RECRUTAREA, FORMAREA, EVALUAREA ȘI MOTIVAREA

PERSOANELOR DIN ECHIPA DE PROIECT

Managerii de proiect joacă un rol crucial în

dezvoltarea echipelor de management performante, deoarece
ei recrutează membrii echipei, ei organizează întâlnirile cu
aceștia, ei creează identitatea echipei, ei stabilesc obiectivele
și imprimă o anumită cultură în cadrul echipei, ei
recompensează și sancționează, ei rezolvă conflictele și îi
încurajează pe membrii echipei. Pentru a facilita dezvoltarea
unei echipe performante, managerul trebuie să acorde atenție
următoarelor aspecte:

 Recrutarea membrilor echipei de proiect

Caracteristicile procesului de recrutare și selecție a membrilor echipei de proiect variază
de la o organizație la alta. La o primă vedere se poate aprecia că trebuie selectate acele persoane
care au cunoștințele/competențele necesare în funcție de specificul proiectului. Dar, în același
timp, trebuie luate în considerare și alte criterii precum :

•Abilitatea de a rezolva problemele ivite pe parcursul implementării proiectului. Dacă

proiectul este unul complex, managerul trebuie să caute oameni capabili care pot avea rezultate
bune atunci când lucrează în condiții de nesiguranță, care au capacitatea de a identifica
problemele care blochează proiectul și, mai mult, au capacitatea de a găsi soluții pentru
problemele apărute.
•Disponibilitatea. Se întâmplă, uneori, ca oameni care ar fi foarte utili proiectului să nu
fie disponibili fiind implicați în alte activități și, invers, cei disponibili să nu fie foarte utili
proiectului din perspectiva competențelor.
•Pregătirea teoretică. Managerii de proiect trebuie să fie atenți în angajarea unor persoane
care ar putea avea o solidă pregătire teoretică, dar cărora le este mai greu să acorde atenție
implementării practice a conceptelor cunoscute.
•Credibilitatea. Cradibilitatea unui proiect este susțintă de reputația persoanelor implicate
în proiect, de aceea managerul de proiect trebuie să nu "uite" să implice în proiect și oameni cu
renume.
•Relații instituționale. În funcție de natura proiectului, în măsura în care succesul acestuia
este dependent de o bună relație cu instituții ale statului sau cu diferite alte organizații,
managerul de proiect trebuie să implice, în mod direct, reprezentanți ai acestor instituții.
•Ambiție, energie, inițiativă. Aceste calități pot compensa, în anumite situații, un nivel
mai slab al competențelor unor membri ai echipei.
În mod concret, după ce managerul de proiect delimitează clar tipul și volumul de cu-
noștințe și competențe necesare în cadrul proiectului va identifica cine este potrivit, cine este
disponibil, cine trebuie și cine poate lucra în cadrul proiectului.
  Pentru ca proiectul să aibă succes este foarte important ca managerul de proiect să
formeze o echipă de proiect eficientă, ceea ce presupune următoarele:
- Echipa împărtășește scopuri comune și fiecare membru al echipei este implicat în atingerea
obiectivelor proiectului;
- Fiecare dintre membrii echipei recunoaște talentul celorlalți; membrii echipei acceptă
îndrumări de la cei cu experiență într-un anumit domeniu precum și calitatea de lider a acestora
atunci când natura sarcinilor o impune;
- Responsabilitățile sunt echilibrate între membrii echipei;
- Echipa își canalizează energia spre rezolvarea problemelor specifice proiectului și nu spre
rezolvarea conflictelor interpersonale;
- Este încurajată exprimarea liberă a diferențelor de opinii;
- Pentru a încuraja asumarea riscului și creativitatea greșelile membrilor echipei sunt tratate
ca oportunități din care se poate învăța ceva și nu ca motive pentru a aplica sancțiuni;
- Membrii echipei au standarde de performanță personale înalte și se susțin reciproc în
atingerea acestora;
- Membrii se identifică cu echipa pe care o înțeleg ca pe un context oportun de sprijin pentru
dezvoltarea personală și profesională.

 Etape în formarea echipei de proiect

Există numeroase studii de specialitate care demonstrează faptul că există cinci etape prin
care trece o echipă până în momentul în care să înceapă să funcționeze propriu-zis. Este im-
portant ca managerul de proiect trebuie să cunoască aceste etape, să le gestioneze corespunzător
și să acorde timpul necesar consolidării echipei.
Etapa I: Formarea
Este etapa inițială în care membrii echipei se întâlnesc pentru prima data, fac cunoștință unul
cu celălalt și li se aduce la cunoștință obiectivul proiectului. În această etapă se convine asupra
unor reguli de anasamblu privind funcționarea proiectului, se identifică rolul pe care îl va juca
fiecare dintre membrii echipei, se stabilesc criteriile de performanță. Membrii echipei nu se pot
încă baza unii pe alții deoarece nu-și cunosc abilitățile, punctele forte sau slabe ale fiecăruia.
Managerul de proiect trebuie să se aştepte la : participare ezitantă din partea membrilor echipei ;
suspiciune, teamă faţă de noua situaţie; performanţe profesionale minime.

Etapa a II-a: Furtuna

Așa cum și denumirea o sugerează, această etapă este marcată de conflicte interne. Pe parcursul
acestei etape, pentru a-şi exprima individualitatea şi a rezista formării grupului, membrii devin
ostili sau exagerat de zeloşi. De obicei apar conflictele de personalitate referitoare la cine va
controla echipa și cum se vor lua deciziile, membrii echipei spun lucrurile care îi deranjează însă
fără a propune soluții din lipsă de cunoștințe sau încredere în sine. Managerul de proiect trebuie
să se aştepte la : lipsa de unitate, tensiunea crescută şi invidia; polarizarea membrilor grupului;
îngrijorarea faţă de volumul excesiv de muncă; fluctuaţiile acute ale relaţiilor şi răsturnări de
sentimente; performanţe profesionale minime.
 Etapa a III-a: Normalizarea
Este etapa în care membrii acceptă echipa, normele ei, propriile roluri şi particularităţile
colegilor. Echipa incepe să se obișnuiască cu punctele forte și slabe ale fiecărui membru și încep
prin a-și compensa lipsurile formându-se spiritul de echipă. Managerul de proiect trebuie să se
aştepte la :un sentiment de coeziune a grupului, caracterizat de spirit unanim şi obiective
comune;o nouă capacitate de exprimare constructivă a emoţiilor; consolidarea legăturilor
interpersonale, care sunt caracterizate de încredere mutuală, împărtăşirea problemelor personale
şi discutarea dinamicii echipei; realizarea unui volum mediu de lucru.

Etapa a IV-a: Funcţionarea

Este etapa în care echipa şi-a stabilit normele interpersonale, aceasta devine o entitate
capabilă să diagnosticheze şi să rezolve probleme, în stare să ia decizii. Acum se dovedeşte dacă
o echipă este performantă sau nu.

Etapa a V-a: Suspendarea

În mod convențional, Funcționarea este ultima etapă în constituirea unei echipe. Totuși, în
cazul echipelor de proiect, trebuie avută în vedere și etapa suspendării. În cadrul acesteia, echipa
se pregătește pentru dizolvare, iar performanța înaltă nu mai reprezintă o prioritate. Atitudinea
membrilor echipei variază mult în acest stadiu: unii sunt entuziaști pentru succesul proiectului la
care au contribuit, alții sunt triști pentru faptul dizolvarea echipei.
Responsablitatea managerului proiectului faţă de fiecare dintre membrii echipei constă în
următoarele:
•Să se gândească la fiecare membru al echipei şi să-i înţeleagă nevoile;
•Să le stabilească obiective realiste;
•Să le aducă critici justificate şi constructive atunci când este nevoie;
•Să le aducă aprecieri atunci când este cazul;
•Să-i ajute să se întreacă pe ei înşişi;
•Să fie concis, corect şi deschis oricăror informaţii şi să le comunice în mod corespunzător.

Managerul de proiect trebuie să impună respect atât echipei proiectului cât şi sponsorilor, iar
respectul rezultă din competenţă în corelaţie cu:
•Realizările anterioare – studii, cunoştinţe, întâmplări reale;
•Capacitate – inteligenţă, agilitate, originalitate, judecată, aptitudini de comunicare;
•Responsabilitate – devotament, iniţiativă, tenacitate, încredere în sine, dorinţa de a reuşi;
•Implicare – activ, sociabilitate, cooperare, adaptabilitate, umor;
•Recunoaştere – încurajarea participării şi evaluarea datelor primite de la membrii echipei.
Obiectivul unui manager de proiect este de a-şi motiva colegii obţinând maximul de beneficii
din punctele lor tari, atenuând în acelaşi timp impactul punctelor lor slabe.

 Evaluarea
Echipa trebuie să-şi examineze periodic procesele de grup atât sub aspect profesional cât şi
sub aspect al menţinerii echipei. Această examinare sau “analiză” obligă echipa să se oprească
un moment şi să aprecieze cât de bine se descurcă şi ce anume obstacole întâmpină. Problemele
pot apărea ca rezultat al procedurilor sau metodelor sau pot fi cauzate de membrii echipei.
Problemele de acest gen trebuie rezolvate prin discuţii înainte ca echipa să treacă la realizarea de
noi sarcini. Auto-evaluarea eficientă este probabil unul din factorii cei mai importanți de
dezvoltare a echipei.
În sfârşit, forța şi gradul de dezvoltare a echipei pot fi măsurate în două feluri: mai întâi, din
perspectiva capacității sale de a obţine rezultate – eficienţa sa, iar în al doilea rând din punctul de
vedere al coeziunii sale – al sentimentului de apartenenţă pe care îl are fiecare membru şi al
gradului lor de angajare unul faţă de celălalt şi faţă de obiectivele echipei.

Managerul de proiect trebuie să se asigure de faptul că echipa pe care el a format-o este una
performantă cu un nivel ridicat de eficienţă şi eficacitate, în caz contrar proiectul fiind în pericol.
O echipă eficientă se caracterizează prin următoarele :
-Toţi membrii grupului urmăresc standarde înalte de calitate ;
-Atmosfera din grup este lipsită de formalism, comfortabilă şi relaxată. Criticile sunt
constructive şi nu creează disconfort, nu se fac atacuri la persoană ;
-Membrii poartă multe discuţii şi toată lumea participă. Oamenii se ascultă unii pe alţii; se
exprimă toate punctele de vedere; există o atmosferă suportivă.
-Membrii au deplină încredere reciprocă şi se bazează unii pe ceilalţi.
-Membrii, inclusiv conducătorul, sunt loiali unii altora.
-Membrii grupului înţeleg clar obiectivele generale şi specifice precum şi sarcinile echipei şi
le acceptă.
-Deciziile se iau prin consens (există un acord general clar şi toată lumea e dispusă să-l
respecte) iar dezacordurile se discută.
-Când se trece la acţiune, se formulează şi se acceptă sarcini clare.
-Conducătorul nu domină echipa şi nici nu i se supune fără rost.
-Ajutorul reciproc este liber.
O echipă performantă este aceea care rămâne concentrată pe obiective și livrabile și înțelege
modalitatea prin care să le obțină iar membrii ei nu-și petrec mai mult timp comentând
responsabilitățile decât muncind, sunt conștienți de ce se așteaptă de la ei și fac tot posibilul ca să
atingă aceste așteptări.