Intocmirea dosarului de personal

actele necesare angajarii

Prof. coordinator:
Trufin Mariana

Cursant:
Burghelea Alexandra

Din momentul angajrii candidatului pentru serviciu la una din funcii,

angajatorul urmeaz s ntocmeasc i s dein n institutia sa, dosarul personal
pentru fiecare dintre salariati, s-l pstreze n bune conditii si s-l prezinte la
solicitarea organelor ierarhic superioare n cadrul misiunilor de verificare sau in
cazul unui control de la inspectoratul de munc, dosarele angajailor trebuie
prezentate inspectorilor, angajatorii care refuz s fac acest lucru riscnd amenzi
de pn la 8.000 de lei. Prin acest dosar se transpun practic n format tiprit datele
nregistrate de ctre angajator n registrul electronic de eviden a salariailor,
Revisal, i se certific legalitatea i corectitudinea completrii informaiilor.
Dosarul personal se ntocmete pentru toi angajaii, indiferent de tipul
contractului de munc ncheiat cu acetia (pe perioad nedeterminat sau
determinat) sau de tipul normei (norm ntreag sau parial).
Compartimentul de personal, este unica component din structura
organizatoric a angajatorului care poate fi responsabil prin specialistii de resurse
umane, cu atributii, conform fisei postului acestuia, de continutul, intocmirea,
completarea, rectificarea,

gestionarea, actualizarea, pastrarea

si accesul la

dosarele personale ale angajatilor activi si inactivi.

Documentele obligatorii sunt mentionate in Hotararea nr. 500/2011 privind
registrul general de evidenta a salariatilor .Conform ART. 8 din HG 500:
(1) Angajatorul are obligaia de a ntocmi un dosar personal pentru fiecare dintre
salariai, de a-l pstra n bune condiii la sediu, precum i de a-l prezenta
inspectorilor de munc, la solicitarea acestora.
(2) Dosarul personal al salariatului cuprinde cel puin urmtoarele documente:
actele necesare angajrii, contractul individual de munc, actele adiionale i
celelalte acte referitoare la modificarea, suspendarea i ncetarea contractelor

individuale de munc, acte de studii/certificate de calificare, precum i orice alte

documente care certific legalitatea i corectitudinea completrii n registru.
(3) La solicitarea scris a salariatului sau a unui fost salariat angajatorul este
obligat s i elibereze acestuia:
a) copii ale documentelor existente n dosarul personal;
b) copii ale paginilor din registrul electronic care cuprind nscrierile referitoare la
persoana sa i/sau un document care s ateste activitatea desfurat de acesta,
durata activitii, salariul, vechimea n munc, n meserie i n specialitate, astfel
cum rezult din registrul general de eviden i din dosarul personal, n termen de
cel mult 15 zile de la data solicitrii.
(4) Documentele sunt eliberate n copie certificat de reprezentantul legal al
angajatorului sau de persoana mputernicit de angajator pentru conformitate cu
originalul.
(5) Registrul electronic i dosarele personale ale fiecrui salariat se vor pstra n
condiii care s asigure securitatea datelor, precum i pstrarea lor ndelungat i
corespunztoare, cu respectarea prevederilor Legii nr. 677/2001, cu modificrile i
completrile ulterioare. Angajatorul rspunde pentru asigurarea acestor condiii,
precum i pentru orice prejudiciu produs salariatului, sau oricrei alte persoane
fizice sau juridice, prin nclcarea acestor obligaii.
(6) n msura n care, din motive obiective, angajatorul se afl n imposibilitatea de
a elibera documentele prevzute la alin. (3), salariatul sau fostul salariat poate
solicita inspectoratului teritorial de munc din raza cruia angajatorul i
desfoar activitatea eliberarea unei adeverine din care s rezulte elementele
coninute n registru, astfel cum a fost ntocmit i transmis de ctre angajator.
Inspectoratul teritorial de munc n cauz elibereaz documentul, n baza
registrului electronic transmis de angajator, n termen de cel mult 15 zile de la data
solicitrii. Acest dosar cuprinde cel putin urmatoarele documente:

- actele necesare angajarii,

- contractul individual de munca,
- actele aditionale si celelalte acte referitoare la modificarea, suspendarea si
incetarea contractelor individuale de munca,
- acte de studii/certificate de calificare,
- orice alte documente care certifica legalitatea si corectitudinea completarii in
registru.
Avand in vedere prevederile legale si practicile de administrare de personal,
dosarul personal al salariatului trebuie sa contina:

Cerere de angajare

Curriculum vitae - model CV european;

Recomandare de la ultimul loc de munca (dupa caz: copie fisa de evaluare);

Copie decizia de incetare de la ultimul loc de munca;

Scrisoare de intentie;

Carte identitate sau buletin, original si copie;

Certificat de nastere original si copie;

Hotarare judecatoreasa de divort, definitiva si irevocabila;

Hotarare judecatoreasa de schimbare a numelui pe cale administrativa (daca

e cazul);

Carnet de munca sau adeverinte de vechime in munca;

Acte doveditoare de studii, calificari si specializari necesare ocuparii

postului original si copie;

Autorizatii specifice (ISCIR-sudori, EON- electricieni, instalatori gaz,

OCPI- cadastru etc.)

Dovada efectuarii stagiului si apartenenta la un Corp profesional (daca e

cazul);

Aviz pshihologic;

Certificat medical prin care se constata ca persoana este apta de a presta acea
munca - se va intocmi de medicul de medicina muncii si este obligatia
salariatului de a-l prezenta la angajare.

La angajarea in domeniile sanatate, alimentatie publica, educatie si in alte

domenii stabilite prin acte normative se pot solicita si teste medicale
specifice.

Cazier judiciar;

Nota de lichidare cu situatia debitelor (daca este cazul);

Repartitie de la A.J.O.F.M.;

Original si copii dupa actele de stare civila;

Declaratie ca au persoane in intretinere si ca sotul/sotia nu beneficiaza de

deducere;

Livretul militar (original si copie daca este cazul);

Acordul parintilor sau al reprezentantilor legali pentru persoanele care au

implinit varsta de 15 ani.

Permis de conducere + Atestatul (unde e cazul) si declaratia salariatului din

care sa rezulte ca nu a avut incidente majore in trafic sau nu face obiectul
unui dosar de ucidere din culpa;
In cele ce urmeaza realizam o prezentare a actelor necesare la angajare.

1. Buletinul de identitate sau cartea de identitate

OUG 97/2005 privind evidenta, domiciliul, resedinta si actele de identitate
ale cetatenilor romani, republicata in Monitorul Oficial nr. 719 din 12
octombrie 2011, constituie cadrul juridic care reglementeaza evidenta,

domiciliul, resedinta si actele de identitate ale cetatenilor romani.

Dupa caz, se vor depune, de asemenea, copii dupa certificatul de nastere si
certificatul de casatorie. Vor fi depuse acte doveditoare ale persoanelor aflate
in intretinere (daca este vorba despre functia de baza).
2. Avizul de angajare
In cazul in care persoana care urmeaza sa fie angajata este cetatean
strain, va trebui obtinut avizul de angajare. Care se elibereaza in conditiile
OG 25/2014 privind incadrarea in munca si detasarea strainilor pe teritoriul
Romaniei si pentru modificarea si completarea unor acte normative privind
regimul strainilor in Romania, publicata in Monitorul Oficial nr. 640 din 30
august 2014.
3. Adeverinta de la angajatorul precedent
Aceasta adeverinta este eliberata de catre angajatorul precedent pe
baza inregistrarilor facute in Registrul de evidenta a salariatilor. Refuzul
acestuia de a-i elibera salariatului (respectiv fostului salariat) copii ale
documentelor existente in dosarul personal sau ale paginilor din registrul
electronic constituie contraventie si se sanctioneaza cu amenda de la 300 la
1.000 lei, potrivit art. 260 alin. (1) lit. b) Codul muncii si art. 9 lit. h) din HG
500/2011 privind registrul general de evidenta a salariatilor, publicata in
Monitorul Oficial nr. 372 din 27 mai 2011. In functie de perioada lucrata,
distingem: dovada activitatii desfasurate pana la 1 ianuarie 2011 se face cu
carnetul de munca. In practica, pentru cazurile in care nu mai existau carnete
de munca (deoarece nu s-au mai tiparit) au fost acceptate si adeverinte de
vechime eliberate de angajatori si certificate de inspectoratul teritorial de
munca; adeverinta eliberata de catre angajator pentru activitatea prestata

dupa data de 1 ianuarie 2011. Potrivit art. 34 alin. (5) din Codul muncii,
aceasta va cuprinde:
a) activitatea desfasurata de catre salariat;
b) durata activitatii;
c) salariul;
d) vechimea in munca, in meserie si in specialitate.
4. Curriculum vitae
Dupa modelul comun european pentru Curriculum Vitae redactat potrivit HG
1.021/2004, publicata in Monitorul Oficial nr. 633 din 13 iulie 2004. Scopul
acestui model consta in sporirea transparentei si exactitatii informatiilor existente
pe piata fortei de munca si alinierea legislatiei romane la reglementarile comunitare
in domeniu. Modelul comun european de curriculum vitae cuprinde urmatoarele
categorii de informatii:
a) informatii cu caracter personal, limbi straine cunoscute, experienta profesionala
si studiile urmate;
b) alte aptitudini ale persoanei, in special aptitudini tehnice, organizatorice,
artistice si sociale;
c) informatii suplimentare care pot fi mentionate in CV sau intr-o anexa a acestuia.
In principiu, daca salariatul va prezinta documente false sau incorect redactate, din
care rezulta ca are anumite abilitati, indemanari, performante, studii sau experienta,
de care in realitate nu beneficiaza, veti putea anula ulterior contractul de munca
aratand ca, daca ati fi cunoscut adevarul, nu l-ati fi angajat.

5. Recomandari de la fostul loc de munca

Aceasta modalitate de verificare a candidatului este foarte utilizata si va deveni
din ce in ce mai necesara, de vreme ce nu se mai completeaza carnete de munca.
Candidatul nu va mai prezinta un carnet de munca, din care sa decurga clar toate
evenimentele si incidentele fostului angajament. De aceea, este bine sa ii
pretindeti, daca a mai lucrat, o recomandare de la fostul loc de munca sau, chiar
daca nu a mai lucrat, de la profesori ai unitatii de invatamant absolvite.
Fireste, aceste recomandari vor fi analizate prin corelare cu celelalte
modalitati de verificare a aptitudinilor profesionale. Uneori ele nu exprima
realitatea, iar alteori candidatul nici nu poate cere referinte de la angajatorul
anterior mai inainte de a fi sigur ca va fi angajat (atunci cand nu doreste sa-si
dezvaluie intentiile de a parasi firma). Referintele din partea institutiilor de
invatamant absolvite de catre candidati nu ofera nici ele o valabilitate ridicata:
studentii excelenti nu sunt in mod necesar la fel de buni angajati. Potrivit art. 29
alin. (4) din Codul muncii: angajatorul poate cere informatii in legatura cu
persoana care solicita angajarea de la fostii sai angajatori, dar numai cu privire la
functiile indeplinite si la durata angajarii si numai cu incunostintarea prealabila a
celui in cauza.

6. Acte de studii, certificate de calificare

Angajatorul va putea solicita diplome de studii liceale, postliceale,
universitare, postuniversitare, doctorat, scoli de arte si meserii etc.
Distingem aici intre ipoteza in care, prin lege, nu se poate ocupa un anumit post
decat daca salariatul a absolvit anumite cursuri si ipoteza in care nu exista o astfel
de obligatie legala, dar angajatorul solicita totusi ca ocupantul postului in discutie

sa fie absolventul anumitor cursuri. Exemplu: pentru ocuparea postului 211206

asistent meteorolog, nivelul de instruire prevazut in Clasificarea Ocupatiilor din
Romania este 4 (studii superioare). Este asadar interzisa angajarea pe acest post a
unei persoane care nu prezinta actele doveditoare de studii superioare.
Daca insa angajatorul solicita diplome atestand cunoasterea unei limbi straine,
independent de nivelul de studii prevazut in COR, angajarea este legala, dar
salariatul va putea fi concediat pentru necorespundere profesionala daca se va
dovedi ca, in fapt, nu cunoaste limba straina in discutie.

7. Avize, autorizatii, atestari

In functie de postul ocupat, se vor solicita avize, autorizatii, atestari necesare
pentru exercitarea meseriei sau profesiei. Retragerea ulterioara a acestor avize sau
atestari de catre autoritatile sau organismele competente va antrena incetarea de
drept a contractului individual de munca, potrivit art. 56 lit. g) din Codul muncii.
Daca aceste avize, autorizatii sau atestari sunt suspendate, salariatul are la
dispozitie 6 luni pentru a le reinnoi. In intervalul respectiv, si contractul de munca
este suspendat. La finele termenului de 6 luni, contractul de munca va inceta de
drept, daca avizele, atestatele sau autorizatiile in discutie nu au fost reinnoite.
Temeiul acestei incetari de drept il constituie art. 50 lit. h) din Codul muncii.

8. Certificatul medical
Examenul medical la angajarea in munca este obligatoriu. In lipsa acestuia,
contractul individual de munca este nul. Examenul medical stabileste aptitudinea in
munca pentru postul si locul de munca unde persoana urmeaza sa se angajeze,
avand totodata si rolul de a proteja salariatii firmei, prin eliminarea pericolului

imbolnavirii acestora. In cazul in care persoana ce urmeaza sa se angajeze nu

corespunde din punct de vedere medical postului, aceasta va fi consiliata in
alegerea altui loc de munca. Medicul de medicina a muncii va preciza ca locul de
munca sau meseria propusa nu sunt contraindicate din punct de vedere medical
viitorului angajat.

9. Cazierul judiciar
Pentru anumite posturi este necesara prezentarea cazierului judiciar, eliberat
potrivit Legii 290/2004 privind cazierul judiciar, republicata in Monitorul Oficial
nr. 777 din 13 noiembrie 2009. Exemplu: cazierul judiciar este necesar la angajarea
gestionarilor. Astfel, Legea 22/1969 privind angajarea gestionarilor, constituirea de
garantii si raspunderea in legatura cu gestionarea bunurilor agentilor economici,
autoritatilor sau institutiilor publice, cu modificarile si completarile ulterioare,
impune obligativitatea cazierului la angajarea acestei categorii de personal.
Cazierul judiciar se va elibera in formatul aprobat prin HG 345/2010 pentru
aprobarea modelelor formularelor-tip folosite in activitatea de cazier judiciar.
Mai mult, exista cazuri particulare in care sunt necesare documente
suplimentare. Astfel:
1. Angajat minor (16-18 ani) declaratie de la parinti in care este mentionat
acordul referitor la angajarea minorului;
2. Pensionat medical gradul 3 (cu drept de munca 4h) copie decizie asupra
capacitatii de munca;
3.. Pentru categoriile de salariati care folosesc masina de serviciu:

Copie carnet conducere si atestat profesional valabil pentru soferii

profesionisti;

Politica de utilizare a masinilor din companie;

4. Pentru categoriile de salariati care detin echipamente IT politica de securitate

IT a companiei;
Dosarul personal al angajatului reprezinta o obligatie a angajatorului, dar
este si un instrument eficient in gestionarea personalului. Astfel:
- ne ajuta la planificarea resurselor umane;
- ne ajuta la realizarea unor baze de date cu profilul angajatilor;
- sunt utile pentru realizarea diferitelor statistici si rapoarte necesare in
departamentul de resurse umane.