Fisa de post

ASISTENT MANAGER Departament Nivel ierarhic Pondere ierarhica Relaii Organizatorice Relaiile de autoritate Ierarhice Funcionale

COMPARTIMENTUL ADMINISTRATIV 3 0

Este subordonat managerului general are relaii de serviciu cu toate serviciile, birourile si alte entitati funcionale; are relaii cu persoane juridice si persoane fizice care au tangenta cu sfera sa de activitate. cu toate compartimentele

Relaiile de cooperare Relaii de control Relaii de reprezentare

Nu este cazul Reprezint societatea in relaiile cu clienii, cu autoritati in orice situaii considera necesar si are acordul managerului general sau i se solicita acest lucru

Obiective individuale

Imbunatatirea mediului functional de desfasurare a activitatii in cadrul societatii Organizarea mai buna a modului de achizitionare/ inlocuire/mentenanta a bunurilor si produselor necesare functionarii in conditii optime a activitatii Actualizarea listei de furnizori pentru bunurile si serviciile achizitionate de societate in vederea asigurarii unui raport calitate/pret cat mai bun Imbunatatirea metodei de arhivare a documentelor si de circulatie a acestora atat in cadrul compartimentelor interne cat si din/catre exterior

Atribuii

1. ntocmete, primete, verifica, arhiveaz, distribuie

documente interne si externe, in cadrul societatii si din afara 2. Relationeaza, negociaza, comunica cu furnizorii societatii in vederea achizitionarii serviciilor si bunurilor necesare unei functionari optime a activitatii 3. Asigura formalitatile protocolare la intalniri, conferinte si alte evenimente organizate in cadrul sediului secundar al societatii 4. Reprezinta societatea in relatia cu diversi parteneri si institutii la cererea, delegarea, imputernicirea din partea managerului general sau a directorului general

Sarcini

1. Intocmeste,

primeste, verifica, arhiveaz, distribuie documente interne si externe, in cadrul societatii si din afara Primete corespondenta (trimisa prin posta, electronic sau fax), o prezint managerului general, o nregistreaz si distribuie personalului cruia i-a fost repartizata; Expediaza corespondenta produsa de personalul societatii, prin posta, electronic sau fax, dupa caz; Preia si directioneaza apelurile telefonice; Redacteaza scrisori sau rspunsuri la scrisori, la indicaia managerului general; Convertete documente, arhive din format hartie in format electronic conform specificaiilor primite de superiorii ierarhici Asista managerul general in probleme de comunicare, documentare si coordonare interna; Sesizarea imediat a managerului general n momentul n care constata dificulti sau defeciuni n utilizarea echipamentelor i a aparaturii 2. Relaioneaz, negociaza, comunica cu furnizorii societatii in vederea achizitionarii serviciilor si bunurilor necesare unei functionari optime a activitatii Intocmeste cereri de oferta pentru materiale, produse si servicii conform necesarului stabilit si aprobat de managerul general Evalueaza ofertele primite de la furnizori, prezinta concluziile managerului general Formuleaz si urmrete comenzile lansate Centralizeaz si prezint managerului general listele cu necesarul solicitat de compartimente Asigura indeplinirea formalitatilor necesare remedierii defectiunilor la echipamentele de lucru din cadrul oricarui compertiment Stabileste intalniri cu diversi parteneri, atunci cand este cazul pentru a se informa asupra unui serviciu sau a unui bun pentru care s-a emis cerere de oferta Identifica pe piata cea mai buna solutie tehnica/ financiara/operationala pentru a asigurarea functiona-litatii optime 3. Asigura formalitatile protocolare la intalniri, conferinte si alte evenimente organizate in cadrul sediului secundar al societatii Organizeaz ntlnirile evitnd suprapunerile/ aglomerrile att a persoanelor cat

Competente

si a spatiilor folosite pentru ntlniri, evenimente Primete persoanele: reprezentani ai instituiilor publice, colaboratori, partener care vin in contact cu directorul general sau ali salariai ai societatii, in interes de serviciu; Asigura activitatea de protocol in cadrul intalnirilor, in conformitate cu cerintele zilnice; Urmrete asigurarea transportului de la si la sediu secundar a partenerilor; Tine evidenta partenerilor care se prezint la ntlniri/conferine in calitate de colaboratori ai societatii; 4. Reprezint societatea in relaia cu diveri parteneri si instituii la cererea, delegarea, mputernicirea din partea managerului general sau a directorului general Depune documente pentru societate la diverse instituii pentru care a fost mputernicit Pltete taxe, impozite, amenzi pentru societate Livreaz documente ctre parteneri si le ridica de la parteneri ndeplinete orice formalitati in legatura cu societate pentru care a primit delegare sau mputernicire din partea superiorilor ierarhici Libertatea de decizie este condiionata de acordul Managerului General, si planul de activitate

Lucrri

Responsabilitati

Cerinele specifice Caliti

rspunde de rezolvarea prompt a sarcinilor trasate de managerul general rspunde de informaiile si ndrumrile pe care le transmite ctre colegi/superiori/parteneri rspunde de organizarea activitatii pentru ncadrarea in termenele limita si ndeplinirea obiectivelor rspunde de nsuirea modului de utilizare corect i eficient a echipamentelor utilizate n procesul muncii: echipamente de calcul - telefon, fax, copiator se asigura i ia toate msurile pentru a ntocmi documentele cu corectitudine i n timp util sesizaza acele circumstane ce ar putea crea probleme n finalizarea n timp util a documentelor i le aduce la cunotina persoanelor direct implicate asigura promptitudine n exprimarea rspunsurilor, verbal sau n scris fa de clien sau autoriti menine o relaie de cooperare cu toi colegii prin comunicarea i rezolvarea calm a oricrei nemulumiri va pastra o relatie profesionala cu partenerii comunicnd cu amabilitate i bune maniere

Perseveren Atenie la detalii Adaptabilitate Rezisten la stres Responsabilitate

Cunotine

Studii de baz - studii medii Studii de specialitate - cursuri de perfecionare n domeniul comunicrii, tehnologiei informaional comunicaionale, marketing sau experienta in domeniu minim 2 ani cunotine bune a suitei MS Office cunoaterea unui editor de texte pe calculator operarea cu baze de dat cunotine de utilizare a calculatorului personal, telefon, copiator, fax De nelegere verbal - abilitatea de a asculta i nelege informaii i idei prezentate oral, prin cuvinte i fraze abilitatea de a comunica verbal informaii i idei ntr-o manier n care s faciliteze nelegerea celorlali nelegerea textelor - abilitatea de a citi i a nelege informaiile i ideile prezentate n

Aptitudini

documente scrise Raionament deductiv - abilitatea de a aplica regulile generale la probleme specifice pentru a produce soluii adecvate memorarea - abilitatea de a-i reaminti informaii ca numere, cuvinte, discuii, Viteza perceptiv - abilitatea de a compara rapid i corect numere, cuvinte, structuri, prezente sau din memorie Atenie selectiv - abilitatea de a se concentra i de a nu fi distras n timpul realizrii unei sarcini de-a lungul unei perioada de timp Sensibilitatea la detalii - abilitatea de a sesiza detaliile ntr-un timp foarte scurt Sensibilitatea la probleme - abilitatea de a contientiza dac ceva este n neregul i sesizarea problemei nelegerea textelor - nelegerea frazelor i paragrafelor scrise n cadrul normelor, instruciunilor, documentelor evaluate De management al timpului - gestionarea eficient a propriului timp De scriere - comunicare eficient n scris adaptat la nevoile clientului De nvare activ - nelegerea efectelor generate de informaiile noi asupra produselor activitii De ascultare activ - concentrarea ateniei asupra celor cu care comunic pentru a nelege i punctele lor de vedere, formularea adecvat a ntrebrilor i evitarea ntreruperii dicursului celorlali n momente nepotrivite De vorbire - transmiterea informaiei n interiorul unui discurs logic i coerent ncadrat in post Data Semntura .

Deprinderi

Aprobat MANAGER GENERAL Data Semntura .