Management de proiect

Reguli

• Participăm activ, suntem aici sa ne alegem cu ceva

• Urmărim rezultate

• Învăţăm din experienţele altora

• Respectăm opiniile celorlalţi

• Ne păstrăm mintea deschisă

• Telefoanele pe silentios

• Fiecare isi stabileste prioritatile

Poziţionarea programului

Cunoştinţe

Procese Abilităţi
Poziţionarea programului

Obiectivul nostru

Abilităţi
Nu poţi învăţa pe nimeni nimic.
Poţi doar să ajuţi oamenii să se
descopere.

Galileo Galilei
Realitatea proiectelor

Ce a înţeles coordonatorul de Cum l-a descris consultantul

Cum a explicat clientul proiect Ce a proiectat analistul Ce a scris progamatorul de vânzări

Cum a fost acordată asistenţa

Ce au instalat cei de la Cum a fost facturat clientul tehnică Ce vroia clientul
Cum s-a făcut documentarea operaţiuni
Obiectivele programului

La sfârșitul programului veți fi în măsură să:

• Definiți un proiect;
• Faceți diferența între proiect și proces;
• Enumerați principalele faze ale unui proiect;
• Definiți dimensiunea unui proiect prin principalele
sale restricții;
• Enumerați rolurile persoanelor implicate în proiect;
• Elaborați harta proiectului;
• Să identificați cel puțin 2 instrumente de lucru în
fiecare etapă a proiectului
Sesiunea 1

Ce este un proiect...
Ce e un proiect?

“Un proiect e o problemă care are o

soluţie planificată!”

- Joseph Juran
Definiţie

Un proiect e o sarcină unică, cu un

început şi un sfârşit clar definite, cu
scop și obiectiv, un buget dat şi o
echipă temporară.
Diferenţa dintre proiect şi proces

Proiect Proces

• Continuu
• Timp limitat
• Fără experienţă • Experienţă relevantă
• Unic • Repetitiv
• Risc ridicat • Risc scăzut sau lipsă
• Rezultat estimat • Rezultate previzibile
Factori ce duc la eșuarea proiectelor
Clasic Comportamental
Lista de activități prost definită
Ierarhie înaltă
Fără infrastructură de raportare
Estimări prea pesimiste/optimiste
Lipsa disciplinei în conducerea
schimbării
Comunicare formală inadecvată
Resurse alocate ineficient
Stil de conducere inadcvat
Fără viziune comună
Așteptări nerealiste
Relații interpersonale și comunicare
informală slabă
Clienții sau utilizatorii nu cumpără sau
nu agrează schimbarea
Moral scăzut
Lipsă de training
Factori ce duc la eșuarea proiectelor

Clasic Comportamental
Nu există răspundere pentru
Echipe slabe
rezultate
Roluri prost definite Cultura nu susține proiectul
Lipsa uneltelor Lipsa increderii între participanți
Dimensiuni slab definite Așteptări false sau nerealiste
Cerințe neclare Sponsor slab sau inexistent
Timp alocat greșit Transfer mediocru de cunoștințe
Factori ce susțin succesul proiectelor

Clasic Comportamental
Obiective clar definite Acord solid asupra obiectivelor

Lista de activități bine definită Determinare în atingerea obiectivelor

Relații clare de raportare Moral ridicat

Disciplina schimbării bine

Echipe eficace
implemetată

Existența canalelor de comunicare Cooperare între participanți

Receptivitate la feedback
Păstrarea dimensiunii proiectului
pozitiv/negativ
Cultură receptivă la conducerea
Estimări rezonabile
proiectelor
Factori ce susțin succesul proiectelor

Clasic Comportamental
Tehnici funcționale de monitorizare Așteptări realiste

Cerințe clare Rezolvarea eficientă a conflictelor

Marjă de timp rezonabilă Sponsor implicat

Activități distribuite uniform Relații bune client-furnizor

Etapele proiectelor

Lansare

Entuziasm

Deziluzie

Haos
Căutarea
vinovaţilor Pedepsirea
nevinovaţilor Recompensarea
neparticipanţilor
Etapele unui proiect
Raport
Harta de stare Evaluare
Planul Raport
proiectului finală
calitate

Propune Planifică și
Execută Inchide
(definește) organizează

Control
Instrumente
De control Evaluarea
Minuta satisfacției
ședinței clientului
Verificări
Lecții
învățate

CLIENT
Constrângeri

Performanţă
Cost
Dimensiune

Timp
IEEE Std 1490-2003
Project Management Body of Knowledge (PMBOK)
Arii de competență
1. Project Integration Management
Procese 2. Project Scope Management
1. Initiere 3. Project Time Management
2. Planificare 4. Project Cost Management
3. Executie 5. Project Quality Management
4. Monitorizare 6. Project Human Resource Management
si Control 7. Project Communications Management
5. Inchidere 8. Project Risk Management
9. Project Procurement Management

In Proces Out
-Tehnici
- Metode
Ciclul de viaţă al proiectului

Definire Planificare Organizare Execuţie Încheiere

Control
Sesiunea 2

Planificarea proiectelor
Ciclul de viaţă al proiectului

Definire
Definirea proiectului

• Parametrii proiectului

• Analiza situaţiei

• Principalele poziţii în desfăşurarea

proiectului
Parametrii unui proiect

• Α. Timp

• B. Resurse

• C. Cost

• D. Calitate
Analiza situaţiei - SWOT

S - PUNCTE TARI W - PUNCTE SLABE

Intrinsec

Pozitiv Negativ
O - OPORTUNITĂŢI T - AMENINŢĂRI
Mediu extern
Principalele poziţii
• Sponsorul proiectului
• Persoana care furnizează resursele şi cea care răspunde de succesul
proiectului
• Coordonatorul proiectului
• Persoana răspunzătoare de alocarea resurselor pentru a determina
realizarea obiectivelor
• Echipa de proiect
• Persoanele care participă direct la realizarea activităților proiectului
• Beneficiarul proiectului vs Utilizatorul
proiectului
• Cel care va utiliza rezultatele proiectului
• Stake-holder
• Orice persoană care va fi influențată de efectele proiectului
Ciclul de viaţă al proiectului

Definire Planificare

•Parametrii
•Analiză SWOT
•Asumarea poziţiilor
Toţi project managerii au nevoie de noroc, numai că
sunt mai norocoşi cei care planifică mai bine!
— Proverb
O carte se citeşte de la început spre sfârşit. Afacerile se
conduc invers. Începi cu sfârşitul şi apoi faci tot ceea ce
trebuie să faci ca să ajungi acolo.
— Harold Geneen
De ce facem proiecte?

Satisfacția
clientului

SCOP
Statistici privind proiectele IT
365 de respondenți, 8380 aplicații in bănci, producție, retail, sănătate, asigurări,
servicii...

• 31% din proiecte se opresc înainte de a

livra rezultate.
• 52% sunt finalizate, dar:
• costurile sunt mai mari cu 189%
• timpul este depășit cu 222%
• 16% sunt terminate la timp, încadrate în
buget și cu rezultatele planificate
obținute.
Rapoartele de cerecetare Standish Group se găsesc la http://www.standishgroup.com
Procesul de planificare

Scop

Obiective
Riscuri
Strategii
Control
Acţiuni

Resurse Responsabili Termene

Planuri
Rezultate de avarie
Stabilirea obiectivelor

“Vrei să-mi spui şi mie, te rog, în

ce parte să o iau ?”
“Asta depinde foarte mult de
locul în care vrei să ajungi”, a
spus Pisica.
“Păi nu prea-mi pasă unde o să
ajung”, zise Alice.
“Atunci n-are nici o importanţă
pe unde o iei”.

Lewis Caroll. Alice în Ţara

Minunilor
Obiective “SMART”

Specifice
Măsurabile
Asignabile, ambiţioase
Realiste relevante
,

Temporizate
Atributele obiectivelor
Nu exista un consens larg asupra semnificatiei. Cele mai des intalnite sunt:

Litera Inteles Interpretari alternative

S Specific Significant, Stretching, Simple

M Measurable Meaningful, Motivational, Manageable
Appropriate, Achievable, Agreed, Assignable, Actionable,
A Attainable
Action-oriented, Ambitious, Aligned
Realistic, Results/Results-focused/Results-oriented,
R Relevant
Resourced, Rewarding
Time-oriented, Time framed, Timed, Time-based,
Timeboxed, Timely,
T Time-bound
Time-Specific, Timetabled, Time limited, Trackable,
Tangible
E Evaluate Ethical, Excitable, Enjoyable, Engaging
Rewarded, Reassess, Revisit, Recorded, Rewarding,
R Reevaluate
Reaching
Întrebări pentru stabilirea obiectivului

• Ce obiective am de atins?

• Pentru cine este acest proiect?

• Ce probleme va rezolva acest proiect?

Definiți harta unui proiect ce urmează a fi realizat
sau care tocmai a început.
Carta Proiectului
Impactul asupra afacerii
• De ce vrem sa facem acest lucru?
Care este beneficiul?
• Care este valoare pe care o livrează proiectul?
(RON, USD, EUR)
• Cum susține acest proiect strategia existentă?
Definirea scopului
• Ce urmează să livrăm, în mod specific?
• Care sunt obiectivele și țintele de îmbunătățire?
• Cum va fi măsurat succesul?
Ce parametrii vor fi măsurați? Definiți y=f(x).
Planul Proiectului
• Ce vom face efectiv? (cine/ce/cum/cand)
• Când vom termina toate activitățile?
• Care sunt momentele cheie? (milestones)
Definirea oportunității sau a problemei
• Cu ce problemă ne confruntăm noi sau clienții
noștrii?
• Ce este greșit sau nu funcționează?
• De ce credem că putem genera propunerea de
valoare descrisă în simulare (Business case)?
Dimensiunea proiectului
• Care sunt limitele inițiativei?
De unde începe și unde se termină proiectul?
• Ce arii/domenii/segmente sunt vizate?
• Ce autoritate avem?
• Ce NU este cuprins de proiect?
(daca pot exista interpretări/confuzii)
Echipa de Proiect
• Cine sunt membrii echipei?
• Care este rolul lor?
• Cat din timpul lor va fi dedicat proiectului?
Despre presupuneri

• Nu face presupuneri!
• Intocmeste un document separat “Ipoteze de lucru” în
dosarul proiectului
• Nu te aştepta ca altcineva să îţi citească gândurile, ţie sau
altcuiva.
• Pune în documentul iniţial cât mai multe din
presupunerile pe care le faci şi evidenţiază-le ca atare.
• Să nu fii surprins dacă ceilalţi nu vor fi de acord cu
presupunerile tale. Acum e timpul să rezolvaţi aceste
probleme - înainte de începerea proiectului!
Alegera strategiei

1. Generează alternative

2. Evaluează alternative

3. Alege o alternativă pe care o consideri

cea mai benefică
“Dacă-l poţi visa, îl poţi face!”

Walt Disney
Generarea alternativelor

Reguli de brainstorming
• Exprimă-te liber
• Nu critica NICIODATĂ
• Ideile fanteziste sunt bine venite
• Nu aştepta, vorbeşte!
• Urmăreşte cantitatea, nu
calitatea ideilor
• Construieşte pe ideile celorlalţi
• Toate ideile sunt scrise
“Nu gândeşti! Eşti doar logic.”

Niels Bohr într-o dezbatere publică cu Albert Einstein

Generarea alternativelor

• Dezvoltă creativitatea!!!
“To Be is To Do”
Jean-Jaques Rousseau

“To Do is To Be”
Jean-Paul Sartre

“Do Be Do Be Do”
Frank Sinatra
Blue Ocean

W. Chan Kim & Renee Mauborgne

Ce-i de făcut? (Work Breakdown Structure)

• Identifică toate sarcinile individuale (Work

Package - WP) necesare pentru realizarea
proiectului
• Se concentrează pe livrabile
• Poate fi organizată
• În funcţie de fazele proiectului
• În funcţie de componente
Work Packages

• Reprezintă unitatea fundamentală din

cadrul unui WBS

• Sunt componentele pe baza cărora se fac

estimările de timp şi resurse

• Pot fi asignate ca un subproiect

Diagrama GANTT
JAN FEB MAR
Dur
1 8 15 22 29 5 12 19 26 5 12 19 26

Activitatea A
#

Activitatea B #

Activitatea C #

Activitatea D #

Şedinţe de
revizuire
Matricea responsabilităţilor (RASCI)

Funcţiuni

1 2 3 4 5 6 7 Legendă:
Sarcina A R = Responsabilitate
primară
Sarcina B
A = Aprobă
Sarcina C
S = Susţinere
Sarcina D
C = trebuie Consultat
Sarcina E
I = trebuie Informat
Sarcina F
 Diagrama logică

Etapa G

Etapa C
Etapa A Etapa H
Start Stop
Etapa E

Etapa J
Etapa B

Etapa F Etapa I
Diagrama PERT
Project Evaluation and Review Technique

• Tehnică de planificare şi control

• Metodă de alocare a resurselor
• Instrument de prezentare util; prezintă activităţile în
succesiunea lor logică şi interdependenţele dintre ele
• Evidenţiează drumul critic al proiectului
(activităţile prioritare)
• Uşurează efortul de replanificare
şi realocare a resurselor
Diagrama PERT - PAŞI

• Identifică toate activităţile proiectului

• Stabileşte legăturile logice şi interdependenţele dintre
activităţi
• Estimează timpul de realizare a fiecărei activităţi
• Construieşte diagrama, constând din:
• Săgeţi - activităţile proiectului
• Noduri – evenimentele proiectului
• Drumuri – secvenţele de activităţi
• Calculează timpul minim şi timpul maxim de apariţie a
fiecărui eveniment
• Calculează marja de timp pentru fiecare activitate
Diagrama PERT

Evenimentul i Evenimentul j
Nr. nodului
i Activitatea i-j j
mi Mi Tij mj M j

Timpul de realizare Timpul minim de

Timpul maxim de
a activităţii apariţie a
apariţie a
evenimentului
evenimentului

Marja de timp a
Mij = Mj- mi - Tij
activităţii
 Diagrama PERT – pe evenimente

3 6
8 9 16 16
A23 A35 A56 A67
6 6 1 2
1 A12 2 5 A57 7
A34 1
0 0 2 2 2 15 15 1 18 18
A24 A45
10 3
4
12 12
Drumul critic

Drum critic = lanţul de evenimente cu marjă de timp zero

(pentru care durata de realizare cea mai scurtă corespunde cu durata de realizare
cea mai lungă a proiectului).
Diagrama PERT – pe activități
Etapa G

Etapa C

Etapa A Etapa H
Start Finish
Etapa E

Etapa J
Etapa B

Etapa F Etapa I

Cel mai Cel mai

devreme Durata devreme
moment de activităţii moment de
început încheiere

Etapa/Activitatea/Responsabil

Cel mai Cel mai

târziu Timp târziu
moment de disponibil moment de
început încheiere
NOD
PERT
Sistemul de monitorizare

• Definirea “bornelor proiectului” =

standarde şi obiective parţiale (SMART)
după care se va măsura progresul
proiectului
• Identificarea surselor de informaţii
• Responsabilitatea şi metodologia măsurării
• Asigură siguranţa îndeplinirii proiectului
prin dublu control al obiectivelor şi
strategiei definite mai devreme.
Sistemul de monitorizare - exemplu

Categorii de Ce se Cine Cine Cum sunt Termen

informaţii monitorizează colectează foloseşte utilizate
datele datele datele

1. Activităţi

2. Rezultate

3. Venituri -
cheltuieli
4. Resurse
materiale
5. Personal

6. Factori
externi
Sistem de raportare - exemplu

Tip raport Responsabil Conţinut Termen

Raport ...

Raport...
Ciclul de viaţă al proiectului

Definire Planificare Oganizare

•Parametrii •Obiectivele
•Analiză SWOT •Strategia

•Asumarea poziţiilor •Planificarea acţiunilor

Control

•Bornele proiectului
•Responsabilitatea şi metodologia măsurării
Identificarea şi analiza sarcinilor

• Fiecare acţiune principală este demontată

în sarcini
• Sarcinile sunt analizate şi planificate
• În cadrul proiectelor complexe o metodă
foarte buna de control este ierarhizarea şi
codificarea în Work Breakdown Structure
(W.B.S.)
Matricea responsabilităţilor
Exemplu

Sarcină / Funcţiuni
Oameni 1 2 3 4 5 6 7 Legendă:
Sarcina A A R C I R = Responsabilitate
primară
Sarcina B A R C S
A = Aprobă
Sarcina C A R C S
S = Susţinere
Sarcina D A R C S
C = trebuie Consultat
Sarcina E A R I
I = trebuie Informat
Sarcina F A R I S

39
Analiza părților implicate
Poziția părților implicate

Puternic Moderat Susținător Susținător

Nume Neutru
împotrivă împotrivă moderat puternic

Neutru Susținător
Oponent
puternic
Alocarea de resurse

Procesul de alocare a resurselor trebuie să răspundă la

următoarele 4 întrebări:

 Ce durată de timp este disponibilă?

 Câţi oameni sunt disponibili?

 Ce tehnologie este disponibilă?

 De câţi bani dispunem?

 Procesul de alocare de resurse

• Folosiţi mai eficient resursele dacă vă concentraţi

timpul şi eforturile pe sarcinile critice în loc să
risipiţi timp şi resurse cu subsarcini şi sarcinile
critice să sufere de lipsă de resurse.

• Reevaluaţi proiectul în desfăşurare pentru a

realoca resurse în funcţie de obstacolele
neaşteptate apărute şi să folosiţi avantajul
îndeplinirii unor sarcini mai devreme.
Ciclul de viaţă al proiectului

Definire Planificare Oganizare Execuţie

•Analiza sarcinilor

•Obiectivele •Determinarea
•Parametrii responsabilităţilor
•Analiză SWOT •Strategia
•Alocarea de
•Asumarea poziţiilor •Planificarea resurse
acţiunilor

Control
•Milestone •Evaluarea
•Responsabilitatea periodică a
şi metodologia progreselor şi
măsurării alocării de resurse
Mediul proiectului

Cerinţe tehnice obiective proiect

scopuri clare

leadership clar
schimbare

nou şi temporar
Rolul coordonatorului de proiect

coordonează monitorizează
Coordonatorul de proiect

coordonează

duc la îndeplinire produc

Persoane Procese Rezultate
Rolul coordonatorului de proiect

• Clarifică obiectivele
• Desemnează rolurile
• Încheagă echipa repede
• Mobilizează echipa şi menţine motivarea
• Comunică la toate nivelele
• Influenţează echipa şi are o bună comunicare
interpersonală
• Are viziunea de ansamblu a proiectului
• În primul rând este pasionat şi dăruit
Sesiunea 3

Despre echipe şi roluri

De ce echipe?

• Productivitate mai mare

• Utilizare eficace a resurselor
• Mai bună rezolvare a problemelor
• Calitate mai bună a produselor şi serviciilor
• Mai multă creativitate şi inovare
• Decizii mai bune
• Asumarea deciziilor de către participanţi
Caracteristicile echipelor eficace

• Scop clar • Roluri şi sarcini clare

• Lipsă de formalism • Conducere împărtăşită
• Participare • Relaţii externe
• Ascultare • Diversitate de stiluri
• Dezacord civilizat şi • Auto evaluare
constructiv
• Decizii în consens
• Comunicare liberă şi
deschisă
Semne de disfuncţionalitate I
• Membrii echipei nu pot descrie misiunea
• Întâlnirile sunt formale sau tensionate
• Se vorbeşte mult dar nu se ajunge la nici o concluzie
• Se vorbeşte mult dar se spune puţin
• Dezacordurile se exprimă în afara cadrului întâlnirii
• Deciziile se iau de către şef, cu participare mică din
partea celorlalţi
Semne de disfuncţionalitate II

• Membrii echipei nu sunt sinceri unii cu ceilalţi

• Confuzie sau dezacord în ceea ce privesc rolurile şi/sau
sarcinile
• Restul organizaţiei nu cooperează
• Prea mulţi oameni cu acelaşi stil de lucru
• Echipa nu şi-a evaluat niciodată rezultatele
Stadii în evoluţia echipei

Implicare
Performanță

Formare

Normare
* Încheiere

Furtună

Competenţă
după Bruce Tuckman
Ciclul de viaţă al proiectului

Definire Planificare Oganizare Execuţie Încheiere

•Parametrii •Obiectivele •Analiza sarcinilor •Formarea echipei
•Analiză SWOT •Strategia •Determinarea •Conducerea prin
resonsabilităţilor obiective
•Asumarea •Planificarea
•Alocarea de •Coordonarea
poziţiilor acţiunilor activităţilor zilnice
resurse

Control
•Bornele proiectului •Evaluarea •Evaluarea
•Responsabilitatea periodică a periodică a
şi metodologia progreselor şi performanţelor
măsurării alocării de resurse individuale
Încheierea proiectului
• Finalizare proiect
• Încheierea subproiectelor
• Documentarea procesului

• Livrarea către beneficiar

• Predare documentaţiei
• Instruire beneficiarului
• Organizare mentenanţei
• Evaluarea satisfacţiei clientului

• Evaluare proiectului
• Evaluare procedurii
• Evaluare rezultatelor
• Evaluare echipei

• Comunicarea rezultatului
Ciclul de viaţă al proiectului

Definire Planificare Oganizare Execuţie Încheiere

•Analiza sarcinilor •Formarea echipei •Finalizare

•Obiectivele •Determinarea •Conducerea prin •Livrare

•Parametrii responsabilităţilor obiective
•Strategia •Evaluare
•Analiză SWOT •Alocarea de •Coordonarea
•Asumarea poziţiilor •Planificarea acţiunilor activităţilor zilnice •Comunicare
resurse rezultat

Control
•Milestone •Evaluarea •Evaluarea •Măsuri corective
•Responsabilitatea periodică a periodică a
şi metodologia progreselor şi performanţelor
măsurării alocării de resurse individuale
Sesiunea 4

Leadership de proiect
“Nimic nu este imposibil pentru cine nu trebuie să facă
acel lucru!”

Proverb
Caracteristicile unui şef bun

• Experienţă de organizare şi conducere.

• Contact cu resursele
• Abilităţi de a coordona resurse diverse
• Abilităţi de comunicare şi sistematizare
procedurală.
• Abilitatea de a delega şi monitoriza munca
• De încredere!
Un proiect ratat din start

Director General

Departament A Departament B Departament C Departament D ETC

Sarcină Sarcină Sarcină Sarcină

Sarcină Sarcină Sarcină Sarcină

Şef de proiect
Sarcină Sarcină Sarcină Sarcină

Sub Sarcină Sarcină Sarcină

Sub Sarcină

Sub Sarcină
Diagrama organizaţiei

Şef de proiect

Departament A Departament B Departament C Departament D ETC

Sarcină Sarcină Sarcină Sarcină

Sarcină Sarcină Sarcină Sarcină

Sarcină Sarcină Sarcină Sarcină

Sub Sarcină Sarcină Sarcină

Sub Sarcină

Sub Sarcină
Sesiunea 5

Aplicație -
“Planificarea
proiectelor”
Simulare

• Pasul 1
• Răspuns individual

• Pasul 2
• Răspuns de grup
prin consens
Opinia expertului

Definire Organizare
1.J 8.C
9.R
10.K Control
Planificare
11.N 17. B
2.H
18. O
3.E
Execuţie 19. L
4.P
12. A 20. F
5.S
6.D 13. I
7.T 14. Q
15. G
16. M
Evaluarea cursului

• Ţi-ai îndeplinit obiectivele?

• Ce ai învăţat?
• Ce ai de gând să schimbi în perioada
imediat următoare?
• Cum?
• De ce sprijin şi resurse ai nevoie?
• Ce ar trebui să facem noi mai bine data
viitoare?
 COD Voucher reducere: ASCENDIS01

Intră pe site-ul http://librarie.carturesti.ro şi pentru că eşti cursant

ASCENDIS benficiezi de o reducere de 20% la orice carte cumpărată.

Vizitează raftul ASCENDIS !

Vă mulțumim!

facebook.com/ascendis.ro

twitter.com/ascendis_ro

ASCENDIS Group

www.ascendis.ro