Organizarea dosarelor angajaţilor

Dispozitiile art. 34 din Legea nr. 53 din 2003 privind Codul muncii, republicata, denumit in
continuare Codul muncii, instituie obligativitatea ca fiecare angajator sa infiinteze si sa gestioneze un
registru general de evidenta a salariatilor, denumit in continuare REVISAL, care va fi completat si
transmis inspectoratului teritorial de munca in ordinea angajarii, cuprinzand elementele de identificare
ale tuturor salariatilor, data angajarii, functia/ocupatia conform specificatiei
Coroborand prevederile Codului muncii cu cele ale art. 8 din Hotararea Guvernului nr. 500/2011
privind registrul general de evidenta a salariatilor, publicata in Monitorul Oficial al Romaniei nr. 372,
din 27 mai 2011, obligativitatea infiintarii si gestionarii REVISAL este dublata si de obligativitatea
fiecarui angajator de a intocmi si gestiona un dosar personal pentru fiecare dintre salariatii sai, de a il
pastra in bune conditii la sediu, precum si de a il prezenta inspectorilor de munca, la solicitarea acestora.
Prin instituirea obligativitatii angajatorului de a constitui un dosar personal al fiecarui angajat,
legiuitorul vizeaza transpunerea in format tiparit a datelor inregistrate de catre angajator in registrul
electronic de evidenta a salariatilor, REVISAL, certificand legalitatea si corectitudinea completarii
datelor in acest program electronic REVISAL.
Documentele eliberate de catre angajator angajatului trebuie sa fie in regim de copie certificata
conforma cu exemplarul aflat in dosar, cu data, semnatura si stampila angajatorului, certificare ce se
impune a fi facuta de catre reprezentantul legal al angajatorului sau de catre persoana imputernicita de
catre angajator pentru a acorda viza de conformitate cu originalul.
Gestionarea dosarului personal/profesional al fiecarui angajat, indiferent ca se afla intr-un raport juridic
de munca cu norma intreaga, partiala, pe perioada nedeterminata/determinata, vizeaza intocmirea,
gestionarea, actualizarea, rectificarea si pastrarea lui.
Dosarul personal/profesional al fiecarui angajat cuprinde actele premergatoare si necesare
angajarii: examenul de medicina muncii, oferta de angajare, contractul individual de munca impreuna cu
fisa postului, actele aditionale si celelalte acte referitoare la executarea, modificarea, suspendarea si
incetarea contractului individual de munca, orice alte documente care certifica legalitatea si
corectitudinea inregistrarilor ce se opereaza in REVISAL sau in carnetul de munca, inainte de
eliminarea acestuia.

Intocmirea, gestionarea si actualizarea dosarului personal/profesional al salariatului

Dosarul profesional al fiecarui angajat se poate intocmi potrivit unui format standard, ales de catre
angajator si impus entitatii juridice, pe care o administreaza, aceasta presupunand urmatoarele date:
- Coperta
- Sectiunea A – Date cu caracter personal
- Sectiunea B – Studii, pregatirea profesionala si recalificari ulterioare
- Sectiunea C – Date referitoare la dosarul profesional
- Sectiunea D – Activitatea desfasurata in cadrul altor angajatori
- Sectiunea E – Declaratii ale angajatului privitoare la alegerea normei de baza, alte declaratii
- Sectiunea F – Situatia concediilor de odihna si a altor tipuri de concedii
- Sectiunea G – Situatia disciplinara
- Sectiunea H – Accesul la dosarul personal/profesional

Fiecarui angajat i se intocmeste un singur dosar de personal, ce se va actualiza ori de cate ori se
impune acest aspect.
Compartimentul de personal, prin intermediul inspectorului de resurse umane, care gestioneaza
raporturile juridice de munca, intocmeste dosarul de personal pentru fiecare angajat in termen de 10 zile
lucratoare de la data semnarii contractului individual de munca.
Dosarul personal/profesional contine toate actele juridice si documentele ce evidentiaza activitatea
profesionala a angajatului de la nasterea raporturilor juridice de munca pana la incetarea acestora, in
conditiile legii.Documentele din cadrul dosarului personal/profesional sunt indosariate in ordinea
emiterii cronologice a acestora, pe fiecare sectiune.

Continutul dosarului angajatului

Dosarul personal/profesional trebuie sa cuprinda in mod obligatoriu urmatoarele documente:
a) copie de pe buletin/cartea de identitate/pasaport sau dovada de rezidenta;
b) copie de pe livretul militar, daca este cazul;
c) adeverinta medicala eliberata de catre medicul de familie al angajatului, care sa ateste ca este apt de
munca, iar ulterior acceptarii ofertei de angajare, dar inainte de inceperea efectiva a activitatii, avizul
medicului de medicina muncii;
d) copii de pe actele de studii, de la diploma de liceu la ultimul act aferent ultimei forme de invatamant
absolvita;
e) copii de pe certificatele de participare la cursurile de instruire sau perfectionare;
f) copie de pe carnetul de munca/ copii ale adeverintelor de la locurile de munca anterioare;
g) recomandari de la locurile de munca anterioare;
h) cazierul judiciar, in original;
i) curriculum vitae, semnat si datat de catre angajat
j) contractul individual de munca impreuna cu oferta de angajare, ambele semnate, datate si cu numar de
inregistrare;
k) fisa postului;
l) acte aditionale prin care a fost modificat/ completat unul dintre elementele raportului juridic de
munca;
m) cererile de suspendare a raportului juridic de munca, actul juridic de aprobare/ constatare a
suspendarii, actul juridic prin care se dispune reluarea activitatii;
n) actele juridice care atesta modificarile salariale;
o) actele juridice de desemnare/ mandatare a angajatului sa reprezinte angajatorul;
p) actul juridic prin care se stabileste participarea la activitati in cadrul unor proiecte/programe;
q) actul juridic de incetare a raportului juridic de munca;
r) rapoartele de evaluare;

Dosarul personal/profesional trebuie sa cuprinda urmatoarele date:

Sectiunea A. Date cu caracter personal
Se poate intocmi un tipizat care sa cuprinda urmatoarele date, iar in dovedirea lor sa fie atasate
documente relevante:
a. numele, prenumele si, dupa caz, numele detinut anterior;
b. data si locul nasterii;
c. codul numeric personal;
d. adresa de domiciliu si, dupa caz, resedinta;
e. numele, prenumele si numarul de telefon ale cel putin al unei persoane de contact, pentru situatii de
urgenta;
f. grupa de sange;
g. numele si prenumele sotului/sotiei, precum si numele, prenumele si data nasterii copiilor minori;
h. starea civila, numarul copiilor minori si data nasterii acestora;
i. situatia serviciului militar, daca este cazul;
j. cetatenia.

Documentele care atesta aceste date:

a) Copie BI/ CI sau, dupa caz, copie pasaport/dovada de rezidenta, certificata ca fiind conforma cu
originalul, fie de catre posesorul acestui document, fie de catre inspectorul de resurse umane;
b) Curriculum Vitae, semnat de catre posesor si datat;
c) Copii ale actelor de stare civila, certificate conform cu originalul, fie de catre detinatorul acestor
documente, fie de catre inspectorul de resurse umane (certificat de casatorie, hotarare de divort,
certificate de nastere ale copiilor minori);
d) Declaratia pe proprie raspundere privind indicarea adresei unde locuieste efectiv;
e) Cazierul juridic – in original si valabil la data depunerii la angajator (termen de valabilitate al unui
cazier judiciar este de 6 luni de la data emiterii acestuia).
f) ulterior acceptarii ofertei de angajare, dar inainte de inceperea efectiva a activitatii, avizul medicului
de medicina muncii.

Sectiunea B. Studii, pregatirea profesionala si recalificari ulterioare

a) studiile absolvite
b) pregatirea profesionala ulterioara – studii postuniversitare
c) dobandirea altor calificari
d) certificari de utilizare operare PC

Documente care atesta aceste date:

a) copie a diplomei de bacalaureat care atesta absolvirea studiilor liceale sau certificat de absolvire a
studiilor liceale fara promovarea examenului de bacalaureat;
b) copii ale diplomelor studiilor superioare absolvite cu diploma de licenta insotita de anexa care atesta
numarul de credite promovat;
c) certificate conform cu originalul urmare confruntarii cu originalul, desi recomandabil ar fi ca aceste
documente sa fie depuse angajatorului in copie legalizata de catre un Biroul Notarial Public;
d) recomandari/caracterizari de la locurile de munca anterioare;

Trebuie retinut ca, prin notiunea de act juridic se vizeaza actul emis de catre conducerea angajatorului,
ce poate sa constea intr-o decizie, ordin sau hotarare.

Sectiunea C. Date cu caracter profesional

a) recomandari de la locurile de munca anterioare;
b) evaluarile efectuate la actualul loc de munca;
c) situatia disciplinara.

Documente care atesta aceste date:

a) recomandari/caracterizari de la locurile de munca anterioare;
b) evaluari efectuate de catre angajator privind activitatea desfasurata de catre angajat;
c) actul juridic de aplicare a sanctiunilor disciplinare, de la avertisment, pana la incetarea contractului
individual de munca disciplinar.

Sectiunea D – Activitatea desfasurata in cadrul altor angajatori

a) adeverinte eliberate de catre angajatorii anteriori din care sa rezulte perioada lucrata intr-o anumita
functie, profesie, etc.
b) alte documente care sa ateste vechimea in munca, calificare, exercitarea unor functii.

Sectiunea E – Declaratii ale angajatului privitoare la alegerea normei de baza, alte declaratii 
a) declaratia angajatului pe proprie raspundere privind alegerea normei de baza la angajatorul
individualizat cu denumire si adresa, daca este cazul;
b) declaratia pe proprie raspundere privind persoanele aflate in intretinerea sa aferenta acordarii
deducerii;
c) declaratia pe proprie raspundere privind primirea unui exemplar al Regulamentului intern al
angajatorului, prelucrarea acestuia si luarea la cunostinta;
d) alte declaratii specifice angajatorului.

Sectiunea F – Situatia concediilor de odihna si alte concedii

a) fisa angajatului cu zilele de concediu si planificarea efectuarii acestora;
b) cererile angajatului de efectuare a acestor zile de concediu;
c) cererile angajatului de efectuare a altor tipuri de concedii.
Sectiunea G – Situatia disciplinara
a) dosarul de cercetare disciplinara prealabila;
b) actul juridic de aplicare a sanctiunilor disciplinare, de la avertisment pana la incetarea contractului
individual de munca disciplinar, impreuna cu dovezile de comunicare angajatului/ de luare la cunostinta
sub semnatura;
c) alte documente relevante.

Sectiunea H – Accesul la dosarul profesional/personal 

a) documentul care precizeaza persoanele care gestioneaza acest dosar,
b) procedura aferenta accesului altor persoane din cadrul angajatorului/din afara angajatorului la dosarul
de personal/profesional;
c) procedura aferenta eliberarii de copii ale documentelor aflate in dosarul fiecarui angajat, fie direct
angajatului, fie altor persoane. Cererile de eliberare ale copiilor vor fi inregistrate si aprobate in prealabil
de catre persoana desemnata de catre angajator prin act juridic, iar certificarea copiilor va fi pentru
conformitate cu exemplarul aflat la dosarul angajatului;

Toate documentele obligatorii incluse in dosarul profesional/personal al angajatului trebuie sa fie:

a) numerotate pe fiecare sectiune de la 1 la „n” precedata de litera aferenta sectiunii,
b) mentionate intr-o lista de verificare atasata copertei dosarului personal/profesional, astfel incat sa
existe o evidenta clara a tuturor documentelor existente la aceste dosare;
c) la momentul in care raporturile juridice de munca inceteaza cu angajatul, dosarul se numeroteaza de
la ultima fila la prima, pe coperta se mentioneaza cate file cuprinde dosarul, se dateaza , se semneaza si
stampileaza;
d) de cate ori dosarul arhivat se solicita a fi consultat, cererea urmeaza procedura mai sus mentionata,
urmand a fi atasata dosarului in cauza, numerotandu-se in continuare si mentionandu-se pe coperta noul
numar de file.

Persoanele care au acces la datele cuprinse in dosarul profesional/ personal al angajatului au

obligatia, prin lege, de a pastra confidentialitatea datelor cu caracter personal.
Trebuie avut in vedere ca, in masura in care, din motive obiective, angajatorul se afla in imposibilitatea
de a elibera documentele prevazute mai sus, salariatul sau fostul salariat poate solicita Inspectoratului
Teritorial de Munca, din raza caruia angajatorul isi desfasoara activitatea, eliberarea unei adeverinte din
care sa rezulte elementele continute in REVISAL si, implicit, in dosarul personal/profesional, astfel cum
a fost intocmit (n.n. - REVISAL) si transmis de catre angajator.
Inspectoratul Teritorial de Munca in cauza va elibera documentul, in baza inregistrarilor efectuate de
catre angajatorul angajatului in REVISAL, intr-un termen de cel mult 15 zile de la data inregistrarii
cererii la ITM.
Refuzul nejustificat al angajatorului de a pune la dispozitia Inspectorului Teritorial de Munca dosarul
personal al angajatului constituie contraventie si se sanctioneaza cu amenda cuprinsa intre 5000 lei si
8000 lei.

Verificarea dosarului personal reprezinta de fapt verificarea respectarii legii cu privire la:
incadrarea in munca si incetarea activitatii persoanelor care desfasoara orice activitate in temeiul unui
contract individual de munca – asadar se urmareste respectarea Titlului I, cap. I si V din Codul muncii);
stabilirea si respectarea duratei timpului de lucru (a se vedea in acest sens Titlul III din Codul muncii);
stabilirea si acordarea drepturilor salariale, precum si a celorlalte drepturi decurgand din munca prestata
accesul fara nici o discriminare (in sensul Legii 200/2002) pe piata muncii al tuturor persoanelor apte de
munca, respectarea normelor specifice privind conditiile de munca ale tinerilor, femeilor, precum si ale
unor categorii de persoane defavorizate;Exemplu:Daca inspectorul de munca gaseste in dosarul personal
anuntul de angajare prin care s-au solicitat “barman, 25-35 ani”, fiind inlaturate de la selectie alte
categorii profesionale (femeile, persoanele care nu se incadreaza in varsta mentionata in anunt), anuntul
poate fi socotit discriminatoriu in sensul ce reiese din Legea 202/2002.
respectarea celorlalte prevederi cuprinse in legislatia munciiIn acest context, dosarul personal prezinta
interes deosebit pentru inspectorii de munca si este bine sa fie intocmit si pastrat corespunzator.
In practica, dosarul personal contine date despre intreaga activitate a salariatului, spre exemplu:
A. Documente solicitate la incheierea contractului individual de munca
 cererea salariatului privind participarea la selectia in vederea ocuparii unui post
 Curriculum vitae
 fisa de observatie/de evaluare la interviu (intocmire facultativa)
 lucrarea scrisa si/sau evaluarea practica in caz de concurs
Nota. Concursul este optional in cadrul angajatorilor privati, fiind obligatoriu doar la institutiile publice
(conform art. 30 alin. 1 din Codul muncii)
 buletin/carte de identitate (copie)
 acte studii
 autorizatii si avize cerute de lege pentru salariati
 cazier (este cerut pentru gestionari – Legea nr. 22/1969; administratori – pentru indeplinirea
conditiilor de a fi administrator; pentru medici)

Păstrarea dosarului personal

Se recomandă ca dosarul personal al angajatului să se păstreze în dulapuri închise, la care au acces
numai angajații subdiviziunii resurse umane din instituţie, împuterniciți cu atribuțiile respective prin fișa
postului.
Se interzice scoaterea dosarului personal din încăperea unde se păstrează şi transmiterea acestuia
persoanelor care nu au acces la el.
Dosarul personal al salariatului al cărui raport de serviciu este suspendat în condiţiile legii se
păstrează în sediul angajatorului, care a suspendat raportul de serviciu.
Dosarul personal al angajatului demisionat se arhivează cu termen de păstrare-75 ani.
Copia fișei personale din secțiunea I a dosarului personal al angajatului transferat în serviciul altei
instituții, la necesitate și numai la interpelare oficială , poate fi expediată în adresa organului care a
solicitat oficial informația.
În cazul reorganizării unităţii, dosarele personale ale salariaţilor ale căror raporturi de serviciu cu
unitatea respectivă nu se modifică sau nu încetează se păstrează de către aceasta.
În cazul lichidării (reorganizării) unităţii şi al preluării funcţiilor şi competenţelor acesteia de către o
unitate nou creată, dosarele personale ale salariaţilor se transmit acesteia pe bază de proces-verbal de
către unitatea (instituţia) supusă lichidării (reorganizării).
În cazul lichidării unei unităţi, fără ca activitatea acesteia să fie continuată de o altă unitate, dosarele
personale ale salariaţilor se transmit Serviciului de Stat de Arhivă sau, după caz, organelor teritoriale ale
acesteia.
În cazul detaşării salariatului, dosarul personal se păstrează în unitatea de la care salariatul este
detaşat. Eventualele modificări intervenite pe perioada detaşării se transmit sub semnătura
conducătorului unităţii la care salariatul a fost detaşat.

Totodata, se reglementeaza expres ca REVISAL si dosarele personale ale fiecarui angajat se vor pastra
in conditii care sa asigure protectia datelor cu caracter personal potrivit prevederilor Legii nr. 677/2001
pentru protectia persoanelor cu privire la prelucrarea datelor, modificata si completata.

De asemenea, fiind documente cu un regim aparte, acestea trebuie pastrate pentru o perioada ce excede
perioadei de 5 ani si pentru o perioada maxima 49 de ani, astfel cafiecare angajator trebuie sa isi
organizeze propria sa arhiva in concordanta cu prevederile Legii nr. 16 din 1996 privind arhivele
nationale, modificata si completata.