a

fost popularitatea evenimentului. Acesta este un eşec complet din punct de vedere comercial.

Pasul 2: Încercaţi să obţineţi un feedback de la clienţi şi publicul ţintă.

O modalitate bună de a obţine feedback-ul este prin formularul de feedback-ul. Pentru a vă asigura că

clienţii dumneavoastră vă vor oferi feedback-ul, inseraţi formularul de feedback în documentaţia

evenimentului. Pentru a obţine feedback de la publicul ţintă, inseraţi formularul de feedback într-un

voucher cadou, care nu va putea fi folosit decât prin completarea formularului.

Aceste tactici sunt necesare pentru a obţine feedback-ul, deoarece oamenii sunt în general reticenţi în a

oferi orice răspunsuri în scris.

Ca şi exemplu, puteţi să includeţi următoarele întrebări în formularul de feedback:

Q1), V-aţi simţit bine la acest eveniment? Dacă nu, atunci vă rugăm să indicați motivul.

Q2) Ce v-a plăcut cel mai mult la eveniment?

Q3) Ce v-a plăcut cel mai puţin în cadrul evenimentului?

Q4) Care au fost problemele cu care v-aţi confruntat în timpul evenimentului? Q5) Ce s-ar mai fi putut

face pentru a îmbunătăţi acest eveniment?

Q6) Cum evaluaţi diferitele aspecte din activitatea noastră (vă rugăm să selectaţi una din opţiuni):

Ospitalitate:

excelentă,

bună,

medie,

slabă

Catering:

excelent,

bun,

mediu,

slab

Transport:

excelent,

bun,

mediu,

slab

Comportamentul

personalului

de excelent,

bun,

mediu,

slab

Serviciile personalului de conducere:

excelente,

bune,

medii,

slabe

Q7) Aţi dori să participaţi la următorul nostru eveniment?

Notă: Chestionarul nu trebuie să aibă mai mult de 10 întrebări. Cereţi opinii numai referitoare la aspecte relevante. Desigur, conţinutul întrebărilor se poate modifica de la un eveniment la altul. Şi nu uitaţi să menţionaţi următoarea frază la sfârşit: "Mulţumesc pentru timpul acordat pentru completarea acestui formular".