Curs Project Management

9 aprilie 2012

Bun venit!
Nume Companie Experien in PM Ateptri

Obiective
nelererea importanei unei abordri structurate a proiectelor i a beneficiilor aplicrii unor procese specifice nvarea unor metode de project management Aplicarea unor metode i vedere de ansamblu asupra proceselor

Succes n project management?

16% succes 32% succes parial 52% eec

De ce?
Planificare proast Resurse neadecvate Lipsa unui suport din partea conducerii Comunicare proast Conflicte ntre departamente i oameni Roluri i resposabiliti prost definite Obiective neclare Schimbri n rezultatul urmrit Ignorarea semnalelor de avertizare Ateptri nerealiste.

Cteva secrete
Consisten Succes repetabil Best practices Flexibilitate i creativitate

CE ESTE UN PROIECT?

Ce este un proiect?
O activitate temporar efectuat pentru a crea un produs sau serviciu unice. Explicaii
Activitate = efort, munca Temporar = are un nceput i un sfrit Produs = obiect tangibil Serviciu = aciunea, faptul de a sluji, a servi Unic = unul singur

 Inelegerea (mprtit) a ceea ce este necesar pentru a livra produse sau servicii ntr-un mod eficient Disciplina de a planifica, organiza i gestiona resurse pentru a atinge obiectivele proiectului

Ce este Project Management?

CICLUL UNUI PROIECT

Cteva definiii
Baseline Livrabile Change requests

Ciclul unui proiect

Faza 1

Faza 2

Faza 3

Faza...

Faza n

Iniiere

Execuie

ncheiere

Un ciclu mai complex

Formulare concept

Evaluare concept

Verificare scop

Design

Construcie

Aplicare

Mentenan

ncheiere

Necesarul de resurse

Exemplu
Iniiere Definire Planificare Implementare ncheiere

Iniiere Obinerea aprobrii pentru demararea proiectului. Definire Documentarea scopului, livrabilelor i metodelor de lucru. Planificare Crearea planului de activiti, ordonarea lor, alocarea bugetelor, etc. Implementare Executarea i gestionarea planului. ncheiere Revizuirea formal a proiectului, lecii nvate i predarea documentaiei.

Perfecionarea continu
Lecii nvate

Iniiere

Definire

Planificare

Implementare

ncheiere

PROCESE

Procese (PMBOK)

 Inputs

ITTO

Mediul companiei, procese existente, project plan, informaii despre performana proiectului, etc.

Tools & Techniques

Expert judgement, sisteme informatice, etc.

Outputs
Schimbri (change requests), modificri (updates), etc.

ITTO

SELECTAREA, INIIEREA I DEMARAREA PROIECTELOR

Cum apar proiectele

Proiectele se selecteaz! (proiecte multe, resurse limitate) Metode de selecie: tiinifice sau ... intuitive

Project Charter
Autorizarea formal de ncepere a activitii Licena de proiect Persoan extern proiectului cu autoritate n:
Finanare Alocare de resurse Susinerea proiectului

Sponsorul proiectului.

De ce e nevoie de un Project Charter?

Pentru a obine aprobarea de a ncepe proiectul Folosirea resurselor Comunicarea cu persoanele interesate (stakeholders) dar i cu tere pri Stabilirea clar a ateptrilor.

Componentele unui Project Charter

Misiunea Scopul Obiectivele Presupunerile Constrngerile Jaloanele (milestones) Riscuri Persoane interesate Semntura oficial.

Obiective SMART Specific Measurable Attainable Relevant Time-bound

 Nu presupune! Documenteaz presupunerile!

Presupuneri

TRIPLA CONSTRNGERE

Tripla constrngere

Mica nelegere

Modificarea Timp mai scurt Cost redus

Ajustarea Cost mai mare Mai mult timp

Alernativa Renunarea la calitate sau scop mai limitat Renunarea la calitate sau scop mai limitat Cost mai mare

Calitate ridicat

Mai mult timp

Stabilirea prioritilor

Constrngerea TIMP COST CALITATE

Prioritate 1

Prioritate 2

Prioritate 3

Msurare Termen limit: 1 ianuarie

X X X

Cost total: 1M Zero bug-uri

Clientul sau sponsorul le stabiliete la nceput Se pot schimba n timp dar cu mult grij

PROJECT MANAGEMENTUL N COMPANII

Proiect, program, portofoliu

Project managementul n organizaii

Organizaii funcionale Organizaii matrice slab/echilibrat/puternic Organizaii organizate pe proiecte.

DEFINIREA UNUI PROIECT

Persoane interesate - stakeholders

Indivizi sau organizaii implicate direct sau al cror interes poate fi afectat pozitiv sau negativ de ctre proiect Analiza stakeholder-ilor Exemple:
Sponsor Client Beneficiar Echipa ...
Stakeholder Interes n proiect Analiza de impact

Creterea suportului i reducerea obstacolelor

Influena

Roluri
Beneficiarul
Sponsorul Project Office Echipa de management Utilizatorul

Entiti externe
Clieni Furnizori Agenii guvernamentale ONG

Clientul Initiatorul proiectului Project Manager-ul i echipa sa Consultani interni

Atenie la Project Manager!

Tiranul Proceduralul Alunecosul Panicardul

Specialist/Generalist/Profesionist

Un project manager trebuie s...

...tie!

...poat!

...scape!

Echipa de proiect
Cunoscui, n prealabil Negociere Achiziie Echipe virtuale.

Definirea scopului
Poate face diferena ntre succes i eec!!! Scopul unui produs versus scopul unui proiect
Produs: suma caracteristicilor care definesc produsul creat de proiect Proiect: toate activitile i resursele necesare pentru a produce produsul sau serviciul

RISCURI

Identificarea riscului
Scenariul de risc = cum poate un eveniment s afecteze rezultatele proiectului Scor pentru probabilitate, impact i grad de control:
1 Redus 2 Mediu 3 Ridicat

Calculul indexului de risc

Indexul de risc = (Probabilitate x Impact) / Control

Aciuni posibile:
Ignorare Eliminare - Reducere - Transferare

Exerciiu
ID Scenariu Probabilitate Impact Control Index

1 2 3 4

Stakeholderi indisponibili Furnizorii livreaz prea trziu Oamenii demisioneaz Modificri n cerine

PLANIFICAREA I PROGRAMAREA PROIECTULUI

Cum apar activitile?

Alte surse pentru activiti: template-uri

Nu reinventai roata! Lucrai cu alte echipe de proiect pentru a folosi template-uri Template-ul este un punct de start, fiecare proiect este unic Chiar i cu personalizare, template-urile salveaza timp.

Work Breakdown Structure (WBS)

Subdivizarea livrabilelor n componente mai mici i mai uor de gestionat

Exerciiu cu WBS
Gandii-v la o activitate intern mprii-o n activiti mai mici dup modelul WBS

Matricea responsabilitilor (RACI)

Sponsor Definirea proiectului Managementul riscului R Responsible Design detaliat A Accountable Informare sptmnal C Consulted I Informed A A A I R S I Project Manager A R Responsible R Sponsor R Informed Echipa de proiect R R R R Project Office I C C I

Exemplu

Studiu de caz: de ce eueaz proiectele software?

Clienii n-au habar de ce vor de fapt Clientul n-a vrut s plteasc pentru viziunea noastr Specificaia era un dezastru A trebuit s facem mult research Tocmai ne-a plecat programatorul ef Noi nu ratm niciodat. Mai ntrziem uneori dar mereu livrm la timp

Comunicare simplificat
Fiecare stakeholder trebuie s primeasc exact detaliile care l privesc Managerii nu vor s tie toate detaliile Elevator pitch

 Gndii-v la un proiect la care lucrai n prezent! Pe rnd, prezentai-mi proiectul n...

Exerciiu

10 secunde!!!

Plan de comunicare
Comunicare Informare echip Buletin sptmnal Raport incidente tehnice Buget i calendar Realizri i probleme Milestones Monitorizare costuri Top 5 riscuri Format Intranet, email Intranet, email Email Fiiere, grafice, etc. Intranet, email Intranet, email Intranet, email Intranet, email Frecven Zilnic, ora 9 Sptmnal Imediat bi-sptmnal sptmnal sptmnal sptmnal sptmnal Distribuie Echip i unii stakeholderi Echip, sponsor, management IT / alii Sponsor, management Toii stakeholderii interni Toii stakeholderii interni Toii stakeholderii interni Toii stakeholderii interni

REPREZENTAREA ACTIVITILOR: DIAGRAME

Diagrame de context
PM Srl

Management

Vnzri

IT

Financiar

Resurse umane

Vnzri directe

Suport

Angajri

Suport vnzri

Dezvoltare

Dezvoltare pesonala

Echipa de produs

Web i Design

Diagrame de context
Statistici despre participare

Participare la curs

Echipa de vnzri

Departament IT
ntrebri despre produse
List participani

Suport de produs
Lecii, evaluri, etc.

Training-ul echipei de suport vnzri

Directori de vnzri
Participare i rapoarte de progress

Dezvoltare cursuri (training)

Coninut curs

Participare i rapoarte de progress

Departament de HR

Diagrame
Produs / Proiect / Proces

Indivizi care interactioneaza cu produsul / proiectul / procesul

Sisteme care interactioneaza cu produsul / proiectul / procesul

flux

Diagrame de reea
Activiti Durat Calendar (diagrame de reea) Reprezentare:
Activitate pe sgeat (AOA) Activitate pe nod (AON)

Exemplu de diagram de reea (AOA)

Activitate Zile Predecesor

A B

8 6

C
D E F

3
0 12

1
3 4 2 6 7 5,8

B 6z
A 8z C 3z

G H I

F 5z
5 5 0

G 5z H 5z I 0z E 12z

D 0z

Exemplu de diagram de reea (AON)

Activitate Zile Predecesor

A B

8 6

C
D E F G

3
0 12 5 5

1
3 4 2 6

A 8z

B 6z
C 3z

H
I

F 5z
D 0z

5
0

7
5,8

G 5z
E 12z

H 5z

D 0Z

Durata activitilor
Early Start Early Finish (ES EF) Late Start Late Finish (LS LF) Rezerva de timp Estimarea activitilor:
Cel mai probabil (more likely) Optimist Pesimist Durata estimat = (O + 4xM + P)/6

Influenarea duratelor:
Fast tracking (paralelizarea activitilor) Crashing activities (scurtarea activitilor)

 Activiti ce nu pot fi amnate fr ratarea termenului limit al proiectului Este calea cea mai lung

Drum critic

UNELTE N PROJECT MANAGEMENT

Despre unelte...
Project management Software Nu ncepei cu uneltele! Uneltele, software-ul n special dau o fals impresie de control nvai nti conceptele, apoi uneltele.

EXECUIA I CONTROLUL PROIECTULUI

Cum inem socoteala

Succese Insuccese ID Activitate Cost planificat Cost real Variaie

ID

Activitate

ncheiere planificat

ncheiere real

Variaie

Modificri (change requests)

NCHEIEREA PROIECTULUI I PERFECIONAREA CONTINU

 Care a fost misiunea poiectului? Descriei propria nelegere a proiectului A fost proiecul de succes? De ce? De ce nu? Ct de aproape a fost proiectul de a-i respecta termenul? Ct de aproape a fost proiectul de a-i respecta bugetul? i-a atins proiectul obiectivele?.

Evaluarea general a proiectului

 A avut proiectul un sponsor? Dac da, care a fost rolul su? Ce unelte i tehnici au fost folosite n planificare i n monitorizarea proiectului? Ce s-a schimbat pe parcurs? Care a fost impactul? Cum au fost aprobate modificrile? Cum s-a comunicat evoluia proiectului ctre stakeholderi? Cum s-au gestionat riscurile? Au fost ele identificate nainte? Ceva neprevzut? La sfritul proiectului cum au fost evideniate leciile nvate?.

Analiza problemelor

 Ct de eficient a fost echipa de leadership? Au fost disponibile toate resursele de care a fost nevoie? Ct de eficient a fost colaborarea? De ce? Membrii echipei au lucrat n cadrul aceleai locaii? Care au fost principalele mijloace de comunicare? Care a fost cel mai eficient? Au fost membrii echipei disponibili mereu cnd a fost nevoie de ei? Ce impact a avut acest lucru asupra proiectului? Dar stakeholderii, au fost ei mereu disponibili? Cu ce impact?.

Colaborarea i lucrul n echip

 A ajutat tehnologia sau a ncurcat? S-au folosit tehnologii noi? S-au folosit aplicaii specializate (ex. MS Project)? Pentru ce anume? Ce alte unelte s-au folosit (diagrame, tabele excel, etc.)? A fost disponibil suportul tehnic cnd era nevoie de el? Ce zone sau domenii ai dori sa aprofundai?.

Tehnologia i expertiza

 Comunicai rezultatele, oricare ar fi ele! Subliniai succesele! Nu este lips de modestie Discutai aciuni corective dac este cazul Facei cunoscui factorii de succes Srbtorii succesul!.

Rapoarte i ...ampanie

Perfecionarea continu
Lecii nvate

Iniiere

Definire

Planificare

Implementare

ncheiere

Evaluare personal i plan de aciune

Ce tiam deja i am repetat cu ocazia acestui training? Ce am nvaat nou i imi va fi de folos n activitatea viitoare? Ce am aflat i a vrea s aprofundez? Ce nu s-a spus la training i a vrea s aprofundez? Ce voi face n perioada imediat urmtoare? Ce voi face n urmtoarele 6 luni? Ce nseamn pentru mine Project Management?.

NTREBRI?