Dosarul personal al angajatului - cum il intocmesti corect Vezi cele 79

comentarii!
Fiecare angajator este obligat sa infiinteze si sa gestioneze un registru general de evidenta a salariatilor (REVISAL). Obligativitatea infiintarii REVISAL este dublata si de obligativitatea fiecarui angajator de a intocmi si gestiona un dosar personal pentru fiecare dintre salariatii sai, de a il pastra in bune conditii la sediu, precum si de a il prezenta inspectorilor de munca. Ce contine acest dosar in detaliu aflati astazi de la un avocat specializat. Dispozitiile art. 34 din Legea nr. 53 din 2003 privind Codul muncii, republicata, denumit in continuare Codul muncii, instituie obligativitatea ca fiecare angajator sa infiinteze si sa gestioneze un registru general de evidenta a salariatilor, denumit in continuare REVISAL, care va fi completat si transmis inspectoratului teritorial de munca in ordinea angajarii, cuprinzand elementele de identificare ale tuturor salariatilor, data angajarii, functia/ocupatia conform specificatiei Clasificarii ocupatiilor din Romania sau altor acte normative, tipul contractului individual de munca, salariul, sporurile si cuantumul acestora, perioada si cauzele de suspendare a contractului individual de munca, perioada detasarii si data incetarii contractului individual de munca. Coroborand prevederile Codului muncii cu cele ale art. 8 din Hotararea Guvernului nr. 500/2011 privind registrul general de evidenta a salariatilor, publicata in Monitorul Oficial al Romaniei nr. 372, din 27 mai 2011, obligativitatea infiintarii si gestionarii REVISAL este dublata si de obligativitatea fiecarui angajator de a intocmi si gestiona un dosar personal pentru fiecare dintre salariatii sai, de a il pastra in bune conditii la sediu, precum si de a il prezenta inspectorilor de munca, la solicitarea acestora. Prin prevederile H.G. nr. 500/2011 s-au reglementat, expres, in obligatia angajatorului, indiferent ca este o entitate juridica publica sau privata, intocmirea unui dosar personal pentru fiecare dintre salariati, pastrarea in bune conditii la sediu sau, precum si prezentarea acestuia inspectorilor de munca la solicitarea acestora, in cadrul misiunilor de control. Prin instituirea obligativitatii angajatorului de a constitui un dosar personal al fiecarui angajat, legiuitorul vizeaza transpunere in format tiparit a datelor inregistrate de catre angajator in registrul electronic de evidenta a salariatilor, REVISAL, certificand legalitatea si corectitudinea completarii datelor in acest program electronic REVISAL. Totodata, se instituie obligativitatea angajatorului ca, la solicitarea scrisa a salariatului sau a unui fost salariat, angajatorul sa elibereze acestuia: a) copii ale documentelor existente in dosarul de personal; b) copii ale paginilor din registrul electronic care sa cuprinda inscrierile referitoare la persoana angajatului si/sau un document care sa ateste activitatea desfasurata de catre acesta, durata activitatii, salariul, vechimea in munca, in meserie/ profesie si in specialitate in termen de cel mult 15 zile calendaristice de la data inregistrarii solicitarii angajatului. Documentele eliberate de catre angajator angajatului trebuie sa fie in regim de copie certificata conforma cu exemplarul aflat in dosar, cu data, semnatura si stampila angajatorului, certificare ce se impune a fi facuta de catre reprezentantul legal al angajatorului sau de catre persoana imputernicita de catre angajator pentru a acorda viza de conformitate cu originalul. Totodata, se reglementeaza expres ca REVISAL si dosarele personale ale fiecarui angajat se vor pastra in conditii care sa asigure protectia datelor cu caracter personal potrivit prevederilor Legii nr. 677/2001 pentru protectia persoanelor cu privire la prelucrarea datelor, modificata si completata. De asemenea, fiind documente cu un regim aparte, acestea trebuie pastrate pentru o perioada ce excede perioadei de 5 ani si pentru o perioada maxima 49 de ani, astfel ca fiecare angajator trebuie sa isi organizeze propria sa arhiva in concordanta cu prevederile Legii nr. 16 din 1996 privind arhivele nationale, modificata si completata. Prezentul articol vizeaza o modalitate de implementare a cadrului legal incident obligativitatii angajatorului de a intocmi si gestiona dosarele personale ale angajatilor, constituindu-se intr-o procedura orientativa la indemana angajatorului, plecand de la buna practica in materie. Procedura se va aplica de catre persoanele care gestioneaza raporturile juridice de munca ale salariatilor angajatorului, denumiti generic inspectori de resurse umane, care, prin natura atributiilor statuate prin fisa postului, raspund de intocmirea, actualizarea, rectificarea, pastrarea si evidenta dosarelor profesionale/ personale. Gestionarea dosarul personal/profesional al fiecarui angajat, indiferent ca se afla intr-un raport juridic de munca cu norma intreaga, partiala, pe perioada nedeterminata/determinata, vizeaza intocmirea, gestionarea, actualizarea, rectificarea si pastrarea lui. Dosarul personal/profesional al fiecarui angajat se impune a cuprinde actele premergatoare si necesare angajarii: examenul de medicina muncii, oferta de angajare, contractul individual de

munca impreuna cu fisa postului, actele aditionale si celelalte acte referitoare la executarea, modificarea, suspendarea si incetarea contractului individual de munca, orice alte documente care certifica legalitatea si corectitudinea inregistrarilor ce se opereaza in REVISAL sau in carnetul de munca, inainte de eliminarea acestuia. Compartimentul de personal/departamentul de HR, cum mai este cunoscut, este unica componenta din structura organizatorica a angajatorului, responsabila, prin inspectorii de resurse umane, de intocmirea, gestionarea, actualizarea, rectificarea si pastrarea dosarelor personale/profesionale ale angajatilor activi si inactivi, precum si a carnetelor de munca ale acestora, acolo unde este cazul. Intocmirea, gestionarea si actualizarea dosarului personal/profesional al salariatului Dosarul profesional al fiecarui angajat se poate intocmi potrivit unui format standard, ales de catre angajator si impus entitatii juridice, pe care o administreaza, aceasta presupunand urmatoarele date: - Coperta - Sectiunea A Date cu caracter personal - Sectiunea B Studii, pregatirea profesionala si recalificari ulterioare - Sectiunea C Date referitoare la dosarul profesional - Sectiunea D Activitatea desfasurata in cadrul altor angajatori - Sectiunea E Declaratii ale angajatului privitoare la alegerea normei de baza, alte declaratii - Sectiunea F Situatia concediilor de odihna si a altor tipuri de concedii - Sectiunea G Situatia disciplinara - Sectiunea H Accesul la dosarul personal/profesional Fiecarui angajat i se intocmeste un singur dosar de personal, ce se va actualiza ori de cate ori se impune acest aspect. Compartimentul de personal/departamentul de HR, prin intermediul inspectorului de resurse umane, care gestioneaza raporturile juridice de munca, intocmeste dosarul de personal pentru fiecare angajat in termen de 10 zile lucratoare de la data semnarii contractului individual de munca. Compartimentul de personal/departamentul de HR, prin inspectorii sai de resurse umane, responsabili cu intocmirea si actualizarea dosarelor personale/profesionale, sunt obligati sa verifice copiile prezentate de catre angajat cu originalele acestora, urmand a le certifica, cu mentiunea copie conforma cu originalul, semnand si mentionand numele si functia detinute, precum si a datei la care certificarea a survenit. Dosarul personal/profesional contine toate actele juridice si documentele ce evidentiaza activitatea profesionala a angajatului de la nasterea raporturilor juridice de munca pana la incetarea acestora, in conditiile legii. Documentele din cadrul dosarului personal/profesional sunt indosariate in ordinea emiterii cronologice a acestora, pe fiecare sectiune. Dosarul personal/profesional trebuie sa cuprinda in mod obligatoriu urmatoarele documente: a) copie de pe buletin/cartea de identitate/pasaport sau dovada de rezidenta; b) copie de pe livretul militar, daca este cazul; c) adeverinta medicala eliberata de catre medicul de familie al angajatului, care sa ateste ca este apt de munca, iar ulterior acceptarii ofertei de angajare, dar inainte de inceperea efectiva a activitatii, avizul medicului de medicina muncii; d) copii de pe actele de studii, de la diploma de liceu la ultimul act aferent ultimei forme de invatamant absolvita; e) copii de pe certificatele de participare la cursurile de instruire sau perfectionare; f) copie de pe carnetul de munca/ copii ale adeverintelor de la locurile de munca anterioare; g) recomandari de la locurile de munca anterioare; h) cazierul judiciar, in original; i) curriculum vitae, semnat si datat de catre angajat j) contractul individual de munca impreuna cu oferta de angajare, ambele semnate, datate si cu numar de inregistrare; k) fisa postului; l) acte aditionale prin care a fost modificat/ completat unul dintre elementele raportului juridic de munca; m) cererile de suspendare a raportului juridic de munca, actul juridic de aprobare/ constatare a suspendarii, actul juridic prin care se dispune reluarea activitatii; n) actele juridice care atesta modificarile salariale; o) actele juridice de desemnare/ mandatare a angajatului sa reprezinte angajatorul; p) actul juridic prin care se stabileste participarea la activitati in cadrul unor proiecte/programe;

q) actul juridic de incetare a raportului juridic de munca; r) rapoartele de evaluare; Dosarul personal/profesional trebuie sa cuprinda urmatoarele date: Sectiunea A. Date cu caracter personal Se poate intocmi un tipizat care sa cuprinda urmatoarele date, iar in dovedirea lor sa fie atasate documente relevante: a. numele, prenumele si, dupa caz, numele detinut anterior; b. data si locul nasterii; c. codul numeric personal; d. adresa de domiciliu si, dupa caz, resedinta; e. numele, prenumele si numarul de telefon ale cel putin al unei persoane de contact, pentru situatii de urgenta; f. grupa de sange; g. numele si prenumele sotului/sotiei, precum si numele, prenumele si data nasterii copiilor minori; h. starea civila, numarul copiilor minori si data nasterii acestora; i. situatia serviciului militar, daca este cazul; j. cetatenia. Documentele care atesta aceste date: a) Copie BI/ CI sau, dupa caz, copie pasaport/dovada de rezidenta, certificata ca fiind conforma cu originalul, fie de catre posesorul acestui document, fie de catre inspectorul de resurse umane; b) Curriculum Vitae, semnat de catre posesor si datat; c) Copii ale actelor de stare civila, certificate conform cu originalul, fie de catre detinatorul acestor documente, fie de catre inspectorul de resurse umane (certificat de casatorie, hotarare de divort, certificate de nastere ale copiilor minori); d) Declaratia pe proprie raspundere privind indicarea adresei unde locuieste efectiv; e) Cazierul juridic in original si valabil la data depunerii la angajator (termen de valabilitate al unui cazier judiciar este de 6 luni de la data emiterii acestuia). f) ulterior acceptarii ofertei de angajare, dar inainte de inceperea efectiva a activitatii, avizul medicului de medicina muncii. Sectiunea B. Studii, pregatirea profesionala si recalificari ulterioare a) studiile absolvite, b) pregatirea profesionala ulterioara studii postuniversitare c) dobandirea altor calificari; d) certificari de utilizare operare PC. Documente care atesta aceste date: a) copie a diplomei de bacalaureat care atesta absolvirea studiilor liceale sau certificat de absolvire a studiilor liceale fara promovarea examenului de bacalaureat; b) copii ale diplomelor studiilor superioare absolvite cu diploma de licenta insotita de anexa care atesta numarul de credite promovat; c) certificate conform cu originalul urmare confruntarii cu originalul, desi recomandabil ar fi ca aceste documente sa fie depuse angajatorului in copie legalizata de catre un Biroul Notarial Public; d) recomandari/caracterizari de la locurile de munca anterioare; Trebuie retinut ca, prin notiunea de act juridic se vizeaza actul emis de catre conducerea angajatorului, ce poate sa constea intr-o decizie, ordin sau hotarare. Sectiunea C. Date cu caracter profesional a) recomandari de la locurile de munca anterioare; b) evaluarile efectuate la actualul loc de munca; c) situatia disciplinara. Documente care atesta aceste date: a) recomandari/caracterizari de la locurile de munca anterioare; b) evaluari efectuate de catre angajator privind activitatea desfasurata de catre angajat; c) actul juridic de aplicare a sanctiunilor disciplinare, de la avertisment, pana la incetarea contractului individual de munca disciplinar. Sectiunea D Activitatea desfasurata in cadrul altor angajatori a) adeverinte eliberate de catre angajatorii anteriori din care sa rezulte perioada lucrata intr-o anumita functie, profesie, etc. b) alte documente care sa ateste vechimea in munca, calificare, exercitarea unor functii. Sectiunea E Declaratii ale angajatului privitoare la alegerea normei de baza, alte declaratii a) declaratia angajatului pe proprie raspundere privind alegerea normei de baza la angajatorul individualizat cu denumire si adresa, daca este cazul;

b) declaratia pe proprie raspundere privind persoanele aflate in intretinerea sa aferenta acordarii deducerii; c) declaratia pe proprie raspundere privind primirea unui exemplar al Regulamentului intern al angajatorului, prelucrarea acestuia si luarea la cunostinta; d) alte declaratii specifice angajatorului. Sectiunea F Situatia concediilor de odihna si alte concedii a) fisa angajatului cu zilele de concediu si planificarea efectuarii acestora; b) cererile angajatului de efectuare a acestor zile de concediu; c) cererile angajatului de efectuare a altor tipuri de concedii. Sectiunea G Situatia disciplinara a) dosarul de cercetare disciplinara prealabila; b) actul juridic de aplicare a sanctiunilor disciplinare, de la avertisment pana la incetarea contractului individual de munca disciplinar, impreuna cu dovezile de comunicare angajatului/ de luare la cunostinta sub semnatura; c) alte documente relevante. Sectiunea H Accesul la dosarul profesional/personal a) documentul care precizeaza persoanele care gestioneaza acest dosar, b) procedura aferenta accesului altor persoane din cadrul angajatorului/din afara angajatorului la dosarul de personal/profesional; c) procedura aferenta eliberarii de copii ale documentelor aflate in dosarul fiecarui angajat, fie direct angajatului, fie altor persoane. Cererile de eliberare ale copiilor vor fi inregistrate si aprobate in prealabil de catre persoana desemnata de catre angajator prin act juridic, iar certificarea copiilor va fi pentru conformitate cu exemplarul aflat la dosarul angajatului; Toate documentele obligatorii a fi incluse in dosarul profesional/personal al angajatului trebuie sa fie: a) numerotate pe fiecare sectiune de la 1 la n precedata de litera aferenta sectiunii, b) mentionate intr-o lista de verificare atasata copertei dosarului personal/profesional, astfel incat sa existe o evidenta clara a tuturor documentelor existente la aceste dosare; c) la momentul in care raporturile juridice de munca inceteaza cu angajatul, dosarul se numeroteaza de la ultima fila la prima, pe coperta se mentioneaza cate file cuprinde dosarul, se dateaza , se semneaza si stampileaza; d) de cate ori dosarul arhivat se solicita a fi consultat, cererea urmeaza procedura mai sus mentionata, urmand a fi atasata dosarului in cauza, numerotandu-se in continuare si mentionandu-se pe coperta noul numar de file. Persoanele care au acces la datele cuprinse in dosarul profesional/ personal al angajatului au obligatia, prin lege, de a pastra confidentialitatea datelor cu caracter personal. Trebuie avut in vedere ca, in masura in care, din motive obiective, angajatorul se afla in imposibilitatea de a elibera documentele prevazute mai sus, salariatul sau fostul salariat poate solicita Inspectoratului Teritorial de Munca, din raza caruia angajatorul isi desfasoara activitatea, eliberarea unei adeverinte din care sa rezulte elementele continute in REVISAL si, implicit, in dosarul personal/profesional, astfel cum a fost intocmit (n.n. - REVISAL) si transmis de catre angajator. Inspectoratul Teritorial de Munca in cauza va elibera documentul, in baza inregistrarilor efectuate de catre angajatorul angajatului in REVISAL, intr-un termen de cel mult 15 zile de la data inregistrarii cererii la ITM. Refuzul nejustificat al angajatorului de a pune la dispozitia Inspectorului Teritorial de Munca dosarul personal al angajatului constituie contraventie si se sanctioneaza cu amenda cuprinsa intre 5000 lei si 8000 lei.

Citeste mai mult: http://www.avocatnet.ro/content/articles/id_27809/Dosarul-personal-alangajatului-cum-il-intocmesti-corect.html#ixzz2PafOh4rR Follow us: Avocatnetro on Facebook

Dosarul personal al salariatului in 5 pasi

1. Importanta dosarelor personale ale salariatilor Gestionarea capitalului uman al firmei reprezinta o sarcina importanta pe care trebuie sa o supervizeze managerul de resurse umane. Reglementarile legislative din ultima perioada au adus numeroase modificari si completari privind metodologia de intocmire si completare a registrului general de evidenta a salariatilor. Conform art. 7 alin (1) din Hotararea Guvernului nr. 161/2006, Angajatorul are obligatia de a intocmi un dosar personal pentru fiecare dintre salariati si de a-l prezenta inspectorilor de munca, la solicitarea acestora. Documentele din dosarul personal certifica legalitatea si corectitudinea completarii in registrul general de evidenta a salariatilor. De aceea, este foarte important ca modificarile si actualizarile din dosarul personal sa se reflecte in

registru. 2. Lista de verificare pentru continutul dosarului personal Iata documentele care trebuie sa fie parte a unui dosar personal complet: Copii dupa actele de identitate ale angajatului: buletin/carte de identitate, certificat de nastere, certificat de casatorie; Copii dupa actele de studii/calificari/formare profesionala; Formularul de candidatura (CV, scrisori de referinta); Cererea de angajare; Informarea prealabila la angajare; Certificatul medical apt de angajare de la medicul de medicina a muncii; Fisa de instruire la angajare privind sanatatea si securitatea in munca; Carnetul de munca sau declaratia pe proprie raspundere ca angajatul nu are carnet de munca; Certificatul de cazier judiciar sau declaratia pe proprie raspundere ca angajatul nu a suferit condamnari; Permisul de munca daca angajatul este cetatean strain; Fisa postului; Contractul individual de munca; Actele aditionale si celelalte acte referitoare la executarea, modificarea, suspendarea si incetarea contractului individual de munca; Copii dupa actele de identitate ale persoanelor aflate in intretinere (certificat de nastere, certificat de casatorie, carte/buletin de identitate etc.); Copie dupa livretul militar daca este cazul; Copie dupa permisul de conducere daca este cazul; Fisele de evaluare a performantelor profesionale; Deciziile referitoare la premieri si numiri pe pozitii ierarhice superioare; Documente privind cercetarea si aplicarea sanctiunilor disciplinare; Plangeri din partea angajatului. 3. Dosarul personal al angajatului reprezinta o obligatie a angajatorului, dar si un instrument eficient pentru managerul de resurse umane. 4. Cine are acces la dosarele personale ale angajatilor fiecare angajat; managerul general al firmei; managerul de resurse umane; specialistul in resurse umane care se ocupa de gestionarea personalului; auditorii interni. Dosarele personale pot fi solicitate si consultate de catre: Inspectia Muncii; auditorii financiari si sociali externi pe baza contractelor semnate cu firma; Procuratura si/sau Politia in caz de accidente sau conflicte grave de munca. Persoanele care au acces la dosarele personale au obligatia de a pastra confidentialitatea datelor. 5. Pentru managerul de resurse umane este important ca dosarele angajatilor sa fie complete si actualizate deoarece: sunt necesare pentru elaborarea organigrama firmei; ajuta in planificarea resurselor umane; ajuta la realizarea bazei de date cu profilul angajatilor; sunt utile pentru realizarea statisticilor in companie; ajuta la realizarea rapoartelor privind activitatea departamentului de HR. Dosarul de angajare cuprinde urmatoarele: situatia locurilor de munca vacante se depune cu minim 1 zi inaintea angajarii la SOMAJ, verificati pe site-ul institutiei daca se poate transmite si online. cerere de angajare (in care este trecut salarul de incadrare) cu aprobarile angajatorului: 1. Per. nedeterm./ determ. 2. functie de baza/ cumul functii 3. data incepere activitate 4. nr.ore/ zi 5. denumirea functiei 6. salar brut minuta de informare (prealabila conform articol 17) contract de munca -> incheiat cu minim 1 zi inainte de a incepe activitatea, dar in aceeasi zi, sau dupa data Situatiei locurilor de munca vacante

Copii acte de identitate , studii etc, copie B.I/ C.I. ,copie act de studii , copie certificate casatorie,copie certificat nastere/ copie certificate nastere copii , copie diplome, atestate, certificare etc, declaratie cu persoanele aflate in intretinere (daca este vorba despre functia de baza) programarea concediilor de odihna pentru anul in curs declaratia Protectia Muncii - descriere traseu pana la locul de munca analize medicale (de adus INAINTE de angajare) -> Dosar medical verde: se completeaza de catre angajator si ramane la Cab. Medical, care elibereaza Fisa de aptitudini in 2 ex. (unul alb si unul verde) -> 1 ex.- dosar personal (fara fisa de aptitudini nu ai voie sa primesti persoana la munca-contractul este astfel nul potrivit modificarilor noi) fisa de protectia muncii fisa PSI ROI (regulament de ordine interioara semnat si datat) fisa postului semnata minuta de informare (prealabila incheierii actului aditional) acte aditionale (majorari salarii, schimbari functii, durata de munca etc.)

Dosarul personal al salariatului LETS CLEAN UP! Dosarul de personal a devenit un instrument deosebit de important in managementul relatiilor de munca din anul 2011, dupa abrogarea legii nr. 130/1999, disparand obligatia angajatorului de a inregistra contractul individual de munca si toate actele aditionale la ITM. Insa multi angajatorii au neglijat-o avand in vedere ca principalele acte ale raportului de munca erau inregistrate la ITM iar in caz de nevoie, de pierdere a acestor documente se solicita o copie de la ITM. Singura sanctiune aplicabila in caz de neintocmire a dosarului de personal sau lipsa a unor documente esentiale din acesta fiind, in cazul unui control ITM, amenda contraventionala. In prezent dosarul de personal intocmit de angajator este singurul instrument care cuprinde toate documentele (hard copy) care dovedesc faptul ca angajatorul si-a indeplinit anumite obligatii specific raportului de munca, cum ar fi: obligatia de informare, obligatia de a incheia CIM si actele aditionale in forma scrisa, obligatia de a inregistra si raspunde la diverse sesizari/petitii ale salariatului conform RI, etc. SFATUL NOSTRU este ca dosarul de personal sa fie corect si in mod legal intocmit pentru a putea servi angajatorului ca mijloc de proba (inscrisuri) in cazul unui litigiu cu un salariat, care l-ar putea acuza ca nu si-a indeplinit unele obligatii prevazute de legislatia muncii. H.G. nr. 500/2011 privind registrul general de evidenta al salariatilor este singurul act normativ, aplicabil si obligatoriu pentru agentii economici privati, care reglementeaza expres obligatia intocmirii si pastrarii in bune conditii a dosarului de personal la sediul angajatorului. Conform H.G. nr. 500/2011, respectiv art. 8 alin. (2), dosarul personal al salariatului trebuie sa cuprinda obligatoriu cel putin urmatoarele documente: - actele necesare angajarii - contractul individual de munca - actele aditionale si celelalte acte referitoare la modificarea suspendarea si incetarea contractelor individuale de munca - acte de studii/certificate de calificare - precum si orice alte documente care certifica legalitatea si corectitudinea completarii in registru Hotararea nu defineste ce se intelege prin acte necesare angajarii sau documente care certifica legalitatea si corectitudinea completarii in registru insa intelegem ca este vorba despre orice fel de documente util si care are legatura cu raportul de munca, necesar dovedirii informatiilor inscrise in CIM si acte aditionale si implicit in REVISAL. De exemplu consideram ca declararea numarului de copii pe care ii are salariatul 6

si depunerea in acest sens a unei copii dupa certificatul de nastere al copiilor ar avea o justificare legala doar daca urmeaza sa se acorde concediul maternal/paternal sau crestere copil, sau oferirea unor cadouri Paste/Craciun/1 iunie sau tichete de cresa. ATENTIE!! In prezent insa, din pacate am vazut tendinta angajatorilor de a cere tot felul de documente care nu au nici o legatura cu raportul de munca. Acest lucru nu numai ca este inutil si in acelasi timp periculos putand fi considerat drept abuziv sau discriminatoriu de catre salariat care se poate adresa Consiliului National pentru Combaterea Discriminarii sau chiar instantelor de judecata. NU incarcati fara folos dosarele personale ale salariatilor cu documente de care nu aveti nevoie pentru postul specific pe care il ocupa persoana in cauza, ci mai degraba asigurati-va ca aveti la dosarul personal documentele necesare care sa justifice ocuparea de catre salariat a acelui post sau acordarea unor sporuri, concedii, etc. Sfatul nostru pentru inceput de an este LETS CLEAN UP dosarele personale ale salariatilor si pentru viitor sa ne intocmim o lista cu documentele de care chiar avem nevoie pentru a satisfice cerintele legale si a nu fi sanctionati in cazul unor controale ITM. Asteptam orice comentarii, sugestii, intrebari pe aceasta tema. O zi buna, Echipa de avocati ES Legal Dosarul personal al salariatului ce documente trebuie sa contina
Angajatorul are obligatia de a intocmi un dosar personal pentru fiecare dintre salariati, de a-l pastra in bune conditii la sediu, precum si de a-l prezenta inspectorilor de munca, la solicitarea acestora. Potrivit dispozitiilor art. 8 alin. (2) din Hotararea Guvernului nr. 500/2011, dosarul personal al salariatului cuprinde cel putin urmatoarele documente: - actele necesare angajarii; - contractul individual de munca; - actele aditionale si celelalte acte referitoare la modificarea, suspendarea si incetarea contractelor individuale de munca; - acte de studii/certificate de calificare; - orice alte documente care certifica legalitatea si corectitudinea completarii in registru. Va prezentam in continuare o lista de verificare pentru continutul dosarului personal: - Copii dupa actele de identitate ale angajatului: buletin/carte de identitate, certificat de nastere, certificat de casatorie; - Copii dupa actele de studii/calificari/formare profesionala; - Formularul de candidatura (inclusiv CV si, eventual, scrisori de referinta); - Cererea de angajare; - Informarea prealabila la angajare; - Certificatul medical apt de angajare de la medicul de medicina a muncii; - Fisa de instruire la angajare privind sanatatea si securitatea in munca; - Carnetul de munca sau declaratia pe proprie raspundere ca angajatul nu are carnet de munca; - Certificatul de cazier judiciar sau declaratia pe proprie raspundere ca angajatul nu a suferit condamnari; - Permisul de munca daca angajatul este cetatean strain; - Fisa postului; - Contractul individual de munca; - Actele aditionale si celelalte acte referitoare la executarea, modificarea, suspendarea si incetarea contractului individual de munca (de exemplu: act aditional pentru clauza cu privire la formarea profesionala, clauza de neconcurenta, clauza de mobilitate, clauza de confidentialitate, act aditional pentru modificari ale salariului sau ale functiei); - Copii dupa actele de identitate ale persoanelor aflate in intretinere (certificat de nastere, certificat de casatorie, carte/buletin de identitate etc.); - Copie dupa livretul militar daca este cazul;

- Copie dupa permisul de conducere daca este cazul; - Fisele de evaluare a performantelor profesionale; - Deciziile referitoare la premieri si numiri pe pozitii ierarhice superioare; - Documente privind cercetarea si aplicarea sanctiunilor disciplinare; Atentie! Ori de cate ori un angajat solicita un document, departamentul de resurse umane din firma dvs. are obligatia de a-l elibera pentru a-i atesta activitatea desfasurata si calitatea de salariat (art. 34 alin. (5) din Codul muncii). De asemenea, aveti obligatia de a asigura deplina confidentialitate cu privire la datele cu caracter personal ale angajatilor dvs. (art. 40 alin. (2) litera i) din Codul muncii). - Plangeri din partea angajatului. La solicitarea scrisa a salariatului sau a unui fost salariat, angajatorul este obligat sa ii elibereze acestuia: - copii ale documentelor existente in dosarul personal; - copii ale paginilor din registrul electronic care cuprind inscrierile referitoare la persoana sa si/sau un document care sa ateste activitatea desfasurata de acesta, durata activitatii, salariul, vechimea in munca, in meserie si in specialitate, astfel cum rezulta din registrul general de evidenta si din dosarul personal, in termen de cel mult 15 zile de la data solicitarii. Documentele sunt eliberate in copie certificata de reprezentantul legal al angajatorului sau de persoana imputernicita de angajator pentru conformitate cu originalul. Registrul electronic si dosarele personale ale fiecarui salariat se vor pastra in conditii care sa asigure securitatea datelor, precum si pastrarea lor indelungata si corespunzatoare, cu respectarea prevederilor Legii nr. 677/2001, cu modificarile si completarile ulterioare. Angajatorul raspunde pentru asigurarea acestor conditii, precum si pentru orice prejudiciu produs salariatului, sau oricarei alte persoane fizice sau juridice, prin incalcarea acestor obligatii. In masura in care, din motive obiective, angajatorul se afla in imposibilitatea de a elibera documentele mentionate mai sus, salariatul sau fostul salariat poate solicita inspectoratului teritorial de munca din raza caruia angajatorul isi desfasoara activitatea eliberarea unei adeverinte din care sa rezulte elementele continute in registru, astfel cum a fost intocmit si transmis de catre angajator. Inspectoratul teritorial de munca in cauza elibereaza documentul, in baza registrului electronic transmis de angajator, in termen de cel mult 15 zile de la data solicitarii. Registrul electronic si dosarele personale ale fiecarui salariat se vor pastra in conditii care sa asigure securitatea datelor, precum si pastrarea lor indelungata si corespunzatoare. Cine are acces la dosarele personale ale angajatilor? Accesul la dosarele angajatilor trebuie limitat la acele persoane care au autoritatea legitima de a le consulta: - managerul general al firmei; - managerul de resurse umane; - specialistul in resurse umane care se ocupa de gestionarea personalului; - auditorii interni. Desigur, fiecare angajat are acces la dosarul sau personal. Dosarele personale pot fi solicitate si consultate de catre urmatoarele organisme abilitate pentru verificare si control: - Inspectia Muncii; - auditorii financiari si sociali externi pe baza contractelor semnate cu firma; - Procuratura si/sau Politia in caz de accidente sau conflicte grave de munca. Toti cei care au acces la dosarele personale au obligatia de a pastra confidentialitatea datelor. Dosar de personal continut actualizat la nivelul anului 2012 Urmare a publicarii HG 500/2011 text integral angajatorul are obligatia de a intocmi un dosar personal pentru fiecare dintre salariati, de a-l pastra in bune conditii la sediu, precum si de a-l prezenta inspectorilor de munca, la solicitarea acestora. Dosarul personal al salariatului cuprinde cel putin urmatoarele documente dupa opinia noastra: OPIS dosar personal al salariatului (model noiembrie 2012) ce trebuie sa existe in fiecare compartiment de resurse umane CLICK AICI

- actele necesare angajarii (cererea de angajare, minuta de informare model) - contractul individual de munca model aici, - actele aditionale si celelalte acte referitoare la modificarea, suspendarea si incetarea contractelor individuale de munca (impreuna cu confirmarile modificarilor in Revisal pentru acestea), - minuta informare intocmita cu ocazia unui act aditional la CIM model aici - acte de studii/certificate de calificare , - orice alte documente care certifica legalitatea si corectitudinea completarii in Revisal, - CV si scrisoare de intentie (daca este cazul); - fisele medicale obligatorii la angajare condiie de nulitate pentru CIM daca nu se prezinta inainte de semnare conform noului Cod al Muncii; Acte pentru angajare 2012 model opis actualizat la noiembrie 2012 CLICK AICI - fisa postului, unde sunt specificate atributiile salariatului si relatiile fiecaruia cu celelalte persoane sau compartimente din societate (diagrama de relatii nu este chiar o componenta a dosarului, dar se intocmeste la nivelul fiecarui compartiment din organigrama societatii si prezinta legaturile de colaborare si ierarhice intre toate compartimentele existente la nivelul firmei) - deciziile de suspendare/reactivare a CIM in momentul in care angajatul intra/iese in/din concediul de crestere a copilului; - cererile pentru intrarea in concediul de odihna model cerere concediu aici; - rezultatele evaluarii anuale a salariatului (documentul semnat si de angajat si de angajator); - deciziile colective de marire a salariului (in cazul in care angajatul are salariului minim, iar acesta se modifica prin HG la anumite perioade) model aici; - diferitele adeverinte de vechime care inlocuiesc acum carnetul de munca MODEL AICI; - adeverinte solicitate de salariat in scopuri personale, pentru: asociatiile locatarilor, pentru institutiile deinvatamant, pentru determinarea calitatii de angajat cu CIM, pentru determinarea veniturilor nete in vederea solicitatii unor imprumuturi sau pentru obtinerea unor compensari, etc. Dosarele personale ale fiecarui salariat se vor pastra in conditii care sa asigure securitatea datelor, precum si pastrarea lor indelungata si corespunzatoare , cu respectarea prevederilor Legii nr. 677/2001, cu modificarile si completarile ulterioare. Angajatorul raspunde pentru asigurarea acestor conditii, precum si pentru orice prejudiciu produs salariatului, sau oricarei alte persoane fizice sau juridice, prin incalcarea acestor obligatii. Evaluarea anuala a salariatilor/angajatilor, de catre angajator Potrivit prevederilor art. 40, alin. 1, lit. f, din Codul muncii republicat, se stipuleaza ca : Angajatorul are, n principal, urmtoarele drepturi : ,,sa stabileasca obiectivele de performant individuala, precum si criteriile de evaluare a realizarii acestora. Potrivit dispozitiilor alin. 63, alin. 2, din Codul muncii republicat, concedierea salariatului pentru motivul prevazut la art. 61, lit. d, poate fi dispusa numai dupa evaluarea prealabila a salariatului, conform procedurii de evaluare stabilite prin contractul colectiv de munca aplicabil sau, in lipsa acestuia, prin regulamentul intern. In acest caz, legiuitorul stabileste conditia efectuarii evaluarii prealabile in cazul concedierii salariatului pentru necorespundere profesionala . Potrivit prevederilor art. 69, alin. 3, din Codul muncii republicat, se stipuleaza ca : Criteriile prevzute la alin. 2, lit. d, se aplic pentru departajarea salariailor dup evaluarea realizrii obiectivelor de performan (,,in perioada n care au loc consultari, potrivit alin. 1, din art. 69, din Codul muncii republicat, pentru a permite sindicatului sau reprezentanilor salariatilor s formuleze propuneri in timp util, angajatorul are obligatia sa le furnizeze toate informaiile relevante si sa le notifice, in scris, urmtoarele : d) criteriile avute n vedere, potrivit legii i/sau contractelor colective de munc, pentru stabilirea ordinii de prioritate la concediere) ; Codul muncii, contract colectiv de munca, fisa postului, fisa de post, negociere

Evaluarea performanelor profesionale individuale ale salariatilor , au ca scop aprecierea obiectiva a activitatii personalului, prin compararea gradului de indeplinire a obiectivelor i criteriilor de evaluare stabilite pentru perioada respectiva cu rezultatele obinute in mod efectiv, aceasta efectuandu-se in concordanta cu cerintele postului, calitatile angajatului si rezultatele muncii acestuia la un moment dat. Evaluarea performantelor profesionale ale fiecarui angajat, se realizeaza pentru : - exprimarea i cuantificarea corecta a indicatorilor de performanta ; - determinarea obiectivelor i modalitatilor de perfectionare profesionala a salariatilor si de cretere a performantelor lor ; - stabilirea abaterilor fata de indicatorii aprobati si efectuarea corectiilor necesare ; - micsorarea riscurilor provocate de mentinerea sau promovarea unor persoane incompetente sau nepotrivite pentru postul respectiv. Scopul evaluarii performantelor profesionale ale fiecarui angajat, consta in : evaluarea aptitudinilor, calitatiilor psihologice legate de activitatea profesionala a angajatului la fiecare loc de munca ; evaluarea calitatii activitatii profesionale a lucratorului ; evaluarea competentelor i cunostintelor profesionale dobandite de salariat. Evaluarea performanelor profesionale ale fiecarui angajat , se efectueaza personalului angajat cu contract individual de munc. Evaluarea performanelor profesionale se poate efectua pentru angajatii care au desfurat activitate cel putin 6 luni in cursul perioadei evaluate. Contract colectiv de munca, fisa postului, regulament intern, codul muncii, negocieri colective, decizii Procedura de evaluare se aplica fiecarui salariat, in raport cu cerintele specific/concrete ale postului mentionat in contractul individual de munca. Sunt exceptate de la evaluarea anuala, urmatoarele categorii de salariati : persoanele angajate care nu au prestat activitate n ultimele 12 luni, fiind in concediu medical sau in concediu fara plata, acordat potrivit legii, pentru care evaluarea se va face dupa o perioada cuprinsa intre 6 si 12 luni, de la reluarea activitatii ; persoanele angajate al caror contract individual de munca este suspendat, in conditiile legii, pentru care evaluarea se face la expirarea unei perioade de cel putin 6 luni de la reluarea activitatii ; Codul muncii, contract colectiv de munca, fisa postului, fisa de post, negociere Activitatea profesionala ale fiecarui angajat, se apreciaz anual, prin evaluarea performantelor profesionale, dupa criterii foarte bine stabilite, analizandu-se performantele profesionale din anul anterior. Evaluatorul este persoana din cadrul societatii sau institutiei publice, cu atribuii de conducere a compartimentului in cadrul caruia ii desfasoara activitatea angajatul evaluat sau, dup caz, care coordoneaza activitatea respectivului angajat (conducator loc de munca/sef formative/inspector resurse umane/etc.). De regula, pentru institutiile publice (personal contractual bugetar si functionarii publici), sunt reglementate strict in regulamente proprii sau legi speciale (ordine ale ministrilor, hotarari de guvern, legi, etc.) . Calitatea de evaluator in evaluarea performanelor profesionale ale fiecarui angajat, o poate avea : persoana aflata n functia de conducere care coordoneaza compartimentul in cadrul caruia i desfasoara activitatea salariatul aflat ntr-o functie de conducere, sau care coordoneaza/supravegheaza activitatea lucratorului ; persoana aflata n functia de conducere ierarhic superioara, potrivit structurii organizatorice a societatii sau institutiei publice, pentru salariatul aflat intr-o functie de conducere ; persoana aflata intr-o functie de conducere in cadrul societatii sau institutiei publice, care coordoneaza domeniul de activitate al lucratorului/salariatului ; persoana aflata n functia de conducere ierarhic superioara (director/sef compartiment/ sef serviciu/sef birou/etc.) se poate efectua si de catre administratorul societatii cu responsabilitatii in decizie, conform statutului societatilor comerciale (in domeniul privat),

10

mandat acordat de catre AGA, sau in cazul sau institutiei publice, sunt reglementate clar persoanele care sunt in masura sa evalueze personalul bugetar. Procedura de evaluare profesionala in Romania, se efectueaza respectand urmatoarele etape : Fisa de ctre evaluator, se concepe mai intai, de catre specialist in domeniu. In aceasta etapa, persoanele care au calitatea de evaluatori in cadrul angajatorilor, stabilesc gradul de indeplinire a obiectivelor, prin raportare la atributiile stabilite prin fisa postului si stabilesc calificativul final de evaluare a performantelor profesionale individuale ale salariatilor. Se va consemna, dupa caz, rezultatele deosebite ale salariatului, dificultatile obiective intampinate de acesta in perioada evaluata si orice alte observatii pe care le considera relevante angajatorul. Angajatorul prin specialist in domeniu, va stabili obiectivele si criteriile specifice de evaluare pentru urmatoarea perioada de evaluare a salariatului cat si eventualele necesitati de formare profesionala pentru anul urmator perioadei evaluate, asa cum se precizeaza in Codul muncii republicat. Interviul - reprezinta un schimb de informatii care are loc intre evaluator si persoana evaluata, in cadrul caruia se aduc la cunostinta persoanei evaluate notarile i consemnarile facute de evaluator in fisa de evaluare, dupa care se semneaza si se dateaza fisa de evaluare de catre evaluator si de catre persoana evaluata. In cazul in care intre persoana evaluata si evaluator exista diferente de opinie asupra notarilor i consemnarilor facute, in fisa de evaluare se va consemna punctul de vedere al persoanei evaluate, evaluatorul putand sa modifice caracteristicile de evaluare din fisa, la urmatoarea evaluare. Consemnarea fisei de evaluare - pentru stabilirea calificativului, evaluatorul va proceda la notarea obiectivelor si criteriilor de evaluare, prin acordarea fiecarui obiectiv si criteriu a unei note stabilite sau procentaj, procedure interne care trebuiesc aprobate de catre conducerea societatii, sau ordonatorul de credite (ordonatorul principal de credite, in cazul instiututiilor publice subordonate acestuia). Pentru a obtine nota finala a evaluatorului, sau media procentajului stabilite in criteriile de evaluare aprobate la nivelul angajatorului, se face media aritmetica a notelor sau procentelor obtinute ca urmare a aprecierii obiectivelor si criteriilor stabilite si aprobate, iar rezultatul din calculul obtinut pentru fiecare obiectiv sau criteriu, dupa caz, se comunica angajatului.

11