Universitatea Ștefan cel Mare din Suceava

Facultatea de Drept și Ştiințe Administrative

FACULTATEA DE DREPT ŞI ŞTIINŢE ADMINISTRATIVE

DOMENIUL: ŞTIINŢE ADMINISTRATIVE

PROGRAMUL DE STUDIU: ADMINISTRAȚIE PUBLICĂ

FORMA DE ÎNVĂȚĂMÂNT: LICENȚĂ/ID

EVIDENȚA ȘI CONTROLUL RELAȚIILOR DE MUNCĂ

TC 1 - Dosarul de personal-reglementare, procedura

SUCEAVA

2022
 Universitatea Ștefan cel Mare din Suceava
Facultatea de Drept și Ştiințe Administrative

Introducere
Prin instituirea obligativitatii angajatorului de a constitui un dosar personal al fiecarui
angajat, legiuitorul vizeaza transpunere in format tiparit a datelor inregistrate de catre
angajator in registrul electronic de evidenta a salariatilor, REVISAL, certificand legalitatea si
corectitudinea completarii datelor in acest program electronic REVISAL.

Totodata, se instituie obligativitatea angajatorului ca, la solicitarea scrisa a salariatului sau a

unui fost salariat, angajatorul sa elibereze acestuia:

a) copii ale documentelor existente in dosarul de personal;

b) copii ale paginilor din registrul electronic care sa cuprinda inscrierile referitoare la
persoana angajatului si/sau un document care sa ateste activitatea desfasurata de catre acesta,
durata activitatii, salariul, vechimea in munca, in meserie/ profesie si in specialitate in termen
de cel mult 15 zile calendaristice de la data inregistrarii solicitarii angajatului.

Documentele eliberate de catre angajator angajatului trebuie sa fie in regim de copie

certificata conforma cu exemplarul aflat in dosar, cu data, semnatura si stampila
angajatorului, certificare ce se impune a fi facuta de catre reprezentantul legal al angajatorului
sau de catre persoana imputernicita de catre angajator pentru a acorda viza de conformitate cu
originalul.

Totodata, se reglementeaza expres ca REVISAL si dosarele personale ale fiecarui angajat se

vor pastra in conditii care sa asigure protectia datelor cu caracter personal potrivit
prevederilor Legii nr. 677/2001 pentru protectia persoanelor cu privire la prelucrarea datelor,
modificata si completata.1

De asemenea, fiind documente cu un regim aparte, acestea trebuie pastrate pentru o perioada
ce excede perioadei de 5 ani si pentru o perioada maxima 49 de ani, astfel ca fiecare
angajator trebuie sa isi organizeze propria sa arhiva in concordanta cu prevederile Legii
nr. 16 din 1996 privind arhivele nationale, modificata si completata.

1
https://www.inspectiamuncii.ro/
 Universitatea Ștefan cel Mare din Suceava
Facultatea de Drept și Ştiințe Administrative

Intocmirea, gestionarea si actualizarea dosarului personal/profesional al salariatului2

Dosarul profesional al fiecarui angajat se poate intocmi potrivit unui format standard, ales de
catre angajator si impus entitatii juridice, pe care o administreaza, aceasta presupunand
urmatoarele date:
- Coperta
- Sectiunea A – Date cu caracter personal
- Sectiunea B – Studii, pregatirea profesionala si recalificari ulterioare
- Sectiunea C – Date referitoare la dosarul profesional
- Sectiunea D – Activitatea desfasurata in cadrul altor angajatori
- Sectiunea E – Declaratii ale angajatului privitoare la alegerea normei de baza, alte declaratii
- Sectiunea F – Situatia concediilor de odihna si a altor tipuri de concedii
- Sectiunea G – Situatia disciplinara
- Sectiunea H – Accesul la dosarul personal/profesional

Fiecarui angajat i se intocmeste un singur dosar de personal, ce se va actualiza ori de cate

ori se impune acest aspect.

Compartimentul de personal/departamentul de HR, prin intermediul inspectorului de resurse

umane, care gestioneaza raporturile juridice de munca, intocmeste dosarul de personal pentru
fiecare angajat in termen de 10 zile lucratoare de la data semnarii contractului individual
de munca.

Documentele din cadrul dosarului personal/profesional sunt indosariate in ordinea emiterii

cronologice a acestora, pe fiecare sectiune.
Dosarul personal/profesional trebuie sa cuprinda in mod obligatoriu urmatoarele documente:

a) copie de pe buletin/cartea de identitate/pasaport sau dovada de rezidenta;

b) copie de pe livretul militar, daca este cazul;
c) adeverinta medicala eliberata de catre medicul de familie al angajatului, care sa ateste ca
este apt de munca, iar ulterior acceptarii ofertei de angajare, dar inainte de inceperea efectiva
a activitatii, avizul medicului de medicina muncii;
d) copii de pe actele de studii, de la diploma de liceu la ultimul act aferent ultimei forme de
invatamant absolvita;

2
https://www.inspectiamuncii.ro/web/itm-salaj/acte-solicitate-de-inspectorii-de-munca-
rm-in-urma-unui-control
 Universitatea Ștefan cel Mare din Suceava
Facultatea de Drept și Ştiințe Administrative

e) copii de pe certificatele de participare la cursurile de instruire sau perfectionare;

f) copie de pe carnetul de munca/ copii ale adeverintelor de la locurile de munca anterioare;
g) recomandari de la locurile de munca anterioare;
h) cazierul judiciar, in original;
i) curriculum vitae, semnat si datat de catre angajat
j) contractul individual de munca impreuna cu oferta de angajare, ambele semnate, datate si
cu numar de inregistrare;
k) fisa postului;
l) acte aditionale prin care a fost modificat/ completat unul dintre elementele raportului
juridic de munca;
m) cererile de suspendare a raportului juridic de munca, actul juridic de aprobare/ constatare
a suspendarii, actul juridic prin care se dispune reluarea activitatii;
n) actele juridice care atesta modificarile salariale;
o) actele juridice de desemnare/ mandatare a angajatului sa reprezinte angajatorul;
p) actul juridic prin care se stabileste participarea la activitati in cadrul unor
proiecte/programe;
q) actul juridic de incetare a raportului juridic de munca;
r) rapoartele de evaluare;

Dosarul personal/profesional trebuie sa cuprinda urmatoarele date:

Sectiunea A. Date cu caracter personal

Se poate intocmi un tipizat care sa cuprinda urmatoarele date, iar in dovedirea lor sa fie
atasate documente relevante:
a. numele, prenumele si, dupa caz, numele detinut anterior;
b. data si locul nasterii;
c. codul numeric personal;
d. adresa de domiciliu si, dupa caz, resedinta;
e. numele, prenumele si numarul de telefon ale cel putin al unei persoane de contact, pentru
situatii de urgenta;
f. grupa de sange;
g. numele si prenumele sotului/sotiei, precum si numele, prenumele si data nasterii copiilor
minori;
h. starea civila, numarul copiilor minori si data nasterii acestora;
i. situatia serviciului militar, daca este cazul;
 Universitatea Ștefan cel Mare din Suceava
Facultatea de Drept și Ştiințe Administrative

j. cetatenia.

Documentele care atesta aceste date:

a) Copie BI/ CI sau, dupa caz, copie pasaport/dovada de rezidenta, certificata ca fiind
conforma cu originalul, fie de catre posesorul acestui document, fie de catre inspectorul de
resurse umane;
b) Curriculum Vitae, semnat de catre posesor si datat;
c) Copii ale actelor de stare civila, certificate conform cu originalul, fie de catre detinatorul
acestor documente, fie de catre inspectorul de resurse umane (certificat de casatorie, hotarare
de divort, certificate de nastere ale copiilor minori);
d) Declaratia pe proprie raspundere privind indicarea adresei unde locuieste efectiv;
e) Cazierul juridic – in original si valabil la data depunerii la angajator (termen de valabilitate
al unui cazier judiciar este de 6 luni de la data emiterii acestuia).
f) ulterior acceptarii ofertei de angajare, dar inainte de inceperea efectiva a activitatii, avizul
medicului de medicina muncii.

Sectiunea B. Studii, pregatirea profesionala si recalificari ulterioare

a) studiile absolvite,
b) pregatirea profesionala ulterioara – studii postuniversitare
c) dobandirea altor calificari;
d) certificari de utilizare operare PC.
Documente care atesta aceste date:
a) copie a diplomei de bacalaureat care atesta absolvirea studiilor liceale sau certificat de
absolvire a studiilor liceale fara promovarea examenului de bacalaureat;
b) copii ale diplomelor studiilor superioare absolvite cu diploma de licenta insotita de anexa
care atesta numarul de credite promovat;
c) certificate conform cu originalul urmare confruntarii cu originalul, desi recomandabil ar fi
ca aceste documente sa fie depuse angajatorului in copie legalizata de catre un Biroul
Notarial Public;
d) recomandari/caracterizari de la locurile de munca anterioare;
Trebuie retinut ca, prin notiunea de act juridic se vizeaza actul emis de catre conducerea
angajatorului, ce poate sa constea intr-o decizie, ordin sau hotarare.

Sectiunea C. Date cu caracter profesional

 Universitatea Ștefan cel Mare din Suceava
Facultatea de Drept și Ştiințe Administrative

a) recomandari de la locurile de munca anterioare;

b) evaluarile efectuate la actualul loc de munca;
c) situatia disciplinara.

Documente care atesta aceste date:

a) recomandari/caracterizari de la locurile de munca anterioare;
b) evaluari efectuate de catre angajator privind activitatea desfasurata de catre angajat;
c) actul juridic de aplicare a sanctiunilor disciplinare, de la avertisment, pana la incetarea
contractului individual de munca disciplinar.

Sectiunea D – Activitatea desfasurata in cadrul altor angajatori

a) adeverinte eliberate de catre angajatorii anteriori din care sa rezulte perioada lucrata intr-o
anumita functie, profesie, etc.
b) alte documente care sa ateste vechimea in munca, calificare, exercitarea unor functii.

Sectiunea E – Declaratii ale angajatului privitoare la alegerea normei de baza, alte

declaratii
a) declaratia angajatului pe proprie raspundere privind alegerea normei de baza la angajatorul
individualizat cu denumire si adresa, daca este cazul;
b) declaratia pe proprie raspundere privind persoanele aflate in intretinerea sa aferenta
acordarii deducerii;
c) declaratia pe proprie raspundere privind primirea unui exemplar al Regulamentului intern
al angajatorului, prelucrarea acestuia si luarea la cunostinta;
d) alte declaratii specifice angajatorului.

Sectiunea F – Situatia concediilor de odihna si alte concedii

a) fisa angajatului cu zilele de concediu si planificarea efectuarii acestora;
b) cererile angajatului de efectuare a acestor zile de concediu;
c) cererile angajatului de efectuare a altor tipuri de concedii.

Sectiunea G – Situatia disciplinara

a) dosarul de cercetare disciplinara prealabila;
b) actul juridic de aplicare a sanctiunilor disciplinare, de la avertisment pana la incetarea
contractului individual de munca disciplinar, impreuna cu dovezile de comunicare
angajatului/ de luare la cunostinta sub semnatura;
 Universitatea Ștefan cel Mare din Suceava
Facultatea de Drept și Ştiințe Administrative

b) alte documente relevante.

Sectiunea H – Accesul la dosarul profesional/personal

a) documentul care precizeaza persoanele care gestioneaza acest dosar,
b) procedura aferenta accesului altor persoane din cadrul angajatorului/din afara angajatorului
la dosarul de personal/profesional;
c) procedura aferenta eliberarii de copii ale documentelor aflate in dosarul fiecarui angajat,
fie direct angajatului, fie altor persoane. Cererile de eliberare ale copiilor vor fi inregistrate si
aprobate in prealabil de catre persoana desemnata de catre angajator prin act juridic, iar
certificarea copiilor va fi pentru conformitate cu exemplarul aflat la dosarul angajatului;

Toate documentele obligatorii a fi incluse in dosarul profesional/personal al angajatului

trebuie sa fie:

a) numerotate pe fiecare sectiune de la 1 la „n” precedata de litera aferenta sectiunii,

b) mentionate intr-o lista de verificare atasata copertei dosarului personal/profesional,
astfel incat sa existe o evidenta clara a tuturor documentelor existente la aceste dosare;
c) la momentul in care raporturile juridice de munca inceteaza cu angajatul, dosarul se
numeroteaza de la ultima fila la prima, pe coperta se mentioneaza cate file cuprinde dosarul,
se dateaza , se semneaza si stampileaza;
d) de cate ori dosarul arhivat se solicita a fi consultat, cererea urmeaza procedura mai sus
mentionata, urmand a fi atasata dosarului in cauza, numerotandu-se in continuare si
mentionandu-se pe coperta noul numar de file.

Persoanele care au acces la datele cuprinse in dosarul profesional/ personal al angajatului au

obligatia, prin lege, de a pastra confidentialitatea datelor cu caracter personal.

Mai mult, exista cazuri particulare in care sunt necesare documente suplimentare. Astfel:
1. Angajat minor (15-16 ani) – declaratie de la parinti in care este mentionat acordul referitor
la angajarea minorului;
2. Pensionat medical gradul 3 (cu drept de munca 4h) – copie decizie asupra capacitatii de
munca;
3. Pentru gestionari: acord de lucru gestionar + contract retinere garantii materiale + proces
verbal predare – primire a gestiunii
 Universitatea Ștefan cel Mare din Suceava
Facultatea de Drept și Ştiințe Administrative

4. Pentru categoriile de salariati care folosesc masina de serviciu:

o Copie carnet conducere si atestat profesional valabil pentru soferii profesionisti;
o Politica de utilizare a masinilor din companie;
5. Pentru categoriile de salariati care detin echipamente IT – politica de securitate IT a
companiei;

Dosarul de personal trebuie sa mai contina si urmatoarele documente

o Adeverinta de la locul de munca anterior cu zile CM (concediu medical) si CAS
o platit;
o Copie certificat de casatorie (dupa caz);
o Copie certificat de nastere copil (dupa caz);
o Certificat de cazier judiciar.

Dosarul de personal trebuie intocmit si actualizat pentru fiecare salariat, iar obligatia revine
angajatorului, potrivit Hotararii de Guvern nr. 500/2011. Atunci cand exista un control din
partea inspectoratului teritorial de munca (ITM), angajatorul trebuie sa prezinte inspectorilor
dosarele solicitate complete ale angajatilor. In caz contrar, amenda poate fi intre 5.000 si
8.000 lei.
 Universitatea Ștefan cel Mare din Suceava
Facultatea de Drept și Ştiințe Administrative

Bibliografie:

CURS ID - EVIDENȚA ȘI CONTROLUL RELAȚIILOR DE MUNCĂ-

Lect. univ. dr. Maria – Cristina BĂLĂNEASA

https://www.inspectiamuncii.ro/web/itm-salaj/acte-solicitate-de-inspectorii-de-munca-rm-
in-urma-unui-control ACCESAT IN DATA DE 22.05.2022

https://www.inspectiamuncii.ro/ ACCESAT IN DATA DE 22.05.2022

https://www.smartree.com/articol/documente-control-itm ACCESAT IN DATA DE

22.05.2022