Privind modificarea documentelor n cazul schimbrii

numelui angajatului
Currently 4.67/51

Voteaz: 4.7/5 (6 Voturi )

Privind modificarea documentelor n cazul schimbrii numelui angajatului

ntrebare:
Cum se procedeaz n cazul n care angajatul i schimb numele?

Rspuns:

Numele i prenumele constituie atributele de baz prin care se identific n societate persoana
fizic concret i care se nscriu n mod obligatoriu n actele de stare civil, precum i n alte acte
oficiale, precum se menioneaz n art. 28 i 29 al Codului Civil al Republicii Moldova. Orice
cetean poate schimba numele i patronimicul su, inclusiv unul dintre angajaii dumneavoastr.

Schimbarea numelui angajatului implic necesitatea de a fi nscrise noile modificri n carnetul de

munc, contractul de munc, dosarul personal, precum i n alte acte la departamentul serviciului
personal sau n documentele contabile.

n rndurile ce urmeaz voi prezenta procedura de perfectare a documentaiei n cazul schimbrii

numelui.

Modificri n dosarul personal al angajatului

Completarea, actualizarea, rectificarea dosarului personal i prelucrarea datelor personale ale
angajatului, este necesar odat cu emiterea de noi acte la adresa angajatului, modificrile
survenite n starea familiar i n coninutul documentelor personale, la solicitarea n scris a
acestuia, conform prevederilor art.91 al Codului Muncii al Republicii Moldova.

Rectificarea datelor din dosarul personal al angajatului, se efectueaz numai n temeiul actelor
originale, prezentate de ctre salariat, la cererea scris i motivat a acestuia. n baza cererii, se
va ntocmi un ordin cu privire la schimbarea datelor cu caracter personal. Cu ordinul emis, vor lua
cunotin att salariatul, ct i administratorul, managerul de resurse umane i contabilitatea.

Documentele originale se restituie titularului, iar copiile de pe acestea care confirm modificrile
de date cu caracter personal (buletin de identitate, paaport, certificat de cstorie, certificat de
divor, decizia instanei i altele) se anexeaz la dosarul personal.

Rectificarea datelor din dosarul personal se va aduce la cunotin salariatului vizat.

Apare necesitatea de a face redactri i n actele cuprinse n dosarul personal al acestuia, cum
ar fi:

Pagina de titlu al dosarului personal, printr-o linie uoar se terge numele de familie
vechi i se monteaz cel nou.

Fia personal MR -2, se taie cu o linie uoar numele vechi, i nscriem numele
modificat. Se pune tampila, data efecturii schimbrilor i semntura persoanei
responsabile. n capitolul 5 informaii suplimentare invocm motivul efecturii
modificrilor.

Fia personal de eviden a cadrelor cu autobiografie, specialistul resurse umane la

necesitate modific numele de pe pagina de titlu, dup actele personale noi ale
angajatului.

Certificat de examinare medical (n alte cazuri cartel medical), eliberat de ctre

medicul de familie al angajatului, se indic numele nou al angajatului, prin tierea cu o
linie uoar a numelui precedent.

Modificri n contractul de munc

Contractul de munc trebuie s conin informaii cu privire la numele, prenumele i patronimicul
angajatului. Acest lucru este menionat nCodul Muncii al Republicii Moldova art. 49, p.1 a). Ce se
ntmpl dac se schimb aceste date? Exist dou opinii: s fie ncheiat un acord adiional la
contractul de munc sau s se fac modificri n textul original. n caz de modificare a
informaiilor cu caracter personal, schimbrile se vor introduce n textul contractului de munc,
fiind asigurate cu semntura persoanei responsabile din cadrul serviciului resurse umane.

Modificri n carnetul de munc

Conform art. 34 din anexa nr.1 a Regulamentului privind completarea, pstrarea i evidena
carnetului de munc, aprobat prin Hotrrea Guvernului nr.1449 din 24 decembrie 2007,
schimbarea nscrierilor din carnetul de munc referitoare la nume, prenume i data naterii se
efectueaz de ctre ultima unitate la care lucreaz salariatul, n baza documentelor (buletin de
identitate, certificat de natere, de cstorie, de divor, de schimbare a numelui). Modificrile sunt
fcute pe prima pagin (pagina de titlu). nregistrarea: printr-o linie uoar se terge numele de
familie vechi (alte date) i se monteaz unul nou.

Potrivit art. 35 al aceluiai Regulament, meniunile despre schimbrile respective se fac la

capitolul II al carnetului de munc. Printr-o linie uoar se terg numele, prenumele sau data
naterii nscrise anterior i la capitolul sus-menionat se nscriu datele noi. Conform art. 36 la
Regulamentul menionat, referinele la actele corespunztoare se certific prin semntura
persoanei care efectueaz nscrierea i aplicarea tampilei unitii respective. Se fac schimbri i
n Registrul de eviden a circulaiei carnetelor de munc.

Modificarea numelui pentru deintorul de card n cazul remunerrii salariilor pe card

Angajatorul va informa banca printr-o cerere-tip despre modificrile intervenite n datele cu

caracter personal al angajatului, n cazul remunerrii muncii prin card bancar al salariatului
acestuia.

Modificrile n contabilitate

n baza ordinului cu privire la schimbarea datelor cu caracter personal, contabilitatea face

nregistrrile necesare n baza de date a acesteia. Angajatul prezint o cerere privind acordarea
scutirilor nou prin anexarea copiei buletinului de identitate, cu datele personale modificate.

Informarea despre schimbrile datelor cu caracter personal a organelor administraiei de

stat
Se va informa autoritatea teritorial a Casei teritoriale de asigurri sociale despre schimbrile
datelor cu caracter personal, ulterior aceasta n baza Registrului de stat al evidenei individuale n
sistemul public de asigurri sociale - baz unic de date despre persoanele fizice i juridice
contribuabile la bugetul asigurrilor sociale de stat, precum i despre beneficiarii de prestaii de
asigurri sociale, potrivit Legii privind sistemul public de asigurri sociale nr. 489 din 08.07.1999.

n cazul schimbrii numelui angajatului, persoana responsabil din cadrul instituiei, organizaiei
(administratorul sau persoana numit prin ordin) este obligat s schimbe codul personal de
asigurri sociale (CPAS) posedat anterior. Astfel, urmeaz s se prezinte la Casa Teritorial de
Asigurri Sociale, n raza creia i are sediul instituia, ancheta persoanei asigurate privind
schimbul de date personale forma REV 1 nsoit de Inscripie Recipisa forma REV 2 (parafate
i semnate de ctre administratorul instituiei), cu anexarea obligatorie a actelor ce confirm
schimbarea numelui (copia buletinului de identitate etc.). Modelul acestor formulare-tip poate fi
accesat de pe site-ul: www.cnas.md. Casa Teritorial de Asigurri Sociale n decurs de 10 zile, va
elibera un nou cod personal de asigurri sociale (CPAS) cu includerea tuturor datelor personale
n conformitate cu actele prezentate, doar numrul de identificare CPAS rmne neschimbat.

n cazul schimbrii numelui, persoana asigurat angajat este obligat s-i schimbe i polia de
asigurare obligatorie de asisten medical prin intermediul asiguratului (angajatorului). Pentru
aceasta, persoana asigurat urmeaz s completeze o cerere-tip, modelul fiind accesat de
pe site-ul atcentru.md, cu anexarea obligatorie a actelor ce confirm schimbarea numelui (copia
buletinului de identitate, copia certificatului de cstorie, etc.).

Persoana responsabil de asigurarea obligatorie de asisten medical din cadrul instituiei,

organizaiei (administratorul sau persoana numit prin ordin) urmeaz s prezinte la Agenia
Teritorial a CNAM, n raza creia i are sediul, cererea respectiv urmeaz s fie parafat i
semnat de ctre administratorul instituiei. Polia de asigurare posedat anterior urmeaz a fi
returnat Ageniei teritoriale, care, ulterior, va elibera o nou poli de asigurare cu includerea
tuturor datelor personale n conformitate cu actele prezentate.

Schimbarea numelui fondatorului, administratorului

Schimbarea numelui fondatorilor/administratorilor prin casatorie sau pe cale administrativa,

concomitent cu modificarea actelor de stare civila - buletin de identitate, pasaport etc. - conduce
la necesitatea efectuarii meniunilor corespunzatoare n registrul de stat, pentru conformitatea cu
situaia reala.
n acest caz e necesar de a anuna despre modificrile executate la Camera de nregistrare de
Stat. Potrivit Legii Nr. 220 din 19.10.2007privind nregistrarea de stat a persoanelor juridice i a
ntreprinztorilor individuali, se menioneaz c n caz de modificare a datelor din actele de
constituire i a datelor nscrise n Registrul de stat, fondatorul (asociatul) se oblig s le
nregistreze la oficiul teritorial al Camerei nregistrrii de Stat n termen de 30 zile. Pentru aceasta
fondatorul urmeaz s completeze o cerere de nregistrare a modificrilor, conform modelului
aprobat de organul nregistrrii de stat, modelul fiind accesat de pe site-
ul http://www.cis.gov.md/ro/content/modele-de-documentesau la oficiul teritorial al Camerei
nregistrrii de Stat, cu anexarea copiei documentului, n care este indicat motivul n baza cruia
directorul a schimbat numele (o copie a certificatului de cstorie, autentificat notarial). Pe lng
cererea specificat mai sus, se mai prezint: procesul verbal, decizia organului competent al
persoanei juridice privind modificarea actelor de constituire i a datelor nscrise n Registrul de
stat, actul adiional cu privire la modificarea actelor de constituire i documentul ce confirm
achitarea taxei de nregistrare a modificrilor.

Dup modificarea actelor de constituire, ntreprinderea trebuie s notifice i organele

administraiei de Stat: Inspectoratul Fiscal de Stat, Casa Teritorial de Asigurri Sociale i Casa
Naional de Asigurri Medicale, s pregteasc documentele necesare i s le prezinte n timpul
alocat. V recomand s contactai organele respective pentru a preciza, ce documente trebuie
prezentate pentru efectuarea modificrilor n cazul schimbrii numelui fondatorului.

Nu n ultimul rnd, se vor informa i instituiile financiar-bancare la care v deservii. Acestea,

conform Regulamentelor interne a instituiei n cauz, vor descrie procedura pe care trebuie s o
ndeplinii n cazul schimbrii numelui.