COMUNICAREA PRIN EVENIMENT

Preocupate n permanen de gsirea unor mijloace originale i eficiente care s le permit s se exprime i s comunice ct mai bine cu publicul, numeroase organizaii recurg, tot mai frecvent n ultimul timp, la tehnicile de comunicare prin eveniment. Contieni de nevoia individului de a alunga plictiseala cotidian a unei viei monotone, de a se distra, participnd alturi de alii la un spectacol deconectant, de-a lungul timpului au fost numeroi cei care, prin intermediul unor evenimente, au ncercat s manipuleze i chiar s in sub control reaciile maselor. Avnd ca punct de plecare numeroasele exemple pe care le ofer istoria1, politicieni i oameni de afaceri, deopotriv, transform spectacolul ntr-un veritabil instrument de marketing. Ei speculeaz efectul de mas care antreneaz cumprarea impulsiv i fac din eveniment un mijloc de atragere a ateniei i un canal de transmitere a mesajelor de natur promoional. Comunicarea prin eveniment se realizeaz printr-un ansamblu de tehnici promoionale ce se aseamn prin faptul c, oricare ar fi modalitatea concret de aciune, transmiterea de mesaje se realizeaz prin intermediul evenimentelor. De regul, comunicarea prin eveniment poate veni n ajutorul unei organizaii care i-a propus atingerea cel puin a unuia dintre urmtoarele obiective: creterea sau consolidarea notorietii; mai buna informare a grupurilor-int n legtur cu produsul, marca sau organizaia; debanalizarea unor produse care i-au pierdut identitatea, confundndu-se cu altele de acelai fel; crearea unei imagini favorabile, prin atragerea simpatiei publicului fa de o marc sau fa de organizaie; lansarea, ntr-o manier original, a unor noi produse; motivarea personalului organizaiei i a forei de vnzare. O dat cu parcurgerea acestor obiective ar putea s apar ntrebarea: De ce comunicarea prin eveniment? Publicitatea, promovarea vnzrilor, pot asigura, prin mijloace specifice, atingerea acelorai obiective. De fapt, motivele pentru care unele companii apeleaz la comunicarea prin eveniment sunt legate, n primul rnd, de insatisfaciile provocate, uneori, de utilizarea acestor metode tradiionale. n perioada actual, se constat o tendin de scdere a eficienei publicitii. Supus unei presiuni publicitare din ce n ce mai puternice, individul nu mai poate recepiona, nelege i reine cu uurin mesajul pe care organizaia i l-a transmis. El devine indiferent n faa anunurilor publicitare, identificndu-le numai pe acelea care, ntr-un fel sau altul, reuesc s-i atrag atenia. n plus, repetarea mesajului nu garanteaz corecta sa nelegere. n asemenea condiii, comunicarea prin eveniment poate fi colacul de salvare, care s ajute mesajul s ias la suprafa din mulimea de anunuri care

mpnzesc presa, radioul, televiziunea, spaiile de afiaj, asaltnd zilnic consumatorul. Transmind mesajul prin intermediul unui eveniment, acesta este mai rapid recepionat i neles, fixndu -se totodat mult mai bine n mintea destinatarului. Lansarea unui nou produs este, de regul, domeniul privilegiat al publicitii. Dat fiind, ns, numrul mare de noi produse care iau cu asalt piaa, inovaia nu mai trezete un interes deosebit. Lansarea unui produs nou devine astfel un fapt curent i banal, n timp ce mesajul publicitar, prin care se anun apariia produsului pe pia, risc s se piard. innd seama c o lansare este un eveniment n sine, responsabilii de marketing ar trebui s profite de o asemenea ocazie pentru a organiza o manifestare de natur promoional. Efectele pot fi mult mai nsemnate, dac o campanie publicitar bine pus la punct, este nsoit de o aciune de comunicare prin eveniment. Comunicarea prin eveniment poate aciona i n sensul crerii unei imagini favorabile, prin atragerea simpatiei publicului fa de marc sau fa de organizaie. i de aceast dat, tehnica ar putea prezenta unele avantaje n raport cu publicitatea. Miznd pe interesul unei anumite categorii de public pentru un tip de eveniment (sportiv, cultural, social etc.), organizaia reuete, cu ajutorul comunicrii prin eveniment, s realizeze o legtur ntre publicul-int i obiectul promovrii (marca unui produs sau a unei organizaii). Sponsorizarea i mecenatul ilustreaz cel mai bine aceast situaie. O caracteristic a economiilor rilor dezvoltate o reprezint abundena bunurilor pe pia. n aceste condiii, produsele se banalizeaz, confundndu-se cu altele, de acelai fel. Nu de puine ori, publicitatea se dovedete incapabil s fac fa unei asemenea situaii. De aceea, unele firme recurg la noi tehnici de promovare: comunicarea prin eveniment poate contribui la debanalizarea produsului, poare ajuta marca s-i recapete identitatea. Un alt dezavantaj al publicitii l reprezint costul ridicat al unei campanii. De aceea, poate fi mult mai avantajos ca o organizaie mic, ce dispune de un buget de comunicare modest, s apeleze la o tehnic de comunicare mai puin costisitoare. Organiznd un eveniment promoional, organizaia va obine un spor de notorietate mult mai mare, comparativ cu situaia n care ar fi investit aceeai sum n publicitate. Prin obinerea unor efecte importante cu eforturi mici, eficiena este evident. Chiar i pentru marile companii, comunicarea prin eveniment poate reprezenta, uneori, o soluie mult mai bun dect publicitatea. n cazul anumitor categorii de produse, caracterizate printr -o vitez de rotaie a stocurilor foarte sczut datorit preurilor mari, organizarea unei campanii publicitare la scar naional nu se justific. Fiind vorba de bunuri care se adreseaz unui public deloc numeros, promovarea acestora prin intermediul unor evenimente special concepute poate conduce la obinerea notorietii dorite. Evenimentele promoionale constituie nu numai un mijloc eficient prin care organizaia poate comunica cu mediul. Pentru produsele care intr n sfera interdiciilor legale n materie de publicitate (tutun, alcool, medicamente), aceste tehnici pot reprezenta o soluie salvatoare. n industria tutunului, de exemplu, productorii apeleaz destul de frecvent la comunicarea prin eveniment. Un alt avantaj al comunicrii prin eveniment este legat de uurina i rapiditatea cu care poate fi conceput, de cele mai multe ori, o aciune specific acestei tehnici. Astfel numeroase organizaii

recurg la evenimente, atunci cnd i propun crearea sau creterea punctual a notorietii. Un eveniment promoional bine conceput poate face cunoscut un produs publicului participant, obinndu se rapid i cu destul de mare uurin o notorietate punctual. Dac produsul este deja cunoscut, notorietatea poate fi sporit cu ajutorul unui astfel de eveniment. De cele mai multe ori, datorit caracteristicilor sale, comunicarea prin eveniment permite unei companii s reacioneze cu rapiditate pentru a contracara aciunile concurenei. La un atac neateptat din partea unui concurent (campanie promoional agresiv, descoperirea i lansarea pe pia a unui produs nou, performant etc.), organizaia poate riposta prompt, utiliznd evenimentul ca arm promoional. De asemenea, atunci cnd particip, alturi de concurenii si, la un trg sau la o expoziie, organizaia are posibilitatea s se remarce printr-un spectacol promoional, punndu-i n eviden produsele i obinnd astfel un spor de notorietate punctual. Motivele pentru care unii responsabili de marketing recurg la comunicarea prin eveniment sunt legate i de rezultatele, nu ntotdeauna satisfctoare, obinute n urma utilizrii marketingului direct. Adesea, cauzele care provoac asemenea rezultate sunt fie dificultatea de a dispune de un fiier care s permit organizaiei s se adreseze intei dorite, fie imposibilitatea de a obine rspunsuri rapide i corecte, care s furnizeze informaii utile i complete. Evenimentul promoional ofer, i de aceast dat, soluiile potrivite, ntruct asigur, pe de o parte, atingerea unor segmente specifice, iar pe de alt parte, interactivitatea cu publicul. Atunci cnd concep aciunile specifice unor campanii promoionale, specialitii ncep prin a stabili care este publicul cruia i se adreseaz pe parcursul ntregii operaiuni. Este cunoscut faptul c mesajul este cu att mai uor de transmis, cu ct inta este mai bine definit. Dar cum este posibil s comunici cu un public restrns, atunci cnd nu dispui de un fiier cu nume i adrese? Comunicarea prin eveniment ofer rspunsul la aceast ntrebare: organiznd o manifestare interesant, atractiv pentru categoria de public vizat, recepionarea rapid i corect a mesajului este garantat. n plus, dac li se cere spectatorilor, la intrare, s-i spun numele i adresele, se va obine un fiier valoros, ce poate fi utilizat ulterior n marketingul direct. n acelai timp, comunicarea prin eveniment prezint avantajul interactivitii, al contactului direct cu publicul. Astfel, participanii se simt vizai personal i implicai n eveniment, n timp ce organizatorii au posibilitatea de a observa impactul mesajului promoional asupra acestora i de a studia reaciile spontane. Din punct de vedere al interactivitii, o operaiune de comunicare prin eveniment prezint un dublu avantaj. Pe de o parte, culegerea de informaii despre produs direct de la potenialii clieni, ntr un context care favorizeaz exprimarea sincer, fr reineri, a opiniilor. Pe de alt parte, un eveniment creeaz o atmosfer de ncredere i de bun-dispoziie n jurul produsului sau mrcii, ceea ce conduce la mbuntirea imaginii sale n rndul participanilor. Tehnicile de comunicare prin eveniment pot fi utilizate de o organizaie i atunci cnd se dorete meninerea i stimularea coeziunii interne a personalului, ca i motivarea acestuia. Astfel, unii

specialiti apreciaz, de pild, c vizitarea unei uzine de ctre reprezentani ai presei, lideri de opinie sau diferite personaliti, ar putea s reprezinte pentru organizaia vizitat un eveniment ce poate fi valorificat i din punct de vedere al comunicrii interne. Indiferent care ar fi motivele pentru care o companie dorete s apeleze la aciuni specifice comunicrii prin eveniment, trebuie s se reflecteze, de fiecare dat, la oportunitatea organizrii unei operaiuni n contextul global de marketing. De asemenea, fiecare eveniment trebuie s se ncadreze n strategia comunicaional global a organizaiei. Un eveniment se poate transforma n mediu de comunicare numai n msura n care este exploatat de ntreprindere n scopuri promoionale. n mediul intern sau extern al oricrei ntreprinderi exist numeroase ocazii pe care responsabilii de marketing ar trebui s tie s le valorifice corespunztor obiectivelor i n concordan cu strategia global de marketing. Practica arat c, dintre aceste ocazii, cele mai frecvent utilizate sunt: inaugurrile, aniversrile ntreprinderii, srbtorile calendaristice, trgurile, expoziiile i saloanele specializate, manifestrile sportive sau culturale, evenimentele socio-politice. n vederea realizrii obiectivelor comunicaionale, ntreprinderea se poate orienta ctre utilizarea evenimentului promoional, avnd posibilitatea de a alege, dintre numeroasele variante pe care tehnica le pune la dispoziie, pe aceea sau acelea care se ncadreaz cel mai bine n strategia comunicaional a organizaiei. Practic, eforturile de aceast natur pot fi direcionate fie n sensul exploatrii unor evenimente existente, fie n vederea crerii unor evenimente speciale. n cel din urm caz, avantajul const n faptul c evenimentul astfel creat reprezint un suport perfect adaptat obiectivelor de comunicare, capabil s transmit n cele mai bune condiii mesajul dorit intelor vizate. n acelai timp, caracterul unic al evenimentului i confer originalitate, sporind astfel impactul asupra publicului.

Pentru o organizaie, posibilitile de a crea evenimente sunt practic nelimitate. Important este s tie cnd i cum s utilizeze aceast tehnic. Pentru aceasta, fiecare companie trebuie s aib n vedere cteva aspecte care, n opinia specialitilor, sunt eseniale: 1. Trebuie s existe o concordan ntre eveniment i mesajul care se dorete a fi transmis. 2. Eficiena evenimentului este condiionat de calitatea sa. Pentru a corespunde din punct de vedere calitativ, un eveniment trebuie, printre altele, s fie original i s prezinte interes pentru categoria de public vizat. 3. Costul operaiunii nu trebuie s depeasc posibilitile financiare ale companiei. 4. innd seama de toate celelalte operaiuni prevzute n planul comunicaional al organizaiei, este necesar o corect distribuire n timp a evenimentelor create. Pentru aceasta, se va avea n vedere starea de receptivitate a publicului vizat, ntruct se urmrete, pe de o parte, meninerea n permanen, a interesului publicului, iar pe de alt parte, evitarea atingerii unui prag de saturare.

Din punct de vedere practic, pentru orice companie care ia decizia de a transmite un mesaj prin intermediul evenimentelor de marketing, prezint importan modul n care poate fi organizat o asemenea aciune de promovare. Indiferent de tipul operaiunii, exist cteva reguli de a cror respectare depinde reuita acesteia. n cele ce urmeaz va fi prezentat demersul general, ce poate fi valabil pentru orice tip de operaiune. Ca orice aciune comunicaional de tip formal, comunicarea prin eveniment presupune existena unui mesaj pe care organizaia dorete s-l transmit unui public distinct, urmrind totodat i obinerea anumitor rezultate. De aceea, nainte de a organiza evenimentul, compania trebuie s -i precizeze poziia cu privire la o serie de probleme, urmrind n principal: definirea publicului-int (cui te adresezi?); precizarea informaiilor ce urmeaz a fi transmise (care este mesajul); stabilirea, cu exactitate, a modalitii n care acesta va vi transmis (cum va fi comunicat mesajul?); indicarea rezultatelor ateptate; anticiparea riscurilor pe care le presupune operaiunea, importana lor i stabilirea msurilor ce ar trebui luate pentru a minimiza aceste riscuri. Importana acestor precizri este legat de necesitatea de a asigura coerena dintre eveniment, publicul-int, mesajul ce urmeaz a fi transmis i rezultatele ateptate. Odat asigurat aceast coeren, obinerea unor efecte optime nu mai depinde dect de o bun organizare. Lansarea unui eveniment promoional presupune, din punct de vedere organizatoric, parcurgerea urmtoarelor etape: I. II. III. IV. I. Conceperea manifestrii Pregtirea operaiunii i lansarea invitaiilor Execuia: asigurarea derulrii evenimentului ncheierea manifestrii i prelungirea efectelor acesteia Conceperea unei operaiuni de comunicare prin eveniment implic urmtoarele: 1. Definirea obiectivelor operaiunii, pe baza obiectivelor generale ale politicii promoionale i n funcie de publicul vizat. 2. Stabilirea modului n care vor fi atinse aceste obiective: construirea detaliat a operaiunii, cutarea celor mai interesante elemente ce vor fi valorificate, ca i a celor mai potrivite modaliti de exploatare; elaborarea calendarului i alegerea posibilelor locuri de desfurare; determinarea global a mijloacelor materiale, financiare i umane necesare desfurrii optime a evenimentului. 3. Evaluarea posibilitilor de prelungire a efectelor operaiunii i de sporire a eficienei acesteia. II. Odat conceput evenimentul, organizatorii pot ncepe pregtirea propriu-zis a operaiunii. Prioritile acestei etape sunt urmtoarele: 1. Punerea la punct a unui program detaliat, nsoit de calendarul activitilor.

2. Repartizarea exact a diferitelor sarcini ntre colaboratori, astfel nct fiecare s-i cunoasc foarte bine responsabilitile. 3. Elaborarea bugetului operaiunii. III. Asigurarea derulrii evenimentului nu mai constituie o problem, din momentul n care acesta a fost riguros conceput i pregtit cu atenie. Faza de execuie vizeaz, n principal, dou aspecte: desfurarea activitilor prevzute n program; transmiterea mesajului promoional stabilit.

Fr a minimiza importana corectei derulri a operaiunii din punct de vedere organizatoric, trebuie spus c, pentru obinerea rezultatelor dorite, cel de-al doilea aspect este esenial. IV. Pentru organizaie este important ca, odat ce operaiunea s-a ncheiat, s mulumeasc tuturor celor care au contribuit la buna sa desfurare, indiferent dac este vorba de colaboratorii companiei sau de persoane /instituii din exterior, care, ntr-un fel sau altul, au fost implicate n derularea aciunii (poliie, pompieri, furnizori etc.). Aceste mulumiri, pe lng valoarea unui simplu gest de politee, au i rolul de a contribui la formarea i /sau consolidarea unei imagini favorabile n rndul unor persoane care nu au fost iniial vizate. Astfel, evenimentul are efecte asupra unui public ce capt semnificaia unei inte secundare. Fenomenul de prelungire a efectelor unui eveniment dincolo de momentul ncheierii sale devine posibil dac organizatorul se gndete s trimit participanilor (sau cel puin unora dintre ei) anumite bunuri, cu valoare de simbol, care s le aminteasc, n mod plcut, de manifestarea la care au participat. Iat cteva astfel de exemple: o fotografie sau o vedere, realizate cu ocazia evenimentului respectiv, nsoite eventual i de o scrisoare de mulumire pentru participare; un montaj de articole aprute n pres, cu privire la manifestare; un cadou, constnd ntr-un obiect ce are legtur cu tema manifestrii, nsoit de o scrisoare de mulumire; o caset video, coninnd imagini filmate n timpul evenimentului etc. Se asigur astfel reamintirea mesajului transmis n timpul evenimentului, mai buna memorare a acestuia, ceea ce favorizeaz creterea notorietii i susinerea imaginii pozitive. Comunicarea prin eveniment se realizeaz, de cele mai multe ori, prin intermediul a dou importante categorii de tehnici: A. Participarea la trguri i expoziii B. Sponsorizarea i mecenatul

A. PARTICIPAREA LA TRGURI I EXPOZIII

n literatura de marketing, sub denumirea de trguri i expoziii sunt incluse toate manifestrile promoionale n cadrul crora se prezint publicului larg produse din cele mai variate, din diferite sectoare de activitate; ambele tipuri de manifestri au att o funcie comercial, ct i una comunicaional. Dei exist opinii potrivit crora ntre trguri i expoziii nu sunt deosebiri de fond, majoritatea specialitilor prefer s le considere operaiuni distincte, cu caracteristici bine conturate. Astfel, n cazul trgurilor, chiar dac funciei comerciale i s-a alturat, n ultimul timp, i cea comunicaional, cea dinti este adesea predominant; expoziiile, n schimb, au un caracter comercial mai puin evident. Deosebirea dintre cele dou tipuri de manifestri se poate face i din punct de vedere al duratei: n timp ce trgurile se desfoar pe o durat de 6, pn la 11 zile n Europa i de 18 pn la 20 de zile n Africa, Asia i America Latin, expoziiile dureaz ntre o lun i 6 luni (expoziiile universale dureaz aproximativ 6 luni i sunt organizate din patru n patru ani). Exist numeroase tipuri de trguri i expoziii, grupate n funcie de criterii precum aria geografic i tematica manifestrii. Astfel, dup aria geografic, se deosebesc patru categorii de manifestri promoionale: trguri i expoziii internaionale la care particip expozani i vizitatori din lumea ntreag, trguri i expoziii regionale care sunt organizate pentru promovarea schimburilor dintre ri aparinnd anumitor regiuni ale lumii, trguri i expoziii naionale organizate pentru agenii economici care vizeaz o anumit pia naional i trguri i expoziii locale care au n

vedere promovarea unor produse pe o pia local. n funcie de tematica manifestrii pot fi identificate urmtoarele categorii de trguri i expoziii: trguri i expoziii generale, a cror tematic este cu totul general, putnd participa productori i distribuitori ai tuturor tipurilor de bunuri de consum i de bunuri cu destinaie productiv, i trguri i expoziii specializate, caracterizate, din punct de vedere tematic, printr-o anumit omogenitate. Trgurile i expoziiile generale sunt, la rndul lor, de trei feluri: manifestri a cror tematic include att bunuri cu destinaie productiv, ct i bunuri de consum, fiind vizitate att de marele public, ct i de oameni de afaceri i specialiti; manifestri organizate pentru o gam larg de bunuri cu destinaie productiv, adresndu-se mai ales oamenilor de afaceri i specialitilor; manifestri cu o tematic larg din domeniul bunurilor de larg consum i vizitate mai ales de publicul larg. Ct despre trgurile i expoziiile specializate, cunoscute i sub denumirea de saloane specializate, acestea reprezint locul de ntlnire al organizaiilor care, fie funcioneaz ntr-un anumit sector de activitate (ca de exemplu: alimentaie, restaurante, industria hotelier; transport, trafic de persoane i mrfuri), fie produc bunuri sau presteaz servicii destinate unui anumit domeniu al vieii economico-sociale (sport, petrecerea timpului liber, jocuri, distracii), fie vizeaz acelai public, chiar dac desfoar activiti diferite (de exemplu saloanele de cosmetic, estetic, parfumerie, coafur i frumusee vizeaz publicul feminin). n raport cu trgurile i expoziiile generale, manifestrile promoionale specializate prezint o serie de avantaje importante. Datorit faptului c majoritatea vizitatorilor sunt profesioniti, ponderea celor interesai n mod real de produsele prezentate este mult mai mare. Totodat, se stabilesc mult mai uor contacte profesionale, concretizate adesea n gsirea unor oportuniti de colaborare. n plus, observaiile i sugestiile vizitatorilor profesioniti sunt informaii valoroase, demne de luat n considerare. Din punctul de vedere al viitorului expozant prezint un interes deosebit modul n care trebuie acionat n vederea organizrii participrii la o asemenea manifestare. n general, o organizaie care-i pune problema promovrii produselor prin intermediul trgurilor i expoziiilor trebuie s parcurg urmtoarele etape: I. Luarea deciziei de a expune. Luarea unei astfel de decizii trebuie s se bazeze pe motive bine ntemeiate. n general, motivele pentru care o organizaie ar putea fi interesat s expun sunt generate de avantajele pe care le ofer participarea la acest gen de manifestri: n primul rnd, este vorba despre concentrarea ntr-un spaiu restrns a participanilor la tranzacii. Potenialii expozani i desfoar activitile curente pe o arie destul de larg; o manifestare promoional elimin, temporar, inconvenientul dispersiei teritoriale i favorizeaz contactul direct. Acest avantaj prezint importan cel puin sub dou aspecte: pe de o parte, clienii poteniali au posibilitatea s vad produsele, s se informeze n legtur cu acestea i chiar s obin preuri

convenabile, iar pe de alt parte, organizaia poate urmri cu uurin reaciile cumprtorilor poteniali, pentru a sesiza msura n care produsele sunt n concordan cu cerinele pieei. n al doilea rnd, ambiana specific i stimuleaz pe oamenii de afaceri s ncheie contracte. Dialogul cu potenialii furnizori, aflai la trg n calitate de expozani, se stabilete mult mai uor dect n cazul n care discuia ar trebui s se desfoare ntr-un birou de lucru. Cu ocazia participrii la un trg sau la o expoziie, o organizaie are posibilitatea de a-i observa concurenii. Perfect contiente de importana acestor avantaje, ntreprinderile iau decizia de a participa la un trg sau la o expoziie mai ales din urmtoarele motive: atunci cnd intenioneaz s lanseze pe pia un nou produs, o manifestare promoional de acest tip este, pentru organizaie, o foarte bun ocazie de a-l face cunoscut clienilor poteniali i de a-l testa (mai ales n privina modului de prezentare i a preului); un participant la o asemenea manifestare are posibilitatea ca, pe lng prezentarea produselor, s acioneze i n sensul promovrii imaginii organizaiei; faptul c participarea la un trg favorizeaz stabilirea unui numr mare de contacte directe ntr-un timp foarte scurt reprezint un avantaj foarte important pentru ntreprinderile care doresc s ptrund pe noi piee, n zone geografice unde firma nu a fost prezent pn n acel moment; posibilitatea practicrii unor preuri promoionale pe toat perioada manifestrii; de cele mai multe ori, organizaiile care au obinut rezultate pozitive n urma participrilor anterioare iau decizia de a expune din nou (aceasta presupune, desigur, o analiz a participrilor pe o perioad de civa ani); unele organizaii particip la un trg sau la o expoziie din dorina de a nu lipsi de la o manifestare la care sunt prezeni concurenii (datorit implicaiilor de natur financiar i organizatoric pe care le are o asemenea participare, luarea unei decizii exclusiv din acest motiv nu este recomandabil. Indiferent care ar fi motivele pentru care dorete s fie prezent n cadrul trgurilor i expoziiilor, o organizaie nu poate lua decizia de a expune fr s aib n vedere o seam de cerine: Dac organizaia dorete s-i promoveze produsele pe o pia extern, atunci criteriul esenial trebuie s-l constituie potenialul de desfacere pe piaa respectiv; Este foarte important ca produsele pe care o firm urmeaz s le expun s corespund cerinelor pieei din toate punctele de vedere: calitate, pre, design, garanii, service, piese de schimb, etichetare i ambalare, marcare, specificaii etc. Prezentarea unor produse care nu se ridic la nivelul celor expuse de firmele concurente nu poate dect s duneze imaginii organizaiei; O alt cerin important este legat de capacitatea expozantului de a produce suficient pentru a putea rspunde cererii previzibile. Organizaia trebuie s poat onora, n cele mai bune condiii, toate comenzile i contractele angajate n perioada trgului, avnd grij, totodat, i de respectarea obligaiilor anterioare; Pentru orice organizaie sunt importante i restriciile de ordin financiar. n primul rnd, participarea trebuie s fie bine pus la punct, pentru aceasta fiind necesare sume importante de bani

(pentru nchirierea unui spaiu suficient de mare, amenajarea standului i ntreinerea acestuia, organizarea unor operaiuni promoionale .a.). n al doilea rnd, organizaiile trebuie s dispun de suficieni bani pentru a exploata piaa i dup ncheierea manifestrii; Chiar dac organizaia este n msur s rspund pozitiv la toate cerinele anterioare, nu trebuie neglijat un aspect important: eficiena. Rezultatele previzionate, concretizate n principal n creterea volumului vnzrilor, obinerea unui spor de notorietate i consolidarea imaginii, justific cheltuielile necesare. n caz contrar, participarea poate fi lipsit de sens. II. Alegerea celei mai potrivite manifestri. Datorit restriciilor de ordin financiar, dar i din motive legate de politica sa de marketing, o organizaie nu poate participa dect la trgurile i expoziiile care -i asigur obinerea celor mai bune rezultate. De aceea, este important s tie s aleag, din multitudinea de manifestri, numai pe aceea sau acelea care-i ofer cele mai multe avantaje. Pentru a putea lua decizia de a participa la o anumit manifestare promoional, o organizaie trebuie s fac o evaluare a acesteia i s aprecieze dac este sau nu oportun s expun. Evaluarea se realizeaz pe baza unor informaii, grupate n dou categorii: informaii cu privire la manifestare i informaii cu privire la pia. n legtur cu manifestarea, potenialul expozant trebuie s dein n primul rnd o serie de date pe baza crora s poat aprecia calitatea acesteia (recunoaterea internaional, locul su n cadrul manifestrilor de acelai gen, istoricul manifestrii, serviciile oferite de organizatori i calitatea acestora etc.). n plus, sunt necesare informaii cu privire la vizitatori (numrul vizitatorilor ediiilor anterioare, numrul de vizitatori previzionat pentru manifestarea ce va avea loc, precum i caracteristicile vizitatorilor), cu privire la expozanii tradiionali i la produsele acestora, ca i informaii n legtur cu organizarea manifestrii (locul i data desfurrii, aezarea slilor i amplasamentele disponibile, costul spaiului, serviciile disponibile i costul acestora, mobilierul de expunere disponibil i costurile de nchiriere, posibilitatea de a organiza aciuni promoionale conexe etc.). Referitor la pia, potenialul expozant trebuie s dein acele informaii care s-i permit s aprecieze perspectivele pe care i le ofer (dimensiunile, evoluia, nivelul importurilor etc.) i nivelul exigenelor pieei. De asemenea, sunt absolut necesare informaii cu privire la concuren, iar n cazul ntreprinderilor care urmresc s ptrund pe o pia extern este important s se asigure c nu exist obstacole care s mpiedice exportul pe piaa respectiv. III. Organizarea participrii la manifestare. Odat ce o organizaie a luat decizia de a expune i a ales cea mai potrivit manifestare, atenia sa trebuie s se ndrepte ctre organizarea participrii. Demersul organizatoric necesar prezentrii n cele mai bune condiii la un trg sau la o expoziie presupune parcurgerea urmtoarelor etape: Stabilirea obiectivelor aciunii. Definirea publicului int.

Elaborarea bugetului. Programarea activitilor de pregtire a participrii. Informarea personalului organizaiei, a furnizorilor i a clienilor despre intenia de a participa. Conceperea demersurilor promoionale complementare. Conceperea standului. Pregtirea personalului care va fi prezent la stand. Stabilirea modalitilor de evaluare a rezultatelor participrii.

1. Alegerea obiectivelor operaiunii n funcie de politica de marketing a companiei, de poziia sa pe pia i de raporturile de concuren, precum i n concordan cu elementele definitorii ale strategiei comunicaionale, vor fi stabilite cele mai pertinente obiective. Se impune, n plus, o analiz atent a obiectivelor i evaluarea lor prin prisma consecinelor pe care le-ar determina ndeplinirea sau nendeplinirea acestora. n concordan cu obiectivele participrii, va fi aleas o tem de prezentare. Din punct de vedere organizatoric, alegerea unei teme este important, aceasta fiind necesar att pentru amenajarea standului, ct i pentru conceperea aciunilor promoionale; tema de prezentare are rolul de a asigura, prin existena unei idei centrale, coerena ntregii operaiuni. 2. Alegerea publicului-int Este esenial ca organizaia s tie, de la bun nceput, cui se adreseaz. n vederea atingerii obiectivelor propuse, expozantul trebuie s atrag la standul su anumii vizitatori. Publicul-int poate fi alctuit din: utilizatorii produselor; importatorii, distribuitorii; prescriptorii; investitorii; reprezentanii camerelor de comer i ai unor ramuri industriale; consumatorii sau beneficiarii produselor sau serviciilor prezentate; reprezentanii presei etc. Este necesar identificarea celor mai importante persoane care alctuiesc publicul-int i alctuirea unei liste cu numele acestora (n cazul unui salon specializat, se apreciaz c 6000 de nume sunt suficiente, n timp ce pentru o expoziie general lista poate s conin i 20000 de nume cifrele sunt valabile pentru manifestrile internaionale).

3. Stabilirea bugetului

O etap important pentru procesul de pregtire a participrii la o manifestare promoional este elaborarea bugetului detaliat al operaiunii. Principalele grupe de cheltuieli pe care trebuie s le aib n vedere participantul la o manifestare promoional sunt: a. cheltuielile generale sumele care trebuie achitate organizatorilor: drepturile de nscriere; chiria pentru suprafeele reinute; asigurri; locuri pentru parcare; nscrierea n catalogul trgului; invitaii; sumele datorate pentru consumul de energie electric, pentru utilizarea liniilor telefonice .a. (n cazul n care acestea nu sunt achitate direct furnizorilor sau prestatorilor). b. cheltuieli cu proiectarea i realizarea standului: cheltuielile cu proiectarea standului (inclusiv onorariul proiectantului); sumele necesare construirii standului sau montrii boxelor; cheltieli cu procurarea mobilierului, a vitrinelor, etajerelor etc., cu fabricarea nsemnelor i a panourilor expoziionale; sumele datorate ca urmare a interveniei prestatorilor de servicii. cheltuieli cu publicitatea mass media (n pres, la radio i la televiziune) i cu publicitatea n catalogul trgului; cheltuieli cu publicitatea prin tiprituri (afie, brouri, cataloage, prospecte etc.); cheltuieli de marketing direct; cheltuieli necesare organizrii unor aciuni de relaii publice (conferine de pres, recepii, articole de profil n presa specializat etc.). d. cheltuieli cu personalul cheltuieli pentru deplasarea i cazarea personalului implicat n aciune; plata personalului care se ocup de ntreinerea standului; achitarea obligaiilor fa de traductori.

c. cheltuieli cu promovarea -

e. alte cheltuieli sumele necesare pentru asigurarea transportului de materiale; sumele necesare pentru stocare etc. n vederea aproximrii costului total al participrii unei companii la o manifestare promoional trebuie evaluate, cu destul precizie, toate rubricile de cheltuieli. De asemenea, este important ca n calendarul pregtirilor s se prevad examinarea i revizuirea periodic a bugetului, astfel nct, n cazul depirii cheltuielilor anticipate, ajustrile s poat fi fcute la timp. Este indicat ca la fiecare din principalele rubrici s se adauge estimrilor fcute o sum egal cu 15% din total, pentru acoperirea cheltuielilor neprevzute.

4. Programarea activitilor de pregtire a participrii la o manifestare promoional Prezena la o manifestare promoional impune i o planificare riguroas a tuturor operaiunilor necesare pregtirii participrii. n elaborarea calendarului manifestrii se va ine seama de urmtor ul principiu de baz: calculul va porni de la termenele critice, ncepnd cu data inaugurrii trgului i continund cu datele limit pentru rezervarea amplasamentului i expedierea exponatelor. Este important ca, odat cu elaborarea calendarului, s se prevad i un responsabil pentru fiecare etap.

5. Informarea personalului companiei ntr-o organizaie modern, este important ca angajaii s adere la obiectivele i la proiectele acesteia. De aceea, informarea personalului n legtur cu decizia de a participa la o manifestare promoional, precum i n privina obiectivelor stabilite, constituie o cerin de baz, necesar crerii unei atmosfere favorabile n jurul proiectului. 6. Informarea furnizorilor i a clienilor Att furnizorii, ct i clienii, trebuie s fie la curent cu intenia companiei de a expune n cadrul unei manifestri promoionale, mai ales din urmtoarele motive: n cazul n care expozantul este o firm de distribuie, furnizorii i pot acorda exclusivitate de prezentare, precum i sprijin financiar, promoional i logistic; clienii, informai printr-o scrisoare personalizat despre participarea la manifestare, ca i despre prezentarea unor inovaii, organizarea unor operaiuni de promovare a vnzrilor (joc promoional, demonstraii etc.) vor veni cu siguran la standul companiei, ocazie cu care pot fi consolidate relaiile de afaceri ale celor doi parteneri. De asemenea, prin intermediul materialelor promoionale difuzate, pot fi informai i clienii poteniali. 7. Demersurile promoionale complementare Participarea organizaiei la o manifestare promoional presupune i desfurarea unor aciuni de promovare complementare, menite s consolideze i s sporeasc efectele operaiunii de baz. Un efort promoional suplimentar este indispensabil atingerii obiectivelor fixate, urmrind n principal atragerea vizitatorilor la stand, consolidarea imaginii, ca i prelungirea ecourilor participrii la manifestare dincolo de graniele acesteia n timp i spaiu. Programul promoional pus la punct n vederea participrii la eveniment trebuie s fie coerent cu strategia promoional a companiei i poate include aciuni publicitare, de promovare a vnzrilor sau de relaii publice.

Publicitatea a. Publicitatea media

n vederea unei publiciti corespunztoare se poate recurge la toate mediile clasice: radioul, televiziunea, presa, cu condiia respectrii tuturor principiilor impuse de caracteristicile acestora. Poate fi eficient, de pild, apariia unor anunuri publicitare n periodicele specializate sau n cotidianele de mare tiraj, dar numai dac anunul ntrunete toate calitile necesare pentru a atrage atenia (creaie i execuie ireproabile, o bun amplasare n pagin, un format suficient de mare, numr de apariii corespunztor). i mai avantajoas poate fi publicarea unui anun n catalogul trgului, i aceasta deoarece reprezentanii mediilor de afaceri l consult ntotdeauna, folosindu-l ca punct de reper. Un rol important n susinerea aciunilor de publicitate media revine dosarului de pres. Acesta poate fi conceput att de organizatorii manifestrii, ct i de firma participant: un dosar de pres pus la punct de organizatori se poate dovedi avantajos pentru expozani, deoarece acetia vor beneficia de o larg difuzare n mediile publicitare, profitnd totodat i de imaginea de marc a manifestrii; un dosar de pres realizat de expozant poate s pun mult mai bine n valoare punctele forte ale companiei, nu numai din punct de vedere tehnologic i comercial, ci i sub aspectul resurselor umane. b. Publicitatea prin tiprituri Utilizarea afielor, a cataloagelor, a pliantelor, prospectelor i brourilor, ar putea s-i dovedeasc utilitatea, att n interiorul, ct i n exteriorul trgului. Aa, de pild, cu scopul de a atrage atenia i de a incita publicul s viziteze standul amenajat n cadrul expoziiei, companiile participante pot folosi afiele stradale, dar i afiele amplasate n interiorul trgului. Un rol promoional important l joac i broura de prezentare, care trebuie s contribuie la formarea unei imagini complete a organizaiei. Broura va conine o prezentare a companiei, o descriere detaliat a produselor cu care aceasta se prezint la trg, motivul participrii, precum i alte informaii utile celor care intenioneaz s stabileasc relaii comerciale cu compania: adresa, numrul de telefon i de fax, adresa de pot electronic, precum i numele celui care reprezint, la manifestare, interesele companiei. Indiferent de natura lor, tipriturile trebuie s fie prezentate foarte ngrijit, executate de graficieni profesioniti i tiprite pe hrtie de bun calitate.

Promovarea vnzrilor n afara reducerilor temporare de preuri, practicate n mod obinuit cu ocazia manifestrilor promoionale, se poate apela i la alte instrumente ce fac parte din arsenalul tehnicilor de promovare a vnzrilor. De mare succes se bucur concursurile i jocurile promoionale, degustrile i demonstraiile.

Relaiile publice Cu ocazia participrii la o manifestare promoional, din ansamblul tehnicilor de relaii publice, sunt utilizate mai ales conferinele de pres, simpozioanele, seminariile i recepiile. a. Conferinele de pres, articolele de profil i comunicatele de pres O campanie promoional bine pus la punct trebuie s prevad o serie de comunicate de pres, publicarea de articole specializate, ca i conferine de pres. Publicarea comunicatelor de pres se face naintea inaugurrii trgului. Primul comunicat va furniza informaii de natur general, precum cele n legtur cu produsele ce urmeaz a fi expuse i motivele pentru care anuntorul a luat decizia de a se prezenta la manifestare. n urmtoarele comunicate de pres se va pune accentul pe produsele noi, n special acelea fa de care publicul ar putea s manifeste un interes deosebit. Articolele de profil sunt, de regul, scrise de persoane din cadrul firmei i urmresc prezentarea experienei specialitilor, a rezultatelor obinute de acetia n munca de cercetare. Aceste articole pot avea un impact favorabil asupra publicului vizat, contribuind la pregtirea, din punct de vedere promoional, a participrii companiei la trg. Organizarea conferinei de pres n timpul manifestrii este o modalitate de promovare agreat de marea majoritate a expozanilor. Reuita acesteia depinde, ns, att de calitatea i volumul informaiilor, ct i de calitatea prezentrii. Cu ocazia conferinelor de pres pot fi oferite i dosarele de pres. b. Simpozioanele i seminariile n cadrul ntlnirilor de acest gen, specialitii companiilor care expun pot furniza informaii celor interesai, avnd totodat i posibilitatea de a rspunde la ntrebrile acestora i de a face schimburi de idei.

c. Recepiile Organizarea unei recepii ofer o foarte bun ocazie de a contacta reprezentanii mediilor de afaceri. Recepia va avea loc la stand, ntr-un spaiu special pus la dispoziie de organizatorii manifestrii, sau la un hotel apropiat, dup ora oficial de nchidere sau ntr -una din zilele care urmeaz inaugurrii trgului.

Marketingul direct Cu ocazia organizrii aciunilor promoionale complementare, extrem de util poate fi i marketingul direct. Astfel, celor care alctuiesc publicul vizat (sau celor mai importante persoane care fac parte din acest public) li se pot expedia scrisori de informare (pe ct posibil personalizate), invitaii la recepii sau la alte manifestri (concursuri, demonstraii etc.), bilete de intrare gratuite, precum i

broura privind standul. Aceste demersuri au rolul de a sensibiliza potenialii vizitatori i de a -i determina s viziteze standul.

8. Conceperea standului Prin amplasare, aspect general, ca i prin informaiile pe care le prezint publicului (prin intermediul exponatelor, al materialelor audio-vizuale, al brourilor, al personalului), standul expoziional face posibil transmiterea unui mesaj i contribuie la formarea unei imagini despre organizaie. Din acest motiv, se apreciaz c realizarea standului, din punct de vedere al concepiei, trebuie s fie de competena specialitilor. n procesul de proiectare a standului trebuie s se in seama de urmtoarele elemente: dimensiunea bugetului necesar construirii standului (n general, ponderea cheltuielilor necesare conceperii i amenajrii standului n totalul cheltuielilor pe care le presupune participarea companiei la manifestare este destul de mic); numrul manifestrilor la care compania urmeaz s fie prezent cu acelai stand (trebuie avute n vedere problemele legate de transportul, stocarea, asamblarea i amenajarea, ntreinerea i ambalarea elementelor din care este alctuit standul); imaginea pe care compania dorete s o transmit publicului-int; constrngerile de natur tehnic i de securitate impuse de organizatori; dimensiunile suprafeei nchiriate n vederea amenajrii standului i amplasarea n complexul expoziional; mobilierul necesar aranjrii standului: birouri, banchete, scaune, etajere, vitrine, dulapuri, materiale audio-vizuale etc.; materialele i echipamentele care urmeaz a fi expuse (este necesar selecionarea atent a acestora, pentru a evita ncrcarea inutil a standului; astfel, vor fi puse mai bine n valoare exponatele importante); posibilitatea adaptrii, din punct de vedere decorativ, la tema manifestrii; posibilitatea de a expune n stand produse mai vechi, realizate cu muli ani n urm, la nceputul activitii; pentru companiile cu tradiie, aceasta poate fi o bun modalitate de a atrage atenia publicului (de exemplu, un vechi productor de automobile poate prezenta unul din primele modele cu care a ptruns pe pia). Din punct de vedere structural, un stand poate fi conceput n trei variante: standul economic, standul modular i standul decorativ. Standul economic este varianta cea mai simpl i cea mai puin costisitoare. Este soluia la care recurg companiile care dispun de mai puini bani, deoarece presupune simplificarea la maxim a funciilor standului (de regul, firmele care recurg la aceast variant se mulumesc s mprejmuiasc locul nchiriat, s atearn o mochet, s plaseze cteva scaune i o mas, alturi de puinele produse prezentate). Din pcate, sunt destule companii care, mai puin sau deloc contiente de importana crerii

i meninerii unei imagini favorabile, sunt dispuse s sacrifice funcia comunicaional a standului, pentru a face o economie. Standul modular prezint avantajul montrii i demontrii relativ simple, al aspectului estetic i al adaptrii rapide la cerinele beneficiarului, n funcie de modulele de baz disponibile. Dei costul unui astfel de stand este destul de mare, datorit multiplelor sale avantaje este preferat adesea de expozani. Standul decorativ rspunde cel mai bine cerinelor companiilor care pun accent pe valenele comunicaionale ale acestuia. Amenajarea standului este ncredinat unui specialist, care l va decora n funcie de obiectivele participrii la manifestare i de bugetul prevzut. Chiar dac varianta este destul de costisitoare, ea poate asigura obinerea unor bune rezultate. n mod normal, pentru a garanta eficiena prezenei organizaiei la manifestarea promoional, un stand trebuie conceput n aa fel nct s poat ndeplini urmtoarele funcii: a. Funcia comunicaional: este esenial pentru companiile care i-au propus s obin mai mult dect nite rezultate strict comerciale. Un stand corespunztor sub aspect comunicaional este n msur: s atrag atenia publicului-int, prin concepie, design i modul de prezentare a produselor; s contribuie la formarea unei imagini favorabile cu privire la organizaie, la consolidarea sau, dac este cazul, la redresarea acesteia; s prezinte informaii interesante i utile tuturor celor interesai. b. Funcia comercial este, de asemenea, important. Din punct de vedere comercial, standul trebuie s asigure o expunere optim, astfel nct produsele s fie ct mai bine puse n valoare. De asemenea, din punct de vedere material, standul va fi astfel conceput, nct s favorizeze stabilirea unor contacte personale eficiente. Pentru ca standul cu care particip o companie la un trg sau la un salon specializat s corespund n toate aceste privine, este necesar ca, n conceperea sa, s fie avute n vedere urmtoarele: Amplasarea standului trebuie fcut n aa fel nct s rspund unor cerine de ordin psihologic, specifice individului care viziteaz un trg. Dac pentru un client actual poate fi relativ simplu s localizeze standul companiei, identificndu-l mai uor printre celelalte, lucrurile nu stau la fel cu un client potenial. De aceea, se impun anumite msuri care s faciliteze reperarea standului de ctre toi vizitatorii interesai de organizaia respectiv. Identificarea standului cu ajutorul unor nsemne, de preferin luminoase, este absolut necesar, mai ales dac marca organizaiei este cunoscut publicului vizat. n acest caz, vor fi respectate elementele figurative ale mrcii (logo-ul i emblema), care vor fi amplasate n aa fel nct s poat fi observate cu uurin de vizitatori.

 Amenajarea spaiului de primire ntr-un mod ct mai plcut posibil i aprovizionarea permanent cu documentaie de informare. Aspectul agreabil i primitor al acestui spaiu al standului contribuie, n bun msur, la formarea unei impresii generale favorabile. Amenajarea unor culoare de trecere care s permit vizitatorilor s parcurg standul i s observe toate exponatele. Instalaia pentru iluminat trebuie conceput n aa fel nct s pun n valoare exponatele (cu ajutorul unor fascicule de lumin, eventual avnd n vedere culorile de baz ale standului). Se va urmri ca, printr-un iluminat corespunztor s se creeze o ambian ct mai plcut. Se recomand utilizarea culorilor tari, vii. n decorarea standului pot fi folosite culori diferite, alese i n funcie de produsele expuse; unele companii prefer s recurg la culorile proprii, n acest caz asigurndu-se identificarea rapid a standului de ctre vizitatori i consolidarea imaginii mrcii. Fotografiile i textele nu trebuie s fie foarte numeroase. n ceea ce privete fotografiile care vor fi amplasate pe pereii standului, este de dorit selecionarea riguroas a acestora i alegerea celor mai reprezentative imagini. Ct despre texte, amplasarea lor se va face la cel puin 1,20 metri de sol, astfel nct s poat fi citite cu uurin, evitndu-se, ca i n cazul fotografiilor, suprancrcarea. Textele vor fi concepute de specialiti ntr-un limbaj clar i concis i redactate n aa fel nct s poat fi nelese cu uurin de vizitatori. Materialele audio-vizuale vor fi prezentate n locuri special amenajate, astfel nct i lumina i zgomotul s nu deranjeze persoanele interesate. Este indicat programarea difuzrii diferitelor materiale i afiarea programului la intrarea n stand. Animarea standului cu ajutorul unor aciuni promoionale precum concursurile, loteriile sau demonstraiile se va face innd cont de regulile specifice utilizrii acestor tehnici de promovare.

9. Personalul prezent la stand Succesul participrii la manifestarea promoional depinde, n egal msur, i de personalul care reprezint organizaia. De aceea, se impune realizarea unei selecii riguroase i asigurarea unui personal optim, att din punct de vedere cantitativ, ct i calitativ. Numrul persoanelor prezente la stand va fi stabilit n funcie de dimensiunile acestuia, de posibilitile financiare ale organizaiei, ca i de obiectivele pe care i le-a propus cu ocazia participrii la manifestare. Instruirea personalului nainte de inaugurarea trgului este deosebit de important, ntruct fiecare trebuie s-i cunoasc foarte bine atribuiile i responsabilitile. Existena unui responsabil al standului, care s fie investit cu autoritatea necesar conducerii personalului i urmririi modului n care se deruleaz operaiunea, este deosebit de util. Pentru ca prezena companiei la manifestarea promoional s fie organizat corespunztor, este necesar s se prevad urmtoarele categorii de personal:

Personal de primire: include acele persoane care au rolul de a distribui documentaia, de a ndruma pe cei interesai s afle amnunte ctre personalul n msur s dea lmuririle cerute, de a nregistra mesajele telefonice, de a asigura meninerea standului n cele mai bune condiii i de a contribui la desfurarea corespunztoare a aciunilor de animaie i a activitilor promoionale complementare prevzute n cadrul standului. Personal comercial: este vorba de acele persoane care trebuie s urmreasc stabilirea unui numr ct mai mare de contacte utile cu partenerii poteniali; datorit sarcinilor care le revin, aceste persoane trebuie s ntruneasc toate calitile unui bun negociator. Personal pentru demonstraii: avnd n vedere c o demonstraie fcut cu competen, credibil, poate contribui la crearea unei imagini favorabile i la sporirea interesului vizitatorilor fa de produsele expuse, se poate spune c pregtirea corespunztoare a personalului nsrcinat cu acest gen de activitate este esenial.

B. SPONSORIZAREA I MECENATUL n ultimii ani, sponsorizarea i mecenatul au cunoscut o dezvoltare important, fiind utilizate de un numr tot mai mare de ntreprinderi din ntreaga lume. Pe plan teoretic, descrierea acestor relativ noi tehnici de comunicare s-a aflat n atenia a numeroi autori. Majoritatea lucrrilor de specialitate trateaz pe larg problemele sponsorizrii i mecenatului, punnd la dispoziia celor interesai att o gam foarte larg de definiii, ct i o seam de consideraii cu privire la asemnrile i deosebirile dintre cele dou tehnici promoionale. Specialitii sunt unanim n a considera c sponsorizarea i mecenatul presupun un demers asemntor: anuntorul se asociaz unui eveniment sau creeaz el nsui un eveniment cu scopul de a comunica, de a transmite publicului vizat un mesaj care s-l pun n valoare; evenimentul se creeaz cu sprijinul material sau financiar al anuntorului. Referitor la aceasta, se afirm c obiectul sponsorizrii, ca i al mecenatului, rmne acela de a face s se vorbeasc despre ntreprindere i despre sprijinul acordat de ea operaiunilor respective. De asemenea, unii specialiti sunt de prere c sponsorizarea i mecenatul au n comun faptul c se sprijin pe un eveniment, c urmresc obinerea unui efect de valorizare i comunicare []. Asemnrile dintre sponsorizare i mecenat i au originile n nsui mecanismul comunicrii prin eveniment. Dincolo de aceste puncte comune, n ultimii ani s-a ncercat o delimitare clar a celor dou tehnici promoionale, delimitare necesar mai ales datorit faptului c una din problemele cu care se confrunt comunicarea prin eveniment n practic este tocmai diferenierea mecenatului de sponsorizare. n tabelul 1 sunt prezentate schematic elementele n funcie de care se poate face o deosebire ntre acestea.

Tabelul 1 Deosebirile dintre sponsorizare i mecenat Elemente de difereniere Sponsorizarea 1. Obiectul comunicrii Produsul sau marca 2. Natura relaiilor dintre Relaii cu dublu sens, susintor i cel susinut obligaii reciproce (cu contra-prestaie) 3. Care sunt interesele Cele ale anuntorului predominante 4. Obiectivele urmrite Participare rentabil din punct de vedere comercial Creterea notorietii Dezvoltarea imaginii mrcii 5. Punerea n valoare a Evident, realizat prin toate susintorului mijloacele 6.Valorificarea evenimentului Cu ajutorul mass media Exploatare sistematic Mecenatul Organizaia Relaii cu sens unic, bazate pe finanare (fr contra-prestaie) Cele culturale, sportive, socio-politice Dobndirea unei valori sociale Vehicularea unei imagini pozitive Realizat ct mai discret posibil Prin intermediul relaiilor publice Exploatare discret 7. Efectele operaiunii Se urmrete obinerea unor Nu se urmrete obinerea efecte publicitare unor efecte publicitare Efecte rapide i pe termen Efecte mai lente, dar pe scurt termen lung 8. Preocuparea anuntorului Eforturi nsemnate Eforturi mai reduse pentru evaluarea efectelor 9. Existena mai multor Adesea Foarte rar anuntori care susin evenimentul Sponsorizarea este o tehnic de comunicare prin eveniment ce permite asocierea unei mrci sau a unei ntreprinderi cu un eveniment atrgtor pentru un anumit public. Ea const n acordarea de ctre un anuntor, numit sponsor, a unui sprijin material i /sau financiar pentru desfurarea de activiti socio-culturale sau sportive, n schimbul unei contra-prestaii stabilite cu anticipaie. Contra-prestaia trebuie s favorizeze direct sau indirect obiectivele de marketing ale sponsorului. Este de menionat faptul c de regul aciunile de sponsorizare sunt nsoite de o serie de alte tehnici de promovare (publicitate, promovarea vnzrilor, relaii publice), n cazul fiecrei manifestri existnd un mix promoional.

Obiectivele comunicaionale specifice unei aciuni de sponsorizare se afl n slujba obiectivelor de marketing ale ntreprinderii. Acest lucru poate fi mai mult sau mai puin evident, n funcie de tipul relaiei care se stabilete ntre eveniment i obiectul de activitate al anuntorului: Dac ntre activitatea ntreprinderii i domeniul n care aceasta investete n calitate de sponsor exist o legtur direct, atunci sunt destul de clare inteniile comerciale ale ntreprinderii. n acest caz, obiectivele comunicaionale vizeaz fie punerea n valoare a produselor ntreprinderii (este cazul productorilor de materiale sportive care sponsorizeaz competiii sportive, echipe sau sportivi), fie evidenierea superioritii tehnologice i a performanelor tehnice nregistrate de ntreprindere (cnd sprijinul se concretizeaz ntr-o susinere logistic, tehnologic sau cu know-how). Sponsorizarea practicat de firmele ce investesc n domenii avnd o anumit legtur cu obiectul lor de activitate poart denumirea de sponsorizare de credibilitate. Ea este deosebit de eficient, ntruct permite anuntorului s-i prezinte produsele ntr-o situaie real, de utilizare. Dac ntre obiectul de activitate al ntreprinderii i eveniment nu exist o legtur direct, atunci sponsorizarea poate fi o tehnic de comunicare ce favorizeaz mai ales realizarea urmtoarelor obiective: - creterea notorietii ntreprinderii sau a mrcii, favorizat de prezena numelui mrcii, ca i a nsemnelor specifice acesteia, pe diferitele suporturi specifice fiecrui tip de sponsorizare (n acest caz este vorba despre sponsorizarea de notorietate); - consolidarea imaginii mrcii, asigurndu-se o coeren ntre imaginea transmis prin intermediul publicitii i anumite caracteristici, cu valoare de simbol, ale domeniului n care se intervine prin sponsorizare (o susinere de acest gen poart denumirea de sponsorizare de imagine); - sporirea reputaiei ntreprinderii fa de proprii angajai, fa de furnizori sau fa de distribuitori; - stimularea coeziunii interne. innd seama de grupul int vizat i avnd n vedere diferitele posibiliti de concretizare a inteniilor de sponsorizare, anuntorul va trebui s ia decizia strategic ce i va permite atingerea obiectivelor propuse n cel mai bun mod posibil. n general, se consider c decizia de baz va fi alegerea domeniului n care sponsorul investete. n figura nr. 1 sunt prezentate schematic diferitele domenii de intervenie pe care le are la dispoziie un sponsor.

Figura nr. 1 Domeniile n care poate interveni o ntreprindere n calitate de sponsor Domeniile sponsorizrii

SPONSORIZAREA N SPORT Federaii sportive Cluburi sportive Competiii sportive Echipe sportive Personaliti sportive

SPONSORIZAREA N CULTUR Arte plastice - expoziii de art - artiti Muzic - festivaluri - turnee - orchestre, coruri Literatur Teatru, oper, operet, balet Monumente istorice, tezaure

SPONSORIZAREA SOCIAL tiin, tehnic, educaie Cauze umanitare Protecia mediului Politic

Dup cum se poate observa i n figura1, prin aria sa vast de aplicabilitate, sponsorizarea deschide ntreprinderii noi i numeroase ci de a comunica. Totodat, pentru cei sponsorizai, tehnica ofer soluii de finanare a propriei activiti. Iat motive care ne determin s apreciem c sponsorizarea devine o tehnic promoional din ce n ce mai atrgtoare, existnd tendina de a se transforma ntr-un adevrat parteneriat. Mecenatul este o tehnic de comunicare prin eveniment ce const n acordarea de ctre un anuntor numit mecena a unui sprijin material sau financiar , pentru desfurarea unor aciuni de interes general (tiinifice, educative, sociale, umanitare, ecologice, sportive, de punere n valoare a patrimoniului naional), fr o contrapartid direct. O aciune de mecenat poate fi util anuntorului care i-a propus realizarea unuia din urmtoarele obiective: - Consolidarea sau redresarea imaginii ntreprinderii n raport cu publicul int, prin iniierea unui dialog amical cu acesta. Avnd n vedere c adesea marile grupuri industriale sunt percepute nefavorabil (mai ales datorit nenelegerii, de ctre diferitele categorii de public, a rolului economic, social i cultural pe care l joac un agent economic), este evident c ele au tot interesul s acioneze n favoarea colectivitii, pentru a-i atrage simpatia i pentru a-i asigura o poziie solid pe plan economic, social i cultural. - Promovarea n rndul publicului a culturii organizaiei: natura aciunii ntreprinse ofer indicii n legtur cu impresia pe care anuntorul dorete s o creeze n rndul publicului. - Dezvoltarea coeziunii interne, prin antrenarea angajailor firmei ntr-o aciune de mecenat. n privina domeniilor de intervenie, se pare c mecenatul se bucur de o arie la fel de vast ca i sponsorizarea. Dei ntr-o viziune tradiional mecenatul era considerat sinonim cu susinerea culturii n timp ce orice sprijin acordat sportului era atribuit exclusiv sponsorizrii, n prezent majoritatea

specialitilor au renunat la o astfel de abordare. Cultura a rmas ns un domeniu privilegiat pentru mecenat. Mecenatul reprezint astzi o tehnic promoional important, rspndit n cea mai mare parte a rilor europene. Faptul c modalitile de aciune specifice sunt n concordan cu noile tendine socio-culturale ale civilizaiei mondiale face din mecenat un mijloc de comunicare din ce n ce mai agreat de cei care dein puterea economic.

Ce este un eveniment?
Un eveniment poate fi descris ca o adunare public, n scopul de festivitate, de educaie, de marketing sau de reuniune. Evenimentele pot fi clasificate n funcie de dimensiunea acestora, tipul i contextul n care au loc.

Un eveniment poate fi: 1) Sociale / evenimente pe ciclul de via al individului Evenimente ca aniversare zi de natere, ziua absolvirii, petrecerea burlacilor, logodna, nunta, aniversare, zi de pensionare, inmormantare etc. 2) Evenimente educaionale i de carier Evenimente de genul trg educaional, trg de cariere, reuniuni de lucru pe anumit teme, seminarii, dezbateri, concursuri, competiii etc.

3) Evenimente sportive Evenimente de genul Jocuri Olimpice, Cupe Mondiale, ntreceri de maraton, turnee de tenis etc.

4) Evenimente de divertisment Evenimente de genul concertelor muzicale, festivaluri, parade de mod, decernri de premii, spectacole de bijuterii, culinare etc.

5) Evenimente politice Evenimente de genul mitinguri electorale, maruri, turnee electorale etc.

6) Evenimente corporative Evenimente de genul reuniuni, conferine, expoziii, acini de stimulare/recompensare, lansri de produse, caravane, ntlniri cu consumatorii etc.

7) Evenimente religioase Evenimente de genul festivaluri religioase, aciuni religioase, reuniuni religioase etc. 8) Aciuni de caritate i colectare de fonduri

2. Persoanele implicate n organizarea unui eveniment

Numrul de persoane implicate n organizarea unui eveniment depinde de mrimea i amploarea evenimentului. n timp ce organizarea unei petreceri mici poate solicita doar una sau dou persoane, organizarea unui eveniment foarte mare cum ar fi Jocurile Olimpice poate necesita cteva mii de oameni. O companie de management al evenimentelor poate avea urmtoarele categorii de specialiti:

1) Managerul evenimentului El are urmtoarele responsabiliti: 1. este responsabil pentru planificarea i producerea ntregului eveniment. 2. este responsabil pentru managementul achiziiilor i gestionarea resurselor. 3. formuleaz, pregtete i pune n aplicare planul de gestionare a riscului (riscurilor legate de planificarea de evenimente i de producie)

2) Coordonatorul evenimentului El este responsabil pentru coordonarea ntregii echipe de specialiti i se asigur c operaiunile sunt eficiente i eficace. 3) Managerul informaiilor El are urmtoarele responsabiliti: 1. integreaz informaiile obinute prin diferite surse. 2. este responsabil pentru documentaia aferent tuturor operaiunile efectuate nainte de eveniment, n timpul i dup eveniment. 3. menine baza de date furnizori de servicii, delegai, invitai, organizatori, sponsori, parteneri, clienti, publicul int, mass-media i personae oficiale. 4. formuleaz, pregtete i pune n aplicare planul de gestionare a riscului. (riscuri legate de managementul informaiilor, cum ar fi pierderea de date)

4) Managerul logistic El are urmtoarele responsabiliti: 1. responsabil pentru avize personalizate i alte avize. 2. responsabil pentru depozitare de mrfuri 3. asigurari 4. deplasarea bunurilor i mrfurilor de la o locaie la alta n modul cel mai eficient. 5. managementul aprovizionrii i de gestionare a resurselor. 6. formuleaz, pregtete i pune n aplicare planul de gestionare a riscului. (riscuri legate de managementul logistic, precum furtul de marfa, etc)

5) Managerul securitii El are urmtoarele responsabiliti: 1. este responsabil pentru formularea, pregtirea i punerea n aplicare a planului de securitate i strategii. De exemplu, cum s protejeze delegai, invitai, furnizorii de servicii, organizatori, sponsori, parteneri, clienti, publicul int, bunuri i mrfuri, etc 2. asigur securitatea n contextul achiziiilor i de gestionare a resurselor. 3. formuleaz, pregtete i pune n aplicare planul de gestionare a riscului. (riscuri legate de securitate, cum ar fi panica)

6) Managerul cu infrastructura El are urmtoarele responsabiliti: 1. gestioneaz achiziiile i resursele. 2. nfiinarea i demontare a infrastructurii pentru ntregul eveniment 3. formuleaz, pregtete i pune n aplicare planul de gestionare a riscului. (riscuri legate de administrarea infrastructurii ca deficit de lucrtori, materiale, disfuncionaliti etc).

3. Cariera in managementul evenimentelor

Event Management este o industrie de multe milioane de dolari, care este n cretere, la o rata de 150% pe an cu evenimente fiind gzduite aproape zilnic. Deci, a face o cariera in management de eveniment este o alegere bun. Organizarea unui perfect sincronizat, bine planificat, bine realizat i memorabil eveniment, necesit supravegherea i serviciile unor profesionisti bine pregtii i cu experien. Prin urmare, societile de administrare de evenimente sunt ntotdeauna n cutare de profesioniti pentru evenimente. Succesul unui manager de eveniment depinde de ct de bine a organizat evenimentul i de msura n care el este capabil de a atinge obiectivele evenimentului i de marketing. Salariul unui ma nager de eveniment depinde de calificarea sa, volumul de experien n evenimente, mass-media i contacte corporative. Postura de antreprenor dup doi sau trei ani de experien n domeniu este foarte recomandat. Dac putei oferi valoare clienilor dvs, veniturile obinute pot fi considerabile. Abilitile unui manager de evenimente Organizarea de evenimente este o cariera care cere mult munc, grad ridicat de energie, flexibilitate i motivaie, bune abilitati de comunicare, crearea de reele puternice, excelent PR (Relatii Publice) aptitudini, ochi pentru detaliu, abiliti puternice de organizare, caliti de lider, diplomaie, rbdare, cunoatere a pieei i un munte de creativitate.

Calificri necesare pentru un manager de evenimente Nu exist nici o cerin minim de calificare pentru a deveni un manager de eveniment pentru evenimente non-corporate. Orice persoan cu puternice abiliti de organizare i PR excelente poate organiza evenimente non-corporate. Totui, pentru organizarea de evenimente corporate, o diplom n management de eveniment, PR, turism, managementul ospitalitii, administrarea afacerilor sau de marketing este o necesitate. Acest lucru se datoreaz faptului c evenimentele corporative sunt organizate pentru a promova i vinde produsele companiei sau servicii sau pentru a construi / consolida imaginea mrcii sale. O persoana cu 2-3 ani de experien de lucru n domeniul de vnzari / marketing poate organiza, de asemenea, evenimente corporate, fr nici o educaie formal n caz de management de evenimente sau de administrare a afacerilor.

Cum s devii organizator de evenimente

Putei ncepe cariera n domeniul managementului de eveniment, fie prin aderarea la orice societate de management de eveniment ca un stagiar / ucenic sau prin aderarea la un institut de management de eveniment ca un student. Avantajul variantei din urm este c putei nva lucruri repede i s devenii un profesionist n evenimente certificat. Ceea ce alte persoane reuesc s nvee n mai muli ani, pr in experiena de munc, putei nva n 6 pn la 12 luni, prin cursuri certificate de management de eveniment. Dei o astfel de certificare nu este obligatorie pentru a lucra n domeniu, o diplom de la un institut reputat poate fi un inceput promitator pentru dumneavoastr dac dorii s excelai n acest domeniu ntr-un ritm mai rapid. Prin certificare putei demonstra competena distinctiv, i c avei cunotine, formare, experien, hotrre i capacitatea de a planifica i gestiona un eveniment de succes. Societilor de administrare Eveniment i entitile mass-media recunosc treptat valoarea profesionitilor de eveniment certificai i n viitorul apropiat vor da prioritate acestora n faza de recrutare. Pstrai n minte un singur lucru. Nici o companie de management al evenimentelor nu organizeaza toate tipurile de evenimente. Exista unele companii care organizeaz numai evenimente corporate; unele organizeaz numai expozitii n timp ce alte cteva pot organiza doar spectacole de moda, concerte sau de nunta. Prin urmare, decidei care tip de eveniment v place cel mai mult i alturai-v apoi societii care este specializat n organizarea acestui eveniment. De exemplu, dac v plac concertele de muzic, atunci v putei altura companiei care este specializata in organizarea de concerte de muzic.

Viaa unui manager de eveniment

Viaa unui manager de eveniment este foarte grea. Acest lucru este cu siguran unul dintre cele mai grele locuri de munc de pe planet. Este posibil s lucrai sub presiune. Va trebui s stai departe de familie pentru mai multe luni. Dac nu suntei foarte social i flexibil, atunci managementul de eveniment nu vi se potrivete. Prin flexibilitate, trebuie s fii gata de a lucra / cltori 24 de ore pe zi, 7 zile pe sptmn. Nu exist program de lucru n acest domeniu. Va trebui s lucrai 36 de ore nentrerupt. Putei avea de finalizat un raport pn la ora 7 dimineaa sau poate fi necesar s stai la locul de munc pentru mai multe zile. Organizarea de expozitii / trguri este unul dintre cele mai dure locuri de munc n managementul evenimentelor. Ar trebui s mergei n domeniul managementului de expoziie numai cnd suntei apt fizic i putei depune un semnificativ efort fizic. Amintii-v c vei obine ctiguri consistente numai dac vei lucra pe cont propriu. Deci, dac v lipsesc calitile de lider i abilitile de antreprenor sau nu avei nici un plan pentru a ncepe propria dvs. afacere mai trziu, atunci nu pierdei timpul n acest domeniu..

4. Cercetarea pieei n planificarea evenimentelor

Cercetarea pieei nainte de organizarea unui eveniment, trebuie s aflm dac exist o pia (adic audien) pentru evenimentul preconizat sau nu. De exemplu, s presupunem c dorim s organizm un spectacol de mod n Oman. n cazul n care oamenii de acolo nu au un interes cert fa de mod, atunci nu este o idee prea bun de a organiza un astfel de eveniment acolo. Evenimentul va eua n mod sigur. Analiza pieei Dac exist o pia pentru evenimentul preconizat, atunci putem trece la analiza pieei. Analiza pieei nseamn gsirea de informaii despre audiena int. Vom afla cine reprezint audiena int n funcie de grupa de vrst, sex, calificare, profesie, nivelul de cunotine, venitul, personalitate, tradiii, religie, stilul de via etc. Nu exist nici un element de atractivitate pentru eveniment, la nivel naional, dac audiena int aparine numai de judeul Cluj. Vom afla care sunt dorinele i ateptrile publicului int la evenimentul preconizat. Toate aceste informaii ne vor ajuta n elaborarea unui plan de eveniment mai bun. Analiza concurenei Aceasta nseamn gsirea de informaii despre concurenii notri. Vom afla cine sunt competitorii, din nou n funcie de vrst, sex, calificri, nivelul de cunotine, experien n organizarea de evenimente, cifra de afaceri, valoarea de pia, PR (mass-media i corporative contacte) i cota de pia. Trebuie s aflm cum promoveaz i cum pun n oper evenimentele lor. Ce fac ei n cadrul evenimentelor lor? De ce oamenii vin la evenimentele lor? Pentru aceasta ar trebui s participm la evenimente organizate de concureni i apoi s elaborm un raport de eveniment. Raportul de eveniment va conine lucruri ca aranjarea scaunelor i luminilor materiale promoionale utilizate planul locului de desfurare a evenimentului partea de alimentaie detalii de contact ale sponsorilor, partenerilor, clienilor furnizori de servicii conexe, precum DJ-ii, cosmeticiene, interprei, fotografi, cameramani, decorator, florar etc. Trebuie s aflm ct mai multe informaii posibil despre evenimentele organizate de concureni.

5. Analiza SWOT n planificarea evenimentelor

Cercetarea produselor/serviciilor Dac se are n vedere organizarea unui eveniment corporativ, atunci este necesar pentru organizator s efectueze o cercetare a produselor / serviciilor promovate i vndute de ctre acel client corporativ. trebuie aflat cum i promoveaz compania produsele sale cum intenioneaz compania s-i construiasc imaginea asociat produselor sale (imaginea de brand)? care este valoarea de pia i cota de pia a companiei i produsele sale? care sunt clienii produsul? care sunt caracteristicile produsului? care sunt avantajele i dezavantajele produsului n comparaie cu produsele concurenilor? Aceast cercetare ne va ajuta mai trziu s facem o campanie de promovare eficace pentru evenimentul corporativ.

Analiza SWOT n cadrul analizei SWOT: S nseamn puncte forte W nseamn punctele slabe O nseamn oportuniti T nseamn ameninri

Este un instrument de planificare strategic utilizat pentru identificarea i analiza punctelor tari, punctelor slabe, oportunitilor i ameninrilor implicate n proiectul dvs. Analiza SWOT se mai poate realiza la nivelul ntregii organizaii. Fore: Acestea sunt atributele proiectului dumneavoastr care sunt utile n realizarea obiectivelor proiectului. De exemplu: echipa cu experien n evenimente, nalt nivel de motivare, PR excelent, cota de pia bun etc. Puncte slabe: Acestea sunt acele atribute ale proiectului dumneavoastr care sunt nefavorabile realizrii obiectivelor proiectului. De exemplu:, lipsa de fonduri, echipa de eveniment lipsit de experien, nivel de energ ie sczut, lipsa de mass-media i de contacte corporative etc. Oportuniti: Acestea sunt acei factori externi care sunt utili n realizarea obiectivelor proiectului. De exemplu: concuren restrns, condiii economice favorabile, sprijin din partea autoritilor locale, dispunerea de infrastructur de vrf etc.

Ameninri: Acestea sunt acei factori externi care sunt nefavorabili realizrii obiectivelor proiectului. De exemplu: o concuren puternic, sprijin puin sau chiar deloc de la autoritile locale, vreme rea, infrastructura slab, indisponibilitatea materiilor prime etc. Este foarte important s efectuai o analiz SWOT nainte de dezvoltarea unui plan de eveniment pentru a dezvolta o strategie care maximizeaz potenialul punctelor forte i oportunitilor i n acelai timp, se minimizeaz impactul punctelor slabe i ameninrilor. Raportul de analiz Dup realizarea cercetrii pieei, concurenilor, produselor/serviciilor i a analizei SWOT, vei crea un raport care conine detaliile tuturor acestor investigaii. Documentaia privind cercetrile este important, mai trziu, pentru evaluarea evenimentului. Raportul de analiz v va ajuta, de asemenea, n obinerea de sponsorizare pentru eveniment.

6. Sfaturi utile n planificarea evenimentelor

Ar fi util s urmrim rspunsurile la o serie de ntrebri (respectiv de ce, ce, cnd, unde, cine i cum) pentru a crea un plan de eveniment.

De ce "De ce" nseamn care este raiunea pentru care este conceput i organizat evenimentul, respecitv obiectivul principal. Ce dorii s obinei de la eveniment? De exemplu: dorii s organizai evenimentul pentru a spori imaginea companiei de marc, creterea vnzrilor societii, pentru a promova produse/servicii sau pentru a promova o cauz social etc. Definirea obiectivelor evenimentului de la nceput foarte este foarte important n faza de planificare deoarece ea v ofer direcia n care ar trebui s acionai, pentru a realiza aceste obiective. Organizarea unui eveniment fr obiective clar definite este o mare pierdere de timp i resurse.

Ce "Ce" nseamn ceea ce avei de gnd s facei n contextul evenimentului, respectiv care va fi: Numele evenimentului Meniul de alimente i buturi Profilul evenimentului Profilul invitailor Tema evenimentului

Prestatorii de servicii Condiiile minimale, chiar obligaiile Condiiile de acces ale participanilor Faciliti Eventuale taxe de intrare Atuurile eveniment Campania promoional Programe Bugetul evenimentului

participanilor -

Cnd n ce perioad avei de gnd s organizai evenimentul (chiar data i ora)? Pstrai urmtoarele lucruri n minte n timp ce alegei data i ora pentru eveniment: 1) Selectai data i ora conform audienei int, neignornd comoditatea i disponibilitatea. De exemplu: nu se organizeaz evenimente n timpul zilelor lucrtoare, zilelor de srbtoare. Adesea, cel mai bun timp pentru a organiza evenimente este n week-end. 2) Asigurai-v c evenimentul (ca dat i or), nu intr n conflict (nu se suprapune) cu alt eveniment mai semnificativ. De exemplu: nu este o idee bun s organizai un concert de muzic cu impact local, ntr-o zi cnd exist un concert cu Iris. 3) Momentul va ine cont i de condiiile climatice n timp ce se alege data i ora pentru even iment. Este aproape un dezastru s organizai un eveniment in aer liber ntr-o zi cnd este furtun sau se ateapt ploi abundente. Aici putei folosi i propria experien dac suntei familiarizat cu condiiile climatice din regiunea unde intenionai s organizai evenimentul sau putei obine ajutor de la furnizorii de prognoze meteo. Oricum, trebuie s aflai cum va fi vremea n ziua evenimentului.

Unde Va pune n discuie locaia n care avei de gnd s organizai evenimentul.

Cine Cine vor fi organizatori, sponsori, parteneri, clieni i public int? Ct de multe categorii de public int (i care este numrul lor) v ateptai s viziteze evenimentul i de ce? Trebuie s avei o foarte bun estimare pentru acest lucru, deoarece va trebui s convingei potenialii co-organizatori i sponsori de numrul de persoane care va participa la eveniment.

Cum Se refer la modul concret n care vei produce i comercializa evenimentul.

7. Selectarea locului de desfurare a evenimentului

Pstrai n minte urmtoarele lucruri n timp ce alegei un loc pentru evenimentul dumneavoastr: 1) Audiena int / numrul de participani Acest lucru nseamn numrul de persoane pe care l ateptam s participe la eveniment. Asigurai-v c locaia poate gzdui cu uurin audiena int preconizat. Locul de ntlnire nu trebuie s fie prea mic sau prea mare pentru oaspei. n cazul n care este prea mic locaia, oaspeii vor simi un disconfort. Dac este prea mare, atunci vei ajunge s pltii prea mult pentru locaie. ncercai s obinei i rspunsuri clare dac participanii vor fi prezeni la eveniment. Deoarece muli oameni neleg deja aceast necesitate, ei ar trebui s nu fie deranjai de solicitarea de a rspunde napoi, n ceea ce privete intenia de a participa la eveniment. n acest fel, putei obine cifre destul de exacte privind numrul de clieni, care v va ajuta n a decide, de asemenea, cantitile de produse alimentare i buturi. 2) Statutul audienei int Dac audiena int sunt oameni bogai, atunci locul de ntlnire trebuie s fie o staiune sau un hotel de cinci stele i toate serviciile furnizate n timpul evenimentului trebuie s fie de calitate foarte nalt. 3) Accesibilitate pentru audiena int Selectai locul conform comoditii audienei int. Locul de ntlnire ales de dumneavoastr nu trebuie s fie foarte departe de locul unde triesc majoritatea participanilor. Locul trebuie s aib iluminat corespunztor i ventilaie. Ar trebui s nu fie ntr -o zon zgomotoas sau poluat. Acesta trebuie s fie absolut ngrijit i curate. 4) Condiii climaterice Pstrai condiiile climatice n minte n timp ce alegei un loc de ntlnire. Dac avei de gnd s organizai un eveniment n aer liber n timpul sezonului ploios sau n timpul iernii, nu este o idee bun. ncercai ntotdeauna s organizai evenimentele n interior, dac este posibil, deoarece astfel i costurile sunt mai mici. 5) Istoria locului nainte de stabilirea unui loc de ntlnire verificai istoricul locaiei. Aflai ct de multe evenimente au fost organizate n locul acela pn n prezent. n acest fel putei afla dac locaia este adecvat pentru gzduirea de

evenimente. Acest lucru v va ajuta mult atunci cnd vei organiza mai trziu evenimente acolo, deoarece va trebui s depunei mai puin efort n a face locul adecvat pentru eveniment. Dac locul desfurrii are probleme de ordinul relaiilor cu vecinii (acetia anunand poliia la alte evenimente), atunci nu este o idee bun de a organiza un eveniment acolo, mai ales in aer liber. 6) Servicii puse la dispoziie n locul respectiv nainte de rezervarea unui loc de ntlnire, verificai numrul de servicii furnizate de locaie, precum: Facilitatea de parcare Condiiile de securitate Personalul existent Eventualele restricii Serviciile suplimentare

7) Taxele percepute n locaia respectiv Adresai o serie de ntrebri titularului spaiului, nainte de angajarea unui loc pentru eveniment: care este taxa pentru obinerea locului? ce include aceast tax? ce nu este inclus n tax? exist vreun cost pentru parcare? care este suplimentul de pre pentru amenajarea unei zone de alimentaie, inclusiv pentru

consum de alcool? care este costul suplimentar pentru servicii de cazare? care sunt taxele i cum se taxeaz serviciile suplimentare? ce modaliti de plat sunt disponibile? care sunt formele de rambursare a sumelor pltite, n caz de renunare?

8) Vizitarea locului n cazul n care vei merge, ca un manager de eveniment, la un potenial loc de desfurare, pentru inspecie, cel mai bun mod este s v nregistrai acolo ca un oaspete anonim, s stai acolo timp de 2 -3 zile i de a folosi deliberat toate serviciile furnizate de locaie. Asigurai-v c aerul condiionat, ventilatoarele, sursele de apa funcioneaz corect, lifturile sunt operaionale. Exist o iluminare adecvat, iar salubrizare este prompt. Mai

verificai i ct de util, politicos i profesional este personalul din locaie. Verificai dac exist sau nu o reglementare local cu privire la zgomot. Verificai cum se asigur securitate spaiului de parcare i cum este chiar situaia criminalitii n zona unde se afl locul. Asigurai-v c locul este coerent cu tema evenimentului. 9) Volumul de munc necesar n funcie de istoria locului de desfurare, serviciile furnizate i vizitarea locaiei, putei determina ct de mult efort este necesar pentru a face locul potrivit pentru eveniment. Selectai un lo c de ntlnire care necesit un efort ct mai mic, deoarece cu att mai mic va fi i costul final al evenimentului.

Contractarea locului de desfurare a evenimentului

Ce este un contract? Este un acord care este executoriu, prin lege, n orice context de afaceri. Ce este un acord? Un acord este o promisiune sau set de promisiuni. Cnd un contract este considerat a fi valid? Un contract este considerat valabil atunci cnd: 1.) A fost ncheiat ntre dou sau mai multe pri, care sunt legal competente i autorizate s semneze un contract. 2.) A fost ncheiat prin voin liber a prilor. Voin liber nseamn acordul a fost fcut: fr a face ameninri sau a folosi fora fizic; fr orice influen nejustificat, adic partea aflat n poziie dominant s nu profite de poziia sa sau autoritatea sa pentru a obine consimmntul celeilalte pri; fr fraud; fr alterarea de fapte; nu din greeal. 3) Contractul conine clauze (adic drepturi i obligaii). Un contract fr clauze clare i ferme este legal nesemnificativ. Puncte importante de reinut cu ocazia contractrii locului desfurrii evenimentului 1) Indiferent ce se negociaz, indiferent ce este oferit sau reciproc convenit, trebuie stipulat ntr -un format scrise pe hrtie, semnat i tampilat n mod valabil de ctre prile din contract i care sunt legal competente i autorizate s intre ntr-un contract. A nu se negocia niciodat, nimic, verbal. 2) Decidei elementele compensatorii n cazul n care evenimentul este forat s se anuleze din cauze precum: restricii de zgomot, greve ale personalului, schimbri n rndul personalului de conducere, schimbarea proprietarului locaiei, faliment sau alt eveniment gzduit de locul respectiv. 3) Asigurai-v c contractul garanteaz: - datele rezervate, perioada, facilitile locaiei. - lista cu toate serviciile stabilite i taxele asociate pentru aceste servicii, inclusiv costul maxim, exact structurat. - angajamentele discutate i convenite.

4) Niciodat nu semnai un contract imediat dup vizita la faa locului. Mai bine luai o copie a contractului acas, citii-l bine de mai multe ori i discutai cu membrii echipei dvs.i chiar cu un avocat.Comparai contractul cu alte variante de locaii i abia apoi acceptai-l/respingei-l pe acesta. 5) Consultai ntotdeauna avocatul dvs pentru a revizui contractul i asigurai-v c contractul v protejeaz interesele. n timpul contractrii cu administratorul locaiei vizate, asigurai-v c contractul dumneavoastra conine clauzele urmtoare: 1) Nu ar trebui s existe nici o activitate de construcii/reparaii la cldirea locaiei sau la oricare dintre prile sale, fr aprobarea prealabil n ziua evenimentului. 2) Nici un alt eveniment nu poate avea loc n ziua evenimentului nostru. (Dac chiar nu este posibil, atunci asigurai-v c acel alt eveniment nu afecteaz serviciile furnizate nou, din lips de personal sau de locuri de parcare)

8. Marketingul evenimentului
Pai implicai n crearea unei campanii promoionale pentru eveniment Pasul 1: Stabilirea obiectivelor publicitii. - a crete gradul de contientizare despre eveniment. - a obine sponsori i clieni pentru eveniment - s mulumii sponsorilor i clienilor dumneavoastr. Pasul 2: Decidei asupra activitilor dumneavoastr promoionale Cum avei de gnd s promovai evenimentul dumneavoastr, organizatorii, sponsorii, clienii i partenerii, nainte de eveniment, n timpul evenimentului i dup eveniment. nainte de a trece mai departe, s clarificm puin ce este mass-media. Mass-media se refer la diferite mijloace de comunicare. n general sunt cinci categorii de mass-media: tiprit, electronic, outdoor, de tranzit i alte forme de mass-media. Presa include: ziare, reviste, comunicate de presa, bilete, invitaii, bannere, postere etc. Mass-media electronic include TV, Radio, Internet, telefon, borne electronice etc. Mass-media outdoor include panouri i baloane etc. Media de tranzit include formele de promovare prin intermediul autoturismelor, taxiurilor, autobuzelor, camioanelor, trenurilor, avioanelor etc.

Cum poate fi folosit media tiprit pentru promovare 1. Promovarea evenimentului, sponsorilor i clienilor prin anunuri n ziare, reviste, jurnale comerciale, comunicate de pres, bilete, invitaii, bannere i postere. 2. Imprimai-v numele companiei i logo-ul folosind inuta personalului, pixuri, jurnale, cadouri, catalogul manifestrii i alte materiale promoionale. Cum poate fi utilizat mass-media electronic pentru promovare 1. Promovai evenimentul, sponsorii i clienii prin reclame TV i Radio 2. Furnizai spaiu publicitar gratuit pe site-ul companiei dumneavoastr, unde sponsorii i clienii i pot promova produsele i serviciile pentru anumite perioade de timp. 3. Dezvoltarea unui site al evenimentului doar pentru a promova evenimentul viitor i a oferi o facilitate pentru nregistrarea online. Toate detaliile cu privire la eveniment trebuie s fie disponibile pe site. 4. Folositi suporturi electronice pentru afiri vizuale: ecran plasm, ecran LCD, ecran LED, ecran de proiecie, panouri video etc pentru a promova sponsorii i clienii dumneavoastr. Cum poate fi folosit media exterioar pentru promovare 1. Promovai evenimentul, sponsorii i clienii prin panouri de afiaj i reclam.Exist dou tipuri de panouri: panou cu defilare mesaj i panou mobil. Panourile pot fi iluminate, pictate, holografice, cu afi din hrtie. 2. Putei, de asemenea, face promovare prin intermediul unor chiocuri, baldachine i baloane gigant. Cum poate fi folosit media de tranzit pentru promovare 1. Caravanele sunt n general folosite n tranzit mass-media. 2. Panourile mobile, afiaje LED mobile sau rulote, de asemenea, pot fi utilizate pentru promovare de

9. Etapele producerii unui eveniment

Etapa 1: Efectuai o analiz a evenimentului. Etapa 2: Pregtii un plan de eveniment. Etapa 3: Verificai oportunitatea iniierii acelui eveniment. Discutai planul de eveniment cu alte persoane, pentru a obine opinii i sugestii. Etapa 4: Identificai organizatorii, sponsorii, partenerii i clienii evenimentului. Etapa 5: Elaborai un calendar al evenimentului. Un calendar de eveniment este o list ordonat de activiti care sunt necesare a fi executate pentru a produce i comercializa evenimentul. Aceste activiti sunt de trei tipuri: activiti nainte de eveniment, n timpul evenimentului i dup eveniment. Pai n pregtirea unui calendar de eveniment Pasul 1: Creai o list de activiti nainte de eveniment, n timpul evenimentului i dup eveniment. Pasul 2: Stabilii termene pentru fiecare activitate. Pasul 3: Repartizai aceste activiti membrilor echipei de eveniment. Not: Pentru evenimente ample, va trebui s pregtii un calendar separat pentru fiecare seciune a evenimentului.

Managementul echipei de eveniment Este nevoie de o echip pentru a organiza un eveniment. Nu se poate face totul individual. Gestionarea incorect a evenimentului este de cele mai multe ori cauzat de gestionarea incorect echipei. Pentru a obine un management performant al echipei de eveniment, trebuie derulate urmtoarele aciuni: Cunoatei-v echipa Doar a le tii numele, feele i profilul posturilor membrilor echipei nu este suficient. Trebuie s existe o bun cunoatere a personalitii, stilului de via, preferinelor, calificarea educaional, nivelul de cunotine, religie i n special nevoile, i dorinele. Prin nevoi i dorine ne referim la nevoile fiziologice, nevoile de siguran, nevoi sociale, nevoile de stim, nevoile de cunoatere i nevoile de autorealizare. Fiecare persoan are nevoi diferite i prioriti diferite n a le ndeplini. n timp ce pentru unii recunoaterea este mai important dect sigurana locului de munc, pentru alii, sigurana locului de munc este mult mai important.

Nevoile fiziologice Reflect nevoia de a avea alimente, ap, cldur, adpost i alte lucruri necesare pentru supravieuire. Membrii echipei vor resimi aceste nevoi, iar n cazul n care aceste nevoi nu sunt respectate pot s apar disconfort, boal i durere. Un bun manager de eveniment trebuie s se asigure c toate nevoile fiziologice ale echipei sunt ndeplinite din timp n timp.

Nevoile de securitate Acestea includ necesitatea de a fi n siguran, dar i sigurana locului de munc i securitatea financiar. Ca manager de eveniment avei obligaia de a asigura sigurana echipei, n special cea a femeilor din echip. Nicio persoan nu poate da un randament bun ntr-un mediu nesigur. Pentru a proteja echipa de daune psihologice, asigurai-v c nu sunt conflicte interne (cum ar fi ciocniri ale ego-urilor, conflicte de interese etc) printre membri echipei. Furnizarea de siguran a locului de munc pentru echip, de asemenea, este foarte important. n nici un moment, un membru al echipei nu ar trebui s simt c locul su de munc este n pericol.

Nevoile sociale Este nevoie s se simt un sentiment de apartenen i de acceptare. Necesitatea de a iubi i de a fi iubit de ctre prieteni, partenerul intim, familia i grupuri sociale precum o echip de eveniment. Pentru a ndeplini aceast nevoie, trebuie s fie relaii cordiale ntre tine i echip, dar i printre membrii echipei. Un membru al echipei nu va da tot ce e mai bun, dac el are probleme considerabile de familie. ncercai tot ce putei pentru a reduce problemele sale familiale. ncercai s obinei o reducere a stresului su, oferindu-i o zi liber sau implicndu-l ntr-un joc sportiv care i place cel mai mult. Persoanele care au puternice nevoi sociale nu ar trebui introduse ntr-o sarcin n care au o interaciune mic cu oamenii. Acestea sunt mai bune pentru locuri de munc n vnzri sau PR. Nevoile de stim Presupun nevoia de a obine respectarea, recunoaterea, faima i statutul aparte Unii oameni au mai puternic nevoia de stim dect alii. Va trebui s identificai acei membri ai echipei care au nevoi de stim puternice i apoi s gsii modaliti de a-i ajuta n acest sens. De exemplu dac o persoan muncete din greu pentru a obine recunoatere ntre membrii echipei i nu i se d aceast recunoatere (prin felicitri n faa colectivului sau prin avansare), mai devreme sau mai trziu motivaia lui va merge n jos i el nu va da rezultate optime. Nevoi de cunoatere nseamn nevoia de a nelege, de a nva, de a descoperi i de a explora.

Persoanele care au puternice nevoi de cunoatere nu ar trebui introduse ntr-o aciune care este monoton i care nu ofer posibiliti de cretere intelectual. Sincer vorbind, oameni cu puternice nevoi de cunoatere nu sunt potrivite pentru gestionarea unui eveniment. Nevoia de autorealizare Este nevoia de a fi cel mai bun. Foarte puini oameni au acest tip de nevoie. Dac avei pe cineva n echip cu aceast nevoie, vei avea i avantaje i dezavantaje. Avantajul este c v putei atepta ntotdeauna la rezultate optime din partea lui/ei. Dezavantajul este c aceast persoan va cuta neobosit obinerea unei poziii de conducere i dac nu o obine, atunci ea foarte probabil va prsi echipa i chiar poate deveni un concurent.

10. Managementul stresului n contextul evenimentelor

Stresul este parte integrant din gestionarea oricrui eveniment. Fiecare persoan implicat n eveniment este sub un stres constant, pe tot parcursul implementrii acelui eveniment. n timp ce un anumit volum de stres este necesar, pentru a se obine rezultate optime, un stres prelungit (care persist sptmni, luni, iar uneori ani) poate crea trei tipuri de probleme la o persoan: 1) Fiziologice: boli de inima, tensiune arterial ridicat, migrene, diabet zaharat, astm, obezitate, infertilitate etc. 2) Psihologic: anxietate, depresie, lips de concentrare etc. 3) Comportamental: insomnie, abuz de alimente sau nfometare, absenteism etc. Ca un manager de eveniment este sarcina noastr s avem grij de sntatea fiziologic i psihologic a noastr i a membrilor echipei. Pentru aceasta, trebuie s aflm semnele stresului, cauzele stresului i apoi s formulm, pregtim i punem n aplicare strategii de diminuare a stresului.

Semne ale stresului Simptome fizice comune: dureri de cap, afeciuni stomacale, grea, ameeal, creterea n greutate sau pierderea de greutate, insomnie, rceli frecvente etc Simptome emoionale comune: toane, agitaie, depresie, nefericirea, sentimentul de singurtate i izolare, nerbdare, iritabilitate etc. Simptomele comportamentale comune: consum de alimente n exces, lipsa acestui consum, somn prelungit sau prea scurt, activiti suprapuse, rosul unghiilor, neglijarea responsabilitilor, izolarea de alii, consum excesiv de alcool, fumat excesiv, consum de medicamente pentru relaxare etc.

Simptome cognitive comune: pierderi de memorie, lipsa de concentrare, judeci simple, negativism, team de a anticipa. Not: Aceste simptome ale stresului variaz de la o persoan la alta, deoarece fiecare persoan are alt personalitate, percepie, toleran la stres i suport din partea familiei i prietenilor. Cauze ale stresului Pot fi un numr semnificativ de cauze ale stresului: 1) Schimbri majore viaa personal: cstorie, divor, naterea unui copil, un nou loc de munc, concediere, pensionare etc 2) Locul de munc prin natura sa: insatisfacie n munc, conflicte, retribuie insuficient, suprancrcare a locului de munc, discriminare rasial, sexual sau hruire etc. 3) Stres legat de mediu: condiii proaste de munc, poluare, zgomot, prea frig sau prea mult cldur, vecintate nesigur etc. 4) Alte surse: probleme personale (cum ar fi perfecionism, stim de sine redus, pesimism, ateptri nerealiste etc), probleme de familie, probleme financiare, lipsa de sprijin din partea familiei i a prietenilor etc. Strategii pentru reducerea stresului Ca manager de eveniment putei face urmtoarele lucruri pentru a reduce stresul: 1) Stabilii obiective realiste pentru dvs i pentru echip. 2) Evitai toate situaiile care cauzeaz stres 3) n cazul n care o persoan se confrunt cu nemulumire la locul de munc, atunci determinai nevoile sale (sociale, de stim etc) i ncercai s le ndeplinii prin diverse stimulente financiare i nonfinanciare. Proiectai locurile de munc n aa fel, nct s utilizai competenele i abilitile unei persoane i n acelai timp aceasta s-i ndeplineasc nevoile sale. 4) Proiectai un loc de munc pentru o persoan astfel nct ea s se confrunte cu un minim de conflicte i s nu aib nicio ambiguitate n ceea ce privete sarcinile. 5) Descurajai politica i favoritismele la locul de munc. 6) Rezolvai conflictele interpersonale judicios i rapid. 7) Pregtii un manual de politici care mpiedic i se adreseaz la toate tipurile de hruire (emoional, fizice si sexuale) i discriminare. Manualul trebuie s statueze clar, c consecinele nerespectrii manualului vor fi severe. Distribuii copii ale manualului ctre toi membri echipei i cerei-le s-l citeasc. 8) Asigurai-v c toate nevoile fiziologice (hran, ap, cldur, adpost i alte lucruri necesare pentru buna funcionare) ale echipei sunt ndeplinite din timp n timp, pe parcursul evenimentului.

9) Protejai-v echipa de daune psihologice, asigurndu-v c nu sunt conflicte interne (cum ar fi ciocniri ale ego-urilor, altercaii, conflicte de interese etc) printre membri echipei. Dac exist conflicte, atunci ncercai s le rezolvai judicios. Sigurana locului de munc pentru echip este, de asemenea, foarte important. n nici un moment, vreun membru al echipei n-ar trebui s simt c locul su de munc este n pericol. Avei grij de echip i dincolo de locul de munc. Dac orice membru al echipei se confrunt cu o problem financiar, ncercai s-l ajutai ct de mult este posibil. 10) Un membru al echipei nu va da tot ce e mai bun, dac are probleme considerabile de familie. ncercai tot ce putei pentru a reduce aceste probleme familiale. n cazul n care nu se poate face acest lucru, cel puin acceptai problemele sale. ncercai s reducei stresul su oferindu-i o zi liber sau implicndu-l ntr-un sport care i place. Cerei i celorlali membri ai echipei s-l susin. 11) Majoritatea stres n contextul unui eveniment se datoreaz managementului defectuos al timpului. Este greu s rmi calm i concentrat cnd lucrurile nu merg modul n care ar trebui, i exist abateri de la program. Planificai n avans lucrurile i defalcai planul pe fiecare activitate, n detalii. Asta este singura soluie. 12) Includei timp de odihn i relaxare n programul zilnic att pentru dumneavoastr, ct i pentru membri echipei. 13) ncurajai pe toat lumea s adopte un stil de via sntos, prin exerciii regulate, diet, meditaie, sport etc.

11. Planul de gestionare a riscurilor pentru evenimente

Un eveniment este plin de incertitudini precum pene de curent, defeciuni ale echipamentului, urgene medicale, certuri, situaii de panic, incendiu, retragerea unei sponsor etc. Cum putem avea de-a face cu toate aceste evenimente neprevzute fr un plan de gestionare a riscurilor bine gndit. Gestiunea riscurilor se face n fiecare etap de producie a unui eveniment. De exemplu, cnd gestiunea riscurilor se face n cmpul de gestionare a informaiilor, atunci arede-a face cu pierderi de date, furt de date sau defeciuni ale calculatoarelor. Cnd gestiunea riscului este fcut n domeniul securitii, atunci se pun n discuie certuri, situaii de panic, incendii, accidente etc. n mod similar, exist riscuri asociate cu: resursele umane, finanele, comercializarea, managementul calitii, participanii, alimente i buturi, gestionarea tehnic, infrastructur, logistic, achiziii i echipa de conducere.

Elaborarea planului de gestionare a riscurilor pentru evenimente Deoarece managementul riscurilor este o foarte important parte a managementului de eveniment, acesta se efectueaz n mod planificat i

profesional. Urmtorii pai sunt implicai n gestionarea riscurilor: Pasul 1: Identificai acele elemente sau activiti care ar putea s aib un risc. O list a acestor elemente este deja specificat mai sus, precum gestionarea informaiilor, securitate, achiziii publice etc.

Pasul 2: Identificarea riscurilor asociate cu fiecare element sau activitate. De exemplu furtul de marf este asociat cu gestionarea logisticii. n mod similar, pierderile de date sunt asociate cu gestionarea informaiilor. Pasul 3: Determinai posibilitatea apariiei riscul i a gravitii consecinelor dac riscul se ntmpl. De exemplu Elemente Managementul informaiilor Risc pierderea datelor furtul de date date denaturate Managementul securitii ceart, ncierare Posibilitatea sczut mare foarte mare sczut Gravitatea foarte mare mare foarte mare sczut

Pasul 4: Prioritizarea (ierarhizarea) riscurilor Riscurile cu gravitate mare a consecinelor ar trebui gestionate cu prioritate. Pasul 5: Formularea, pregtirea i implementarea strategiilor pentru a gestiona riscurile. Unele strategii comune utilizate pentru gestionarea riscurilor sunt: * Evitarea riscurilor - evitai acele elemente i activiti care ar putea s aib un risc. * Riscul de retenie - acceptai unele sau toate consecinele asociate cu un risc. * Riscul de Transfer - se transfer riscul unui ter. Pentru exemplu transferai responsabilitatea securitii evenimentului unei agenii de securitate. * Reducerea riscurilor - reducerea riscului asociat cu un anumit element sau activitate prin elaborarea unui plan de msuri eficiente de intervenie. Pasul 6: Monitorizarea riscurilor periodic, astfel nct strategiile folosite pentru a gestiona riscurile s poat fi actualizate sau revizuite.

12. Managementul informaiilor n cadrul evenimentelor

Managementul informaiilor include obinerea de informaii din diverse surse i apoi organizarea, regsirea i ntreinerea lor. Pentru evenimente de dimensiuni mici, putei face gestionarea informaiilor de unul singur. Cu toate acestea, pentru evenimente de mari dimensiuni, vei avea nevoie de un manager de informaii. Acest manager de informaii poate avea mai muli asisteni, n funcie de dimensiunea evenimentului. Un manager de informaii este responsabil pentru ntreinerea bazei de date cu furnizorii de servicii (cum ar fi decoratori, tehnicieni, DJ, florar, artiti etc), cu invitai, sponsori, parteneri, organizatori, delegai, lectori, reprezentani mass-media, clieni i audien int. Informaiile care de obicei sunt gestionate reprezint detalii de contact i toate operaiunile de afaceri i tranzaciile monetare efectuate nainte, n timpul i dup eveniment. Un manager de informaii este responsabil pentru documentarea despre astfel de activiti. n caz de reuniuni i conferine, el este cel care nregistreaz lucrrile i dezbaterile. De asemenea el formuleaz, pregtete i implementeaz planul de gestionare a riscului legat de informaii (pierderi de date, furt de date sau defeciuni ale aparatelor). Exist multe programe software pentru managementul evenimentelor disponibile pe pia, programe care pot ajuta i pe planul managementului informaiilor. Managementul achiziiilor n cadrul evenimentelor Este ntregul proces de cumprare a bunurilor i serviciilor pentru a sprijini operaiunile de afaceri. Procesul include stabilirea nevoilor i apoi localizarea, selectarea, negociere, contractarea, gestionarea i plata furnizorilor.

Managementul logistic n contextul evenimentelor Gestionarea logisticii presupune mutarea de bunuri i mrfuri de la o locaie la alta n modul cel mai eficace i cel mai eficient. Pentru evenimente mici sau locale gestiunea logisticii se poate face de unul singur. Dar pentru evenimente mari, n special cele internaionale va trebui s se apeleze la serviciile unui operator logistic. Un eveniment de nivel naional sau internaional ar putea avea nevoie:

1) Sprijin n faza de pre i post livrare 2) Legturi cu diverse departamente guvernamentale i organizaii. 3) Pregtirea documentaiei necesar pentru importul sau exportul de mrfuri. 4) Transport multimodal rutier, aerian sau maritim. 5) Depozitarea i distribuia de mrfuri 6) Asigurare ncrcturii i urmrirea acesteia 7) Consolidarea ncrcturii 8) Vmuire i diverse alte forme de verificri i impuneri. 9) Diverse tipuri de servicii de management al achiziiilor i management al resurselor. 10) Formularea, elaborarea i punerea n aplicare a unui plan de gestionare a riscurilor, de exemplu riscuri legate de furtul de mrfuri. Un manager logistic trebuie s fie expert n toate domeniile menionate anterior. El are cunotine extinse despre regulile, reglementrile, politicile, procedurile i documentaia necesar pentru importul, exportul sau manipularea bunurilor i mrfurilor. El are cunotine largi despre costurile de transport, regimul vamal, practicile bancare etc. Prin urmare, el este indispensabil pentru evenimente de nivel naional sau internaional.

13. Managementul securitii n cadrul evenimentelor

Gestionarea include formularea, pregtirea i punerea n aplicare a unor planuri de securitate i strategii pentru evenimente, respectiv cum s se asigure protecia delegailor, invitailor, furnizoril or, organizatorilor, sponsorilor, partenerilor, clienilor, reprezentanilor mass-media, bunurilor i mrfurilor n mprejurri neprevzute precum:

1) Foc n caz de incendiu la locul evenimentului, utilizai echipamentele pentru stingerea focului. n acelai timp, toat lumea ar trebui evacuat din locaie n condiii de siguran. Dezvoltarea unui plan de ieire de urgen trebuie realizat pentru o astfel de situaie. n cazul n care focul este necontrolabil, atunci se apeleaz la pompieri. Urmai cteva sfaturi pentru prevenirea incendiilor specificate n continuare: 1. Nu punei material inflamabile sau combustibile n locaia evenimentului, mai ales n zona oaspeilor sau cea cu scaune. 2. Asigurai-v c toate cile de intrare i ieire nu sunt blocate prin materiale sau prin diverse mijloace. 3. Asigurai-v c locul desfurrii evenimentului are ci distincte de intrare i de ieire, are sistem de alarm de incendiu i stingtoare de incendiu.

4. Utilizai numai acele echipamente electrice care au protecie. 5. Exist cel puin un medic cu trus de prim ajutor, mpreun cu o ambulan, pentru a se ocupa de urgene medicale. 6. Personalul trebuie s fie bine pregtit pentru acordarea primului ajutor i trebuie s fie capabil s utilizeze stingtoare de incendiu sau s gestioneze mulimea n caz de incendiu 2) Cderi de tensiune n cazul n care evenimentul este organizat ntr-un loc unde penele de curent sunt ceva comun, trebuie s existe suficient putere de rezerv. n caz de cdere de tensiune, pornii luminile de urgen i apoi activai generatoarele auxiliare. Ar fi cel mai bine s avei un sistem UPS (surs de curent nentreruptibil). Creai un plan de urgen separat, pentru a gestiona mulimea prezent la eveniment n caz de pan de curent. 3) Cderea echipamentului Utilizai numai echipamente fabricate de branduri reputate, astfel nct posibilitatea de a se strica s fie ct mai mic. Angajai numai tehnicieni de lumin i sunet care tiu cum s rezolve prompt orice defeciune a echipamentelor i care au i echipamente/materiale de rezerv. 4) Urgene medicale O echip paramedical mpreun cu o ambulan trebuie s fie prezent la locul evenimentului. n cazul n care acest lucru este prea mult pentru bugetul evenimentului, atunci cel puin un medic cu o trus de prim ajutor trebuie s fie prezent n locaie. Toat echipa de eveniment trebuie s fie bine pregtit n acordarea primului ajutor. Dac este posibil, ncercai s cunoatei antecedentele medicale ale invitailor i apoi pregtii un plan n caz de urgen medical n consecin. 5) Starea vremii nepotrivit 6) Renunarea n ultima clip 7). Retragerea unor sponsori 8) Probleme de infrastructur 9) Probleme tehnice

14. Evaluarea evenimentului

Este necesar pentru a v face, mpreun cu echipa, mai eficieni i mai eficace, data viitoare cnd vei organiza un eveniment. Este vorba de identificarea greelilor dumneavoastr i de a nva din ele. Evaluarea evenimentului se realizeaz imediat dup ncheierea acestuia sau a doua zi. Pentru aceasta, vei organiza o ntlnire cu membri echipei pentru evaluarea evenimentului. Pai necesari n derularea unei evaluri a evenimentului: Pasul 1: Determinai msura n care obiectivele evenimentului i ale publicitii au fost atinse. Dac nu ai reuit s atingei aceste obiective prin intermediul eveniment, atunci aproape c nu mai conteaz ct de muli oamenii s-au bucurat de eveniment sau ct de mare a fost popularitatea evenimentului. Acesta este un eec complet din punct de vedere comercial. Pasul 2: ncercai s obinei un feedback de la clieni i publicul int. O modalitate bun de a obine feedback-ul este prin formularul de feedback-ul. Pentru a v asigura c clienii dumneavoastr v vor oferi feedback-ul, inserai formularul de feedback n documentaia evenimentului. Pentru a obine feedback de la publicul int, inserai formularul de feedback ntr -un voucher cadou, care nu va putea fi folosit dect prin completarea formularului. Aceste tactici sunt necesare pentru a obine feedback-ul, deoarece oamenii sunt n general reticeni n a oferi orice rspunsuri n scris. Ca i exemplu, putei s includei urmtoarele ntrebri n formularul de feedback: Q1), V-ai simit bine la acest eveniment? Dac nu, atunci v rugm s indicai motivul. Q2) Ce v-a plcut cel mai mult la eveniment? Q3) Ce v-a plcut cel mai puin n cadrul evenimentului? Q4) Care au fost problemele cu care v-ai confruntat n timpul evenimentului? Q5) Ce s-ar mai fi putut face pentru a mbunti acest eveniment? Q6) Cum evaluai diferitele aspecte din activitatea noastr (v rugm s selectai una din opiuni): Ospitalitate: Catering: Transport: Comportamentul personalului Serviciile personalului de conducere: conducere: excelent, excelent, excelent, deexcelent, excelente, bun, bun, bun, bun, bune, medie, mediu, mediu, mediu, medii, slab slab slab slab slabe

Q7) Ai dori s participai la urmtorul nostru eveniment? Not: Chestionarul nu trebuie s aib mai mult de 10 ntrebri. Cerei opinii numai referitoare la aspecte relevante. Desigur, coninutul ntrebrilor se poate modifica de la un eveniment la altul. i nu uitai s menionai urmtoarea fraz la sfrit: "Mulumesc pentru timpul acordat pentru completarea acestui formular".