Procedura privind Managementul Resurselor Umane

Prezenta procedura reglementeaza modalitatile intocmire a documentelor de angajare

pentru personalul care ocupă posturi vacante in cadrul SC ……../SA, cu respectarea normelor
impuse de reglementarile legislative in vigoare .

1. Salariatii isi vor incepe activitatea in cadrul S.C. ………………… S.R.L. numai dupa
semnarea contractului individual de munca si a tuturor documentelor de angajare.

Este intezis a se primi lucratori la programul de lucru daca acestia nu au semnat contractul
individual de munca si toate documentele de angajare sau prezinta dosarul personal incomplet.

2. Angajarea se efectueaza ori de cate ori un post devine vacant.

Un post devine vacant prin incetarea contractului individual de munca al salariatului care l-a ocupat
anterior sau prin creare de posturi noi.

3. Managerul de departament va trimite catre Departamentul Resurse Umane (Recrutor)

formularul de cerere de recrutare anexa nr. 1 la prezenta procedura.

Interviurile vor avea loc dupa cum urmeaza:

- Interviul initial - cu responsabilul de recrutare (intern sau extern)

- Interviul al doilea – cu managerul de departament si managerul de Resurse Umane

Angajarea se efectueaza de catre reprezentantii Departamentului Resurse Umane si de catre

sefii de departamente sub coordonarea Departamentului Resurse Umane.

Termenul pentru transmiterea REVISAL în cazul contractelor de muncă nou încheiate este
prevăzut în HG 905/2017, aceasta menționând că transmiterea se face cel mai târziu în ziua
anterioară începerii activității de către salariatul pentru care se dorește transmiterea datelor. 

CUPRINS
I. SCOPUL PROCEDURII
II. DOMENIUL DE APLICARE
III. DOCUMENTE DE REFERINŢĂ
IV. DEFINIŢII ŞI ABREVIERI
Definiţii ale termenilor
Abrevieri ale termenilor
V. DESCRIEREA PROCEDURILOR DE LUCRU
VI. MATRICEA RESPONSABILITĂŢILOR
VII. FORMULARE
VIII. LISTA DE DIFUZARE
I. SCOPUL PROCEDURII: Prezenta procedură stabileşte activităţile ce trebuie efectuate şi
regulile ce trebuie respectate la întocmirea dosarelor de angajare, atât pentru personalul
angajat prin contract individual de munca, cat si cel imputernicit prin mandat, astfel încât
etapele concrete de ocupare a funcţiilor vacante sau temporar vacante din cadrul
Societatii, să fie definite din punct de vedere al atribuţiilor şi a riscurilor, potrivit legislaţiei
aplicabile în domeniul angajării.

II. DOMENIUL DE APLICARE: Procedura se aplică în cazul ocupării tuturor funcţiilor

vacante sau temporar vacante, din cadrul Societatii şi se respectă de toate
Departamentele/Serviciile, Birourile şi Compartimentele din societatii.

III. DOCUMENTE DE REFERINŢĂ:

- Legea nr. 53/2003 - Codul Muncii republicat;

- HG 905/2017 Privind registrul general de evidenţă a salariaţilor

- Contractul Colectiv de Muncă încheiat la nivel de societate, înregistrat la ITM ………

sub. Nr. ……./……..;

- Legea 319/2006 – a securităţii şi sănătăţii în muncă;

- H.G. nr.1425/2006 - Normele Metodologice de aplicare a Legii nr.319/2006.

IV. DEFINIŢII ŞI ABREVIERI

- Definitii ale termenilor:

1. Procedura operaţională Prezentarea formalizată, în scris, a tuturor paşilor ce trebuie

urmaţi, a metodelor de lucru stabilite şi a regulilor de aplicat în vederea realizării
activităţii, cu privire la aspectul procesual

2. Ediţie a unei proceduri operaţionale Forma iniţială sau actualizată, după caz, a unei
proceduri operaţionale, aprobată şi difuzată

3. Revizia în cadrul unei ediţii Acţiunile de modificare, adăugare, suprimare sau altele
asemenea, după caz, a uneia sau a mai multor 5 componente ale unei ediţii a procedurii
operaţionale, acţiuni care au fost aprobate şi difuzate

4 Contract individual de munca Contractul individual de muncă este contractul în temeiul

căruia o persoană fizică, denumită salariat, se obligă să presteze munca pentru şi sub
autoritatea unui angajator, persoană fizică sau juridică, în schimbul unei remuneraţii
denumite salariu.

5 Fişa de post Document prin care se stabilesc condiţiile de îndeplinit pentru încadrarea
pe post precum şi sarcinile şi lucrările pe care trebuie să le execute salariatul

6 Cerere de angajare Document în baza căruia se solicită Admnistratorului aprobarea

angajării pe o funcţie în urma incheierii procesului de recrutare si validării pe post a
persoanei selectate de catre Managerul Direct. Prin completarea cererii de angajare se
confirmă totodată acceptarea ocupării postului şi se stabileşte momentul prezentării la
post în limitele impuse de lege 1
 7 Dosar de angajare Dosar ce cuprinde documentele necesare din punct de vedere
legal în vederea încheierii CIM

- Abrevieri ale termenilor

CCM Contract Colectiv de Muncă încheiat la nivelul universităţii
CIM Contract individual de muncă
CM Codul Muncii
ITM Inspectoratul Teritorial de Muncă
REVISAL Registrul General de Evidenţă a Salariaţilor
SSM Sănătate şi securitate în muncă
SU Situaţii de urgenţă

V. DESCRIEREA PROCEDURILOR DE LUCRU

În cadrul SC …….. SRL/SA , posturile vacante sau temporar vacante prevăzute în

statele de funcţii se ocupă conform legislaţiei în vigoare. Contractul individual de muncă se
încheie pe durată nedeterminată, conform art. 12 din Codul Mucnii- Legea 53/2003, R.

Prin derogare de la regula prevazuta la art. 12 alin. (1), angajatorii au posibilitatea de a

angaja, in cazurile si in conditiile legii, personal salariat cu contract individual de munca pe
durata determinata. 

Contractul individual de munca pe durata determinata se poate incheia numai in forma

scrisa, cu precizarea expresa a duratei pentru care se incheie.Contractul individual de
munca pe durata determinata poate fi prelungit, in conditiile prevazute la art. 83, si dupa
expirarea termenului initial, cu acordul scris al partilor, pentru perioada realizarii unui proiect,
program sau unei lucrari. Intre aceleasi parti se pot incheia succesiv cel mult 3 contracte
individuale de munca pe durata determinata.

Contractele individuale de munca pe durata determinata incheiate in termen de 3 luni de

la incetarea unui contract de munca pe durata determinata sunt considerate contracte
succesive si nu pot avea o durata mai mare de 12 luni fiecare.

Angajarea în cadrul SC………. SRL/SA presupune parcurgerea următoarelor etape:

- Anunţarea persoanei care a fost declarată admisă pe postul vacant. In urma validării
incheierii procesului de recrutare si a selectarii persoanei, Managerul de Resurse Umane
anunţă candidatul declarat câştigător, în vederea prezentării acestuia Departamentul
Resurse Umane al societatii pentru completarea cererii de angajare şi depunerea
documentelor necesare întocmirii dosarului de angajare/dosarului personal.
- Completarea şi depunerea cererii de angajare Ulterior anunţării candidatului declarat
câştigător, acesta se prezintă Departamentul Resurse Umane în vederea completării cererii
de angajare si celorlalte documente necesare la angajare, conform anexelor nr.2 si 3 ……,
parte integrantă din prezenta procedură operaţională. legislaţiei în vigoare şi normelor
metodologice aplicabile în materie, candidaţii pe posturile pentru care s-a recrutat validaţi
prin decizia managerului direct urmează să inceapă activitatea dupa semnarea contractului
individual de munca si a tuturor documentelor de angajare.
- Viitorul angajat este informat că anterior începerii activităţii trebuie să se prezinte la
Cabinetul de medicina muncii pentru întocmirea dosarului medical. Totodată i se comunică şi
denumirea centrului medical cu care Societatea are încheiat contractul de prestări servicii
medicale.

- Întocmirea şi completarea dosarului de angajare/ dosarului personal. Departamentul

Resurse Umane are obligaţia de a constitui dosarul de angajare / dosarul personal. Acest
 dosar conţine documentele din dosarul de concurs precum şi următoarele documente care
vor fi solicitate suplimentar în situaţia în care nu se regăsesc în Oferta de angajare:

- cererea de angajare;

- copia actului de identitate sau orice alt document care atestă identitatea, potrivit legii,
precum şi copie de pe certificatul de căsătorie şi certificatul de naştere, conforme cu
originalul;

- fişa medicală de aptitudine eliberată de medicul de medicina muncii;

- copia carnetului de muncă, conformă cu originalul, sau, după caz, o adeverinţa care să
ateste vechimea în muncă şi /sau în specialitatea studiilor, precum şi vechimea în
învăţământ, dacă este cazul;

- cazierul judiciar, în original;

- declaraţia pe propria răspundere privind persoanele aflate în întreţinere în vederea

acordării deducerii la calculul impozitului pe venitul din salarii, dacă este cazul;

- declaraţia pe propria răspundere a noului angajat privind alegerea funcţiei de bază la

SC …………………SRL /SA, dacă este cazul

- contul bancar şi codul IBAN al acestuia;

- declaraţie de NECONCURENTA ….. pentru cei care ocupă funcţii de conducere ( se

completează după modelul postat pe INTRANET şi se depune sub semnătură
Departamentul Resurse Umane);
- Contractul individual de muncă. Încheierea CIM în forma scrisă este o condiţie “ad
validitatem”. În conformitate cu prevederile art. 17 din Codul Muncii, angajatorul are obligaţia
să informeze salariatul, anterior încheierii CIM, cu privire la atribuţiile postului. Această
informare se consideră îndeplinită prin semnarea de către salariat a CIM. Completarea CIM
se realizează de către Departamentul Resurse Umane, în două exemplare originale,
avizarea CIM se realizează de către Managerul de Resurse Umane, iar semnarea de către
Admnistrator şi viitorul angajat. CIM se semnează cel târziu în ziua lucrătoare anterioară
începerii activităţii. După semnare, un exemplar se înmânează viitorului angajat şi
Managerul de Resurse Umane îndrumă persoana în cauză către Compartimentul SSM-SU
cu scopul instruirilor introductiv generale;

- Fişa postului, anexă la contractul individual de muncă- obligatoriu de - intocmit la angajare.

- Înregistrarea CIM în Borg – Salarizare si REVISAL. Perosnalul din cadrul

Departamentul Resurse Umane înregistrează CIM în Borg – Salarizare şi REVISAL, în
conformitate cu prevederile legale în vigoare. Angajatorul prin intermediul Departamentul
Resurse Umane este obligată să înregistreze în REVISAL şi să transmită registrul în forma
electronică la ITM cel târziu în ziua lucrătoare anterioară începerii activităţii de către salariaţii
în cauză.
- Instruirea angajatului în domeniul SSM-SU Potrivit prevederilor Codului Muncii,
conducerea societatii la măsurile necesare pentru protejarea securităţii şi sănătăţii
lucrătorilor, inclusiv pentru activităţile de prevenire a riscurilor profesionale, de informare şi
pregătire, precum şi pentru asigurarea resurselor materiale şi umane alocate pentru
efectuarea activităţilor de prevenire şi protecţie în instituţie. Anterior începerii efective a
activităţii, angajatul trebuie să fie instruit din punct de vedere al SSM şi SU.
 NOTĂ

Este interzisă începerea activităţii efective fără ca cele două tipuri de instruiri să nu fie
realizate. Răspunderea pentru neîmplinirea acestei obligaţii o are şeful ierarhic al noului
angajat. Instruirea introductiv generală se realizează în cadrul Compartimentului SSM-SU al
Societatii, având ca scop informarea despre activităţile specifice, riscurile ce pot apărea pe
parcursul desfăşurării activităţii dar şi măsurile şi acţiunile de prevenire şi protecţie. Durata
instruirii nu trebuie să fie mai mică de 8 ore, iar materialul predat trebuie sa fie în
conformitate cu tematica aprobată de conducerea Societatii. Următoarea etapă după
efectuarea instruirii este verificarea cunoştinţelor printr-un test scris, al cărui rezultat se va
consemna în Fişa Individuală de Instruire şi fără de care persoana nu va putea fi acceptată
la muncă.
- Instruirea la locul de muncă se efectuează după instruirea introductiv generală,
având ca scop prezentarea riscurilor, masurilor şi activităţilor de prevenire şi protecţie.
Aceasta se realizează de către conducătorul locului de muncă, pe baza tematicii întocmite
de către Compartimentul SSM, iar durata nu va fi mai mică de 8 ore.

NOTĂ

Începerea activităţii propriu zise în cadrul SC ……. SRL/SA se va face doar după ce
lucrătorul instruit e supus verificării cunoştinţelor de către conducătorul ierarhic superior al
celui care a efectuat instruirea şi se consemnează în fişa individuală de instruire.

VI. MATRICEA RESPONSABILITĂŢILOR:

1. Consiliul de Administraţie −aproba si avizează procedura de angajare şi reviziile

acesteia,

2. Managerul general/Admnistratorul − Impune aplicarea procedurii de angajare; −

Asigură resursele necesare desfăşurării procesului; - Semnează CIM; Emite decizia de
numire/angajare.

3. Managerul de Resurse Umane verifica CIM şi acordă avizul de legalitate;

4. Compartimentul SSM-SU Realizează un instructaj general în domeniul sănătăţii şi

securităţii în muncă, conform normelor legale în vigoare, şi întocmeşte pentru acesta
Fişa de instruire individuală privind securitatea şi sănătatea în muncă, precum şi Fişa
individuală de instructaj în domeniul situaţiilor de urgenţă.

5. Departamentul Resurse Umane − Întocmeşte şi aplică metodologia. - Întocmeşte

dosarul de angajare/personal în baza documentelor depuse de candidatul selectat; -
Calculează şi stabileşte drepturile salariale specifice postului ocupat; - Completează
CIM; - Întocmeşte decizia de numire/angajare; - Înregistrează CIM în Borg-Salarizare şi
REVISAL.

6. Seful ierarhic al postului pentru care s-a recrutat - Întocmeşte fişa postului, în vederea
descrierii misiunilor şi lucrărilor pe care trebuie să le execute salariatul ce urmează a fi
încadrat pe postul respectiv şi o transmite către Departamentul Resurse Umane odată
cu propunerea recrutariii pentru postul vacant; - Realizează instructajele la locul de
muncă; - Coordonează activitatea noului angajat.

7. Candidatul selectat in urma procesului de recrutare Completează cererea de angajare

şi o depune Departamentul Resurse Umane în vederea întocmirii şi completării dosarului
de angajare/personal; - Semnează CIM; - Desfăşoară activităţi conform fişei postului.
VII. FORMULARE:
 - CIM;
- Fişa de post;
- Cerere de angajare;
- Dosar de angajare;
- Dosar medical;
- Fişa de instruire individuală privind securitatea şi sănătatea în muncă, Fişa individuală
de instructaj în domeniul situaţiilor de urgenţă.

VIII. LISTA DE DIFUZARE

Nr. Crt. Compartiment/ Responsabil Semnătura

Departament

1 Departament Director financiar

Financiar contabil

2 Departament Administrator
Tehnologia baze date
informatiei

3 Departament Manager
Comercial comercial

4 Departament Sef departament

Logistica logistica

ANEXA 1: Cerere de recrutare

1. Postul vacant:..
2. Departament:
3. Data angajarii..
3. Manager de departament.
4. Sarcinile postului.
....
5. Responsabilitatile specifice postului..
.
6. Calificarea necesara.
.
7. Experienta anterioara
..
8. Exigentele postului.
..
9. Salariul minim/maxim aprobat.
10. Insusiri psihlogice..

ANEXA 2: Formular cerere de angajare

Domnule Director,
Subsemnatul/a ………………….. domiciliat/a in ……………………………………………….,
posesor (oare) al/a cărţii de CI seria ………. Nr. …………., eliberată de
……………………………la data de …………………., CNP …………………….. va rog sa imi
aprobati cererea de angajare in cadrul ………………… in functia de …………………….,
incepand cu data de ………………...

Va multumesc!

Data:………………………. Semnatura..............

ANEXA 3 : FORMULAR DECLARATIE CASA DE SANATATE

Declaratie pe propria raspundere privind apartenenta la o casa de sanatate

Domnule Director,

Subsemnatul/subsemnata………………………….…………., salariat/salariata la SC
……………………..……… SRL, declar prin prezenta ca sunt inscris pe listele medicului de
familie ………………………………………..…… care apartine de Casa de Sanatate
………………………….………… .

Data: …………………. Semnatura: ………………….

Aprobată în şedinţa Consiliului de AdmInistratie din data de _____..................