ELABORAREA ŞI

MANAGEMENTUL PROIECTELOR
Partea a II-a
Program de studii de
MASTERAT Prof. dr. Vasilica STAN
Managementul şi Expertiza Fondului Dep. Ştiinţele plantelor
Funciar Facultatea de Agricultură
USAMV Bucureşti
vasilica.stan@usamv.ro

Sursa foto: www.gerbeaud.com/jardin/decouverte/humus

Conţinutul ştiinţific al
modulului
Principalele etape ale realizării unui proiect

1. Definirea/Clarificarea ideii de proiect/Titlul proiectului

2. Descrierea proiectului
3. Elaborarea unui buget previzional
4. Identificarea partenerilor
5. Construirea planului de activităţi
6. Elaborarea planului de comunicare
7. Implementarea proiectului
8. Evaluarea rezultatelor şi predarea/raportarea acestora
9. Sustenabilitatea proiectului
10. Vizibilitatea proiectului
11. Transferul rezultatelor
Identidentificarea partenerilor
• Ce sunt partenerii şi ce pot • Cine pot fi partenerii?
oferi? ▫ Primăriile;
▫ Ochiul critic al proiectului; ▫ Asociaţiile profesionale;
▫ Posibili consilieri şi punţi de ▫ Întreprinderile comerciale;
legătură cu alţi potenţiali ▫ Cluburile şcolare;
parteneri; ▫ Şcolile;
▫ Vectori sau piste pentru ▫ Anumite fundaţii;
dezvoltarea proiectului, la care
nu v-aţi gândit; ▫ Organizaţii media,
▫ Un sprijin pentru elaborarea ▫ Diferite direcţiile judeţene ....
proiectului;
▫ O sursă de finanţare a
proiectului;
▫ Un loc de realizare a proiectului
sau a unei părţi a proiectului;
▫ Un loc de transfer al rezultatelor
proiectului…
Partenerii – paşi de urmat
• Pentru a vă gasi partenerii doriţi:
▫ Faceţi o selecţie de un anumit număr de potenţiali parteneri
în funcţie de ceea ce puteţi oferi sau de ce aşteptaţi să puteţi
primi;
▫ Pregătiţi-vă o argumentare scurtă şi precisă;
▫ Formulaţi o cerere realistă;
▫ Trimiteţi un dosar de informare partenerului şi stabiliţi o
primă întâlnire;
▫ Pregătiţi riguros modul în care veţi purta discuţiile;
▫ Cereţi partenerului să materializeze angajamentul său într-
un document scris („verba volant, scripta manent”);
▫ Urmăriţi de aproape deciziile şi asiguraţi-vă că acestea sunt
duse la îndeplinire.
În relaţia pe care o construiţi
cu partenerii, nu uitaţi:

• Analizaţi-vă atent propriile nevoi fără să le

supra- sau subevaluaţi;
• Faceţi distincţie între parteneriatul în natură şi
parteneriatul financiar;
• Prevedeţi o marjă de securitate pentru situaţiile
neprevăzute.
Demersuri pentru abordarea
partenerilor_1
• Pentru credibilitate prezentaţi-vă cu lecţiile făcute şi cu tolba deja plină la
un viitor partener (spre exemplu puteţi spune că deja aveţi parteneri care
au acceptat colaborarea cu dumneavoastră);
• Construiţi-vă o argumentare simplă, care să cuprindă punctul de vedere
al potenţialului partener, ce poate el să obţină din acest parteneriat; cele
mai bune negocieri au în vedere câştigul de ambele părţi;
• Dosarul dumneavoastră să fie fiabil din punct de vedere ştiinţific/tehnic
şi financiar;
• Dacă aveţi încredere în proiectul dumneavoastră îndrăzniţi chiar şi
imposibilul, în cel mai rău caz, partenerul va spune „nu”;
• Pregătiţi minuţios întâlnirea cu viitorul posibil partener: durată,
conţinut, exprimare, atitudine etc.; întrebaţi interlocutorul dacă cunoaşte
şi alţi posibil interesaţi de proiectul dumneavoastră; în acest fel, dacă
răspunsul va fi afirmativ, ar fi ca o recomandare către un alt partener,
ceea ce v-ar înlesni abordarea;
 Demersuri pentru abordarea
partenerilor_2
• Luaţi în calcul toate sursele posibile de finanţare a
proiectului şi modul în care faceţi împărţirea banilor;
unii parteneri s-ar putea să se decidă mai tarziu; păstraţi
rezerve.
• Fiţi foarte atenţi la reacţiile interlocutorului. Luaţi în
calcul cu rigoare toate punctele tari şi punctele slabe ale
proiectului şi modul în care le puteţi prezenta pentru a fi
convingători şi câştigători în urma discuţiilor.
• Fiţi bine determinaţi şi răbdători în discuţii. Orice
negociere durează.
• Păstraţi datele de contact ale interlocutorului oricum.
Contactele de astăzi pot fi partenerii de mâine.
Sinteză privind partenerii

• Să se ştie bine ce pot reprezenta partenerii

pentru proiect.
• Să li se spună partenerilor cât sunt de importanţi
pentru proiect.
• Să se poată comunica în bună cunoştinţă de cuză
în ceea ce priveşte proiectul.
• Păstrarea entuziasmului şi a determinării până
la capăt.
 Construirea planului de activităţi
• Se construieşte în mod simplu, de la stânga la dreapta şi de la cel
mai general la cel mai precis; se prezintă mai întâi etapele mari,
apoi activităţile, apoi detaliile/subactivităţile şi sarcinile precise.
• Orice etapă, activitate, subactivitate, sarcină a planului trebuie
raportată la o unitate de timp corespondentă; este un lucru foarte
minuţios.
• Luaţi-vă intervale de încredere privind timpul alocat pentru a nu
ajunge în impas în cazul unor decalaje sau riscuri privind
realizarea anumitor sarcini, activităţi etc.
• Faceţi din când în când o recapitulare pentru a vedea dacă nu s-a
omis ceva şi inseraţi sau modificaţi pentru a fi cât mai precişi în
planificare.
• Dacă proiectul se realizează în echipă trebuie să se repartizeze
rolurile şi sarcinile în funcţie de competenţele fiecărui membru şi
de disponibilitatea acestuia.
• Nu uitaţi că proiectul are un scop/obiectiv general care trebuie
realizat. De aceea, trebuie să fiţi cât mai realişti.
Un bun plan de realizare asigură:
• Transpunerea obiectivelor proiectului într-o “foaie de
parcurs” detaliată cu rezultate concrete;
• Elaborarea unei liste detaliate a resurselor necesare;
• Evaluarea corectă a termenelor de realizare a diferitelor
activităţi;
• Validarea costurilor estimate ale proiectului;
• Identificarea la timp a unor aspecte negative, cum ar fi,
sarcini care durează mai mult decât era de așteptat,
alunecarea în datele-țintă, lipsa de productivitate/eficienţă
a membrilor echipei.
Greşeli comune
• Lipsa planului de realizare;
• Elaborarea unui plan de realizare greşit sau a
unui plan de realizare cosmetizat;
• A se evita exigenţele nejustificate (a nu fi mai
catolici decât papa);
• A nu se uita scopul proiectului;
• Experienţele cu proiectele anterioare nu sunt
întotdeauna un bun exemplu de urmat;
• A nu se subestima termenele de realizare.
Un bun plan, realizat în mare
viteză “acum” este mai bun
decât unul perfect realizat
săptămâna viitoare.
 Avantajele planificării
• Modul de derulare a activităţilor şi anticiparea rezultatelor;
• Coerenţa activităţilor ce urmează a fi realizate;
• Estimarea timpului de realizare a activităţilor şi a
proiectului;
• Estimarea costurilor proiectului;
• Anticiparea urgenţelor ce pot interveni pe durata
proiectului;
• O idee asupra a ceea ce trebuie realizat în fiecare zi, lună
sau an;
• Evitarea dublării activităţilor sau suprapunerilor de
competenţe;
• Fiecare membru al echipei trebuie să îşi cunoască rolul.
 Model de plan de realizare a proiectului

Anul Etapa / Durata Rezultate Total Necesar resurse financiare

Activităţi (Lei)
(Corespunzător Mano- Mate- Cheltu- Cheltu-
obiectivelor) peră riale şi ieli de ieli
Servicii capital indirecte

2020 Etapa I
(...) Titlul etapei
Activitatea I.1.

Activitatea I.2.

Activitatea I.3.

Acesta este un model virtual şi nu se va folosi la tema de casă decât dacă doreşte cineva.
Elaborarea planului de comunicare

• De ce este necesară comunicarea şi în ce scop se

face?
▫ Orice demers în cadrul proiectului este un demers de
relaţionare şi de interacţiune cu mediul extern.
▫ Este necesar şi important să se ştie ce anume urmează
să se comunice şi în ce scop.
▫ Înainte de a trece la comunicarea propriu-zisă cu
ceilalţi, trebuie să se stabilească riguros care este
imaginea care se va promova. Ce anume se va arăta:
cine sunteţi, ce faceţi, cui vă adresaţi şi în ce scop.
• Odată puse la punct toate aceste detalii, se va putea
comunica în exterior ceea ce se doreşte.
 Cum se face comunicarea
Care sunt
ţintele • Parteneri economici, grupuri de fermieri, structuri de specialitate, structuri
prioritare? administrative ale statului…
Către cine şi de • Mediul academic şi ştiinţific; Marele public, media…
ce?

Definirea • Poziţionaţi proiectul în raport cu ceea ce există deja.

mesajului: ce • Identificaţi şi semnalaţi principalele argumente în favoarea proiectului.
şi de ce? • Adaptaţi forma şi conţinutul mesajului în raport cu grupul ţintă.

• Media (locale/naţionale), audiovizualul.

Care sunt • Internet.
mijloacele de • Crearea de materiale de informare (afişe, broşuri, pliante, fluturaşi).
comunicare? • Publicarea de articole de specialitate în jurnale/reviste de specialitate
Ce suport şi naţionale şi internaţionale, comunicări tehnice şi ştiinţifice…
• Informare directă şi demonstrare în teren.
cât? • Organizarea de evenimente
 Implementarea proiectului_1
• Înainte de trecerea la faza activă a proiectului sunt necesare o
serie de pregătiri care vor permite câştigarea de timp pentru
momentele când nu va fi de ajuns:
▫ Dobândirea de informaţii specifice, consiliere juridică etc.;
▫ Citirea şi înţelegerea tuturor documentelor semnate;
▫ Nu vă angajaţi decât la lucruri pe care ştiţi că le puteţi face;
▫ Constituiţi-vă dosare speciale şi realizaţi o arhivă a tuturor
documentelor, inclusiv corespondenţa, precum şi o bază de date
electronică pe capitole bine organizate;
▫ Identificaţi cu rigoare incidenţele în materie de responsabilitate
civilă şi penală legate de realizarea proiectului;
▫ Informaţi-vă şi clarificaţi-vă tot ceea ce presupune reglementare,
declaraţii, obligaţii legale, autorizaţii administrative legate de
proiect;
▫ Deschideţi un cont bancar aferent doar proiectului.
 Implementarea proiectului_2
• Asiguraţi-vă că aveţi competenţele necesare pentru realizarea
proiectului, formaţi-vă sau luaţi-vă un colaborator apropiat
competent;
• Continuaţi să cereţi sfaturi unor persoane competente în funcţie
de nevoi;
• Înainte de a acţiona reflectaţi la toate detaliile şi consecinţele
acţiunii;
• Actualizaţi în mod constant planul de acţiune;
• Nu vă lăsaţi sufocaţi de urgenţa lucrurilor astfel încât să greşiţi şi
nici nu puneţi presiune;
• Luaţi măsurile necesare pentru protejarea drepturilor de
proprietate (crearea unui soi, îmbunătăţirea unei metode, un
model matematic, un brevet etc.);
• Anticipaţi obligaţiile pe care le aveţi în cazul în care beneficiaţi de
fonduri publice sau private (rapoarte de activitate, justificative
privind utilizarea fondurilor primite, indicatori de rezultat, raport
de progres etc.).
6 condiţii pentru realizarea unui
proiect de succes
Crearea unei
Crearea unei
echipe de
atmosfere de
încredere
încredere

Explicarea în scris a tuturor demersurilor pentru echipă.

Monitorizare, Comunicare
control şi deschisă cu
feed-back echipa
 Managementul proiectului
C O N S T R Â N G E R I

Control

Structură

Resurse
specifice
Diagrama GANTT vă ajută să urmăriţi gradul de
îndeplinire a sarcinilor, de realizare a activităţilor
şi obiectivelor. Ea trebuie reactualizată periodic.
O tipologie a greşelilor comune tuturor
proiectelor
• Risipirea banilor şi a timpului pe proiecte care
nu au sponsorizare, angajament şi suport social
suficiente pentru a reuşi;
• Nutrirea speranţei că oamenii care nu au
manifestat angajament încă de la început, o vor
face mai târziu;
• Neimplicarea sponsorului în proiectarea
direcţiilor şi în păstrarea acestuia pe drumul cel
bun.
Evaluarea rezultatelor şi raportarea_1
• La ce foloseşte evaluarea?
▫ Permite punerea punctului pe „I”; atât punctele
tari cât şi punctele slabe ale proiectului vor fi
relevate, ceea ce va permite luarea de măsuri
pentru continuare.
▫ Permite aducerea în faţa partenerilor a unui bilanţ
coerent şi clar (partenerii de ieri pot fi angajatorii
de mâine).
▫ Contribuie la fidelizarea partenerilor pentru
viitoare proiecte.
▫ Permite identificarea viitoarelor obiective şi
acţiuni.
Evaluarea rezultatelor şi raportarea_2
• Cum se realizează?
▫ Se analizează etapă cu etapă, activitate cu activitate şi se evaluează
factorii de reuşită şi cei care au condus la anumite eşecuri;
▫ Se înregistrează toate punctele tari şi punctele slabe ale fiecărei
etape şi/sau activităţi;
▫ Evaluarea trebuie să se facă în cea mai obiectivă manieră, păstrând
distanţa şi imparţialitatea în judecarea tuturor componentelor;
▫ Atenţie, totuşi, la oameni; situaţiile nu se reproduc niciodată în
mod identic; relaţiile umane nu se vor pune în aceeaşi ecuaţie;
▫ Analiza personală se va confrunta cu o analiză externă (în cazul
proiectelor finanţate din fonduri publice există, de regulă,
evaluatori şi/sau monitori ai proiectelor care evaluează rapoartele
de autoevaluare);
▫ Evaluareea va acoperi întotdeauna atât partea tehnică şi/sau
ştiinţifică, precum şi partea financiară şi cea de management al
proiectului;
▫ Pentru parteneri se va pregăti întotdeauna un mic bilanţ.
Sustenabilitatea proiectului
• Odată finalizat, un proiect nu trebuie să moară.
Pentru aceasta trebuie găsite resurse de continuare.
• El nu trebuie să meargă înainte cu aceleaşi obiective,
ci trebuie să înregistreze un progres din toate
perspectivele sale.

Exemplu: O şcoală construită cu ajutorul unor fonduri

alocate în cadrul unui proiect nu trebuie să fie activă doar
atât cât este proiectul, ci trebuie să meargă mai departe
în timp, să-şi crească numărul de clase, de elevi, de
profesori, să-şi dezvolte baza materială, să-şi crească
rezultatele şi impactul comunitar etc.
Vizibilitatea proiectului
• Este relevată de suma tuturor realizărilor
proiectului:
▫ Produse realizate (exemple: un soi nou de plante,
un prototip, o metodă de tratare, un articol
publicat într-un jurnal de specialitate de mare
impact, o comunicare ştiinţifică într-o conferinţă
internaţională cu mare vizibilitate, un eveniment
organizat pentru promovarea proiectului, un
câmp demonstrativ, un site web dedicat
proiectului etc.).
 Transferul rezultatelor

• Anumite rezultate ale proiectelor, odată brevetate,

pot fi transferate către producţia în serie în baza
protocoalelor specifice transferului;
• Cunoaşterea poate, de asemenea, să fie transferată
pe diferite căi, inclusiv cele menţionate în capitolul
aferent vizibilităţii proiectului (cărţi, publicaţii,
lucrări de specialitate etc.).
• În oricare din aceste situaţii se vor avea în vedere
demersurile privind drepturile de autor în vederea
vânzării.
Etapele pocesului de transfer tehnologic la nivel european
Descoperire Research transforms money into
Utilizare knowledge … technology transfer
publică şi transforms knowledge into
money.”
venituri Geoffrey Nicholson, father of the Post-It”
financiare Sursa: https://ec.europa.eu

Publicare

Evaluare
Dezvoltarea
produsului
Protejarea
dreptului de
proprietate
intelectuală
Certificare /
Brevetare Sursa: https://ec.europa.eu Marketing