ETAPELE PLANIFICĂRII1

1.Sesiunile de lucru

Încă de la începutul procesului de planificare trebuie gândită o strategie eficientă în

cadrul căreia trebuie identificate toate elementele necesare organizării evenimentului
respectiv şi trebuie realizată o programare eficientă pentru a evita, ca ulterior, echipa
să facă lucruri inutile în loc să se ocupe de problemele reale care apar în procesul de
organizare. Planificarea corectă încă de la început va avea ca rezultat îndeplinirea
scopurilor și a obiectivelor, fie că acestea constau în a atrage atenția presei, a atrage
mai mulți participanți la eveniment, a strânge mai mulți bani sau mulţi bani sau toate
acestea la un loc.
La baza organizării unui eveniment se află întâlnirile de planificare. Acestea sunt
stabilite încă de la început, iar periodicitatea lor diferă în funcție de timpul de care
echipa dispune pentru a finaliza întreaga organizare a evenimentului. Dacă este timp
suficient, întâlnirile pot fi stabilite o dată pe lună și intensificate pe măsură ce se
apropie data evenimentului (cu o lună înainte sesiunile de lucru trebuie să aibă loc o
dată pe săptămână). La sesiunile de planificare trebuie să participe un reprezentant al
tuturor celor implicați în eveniment.

Cercetarea

Metoda Kipling (a celor 5 W și un H) ne ajută să stabilim cei mai importanți parametrii

pentru evenimentul respectiv:
 Who – Cine participă la eveniment? Răspunsul ne indică publicul țintă căruia ne
adresăm, cel pentru care organizăm evenimentul respectiv
 Why - De ce are loc evenimentul? Specialiștii consideră această întrebare cea mai
importantă deoarece răspunsul ne indică scopul și obiectivele evenimentului, de la care
pornește de fapt întreaga organizare
 What – Ce tip de eveniment își propune echipa să realizeze? Un festival, un târg, o
conferință, etc
 When – Când este programat evenimentul? – reprezintă data la care va avea loc
 Where – Unde va avea loc evenimentul? – indică amplasamentul ales pentru
desfășurare și, de multe ori, nu poate fi cunoscut de la prima întâlnire de lucru
 How – Cum va fi pus în practică evenimentul? – se referă mai ales la resurse
necesare pentru eveniment.

2.1 Designul evenimentului

1
A.Matei, Organizarea evenimentelor de relații publice , suport de curs.
 O dată realizată cercetarea urmează etapa cea mai complexă și îndelungată ca timp și
resurse. Este vorba despre designul evenimentului. Aceasta este o componentă esențială a
managementului de care depinde întreaga desfășurare ulterioară a procesului de
organizare.
Designul evenimentului presupune îmbinarea elementelor artistice și tehnice, iar
managerul evenimentului trebuie să vizualizeze încă de la început conceptul pentru ca,
mai apoi să ”încorporeze toate componentele și elementele necesare și să îmbine
parametrii operaționali și de logistică în planul evenimentului” (Silvers, 2004, p. 5).
Judy Allen (2009) propune cinci principii de realizare a designului unui eveniment:
 Elementele (The elements)
Reprezintă toate acele părți care vor constitui evenimentul. Primul pas este ca managerul
de eveniment să aibă o viziune de ansamblu asupra evenimentului. Această vizualizare
trebuie să existe încă de la început pentru că ea va determina logistica. În funcție de cum
va arata evenimentul vor fi stabilite toate celelalte detalii.
 Esențialele (The essentials)

Reprezintă elementele fără de care un eveniment nu poate exista și nu sunt negociabile.

Ele sunt determinate de costurile mari ce nu pot fi evitate precum transportul, cazarea,
asigurările sau amplasamentul, dar pot fi și de natură emoțională (anumite detalii care ar
fi de mare însemnătate pentru participanți și ar face din eveniment unul memorabil)

 Mediul (The environment)

Se referă la amplasamentul evenimentului și la stilul adoptat. Cu toate că vom mai reveni

asupra acestui subiect trebuie spus de la început că amplasamentul este un element
extrem de important în sucesul unui eveniment și de aceea el nu trebuie trecut cu vederea
sau neglijat. Amplasamentul trebuie ales numai după ce managerul are deja o viziune
asupra evenimentului, după ce s-a stabilit numărul de invitați și după ce s-a hotărât care
sunt esențialele evenimentului.
În ceea ce privește stilul, acesta este ”atmosfera sau efectul general pe care doriți să îl
obținteți. Stilurile pot fi combinate și potrivite pentru a crea ceva nou. Stilul este
personalizat. Nu există reguli stricte în ceea ce privește stilul și acesta nu are neapărată
legătură cu banii ”(Allen, pp. 15 – 16).
Stilul evenimentului influențează toate celelalte elemente: amplasamentul, muzica,
decorul, mâncarea, etc.
Tipuri de stiluri:

o Tradițional
 o Clasic
o Modern
o Country
o Cultural
o Elegant
o Casual
o Romantic
o Distractiv
o De sezon

 Energia (The energy)

Are în vedere crearea unei atmosfere pozitive. Dacă la eveniment invitații se plictisesc,
conversația lâncezește, încetul cu încetul participanții încep să plece mai repede decât era
planificat.

 Emoția (The emotion)

Are în vedere stârnirea unor anumite sentimente și are ca punct de plecare stilul
evenimentului. Un eveniment cu un stil de sezon, de Crăciun de exemplu, trebuie să inspire
sentimente precum iubire, generozitate, familiaritate.

2.2 Principalele etape ale organizării

Etapa 1 – Identificarea tipului de eveniment care va fi organizat
Aceasta este prima etapă deoarece, în funcție de tipul de eveniment vor fi stabilite și toate
celelalteaspecte organizatorice. Decizia trebuie să fie una fermă, de comun acord cu
firma/clientul, deoarece o dată ales tipul de eveniment este foarte dificil de schimbat.

Tema evenimentului
Trebuie să fie în concordanță cu tipul de eveniment ales, să poată fi comunicată eficient prin
intermediul decorului, să poată fi pusă în practică și de către participanți, iar restul
elementelor (mâncarea, băutura, muzica, programul) să se potrivească temei alese.

Etapa 2 – Stabilirea scopurilor și a obiectivelor

Stabilirea scopurilor și a obiectivelor este esențială.De asemenea, aceasta este etapa în
care trebuie să ne dăm seama dacă evenimentul poate fi realizat în condițiile financiare și
temporale impuse. Este datoria unui organizator de eveniment să atragă atenția clientului (fie
el intern – propriul manager sau extern – un client al firmei) dacă evenimentul respectiv nu
poate fi realizat în condițiile pe care acesta le dorește. Dacă clientul nu este prevenit că
evenimentul va fi un eșec (din lipsă de timp sau de resurse), acesta va învinui managerul de
eveniment și, probabil, va renunța la serviciile firmei.

Etapa 3 - Identificarea audienței

O dată stabilite scopurile și obiectivele vom putea determina si care este targetul de
audiență. Acesta este, de asemenea, una dintre primele etape în procesul de planificare pentru
că, profilul participanților va impune multe dintre elementele de organizare. Evenimentele vor
fi organizate în mod diferit dacă se adresează unor pensionari, altfel dacă se adresează unor
manageri, altfel dacă se adresează unor copii. Cel mai dificil de organizat sunt evenimentele
cu un target multiplu: oameni de vârste, sexe și categorii sociale diferite. De exemplu, la un
târg de Crăciun sunt așteptați și părinți cu copii și pensionari și tineri și persoane cu studii
medii și cu studii superioare. Pe de altă parte, la un eveniment precum Târgul Internațional de
Universități știm că ne adresăm unui public oarecum limitat: tineri (elevi de liceu, studenți
sau licențiați) care doresc să studieze în străinătate.

Așa cum am menționat deja, atmosfera este una dintre trăsăturile care definesc un eveniment
și care îl poate face să fie memorabil. Pentru a fi un eveniment cu o atmosferă plăcută trebuie
să ne asigurăm că participă persoanele potrivite. Scopul unui organizator de evenimente nu
este de a umple pur și simplu o cameră cu oameni, ci de a crea niște amintiri. Este mai bine să
invităm mai puține persoane dacă știm că acest lucru va ajuta la crearea unei atmosfere
plăcute, decât să fie un loc plin de oameni, dar care nu au nimic în comun și nu se vor simți
bine.
De aceea, încă de la început trebuie să ne punem mai multe întrebări care să ne ajute la
creionarea profilului audienței:
 Ce vârstă au participanții?
 Care este nivelul lor de educație?
 Care sunt interesele lor?
 Câți vor participa?
 Este un eveniment la care participanții pot veni însoțiți sau vin singuri?
 Vor participa și persoane cu nevoi speciale (de exemplu, persoane în cărucior cu
rotile, surdo-muți, etc)?
 Vor participa și vedete?
 Vor participa și persoane străine?
Pentru un eveniment organizat într-o perioadă de 8 – 10 luni, listele cu invitați
trebuie realizate cu aproximativ șase luni înainte de data evenimentului.
 Etapa 4 - Alegerea persoanei/echipei responsabile şi atribuirea sarcinilor
Organizarea unui eveniment presupune gestionarea a numeroase detalii, unele aparent
lipsite de importanță sau foarte ușor de îndeplinit (de exemplu, așezarea meselor și a
scaunelor pentru o conferință de presă), dar, dacă sunt trecute cu vederea evenimentul va fi
un adevărat fiasco. Tocmai de aceea este foarte important ca de la începutul procesului de
planificare fiecare membru al echipei să știe care sunt responsabilitățile sale, cu ce se ocupă
și în ce etapă a procesului de planificare. Astfel se elimină posibilitatea ca două persoane să
se ocupe de același lucru iar alte sarcini să rămână nedistribuite.

Etapa 5 – Alegerea unei date pentru eveniment

Un alt element care poate contribui la succesul sau insuccesul unui eveniment este
stabilirea datei când va avea loc. Pentru aceasta trebuie luate în calcul:

 Cât timp la dispoziție vom avea pentru organizare – dacă data aleasă este prea
aproape nu vom avea timp suficient și evenimentul va fi un eșec.

 Perioada – este de preferat ca evenimentul să nu fie organizat atunci când

sunt sărbători legale (Crăciun, Paște, zi națională) și oamenii sunt liberi sau în
perioadele de concediii (în august, între Crăciun și Anul Nou, etc).

 Ziua – întotdeauna, în alegerea unei date trebuie să ne asigurăm că evenimentul

nostru nu va fi la concurență cu altele fie din același domeniu, fie dintr-un
domeniu diferit, dar care are același target de audiență.

 Momentul zilei – este determinat tot de targetul de audiență. Dacă ne adresăm

unui public activ atunci evenimentul trebuie să aibă loc seara, atunci când
participanții au terminat lucrul și pot participa. Dacă alege ca oră prânzul s-ar
putea să nu vină nimeni, deoarece oamenii nu pot pleca de la locurile de muncă.
Etapa 6 – Trimiterea invitațiilor
Indiferent că este vorba despre invitații trimise pe email sau prin poștă, participanții
trebuie să primească o invitație. Cu toate că la multe evenimente nu mai sunt trimise invitații
printate acestea sunt mult mai personale decât cele trimise pe email și sunt recomandate cel
puțin pentru evenimente care adoptă un stil mai elegant. Invitațiile trebuie trimise din timp
pentru ca participanții să nu își facă alte planuri. O invitație pentru o lansare de carte sau la
premiera unui film poate fi trimisă cu două săptămâni înainte, în timp ce o invitație pentru o
gală de binefacere trebuie trimisă chiar cu două luni înainte. Pe invitație trebuie specificată
data până la care participanții trebuie să confirme prezența. Dacă nu vom solicita acest lucru
ne va fi greu să estimăm câte persoane vor fi prezente, de câte mese, scaune mâncare și
băutură avem nevoie (dacă este cazul). Chiar și cu acest element de precauție tot există
posibilitatea ca unii invitați să nu vină, deși au confirmat și, viceversa, persoane care nu au
fost invitate vor veni.Organizatorii unui eveniment trebuie să aibă pregătită și o a doua listă
de invitați, în cazul în care mai multe persoane de pe prima listă vor infirma participarea.
Etapa 7 – Crearea unui buget preliminar
Etapa 8 – Identificarea surselor de bani, a cheltuielilor și a profiturilor potențiale
Etapa 9 – Alegerea unui amplasament

Încă de la început trebuie menționat faptul că, deși a intrat deja în vorbirea uzuală și
este folosit aproape de toată lumea cuvântul ”locație” este folosit greșit ca sinonim al
substantivului ”loc”. Astfel, locație (pl. locaţii) înseamnă de fapt închiriere sau chirie plătită
pentru anumite lucruri luate în folosinţă temporară (DEX, 2012). Termenii recomandați sunt
amplasament, loc, spațiu, dar nu locație.

Un eveniment de relații publice este asemenea unui puzzle. Fiecare piesă contează pentru
ca întregul să poată fi realizat. O piesă importantă este și amplasamentul. Un amplasament
potrivit crează încă de la început o impresie bună. Un participant care ajunge la un
eveniment și intră într-un loc prăfuit, mic și întunecos își va forma, de la bun început, o
impresie negativă despre eveniment.Uneori amplasamentul poate fi o alegere foarte simplă:
de exemplu, multe dintre conferințele de presă se organizează la sediul firmei sau al
instituției. Nu același lucru se poate spune însă și despre o lansare de produs, o petrecere
aniversară a unei companii sau o conferință internațională.
Astfel, cele mai importante trăsături ale unui amplasament pe care trebuie să le
luăm în calcul în realizarea selecției sunt:
o Disponibilitatea – prima condiție este ca amplasamentul ales să fie
disponibil pentru închiriere la data când dorim să organizăm noi
evenimentul;
o Dimensiunea – sala în care organizăm evenimentul trebuie să fie
potrivită numărului de participanți. Locul trebuie să fie unul aerisit, fără
ca participanții să se înghesuie sau să se calce pe picioare, dar nici să fie
mult prea mult spațiu și să dea impresia că nu a venit suficientă lume.
Astfel este bine să alegem un loc care are o capacitate de aproximativ
20% mai mult decât estimăm inițial că vor veni;
o Accesibilitatea – de multe ori, în marile orașe românești sunt alese
amplasamente aflate în centru deoarece sunt mai ușor accesibile și
participații le cunosc mai bine. Dacă amplasamentul se află la perifierie
sau chiar în afara orașului trebuie să luăm în calcul faptul că ar putea avea
nevoie de un mijloc de transport pentru a ajunge acolo.
o Dotările – este absolut necesar ca locul să fie dotat cu aer condiționat
vara și sistem de încălzire iarna. De asemenea este de preferat ca
amplasamentul să fie dotat cu un sistem de sonorizare și cu orice alte
elemente tehnice necesare evenimentului
 o Costurile – unele amplasamente au oferte all-inclusive (mese, scaune,
tablă și instrumente de scris, internet wireless, etc), în timp ce la altele
fiecare element în parte costă în plus. De asemenea, contează cât este
avansul și care este politica în cazul anulării evenimentului: se returnează
avansul, doar o parte din el sau nu se returnează nimic.

Alte elemente ce trebuie avute în vedere în alegerea unui amplasament sunt:

 Data – dacă evenimentul este într-o perioadă aglomerată a anului și sunt numeroase
cereri atunci costul închiererii va fi mai mare
 Sezonul - și acesta joacă un rol important în alegerea amplasamentului. Același
amplasament utilizat într-un sezon diferit poate presupune alte costuri și alte provocări
 Amplasament este înăuntru sau afară – evenimente care se țin afară necesită un alt tip
de planificare deoarece sunt alte detalii de luat în calcul. De exemplu, dacă avem
nevoie de sonorizare, de unde vom avea o sursă de curent? Sau ce facem în cazul în
care va ploua? S-ar putea sa fie nevoie să amânăm un eveniment din cauza vremii
 Dacă evenimentul are loc în mai multe amplasamente deodată este nevoie de câte un
coordonator pentru fiecare din locuri. Evenimentele nu se pot desfășura fără a fi
supravegheate de cineva
Datorită dezvoltării domeniului a crescut și numărul posibilităților de a alege un
amplasament. Câteva dintre acestea ar fi:
Amplasamente înăuntru:
 Spații cu destinație comercială: hoteluri; restaurante; crame; mall-uri; cluburi
 Spații private sau aparținând statului: case particulare; Case monument-istoric; Castele;
Observatorul științific
 Spații culturale: teatre; muzee; galerii de artă; operă; editură; cinematograf
 Spații de călătorie: avioane; troleibuze/autobuze/tramvaie; trenuri
 Alte tipuri de spații: catedrale; studiouri de înregistrări; ambasade
Amplasamente afară: parcuri; grădini botanice; corturi; stadioane; parcuri de distracții.

Analiza comparativă
Pentru a lua cea mai bună decizie în alegerea unui amplasament, Laurence Carter
(2012) propune realizarea unei analize comparative. Aceasta reprezintă o listă a
locurilor posibile în care comparăm elementele cele mai importante. Analiza
comparativă poate fi aplicată și pentru a alege alte elemente componente ale
evenimentului, ca de exemplu firma de catering, artiștii care vor fi invitați, hotelul
 unde vor fi cazați invitații, etc.
amplasamentul 2 3
1

Loc central Da Nu

Parcare adecvată Nu Da

Săli de conferinţe Nu Da

Date disponibile Da Da

Închiriere camere 80 65
euro/cameră euro/cameră

Catering 15 13
euro/persoană euro/persoană

Echipament audio Nu Da
video

Etapa 10 – Crearea unui program al evenimentului

Programul evenimentului conține toate acțiunile care vor avea loc în timpul
acestuia. În realizarea unui program cât mai bun putem folosi un tabel în care să
descriem tipul activității, ora la care va avea loc, cine este responsabil de acea activitate și
ce resuse sunt necesare. Programul evenimentului trebuie comunicat tuturor membrilor
echipei.

Programul unei conferințe de presă ar putea arăta astfel:

Ora Activitate Descriere Personal Resurse
necesare
8:00-8:30 Aranjare sală  aranjare mese și Voluntar 1 și -mese, scaune,
scaune voluntar 2 indicatoarele
 aranjare masa de supravegheați printate
prezidiu de un membru -roll-up-uri
 lipire indicatoarele al echipei -mapele de
spre sală presă cu
 aranjare roll-up-uri toate
 aranjare masa materialele
unde vor fi primiți gata pregătite
jurnaliștii (mape de -bol pentru
presă + bol pentru cărțile de
cărțile de vizită) vizită
 aranjare plăcuțe cu -listă cu
nume la prezidiu jurnaliștii
care urmează
să participe
-plăcuțe nume

8:30-9:00 Verificare  vor fi verificate: Voluntar 1 și Microfon,

sistemul boxele, microfonul, voluntar 2 prelungitoar
audio-video videoproiectorul, supravegheați e,
sursele de energie de un membru telecomandă
al echipei video
proiector

9.00-9.30 Sosire firmă  primire catering Reprezentanți resurse

catering  aranjare masă firmă catering furnizate de
pentru catering: Un membru al către
ceai, cafea, echipei
fursecuri firma de
catering
9:30- Sosire  Primire, înregistrare Membrii
10.00 jurnalişti și îndrumare echipei
jurnaliști către sală
și apoi către masa
cu cafea/ceai
10:00 Începere Membrii
 conferinţă echipei
Vorbitorii
10:05- Desfăşurare Cuvânt de început Specialistul PR
10:15 conferinţă Acesta îi
acordă cuvântul
managerului

10:15- Desfăşurare Managerul companiei Managerul -video

10:30 conferinţă face o prezentare companiei proiector
generală a proiectului. După -power point
Se va folosi şi de un prezentarea
powerpoint cu date şi sa,specialistul
grafice PR acordă
cuvântul
managerului
de proiect
10:30- Desfăşurare Managerul de proiect Managerul de -video
10:45 conferinţei prezintă etapele şi proiect proiector
rezultatele proiectului. -film de 3
Va prezenta şi un film min cu o
de 3 minute. descriere a
proiectului
10:45- Sesiune de Întrebări ale Toţi membrii
11:10 Q&A jurnaliştilor echipei

11:00- Încheiere Directorul de PR le Voluntarii vor Catering

11:40 eveniment mulţumeşte celor avea grijă ca
prezenţi îi invită pe toți participanții
jurnalişti la o cafea/un să ajungă la
suc/un ceai şi o gustare locul unde este
trataţia.

Membrii echipei vor Toţi membrii

mai discuta cu echipei
jurnaliştii
Atenţii
La plecarea jurnaliştilor jurnalişti
un voluntar le va
înmâna o pungă cu
atenţii

11:40- Curăţenie Voluntarii şi un Voluntari

 membru al echipei vor Un membru al
strânge echipamentele echipei
şi tot ce a mai fost adus
pentru conferinţă

Firma de catering se va Firma de

ocupa de catering
debarasarea mesei cu
trataţii.

Etapa 11 Stabilirea elementelor

necesare Mâncarea și băutura
O statistică a unei firme de catering din România arată faptul că aproximativ 30 –
40% din bugetul unui eveniment este alocat acestei categorii.
Profesioniștii acreditați în organizarea de evenimente speciale accentuează faptul
că experiența unui eveniment trebuie să se bazeze pe toate cele cinci simțuri, iar
acest lucru trebuie să se reflecte și în alegerea, dar și prezentarea meniului. Astfel,
la fel de important precum gustul mâncărurilor trebuie să fie designul acestora.
Stilul și tematica evenimentului vor determina tipul de meniu ce urmează să fie
servit. Pentru o gală festivă de strângere de fonduri, eveniment social de înaltă
clasă la care participă invitați de marcă, nu vor putea fi serviți hamburgeri cu
cartofi prăjiți, ci din contră, meniul va trebui să fie unul mai sofisticat. Însă, la un
eveniment dedicat studenților pizza va fi o alegere bună.
De asemenea, important de subliniat este și faptul că nu la toate evenimentele se
servește mâncare. La finalul unei conferințe de presă se pot servi doar câteva
produse de patiserie alături de cafea, apă și băuturi răcoritoare. De multe ori, la
lansări de carte nu se oferă nimic de mâncare. Dar, la alt tip de evenimente
(conferințe care durează o zi, workshopuri, lansări de produse) trebuie să fie
mâncare.
În ceea ce privește băutura, la evenimentele care au loc în timpul zilei este
recomandat să fie servite doar apă, cafea și băuturi răcoritoare, nu băuturi alcoolice.
Acestea pot fi servite la evenimente care au loc seara.
Echipamentul
În funcție de tipul evenimentului trebuie să se stabilească ce fel de echipamente
vor fi necesare și dacă acestea vor fi cumpărate, închiriate, aduse de la firmă sau
dacă există deja la locul unde se desfășoară evenimentul.
 Muzica
Muzica este unul dintre elementele care ajută la crearea unei atmosfere plăcute. Este
important să stabilim dacă muzica va fi încă de la începutul evenimentului, în timpul lui
sau doar final. De exemplu, la o conferință de presă poate să nu fie deloc muzică sau,
eventual, doar înainte de începutul conferinței. Având în vedere că după conferință poate
că jurnaliștii vor dori să mai ia interviuri este bine ca muzica să nu fie pornită. În cazul
unei lansări de carte muzica poate fi atât la început, cât și la sfârșit, dar nu în timpul.
Un alt detaliu ce trebuie stabilit este dacă muzica va fi înregistrată și pusă de pe un
calculator, dacă vom avea muzică live sau un dj, în funcție de atmosfera pe care vrem să
o avem. Muzica live crează o atmosferă mai plăcută, dar costă mai mult şi necesită
mai mult spaţiu.
De asemenea, organizatorii trebuie să hotărască ce tip de muzică va fi, în funcție de tipul
evenimentului și de participanți.
Decorul și decorațiunile
Având în vedere sumele mare de bani pe care firmele le plătesc pentru a crea un
eveniment special și memorabil, o parte consistentă a bugetului este alocată decorului.
Detaliile legate de decor sau decorații nu mai sunt lăsate pe mâna oricui, ci sunt realizate
de specialiști. Stilul și tema evenimentului sunt cele care determină modul în care va fi
realizat decorul.
Nu este de neglijat însă și faptul că, în funcție de complexitatea lor, decorurile
costă mult și, de asemenea, necesită mult timp ca să fie realizate și instalate. De aceea
trebuie analizat înainte care sunt avantajele unei astfel de investiții.

Atențiile
Atunci când evenimentul se încheie tot ce mai rămân sunt amintirile. Cu timpul
însă și acestea se estompează. De aceea, pentru a-i ajuta pe participanți să își
aducă aminte cât mai mult timp de evenimentul nostru este bine să le oferim mici
atenții.
Este recomandat ca atențiile oferite să fie ceva practic pe care participanții chiar
să le folosească, iar acestea să fie personalizate cu logoul firmei organizatoare sau
cu logoul evenimentului. Astfel ne asigurăm că participanții vor asocia cadoul cu
evenimentul și își vor aminti de el de fiecare dată când vor folosi obiectul
respectiv.
Printre micile atenții acceptate se numără:
 Elemente de papetărie: o agendă, un pix
 Semne de carte
 Un tricou, un fular, o şapcă
  Un stick de memorie
 Suveniruri:magnet, un CD
 O cutie de bomboane
 Un termos.

Fotografii/ Filmare
La orice eveniment de relaţii publice organizatorii trebuie să aibă angajaţi un fotograf
şi un cameraman pentru a fotografia şi filma. În cazul evenimentelor de dimensiuni
mai mari este nevoie de o echipă cu mai mulţi cameramani şi fotografi. O selecţie a
filmărilor şi a fotografiilor va putea fi transmisă apoi presei sau invitaţilor, va putea fi
postată pe site sau prezentată la întâlniri cu potenţiali clienţi.

Etapa 12 - Promovarea evenimentului

Etapa 13 - Reevaluarea bugetului

Etapa 14 - Managementul la locul evenimentului

Ziua în care se desfășoară evenimentul dar și cele câteva zile de dinainte sunt dedicate
pregătirilor la amplasamentul evenimentului. Aceste zile sunt extreme de importante
deoarece toate eforturile de planificare vor fi prinde viață în ziua zero. Este momentul
în care organizatorul află ce greșeli a făcut, dacă le poate corecta sau nu.
Și de data aceasta, un tabel (checklist) este de mare ajutor. Astfel, Joe Goldblatt
(2011) propune câteva elemente care sunt utile pentru un bun management la locul
evenimentului:
 Crearea unui program – minut de minut, trebuie prezentat la ultima întâlnire
cu toți membrii echipei. Așa cum am menționat deja programul ar trebui să
includă descrierea sarcinii, ora la care începe (și, eventual, ora la care se
termină), resursele necesare și persoana responsabilă
 Implementarea programului
 Monitorizarea modului în care este pus în practică programul
 Adaptarea programului la eventualele schimbări

Logistica la locul evenimentului este determinată de mărimea locului în care se

desfăşoară evenimentul, de tipul de eveniment, precum şi de numărul de participanţi.
Bowdin et al. (2006, p. 353) menționează elementele principale ce ţin de logistica la
locul evenimentului şi care trebuie luate în considerare în realizarea unui plan:
 o Aprovizionare
o Transport – modul şi momentul în care participanţii ajung la
eveniment sunt două elemente extrem de importante. Pot apărea
probleme mai ales în cazul evenimentelor cu un număr mare de
participanţi. Dacă toţi ajung o dată, se formează cozi, lumea se
îmbulzeşte şi nu este doar neplăcut, ci şi periculos. Prima impresie
despre un eveniment este dată de accesibilitate şi controlul traficului,
iar haosul înseamnă o prima impresie negativă. Dacă foarte mulţi
oameni vin în acelaşi timp la un eveniment, organizatori pot discuta
înainte cu autorităţile locale şi cu societăţile de transport în comun şi
pot solicita suplimentarea numărului de autobuze/tramvaie/metrouri sau
pot închiria ei înșiși autobuze pentru transportul participanților.
o Îmbinarea elementelor – logistica este partea ce îmbină toate
elementele și detaliile unui eveniment
o Controlul fluxului – se referă la fluxul produselor, serviciilor şi
persoanelor înainte, în timpul şi după terminarea evenimentului
o Modalitățile de comunicare – se referă la comunicarea în timpul
evenimentului între organizatori şi reprezintă rezultatul unei
planificări eficiente.

Siguranţă şi riscuri
Un element deosebit de important ce nu trebuie deloc neglijat este securitatea la locul
desfăşurării evenimentului. Fie că este vorba de un eveniment care implică activităţi mai
periculoase şi cu un număr mare de participanţi, fie că este vorba de evenimente puţin
riscante şi cu un număr mic de invitaţi, organizatorii trebuie să realizeze un plan de
siguranţă, precum şi un plan în caz de urgenţă. Nu la puţine evenimente (concerte,
evenimente sportive),din cauza lipsei unor măsuri de securitate au existat incidente.