Sunteți pe pagina 1din 75

Facultatea de Jurnalism i tiinele Comunicrii

Universitatea din Bucureti

Specializarea tiinele Comunicrii


Nivel licen

Organizarea
evenimente
publice

Titular de curs:
Asist. univ. dr. Antonia Matei

de

de
relaii

Acest material este protejat prin Legea dreptului de autor i a


drepturilor conexe nr. 8 din 1996, cu modificrile ulterioare.
Dreptul de autor i aparine Antoniei Matei. Facultatea de Jurnalism
i tiinele Comunicrii, Universitatea din Bucureti, are dreptul de
utilizare a acestui material.
Nici o parte a acestui material nu poate fi copiat, multiplicat,
stocat pe orice suport sau distribuit unor tere persoane, fr
acordul scris al deintorului dreptului de autor.
Citarea se face numai cu precizarea sursei.

Organizare de evenimente de relaii publice

INTRODUCERE
Suntem n domeniul crerii de amintiri (Gene Columbus,
Manager, Walt Disney Entertainment Staffing)

Festivaluri, conferine, lansri de produse, lansri de carte,


worshopuri, conferine sau briefinguri de pres toate sunt
evenimente cu care deja ne-am obinuit, evenimente intrate n
calendarul i n rutina aproape zilnic. Un subdomeniu al relaiilor
publice, organizarea de evenimente a luat o amploare deosebit
n ultimii ani, nu numai n lume, dar i n Romnia. Organizarea de
evenimente se dovedete a fi un bun instrument pentru guverne
sau autoriti locale, pentru corporaii, pentru firmele de mai mici
dimensiuni, dar nu numai de a-i promova imaginea n rndul unui
anumit public int.
In spatele camerelor de luat vedere, a aparatelor de fotografiat, a
aplauzelor i a strlucirii pe care au evenimentele de succes se
afl echipe ntregi de oameni i mii de ore de organizare.
Planificarea unui eveniment de relaii publice, fie c este vorba de
evenimente corporative, sociale, culturale sau de orice alt natur,
necesit foarte mult munc de coordonare. i, ca n orice alt
activitate pe care o presupun relaiile publice, i organizarea de
evenimente nseamn luarea unor decizii informate, inteligente,
responsabile i etice.

Nota de examen este format din:


- nota celor trei lucrri de verificare, de la sfrsitul fiecrei uniti
de nvare (50%)
- nota de la proiectul final (50%): planificarea de la A la Z la unui
eveniment de relaii publice
Dac una dintre teme nu este fcut de ctre student, ci este
copiat, nota final este 1 (unu).

Organizare de evenimente de relaii publice

Unitatea de nvare 1
LUMEA EVENIMENTELOR.
CUPRINS
1.1 Definiii
1.2 Tipuri de evenimente
1.3 Trsturi ale evenimentelor de relaii publice
1.4 Scopuri i obiective
1.5 Managementul evenimentului
1.6 Echipa

OBIECTIVELE UNITII DE NVARE 1

Dup studiul acestei uniti de nvare vei reui s:

S nelegei ce nseamn un eveniment de relaii publice

S descriei tipuri de evenimente

S tii care sunt ndatoririle i calitile unui manager de eveniment

Organizare de evenimente de relaii publice

1.1 Definiii
n sensul cel mai banal, un eveniment se refer la o ntmplare la
care se ntlnesc mai multe persoane, cu preocupri i interese
similare, avnd un obiectiv comun, ntr-un loc i la o dat prestabilite. Workshopuri, conferine de pres, seminarii, lansri,
festivaluri, trguri, gale, strngeri de fonduri, prezentri, etc toate
intr n marea categorie a evenimentelor i toate au nevoie de o
bun organizare pentru a-i ndeplini scopurile i obiectivele
propuse. Astfel, un eveniment este caracterizat att de producie,
ct i de consum i poate fi vzut ca un element de atracie
pentru participani, oferindu-le ceva de fcut i un motiv de
participare, iar ele sunt acum o parte a dezvoltrii turismului
(Tassiopoulos, Johson, p. 77).
Domeniul evenimentelor este att de vast nct este imposibil s
exist o definiie care s includ toate variantele i subvariantele
de evenimente. De-a lungul timpului, cercettorii au oferit
numeroase definiii tocmai datorit diversitii pe care ele o
presupun, dar n general, ele se refer la trsturile
evenimentelor. Unele se centreaz n jurul participanilor, pentru
c, fr acetia un eveniment nu poate avea loc, altele asupra
activitilor, asupra impactului sau a unicitii: Orict de mult ar
ncerca cineva, este imposibil s recrem un eveniment; prin
definiie, ele au loc o singur dat. Cu toate c evenimentele
planificate pot fi similare ca form, unele aspecte de design sau
program vor asigura faptul c evenimentul este o experien
diferit. i nu numai asta, dar i ateptrile, atmosfera i atitudiile
invitailor i participanilor vor fi mereu diferite, indiferent de
program sau loc. Aceast unicitate a evenimentelor le face
atractive, captivante, de aceea realizarea unei imagini de tipul o
dat n via este scopul fiecrui organizator (Getz, 2007, pp. 18
19).
Unii cercettori realizeaz o distincie ntre evenimente i
evenimente speciale, acestea din urm fiind un fenomen ce s e
nate din ocaziile ieite din rutin cu obiective culturale, personale,
organizaionale sau de distracie, deosebite de activitile zilnce
obinuite, a crui scop este informarea, celebrarea, distrarea sau
provocarea (Shone i Parry, 2004, p. 3). Evenimentele speciale
sunt aadar acele evenimente care ies din rutina zilnic,
evenimente care nu se organizeaz mereu i la care lum parte
destul de rar. Chiar dac lumea actual este nesat de
festivaluri, expoziii, workshopuri, seminarii, conferine i alte
Organizare de evenimente de relaii publice

evenimente speciale o persoan nu particip zi de zi la astfel de


aciuni.
Cteva diferene ntre evenimente sunt (Kilkenny, 2011):

Tipul de eveniment organizat

Obiectivele pentru care s-a organizat evenimentul

Cine particip la eveniment (cte persoane, vrsta, statut


social)

Amplasamentul (nuntru/afar, stilul)

Ce este organizarea de evenimente de relaii publice?


Organizarea de evenimente este un domeniu extrem de dinamic,
un domeniu n care provocrile apar la tot pasul, un domeniu n
care profesionitii nva i se formeaz cu fiecare eveniment n
parte pentru c, scopul lor este de a crea evenimente de cea mai
bun calitate. Astfel, industria a devenit din ce n ce mai
profitabil, o adevrat afacere generatoare de profit i slujbe
pentru c impactul organizrii unui eveniment nu este doar la
nivelul firmei respective de relaii publice, ci, vorbim de un impact
social, economic, cultural, dar i de mediu la nivelul ntregii
comuniti prin cheltuielile adiionale pe care le presupune un
eveniment (cazare, mncare i butur, cumprturi sau consum
cultural). Exist prejudecata c evenimente de relaii publice se
refer doar la acele evenimente care se adreseaz strict presei.
Vom vedea c acest lucru este complet greit, deoarece
evenimentele de relaii publice se pot adresa unor publicuri
diverse.
S ne reamintim una dintre definiiile relaiilor publice care
subliniaz faptul c acestea sunt arta i tiina social de a
analiza trenduri, de a prezice consecinele lor, de a consilia liderii
unei organizaii i de a implementa programe planificate care vor
servi att interesului organizaiei, ct i pe cel al publicului (Wilcox
et al., 1992, p. 6). Printre numeroasele activiti pe care trebuie s
le ndeplineasc un specialist n relaii publice, se numr i
organizarea de evenimente speciale, printre care: pregtirea i
coordonarea conferinelor de pres, inaugurrilor unor obiective
sau lansrilor de programe, aniversrilor, campaniilor de strngere
de fonduri, vizitelor, concursurilor, etc (Coman, 2006, p. 15).

Organizare de evenimente de relaii publice

Berlin, Cape Town, Chicago, Copenhaga, Dubai, Edinburgh,


Vancouver, New York, Paris, Londra, Geneva sunt doar cteva
dintre cele mai bine cotate i cele mai dezvoltate orae n industria
organizrii de evenimente i, n acelai timp orae cu un turism
extrem de dezvoltat. Cooper et al. (2005, pp. 246247)
menioneaz cteva dintre elementele pozitive de impact social
ale evenimentelor:

Cultivarea mndriei comunitare

Crearea unei contiine socioculturale

Dezvoltarea infrastructurii

Sprijin sociocultural direct

De exemplu, Festivalul de muzic din Glastonbury, Anglia


produce, per total, 1 miliard de lire sterline (Robinson, Wale,
Dickson, 2010, p. xiii). n 2012, n Statele Unite ale Americii,
orgnizarea de eveniment a produs un profit de 6 miliarde dolari 1,
iar, n acelai an n Romnia, industria evenimentelor a generat
venituri de 350 de milioane de euro 2, n ciuda problemelor
economice. De fapt, o cuantificare exact a ct genereaz
industria evenimentelor este imposibil din cauza nenumratelor
ramificaii pe care ea le presupune, dar cert este c organizarea
de evenimente este o afacere extrem de profitabil, att pentru
companiile private, ct i pentru stat i autoritile locale.
Judy Allen, o veteran a domeniului, compar organizarea unui
eveniment cu regizarea unui film i, dei nu creai un film de
Oscar, este mereu important s v amintii c realizai un
eveniment care poate fi o amintire pentru toat viaa pentru
cineva. Orice eveniment, fie c este pentru 50 de persoane sau
2.000 trebuie s fie la fel de detaliat ca producerea unui film
(Allen, 2009, p.2).
Astfel, organizarea de evenimente de relaii publice este un proces
amplu pe care o persoan sau o echip trebuie s l parcurg
pentru a se asigura c evenimentul este gndit, coordonat i pus
n practic n conformitate cu scopurile i obiectivele sale. Este un
proces care ncepe cu conceptualizarea evenimentului i care
continu cu diverse faze ale planificrii, n cadrul crora ideile sunt
puse n aciune. Acest proces este o parte integrant a
managementului evenimentului (Carter, 2012, p.5).
1

http://www.ibisworld.com/industry/party-event-planners.html?partnerid=prweb
http://www.agerpres.ro/media/index.php/economic/item/223920-Ambasadorii-MICE-si-cei-ai-turismuluiimpreuna-pentru-a-pune-Romania-pe-harta-industriei-de-evenimente.html
2

Organizare de evenimente de relaii publice

1.2 Tipuri de evenimente


O dat cu dezvoltarea industriei i tipurile de evenimente s-au
dezvoltat extrem de mult, ele fiind, n acest moment foarte
diversificate. Una dintre cele mai simple clasificri este cea oferit
de Shone i Parry (2004, p. 7) care mpart evenimentele speciale
n patru mari grupuri. Aceste categorii ns nu sunt perfect
delimitate unele de celelalte, ci, din contr, ele au trsturi care se
ntreptrund. De asemenea, ele pot fi singulare sau organizate
ntr-o serie de evenimente.

Evenimente organizaionale sunt evenimente comerciale,


de vnzri

Evenimente culturale evenimente ceremoniale, sacre, de


art i folclor

Evenimente recreative evenimente sportive, evenimente


de relaxare i distracie

Evenimente personale aniversri, zile de natere, nuni


La acestea se mai adaug:

Evenimente politice i ce in de stat summituri, vizite de


stat, ntruniri sau congrese politice

Evenimente educaionale i tiinifice conferine, seminare


cu scopuri educaionale (Getz, 2008, p. 404)

Evenimente de afaceri i corporative acele evenimente


care sprijin obiectivele unei afaceri

Strngeri de fonduri sau alte evenimente legate de cauze


caritabile

Evenimente de marketing evenimente comerciale care


faciliteaz
ntlnirea
dintre
cumprtori
i
productori/vnztori pentru a crea vizibilitate unui serviciu
sau produs comercial (Berridge, 2007)

O categorie extrem de important, mai ales pentru un profesionist


n relaiile publice o reprezint evenimentele pentru pres. Este
vorba despre evenimentele dedicate exclusiv jurnalitilor,
evenimente la care, eventual, mai pot participa specialiti, dac
acetia ajut la o mai bun comunicare a mesajului companiei, dar
nu publicul larg. Din aceast categorie fac parte: conferine de
pres, briefinguri de pres, excursii de pres, PR blitz-uri. Aceast
categorie va fi analizat pe larg n cadrul Unitii 3.
Organizare de evenimente de relaii publice

Joe Goldblatt propune o alt tipologie a evenimentelor n funcie


de tematica lor (2002, pp. 10 - 14)

Evenimente civice

Sunt evenimente care se bazeaz pe tradiii culturale, religioase i


de ritual. Se refer mai ales la ceremoniile care sunt organizate cu
scopul de a comemora sau aniversa anumite evenimente sau
persoane din trecut. Exemplu: parada militar organizat n fiecare
an de Ziua Naional a Romniei

Expoziii

Pot fi private sau publice, au o adevat istorie i sunt ntr-o


continu dezvoltare. Mai nou, expoziiile au devenit evenimente
multisenzoriale, mbinnd elemente educaionale i de distracie.

Trguri i festivaluri

Reprezint o modalitate eficient de a promova produse culturale


sau de consum

Evenimente de marc (Hallmark events)

Sunt evenimente majore dezvoltate n principal pentru a crete


atenia, interesul i profitabilitatea unei destinaii turistice pe
termen scurt sau lung. Astfel de evenimente se bazeaz pe
succesul, unicitatea, statutul sau seminificaia lor n timp pentru a
crea interes sau a atrage atenia (Ritchie, J.B.R., 1984 apud. Hall,
1989, p. 263). Dezvoltarea Jocurilor Olimpice este un exemplu
elocvent despre cum s-au dezvoltat n ultima perioad
evenimentele de marc n ultima perioad.

Evenimente ale industriei ospitaliere

Hotelurile din ntreaga lume au devenit parte a organizrii de


evenimente nu numai prin inchirierea de sli i camere, ci i prin
implicarea lor direct n domeniu. Astfel, ele dispun acum de
oferte complete pentru planificarea unui eveniment, devenind
astfel adevrai concureni pentru firme.

ntlniri i conferine

Dezvoltarea afacerilor din toate domeniile i globalizarea lor a dus


la o cretere important a ntlnirilor i conferinelor (locale,
naionale i internaionale). n toate domeniile se desfoar
ntlniri ntre parteneri sau poteniali parteneri de afaceri,
conferine sau convenii ale profesionitilor n care se iau decizii,
au loc dezbateri, schimburi de idei i informaii.
Organizare de evenimente de relaii publice

Evenimente retail

Sunt gndite pentru a atrage poteniali cumprtori n zilele


noastre, comercianii sunt mai perspicace, se bazeaz i pe
cercetri de marketing pentru a gndi evenimente promoionale pe
termen lung care utilizeaz o abordare integrat, combinnd un
eveniment live cu publicitate i promoii (Goldblatt, 2002, p. 12).
Un astfel de exemplu este organizarea la scar mondial a
evenimentului Black Friday, ziua neagr a cumprturilor
organizat vinerea de dup srbtoarea de Thanksgiving n
Statele Unite, dar preluat n multe ri occidentale. Evenimentul
atrage mulimi de oameni n cautarea de reduceri masive la
diverse produse.

Evenimente - celebrri

Se refer mai ales la acele evenimente marcante n viaa unei


persoane: botez, nunt, cstorie de argint/aur.

Evenimente sportive

Acesta este unul dintre domeniile n care evenimentele au luat o


deosebit amploare. Analiznd cazul Marii Britanii Bowdin et al.
(2006) atrag atenia asupra faptului c evenimentele sportive ajut
la crearea unei identiti naionale i sunt importante pentru
creterea turismului. Acest tip de evenimente atrage mereu atenia
presei i datorit suprapunerii cu elementele de divertisment i
relaxare. La deschiderea sau nchiderea marilor evenimente
sportive au loc concerte i spectacole de artificii. Cupa mondial
la fotbal este un astfel de eveniment sportiv cu un mare impact
economic pentru locurile unde se desfoar, dar i pentru
economia global. Doar n primele 24 de ore de la punerea n
vnzare a biletelor pentru Cupa Mondial din Brazilia 2014 a fost o
cerere de 2.3 milioane de bilete.

Evenimente turistice

Un alt fenomen al ultimilor decenii, un rezultat al amplului proces


de globalizare, evenimentele turistice au devenit i ele o industrie
profitabil. Evenimentele speciale atrag numeroi turiti, cresc
vizibilitatea unui ora sau a unei regiuni, ofer o experien social
deosebit (Jago i Shaw, 1999). Pe lng Trgul de Turism al
Romniei, eveniment cu dou ediii, de primvar i iarn, se
organizeaz numeroase alte evenimente ce aduc n prim plan
cultura, arta i muzica romneasc, precum i trguri de produse
tradiionale, toate pentru a atrage turiti.
Organizare de evenimente de relaii publice

10

Tem de reflexie 1.1

Coninutul temei de reflecie


1.1.1 Idenificai un eveniment din oraul dumneavoastr care are
caractersticile necesare pentru a deveni un eveniment de marc.
Oferii cinci argumente.
1.1.2 Care este evenimentul turistic care atrage cel mai mare numr
de persoane din ara dumneavoastr? De ce?
1.1.3 Care credei c este perioada n care se organizeaz cele mai
multe strngeri de fonduri? Care este motivul pentru care ai ales
perioada respectiv?

Craven i Golabowski (2006, p. 7) propun i ei o clasificare a


evenimentelor n:

Conferine se in, de obicei, pentru scopuri educaionale i


reunesc oameni care provin din aceeai disciplin sau
industrie

Congrese (sau convenii termen folosit mai ales n Statele


Unite ale Americii) sunt adunri ale unor reprezentani
pentru a stabili o platform, a selecta candidai sau pentru a
lua msuri legale

Expoziii sau trguri sunt gndite pentru a comunica


servicii i produse mai degrab pentru un public larg

Evenimente speciale numeroase evenimente intr n


aceast categorie de la banchete, concerte, festivaluri,
strngeri de fonduri, parade, dezbateri politce, evenimente
sportive, etc

Evenimente
corporative
sau
instituionale

se
concentreaz asupra schimbului de informaii, rezolvarea
de probleme i luarea unor decizii: ntlniri ale acionarilor,
ntlniri ale angajailor, sesiuni de vrzri.

Un alt criteriu de clasificare a evenimentelor poate fi i n funcie


de complexitatea acestora (Shone, Parry, 2004), pornind de la
cele individuale (cele mai puin complexe) i ajungnd pn la
evenimente internaionale (cele att de complexe nct necesit
Organizare de evenimente de relaii publice

11

mult timp de organizare i implic echipe mari de personal). Astfel,


exist evenimente:

Invidividuale: Zi de natere, nunt

De grup: o srbtoare local organizat ntr-un ora mic

Organizaional: o sesiune de traning, o convenie a unui


partid politic

Multi-organizaional: ntllnirea anual a unei anumite


profesii

Naional: Trgul de carte Gaudeamus

Internaional: Jocurile Olimpice, Festivalul de Film de la


Cannes

Tem de reflecie 1.2

Coninutul temei de reflecie


1.2 Oferii cte un exemplu de eveniment de:
Grup
Organizaional
Multi-organizaional
Naional
Internaional

1.3 Trsturi ale evenimentelor


Evenimentele, chiar i cele de acelai tip, sunt deosebite unele de
celelalte. ns, fie c vorbim de un festival, de o conferin, de o
strngere de fonduri, de o reuniune politic, ele au anumite
trsturi generale:

Unicitate

Acesta este elementul cheie evenimentelor speciale. Chiar dac


este vorba despre acelai tip de eveniment, modul de realizare nu
poate fi identic. Uneori difer participanii, alteori amplasamentul,
designul, tematica, etc. De exemplu festivalurile sau trgurile
devenite o tradiie ncearc s aduc ceva nou n fiecare an, chiar
Organizare de evenimente de relaii publice
12

dac formatul rmne acelai. Trgul Gaudeamus Carte de


nvtur, ajuns n 2013 la cea de a 20-a ediie propune n fiecare
an un numr mare de lansri de carte, n acelai spaiu ntr-o
perioad de 5 zile. De fiecare dat ns, organizatorii aduc ceva
nou ca design, expozanii propun alte titluri, sunt organizate
lansri i aciuni deosebite.

Perisabilitate

Caracaterul unic al unui eveniment este n strns legtur cu


persisabilitatea sa pentru c, n general, evenimentele exist
pentru o scurt perioad de timp i nu pot fi repetate exact n
acelai mod. O conferin de pres ine aproximativ o or, un
workshop cteva ore, o adunare a acionarilor o zi, iar unele
festivaluri dureaz cteva zile. Toate sunt perioade foarte scurte.
n plus, multe din elementele de logistic utilizate la un eveniment
nu mai pot fi folosite. Un banner de genul A 10-cea conferin
naional de oftalmologie nu va putea fi folosit i la conferina
naional de pediatrie sau, anul urmtor pentru aceeai conferin
de oftalmologie.

Ambian

Dintre toate trsturile aceasta este cea mai important pentru


realizarea scopului propus. Un eveniment cu ambiana potrivit
poate avea un succes extraordinar, precum i viceversa, un
eveniment cu o ambian nepotrivit se dovete un adevrat eec.
Printre elementele care ajut la crearea unei atmosfere plcute
sunt: muzica (live sau nregistrat) potrivit cu ocazia,
decoraiunile, mncarea, butura i, cel mai important,
participanii. Toate celelalte elemente pot fi perfecte pentru a crea
ambiana ideal dac participanii nu reuesc s interacioneze
unii cu alii.

Mult munc

Nu exist evenimente uoare n termeni de planificare. Toate


evenimentele, de dimensiuni mai mici sau mai mari, presupun
concentrare i mult munc de organizare. Elementele lsate la
voia ntmplrii vor strica i un eveniment mic i unul mare. Sigur,
cu ct este vorba de un eveniment mai complex cu att trebuie
luate n calcul mai multe elemente (sonorizare, muzic, mncare
i butur, mai mult personal, etc). Diferena ntre evenimentele
de mici i de mari dimensiuni const mai ales n timpul alocat
organizrii. Pentru o conferin de pres hotrt din timp o lun
este suficient ca organizare, n timp ce, pentru un eveniment
Organizare de evenimente de relaii publice

13

precum Festivalul Internaional George Enescu este nevoie de doi


ani de organizare. Dar, pentru ambele, managerul i echipa sa
trebuie s depun mult munc pentru ca evenimentul s fie un
succes.

Perioad de timp fix

Aa cum am menionat deja la perisabilitate, evenimentele se


desfoar pentru o anumit perioad de timp, bine stabilit
dinainte. Aceast perioad de timp este foarte important
deoarece ntreaga organizare se construiete pornind de aici. Un
eveniment de o or este organizat ntr-un anume fel, un eveniment
de 4 ore este gndit altfel, n timp ce un eveniment de cteva zile
presupune cu totul alte elemente de logistic, buget, personal, etc.

Intangibilitate

Atunci cnd cumprm ceva primim n schimbul banilor un lucru


palpabil. n cazul unui eveniment, ns, vom rmne mai degrab
cu amintirile. Intangibilitatea evenimentelor este unul din motivele
pentru care la final se ofer uneori mici atenii, de obicei
personalizate (un pix, o agend, un stick de memorie, un breloc
etc). Acestea sunt elemente de ajutor pentru ca evenimentul s
devin mai tangibil i, n acelai timp, s rmn n mintea
participanilor. De fiecare dat cnd vor utiliza pixul respectiv se
vor gndi la eveniment.

Ritual sau ceremonie

Joe Goldblatt (2002) este cel care, pornind de la definiia


antropologului Victor Turner se refer la evenimentele speciale ca
fiind momente unice a cror celebrare are o component de ritual
sau ceremonie. De fapt, o parte dintre evenimentele actuale sunt
variante ale unor evenimente/ceremonii mai vechi, reluate i
organizate ntr-o manier modern. Cel mai elocvent exemplu n
acest caz sunt Jocurile Olimpice. Inspirate din competiiile antice,
Jocurile Olimpice moderne au fost reluate ncepnd cu anul 1896,
devenind nu numai o tradiie a lumii sportive, ci i unul dintre cele
mai mari evenimente organizate la nivel internaional. Totui, i
alte evenimente recente (fie ele culturale, sociale, economice sau
sportive) au reuit s creeze noi ceremoni, devenind tradiionale
pentru lumea de astzi. Festivalul de Film de la Cannes a luat
natere dup cel de-al doilea rzboi mondial i a devenit un
eveniment de referin pentru cinematografia internaional.

Interaciuni personale

Organizare de evenimente de relaii publice

14

Aa cum am menionat deja, modul n care interacioneaz


oamenii n cadrul unui eveniment poate determina succesul sau
insuccesul respectivului eveniment. De aceea, un bun organizator
trebuie s invite persoanele potrivite la eveniment i s cunoasc
foarte bine profilul acestora pentru a putea concepe evenimentul
n funcie de tipul de participani pentru c, de fiecare dat intenia
este de a crea o experien deosebit.
Aa cum am subliniat deja, fiecare eveniment n parte este unic i
are trsturile sale particulare. Totui, conform Tum et al. (2006,
p. 11) n procesul de planificare, un organizator de evenimente
trebuie s in n primul rnd seama de:

Mrimea evenimentului

Complexitatea i varietate de servicii/produse oferite


audienei

Incertitudinea numrului de participani, a costurilor, a


programului i a necesarului tehnic

Interaciunea cu publicul

1.4 Scopuri i obiective


Orice eveniment, indiferent de mrimea lui, de locul unde are loc
sau de bugetul de care dispune este organizat cu un obiectiv
anume. Obiectivul evenimentului trebuie stabilit nc de la nceput
pentru c, n funcie de acesta, se va realiza ntreaga organizare a
evenimentului. Cel mai eficient mod de a defini un obiectiv este
prin susinerea unei sesiuni iniiale de planificare cu personalul i
clientul n care s fie discutate ce obiective pot fi ndeplinite n
funcie de timpul pentru organizare, de buget sau de personalul
implicat n organizare. Succesul unui eveniment va fi n mare parte
reflectarea obiectivelor, a planurilor i a modului n care au fost ele
implementate.
De asemenea, o dat stabilit obiectivul este important s nu l
uitm i s l avem n vedere pe toat perioada planificrii. De
exemplu, dac obiectivul nostru este s strngem bani pentru
copiii dintr-un orfelinat, atunci trebuie s avem mare grij cum
cheltuim banii pentru organizare i s nu investim n ceva lipsit de
importan.
Shannon Kilkenny (2011) distinge ntre scopurile i obiectivele ale
unui eveniment. Scopurile se refer la intenia general a unui
Organizare de evenimente de relaii publice

15

eveniment (de exemplu, o gal de caritate are ca scop general


strngerea de fonduri), iar obiectivele sunt inte msurabile (n
cadrul unui eveniment de strngere de fonduri organizatorii i-au
propus s strng suma x). n cazul anumitor evenimente,
scopurile i obiectivele se pot ntreptrunde. De asemenea, un
eveniment poate avea un scop general i mai multe obiective:
Trgul internaional de carte Gaudeamus are ca scop general
promovarea culturii, dar ca obiecte concrete i propune atragerea
de ct mai muli vizitatori i vnzarea unui numr ct mai mare de
cri.
Cteva dintre posibililele scopuri i obiective ale unui eveniment
sunt:

Strngere de fonduri

Promovarea unei afaceri

nvare

Schimb de idei

Atragerea de noi membrii

Comunicare interpersonal

Prezentarea unui produs

Creterea productivitii

Creterea moralului

Luarea unor decizii

Profitul financiar direct

Profit financiar pe termen lung

Recreerea sau distracia

Creterea vizibilitii

Atragerea de noi sponsori

Creterea gradului de ncredere n companie

Dintre acestea, cele mai des organizate sunt evenimentele ce i


propun:

S creasc vizibilitatea unui produs, serviciu sau loc. Un


magazin, de exemplu, poate organiza o parad a modei, iar
scopul evenimentului ar fi creterea nivelului de vizibilitate
fa de magazin, n timp ce obiectivele sunt promovarea
noilor produse i creterea vnzrilor
Organizare de evenimente de relaii publice
16

S creasc vizibilitatea serviciilor unei companii acestea


sunt scoase n eviden la evenimente gndite special
pentru a promova ctre publicul larg disponibilitatea unor
astfel de servicii.

S prezinte o unei imagine favorabil a unui produs, loc,


serviciu, organizaie

S ajute la construirea imaginii unei organizaii, unei


persoane sau unui produs

S ajute la creterea vnzrilor i a profitabilitii unui


produs sau a unei companii

S ofere beneficii altor organizaii i indivizi, care pot profita


de pe urma activitilor pe care le presupune evenimentul.
De exemplu, guvernul poate organiza un trg de produse
tradiionale sau o expoziie de cultur naional, pe propria
cheltuial pentru ca diferite grupuri sau indivizi
(producttori, meteugari, artiti, etc) s poat beneficia
de pe urma acestor evenimente

S ofere beneficii comunitii, fie c acestea sunt sociale


sau financiare. De exemplu, autoritile locale pot organiza
activiti ntr-o comunitate din care populaia s poat
beneficia financiar i s poat ctiga i din mbuntirile
care se fac n cadrul comunitii datorit organizrii
respectivului eveniment (Carter, 2007, pp. 4 5)

Obiectivele unui eveniment pot fi mai uor cuantificabile (ca


vnzarea de bilete i strngerea de bani) sau mai greu
cuantificabile (la prezentarea unui produs este mai greu s ne
dm seama pe loc de impactul pe care acesta l-a avut).

Scopurile financiare
nc de la nceputul procesului de planificare, respectiv din
momentul conceptualizrii evenimentului, trebuie stabilit dac
evenimentul respectiv este organizat pentru un profit imediat (un
trg de produse) sau pentru un profit pe termen lung (lansarea
unui produs). Numeroase evenimente sunt produse pentru
singurul scop de a face bani. Scopurile financiare sunt n direct
legtur cu amortizarea investiiei (despre care vom vorbi la
bugetul evenimentului) i, n funcie de ele, gndim bugetul,
alegem locul de desfurare, numrul de invitai, stabilim preul
de participare, etc.
Organizare de evenimente de relaii publice

17

1.5 Managementul evenimentului


Un eveniment de calitate se nate n urma unui proces ndelungat
de pregtire. Fiecare etap trebuie analizat, fiecare detaliu gndit
n avans pentru ca n momentul desfurrii evenimentului s fie
ct mai puine surprize. Managementul evenimentului (event
management) este tocmai acest proces care ncepe cu
conceptualizarea i se termin cu evaluarea. Conway (2009)
propune profesionitilor din domeniu s priveasc acest proces ca
un proiect i, ca atare, s se ocupe de ntreaga planificare ca i
cum s-ar aborda un alt proiect de management.
Ca i cu orice alt form de management, i managementul
evenimentului nglobeaz evaluarea, definirea, achiziia, alocarea,
direcia, controlul i analiza timpului, finanelor, a oamenilor,
produselor, serviciilor i a altor resurse necesare pentru
ndeplinirea obiectivelor. (Silvers, 2004). Tocmai datorit faptului
c managementul evenimentului are n vedere toate activitile pe
care le presupune organizarea unui eveniment, acesta a fost
considerat mai degrab o art dect o tiin (Shone i Parry,
2004).
Managementul evenimentului cuprinde:

Propuneri i licitaii

Managementul financiar

Marketingul, publicitatea i protocolul

Producia

Managementul amplasamentului

Managemenul riscului

Sponsorizrile

Elementele juridice

Gestionarea (eventualelor) probleme de mediu (Yeoman et


al., 2004, p. 59)

1.6 Echipa
Criza economic a redus mult bugetele firmelor, att de relaii
publice, ct i a altor companii i astfel i echipele implicate n
procesul de organizare a unui eveniment au fost reduse. n funcie
de amploarea evenimentului, o singur persoan a
Organizare de evenimente de relaii publice

18

departamentului de relaii publice se poate ocupa de coordonarea


unui eveniment de dimensiuni mici (o lansare de carte, o petrecere
de Crciun pentru angajai) sau o echip mai mare, dac este
vorba de un eveniment de o mare amploare (un festival, un trg).
Domeniile pentru care pot exista echipe/persoane specializate
sunt:

operaional echipa/persoana ce care responsabilitatea


general a operaiunilor

financiar echipa/persoana care se ocup de


managementul financiar: buget, planificri financiare, pli,
facturi

marketing echipa/persoana care se ocup de promovarea


evenimentului

legal echipa/persoana care se ocup de negocierile cu


avocaii (dac este cazul), de realizarea contractelor, a
asigurrilor necesare, etc

Toate aceste echipe/persoane sunt coordonate de managerul de


eveniment.

Managerul de eveniment
Avnd n vedere dezvoltarea i avntul deosebit pe care l-a
cunoscut n ultimii ani domeniul organizrii de evenimente, i
numrul titulaturilor utilizate pentru profesionitii care lucreaz n
domeniu s-au diversificat. Dintre acestea menionm:

organizator de evenimente

productor de evenimente

director de evenimente

manager de evenimente

manager de producie

i n Clasificarea ocupaiilor din Romnia 3 sunt menionate mai


multe funcii:

director de departament organizare evenimente

productor delegat evenimente de marketing

http://www.legalis.ro/wp-content/uploads/2013/02/Clasificarea_ocupatiilor_din_Romania_COR_actualizat_la_6_februarie_2013.pdf

Organizare de evenimente de relaii publice

19

organizator evenimente sportive

ageni de servicii comerciale - planific i organizeaz


conferine i evenimente similare

organizatori de conferine i evenimente - organizeaz i


coordoneaz serviciile pentru conferine, evenimente,
ceremonii, banchete i seminare

n general, n Romnia cursurile organizate n domeniu ofer


competene antreprenoriale, n timp ce la nivel internaional exist
trei certificri recunoscute pentru domeniu, acreditri la care pot
aplica i profesioniti din ale ri, nu doar din Statele Unite ale
Americii:

Certified Meeting Professional (CMP) nfiinat n 1986,


acreditarea CMP poate fi obinut de profesionitii care au
cel puin 3 ani de experien de organizare, dar i
educaional n domeniu. Este acordat de Convention
Industry Council (CIC) 4

Certified Special Events Professional (CSEP) nfiinat n


1993, acreditarea este dedicat profesionitilor cu cel puin
3 ani experien n industria evenimentelor speciale. Este
acordat de International Special Events Society (ISES) 5.

Certification in Meeting Management (CMM) a aprut n


1995 i a fost introdus de ctre Meeting Professionals
International (MPI) 6. Este dedicat profesionitilor sau
managerilor cu cel puin 10 ani experien n domeniul
organizrii de evenimente.

Profesionitii care lucreaz n industria evenimentelor pot dobndi


abiliti structurate pe trei nivele. n primul rnd, trebuie stpnit
nivelul de baz, cel care are n vedere producia i designul
evenimentelor. n momentul n care un profesionist a dobndit
aceste cunotine el poate trece la cel de-al doilea nivel, cel de
management, adic deschiderea unei afaceri proprii n domeniu.
Acest nivel presupune abiliti suplimentare fa de nivelul anterior
care avea n vedere doar producia. n fine, cel de-al treilea nivel l
reprezint studiul n domeniul organizrii de evenimente.
n practic, managerul de eveniment este persoana cu cea mai
mare autoritate n procesul de organizare a unui anumit
4

http://www.conventionindustry.org/index.aspx
http://isesew.vtcus.com/CSEP/index.aspx
6
http://www.mpiweb.org/education/cmm
5

Organizare de evenimente de relaii publice

20

eveniment. El este cel care trebuie s ia deciziile importante i tot


el este cel care i asum responsabilitatea pentru aceste decizii.
Datoria lui principal este de a confirma toate deciziile i de a
aciona ca o legtur central, direcionnd i controlnd toate
activitile persoanelor crora le-au delegat responsabilitile
pentru elementele organizrii i aranjrii unui eveniment
(Conway, 2009, p. 11).

Caliti ale unui manager de eveniment


Un manager de eveniment este asemenea unui dirijor ce are
sarcina de a conduce o ntreag orchestr. Reuita unui
eveniment depinde n mare msur de modul n care el reuete
s planifice procesul de producie, s delege sarcinile i s i
coordoneze echipa. Managerul de eveniment trebuie s aib o
viziune global asupra evenimentului pe care l coordoneaz, s
evalueze corect care va fi impactul acestuia asupra companiei i a
imaginii sale, asupra publicului i presei. Un impact negativ al
evenimentului poate reprezenta un dezastru pentru firm. De
aceea, managerul de eveniment trebuie s fie o persoan cu
experien i s dea dovad de mai multe caliti:

s fie o persoan bine organizat

s aib abilitatea de a face mai multe lucruri deodat

s fie cinstit

s fie flexibil

s respecte normele de etic ale profesiei

s fie sociabil i comunicativ

s aib abiliti motivaionale

s aib abilitatea de a delega sarcini

s fie harnic

s aib abilitatea de a lucra n condiii de stres

s aib viziune creativ

s fie o persoan responsabil

s aib sim artistic

s tie s gestioneze un buget

Organizare de evenimente de relaii publice

21

Consiliul canadian de resurse umane al turismului (Canadian


Toursim Human Resource Council) a identificat cteva dintre
responsabilitile pe care un manager de eveniment 7 le are:

determinarea procedurilor i a politicilor

planificarea, designul i gndirea produciei

coordonarea

dezvoltarea i implementarea planului de marketing

pregtirea rapoartelor de afacere, financiare i de evaluare

dezvoltarea planului pentru managemenul riscului

supravegherea managementul financiar

Clientul
Evenimentele nu ar putea exista dac cineva nu ar solicita
organizarea lor. Acest cineva este denumit, generic, clientul.
Kandampully (2002) se refer la patru grupuri de clieni:

Clieni externi publicul final ctre care ajung servicii oferite


de ctre firm

Clieni interni managerii i angajaii firmei respective

Clienii firmelor concurente sunt acei clieni pe care


compania i-ar dori s i atrag

Fotii clieni cei care au ales s renune la serviciile


respectivei firme de organizare de eveniment, dintr-un
motiv sau altul (nemulumire fa de serviciile prestate, lipsa
fondurilor necesare, etc).

Canadian Toursim Human Resource Council - http://cthrc.ca/en

Organizare de evenimente de relaii publice

22

Bibliografie pentru unitatea 1


Coman, Cristina, 2006, Relaiile Publice. Principii i strategii, Polirom, Iai
Cooper, C., Fletcher, J., Fyall, A., Gilbert, D. and Wanhill, S., 2005, Tourism
Principles and Practice, Prentice Hall, London
Craven, Robin E., Golabowski Johnson, Lynn, 2007, The Complete Guide Idiots
Guide to Meeting and Event Planning, Alpha, New York
Hall, Colin Michael, The Definition and Analysis of Hallmark Tourist Events,
GeoJournal, 19.3, Kluwer Academic Publishers, pp. 263 268
Jago, L., Shaw, R., 1999, Consumer perceptions of special events: a multistimulus
Validation, Journal of Travel and Tourism Marketing, 8(4), pp. 124
Kilkenny, Shannon, 2011, The Complete Guide to Succesful Event Planning, Atlantic
Publishing Group, Ocala
Kandampully, Jay, 2002, Services Management. The new paradigm in hospitality,
Pearson Prentice Hall, New Jersey
Silvers, Julia, 2004, The Proposed Knowledge Domain Structure EMBOK
http://www.juliasilvers.com/embok.htm#, accesat la 1.09.2013
Raj, Razaq, Musgrave, James Musgrave (eds.), 2009, Event Management and
Sustainability, CABI, Cambridge
Robinson, Peter, W ale, Debra, Dickson, Geoff (eds.), 2010, Event Management,
CABI, Cambridge
Tassiopoulos, D., Johson, D., 2009, Social Impacts of Events, n Razaq Raj and
James Musgrave (eds.) Event Management and Sustainability, CABI, Cambridge
Tum, Julia, Norton, Philipa, Wright Nevan, J., 2006, Management of Event
Operations, Elsevier, Oxford
Yeoman, Ian, Robertson, Martin, Ali-Knight, Jane, Drummond, Siobhan, McMahonBeattie, Una, 2004, Festival and events management. An international arts and
culture perspective, Elsevier, Oxford
Wilcox, Dennis L., Ault, Philip H., Agee, Warren K., 1992, Public Relations Strategy
and Tactics, Harper Collins, Inc., New York.

Organizare de evenimente de relaii publice

23

Lucrare de verificare Unitatea 1


Identificai un eveniment de relaii publice (naional sau internaional) care are
loc de mai muli ani (cel puin 5 ani)
Identificai principalele trsturi ale acestui eveniment
Identificai scopurile i obiectivele
Realizai o descriere a modului n care a evoluat evenimentul de-a lungul
anilor

Organizare de evenimente de relaii publice

24

Unitatea de nvare 2

ETAPELE PLANIFICRII. ORGANIZAREA DE LA A LA Z


CUPRINS
2.1 Sesiunile de lucru
2.2 Cercetarea
2.3 Designul evenimentului
2.4 Principalele etape
2.5 Evaluarea

Obiectivele unitii de nvare 2

Dup studiul acestei uniti de nvare vei reui s:


Planificai sesiunile de lucru necesare organizrii unui eveniment de relaii
publice
S creai conceptul i tematica unui eveniment
S stabilii i s manageriai un plan strategic de organizare cu toate etapele
pe care acesta le presupune

Organizare de evenimente de relaii publice

25

2.1 Sesiunile de lucru


nc de la nceputul procesului de planificare trebuie gndit o
strategie eficient n cadrul creia trebuie identificate toate
elementele necesare organizrii evenimentului respectiv i trebuie
realizat o programare eficient pentru a evita, ca ulterior, echipa
s fac lucruri inutile n loc s se ocupe de problemele reale care
apar n procesul de organizare. Planificarea corect nc de la
nceput va avea ca rezultat ndeplinirea scopurilor i a obiectivelor,
fie c acestea constau n a atrage atenia presei, a atrage mai
muli participani la eveniment, a strnge mai muli bani sau muli
bani sau toate acestea la un loc.
La baza organizrii unui eveniment se afl ntlnirile de planificare.
Acestea sunt stabilite nc de la nceput, iar periodicitatea lor
difer n funcie de timpul de care echipa dispune pentru a finaliza
ntreaga organizare a evenimentului. Dac este timp suficient,
ntlnirile pot fi stabilite o dat pe lun i intensificate pe msur
ce se apropie data evenimentului (cu o lun nainte sesiunile de
lucru trebuie s aib loc o dat pe sptmn). La sesiunile de
planificare trebuie s participe un reprezentant al tuturor celor
implicai n eveniment. Shone i Parry (2004) susin c, n cazul
evenimentelor mari n care sunt implicate mai multe organizaii i
instituii reprezentani acestora ar trebui s participe la ntlnirile de
lucru, precum reprezentani ai poliiei, ai pompierilor, ai salvrii, ai
consiliilor locale sau ai primriilor, dar i ai furnizorilor i
sponsorilor.
Astfel, nainte de prima ntlnire trebuie stabilite detalii concrete
precum:

Cine ar trebui s participe la prima ntlnire trebuie s


participe ntreaga echip pentru ca membrii s se cunoasc
i astfel s existe o mai bun comunicare pe viitor, dar i
pentru a afla fiecare ce responsabiliti i sunt atribuite

Cine va conduce sesiunea de lucru (i viitoarele sesiuni)


de obicei managerul de eveniment deoarece el cunoate
toate elementele componente

De cte ntlniri va fi nevoie chiar dac se va stabili un


numr de ntlniri i datele pentru acestea, dac intervin
elemente noi i importante va fi nevoie de organizarea unor
ntlniri neprevzute iniial

Organizare de evenimente de relaii publice

26

Unde se vor ine ntlnirile de obicei acestea au loc la


sediul firmei care se ocup de organizare sau la sediul
companiei angajatoare

Cine va realiza raportul ntlnirii la finalul ntlnirilor


trebuie ntocmit un raport cu concluziile, raport care trebuie
trimis tuturor celor implicai n procesul de planificare

Prima sesiune de lucru este una dintre cele mai importante


deoarece se stabilesc detaliile cheie pentru ntreg procesul de
organizare. n continuare, persoana responsabil de acest lucru
trebuie:

S se asigure c va exista un loc potrivit pentru sesiunile


viitoare de lucru

S stabilieasc data, ora i locul pentru urmtoarele ntlniri

S anune din timp membrii echipei cnd i unde vor avea


loc ntlnirile (Matthews, 2008, p. 85)

Indiferent de tipul de eveniment, planificarea este un proces amplu


ce implic numeroase etape i sub-etape, concomitente sau
consecutive. De aceea, managerul de eveniment trebuie s aib o
viziune global asupra evenimentului i:

S realizeze cercetrile necesare pentru a determina care


sunt ateptrile clientului i s realizeze un profil al
participanilor la eveniment

S conceptualizeze evenimentul, impunnd


evenimentului necesar pentru a atinge ateptrile

S determine care elemente i componente ale


evenimentului vor fi necesare pentru a crea experiena
dorit

S vizualizeze cum se vor mbina aceste elemente i s


gndeasc strategia de implementare

S selecteze cele mai bune produse i furnizori disponibili


i n limita bugetului

S monitorizeze punerea n practic a conceptului (Silvers,


2004, p. 4)

scopul

Dup ce evenimentul a fost aprobat i s-a hotrt organizarea lui


urmeaz etapa cercetrii.

Organizare de evenimente de relaii publice

27

2.2 Cercetarea
Metoda Kipling (a celor 5 W i un H) ne ajut s stabilim cei mai
importani parametrii pentru evenimentul respectiv:

Who Cine particip la eveniment? Rspunsul ne indic


publicul int cruia ne adresm, cel pentru care organizm
evenimentul respectiv

Why - De ce are loc evenimentul? Specialitii consider


aceast ntrebare cea mai important deoarece rspunsul
ne indicm scopul i obiectivele evenimentului, de la care
pornete de fapt ntreaga organizare

What Ce tip de eveniment i propune echipa s


realizeze? Un festival, un trg, o conferin, etc

When Cnd este programat evenimentul? reprezint


data la care va avea loc

Where Unde va avea loc evenimentul? indic


amplasamentul ales pentru desfurare i, de multe ori, nu
poate fi cunoscut de la prima ntlnire de lucru

How Cum va fi pus n practic evenimentul? se refer


mai ales la resurse necesare pentru eveniment

2.3 Designul evenimentului


O dat realizat cercetarea urmeaz etapa cea mai complex i
ndelungat ca timp i resurse. Este vorba despre designul
evenimentului. Aceasta este o component esenial a
managementului de care depinde ntreaga desfurare ulterioar
a procesului de organizare.
Designul evenimentului presupune mbinarea elementelor artistice
i tehnice, iar managerul evenimentului trebuie s vizualizeze nc
de la nceput conceptul pentru ca, mai apoi s ncorporeze toate
componentele i elementele necesare i s mbine parametrii
operaionali i de logistic n planul evenimentului (Silvers, 2004,
p. 5).
Judy Allen (2009) propune cinci principii de realizare a designului
unui eveniment:

Elementele (The elements)

Organizare de evenimente de relaii publice

28

Reprezint toate acele pri care vor constitui evenimentul.


Primul pas este ca managerul de eveniment s aib o
viziune de ansamblu asupra evenimentului. Aceast
vizualizare trebuie s existe nc de la nceput pentru c ea
va determina logistica. n funcie de cum va arata
evenimentul vor fi stabilite toate celelalte detalii.

Esenialele (The essentials)


Reprezint elementele fr de care un eveniment nu poate
exista i nu sunt negociabile. Ele sunt determinate de
costurile mari ce nu pot fi evitate precum transportul,
cazarea, asigurrile sau amplasamentul, dar pot fi i de
natur emoional (anumite detalii care ar fi de mare
nsemntate pentru participani i ar face din eveniment
unul memorabil)

Mediul (The environment)


Se refer la amplasamentul evenimentului i la stilul
adoptat. Cu toate c vom mai reveni asupra acestui subiect
trebuie spus de la nceput c amplasamentul este un
element extrem de important n sucesul unui eveniment i
de aceea el nu trebuie trecut cu vederea sau neglijat.
Amplasamentul trebuie ales numai dup ce managerul are
deja o viziune asupra evenimentului, dup ce s-a stabilit
numrul de invitai i dup ce s-a hotrt care sunt
esenialele evenimentului.
n ceea ce privete stilul, acesta este atmosfera sau efectul
general pe care dorii s l obintei. Stilurile pot fi combinate
i potrivite pentru a crea ceva nou. Stilul este personalizat.
Nu exist reguli stricte n ceea ce privete stilul i acesta nu
are neaprat legtur cu banii (Allen, pp. 15 16).
Stilul evenimentului influeneaz toate celelalte elemente:
amplasamentul, muzica, decorul, mncarea, etc.
Tipuri de stiluri:
o Tradiional
o Clasic
o Modern
o Country
o Cultural

o Elegant
Organizare de evenimente de relaii publice

29

o Casual
o Romantic
o Distractiv
o De sezon

Energia (The energy)


Are n vedere crearea unei atmosfere toate elementele
alese contribuie la realizarea unei anumite atmosfere, pe
care organizatorii o doresc a fi pozitiv. Reversul medaliei l
constituie evenimentele la care lumea se plictisete, casc,
conversaia lncezete, iar, ncetul cu ncetul participanii
ncep s plece mult mai repede dect era planificat.

Emoia (The emotion)


Are n vedere strnirea unor anumite sentimente i are ca
punct de plecare stilul evenimentului. Un eveniment cu un
stil de sezon, de Crciun de exemplu, trebuie s inspire
sentimente precum iubire, generozitate, familiaritate.

2.4 Principalele etape ale organizrii


Etapa 1 Identificarea tipului de eveniment care va fi organizat
Aceasta este prima etap deoarece, n funcie de tipul de
eveniment vor fi stabilite i toate celelalte elemente. Decizia
trebuie s fie una ferm, de comun acord cu firma/clientul,
deoarece o dat ales tipul de eveniment este foarte dificil de
schimbat. Aceast schimbare are un impact negativ asupra
evenimentului, organizarea lui fiind astfel complet decalat.

Tema evenimentului
Trebuie s fie n concordan cu tipul de eveniment ales, s poat
fi comunicat eficient prin intermediul decorului, s poat fi pus n
practic i de ctre participani, iar restul elementelor (mncarea,
butura, muzica, programul) s se potriveasc temei alese. Joe
Goldblatt (2005, pp. 99 100) explic faptul c temele deriv de
obicei din trei surse:

Destinaia n care se desfoar evenimentul dac


evenimentul se desfoar n Constana poate fi utilizat o

Organizare de evenimente de relaii publice

30

tem marin, n timp ce pentru un eveniment din Sibiu ar


trebui folosit o tem n concordan cu tradiiile ardeleneti

Cultura popular crile i filmele influeneaz multe dintre


temele evenimentelor. De exemplu, un eveniment avea
teme precum: Star Wars (Rzboiul stelelor), Casablanca,
James Bond, etc

Evenimentele istorice sau actuale acestea s-au dovedit o


bun surs pentru alegerea unei teme

Tem de reflecie 2.1

Coninutul temei de reflecie:


Lansarea oficial a volumului al VI-lea din seria de romane pentru
copii semnate de J.K. Rowling, intitulat Harry Potter and the HalfBlood Prince
Dup succesul enorm pe care l-au cunoscut cri i filmele din seria
Harry Potter lansrile ultimelor volume nu puteau fi dect tematice.
Pe16 iulie 2005 a avut loc lansarea celui de-al saselea volum al seriei
Harry Potter n Romnia si n alte 106 tari ale lumii simultan. Tema
lansrii a fost, normal, preluat din carte i din film.
n Marea Britanie, la un Castel din Edinburgh, ntr-un decor special
amenajat, autoarea a citit, in premier, primul capitol din Harry Potter
and the Half-Blood.
La Bucuresti, Strada Pictor Arthur Verona s-a transformat pentru
citeva ore in strada Diagon Alley, un loc fantastic unde vrjitorii i
vrjitoarele i cumpr baghetele magice, crile cu poiuni sau vrji,
ingredientele i poiunile. La eveniment a fost prezent i un magician
care, mpreun cu ucenicii sai vrajitori au ghicit viitorul n frunze de
ceai si n globuri de sticla. Un alt moment al lansrii a fost un
experiment muzical inedit: membrii trupei Einuiea au cntat la
instrumente de jucarie care mai de care mai ciudate.
La Iasi, fanii Harry Potter au parcurs un traseu initiatic dificil, fiecare
nivel depasit apropiindu-i de punctul culminant. Un tramvai fantoma a
circulat prin Iasi pentru a-i aduna pe fani din statiile special
amenajate.
Peste tot n lume, fanii au ateptat cu sufletul la gura si imbracati
Organizare de evenimente de relaii publice

31

precum eroii preferai deschiderea cutiilor cu noile volume: Harry


Potter and the Half-Blood Prince.
2.1.2 Credei c lansarea ultimelor volume din seria Harry Potter
puteau fi organizate sub o alt tematic? Dac da, care ar fi aceasta?
Dac nu, explicai de ce.
2.1.2 Ce tematic ai alege pentru lansarea unui nou film dintr-o serie
foarte cunoscut (Star Wars, James Bond, etc.)?

Etapa 2 Stabilirea scopurilor i a obiectivelor


Stabilirea scopurilor i a obiectivelor este primul pas n procesul
de planificare. Trebuie s tim exact care sunt scopurile i
obiectivele evenimentului. De asemenea, aceasta este etapa n
care trebuie s ne dm seama dac evenimentul poate fi realizat
n condiiile financiare i temporale impuse. Este datoria unui
organizator de eveniment s atrag atenia clientului (fie el intern
propriul manager sau extern un client al firmei) dac
evenimentul respectiv nu poate fi realizat n condiiile pe care
acesta le dorete. Dac el nu este prevenit c evenimentul va fi un
eec (din lips de timp sau de resurse), clientul va nvinui
managerul de eveniment i, probabil, va renuna la serviciile
firmei.

Etapa 3 - Identificarea audienei


O dat stabilite scopurile i obiectivele vom putea determina si
care este targetul de audien. Acesta este, de asemenea, una
dintre primele etape n procesul de planificare pentru c, profilul
participanilor va dicta multe dintre elementele de organizare.
Evenimentele vor fi organizate n mod diferit dac se adreseaz
unor pensionari, altfel dac se adreseaz unor manageri, altfel
dac se adreseaz unor copii. Cel mai dificil de organizat sunt
evenimentele cu un target multiplu: oameni de vrste, sexe i
categorii sociale diferite. De exemplu, la un trg de Crciun sunt
ateptai i prini cu copii i pensionari i tineri i persoane cu
studii medii i cu studii superioare. Pe de alt parte, la un
eveniment precum RIUF, Trgul Internaional de Universiti tim
c ne adresm unui public oarecum limitat: tineri (elevi de liceu,
studeni sau liceniai) care doresc s studieze n strintate.

Organizare de evenimente de relaii publice

32

Aa cum am menionat deja, atmosfera este una dintre trsturile


care definesc un eveniment i care l poate face s fie memorabil.
Pentru a fi un eveniment cu o atmosfer plcut trebuie s ne
asigurm c particip persoanele potrivite. Scopul unui
organizator de evenimente nu este de a umple pur i simplu o
camer cu oameni, ci de a crea nite amintiri. Este mai bine s
invitm mai puine persoane dac tim c acest lucru va ajuta la
crearea unei atmosfere plcute, dect s fie un loc plin de oameni,
dar care nu au nimic n comun i nu se vor simi bine.
De aceea, nc de la nceput trebuie s ne punem mai multe
ntrebri care s ne ajute la creionarea profilului audienei:

Ce vrst au participanii?

Care este nivelul lor de educaie?

Care sunt interesele lor?

Cti vor participa?

Este un eveniment la care participanii pot veni nsoii sau


vin singuri?

Vor participa i persoane cu nevoi speciale (de exemplu,


persoane n crucior cu rotile, surdo-mui, etc)?

Vor participa i vedete?

Vor participa i persoane strine?

Pentru un eveniment organizat ntr-o perioad de 8 10 luni,


listele cu invitai trebuie realizate cu aproximativ ase luni nainte
de data evenimentului.

Etapa 4 - Alegerea persoanei/echipei responsabile i atribuirea sarcinilor


Organizarea unui eveniment presupune gestionarea a numeroase
detalii, unele aparent lipsite de importan sau foarte uor de
ndeplinit (de exemplu, aezarea meselor i a scaunelor pentru o
conferin de pres), dar, dac sunt trecute cu vederea
evenimentul va fi un adevrat fiasco. Tocmai de aceea este foarte
important ca de la nceputul procesului de planificare fiecare
membru al echipei s tie care sunt responsabilitile sale, cu ce
se ocup i n ce etap a procesului de planificare. Astfel nu va
exista surpriza ca dou persoane s se ocupe de acelai lucru i
nimeni de alte detalii.

Organizare de evenimente de relaii publice

33

Din echipa de producie fac parte nu doar angajaii companiei


respective, ci toi cei implicai n realizarea practic a
evenimentului de la furnizori pn la cei care aranjeaz decorul.

Etapa 5 Alegerea unei date pentru eveniment


Un alt element care poate contribui la succesul sau insuccesul
unui eveniment este stabilirea datei cnd va avea loc. Pentru
aceasta trebuie luate n calcul:

Ct timp la dispoziie vom avea pentru organizare dac


data aleas este prea aproape nu vom avea timp suficient
i evenimentul va fi un eec.

Perioada este de preferat ca evenimentul s nu fie


organizat atunci cnd sunt srbtori legale (Crciun, Pate,
zi naional) i oamenii sunt liberi sau n perioadele de
concediii (n august, ntre Crciun i Anul Nou, etc).

Ziua ntotdeauna, n alegerea unei date trebuie s ne


asigurm c evenimentul nostru nu va fi la concuren cu
altele fie din acelai domeniu, fie dintr-un domeniu diferit,
dar care are acelai target de audien

Momentul zilei este determinat tot de targetul de


audien. Dac ne adresm unui public activ atunci
evenimentul trebuie s aib loc seara, atunci cnd
participanii au terminat lucrul i pot participa. Dac alege
ca or prnzul s-ar putea s nu vin nimeni, deoarece
oamenii nu pot pleca de la locurile de munc.

Tem de reflecie 2.2

Coninutul teme de reflecie:


n septembrie 2008, dou trguri imobilitare, TIMON si Trgul
Naional Imobiliar, au fost organizate n aceeai zon i n acelai
timp. Citii urmtoarea relatare:
Cum au fugit doi dezvoltatori i o companie imobiliar, cu standuri
cu tot, de la un trg la altul n cutare de clieni - gandul.info,
26.09.2009
Prima zi a celor dou trguri imobiliare tIMOn i TNI, care au loc n
Organizare de evenimente de relaii publice

34

Bucureti, s-a dovedit a fi foarte proast pentru unii expozani TNI.


Att de proast nct trei expozani care au pltit spaii pentru
patru zile de trg la Palatul Parlamentului i-au exprimat dorina
ctre organizatorii trgului din Piaa Constituiei de a plti n plus
bani pentru un stand la acest trg, aflat practic peste drum de cel
la care s-au dus iniial.
"Pn n acest moment (n.r. - vineri seara) au venit doi expozani
de la TNI i suntem n discuii cu al treilea. Primul a venit la noi
asear, iar ceilali pe parcursul zilei de astzi. Motivul invocat de ei
este c nu au vizitatori acolo. Noi le-am oferit soluii, am restrns
spaiile, iar unul dintre dezvoltatori era dispus s lase macheta
proiectului afar. Au rmas i la TNI, dar cu o prezen mai subire
i i-au mutat grosul agenilor de vnzri la noi", a declarat pentru
Gndul Vlad Vlsceanu, organizator tIMOn.
Au vnat trgul cu mai muli clieni
n cadrul acestui trg preul de list a unui metru ptrat pentru
patru zile de trg este de 1.000 de lei, la care se ofer discounturi
de pn la 30%, de care au beneficiat i noii venii. Cel mai mic
spaiu nchiriar a fost de doar trei metri ptrai, n timp ce cel mai
mare stand are 70 de metri ptrai. Unul dintre expozanii de la TNI
care a dorit un spaiu i n cadrul trgului tIMOn este divizia
imobiliar a grupului Volksbank. Directorul diviziei ne-a explicat
care a fost motivul pentru care doreau spaiu i la tIMOn.
"Pentru a acapara ci mai muli clieni. E posibil ca cei care merg
la tIMOn s nu mai vin i la TNI. tiam i de tIMOn, chiar dac nu
a fost aa de mediatizat i nu am considerat c locaia - Piaa
Constituiei e una bun. La TNI, care se desfoar n Palatul
Parlamentului este o locaie interioar", a declarat pentru Gndul,
Daniel Tudor, directorul diviziei de imobiliare. n prima zi a trgului
tIMOn au fost nregistrai 4.000 de vizitatori, n timp ce n dou zile
la trgul imobiliar de sptmna trecut, numrul vizitatorilor a fost
de 5.800.
Sursa:
http://www.gandul.info/financiar/cum-au-fugit-doidezvoltatori-si-o-companie-imobiliara-cu-standuri-cu-tot-de-la-untarg-la-altul-in-cautare-de-clienti-4933916
2.2.1 Credei c a fost o strategie bun organizarea celor dou
evenimente n acelai timp?
2.2.2 Care dintre cele dou amplasamente Piaa Constituiei i
Organizare de evenimente de relaii publice

35

Palatul Parlamentului vi se pare mai potrivit pentru acest tip de


eveniment? Argumentai rspunsul

Tem de reflecie 2.3


Coninutul teme de reflecie:
Concertul Lady Gaga din data de 16 august se muta in Piata
Constitutiei! - 30 iulie 2012
Live Nation si Emagic anunta mutarea concertului Lady Gaga in Piata
Constitutiei, show-ul fiind programat intial pe Arena Nationala. Data
concertului va ramane acceasi, 16 august 2012. Decizia a fost luata
din considerente de ordin logistic, pregatirea productiei necesitand
mult mai mult timp decat cel preconizat initial, fapt care ar fi afectat
meciul de fotbal FC Dinamo - FC Barcelona, programat cu doar
cateva zile inainte de concert.
Set-up-ul evenimentului in noua locatie va include locuri in tribune,
acestea fiind adaptate la categoriile de bilete vandute deja pentru
Arena Nationala, si renumerotate corespunzator. Se vor pastra
categoriile de pret anuntate initial pentru biletele cu loc, acestea
urmand a fi insa dispuse mai apoape de scena, avand o vizibilitate
optima. Nici pe gazon categoriile de bilete nu vor suferi modificari.
Ca urmare a schimbarii locatiei, noul amplasament va permite ca
incepand de maine, 31 iulie, sa fie disponibila o noua categorie de
bilete, in picioare Gazon C. Aceste bilete vor putea fi achizitionate
la pretul de 70 de lei pana pe data de 6 august, 90 de lei pana pe 15
august inclusiv, si 110 lei in ziua evenimentului, la intrare.
Mai multe detalii despre accesul la concert, in noua locatie, vor fi
facute publice in curand. Detalii si informatii despre bilete si
renumerotarile pentru biletele cu loc vor fi disponibile pe
www.MyTicket.ro.
Sursa: http://life.hotnews.ro/stiri-prin_oras-12915223-concertul-ladygaga-din-romania-muta-piata-constitutiei.htm
2.3.1 Considerai c mutarea amplasamentului pentru concert a fost
anunat din timp?

Organizare de evenimente de relaii publice

36

Etapa 6 Trimiterea invitaiilor


Indiferent c este vorba despre invitaii trimise pe email sau prin
pot, participanii trebuie s primeasc o invitaie. Cu toate c la
multe evenimente nu mai sunt trimise invitaii printate acestea sunt
mult mai personale dect cele trimise pe email i sunt
recomandate cel puin pentru evenimente care adopt un stil mai
elegant.
Invitaiile trebuie trimise din timp pentru ca participanii s nu i
fac alte planuri. O invitaie pentru o lansare de carte sau la
premiera unui film poate fi trimis cu dou sptmni nainte, n
timp ce o invitaie pentru o gal de binefacere trebuie trimis chiar
cu dou luni nainte.
Pe invitaie trebuie specificat data pn la care participanii
trebuie s confirme prezena. Dac nu vom solicita acest lucru ne
va fi greu s estimm cte persoane vor fi prezente, de cte
mese, scaune mncare i butur avem nevoie (dac este cazul).
Chiar i cu acest element de precauie tot exist posibilitatea ca
unii invitai s nu vin, dei au confirmat i, viceversa, persoane
care nu au fost invitate vor veni.
Organizatorii unui eveniment trebuie s aib pregtit i o a doua
list de invitai, n cazul n care mai multe persoane de pe prima
list vor infirma participarea.

Etapa 7 Crearea unui buget preliminar (va fi analizat n Unitatea 3)

Etapa 8 Identificarea surselor de bani, a cheltuielilor i a profiturilor


poteniale (va fi analizat n Unitatea 3)

Etapa 9 Alegerea unui amplasament


nc de la nceput trebuie menionat faptul c, dei a intrat deja n
vorbirea uzual i este folosit aproape de toat lumea cuvntul
locaie este folosit greit ca sinomin al substantivului loc. Astfel,
locaie (pl. locaii) nseamn de fapt nchiriere sau chirie pltit
pentru anumite lucruri luate n folosin temporar (DEX, 2012).
Termenii recomandai sunt amplasament, loc, spaiu, dar nu
locaie.
Un eveniment de relaii publice este asemenea unui puzzle.
Fiecare pies conteaz pentru ca ntregul s poat fi realizat. O
Organizare de evenimente de relaii publice

37

pies important este i amplasamentul. Un amplasament potrivit


creaz nc de la nceput o impresie bun. Un participant care
ajunge la un eveniment i intr ntr-un loc prfuit, mic i ntunecos
i va forma, de la bun nceput, o impresie proast despre
eveniment.
Uneori amplasamentul poate fi o alegere foarte simpl: de
exemplu, multe dintre conferinele de pres se organizeaz la
sediul firmei sau al instituiei. Nu acelai lucru se poate spune ns
i despre o lansare de produs, o petrecere aniversar a unei
companii sau o conferin internaional.
Astfel, cele mai importante trsturi ale unui amplasament pe care
trebuie s le lum n calcul n realizarea seleciei sunt:

Disponibilitatea prima condiie este ca amplasamentul


ales s fie disponibil pentru nchiriere la data cnd dorim s
organizm noi evenimentul

Dimensiunea sala n care organizm evenimentul trebuie


s fie potrivit numrului de participani. Locul trebuie s fie
unul aerisit, fr ca participanii s se nghesuie sau s se
calce pe picioare, dar nici s fie mult prea mult spaiu i s
dea impresia c nu a venit suficient lume. Astfel este bine
s alegem un loc care are o capacitate de aproximativ 20%
mai mult dect estimm iniial c vor veni.

Accesibilitatea de multe ori, n marile orae romneti


sunt alese amplasamente aflate n centru deoarece sunt
mai uor accesibile i participaii le cunosc mai bine. Dac
amplasamentul se afl la perifierie sau chiar n afara
oraului trebuie s lum n calcul faptul c ar putea avea
nevoie de un mijloc de transport pentru a ajunge acolo.

Dotrile este absolut necesar ca locul s fie dotat cu aer


condiionat vara i sistem de nclzire iarna. De asemenea
este de preferat ca amplasamentul s fie dotat cu un sistem
de sonorizare i cu orice alte elemente tehnice necesare
evenimentului

Costurile unele amplasamente au oferte all-inclusive


(mese, scaune, tabl i instrumente de scris, internet
wireless, etc), n timp ce la altele fiecare element n parte
cost n plus. De asemenea, conteaz ct este avansul i
care este politica n cazul anulrii evenimentului: se
returneaz avansul, doar o parte din el sau nu se
returneaz nimic.

Organizare de evenimente de relaii publice

38

Alte elemente ce trebuie avute n vedere n alegerea unui


amplasament sunt:

Data dac evenimentul este ntr-o perioad aglomerat a


anului i sunt numeroase cereri atunci costul nchiererii va fi
mai mare

Sezonul - i acesta joac un rol important n alegerea


amplasamentului. Acelai amplasament utilizat ntr-un
sezon diferit poate presupune alte costuri i alte provocri

Amplasament este nuntru sau afar evenimente care se


in afar necesit un alt tip de planificare deoarece sunt alte
detalii de luat n calcul. De exemplu, dac avem nevoie de
sonorizare, de unde vom avea o surs de curent? Sau ce
facem n cazul n care va ploua? S-ar putea sa fie nevoie
s amnm un eveniment din cauza vremii

Dac evenimentul are loc n mai multe amplasamente


deodat este nevoie de cte un coordonator pentru fiecare
din locuri. Evenimentele nu se pot desfura fr a fi
supravegheate de cineva

Datorit dezvoltrii domeniului a crescut i numrul posibilitilor


de a alege un amplasament. Cteva dintre acestea ar fi:
Amplasamente nuntru:

Spaii cu destinaie comercial:


o Hoteluri
o Restaurante
o Crame
o Malluri
o Cluburi

Spaii private sau aparinnd statului


o Case particulare
o Case monument-istoric
o Castele
o Observatorul tiinific

Spaii culturale
o Teatre
o Muzee

Organizare de evenimente de relaii publice

39

o Galerii de art
o Opera
o Editur
o Cinematograf

Spaii de cltorie
o Avioane
o Troleibuze/autobuze/tramvaie
o Trenuri

Alte tipuri de spaii:


o Catedrale
o Studiouri de nregistrri
o Ambasade

Amplasamente afar:

Parcuri

Grdini botanice

Corturi

Stadioane

Parcuri de distracii

Tem de reflecie 2.4

Coninutul teme de reflecie:


Vremea proast amn Sibiu Challenge
28 Mai 2012
De parc nu ar fi de ajuns c a stricat mai toate spectacolele de
strad ale Festivalului Internaional de Teatru, vremea proast din
urmtoarele zile d peste cap i programul evenimentului sportiv
Sibiu Challenge.
Programat s aib loc n Parcul Subarini, n 1 iunie, chiar de Ziua
Copilului, evenimentul organizat de Puma Club a fost amnat cu o
sptmn, pentru data de 8 iunie. Majoritatea activitilor trebuiau
s aib loc pe spaiul verde din faa stadionului Municipal iar
Organizare de evenimente de relaii publice

40

precipitaiile abundente din ultimele zile ar fi fcut imposibil


desfurarea lor n condiii optime. Programul anunat iniial va
ramne neschimbat, cei care doresc s fac micare ntr-un cadru
organizat, o vor putea face n data de 8 iunie, n intervalul orar
09.00 21.00.
Sursa: http://www.turnulsfatului.ro/15181/vremea-proasta-amanasibiu-challenge.html?sst=
2.4.1 Credei c aceast situaie (amnarea evenimentului) putea
fi evitat? Ce s-ar fi putut face ca s nu se ajung aici?
2.4.2 Considerai c amnarea evenimentului a fost anunat din
timp?

Tem de reflecie 2.5

Coninutul teme de reflecie:


Peste 10.000 de oameni la deschiderea Festivalului Internaional
de Teatru de la Sibiu 8 iunie 2013, antena3.ro
Cea de-a XX-a ediie a Festivalului Internaional de Teatru de la
Sibiu (FITS) s-a deschis, vineri sear, n Piaa Mare a oraului, cu
un spectacol de teatru i un concert susinut de Smiley, urmat de
un foc de artificii, manifestrile fiind urmrite, pe ploaie, de
aproape 10.000 de oameni.
Manifestrile celei de-a XX-a ediii a FITS au nceput nc din
cursul zilei de vineri, primul eveniment de strad fiind o parad a
costumelor, la care au participat 150 de artiti, reprezentnd
companii de spectacole din Belgia, Polonia i Italia, ns
deschiderea oficial a evenimentului a avut loc vineri sear, cu
ncepere de la ora 21.00, conform Mediafax.
Primul eveniment din deschidere a fost un spectacol de teatru Odiseea , al teatrului Titanick din Germania -, "o poveste cu
imagini pline de for i ironie care mpletesc lumea real, a
grupului de teatru, cu epopeea lui Homer, ntr-un spectacol despre
prezent i antichitate, n egal msur".
"Acest spectacol este foarte impresionant, povestea Odiseei lui
Organizare de evenimente de relaii publice

41

Homer. Este un mod special n care spunem povestea: crem


scene care vor reda vntul, povestea ciclopului, toate povetile lui
Homer. Sunt efecte spectaculoase, efecte pirotehnice, explozii,
mult foc, heliu'", a declarat Uwe Kohler, director artistic al Teatrului
Tita
Manifestrile de deschidere au fost continuate cu un concert
Smiley, urmat, la miezul nopii, de un impresionant foc de artificii.
Pe toat durata deschiderii evenimentului, n municipiul Sibiu a
plouat, ns cu toate acestea aproape 10.000 de oameni au
urmrit spectacolele.
Sursa: http://www.antena3.ro/timp-liber/cultura/peste-10-000-deoameni-la-deschiderea-festivalului-international-de-teatru-de-lasibiu-217210.html
2.5.1 De ce considerai c att de muli oameni au urmrit
spectacolele n ciuda faptului c a plouat?
2.5. 2 Calitatea un eveniment poate combate vremea rea?

Analiza comparativ
Pentru a lua cea mai bun decizie n alegerea unui amplasament,
Laurence Carter (2012) propune realizarea unei analize
comparative. Aceasta reprezint o list a locurilor posible n care
comparm elementele cele mai importante. Analiza comparativ
poate fi aplicat i pentru a alege alte elemente componente ale
evenimentului, ca de exemplu firma de catering, artitii care vor fi
invitai, hotelul unde vor fi cazai invitaii, etc.

Locul 1

Locul 2

Loc central

Da

Nu

Parcare adecvat

Nu

Da

Sli de conferine

Nu

Da

Organizare de evenimente de relaii publice

Locul 3

Locul 4

Locul 5

42

Date disponibile

Da

Da

nchiriere camere

80
euro/camer

65
euro/camer

Catering

15
13
euro/persoan euro/persoan

Echipament audio Nu
video

Da

Tem de reflecie 2.6:


Coninutul teme de reflecie:
2.6.1 Realizai o analiz comparativ care s conin 5
amplasamente posibile din oraul dumneavoastr pentru organizarea
unei gale de strngere de fonduri.

Etapa 10 Crearea unui program al evenimentului


Programul evenimentului conine toate aciunile care vor avea loc
n timpul acestuia. n realizarea unui program ct mai bun putem
folosi un tabel n care s descriem tipul activitii, ora la care va
avea loc, cine este responsabil de acea activitate i ce resuse sunt
necesare. Programul evenimentului trebuie comunicat tuturor
membrilor echipei.

Programul unei conferine de pres ar putea arta astfel:

Organizare de evenimente de relaii publice

43

Ora

Activitate

Descriere

8:00-8:30

Aranjare sal

aranjare mese i
scaune
aranjare masa de
prezidiu
lipire indicatoarele
spre sal
aranjare roll-up-uri
aranjare
masa
unde vor fi primii
jurnalitii (mape de
pres + bol pentru
crile de vizit)
aranjare plcue cu
nume la prezidiu

8:30-9:00

Verificare
sistemul
audio-video

vor fi verificate:
boxele, microfonul,
videoproiectorul,
sursele de energie

9.00-9.30

Sosire firm primire catering


catering
aranjare
mas
pentru
catering:
ceai,
cafea,
fursecuri
Sosire
Primire, nregistrare
jurnaliti
i
ndrumare
jurnaliti ctre sal
i apoi ctre masa
cu cafea/ceai
ncepere

9:3010.00

10:00

Organizare de evenimente de relaii publice

Personal

Resurse
necesare
Voluntar 1 i -mese,
voluntar
2 scaune,
supravegheai indicatoarele
de un membru printate
al echipei
-roll-up-uri
-mapele de
pres
cu
toate
materialele
gata
pregtite
-bol pentru
crile
de
vizit
-list
cu
jurnalitii
care
urmeaz s
participe
-plcue
nume
Voluntar 1 i
voluntar
2
supravegheai
de un membru
al echipei

Microfon,
prelungitoar
e,
telecomand
video
proiector

Reprezentani
resurse
firm catering
furnizate de
Un membru al ctre firma
echipei
de catering
Membrii
echipei

Membrii
44

conferin
10:0510:15

Desfurare
conferin

Cuvnt de nceput

10:1510:30

Desfurare
conferin

Managerul companiei
face
o
prezentare
general a proiectului.
Se va folosi i de un
powerpoint cu date i
grafice

10:3010:45

Desfurare
conferinei

Managerul de proiect
prezint etapele i
rezultatele proiectului.
Va prezenta i un film
de 3 minute.

10:4511:10

Sesiune
Q&A

11:0011:40

ncheiere
eveniment

de ntrebri
jurnalitilor

11:40-

Curenie

-video
proiector
-film de 3
min cu o
descriere a
proiectului

Voluntarii vor Catering


avea grij ca
toi participanii
s ajung la
locul unde este
trataia.

vor Toi
membrii
cu echipei

La plecarea jurnalitilor
un voluntar le va
nmna o pung cu
atenii
Voluntarii
i
un Voluntari

Organizare de evenimente de relaii publice

-video
proiector
-power point

ale Toi
membrii
echipei

Directorul de PR le
mulumete
celor
prezeni i invit pe
jurnaliti la o cafea/un
suc/un ceai i o
gustare
Membrii echipei
mai
discuta
jurnalitii

echipei
Vorbitorii
Directorul de
PR
Acesta
i
acord
cuvntul
managerului
Managerul
companiei
Dup
prezentarea
sa, directorul
de PR acord
cuvntul
managerului
de proiect
Managerul de
proiect

Atenii
jurnaliti

45

12:30

membru al echipei vor


strnge echipamentele
i tot ce a mai fost
adus pentru conferin

Un membru al
echipei
Firma
de
catering

Firma de catering se
va
ocupa
de
debarasarea mesei cu
trataii. Ei sunt cei care
vor duce gunoiul

Etapa 11 Stabilirea elementelor necesare


Mncarea i butura
O statistic a unei firme de catering din Romnia arat faptul c
aproximativ 30 40% din bugetul unui eveniment este alocat
acestei categorii. De ce? Este foarte simplu: oamenii vin la un
eveniment pentru nenumrate motive prin care: a se distra, a se
relaxa, a nva i a afla ceva, a socializa, etc. i, este
binecunoscut faptul c oamenii, indiferent de clas social, vrst
sau loc, nu pot nva, socializa sau nu se pot relaxa i distra dac
le este foame i sete.
Profesionitii acreditai n organizarea de evenimente speciale
accentueaz faptul c experiena unui eveniment trebuie s se
bazeze pe toate cele cinci simuri, iar acest lucru trebuie s se
reflecte i n alegerea, dar i prezentarea meniului. Astfel, la fel de
important precum gustul mncrurilor trebuie s fie designul
acestora.
Stilul i tematica evenimentului vor determina tipul de meniu ce
urmeaz s fie servit. Pentru o gal festiv de strngere de
fonduri, eveniment social de nalt clas la care particip invitai
de marc, nu vor putea fi servii hamburgeri cu cartofi prjii, ci din
contr, meniul va trebui s fie unul mai sofisticat. ns, la un
eveniment dedicat studenilor pizza va fi o alegere bun.
De asemenea, important de subliniat este i faptul c nu la toate
evenimentele se servete mncare. La finalul unei conferine de
pres se pot servi doar cteva produse de patiserie alturi de
cafea, ap i buturi rcoritoare. De multe ori, la lansri de carte
nu se ofer nimic de mncare. Dar, la alt tip de evenimente
(conferine care dureaz o zi, workshopuri, lansri de produse)
trebuie s fie mncare.
Organizare de evenimente de relaii publice

46

n ceea ce privete butura, la evenimentele care au loc n timpul


zilei este recomandat s fie servite doar ap, cafea i buturi
rcoritoare, nu buturi alcoolice. Acestea pot fi servite la
evenimente care au loc seara.

Muzic
Muzica este unul dintre elementele care ajut la crearea unei
atmosfere plcute. Este important s stabilim dac muzica va fi
nc de la nceputul evenimentului, doar n timpul lui sau doar
final. De exemplu, la o conferin de pres poate s nu fie deloc
muzic sau, eventual, doar nainte de nceputul conferinei. Avnd
n vedere c dup conferin poate c jurnalitii vor dori s mai ia
interviuri este bine ca muzica s nu fie pornit. n cazul unei
lansri de carte muzica poate fi att la nceput, ct i la sfrit, dar
nu n timpul.
Un alt detaliu ce trebuie stabilit este dac muzica va fi nregistrat
i pus de pe un calculator, dac vom avea muzic live sau un dj,
n funcie de atmosfera pe care vrem s o avem. Muzica live
creaz o atmosfer mai plcut, dar cost mai mult i necesit
mai mult spaiu.
De asemenea, organizatorii trebuie s hotrasc ce tip de muzic
va fi, n funcie de tipul evenimentului i de participani (unui public
foarte tnr nu i se va pune muzic clasic, n timp ce participanii
mai n vrst probabil c nu vor agrea muzica rap).

Echipamentul
n funcie de tipul evenimentului trebuie s se stabileasc ce fel de
echipamente vor fi necesare i dac acestea vor fi cumprate,
nchiriate, aduse de la firm sau dac exist deja la locul unde se
desfoar evenimentul.

Decorul i decoraiunile
Avnd n vedere sumele mare de bani pe care firmele le pltesc
pentru a crea un eveniment special i memorabil, o parte
consistent a bugetului este alocat decorului. Detaliile legate de
decor sau decoraii nu mai sunt lsate pe mna oricui, ci sunt
realizate de specialiti.

Organizare de evenimente de relaii publice

47

Stilul i tema evenimentului sunt cele care determin modul n


care va fi realizat decorul. Astfel, decoratorii moderni sunt pui n
faa provocrii de a transforma aproape orice spaiu ntr-un mediu
potrivit pentru un eveniment special. De la stadioane de fotbal la
rulote, decoratorii de astzi trebuie s dea dovad mai mult ca
oricnd de imaginaie, creativitate i ndemnare pentru a ine
pasul cu stilurile i trendurile n schimbare. Cea mai mare abilitate
a unui decorator/designer este transformarea. Prin transformarea
unui teren de polo ntr-un castel, a unei sli de bal n inutul lui Oz
sau a unui cort negru ntr-o fantezie extraterestr, decoratorii i
duc pe invitai din obinuit n extraordinar, crend o lume a
fanteziei (Goldblatt, 2005, p.90).
Nu este de neglijat ns i faptul c, n funcie de complexitatea
lor, decorurile cost mult i, de asemenea, necesit mult timp ca
s fie realizate i instalate. De aceea trebuie analizat nainte care
sunt avantajele unei astfel de investiii.

Ateniile
Atunci cnd evenimentul se ncheie tot ce mai rmn sunt
amintirile. Cu timpul ns i acestea se estompteaz. De aceea,
pentru a-i ajuta pe participani s i aduc aminte ct mai mult
timp de evenimentul nostru este bine s le oferim mici atenii.
Adjectivul mic este foarte important deoarece exist limit ntre o
mic atenie i un eventual comision ascuns.
Este recomandat ca ateniile oferite s fie ceva practic pe care
participanii chiar s le foloseasc, iar acestea s fie personalizate
cu logoul firmei organizatoare sau cu logoul evenimentului. Astfel
ne asigurm c participanii vor asocia cadoul cu evenimentul i i
vor aminti de el de fiecare dat cnd vor folosi obiectul respectiv.
n cazul n care vom organiza o nou ediie sau un alt eveniment
ei
Printre micile atenii acceptate se numr:

Elemente de papetrie: o agend, un pix

Semne de carte

Un tricou, un fular, o apc

Un stick de memorie

Organizare de evenimente de relaii publice

48

Suveniruri (un magnet de frigider cu oraul unde are loc


evenimentul, un calendar, un mic album de art, un cd cu
muzica local)

O cutie de bomboane

Un termos

Fotografii/ Filmare
La orice eveniment de relaii publice organizatorii trebuie s aib
angajai un fotograf i un cameraman pentru a fotografia i filma.
n cazul evenimentelor de dimensiuni mai mari este nevoie de o
echip cu mai muli cameramani i fotografi. O selecie a filmrilor
i a fotografiilor va putea fi transmis apoi presei sau invitailor, va
putea fi postat pe site sau prezentat la ntlniri cu poteniali
clieni.

Etapa 12 - Promovarea evenimentului (va fi analizat n Unitatea 3)

Etapa 13 - Reevaluarea bugetului (va fi analizat n Unitatea 3)

Etapa 14 - Managementul la locul evenimentului


Ziua Zero (ziua n care se desfoar evenimentul), dar i cele
cteva zile de dinainte sunt dedicate pregtirilor la amplasamentul
evenimenului. Aceste zile sunt extreme de importante deoarece
toate eforturile de planificare vor fi prinde via n ziua zero. Este
momentul n care organizatorul afl ce greeli a fcut, dac le
poate corecta sau nu.
i de data aceasta, un tabel (checklist) este de mare ajutor. Astfel,
Joe Goldblatt (2011) propune cteva elemente care sunt utile
pentru un bun management la locul evenimentului:

Crearea unui program minut de minut, trebuie prezentat


la ultima ntlnire cu toi membrii echipei. Aa cum am
menionat deja programul ar trebui s includ descrierea
sarcinii, ora la care ncepe (i, eventual, ora la care se
termin), resursele necesare i persoana responsabil

Implementarea programului

Organizare de evenimente de relaii publice

49

Monitorizarea modului n care este pus n practic


programul

Adaptarea programului la eventualele schimbri

Logistica la locul evenimentului este determinat de mrimea


locului n care se desfoar evenimentul, de tipul de eveniment,
precum i de numrul de participani.
Bowdin et al. (2006, p. 353) menioneaz elementele principale ce
in de logistica la locul evenimentului i care trebuie luate n
considerare n realizarea unui plan:

Aprovizionare

Transport modul i momentul n care participanii ajung la


eveniment sunt dou elemente extrem de importante. Pot
aprea probleme mai ales n cazul evenimentelor cu un
numr mare de participani. Dac toi ajung o dat, se
formeaz cozi, lumea se mbulzete i nu este doar
neplcut, ci i periculos. Prima impresie despre un
eveniment este dat de accesibilitate i controlul traficului,
iar haosul nseamn o prima impresie negativ. Dac foarte
muli oameni vin n acelai timp la un eveniment,
organizatori pot discuta nainte cu autoritile locale i cu
societile de transport n comun i pot solicita
suplimentarea numrului de autobuze/tramvaie/metrouri
sau pot nchiria ei nii autobuze pentru transportul
participanilor.

mbinarea elementelor logistica este partea ce mbin


toate elementele i detaliile unui eveniment

Controlul fluxului se refer la fluxul produselor, serviciilor


i persoanelor nainte, n timpul i dup terminarea
evenimentului

Modalitile de comunicare se refer la comunicarea n


timpul evenimentului ntre organizatori i reprezint
rezultatul unei planificri eficiente.

Siguran i riscuri
Un element deosebit de important ce nu trebuie deloc neglijat este
securitatea la locul desfurrii evenimentului. Fie c este vorba
de un eveniment care implic activiti mai periculoase i cu un
numr mare de participani, fie c este vorba de evenimente puin
Organizare de evenimente de relaii publice

50

riscante i cu un numr mic de invitai, organizatorii trebuie s


realizeze un plan de siguran, precum i un plan n caz de
urgen. Nu la puine evenimente (concerte, evenimente
sportive),din cauza lipsei unor msuri de securitate au existat rnii
sau chiar i mori.

2.5 Evaluarea
Evaluarea evenimentului este procesul de a observa, msura i
monitoriza n mod critic implementarea unui eveniment pentru a
estima n mod real rezultatele obinut (Bowdin et al., 2006, p.
413). O evaluare bun ne ajut s planificm i s organizm mai
bine evenimentele ulterioare.
Philip Henslowe (1999, p. 97) vorbete despre trei modaliti de a
evalua un program de relaii publice:
1. Observaie i experien Henslowe consider aceast
metod cea mai simpl i n acelai timp, cea mai ieftin i
eficient form de evaluare, cu toate c nu este cea mai
bun din punct de vedere tiinific. Metoda se refer la
monitorizarea presei locale, nainte, n timpul i dup
terminarea programului. Aceast metod se poate aplica cu
succes n cazul evenimentelor de relaii publice.
2. Feedback i analiz feedbackul poate lua forme diferite,
printre care:
O carte cu idei i sugestii
Formulare completate la finalul evenimentului
Eventuale plngeri
Conversaii ale participanilor
Informaiile trebuie strnse, atent analizate, iar concluziile
trebuie trecute ntr-un raport.
3. Cercetare este metoda cea mai relevant din punct de
vedere tiinific i are n vedere cercetrile de pia, care
ajut la:
Schimbarea atitudinilor
Creterea gradului de contientizare
Modificarea anumitor imagini

Organizare de evenimente de relaii publice

51

Bibliografie Unitatea 2
Academia Romn, Institutul de Lingvistic Iorgu Iordan, 2012, Dicionarul
explicativ al limbii romne (ediia a II-a revzut i adugit), Editura Univers
Enciclopedic Gold, Bucureti
Allen, Judy, 2009, Event Planning, Wiley, Ontario
Bowdin, Glenn, Allen, Johnny, Allen, O`Toole, William, Harris, Rob, McDonnell, Ian,
2006, Events Management, Elsevier, Oxford
Carter, Laurence, 2012, Event planning, AuthorHouse, Bloomington
Henslowe, Philip, 1999, Public Relations. A Practical Guide to the Basics, Kogan
Page, London
Goldblatt, Joe, 2005, Special Events. Event Leadership for a New World, Wiley, New
Jersey
Goldblatt, Joe, 2011, Special Events. A New Generation and the Next Frontier, Wiley,
New Jersey
Matthews, Doug, 2008, Special Event Production. The Process, Elsevier, Oxford
Shone, Anton, Parry, Bryn, 2004, Successful Event Management: A Practical
Handbook, Cengage Learning, Hampshire
Silvers Rutherford Silvers, 2004, Professional Event Coordination, Wiley, New Jersey

Lucrare de verificare Unitatea 2:


Gndii un eveniment de relaii publice pe care l-ai putea organiza
Urmnd etapele menionate n Unitatea 2 conturai etapele propriului
eveniment

Organizare de evenimente de relaii publice

52

Unitatea de nvare 3

EVENIMETELE PENTRU PRES. BUGETUL. PROMOVAREA


CUPRINS
3.1 Evenimentele pentru pres
3.2 Bugetul
3.3 Etape n realizarea bugetului
3.4 Tipuri de cheltuieli
3.5 Amortizarea investiiei
3.6 Promovarea

Obiectivele unitii de nvare 3

Dup studiul acestei uniti de nvare vei reui s:


tii tii care sunt principalele evenimente pentru pres
tii ce este bugetul unui eveniment de relaii publice
Creai bugetul unui eveniment de relaii publice de la cheltuieli, venituri pn
la profit
titi cum s promovai un eveniment de relaii publice

Organizare de evenimente de relaii publice

53

3.1 Evenimentele pentru pres


1. Conferina de pres
2. Brifiening de pres
3. Reuniunea de pres
4. Excursiile de pres
5. PR Blitz
3.1.1 Conferina de pres
O conferin de pres face posibil diseminarea rapid a
informaiilor i opiniilor prin intermediul media. Se economisete
timp prin faptul c informaiile nu mai sunt prezentate fiecrei
surse de difuzare separat, iar ziarele i media electronice
concurente primesc tirile simultan. [...] Majoritatea conferinelor
de pres urmresc s transmit un mesaj pozitiv; ele sunt aciuni
afirmative care au rolul de a reliefa planurile clientului sau punctul
su de vedere (Wilcox et al., 2009, p. 520).
n unele situaii, n funcie de tipul companiei i mai ales n
structurile statului, contactul cu mass media este zilnic. Totui,
conferinele de pres trebuie organizate doar n cazul n care
compania are ceva extrem de important de anunat. Chiar dac
este vorba de un minister sau de o primrie, instituii n care au
luat numeroase aciuni, nu este recomandat organizarea de
conferine de pres standard, adic o dat pe sptmn sau o
dat la dou sptmni dac nu sunt subiecte noi i interesante
de prezentat presei. Jurnalitii vor nceta s mai vin la astfel de
conferine de pres pentru c nu vor avea despre ce s scrie.
Motivele pentru a susine o conferin de pres pot fi numeroase,
printre care:
anunuri politice,
informaii noi i importante ale unor instituii ale statului sau
companii private,
o vizit a unui nalt demnitar strin,
o prezentare a unui nou proiect,
o prezentare de produs,
o aciune de strngere de fonduri, etc.
Organizare de evenimente de relaii publice

54

O conferin de pres reprezint o oportunitate pentru jurnaliti s


pun ntrebri.
Conferinele de pres trebuie planificate nainte pentru a se
desfura n condiii ct mai bune. Exceptnd situaiile urgente
pregtirea poate ncepe cu o lun nainte. Cristina Coman (2004)
se refer la principalele etape ce trebuie realizate pentru
pregtirea conferinei de pres:
1. alegerea momentului (data, ziua, ora) sunt determinate
de configuraia sistemului media din ora. ntr-un loc precum
Bucureti, este de preferat ca conferina s fie organizat n
mijlocul sptmnii (la sfritul sau la nceputul sptmnii sar putea ca jurnalitii s fie plecai), n jurul orei 11. De la ora
9 sau 10 au loc sedinele redacionale sau de sumar, deci
este prea devreme, dar la ora 13 posturile de radio i de
televiziune difuzeaz jurnale de tiri, deci, dac se
organizeaz conferina de pres de la ora 11 sunt anse ca
evenimentul nostru s devin tire chiar de la ora 13.
2. stabilirea
locului
de
desfurare

elementele
amplasamentului rmn cele prezentate deja (un
amplasament central, uor de gsit sau deja cunoscut
jurnalitilor, cu locuri de parcare, dotat cu sistem audio-video,
cu aer condiionat, etc)
3. stabilirea listei invitailor trebuie invitai toi jurnalitii (nu
doar cei de la televiziuni) care se ocup de domeniul
respectiv sau din presa generalist.
4. redactarea i trimiterea invitaiilor invitaiile trebuie s
conin data, ora, locul unde se va desfura conferina de
pres, numele i funciile vorbitorilor i motivele pentru care
se desfoar conferina. Este de preferat ca invitaia s fie
trimis cu aproximativ 3 sptmni nainte, urmate de un
reminder cu o sptmn nainte i unul cu o zi sau dou
nainte. Rugai jurnalitii s v confirme participarea pn la
o anumit dat.
5. redactarea documentaiei se refer la realizarea unui dosar
de pres ce poate cuprinde materiale privind subiectul
conferinei, o copie a discursurilor susinute, un comunicat de
pres.
6. elaborarea materialelor ajuttoare este vorba de
eventualele materiale care pot susine vizual sau/i audio
Organizare de evenimente de relaii publice

55

discursurile reprezentanilor companiei: filmule de o scurt


durat, prezentri powerpoint, fotografii, grafice, etc.
7. pregtirea discursurilor sau interveniilor specialistul n
relaii publice trebuie s pregteasc discursul sau declaraia
pe care reprezentatul companiei o va prezenta la conferina
de pres. Aceasta trebuie prezentat cu mai mult timp
nainte pentru a ne asigura c managerul o nelege i nu se
face de rs n faa jurnalitilor.
8. pregtirea reprezentanilor organizaiei care vor participa la
conferin Reuita unei conferine depinde, n mare
msur, de alegerea i de pregtirea celor care vor ine
discursuri i vor rspunde la ntrebrile gazetarilor. n
majoritatea cazurilor, este ales directorul (conductorul)
organizaiei, deoarece el e considerat persoana cea mai
reprezentativ, n plus, ziaritii apreciaz o asemenea
alegere, tiind c un citat din discursul celui care deine cea
mai nalt funcie de conducere d mai mult greutate
materialului jurnalistic (Coman, 2004, p. 86).
Autorii de specialitate recomand ca specialistul n relaii
publice s realizeze o repetiie a conferinei de pres nainte.
Acest lucru nu este ntotdeauna posibil, dar specialistul n
relaii publice trebuie s i pregteasc pe reprezentanii
organizaiei pentru ca acetia s aib o intervenie ct mai
bun. Ei trebuie s fie capabili s rspund la toate
ntrebrile (de multe ori neplcute sau ncuietoare) ale
jurnalitilor. Specialistul n relaii publice trebuie s fie capabil
s anticipeze aceste ntrebri.
9. pregtiri i verificri de ultim or

3.1.2 Briefingul de pres


Este asemntor conferinei de pres i este organizat mai ales
n cazul crizelor mediatice n desfurare, cu scopul de a
mprospta informaiile oferite jurnalitilor n funcie de evoluia
crizei. Cu toate acestea, subiectul unui briefing poate fi i un
eveniment pozitiv, dac organizatorii consider c acesta prezint
interes pentru pres (David, 2008, p. 131).
De obicei, briefingurile sunt de dou tipuri:
Briefingul organizat n cazul unui eveniment neprevzut
are o durat scurt i este abordat un singur subiect
Organizare de evenimente de relaii publice

56

Briefingul standard, planificat din timp - se organizeaz n


special de ctre instituii ale statului. Este vorba de o
informare stabilit ntr-o anume zi, la o anumit or,
programare ce rmne valabil ani de zile, chiar dac
organizatorii nu au informaii importante de comunicat. De
exemplu, la Ministerul culturii, cultelor i patrimoniului
naional s-a organizat mult timp o conferin de pres o dat
la sptmni, marea, la ora 11.00.
Prima etap a briefingului este declaraia, n timp ce a doua
etap const n adresarea ntrebrilor de ctre jurnaliti. Este
recomandat ca nc de la nceput s se specifice cte ntrebri
vor putea fi puse i c nu se vor accepta ntrebri pe alt tem.

3.1.3 Reuniunea de pres


Dac conferina de pres este un eveniment deja clasic de
transmitere a informaiilor, exist situaii cnd o corporaie, o
asociaie sau un politician dorete s transmit un mesaj sau s
construiasc o legtur personal cu pres, iar aceast intenie se
poate realiza mai uor n cadrul unui eveniment de socializare. []
Reuniunile de pres au ca scop mbuntirea relaiilor i ambele
pri implicate sunt contiente de acest lucru (Wilcox et al., 2005,
p. 524).
Reuniunea de pres poate lua forma unui prnz, a unei cine sau a
unei recepii. Aceste evenimente sunt o oportunitate pentru
jurnaliti i pentru managerii dintr-o organizaie s se cunoasc
mai bine unii pe alii pentru ca, ulterior, s colaboreze mult mai
bine din punct de vedere profesional. De obicei, managerul
general lanseaz o tire, nu neaprat ceva de maxim
importan, la finalul evenimentului. De ce acest lucru? Deoarece
la reuniunea de pres jurnalitii trebuie s se simt bine, iar dac
informaiile sunt prezentate la nceput i sunt foarte importante
atunci ei vor fi nevoii s se ocupe de realizarea i transmiterea
tirii.
Ca i n cazul conferinei de pres, jurnalitii vor primi o map de
pres cu materiale informative.

3.1. 4 Excursiile de pres


Au tot un scop informativ i sunt organizate pentru a prezenta
jurnalitilor o nou fabric, un nou sediu, stadiul unor lucrri, un
Organizare de evenimente de relaii publice

57

nou produs etc. Cristina Coman (2004) se refer la dou tipuri de


excursii de pres:

Vizita de pres este organizat n aceeai localitate i


dureaz doar cteva ore

Voiajul de pres este o deplasare care dureaz 2 3 zile


i are un program mai elaborat:
Primirea invitailor
Turul respectivului obiectiv
O conferin de pres
O recepie

Excursiile de pres sunt destul de costisitoare deoarece costurile


pentru transportul, cazarea i mesele jurnalitilor sunt suportate de
ctre compania organizatoare. De aceea, o astfel de aciune
trebuie s fie total justificat. De cele mai multe ori, companiile
organizeaz o excursie de pres atunci cnd consider c
relatrile n presa local nu sunt suficiente i doresc mediatizarea
la nivel naional.
Excursia de pres este un eveniment complex, iar organizarea ei
presupune mai multe etape (Coman, 2004):
1. Stabilirea subiectului
2. Obinerea acordului de principiu
Calcularea bugetului estimativ
Stabilirea listei invitailor
Alegerea perioadei i a duratei
Alegerea mijlocului de transport
Alegerea hotelului
3. Stabilirea programului
4. Redactarea i trimiterea invitaiilor
5. Pregtirea excursiei
Transportul i cazarea
Pregtirea materialelor destinate presei
Pregtirea reprezentanilor organizaiei
6. Desfurarea evenimentului
7. Evaluarea
Organizare de evenimente de relaii publice

58

Tem de reflecie 3.1

Coninutul temei de reflecie:


Hope & Homes for Children Romania in excursie cu presa la
Bacau
11 Noiembrie 2011 / STIRI

Saptamana aceasta HHC Romania sa hotarat sa lase toate


cuvintele deoparte si sa faca o invitatie deschisa presei din
Romania sa mearga cu ei la Bacau si sa vada ce inseamna
reforma sistemului de protectie a copilului.
Jurnalisti dintr-o diversitate de zone mediatice au putut vedea de
ce este absolut necesar sa eradicam casele de copii de tip vechi si
care este alternativa unui sistem de protectie a copilului bazat pe
concept familial.
Jurnalistii care au raspuns invitatiei noastre sunt: Cristina
Moldovan (Evenimentul Zilei), Simona Tache (blogger), Diana
Marcu (Gndul), Nic Sarbu (Caavencii), Andreea Vasile
(Feeder.ro) si fotojurnalistul Petrut Calinescu.
De ce Bacau?
Pentru ca este unul dintre judetele care ni s-au lipit de suflet,
pentru ca am descoperit acolo niste oameni minunati la Directia de
Protecte a Copilului (Sorin Brasoveanu director general DGASPC
Bacau si Sorin Birladeanu director adjunct) alaturi de care miscam
muntii, pentru ca este un judet model pe care vrem sa-l
multiplicam la scara nationala, daca este sa ne luam dupa ritmul in
care inchid institutiile de tip vechi si reformeaza sistemul, oferind
fiecarui copil sansa de-a creste intr-un mediu cat mai apropiat de o
familie.
Am inceput excursia cu o vizita la Institutia Alexandra din Onesti o institutie de tip mamut pentru copii cu nevoie speciale, pe care
urmeaza sa punem lacatul de Craciun anul acesta. Inchiderea
acestei institutii este rezultatul unui un parteneriat exemplar, care
si el ar trebui multiplicat la nivel national - Directia Generala de
Asistenta Sociala si Protectia Copilului Bacau, Fundatia SERA
Romania si Fundatia Hope and Homes for Children HHC
Organizare de evenimente de relaii publice

59

Romania.
Aflati raspunsul la intrebarea - ce se intampla cu acesti copii prin
povestile jurnalistilor care au raspuns invitatiei noastre.
Diana Marcu, Gandul - Sper ca in tara asta Larisa sa se faca bine,
ca in tara asta alti oameni sa-mi urmeze exemplul si sa ia un copil,
sunt atat de multi in nevoie. Citeste mai mult...
Simona Tache - Mi-i imaginez pe copiii de aici intr-o institutiemamut-de tip vechi, in care nu ar sta cate doi in dormitor, ca aici, ci
cate 20. In care nu ar avea baie superdotata, bucatarie ultrautilata,
un climat cald si ingrijitoare pasionate de flori, ci o atmosfera rece,
ingrozitoare, sinistra. Mi-i imaginez si mi se taie genunchii. Apoi imi
dau seama ca, de fapt, habar n-au cum arata casa din jurul lor.
Unii dintre ei sunt complet orbi si nici unul nu intelege si nu
percepe mai mult decat intelege si percepe un bebelus in primele
zile de viata. Nu stiu, asadar, in ce casa stau, dar nu am nici o
indoiala ca simt.Citeste mai mult...
Cristina Moldovan, Evenimentrul Zilei -De copiii acestia au grija
50 de persoane, care nu asteapta de la ei decat sa manance si sa
foloseasca singuri toaleta. Acestea sunt performantele maxime.
Doamna Otilia, o femeie maruntica, lucreaza aici de 23 de ani si isi
aminteste de vremurile cand copiii erau vazuti de personal ca
"obiect al muncii". Citeste mai mult...
Andreea Vasile, freelancer - In centrul de plasament Alexandra din
Onesti, in afara ingrijitorilor si a cadrelor specializate care lucreaza
acolo, nimeni nu se poate misca. Copiii care mai sunt acolo si
care, in curand, vor fi mutati in case de tip familial, sufera de
afectiuni grave si foarte grave, fizice si psihice.Citeste mai
mult...
Sursa: http://www.galasocietatiicivile.ro/stiri/hope-homes-forchildren-romania-in-excursie-cu-presa-la-bacau-1143.html
3.1.1 Considerai c era necesar organizarea unei excursii de
pres n aceast situaie? Indiferent de rspuns oferii argumente.
3.1.2 Considerai c relatrile din pres au justificat organizarea
excursiei de pres?

Organizare de evenimente de relaii publice

60

3.1.5 PR Blitz
Reprezint opusul conferinelor de pres, fiind vorba despre o
ntlnire informal organizat n cadrul redaciilor pentru a
prezenta jurnalitilor un anumit produs/concept. PR blitzul este
aciune de scurt durat (aproximativ 15 20 de minute).
Specialitii n relaii publice i reprezentanii firmei merg n
redaciile vizate, prezint jurnalitilor produs, le ofer acestora un
comunicat de pres i o mostr a produsului sau alte elemente
promoionale.
Aciuni de PR Blitz se organizeaz cnd bugetul este prea mic
pentru a permite organizarea unei lansri de produs sau n
situaiile n care companiile doresc s transmit mesajul ntr-un
mod mai personal.
Succesul unui PR blitz poate fi msurat prin numrul de articole
publicate n urma aciunii.

Tem de reflecie 3.2:

Coninutul temei de reflecie:


PR Blitz n redacii cu Ridgid
Cu putin training si un strop de indemanare, oricine poate folosi un
echipament Ridgid. Cu acest gand in minte am pornit in vizita la
redactiile revistelor Unelte si echipamente, Planul casei mele,
Smart Worker si Instalatorul. Csaba, trainerul nostru, a prezentat
cateva din produsele de microinspectie, taiere tuburi de scurgere
din PP, curatare scurgeri si masurare de parametrii tehnici.
Jurnalistii prezenti le-au testat si ei. Vedeta a fost noul dispozitiv
de curatat linii de scurgere RIDGID K-45. O sa va dati seama din
fotografii cum s-au descurcat. Noi speram ca i-am convins de cat
de destepte si de utile sunt. Saptamana viitoare o sa mai trecem
pe la alte patru redactii.
Sursa:
http://www.ridgidblog.ro/pr-blitz-%E2%80%93-in-redactiicu-ridgid/
3.2.1 Pentru ce alte produse ai organiza un PR Blitz?
3.2.2 n ce radacii ai merge

Organizare de evenimente de relaii publice

61

3.2 Bugetul
nc din faza de concepere a evenimentului, trebuie s fie stabilit
un plan financiar. De multe ori, acesta determin dac
evenimentul va mai avea loc sau nu pentru c exist posibilitatea
s nu fie fonduri suficiente pentru realizarea sa nu numai n
condiiile optime, dar i pentru a respecta i atinge scopurile i
obiectivele. Este recomandat ca de aceast parte a organizrii
unui eveniment de relaii publice s se ocupe un manager
financiar care s aib cunotine solide n domeniu. Orice greeal
n realizarea bugetului poate fi dezastruoas pentru companie i,
implicit pentru imaginea sa n faa publicului.
Ce este un buget i de ce este el att de important? Un buget
este un document clar n care sunt comparate veniturile estimate
cu veniturile reale i cheltuielile anticipate cu cele adevrate. Un
buget l ajut pe managerul evenimentului s in sub control
evenimentul, asigurnd un flux al fondurilor atunci cnd este
necesar i meninnd n acelai timp integritatea evenimentului
(Matthews, 2008, p. 42).
Nu exist un eveniment a crui organizare s nu implice bani.
Poate fi vorba de un eveniment a crui organizare s coste mai
puin, dar, n final totul cost. Bunurile i serviciile presupun
munc i materiale brute. Voluntarii i obiectele donate vor atrage
costuri administrative i de ospitalitate. Asigurarea mai multor
fonduri prin intermediul sponsorizrilor, a cadourilor i a granturilor
va avea costuri ataate. Chiar i evalurarea nevoilor i analizarea
resurselor evenimentului va lua timp, iar timpul nseamn bani.
Nimic nu este pe gratis. Cu ct mai limitat este bugetul cu att mai
concentrai trebuie s fii asupra scopurilor evenimentului, dar, un
eveniment de calitate nu este neaprat dependent de un buget
mare (Silvers 2004, p. 39).
Principalele elemente care compun un buget i care trebuie luate
n considerare atunci cnd discutm despre un eveniment de
relaii publice sunt:

Cheltuielile estimate

Surse ale banilor

Venituri

Profit/pierderi

Organizare de evenimente de relaii publice

62

3. 3 Etape n realizarea unui buget


Crearea unui buget preliminar
Un buget estimativ este realizat nc din faza de concepere tocmai
pentru a tii ce tip de eveniment se poate organiza. Crearea unui
buget preliminar este etapa n care se realizeaz estimrile pentru
costuri i venituri. Acestea trebuie s fie realizate ct mai aproape
de realitate posibil pentru c, altfel, se va ajunge la un impas
financiar i chiar la anularea evenimentului din lips de fonduri.
n realizarea bugetului unui eveniment un manager trebuie s aib
n vedere cinci lucruri eseniale pentru gestionarea banilor
(Matthews, 2008, p. 42):

Pregtirea bugetului

Monitorizarea fluxului financiar

Realizarea unui profit

Proiectarea bugetului

Alte costuri posibile i impactul lor asupra bugetului

De asemenea, Doug Matthews (2008) vorbete despre cinci


elemente cheie n realizarea i meninerea unui buget realist
pentru organizarea unui eveniment:

Dezvoltarea unui sistem de a urmri cheltuielile


Dac la nceput cheltuielile vor fi mai uor de inut sub
observaie, pe msur ce data evenimentului se apropie vor
fi din ce n ce mai multe pli, iar acest lucru ar putea scpa
de sub control dac nu exist o monitorizare strict a
cheltuielilor. Acest lucru se poate realiza cel mai bine cu
ajutorul unei foi de calcul.

Realizarea unei liste cu categoriile de cheltuieli

Printre cheltuielile predictibile se numr:


Amplasamentul
Mncarea i butura
Decorul
Vorbitorii
Sistemul audio-video
Transportul
Cazarea
Organizare de evenimente de relaii publice

63

Promovarea
Materialele utilizate n cadrul evenimentului (mape pentru
participani, ateniile, etc)
Costurile i veniturile vor varia n funcie de tipul de eveniment.
Exist evenimente pentru care nu se obine un venit imediat, dar
care implic totui cheltuieli. Uneori, un eveniment va fi organizat
chiar la sediul firmei respective ceee ce nseamn c nu se vor
mai cheltui bani pentru amplasament. Alteori un sponsor va
asigura butura i mncarea, ceea ce, iari nseamn o
economie. Totui, n alte situaii acestea sunt cheltuieli ce vor
trebui suportate din bugetul evenimentului.

Evaluarea cheltuielilor

Aceasta este considerat etapa cea mai important din ntregul


proces de gestionare a bugetului. n funcie de tipul de eveniment,
cheltuielile trebuie estimate ct mai aproape de realitate nc de la
nceput, chiar dac, pe msur ce procesul de organizare
avanseaz pot aprea diverse alte cheltuieli.
OToole i Mikolaitis (2002, p. 226) se refer la trei modaliti de
estimare a cheltuielilor:
o Estimare de sus n jos este denumit i estimare analog
i se bazeaz pe experiena managerilor n organizarea
unor evenimente similare
o Estimare de jos n sus acest tip presupune estimarea
costului pentru ntregul eveniment ca fiind suma prilor
sale componente. n teorie pare o estimare simpl, dar n
practic lucrurile se complic o dat ce apar noi cheltuieli
neprevzute
o Estimare parametric acest tip presupune estimarea
costului evenimentului la un element/parametru. De
exemplu, costurile unui concert sau ale unei conferine sunt
n strns legtur cu numrul participanilor

Actualizarea cheltuielilor

Bugetul trebuie actualizat continuu. Orice cheltuial i orice venit


trebuie trecute n foaia de buget. Fr o actualizare constant a
cheltuielilor (i eventual a veniturilor, dac este cazul) bugetul va
deveni o problem a organizatorilor.

Rezvoltarea problemelor legate de cheltuielile neateptate

Organizare de evenimente de relaii publice

64

Orict experien ar avea echipa de organizare, orict de mult s-ar


gndi managerii la toate costurile posibile i orict de bine le-ar
estima, ntotdeauna exist costuri neateptate. De aceea este
recomandat ca din bugetul estimat s exist o marj de
aproximativ 15% n plus. De exemplu, dac se estimeaz c
bugetul va fi de 10.000 de euro echipa trebuie s aib la dispoziie
nc 1.500 de euro pentru cheltuieli neateptate.

Identificarea surselor de bani, a cheltuielilor i a profiturilor poteniale


Acesta reprezint a doua etap n realizarea bugetului.
Exist patru surse pentru bani (Kilkenny, 2012):

Fondurile proprii ale companiei

Sponsorizri

n Romnia sponsorizrile sunt reglementate de Legea nr.


32/1994 completat cu Ordonana Guvernului nr. 36 din 30
ianuarie 1998. Sponsorizarea este o practic obinuit de a ajuta
la organizarea unui eveniment. Mai mult vreme a existat
prejudecata c firmele care ofer sponsorizri realizeaz acte de
caritate, dar, de fapt, sponsorizarea presupune un ctig de
ambele pri. Pe de o parte, compania care ofer banii are un
beneficiu major de imagine prin faptul c participanii afl informaii
despre companie i despre produsele sau serviciile lor, iar aceste
evenimente ii ajut s ajung la poteniali clieni. Pe de alt parte,
organizatorii primesc fondurile, produse sau alte tipuri de
contribuii pentru a realiza evenimentul. Nu toate sponsorizrile
trebuie s constea n oferirea de bani. De exemplu, un hotel poate
oferi camere pentru invitai, un restaurant poate oferi mncarea, o
galerie de art poate oferi spaiul unde s se organizeze
evenimentul, etc. Toate acestea sunt contribuii extrem de utile
care contribuie la economisirea unor bani ce pot fi utilizai pentru
sectoarele unde nu exist sponsorizri.

Tax de la participani

Dac sursa sunt participanii trebuie s luai n considerare faptul


c o mare parte din bani vor ajunge la dumneavoastr chiar la
nceputul evenimentului, iar pn atunci lucrurile vor trebui
organizate i puse la punct cu ali bani dect cei primii de la
participani. De exemplu, exist conferine, workshopuri sau
seminarii la care se accept plata de la participani chiar n
momentul nregistrrii, dar organizatorii nu pot atepta pn n
Organizare de evenimente de relaii publice

65

dimineaa evenimentului pentru a antama amplasamentul sau


pentru a comanda mncarea, butura sau decoraiunile. n
aceast situaie, o soluie o poate reprezenta negocierea cu
furnizorii pentru ca plata s se fac la finalul evenimentului, iar cu
un anumit timp nainte s fie pltit doar un avans (de obicei de 20
sau 30%). n multe situaii se prefer aceast variant chiar dac
organizatorii au toate fondurile necesare, dar vor s se asigure c
i furnizorii se vor ridica la nlimea ateptrilor i vor avea servicii
de calitate. Dac toi banii sunt pltii n avans exist riscul ca
furnizorul s nu mai vin deloc

Vnzri

n momentul n care are loc evenimentul, organizatorii mai pot


obine fonduri din vnzarea diverselor produse, n funcie de tipul
evenimentului: cri, cd-uri, dvd-uri, tricouri, etc.

O combinaie dintre cele patru

3.4 Tipuri de cheltuieli


Am menionat deja cteva dintre cheltuielile posibile pentru un
eveniment. Totui, exist dou tipuri de cheltuieli indiferent de tipul
de eveniment acestea sunt:
1. Cheltuieli fixe
Se refer la acele cheltuieli inerente organizrii oricrui eveniment,
care rmn neschimbate indiferent de vnzri sau profit i nu se
ajusteaz n funcie de numrul de participani. De obicei,
reprezint aproximativ 25% din bugetul total. Exemple:

Salariile angajailor

Costurile zilnice (abonamentele la telefoane, la internet,


electrica, curenia, etc)

Promovarea evenimentului

Amplasamentul

2. Cheltuielile variabile
Se refer la acele cheltuieli care variaz n funcie de numrul de
participani, dar i de alte elemente pe care evenimentul le
presupune. Reprezint aproximativ 75% din bugetul total i
prezint un risc mult mai mare de a fi depite dect cheltuielile
fixe. Exemple:
Organizare de evenimente de relaii publice

66

Vorbitorii invitai

Transportul i cazarea

Mncarea i butura

Cadourile pentru participani

Decoraiunile

Shanon Kilkenny (2012) aduce n discuie i cheltuielile adiionale


ce trebuie luate n calcul mai ales n cazul acelor evenimente care
nu se desfoar ntr-un loc cu destintaie special i pregtite din
toate punctele de vedere pentru organizarea unui eveniment
(precum hotel, sau un centru de conventii). Exist dou tipuri de
astfel de cheltuieli posibile:
1. Cheltuieli adiionale pentru evenimente ce se desfoar afar:

Taxele ce trebuie pltite la primrie i aprobrile ce trebuie


obinute

Mese, scaune, vesel

Electricitatea

Scena

Corturi

Toaletele ecologice

2. Cheltuieli adiionale pentru evenimente ce se desfoar


nuntru:

Elemente tehnologice: sistemul audio-video

Elementele de birotic: tabl de scris, xerox, accesul la


internet

Decoraiunile

3.5 Amortizarea investiiei


Amortizarea investiiei (n englez cunoscut drept return on
investment ROI sau return on capital employed ROCE)
reprezint de fapt profitabilitatea unui eveniment. Amortizarea
investiiei este calculat prin mprirea profitului net la costurile
totale i rezultatul reprezint procentul ctigului financiar. Pe
lng sumele de bani ctigate n urma evenimentului, amorizarea
investiiei se poate referi i la:
Organizare de evenimente de relaii publice

67

profitul de imagine pe care firma l are amortizarea


investiiei se observ n aceast situaie n creterea
numrului de articole/materiale audio-video din pres

creterea numrului de participani la urmtorul eveniment


organizat

creterea sponsorizrilor

donaii mai mari

Pragul de rentabilitate
Pragul de rentabilitate se refer la estimarea pe care o companie
o face ca s tie dac evenimentul su va fi unul profitabil din
punct de vedere financiar sau nu. Dac sursa banilor sunt taxele
de nregistrare, este nevoie s tii de ci participani este nevoie
ca s atingei pragul de rentabilitate. Dac tii numrul de
participani atunci putei calcula care s fie taxa de nregistrare.
Formula pe care Shannon Kilkenny (2012) o propune este:
costurile fixe (taxa de nregistrare costurile variabile/persoan)
= numrul de participani necesar
De exemplu:
costuri fixe = 5.000 euro.
costurile variabile = 10 euro/persoan.
Taxa de nregistrare = 50 euro
5.000 (50 10) = 125 de participani necesari
Dac avei o idee aproximativ cam ci participani vor fi se poate
stabili pragul de rentabilitate i n funcie de asta s hotri ct s
fie taxa de participare. Calculai costurile fixe i variabile n funcie
de numrul de participani confirmai. Le adunai pe cele dou i
mprii suma la nr de participani. Dac sunt 50 de participani,
costurile fixe 2000 de euro, cele variabile 750 euro, atunci taxa de
participare ar trebui s fie 55 de euro.
Avnd aceste date putem tii dac avem cum s facem profit.
Dac cifrele nu sunt conform asteptrilor noastre putem:
Crete numrul de participani
Crete taxa de nregistrare
S solicitm sponsorizare
S reducem cheltuielile
Organizare de evenimente de relaii publice

68

Buget lansare de carte pentru copii


Cheltuieli
Amplasament

Estimat

Real

Inchiriere sal
Staff
Echipament
Scaune i mese
Total

450 Ron
0 Ron
150 Ron
100 Ron
700 Ron

500 Ron
100 Ron
200 Ron
0 Ron
800 Ron

Decoraiuni
Castel
Personaje
Flori
Baloane
Total

Estimat
2000 Ron
1500 Ron
400 Ron
50 Ron
3950 Ron

Real
2200 Ron
1600 Ron
400 Ron
30 Ron
4230 Ron

Catering

Estimat

Real

Mncare
Butur
Total

600 Ron
500 Ron
1100 Ron

800 Ron
500 Ron
1300 Ron

Program
Artiti
Speakeri
Transport
Hotel

Estimat
1000 Ron

Real
1200 Ron

Total

1000 Ron

1200 Ron

Cadouri

Organizare de evenimente de relaii publice

0 Ron

69

Venituri
Estimat
0 Ron

Real
0 Ron

Vnzri cri

Estimat
4000 Ron

Real
3500 Ron

Vnzri jucrii

2500 Ron

2200 Ron

Vnzri cduri

1500 Ron

800 Ron

Total

8000 Ron

6500 Ron

Altele

0 Ron

0 Ron

Taxa de intrare

Raportul cheltuieli - venituri


Total cheltuieli

7350 Ron

Total venituri

6500 Ron

Profit

0 Ron

Pierderi

1030 Ron

Tem de reflecie 3.3


Coninutul temei de reflecie:
Acesta este un eveniment de relaii publice n care organizatorii au
ieit n pierdere.
3.3.1 Care considerai c au fost greelile organizatorilor?
3.3.2 Ce ai fi schimbat n planificarea acestui buget?

Organizare de evenimente de relaii publice

70

3.6 Promovare
Un program de promovare serios este o parte esenial a
organizrii unui eveniment i dezvoltarea lui ncepe o dat cu
planificarea evenimentului. Chiar dac firma organizatoare este
una cunoscut publicului tot este nevoie de o promovare a
evenimentului respectiv.
Strategia de marketing a evenimentului trebuie s aib ca punct
de pornire scopurile i obiectivele evenimentului i s nu se abat
de la ele pe msur ce este construit. Leonard Hoyle (2002)
consider c o strategie eficient de marketing se folosete de
obiectivele interne i le transform n rezultate externe. El ofer
exemplul unei conferine educaionale, al crei scop principal va fi
acela de a educa participanii. De aceea strategia de marketing va
trebui s pun accentul tocmai pe elementele educaionale
deosebite pe care le conferina le pregtete.
Promovarea trebuie s se axeze pe elemente concrete, de
noutate, nu unele generale i vagi de genul: Organizaia X v
invit s luai parte la cea de-a 10-a conferin de inovaie n
educaie. Este mult mai atractiv o astfel de invitaie: Noile
strategii de comunicare tehnici educaionale pentru viitorul
succes.
Nu exist o strategie general de promovare a unui eveniment,
dar Hoyle (2002) i menioneaz pe cei 3 P eseniali n marketingul
unui eveniment, indiferent de tipul acestuia, baza de la care
pornete construirea planului de promovare i succesul final:
1. Produsul se refer la evenimentul care va avea loc, fie ea o
conferin de pres, un trg sau un festival, un congres sau o
convenie. n acest sens echipa trebuie s rspund la cteva
ntrebri, al cror rspuns o vor ajuta n construirea strategiei de
marketing:

Care este istoria evenimentului?

Care este valoarea produsului?

Ce face ca produsul s fie unic?

2. Preul se refer la scopurile financiare pe care evenimentul le


are, iar ntrebrile necesare sunt:

Care este filosofia financiar a companiei?

Care este statutul financiar al publicului vizat?

Organizare de evenimente de relaii publice

71

3. Poziia (amplasamentul) aa cum am menionat deja n cadrul


Unitii 2, amplasamentul poate aduce mrirea sau decderea. Iar
dac alege un amplasament deosebit sau special atunci acesta
poate deveni un element cheie n procesul de promovare (de
exemplu, o cldire cu semnificaii istorice, o cldire modern cu o
arhitectura inedita sau, pur i simplu, un amplasament foarte
elegant).
4. PR-ul Relaiile publice sunt o parte important a strategiei de
marketing. Putei face publicitate la orice, adic s spunei ce vrei
despre organizaie i eveniment. Relaiile publice pot determina ce
percep alii despre dumneavoastr i misiunea dumneavoastr.
[] Esena unei campanii de relaii publice este aceea c nu se
oprete niciodat; mai degrab, este un efort continuu de a stabili
percepii pozitive despre organizaia dumneavoastr i produsele
ei (Hoyle, 2002, p.16).
5. Poziionarea are n vedere faptul c un eveniment nu i poate
ndeplini n totalitate scopurile i obiectivele fr un plan de
marketing, iar marketing unui eveniment se bazeaz pe o
poziionare a produsului. Poziionare este strategia de a
determina, prin intermediul intuiiei, a cercetrii i a evalurii, acele
pri n nevoile consumatorilor pe care evenimentul
dumneavoastr le va ocupa (Hoyle, 2002, p. 19).
Strategia de promovare trebuie s aib n vedere tipul de
eveniment i mai ales publicul int. Joe Goldblatt (2011, p. 331)
menioneaz cteva dintre tipurile de evenimente i cui se
adreseaz ele:

Prezentare de mod adolescente, femei ntre 18 i 35 de


ani, 36 55 de ani

Eveniment artistic femei i brbai 36 55 ani, 56 85 ani

Trg de sntate persoane mai n vrst 56 85 ani

Eveniment IT brbai 18 35 ani, 36 55 ani, 56 85 ani

Spectacol de magie copii, att fete, ct i biei (5 - 9 ani,


10 12 ani), adolesceni (13 17 ani)

Tot Joe Goldblatt (2011, p.334) se refer i la cinci tehnici clasice


utilizate pentru a promova evenimente:
1. Publicitatea
Este unul dintre cele mai importante moduri de a promova un
eveniment. Poate include presa scris, media electronice (radio,
Organizare de evenimente de relaii publice

72

televiziune, internet i orice alt form de publicitate care implic o


promovare electronic) sau publicitatea stradal (panouri, dar i
afie plasate pe mijloacele de transport n comun). Cuvinte
precum promoional, reduceri, gratis, etc se pot dovedi
elemente cheie n promovarea evenimentului.
Indiferent de tipul de media pe care l-ai ales pentru a v face
publicitate, nti realizai o cercetare de pia i teste de evaluare
pentru a determina rezultatele adevrate. O dat ce ai gsit
mediul care ajunge n mod eficient la publicul dumneavoastr
int, repetai mesajul pentru a-l consolida.n fine, analizai
rspunsurile pentru a dezvolta un plan i pentru a determina dac
banii investii n publicitate vor da randamentul maxim (Goldblatt,
2011, p. 335).
2. Relaii publice
Cu ajutorul relaiilor publice presa este informat n legtur cu
evenimentul ce urmeaz s aib loc pentru a-i convinge pe
jurnaliti n a sprijini i promova (prin intermediul materialelor
difuzate/publicate) evenimentul respectiv. Spre deosebire de
publicitate, care se refer n principal la ceea ce spui despre
organizaia sau evenimentul tu pentru a ctiga atenia, relaiile
publice este disciplina promoional care formeaz ceea ce
publicul dvs. crede sau simte despre valoarea aciunii sau, i mai
important, despre companie ca ntreg (Hoyle, 2002, p. 46).
3. Promovarea ncruciat
Este form de marketing, prin intermediul creria clienii unui
anumit produs sau serviciu devin target pentru un produs/serviciu
asemntor pentru a atrage un segment nou i mai mare de
clieni. Evenimentele mai mari de relaii publice necesit campanii
mai ample de promovare, de aceea este nevoie de implicarea mai
multor parteneri de marketing. Strategia de promovare ncruciat
implic mbinarea strategiilor de marketing i publicitare.
4. Promoiile de strad
Este o strategie ce se refer tocmai la aducerea mesajului n
mijlocul oamenilor, fie prin activiti promoionale organizate n
magazine, malluri, supermarketuri, fie prin flyere mprite prin
ora (pietonilor sau pe strad, oferilor care ateapt la stop).
5. Evenimentele magnet (Stunts)
Acestea sunt evenimente gndite special pentru a atrage atenia
presei i pentru a asigura apariiile n pres. Un eveniment
Organizare de evenimente de relaii publice

73

magnet se refer la faptul de a fi diferit sau de a face ceva ce nu


face toat lumea. Neobinuitul, neateptatul, bizarul vor capta
ntotdeauna atenia presei, chiar dac nu este ntotdeauna n mod
pozitiv. Gndii-v la mesajul pe care l avei de transmis i
ncercai s gsii o modalitate de a l pune n scen ntr-un mod
nou, fresh, inovativ (Levine, 2008, p. 171).

Organizare de evenimente de relaii publice

74

Bibliografie Unitatea 3
Coman, Cristina, 2004, Relatiile publice si mass-media, Polirom, Iai
David, George, 2008, Tehnici de relaii publice. Comunicarea cu mass-media,
Polirom, Iai
Dyson, J. R., 2004, Accounting for Non-accounting Students, Financial Times,
Prentice Hall
Goldblatt, Joe, 2011, Special Events. A New Generation and the Next Frontier, Wiley,
New Jersey
Hoyle, Leonard H., 2002, Event Marketing. How to Succesful Promote Events,
Festivals, Conventions and Expositions, Wiley, New York
Kilkenny, Shannon, 2011, The Complete Guide to Succesful Event Planning, Atlantic
Publishing Group, Ocala
Krugman, Carol, Wright, Rudy R., Global Meetings and Exhibitions, Wiley, New
Jersey
Levine, Michael, 2008, Guerrilla P.R. 2.0: wage an effective publicity campaign
without going broke, Harper Collins Publishers, New York
Matthews, Doug, 2008, Special Event Production. The Process, Elsevier, Oxford
OToole, William, Mikolaitis, Phyllis, 2002, Corporate Event Project Management,
Wiley, New York
Rogers, Tony, 2008, Conferences and Conventions. A Global Industry, Elsevier,
Oxford
Silvers Rutherford Silvers, 2004, Professional Event Coordination, Wiley, New Jersey
Wilcox, Dennis L., Cameron Glen T., Ault, Phillip H., Agee Warren K., 2009, Relaii
Publice. Strategii i principii, Curtea Veche Publishing, Bucureti

Lucrare de verificare Unitatea 3:


Realizai un buget pentru evenimentul de relaii publice ales n cadrul Unitii 2
Realizai o strategie de o strategie de promovare a evenimentului dvs.

Organizare de evenimente de relaii publice

75