Tema 7.

Părțile interesate în
organizarea evenimentelor
 PĂRȚILE INTERESATE ÎN CADRUL EVENIMENTULUI

organizatorii (organizatii care administreaza) - pot fi asociafii publice, private sau din sectorul neguvernamental, persoane fizice;

participantii (vizitatorii);

comunitatea locala;

sectorul public;

partenerii si prestatorii de servicii, furnizorii, vanzatorii, companiile de transport etc;

sponsorii si alti sustinatori;

Interpreții;

media;

voluntarii;

personalul (angajatii).
 In funcție de asteptări, interese și necesități, actorii se împart în următoarele
grupuri :

Părtile implicate indirect (moral stakeholders): grupurile care nu sunt implicate

in organizarea evenimentului si care nu il pot influenza semnificativ, dar care pot
fi afectate de organizatorii evenimentului

Părțile direct implicate intr-un eveniment (strategic stakeholders): grupuri de

actori care pot influenza in mod direct desfasurarea evenimentului (organizatori,
sponsori, voluntari, participant).
 Organizatorii au un impact direct asupra progresului si
performanței evenimentului, deoarece anume ei stabilesc planul
de comunicare, strategia de desfasurare și criteriile de evaluare a
performantei.
Sectorul public organizeaza evenimente in scopuri culturale si
sociale. Evenimentele pot fi organizate de ei, fie sunt organizate
la comanda, si pot viza atat un numar mare, cat si un numar
limitat de participanti.
 Rolul sectorului privat poate varia. Acesta poate fi in rol de:
- organizator,
- co-partener,
- sponsor sau
- comerciant.

Sectorul nonprofit poate fi organizatorul, dar si partenerul acestuia.

Evenimentele organizate de sectorul nonprofit au drept scop promovarea si
introducerea de oportunitati în regiune sau in domeniu, consolidarea retelelor de
parteneri, invațarea si schimbul de experienta, crearea imaginii si oferirea de
oportunitati suplimentare pentru comunitatea locala si membrii sai.
 Desi participantii pot interactiona cu evenimentul inainte ca acesta sa
inceapa, implicarea lor devine si mai semnificativa in timpul
evenimentului. In zilele noastre, acest fapt se refera la postari, feedback,
recenzii, comentarii și imagini - toate distribuite pe retelele de socializare
sau alte canale media.
Participantii isi doresc sa aiba o experienta interesanta, educativa si
memorabila, in stare sa corespunda asteptarilor lor sau sa le depașeasca.
 Comunitatea locala - Evenimentele influențeaza comunitatea locala indiferent de
locul unde se desfasoara (centra de conferin(e, strada, pare, sala de concerte, mlastini etc.).
Impactul poate fi pozitiv (oportunitați suplimentare de venit, optiuni culturale mai bogate, la
destinație) sau negativ (randuri lungi de asteptare, supraaglomerare, probleme legate de
parcare, cantitați mari de gunoi).

Desi sectorul public poate fi organizatorul evenimentului, rolul sau mai frecvent este de
fi о autoritate de reglementare, partener sau controlor. Asteptarile sectorului public in cadrul
rolului acordat tin de diversificarea destinatiei, inclusiv a oportunitatilor sociale si culturale,
de cresterea competitivitatii, de minimizarea impactului negativ al evenimentului si de
dinamizarea comunitatii.
 Parteneri de cooperare - In funcie de scopul,
amploarea, data si ora evenimentului, necesitatea
partenerilor de cooperare poate diferi.
Parteneri pot fi companii din sectorul public,
privat si nonprofit. Implicarea partenerilor de
cooperare si impactul acestora asupra organizarii
evenimentului poate varia, depinzand de marimea,
rolul activitatii și scopul evemmentului.
 Sponsorii pot fi organizații publice, private sau nonprofit. In
prezent, sponsorii sunt implicate in organizarea de diverse
evenimente, indiferent de subiect, dimensiune si influenza. In
schimbul suportului financiar, ei vor primi produse, servicii,
publicitate/ promovare in mass-media. La acest capitol, este
important sa înțelegem ca sponsorizarea nu reprezinta о asa-
numita donație unica, ci un parteneriat strategic cu scopul de a
obține beneficii de ambele parți.

Sponsorii urmaresc, prin colaborari, popularizarea produsului/

brandului, promovarea imaginii, testarea produselor sau servicii de
prezentare, cresterea vanzarilor, comunicarea pe piața, accesul la
piețele de nisa ș.a..
 Mass-media devine dm ce in ce mai importanta ca grup de
actori.
Mass-media este implicate In eveniment inaintea acestuia,
avand scopul de a creste gradul de informare si interesul
oamenilor, iar publicitatea, stirile sau articolele realizate
presupun о serie de investitii.
In timpul sau dupa incheierea evenimentului, acoperirea
mediatica este adesea condijionata de interesul vizitatorilor sau
al publicafiei In sine, ceea ce reduce costurile media.
 Voluntari si angajati - numarul angajarilor contractați si al
voluntarilor implicari în organizarea evenimentului va depinde de
marimea evenimentului (numarul de participant), de continut si de
locul de desfasurare. Pentru evenimentele mari si de amploare,
numarul angajaților platiți si/ sau al voluntarilor poate fi foarte
mare,
Voluntarii sunt implicați, in mod special, în pregatirea locației
pentru eveniment, în orientarea participanfilor din timpul
evenimentului, în schimbul de informatii, în asigurarea ordinii, în
colectarea de feedback.