Tema 10.

Riscurile și managementul acestora în organizarea evenimentelor

 Una din sarcinile importante ale procesului de management al evenimenteior este evaluarea si
prevenirea eventualelor riscurilor sau reducerea impactului lor negativ. Tipurile de riscuri sunt diferite,
axandu-se, în principal, pe riscuri de finanțare. La fel de importante sunt cele legate de oameni si de
securitatea lor, aspectele legate de mediu si management.
Riscuri financiare Riscuri de management Siguranță și securitate Riscuri de mediu

Pierderea surselor de Devierea de la scop Accidente Impactul negativ asupra

aprovizionare mediului, comunitatii si
Probleme de sanitate economiei
Distrugerea si furtul Managementul deficitar,
activelor incompetentă
Crime, terrorism Riscurile legate de vreme
Cheltuieli care depasesc Probleme ale forfei de munca,  
bugetul demisia Incalcarea disciplinei Calamitati naturale
  (conflicte intre diferite
Cheltuieli judiciare si alte Interferențe politice grupuri)
cheltuieli neprevazute
Relatiile dificile cu sponsorii,
furnizorii și participantii
 Prin urmare, pe langa atenuarea riscurilor asociate instrumentelor financiare,
organizarea de evenimente se confrunta cu о serie de alte aspecte problematice care
necesita solutii:
 Planificarea activitatilor si gestionarea timpului;
 Riscuri legate de personal (boli, accidente, management incompetent, echipa
prost pregatita);
 Riscurile asociate cu vizitatorii si impresiile lor (supraaglomerarea, numarul si
vizibilitatea toaletelor, calitatea alimentelor si depozitarea acestora In conditii de
vreme calda, consumul excesiv de alcool, riscurile pentru sanatate, pentru
activitatile sportive - supraestimarea propriilor abditati, esec);
 Riscuri de securitate (siguranta parcarii si a traficului, monitorizarea sau
Impiedicarea accesului la ара In cazul evenimenteior pentru copii, furturi);
 Vremea (costuri suplimentare pot aparea din cauza agravarii conditiilor
meteorologice - sunt necesare corturi sau alte adaposturi rezistente la
intemperii. In caz de vreme nefavorabila, un numar mare de vizitatori ar rata
participarea la eveniment, ceea ce ar genera alte pierderi financiare. Ploaia
poate afecta negativ starea de spirit a vizitatorului, cablurile electrice
acoperite incorect/ neacoperite pot provoca socuri electrice, care, la randul
lor, vor cauza daune si probleme suplimentare);
 Riscurile asociate cu partenerii de cooperare si prestatorii de servicii
(întarzierea, nonconformitatea serviciului cu acordul initial, plecarea
anticipata de la eveniment, incompetenta, refuz de acordare a asistenței).
 Alternativ, se poate aplia tabelul Gantt. De regula, aceasta modalitate
functioneaza in cazul activitatilor si evenimentelor majore. In tabel vor fi
consemnate activitafile, timpul programat, termenul-limita si persoana
responsabila.
Principiul Tabelului Gantt consta în faptul ca randurile (prima coloana)
indica toate activitatile legate de organizarea si implementarea evenimentului.
Se recomanda împartirea activitatilor în blocuri (lucrari preliminare, pregatirea
evenimentelor, activități in timpul și dupa un eveniment sau bazate pe subiecte
cum ar fi activitatile legate de program, teambuilding si, daca este necesar,
traininguri, activitati de marketing, achizitionarea de echipamente etc.).
Coloanele indica о perioada (poate cu precizie de zile, saptamani si luni).
Intersectarea tabelelor de activitati si date indica timpul (mceputul, durata,
sfarsitul) fiecarei activitati, folosind, sa zicem, culoarea patratelor.
Metoda Gantt
Procesul de management al riscului
 Este important sa evaluati situatiile si sa le rezolvati dupa eveniment, ceea ce
va va permite sa învatati mai multe despre greseli si sa va pregatiti mai bine
pentru data viitoare. Spre exemplificare, dupa un eveniment, ar putea fi
organizata о intalnire, pentru a discuta despre organizarea, rezultatele si
problemele întalnite.
Cand discutati si analizati subiecte, puteti aplica metoda Delfi, ceea ce
inseamna ca toti participantii ofera о estimare (ce a fost pozitiv, ce a fost
negativ). Acest lucru necesita hartie si creioane/ stilouri. Toata lumea va nota
aspectele pozitive pe partea dreapta a hartiei si aspectele negative - în stanga.
Pagina este oferita, ulterior, colegului, care marcheaza punctele cu care este de
acord. Pagina este transmisa tuturor, rand pe rand (Intr-un grup de pana la 10
persoane). Metoda poate rezuma succesele si esecurile, iar mai apoi se poate
discuta despre ce si cum se poate face in viitor pentru a mininimiza riscurile si
pentru a mari impactul pozitiv.