Sunteți pe pagina 1din 3

SC ............................

SRL
COD: FP S

APROBAT:
ADMINISTRATOR SC ..................... SRL

FIŞA POSTULUI

1.DENUMIREA POSTULUI: Secretara – cod COR 412001

2.POZIŢIA POSTULUI CONFORM ORGANIGRAMEI:


2 Este subordonat Administratorului.
3
3.MISIUNEA POSTULUI:
Realizarea activităţii de asistenţă managerială computerizată, secretariat şi protocol din cadrul
SC ........................ SRL

4.RESPONSABILITĂŢI:

4.1.Întocmeşte documente (adrese, fax-uri, evidenţe, oferte, cereri) solicitate de conducerea firmei.
4.2. Întocmeşte şi gestionează contractele de prestări servicii în directoare definite specific şi le
înregistrează în Registrul de intrare - ieşire.
4.2.Gestioneazã pe suport informatic toate documentele (asigurate împotriva unor utilizări neautorizate
şi necontrolate) care se află în atenţia Administratorului şi pune la dispoziţia acestuia documentele
solicitate pe specificul de activitate menţionat.
4.3.Răspunde de verificarea căsuţei e-mail şi informarea Administratorului la mesajele primite cât şi de
salvarea şi gestionarea lor în directoare definite.
4.4.Întocmeşte şi gestionează ordine de deplasare, comenzi de aprovizionare cu materiale, cereri ofertă
de preţ; bonuri dispoziţii livrare motorină / benzină.
4.5.Asigură transmiterea e-mail, comenzilor de materiale prin fax cât şi gestionarea acestora.
4.6.Răspunde apelurilor telefonice şi informează Administratorul referitor la mesajele primite.
4.7.Primeşte corespondenţa din interiorul şi exteriorul firmei pe care o prezintă zilnic spre analiză
Administratorului sau înlocuitorului acestuia pe perioada cât lipseşte din firmă.
4.8.Asigură activitatea de protocol la nivelul firmei.
4.9.Propune spre aprobare materialele necesare aprovizionării cu produse de papetărie şi protocol.
4.10.Răspunde de păstrarea în condiţii de deplină siguranţă a documentelor cu care lucrează şi de
confidenţialitatea corespondenţei şi a convorbirilor telefonice.
4.11.Răspunde de utilizarea aparaturii din secretariat (fax, computer, copiator), de identificarea
disfuncţiilor şi deficienţelor de funcţionare şi informarea la timp a şefului ierarhic superior, pentru a lua
măsuri de remediere.
4.12.Gestionează şi răspunde de ştampila repartizată şi o aplică pe documentele indicate de
Administratorul societatii.

ATRIBUŢII ŞI RĂSPUNDERI PE LINIE DE PROTECŢIA MUNCII:


4.13.să-şi însuşească şă să respecte normele de protecţia munciişi măsurile de aplicare a acestora;
4.14.să desfăşoare activitatea în aşa fel încât să nu se expună la pericol de accidentare sau de
îmbolnăvire profesională atât persoana proprie cât şi pe celelalte persoane participante la procesul de
muncă;
4.15.să aducă la cunoştinţa Administratorului orice defecţiune tehnică sau altă situaţie care constituie
un pericol iminent de accidentare sau îmbolnăvire profesională;
4.16.să aducă la cunoştinţa Administratorului îndată accidentele de muncă suferite de propria persoană
sau de alte persoane participante la procesul de muncă;
4.17.să oprească lucrul la apariţia unui pericol iminent de producere a unui accident şi să aducă la
cunoştinţă Administratorului;
4.18 să nu intervină la instalaţiile şi tablourile electrice, dacă nu are calificarea şi instruirea necesară;
4.19.să nu execute lucrări decât pentru cele la care are calificarea şi instruirea corespunzătoare;
4.20. sa nu atinga instalaţiilor electrice defecte aferente incintei în care se lucrează (prize, doze
electrice, lămpi de iluminat, cabluri electrice, etc.) ;

EDITIE A B C D Pagina 1
SC ............................SRL
COD: FP S
4.21 sa utilizizeze cu atentie rechizitele de lucru ;
4.22. sa se spele pe maini dupa atingerea documentelor arhivate sau la lucru cu materiale specifice
activităţilor de birou (lipici, pastă corectoare,toner, cerneluri ) ;
4.23.căile de ieşire de urgenţă trebuie să rămână în permanenţă libere şi să conducă în mod cât mai
direct afară în spaţii sigure.
4.24. Sa se asigure ca sertarele de la birouri si fisete sunt inchise

5.AUTORITATI :

Întocmeşte :
- Documente care necesită competenţa şi autoritatea sa;
- documente solicitate de conducerea firmei;

Propune :
- masuri de imbunatatire a conditiilor de munca, modernizare si retehnologizare
- actiuni preventive si corective in sfera proprie de activitate.

6. INTERFETE :
Interne:
Cu tot personalul organizatiei

7.COMPETENTE :
a. tehnice:
1.cunoaşterea software: Ms Office (Word, Excel, Power Point, E-mail, motoare de căutare);
2.cunoaşterea legislaţiei aplicabile şi în vigoare referitoare la păstrarea secretului de serviciu;
3.cunoasterea normelor SSM , SU specifice activitatii societatii;
psihoaptitudinale:- rezistenţă la stres, autocontrol, promptitudine în acţiuni, memorie de durata
mare, atenţie concentrata, spirit de observaţie, rezistenta la efort intelectual, rapiditate si eficienta in
lucrul cu cifre si consemne litere, rezistenta la situaţii de stres.
b. experienţă: vechime în domeniu min.1 an.
rezistenţă la stres, autocontrol, promptitudine în acţiuni, memorie de durata mare, atenţie
concentrata, spirit de observaţie, rezistenta la efort intelectual, rapiditate si eficienta in lucrul cu cifre si
consemne litere, rezistenta la situaţii de stres.

8. CALIFICARE:
Absolvent al invatamantului mediu

9.CRITERIILE DE EVALUARE A ACTIVITATII PROFESIONALE

- Realizarea obiectivelor si a sarcinilor


- Asumarea responsabilitatilor
- Capacitatea de a rezolva problemele
- Capacitatea de autoperfectionare si de valorificare a experientei dobandite
- Abilitati in utilizarea echipamentelor, utilajelor, sculelor de munca
- Capacitatea de a lucra in echipa
- Creativitate si spirit de initiativa
- Capacitatea de a comunica
- Conduita in timpul serviciului

10 . DELEGARE:
Este înlocuit pe perioada cât se aflã în concediu de odihnã, medical, delegatie sau lipseste motivat din
societate mai mult de 24 de ore de persoana desemnatã de seful ierarhic superior.

EDITIE A B C D Pagina 2
SC ............................SRL
COD: FP S

11. Raspundere :Titularul postului raspunde , dupa caz, civil, disciplinar, material sau penal in cazul
nerespectarii atributiilor, sarcinilor sau lucrarilor ce-I revin, precum si a legislatiei in vigoare.

Am citit cu atentie continutul fisei postului de mai sus , dupa care am semnat de luare la cunostinta.

Luat la cunoştinţă şi primit un exemplar:


Numele şi prenumele:
Data:
Semnătura:

EDITIE A B C D Pagina 3