GENERALITĂŢI DESPRE PROIECTE


Proiectul este o investitie de resurse pe o perioada determinata, avand ca scop
realizarea unui obiectiv sau unui set de obiective precise.
Managementul proiectelor implică planificarea, organizarea, conducerea, coordonarea şi
controlul activităţilor şi resurselor necesare pentru îndeplinirea unui obiectiv definit, de obicei în
limitele unui anumit timp şi buget.
Aceste lucruri se efectuează cu ajutorul unor tehnici de management şi al unei echipe de
management, conduse de un manager de proiect (Project Manager, PM) al
organizaţiei/organismului care pune în aplicare proiectul.
Proiectele există în tot felul de activităţi tipice ale afacerilor, cum ar fi: sistemele de informaţii,
construcţii, marketing, cercetări industriale, protecţia mediului.
Astfel, un proiect constă într-o înşiruire de activităţi cu un început şi sfârşit stabilite, activităţi
ce sunt limitate de timp, resurse şi buget, în scopul obţinerii unui obiectiv definit.
Reusita unui proiect depinde de masura in care organizatia initiatoare reuseste sa
evite (sau sa reduca la minim) efectele actiunii unor factori interni si externi:
A. Factori interni
 evaluarea eronata a bazei de resurse disponibile pentru derularea proiectului;
 planificarea defectuoasa a activitatilor din cadrul proiectului (sau a activitatilor de
realizare a cererii de finantare, ceea ce are un impact negativ asupra
posibilitatilor de planificare si de realizare a activitatilor din cadrul proiectului);
 problemele legate de aprovizionare;
 lipsa de resurse (fonduri sau personal calificat);
 ineficienta organizatorica.
B. Factori externi
 factorii naturali (dezastre naturale);
 influente economice externe (de exemplu, modificarea nefavorabila a cursului de
schimb a monedei utilizate in cadrul proiectului);
 reactia oamenilor afectati de proiect;

 lipsa de vointa politica in implementarea unor masuri de politica economica sau

sociala necesare pentru derularea in bune conditii a proiectului;

 nepotrivirea culturala dintre obiectivele si activitatile proiectului si mediul in care

se desfasoara proiectul, care apare ca urmare a necunoasterii specificului local;
astfel de neconcordante duc la respingerea proiectului de catre beneficiarii carora
le este adresat proiectul.
Elementele caracteristice ale unui proiect sunt:
 are un inceput si un final bine definite;
 implica un numar de activitati, evenimente si sarcini;
 utilizeaza o serie de resurse;
 are un anumit grad de autonomie fata de activitatile curente ale organizatiei;
 are ca scop o schimbare perceputa ca durabila de initiatorii sai.
Un proiect mai poate fi caracterizat prin:
 Scop. Proiectul este o activitate cu un set bine precizat de obiective, este destul
de complex pentru putea fi divizat in sarcini care necesita coordonare si control ai
termenelor, succesiunii indeplinirii sarcinilor, costurilor si performantelor.
  Ciclu de viata. Proiectele trec printr-o etapa lenta de initiere, cresc apoi rapid,
ating apogeul, incep declinul si in final se incheie.

 Interdependente. Proiectul interactioneaza cu operatiunile curente ale

organizatiei si, adesea, cu alte proiecte.

 Unicitate. Fiecare proiect contine elemente care il fac unic.

 Conflict. Realizarea unui proiect presupune utilizarea unor resurse umane si

materiale utilizate deja in cadrul departamentelor functionale ale organizatiei;
foarte adesea, proiectul concureaza proiecte sau actiuni similare propuse sau
derulate de alte organizatii.

Tipuri de proiecte
Exista o foarte mare varietate de proiecte. Proiectele sunt de obicei clasificate astfel:
1. Dupa amploarea lor:
- organizational;
- local (localitate, judet, grup de judete);
- national;
- regional (proiectul este de interes pentru mai multe judete din regiunea geografica
respectiva);
- international.
2. Dupa domeniul obiectivului si activitatilor proiectului:
- proiecte industriale
- proiecte comerciale
- proiecte culturale;
- proiecte ecologice;
- proiecte stiintifice (de cercetare);
- proiecte educationale;
- proiecte de management.

FAZELE UNUI PROIECT


Cele cinci faze/procese de bază ale unui proiect sunt
1. iniţierea;
2. planificarea/proiectarea/organizarea;
3. execuţia/construcţia;
4. controlul/revizuirea;
5. terminarea/punerea în funcţiune.
 Iniţierea. Faza de iniţiere stabileşte viziunea (ideea şi conceptul) proiectului şi a obiectivelor
acestuia.
Principalii paşi ai primei faze sunt următorii:
 Recunoşterea necesităţii proiectului sau stabilirea oportunităţii efectuării unui studiu de
fezabilitate
 Stabilirea funcţiilor proiectului sau a temei de proiectare (ce anume trebuie să
îndeplinească acesta).
 Definirea obiectivului şi scopului proiectului.
 Definirea intereselor stakeholder-ilor sau, dacă proiectul se va desfăşura în interiorul unei
întreprinderi/instituţii, a intereselor acesteia.
 Alegerea membrilor iniţiali ai echipei-nucleu de management al proiectului (eventual prin
licitaţie).
 În această fază sunt determinate cerinţele lucrării. Este perioada în care managerul de
proiect va fi în contact strâns cu beneficiarul/utilizatorul final al proiectului.
 Echipa-nucleu de management al proiectului va analiza în detaliu cerinţele beneficiarului,
care, dacă va fi satisfăcut de forma în care acestea au fost incluse în proiect, va trebui să
contrasemneze forma definitivă a propunerii de proiect/temei de proiect.
 Acesta reprezintă momentul în care beneficiarul va pretinde în mod clar calitatea şi
cantitatea obiectivelor proiectului ce urmează a-i fi furnizate. În această etapă preliminară
 a proiectului nu se intră în detalii privind modalităţile de execuţie a proiectului (mijloace de
transport, surse de aprovizionare etc.).
 Totuşi, chiar în lipsa acestor detalii, se poate face o evaluare grosieră a timpului şi
resurselor financiare implicate, înainte de a primi aprobarea şi semnătura
investitorului/sponsorului, care permite demararea proiectului. Etapa următoare include în
plan informaţii detaliate privind timpul şi bugetul.

Planificarea/proiectarea/organizarea. Este faza în care trebuie găsite modalităţile prin care

cerinţele specificate de către beneficiar/utilizator să poată fi puse în practică.
In această etapă se definesc resursele necesare pentru îndeplinirea proiectului, se stabileşte
planul activităţilor, se planifică bugetul.
Câteva din activităţile tipice implicate în această complexă fază de planificare includ:
 Detalierea scopului proiectului, incluzând găsirea unui echilibru între rezultate, timp şi
resurse.
 Enumerarea activităţilor şi lucrărilor necesare pentru realizarea pro-iectului.
 Aşezarea activităţilor secvenţial, în cea mai eficientă manieră posibilă.
 Dezvoltarea unui grafic de timp şi buget realiste pentru alocarea resurselor la activităţile
necesare îndeplinirii proiectului.
 Luarea semnăturilor de la stakeholder-i (instituţiile sau persoanele deţinătoare de
interese) de proiect.

Execuţia/ construcţia. În final trebuie creat rezultatul tangibil al lucrării.

Faza de execuţie reprezintă coordonarea şi îndrumarea membrilor echipei proiectului pentru
realizarea lucrării aşa cum a fost stabilit în proiectul aprobat în etapa anterioară. Unele dintre
activităţile caracteristice fazei de execuţie includ:
 conducerea echipei;
 şedinţe periodice cu membrii echipei;
 menţinerea unui contact permanent cu deţinătorii de interese (stakeholders), în vederea
informării asupra stadiului proiectului;
 rezolvarea situaţiilor conflictuale sau a problemelor care apar permanent în desfăşurarea
unui proiect;
 asigurarea resurselor necesare desfăşurării proiectului (financiare, materiale, umane şi
timp).
Cele şapte resurse fundamentale necesare pentru implementarea oricărui proiect şi care
trebuie identificate de către echipa nucleu a PM sunt:
1. resursele umane (oamenii);
2. resursele financiare (banii);
3. echipamentele;
4. facilităţile;
5. resursele materiale şi proviziile;
6. informaţiile;
7. tehnologia.

Controlul. Controlul se referă la supravegherea desfăşurării proiectului. Aceasta înseamnă
monitorizarea permanentă a progresului efectuat şi luarea imediată de măsuri pentru înlăturarea
oricăror abateri de la plan, astfel încât să nu fie afectate rezultatele proiectului.
Faza de control se ocupă de schimbările apărute în derularea proiectului: întârzierile
neaşteptate, depăşirile de buget sau modificările privind resursele proiectului. În timpul acestei
etape, pentru rezolvarea problemelor, PM trebuie să decidă între mai multe alternative.
Activităţile implicate în această fază pot include:
 urmărirea abaterii de la plan;
 luarea măsurilor corective pentru a respectarea planului iniţial;
 primirea şi evaluarea schimbărilor în proiect cerute de către deţinătorii de interese (instituţii
sau persoane deţinătoare de interese/ afectate sau stakeholders) şi de către membrii
echipei;
 refacerea graficului de timp (dacă este cazul);
 adaptarea nivelului resurselor, după necesităţi;
 schimbarea (de obicei micşorarea/ limitarea) scopului (dimensiunii) proiectului;
 întoarcerea la faza de proiectare/ planificare pentru a aduce modificări obiectivelor
proiectului şi obţinerea aprobării pentru acestea de la deţinătorii de interese (stakeholders).

Terminarea/ recepţia / punerea în funcţiune. Lucrarea (obiec-tivul) a fost proiectată şi

executată, fiind gata de a fi predată şi pusă în funcţiune. Se întocmeşte un raport final care trece
în revistă fazele anterioare şi recepţia de la terminarea lucrării.
Activităţile caracteristice acestei faze pot include:
 recunoaşterea realizărilor şi a rezultatelor;
 închiderea lucrărilor şi dezmembrarea echipei;
 îmbunătăţirea experienţei de pe urma proiectul abia terminat;
 trecerea în revistă a fazelor/proceselor proiectului şi a rezultatelor cu membrii echipei şi cu
deţinătorii de interese (instituţii/persoane afectate);
 elaborarea unor rapoarte finale, financiar şi de recepţie la terminarea lucrării.

Funcţionarea revizuirea şi controlul/perioada de garanţie. Această fază nu este

caracteristică tuturor proiectelor. Odată ce produsul nou a fost dat în folosinţă (recepţionat),
pentru o perioadă bună de timp în viitor pot apare noi probleme şi cerinţe, astfel întregul ciclu
începând din nou .
Majoritatea proiectelor de construcţie au o perioadă de garanţie în care lucrarea trebuie să se
comporte conform specificaţiilor menţionate în faza de iniţiere. Pentru unele proiecte, abia după
terminarea acestei faze se poate spune că lucrarea a fost terminată - se va întocmi şi semna
Recepţia Finală.

ROLUL ŞI CALITĂŢILE MANAGERULUI DE PROIECT


Principalele atribuţii ale unui manager sunt următoarele:
 să planifice;
 să organizeze;
 să coordoneze;
 să controleze;
 să conducă.
Calităţile unui bun PM care fac munca mai uşoară şi satisfăcătoare sunt următoarele:
- are solide cunoştinţe tehnice;
- are entuziasm pentru proiect;
- este un om de acţiune;
- este un bun constructor şi conducător de echipă;
- este capabil să înveţe de la alţii;
- este un bun negociator;
- are aptitudini pentru comunicare;
- este competent în planificare şi organizarea bugetului;
- este orientat către beneficiar.
 TEHNICI DE PLANIFICARE A PROIECTELOR

Cele mai cunoscute astfel de tehnici de planificare sunt:

• tehnica diagramelor tip Gantt sau cu bare;

Graficul Gantt reprezintă o altă formă de vizualizare şi de planificare a proiectelor, alături de

reţelele orientate pe evenimente şi activităţi; el reprezintă o reţea în care activităţile şi
evenimentele sunt transpuse calendaristic pe o axă orizontală a timpului. Unei activităţi i se
asociază o bară de lungime direct proporţională cu durata estimată. Graficele Gantt au
dezavantajul că nu arată interdependenţele dintre activităţi şi evenimente (evidenţiate însă de
reţele, care furnizează o reprezentare pictorială a întregului program). Software-ul de
Management al Proiectelor a găsit însă o formă de a arăta şi aceste interdependenţe, prin
intermediul unor săgeţi ce leagă între ele barele reprezentând activităţile.

• tehnica reţelele de tip:

 PERT (Program Evaluation and Review Technique), Tehnica Evaluării Repetate a
Programului sau pe scurt Metoda PERT;
 CPM (Critical Path Method), Metoda Drumului Critic;
 PDM (Precedence Diagram Method), Metoda Diagramelor de Precedenţă;
 GERT (Graphical Evalluation and Review Technique), Tehnica Evaluarii Grafice
Repetate a Programului.

Cele mai folosite dintre aceste tehnici sunt primele două, PERT şi CPM (au apărut în
perioada 1958-1959)

Ex:
In figura s-a reprezentat graficul Gantt ce a fost obţinut cu ajutorul programului Microsoft
Project. Din acest grafic se observă că:
- proiectul se poate încheia după 6 zile lucrătoare, uşor de identificat pe axa timpului;
- activitatea 2-4 începe abia după terminarea activităţii 1-2 (conexiune de tip Finish to
End);
- activităţile 1-2 şi 2-4 pot să se desfăşoare simultan cu activităţile 1-3 şi 3-4;
- pe grafic se pot afişa datele de începere/terminare a activităţilor, durata sau numele
acestor activităţi.
 PĂRŢILE COMPONENTE ALE UNUI PROIECT

La planificarea unui proiect, pentru a putea folosi o tehnică de tip reţea, trebuie ca proiectul
să fie împărţit în părţile sale componente: activităţi şi evenimente.

Activitatea reprezintă un efort. Acesta, pentru a putea fi îndeplinit necesită resurse (umane,
de timp, financiare şi de cele mai multe ori echipamente/utilaje/maşini). Exemple de astfel de
activităţi pot fi: săparea unei fundaţii, proiectarea unei piese, instruirea unui angajat etc. În cadrul
unui proiect activităţile trebuie îndeplinite într-o anumită ordine; unele pot fi în serie – cu alte
cuvinte o activitate nu poate fi începută până când alta nu a fost terminată (de exemplu fundaţia
unei construcţii nu poate fi turnată până când săpătura nu a fost executată), altele pot fi în
paralel – adică se pot desfăşura în acelaşi timp (de exemplu aprovizionarea cu materiale şi
zugrăvitul).
Activitatea este unitatea/elementul de bază (cea mai detaliată lucrare) din punct de vedere al
managementului proiectelor. În general ea se notează cu litere (a, b, c… sau A, B C,…) sau prin
două cifre despărţite printr-o linie (1-2, 2-3, 7-8,…). Componentele de bază ale unei activităţi
sunt:
 descrierea/denumirea activităţii şi codul acesteia;
 durata în timp (zile, săptămâni, luni);
 resursele (umane, materiale, echipamente) implicate;
 costurile asociate.

Evenimentul reprezintă îndeplinirea (terminarea) uneia sau mai multor activităţi, la un anumit
moment de timp.
Evenimentele se notează în general cu cifre şi nu au durată în sine, ele delimitând doar
activităţile (astfel, dacă o activitate este notată prin două cifre, acestea reprezintă: prima -
evenimentul început al acesteia şi cea de-a doua - evenimentul sfârşit al activităţii).
Evenimentele pot fi văzute ca scopuri atinse, în timp ce activităţile reprezintă mijloacele
necesare atingerii acestor scopuri.
 MICROSOFT PROJECT
Microsoft® Project face parte din colecţia de programe din pachetul Microsoft Office, foarte
multe din caracteristicile acestuia fiind comune cu celelalte programe.

Caseta de dialog Project Information

Dacă programul nu a fost pornit prin deschiderea unui fişier deja existent atunci acesta va crea
automat un nou proiect şi va deschide la pornire caseta de dialog de mai jos, care conţine
câteva informaţii generale despre proiect:

În această casetă pot fi introduse următoarele informaţii:

- dacă programarea proiectului se va face relativ la începutul acestuia sau relativ la
sfârşitul acestuia;
- data la care va începe proiectul (sau la care se va sfârşi);
- data curentă;
- data de stare (este data faţă de care se fac raportările privind progresul activităţilor,
costurile implicate, performanţele atinse etc. În mod predefinit aceasta este data
curenta)
- Calendarul utilizat;
- Prioritatea predefinită a activităţilor.

Bara View

Bara View este similară celei din Microsoft Outlook®. Ea conţine setul de butoane prin care sunt
apelate toate vederile programului referitoare la activităţi şi resurse. Cele mai importante sunt
afişate în clar, celelalte pot fi apelate prin intermediul bunonului More Views aflat ultimul în bara
View.
Butoanele predefinite vizibile la afişarea acestei bare sunt cele corespunzătoare vederilor:
- Reprezentarea proiectului prin afişarea zilelor tip Calendar;
- Reprezentarea proiectului prin graficul Gantt;
- Reprezentarea proiectului prin diagrama activitate-nod;
- Lista de activităţi, fiecare cu resursele utiliate şi numărul de ore zilnice prestate de
fiecăre resursă;
- Graficul Gantt cu surprinderea modificărilor din istoricul proiectului;
- Profilul resurselor;
- Tabelul resurselor;
- Lista de resurse, pentru fiecare fiind listată mulţimea de activităţi la care este utilizată
- precum şi în ce măsură este utilizată;
 - Butonul pentru apelarea uneia din celelalte vederi posibile;

Vederea predefinită este Gantt Chart, care conţine două zone: una cu lista de activităţi ale
proiectului şi cealaltă cu diagrama Gantt a proiectului.

Meniurile principale din Microsoft Project

- FILE
- EDIT
Comenzile Cut, Copy, Delete or Clear se aplică la o Celulă, Activitate, Resursă, Atribuire
sau Linie, în funcţie de ceea ce este selectat în momentul apelării acesteia sau în funcţie de
vedea activă (Task, Resource sau Usage) active.
Pentru submeniul Fill, la apelare va apărea un submeniu utilizat pentru copierea conţinutului
unei celule într-un număr dorit de celule adiacente pornind de la aceasta în una din cele 4
direcţii.
- VIEW
Meniul View conţine în prima parte lista cu toate vederile disponibile în bara View din stânga
ecranului, încheiată cu opţiunea de ascundere sau vizualizare a acesteia. La apelarea opţiunii
Table va apărea un submeniu in care se află o listă cu grupurile predefinite de coloane care pot
fi vizualizate în vederea Gantt Chart, în stânga reprezentării grafice a proiectului. Opţiunea
predefinită este Entry, în care se află coloanele:
o Indicators – este o coloană în care vor fi plasate imagini care atrag atenţia asupra
activităţilor aflate în situaţii deosebite (de exemplu activităţile de tip millestone,
efectuate complet, cu constrângeri privind data de desfăşurare etc);
o Task Name – conţine denumirile activităţilor;
o Duration – conţine duratele activităţilor;
o Start – conţinele datele de începere ale activităţilor;
o Finish – conţine datele de terminare ale activităţilor;
o Predecessors – conţine predecesorii imediaţi ai activităţilor, precum şi tipurile de
dependenţe şi întârzierile corespunzătoare dependenţelor;
o Resource Names – conţine numele resurselor utilizate de fiecare activitate
precum şi cantitaţile în care sunt utilizate.
Submeniul Reports. Prin apelarea acestui submeniu va apărea o fereastra din care poate fi ales
grupul de rapoarte din care doriţi să listaţi sau scoateţi la imprimantă un tip de raport:
- Overview – grupul cu rapoarte ce conţin informaţii generale sau globale despre proiect;
- Current Activities – grupul de rapoarte privind desfăşurarea sau stadiul activităţilor;
- Costs – cele legate de costuri;
- Assigments – cele privind utilizarea resurselor pe activităţi;
- Workload – repartizarea resurselor pe activităţi;
- Custom – Utilizat pentru a obţine un raport personalizat
Submeniul Zoom conţine un set de valori predefinite privind intervalul de timp care este vizibil în
vederile programului, o opţiune prin care pot fi arătate toate activităţile selectate, una prin care
poate fi văzut tot proiectul precum şi opţiunea de a vedea numărul exact de zile dorit.
- INSERT
Submeniul Insert Task/Resource este utilizat pentru inserarea unei noi activităţi sau a unei noi
resurse printre cele existente, varianta Task/Resource depinzând de vederea activă la momentul
respectiv. Recurring Task este utilizat pentru introducerea activităţilor recurente, adică acele
activităţi care se petrec cu regularitate la anumite momente de timp sau intervale de timp, cum
ar fi şedinţele săptămânale etc. Din fereastra care se deschide la apelarea acestui submeniu pot
fi introduse informaţii detaliate privind activitatea recurentă dorită, legate de frecvenţa acesteia,
momentul din interval când se produce, de câte ori se efectuează sau pe ce interval de timp se
efectuează, după ce calendar se desfăşoară etc. Insert Project va deschide o fereastră de tip
explorer din care se alege fişierul ce conţine proiectul care se insereaza ca subproiect în
proiectul actual. La apelarea submeniului Insert Column se va deschide o fereastra din care pot
fi adăugate coloane la vederea curentă.

- FORMAT
Conţine opţiuni privind proprietăţile obiectelor din Microsoft Project, cum ar fi forma sau aspectul
acestora, valori, stiluri etc. Bar este utilizat pentru personalizarea formei obiectelor prin care sunt
reprezentate activităţile în graficul Gantt, modificările privind atât forma acestora, din tabul Bar
Shape, forma predefinită fiind un dreptunghi, cât şi a textului afişat în jurul acestora, din tab-ul
Bar Text. Submeniul Timescale permite alegerea unităţilor de timp pot fi vizualizate sau
ascunse, poate fi aleasă modalitatea de reprezentare a datei şi poate fi aleasă o modalitate de
reprezentare diferită pentru zilele nelucrătoare. GridLines - din acest submeniu poate fi
îmbunătăţită afişarea anumitor vederi prin adăugarea unor linii orizontale de diferite tipuri şi
culori, prin care să poată fi mai uşor de urmărit poziţiile relative ale obiectelor. Gant Chart
Wizard - din acest submeniu poate fi personalizată forma graficului Gantt ce surprinde evoluţia
în timp a proiectului, prin activarea unui „vrăjitor” care în 5 paşi succesivi realizeaza graficul.
Layout este utilizat pentru alegerea opţiunilor privind forma reprezentării dependenţelor dintre
activităţi, formatul datei etc,
- TOOLS
Links Between Projects permite vizualizarea şi modificarea dependenţelor dintre activităţile
proiectului şi activităţi din proiecte externe. Change Working Time este utilizat pentru definirea
calendarului de lucru al activităţilor. Assign Resources este utilizat pentru atribuirea rapidă a
resurselor la activităţi, existând posibilitatea alocării mai multor resurse simultan, pe grupuri, din
anumite categorii etc. Resource Leveling este una dintre cele mai puternice opţiuni a
programului, de aici putându-se optimiza desfăşurarea proiectului, în condiţiile încadrării în
limitele disponibilului de resurse. Acest meniu răspunde la problema găsirii acelei programări a
resurselor prin care se consumă din fiecare resursă în fiecare zi în limitele existente, astfel încât
proiectul să se termine în timpul minim posibil. Această optimizare se poate face automat de
program sau la cerere din acest submeniu. Acţiunea se aplică de la data curentă. Traking este
cel din care putem aduce evoluţia programului la data curentă sau putem simula evoluţia până la
o anumită dată şi de asemenea putem face salvările de tip baseline sau proiect intermediar. Pot
fi făcute până la 10 salvări de tip baseline şi până la zece de tip proiect intermediar.
- PROJECT
Sort - din acest submeniu poate fi schimbată ordinea de afişare a activităţilor sau resurselor în
funcţie de criteriile dorite, forma acestuia depinzând de vederea curentă. Filtered este utilizat
pentru filtrarea listei de activităţi sau resurse după criteriile dorite. Group by este utilizat pentru
gruparea activităţilor de acelaşi tip în liste separate. Outline este utilizat pentru structurarea
activităţilor pe subproiecte, putânduse ascunde sau vizualiza activităţile unui subproiect,
alocările resurselor pe activităţi etc. WBS (work break structure) este utilizat pentru memorarea
structurii proiectului. Task Information este utilizat pentru introducerea informaţiilor detaliate
despre o activitate, acestea fiind grupate în mai multe categorii
1. Informaţii generale (durata, data de începere şi de terminare etc.)
2. Informaţii despre dependenţele de celelalte activităţi;
3. Resursele folosite;
4. Informaţii avansate (deadline, constrângeri, tip, calendar, cod WBS etc.)
5. Note (Pot fi accesate direct din submeniul Task Notes...);
Project Information conţine informaţiile generale despre proiect:
- daca este programat faţă de data de începere sau faţă de cea de terminare;
- data de începere şi de terminare;
- data de stare (faţă de care se fac rapoartele);
- prioritatea predefinită a activităţilor;
- statistica privind costul total, numărul de ore de muncă total, cât s-a efectuat deja etc.

Crearea si managementul unui proiect cu MS PROJECT


Crearea unui proiect
Pasul 1. Pentru iniţierea unui nou proiect: click pe butonul New; in fereastra de dialog se fac
precizari cu privire la data de incepere si de terminare, data curenta, prioritatea proiectului.
Observatie: Aceste informatii pot fi introduse ulterior, din meniul Project / Project Information.
Pasul 2. Se introduc titlul proiectului, subiectul proiectului, autorul proiectului, managerul
proiectului, compania care îl efectuează şi alte informaţii privind categoria de proiecte în care
se încadrează, comentarii, cuvinte cheie, legături cu alte baze de date din meniul File /
Properties, căsuţa Summary.
Pasul 3. Puteţi seta planul de lucru privind zilele de lucru (şi cele libere) numărul de ore de lucru
al fiecărei zile, intervalul de lucru din fiecare zi, pauzele, dacă e orar de zi sau de noapte, puteţi
construi şi salva un orar propriu, îl puteţi predefini ca şablon pentru construirea altor orare
ulterioare etc, din meniul Tools / Change Working Time.
Pasul 4. Se introduc activităţile proiectului şi duratele lor. Pentru aceasta:
a) se intră în modul de vizualizare Gantt Chart (diagramă Gantt) din meniul View / Gantt
Chart sau daţi clic pe butonul Gantt Chart din bara View Bar (cea verticală din stânga
ecranului). Pentru a vedea această bară pe ecran bifaţi din meniul View opţiunea View
Bar.
b) Se selectează din coloana Task Name pe rând fiecare linie şi se introduc succesiv
numele tuturor activităţilor proiectului. După scrierea unui nume se dă ENTER.
c) Se selectează din coloana Duration pe rând fiecare linie şi se introduc succesiv
duratele tuturor activităţilor proiectului folosind bara derulantă din dreapta sau scriind
efectiv durata în linia de editare (cea dintre barele de instrumente şi ecranul central).
După introducerea unei durate se dă ENTER. Durata poate fi exprimată în minute, ore,
zile sau săptămâni. În zile, durata minimă e jumătatea de zi (0.5 days).
Pasul 5. (facultativ) Dacă o activitate se petrece de mai multe ori la intervale anume de timp
(zilnic, săptămânal, lunar, anual) selectaţi activitatea apoi intraţi în meniul Insert / Recurring
Task. În căsuţa deschisă veţi introduce numele activităţii, durata, intervalul la care se
petrece, pe ce perioada se manifestă această repetare, de câte ori etc, apoi daţi OK.
Pasul 6. (facultativ) O activitate poate fi întreruptă şi reluată mai târziu (de exemplu în cazul
când este nevoie de resursele utilizate la aceasta pentru altă activitate prioritară). Pentru
aceasta selectaţi activitatea respectivă şi daţi clic pe butonul Split Task din bara Standard (sau
din meniul Edit alegeţi opţiunea Split Task) apoi mutaţi mouse-ul pe dreptunghiul haşurat aflat
în ecranul din dreapta în dreptul activităţii respective, în interiorul activităţii acolo unde vreţi să
apară întreruperea şi daţi clic. Va fi introdus automat o întrerupere de o lungime predefinită (de
exemplu de 3 zile dacă durata e în zile). Dacă vreţi să modificaţi lungimea acesteia puteţi muta
bucăţelele din activitate trăgându-le cu mouse-ul. Puteţi de asemenea elimina întreruperea
trăgându-le una lângă alta.
Observatii:
a. Puteţi rearanja activităţile cu Cut – Paste, introduce activităţi noi între altele
existente cu Insert – New Task sau şterge o activitate cu DELETE.
b. Puteţi puncta evenimente importante prin introducerea, în locurile respective, de
activităţi cu durata zero.
Pasul 7. (facultativ) Se pot crea substructuri, sau subprograme, dacă proiectul este foarte
complex şi presupune desfăşurarea a foarte multe activităţi, grupate pe compartimente, echipe
etc, sau se obţine prin integrarea sau condensarea a mai multe proiecte definite anterior. Pentru
aceasta:
1. Din bara View Bar, selectaţi Gantt Chart .
2. Din coloana Task Name selectaţi activitatea pe care vreţi s-o subordonaţi sau s-o ridicaţi în
rang.
3. Daţi clic pe Indent pentru a subordona sau pe Outdent pentru a ridica în rang activitatea.
De asemenea pot fi ascunse sau vizualizate activităţile unui subproiect. În plus, putem crea o
coloană nouă cu coduri proprii pentru activităţi (în afara celei predefinite ID) din meniul Insert /
Column şi selectarea în câmpul Field Name opţiunea WBS (work breakdown structure).
Pasul 8 . Se definesc dependenţele dintre activităţi. Pentru aceasta se selectează succesiv
fiecare activitate şi apoi clic pe butonul Task Information din bara Standard (sau dublu clic pe
numele activităţii, sau clic cu butonul drept pe numele acesteia şi alegerea opţiunii Task
Information sau din meniul Project opţiunea Task Information). Se selectează subcaseta
Predecessors. În coloana Task Name se vor trece succesiv activităţile de care depinde
activitatea curentă, în coloana Type tipul de dependenţă iar în coloana Lag întârzierea
dependenţei (eventual în procente din activitatea precedentă).
Pasul 9. Dacă se iau în considerare şi resursele folosite atunci:
Se creează o listă cu resursele folosite cu toate informaţiile aferente acestora. Pentru aceasta:
1. Din View Bar, daţi click pe Resource Sheet.
2. Din meniul View /Table bifaţi Entry.
3. În coloana Resource Name tastaţi numele resursei.
4. Dacă vreţi să desemnaţi un grup din care face parte resursa, introduceţi-i numele în coloana
Group.
5. Dacă este necesar, introduceţi numărul maxim de unităţi disponibile din această resursă în
coloana Max. Units, în procente (de exemplu, scrieţi 300% pentru a indica trei unităţi disponibile
permanent din resursa respectivă).
6. Se modifică, dacă este cazul, şi valorile prestabilite ale celorlalte coloane.
7. Repetaţi paşii de la 3 la 6 pentru fiecare resursă.

Succesiv pentru fiecare activitate se trec resursele folosite de acestea şi cantităţile necesare.
Pentru aceasta:
1. Din bara View Bar, clic pe butonul Gantt Chart.
2. Selectaţi succesiv fiecare activitate din coloana Task Name şi apoi daţi clic pe Assign
Resources
3. În coloana Name selectaţi succesiv resursele necesare activităţii (pot fi selectate simultan
utilizând SHIFT sau CTRL).
4. În coloana Units treceţi procentul utilizat din resursa respectivă.
De asemenea, se poate da dublu clic pe numele resursei şi intra apoi în căsuţa Resources, cu
aceleaşi opţiuni de completat.
Pasul 10. (facultativ) Se pot introduce informaţii referitoare la resurse, privind costurile, ratele de
schimb etc. În final se pot obţine informaţiile legate de costul întregului proiect din meniul
Project – Project Informaţion – Statistics pe linia Current în dreptul coloanei Cost.
Pasul 11. Se poate utiliza GanttChartWizard pentru a obţine rapid informaţii despre proiect (de
exemplu drumul critic) astfel:
1. Din View Bar, clic pe Gantt Chart.
2. Clic pe butonul GanttChartWizard din bara Standard.
3. Urmaţi instrucţiunile din GanttChartWizard.
Pasul 12. Puteţi scoate la imprimantă proiectul dar este bine ca înainte de a printa să utilizaţi
Print Preview pentru a alege ceea ce va fi listat şi aşezarea în pagină.
Pasul 13. Se poate personifica ecranul sau modifica aspectul graficelor, câmpurilor, fonturilor
etc, din meniul Format.
Pasul 14. Din bara View Bar, selectând pe rând fiecare buton se pot obţine toate informaţiile
necesare despre proiect (graful Gantt, graful PERT, utilizarea resurselor etc)

Exercitii
Pregătirea unor schiţe
În pregătirea unui set de schiţe sunt implicate următoarele activităţi:
Activitatea Durata (săptămâni)
Schiţarea 12
Desenarea 8
Imprimare 4
Şeful echipei care face schiţele este gata să înmâneze schiţele desenatorilor după 2 săptămâni
iar desenatorii vor înmâna desenele spre printare după o săptămână. Desenaţi diagrama acestei
situaţii.
Diagrama Gantt
Desenaţi reţeaua dată prin:
Activitatea Activităţile Durata
Succesoare
A D,E 4
B F,C 6
C G 2
D L 3
E H 8
F H,K 9
G L 10
H L 6
K L 8
L - 1
Analizaţi aceasta reţea şi desenaţi diagrama Gantt.