Dosarul personal al angajatului - cum

il intocmesti corect
21 Februarie 2012 GI Group Staffing Company
Vezi cele 42 comentarii!
Fiecare angajator este obligat sa infiinteze si sa gestioneze
un registru general de evidenta a salariatilor (!"IS#$%&
'bligativitatea infiintarii !"IS#$ este dublata si de
obligativitatea fiecarui angajator de a intocmi si gestiona un
dosar personal pentru fiecare dintre salariatii sai( de a il
pastra in bune conditii la sediu( precum si de a il prezenta
inspectorilor de munca& Ce contine acest dosar in detaliu
aflati astazi de la un avocat specializat&

Articol scris de catre avocatul Irina Petrescu din cadrul
Gi Group Staffing Company
)ispozitiile art& *+ din $egea nr& ,* din 200* privind Codul
muncii( republicata( denumit in continuare Codul muncii(
instituie obligativitatea ca fiecare angajator sa infiinteze si sa
gestioneze un registru general de evidenta a salariatilor(
denumit in continuare !"IS#$( care va
fi completat si transmis inspectoratului
teritorial de munca in ordinea angajarii(
cuprinzand elementele de identificare ale
tuturor salariatilor( data angajarii(
functia-ocupatia conform specificatiei
Clasificarii ocupatiilor din omania sau
altor acte normative( tipul contractului
individual de munca( salariul( sporurile si
cuantumul acestora( perioada si cauzele
de suspendare a contractului individual
de munca( perioada detasarii si data
incetarii contractului individual de munca&
Coroborand prevederile Codului muncii cu cele ale art& . din
/otararea Guvernului nr& ,00-2011 privind registrul general
de evidenta a salariatilor( publicata in 0onitorul 'ficial al
omaniei nr& *12( din 21 mai 2011( obligativitatea infiintarii si
gestionarii !"IS#$ este dublata si de obligativitatea
fiecarui angajator de a intocmi si gestiona un dosar
personal pentru fiecare dintre salariatii sai( de a il pastra
in bune conditii la sediu( precum si de a il prezenta
inspectorilor de munca( la solicitarea acestora&
2rin prevederile /&G& nr& ,00-2011 s3au reglementat( e4pres(
in obligatia angajatorului( indiferent ca este o entitate juridica
publica sau privata( intocmirea unui dosar personal pentru
fiecare dintre salariati( pastrarea in bune conditii la sediu
sau( precum si prezentarea acestuia inspectorilor de munca
la solicitarea acestora( in cadrul misiunilor de control&
2rin instituirea obligativitatii angajatorului de a constitui un
dosar personal al fiecarui angajat( legiuitorul vizeaza
transpunere in format tiparit a datelor inregistrate de catre
angajator in registrul electronic de evidenta a salariatilor(
!"IS#$( certificand legalitatea si corectitudinea completarii
datelor in acest program electronic !"IS#$&
5otodata( se instituie obligativitatea angajatorului ca( la
solicitarea scrisa a salariatului sau a unui fost salariat(
angajatorul sa elibereze acestuia6
a% copii ale documentelor e4istente in dosarul de personal7
b% copii ale paginilor din registrul electronic care sa cuprinda
inscrierile referitoare la persoana angajatului si-sau un
document care sa ateste activitatea desfasurata de catre
acesta( durata activitatii( salariul( vec8imea in munca( in
meserie- profesie si in specialitate in termen de cel mult 1,
zile calendaristice de la data inregistrarii solicitarii
angajatului&
)ocumentele eliberate de catre angajator angajatului trebuie
sa fie in regim de copie certificata conforma cu
exemplarul aflat in dosar( cu data( semnatura si stampila
angajatorului( certificare ce se impune a fi facuta de catre
reprezentantul legal al angajatorului sau de catre persoana
imputernicita de catre angajator pentru a acorda viza de
conformitate cu originalul&
5otodata( se reglementeaza e4pres ca !"IS#$ si dosarele
personale ale fiecarui angajat se vor pastra in conditii care
sa asigure protectia datelor cu caracter personal potrivit
prevederilor $egii nr& 911-2001 pentru protectia persoanelor
cu privire la prelucrarea datelor( modificata si completata&
)e asemenea( fiind documente cu un regim aparte( acestea
trebuie pastrate pentru o perioada ce e4cede perioadei de 5
ani si pentru o perioada maxima 49 de ani( astfel ca
fiecare angajator trebuie sa isi organizeze propria sa
arhiva in concordanta cu prevederile $egii nr& 19 din 1::9
privind ar8ivele nationale( modificata si completata&
2rezentul articol vizeaza o modalitate de implementare a
cadrului legal incident obligativitatii angajatorului de a
intocmi si gestiona dosarele personale ale angajatilor(
constituindu3se intr3o procedura orientativa la indemana
angajatorului( plecand de la buna practica in materie&
2rocedura se va aplica de catre persoanele care
gestioneaza raporturile juridice de munca ale salariatilor
angajatorului( denumiti generic inspectori de resurse umane(
care( prin natura atributiilor statuate prin fisa postului(
raspund de intocmirea( actualizarea( rectificarea( pastrarea
si evidenta dosarelor profesionale- personale&
Gestionarea dosarul personal-profesional al fiecarui angajat(
indiferent ca se afla intr-un raport juridic de munca cu
norma intreaga partiala pe perioada
nedeterminata!determinata( vizeaza intocmirea(
gestionarea( actualizarea( rectificarea si pastrarea lui&
)osarul personal-profesional al fiecarui angajat se impune a
cuprinde actele premergatoare si necesare angajarii6
e4amenul de medicina muncii( oferta de angajare( contractul
individual de munca impreuna cu fisa postului( actele
aditionale si celelalte acte referitoare la e4ecutarea(
modificarea( suspendarea si incetarea contractului individual
de munca( orice alte documente care certifica legalitatea si
corectitudinea inregistrarilor ce se opereaza in !"IS#$ sau
in carnetul de munca( inainte de eliminarea acestuia&
Compartimentul de personal-departamentul de /( cum mai
este cunoscut( este unica componenta din structura
organizatorica a angajatorului( responsabila( prin inspectorii
de resurse umane( de intocmirea( gestionarea( actualizarea(
rectificarea si pastrarea dosarelor personale-profesionale ale
angajatilor activi si inactivi( precum si a carnetelor de munca
ale acestora( acolo unde este cazul&
"ntocmirea gestionarea si actualizarea dosarului
personal!profesional al salariatului
)osarul profesional al fiecarui angajat se poate intocmi
potrivit unui format standard( ales de catre angajator si
impus entitatii juridice( pe care o administreaza( aceasta
presupunand urmatoarele date6
3 Coperta
3 Sectiunea # ; )ate cu caracter personal
3 Sectiunea < ; Studii( pregatirea profesionala si recalificari
ulterioare
3 Sectiunea C ; )ate referitoare la dosarul profesional
3 Sectiunea ) ; #ctivitatea desfasurata in cadrul altor
angajatori
3 Sectiunea ! ; )eclaratii ale angajatului privitoare la
alegerea normei de baza( alte declaratii
3 Sectiunea F ; Situatia concediilor de odi8na si a altor tipuri
de concedii
3 Sectiunea G ; Situatia disciplinara
3 Sectiunea / ; #ccesul la dosarul personal-profesional
Fiecarui angajat i se intocmeste un singur dosar de
personal( ce se va actualiza ori de cate ori se impune acest
aspect&
Compartimentul de personal-departamentul de /( prin
intermediul inspectorului de resurse umane( care
gestioneaza raporturile juridice de munca( intocmeste
dosarul de personal pentru fiecare angajat in termen de #$
zile lucratoare de la data semnarii contractului individual
de munca&
Compartimentul de personal-departamentul de /( prin
inspectorii sai de resurse umane( responsabili cu intocmirea
si actualizarea dosarelor personale-profesionale( sunt
obligati sa verifice copiile prezentate de catre angajat cu
originalele acestora urmand a le certifica( cu mentiunea
copie conforma cu originalul( semnand si mentionand
numele si functia detinute( precum si a datei la care
certificarea a survenit&
)osarul personal-profesional contine toate actele juridice si
documentele ce evidentiaza activitatea profesionala a
angajatului de la nasterea raporturilor juridice de munca
pana la incetarea acestora( in conditiile legii&
)ocumentele din cadrul dosarului personal-profesional sunt
indosariate in ordinea emiterii cronologice a acestora(
pe fiecare sectiune&
)osarul personal-profesional trebuie sa cuprinda in mod
obligatoriu urmatoarele documente6
a% copie de pe buletin-cartea de identitate-pasaport sau
dovada de rezidenta7
b% copie de pe livretul militar( daca este cazul7
c% adeverinta medicala eliberata de catre medicul de familie
al angajatului( care sa ateste ca este apt de munca( iar
ulterior acceptarii ofertei de angajare( dar inainte de
inceperea efectiva a activitatii( avizul medicului de medicina
muncii7
d% copii de pe actele de studii( de la diploma de liceu la
ultimul act aferent ultimei forme de invatamant absolvita7
e% copii de pe certificatele de participare la cursurile de
instruire sau perfectionare7
f% copie de pe carnetul de munca- copii ale adeverintelor de
la locurile de munca anterioare7
g% recomandari de la locurile de munca anterioare7
8% cazierul judiciar( in original7
i% curriculum vitae( semnat si datat de catre angajat
j% contractul individual de munca impreuna cu oferta de
angajare( ambele semnate( datate si cu numar de
inregistrare7
=% fisa postului7
l% acte aditionale prin care a fost modificat- completat unul
dintre elementele raportului juridic de munca7
m% cererile de suspendare a raportului juridic de munca(
actul juridic de aprobare- constatare a suspendarii( actul
juridic prin care se dispune reluarea activitatii7
n% actele juridice care atesta modificarile salariale7
o% actele juridice de desemnare- mandatare a angajatului sa
reprezinte angajatorul7
p% actul juridic prin care se stabileste participarea la activitati
in cadrul unor proiecte-programe7
>% actul juridic de incetare a raportului juridic de munca7
r% rapoartele de evaluare7
)osarul personal-profesional trebuie sa cuprinda
urmatoarele date6
Sectiunea A. Date cu caracter personal
Se poate intocmi un tipizat care sa cuprinda urmatoarele
date( iar in dovedirea lor sa fie atasate documente relevante6
a& numele( prenumele si( dupa caz( numele detinut anterior7
b& data si locul nasterii7
c& codul numeric personal7
d& adresa de domiciliu si( dupa caz( resedinta7
e& numele( prenumele si numarul de telefon ale cel putin al
unei persoane de contact( pentru situatii de urgenta7
f& grupa de sange7
g& numele si prenumele sotului-sotiei( precum si numele(
prenumele si data nasterii copiilor minori7
8& starea civila( numarul copiilor minori si data nasterii
acestora7
i& situatia serviciului militar( daca este cazul7
j& cetatenia&
)ocumentele care atesta aceste date6
a% Copie <I- CI sau( dupa caz( copie pasaport-dovada de
rezidenta( certificata ca fiind conforma cu originalul( fie de
catre posesorul acestui document( fie de catre inspectorul de
resurse umane7
b% Curriculum "itae( semnat de catre posesor si datat7
c% Copii ale actelor de stare civila( certificate conform cu
originalul( fie de catre detinatorul acestor documente( fie de
catre inspectorul de resurse umane (certificat de casatorie(
8otarare de divort( certificate de nastere ale copiilor minori%7
d% )eclaratia pe proprie raspundere privind indicarea adresei
unde locuieste efectiv7
e% Cazierul juridic ; in original si valabil la data depunerii la
angajator (termen de valabilitate al unui cazier judiciar este
de 9 luni de la data emiterii acestuia%&
f% ulterior acceptarii ofertei de angajare( dar inainte de
inceperea efectiva a activitatii( avizul medicului de medicina
muncii&
Sectiunea B. Studii, pregatirea profesionala si
recalificari ulterioare
a% studiile absolvite(
b% pregatirea profesionala ulterioara ; studii postuniversitare
c% dobandirea altor calificari7
d% certificari de utilizare operare 2C&
)ocumente care atesta aceste date6
a% copie a diplomei de bacalaureat care atesta absolvirea
studiilor liceale sau certificat de absolvire a studiilor liceale
fara promovarea e4amenului de bacalaureat7
b% copii ale diplomelor studiilor superioare absolvite cu
diploma de licenta insotita de ane4a care atesta numarul de
credite promovat7
c% certificate conform cu originalul urmare confruntarii cu
originalul( desi recomandabil ar fi ca aceste documente sa
fie depuse angajatorului in copie legalizata de catre un <iroul
?otarial 2ublic7
d% recomandari-caracterizari de la locurile de munca
anterioare7
5rebuie retinut ca( prin notiunea de act juridic se vizeaza
actul emis de catre conducerea angajatorului( ce poate sa
constea intr3o decizie( ordin sau 8otarare&
Sectiunea C. Date cu caracter profesional
a% recomandari de la locurile de munca anterioare7
b% evaluarile efectuate la actualul loc de munca7
c% situatia disciplinara&
)ocumente care atesta aceste date6
a% recomandari-caracterizari de la locurile de munca
anterioare7
b% evaluari efectuate de catre angajator privind activitatea
desfasurata de catre angajat7
c% actul juridic de aplicare a sanctiunilor disciplinare( de la
avertisment( pana la incetarea contractului individual de
munca disciplinar&
Sectiunea D Activitatea desfasurata in cadrul altor
angajatori
a% adeverinte eliberate de catre angajatorii anteriori din care
sa rezulte perioada lucrata intr3o anumita functie( profesie(
etc&
b% alte documente care sa ateste vec8imea in munca(
calificare( e4ercitarea unor functii&
Sectiunea Declaratii ale angajatului privitoare la
alegerea normei de !a"a, alte declaratii
a% declaratia angajatului pe proprie raspundere privind
alegerea normei de baza la angajatorul individualizat cu
denumire si adresa( daca este cazul7
b% declaratia pe proprie raspundere privind persoanele aflate
in intretinerea sa aferenta acordarii deducerii7
c% declaratia pe proprie raspundere privind primirea unui
e4emplar al egulamentului intern al angajatorului(
prelucrarea acestuia si luarea la cunostinta7
d% alte declaratii specifice angajatorului&
Sectiunea # Situatia concediilor de odihna si alte
concedii
a% fisa angajatului cu zilele de concediu si planificarea
efectuarii acestora7
b% cererile angajatului de efectuare a acestor zile de
concediu7
c% cererile angajatului de efectuare a altor tipuri de concedii&
Sectiunea G Situatia disciplinara
a% dosarul de cercetare disciplinara prealabila7
b% actul juridic de aplicare a sanctiunilor disciplinare( de la
avertisment pana la incetarea contractului individual de
munca disciplinar( impreuna cu dovezile de comunicare
angajatului- de luare la cunostinta sub semnatura7
c% alte documente relevante&
Sectiunea $ Accesul la dosarul profesional%personal
a% documentul care precizeaza persoanele care gestioneaza
acest dosar(
b% procedura aferenta accesului altor persoane din cadrul
angajatorului-din afara angajatorului la dosarul de
personal-profesional7
c% procedura aferenta eliberarii de copii ale documentelor
aflate in dosarul fiecarui angajat( fie direct angajatului( fie
altor persoane& Cererile de eliberare ale copiilor vor fi
inregistrate si aprobate in prealabil de catre persoana
desemnata de catre angajator prin act juridic( iar certificarea
copiilor va fi pentru conformitate cu e4emplarul aflat la
dosarul angajatului7
5oate documentele obligatorii a fi incluse in dosarul
profesional-personal al angajatului trebuie sa fie6
a% numerotate pe fiecare sectiune de la 1 la @nA precedata
de litera aferenta sectiunii(
b% mentionate intr-o lista de verificare atasata copertei
dosarului personal!profesional( astfel incat sa e4iste o
evidenta clara a tuturor documentelor e4istente la aceste
dosare7
c% la momentul in care raporturile juridice de munca
inceteaza cu angajatul( dosarul se numeroteaza de la ultima
fila la prima( pe coperta se mentioneaza cate file cuprinde
dosarul( se dateaza ( se semneaza si stampileaza7
d% de cate ori dosarul ar8ivat se solicita a fi consultat(
cererea urmeaza procedura mai sus mentionata( urmand a fi
atasata dosarului in cauza( numerotandu3se in continuare si
mentionandu3se pe coperta noul numar de file&
2ersoanele care au acces la datele cuprinse in dosarul
profesional- personal al angajatului au obligatia( prin lege( de
a pastra confidentialitatea datelor cu caracter personal&
5rebuie avut in vedere ca( in masura in care( din motive
obiective( angajatorul se afla in imposibilitatea de a elibera
documentele prevazute mai sus( salariatul sau fostul salariat
poate solicita Inspectoratului 5eritorial de 0unca( din raza
caruia angajatorul isi desfasoara activitatea( eliberarea unei
adeverinte din care sa rezulte elementele continute in
%&V"'() si( implicit( in dosarul personal-profesional( astfel
cum a fost intocmit (n.n. - REVISAL% si transmis de catre
angajator&
Inspectoratul 5eritorial de 0unca in cauza va elibera
documentul( in baza inregistrarilor efectuate de catre
angajatorul angajatului in !"IS#$( intr3un termen de cel
mult #5 zile de la data inregistrarii cererii la "*+&
efuzul nejustificat al angajatorului de a pune la dispozitia
Inspectorului 5eritorial de 0unca dosarul personal al
angajatului constituie contraventie si se sanctioneaza cu
amenda cuprinsa intre ,000 lei si .000 lei&
Citeste mai mult6 8ttp6--BBB&avocatnet&ro-content-articles-idC21.0:-)osarul3personal3al3angajatului3cum3il3
intocmesti3corect&8tmlDi4zz1n1CtEf*9