Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
Organizarea
evenimente
publice
Titular de curs:
Asist. univ. dr. Antonia Matei
de
de
relaii
INTRODUCERE
Suntem n domeniul crerii de amintiri (Gene Columbus,
Manager, Walt Disney Entertainment Staffing)
Unitatea de nvare 1
LUMEA EVENIMENTELOR.
CUPRINS
1.1 Definiii
1.2 Tipuri de evenimente
1.3 Trsturi ale evenimentelor de relaii publice
1.4 Scopuri i obiective
1.5 Managementul evenimentului
1.6 Echipa
1.1 Definiii
n sensul cel mai banal, un eveniment se refer la o ntmplare la
care se ntlnesc mai multe persoane, cu preocupri i interese
similare, avnd un obiectiv comun, ntr-un loc i la o dat prestabilite. Workshopuri, conferine de pres, seminarii, lansri,
festivaluri, trguri, gale, strngeri de fonduri, prezentri, etc toate
intr n marea categorie a evenimentelor i toate au nevoie de o
bun organizare pentru a-i ndeplini scopurile i obiectivele
propuse. Astfel, un eveniment este caracterizat att de producie,
ct i de consum i poate fi vzut ca un element de atracie
pentru participani, oferindu-le ceva de fcut i un motiv de
participare, iar ele sunt acum o parte a dezvoltrii turismului
(Tassiopoulos, Johson, p. 77).
Domeniul evenimentelor este att de vast nct este imposibil s
exist o definiie care s includ toate variantele i subvariantele
de evenimente. De-a lungul timpului, cercettorii au oferit
numeroase definiii tocmai datorit diversitii pe care ele o
presupun, dar n general, ele se refer la trsturile
evenimentelor. Unele se centreaz n jurul participanilor, pentru
c, fr acetia un eveniment nu poate avea loc, altele asupra
activitilor, asupra impactului sau a unicitii: Orict de mult ar
ncerca cineva, este imposibil s recrem un eveniment; prin
definiie, ele au loc o singur dat. Cu toate c evenimentele
planificate pot fi similare ca form, unele aspecte de design sau
program vor asigura faptul c evenimentul este o experien
diferit. i nu numai asta, dar i ateptrile, atmosfera i atitudiile
invitailor i participanilor vor fi mereu diferite, indiferent de
program sau loc. Aceast unicitate a evenimentelor le face
atractive, captivante, de aceea realizarea unei imagini de tipul o
dat n via este scopul fiecrui organizator (Getz, 2007, pp. 18
19).
Unii cercettori realizeaz o distincie ntre evenimente i
evenimente speciale, acestea din urm fiind un fenomen ce s e
nate din ocaziile ieite din rutin cu obiective culturale, personale,
organizaionale sau de distracie, deosebite de activitile zilnce
obinuite, a crui scop este informarea, celebrarea, distrarea sau
provocarea (Shone i Parry, 2004, p. 3). Evenimentele speciale
sunt aadar acele evenimente care ies din rutina zilnic,
evenimente care nu se organizeaz mereu i la care lum parte
destul de rar. Chiar dac lumea actual este nesat de
festivaluri, expoziii, workshopuri, seminarii, conferine i alte
Organizare de evenimente de relaii publice
Dezvoltarea infrastructurii
http://www.ibisworld.com/industry/party-event-planners.html?partnerid=prweb
http://www.agerpres.ro/media/index.php/economic/item/223920-Ambasadorii-MICE-si-cei-ai-turismuluiimpreuna-pentru-a-pune-Romania-pe-harta-industriei-de-evenimente.html
2
Evenimente civice
Expoziii
Trguri i festivaluri
ntlniri i conferine
Evenimente retail
Evenimente - celebrri
Evenimente sportive
Evenimente turistice
10
Evenimente
corporative
sau
instituionale
se
concentreaz asupra schimbului de informaii, rezolvarea
de probleme i luarea unor decizii: ntlniri ale acionarilor,
ntlniri ale angajailor, sesiuni de vrzri.
11
Unicitate
Perisabilitate
Ambian
Mult munc
13
Intangibilitate
Interaciuni personale
14
Mrimea evenimentului
Interaciunea cu publicul
15
Strngere de fonduri
nvare
Schimb de idei
Comunicare interpersonal
Creterea productivitii
Creterea moralului
Creterea vizibilitii
Scopurile financiare
nc de la nceputul procesului de planificare, respectiv din
momentul conceptualizrii evenimentului, trebuie stabilit dac
evenimentul respectiv este organizat pentru un profit imediat (un
trg de produse) sau pentru un profit pe termen lung (lansarea
unui produs). Numeroase evenimente sunt produse pentru
singurul scop de a face bani. Scopurile financiare sunt n direct
legtur cu amortizarea investiiei (despre care vom vorbi la
bugetul evenimentului) i, n funcie de ele, gndim bugetul,
alegem locul de desfurare, numrul de invitai, stabilim preul
de participare, etc.
Organizare de evenimente de relaii publice
17
Propuneri i licitaii
Managementul financiar
Producia
Managementul amplasamentului
Managemenul riscului
Sponsorizrile
Elementele juridice
1.6 Echipa
Criza economic a redus mult bugetele firmelor, att de relaii
publice, ct i a altor companii i astfel i echipele implicate n
procesul de organizare a unui eveniment au fost reduse. n funcie
de amploarea evenimentului, o singur persoan a
Organizare de evenimente de relaii publice
18
Managerul de eveniment
Avnd n vedere dezvoltarea i avntul deosebit pe care l-a
cunoscut n ultimii ani domeniul organizrii de evenimente, i
numrul titulaturilor utilizate pentru profesionitii care lucreaz n
domeniu s-au diversificat. Dintre acestea menionm:
organizator de evenimente
productor de evenimente
director de evenimente
manager de evenimente
manager de producie
http://www.legalis.ro/wp-content/uploads/2013/02/Clasificarea_ocupatiilor_din_Romania_COR_actualizat_la_6_februarie_2013.pdf
19
http://www.conventionindustry.org/index.aspx
http://isesew.vtcus.com/CSEP/index.aspx
6
http://www.mpiweb.org/education/cmm
5
20
s fie cinstit
s fie flexibil
s fie harnic
21
coordonarea
Clientul
Evenimentele nu ar putea exista dac cineva nu ar solicita
organizarea lor. Acest cineva este denumit, generic, clientul.
Kandampully (2002) se refer la patru grupuri de clieni:
22
23
24
Unitatea de nvare 2
25
26
scopul
27
2.2 Cercetarea
Metoda Kipling (a celor 5 W i un H) ne ajut s stabilim cei mai
importani parametrii pentru evenimentul respectiv:
28
o Elegant
Organizare de evenimente de relaii publice
29
o Casual
o Romantic
o Distractiv
o De sezon
Tema evenimentului
Trebuie s fie n concordan cu tipul de eveniment ales, s poat
fi comunicat eficient prin intermediul decorului, s poat fi pus n
practic i de ctre participani, iar restul elementelor (mncarea,
butura, muzica, programul) s se potriveasc temei alese. Joe
Goldblatt (2005, pp. 99 100) explic faptul c temele deriv de
obicei din trei surse:
30
31
32
Ce vrst au participanii?
33
34
35
36
37
38
Spaii culturale
o Teatre
o Muzee
39
o Galerii de art
o Opera
o Editur
o Cinematograf
Spaii de cltorie
o Avioane
o Troleibuze/autobuze/tramvaie
o Trenuri
Amplasamente afar:
Parcuri
Grdini botanice
Corturi
Stadioane
Parcuri de distracii
40
41
Analiza comparativ
Pentru a lua cea mai bun decizie n alegerea unui amplasament,
Laurence Carter (2012) propune realizarea unei analize
comparative. Aceasta reprezint o list a locurilor posible n care
comparm elementele cele mai importante. Analiza comparativ
poate fi aplicat i pentru a alege alte elemente componente ale
evenimentului, ca de exemplu firma de catering, artitii care vor fi
invitai, hotelul unde vor fi cazai invitaii, etc.
Locul 1
Locul 2
Loc central
Da
Nu
Parcare adecvat
Nu
Da
Sli de conferine
Nu
Da
Locul 3
Locul 4
Locul 5
42
Date disponibile
Da
Da
nchiriere camere
80
euro/camer
65
euro/camer
Catering
15
13
euro/persoan euro/persoan
Echipament audio Nu
video
Da
43
Ora
Activitate
Descriere
8:00-8:30
Aranjare sal
aranjare mese i
scaune
aranjare masa de
prezidiu
lipire indicatoarele
spre sal
aranjare roll-up-uri
aranjare
masa
unde vor fi primii
jurnalitii (mape de
pres + bol pentru
crile de vizit)
aranjare plcue cu
nume la prezidiu
8:30-9:00
Verificare
sistemul
audio-video
vor fi verificate:
boxele, microfonul,
videoproiectorul,
sursele de energie
9.00-9.30
9:3010.00
10:00
Personal
Resurse
necesare
Voluntar 1 i -mese,
voluntar
2 scaune,
supravegheai indicatoarele
de un membru printate
al echipei
-roll-up-uri
-mapele de
pres
cu
toate
materialele
gata
pregtite
-bol pentru
crile
de
vizit
-list
cu
jurnalitii
care
urmeaz s
participe
-plcue
nume
Voluntar 1 i
voluntar
2
supravegheai
de un membru
al echipei
Microfon,
prelungitoar
e,
telecomand
video
proiector
Reprezentani
resurse
firm catering
furnizate de
Un membru al ctre firma
echipei
de catering
Membrii
echipei
Membrii
44
conferin
10:0510:15
Desfurare
conferin
Cuvnt de nceput
10:1510:30
Desfurare
conferin
Managerul companiei
face
o
prezentare
general a proiectului.
Se va folosi i de un
powerpoint cu date i
grafice
10:3010:45
Desfurare
conferinei
Managerul de proiect
prezint etapele i
rezultatele proiectului.
Va prezenta i un film
de 3 minute.
10:4511:10
Sesiune
Q&A
11:0011:40
ncheiere
eveniment
de ntrebri
jurnalitilor
11:40-
Curenie
-video
proiector
-film de 3
min cu o
descriere a
proiectului
vor Toi
membrii
cu echipei
La plecarea jurnalitilor
un voluntar le va
nmna o pung cu
atenii
Voluntarii
i
un Voluntari
-video
proiector
-power point
ale Toi
membrii
echipei
Directorul de PR le
mulumete
celor
prezeni i invit pe
jurnaliti la o cafea/un
suc/un ceai i o
gustare
Membrii echipei
mai
discuta
jurnalitii
echipei
Vorbitorii
Directorul de
PR
Acesta
i
acord
cuvntul
managerului
Managerul
companiei
Dup
prezentarea
sa, directorul
de PR acord
cuvntul
managerului
de proiect
Managerul de
proiect
Atenii
jurnaliti
45
12:30
Un membru al
echipei
Firma
de
catering
Firma de catering se
va
ocupa
de
debarasarea mesei cu
trataii. Ei sunt cei care
vor duce gunoiul
46
Muzic
Muzica este unul dintre elementele care ajut la crearea unei
atmosfere plcute. Este important s stabilim dac muzica va fi
nc de la nceputul evenimentului, doar n timpul lui sau doar
final. De exemplu, la o conferin de pres poate s nu fie deloc
muzic sau, eventual, doar nainte de nceputul conferinei. Avnd
n vedere c dup conferin poate c jurnalitii vor dori s mai ia
interviuri este bine ca muzica s nu fie pornit. n cazul unei
lansri de carte muzica poate fi att la nceput, ct i la sfrit, dar
nu n timpul.
Un alt detaliu ce trebuie stabilit este dac muzica va fi nregistrat
i pus de pe un calculator, dac vom avea muzic live sau un dj,
n funcie de atmosfera pe care vrem s o avem. Muzica live
creaz o atmosfer mai plcut, dar cost mai mult i necesit
mai mult spaiu.
De asemenea, organizatorii trebuie s hotrasc ce tip de muzic
va fi, n funcie de tipul evenimentului i de participani (unui public
foarte tnr nu i se va pune muzic clasic, n timp ce participanii
mai n vrst probabil c nu vor agrea muzica rap).
Echipamentul
n funcie de tipul evenimentului trebuie s se stabileasc ce fel de
echipamente vor fi necesare i dac acestea vor fi cumprate,
nchiriate, aduse de la firm sau dac exist deja la locul unde se
desfoar evenimentul.
Decorul i decoraiunile
Avnd n vedere sumele mare de bani pe care firmele le pltesc
pentru a crea un eveniment special i memorabil, o parte
consistent a bugetului este alocat decorului. Detaliile legate de
decor sau decoraii nu mai sunt lsate pe mna oricui, ci sunt
realizate de specialiti.
47
Ateniile
Atunci cnd evenimentul se ncheie tot ce mai rmn sunt
amintirile. Cu timpul ns i acestea se estompteaz. De aceea,
pentru a-i ajuta pe participani s i aduc aminte ct mai mult
timp de evenimentul nostru este bine s le oferim mici atenii.
Adjectivul mic este foarte important deoarece exist limit ntre o
mic atenie i un eventual comision ascuns.
Este recomandat ca ateniile oferite s fie ceva practic pe care
participanii chiar s le foloseasc, iar acestea s fie personalizate
cu logoul firmei organizatoare sau cu logoul evenimentului. Astfel
ne asigurm c participanii vor asocia cadoul cu evenimentul i i
vor aminti de el de fiecare dat cnd vor folosi obiectul respectiv.
n cazul n care vom organiza o nou ediie sau un alt eveniment
ei
Printre micile atenii acceptate se numr:
Semne de carte
Un stick de memorie
48
O cutie de bomboane
Un termos
Fotografii/ Filmare
La orice eveniment de relaii publice organizatorii trebuie s aib
angajai un fotograf i un cameraman pentru a fotografia i filma.
n cazul evenimentelor de dimensiuni mai mari este nevoie de o
echip cu mai muli cameramani i fotografi. O selecie a filmrilor
i a fotografiilor va putea fi transmis apoi presei sau invitailor, va
putea fi postat pe site sau prezentat la ntlniri cu poteniali
clieni.
Implementarea programului
49
Aprovizionare
Siguran i riscuri
Un element deosebit de important ce nu trebuie deloc neglijat este
securitatea la locul desfurrii evenimentului. Fie c este vorba
de un eveniment care implic activiti mai periculoase i cu un
numr mare de participani, fie c este vorba de evenimente puin
Organizare de evenimente de relaii publice
50
2.5 Evaluarea
Evaluarea evenimentului este procesul de a observa, msura i
monitoriza n mod critic implementarea unui eveniment pentru a
estima n mod real rezultatele obinut (Bowdin et al., 2006, p.
413). O evaluare bun ne ajut s planificm i s organizm mai
bine evenimentele ulterioare.
Philip Henslowe (1999, p. 97) vorbete despre trei modaliti de a
evalua un program de relaii publice:
1. Observaie i experien Henslowe consider aceast
metod cea mai simpl i n acelai timp, cea mai ieftin i
eficient form de evaluare, cu toate c nu este cea mai
bun din punct de vedere tiinific. Metoda se refer la
monitorizarea presei locale, nainte, n timpul i dup
terminarea programului. Aceast metod se poate aplica cu
succes n cazul evenimentelor de relaii publice.
2. Feedback i analiz feedbackul poate lua forme diferite,
printre care:
O carte cu idei i sugestii
Formulare completate la finalul evenimentului
Eventuale plngeri
Conversaii ale participanilor
Informaiile trebuie strnse, atent analizate, iar concluziile
trebuie trecute ntr-un raport.
3. Cercetare este metoda cea mai relevant din punct de
vedere tiinific i are n vedere cercetrile de pia, care
ajut la:
Schimbarea atitudinilor
Creterea gradului de contientizare
Modificarea anumitor imagini
51
Bibliografie Unitatea 2
Academia Romn, Institutul de Lingvistic Iorgu Iordan, 2012, Dicionarul
explicativ al limbii romne (ediia a II-a revzut i adugit), Editura Univers
Enciclopedic Gold, Bucureti
Allen, Judy, 2009, Event Planning, Wiley, Ontario
Bowdin, Glenn, Allen, Johnny, Allen, O`Toole, William, Harris, Rob, McDonnell, Ian,
2006, Events Management, Elsevier, Oxford
Carter, Laurence, 2012, Event planning, AuthorHouse, Bloomington
Henslowe, Philip, 1999, Public Relations. A Practical Guide to the Basics, Kogan
Page, London
Goldblatt, Joe, 2005, Special Events. Event Leadership for a New World, Wiley, New
Jersey
Goldblatt, Joe, 2011, Special Events. A New Generation and the Next Frontier, Wiley,
New Jersey
Matthews, Doug, 2008, Special Event Production. The Process, Elsevier, Oxford
Shone, Anton, Parry, Bryn, 2004, Successful Event Management: A Practical
Handbook, Cengage Learning, Hampshire
Silvers Rutherford Silvers, 2004, Professional Event Coordination, Wiley, New Jersey
52
Unitatea de nvare 3
53
54
elementele
amplasamentului rmn cele prezentate deja (un
amplasament central, uor de gsit sau deja cunoscut
jurnalitilor, cu locuri de parcare, dotat cu sistem audio-video,
cu aer condiionat, etc)
3. stabilirea listei invitailor trebuie invitai toi jurnalitii (nu
doar cei de la televiziuni) care se ocup de domeniul
respectiv sau din presa generalist.
4. redactarea i trimiterea invitaiilor invitaiile trebuie s
conin data, ora, locul unde se va desfura conferina de
pres, numele i funciile vorbitorilor i motivele pentru care
se desfoar conferina. Este de preferat ca invitaia s fie
trimis cu aproximativ 3 sptmni nainte, urmate de un
reminder cu o sptmn nainte i unul cu o zi sau dou
nainte. Rugai jurnalitii s v confirme participarea pn la
o anumit dat.
5. redactarea documentaiei se refer la realizarea unui dosar
de pres ce poate cuprinde materiale privind subiectul
conferinei, o copie a discursurilor susinute, un comunicat de
pres.
6. elaborarea materialelor ajuttoare este vorba de
eventualele materiale care pot susine vizual sau/i audio
Organizare de evenimente de relaii publice
55
56
57
58
59
Romania.
Aflati raspunsul la intrebarea - ce se intampla cu acesti copii prin
povestile jurnalistilor care au raspuns invitatiei noastre.
Diana Marcu, Gandul - Sper ca in tara asta Larisa sa se faca bine,
ca in tara asta alti oameni sa-mi urmeze exemplul si sa ia un copil,
sunt atat de multi in nevoie. Citeste mai mult...
Simona Tache - Mi-i imaginez pe copiii de aici intr-o institutiemamut-de tip vechi, in care nu ar sta cate doi in dormitor, ca aici, ci
cate 20. In care nu ar avea baie superdotata, bucatarie ultrautilata,
un climat cald si ingrijitoare pasionate de flori, ci o atmosfera rece,
ingrozitoare, sinistra. Mi-i imaginez si mi se taie genunchii. Apoi imi
dau seama ca, de fapt, habar n-au cum arata casa din jurul lor.
Unii dintre ei sunt complet orbi si nici unul nu intelege si nu
percepe mai mult decat intelege si percepe un bebelus in primele
zile de viata. Nu stiu, asadar, in ce casa stau, dar nu am nici o
indoiala ca simt.Citeste mai mult...
Cristina Moldovan, Evenimentrul Zilei -De copiii acestia au grija
50 de persoane, care nu asteapta de la ei decat sa manance si sa
foloseasca singuri toaleta. Acestea sunt performantele maxime.
Doamna Otilia, o femeie maruntica, lucreaza aici de 23 de ani si isi
aminteste de vremurile cand copiii erau vazuti de personal ca
"obiect al muncii". Citeste mai mult...
Andreea Vasile, freelancer - In centrul de plasament Alexandra din
Onesti, in afara ingrijitorilor si a cadrelor specializate care lucreaza
acolo, nimeni nu se poate misca. Copiii care mai sunt acolo si
care, in curand, vor fi mutati in case de tip familial, sufera de
afectiuni grave si foarte grave, fizice si psihice.Citeste mai
mult...
Sursa: http://www.galasocietatiicivile.ro/stiri/hope-homes-forchildren-romania-in-excursie-cu-presa-la-bacau-1143.html
3.1.1 Considerai c era necesar organizarea unei excursii de
pres n aceast situaie? Indiferent de rspuns oferii argumente.
3.1.2 Considerai c relatrile din pres au justificat organizarea
excursiei de pres?
60
3.1.5 PR Blitz
Reprezint opusul conferinelor de pres, fiind vorba despre o
ntlnire informal organizat n cadrul redaciilor pentru a
prezenta jurnalitilor un anumit produs/concept. PR blitzul este
aciune de scurt durat (aproximativ 15 20 de minute).
Specialitii n relaii publice i reprezentanii firmei merg n
redaciile vizate, prezint jurnalitilor produs, le ofer acestora un
comunicat de pres i o mostr a produsului sau alte elemente
promoionale.
Aciuni de PR Blitz se organizeaz cnd bugetul este prea mic
pentru a permite organizarea unei lansri de produs sau n
situaiile n care companiile doresc s transmit mesajul ntr-un
mod mai personal.
Succesul unui PR blitz poate fi msurat prin numrul de articole
publicate n urma aciunii.
61
3.2 Bugetul
nc din faza de concepere a evenimentului, trebuie s fie stabilit
un plan financiar. De multe ori, acesta determin dac
evenimentul va mai avea loc sau nu pentru c exist posibilitatea
s nu fie fonduri suficiente pentru realizarea sa nu numai n
condiiile optime, dar i pentru a respecta i atinge scopurile i
obiectivele. Este recomandat ca de aceast parte a organizrii
unui eveniment de relaii publice s se ocupe un manager
financiar care s aib cunotine solide n domeniu. Orice greeal
n realizarea bugetului poate fi dezastruoas pentru companie i,
implicit pentru imaginea sa n faa publicului.
Ce este un buget i de ce este el att de important? Un buget
este un document clar n care sunt comparate veniturile estimate
cu veniturile reale i cheltuielile anticipate cu cele adevrate. Un
buget l ajut pe managerul evenimentului s in sub control
evenimentul, asigurnd un flux al fondurilor atunci cnd este
necesar i meninnd n acelai timp integritatea evenimentului
(Matthews, 2008, p. 42).
Nu exist un eveniment a crui organizare s nu implice bani.
Poate fi vorba de un eveniment a crui organizare s coste mai
puin, dar, n final totul cost. Bunurile i serviciile presupun
munc i materiale brute. Voluntarii i obiectele donate vor atrage
costuri administrative i de ospitalitate. Asigurarea mai multor
fonduri prin intermediul sponsorizrilor, a cadourilor i a granturilor
va avea costuri ataate. Chiar i evalurarea nevoilor i analizarea
resurselor evenimentului va lua timp, iar timpul nseamn bani.
Nimic nu este pe gratis. Cu ct mai limitat este bugetul cu att mai
concentrai trebuie s fii asupra scopurilor evenimentului, dar, un
eveniment de calitate nu este neaprat dependent de un buget
mare (Silvers 2004, p. 39).
Principalele elemente care compun un buget i care trebuie luate
n considerare atunci cnd discutm despre un eveniment de
relaii publice sunt:
Cheltuielile estimate
Venituri
Profit/pierderi
62
Pregtirea bugetului
Proiectarea bugetului
63
Promovarea
Materialele utilizate n cadrul evenimentului (mape pentru
participani, ateniile, etc)
Costurile i veniturile vor varia n funcie de tipul de eveniment.
Exist evenimente pentru care nu se obine un venit imediat, dar
care implic totui cheltuieli. Uneori, un eveniment va fi organizat
chiar la sediul firmei respective ceee ce nseamn c nu se vor
mai cheltui bani pentru amplasament. Alteori un sponsor va
asigura butura i mncarea, ceea ce, iari nseamn o
economie. Totui, n alte situaii acestea sunt cheltuieli ce vor
trebui suportate din bugetul evenimentului.
Evaluarea cheltuielilor
Actualizarea cheltuielilor
64
Sponsorizri
Tax de la participani
65
Vnzri
Salariile angajailor
Promovarea evenimentului
Amplasamentul
2. Cheltuielile variabile
Se refer la acele cheltuieli care variaz n funcie de numrul de
participani, dar i de alte elemente pe care evenimentul le
presupune. Reprezint aproximativ 75% din bugetul total i
prezint un risc mult mai mare de a fi depite dect cheltuielile
fixe. Exemple:
Organizare de evenimente de relaii publice
66
Vorbitorii invitai
Transportul i cazarea
Mncarea i butura
Decoraiunile
Electricitatea
Scena
Corturi
Toaletele ecologice
Decoraiunile
67
creterea sponsorizrilor
Pragul de rentabilitate
Pragul de rentabilitate se refer la estimarea pe care o companie
o face ca s tie dac evenimentul su va fi unul profitabil din
punct de vedere financiar sau nu. Dac sursa banilor sunt taxele
de nregistrare, este nevoie s tii de ci participani este nevoie
ca s atingei pragul de rentabilitate. Dac tii numrul de
participani atunci putei calcula care s fie taxa de nregistrare.
Formula pe care Shannon Kilkenny (2012) o propune este:
costurile fixe (taxa de nregistrare costurile variabile/persoan)
= numrul de participani necesar
De exemplu:
costuri fixe = 5.000 euro.
costurile variabile = 10 euro/persoan.
Taxa de nregistrare = 50 euro
5.000 (50 10) = 125 de participani necesari
Dac avei o idee aproximativ cam ci participani vor fi se poate
stabili pragul de rentabilitate i n funcie de asta s hotri ct s
fie taxa de participare. Calculai costurile fixe i variabile n funcie
de numrul de participani confirmai. Le adunai pe cele dou i
mprii suma la nr de participani. Dac sunt 50 de participani,
costurile fixe 2000 de euro, cele variabile 750 euro, atunci taxa de
participare ar trebui s fie 55 de euro.
Avnd aceste date putem tii dac avem cum s facem profit.
Dac cifrele nu sunt conform asteptrilor noastre putem:
Crete numrul de participani
Crete taxa de nregistrare
S solicitm sponsorizare
S reducem cheltuielile
Organizare de evenimente de relaii publice
68
Estimat
Real
Inchiriere sal
Staff
Echipament
Scaune i mese
Total
450 Ron
0 Ron
150 Ron
100 Ron
700 Ron
500 Ron
100 Ron
200 Ron
0 Ron
800 Ron
Decoraiuni
Castel
Personaje
Flori
Baloane
Total
Estimat
2000 Ron
1500 Ron
400 Ron
50 Ron
3950 Ron
Real
2200 Ron
1600 Ron
400 Ron
30 Ron
4230 Ron
Catering
Estimat
Real
Mncare
Butur
Total
600 Ron
500 Ron
1100 Ron
800 Ron
500 Ron
1300 Ron
Program
Artiti
Speakeri
Transport
Hotel
Estimat
1000 Ron
Real
1200 Ron
Total
1000 Ron
1200 Ron
Cadouri
0 Ron
69
Venituri
Estimat
0 Ron
Real
0 Ron
Vnzri cri
Estimat
4000 Ron
Real
3500 Ron
Vnzri jucrii
2500 Ron
2200 Ron
Vnzri cduri
1500 Ron
800 Ron
Total
8000 Ron
6500 Ron
Altele
0 Ron
0 Ron
Taxa de intrare
7350 Ron
Total venituri
6500 Ron
Profit
0 Ron
Pierderi
1030 Ron
70
3.6 Promovare
Un program de promovare serios este o parte esenial a
organizrii unui eveniment i dezvoltarea lui ncepe o dat cu
planificarea evenimentului. Chiar dac firma organizatoare este
una cunoscut publicului tot este nevoie de o promovare a
evenimentului respectiv.
Strategia de marketing a evenimentului trebuie s aib ca punct
de pornire scopurile i obiectivele evenimentului i s nu se abat
de la ele pe msur ce este construit. Leonard Hoyle (2002)
consider c o strategie eficient de marketing se folosete de
obiectivele interne i le transform n rezultate externe. El ofer
exemplul unei conferine educaionale, al crei scop principal va fi
acela de a educa participanii. De aceea strategia de marketing va
trebui s pun accentul tocmai pe elementele educaionale
deosebite pe care le conferina le pregtete.
Promovarea trebuie s se axeze pe elemente concrete, de
noutate, nu unele generale i vagi de genul: Organizaia X v
invit s luai parte la cea de-a 10-a conferin de inovaie n
educaie. Este mult mai atractiv o astfel de invitaie: Noile
strategii de comunicare tehnici educaionale pentru viitorul
succes.
Nu exist o strategie general de promovare a unui eveniment,
dar Hoyle (2002) i menioneaz pe cei 3 P eseniali n marketingul
unui eveniment, indiferent de tipul acestuia, baza de la care
pornete construirea planului de promovare i succesul final:
1. Produsul se refer la evenimentul care va avea loc, fie ea o
conferin de pres, un trg sau un festival, un congres sau o
convenie. n acest sens echipa trebuie s rspund la cteva
ntrebri, al cror rspuns o vor ajuta n construirea strategiei de
marketing:
71
72
73
74
Bibliografie Unitatea 3
Coman, Cristina, 2004, Relatiile publice si mass-media, Polirom, Iai
David, George, 2008, Tehnici de relaii publice. Comunicarea cu mass-media,
Polirom, Iai
Dyson, J. R., 2004, Accounting for Non-accounting Students, Financial Times,
Prentice Hall
Goldblatt, Joe, 2011, Special Events. A New Generation and the Next Frontier, Wiley,
New Jersey
Hoyle, Leonard H., 2002, Event Marketing. How to Succesful Promote Events,
Festivals, Conventions and Expositions, Wiley, New York
Kilkenny, Shannon, 2011, The Complete Guide to Succesful Event Planning, Atlantic
Publishing Group, Ocala
Krugman, Carol, Wright, Rudy R., Global Meetings and Exhibitions, Wiley, New
Jersey
Levine, Michael, 2008, Guerrilla P.R. 2.0: wage an effective publicity campaign
without going broke, Harper Collins Publishers, New York
Matthews, Doug, 2008, Special Event Production. The Process, Elsevier, Oxford
OToole, William, Mikolaitis, Phyllis, 2002, Corporate Event Project Management,
Wiley, New York
Rogers, Tony, 2008, Conferences and Conventions. A Global Industry, Elsevier,
Oxford
Silvers Rutherford Silvers, 2004, Professional Event Coordination, Wiley, New Jersey
Wilcox, Dennis L., Cameron Glen T., Ault, Phillip H., Agee Warren K., 2009, Relaii
Publice. Strategii i principii, Curtea Veche Publishing, Bucureti
75