Tema 6.

Definirea evenimentului, factorii de influență și părțile interesate

Plan:

6.1 Evenimentul: concept și importanță

6.2 Părțile interesate în cadrul evenimentului
 6.1 EVENIMENTUL: CONCEPT ȘI IMPORTANȚĂ

Evenimentele sunt întalniri temporare planificate sau neplanificate, cu о durata specifica. Despre
un eveniment public va fi anunțat publicul larg. Evenimentul are un final definit, imposibiș de
experimental din nou.
  Evenimentele aduc oamenii impreuna de mii de ani. În fiecare sat sau oras, oamenii îsi dedica
atentia sarbatorilor, festivalurilor, targurilor sau altor activitati notabile. Evenimentele au servit, de
asemenea, drept prilej pentru calatorii. Unul dintre primele cele mai mari evenimente organizate în
Europa a fost reprezentat de Jocurile Olimpice de la Atena, anul 776 î.e.n.. Initial, evenimentul sportiv
avea durata de о zi, ajungand, în timp, la 5 zile. Marele eveniment a reunit cca 50 000 de oameni care,
pe langa urmarirea jocurilor, aveau nevoie de servicii de cazare, masa si alte facilitati.
 
 In prezent, gama de evenimente este foarte vasta,
variind de la evenimente planificate culturale, sportive,
politice, de afaceri pana la evenimente de mare anvergura,
de la festivaluri comunitare la expozifii Internationale, de
la mici întalniri de afaceri la congrese importante.
Evenimentele reprezinta unul dintre domeniile cu cea
mai rapida crestere în sfera activitatilor recreative.
Particularitatea lor consta in durata relativ limitata si
unicitatea fiecarui eveniment - este imposibil sa se
organizeze doua evenimente absolut identice. Unicitatea
distinge evenimentele de atractiile turistice naturale, dar si
de cele create de oameni.
 Destinația turistica este о zona geografica perceputa de catre turiști
drept un ansamblu coerent, susținut de un cadru de referința politic si
legislativ pentru planificarea si marketingul turismului. Destinația
turistica este o combinare de produse turistice care ofera vizitatorului о
experiența completa. Pentru a deveni о potențiala destinatie turistica,
zona trebuie sa aiba caracteristici fizice (peisaje, natura, obiective
turistice, dar și evenimente), trebuie sa asigure servicii esențiale (cazare,
masa) și trebuie sa fie accesibila (transport, posibilitatea de a face
rezervari turistice).
Exista cateva moduri de a clasifica evenimentele:
- dupa dimensiune,
- dupa forma si
- dupa conținut.
 Evenimentele de mare amploare sunt evenimente care vizeaza о
intreaga țara sau economia ei si atrag atenția mass-mediei globale. Aici
ne putem referi la Jocurile Olimpice sau Expoziția Internaționala
EXPO. Evenimentele din cadrul unui eveniment au un specific bine
definit si sunt legate de о anumita destinație. Acest tip de eveniment
poarta spiritul locului si nu ar putea avea loc altundeva. De exemplu,
Oktober Fest, in Germania, sau Carnavalul din Rio de Janeiro.
Evenimentele majore pot atrage atenjia unui numar mare de vizitatori,
datorita grandorii lor, dar si a interesului din partea mass-media. De
asemenea, astfel de evenimente presupun si un impact economic. Aici
putem vorbi despre Eurovision Song Contest sau Cupa Mondiala la
Schi.
.
 Pentru a asigura realizarea obiectivelor de dezvoltare a unui eveniment turistic, este necesar ca
evenimentul sa ofere vizitatorilor posibilitatea de a experimenta ceva nou, unic si de inalta calitate.
Acest fapt ii va motiva sa participe din nou la eveniment, in pofida timpului și locului. Durata
evenimentului poate fi influențata de urmatorii factori:
 Organizarea si calitatea conținutului, care pot corespunde sau pot depasi asteptarile
vizitatorului;
 Unicitatea – diferențierea unui eveniment de evenimentele din alte regiuni sau din alta parte;
 Satisfacerea necesitatilor parfilor implicate (a vizitatorilor, partenerilor, organizatorilor): cu cat
mai multe necesitati de baza si suplimentare poate satisface evenimentul, cu atat mai special poate
fi;
 Atmosfera - este important sa creazi о atmosfera specials si joviala, indiferent de subiectul,
confinutul si locul evenimentului;
 Multudinea obiectivelor si realizarea cu succes a acestora - evenimentui are un anumit numar de
obiective (economice, sociale, de mediu) si concretizarea lor poate avea un efect pozitiv asupra
6.2 PĂRȚILE INTERESATE ÎN CADRUL EVENIMENTULUI
Planificarea si organizarea evenimentelor reprezinta un proces care implica diversi actori (stakeholders). In
prezent, este important sa luam in considerare atat asteptarile si necesitatile participanților si ale organizatorilor,
cat si interesele altor parți, precum sunt mass-media, partenerii, comunitatea locala etc. Actorii sunt persoanele,
grupurile si organizatiile asociate sau care influenjeaza, fie sunt afectate de eveniment si de organizarea acestuia.
Partile interesate ale evenimentelor sunt:
 organizatorii (organizatii care administreaza) - pot fi asociafii publice, private sau din sectorul
neguvernamental, persoane fizice;
 participantii (vizitatorii);
 comunitatea locala;
 sectorul public;
 partenerii si prestatorii de servicii, furnizorii, vanzatorii, companiile de transport etc;
 sponsorii si alti sustinatori;
 interpreui;
 media;
 voluntarii;
 personalul (angajatii).
 Тоți actorii (participanții) au propriile asteptari, interese, neecesitati, pe care
evenimentul trebuie sa le satisfaca. Participarea lor la organizarea evenimentului, in
timpul acestuia si in activitațile post-eveniment, este diferita in termeni de continut,
durata, angajament și influenza. In acest context, se contureaza o noua repartizare in
urmatoarele grupuri:
 partile implicate indirect (moral stakeholders): grupurile care nu sunt implicate in
organizarea evenimentului si care nu il pot influenza semnificativ, dar care pot fi
afectate de organizatorii evenimentului (comunitatea locala, uneori sectorul public,
companiile care ofera oportunitati suplimentare cum ar fi magazinele, compamile
de transport);
 parade direct implicate intr-un evemment (strategic stakeholders): grupuri de
actori care pot influenza in mod direct desfasurarea evenimentului (organizatori,
sponsori, voluntari, participant).
 Organizatorii au un impact direct asupra progresului si performanței evenimentului,
deoarece anume ei stabilesc planul de comunicare, strategia de desfasurare și criteriile de
evaluare a performantei.
Sectorul public organizeaza evenimente in scopuri culturale si sociale. Evenimentele
pot fi organizate de ei, fie sunt organizate la comanda, si pot viza atat un numar mare, cat
si un numar limitat de participanti. De regula, asemenea evenimente sunt manifestajii cu
intrare libera. Totodata, sectorul public asigura evenimentului, de cele mai multe ori,
infrastructura necesara, promovarea și aspectele legate de marketing. Principalele asteptari
ale sectorului public sunt de a promova destinafia si posibilitatile pe care le ofera, crearea
sau întreținerea imaginii, cresterea competitivitații serviciului/ produsului, a numarului
oaspeților si a vizitelor repetate.