Asistent Manager

I. Identificarea postului

1. Numele şi prenumele titularului: ..............

2. Denumirea postului: Asistent Manager (Asistent Director de Vânzări)

[Dacă în organigrama dvs. denumirea postului diferă de cea din COR, va trebui să
menţionaţi în fişă şi denumirea din COR.]

3. Poziţia în COR / Cod: 334303

[În cazul în care denumirea postului din firma dvs. nu se regăseşte în COR, va trebui
să treceţi codul din COR pentru denumirea cea mai apropiată din punct de vedere al
sarcinilor şi responsabilităţilor.]

4. Departamentul / locaţia: Management

[Repartizarea se va face conform mărimii, specificului şi organigramei firmei.]

5. Nivelul postului:
a. Conducere / coordonare: Low
b. Execuţie: Nu este cazul

6. Relaţiile:
a. Ierarhice (control, îndrumare, posturi supervizate):
 se subordonează se subordoneaza: Directorului General
 are în subordine: Nu este cazul
b. Funcţionale (colaborare, pe orizontală): Colaborează cu personalul de executie al
firmei
c. Reprezentare (colaborare, consultanţă): Nu este cazul
[Pentru punctele a, b şi c se va ţine cont de mărimea, specificul şi organigrama
firmei.]

II. Descrierea postului

1. Scopul general al postului

Titularul postului are rolul de a asigura conducerii firmei asistenţă managerială [În funcţie
de mărimea, specificul şi organigrama firmei scopul poate diferi. Scopul postului se
va regăsi detaliat în obiectul contractului definit în CIM semnat de părţi.]

2. Obiectivele postului
 Urmarirea agendei directorului general;
 Asistarea directorul general la sedinte de lucru si intalniri de afaceri;
 Asigura redactarea documentelor/corespondentei de protocol;
 Gestioneaza documentele de interes general al firmei;
 Asista directorul general si directorii de departamente in implementarea si
dezvoltarea de noi proiecte.

[În funcţie de mărimea, specificul şi organigrama firmei obiectivele pot diferi.]

3. Descrierea sarcinilor / atribuţiilor / activităţilor postului

1
a. Urmăreşte agenda Directorului General
 Stabileşte împreună cu Directorul General programul zilnic al activităţilor care îi revin
 Notează programările întâlnirilor Directorului General şi urmăreşte respectarea acestora
 Asigură reprogramarea în caz de nevoie
 Comunică celor implicaţi schimbările intervenite

b. Asistă Directorul General la şedinţe de lucru şi întâlniri de afaceri

 Participă la şedinţele de lucru prezidate de Directorul General
 Redactează ordinea de zi şi procesul-verbal
 Participă şi asigură traducerea în cadrul întâlnirilor de afaceri cu clienţii străini
 Convoacă participanţii la şedinţele firmei
 Păstrează legătura permanentă între Directorul General şi directorii de departamente

c. Asigură redactarea documentelor/corespondenţei de protocol

 Redactează corespondenţa de protocol/oferte la standarde de calitate care să asigure imaginea
pozitivă a firmei
 Urmăreşte continuitatea corespondenţei desfăşurate
 Arhivează corespondenţa pe criterii care să permită o identificare eficace şi acces rapid la
informaţii
 Traduce în/din limba engleză corespondenţa Directorului General
 Realizează traducerea în/din limba engleză a documentelor de prezentare a firmei sau a altor
documente specifice managementului firmei
 Supervizează alte traduceri în/din limba engleză realizate în cadrul firmei sau pentru firmă

d. Gestionează documentele de interes general ale firmei

 Centralizează normele interne, procedurile firmei şi alte documente de interes general
 Urmăreşte modificările apărute şi asigură actualizările necesare
 Sesizează şi propune corecţii/metode de armonizare şi simplificare a normelor interne
 Asigură difuzarea către managementul firmei a actualizărilor operate

e. Asistă Directorul General şi directorii de departamente în implementarea şi dezvoltarea de noi

proiecte
 Participă activ la problemele legate de proiectele noi indicate de Directorul General şi păstrează
permanent legătura dintre Directorul General şi ceilalţi directori în vederea derulării şi a
finalizării proiectelor
 Centralizează informaţiile care îi parvin, le prelucrează şi le prezintă Directorului General în
forme clare şi accesibile
 Face demersuri necesare optimizării activităţii de colectare a datelor
2
  Difuzează informaţiile primite de la Directorul General către persoanele vizate

[În funcţie de mărimea, specificul şi organigrama firmei sarcinile / atribuţiile /

activităţile pot diferi.]

4. Descrierea responsabilităţilor postului

Legat de activităţile specifice, răspunde de:

 Transmiterea integrală şi în timp util a informaţiilor către Directorul General
 Păstrarea în ordine a tuturor documentelor şi corespondenţei specifice
 Calitatea documentelor pe care le redactează şi/sau transmite
 Acurateţea datelor pe care le transmite
 Calitatea traducerilor/corespondenţei pe care le întocmeşte pentru managementul firmei
 Convocarea participanţilor la şedinţele ocazionale
 Transmiterea completă şi corectă a documentelor către destinatarii adecvaţi
 Păstrarea confidenţialităţii datelor la care are acces

Legat de disciplina muncii, răspunde de:

 Îmbunătăţirea permanentă a pregătirii sale profesionale şi de specialitate
 Păstrarea confidenţialităţii informaţiilor şi a documentelor legate de firmă
 Utilizarea resurselor existente exclusiv în interesul firmei
 Respectarea prevederilor normativelor interne şi a procedurilor de lucru privitoare la postul său
 Adoptă permanent un comportament în măsură să promoveze imaginea şi interesele firmei
 Se implică în vederea soluţionării situaţiilor de criză care afectează firma
[În funcţie de mărimea, specificul şi organigrama firmei responsabilităţile postului pot
diferi.
Atenţie! Răspunderea juridică generată de nerespectarea obligaţiilor stabilite prin
prezenta se va stabili în conformitate cu prevederile legislaţiei în vigoare precum şi în
baza procedurilor reglementate în Regulamentul Intern al firmei.]

5. Autoritatea postului

 Are acces la normele şi procedurile elaborate în firmă şi face propuneri de optimizare a acestora
 Solicită, respectiv transmite managementului informaţiile necesare dezvoltării şi implementării
proiectelor alocate de Directorul General
 Preia în lipsa Directorului General informaţii specifice activităţii de asistenţă managerială
 Solicită şi utilizează echipamentele/consumabilele puse la dispoziţie de firmă
 Reprezintă Directorul General în lipsa acestuia în vederea planificării şi organizării agendei şi a
menţinerii legăturii între conducere şi departamentele firmei

3
 Aprobat,
Director General Titular de post DRU

Data Data Data

III. Specificaţiile postului

1. Nivelul de studii
Superioare
[Nivelul de studii pentru fiecare post diferă în funcţie de specificul şi mărimea firmei,
precum şi de nevoile pentru postul respectiv în firmă.]

2. Calificări / specializări necesare

Limba engleză, birotică, secretariat (constituie un avantaj)
[În funcţie de specificul şi mărimea firmei, precum şi de nevoile pentru postul
respectiv în firmă se pot solicita şi alte calificări / specializări.]

3. Competenţele postului (pachet de competenţe)

 Aptitudine generală de învăţare

 Aptitudini de comunicare orală şi scrisă
 Aptitudinea de a lucra cu documente
 Planificare şi organizare a operaţiilor şi activităţilor
 Respectarea instrucţiunilor orale şi scrise
 Acordare şi transmitere de informaţii
 Culegere, clasificare şi interpretare a informaţiilor
 Inteligenţă de nivel superior
 Atenţie concentrată şi distributivă
 Echilibru emoţional
 Plăcerea pentru lucrul cu oamenii
 Rezistenţă la stres
 Adaptare la sarcini de lucru schimbătoare
 Uşurinţă, claritate şi coerenţă în exprimare
 Comportament adecvat (limbaj, vestimentaţie, reguli de politeţe)
 Trăsături pozitive de caracter
 Uşurinţă în manipularea fizică şi ordonarea obiectelor în mediul profesional, spirit practic,
perseverenţă, informarea altora, sociabilitate, tact, amabilitate, fluenţă verbală.

4
 [În funcţie de specificul şi mărimea firmei, precum şi de nevoile pentru postul
respectiv în firmă se pot solicita şi alte competenţe.]

4. Experienţa de lucru necesară (vechimea în specialitatea cerută de post)

Minimum 1 an experienţă pe post asemănător (constituie avantaj)

[Experienţa de lucru necesară se stabileşte de fiecare firmă în funcţie de nevoile

specifice pentru postul respectiv].

Data,

Numele şi semnătura titularului postului, Numele şi semnătura superiorului ierarhic,

APR O BAT

Director General