„INVESTEŞTE ÎN OAMENI!

”
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane 2007- 2013
Axa prioritară 5 - Promovarea măsurilor active de ocupare
Domeniul major de intervenție 5.1 - Dezvoltarea și implementarea măsurilor active de ocupare
Titlul proiectului: Dezvoltarea capacităților de angajare a capitalului uman in Regiunea Centru
Nr. Contract: POSDRU/133/5.1/G/134813

Echipa de Management si Implementare a Proiectului :

„DEZVOLTAREA CAPACITATILOR DE ANGAJARE A CAPITALULUI UMAN
IN REGIUNEA CENTRU”
COD SMIS: 51321

PROCEDURA DE ARHIVARE A
DOCUMENTELOR PROIECTULUI
„INVESTEŞTE ÎN OAMENI!”
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane 2007- 2013
Axa prioritară 5 - Promovarea măsurilor active de ocupare
Domeniul major de intervenție 5.1 - Dezvoltarea și implementarea măsurilor active de ocupare
Titlul proiectului: Dezvoltarea capacităților de angajare a capitalului uman in Regiunea Centru
Nr. Contract: POSDRU/133/5.1/G/134813

CUPRINS

1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea şi aprobarea ediţiei sau, după caz, a reviziei în
cadrul ediţiei procedurii operaţionale ............................................................................................3
2. Situaţia ediţiilor şi a reviziilor în cadrul ediţiilor procedurii operaţionale ................................4
3. Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediţia sau, după caz, revizia din cadrul ediţiei
procedurii operaţionale ..................................................................................................................4
4. Scopul procedurii operaţionale ..................................................................................................5
5. Domeniul de aplicare a procedurii operaţionale ........................................................................5
6. Documente de referinţă (reglementări) aplicabile activităţii procedurate .................................5
7. Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi în procedura operaţională ....................................5
8. Descrierea procedurii operaţionale ............................................................................................7
9. Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii EMIP .....................................................13
10. Anexe, înregistrări, arhivări ....................................................................................................15
11. Actualizări ..............................................................................................................................15
 „INVESTEŞTE ÎN OAMENI!”
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane 2007- 2013
Axa prioritară 5 - Promovarea măsurilor active de ocupare
Domeniul major de intervenție 5.1 - Dezvoltarea și implementarea măsurilor active de ocupare
Titlul proiectului: Dezvoltarea capacităților de angajare a capitalului uman in Regiunea Centru
Nr. Contract: POSDRU/133/5.1/G/134813

1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea şi aprobarea ediţiei sau, după caz, a

reviziei în cadrul ediţiei procedurii operaţionale

Nr. Elemente privind responsabilii/ Numele şi Funcţia Data Semnătură

crt. operaţiunea prenumele

0 1 2 3 4 5
1.1 Elaborat Dragos Medrea Asistent Manager

Bunea Iulian Responsabil

Implementare
1.2 Verificat Radu Popa Manager proiect

Alin Lupsa Coordonator

Partener
Medrea Cristina Coordonator
Financiar
Tomșiț Dana Avocat

1.3 Aprobat Medrea Dragos Reprezentant legal

Medrea Rodica Administrator

 „INVESTEŞTE ÎN OAMENI!”
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane 2007- 2013
Axa prioritară 5 - Promovarea măsurilor active de ocupare
Domeniul major de intervenție 5.1 - Dezvoltarea și implementarea măsurilor active de ocupare
Titlul proiectului: Dezvoltarea capacităților de angajare a capitalului uman in Regiunea Centru
Nr. Contract: POSDRU/133/5.1/G/134813

2. Situaţia ediţiilor şi a reviziilor în cadrul ediţiilor procedurii operaţionale

Nr. Ediţia sau , după caz, revizia în Componenta revizuită Modalitatea reviziei Data la care se aplică
Crt. cadrul ediţiei prevederile ediţiei sau
reviziei ediţiei

0 1 2 3 4
2.1 Editia I Versiunea Initiala -

3. Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediţia sau, după caz, revizia din cadrul ediţiei
procedurii operaţionale

Nr. Scopul difuzarii Exemplar Compartiment Functia Nume si Data Semnatura

Crt. nr. prenume primirii
3.1 Aplicare 1 Asistent Asistent Medrea
manager manager Dragos
3.2 Aplicare 2 Responsabil Responsabil Bunea Iulian
implementare implementare
3.3 Verificare,aplicare 3 Manager proiect Manager Radu Popa
proiect
3.4 Verificare,aplicare 4 Activitati Coordonator Alin Lupsa
activitati
Partener
3.5 Verificare,aplicare 5 Financiar Responsabil Medrea
financiar Cristina
3.6 Verificare 6 Juridic Avocat Tomșit Dana
3.7 Aprobare,aplicare 7 Juridic Reprezentant Medrea
legal Dragos
3.8 Aprobare,aplicare 8 Juridic Administrator Medrea
Rodica
 „INVESTEŞTE ÎN OAMENI!”
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane 2007- 2013
Axa prioritară 5 - Promovarea măsurilor active de ocupare
Domeniul major de intervenție 5.1 - Dezvoltarea și implementarea măsurilor active de ocupare
Titlul proiectului: Dezvoltarea capacităților de angajare a capitalului uman in Regiunea Centru
Nr. Contract: POSDRU/133/5.1/G/134813

4.Scopul procedurii operaţionale

Această procedură are ca scop crearea condiţiilor pentru asigurarea arhivării documentelor legate
de operatiunile de implementare a proiectului POSDRU „Dezvoltarea capacitatilor de angajare a
capitalului uman in regiunea Centru”, COD SMIS: 51321, atât în timpul cât şi după terminarea
finanţării, pentru o perioadă de cel putin 3 ani de la închiderea oficială a POSDRU 2007-2013.
4.1. Stabileşte modul de realizare a activităţii, compartimentele şi persoanele implicate;
4.2. Asigură continuitatea activităţii, inclusiv în condiţii de fluctuaţie a personalului;

5. Domeniul de aplicare a procedurii operaţionale

Prevederile acestei proceduri se aplica de catre Echipei de Management si Implementare a
Proiectului din SC VIMED COM SRL în cadrul implementării proiectului POSDRU „
Dezvoltarea capacitatilor de angajare a capitalului uman in regiunea Centru”, COD SMIS: 51312

6. Documente de referinţă (reglementări) aplicabile activităţii procedurate

Legea Arhivelor Naţionale nr. 16/1996, cu modificările și completările ulterioare.
Legea nr.135/2007 privind arhivarea documentelor în formă electronică ;
Ghidurile solicitantului – conditii generale/ specifice, POSDRU
Regulamentul (CE) nr. 1083/2006

7. Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi în procedura operaţională

7.1. Definiţii ale termenilor
Nr. Termenul Definiţia şi/sau, dacă este cazul, actul care defineşte termenul
Crt.
1. Procedura Prezentarea formalizată, în scris, a tuturor paşilor ce trebuie urmaţi, a metodelor de
operationala lucru stabilite şi a regulilor de aplicat în vederea realizării activităţii, cu privire la
aspectul procesual
2. Ediţie a unei Forma iniţială sau actualizată, după caz, a unei proceduri operaţionale, aprobată şi
proceduri difuzată
operaţionale
3. Revizia în cadrul Acţiunile de modificare, adăugare, suprimare sau altele asemenea, după caz, a uneia
unei ediţii sau a mai multor componente ale unei ediţii a procedurii operaţionale, acţiuni care au
 „INVESTEŞTE ÎN OAMENI!”
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane 2007- 2013
Axa prioritară 5 - Promovarea măsurilor active de ocupare
Domeniul major de intervenție 5.1 - Dezvoltarea și implementarea măsurilor active de ocupare
Titlul proiectului: Dezvoltarea capacităților de angajare a capitalului uman in Regiunea Centru
Nr. Contract: POSDRU/133/5.1/G/134813

fost aprobate şi difuzate

4. Autoritatea de Structura din cadrul unei autorităţi publice centrale responsabilă pentru gestionarea
Management unui program operaţional. Autoritatea de Management pentru Programul Operațional
Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane este denumit în continuare AMPOSDRU,
conform Ordinului Ministrului Muncii, Familiei si Egalitatii de Sanse nr. 600/2008,
cu completările şi modificările ulterioare
5. Autoritatea de Structură organizatorică în cadrul Ministerului Economiei şi Finanţelor, responsabilă
Certificare şi Plată de certificarea sumelor cuprinse în declaraţiile de cheltuieli transmise la Comisia
Europeană şi pentru primirea fondurilor transferate României din Fondul European
de Dezvoltare Regională, Fondul Social European şi Fondul de Coeziune şi
asigurarea transferului acestora către beneficiari, precum şi a sumelor de prefinanţare
şi cofinanţare aferente acestora din fonduri alocate de la bugetul de stat (vezi O.G nr.
29 din 2007 privind modul de alocare a instrumentelor structurale, a prefinanţării şi a
cofinanţării alocate de la bugetul de stat, inclusiv din Fondul naţional de dezvoltare,
în bugetul instituţiilor implicate în gestionarea instrumentelor structurale şi utilizarea
acestora pentru obiectivul convergenţă, cu modificările şi completările ulterioare, art.
1 alin. (2) lit. C))
6. Cheltuieli eligibile Cheltuieli realizate de către un beneficiar, aferente proiectelor finanţate în cadrul
programelor operaţionale, care pot fi finanţate atât din instrumente structurale, cât şi
din bugetul de stat şi/sau contribuţia proprie a beneficiarului (vezi Ordonanţa nr. 29
din 2006, art. 1 alin. (2) lit. M)).
7. Contract de Actul juridic cu titlu oneros, încheiat între Autoritatea de Management şi Beneficiar,
finanţare prin care se aprobă spre finanţare un proiect, în cadrul POSDRU 2007-2013.
8. Organism Structura care îndeplineşte atribuţii delegate de către Autoritatea de Management
intermediar vizavi de relaţia cu beneficiarii. Organismul Intermediar pentru Programul
Operaţional Sectorial „Dezvoltarea Resurselor Umane” - Centrul Naţional de
Dezvoltare a Învăţământului Profesional şi Tehnic este denumit în continuare
CNDIPT OI POSDRU

7.2. Abrevieri ale termenilor

„INVESTEŞTE ÎN OAMENI!”
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane 2007- 2013
Axa prioritară 5 - Promovarea măsurilor active de ocupare
Domeniul major de intervenție 5.1 - Dezvoltarea și implementarea măsurilor active de ocupare
Titlul proiectului: Dezvoltarea capacităților de angajare a capitalului uman in Regiunea Centru
Nr. Contract: POSDRU/133/5.1/G/134813

Nr. Abrevierea Termenul abreviat

Crt.
1. P.O. Procedura operaţională
2. E Elaborare
3. V Verificare
4. A Aprobare
5. Ap. Aplicare
6. Ah. Arhivare
7. AM Autoritate de Management
8. OI Organism Intermediar
9. EMIP Echipa de Management si Implementare a Proiectului
10. ACP Autoritatea de Certificare şi Plată
11. POS DRU Programul Operaţional Sectorial „Dezvoltarea Resurselor Umane”
12. UE Uniunea Europeană

8. Descrierea procedurii operaţionale

8.1. Generalităţi
Beneficiarul unui proiect finanţat din instrumente structurale are obligaţia îndosarierii şi
păstrării în bune condiţii a tuturor documentelor aferente proiectului, conform prevederilor
Regulamentului (CE) nr. 1083/2006.
8.2. Responsabilitatile principale ale EMIP privitoare la arhivare
Beneficiarul va asigura arhivarea documentelor, astfel încât acestea să fie uşor accesibile
pentru a fi verificate. Arhivarea se face pe hârtie și pe suport electronic, potrivit procedurii, atat
de către Beneficiar cat si de toți partenerii în proiect. Beneficiarul trebui sa asigure:
 îndosarierea şi păstrarea în bune condiții a tuturor documentelor aferente proiectului,
conform prevederilor Regulamentului (CE) nr. 1083/2006;
 arhivarea se face pe hârtie și pe suport electronic atât de către Beneficiar, cât și de către
toți partenerii din proiect conform procedurii elaborate. Fiecare partener păstrează
originalele documentelor, iar Beneficiarul păstrează documentele partenerilor în copie
conform cu originalul;
„INVESTEŞTE ÎN OAMENI!”
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane 2007- 2013
Axa prioritară 5 - Promovarea măsurilor active de ocupare
Domeniul major de intervenție 5.1 - Dezvoltarea și implementarea măsurilor active de ocupare
Titlul proiectului: Dezvoltarea capacităților de angajare a capitalului uman in Regiunea Centru
Nr. Contract: POSDRU/133/5.1/G/134813

 informarea AMPOSDRU/OIPOSDRU delegat cu privire la locul arhivării documentelor,

în termen de 3 (trei) zile de la primirea unei astfel de solicitări;
 dreptul de acces la spaţiile unde se implementează sau s-a implementat proiectul, inclusiv
accesul la documentele şi fişierele informatice;
 respectarea cerințelor privind arhivarea documentelor (nomenclator dosare, condiţii de
păstrare, arhivare şi depozitare).
 spaţii special amenajate şi destinate acestui scop, asigurând păstrarea unei piste de audit
corespunzătoare a operaţiunilor efectuate pentru implementarea proiectului.
 Spaţiul destinat arhivării va fi astfel amenajat încât să se asigure păstrarea în bune
condiţii a documentelor, să se evite distrugerea intenţionată/accidentală sau sustragerea
neautorizată a acestora
 Păstrarea documentelor se realizează atât pe parcursul, cât şi după expirarea perioadei de
implementare a proiectului, până la data de 31.12.2021, cu posibilitatea prelungirii
acestui termen până la închiderea oficială a POSDRU.

8.3. Resurse umane

Membrii Echipei de Management si Implementare a Proiectului cu atributii pe linie de
arhivare sunt:

1. MANAGER PROIECT : Radu Popa

2. ASISTENT MANAGER: Medrea Dragos
3. COORDONATOR ACTIVITATI : Alin Lupsa
4. RESPONSABIL FINANCIAR: Medrea Cristina

Membrii Echipei de Implementare a Proiectului cu atributii pe linie de arhivare sunt:

1. RESPONSABIL IMPLEMENTARE : Bunea Iulian

Personalul administrativ cu atributii pe linie de arhivare este compus din:

„INVESTEŞTE ÎN OAMENI!”
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane 2007- 2013
Axa prioritară 5 - Promovarea măsurilor active de ocupare
Domeniul major de intervenție 5.1 - Dezvoltarea și implementarea măsurilor active de ocupare
Titlul proiectului: Dezvoltarea capacităților de angajare a capitalului uman in Regiunea Centru
Nr. Contract: POSDRU/133/5.1/G/134813

1. SECRETAR : Bunea Iulian

2. ASISTENT ACTION-WEB: Pașcău Sorina

Membrii EMIP a proiectului „Dezvoltarea capacitatilor de angajare a capitalului uman in

Regiunea Centru”, enumerati mai sus au obligatia organizarii unui sistem propriu de evidenta si
indosariere si raspund de indosarierea corespunzatoare a documentelor ce le parvin. Gruparea
documentelor în dosare se va face în functie de continutul documentelor justificative, un dosar
nu va cuprinde mai mult de 300 file. Secretarul proiectului indeplineste atributiunile privind
organizarea arhivarii tuturor documentelor EMIP.

8.4. Modul de lucru

8.4.1. Planificarea operaţiunilor şi activităţilor

Începerea derulării activităţilor legate de arhivare va avea loc după o prealabilă şedinţa în
cadrul EMIP, ocazie cu care Managerul de Proiect va proceda la împărţirea sarcinilor şi
responsabilităţilor membrilor EMIP, precizănd totodata şi termenele până la care fiecare
activitate va trebui finalizată. Fiecare membru al EMIP, va cunoaşte şi va ţine cont în
desfăşurarea activităţilor alocate, de prevederile legale în vigoare, de prevederile proiectului şi
ale contractului de finanţare. Datele, documentele şi informaţiile colectate în urma desfăşurării
activităţilor prevăzute în Proiect vor fi înaintate spre centralizare persoanei responsabile de
arhivare. Se vor arhiva, în mod obligatoriu, documentele aferente proiectului , după cum
urmează:
documente referitoare la solicitarea finanţării proiectului în cadrul POSDRU şi la aprobarea
acesteia de către AMPOSDRU (cererea de finanţare, anexele acesteia, contractul de finanţare,
acte aditionale);
documente referitoare la procedurile de achiziţii publice derulate în cadrul proiectului aprobat
şi care constituie baza legală pentru efectuarea unor cheltuieli care vor fi solicitate spre
rambursare în cadrul POS DRU;
documente referitoare la implementarea proiectului, la verificările efectuate, la fiecare dintre
rezultatele obţinute;
facturi şi documente cu valoare probatorie similară, documentele justificative pentru acestea,
liste de verificare, documente de plată;
 „INVESTEŞTE ÎN OAMENI!”
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane 2007- 2013
Axa prioritară 5 - Promovarea măsurilor active de ocupare
Domeniul major de intervenție 5.1 - Dezvoltarea și implementarea măsurilor active de ocupare
Titlul proiectului: Dezvoltarea capacităților de angajare a capitalului uman in Regiunea Centru
Nr. Contract: POSDRU/133/5.1/G/134813

cereri de prefinanţare şi de rambursare a cheltuielilor şi toate rapoartele elaborate pentru

proiect (raport tehnic trimestrial, raport tehnico-financiar,raport monitorizare);
rapoarte de audit şi de control întocmite ca urmare a misiunilor efectuate de structuri interne
sau externe de audit sau control;
documente contabile conform prevederilor legale.
În conformitate cu prevederile art. 19 al Regulamentului Comisiei (CE) nr. 1828/2006,
documentele vor fi arhivate într-una din următoarele forme:
originale;
fotocopii ale documentelor originale (certificate „conform cu originalul” de către persoana
care a fotocopiat documentul);
microfişe ale documentelor originale;
documente care există doar în format electronic (în acest caz, în calitate de beneficiar, vă veţi
asigura că sistemul informatic respectă cerinţele de securitate conform standardelor acceptate).

8.4.2. Derularea operaţiunilor şi activităţilor

Operațiuni necesare în vederea realizării serviciilor de arhivare fizică și electronică

Denumirea Operațiuni necesare

serviciului
1.Pregătirea 1. Verificarea și selectarea documentelor care vor fi arhivate, în funcție de categoriile stabilite de
documentelor beneficiar
în vederea 2. Toaletarea documentelor - constă în netezirea foilor, înlăturarea marginilor franjurate, fără
arhivării fizice eliminarea părţilor utile (text, desen etc.), reparaţii ale zonelor sfâşiate, plierea foilor la
și electronice dimensiunea formatului de dosar (A 4).
3. Gruparea documentelor în dosare – se realizează pe probleme (categorii de documente), în
forma în care vor fi constituite unitățile arhivistice.
4. Ordonarea documentelor în dosare – se realizează conform criteriului cronologic, astfel încât
documentele mai vechi să fie deasupra, iar cele mai noi dedesubt. Un dosar va avea maxim 250-
300 file, în situația depașirii acestui numar, constituindu-se volume ale aceluiași dosar.
5. Înlăturarea elementelor care nu-și au locul în dosar - ace, clame, agrafe metalice, file nescrise,
dublete, ciorne, note şi însemnări personale sau care au servit la redactarea documentelor, acte
repartizate greșit etc.
 „INVESTEŞTE ÎN OAMENI!”
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane 2007- 2013
Axa prioritară 5 - Promovarea măsurilor active de ocupare
Domeniul major de intervenție 5.1 - Dezvoltarea și implementarea măsurilor active de ocupare
Titlul proiectului: Dezvoltarea capacităților de angajare a capitalului uman in Regiunea Centru
Nr. Contract: POSDRU/133/5.1/G/134813

2.Arhivare 1. Definirea regulilor de scanare și indexare – prin evaluarea arhivei fizice și de comun acord cu
electronică beneficiarul.
2. Scanarea documentelor - presupune preluarea imaginilor de pe documentele originale, cu
echipament specializat de scanare, respectând modul de ordonare în dosare sau bibleorafturi.
Scanarea documentelor se realizează automat sau manual la rezoluții de 200 – 300 dpi, alb-
negru/color (în funcție de formatul acestora), iar salvarea lor se face în format PDF.
Dupa scanare, documentele în format fizic sunt aduse la forma inițială de organizare în vederea
arhivării fizice.
3. Indexarea documentelor electronice- obținute în urma scanării - se realizează manual prin
denumirea fiecărui document. Schemele de indexare sunt definite pornind de la criteriile stabilite
de comun acord, pentru a se plia pe obiectivele noastre de regasire a documentelor.
4. Organizare și stocare arhivă electronică- pe DVD - DVD-ul va conține imaginile/documentele
scanate si datele indexate, cu posibilitate de căutare a documentelor.
3.Arhivare 1. Legarea documentelor în dosar-Legarea documentele se realizeaza prin indosarierea acestora
fizica in dosare sau bibliorafturi;
2. Numerotarea filelor și certificarea numărului de file- Filele dosarelor sau ale bibleorafturilor
se numerotează în colțul din dreapta sus, cu creionul negru (pentru a nu se inteveni pe textul
original). În cazul dosarelor compuse din mai multe volume, filele se numerotează începand cu
numarul 1 pentru fiecare volum. Odată finalizată numerotarea filelor, pe o foaie nescrisă,
adaugată la sfarșitul dosarului, se face urmatoarea certificare: „Prezentul dosar conține ... file”
(numărul filelor se scrie în cifre, iar în paranteze în litere). Certificarea dosarului se datează și se
semnează la final.
3. Evidențiere elemente de identificare dosar

Pe fiecare dosar se înscriu cel puțin următoarele elemente:

- denumirea unității creatoare
- denumirea compartimentului
- numărul dosarului din inventar
- indicativul dosarului după nomenclatorul arhivistic
- conținutul dosarului în rezumat (activitatea din proiect)
- data începerii proiectului
- data încheierii proiectului
- numărul de file
„INVESTEŞTE ÎN OAMENI!”
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane 2007- 2013
Axa prioritară 5 - Promovarea măsurilor active de ocupare
Domeniul major de intervenție 5.1 - Dezvoltarea și implementarea măsurilor active de ocupare
Titlul proiectului: Dezvoltarea capacităților de angajare a capitalului uman in Regiunea Centru
Nr. Contract: POSDRU/133/5.1/G/134813

- numărul volumului
- termenul de păstrare (31.12.2021)
Reperele de identificare a dosarului se menționează pe coperta-față a dosarului și pe cotor.
4. Realizare opis dosar (menționarea conținutului pe scurt al dosarului). Acesta va fi
tehnoredactat, printat și atașat la începutul dosarului.
5. Inventarierea dosarelor și întocmirea listelor de inventar. Fiecare unitate arhivistică în parte
va fi luată în evidență prin intermediul inventarului, întocmit după modelul prezentat în Legea
Arhivelor Naţionale nr. 16/1996. Inventarele se întocmesc în 3 exemplare.
6. Introducerea dosarelor în cutii de arhivă (cutii puse la dispoziție de beneficiar), respectând
criteriile de ordonare a dosarelor.
7. Inventariere cutie arhivă. Această operațiune constă în tehnoredactarea
etichetelor pentru cutiile de arhivă, cu datele de identificare a dosarelor din cadrul acestora și
lipirea etichetelor pe cutii.
8. Predarea cutiilor cu dosare, pe bază de proces verbal și inventare

8.4.3. Valorificarea rezultatelor activităţii

EMIP se obligă, atat pentru beneficiari cat si pentru parteneri, să îndosarieze şi să păstreze toate
documentele originale, privind activităţile şi cheltuielile aferente acestuia, în vederea facilitării
controlului de audit, în conformitate cu regulamentele comunitare şi naţionale, astfel încât
acestea să fie uşor accesibile şi să permită verificarea lor. Finalitatea activitatii de arhivare va fi
existenta unei arhive a proiectului, depozitata la benficiar, partenerii vor arhiva distinct
originalele aferente proiectului.
 „INVESTEŞTE ÎN OAMENI!”
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane 2007- 2013
Axa prioritară 5 - Promovarea măsurilor active de ocupare
Domeniul major de intervenție 5.1 - Dezvoltarea și implementarea măsurilor active de ocupare
Titlul proiectului: Dezvoltarea capacităților de angajare a capitalului uman in Regiunea Centru
Nr. Contract: POSDRU/133/5.1/G/134813

9. Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii EMIP

Legenda: pentru EMIP: MP – Manager de proiect, AM - Asistent manager, RF –Responsabil Financiar, A-Avocat, RI – Responsabil Implementare , CA –
Coordonator Activitati P1, SP- secretar proiect, RL –reprezentantul legal, AW- Asistent ActionWeb

Cod Activitati derulate de catre EMIP Responsabilitati si raspunderi OI/AM sprijin/ aprobari Altii

MP AM RF A RI CA SP AW
A Sistem propriu de evident si √ √ √ √ √ √
indosariere
B Pregătirea documentelor în √ √
vederea arhivării
B.1 Verificarea și selectarea √ √ √ √
documentelor
B.2 Toaletarea documentelor √ √

B.3 Gruparea documentelor în √ √

dosare
B.4 Ordonarea documentelor în √ √ √
dosare
B.5 Înlăturarea elementelor care nu- √ √ √
și au locul în dosar
C Arhivare electronică
C.1 Definirea regulilor de scanare și √
indexare
C.2 Scanarea documentelor √

C.3 Indexarea documentelor √

electronice
 „INVESTEŞTE ÎN OAMENI!”
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane 2007- 2013
Axa prioritară 5 - Promovarea măsurilor active de ocupare
Domeniul major de intervenție 5.1 - Dezvoltarea și implementarea măsurilor active de ocupare
Titlul proiectului: Dezvoltarea capacităților de angajare a capitalului uman in Regiunea Centru
Nr. Contract: POSDRU/133/5.1/G/134813

C.4 Organizare și stocare arhivă √

electronică pe DVD
D Arhivare fizică.
D.1 Legarea documentelor în dosar √

D.2 Numerotarea filelor și √

certificarea numărului de file
D.3 Evidențiere elemente de √
identificare dosar
D.4 Realizare opis dosar √

D.5 Inventarierea dosarelor și √

întocmirea listelor de inventar
D.6 Introducerea dosarelor în cutii de √
arhivă
D.7 Inventariere cutie arhivă √

D.8 Predarea cutiilor cu dosare, pe √ √

bază de proces verbal și
inventare
 „INVESTEŞTE ÎN OAMENI!”
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane 2007- 2013
Axa prioritară 5 - Promovarea măsurilor active de ocupare
Domeniul major de intervenție 5.1 - Dezvoltarea și implementarea măsurilor active de ocupare
Titlul proiectului: Dezvoltarea capacităților de angajare a capitalului uman in Regiunea Centru
Nr. Contract: POSDRU/133/5.1/G/134813

10 Anexe, înregistrări, arhivări

11 Actualizări

Nr. Sinteza actualizarii Versiunea Curenta Data

Crt.
1 Versiunea initiala 1.0