Managementul Proiectului

Ce este un proiect? Ciclu: o problema, o persoana, o idee Un proiect este realizat de doua ori de fiecare data: o data in mintea ta si a doua oara in realitate Un proiect este tot ceea ce se intampla intre idee din cap si ceea pe care o simti De ce facem proiecte? Dezvoltarea abilitatilor (management de proiect, management de echipa, comunicare, etc. Dezvoltarea atitudinii (receptivitate, gandire pozitiva, acceptarea greselilor, acceptarea schimbarii, etc.) Acumularea de cunostinte Impact (participanti, studenti, etc) Implinire personala (mandrie, auto-motivare, incredere de sine) Ce tipuri de proiecte putem organiza ? Seminarii in afara organizatiei din care facem parte (determini oamenii sa-si schimbe atitudinea) sau interne (oamenii care participa castiga cunostinte) Jocuri (simulari, studii de caz, etc) Dezvoltarea unui anumit departament, o relatie cu un client Cercetare / Raport (castigi cunostinte pe un anumit domeniu de interes) Conferinte Piramida eficientei
Piramida eficientei aduna principalele concepte de baza ale unui proiect pana la masurarea impactului. Piramida este impartita pe sase nivele, fiecare fiind necesar inainte de trecerea la nivelul urmator.

Nivelele piramidei eficientei: Nivelul 1: Resurse umane

construirea echipei: elaborarea de fise de lucru si alocarea posturilor adunarea echipei si motivarea ei: asta inseamna crearea unei

atmosfere de cooperare si optimizarea transferului de informatiei, schimbul de idei personale legate de proiect, viziune, visuri.
1
Acest material a fost pus la dispozitie de catre si nu poate fi folosit decat in scopuri educationale.

www.fwd.aiesec.ro

La acel nivel, ajungem sa cunostem menbri echipei in care vom lucra, personalitatile, punctele tari si slabe; managerul de proiect ar putea face cu echipa diverse jocuri si sesiuni pentru omogenizarea echipei. Scopul este sa aducem incredere, receptivitatea la nou, cooperare si actiune in cadrul echipei.

Nivelul 2: Planificare faza in care se pun bazele porictului la modul concret.

Mindmapping, brainstorming

(vezi brainstorming si mindmapping din

planificarea proiectelor) viziune, vis, adaptarea scopului final si al obiectivelor la realitate si actiune schitarea primelor idei clasificarea ideilor prioritizare (A. Ce este necesar si esential B. Ce este dorit cu adevarat)

Planificarea pe nivele poate fi facuta si dupa modelul piramida sau harta organizationala.

Pentru mai multe informatii : vezi Planificarea proiectelor

Planificarea piramidala
Acest concept incearca sa transforme, sa dezvolte si cristalizeze o idee de proiect neclara si vaga, sa faca dintr-o viziune abstracta una concreta. Imaginea unei piramide compara realitatea fizica a unei idei abstracte la varf care devine concret planificata la baza.

Se poate face planificarea dupa un model al unei agende. O alta metoda este Analiza drumului critic (vezi Drumul critic din Planificarea Proiectelor) care evidentiaza activitatile vizibile care cer mai multe resurse si timp intro planificare paralela pe arii functionale.

Cele 6 nivele ale Planificarii piramidale sunt:

1. Viziune (vis, imagine, sentimente, senzatii, activitati extraordinare, etc.) 2. Scopul proiectului (Acesta ar trebui sa reprezinte mitivarea, lucrul cu echipa, un motto, etc) 3. Principalele obiective (dupa brainstorming si mindmapping, pricipalele obiective ar trebui sa iasa in evidenta ca si prioritati esentiale in buna desfasurare a proiectului. Este ma simplu sa lucrezi cu obiective fixe care pot fi verificate cand se indeplinesc. Ele sunt obiective cu rezultat final in proiect si nu obiective pe termen scurt. Tipuri de obiective : Generale (aflarea numarului de beneficiari, etc.) Functionale (pentru fiecare arie din proiect). Principalele Obiective implica si determinarea nivelului impactului care trebuie urmarit, atomosferi, aptitudinilor si nevoilor.

2
Acest material a fost pus la dispozitie de catre si nu poate fi folosit decat in scopuri educationale.

www.fwd.aiesec.ro

4. Sub-obiective
Detaliind principalele obiective in unele mai mici si pe termen scurt. (sunt puse intr-o agenda). Ca si pricipalele obiective si sub-obiectivele sunt cantitative. Ele isi urmaresc scopul pe termen de timp mai scurt, 2 sau 3 saptamani)

5. Strategii Pentru crearea strategiilor trebuie sa pui urmatoarele intrebari: Cum ai sa reusesti ceea ce ti-ai propus ? Ce oameni, logistica, finante resurse vei folosi? Care sunt factorii de succes ? Cum poti sa implementezi un sistem de invatare cu un sistem de comunicare eficient? Care sunt prioritatile strategice luand in considerare natura proiectului?

6. Idei si solutii
In fiecare arie functionala, problemele apar in fiecare zi. Provocarea de a descoperi, analiza si rezolva aceste probleme ar putea fi facilitate prin urmatoarele. Membrii echipei sunt fortati sa gandeasca ca si cum ar fi in afara proiectului si trebuie sa se gandeasca la eventualele probleme ce ar putea sa apara de-a lungul timpului si la nivele diferite.

7. Lista echipei O lista a echipei este necesara mai ales in cazul proiectelor mai importante unde activitatea trebuie concentrata pe arii diferite. Exista 6 mari arii intr-un proiect: Vanzari (pregatirea propunerilor, target-area companiilor, stabilirea de intalniri, strangerea fondurilo necesare pentru buget) Finante (buget, control financiar, declarati financiare, contabilitate, etc.) Marketing si Relatii Publice (crearea de materiale vizuale, articole promotionale, declaratii de presa, contacte, materiale si echipamente, etc) Logistica Creatie(teme ale proiectului, viziune, vorbitori) Planificare si resurse umane (planificarea proiectului, alocarea activitatilor si posturilor (job description), team building & team management, motivare, etc.)

3
Acest material a fost pus la dispozitie de catre si nu poate fi folosit decat in scopuri educationale.

www.fwd.aiesec.ro

Binenteles aceasta impartire variaza de la proiect la proiect.. unele pot avea 2, 3 categorii, altele pana la 10. Mai sunt categorii care pot fi incluse in pricipalele 6 arii sau pot fi luate separat:

Marketing (daca este necesara cercetarea) Informatii si calculatoare(acces special la Internet, retele locale, etc. ) Coordonator special de proiect (banchet final, cocktail, etc.)

Diagramele organizatorice pot parea abstracte ; cu toate acestea , o organizare eficienta poate sa duca la evitarea multor probleme .

Aspecte importante: ! ! Asigura-te ca sarcinile sunt echilibrat impartite Toate sarcinile si activitatile trebuie sa fie bine definite in cadrul etapei de organizare a echipei ( tot ceea ce trebuie sa fie facut sa fie asigurat de cel putin o arie functionala ) O arie functionala trebuie sa aiba o anume autonomie , adica trebuie sa se concentreze mai degraba pe interdependeta cu alte arii functionale decat pe dependenta in luare deciziilor de alta arie functionala ( Aria marketing ar putea fi o entitate independenta , dar majoritatea deciziilor vor fi luate impreuna cu logistica , de aici rezultand o interactiune constanta)

Probleme determinate de o slaba planificare : Suprapunerea sau incarcarea responsabilitatilor, sarcinilor si a puterii de decizie Supraincarcarea unor anumite arii functionale Lipsa capacitatii de localizare in cadrul proiectului (aria mea pare mai putin importanta decat alta sau pur si simplu nu stiu care imi este pozitia) Avantaje majore ale planificarii : Concretizarea intregului proiect prin sublinierea tuturor aspectelor intr-un cadru conceptual Inlesneste descrierile de posturi si alocarea sarcinilor Pune bazele lucrului in echipa si cooperarii asertive Releva legaturile esentiale si interdependenta dintre ariile functionale Demonstreaza calitatea fiecarei arii (in consecinta, diagrama organizationala are forma unei stele) Nivelul 3: Actiuni

4
Acest material a fost pus la dispozitie de catre si nu poate fi folosit decat in scopuri educationale.

www.fwd.aiesec.ro

Aici aplicam ce am planificat. Pentru a nu pierde din vedere obiectivele generale si functionale, afisati-le pe un perete. Pentru a ne atinge cu succes obiectivele, trebuie sa tinem cont de cateva aspecte zilnice de care ne vom lovi in managementul proiectelor:

Cercurile de influenta Mediul intern (legate direct de persoanele din echipa ta: personalitate, obiceiuri, temeri, atitudini, valori, abilitati, conditie fizica, caractere, putere/performanta/ orientarea oamenilor, motivarea personala, responsabilitatea, incredere in sine in procesul de decizie, etc) Mediul extern (scoala, munca, prieteni, familie, vreme, TV, alti membri ai echipei, situatia economica, situatia politica, timpul si planificarea, resursele financiare / tehnice / umane disponibile, etc.)
Cand vine vremea sa incepi munca, multi oameni paralizeaza si nu stiu de unde sa inceapa. Ca manager de proiect, trebuie sa arati oamenilor etapele prin care trebuie sa treaca pentru a ajunge la sfarsitul proiectului.

CE, CAND, CUM FACEM Planul functional

Alaturi de toate obiectivele functionale, sub-obiective, strategii, neajunsuri, factori cheie de succes, termene si planificarea drumului critic, etc, planul este un instrument esential in orientarea membrilor echipei. Actualizari periodice ale realizarilor si rezultatelor concrete sunt recomandate pentru ca arata progresul proiectului in timp, motiveaza oamenii si creeaza un sentiment de reusita.

Sedintele
Regulate, organizate, eficiente, pe cat se poate, sedintele asigura schimbul de informatii, rezolvarea problemelor, actualizari, idei noi, luare de decizii noi, clarifica chestiuni fierbinti, motiveaza, indica progresul general, ajuta la reevaluarea prioritatilor, identifica noi surse, etc. Pentru informatii detaliate despre cum sa obtii maximum dintr-o sedinta vezi Intalniri de afaceri si sedinte eficiente.

Motivarea
Petreceri, iesiri in oras, weekend-uri petrecute cu colegii, ski, rafting, bundji jumping, camping, etc. Toate acestea va ajuta sa va distrati, sa va eliberati de tensiunea proiectului, sa participati la sesiuni de pregatire tinute de invitati speciali, etc.) Pentru mai multe informatii vezi Motivarea si Motivarea in cadrul organizatiilor.

5
Acest material a fost pus la dispozitie de catre si nu poate fi folosit decat in scopuri educationale.

www.fwd.aiesec.ro