MANAGEMENTUL

EVENIMENTELOR
Curs si seminar 1. Introducere in subiectul
Managementul Evenimentelor
c.d.a. Madalin Nitis
Madalin.Nitis@mnstg.com

https://www.linkedin.com/in/madalinnitis/
https://www.facebook.com/madalin.nitis
Agenda:

1. Introducere in subiectul Evenimentelor

2. Tipuri de evenimente
3. Trend-uri in organizarea evenimentelor
4. Tema
 Introducere

Intr-o lume digitalizata este din ce in ce mai greu sa construiesti relatii inter-umane. Construirea de
relatii inter-umane presupune o experienta individuala si personalizata pentru fiecare individ.
Comunicarea in mediul digital a devenit foarte aglomerata, astfel ca, profesionistii de marketing cauta
solutii pentru a genera experiente cu impact pentru target-urile lor.

La nivel global, companiile cele mai de succes, au demonstrat ca pot avea rezultate extraordinare
investind in urmatoarele:
1. Tehnologie avansata in ceea ce priveste interactiunea cu clientii
2. Abilitatea de a masura return-ul fiecarei actiuni
3. Si abilitatea de a crea experiente memorabile pentru fiecare client
Sources: HARVARD BUSINESS REVIEW, THE EVENT MARKETING EVOLUTION
https://hbr.org/sponsored/2018/09/the-event-marketing-evolution
https://www.entrepreneur.com/article/37892
Marketingul Experiential

■ Marketingul experiential este unul dintre cele mai ‘’hot’’ trend-uri in

comunicare in prezent.
■ Companiile muta din ce in ce mai multe bugete din advertising-ul clasic in
marketingul experiential paradigm shift
■ Conform studiilor recente, se asteapta ca in urmatorii 3-5 ani, bugetul global
investit de companii in marketingul experiential sa depaseasca 50% din
bugetul total de marketing.

Source: https://www.eventmanagerblog.com/brands-
experiential-marketing
TIPURI DE EVENIMENTE
CARE GENEREAZA
EXPERIENTE PENTRU
CLIENTI
Tipuri de evenimente 1/2

Source: HARVARD BUSINESS REVIEW, THE EVENT MARKETING EVOLUTION https://hbr.org/sponsored/2018/09/the-event-marketing-

evolution
Tipuri de evenimente 2/2

Source: HARVARD BUSINESS REVIEW, THE EVENT MARKETING EVOLUTION https://hbr.org/sponsored/2018/09/the-event-marketing-

evolution
Tipuri de evenimente

Evenimentele se pot clasifica in multe feluri. In functie de destinatia lor (personale sau de
business), in functie de numarul de participanti (mici sau mari), in functie de subiectul de
activitate (culturale sau comerciale) si asa mai departe.

Dar hai sa le clasificam in urmatoarele categorii mari:

1. Evenimente personale: sunt evenimente care au loc in viata personala a oamenilor
(nunta, botez, zi de nastere, pomana etc.)
2. Evenimente corporate: sunt evenimente care fac parte din strategia de marketing a
companiilor: conferinta de presa, lansari de produse etc.
3. Eveminente comerciale: sunt evenimente care sunt organizate in scopul de a face
profit/ a strange fonduri (concert, festival, conferinta, campionat de gaming, cat si
activarile de brand la aceste evenimente etc.)
 1. Evenimente Personale
Sunt evenimente care au loc in viata personala a oamenilor (nunta, botez, zi de nastere,
pomana etc.)
Exista firme specializate pe genul acesta de evenimente mici cu numar limitat de participanti
(10-500 participanti).
Desi oportunitatea de buget per eveniment nu este mare, numarul de evenimente potential la
nivelul unei tari este imens (fiecare dintre locuitorii unei tari trece prin aceste evenimente pe
parcursul unei vieti).

Oportunitate de business: La nivel de piata (spre ex. Romania, reprezinta o serie de evenimente
cu potential prin recurenta mare, iar costurile de set-up pentru o firma de organizare de
evenimente din acest profil sunt relativ mici.
 2. Evenimente Corporate
Evenimentele corporate sunt cele care fac parte din planul de marketing ale unei companii.
Evenimentele au obiective clare (spre exemplu comunicarea cu presa, sau strangerea de lead-uri
pentru vanzari) si de asemenea trebuie sa prezinte un return on investment pentru companie. Cateva
tipuri de evenimente corporate sunt:
1. Conferinta de presa: are ca obiectiv comunicarea cu mass media a unui subiect de interes
pentru companie: spre ex. rezultatele anuale ale companiei
2. Lansari de produse: are ca obiectiv comunicarea unui produs nou catre mass media (presa,
influenceri, clienti)
3. Eveniment in store: are ca obiectiv stimularea vanzarilor catre clienti in una sau mai multe locatii
ale companiei.
4. Team building/Petrecerea anuala/Training: are ca scop stimularea angajatilor catre un anumit
obiectiv al companiei: vanzari, colaborare mai buna, cresterea satisfactiei angajatilor sau a
loialitaii catre firma.
Oportunitate de business: exista firme de organizari de evenimente care s-au specializat pe
evenimentele corporate. De obicei bugetele investite de firme in aceste evenimente sunt mari si de
asemenea marja de profit pentru firma de organizare de evenimente poate sa fie mai mare in
comparatie cu alte tipuri de evenimente.
 3. Evenimente Comerciale
Sunt tipurile de evenimente organizate de catre firme care au ca scop doar organizarea de evenimente si sunt facute in
scopul de a genera profit/strange fonduri. Cateva exemple:
1. Conferinte nationale/Internationale (ex Brand Minds): au ca scop realizarea de venituri din vanzarea de bilete si
contributiile sponsorilor.
2. Concerte/Festivaluri (ex Untold): au ca scop realizarea de venituri mari din vanzarea de bilete, contributiile sponsorilor
si contributiile autoritatilor locale.
3. Expozitii: au ca scop realiarea de venituri din vanzarea spatiului expozitional catre alte companii (expozanti) si din
vanzarea de bilete (ex. Romexpo)
4. Evenimente Culturale (TIFF): au ca scop promovarea filmelor si realizarea de venituri din contributiile sponsorilor.
5. Evenimente de strangere de fonduri (Magic Camp): au ca scop strangerea de fonduri si cresterea interesului
populatiei pentru o cauza sociala.
6. Activari de brand: odata cu prezenta sponsorilor le evenimente, devine din ce in ce mai importanta componenta
activarilor de brand in cadrul evenimentelor. De la standul/zona brandului in cadrul evenimentului la toate activitatile pe
care le pot face participantii la eveniment in relatia cu brandul respectiv (concursuri, jocuri, sampling, promotii)

Oportunitate de business: aceste evenimente (1-3) necesita o investitie initiala relativ mare, insa veniturile si profitul
realizate pot fi de asemenea mari, pe termen lung. De asemenea pot fi extinse la participare multinationala (ex Untold).
Evenimentele de strangere de fonduri pot fi organizate in parteneriat cu trusturi de media sau personalitati publice, care
sa aduca mai multa vizibilitate, si in cele din urma mai multe fornduri stranse pentru cauza sociala respectiva. De obicei
sunt organizate de organizatii non profit, insa dependenta acestora de costurile si veniturile obtinute fac ca acest
demers sa fie considerat unul comercial.
 TREND-URI IN
ORGANIZAREA DE
EVENIMENTE
Trend: Participantii isi doresc interactiune
face to face
Din studiile recente, mai mult de 50% dintre oamenii de marketing spun ca organizarea de
evenimente le aduce mai multe rezultate decat alte canale de marketing.
De ce? Doarece oamenii petrec foarte mult timp in fata unui ecran si in acelasi timp
experientele face to face devin mai apreciate.

Oportunitati: Evenimentele (chiar si cele online, ar trebui sa creeze mai mult spatiu si
oportunitati pentru interactiune face to face si networking, facilitati apreciate din ce in ce
mai mult de participanti.
Trend: Adaugarea unei componente
sociale
Cu cat evenimentele sunt mai mari, cu cat au un numar mare de participanti, cu cat sunt
implicati mai multi sponsori, publicul cere si o activitate sau scop care sa aduca un impact
in societate.

Oportunitati: organizatorii de evenimente ar trebui sa tina cont de acest trend si sa isi

aleaga o cauza sociala ideal din comunitatea participantilor, pe care sa o sustina prin
donatii, strangere de fonduri sau ajutor de orice fel. Aceasta va aduce mai mult atasament
publicului fata de eveniment si va aduce un plus de promovare in mass media.
Trend: Adaugarea unei componente
sociale
Trend: Calatoriile tip ‘’Bleisure” (Business
+ Leasure)
Studiile de la Experience Institute arata ca 71% din participantii la un eveniment
considera destinatia ca unul din principalii factori de decizie (ex. Mobile World
Congress Barcelona).
Astfel, a luat nastere un segment de clienti ce contine diverse generatii de oameni,
toate influentate de destinatia evenimentelor.
Oportunitati: organizatorii de evenimente trebuie sa puna mereu in balanta
costurile si atractivitatea destinatiilor pe care le aleg pentru evenimentele lor.
Aceasta presupune de multe ori colaborarea organizatorilor cu agentii de turim sau
specialisti in turism, spre a avea decizii cat mai bune asupra destinatiilor
evenimentelor.In privnta destinatiilor, factorii cei mai atractivi sunt: interactiuni
culturale cu localnicii, local dining, vizite la obiective turistice etc.
Trend: Intalnirile corporate se amesteca
cu festivalurile de muzica
Conform unui studiu Billboard, in US sunt anual peste 800 de festivaluri de muzica care atrag peste 32
milioane de participanti (majoritatea fac parte din targetul millennials)
Unele companii incep sa investeasca in festivalurile proprii. Forbes organizeaza evenimente anuale la care
participa peste 7,000 de antreprenori, iar la evenimente performeaza artisti internationali precum
Marshmello si Wiz Khalifa. In Romania, avem exemplul festivalului Summer Well care a fost initiat de
Orange, pentru a se apropia mai mult de targetul millennials.

Oportunitati:
Evenimentele muzicale devin foarte atractive pentru toate categoriile de target, insa presupun costuri
destul de mari cu logistica. Performances and entertainment can boost engagement, but require buyouts
and complex logistics.
Treptat, componenta de performance muzical a fost adaugata din ce in ce mai mult la evenimentele
corporate. Va exista intotdeauna o linie fina intre costurile mari de organizare a unui performance
muzical live si beneficiile aduse prin a multumi un numar limitat de participanti. O modalitate destul de
des intalnita de a masura rezultatele, este calcularea unui cost per participant, care sa fie comparat cu
alte cosuturi de la evenimente similare.
Trend: Sustenabilitatea devine un element
mandatory
Sustenabilitatea presupune o atentie sporita a
organizatorilor in ceea ce priveste reducerea
poluarii si amprentei de carbon a tot ce
presupune logistica evenimentului.
Toate aspectele organizatorice si de productie
ale evenimentului trebuie sa tina cont de
(consum minim de energie, combustibil,
reciclarea plasticului si altor materiale).
In mod special, odata cu aparitia crizei
pandemice de anul acesta, un alt element
esential este respectarea tuturor normelor
impuse si recomandate de autoritati, cat si
prevenirea raspandirii virusilor prin masuri
suplimentare de preventie (ex. Respectarea
distantarii sociale, dispozitive de dezinfectare
etc)
Trend: din ce in ce mai mult interes
pentru aplicatii digitale la eveniment.
Evenimentele mari ofera participantilor aplicatii digitale ce contin
programul, comunicarea, harta si alte surprize.
Integrarea componentelor de social media (Facebook, Instagram, Tik
Tok etc) in aceste aplicati face interactiunea mult mai naturala si
shareable. De asemenea, elementele de gamification pot face aplicatia
foarte interesanta pentru sponsori, care pot veni cu premii pentru
participanti.
Oportunitate: aplicatiile ofera multa personalizare si engagement la
fiecare pas al evenimentului. Mai mult decat atat, ofera posibilitatea
organizatorului de a comunica cu participantii si in perioada de
dinainte/dupa eveniment. Insa cel mai important aspect, ofera
organizatorului date esentiale despre comportamentul participantilor:
cat stau, unde circula, ce platesc etc.
Trend: Creativitate pentru o experienta unica

Experienta (ce faci si cum te simti

la eveniment) devine din ce in ce
mai importanta pentru participant.
Pentru a gandi experiente cat mai
unice si memorabile, organizatorii
trebuie sa gaseasca mixul perfect
dintre creativitate, tehnologie si
parteneiat cu sponsorii.

Oportunitati: tehnologia inovativa

(spre exemplu experiente VR, AR)
pot aduce un plus de unicitate si
memorabilitate evenimentelor.
Cum aleg sa creez un business din
industria organizarii evenimentelor?
1. Vizune
2. Research
3. Bugetare
4. Planificare
5. Implementare
6. Evaluare
7. Plan pe termen lung
Tema seminar 1 (etapele de Viziune si
Research)
Pentru etapele de Viziune si Research, va rog raspundeti la urmatoarele intrebari
despre prospectarea pietei si alegerea unui eveniment. Aceasta tema care include
alegerea unui eveniment pe care v-ati dori sa il organizati, va avea legatura si cu
temele viitoare.
Va rog raspundeti la intrebari, in fromat powerpoint:
1. Ce industrie?
2. Ce tip de eveniment?
3. Ce target?
4. Ce obiectiv financiar?

DDL 01. 11. 2020

Exemplu: Cupa Agentiilor la Gaming