Prin ce se definete un proiect? Rezultate (output-uri, ieiri, delivrabile) specifice: Produse (tangibile) sau rezultate.

. Temporalitate - Specificarea datelor de debut i de finalizare, raspunde unor oportunitati, time is money Stabilirea bugetelor: Necesarul de oameni, fonduri, echipamente, faciliti i informaii. Caracter de unicat CE ESTE UN PROIECT?

Confuzii frecvente Proiect - Proces procedur, maniera n care sunt ndeplinite anumite activiti n mod curent. - Proces de achiziii, decizional, de comunicare. - Procesul definete cum se procedeaz n situaii particulare, repetitive, este ciclic, nu are un rezultat bine definit. - Procesele sunt pri ale proiectelor. Proiect - Program este iniiat pentru a ndeplini mai multe obiective. -Exemple: Programul Naional de Dezvoltare Rural, Programul de cunoatere a strii de sntate a populaiei, Phare, ISPA.... - Programele nu i ating obiectivele n totalitate (nu vom cunoate toate problemele de sntate sau cele ale spaiului rural); - Iniiem proiecte cu rezultate specifice obiectivelor programului (instruirea populaiei pentru minimizarea incidenei gripei). - Un program conine mai multe proiecte. Proiect dosarul (aplicaia) pentru a obine finanarea proiectului Ce include Managementul proiectului? Planificarea specificarea detaliat a rezultatelor dorite; determinarea calendarului de timp; estimarea resurselor necesare (oameni, fonduri, echipamente...). Organizarea Pe cine implicm, ce rol le atribuim i ce responsabiliti. Obinem angajamente Monitorizare, Control confirmarea i reconfirmarea sarcinilor repartizate oamenilor; monitorizarea activitilor (rezultate, timp, resurse); identificarea i rezolvarea eventualelor probleme; distribuirea informaiilor celor implicai. Comunicarea

Provocri n atribuirea i asumarea sarcinilor Natura tranzitorie a proiectelor determin cteva provocri: Privind sarcinile: De regul se cere s acceptai un proiect nou sau sarcini noi care se adaug, nu nlocuiete sarcinile existente. Oamenii nu au lucrat mpreun: Dorind s ajutm echipa, la eforturi mai mari, suplimentm cu persoane din afar. Aceast lucru poate frna derularea proiectului pentru c membrii echipei: au diferite stiluri de comunicare i operare; folosesc diferite proceduri pentru realizarea aceluiai tip de activitate; nu au avut timp s dezvolte respect mutual, ncredere reciproc. Lipsa autoritii directe: ntre managerul de proiect i membrii echipei nu exist autoritate direct, nu se pot folosi cele mai comune recompense: creterile de salariu, aprecierea superioar a performanelor i promovarea n munc pentru a ncuraja performana. Fazele unui proiect Orice proiect, mare sau mic, trece prin 5 faze: Concepere se nate o idee; Planificare, definire se dezvolt un plan; Organizare, Start se formeaz o echip; Realizare, ndeplinire ndeplinire sarcini; Finalizare, sfrit finalizarea proiectului Faza de concepere - se pleac de la o idee (1) Proiectele ncep cu o idee. Odat format ideea, proiectul a intrat n faza de concepere. Rspundei ntrebrilor cheie. RENTABILITATEA MERIT? Trebuie s-l realizai? Beneficiile ateptate sunt mai mari dect costurile preconizate? FEZABILITATEA SE POATE? Putei realiza proiectul? Este fezabil tehnic, uman, financiar? Sunt disponibile resursele necesare? Da? Trecei la Planificarea proiectului. Sigur Nu? STOP!!!!, nu mergei mai departe. Redefinii proiectul pentru a-l face rentabil i fezabil. Dac nu se poate, STOP!!!!! n aceast faz. Altfel se irosesc resurse, pierdem oportuniti, frustrm personalul.

Faza de concepere: se pleac de la o idee (2) Chiar dac credei c nu putei s satisfacei o cerere sau beneficiile poteniale sunt mai mici dect costurile necesare, discutai cu ordonatorii. Ei pot ti ceva ce voi nu tii sau voi putei ti ceva ce ei nu tiu. Ferii-v de presupuneri, apreciai valoarea potenial a proiectului, costul i fezabilitatea. Analiza cost-beneficiu

evaluarea costurilor necesare pentru a realiza proiectul, pentru a-l implementa (cu toate cheltuielile care rezult) precum i evaluarea tuturor beneficiilor anticipate de la proiect. Unele beneficii anticipate pot fi exprimate n echivalent monetar cum ar fi reducerea costurilor de exploatare sau creterea veniturilor. Doi factori cheie influeneaz rezultatele analizei cost-beneficiu: ct de departe n viitor identificai beneficiile; presupunerile (ipoteze) pe care v bazai analiza. Dac dorii s pstrai proiectul i ncercai analiza cost-beneficiu, dorii s tii dac a mai fcut-o cineva i la ce rezultat a ajuns.

Faza de definire: stabilirea planului tii ce dorii s ndeplinii i credei c este posibil. Avei nevoie de planul detaliat ce descrie modul de aciune. Planul include urmtoarele elemente: motivele proiectului rezultatele la care se va ajunge; lista tuturor activitilor de realizat; Planul de realizare al proiectului rolul i responsabilitile membrilor echipei; detaliere a desfurrii n timp a proiectului (desfurtorul); bugetul de personal necesar, fonduri, echipamente, faciliti i informaii; ipotezele pe care se sprijin planul proiectului. Identificai i descriei riscurile i incertitudinile semnificative. Faza de definire: sugestii Sugestii Punei-v ntotdeauna planurile pe hrtie; ajut s clarificai detaliile i reduce posibilitatea s uitai ceva. Succesul proiectului depinde de claritatea i acurateea planului i dac oamenii cred c vor reui. Adesea, presiunile pentru a ajunge la rezultate rapide ncurajeaz oamenii s treac peste planificare direct la faza de ndeplinire. Aceasta d natere unei activiti imediate, de amploare, dar cresc ansele de irosire a resurselor i/sau a timpului sau de eroare. Asigurai-v c planul este revzut i a fost aprobat n scris nainte de a ncepe proiectul. Pentru proiecte ce necesit eforturi mici un e-mail sau O.K.-ul unui superior sunt sufciente dar pentru proiectele mari sunt necesare aprobri formale de la conducerea organizaiei.

Faza de nceput (Start) Repartizai oamenii pentru toate rolurile din cadrul proiectului; identificai persoanele care vor ndeplini lucrrile proiectului i negociai angajamente cu acestea asigurduv c vor fi disponibili pentru proiect; Repartizai i explicai sarcini membrilor echipei: descriei membrilor echipei sarcinile pe care trebuie s le realizeze i cum i coordoneaz eforturile membrii echipei; Definii maniera de lucru a echipei;

cum vor fi dirijate comunicaiile de rutin, cum vor fi adoptate diferitele decizii n proiect i cum vor fi rezolvate conflictele; Stabilii nevoia de fonduri, de personal i sistemul de urmrire. Decidei ce sisteme i conturi vor fi folosite pentru a urmri orarul, informaiile despre personal i cheltuielile financiare; Comunicai organizaiilor informaiile cu privire la proiect; aducei-le oamenilor la cunotin existena proiectului vostru, ce va realiza el, unde ncepe i unde se termin.

Faza de ndeplinire (de realizare) Ai ajuns s realizai activitile proiectului. ndeplinirea activitilor necesit: Realizarea activitilor i a sarcinilor: ndeplinirea activitilor din planul proiectului; Compararea continu a rezultatelor obinute cu cele planificate. Colectarea informaiilor despre rezultatele obinute, compararea cu desfurtorul de realizare i consumul de resurse; identificai deviaiile de la plan i formulai aciuni de corecie. Identificarea problemelor poteniale: schimbarea sarcinilor, a desfurtorului sau a resurselor pentru a aduce ndeplinirea proiectului n conformitate cu planul existent sau negociai schimbri la planul existent; Informai pe toat lumea: comunicai oamenilor realizrile privind desfurtorul, problemele ntlnite i revizuirea planului deja stabilit. Faza de ncheiere (finalizare) Realizarea sarcinilor repartizate este doar o parte a ndeplinirii proiectului. n plus va trebui s facei: Obinei aprobarea ordonatorilor asupra rezultatului (rezultatelor) final(e); ncheiai toate socotelile proiectului (alocai timp i bani pentru conturile create special pentru proiect); Ajutai oamenii s intre (s se mute) la urmtoarele locuri de munc; Facei o evaluare post proiect pentru a recunoate realizrile proiectului i a discuta leciile nvate i care pot fi aplicate la urmtorul proiect (sau cel puin facei note informale despre leciile nvate i cum vei rezolva probleme similare n viitor). Anticiparea greelilor comune S srii direct de la faza de concepie la faza de execuie; Proiectul vostru a mai fost fcut de mai multe ori n trecut, de ce mai trebuie planificat nc o dat? Proiectul vostru este diferit fa de ceea ce s-a fcut nainte deci la ce bun s ncercai s-l planificai? Omiterea complet a fazei de nceput: S srii direct n faza de execuie cnd ai preluat proiectul n faza de start: planul a fost deja realizat deci de ce ne-am ntoarce i am revizui faza de concepie i de definire? De fapt se face acest lucru pentru dou motive: pentru a vedea dac identificai vreo problem peste care s-a trecut. pentru a nelege raiunile trecute ale planului i a decide dac gsii c planul este realizabil. S ndeplinii doar parial faza de finalizare DETECTAREA CAPCANELOR POTENIALE Neimplicarea tuturor persoanelor cheie interesate: Obiective vagi:

Este vag sau nu sunt definite rolurile i responsabilitile: Desfurtorul i nevoile de resurse sunt incomplete sau inexacte: Neidentificarea i nemprtirea ipotezelor cheie ale proiectului: Nu se noteaz informaiile cheie: Monitorizarea inadecvat sau ntrziat: Nu se ine o eviden a performanelor oamenilor: Lipsa anticiprii i a planificrii riscurilor i incertitudinilor: Comunicare slab n echip: Lider de echip slab: Sprijinul conducerii superioare este inconsistent:. Lipsa responsabilitii fiecrui membru al echipei pentru succesul proiectului

Dorim ca proiectul s se ncheie cu succes? Trebuie s controlm: Oamenii: membrii echipei, managementul organizaiei i alte persoane care sprijin sau v influeneaz proiectul. Procesele: Planificarea, organizarea i controlul activitilor, adoptarea deciziilor i rezolvarea conflictelor. Sistemele: procedurile i sursele de informaii care afecteaz modul de ndeplinire a activitilor proiectului i modul de alocare i urmrire a resurselor asociate. ndeplinii aceste lucruri asigurndu-v c avei: Informaii clare, oportune i complete: sprijinirea planificrii, monitorizarea permanent a performanelor, aprecierea gradului de ndeplinire. Comunicaii clare i consistente: mprtirea deschis i oportun a tuturor informaiilor cu oamenii n cauz. Responsabiliti pentru succes: promisiuni personale ale tuturor membrilor echipei c se realizeaz rezultatele convenite la timp i ncadrndu-se n buget. Rolul managerului de proiect Organizaiile tradiionale: eful indic sarcinile, voi le executai. Discutarea sarcinilor este semn de incompeten sau insubordonare. Regulile s-au schimbat. Astzi sunt mai oportune urmtoarele: eful emite ideile; trebuie s evaluai ce este necesar pentru a le implementa; eful spune ce dorete s realizeze i stabilete restriciile. Asigurai-v c proiectul satisface nevoile i va ajunge la rezultatele specifice. Trebuie s determinai activitile impuse, termenele de realizat i resursele necesare. Rmnei n mijlocul activitilor de executat, identificai problemele i ngrijorrile imediat ce se ivesc. Dac eful detaliaz, cine are viziunea strategic? Dac eful afirm c este posibil, nu trebuie automat s acceptai. Implicai-v n planificare vei nelege ateptrile i abordrile propuse i punei discuta orice problem. Partea grea: cei mai muli efi, cnd distribuie un proiect uit s clarifice sarcinile, s aprecieze fezabilitatea etc. Uneori suntei presat s ncepei activitatea imediat pentru a v ncadra n termene foarte agresive. Preluai iniiativa cnd planificai i controlai un proiect. Este necesar! Succesul proiectului Cheia succesului proiectului este s fiii proactiv (s iei iniiativa). Nu ateptai s vi s spun ce s facei, o facei pentru c o cere procesul sau pentru c credei c aa are sens.

cutai informaii pentru c tii c avei nevoie de ele; urmai procesul pentru c tii c aa este cel mai bine; implicai oameni care credei c sunt importani pentru proiect; punei n discuie problemele i riscurile, analizai-le i cutai sprijin pentru a le rezolva; partajai informaiile cu cei despre care tii c au nevoie de ele; descriei toate informaiile importante; implicai-v ntr-un proiect i atunci cerei i ateptai ca ceilali s procedeze la fel.

Prevenirea potenialelor scuze Fii pregtii ca ceilali s v combat tentativele de a lua iniiativa. Unele dintre cele mai comune motive oferite pentru a justifica atitudinea relaxat cu privire la potenialele situaii nedorite (eecuri). 1. Este bine s ai un manager de proiect bun dar nu este o necesitate. 2. Proiectul este n punct critic; nu avei timp s planificai. 3. Gestiunea proiectului este doar pentru proiecte mari. 4. Proiectul necesit creativitate i o nou abordare. Acestea nu sunt de loc predictibile. Eliminarea falselor ateptri Ferii-v de ateptrile nerealiste. Trei erori relativ frecvente: Activitile managerului de proiect nu consum timp suplimentar pentru a fi executate. Rspuns: A vorbi cu oamenii interesai de proiect sau sprijin proiectul, pregtirea unui plan al proiectului, crearea i susinerea unei echipe a proiectului, urmrirea i raportarea evoluiei proiectului, consum timp. Dar timpul este mai mult dect ctigat cnd problemele poteniale sunt evitate i rezultatele sunt corespunztoare ateptrilor. Gestiunea proiectelor nseamn doar grafice i diagrame. Graficele i diagramele sprijin analizele i expunerea datelor gestiunii proiectului. Totui doar informaia singur nu asigur succesul proiectului. Gestiunea proiectului nsemn doar un pachet de programe (soft-ware). Programele de gestiunea proiectului ajut la nregistrarea, analiza i stocarea datelor proiectului ns informaia n sine nu asigur succesul proiectului. Avantajele gestiunii proiectului Am auzit ce spunei despre necesitatea planificrii; se pune ntrebarea: ntr-adevr merit? Avei ncredere: merit! Cnd se respect principiile unei bune gestiuni a proiectului, se ntmpl urmtoarele: Putei face mai mult. Se poate face ntr-un timp mai scurt. Se poate face cu mai puine resurse. Aceste progrese se realizeaz pentru c: Ajungei la rezultate corecte care se adreseaz unor nevoi reale. Nu irosii timp pentru activiti nenecesare sau s (re)facei ceva ce ai uitat s facei. Facei activitile n ordinea corect i la timp, iar oamenii nu-i irosesc timpul ateptnd rezultatele de care au nevoie pentru a-i face munca (n continuare). V asigurai c oamenii lucreaz la activitile necesare, o fac corect i de prima dat. Anticipai posibilele probleme i orice activitate de evitat sau suntei pregtit s le rezolvai repede i eficient atunci cnd se ntmpl.