Project Management Creativ

5,6 Decembrie 2009

 Agenda ziua 1
• Ce este proiectul?
• Managerul de proiect?
• Pasii importanti in realizarea unui proiect
• Scop si obiective
• Ciclul de planificare al proiectelor
• Managementul riscurilor
• Resurse necesare
 Identifica proiectele:
Exemple:
• Dezvoltarea unui nou produs
• Constructia unei cladiri
• Lansarea unei noi afaceri
• Restructurarea unei organizatii
• O campanie de marketing
• Construirea unei autostrazi
• Modernizarea unui sistem de canalizare
• Organizarea unui eveniment cultural
 Proiect?
Ce este proiectul?
Comisia Europeana: : „Un proiect reprezintă un grup de
activităţi care trebuie realizate într-o secvenţă logică,
pentru a atinge un set de obiective prestabilite, formulate
de client.”

• Standardul britanic BS6079: „Un proiect ar trebui să aibă

următoarele trăsături:
– să fie nerepetitiv;
– să aibă o noutate din punct de vedere managerial;
– să implice risc şi incertitudine;
– să aibă rezultate impuse, o calitate determinată,
parametrii de siguranţă;
– costurile sunt clar menţionate iar resursele impuse;
 Managerul de proiect
Ce este managerul de proiect?
In general, managerul de proiect este
responsabil pentru succesul general al
proiectului. In unele companii, pozitia se
poate chema Coordonator de Proiect, Lider de
Echipa; oricum, aspectul cheie este ca acesta
reprezinta persoana responsabila pentru
asigurarea succesului proiectului.
 Responsabilitatile PM-ului
• Este responsabil pentru indeplinirea obiectivelor
proiectului
• Gestioneaza proiectul pentru a se asigura ca activitatile
sunt indeplinite in timp si in buget
• Identifica, urmareste, gestioneaza si rezolva problemele
ivite
• Identifica si gestioneaza riscurile
• Se asigura ca solutiile gasite sunt acceptabile calitativ
• Manageriaza activ obiectivele pentru a se asigura ca
este livrat ceea ce a fost stabilit
• Defineste si colecteaza date cuantificabile pentru a
vedea cum progreseaza proiectul
De unde porneste ideea unui proiect?

DE LA O PROBLEMA

sau

DE LA O NEVOIE
 Problema este reala?
Raspunde la intrebarile acestea:
• Cine este afectat de problema?
• A cui problema este?
• Care este impactul problemei asupra beneficiarilor
organizatiei? Asupra relatiei organizatie –beneficiar?
• Cand se manifesta efectele negative ale acesteia?
• Este problema rezolvabila cu resursele disponibile?
• Ce s-ar intampla daca problema nu este rezolvata?
• In ce stadiu se va afla problema dupa
terminarea proiectului?
In calitate de PM poti raspunde la
urmatoarele intrebari?
1.Cine sunt componentii grupurilor tinta?
2.Este oare nevoie de acest proiect? Reflecta el nevoile
comunitatii?
3.Este de acord comunitatea ca aceasta problema este
reala? Doreste comunitatea acest proiect? Care sunt
solutiile lor?
4.Care ar fi oportunitatile proiectului? Ce are el nou,
inovator?
5.Ce anume (situatie de fapt) o sa schimbe proiectul?
 Realizarea proiectului –
ordoneaza!
• Colectare de date
• Stabilire Indicatori
• Rezultate
• Stabilire obiective
• Evaluare
• Identificarea problemei
• Impact
• Sistem de M&E
• Beneficiari
• Activitati
 Pasii importanti in realizarea
proiectului
1. Identificarea problemei
2. Definirea beneficiarilor
3. Colectare de date
4. Stabilirea scopului
5. Stabilirea obiectivelor
6. Stabilirea indicatorilor
7. Analiza SWOT
8. Stabilirea activitatilor
9. Stabilirea bugetului
10. Implementarea proiectului
11. Monitorizarea si evaluarea proiectului
12. Evaluarea finala a proiectului
13. Sustenabilitatea proiectului
Fazele principale ale proiectului
 Primii pasi intr-un proiect
1. Scop
2. Obiective
 Scopul proiectelor
• Scopul proiectului este raspunsul direct la problema
identificata.
• Arata o situatie pozitiva, ameliorata a problemei ca
urmare a proiectului propus.
• Scopul: cuantificabil, evaluabil.
• Sa contina un verb la forma conjunctiva: sa faca, sa
realizeze etc.
• Enuntul trebuie sa fie scurt si concis.
• Nu trebuie sa apara necesitatea de a folosi conjunctia
‘si’.
• Nu trebuie utilizat cuvantul ‘prin’.
 Reguli pentru formularea
obiectivelor proiectului
• SMART (Specific, Masurabil, de Atins, Realist,
in Timp)
• Sa nu contina “SI”
• Sa nu contina: “sa cunoasca”, “sa stie”, “sa
inteleaga”, “sa poata”
• Sa fie formulat ca rezultat final, nu ca un
proces
 Obiectiv General
- obiectiv de dezvoltare sau obiectiv de impact
- este obiectivul anticipat pe termen lung al
proiectului
- pentru proiecte propuse sau comandate de
către o organizaţie obiectivul general se
încadrează în strategia de dezvoltare a
organizaţiei respective
Ciclul de planificare al proiectelor
 Resursele necesare
• resursele umane
• resursele financiare
• resursele tehnologice
• resursele materiale
• resursele informaţionale
• resursa timp
 Managementul riscurilor
• domenii de risc potenţial pentru un proiect:
 rezultatele proiectului
 implementarea proiectului
 resursele proiectului
 sănătate şi siguranţa
 mediul înconjurător
 eşecuri tehnice şi tehnologice
 imposibilitatea finanţării la timp
 legislaţie
 Cele mai importante riscuri
• Riscul de piata
• Riscul tehnologic
• Riscul fabricatiei
• Riscul economic:
 Riscul schimbului valutar
 Riscul cresterii costurilor de productie
 Riscul investitional
• Riscul social
• Riscul juridic
• Riscul ecologic
 Studiul unui risc
1. Descriere risc

2. Analiza riscului(Worst case scenario)

3. Gestionarea riscului
 Riscul de piaţă

 se referă la modul în care este primit de către piaţă

„produsul” oferit de proiect
 se manifestă prin variabilitatea volumului şi/sau a preţului
produsului
 caz limită - „produsul” nu va fi vandabil
 măsuri pentru reducerea riscului:
• realizarea unui studiu de piaţă
• cunoaşterea mediului concurenţial
 Riscul tehnologic
 se referă la posibilele efecte ale tehnologiei folosite asupra
produselor, operatorilor sau a mediului (specific proiectelor
cu caracter industrial)
 riscurile tehnologice invizibilele (toxic, chimic, incendiu,
nuclear) trebuie tratate separat
 caz limită - tehnologia prevăzută nu dă rezultatele scontate;
„idea” tehnologică nu este corectă şi produce efecte
nedorite
 măsuri pentru reducerea riscului:
• schimbarea tehnologiei
• elasticitatea procesului tehnologic pentru a permite
adaptări şi schimbări
• eforturi tehnologice investiţionale
 Riscul fabricaţiei
 generat de disfuncţionalităţile tehnologice şi organizatorice în cadrul
activităţilor de producţie
 exemple: rebuturi, neîncadrarea în consumurile planificate, defecte
ale utilajelor etc.
 caz limită: nerealizarea calităţii şi/sau a productivităţii
 măsuri pentru reducerea riscului:
• controlul calităţii
• controlul sistematic al proceselor
• monitorizarea proceselor cu risc mărit
• calificarea muncitorilor
• verificarea / schimbarea maşinilor utilizate
• asigurarea unui management tehnic competent
 Riscul economic

 determinat de evoluţiile conjuncturale ale mediului economic

 cuprinde tot ce cauzează incertitudini în solduri, în costuri şi în
preţuri
 conduce la modificări de profit
 Riscul schimbului valutar
apare numai în cazul în care proiectul apelează la
importuri, sau produsul finit este destinat
exportului şi poate avea efecte negative sau
pozitive
caz limită: imposibilitatea derulării proiectului
datorită neefectuării importurilor
măsuri pentru reducerea riscului:
• contractele de cumpărare sau vânzare să prevadă în
moneda naţională la un preţ dinainte fixat
 Riscul creşterii costurilor de
fabricaţie
 apare datorită fenomenului inflaţionist care se manifestă
pe o piaţă nestabilizată (în cazul proiectelor derulate pe o
perioadă mai îndelungată acest risc este important)
 creşterea costurilor de fabricaţie şi a preţurilor pentru
materia primă şi combustibil se pot datora şi erodării
puterii de cumpărare a monedei ce urmează a fi încasată
după o anumită perioadă
 caz limită: insuficienţa resurselor
 măsuri pentru reducerea riscului:
• introducerea unei marje asiguratorie la preţul negociat
• introducerea în contract a unor clauze de
revizuire sau de ajustare a preţurilor
 Riscul investiţional

apare din cauza neobţinerii profitului impus de

investitori; acest profit este precizat iniţial de prognoza
financiară a proiectului iar pe termen îndelungat
prognozele au erori relativ mari
caz limită: nerealizarea profitului planificat
măsuri pentru reducerea riscului:
• îmbunătăţirea prognozelor
• alegerea variabilelor timp-cost ale proiectului astfel încât
să se obţină profitul maxim
• modificări în planul de activităţi
 Riscul social
 decurge din relaţiile cu membrii echipei proiectului
 exemple: demotivarea membrilor echipei, numărul persoanelor
din echipă, experienţa de lucru în echipă, fluctuaţiile de
personal, afinitatea dintre persoane, colaboratorii, cheltuieli
prea mari cu forţa de muncă, lipsa de calificare pe tema dată a
membrilor echipei
 caz limită: imposibilitatea terminării proiectului din cauza lipsei
personalului calificat
 măsuri pentru reducerea riscului:
• evaluări periodice ale membrilor echipei
• modificări de salarii
• realizarea conexiunii dintre rezultate şi salarii
 Riscul juridic
decurge din incidenţa legislaţiei naţionale asupra
activităţilor desfăşurate în cadrul proiectului
exemple: riscul pierderii sau distrugerii mărfurilor
cumpărate, riscul plăţii unor impozite
suplimentare, riscul unor penalizări economice,
riscul unor raportări greşite
caz limită: întreruperea activităţilor în cadrul
proiectului cu penalităţi financiare
măsuri pentru reducerea riscului:
• angajarea în echipă a unui contabil performant
• asigurarea asistenţei permanente din
partea unui jurist
• respectarea recomandărilor primite
 Riscurile ecologice
 sunt legate de mediul înconjurător

 se datorează tehnologiilor presupuse a fi utilizate în proiect,

care sunt poluante, sau a materialelor utilizate în proces,
care sunt periculoase, deci interzise
 caz limită: imposibilitatea realizării sau valorificării
produsului obţinut prin proiect
 măsuri pentru reducerea riscului:
• aprofundarea legislaţiei în vigoare
• tehnologie flexibilă care să permită uşor unele modificări.