Leadershipul in PM

Concepte cheie
 Agenda ziua 2
• Analiza SWOT
• Calitatile unui lider bun
• OTO
• Cum dai task-uri
• Feedback-ul – reguli importante
• Prezentari si sedinte eficiente in cadrul proiectului
• Modalitati de lucru cu echipa
• Organizarea Monitorizarii
• Detaliere Project Manager – responsabilitati
• Contractul de finantare
• Teambuilding tricks
 Calitati lider bun
• Observatiile nu se fac niciodata in public
• Orientat pe solutii
• Identificarea motivatiei membrilor
• Recunoasterea meritelor
• Felicitarea performantelor
• Perseverenta
• Transparenta
• Se consulta cu membrii echipei
• Flexibil
• Entuziast
• Increzator
• Incurajeaza initiativa
• Foloseste principiul: “Comporta-te cu oamenii
cum ti-ar placea sa se comporte ei cu tine” - priveste mereu din punctul de
vedere al celorlalti
 Organizarea echipelor
• In grupe functionale
• In echipe
• Organizare mixta
 OTO
• Identificarea motivatiilor personale
• Mici atentii in functie de ce ai descoperit
anterior
• Evaluarea activitatii
• Planificarea activitatii viitoare
• Incurajare si exprimarea increderii si
importantei pe care o are munca facuta de
acel om
 Cum dai taskuri?
• Taskurile se dau uninominal(fata in fata, nu
prin e-mail sau telefonic decat in cazuri
speciale)
• De preferat, in cadrul unei echipe fiecare isi
alege taskul care ii place(in limita
posibilitatilor)
• Te asiguri ca persoanei respective ii place
taskul pe care il are sau este specializata in
domeniul respectiv
 Modalitati de lucru cu echipa
• Brainstorming
• Metoda grupului nominal
• Metoda bulgarelui de zapada
• Alte metode creative
 Feedback-ul, reguli de aur
• Metoda AIR
ACTIUNI
IMPACT
REZULTAT
• Pune intrebari, nu-i spune ce sa faca
Am observat ca... Cum crezi ca ai putea sa faci
altfel? Te-ai gandit la o solutie deja sau ti-ar
placea sa gasim ceva impreuna?
 Monitorizare
• Checklist-ul proiectului
• Diagrama Gantt
• Metoda analizei retelelor
• Lista: Ce? Cine? Cand? (Lista responsabililor
de proiect)
• Lista prioritatilor
 Organizarea echipei
• „a conduce echipa înseamnă a-i lăsă pe ceilalţi să aibă succes”
• alegeţi persoane cu realizări bune şi cu experienţă în domeniul managerial;
• alegeţi tipul de organizare a proiectului în raport cu posibilităţile
membrilor echipei;
• clasificaţi rolul fiecărui membru al echipei, numiţi câte o persoană pentru
fiecare lucrare; dacă consiseraţi că sunt necesare mai multe persoane,
descompuneţi lucrarea;
• desemnaţi responsabilităţile şi lăsaţii pe membrii echipei să-şi organizeze
singuri modul de lucru;
• transmiteti echipei toate informaţiile privind proiectul;
• evitaţi să lasaţi nerezolvat problemele care apar;
• remarcaţi meritele fiecărui membru al echipei, dar nu premiaţi pentru
activităţile prestate;
• urmăriţi continuu lucrările care au fost realizate;
• solicitaţi membrilor echipei păreri asupra a ceea ce trebuie să se facă şi nu
asupra a ceea ce trebuia făcut;
• monitorizaţi activităţile persoanelor care muncesc in greu şi cu spor,
pentru că el pot avea deviaţii brusce datorită oboselii;
• nu conduceţi echipa prin stări emoţionale şi fiţi echidistant faţă de toţi
membrii săi;
• dacă este posibil, este de preferat să elaboraţi proiectul cu un număr mai
mic de oameni, chiar dacă timpul este mai lung.
Managerul de proiect trebuie să evite apariţia unor factori
ca:
• Birocraţia caracterizată prin prea multe semnături pentru a
testa o idee nouă sau obligativitatea de a-i demonstra
valabilitatea printr-o lista nesfârşită de teste de rutină
Crearea şi menţinerea unei echipe foarte numeroase este
tot o formă de birocraţie, cu efecte la fel de rele, la care se
mai adaugă şi relaţiile umane care nu sunt niciodată
perfecte între membrii unei echipe mari
• Frânarea acceptării unor soluţii noi, originale, propuse de
membrii echipei datorită structurării formaţiei de lucru
• Imposibilitatea analizării deschise a unor idei datorită
ierarhizării excesive a echipei. Astfel nu se analizează ideile
unor membrii mai tineri, se propun idei mai puţin inventive,
sau nu se pot îmbunătăţii ideile propuse
• Apariţia unor neconcordanţe între tema proiectului şi
obiectivele acestuia, care pot provoca apariţia unei lipse de
motivaţie profesională
 Responsabilitati
• să fie motivat şi să impună ritmul echipei
• să evidenţieze meritele membrilor echipei
• să comunice clar critica, care să fie sub formă constructivă
• să cultive un climat de lucru în interiorul echipei
• să facă posibilă discutarea şi decizia în comun
• să recompenseze şi să promoveze pe baza rezultatelor
• să arate înţelegere pentru partea umană şi să elimine tensiunile
• să câştige acordul general al celor interesaţi asupra rezultatelor
anticipate ale proiectului
• să formeze cea mai bună echipă posibilă
• să realizeze un plan viabil şi în permanentă actualizare
• să determine necesarul de resurse cu maximum de exactitate posibilă
• să nu supraliciteze resursele
• să câştigat ajutorul tuturor celor interesaţi
• să aibă în permanenţă dispoziţia de schimbare a planului
• să informeze pe toţi cei interesaţi cu privire la desfăşurarea proiectului
Obligaţiile MP în perioada de pregătire a
proiectului:
• obligaţii majore: identificarea şi rezolvarea
problemelor apărute; monitorizarea activităţilor;
asumarea riscurilor; luarea deciziilor;
comunicarea cu terţii
• obligaţii administrative: pregătirea
documentaţiei; efectuarea de analize; realizarea
planurilor şi a bugetelor; monitorizarea
rezultatelor obţinute şi a situaţiei proiectului
• obligaţii de fond: stabileşte legăturile cu şefii
ierarhici; comunică periodic persoanelor
îndreptăţite stadiul proiectului
Metoda
analizei
retelelor
Diagrama
Gantt
 Resursele necesare
• TIPS
- Aloca-ti rezerve de resurse
- Fa-ti timp pentru un back-up plan
 Contractul de finantare
• trebuie să aibă formă legală:
- înregistrat la toţi partenerii dacă este opozabil numai părţilor
- înregistrat la notariat pentru a fi opozabil şi unor terţi
• trebuie să specifice clar, fără ambiguităţi, rolul exact pe
care îl are fiecare parte semnatară
• semnatarii contractului sunt reprezentanţi legali ai
organizaţiilor interesate să realizeze contractul
• contractul precizează cine este managerul de proiect
(acesta este interesat să participe la negocierea
contractului pentru că el va raspunde de realizarea
acestuia)
Elemente care trebuie specificate clar într-un contract:
– numele complet al organizaţiilor participante: datele de identificare
ale acestora şi numele reprezentanţilor legal (directorul general şi
directorul economic)
– intenţia părţilor de a-şi asuma responsabilitatea pentru realizarea
proiectului
– oferta părţilor din care să reiasă condiţiile specifice în care doresc să
fie parte în contract, exprimate clar şi fără echivoc
– angajamentul părţilor de a-şi respecta obligaţiile sau termenele
precizate în contract. Este obligatorie prevederea unor penalităţi sau
stimulente, precum şi precizarea modului în care se vor rezolva
diferendele care nu pot fi rezolvate pe cale amiabilă
– stabilirea preţurilor şi a modalităţilor de plată, documente necesare
şi eşalonarea acestora
– proprietatea intelectuală, industrială şi comercială asupra produsului
obţinut
 Teambuilding tricks
• Iesiti la o bere/suc
• Luati un mic dejun impreuna
• Cheama-i pe toti la tine acasa la un joc de
carti/remi/etc.
• Mergeti intr-o excursie impreuna
• Jocuri de teambuilding la sedinte
• Concentreaza-te pe eficientizarea echipei