Tipologia evenimentelor

Evenimentele sunt de o mare diversitate, motiv pentru care prezentarea acestora este extrem de dificil dac nu chiar imposibil de realizat. Din acest motiv n literatura de specialitate au aprut o serie de clasificri realizate dup anumite criterii pe baza crora sunt structurate evenimentele n grupe care permit o mai bun nelegere a elementelor comune, dar i a celor specifice fiecrui grup n parte. n literatura de specialitate evenimentele se pot mpri n funcie de mai multe criterii, precum: stadiul n care se afl procesul de vnzare, scopul urmrit, tipul de pia cruia i se adreseaz , modul de organizare i desfurare dar i n funcie de categoria de public creia i se adreseaz.

Tipologia evenimentelor n funcie de categoria de public creia i se adreseaz, evenimentele sunt clasificate n: I. Evenimente care se adreseaz publicului din mediul extern: a) Sponsorizare / Mecenat; b)Conferine, Seminarii, Adunarea Generala a Acionarilor; c) Trguri i Expoziii naionale i locale; d) Lansri de produse / servicii / rebranding; e) Spectacole itinerante; f) Workshopuri i Ziua Porilor Deschise. II. Evenimente care se adreseaz publicului din mediul intern a) Srbtori Religioase; b) Traininguri, Teambuildinguri, Webinars; c) Happy Hour; d) Ocazii Speciale ( rezultate excepionale, descoperiri, etc.).

I. Evenimente ce se adreseaz publicului din mediul extern:

a) Sponsorizarea/, nu reprezint un eveniment n sine, ci o modalitate, un instrument pe care organizaia l utilizeaz pentru a comunica cu audiena int. Sponsorizarea este o tehnic de comunicare prin eveniment ce permite asocierea unei mrci sau a unei organizaii cu un eveniment atractiv pentru un anumit public i const n acordarea de ctre un anuntor, numit sponsor, a unui sprijin material i / sau financiar pentru desfurarea de activiti socio culturale sau sportive, n schimbul unei contra prestaii stabilite cu anticipaie. Evenimentul i oportunitatea de a sponsoriza respectivul eveniment, trebuie s fie compatibile, iar efectul s fie unul pozitiv n rndul audienei. Se crede c atunci cnd un sponsor se asociaz cu un eveniment, consumatorii evalueaz dac asocierea imaginii sponsorului cu evenimentul respectiv este adecvat, iar cnd evenimentul i sponsorul au aceleai caracteristici de percepie este foarte mare probabilitatea ca ele s fie adecvate.

Exist trei ci clasice de construire a unui program de sponsorizare pentru un eveniment care sunt constituite prin luarea n considerare a numrului de sponsori i a statutului acestora.

a) /Mecenatul,
reprezint o tehnic de comunicare prin eveniment ce const n acordarea unui sprijin material sau financiar, pentru desfurarea unor aciuni de interes general, tiinifice, educative, sociale, umanitare, ecologice, sportive, de punere n valoare a patrimoniului naional, de ctre anuntor, numit mecena fr o contrapartid direct. Cu alte cuvinte n afar de cel care acord sprijinul i cel ce l primete, nimeni nu mai cunoate acest lucru. Printre obiectivele urmrite se numr dobndirea unei valori sociale i vehicularea unei imagini pozitive a organizaiei, fiind realizat ct mai discret posibil, deoarece nu se urmrete obinerea unor efecte publicitare.

b) Conferine, seminarii, adunarea general a acionarilor

Dorina oamenilor de a se ntlni i a schimba preri i idei, elemente care stau la baza conferinelor i ntlnirilor, este la fel de veche precum formarea aezrilor. Cele mai competitive destinaii pentru conferine sunt acelea care neleg i utilizeaz la maxim marketingul pentru promovarea i pstrarea clienilor. Pentru centrele de conferine produsul este reprezentat de toate elementele tangibile i intangibile ce contribuie la succesul conferinei precum: locaia centrului, slile de conferine, facilitile audio vizuale, serviciile de catering, cunotinele personalului i politeea pe care o arat angajaii ctre delegai. n cazul destinaiilor, produsul este alctuit de asemenea din toate elementele tangibile ca: posibilitile de cazare, restaurantele, magazinele, atraciile turistice i operatorii de transport, care pot fi utilizai de ctre organizatori i delegai pe parcursul conferinei i elementele intangibile ce includ imaginea i atmosfera ce pot fi factori cruciali ca o destinaie s fie selectat pentru o conferin.

b) Conferine/
Conferinele care se adreseaz n special clienilor, poate avea pauze de cafea, sal de expunere, ntlniri cu agenii de vnzri, evenimente sportive precum un mic turneu de golf, o petrecere n cinstea clienilor i a reuitei conferinei i diferite tipuri de distracie. Acest tip de conferin este destinat n special managementului de mijloc sau de top, care dezbat probleme strategice, de vnzri, etc. Conferinele care se adreseaz partenerilor de afaceri reprezint o bun modalitate de a vinde, fiind atrai distribuitori, intermediari, ageni sau alte tipuri de companii cu care organizaia coopereaz n vnzri i marketing, precum i unii concureni, care nu se adreseaz acelorai segmente de pia. Pentru a avea succes trebuie ca nc de la nceput s se tie obiectivele i preferinele partenerilor, ca obiectivele conferinei s fie aceleai cu ale partenerilor, iar acetia s fie implicai nc din faza de proiect a conferinei; selectarea zilelor s fie fcut atunci cnd gradul de participare poate fi ct mai mare. Conferina de pres se utilizeaz pentru comunicarea unor tiri extrem de importante, sau n cazurile de urgen. De asemenea, este folosit n toate situaiile n care informaia pentru pres nu poate acoperi toate aspectele unei probleme, sau cnd este necesar prevenirea posibilitii de formare n rndul publicului a unei imagini negative despre firm. Momentul desfurrii unei conferine de pres trebuie ales n aa fel nct s coincid cu cel al nchiderii ediiilor de tiri ale diverselor suporturi media.

reprezint ntlniri realizate i organizate de ctre diferite companii, ce vor s se adreseze stakeholderilor unde sunt abordate diverse teme de discuie. De regul participarea la aceste seminarii este gratuit, costul fiind suportat de compania organizatoare n totalitate. n cadrul seminarilor exist speakeri care abordeaz diferite tipuri de subiecte precum tendinele n industriile financiare, tehnologice, servicii, sntate, etc., unde se discut despre noi descoperiri tiinifice i diferite teorii. Topicul discuiei i beneficiile pe care le pot obine participanii trebuie comunicat n prealabil. Un seminar poate ine de la cteva ore pn la maxim 1-2 zile. Seminarile se mpart n: seminarii educaionale ce pot fi intens utilizate pentru a comunica informaii n legtur cu un produs / serviciu ntr-un cadru de afaceri mai larg i mai complex pentru care consumatorii au asistat, fapt ce i confer seminarului credibilitate i posibilitatea de a ajunge i la clieni de altfel destul de dificil de atins. n cazul n care angajai ai companiei sunt cei care in prezentri, e bine ca tonul prezentrii s fie mai degrab spre rezolvarea problemelor sau mprtirea de idei, dect o ncercare agresiv de a vinde. seminarii executive urmresc ca printre participani s se regseasc clieni cheie cu funcii manageriale pentru a i informa, a interaciona cu ceilali manageri, dar i cu cei din managementul companiei organizatoare. De regul numrul, celor invitai este destul de mic, se desfoar la intervale regulate de timp i n locuri dezirabile.

b) / Seminariile /

b) / Adunarea General a Acionarilor

Companii deinute de ctre publicul larg invit deintorii de aciuni la acest eveniment, care are loc de regul odat pe an, pentru a fi prezentate rezultatele anuale, sau cnd trebuie luate decizii vitale. Aceste ntlniri au ca scop informarea acionarilor despre succesul sau insuccesul companiei. Ele pot fi momente de srbtoare n vremuri bune, sau eveniment cu dezbateri tensionate n vremuri tulburi pentru organizaie. Formatul i gradul n care aceste evenimente sunt promovate este o problem a managementului companiei. Similare sunt i ntlnirile analitilor financiari organizate cu membrii comunitii financiare, de regul de ctre Directorii Generali Executivi sau Directorii Financiari.

c) Trguri i expoziii
Trgurile i expoziiile sunt instrumente complexe n cadrul crora se nchiriaz spaiu pentru standuri cu scopul de a expune produsele sau serviciile unei companii. Costurile variaz n funcie de natura participrii, ce cuprinde spaiul destinat standului, serviciile oferite i dreptul de proprietate al standului. Exist o varietate mare de activiti de marketing care se pot ntreprinde nainte, pe durata i dup o astfel de participare. Ele difer din multe puncte de vedere fa de alte evenimente promoionale, deoarece se prezint i se expun produse / servicii competitive nefiind axate asupra unei singure mrci. Multe din trguri i expoziii sunt doar simple expuneri ale produselor, i astfel nivelul de interaciune poate fi sczut, sugernd faptul c implicarea i ataamentul obinut prin experiena participrii este destul de limitat. n ciuda acestor inconveniene, trgurile i expoziiile reprezint o parte important a mixului comunicaional pentru multe organizaii. Acest lucru se datoreaz tradiiei n unele ramuri industriale unde neparticiparea poate fi mult mai duntoare dect participarea, dar i a beneficiilor ce rezult din prezen. Oportunitile de a aduce laolalt un numr ct mai mare att de clieni poteniali ct de i ageni vnzri ntr-un singur loc, depesc dezavantajele confuziei produselor / serviciilor organizaiei cu cele ale competitorilor.

d) Lansri de produse / servicii

Introducerea de noi produse sunt evenimente cu scopuri multiple, n primul rnd sunt evenimente educaionale, proiectate s i nvee pe agenii de vnzri i pe intermediarii care vor vinde produsele utilizatorilor finali, despre beneficiile noului produs sau serviciile care l nsoesc. Introducerea de noi produse este asimilat i n cazul celebrrii noilor produse / servicii, inovaii ale companiei, deschiderea unor noi sedii, puncte de desfacere, filiale i sucursale care s aib ca audien int angajaii companiei, intermediarii, furnizorii i chiar marele public. Unele companii realizeaz o serie de evenimente de o mare anvergur ce necesit o bun coordonare cu un suport al mass mediei substanial, alte companii prefer s lanseze noi produse n cadrul unor trguri i expoziii, asigurndu-se c vor fi vizitai de clieni, intermediari i reprezentani media. Pentru unele produse, un eveniment de mici dimensiuni poate fi suficient. O mare varietate de companii recurg la evenimente pentru a ncuraja ncercarea i consumul produselor n rndul non-consumatorilor, sau a crete frecvena de cumprare n rndul consumatorilor existeni. Pot fi incluse demonstraii sau samplinguri n supermarketuri, malluri i alte locaii unde segmentul de pia poate fi contactat. i serviciile pot fi oferite spre ncercare cu ajutorul unor evenimente speciale. Restaurantele pot gzdui seri tematice la preuri reduse, sau doar pe baz de invitaii, doar pentru a ncuraja noii consumatori s revin.

e) Spectacole itinerante
Spectacolele itinerante sau turneele evenimentelor promoionale pot atinge o audien mult mai extins, cu un cost relativ mai sczut i transmite o cantitate de informaii mult mai mare dect este posibil prin telefon sau internet. Ele pot, n acelai timp, s creasc interesul prin anticipare i acoperire media asupra evenimentului. Un spectacol itinerant se poate deplasa dintr-un ora considerat important n altul fcndu-i anunat din timp prezena, fiind un eveniment local. Spectacolul itinerant vine spre consumator scutindu-l pe acesta de nevoia de deplasare. De regul organizatorul suport toate cheltuielile i participanilor nu li se percepe nici o tax de participare. Locul de desfurare este un hotel, sau o sal de conferine, dureaz de regul jumtate de zi i are inclus mic dejun sau prnz. Ca orice eveniment fa n fa, spectacolele itinerante trebuie s fie planificate i operaionalizate metodic.

f) Workshopurile /
sunt de o anvergur mult mai mic dect o expoziie, i ca atare pot avea loc ntr-o sal de conferin a unui hotel, a unui centru de conferine, sau ntr-un loc neobinuit i unic care s fie pe placul participanilor. ntlnirile cu grupurile de utilizatori sunt mult mai flexibile i cu costuri mult mai reduse dect participarea la un trg sau expoziie, i pot s ia forma spectacolelor itinerante, dac se in n mai multe orae. Printre obiectivele companiei atunci cnd apeleaz la workshopuri, se regsesc: educarea clienilor efectivi asupra produselor / serviciilor pe care le dein sau beneficiaz de ele, identificarea problemelor cu care se confrunt clienii i a celor mai optime soluii, identificarea nevoilor clienilor pentru produsele adiionale sau de noi caracteristici ale produselor deja existente i ntrirea relaiei cu clienii.

f) / Ziua porilor deschise

presupune atragerea clienilor efectivi i poteniali, pentru vizitarea companiei. Evenimentul trebuie s ofere o valoare mare ca acesta s justifice efortul i costul participanilor. Nevoia de a vizita compania sugereaz faptul c acest tip de eveniment este orientat spre segmentul care i-a manifestat deja interesul fa de produs n contactele anterioare pe care le-a avut cu compania. Ziua porilor deschise combin sesiunile de informare cu cele de distracie i posibilitatea de a interaciona cu angajaii, fiind folosite pentru a dezvolta loialitate i angajament n rndul audienei. La aceste manifestri pot fi invitai deopotriv furnizori i parteneri, fiind de multe ori combinate i cu prezentri cu vnzare. Multe instituii de nvmnt, organizeaz astfel de evenimente, ce implic prezentarea i turul instituiei, a desfurrii procesului didactic, interaciune cu profesorii i studenii, etc.

II. Evenimente care se adreseaz publicului din mediul intern:

a) Evenimente legate de srbtorile legale i religioase Srbtorilor legale i religioase li se acord o importan destul de mare att de ctre angajai ct i de ctre angajatori. De regul, aceste tipuri de evenimente se organizeaz pentru angajai. n ceea ce i privete pe clieni, acestea se regsesc sub forma de sponsorizri. Pentru angajai acestea iau forma unor ntlniri informale. Ele se organizeaz, fie n incinta companiei fie n spaii nchiriate. n cazul anumitor srbtori, aceste evenimente se desfoar nainte ca srbtoarea respectiv s aib loc deoarece exist riscul ca numrul participailor s fie foarte mic i astfel evenimentul s nu i ating scopul.

b) Training-ul /

este descris ca fiind un proces sistematic de dobndire de noi cunotine, abiliti i atitudini necesare ndeplinirii mai eficace a atribuiilor unui anumit post, prezent sau viitor. Acesta const n organizarea activitii de transmitere de informaii i instruciuni care s mbunteasc performanele angajailor, sau s i ajute s ating un anumit nivel de cunoatere sau abiliti. Participanilor li se transmit n prealabil informaii n legtur cu principalele puncte, sau chiar agenda programului de training.

b) / team building-uri

sunt evenimente prin care se urmrete dezvoltarea spiritului de echip i mbuntirea abilitilor de comunicare i interaciune n cadrul unui compartiment sau ntre diferite compartimente, care opereaz independent, dar trebuie s interacioneze. Membrii unei echipe urmresc n activitatea lor efectuarea urmtoarelor activiti: s aduc noi soluii i idei, s aib respect fa de ceilali membri, s aprecieze i s ia n considerare ideile i contribuia celorlali indivizi, s asculte i s ofere la rndul lor informaii, s adreseze ntrebri, s respecte angajamentele pe care i le-au luat, s fie destul de flexibili i s respecte relaia de parteneriat creat n echip. Team building-ul poate avea diverse forme. Acestea pot avea loc indoor, outdoor sau adventure i presupun efort intelectual sau / i fizic. Astfel pentru indoor se pot realiza festivaluri de film, meteuguri populare, jurnale TV, festivaluri de teatru, team buildinguri prin dans. n cazul outdoor activitile pot avea loc fie n oraul unde i are compania localizat sediul, fie n zone turistice inclusiv n strintate.

c) Happy Hour sau ieiri cu angajaii sunt evenimente care au loc de regul n timpul sptmnii i mai puin la sfrit de sptmn deoarece unii angajaii au situaii personale speciale, evenimentul nefiind dorit i ateptat, ci mai degrab vizat ca o sarcin de serviciu. Ele au rolul de a crete coeziunea n interiorul organizaiei i comunicarea dintre acetia. Astfel de evenimente sunt utilizate pe scar larg de multe companii reprezentnd unul din cei mai puternici factori pentru creterea eficienei forei de munc. Exist ns situaii, n care n locul petrecerilor sau ieirilor la restaurant organizate de companie, angajaii s prefere acordarea de ore suplimentare pentru propriile treburi.

d) Ocazii speciale ( rezultate excepionale, descoperiri, etc.) O serie de evenimente de apreciere sunt organizate pentru onorarea i aprecierea rezultatelor excepionale individuale sau ale echipei, metod prin care pot fi motivai angajaii. n cadrul acestora pot exista expuneri: audio vizuale, cu instantanee sau filme de scurt metraj cu evoluia proiectului respectiv, i a celor care au contribuit la ducerea la bun sfrit a proiectului. Aceste tipuri de evenimente pot avea i acoperire media, n cazul n care se dorete acest lucru, iar descoperirea respectiv are un impact copleitor asupra societii. Alte evenimente denumite structurale sunt organizate pentru a anuna schimbri majore pentru o companie. Pe parcursul acestor evenimente se stabilesc noi condiii, se stabilesc noi relaii, schimbri de direciune sau management, fuziuni sau preluri de companii, etc.. n aceast categorie pot fi incluse i aniversrile organizaiei; ele se pot organiza anual sau periodic ( din 5 n 5 ani sau la fiecare 10 ani ), fie pentru organizaia mam, fie pentru filialele sau sucursalele sale cu ocazia mplinirii unui anumit numr de ani de la nfiinare, - ori pentru a srbtori zilele onomastice ale angajailor.

Tem:
Alegei un tip de eveniment pe care dorii s l realizai, indiferent cui se adreseaz, i s enumerai cteva obiective pe care vrei ca prin acest eveniment s se ating?
( Ex de obiective: creterea notorietii mrcilor organizaiei, creterea vnzrilor, schimbarea atitudinii fa de organizaie, etc )