Privind modificarea documentelor în cazul schimbării numelui angajatului

Întrebare:
Cum se procedează în cazul în care angajatul își schimbă numele?

Răspuns:

Numele şi prenumele constituie atributele de bază prin care se identifică

în societate persoana fizică concretă şi care se înscriu în mod obligatoriu în actele de
stare civilă, precum şi în alte acte oficiale, precum se menţionează în art. 28 şi 29
al Codului Civil al Republicii Moldova. Orice cetăţean poate schimba numele şi
patronimicul său, inclusiv unul dintre angajaţii dumneavoastră.

Schimbarea numelui angajatului implică necesitatea de a fi înscrise noile modificări în

carnetul de muncă, contractul de muncă, dosarul personal, precum şi în alte acte la
departamentul serviciului personal sau în documentele contabile.

În rândurile ce urmează voi prezenta procedura de perfectare a documentaţiei în cazul

schimbării numelui.

Modificări în dosarul personal al angajatului

Completarea, actualizarea, rectificarea dosarului personal şi prelucrarea datelor

personale ale angajatului, este necesară odată cu emiterea de noi acte la adresa
angajatului, modificările survenite în starea familiară și în conținutul
documentelor personale, la solicitarea în scris a acestuia, conform prevederilor art.91
al Codului Muncii al Republicii Moldova.

Rectificarea datelor din dosarul personal al angajatului, se efectuează numai în temeiul

actelor originale, prezentate de către salariat, la cererea scrisă şi motivată a acestuia.
În baza cererii, se va întocmi un ordin cu privire la schimbarea datelor cu caracter
personal. Cu ordinul emis, vor lua cunoştinţă atât salariatul, cât şi administratorul,
managerul de resurse umane şi contabilitatea.

Documentele originale se restituie titularului, iar copiile de pe acestea care confirmă

modificările de date cu caracter personal (buletin de identitate, paşaport, certificat de
căsătorie, certificat de divorț, decizia instanţei şi altele) se anexează la dosarul
personal.

Rectificarea datelor din dosarul personal se va aduce la cunoştinţă salariatului vizat.

Apare necesitatea de a face redactări și în actele cuprinse în dosarul personal al
acestuia, cum ar fi:

 Pagina de titlu al dosarului personal, printr-o linie uşoară se şterge numele de

familie vechi şi se montează cel nou.
 Fişa personală MR -2, se taie cu o linie ușoară numele vechi, și înscriem numele
modificat. Se pune ştampila, data efectuării schimbărilor şi semnătura persoanei
responsabile. În capitolul 5 informaţii suplimentare invocăm motivul efectuării
modificărilor.
 Fișa personală de evidență a cadrelor cu autobiografie, specialistul resurse
umane la necesitate modifică numele de pe pagina de titlu, după actele
personale noi ale angajatului.
 Certificat de examinare medicală (în alte cazuri cartelă medicală), eliberat de
către medicul de familie al angajatului, se indică numele nou al angajatului, prin
tăierea cu o linie uşoară a numelui precedent.

Modificări în contractul de muncă

Contractul de muncă trebuie să conţină informaţii cu privire la numele, prenumele şi

patronimicul angajatului. Acest lucru este menţionat în Codul Muncii al Republicii
Moldova art. 49, p.1 a). Ce se întâmplă dacă se schimbă aceste date? Există două
opinii: să fie încheiat un acord adiţional la contractul de muncă sau să se facă modificări
în textul original. În caz de modificare a informaţiilor cu caracter personal, schimbările
se vor introduce în textul contractului de muncă, fiind asigurate cu semnătura persoanei
responsabile din cadrul serviciului resurse umane.

Modificări în carnetul de muncă

Conform art. 34 din anexa nr.1 a Regulamentului privind completarea, păstrarea şi

evidenţa carnetului de muncă, aprobat prinHotărîrea Guvernului nr.1449 din 24
decembrie 2007, schimbarea înscrierilor din carnetul de muncă referitoare la nume,
prenume şi data naşterii se efectuează de către ultima unitate la care lucrează
salariatul, în baza documentelor (buletin de identitate, certificat de naştere, de
căsătorie, de divorţ, de schimbare a numelui). Modificările sunt făcute pe prima pagină
(pagina de titlu). Înregistrarea: printr-o linie uşoară se şterge numele de familie vechi
(alte date) și se montează unul nou.

Potrivit art. 35 al aceluiași Regulament, menţiunile despre schimbările respective se fac

la capitolul II al carnetului de muncă. Printr-o linie uşoară se şterg numele, prenumele
sau data naşterii înscrise anterior şi la capitolul sus-menţionat se înscriu datele
noi. Conform art. 36 la Regulamentul menționat, referinţele la actele corespunzătoare
se certifică prin semnătura persoanei care efectuează înscrierea şi aplicarea ştampilei
unităţii respective. Se fac schimbări şi în Registrul de evidenţă a circulaţiei carnetelor de
muncă.

Modificarea numelui pentru deţinătorul de card în cazul remunerării salariilor

pe card

Angajatorul va informa banca printr-o cerere-tip despre modificările intervenite în

datele cu caracter personal al angajatului, în cazul remunerării muncii prin card bancar
al salariatului acestuia.

Modificările în contabilitate

În baza ordinului cu privire la schimbarea datelor cu caracter personal, contabilitatea

face înregistrările necesare în baza de date a acesteia. Angajatul prezintă o cerere
privind acordarea scutirilor nouă prin anexarea copiei buletinului de identitate, cu datele
personale modificate.

Informarea despre schimbările datelor cu caracter personal a organelor

administrației de stat

Se va informa autoritatea teritorială a Casei teritoriale de asigurări sociale despre

schimbările datelor cu caracter personal, ulterior aceasta în baza Registrului de stat al
evidenţei individuale în sistemul public de asigurări sociale - bază unică de date despre
persoanele fizice şi juridice contribuabile la bugetul asigurărilor sociale de stat, precum
şi despre beneficiarii de prestaţii de asigurări sociale, potrivit Legii privind sistemul
public de asigurări sociale nr. 489 din 08.07.1999.

În cazul schimbării numelui angajatului, persoana responsabilă din cadrul instituţiei,

organizaţiei (administratorul sau persoana numită prin ordin) este obligată să schimbe
codul personal de asigurări sociale (CPAS) posedat anterior. Astfel, urmează să se
prezinte la Casa Teritorială de Asigurări Sociale, în raza căreia îşi are sediul instituția,
ancheta persoanei asigurate privind schimbul de date personale forma REV 1 însoţită de
Inscripţie – Recipisa forma REV 2 (parafate şi semnate de către administratorul
instituţiei), cu anexarea obligatorie a actelor ce confirmă schimbarea numelui
(copia buletinului de identitate etc.). Modelul acestor formulare-tip poate fi accesat de
pe site-ul: www.cnas.md. Casa Teritorială de Asigurări Sociale în decurs de 10 zile, va
elibera un nou cod personal de asigurări sociale (CPAS) cu includerea tuturor datelor
personale în conformitate cu actele prezentate, doar numărul de identificare CPAS
rămâne neschimbat.

În cazul schimbării numelui, persoana asigurată angajată este obligată să-şi schimbe și
poliţa de asigurare obligatorie de asistenţă medicală prin intermediul asiguratului
(angajatorului). Pentru aceasta, persoana asigurată urmează să completeze o cerere-
tip, modelul fiind accesat de pe site-ul atcentru.md, cu anexarea obligatorie a actelor ce
confirmă schimbarea numelui (copia buletinului de identitate, copia certificatului de
căsătorie, etc.).

Persoana responsabilă de asigurarea obligatorie de asistenţă medicală din cadrul

instituţiei, organizaţiei (administratorul sau persoana numită prin ordin) urmează să
prezinte la Agenţia Teritorială a CNAM, în raza căreia îşi are sediul, cererea respectivă
urmează să fie parafată şi semnată de către administratorul instituţiei. Poliţa de
asigurare posedată anterior urmează a fi returnată Agenţiei teritoriale, care, ulterior, va
elibera o nouă poliţă de asigurare cu includerea tuturor datelor personale în
conformitate cu actele prezentate.

Schimbarea numelui fondatorului, administratorului

Schimbarea numelui fondatorilor/administratorilor prin casatorie sau pe cale

administrativa, concomitent cu modificarea actelor de stare civila - buletin de identitate,
pasaport etc. - conduce la necesitatea efectuarii mențiunilor corespunzatoare în
registrul de stat, pentru conformitatea cu situația reala.

În acest caz e necesar de a anunţa despre modificările executate la Camera de

Înregistrare de Stat. Potrivit Legii Nr. 220 din 19.10.2007 privind înregistrarea de stat a
persoanelor juridice şi a întreprinzătorilor individuali, se menționează că în caz de
modificare a datelor din actele de constituire şi a datelor înscrise în Registrul de stat,
fondatorul (asociatul) se obligă să le înregistreze la oficiul teritorial al Camerei
Înregistrării de Stat în termen de 30 zile. Pentru aceasta fondatorul urmează să
completeze o cerere de înregistrare a modificărilor, conform modelului aprobat de
organul înregistrării de stat, modelul fiind accesat de pe site-
ul http://www.cis.gov.md/ro/content/modele-de-documente  sau la oficiul teritorial al
Camerei Înregistrării de Stat, cu anexarea copiei documentului, în care este indicat
motivul în baza căruia directorul a schimbat numele (o copie a certificatului de
căsătorie, autentificată notarial). Pe lîngă cererea specificată mai sus, se mai prezintă:
procesul verbal, decizia organului competent al persoanei juridice privind modificarea
actelor de constituire şi a datelor înscrise în Registrul de stat, actul adiţional cu privire
la modificarea actelor de constituire și documentul ce confirmă achitarea taxei de
înregistrare a modificărilor.

După modificarea actelor de constituire, întreprinderea trebuie să notifice și organele

administrației de Stat: Inspectoratul Fiscal de Stat, Casa Teritorială de Asigurări Sociale
și Casa Națională de Asigurări Medicale, să pregătească documentele necesare și să le
prezinte în timpul alocat. Vă recomand să contactaţi organele respective pentru a
preciza, ce documente trebuie prezentate pentru efectuarea modificărilor în cazul
schimbării numelui fondatorului.

Nu în ultimul rând, se vor informa și instituțiile financiar-bancare la care vă deserviți.

Acestea, conform Regulamentelor interne a instituției în cauză, vor descrie procedura
pe care trebuie să o îndepliniți în cazul schimbării numelui.