PO-RU-11 Acordarea Voucherelor de Vacanta

Entitatea publică: Procedura Formalizată Ediția: I
privind Nr. de ex.: 1

Acordarea voucherelor de vacanță Revizia: 0
Departamentul (Direcția): Nr. de ex.: -
Secretariat/ Pagina 1 din 24
Resurse Umane Cod: PO-RU-11 Exemplar nr.: 1
Entitatea publică:
Departamentul (Direcția): Secretariat/Resurse Umane
PROCEDURA FORMALIZATĂ
privind
Acordarea voucherelor de vacanță
COD: PO-RU-11
Document de referinţă:
OSGG 600/2018 cu modificările şi completările ulterioare
Ediția I
Revizia 0
1
1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea și aprobarea ediției sau, după caz, a reviziei în
cadrul ediției procedurii operaționale
Elemente
privind
Numele si prenumele Funcția Data Semnătura
responsabilii/
operațiunea
1 2 3 4 5
Responsabil
1.1. Elaborat 31.05.2018
Resurse Umane
Responsabil
1.2. Verificat 31.05.2018
SCIM
1.3. Aprobat Director 31.05.2018
2. Situația edițiilor și a reviziilor în cadrul edițiilor procedurii operaționale

Data de la care se aplică
Ediția sau, după caz, revizia Componenta
Modalitatea reviziei prevederile ediției sau
în cadrul ediției revizuită
reviziei ediției
1 2 3 4
2.1. Editia I/Revizia 0 Elaborare inițială -
3. Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediția sau, după caz, revizia din cadrul ediției
procedurii operaționale
Scopul Ex. Data
Compartiment Funcția Nume și prenume Semnătura
difuzării nr. primirii
1 2 3 4 5 6 7
Aplicare,
3.1. 1 -- Director 31.05.2018
Informare
Aplicare, Responsabil
3.2. 2 SCIM 31.05.2018
Informare SCIM
Aplicare,
Responsabil
3.3. Evidență, 3 Resurse Umane 31.05.2018
Rsurse Umane
Arhivare
3.4. Aplicare 4 Secretariat Secretar Sef 31.05.2018
3.5. Aplicare 5 Contabilitate Contabil sef 31.05.2018
3.6. Aplicare 6 Administrativ Administrator 31.05.2018
2
4. Scopul procedurii operaționale
4.1. Stabilește modul de realizare a activității, compartimentele și persoanele implicate

Procedura are rolul de a stabili modalitatea stabilire a beneficiarilor în drept, a necesarului de
credite și de acordare a voucherelor de vacanță
4.2. Dă asigurări cu privire la existența documentației adecvate derulării activității
4.3. Asigură continuitatea activității, inclusiv în condiții de fluctuație a personalului
4.4. Sprijină auditul și/sau alte organisme abilitate în acțiuni de auditare și/sau control, iar
pe manager, în luarea deciziei
4.5. Alte scopuri specifice procedurii operaționale
5. Domeniul de aplicare a procedurii operaționale
5.1. Precizarea (definirea) activității la care se referă procedura operațională:

Procedura operaţională se aplică în procesul de acordare a voucherelor de vacanță.
5.2. Delimitarea explicită a activității procedurate în cadrul portofoliului de activități

desfășurate de entitatea publică;
Activitatea este relevantă ca importanță, fiind procedurată distinct în cadrul instituției.
5.3. Listarea principalelor activități de care depinde și/sau care depind de activitatea
procedurată;
De activitate procedurată depinde acordarea corectă a voucherelor de vacanță.
5.4. Listarea compartimentelor furnizoare de date și/sau beneficiare de rezultate ale

activității procedurate;
Compartimentele resurse umane, secretariat și contabilitate sunt atât furnizori de date cât și
beneficiari ai rezultatelor activității procedurate.
5.5. Listarea compartimentelor implicate în procesul activității.

Prezenta procedură se aplică resurse umane, secretariat, contabilitate și conducerii instituției.
3
6. Documente de referință (reglementări) aplicabile activității procedurate
6.1. Reglementări internaționale

- Nu este cazul
-
6.2. Legislație primară
- OSGG nr.600/2018 – privind aprobarea Codului controlului intern managerial al entităților
publice
- Legea nr. 69/2010 a responsabilității fiscal-bugetare, cu modificările și completările ulterioare
- Legea nr. 227/2015 – Codul fiscal, cu modificările și completările ulterioare
- Legea bugetului de stat pentru anul 2018
- OUG nr. 8/2009 privind acordarea voucherelor de vacanță, cu modificările și completările
ulterioare
- OUG nr. 90/2017 privind unele mpsuri fiscal-bugetare, modificarea și completarea unor act
normative și prorogarea unor termene
- HG nr. 215/2009 pentru aprobarea Normelor metodologice privind acordarea voucherelor de
vacanță, cu modificările și completările ulterioare
- OMEN nr.3560/2018 privind stabilirea modalităţii de acordare a voucherelor de vacanţă
pentru unităţile/instituţiile de învăţământ de stat, Ministerul Educaţiei Naţionale şi alte unităţi
din subordinea/coordonarea acestuia
- OMEN nr.3751/2018 pentru modificarea OMEN nr.3560/2018
6.3. Legislație secundară

- Nu este cazul
6.4. Alte documente, inclusiv reglementări interne ale entității publice

- Programul de dezvoltare al SCIM
- Regulamentul de funcționare al CEAC
- Regulamentul de funcționare al Comisiei SCIM
- Regulamentul de organizare şi funcţionare al instituției
- Regulamentul Intern al Instituției
- Decizii/Dispoziţii ale Conducătorului Instituției
- Ordine, metodologii și precizări emise de M.E.N.;
- Alte acte normative
4
7. Definiții și abrevieri ale termenilor utilizați în procedura operațională
7.1. Definiții ale termenilor
Nr.
Termenul Definiția și/sau, dacă este cazul, actul care definește termenul
crt.
Procedura care descrie o activitate sau un proces care se
desfăşoară la nivelul tuturor directiilor/servicilor/compartimentelor din
1. Procedura de sistem cadrul instituției, numite şi „proceduri generale”.
Nu se consideră de sistem acele proceduri care presupun doar o
implicare limitată a direcţiilor de specialitate.
Prezentarea formalizată, în scris, a tuturor paşilor ce trebuie
urmaţi, a metodelor de lucru stabilite şi a regulilor de aplicat în vederea
2. Procedura formalizată realizării activităţii, cu privire la aspectul procesual. Mai sunt cunoscute
şi sub denumirile de „proceduri specifice”, „proceduri de proces”,
„proceduri formalizate” etc.
Dispoziţii, prevederi etc. scrise pe suport de hârtie sau magnetic
(diskete, CD-uri etc.), care reglementează modul de efectuare a unor
activităţi şi/ sau precizează cerinţe pentru acestea. Documentele pot fi
3. Document de provenienţă internă: ROF, fişele posturilor, Regulamente interne
privind desfasurarea activitatii dar şi externă: standarde, legi,
prescripţii, instrucţiuni şi orice alte documente cu caracter normativ,
tehnice sau legislaţie
Confirmarea scrisă, semnătura şi datarea acesteia, a autorităţii
4. Aprobare desemnate de a fi de acord cu aplicarea respectivului document în
organizaţie.
Confirmare prin examinare şi furnizare de dovezi obiective de
5. Verificare către autoritatea desemnată (verificator), a faptului că sunt satisfăcute
cerinţele specificate, inclusiv cerinţele SCIM.
Gestionarea/ controlul Multiplicarea, difuzarea, păstrarea, retragerea din uz şi arhivarea
6.
documentelor documentelor.
Forma inițială sau actualizată, după caz, a unei proceduri,
7. Ediție a unei proceduri
aprobată și difuzată
Acțiunile de modificare, adăugare, suprimare sau altele
Revizia în cadrul unei
8. asemenea, după caz, a uneia sau a mai multor componente ale unei
ediții
ediții a procedurii, acțiuni care au fost aprobate și difuzate
9. Sistem Ansamblu de elemente corelate sau în interacţiune
5
7.2. Abrevieri ale termenilor
Nr.
Abrevierea Termenul abreviat
crt.
1. P.S. Procedura de sistem
2. P.O. Procedura operațională
3. E Elaborare
4. V Verificare
5. A Aprobare
6. Ap. Aplicare
7. Ah. Arhivare
8. CS Compartiment de specialitate
9. SCIM Sistem de control intern/managerial
11. CEAC Comisia de evaluare și asigurare a calității
6
8. Descrierea procedurii
8.1. Generalități
Prezenta procedură a fost elaborată în scopul respectării prevederilor legale care reglementează
acordarea voucherelor de vacanță.
Instituțiile și autoritățile publice, astfel cum sunt definite la art.2 alin (1) pct.30 din Legea nr.500/2002
privind finanțele publice, cu modificările și completările ulterioare și la art.2 alin (1) pct.39 din Legea
nr.273/2006 privind finanțele publice locale, cu modificările și completările ulterioare, indiferent de
sistemul de finanțare și subordonare, inclusiv activitățile finanțate integral din venituri proprii, înființate pe
lângă instituțiile publice, acordă, în limita sumelor prevăzute în buget alocate cu această destinație,
pentru perioada 1 iulie 2017 – 30 noiembrie 2018, o singură indemnizație de vacanță sau o singură
primă de vacanță, după caz, sub formă de vouchere, în cuantum de 1.450 lei pentru un salariat.
Conducătorii unităților de învățământ, în calitate de ordonatori de credite, răspund de modul de acordare
a voucherelor de vacanță și au obligația de a utiliza creditele bugetare numai în limita prevedrilor și
destinațiilor aprobate, conform Legii nr.500/2002 privind finanțele publice, și a Legii nr.69/2010.
8.2. Documente utilizate

8.2.1. Lista și proveniența documentelor
- Documentele utilizate în elaborarea prezentei proceduri sunt cele enumerate la pct.6.
8.2.2. Conținutul și rolul documentelor
- Documentele utilizate în elaborarea prezentei proceduri au rolul de a reglementa modalitatea de
implementare a activității procedurate.
- Accesul, pentru fiecare Compartiment, la legislaţia aplicabilă, se face prin programul informatic la
care au acces salariaţii entității.
8.2.3. Circuitul documentelor
- Pentru asigurarea condiţiilor necesare cunoaşterii și aplicării de către salariaţii entității a prevederilor
legale care reglementează activitatea procedurată, compartimentul resurse umane va difuza
procedura conform pct. 3.
8.3. Resurse necesare

8.3.1. Resurse materiale
- Computer
- Imprimantă
- Copiator
- Consumabile (cerneală/toner)
- Hartie xerox
- Dosare
8.3.2. Resurse umane
- Conducerea Instituției
- Conducătorul compartimentului Secretariat Resurse Umane
- Conducătorul compartimentului financiar-contabil
- Adminsitratorul/persoana împuternicită
8.3.3. Resurse financiare
- Conform Bugetului aprobat al Instituției
8.4. Modul de lucru
8.4.1. Planificarea operațiunilor și acțiunilor activității

Operațiunile și acțiunile privind activitatea procedurată se vor derula de către toate persoanele
implicate, conform instrucțiunilor din prezenta procedură.
7
8.4.2. Derularea operațiunilor și acțiunilor activității
I. Stabilirea persoanelor care au dreptul la vouchere

Date de intrare (I) Date de Ieșire (E)
- Statul de funcții aprobat de ISJ - Lista nominală cu persoanele care au
- Statele lunare de personal aprobate de ISJ dreptul la vouchere de vacanță
- CIM (Anexa nr.5 la procedură)
- Acte adiționale - Lista nominală cu persoanele care nu
- Decizii de încadrare doresc să primească vouchere de vacanță
- Decizii de detașare (Anexa nr.6 la procedură)
- Pentru perioada 1 iulie 2017-30 noiembrie 2018 se acordă vouchere de vacanţă, în

cuantum de 1.450 lei/salariat, în limita sumelor prevăzute în buget alocate cu această
destinaţie, indiferent de durata contractului individual de muncă/raportului de serviciu
şi/sau timpul de muncă
- Beneficiază de acordarea voucherelor de vacanţă personalul încadrat în instituţie care a
desfăşurat activitate în intervalul 1 iulie 2017-30 noiembrie 2018, indiferent de durata
acesteia, inclusiv personalul pensionat/detaşat sau aflat în situaţiile prevăzute la art.
145 alin. (4) din Legea nr.53/2003-Codul muncii, republicată, cu modificările şi completările
ulterioare.
- În cazul salariatului al cărui contract individual de muncă/raport de serviciu, la data
acordării voucherelor de vacanţă, este suspendat sau a încetat, acesta poate beneficia de
vouchere de vacanţă numai dacă în termen de maximum 30 de zile de la intrarea în vigoare
a OMEN 3751/2018 (cel târziu până la data de 27.06.2018 inclusiv), depune la unitate o
cerere în acest sens, precum şi dovada achitării impozitului aferent prin virament bancar
în contul unităţii/instituţiei. Modelul cererii este prezentat în Anexa nr.1 la procedură
- În cazul încadrării în sistem de cumul/plata cu ora, voucherele de vacanţă sunt acordate
de către angajatorii unde beneficiarii în cauză îşi au funcţia de bază, potrivit legii.
- În cazul salariaţilor din cadrul unităţii, care în intervalul intervalul 1 iulie 2017-30 noiembrie
2018 au desfăşurat activitate la mai mulţi angajatori, se acordă o singură indemnizaţie de
vacanţă, sub formă de vouchere, în cuantum de 1.450 lei pentru un salariat, de către
angajatorul unde beneficiarul în cauză îşi are funcţia de bază, potrivit legii.
- În cazul în care nu se poate stabili funcţia de bază, beneficiarul indemnizaţiei de vacanţă
alege în scris unitatea care îi acordă voucherele de vacanţă, având obligaţia de a
transmite, în termen de maximum 10 zile lucrătoare, şi către ceilalţi angajatori opţiunea
realizată. Modelul cererii este prezentat în Anexa nr.2 la procedură
- Personalul angajat cu mai mult de o normă beneficiază de vouchere de vacanţă în
cuantum de 1.450 lei.
- Personalul care ulterior datei de 1 iulie 2017 a beneficiat de vouchere de vacanţă cu
valoarea integrală nu mai beneficiază de vouchere de vacanţă. În situaţia în care nu s-au
acordat vouchere în valoare totală de 1.450 lei, personalul în cauză primeşte diferenţa
cuvenită, la cererea scrisă a acestuia, în termen de 30 de zile de la intrarea în vigoare a
OMEN 3751/2018 (cel târziu până la data de 27.06.2018 inclusiv). Modelul cererii este
prezentat în Anexa nr.3 la procedură
- Beneficiarii care nu doresc să primească vouchere de vacanţă depun o solicitare scrisă în
acest sens la secretariatul unității, în termen de 15 zile de la data publicării OMEN
3751/2018 (cel târziu până la data de 12.06.2018 inclusiv). Modelul cererii este prezentat în
Anexa nr.4 la procedură
8
II. Stabilirea necesarului de credite bugetare

Date de intrare (I) Date de Ieșire (E)
- Lista nominală cu persoanele care au dreptul - Necesarul de credite bugetare pentru
la vouchere de vacanță articolul 10.02.06
(Anexa nr.5 la procedură) - Bugetul aprobat
- Lista nominală cu persoanele care nu doresc
să primească vouchere de vacanță
- (Anexa nr.6 la procedură)
- Compartimentul Secretariat transmite compartimentului financiar – contabil:

o Lista nominală cu persoanele care au dreptul la vouchere de vacanță (Anexa nr.5 la
procedură)
o Lista nominală cu persoanele care nu doresc să primească vouchere de vacanță (Anexa nr.6
la procedură)
- În baza celor două liste, compartimentul financiar-contabil întocmește necesarul de
credite bugetare pentru vouchere de vacanță la art.bug.10.02.06, îl supune aprobării
ordonatorului de credite și îl transmite către ISJ în formatul și la termenul stabilit
- La primirea bugetului aprobat de către ISJ, compartimentul financiar-contabil îl va
transmite și valida în Sistemul Național de Raportare ForExeBug
III. Cererile lunare pentru deschiderea de credite

- Cererea lunară pentru deschiderea de credite se întocmește de către compartimentul financiar-
contabil și se transmite către ISJ lunar, până în data de 15 ale lunii în curs pentru luna următoare,
sau, în situații speciale, conform instrucțiunilor comunicate de ISJ
- Cererea lunară pentru deschiderea de credite se semenează de conducătorul instituției și
conducătorul compartimentului financiar-contabil
IV. Achiziționarea voucherelor de vacanță

- Unitatea stabilește de comun acord cu organizațiile sindicale legal constituite și
reprezentative la nivelul unității și/sau cu reprezentanții beneficiarilor, furnizorul cu care
va fi contractată achiziționarea voucherelor, precum și suportul acestora, respectiv suport
hârtie și/sau electronic
- Cu această ocazie va fi întocmit un proces verbal al ședinței care va fi consemnat în
Registrul de procese verbale al Consiliului Profesoral, conform Anexei nr.7
- Ordonatorul de credite răspunde de modul de acordare a voucherelor de vacanţă şi are obligaţia
de a angaja şi de a utiliza creditele bugetare numai în limita prevederilor şi destinaţiilor aprobate,
cu respectarea dispoziţiilor Legii nr.500/2002 privind finanţele publice, cu modificările şi
completările ulterioare
- Ordonatorul de credite are obligaţia de a demara procedura de achiziţie a voucherelor de vacanţă
din momentul în care creditele bugetare cu această destinaţie sunt cuprinse în bugetul unităţii
- În vederea stabilirii valorii estimate a contractului de achiziţie a voucherelor de vacanţă, se iau în
considerare numai costurile necesare serviciilor de emitere şi transport ale voucherelor de
vacanţă, fără a fi luată în calcul şi valoarea nominală a acestora
- Unitatea se încadrează în prevederile art.7 alin (5) din Legea nr.98/2016, care
reglementează achiziția directă: ”Autoritatea contractantă are dreptul de a achiziționa
direct produse sau servicii în cazul în care valoarea estimată a achiziției, fără TVA este mai
mică decât 132.519 lei”
- Potrivit clasificaţiei economice a cheltuielilor bugetare, valoarea nominală a voucherelor de
vacanţă se suportă de la art.bug.10.02.06, iar costurile necesare serviciilor de emitere şi
transport ale voucherelor de vacanţă se suportă de la art.bug.20.30.30
9
V. Acordarea voucherelor de vacanță

- Unitatea va analiza CIM și, dacă este necesar, va încheia acte adiționale și/sau decizii cu privire
la acordarea voucherelor de vacanță, periodicitatea acordării și valoarea cuvenită
- Voucherele de vacanță vor fi eliberate beneficiarilor sub semnătură, fiind consemnate în evidența
specifică
- În cazul utilizării suportului electronic, unitatea are obligația de a înștiința beneficiarii cu privire la
data alimentării și valoarea voucherelor transferate pe suportul electronic
- Unitatea va informa beneficiarii de vouchere de vacanță cu privire la obligațiile ce le revin
conform Cap.III – Beneficiari din Normele metodologice aprobate prin HG nr.215/2009 cu
modificările și completările ulterioare și ale OMEN 3751/2018; beneficiarii vor lua la cunoștință
sub semnătură pe procesul verbal întocmit conform Anexei nr.8
VI. Impozitarea voucherelor de vacanță

- Sumele reprezentând vouchere de vacanță nu intră în baza de calcul a contribuțiilor de
asigurări sociale și asigurări sociale de sănătate
- Suma acordată cu titlu de vouchere de vacanță este supusă impozitării cu procentul de 10%
în luna în care acestea au fost acordate
- Pentru beneficiarii care la data acordării sunt salariați ai unității, suma va fi înscrisă în EDUSAL în
rubrica cu această destinație, în luna în care aceasta se acordă
- Beneficiarii care la data acordării nu mai sunt salariați ai unității achită impozitul în contul unității
și prezintă dovada achitării acestuia la momentul depunerii cererii pentru vouchere, iar unitatea
virează impozitul la bugetul statului la termenul legal stabilit, în funcție de luna în care se acordă
voucherele
- În situaţia în care se restituie voucherul/contravaloarea acestuia, persoana beneficiază de
recalcularea impozitului în luna următoare restituirii
VII. Restituirea voucherelor/sumelor neutilizate sau necuvenite

- La sfârșitul perioadei de valabilitate, la data stabilită de angajator sau la data încetării raporturilor
de de muncă, după caz, beneficiarul are obligația să restituie angajatorului voucherele de
vacanță neutilizate/necuvenite pe suport hârtie sau contravaloarea acordată pentru anul în curs
pentru cele pe suport electronic, în termen de 30 de zile de la producerea cauzei
- În cazul voucherelor alimentate pe suport electronic și neutilizate în perioada de valabilitate,
unitatea emitentă restituie unității de învățământ valoarea nominală.
- Perioada de valabilitate este de 1 an de la data emiterii.
VIII. Evidența cantitativ-valorică și contabilă a vocherelor de vacanță

- Unitatea, prin compartimentul financiar-contabil, este obligată conform art.10 din Normele
metodologice aprobate prin HG nr. 215/2009 modificată şi completata, să organizeze o evidență
proprie potrivit formularelor prevăzute ca model în anexele nr.1, 3 și 5 din respectivele norme.
- Conducătorul unității va emite o decizie (Anexa nr.9) prin care va nominaliza persoana
responsabilă cu gestionarea voucherelor pe suport hârtie (administratorul sau secretarul unității)
- Voucherele de vacanță sunt formulare cu regim special, înregistrarea în contabilitate a
operațiunilor privind achiziționarea și utilizarea voucherelor de vacanță fiind realizată cu
respectarea legii contabilității nr. 82/1991 republicată, și a reglementărilor contabile aplicabile.
- Evidența mișcării voucherelor de vacanță pe suport hârtie se ține la valoarea nominală imprimată
pe acestea
10
IX. Prelucrarea datelor cu caracter personal

- Unitatea realizează prelucrarea datelor cu caracter personal în conformitate cu prevederile
Regulamentului (UE) 2016/679 privind protecţia persoanelor fizice în ceea ce priveşte
prelucrarea datelor cu caracter personal şi privind libera circulaţie a acestor date (Regulamentul
general privind protecţia datelor) și a Directivei (UE) 2016/680 referitoare la protecţia datelor
personale în cadrul activităţilor specifice desfăşurate de autorităţile de aplicare a legii.
8.4.3. Valorificarea rezultatelor activității

Rezultatele activității vor fi valorificate de către toate comisiile și compartimentele din Instituție.
11
9. Responsabilități și răspunderi în derularea activității
9.1. Conducătorul instituției

- Aprobă procedura
- Asigură implementarea și menținerea procedurii
- Respectă procedura
- Răspunde de modul de acordare a voucherelor de vacanţă
- Aproba Lista nominală cu persoanele care au dreptul la vouchere de vacanță
- Aproba propunerea de buget
- Aproba cererea de credite
- Emite decizia de nominalizare a persoanei responsabile cu gestionarea voucherelor pe suport
hârtie
9.2. Consiliul Profesoral

- Stabilește de comun acord cu organizațiile sindicale legal constituite și reprezentative la nivelul
unității, furnizorul cu care va fi contractată achiziționarea voucherelor, precum și suportul
acestora, respectiv suport hârtie și/sau electronic
9.3. Conducătorul compartimentului Secretariat/Resurse Umane

- Intocmește Lista nominală cu persoanele care au dreptul la vouchere de vacanță (Anexa nr.5 la
procedură)
- Intocmeste Lista nominală cu persoanele care nu doresc să primească vouchere de vacanță
(Anexa nr.6 la procedură)
- Comunica tuturor beneficiarilor termenele până la care pot prezenta cererile privind voucherele
- Inregistreaza, gestionează și arhivează cererile primite de la beneficiari
- Comunică compartimentului financiar-contabil lista finală cu persoanle beneficiare
- Întocmește, dacă este necesar, acte adiționale și/sau decizii cu privire la acordarea voucherelor
de vacanță, periodicitatea acordării și valoarea cuvenită
9.4. Administratorul/persoana împuternicită

- Inițiază procedura de achiziție a voucherelor
- Finalizează procedura de achiziție și întocmește contractul
- Primește și eliberează voucherele pe suport hârtie în conformitate cu dispozițiile prezentei
proceduri și cu reglementările contabile aplicabile
- Întocmește toate documentele de strictă justificare referitoare la mișcarea voucherelor, prevăzute
de legislația aplicabilă
9.5. Conducătorul compartimentului financiar-contabil

- Întocmește și înaintează către ISJ propunerea de buget
- Transmite bugetul aprobat in Sistemul Național de Raportare ForExeBug
- Întocmește și înaintează către ISJ cererea lunară de credite pentru vouchere
- Efectuează, pe bază de documente justificative complete, plata valorii nominale a voucherelor de
vacanţă și a costurilor aferente serviciilor de emitere şi transport ale acestora
- Înregistrează în contabilitate mișcarea voucherelor, în conformitate cu reglementările aplicabile
12
10. Anexe, înregistrări, arhivări

- Toate documentele şi dovezile pe baza cărora se realizează activitatea procedurată se află în
dosarele de secretariat.
- Analiza şi revizuirea procedurii se face anual, sau ori de câte ori apar modificări ale
reglementărilor legale cu caracter general şi intern pe baza cărora se desfăşoară
activitatea/activităţile care face/fac obiectul acestei proceduri.
Anexe:
Anexa nr.1: Cerere pentru acordarea voucherelor de vacanță beneficiarului al cărui contract de muncă/
raport de serviciu este suspendat sau a încetat
Anexa nr.2: Cerere privind alegerea în scris a unității care acordă voucherele de vacanță de către
beneficiarul căruia nu i se poate stabili funcția de bază
Anexa nr.3: Cerere pentru acordarea difereței cuvenite beneficiarului care a beneficiat de vouchere
de vacanță ulterior datei de 01.07.2017
Anexa nr.4: Cerere pentru renunțarea la dreptul de a primi vouchere de vacanță
Anexa nr.5: Lista nominală cu persoanele care au dreptul la vouchere de vacanță
Anexa nr.6: Lista nominală cu persoanele care nu doresc să primească vouchere de vacanță
Anexa nr.7: Proces Verbal al ședinței Consiliului profesoral privind stabililirea furnizorului de vouchere
de vacanță și suportul acestora
Anexa nr.8: Proces Verbal al ședinței de informare cu privire la obligațiile ce le revin beneficiarilor
de vouchere de vacanță
Anexa nr.9: Decizie privind nominalizarea persoanei responsabile cu gestionarea voucherelor
pe suport hartie
13
11. Cuprins
PROCEDURA OPERAȚIONALĂ ..............................................................................................................1

1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea și aprobarea ediției sau, după caz, a reviziei în cadrul
ediției procedurii operaționale ...................................................................................................................2
2. Situația edițiilor și a reviziilor în cadrul edițiilor procedurii operaționale .................................................2
3. Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediția sau, după caz, revizia din cadrul ediției
procedurii operaționale .............................................................................................................................2
4. Scopul procedurii operaționale .............................................................................................................3
5. Domeniul de aplicare a procedurii operaționale ....................................................................................3
6. Documente de referință (reglementări) aplicabile activității procedurate ...............................................4
7. Definiții și abrevieri ale termenilor utilizați în procedura operațională ....................................................5
8. Descrierea procedurii ...........................................................................................................................7
9. Responsabilități și răspunderi în derularea activității...........................................................................12
10. Anexe, înregistrări, arhivări ...............................................................................................................13
11. Cuprins ........................................................................................................................................14
14
ANEXA Nr. 1
APROB,
DIRECTOR
Cerere
pentru acordarea voucherelor de vacanță
beneficiarului al cărui contract de muncă/raport de serviciu este suspendat sau a încetat
Conducerii unității de învățământ: __________________________________________________
Subsemnatul/a __________________________________________ CNP__________________,

salariat al unității dumneavoastră în perioada de la __________________ până la _________________,
în conformitate cu prevederile art.1 alin (4) din OMEN 3560/2018 modificat și completat de OMEN
3751/2018, prin prezenta vă rog să-mi aprobați acordarea voucherelor de vacanță în cuantum de 1.450
lei, la care am dreptul conform prevederilor legale mai sus menționate.
Anexez prezentei cereri, în xerocopie, dovada achitării impozitului aferent, în cuantum de 145 lei,
în contul unităţii.
Vă mulțumesc !
Data:_________________________ Semnătura _____________________
Compartimentul Secretariat/Resurse Umane:

”Cerere înregistrată sub nr.______________ din ____________________”
”Confirmăm că solicitantul a fost salariatul unității noastre în perioada menționată în cerere”
Data:_________________________ Semnătura _____________________
15
ANEXA Nr. 2
APROB,
DIRECTOR
Cerere
privind alegerea în scris a unității care acordă voucherele de vacanță
de către beneficiarul căruia nu i se poate stabili funcția de bază

Spre știință: Unităților de învățământ la care am fost salariat în perioada menționată
salariat al unităților dumneavoastră, în conformitate cu prevederile art.2 alin (2) din OMEN 3560/2018
modificat și completat de OMEN 3751/2018, prin prezenta vă aduc la cunoștință că am ales unitatea
dumneavoastră, respectiv Denumirea unității de învățământ pentru acordarea voucherelor de vacanță în
cuantum de 1.450 lei, la care am dreptul conform prevederilor legale mai sus menționate.
Mă oblig ca în termen de maximum 10 zile lucrătoare să transmit această decizie tuturor celorlalți
angajatori la care am fost salariat în perioada menționată.
Vă mulțumesc !
Data:_________________________ Semnătura _____________________

Data:_________________________ Semnătura _____________________
16
ANEXA Nr. 3
APROB,
DIRECTOR
Cerere
pentru acordarea pentru acordarea difereței cuvenite beneficiarului
care a beneficiat de vouchere de vacanță ulterior datei de 01.07.2017

3751/2018, prin prezenta vă aduc la cunoștință că am beneficiat de vouchere de vacanță ulterior datei
de 01.07.2017 în cuantum total de _________ lei și vă rog să-mi aprobați acordarea diferenței cuvenite
până la cuantumul de 1.450 lei, la care am dreptul conform prevederilor legale mai sus menționate.
Vă mulțumesc !
Data:_________________________ Semnătura _____________________

”Confirmăm că solicitantul a fost/este salariatul unității noastre în perioada menționată în cerere”
Data:_________________________ Semnătura _____________________
17
ANEXA Nr. 4
APROB,
DIRECTOR
Cerere
pentru renunțarea la dreptul de a primi vouchere de vacanță

3751/2018, prin prezenta vă aduc la cunoștință că nu doresc să primesc voucherele de vacanță la care
am dreptul conform prevederilor legale mai sus menționate .
Vă mulțumesc !
Data:_________________________ Semnătura _____________________

Data:_________________________ Semnătura _____________________
18
ANEXA Nr. 5
APROB,
DIRECTOR
Lista Nominală
cu persoanele care au dreptul la vouchere de vacanță
Valoare
Valoare
Nr. unitară/ Număr
Nume Prenume CNP nominală
crt. voucher vouchere
(lei)
(lei)
1.450 50 29
1.450 50 29
TOTAL:
CONTABIL ȘEF, SECRETAR ȘEF,
19
ANEXA Nr. 6
APROB,
DIRECTOR
Lista Nominală
cu persoanele care nu doresc să primească vouchere de vacanță
Nr. Solicitare:
Nume Prenume CNP
crt. Număr Data
CONTABIL ȘEF, SECRETAR ȘEF,
20
ANEXA Nr. 7
Proces Verbal
Nr.________ din___________
al ședinței Consiliului profesoral
privind stabililirea furnizorului de vouchere de vacanță și suportul acestora
Consiliul profesoral a fost convocat în ședință azi, cu participarea reprezentaților organizațiilor sindicale,
având următoarele puncte pe ordinea de zi:
1. Stabilirea unității emitente de la care vor fi achiziționate voucherele de vacanță
2. Stabilirea suportului voucherelor de vacanță, respective, support hârtie sau electronic.
În urma analizării ofertelor existente pe piață, Consiliul profesoral, de comun acord cu reprezentații
organizațiilor sindicale au stabilit următoarele:
1. Voucherele de vacanță vor fi achiziționate pe suport hârtie de la SC ……………….. SRL.
2. Conducerea unității va pune în aplicare decizia Consiliului Profesoral.
Drept pentru care a fost încheiat prezentul proces-verbal azi…………………..
Semnăturile participanților:
Nume și prenume Semnătura
21
ANEXA Nr. 8
Proces Verbal
Nr.________ din___________
al ședinței de informare cu privire la obligațiile ce le revin beneficiarilor de vouchere de vacanță
Obiectul ședinței a fost informarea cu privire la obligațiile ce le revin beneficiarilor de vouchere de

vacanță, în conformitate cu HG nr 215/2009, cu modificările și completările ulterioare, respectiv:
Art. 12. - (1) Beneficiarii care au primit vouchere de vacanţă nominale sunt singurele persoane
îndreptăţite să utilizeze voucherele de vacanţă în perioada menţionată pe acestea şi în exclusivitate
pentru achitarea pachetului de servicii turistice contractat.
(4) În cazul salariaţilor din instituţiile şi autorităţile publice, prevăzute de art. 1 alin. (2) din ordonanţa de
urgenţă, care au mai mulţi angajatori, se acordă o singură indemnizaţie de vacanţă, sub formă de
vouchere, în cuantum de 1.450 lei pentru un salariat, de către angajatorul unde beneficiarii în cauză îşi
au funcţia de bază, potrivit legii. În cazul în care nu se poate stabili funcţia de bază, beneficiarul
indemnizaţiei de vacanţă alege, în scris, unitatea care îi va acorda voucherele de vacanţă, având
obligaţia de a transmite, în termen de maximum 10 zile lucrătoare, şi către ceilalţi angajatori opţiunea
realizată.
(5) Beneficiarii au dreptul să îşi aleagă unitatea afiliată pentru achiziţionarea serviciilor turistice.
Art. 13. - Se interzice beneficiarului:
a) utilizarea voucherelor de vacanţă pentru achiziţionarea altor servicii decât cele prevăzute la art. 23;
b) primirea unui rest de bani la voucherul de vacanţă, în cazul în care suma corespunzătoare solicitată
este mai mică decât valoarea nominală a voucherului de vacanţă;
c) comercializarea voucherelor de vacanţă în schimbul unor sume de bani şi/sau al altor bunuri şi/sau
servicii.
Art. 14. - Beneficiarul poate utiliza voucherele de vacanţă pe baza actului de identitate numai pentru
achiziţionarea de servicii turistice de la unităţile afiliate.
Art. 141. - (1) La sfârşitul perioadei de valabilitate, la data stabilită de angajator sau la data încetării
raporturilor de muncă, beneficiarul are obligaţia să restituie angajatorului voucherele de vacanţă pe
suport hârtie acordate pentru anul în curs şi neutilizate ori necuvenite, potrivit prevederilor legale.
(21) În cazul instituţiilor publice, restituirea contravalorii voucherelor de vacanţă pe suport hârtie
prevăzute la alin. (1) sau a sumelor prevăzute la alin. (2) se face cu respectarea dispoziţiilor art. 8 din
Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 37/2008 privind reglementarea unor măsuri financiare în
domeniul bugetar, aprobată cu modificări prin Legea nr. 275/2008, cu modificările şi completările
ulterioare.
(3) La sfârşitul perioadei de valabilitate a suportului electronic pe care au fost alimentate voucherele de
vacanţă sau la data încetării raporturilor de muncă, beneficiarul are obligaţia de a restitui angajatorului
suportul electronic, iar acesta, la rândul lui, va restitui suportul electronic unităţii emitente.
(4) Utilizarea de către beneficiar de vouchere de vacanţă pe suport hârtie sau pe suport electronic
necuvenite îl va obliga pe acesta la plata contravalorii voucherelor către angajator.
Art. 23. - (1) Pachetul de servicii turistice care poate fi achiziţionat pe baza voucherelor de vacanţă
poate cuprinde servicii de cazare, alimentaţie publică, transport, tratament balnear, agrement.
(2) Conţinutul minim al pachetului de servicii turistice conţine în mod obligatoriu servicii de cazare.
22
Am luat la cunoștință:
Nume și prenume Semnătura
23
ANEXA Nr. 9
Decizie
Nr.________ din___________
privind nominalizarea persoanei responsabile cu gestionarea voucherelor pe suport hartie
Directorul unității de învățământ, prof.___________________________________________________,

numit prin Decizia ISJ nr.___________ din________________
- În temeiul art.25(3) din Normele metodologice privind acordarea voucherelor de vacanță aprobate
prin HG nr.215/2009 cu modificările și completările ulterioare;
- în temeiul prevederilor art.95 din Legea educației naționale nr.1/2011, cu modificările și completările
ulterioare;
- văzând Procedura Formalizată privind acordarea voucherelor de vacanță în cadrul instituției
- În temeiul Regulamentului cadru de organizare și funcționare a unităților de învățământ
preuniversitar aprobat prin OMEN nr.5079/2016, cu modificările și completările ulterioare,
DECIDE:
Art.1. Se numește persoană împuternicită cu gestionarea voucherelor de vacanță acordate de unitatea
de învățământ domnul/doamna ____________________
Art.2. Persoana nominalizată are următoarel atribuții:
- gestionează voucherele de vacanță, prin:
o primirea de la unitatea emitentă, pe baza de NRCD și Proces verbal
o predarea către beneficiari pe bază de tabel nominal și semnătură de primire
o primirea de la beneficiari a voucherelor neutilizate/necuvenite
- întocmește Anexele 1,3,5 pentru voucherele pe suport hârtie, respectiv 2,4, 6 pentru voucherele
pe suport electronic, la HG nr.215/2009 cu modificările și completările ulterioare
- Întocmește Fișa de magazine a formularelor cu regim special
- Predă compartimentului financiar – contabil documentele justificative întocmite, în scopul
înregistrării acestora în contabilitate
Art.3. Fișa Postului persoanei împuternicite la Art.1 va fi completată cu atribuțiile menționate la Art.2.
Art.4. Compartimentul Secretariat va aduce prezenta decizie la cunoștința persoanei nominalizate și
compartimentului financiar-contabil.
Director,
24

PO-RU-11 Acordarea Voucherelor de Vacanta

Încărcat de

Informații document

Drepturi de autor

Formate disponibile

Partajați acest document

Partajați sau inserați document

Opțiuni de partajare

Vi se pare util acest document?

Este necorespunzător acest conținut?

Drepturi de autor:

Formate disponibile

PO-RU-11 Acordarea Voucherelor de Vacanta

Încărcat de

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Entitatea publică: Procedura Formalizată Ediția: I

privind Nr. de ex.: 1

2. Situația edițiilor și a reviziilor în cadrul edițiilor procedurii operaționale

4. Scopul procedurii operaționale

4.1. Stabilește modul de realizare a activității, compartimentele și persoanele implicate

4.2. Dă asigurări cu privire la existența documentației adecvate derulării activității

4.3. Asigură continuitatea activității, inclusiv în condiții de fluctuație a personalului

4.5. Alte scopuri specifice procedurii operaționale

5. Domeniul de aplicare a procedurii operaționale

5.1. Precizarea (definirea) activității la care se referă procedura operațională:

5.2. Delimitarea explicită a activității procedurate în cadrul portofoliului de activități

5.4. Listarea compartimentelor furnizoare de date și/sau beneficiare de rezultate ale

5.5. Listarea compartimentelor implicate în procesul activității.

6. Documente de referință (reglementări) aplicabile activității procedurate

6.1. Reglementări internaționale

6.3. Legislație secundară

6.4. Alte documente, inclusiv reglementări interne ale entității publice

7. Definiții și abrevieri ale termenilor utilizați în procedura operațională

7.1. Definiții ale termenilor

7.2. Abrevieri ale termenilor

8.2. Documente utilizate

8.3. Resurse necesare

8.4. Modul de lucru

8.4.1. Planificarea operațiunilor și acțiunilor activității

8.4.2. Derularea operațiunilor și acțiunilor activității

I. Stabilirea persoanelor care au dreptul la vouchere

- Pentru perioada 1 iulie 2017-30 noiembrie 2018 se acordă vouchere de vacanţă, în

II. Stabilirea necesarului de credite bugetare

- Compartimentul Secretariat transmite compartimentului financiar – contabil:

III. Cererile lunare pentru deschiderea de credite

IV. Achiziționarea voucherelor de vacanță

V. Acordarea voucherelor de vacanță

VI. Impozitarea voucherelor de vacanță

VII. Restituirea voucherelor/sumelor neutilizate sau necuvenite

VIII. Evidența cantitativ-valorică și contabilă a vocherelor de vacanță

IX. Prelucrarea datelor cu caracter personal

8.4.3. Valorificarea rezultatelor activității

9. Responsabilități și răspunderi în derularea activității

9.1. Conducătorul instituției

9.2. Consiliul Profesoral

9.3. Conducătorul compartimentului Secretariat/Resurse Umane

9.4. Administratorul/persoana împuternicită

9.5. Conducătorul compartimentului financiar-contabil

10. Anexe, înregistrări, arhivări

PROCEDURA OPERAȚIONALĂ ..............................................................................................................1

Conducerii unității de învățământ: __________________________________________________

Subsemnatul/a __________________________________________ CNP__________________,

Data:_________________________ Semnătura _____________________

Compartimentul Secretariat/Resurse Umane:

Data:_________________________ Semnătura _____________________

Conducerii unității de învățământ: __________________________________________________

Data:_________________________ Semnătura _____________________

Compartimentul Secretariat/Resurse Umane:

Data:_________________________ Semnătura _____________________

Conducerii unității de învățământ: __________________________________________________

Subsemnatul/a __________________________________________ CNP__________________,

Data:_________________________ Semnătura _____________________

Compartimentul Secretariat/Resurse Umane:

Data:_________________________ Semnătura _____________________

Conducerii unității de învățământ: __________________________________________________

Subsemnatul/a __________________________________________ CNP__________________,

Data:_________________________ Semnătura _____________________

Compartimentul Secretariat/Resurse Umane:

Data:_________________________ Semnătura _____________________

Subsemnatul/a ________________________ CNP,

Data:_____ Semnătura _

Data:_____ Semnătura _

Data:_____ Semnătura _

Data:_____ Semnătura _

Subsemnatul/a ________________________ CNP,

Data:_____ Semnătura _

Data:_____ Semnătura _

Subsemnatul/a ________________________ CNP,

Data:_____ Semnătura _

Data:_____ Semnătura _