1.

SECTORUL ORGANIZĂRII EVENIMENTELOR

ȘI ORGANIZATORII DE EVENIMENTE

1.1. EVENIMENTELE. DELIMITĂRI CONCEPTUALE

Ce este un eveniment? Un motiv de socializare? Un prilej de petrecere? Un moment

unic și special în viața fiecăruia? Totul a început în 1955, în California, în primul parc
de distracții Disneyland. Problema de la care s-a pornit a fost faptul că oamenii nu
petreceau destul de mult timp în parcul de distracții. Astfel, pentru a-i incita la bucurie
și petrecere, directorul de relații cu publicul de la acea vreme, Robert Jani, a propus
organizarea unei parade pe timpul serii. Când a fost întrebat cum se numește
programul pe care l-a creat, el a răspuns că e un eveniment special, adică ceva ce este
diferit de o zi obișnuită.
J. Goldblatt (2008) definește evenimentul special ca “un moment unic în viață,
celebrat cu ceremonie și ritual, pentru a satisface anumite nevoi”.
D. Matthwes privește evenimentele special dintr-un punct de vedere mai tehnic și
anume le definește ca fiind a adunare de oameni, în general pentru câteva ore sau zile,
cu scopul de a celebra, onora, vinde învăța despre ceva sau a observa comportamentul
uman.
Definițiile prezentate mai sus sunt exprimate din punctul de vedere al organizatorilor
de evenimente, iar Getz (1997), vine cu o formulare din punctul de vedere al
participanților (musafirilor). Acesta definește astfel un eveniment special ca fiind o
oportunitate de relaxare, socializare, în afara ariei de a alege și în afara experiențelor
cotidiene.
Având ca punct de pornire aceste definiții, putem spune că oricare ar fi motivul
organizării și/sau participării la un eveniment, acesta va fi mereu special, inedit și cu
un adaos de energie pozitivă în viața fiecăruia. Ne putem gândi la o zi de naștere, o
nuntă, o sărbătoare națională sau chiar și o cină romantică.
Există diferite categorii de evenimente, luate în calcul de specialiștii în evenimente
speciale, modul de triere depinzând, până la urmă, chiar de continentul unde
evenimentul este organizat. Diferiți autori, propun diferite categorisiri. Din punctul
meu de vedere, Doug Matthews (2008) exprimă simplu și cuprinzător, prin abordarea
sa integrată și generală, faptul că această arie a evenimentelor speciale e în continuă
creștere și dezvoltare.
Așadar, evenimentele pot fi împărție în trei mari categorii: întâlniri și conferințe,
expoziții și târguri și celebrări, ceremonii și spectacole

Figura 1. Categorii de evenimente

Întâlniri și Expoziții și
conferințe târguri

Celebrări,
ceremonii și
spectacole
(D.Mathhews, 2008, pag. 7)

 Întâlniri și conferințe. Trăim în era tehnologiei și a dezvoltării industriale și

comerciale, a globalizării, iar aceasta înseamnă totodată că oamenii au nevoie
de a călători dintr-un loc în altul, dintr-o țară în alta, de pe un continent pe
altul, pentru a se întâlni cu partenerii de afaceri, asociații lor sau pentru a
convoca o adunare pe o anumită temă. Astfel, în această categorie intră
întâlnirile de afaceri, conferințe, conferințe video sau online, seminare,
simpozioane, workshop-uri și tabere.
 Expoziții și târguri. În această categorie sunt înglobite marile expoziții, show-
uri industriale, târgurile de toate tipurile, inclusive cele științifice și
profesionale.
  Celebrări, ceremonii și spectacole. Aceste evenimente sunt, la rândul lor,
publice sau private. Evenimentele publice cuprind parade, festivaluri,
carnavale, evenimente sportive, concerte. Evenimentele private includ
înmânare de premii, cine, evenimente tematice, ceremonii de deschidere și
închidere, stranger de fonduri, lansare de produse și reuniuni.
Bodwin et al în cartea sa numită “Events management” (2006), spune că evenimentele
mai pot fi împărțite și în funcție de dimensiunea și scara lor. Categoriile comune
pentru acest tip de împărțire sunt evenimente majore, mega-evenimente, evenimente
de tip “hallmark” și evenimente locale.

Figura 2. Categorii de evenimente

Sursa: Jago and Shaw (1998)

 Evenimentele locale sunt, de obicei, evenimente organizate în cadrul unor

comunități, în special pentru sentimentul de apartenență la acea comunitate
sau pentru ca acea comunitate să atragă noi locuitori sau pentru a se afirma ca
și comunitate. Aici se găsesc, de obicei, activități destinate oamenilor care
locuiesc in acea zonă, adică activități de distracție sau creativitate, sport sau
activități ce au ca scop susținerea unor noi idei a locuitorilor. R. Janiskee
(1996) spune că orice eveniment local poate deveni un mega eveniment care
 să atragă locuitorii din alte orașe sau chiar alte țări. În SUA, evenimentele
locale au crescut anual cu 5%.
 Evenimentele majore sunt acelea care reușesc să atragă atenția presei, dar și a
investitorilor sau sponsorilor, astfel că publicul va fi unul mai larg, atrăgând
atenția mai multor persoane, din mai multe țări ale lumii.
 Evenimentele “hallmark” sunt acele evenimente care se identifică atât de mult
cu spiritul sau etosul unui oraș sau al unei regiuni, încât îi preia numele. Un
exemplu foarte bun este Carnavalul de la Rio, care este cunoscut în întreaga
lume sub acest nume și reprezintă, de fapt, un concurs între școlile de samba
din Brazilia.
 Evenimentele mega , după definiția lui Jago and Shaw (1998) reprezintă acele
evenmentele majore, internaționale, care se petrec o singură dată. Spre
exemplu, Jocurile Olimpice sau Campionatul Mondial de FIFA.

1.2. SECTORUL ORGANIZĂRII EVENIMENTELOR ȘI

ORGANIZATORII DE EVENIMENTE

Când vine vorba de organizarea unui eveniment special, de cele mai multe ori lumea
apelează la agenții de organizare a evenimentelor sau organizatori de evenimente
privați. Aceasta se datorează lipsei de experiență, timp și resurse de care un eveniment
de succes are nevoie. Acest tip de servicii a apărut relativ recent, dar evenimentele
speciale de toate genurile sunt în creștere, ceea ce duce la o mai mare încredere în
organizatori specializați, care pot să realizeze un eveniment de anvergură cu
profesionalism și accesibil în funcție de cerințe și pretenții.
În Statele Unite ale Americii, pentru a fi un organizator de evenimente calificat și
profesionist, este nevoie de absolvirea unei facultăți de management sau organizare de
evenimente sau urmarea unor cursuri de formare, acreditate de ISES (International
Special Events Society) și de MPI (Meeting Professionals International). În România,
se organizează, de asemenea, cursuri de formare profesională, acrediate de CNFPA
(Consiliul Național pentru Formare Profesională a Adulților) și recunoscute de
Ministerul Muncii și Solidarității Sociale și Ministerul Educației și Cercetării.
Organizatorii de evenimente sunt împărțiți, după rolul, responsabilitățile și munca
depusă, în 4 categorii. Totuși, criteriile de partajare fiind asemănătoare, rolurile se pot
contopi, fiind posibil ca, la un moment dat, aceste roluri să fie aceleași.

Figura 2. “The players” (Jucătorii)

Event
manager

Event Event
planner Event producer

Event
Coordinator

Sursa: D. Matthwes, 2008, pag. 8

 Managerul de evenimente este o persoană responsabilă pentru întreg

evenimentul, fiind cel mai des întâlnit în cadrul evenimentelor de mare
amploare. Acesta poate fi patronul unei agenții de organizare de evenimente
sau organizații non-profit care se ocupă de eveniment, ori poate să fie, pur și
simplu, un individ. De obicei, managerul este acela care subcontractează sau
deleagă alte persoane pentru buna desfășurare a evenimentului.
 Organizatorul de evenimente este, în mod obișnuit, o persoană. Nu reprezintă
o companie sau agenție. Acest termen poate fi folosit la fel de bine ca și
“manager de evenimente”, dar face referință la persoana care se ocupă cu
organizarea evenimentelor de mică anvergură.
  Coordonatorul de evenimente este persoana care se ocupă de buna desfășurare
a agendei evenimentului. Aceasta coordonează toate părțile implicate în
organizarea evenimentului, dar se mai puțin sau deloc de creere și furnizori.
 Producătorul de evenimente este angajat de către managerul de evenimente,
care la rândul lui devine clientul producătorului de evenimente. Acesta se
ocupă cu coordonarea persoanelor implicate, dar și cu creerea evenimentului
prin anumite detalii, cum ar fi decorul, lumina, divertismentul, programul de
desfășurare.
În graficul de mai jos, se poate observa că profesia de organizator de evenimente este
în creștere în Statele Unite ale Americii, avănd o creștere preconizată de 43,7%.

Figura 3. Top 30 ocupații cu cea mai rapidă rată de creștere în Statele Unite din 2010
în 2020
Sursa: www.statista.com
Având în vedere toate cele prezentate mai sus, să vedem cum putem ajunge ca și
profesioniști în această industrie a oranizării de evenimente. Precum orice meserie din
lume și aceasta de organizator de evenimente se învață încă din timpul facultății. În
America, Universitatea George Washington a fost prima care a demarat un profil de
management al evenimentelor, în anul 1994, conform lui Getz and Wicks, 1994.
În anul 1996, în Marea Britanie, s-a lansat prima specializare cu diplomă de
organizări de evenimente, urmând ca apoi, în anul 2005, să fie 41 de colegii care
ofereau specializare în managementul evenimentelor. Ca și materii de bază,
studenții învățau marketing, resurse umane, management general și finanțe.
Așadar, evenimentele sunt o industrie care se extinde și în zilele noastre foarte
mult și astăzi se predau cursuri de management al evenimentelor în fiecare
universitate. Astfel, există toate șansele pentru ca cineva pasionat de acest sector
să ajungă un adevărat profesionist. Se recomandă a se începe la entry level,
pentru a se învăța toți pașii care trebuiesc demarați, iar angajatorii caută oameni
pasionați, care au un mix de calități, dar și voință de fier.

1.3. SECTORUL HOTELIER CA ORGANIZATOR DE

EVENIMENTE

Organizarea unui eveniment în sectorul hotelier percepe multe avantaje. Indiferent de

mărimea, obiectivul sau tematica evenimentului, este mult mai ușor și accesibil,
avănd totul în același loc.
În primul rând, există un manager de evenimente, care devine asistentul
contractorului, dar, în același timp, preia multe din responsabilități. Această persoană
cunoaște hotelul și personalul, are experiență în organizarea de evenimente din locul
respectiv și va semnala încă de la începutul discuției dacă vor exista greutăți sau
complicații. Mai mult, este direct implicat în reputația hotelului, ceea ce îl va face mai
mult implicat decât o agenție din exterior.
În al doilea rând, se ia în calcul echipamentul și spațiul de care este nevoie pentru
eveniment. În afara faptului că, de obicei, sunt mai multe spații, diferite unele de
altele ca mărime și design, din care se poate alege cel mai potrivit, se ia în calcul și
mobilierul și utilitățile necesare. Organizând evenimentul într-un hotel/resort, se vor
găsi cu ușurință piesele cele mai bune, pentru a forma un “puzzle” perfect, deoarece
pot fi mutate și rearanjate fără alte implicații și costuri.
Orice hotel/resort are și un restaurant. Astfel, mesele și coffe break-urile vor fi, din
nou, ușor de procurat. Bucătăria este aproape, deci calitatea mâncării servite este cea
mai bună, mai ales că prezentarea se decide împreună cu clientul, ceea ce va ajuta la
întărirea tematicii și viziunii evenimentului. De asemenea, angajații
hotelului/resortului sunt și ei implicați direct, ceea ce îi face mai motivați să ofere un
serviciu onorabil pentru locul lor de muncă.
Apoi, hotelurile/resorturile dispun de zone de relaxare, cum ar fi piscine sau spa.
Astfel că se pot organiza activități de după eveniment, cu toți participanții. Pot fi
activități de relaxare, activități pe echipe sau teambuildinguri.
La final, hotelul/resortul poate să pună la dispoziția clientului întreg spațiul,
participanții la eveniment având discreție și intimitate în interiorul hotelului, iar asta
aduce încă un avantaj și anume acela că toți angajații se vor ocupa în exclusivitate de
buna desfășurare a evenimentului și de oferirea celor mai bune servicii.
Cu toate acestea, în urma unui chestionar vizănd cele mai multe erori din domeniul
ospitalității, evenimentele ocupă locul 2, ca fiind departamentul cu cele mai multe
greșeli, 41% din respondenți susținând acest lucru.

Figura 4. Departamentele unde se produc cele mai comune greșeli în ospitalitate

Sursa: www.statista.com