Activitatea de secretariat atributiile si sarcinile secretarului; functiile secretariatului Studiu de caz Plan managerial al secretariatului Colegiului Silvic Theodor

or Pietraru, Branesti

Printre activitile cu importan deosebit n cadrul unei organizaii economico-sociale se numr i activitatea de secretariat. Activitatea de secretariat este structurat pe compartimente specializate i are o ampl generalizare. Ea se desfoar la niveluri diferite, att n cadrul organelor centrale ale administraiei de stat (guvern, ministere), al organelor locale ale puterii de stat (primrii, consilii locale), ct i la nivelul agenilor economici, al unitilor cu profiluri diferite (academii, instituii de nvmnt superior, coli, biblioteci, etc). De aceea, structura, forma de organizare, amploarea, numrul de funcii i unele atribuii sunt diferite de la o organizaie la alta. Munca de secretariat n administraia public prezinta unele particulariti faa de secretariatul din sectorul privat, ca urmare a faptului c insui managementul instituiilor publice i structura organizaionala sunt diferite de oranizarea si conducerea companiilor i firmelor private. Aici termentul de secretara a fost inlocuit cu cel de asistent manager. Secretariatul este considerat ca interfa a efului unei instituii cu personalul angajat i cu persoanele din afara instituiei i de asemenea, reprezint (n unele cazuri) o dublare a direciilor auxiliare, prin preluarea la nivelul compartimentului a atribuiilor specifice. Astfel, secretara preia o serie de atribuii privind personalul, activiti administrative, activiti de relaii cu publicul. Secretariatul este un auxiliar direct i indispensabil al conducerii, avnd ca sarcin degrevarea acesteia de unele sarcini auxiliare, crendu-i astfel condiiile necesare realizrii principalelor sale funcii: prevedere organizare comand coordonare control. Secretara trebuie s creeze condiii optime pentru luarea deciziilor care reprezint actul esenial al conducerii. n literatura de specialitate secretariatul este definit ca un nucleu (grupare de funcii i respectiv persoane care le ocup) cu activiti, atribuii i sarcini individuale complexe. Acest grup de oameni specializai sunt reunii sub o autoritate ierarhic (directori de secretariate, efi de serviciu, secretari-efi) autoritate subordonat la rndul su direct conducerii i care are precizate atribuii cu caracter permanent pentru efectuarea lucrrilor specifice muncii de secretariat.

Intr-un secretariat munca secretarelor presupune un complex de activiti : 1) Activiti cu caracter specific de secretariat (preluare, transmitere mesaje telefon, stenografierea, multiplicarea, redactarea nscrisurilor dictate de efi, clasarea documentelor, nregistrarea corespondenei). 2) Activiti prin care se duc la ndeplinire sarcinile i atribuiile prevzute n fia postului (documentare, coresponden, protocol, organizarea manifestrilor etc.). 3) Activiti pe care le decid, le iniiaz singure (cursuri de perfecionare, instruire a secretarelor din subordine), 4) Activiti de reprezentare a efilor lor (primiri oficiale, participare la discuii cu parteneri de afaceri, etc.) Activitile se compun din atribuii, iar atribuiile din sarcini. Atribuia reprezint sfera de competen a unui compartiment, iar executarea atribuiilor de ctre un compartiment presupune competena membrilor compartimentului n realizarea sarcinilor ce decurg din aceste activiti. Atribuiile i sarcinile secretariatelor Compartimentului secretariat i revin atribuii globale din care se extrag i se detaliaz sarcini pentru fiecare lucrtor. Atribuiile i sarcinile unei secretare depind de structura i domeniul de activitate al organizaiei respective i sunt cuprinse n fia postului. Se poate spune ca potrivit modului cum este conceputa la noi n tara activitatea de secretariat, (in cazul n care funcioneaz ca un serviciu autonom), ea include urmtoarele atribuii i sarcini : executarea lucrrilor de registratur general (sortarea, nregistrarea, datarea, distribuirea) acolo unde nu exist un compartiment specializat de registratur. lucrri de coresponden primit i emis de unitate; lecturarea corespondenei primite, prezentarea la conducere, nregistrarea, repartizarea i urmrirea rezolvrii corespondenei primite, ntocmirea unor rspunsuri pe baza documentrii prealabile, dactilografierea lor, prezentarea la semnat a corespondenei cu materialul de baz;

pregtirea corespondenei pentru expediere, predarea la registratur sau expedierea direct, dup caz, asigurarea transportului corespondenei prin organizarea muncii curierilor. atribuii de documentare: detectarea surselor interne i externe, selectarea materialului; prezentarea materialelor rezultate sub form de tabele, scheme, statistici, etc., clasarea documentelor, organizarea i asigurarea unei bune funcionri a arhivei unitii. scrierea rapid, stenografierea discuiilor din edinele, conferinele, ntlnirile de afaceri, stenografierea dup dictare (i la telefon), transcrierea setnogramelor. multiplicarea materialelor: dactilografierea folosind maina de scris sau calculatorul (folosind metoda oarb), folosirea imprimantei calculatorului, utilizarea mainilor de copiat, corectarea greelilor, cunoaterea unor sisteme de corectare a materialelor pentru editorial. traduceri i retroversiuni de acte , coresponden, materiale documentare, cunoaterea unei limbi strine de circulaie internaional scris i vorbit. probleme de protocol i relaii cu publicul: ntocmirea unor planuri pentru desfurarea n bine condiii a ntlnirilor cu persoane din afr instituiei, primirea vizitatorilor i a partenerilor de afaceri, cunoaterea, documentarea n ceea ce privete regulile de comportament i protocol specifice rii din care vine partenerul, pregtirea corespondenei protocolare cu ocazia diferitelor evenimente. evidena necesarului de consumabile i evidena de personal (secretara ntocmete referatul cu necesarul de rechizite pentru compartimentul secretariat, ine evidena orelor suplimentare, concediilor, evidena delegaiilor, a deplasrilor i a evenimentelor profesionale. pregtirea cltoriilor de serviciu ale efului , rezervarea de bilete, a camerei de hotel, obinerea vizei (dac este cazul), pregtirea documentelor necesare pentru ntlnirile de lucru, contactarea persoanelor cu care trebuie s se ntlneasc eful i stabilirea programului.

cunoaterea i folosirea aparaturii moderne de birou (calculatorul, maina de multiplicat, fax, aparatura de nregistrare-clasare, interfonul, etc.); cunoaterea tehnoredactrii computerizate i a programelor pentru aceasta.

organizarea sistemului informaional: primirea prelucrarea i transmiterea informaiilor. ntocmirea contabilitii primare a firmei primirea i transmiterea comunicrilor telefonice organizarea edinelor i a materialelor necesare. difuzarea n unitate a deciziilor i instruciunilor cu caracter de circulat. preluarea de la efi (prin delegare de autoritate) a unor sarcini pe care secretara (asistenta manager) le poate rezolva sau chiar secretara poate delega o serie de responsabiliti persoanelor din subordine.

perfecionarea permanent din punct de vedere profesional. supravegherea personalului secretarial din subordine: instruirea acestuia, evaluarea posibilitilor fiecruia i stabilirea responsabilitilor.

respectarea disciplinei muncii.

Functiile secretariatului evolutia meseriei de secretar O abordare evolutiv a meseriei de secretar nu se poate realiza dect n contextul evoluiei istorice a managementului i a mijloacelor de comunicaie. nc din fazele de nceput,

n practicarea acestei meserii, descoperim trei coordonate eseniale care i-au marcat funcionarea pn astzi: meseria de secretar a aprut i a funcionat ntotdeauna pe lng factorii de decizie ai vieii economico- sociale; tratarea informaiei scrise, a stat la baza acestei activiti i, confidenialitatea, a constituit o cerin esenial sub aspect deontologic. Coordonata confidenialitii este sugerat chiar de termenul secretar(), provenind din latinescul secretum (secret, tain) i desemnnd o persoan care tie i pstreaz secrete. Sub aspect practic, meseria de secretar preced n timp istoric, apariia denumirii sale. Dac inem cont de faptul c primele forme ale scrierii au aprut din necesitile administraiei de stat de a emite dispoziii, de a da ordine i a administra bunuri, putem lega apariia acestei meserii de casta scribilor, secretarii autoritilor, considerai a constitui prima celul a birocraiei, n Orientul antic. n special, n perioada faraonilor egipteni, scribii au fost printre primii colaboratori specializai n comunicarea scrisa. Problema confidenialitii se punea, la vremea respectiv, numai pe cale oral, fiind extrem de rare persoanele care tiau s citeasc. Aa se explic i practica unor autoriti de a tia limba scribilor, spre a se asigura de pstrarea secretului profesional. Termenul grammatikos, denumind n limba greac i profesia de secretar, poate fi considerat cel mai sugestiv, n ceea ce privete posibilitile asocierii acestei meserii cu nceputurile scrierii. Treptat, prin trecerea de la un sistem economic la altul i prin evoluia mijloacelor de comunicaie, se contureaz alte coordonate funcionale ale acestei profesii. In perioada feudalismului, o data cu schimbrile produse n sistemele de conducere prin apariia anumitor grade de ierarhizare si, prin apariia hrtiei ca suport informaional, munca de secretariat capt contururile specializrii.

Astfel, persoana desemnat cu titlul de secretar, n Evul Mediu, se ocupa de corespondena monarhului sau a unor nali demnitari. Aceasta presupunea meninerea n continuare, a sarcinilor iniiale de caligrafiere a textelor, la care sau adugat alte operaiuni de expediere dar i de eviden a circulaiei documentelor scrise. In epoca modern, o dat cu ptrunderea mainilor de scris mecanice n structurile administrative, imaginea secretarei se va asociata att de profund cu acest mijloc de imprimare a textelor, nct activitatea sa se va confunda pn n epoca contemporana, cu aceea de dactilograf. Trebuie s precizm, ns, c din punct de vedere istoric, aceast meserie a aparinut brbailor, pn la nceputul secolului XX, cnd au nceput s fie promovate drepturile ceteneti refuzate femeii secole de-a rndul. Nici Revoluia Francez cu ideile ei luminoase nu a avut curajul s lanseze femeia n viaa administrativ, dar a declanat goana dup o egalitate de sexe. n epoca contemporan, conform statisticilor, 95% din funciile de secretar sunt ocupate de femei, n special n rile Europei Occidentale, ele dovedindu-se mai dotate dect brbaii n domeniul competenei sociale i al inteligenei emoionale. Se contureaz, astfel, noi cerine, privind practicarea acestei profesiuni. Managementul modern, cristalizat ca tiin tot la nceputul secolului XX, dezvolt noi valori, privind resursele umane i resursele informaionale, la aceasta aducndu-i contribuia tiine precum sociologia, psihologia, ergonomia. Noile dimensiuni ale managementului au presupus, desigur, i reevaluarea auxiliarului su de baz, secretariatul. n spatele acestui curent ascensional se afl i dezvoltarea continu a tehnologiilor informaionale i comunicaionale care au revoluionat viaa birourilor. Astzi, competenele secretariatului impun n egal msur, cunotine, informaii i deprinderi cerute muncii tradiionale secretariale la care se adaug altele noi: domeniul biroticii. Abordnd, cerinele actuale ale acestei profesiuni, la modul general, putem enumera: stpnirea procedeelor de citire i scriere rapida; utilizarea calculatorului n editarea de texte i pentru baze de date; utilizarea celorlalte aparatelor de tratare a informaiei i comunicaie; cunoaterea principiilor de organizare a timpului i a documentelor; posedarea i si exercitarea a 1-2 limbi de circulaie internaional; cunotine generale de statistic i contabilitate; abiliti de comportament n

relaiile cu publicul i ali factori; Din aceast perspectiv, activitatea secretariatelor devine tot mai complex i specializat. Secretara este tot mai implicat n procesul de gndire fiind nevoit de multe ori s preia pri din activitile conducerii spre a le prelucra independent, s gestioneze fluxuri de informaii i timpul managerilor, s manevreze mijloace tehnice de tratare a informaiei i de comunicaie. Posibilitile sale de degrevare a aciunilor managementului sunt nelimitate. Cu privire la perspectivele acestei profesii, n lumea occidental s-au exprimat trei curente de opinie: a) ntr-o prim categorie se ncadreaz cei care consider c rolul secretarei este depit i c n viitor va disprea. Argumentele care se aduc n acest sens, privesc evoluia rolului calculatorului pentru activitatea fiecrui manager i de aici, ideea c, n timp, calculatorul va ajunge s suplineasc rolul secretarei; b) n a doua categorie pot fi ncadrai cei care consider ca, dimpotriv, rolul secretarei este n continu cretere i c nici calculatorul nici altceva nu va reui s-o suplineasc; c) un al treilea curent, susine c, n perspectiv, secretara i va depi statutul profesional actual, fiind tot mai implicat n activiti paraprofesionale n care competenele ei s impun cunotine noi din alte domenii (economie, management, juridic), alturi de cele tradiionale. Privit din aceast perspectiv, activitatea secretariatelor nu va mai fi exercitata de oricine i oricum. n rile occidentale se experimenteaz i testeaz pentru viitor, secretariate pe domenii, echipe de secretariat pentru prestri de servicii birotice sau pentru lucru la distan.

Funciile secretariatului modern Activitatea de secretariat se exercit n toate sistemele economico-sociale, inclusiv n firme, indiferent domeniul acestora de activitate. Componenta structurala cu rol complementar pe lng de un post de conducere, secretariatul efectueaz lucrri de natura administrativa, de rutina, pentru degrevarea titularului funciei n cauz. n echipa manager-secretar, o sarcin

unic este finalizat prin contribuia celor dou persoane. Astfel, managerul concepe un document, sau aplic o rezoluie pe o cerere. Secretariatul va prelua, n continuare, toate operaiunile ce in de redactarea, stilizarea, distribuirea sau memorarea informaiilor prelucrate. Complexitatea procesului de munc, variaz n funcie de dimensiunea i complexitatea structurii organizatorice, de stilul de management, de dotarea tehnic i nivelul de pregtire al secretariatului. Literatura de specialitate, privind managementul competitiv, consider c utilizarea eficace a secretariatului, constituie o modalitate esenial de amplificare a eficacitii muncii manageriale. Un secretariat bine organizat i competent poteneaz munca managerului prin mai multe elemente: degreveaz managerul de o serie de aciuni de rutin, pur administrative, contribuind, astfel, la utilizarea raional a timpului de lucru de care el dispune; creeaz condiiile preliminare pentru realizarea de ctre manager a unor contacte operative i eficiente cu persoane din interiorul i exteriorul organizaiei; asigur vehicularea corespunztoare a informaiilor la nivelul conducerii firmei, cu deosebire n perimetrul ealonului superior al acesteia; contribuie decisiv la organizarea raional a activitii managerilor de nivel superior din cadrul firmei (directori generali, directori executivi).

Aceste elemente stau la baza principalelor funcii ce revin secretariatului: Funcia de tratare a informaiilor; Funcia de documentare;

Funcia de filtru i legtur n contactele conducerii; Funcia de asistare direct a managerului; Funcia de reprezentare.

Studiu de caz Plan managerial al secretariatului Colegiului Silvic Theodor Pietraru, Branesti

PLAN MANAGERIAL PENTRU ANUL SCOLAR 2007 - 2008

OBIECTIVE GENERALE: insusirea si aplicarea in activitatea curenta a tuturor prevederilor legislative care, direct sau indirect, vizeaza activitatea acestei institutii. gruparea principalelor acte normative din sfera problematicii educationale si completarea bancii de date legislativ- educationale insusirea normelor privind protectia muncii, de prevenire si stingere a incendiilor Activitati proiectate pentru realizarea obiectivelor 1.Mentinerea ordinii si curateniei la locul de munca 2.Dotarea biroului de lucru cu materiale utile necesare bunei desfasurari a activitatii periodic II ACTIVITATI SPECIFICE POSTULUI 1.Cunoasterea si respectarea prevederilor tuturor actelor normative cu referire la aceasta functie 2.Mentinerea legaturii cu ISJ pentru clarificarea unor probleme legate de activitatea acestui compartiment si rezolvarea acestora la parametrii cat mai buni 3.Completarea la zi a contractelor de munca si a cartilor de munca ale salariatilor precum si prevederea unor masuri de siguranta pentru pastrarea acestora 4.Intocmirea si evidenta dosarelor personale ale fiecarui angajat Zilnic Orizont de timp Zilnic Obs.

Nr.crt I.

Obiective specifice ACTIVITATI ADMINISTRATIVGOSPODARESTI

Periodic

5.Intocmirea statului de functii conform actelor normative care vizeaza acest document. 6.Intocmirea statului de plata, cu respectarea intocmai a tuturor drepturilor salariale, a fiecarui salariat 7.Intocmirea formelor de angajare, transfer, eliberare din functie, promovare, salarizare, sanctionare pentru salariatii institutiei 8.Acordarea unei atentii deosebite problemelor legate de corespondenta: intrare-inregistrare, evidenta redactare- iesire 9.Completeaza diplomele de bacalaureat, certificate de absolvire de nivel 1 si 2 , atestate si certificate de competenta profesionala 10.Completeaza tabelele pentru vizarea actelor de studii cu timbrul sec;

Periodic

La angajare si de cate ori este cazul

Periodic

Lunar

Atunci cand situatia o impune

11.Elibereaza actele de studii ale absolventilor

Zilnic

12.Completeaza situatii statistice ale elevilor si claselor la inceputul anului scolar si la sf.fiecarui semestru pe baza datelor inregistrate in procesele ale Consiliului profesoral verbale

Dupa terminarea sustinerii examenelor

13.Procurarea documentelor privind legislatia scolara in general si a problemelor specifice, in special. 14. Convocarea sedintelor: Consiliului de ad-tie , Consiliul profesoral, etc.

Dupa completarea actelor de studii de cate ori este nevoie

Periodic

Periodic

De cate ori este necesar III ALTE ACTIVITATI 1. Inscrierea si evidenta persoanelor care solicita cursuri de formare profesionala in meseria de padurar si paznic de vanatoare 2.Completarea certificatelor de absolvire a absolventilor cursurilor de formare profesionala periodic IV PROTECTIA MUNCII SI PSI 1.Atentie sporita in utilizarea copiatorului (raza laser poate provoca orbire) si a calculatorului (expunerea mai mult de 4 ore consecutiv duce la afectarea vederii). Zilnic

Periodic

2.Verificarea periodica a aparatelor si a prizelor din biroul de lucru

periodic V IMBUNATATIREA PREGATIRII PROFESIONALE VI IMGINEA INSTITUTIONALA 1. Studiu individual 2. Participarea la unele activitati colective de perfectioare 3. Sedinte de instruire 1.Prezenta fizica agreabila 2.Grija constanta de a pastra proportiile dictate de bun simt si de respectul pentru ceilalti 3.Munca in echipa

periodic

zilnic

Bibliografie
1.

A. Berciu-Draghicescu (coordonator). Manual de secretariat si asistenta manageriala, ebooks.unibuc.ro

2. M. Pariza. Curs de secretariat i asisten managerial, Editura C.H. Beck, Bucuresti, 2008 3. M. Gatjens-Reuter. Manual de secretariat si asistenta manageriala, Editura Tehnica, Bucuresti, 2001 4. Plan Managerial Secretariat pentru Anul Scolar 2007-2008, Colegiul Silvic Theodor Pietraru, intocmit de Gica Ionascu (furnizat de conducerea unitatii scolare)