Sunteți pe pagina 1din 3

S.C. TEHNOTON S.A. IASI Cod Fisa Postului P11-342304-..........................

FISA POSTULUI

POST: ASISTENT MANAGER


COMPARTIMENT: BIROU RESURSE UMANE
COD: P.1.1

RELATII:
IERARHICE:
 SE SUBORDONEAZA: Director General, Directori Executivi, Sef Birou Resurse Umane
 ARE IN SUBORDINE: -
FUNCTIONALE: Compartimentele functionale, sectiile si atelierele de productie din societate.
DE COLABORARE SI REPREZENTARE: -

SUMARUL POSTULUI:
Asista si pregateste activitatea conducerii societatii, realizeaza transferul de informatii si
documente intre aceasta si colaboratori interni sau externi; desfasoara activitatea de protocol a societatii.

PRINCIPALELE ATRIBUTII SI SARCINI ALE POSTULUI:


SPECIFICE:
PLANIFICARE:
 planifica bugetul activitatii de protocol si consumabile pentru conducere.
ORGANIZARE:
 organizeaza preluarea, trierea si transmiterea corespunzatoare, integrala, nedistorsionata si in timp
util a informatiilor catre si dinspre conducerea societatii;
 organizeaza primirea documentelor adresate spre solutionare conducerii societatii si le returneaza
compartimentelor sau persoanelor insarcinate dupa aplicarea rezolutiei;
 isi organizeaza programul de lucru astfel incat sa acopere activitatile desfasurate, conform
programului conducerii;
 raspunde de o judicioasa organizare si administrare a structurii directoarelor si fisierelor sistemului de
operare utilizat pe calculator, respectiv, a sistemelor de arhivare utilizate;
 raspunde de asigurarea contactelor cu partenerii de afaceri si de organizare a vizitelor;
 raspunde de organizarea si coordonarea manifestarilor de afaceri (intalniri, conferinte, prezentari,
sedinte);
 se ocupa de activitatile auxiliare deplasarilor conducerii - culegerea informatiilor necesare, rezervare
bilete.
CONTROL:
 controleaza daca documentele transmise au ajuns la destinatie;
 verifica daca documentele incredintate au fost transmise la timp.
COMUNICARE:
 comunica sectoarelor, compartimentelor sau persoanelor din societate informatiile si dispozitiile date
de conducerea societatii.
EXECUTIE:
 pregateste mapele cu documente si le inainteaza conducerii spre analiza si avizare;
 repartizeaza documentele si materialele sectoarelor sau persoanelor desemnate sa le solutioneze;
 desfasoara activitatea de operator al centralei telefonice si al fax-ului;
 desfasoara activitatea de protocol;
 editeaza sau redacteaza documentele solicitate de conducerea societatii;

-1-
 in cazul in care primeste in dotare telefon mobil, are obligatia de a-l tine tot timpul incarcat si deschis
si de a raspunde la apelurile telefonice 24 de ore din 24;
 urmareste agenda directorilor si aminteste desfasurarea de evenimente;
 intocmeste si gestioneaza baza de date cu adrese si telefoane ale colaboratorilor sefilor ierarhici;
 asigura utilizarea judicioasa a internetului, postei electronice si serviciilor de retea (transferul
fisierelor, accesul la date etc.);
 asigura corespondenta de afaceri, cu respectarea corespunzatoare a principiilor de intocmire a
corespondentei comerciale si raspunde de alegerea judicioasa a mijloacelor de transmitere a acesteia;
 raspunde de aplicarea stampilei rotunde a societatii pe documentele semnate de conducere.
DOCUMENTE:
 decizii, dispozitii de serviciu, note interne, etc.;
 referate de premiere/sanctionare;
 materiale scrise ce se expediaza in exterior prin posta, fax sau e-mail;
 orice alte materiale sau documente dispuse de conducerea societatii.
SUPRAVEGHERE:
 supravegheaza la buna desfasurare a circulatiei documentelor si informatiilor intre conducerea
societatii si persoanele si compartimentele din unitate precum si colaboratori externi;
 supravegheaza la accesul, in conditii corespunzatoare, a altor persoane in birourile directorilor.

COMPORTAMENT:
Se prezinta la lucru intr-o tinuta decenta, intretinuta si ingrijita si in concordanta cu politica
firmei, poarta la vedere ecusonul. Promoveaza relatii de munca echilibrate si civilizate, respecta sistemul
de valori al firmei. Evita folosirea limbajului vulgar, a tonului ridicat si a manifestarilor violente; intretine
spiritul de echipa, cultiva bunele relatii de colaborare cu colegii si manifesta respect fata de superiorii
ierarhici. Da dovada de diplomatie in relatiile din interiorul sau exteriorul firmei.
ALTELE:
Semnaleaza sefului ierarhic cazurile de nerespectare a prevederilor legale si a celor din
procedurile societatii privitoare la circulatia documentelor si informatiilor.
GENERALE:
 Respecta prevederile ROI, ROF, CCM, CIM, normele de protectia muncii, PSI, procedurile
Sistemului Calitatii, disciplina tehnologica, dispozitiile verbale sau scrise ale sefilor ierarhici sau
functionali, spiritul TQM.
 Orice alte activitati necesare atingerii obiectivelor impuse, sumarului postului, sau orice alte sarcini
date de sefii ierarhici sau functionali.
 Aplicarea tuturor cunostintelor detinute conform studiilor si calificarii atestate, precum si a
experientei in domeniu.
 Informarea la zi asupra metodelor si tehnologiilor la nivel international specifice postului ocupat,
precum si preocuparea continua de a se perfectiona in domeniul de specialitate.
 Isi intelege si constientizeaza rolul in organizatie si face eforturi flosindu-si la maxim abilitatile pentru
indeplinirea obiectivelor organizatiei.

RESPONSABILITATI:
PENTRU VALORI MATERIALE:
 Raspunde de folosirea materialelor de protocol judicios si in scopul in care au fost destinate.
 Raspunde de obiectele de inventar incredintate.
 Raspunde de daunele provocate printr-o activitate necorespunzatoare.
 Raspunde de administrarea corespunzatoare a documentatiei: pe tipuri de documente, clasificarea,
arhivarea (acolo unde este cazul) si securitatea documentelor.
PENTRU SUBORDONATI: -
PENTRU COLABORATORI EXTERNI:

-2-
 Raspunde de comportamentul in relatiile cu colaboratorii externi, astfel incit sa creeze o buna
impresie despre firma, sa nu ofenseze.
 Sa raspunda la maxim 5 semnale acustice date de soneria telefonului.
PENTRU POLITICA FIRMEI:
 Raspunde ca prin activitatea sa, aspectul propriu si al locului de munca sa nu prejudicieze in nici un
fel imaginea firmei.
 Raspunde de confidentialitatea informatiilor la care are acces, diseminarea acestora fiind interzisa atat
catre angajati cat si in afara firmei.
 Raspunde, daca prin neglijenta proprie, alte persoane au acces la informatiile incredintate titularului
de post.
PE LINIE DE PROTECTIA MUNCII:
 Isi insuseste si respecta normele si instructiunile de protectie a muncii si masurile de aplicare a
acestora.
 Aduce la cunostinta conducatorului locului de munca orice defectiune tehnica sau alta situatie care
constituie un pericol de accidentare sau imbolnavire profesionala.
 Aduce la cunostinta conducatorului locului de munca, in cel mai scurt timp posibil, accidentele de
munca suferite de persoana proprie sau de alti angajati.
 Coopereaza cu angajatorul si/sau cu angajatii cu atributii specifice in domeniul securitatii si sanatatii
in munca, atata timp cat este necesar, pentru realizarea oricarei sarcini sau cerinte impuse de
autoritatea competenta pentru prevenirea accidentelor si bolilor profesionale.
 Da relatii din proprie initiativa sau la solicitarea organelor de control si de cercetare in domeniul
protectiei muncii.
ALTE RESPONSABILITATI: -

AUTORITATEA POSTULUI:
 are autoritatea de a valida/interzice accesul in birourile directorilor a persoanelor care nu au
permisiunea acestora sau in lipsa acestora;
 are autoritatea de a “filtra” solicitarile telefonice catre directori atunci cand apelantii nu se recomanda
sau cand problemele care se solicita nu sunt de competenta conducerii, recomandand alte persoane de
legatura;
 are autoritatea de a refuza transmiterea de documente care nu corespund din punct de vedere al
formei sau al continutului (avize, semnaturi, stampile etc.) la cerintele stabilite prin proceduri sau
comunicari scrise;
 are autoritatea de a aplica stampila rotunda pe documentele semnate de conducerea societatii;
 are autoritatea de a contacta si transmite dispozitii verbale din partea conducerii angajatilor firmei, pe
care acestia au obligatia sa le execute.

ÎNTOCMIT: ____________________________________ SEMNATURA:


APROBAT (ŞEF IERARHIC): _______________________ SEMNATURA:
TITULARUL DE POST: ___________________________ SEMNATURA:
DATA: __________________________________________

-3-