E-book

DOSARUL
PERSONAL AL
ANGAJATULUI
2021
Intocmirea unui dosar personal pentru fiecare angajat in parte este, daca nu
necesara cat OBLIGATORIE, acest lucru rezultand din H.G. 905/2017 (art. 7
alin. 1 si 2). Daca pana la 01.01.2011 mai era cum era, chiar daca era
obligatorie intocmirea dosarului (adica, in multe dosare gaseai doar copie
dupa actul de identitate si contractul individual de munca), de la aceasta
data angajatorul este de doua ori obligat sa intocmeasca si sa gestioneze un
dosar personal pentru fiecare angajat si sa-l prezinte inspectorilor de munca
la solicitarea acestora. Asta pentru ca documentele din dosarul personal
certifica legalitatea si corectitudinea completarii datelor in REVISAL.

Pagina 1 https://revistadehr.com
E-book

Anterior incheierii contractului individual de munca, viitorul angajat va trebui sa puna

la dispozitia angajatorului o serie de acte. Aceste acte vor fi pastrate in dosarul
personal al fiecarui salariat, potrivit art. 7 alin. (2) din Hotararea Guvernului nr.
905/2017 privind Registrul general de evidenta a salariatilor. De mentionat ca, potrivit
Legii Arhivelor Nationale, dosarul personal al angajatului se pastreaza si se
arhiveaza o perioada de 75 de ani.

Iata mai jos ce trebuie sa contina, mai exact, un dosar complet:

1. Cererea de angajare:

Trebuie sa fie inregistrata si aprobata de angajator.

2. Cartea de identitate:

Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 97/2005 privind evidenta, domiciliul, resedinta

si actele de identitate ale cetatenilor romani, republicata in Monitorul Oficial nr. 719
din 12 octombrie 2011, cu modificarile ulterioare, constituie cadrul juridic care
reglementeaza actele de identitate.

3. Copii dupa certificatul de nastere si certificatul de casatorie al

salariatului.

4. Acte doveditoare ale persoanelor aflate in intretinere (daca este vorba

despre functia de baza).

5. Avizul de angajare:

In cazul in care persoana care urmeaza sa fie angajata este un cetatean strain (non
UE), va trebui obtinut avizul de angajare, care se elibereaza in conditiile Ordonantei
Guvernului nr. 25/2014 actualizata privind incadrarea in munca si detasarea strainilor
pe teritoriul Romaniei si pentru modificarea si completarea unor acte normative
privind regimul strainilor in Romania.

6. Adeverinta de la angajatorul precedent:

Aceasta adeverinta este eliberata de catre angajatorul precedent, cu veniturile brute

realizate in ultimele 6 luni si numarul de zile lucrate, concedii de odihna si concedii
medicale – este necesara pentru calculul concediilor medicale.

Pagina 2 https://revistadehr.com
E-book

7. Recomandari de la fostul loc de munca:

Potrivit art. 29 alin. (4) din Codul muncii: „angajatorul poate cere informatii in legatura
cu persoana care solicita angajarea de la fostii sai angajatori, dar numai cu privire la
functiile indeplinite si la durata angajarii si numai cu incunostintarea prealabila a celui
in cauza”.

8. Acte de studii, certificate de calificare si Curriculum Vitae:

Angajatorul va putea solicita diplome de studii liceale, postliceale, universitare,

postuniversitare, doctorat, scoli de arte si meserii etc.

Distingem aici intre ipoteza in care, prin lege, nu se poate ocupa un anumit post
decat daca salariatul a absolvit anumite cursuri si ipoteza in care nu exista o astfel
de obligatie legala, dar angajatorul solicita totusi ca ocupantul postului sa fie
absolventul anumitor cursuri.

9. Avize, autorizatii, atestari:

In functie de postul ocupat, se pot solicita avize, autorizatii, atestari necesare pentru
exercitarea meseriei sau profesiei.

Retragerea ulterioara a acestor avize sau atestari de catre autoritatile sau

organismele competente va antrena incetarea de drept a contractului individual de
munca, potrivit art. 56 alin. (1) lit. (g) din Codul muncii.

Daca aceste avize, autorizatii sau atestari sunt suspendate, salariatul are la
dispozitie 6 luni pentru a le reinnoi. In intervalul respectiv, contractul de munca este
suspendat. Temeiul acestei suspendari de drept il constituie art. 50 lit. (h) din Codul
muncii.

La finele termenului de 6 luni, contractul de munca va inceta de drept, daca avizele,

atestatele sau autorizatiile in discutie nu au fost reinnoite.

10. Certificat de integritate comportamentala:

Institutiile din sistemul de invatamant, sanatate sau protectie sociala, precum si orice
entitate publica sau privata a carei activitate presupune contactul direct cu copii,
persoane in varsta, persoane cu dizabilitati sau alte categorii de persoane vulnerabile
ori care presupune examinarea fizica sau evaluarea psihologica a unei persoane au
obligatia de a solicita persoanelor cu care incheie raporturi de munca, contracte de

Pagina 3 https://revistadehr.com
E-book

voluntariat sau alte asemenea raporturi prezentarea certificatului de integritate

comportamentala.

Acest certificat se elibereaza in conditiile Legii nr. 118/2019 privind Registrul national
automatizat cu privire la persoanele care au comis infractiuni sexuale, de exploatare
a unor persoane sau asupra minorilor, precum si pentru completarea Legii nr.
76/2008 privind organizarea si functionarea Sistemului National de Date Genetice
Judiciare.

11. Certificatul medical:

Examenul medical la angajarea in munca este obligatoriu. In lipsa acestuia,

contractul individual de munca este nul.

Angajatorul va intocmi Fisa de solicitare a examenului medical la angajare cu datele

viitorului salariat si cu riscurile postului si i se inmaneaza acestuia pentru a se
prezenta la medicul de medicina a muncii. Medicul de medicina a muncii stabileste
ce investigatii medicale se fac (in functie de post) si apoi completeaza Fisa de
aptitudine cu apt/inapt pentru postul respectiv. Dosarul medical ramane la medicul
de medicina a muncii, iar un exemplar din Fisa de aptitudine merge la angajator si
se ataseaza dosarului de personal al salariatului.

12. Cazierul judiciar:

Pentru anumite posturi este necesara prezentarea cazierului judiciar, eliberat potrivit
Legii nr. 290/2004 privind cazierul judiciar, republicata, cu modificarile ulterioare. De
exemplu, cazierul judiciar este necesar, spre exemplu, la angajarea gestionarilor.
Astfel, Legea nr. 22/1969 privind angajarea gestionarilor, constituirea de garantii si
raspunderea in legatura cu gestionarea bunurilor agentilor economici, autoritatilor
sau institutiilor publice, cu modificarile si completarile ulterioare, impune
obligativitatea cazierului la angajarea acestei categorii de personal.

Cazierul judiciar se va elibera in formatul aprobat prin Hotararea Guvernului nr.

345/2010 pentru aprobarea modelelor formularelor-tip folosite in activitatea de cazier
judiciar, cu modificarile ulterioare.

13. Repartitia AJOFM:

Potrivit art. 10 din Legea nr. 76/2002 privind sistemul asigurarilor pentru somaj si
stimularea ocuparii fortei de munca, angajatorii au obligatia de a comunica
AJOFM/ANOFM toate locurile de munca vacante, in termen de 5 zile lucratoare
de la vacantarea acestora. Atunci cand angajeaza personal pe locurile de

Pagina 4 https://revistadehr.com
E-book

munca vacantate, angajatorii au obligatia de a anunta in termen de o zi

AJOFM/ANOFM cu privire la ocuparea locurilor de munca vacante.

14. Informarea prealabila privind postul de munca:

Anterior încheierii sau modificării contractului individual de muncă, angajatorul are

obligația de a informa persoana selectată în vederea angajării ori, după caz,
salariatul, cu privire la clauzele esențiale pe care intenționează să le înscrie în
contract sau să le modifice. Obligația de informare a persoanei selectate în vederea
angajării sau a salariatului se consideră îndeplinită de către angajator la momentul
semnării contractului individual de muncă sau a actului adițional, după caz.
Conform art. 17 alin. (3) din Codul Muncii, persoana selectată în vederea angajării
ori salariatul, după caz, va fi informată cu privire la cel puțin următoarele elemente:
a) identitatea părților;
b) locul de muncă sau, în lipsa unui loc de muncă fix, posibilitatea ca salariatul
să muncească în diverse locuri;
c) sediul sau, după caz, domiciliul angajatorului;
d) funcția/ocupația conform specificației Clasificării ocupațiilor din România sau
altor acte normative, precum și fișa postului, cu specificarea atribuțiilor
postului;
e) criteriile de evaluare a activității profesionale a salariatului aplicabile la nivelul
angajatorului;
f) riscurile specifice postului;
g) data de la care contractul urmează să își producă efectele;
h) în cazul unui contract de muncă pe durată determinată sau al unui contract
de muncă temporară, durata acestora;
i) durata concediului de odihnă la care salariatul are dreptul;
j) condițiile de acordare a preavizului de către părțile contractante și durata
acestuia;
k) salariul de bază, alte elemente constitutive ale veniturilor salariale, precum și
periodicitatea plății salariului la care salariatul are dreptul;
l) durata normală a muncii, exprimată în ore/zi și ore/săptămână;
m) indicarea contractului colectiv de muncă ce reglementează condițiile de
muncă ale salariatului;
n) durata perioadei de probă.
o) procedurile privind utilizarea semnăturii electronice avansate sau semnăturii
electronice calificate însoțite de marca temporală electronică sau marca
temporală electronică calificată și sigiliul electronic calificat al angajatorului.
În cazul în care persoana selectată în vederea angajării ori salariatul, după caz,
urmează să își desfășoare activitatea în străinătate, angajatorul are obligația de a-i
comunica în timp util, înainte de plecare, informațiile prevăzute la art. 17 alin. (3),
precum și informații referitoare la:
a) durata perioadei de muncă ce urmează să fie prestată în străinătate;

Pagina 5 https://revistadehr.com
E-book

b) moneda în care vor fi plătite drepturile salariale, precum și modalitățile de

plată;
c) prestațiile în bani și/sau în natură aferente desfășurării activității în străinătate;
d) condițiile de climă;
e) reglementările principale din legislația muncii din acea țară;
f) obiceiurile locului a căror nerespectare i-ar pune în pericol viața, libertatea sau
siguranța personală;
g) condițiile de repatriere a lucrătorului, după caz.

15. Contractul individual de munca (cu dovada primirii unui exemplar de

catre angajat):

Modelul-cadru al contractului individual de munca a fost aprobat prin Ordinul nr.

1616/2011 privind modificarea și completarea modelului-cadru al contractului
individual de muncă, prevăzut în anexa la Ordinul ministrului muncii și solidarității
sociale nr. 64/2003.
Contractul individual de muncă încheiat între angajator și salariat va cuprinde în mod
obligatoriu elementele prevăzute în modelul-cadru. Aceste elemente sunt:
A. Partile contractului
B. Obiectul contractului
C. Durata contractului
D. Locul de munca
E. Felul muncii
F. Aributiile postului
F1. Criteriile de evaluare a activitatii profesionale a salariatului
G. Conditiile de munca
H. Durata muncii
I. Concediul
J. Salariul
K. Drepturi si obligatii ale partilor privind securitatea si sanatatea in munca
L. Alte clauze
M. Drepturi și obligații generale ale partilor
N. Dispozitii finale
O. Conflictele in legatura cu incheierea, executarea, modificarea, suspendarea
sau incetarea contractului individual de munca

16. Fisa postului:

Fisa postului este o anexa a contractului individual de munca si cuprinde elemente:

locul de munca ocupat, denumirea postului, codul COR, titularul postului, obiectivul
specific al postului, cerinte de ocupare a postului, instrumente de lucru, relatii de
subordonare (pe verticala), relatii de colaborare (pe orizontala), relatii de delegare,

Pagina 6 https://revistadehr.com
E-book

relatii de reprezentare, atributiile si responsabilitatile postului, limite de competenta,

indicatori de performanta, data intocmirii/actualizarii fisei de post.
Avand in vedere ca, elaborarea si intocmirea fisei postului, este extrem de
importanta, hai sa vedem care sunt cele cinci idei (gresite!!!) pe care unii manageri
le au despre fisa postului:
 Fisa postului nu este absolut necesara, firma poate functiona si fara.
Treaba aceasta era valabila, poate, in primii ani de dupa Revolutie, cand cele
mai multe firme erau firme mici, in care patronul si doi-trei angajati faceau de
toate.
 Fisa postului nu este un document obligatoriu.
Ba este! E adevarat, ea nu intra in categoria documentelor ce trebuie depuse
in evidenta inspectoratelor teritoriale de munca, dar asta e altceva. Inspectorii
ITM veniti in control solicita adesea fisele de post.
 Fisa postului poate fi adusa la cunostinta angajatului mai tarziu.
Este o conceptie foarte paguboasa: daca procedati astfel, angajatul nu va sti
precis si de la bun inceput ce presupune postul pe care urmeaza sa se
angajeze, ce se asteapta de la el si ce cunostinte, aptitudini, abilitati etc.
trebuie sa posede. Ca urmare pot aparea situatii confuze, demotivare sau
chiar conflicte de munca.
 Fisa postului trebuie sa fie personalizata, adaptata fiecarui angajat in
parte.
Fisa postului este un document conceput pentru orice posibil candidat pentru
postul respectiv. Este de la sine inteles ca fiecare angajat pe un post are stilul
sau personal de a obtine rezultatele asteptate si isi pune amprenta propriei
personalitati asupra activitatii derulate, dar aceste lucruri nu fac obiectul fisei
postului.
 Odata elaborata, fisa postului ramane neschimbata.
Fisa postului nu este un document batut in cuie. Conditiile, mediul, cerintele
unui post se schimba, atragand dupa sine necesitatea modificarii fisei
postului.

17. Actele adiționale și celelalte acte referitoare la modificarea, suspendarea

și încetarea contractelor individuale de muncă

18. Orice alte documente care certifică legalitatea și corectitudinea

completării dosarului:

- Declaratie pe propria raspundere privind functia de baza (este necesara

declararea functiei de baza, in cazul in care angajatul are incheiate mai
multe contracte individuale de munca);
- copie dupa carnetul de munca si/sau adeverinte privind vechimea in
munca, acolo unde exista cazul acordarii sporului de vechime;

Pagina 7 https://revistadehr.com
E-book

- nota de lichidare (este un document ce poate fi eliberat de angajator la

incetarea contractului individual de munca are drept scop consemnarea
existentei sau inexistentei unor datorii intre salariat si firma;
- adeverinta de vechime (atesta vechimea in munca si in specialitate a
angajatului);
- fisa de evaluare a performantelor profesionale;
- documente privind cercetarea si aplicarea sanctiunilor disciplinare;
- plangeri sau alte cereri din partea angajatului.

Pe langa acestea, mai este necesar:

 intocmirea fisei de instruire la angajare privind sanatatea si securitatea in
munca;
 intocmirea fisei PSI;
 declaratia de traseu a angajatului de la si la locul de munca.

Nota: Nu va aglomerati dosarul solicitand angajatului documente ce nu sunt

strict necesare postului pe care il ocupa.

In loc de concluzie:
Dosarul personal al angajatului reprezinta o obligatie a angajatorului, dar este si un
instrument eficient in gestionarea personalului. Astfel:
 ne ajuta la planificarea resurselor umane;
 ne ajuta la realizarea unor baze de date cu profilul angajatilor;
 sunt utile pentru realizarea diferitelor statistici si rapoarte necesare in
departamentul de resurse umane.

Si, inca ceva, destul de important:

Persoanele care au acces la dosarele de personal ale angajatilor au obligatia
de a pastra confidentialitatea datelor.

Pagina 8 https://revistadehr.com