Curs Corespondenta Si Tehnici de Secretariat

CORESPONDEN I TEHNICI DE
SECRETARIAT
Ileana tefan
Cuprins
Coresponden i Tehnici de Secretariat
Introducere 4
Descrierea cursului 4
Obiective 4
Competene 4
Tipul i modalitatea de desfurare a activitilor 5
Capitolul 1 Rolul i locul secretariatului n structura
unei organizaii
Obiectiele capitolului 1
11 Or!ani"aia i structura ei or!ani"atoric #
1$ %olul secretariatului &n sistemul informaional al or!ani"aiei 1'
1( %olul i locul secretarei )asistentei mana!er* &n lumea profesional
contemporan 1$
14 %olul secretariatului &n stabilirea relaiilor interpersonale $'
15 Test de autoevaluare $4
1# +iblio!rafie $4
Capitolul ! Corespon"ena ca actiitate a secretariatelor
Obiectivele capitolului 2
$5
$1 ,oiuni introductive $5
$$ Clasificarea corespondenei $#
$( Cerine actuale fa de coresponden oficial $-
$4 Stilul corespondenei oficiale $.
$5 /laborarea mesa0ului scris (4
$# 1orma de pre"entare a scrisorilor (5
$2 Ciclul operaiunilor practice de secretariat cu corespondena 45
$- Clasarea documentelor 4.
$. 3estionarea documentelor secrete 5'
$1' Test de autoevaluare 51
$11 +iblio!rafie capitol $ 51
Capitolul # Organizarea i prelucrarea ar$iei
conte%porane
5$
(1 Introducere 5$
($ /videna documentelor 5$
(( Depunerea documentelor la 4rhivele ,aionale 5(
(4 5e!ea 4rhivelor ,aionale 6 1..# 5(
(2 Test de autoevaluare 54
(- +iblio!rafie capitol ( 54
Capitolul & Ele%ente "e protocol necesare actiitii
"e secretariat
55
$
4.1 %olul protocolului 55
4$ /ticheta 55
4( Or!ani"area meselor7 coc8tail9urilor7 recepiilor i &nt:lnirilor
prieteneti 5.
44 Test de autoevaluare 5.
45 +iblio!rafie capitol 4 5.
%spunsuri i comentarii la testele de autoevaluare #'
5ucrare de verificare #'
+iblio!rafie #'
(
INTOD'CERE
Descrierea cursului
;n actuala revoluie tehnico9tiinific informatica7 telecomunicaiile7
producerea i comunicarea informaiei au devenit prioriti incontestabile dar cu
lar!i aplicaii &n viaa tiinific7 economic i social ;n acest conte<t a aprut o
disciplin Coresponden i Tehnici de Secretariat 4cesta vi"ea" automati"area
activitilor administrative i de birou depind cadrul tehnic al proceselor
administrative
+irotica este un nou mod de utili"are a calculatoarelor electronice i a
devenit posibil o dat cu rsp:ndirea pe scar lar! a microcalculatoarelor care
au ptruns &n orice birou i &n orice secretariat al unei or!ani"aii sau instituii
sporind considerabil productivitatea i calitatea muncii administrative
+irotica s9a nscut din necesitatea inte!rrii mi0loacelor i tehnicilor muncii
administrative i de birou cu tehnicile de comunicaie i de prelucrare automat
a datelor7 urmrind creterea performanei i calitii muncii de secretariat i de
birou &n toate domeniile de activitate
Obiectie
Disciplina =Coresponden i tehnici de secretariat> are ca obiective
&nvarea7 cunoaterea i utili"area noiunilor de ba" specifice disciplinei
4ceasta implic &nsuirea noiunilor referitoare la? or!ani"area secretariatelor7
calitile personalului i etica profesional &n munca de secretariat7 sistemul
informatic i evidenele de secretariat7 or!ani"area corespondenei7 mi0loace de
comunicare
4cest curs studia" ansamblul activitilor de produse7 distribuie i
e<ploatare a informaiei din perspectiva muncii de birou7 fr &ns a se substitui
disciplinelor &nrudite? informatic7 telecomunicaii etc
4ceasta disciplina s9a nscut din nevoia inte!rrii mi0loacelor i tehnicilor
muncii administrative i de birou cu nevoile tehnicii de comunicaii i prelucrare
automat a datelor vi":nd creterea performanei i calitii muncii de birou &n
orice domeniu de manifestare a acesteia7 av:nd &n vedere c informaia
constituie obiectul principal al activitii de secretariat
Co%petene
Competene vi"ate prin parcur!erea acestui pro!ram de formare?
@rmarea parcur!erii acestei discipline studenii vor avea competene de?
- Cunoatere i &nele!ere a conceptelor cheie &n procesul de comunicareA
- /<plicare i interpretare a diferitelor mesa0e de comunicare !enerate &n spaiul
de interaciune al secretariatelor
- abiliti de recunoatere7 e<primare i !estionare sntoas a emoiilor &n
spaiul birouluiA
9 abiliti de re"olvare de probleme7 ne!ociere i mana!ement al conflictuluiA
9 antrenarea capacitii de captare a ateniei de c:ti!are a &ncrederii persoanelor
cu care se lucra"A
9 abiliti de control al ima!inii personaleA
4
9 abiliti de ascultare activ &n vederea unei relaionri corecte i eficienteA
9 abiliti de utili"are a tehnicilor moderne utili"ate &n munca de secretariat
Tipul i %o"alitatea organizrii actiitii
Bin:nd cont c acest curs este utili"at de ctre studenii pro!ramului I1%7
cursul este structurat pe trei capitole mari7 echilibrate din punct de vedere al
marimii lor i unitare din puncte de vedere conceptual i tematic
1iecare capitol cuprinde? obiective7 structura tematic i anali"a fiecrui
subiect pre"entat7 teste de autoevaluare care reali"ea" le!tura dintre coninutul
pre"entat &n curs i noiunile acumulate de student i o biblio!rafie de referin
/valuarea continu a studentului repre"int o modalitate de notare a
activitii studentului pe parcursul &ntre!ului semestru /valuarea se va face
pe ba"a re"olvarii e<erciiilor parcurse pe &ntrea!a activitate desfurat de
student pe parcursul semestrului tin:ndu9se cont i de comunicarea dintre
cadrul didactic i student
/valuarea final se va face &n funcie de &ntrea!a activitate desfurat
de student pe parcursul semestrului i de rspunsurile date &n 5ucrarea de
verificare
Capitolul 1 Rolul i locul secretariatului n structura
unei organizaii
Cuprins
Obiectiele capitolului 1
5
11 Or!ani"aia i structura ei or!ani"atoric 5
1$ %olul secretariatului &n sistemul informaional al or!ani"aiei .
1( %olul i locul secretarei )asistentei mana!er* &n lumea profesional
contemporan 11
14 %olul secretariatului &n stabilirea relaiilor interpersonale 1.
15 Test de autoevaluare $(
1# +iblio!rafie $(
1(1( Organizaia i structura ei organizatoric
Organizaia 6 este o form concret de desfurare a activitii umane &n
diferite domenii? economic7 social7 cultural7 politic etc Orice tip de activitate
trebuie administrat De aceea7 orice or!ani"aie funcionea" ca un sistem ale
crui componente sunt &n str:ns le!tur pentru a putea interveni fiecare la
momentul oportun cu mi0loace proprii7 spre a rspunde unei nevoi Or!ani"aia
poate fi considerat ca o colectivitate ierarhi"at de oameni i obiective7 ca un
ansamblu de mi0loace de producie i de informaii7 o &mpletire de interese
!enerale i individuale /a are o structur proprie7 determinat de scopul pentru
care a fost creat
Structura or!ani"atoric a unei or!ani"aii repre"int ansamblul
persoanelor i compartimentelor de munc )tehnico9productive7 economice7
administrative*7 modul &n care sunt constituite i !rupate precum i le!turile
care se stabilesc &ntre ele
O structur or!ani"atoric raional este condiia esenial pentru?
asi!urarea funcionrii normale a compartimentelor de munc7 reparti"area
precis a responsabilitilor7 stabilirea ri!uroas a dependenelor ierarhice7 a
unitii &ntre responsabilitile unei funcii i puterea de deci"ie %epre"entarea
!rafic a structurii unei or!ani"aii poart numele de or!ani!ram
Indiferent de ramura economic sau activitatea social desfurat7
structura or!ani"atoric este alctuit din urmtoarele elemente?
1 1uncia )funcia de conducere i funcia de e<ecuie*
$ Costul
( Conderea ierarhic
4Compartimentele )compartimente funcionale i compartimente
operaionale*
5 ,ivelurile ierarhice
# %elaiile or!ani"atorice
2 4ctivitile
Crintre activitile cu importan deosebit &n cadrul unei or!ani"aii
economico9sociale este i activitatea de secretariat
4ctivitatea de secretariat este structurat &n compartimente speciali"ate i
are o ampl !enerali"are /a se desfoar la nivele diferite7 at:t &n cadrul
#
or!anelor centrale ale administraiei de stat )!uvern7 ministere*7 al or!anelor
locale ale puterii de stat )primrii7 consilii locale*7 c:t i la nivelul a!enilor
economici7 al unitilor de profiluri diferite )academii7 instituii de &nvm:nt
superior7 coli7 biblioteci7 etc* De aceea7 structura7 forma de or!ani"are7
amploarea7 numrul de funcii i unele atribuii sunt diferite de la o or!ani"aie
la alta
Dunca de secretariat &n administraia public pre"int unele particulariti
fa de secretariatul din sectorul privat7 ca urmare a faptului ca &nsui
mana!ementul instituiilor publice i structura or!ani"aional sunt diferite de
or!ani"area i conducerea companiilor i firmelor private 4ici termenul de
secretar a fost &nlocuit cu cel de asistent mana!er
Secretariatul este considerat ca interfa a efului unei instituii cu
personalul an!a0at i cu persoanele din afar instituiei i de asemenea7
repre"int )&n unele ca"uri* o dublare a direciilor au<iliare7 prin preluarea la
nivelul compartimentului a atribuiilor specifice 4stfel secretara preia o serie de
atribuii privind personalul7 activiti administrative7 activiti de relaii cu
publicul
Secretariatul este un au<iliar direct i indispensabil al conducerii7 av:nd
ca sarcin de!revarea acesteia de unele sarcini au<iliare7 cre:ndu9i astfel
condiiile necesare reali"rii principalelor sale funcii? prevedere 6 or!ani"are 6
comand 6 coordonare E control Secretara trebuie s cree"e condiii optime
pentru luarea deci"iilor care repre"int actul esenial al conducerii
In literatura de specialitate secretariatul este definit ca un nucleu )!rupare
de funcii i respectiv persoane care le ocup* cu activiti7 atribuii i sarcini
individuale comple<e 4cest !rup de oameni speciali"ai sunt reunii sub o
autoritate ierarhic )directori de secretariate7 efi de serviciu7 secretari9efi*
autoritate subordonat la r:ndul su direct conducerii i care are preci"ate
atribuii cu caracter permanent pentru efectuarea lucrrilor specifice muncii de
secretariat
Intr9un secretariat munca secretarelor presupune un comple< de activiti
1* 4ctiviti cu caracter specific de secretariat )preluare7 transmitere mesa0e
telefon7 steno!rafierea7 multiplicarea7 redactarea &nscrisurilor dictate de efi7
clasarea documentelor7 &nre!istrarea corespondenei*
$* 4ctiviti prin care duc la &ndeplinire sarcinile i atribuiile prev"ute &n
fia postului )documentare7 coresponden7 protocol7 or!ani"area manifestrilor7
etc*
(* 4ctiviti pe care le decid7 le iniia" sin!ure )cursuri de perfecionare7
instruire a secretarelor din subordine*7
4* 4ctiviti de repre"entare a efilor lor )primiri oficiale7 participare la discuii
cu parteneri de afaceri7 etc*
4ctivitile se descompun &n atribuii7 iar atribuiile &n sarcini 4tribuia
repre"int sfera de competen a unui compartiment7 iar e<ecutarea atribuiilor
de ctre un compartiment presupune competena membrilor compartimentului &n
reali"area sarcinilor ce decur! din aceste activiti
2
1( 4tribuiile i sarcinile secretariatelor
Compartimentului secretariat &i revin atribuii !lobale din care se e<tra! i
se detalia" sarcini pentru fiecare lucrtor 4tribuiile i sarcinile unei secretare
depind de structura i domeniul de activitate al or!ani"aiei respective i sunt
cuprinse &n fia postului
Se poate spune ca potrivit modului cum este conceputa la noi &n tara
activitatea de secretariat7 )in ca"ul &n care funcionea" ca un serviciu autonom*7
ea include urmtoarele atribuii i sarcini ?
1 e<ecutarea lucrrilor de re!istratura !eneral )sortarea7 &nre!istrarea7
datarea7 distribuirea* acolo unde nu e<ist un compartiment speciali"at de
re!istratur
$ lucrri de coresponden primit i emis de unitateA lecturarea
corespondenei primite7 pre"entarea la conducere7 &nre!istrarea7
reparti"area i urmrirea re"olvrii corespondenei primite7 &ntocmirea
unor rspunsuri pe ba"a documentrii prealabile7 dactilo!rafierea lor7
pre"entarea la semnat a corespondenei cu materialul de ba"A pre!tirea
corespondenei pentru e<pediere7 predarea la re!istratur sau e<pedierea
direct7 dup ca"7 asi!urarea transportului corespondenei prin or!ani"area
muncii curierilor
( atribuii de documentare? detectarea surselor interne i e<terne7 selectarea
materialuluiA pre"entarea materialelor re"ultate sub form de tabele7
scheme7 statistici7 etc7 clasarea documentelor7 or!ani"area i asi!urarea
unei bune funcionri a arhivei unitii
4 scrierea rapid7 steno!rafierea discuiilor din edinele7 conferinele7
&nt:lnirile de afaceri7 steno!rafierea dup dictare )i la telefon*7
transcrierea setno!ramelor
5 multiplicarea materialelor? dactilo!rafierea folosind maina de scris sau
calculatorul )folosind metoda oarb*7 folosirea imprimantei calculatorului7
utili"area mainilor de copiat7 corectarea !reelilor7 cunoaterea unor
sisteme de corectare a materialelor pentru editorial
# traduceri i retroversiuni de acte7 coresponden7 materiale documentare7
cunoaterea unei limbi strine de circulaie internaional scris i vorbit
2 probleme de protocol i relaii cu publicul? &ntocmirea unor planuri pentru
desfurarea &n bine condiii a &nt:lnirilor cu persoane din afr instituiei7
primirea vi"itatorilor i a partenerilor de afaceri7 cunoaterea7
documentarea &n ceea ce privete re!ulile de comportament i protocol
specifice rii din care vine partenerul7 pre!tirea corespondenei
protocolare cu oca"ia diferitelor evenimente
- evidena necesarului de consumabile i evidena de personal )secretara
&ntocmete referatul cu necesarul de rechi"ite pentru compartimentul
secretariat7 ine evidena orelor suplimentare7 concediilor7 evidena
dele!aiilor7 a deplasrilor i a evenimentelor profesionale
. pre!tirea cltoriilor de serviciu ale efului7 re"ervarea de bilete7 a
camerei de hotel7 obinerea vi"ei )dac este ca"ul*7 pre!tirea
-
documentelor necesare pentru &nt:lnirile de lucru7 contactarea persoanelor
cu care trebuie s se &nt:lneasc eful i stabilirea pro!ramului
1'cunoaterea i folosirea aparaturii moderne de birou )calculatorul7 maina
de multiplicat7 fa<7 aparatura de &nre!istrare9clasare7 interfonul7 etc*A
cunoaterea tehnoredactrii computeri"ate i a pro!ramelor pentru
aceasta
11 or!ani"area sistemului informaional? primirea prelucrarea i transmiterea
informaiilor
1$&ntocmirea contabilitii primare a firmei
1(primirea i transmiterea comunicrilor telefonice
14or!ani"area edinelor i a materialelor necesare
15difu"area &n unitate a deci"iilor i instruciunilor cu caracter de circulat
preluarea de la efi )prin dele!are de autoritate* a unor sarcini pe care secretara
)asistenta mana!er* le poate re"olva sau chiar secretara poate dele!a o serie de
responsabiliti persoanelor din subordine
1#perfecionarea permanent din punct de vedere profesional
12suprave!herea personalului secretarial din subordine? instruirea acestuia7
evaluarea posibilitilor fiecruia i stabilirea responsabilitilor
1-respectarea disciplinei muncii
/<ercitarea atribuiilor de ctre un compartiment presupune e<ercitarea
responsabilitilor7 a prero!ativelor dar i competena &n a le reali"a
Competena celor care lucrea" &n compartimentele de secretariat se
concreti"ea" &n a fi?
1 un bun steno!raf 6 s poat transmite i transcrie e<act ceea ce i se
dictea"A
$ un dactilo!raf &ndem:natic7 scriind fr !reeli de tastare i limbA
( un bun corespondent7 folosind o limb corect i bo!at &n coninutA
4 un bun specialist &n clasarea i arhivarea actelor7 corespondenei i
documentelor7 capabil s le !seasc7 la nevoie7 cu rapiditateA
5 un interpret capabil s discute cu persoane strine7 s fac cunoscute
ideile repre"entanilor firmei7 s comunice acestora ideile
repre"entanilor firmei7 i s comunice acestora ideile interlocutorilor
strini fr denaturriA
# un bun or!ani"ator al sistemului informaional7 capabil s primeasc7
s prelucre"e i s transmit informaii7 precum i s in la "i
evidenele pentru conducere i celelalte compartimente ale unitiiA
2 un bun traductor7 capabil s traduc cu rapiditate un te<t dinF&n limba
rom:nFlimba strinA
- un bun cunosctor al lucrrilor de secretariat i coresponden7 capabil
s &nre!istre"e7 reparti"e"e i s urmreasc re"olvarea corespondenei
primite7 s pre!teasc rspunsul la scrisorile indicate de conducere7 s
pre"inte la semnat corespondena &mpreun cu materialul de ba"7 s
&ntocmeasc formele de e<pediere a corespondeneiA
.
. un bun or!ani"ator al contactelor &ntre conducere i persoanele din
afar i din interiorul firmei )&nt:lniri de lucru7 edine7 conferine*A
capabil s fac oficiul de secretar de edin i s redacte"e procese9
verbaleA
1'un bun documentarist7 capabil s detecte"e surse de documentare7 s
selecte"e i s clase"e materialul7 s9l difu"e"e sub form de buletine7
fise7 etcA
11 un bun specialist &n manipularea i utili"area aparaturii moderne de
birou )calculatoare7 maini de multiplicat7 aparatur de &nre!istrare9
clasare7 etc*A
1$un bun lucrtor7 capabil s &ntocmeasc statistici specifice sectorului de
secretariat7 s le pre"inte sub form de !rafice i tabeleA
1(un bun a!ent de triere i transmitere a comunicrilor telefonice7 capabil
s filtre"e7 limit:nd p:n la evitarea total a caracterului nociv al
suprasolicitrilor i &ntreruperilor frecvente ale activitii conducerii &n
anumite perioade
14un lucrtor capabil s redacte"e rapoarte7 referate7 informri pe ba"a
unor directive !enerale i a materialului documentarA
15un bun specialist pentru controlul i corectura editorial i tipo!rafic a
materialelor &n curs de multiplicare
1(!( Rolul secretariatului n siste%ul infor%aional al
organizaiei
Indiferent de domeniul de activitate al unei or!ani"aii7 de forma sa
or!ani"atoric7 de mrimea ei7 succesul depinde &n mare parte de corectitudinea
deci"iilor7 iar &n procesul deci"ional7 pe l:n! cunotine7 e<perien7 intuiie7 o
mare valoare o are informaia Informaia corect i obinut &n scurt timp7 st la
ba"a adoptrii unei strate!ii adecvate &n ceea ce privete activitatea unei firme
Or!ani"aia este privit ca un sistem &n care prile componente contribuie
la &ndeplinirea activitii acesteia Sistemul or!ani"aional este alctuit din ?
sistemul deci"ional sau de conducere A
sistemul operaional sau de e<ecuie A
sistemul informaional A
;ntre sistemul operaional i cel deci"ional le!tura se stabilete prin
sistemul Informaional )SI* Sistemul Informaional este definit &n literatura de
specialitate ca un ansamblu de mi0loace umane i materiale7 surse i nivele
consumatoare7 canale de circulaie7 proceduri i mi0loace de tratare a
informaiilor menite s contribuie la stabilirea i la reali"area obiectivelor
or!ani"aiei
Di0loacele umane 6 sunt repre"entate de persoanele care vehiculea" 6
emit sau transmit informaii utile &n cadrul sistemului or!ani"aiei
Di0loacele materiale se refer la maini i echipamente de birou
)calculator7 maina de scris7 de copiat7 telefonul7 fa<ul etc*
1'
Informaia poate fi definit ca un mesa07 o tire7 un semnal7 un !rup de
ima!ini ce reflect starea unui sistem sau a modului &n care aceasta funcionea"
i care aduce receptorului date noi7 un plus de cunoatere
O secretar trebuie s tie de unde s obin informaiile solicitate7 cum s
obin &n timp util i s le foloseasc eficient pentru fiecare situaie /ste
cunoscut faptul c la an!a0are7 firmele solicit secretarei )asistentei mana!er*
cunotine despre utili"area Internetului7 a calculatorului i a altor mi0loace
moderne de informare
Informaia ce urmea" a fi transmis capt un caracter special i &n
funcie de modul de pre"entare Dodalitatea de pre"entare a informaiilor
transmise constituie un element cheie &n de"voltarea unei ima!ini favorabile a
firmei Indiferent &ns de modul de pre"entare trebuie avut &n vedere c mesa0ul
s fie foarte clar7 s rspund intereselor celor care au cerut s fie &ntr9o form
c:t mai atractiv
/ste7 de asemenea7 foarte important pentru e<actitatea i coerena
informaiei i canalul ales pentru transmitere ;n ca" contrar pot aprea
distorsiuni &n receptarea informaiei 4stfel ?
1 dac informaia trebuie transmis rapid unui numr mare de oameni se va
ale!e fa<9ul7 e9mail9ul A
$ dac se impune desfurarea unei edine i pentru a reduce costurile
)timp i bani* se va ale!e videoconferina A
( dac mesa0ul este mai comple< i necesit i oferirea unor e<plicaii
suplimentare se va ale!e discuia fa &n fa sau telefonul A
4 dac informaiile sunt cele de "i cu "i se poate ale!e e9mail9ul
5 In conclu"ie7 putem spune c informaia7 pe l:n! caracterul de unitate i
utilitate7 trebuie ?
s fie e<act i complet A
s corespund at:t cantitativ c:t i calitativ A
s fie transmis pe canalul cel mai scurt A
s fie pre"entat &ntr9o form adecvat i accesibil
Secretariatul repre"int un important canal informaional7 un releu
intermediar i &n anume condiii un emitor de informaii /l acionea" &n
ambele sensuri ale circulaiei informaiei )ascendent i descendent* Secretariatul
este o =staie> at:t &n circuitul ascendent )de la sistemul operaional la cel
deci"ional* c:t i &n circuitul descendent )de la sistemul deci"ional la cel
operaional*
;n sens ascendent al informaiei secretariatul furni"ea" conducerii
informaii7 unele selectate prin mi0loace directe7 altele obinute pe ba"a dele!rii
de autoritate de la alte compartimente sau uniti subordonate
4 treia etap a circuitului informaional7 &n care secretariatului &i revin
sarcini importante este din nou &n sens ascendent &n cursul e<ecutrii deci"iei
;n aceast etap &n afar informaiilor date de compartimentele operaionale7
secretariatul informea" permanent conducerea asupra respectrii termenelor de
e<ecuie Centru aceasta secretara )asistenta mana!er* &i or!ani"ea" un sistem
11
de evidene operative7 )scadentarul de termene7 a!end7 fiiere &n care sunt
incluse detaliat toate deci"iile conducerii* care &i permit s urmreasc pentru
informarea conducerii stadiului reali"rii acestora
Schimbul de informaii &ntre conducere i secretariat se reali"ea" prin
comunicri permanente Cermanentul schimb de informaii7 dei util prin
operativitate poate duce uneori la frecvente &ntreruperi &n munca de concepie a
conducerii dar i a secretariatului
Centru evitarea acestui nea0uns secretara amplasea" &n apropierea sa un
raft cu mai multe compartimente 1iecare compartimente este destinat unei
persoane sau unui serviciu i este &mprit &n dou? o parte pentru comunicri
ctre secretariat7 iar cealalt parte de la secretariat Sunt e<ceptate informaiile
foarte ur!ente care sunt transmise imediat
1(#( Rolul i locul secretarei )asistentei %anager* n
lu%ea profesional conte%poran
Funcia de secretar
1uncia )postul* unui lucrtor &ntr9o or!ani"aie constituie participarea sa
permanent la desfurarea diferitelor activiti ce permit reali"area obiectivelor
firmei
Dulte funcii sunt descrise e<clusiv pe ba"a &ndatoririlor pe care le
presupun )activitile care trebuie &ndeplinite i re"ultatele care se ateapt din
partea persoanei care le &ndeplinete* Totui pentru a avea o ima!ine clar a
unei funcii trebuiesc luate &n considerare urmtoarele elemente ?
educaia )specific nivelului de educaie cerut ? liceu7 studii superioare7
coli sau cursuri pre!titoare etc* A
experien profesional )unele funii se pot &ncredina imediat dup
terminarea colii7 altele necesit o anumit e<perien* A
poziia n structura or!ani"aional sau &n structura ierarhic
superioar ;n aceast etap se va descrie po"iia pe care o ocup
funcia de secretar )asistent mana!er* &n ansamblul structurii7 locul
pe care &l ocup &n or!ani!rama or!ani"aiei
atribuii i sarcini 6 impuse funciei respective A
caliti personale 6 cerute pentru ocuparea funciei A
un tip special de responsabilitate )de e<emplu coordonarea unei echipe
de secretare sau luarea de deci"ii &n numele efului prin dele!are de
autoritate*
1uncia de secretar este definit &n fia postului7 iar pentru evaluarea
acesteia se stabilete un sistem de puncta0 &n funcie de ? !radul de pre!tire 6 de
ba" i de specialitate 6 e<periena acumulat i manifestat7 !radul de
dificultate i de risc pe care le presupune e<ecutarea funciei7 priceperea de a
lucra cu aparatura modern din dotare )calculator7 copiatoare7 telefa<7 etc* A
cunoaterea i practicarea curent a unei limbi de circulaie internaional
1$
1uncia de secretar presupune omnipre"ena ei la diferite activiti
or!ani"ate de conducere7 consemnarea lucrrilor respective7 preluarea7 plasarea
i arhivarea documentelor re"ultate7 etc
Centru funcia de secretar nu e<ist o descriere universal valabil7 dar
definirea funciei presupune considerarea cel puin a urmtoarelor elemente ?
scopul i rolul secretariatelor &n sistemul !eneral al activitii economico9sociale
i &n or!ani"aia respectiv7 po"iia pe care activitatea de secretariat o deine7
responsabilitile7 !radul de autoritate primit de la mana!er7 relaiile cu toi
factorii implicai &n respectivul proces al muncii
Danualele de specialitate dau urmtoarea clasificare a funciilor de
secretare?
1* Secretare ucenice
dactilo!rafia" scrisori7 diverse materiale7
multiplic materialele7
preiau mesa0e7
a0ut la e<pedierea corespondenei prin fa<7 pot7
nu au responsabiliti7
$* Tinere secretare
dactilo!rafia" corespondena pornind de la notie stenodactilo!rafiate7
casete audio7
editea" te<te pe computer7
preiau i transmit mesa0e7
redactea" corespondena simpl7
e<pedia" corespondena7
primete vi"itatorii7
or!ani"ea" edine7 conferine7
steno!rafia" la diferite edine7
au responsabiliti multiple dar limitate
(* Secretare personale
aparin de obicei unui director e<ecutiv7 a crui activitate o
or!ani"ea"7
redactea" i clasea" corespondena7
cunosc bine steno!rafia i lucrul pe calculator7
redactea" sin!ur rapoarte7 referate7 brouri7
&ntocmesc dri de seam7
primesc vi"itatorii7
or!ani"ea" cltorii de afaceri7
or!ani"ea" a!enda efului7
au cunotine de contabilitate7
particip la &nt:lnirile de afaceri7
traduc din i &n limbi strine
or!ani"ea" edine7 conferine7
1(
au responsabiliti care le permit s participe la actul de conducere7
4* Asistente personale
repre"int funcia secretarial cea mai important7
lucrea" &n sfera conducerii7
aparin unui director !eneral )mana!er* sau preedinte7
suprave!hea" activitatea secretarelor ucenice i tinerelor secretare7
suprave!hea" personalul administrativ7 curieri7 oferi7 personalul de
serviciu7
traduc din i &n limbi strine7
or!ani"ea" protocolul la edine7 conferine7 &nt:lniri de afaceri7
or!ani"ea" cursuri de perfecionare7
anali"ea" i evaluea" activitatea de secretariat7
iau anumite deci"ii &n numele efului )prin dele!are de autoritate*7
au cunotine de contabilitate7 drept7 mana!ement7 etc7
se ocup de recrutarea personalului din secretariat
pot avansa pe scara ierarhic
Desi!ur7 coninutul noiunii de secretar nu cuprinde numai cele 4
cate!orii7 ci i altele? secretar ef7 ef de cabinet7 asistent e<ecutiv7
administrator pe probleme de &nvm:nt etc
Statisticile demonstrea" c .5G din funciile de secretare sunt ocupate de
femei Sociolo!ii ar!umentea" acestea prin faptul c este o meserie care se
potrivete ca o =mnu> femeilor cci ele din natere au7 o capacitate mai mare
de supunere7 &nclinaie spre detaliu7 loialitate7 abilitate relaional i chiar o mai
mare inteli!en emoional
In "ilele noastre meseria de secretarFasistent mana!er este foarte cutat7
accentul pun:ndu9se acum pe selectarea c:t mai atent a lor Dovad c este aa
sunt i "ecile de anunuri care apar "ilnic &n "iare i reviste
Secretara este cea care contribuie la ima!inea public a unei firme sau
instituii /a repre"int prima ima!ine a firmei7 prima persoan cu care se intr
&n contact )tim cu toi c prima impresie contea"A ima!inea pe care o creea"
secretara este e<trem de important ,u de puine ori am au"it s9au am !:ndit
=dac secretara arat aa sau se comport aa H ce s mai "icem de ef>*
De"voltarea continu a tehnolo!iei informaionale i comunicaionale
repre"int o ans pentru secretare /9mail )pota electronic*7 calculatorul7
calendarul electronic de termene &nseamn pentru secretare o de!revare de
muncile de rutin7 mari consumatoare de timp +iroul va deveni mai srac &n
h:rtii7 iar &ntocmirea7 distribuirea i !estiunea informaiilor se vor accelera
4ceasta presupune7 &ns7 cunoaterea tehnicilor necesare 1olosirea acestora
pre"int pentru secretare urmtorul avanta0? timpul c:ti!at pe care &l poate
folosi pentru a obine sarcini mai atractive
;n conclu"ie7 putem spune c oric:t de multe schimbri vor fi &n structura
or!ani"atoric a instituiilor7 oric:t de multe i sofisticate echipamente apar7
14
acestea nu vor reui s &nlocuiasc niciodat o secretara competent7 care se va
perfeciona continuu
1uncia de asistent mana!er
4sistentul mana!er face parte din structurile ierarhice superioare7 ca prim
subaltern i &n acelai timp colaborator apropiat al directorului )!eneral sau de
departament* 4sistentul mana!er nu poate da dispo"iii nimnui7 fr a fi
dele!at &n acest sens de director7 doar dac la r:ndul su are subalterni
)secretare* Sunt ca"uri &n care7 prin dele!are de autoritate7 asistentului mana!er
i se subordonea" directori de departamente7 asistentele acestora etc
4ctivitatea de asistent mana!er ofer nenumrate satisfacii personale i
profesionale7 dar i o serie de constr:n!eri?
4vanta0e?
un salariu mai mareA
condiii de munc mai buneA
contacte variateA
mai multe responsabilitiA
mai mult putere de influenA
Constr:n!eri ?
deplasri frecvente &n provincie iFsau strintate A
pro!ram fle<ibil A
raportri permanente A
obli!aii sociale sau mondene ? o mai mare disponibilitate A
sta!ii de perfecionare
Ce de o parte7 orice director &i dorete un asistent care s primeasc
dispo"iiile fr a9l contra"ice7 s fie loial i discret7 iar pe de alt parte7
independena7 inteli!ena7 solicitudinea i responsabilitatea sunt acele caliti pe
care trebuie s le aib un asistent mana!er pentru a9l de!reva de anumite sarcini7
spri0ini i asi!ura succesul
Sarcinile i atribuiile pe care trebuie s le &ndeplineasc un asistent
mana!er depind de po"iia pe care eful lui o ocup &n structura or!ani"atoric a
firmei7 precum i de activitatea desfurat de aceasta 1a de secretara din
instituiile de stat7 asistentului mana!er i se cer mai multe cunotine i abiliti
)cunotine de mana!ement7 mar8etin!7 drept7 psihosociolo!ie7 informatic7
relaii publice etc* A au mai multe responsabiliti
Cele mai importante competene ale asistentei mana!er sunt ?
administrarea gestionarea documentelor
corespondena cu partenerii de afaceri
motivare-stimulare
rezolvare a conflictelor
luarea deciziilor
negocierea
controlul
15
delegarea responsabilitilor
raportarea activitii
optimizarea forei de munc
coordonarea perfecionrii forei de munc
comunicarea interpersonal
Calittile i aptitudinile secretarei )asistentei mana!er*
;n condiiile or!ani"rii moderne a unitilor este foarte important ca la
selectarea personalului din secretariat s se in cont nu numai de pre!tirea
profesional7 de cunotinele de cultur !eneral7 dar i de anumite caliti i
aptitudini
1. Inteligena 6 ;n cele dou forme ale sale7 teoretic i practic7 inteli!ena
presupune?
raionament i reflecie pentru a anali"a faptele i a a0un!e la o situaie
realA
capacitate de analiz i sintez7 ceea ce contribuie la optimi"area
activitiiA
capacitate de adaptare7 pentru a face fa dinamicii muncii de
secretariat Secretara trebuie s in cont de schimbrile care au loc &n
structura firmei7 stabilind strate!ii noi7 pe msura noilor situaii De
multe ori specificul muncii de secretariat presupune &ntreruperea unor
lucrri &n favoarea altora mai ur!ente i mai importante
bun sim i nelegere7 &n vederea re"olvrii ca"urilor sau problemelor
dificile i complicate care apar obiectiv &n procesul munciiA
perspicacitate pentru sesi"area nuanelor 5a selectarea persoanelor
care urmea" a lucra &n secretariate7 testarea perspicacitii7 prin
folosirea testelor de inteli!ent este deosebit de importantA
spirit metodic7 re"ultat din necesitatea de a se lucra dup un plan al
prioritilor i din necesitatea utili"rii corecte a instrumentelor de
lucru )a!ende cronolo!ice i pe domenii de activitate7 scadentarul de
termene etc*A
2. Discernmnt pentru a permite distincia &ntre laturile unei probleme i
ale!erea celei mai bune soluii Comple<itatea vieii economico9sociale pune7 de
multe ori7 secretara &n situaia de a ale!e &ntre dou soluii7 ambele rele7 pe cea
mai puin rea O ale!ere corect poate fi benefic pentru firm7 la fel cum o
ale!ere !reit poate fi &n defavoarea unitii respective
. !em"rie face parte din calitile indispensabile pentru buna e<ercitare a
atribuiilor unei secretareA ea trebuie s rein fi"ionomii7 nume7 numere de
telefon i adrese7 date statistice i alte informaii %einerea i utili"area
informaiilor este mult uurat de instrumentele operative )a!ende7 caiete de
sarcini7 scadentare de termene7 calculator etc* /ste adevrat c memoria este o
calitate nativ7 dar tot la fel de adevrat este c oamenii mai puin dotai obin
re"ultate performante prin e<erciiu de memorie
1#
#. $tenia ameliorea" memoria /a permite secretarei s rein informaii7
&nre!istr:nd i transmi:nd datele fr erori
%. Iniiati&a &i permite secretarei s ia deci"ii rapide &n cadrul competenelor
atribuite Iniiativa secretarei scutete conducerea de a &nsoi unele deci"ii mai
puin importante de multe amnunte7 dar nu scutete secretara de a solicita
preci"ri suplimentare )dac este ca"ul* ;n str:ns le!tur cu iniiativa este
competena7 care implic rspunderea7 responsabilitatea celui care o ia Iniiativa
secretarei nu trebuie s &nsemne imi<tiunea &n prero!ativele conducerii i nici &n
iniiativele celorlalte compartimenteA
'. (pirit creati& 6 este &n str:ns le!tur cu iniiativa Creativitatea &nseamn
cutarea continu de soluii care ar putea &mbuntii activitatea firmei
). (imul estetic 6 se concreti"ea" &n?
preocuparea pentru reali"area unui mediu plcut7 ordonat i
confortabil7 at:t &n spaiul propriu de lucru7 c:t i &n cel al conduceriiA
preocuparea pentru procurarea unor materiale 6 articole de birotic i
papetrie c:t mai adecvate7 dar i aspectuoase O atenie deosebit
trebuie acordat aspectului estetic al tuturor materialelor destinate
afirii )anunuri7 etichete7 postere etc*
aran0area cu bun !ust &n birou a unei va"e cu flori sau a unei plante7 a
unor tabele sau !rafice
preocuparea pentru inuta proprie care trebuie s fie impecabil7
&ncep:nd cu &mbrcmintea7 &nclmintea i termin:nd cu coafura i
produsele cosmetice folosite Binuta unei secretare trebuie s fie sobr
i ele!ant7 fr a avea un caracter festiv ,u de puine ori7 &n
instituiile publice sau la locul de munc suntem a!resai vi"ual de
culorile stridente ale vestimentaiei7 ale prului sau machia0ului unor
secretare i nu numai /ste tiut faptul c secretara )asistenta mana!er*
este repre"entativ pentru instituia din care face parte i de aceea se
impune o preocupare permanent pentru felul cum arat
pre"entarea documentelor &ntr9o form atractivA aran0area corect a
te<telor &n pa!inA
*. Caliti de "rgani+at"r i spiritul de "rdine sunt necesare at:t la nivelul
conductorilor compartimentelor de secretariat7 c:t i al fiecrui e<ecutant &n
parte i presupune?
ordine &n ideiA
ordine &n acteA
ordine &n pstrarea materialelor de referinA
ordine &n aran0area obiectelor
,. Caliti de &"r-ire i redactare 6 sunt considerate aptitudini de ba" ale
secretarei Dodul &n care vorbeti este un element important care contribuie la
ima!inea unei persoane care repre"int o instituie Ce l:n! atitudine i aspectul
e<terior secretara trebuie s vorbeasc clar )pentru a evita interpretrile*7 concis
)pentru a economisi timpul propriu i pe cel al interlocutorului su*7 precis
12
)pentru a nu mai fi nevoie de lmuriri suplimentare* i corect din punct de
vedere literar i !ramatical Toate acestea trebuie utili"ate cu respectarea
formelor i formulelor de politee
1.. /"liteea este un factor de eficien pentru activitatea unei firme ,u cost7
dar poate aduce mari beneficii Secretara trebuie s manifeste politee i respect
pentru toate persoanele cu care intr &n contact /ste politicos i eficient s
rspund la &ntrebrile ce li se pun chiar i prin =da> sau =nu>7 dec:t s rspund
=nu tiu7 venii m:ine>7 =nu este pro!ram cu publicul>7 etc /ste un act de
impolitee s mesteci !um &n timp ce vorbeti cu cineva )chiar i la telefon*
11. !eticul"+itatea 6 este o alt calitate indispensabil &n munca de secretariat
/a trebuie s priveasc faptele &n profun"ime7 s &ncerce s ptrund &n esena
fiecrei probleme7 astfel &nc:t tot ceea ce face s fie ri!uros7 e<act7 fie c este
vorba de a!enda de &nt:lniri a efului7 a!enda ei cu adrese sau un referat 5a
corectitudine i preci"ie se a0un!e nu numai control:nd i verific:nd informaiile
pe care secretara le folosete dar i documentele care ies din biroul ei 1iecare
proces sau fenomen presupune o anali" atent nu numai a elementelor
manifestate superficial7 ci este necesar s se ptrund &n esena problematicii7
astfel &nc:t informaiile pre"entate conducerii s fie c:t mai e<acte
12. 0act i dipl"maie 6 &nseamn capacitatea de a lucra7 de a vorbi i de a da
satisfacie tuturor7 de a9i face s se simt importani7 chiar i atunci c:nd au
primit un rspuns ne!ativ Se tie c nemulumiii sunt o constant a oricrui
birou i c de multe ori cole!ii cer secretarelor s le re"olve problemele lor
personale ca i c:nd acestea ar fi cele mai ur!ente Cu tact i diplomaie
secretara trebuie s9i informe"e asupra sarcinilor de serviciu pe care le are i a
necesitii re"olvrii lor7 d:ndu9le de &neles c problemele lor nu pot fi
prioritare
De multe ori apare urmtoarea situaie ? Ieful &i cere s nu9l deran0e"e o
0umtate de or orice s9ar &nt:mpla Intre timp sun unul din clienii firmei i
vrea s vorbeasc ur!ent cu el Secretara tie c cel care a sunat este un client cu
care firma are o afacere foarte important ;n aceast situaie nu este cel mai
indicat ca ea s respecte cu strictee indicaia efului ;l va ru!a pe client s
atepte puin i &l va informa pe ef de situaia aprut Cu tact i diplomaie &l
asi!ur pe ef c a &neles instruciunea lui7 dar c mesa0ul clientului i s9a prut
suficient de important Ieful va fi recunosctor c a &neles situaia i c l9a
&ntrerupt cu tact
1. /unctualitatea 6 presupune respectarea nu numai a orelor de pro!ram la
serviciu7 dar i respectarea orelor de or!ani"are a unor &nt:lniri de afaceri sau
manifestri tiinifice
1#. $ut"c"ntr"lul 6 Se tie7 c secretariatul este locul unde se lucrea" &ntr9un
ritm alert i deci7 posibilitatea de eroare &n scris este foarte mare ;n aceast
situaie autocontrolul este o operaie nu numai indispensabil7 dar i obli!atorie
4utocontrolul poate &mbrca i alte forme? &n relaiile cu diferite persoane
colaboratoare7 este deosebit de important ca secretara s se autocontrole"e &n
vorbire7 !estic7 comportare
1-
1%. Capacitatea de a c"munica. Se pune tot mai mult accentul pe capacitatea
secretarelor )asistentelor mana!er* de a comunica pentru c7 cu c:t sunt mai
mari pro!resele tehnolo!ice7 cu at:t va fi mai necesar ca vocea uman s poat
convin!e7 s calme"e7 s laude i s &ncura0e"e Iefii au nevoie de persoane
competente care s poat comunica c:t mai eficient cu an!a0aii firmei7 dar i cu
furni"orii i clienii Cu c:t capacitatea de a comunica este mai mare cu at:t va fi
mai bun ima!inea sa i a firmei pentru care lucrea" Secretarele care vor
beneficia cel mai mult de recompensri 6 prin avansri i mriri de salariu sunt
cele cu abiliti de comunicare
1'. Independena. Dei secretara este o veri! &ntr9un lan7 ea trebuie s fie
capabil s lucre"e i independent ? un director sau un avocat an!a0ea" o
secretar pentru a or!ani"a activitatea de birou c:t mai eficient i pentru a9l
de!reva pe el de anumite servicii /a nu trebuie s9i cear mereu e<plicaii7 sau
soluii
1). Capacitatea de a c"la-"ra Secretara trebuie s colabore"e &n bune condiii7
pentru reali"area sarcinilor7 at:t cu eful c:t i cu ceilali an!a0ai ai firmei /a
trebuie s le pun la dispo"iie toate informaiile necesare
1*. $titudinea p"+iti& 1a de munc ;n mod evident duce la productivitatea
de ansamblu a biroului Iat c:teva atitudini ?
,e!ativ Co"itiv
,u este destul de practic7 mai
bine renunm
De ce s achi"iionm un alt
dispo"itiv J
S anali"m toate posibilitile
Coate achi"iionarea unui nou
dispo"itiv va duce la eficienti"area
lucrului
1,. 2una disp"+iie i simul um"rului. este o atitudine pe care ar trebui s o
aib orice secretar &n momentul &n care trece pra!ul biroului su ;ndeplinirea
cu plcere a sarcinilor de serviciu este o dovad a profesionalismului
2.. 3"ialitatea 6 fa de eful direct i fa de firm7 este una dintre cele mai
importante caliti ale unei secretare 5oialitatea presupune ataament fa de
locul de munc7 fa de eful direct7 aprarea secretului de serviciu7 aprarea
intereselor unitii A orice ef &i dorete un subaltern loial pe care s poat ba"a
oric:nd
21. C"n1idenialitatea ;ncepe s devin o cerin care c:ntrete destul de !reu
atunci c:nd cineva trebuie s obin un post Sunt instituii care pun foarte mare
accent pe confidenialitate )se acord chiar sporuri la salariu* Cstrarea
confidenialitii informaiilor fa de cei din afar sau chiar de cei din interiorul
instituiei este o sarcin dificil Cresiune e<ercitat cu scopul de a obine
informaii se poate manifesta cu o intensitate crescut7 mai ales dac secretara
lucrea" pentru o oficialitate aleas sau pentru un ef care ocup o po"iie cheie
&ntr9o instituie
22. 41iciena 6 secretara trebuie s tie s re"olve sarcinile importante &ntr9un
timp relativ scurt7 pentru ca eful s o poat aprecia la adevrata ei valoare /a
trebuie s stabileasc corect prioritile pentru a fi eficient
1.
2#. Capacitatea de a lucra su- presiune ;n secretariat se &nt:mpl s apar la
un moment dat mai multe probleme ur!ente care trebuie re"olvate ;n birou intr
mai multe persoane7 fiecare av:nd c:te o problem ur!ent de re"olvat ;n astfel
de &mpre0urri se manifest ca reacie stresul i iritabilitatea 1r s intre &n
panic i cu profesionalism secretara )asistenta* trebuie s ia deci"iile cele mai
bune i s stabileasc care sunt problemele ur!ente i importante7 fr s
0i!neasc pe cineva
In afar de aceste caliti i aptitudini7 secretarei i se cere un anumit nivel
de cultur !eneral7 0ustificat de faptul c ea intr &n contact cu muli oameni7
diferii ca stil7 mai ales atunci c:nd este un repre"entant al firmei &n aceste
contacte /a trebuie s aib cunotine din diverse domenii 4st"i e<ist multe
mi0loace de informare &n mas )radio7 televi"iune7 "iare7 Internet etc* care &i
permit s fim la curent cu evenimentele din ar i din lume O bun secretar
trebuie s fie interesat de acestea
Cerinele profesionale fa de o secretar sunt la fel de comple<e ca i
sarcinile pe care le &ndeplinete aceasta &n cadrul firmei Calitile profesionale
se obin prin studiu permanent7 prin observarea celorlali i adaptarea la modul
de lucru al or!ani"aiei
Cerinele profesionale se refer la?
cunoaterea limbii romne cu tot ceea ce nseamn ea )orto!rafie7
!ramatica7 vocabular*A
cunoaterea i utilizarea corect a metodelor i te!nicilor ce constituie
baza profesiunii sale"
procedee de scriere i citire rapidA
procedee de codificare i clasareA
cunoaterea a una# dou limbi strine$
cunoaterea lucrului pe calculator"
tehnoredactareA
ba"e de dateA
pota electronicA
noile tehnolo!ii de transmitere i prelucrare a informaiilor
cunoaterea unor noiuni de psi!ologie i comportament n relaiile cu
publicul )secretara trebuie s fie un bun psiholo!7 reuind s descopere
ce fel de om are &n fa i ce po"iie trebuie s adopte fa de
comportamentul acestuia*
cunoaterea unor principii de organizare i conducere$ n acest sens#
ea trebuie s aib cunotine de drept# mar%eting# management#
contabilitate# psi!ologie etc&
cunoaterea lucrrilor de secretariat i coresponden$
dorina de a se perfeciona continuu n domeniul de activitate al firmei
prin studierea literaturii de specialitate i a publicaiilor de profil&
1(&( Rolul secretariatului n stabilirea relaiilor
interpersonale
$'
Secretara prin atribuiile specifice7 se afl &n contact permanent nu doar cu
lucrtorii din unitate7 ci i cu un numr mare de persoane din afar unitii
)dele!aii7 clieni vi"itatori7 persoane ce se pre"int &n audien sau cer diferite
relaii* @n element important pentru o secretar const &n abilitatea de a lucra i
de a comunica cu oamenii
4bilitatea secretarei &n relaiile interpersonale const &n ?
stabilirea i meninerea relaiilor de lucru A
depistarea i re"olvarea problemelor folosind raiunea i spiritul de
iniiativ A
influenarea opiniei celorlali i ducerea la bun sf:rit a ne!ocierilor A
spri0inirea i supervi"area personalului din subordine A
comunicarea efectiv cu alte persoane A
1c:nd o !rupare a relaiilor ce se stabilesc &ntre secretariat i alte persoane
avem urmtoarele cate!orii ?
relaiile secretariat 6 conducere )e<ecutiv* A
relaiile secretariat 6 alte compartimente A
relaiile secretariat 6 persoane din afar unitii
1) Relaiile secretariat conducere (executiv)
4cest tip de relaie este permanent i &n cadrul acestora7 secretara trebuie
s respecte cerinelor de disciplin7 punctualitate i ordine
In acest conte<t7 disciplina &nseamn respectarea le!ilor a re!lementrilor
de ordine interioar7 a ordinelor7 indicativelor7 deci"iilor conducerii i pstrarea
secretului profesional
Intr9o or!ani"aie pot fi c:iva directori e<ecutivi Seful ei direct este un
membru al echipei mana!eriale i secretara are un rol important &n funcionarea
cu succes a acestei echipe
%elaiile secretariat 6 conducere trebuie s se ba"e"e pe respect i a0utor
reciproc Secretara trebuie s tie care sunt sarcinile i politicile prioritare ale
conducerii7 &ntocmind a!enda de lucru &n funcie de acestea
De asemenea7 secretara trebuie ?
s se asi!ure c toate informaiile furni"ate conducerii sunt e<acte7 astfel
&nc:t personalul e<ecutiv va fi scurt de a verifica toate documentele A
s fie capabil s rspund cu diplomaie oricrei cereri telefonice7 iar
e<ecutivul trebuie s aib &ncredere c secretara tratea" toate problemele
de serviciu &n mod confidenial A
s fie capabil s re"ume esena unor lucrri7 scutind conducerea de a le
mai studia A
s &nelea! clar scopul muncii i s preia munca personalului e<ecutiv &n
absena acestuia7 iar acesta trebuie s fie convins c secretara poate face
fa problemelor ce apar &n lipsa sa A
s fie bine informat &n tot ceea ce face conducerea7 &nc:t s9i poat fi de
a0utor c:nd trebuie A
s menin un climat de bun dispo"iie A
$1
5a r:ndul su7 eful trebuie s recunoasc dac unele erori au aprut din
cau"a lui A s permit secretarei s aib iniiativa &n re"olvarea problemelor /ste
indicat7 ca eful s aprecie"e munca secretarei )dac nu material7 mcar verbal*
aceasta are o influen po"itiv asupra psiholo!iei secretarei d:ndu9i mai mult
&ncredere &n ea
Ca secretar ea va stabili relaii i cu alte secretare ale personalului din
conducere )de e<emplu ? s anule"e sau s schimbe datele unei edine sau s
cear informaii ur!ente* De bunele relaii ce se stabilesc &ntre ele depinde
re"olvarea &n bune condiii a sarcinilor de serviciu
2) Relaiile secretariat alte compartimente
Secretarele au le!turi cu toate compartimentele din unitate7 permanent i
&n forme variate
Corespondena primit de la acestea7 pentru semnat i e<pediere7 cea
reparti"at de secretar cu re"oluiile conducerii7 lucrrile e<ecutate &n comun7
dactilo!rafierea materialelor elaborate de specialitii din compartimente
Centru a colabora c:t mai bine cu ceilali an!a0ai7 secretara trebuie s9i
&ndeplineasc sarcinile de serviciu )s9i spri0ine cu materiale documentare7 fie7
s le transmit imediat i cu preci"ie hotr:rile7 dispo"iiile conducerii7 s le dea
lmuriri*7 respect:nd &n acelai timp i alte condiii de ordin comportamental
Secretara trebuie s fie demn7 serioas7 modest7 s arate solicitudine i
politee fa de cole!ii de munc diferit fa de cei &n v:rst7 politee i
amabilitate &n !eneral Danifestrile de aro!an i &n!:mfare nu sunt admise7
ele aduc:nd mari pre0udicii relaiilor interpersonale
O bun relaie ba"at pe a0utor i respect trebuie s aib secretara i cu
personalul din subordinea sa ;n acest ca" ea va lucra ca un supervi"or i este
important s se e<prime clar c:nd &mparte sarcinile i s stabileasc e<plicit
standardele i timpul pentru fiecare sarcin /a trebuie s fie permanent un
e<emplu demn de urmat pentru cei din secretariat Secretara trebuie s
&ncura0e"e personalul din subordine7 s laude munca acestora c:nd este bun7 iar
pe de alt parte dac sarcinile nu sunt &ndeplinite la nivelul ateptat7 cu tact i
diplomaie7 ea va arta acest lucru persoanei &n cau" i o va a0uta s9i
&mbunteasc munca Comunicarea permanent cu personalul din subordine 6
iat cheia multor satisfacii personale
5 Relaiile secretariat persoane din afara unitii
Secretariatul este un factor important &n reali"area le!turilor &ntre
instituia pe care o repre"int i persoanele din afar7 fie c sunt ceteni7 fie c
sunt parteneri sau viitori parteneri de afaceri
Criceperea de a &nt:mpina un vi"itator determin calitatea relaiilor &ntre
cei care sunt viitori colaboratori &n afaceri
Se impun c:teva re!uli pe care o secretar trebuie s le cunoasc ?
secretara se oprete din lucru7 d m:na cu el7 iar dac &l vede pentru prima
dat se pre"int Se pre"int i vi"itatorul i spune scopul vi"itei )secretara
poate hotr& dac problema ridicat de vi"itator poate fi re"olvat de alt
persoan din unitate* Dac vi"itatorul nu dorete s spun scopul7 eful
$$
este cel care va hotr& dac &l va primi sau nu ,u este de competena
secretarei s respin! un vi"itator sau s se poarte nepoliticos pe motiv c
acesta dorete s9i comunice personal efului scopul vi"itei
s caute s recunoasc persoanele care nu vin pentru prima dat )&n cadrul
activitii de secretariat memorarea fi!urilor i a numerelor de telefon este
foarte important*A
s manifeste deferen i atenie fa de toate persoanele7 indiferent &n ce
calitate i cu ce problem se pre"int la secretariatA
s caute s re"olve pe c:t posibil favorabil problemele )&n msura &n care
aceasta este posibil*A
s aib o atitudine corectA s nu discute cu cole!ii cu voce tare i s9i
suprave!he"e convorbirile telefonice7 atunci c:nd &n birou se afl o
persoana strinA
s9l pre"inte pe vi"itator cu numele i funcia 6 acesta &nseamn respectA
vi"itatorii din afar7 &nainte de a pleca vor fi ru!ai s9i comunice
numrul de telefon pentru a putea fi contactaiA
&n nici o situaie secretara nu trebuie s aib fa de vi"itatori admiraie7
surpri"7 nemulumireA nu trebuie s discute probleme personaleA
s in seama de faptul c secretariatul este locul de primire al persoanelor
care doresc s vorbeasc cu eful7 a vi"itatorilor i de aceea camera
respectiv trebuie s fie c:t mai plcutA
autocontrolul permanent asi!ur o atitudine corect fa de cel care se
pre"int &n secretariat
Crimirea vi"itatorilor de ctre efi se va face astfel?
1* Imediat 6 ca" &n care secretara &l roa! pe vi"itator s o urme"e &n
biroul conducerii7 &l pre"int apoi se retra!e
$* Dup un timp de ateptare 6 &n acest ca" vi"itatorul ateapt &n biroul
secretariatului )secretara &i propune o ceac de ceai sau cafea*A dac
perioada de ateptare se prelun!ete secretara poate reaminti conducerii c
are un vi"itator
(* ;n ca"ul &n care conducerea nu !sete oportun primirea unui
vi"itator7 secretara cere scu"e acestuia i9i propune s discute cu eful
altui compartiment sau s lase o not scris conducerii care s cuprind
obiectul vi"itei Dac vi"itatorul &i e<prim nemulumirea7 secretara
trebuie s rm:n calm7 politicoas dar ferm
De obicei7 conducerea informea" secretara asupra primirii unor vi"itatori7
preci":nd data i ora
In &nt:mpinarea unor vi"itatori )sau colaboratori strini*7 secretara trebuie
s fie capabil s discute cu ei7 s le dea anumite relaii )ea trebuie s cunoasc
cel puin o limb strin de circulaie internaional*7 s fie bine documentat cu
privire la comportamentul i cultura rii de unde vin vi"itatorii7 pentru a nu face
!afeA este un lucru cunoscut c anumite !esturi7 pe care noi le considerm
normale7 la anumite popoare sunt considerate 0i!nitoare ;n !eneral7 vi"itatorii
$(
strini &i e<prim &n scris7 cu mult timp &nainte7 intenia de a vi"ita instituia
respectiv
#5 Relaiile cu mass-media
'elaiile cu mass-media &nseamn activitate de stabilire a unor contacte
ale conducerii cu repre"entanii radioului7 televi"iunii sau presei
Dass9media poate contribui la promovarea unor bune relaii ale firmei cu
publicul 4adar7 este &n interesul firmei s ofere presei informaii i ima!ini
&ntr9o form favorabil pentru ea ;n relaiile cu mass9media secretara trebuie?
s fie amabil i cooperantA
s aib !ri0 s nu divul!e informaii secrete sau confidenialeA
s note"e numele redactorului respectiv7 numrul de telefon7 numele
"iarului7 postul de radio sau televi"iune i detalii asupra subiectului care
interesea"A
dac este necesar7 secretara va fi<a o &ntrevedere cu o persoan din
conducere7 ls:ndu9i acesteia timp s9i pre!teasc rspunsul
;n conte<tul relaiilor dintre persoane7 re!ulile de conduit i comportare
civili"at contribuie la desfurarea normal i fructuoas a acestor relaii
Crintre &ndatoririle secretarei7 obli!at prin natura funciei s contribuie la
stabilirea unor relaii interpersonale7 se numr cunoaterea i respectarea unor
re!uli de protocol la care se adau! cele de comportament i conduit u"ual
Cunoaterea i respectarea re!ulilor &n privina manierelor7 a obiceiurilor
i a modelelor de comportament care se aplic &n anumite situaii le va scuti de
!reeli i !afe
4st"i7 c:nd automati"area a devenit parte inte!rant din viaa noastr7
c:nd brbaii i femeile au devenit cole!i )tot mai multe femei sunt &n posturi de
deci"ie*7 c:nd muli tineri7 oameni de afaceri mn:nc la fast9food aceste cerine
de comportament pot prea demodate7 dar ar fi o mare !reeal s nu le acordm
atenia cuvenit
Chiar dac multor oameni din 0urul nostru nu prea le pas de maniere7
totui vom fi apreciate dac ne vom comporta aa cum cer re!ulile7 iar
satisfaciile profesionale nu vor &nt:r"ia s apar
Test de autoevaluare
1 Care este structura or!ani"atoric a secretariatuluiJ
$ /numerai tipurile de secretare i o parte din atribuiile lor
( /numerai cinci caliti i aptitudini ale personalului din secretariat
4 Descriei relaia secretariat 6 conducere )e<ecutiv*
+ibliogra,e capitol 1
1Kictor 4listar7 Ion Copescu Slniceanu7 Crotocol7 coresponden
secretariat &n 4dministraia Cublic7 /ditura 5umina 5e<7 +ucureti7 $''17 p1$#
$http?FFLLLscritubecomFadministratieFCO%/SCO,D/,9I9T/M,ICI9
D/9S/C%/$41.2411php
$4
Capitolul ! Corespon"ena ca actiitate a secretariatelor
Cuprins
Obiectivele capitolului $ $4
$1 ,oiuni introductive $4
$$ Clasificarea corespondenei $5
$( Cerine actuale fa de coresponden oficial $2
$4 Stilul corespondenei oficiale $-
$5 /laborarea mesa0ului scris ((
$# 1orma de pre"entare a scrisorilor (4
$2 Ciclul operaiunilor practice de secretariat cu corespondena 44
$- Clasarea documentelor 4-
$. 3estionarea documentelor secrete 4.
$1' Test de autoevaluare 5'
$11 +iblio!rafie capitol $ 5'
2. C674(/68D48$ C$ $C0I9I0$04 $ (4C740$7I$04367
Obiectivele acestui capitol sunt cunoaterea urmtoarelor? noiunea de
coresponden include forma scris pe care o iau relaiile dintre dou sau mai
multe persoane )de obicei sub forma unor scrisori* Dup cum scrisorile se
adresea" unor persoane 0uridice7 sau fi"ice7 acestea alctuiesc subiectul
corespondenei oficiale sau private
2.1. 8"iuni intr"ducti&e
(orespondena oficial cuprinde totalitatea scrisorilor i actelor7 care
circul &ntre persoane 0uridice sau &ntre o persoan fi"ic i o persoan 0uridic7
&n scopul stabilirii unor relaii &ntre ele
;ntre o scrisoare i act e<ist urmtoarele deosebiri?
N scrisoarea este o comunicare adresat &n scris unei persoaneA actul este o
dovad scris prin care se constat un fapt7 se re!lementea" o obli!aie etc
actul are titlu7 scrisori purttoare de titlu se &nt:lnesc mai rarA
actul are specificat &n cuprinsul su titularul &n folosul cruia se face
constatareaA
ma0oritatea actelor sunt tipi"ateA &n ca"ul scrisorilor7 tipi"area este rar
&nt:lnitA
scrisorile sunt &nre!istrate &n %e!istrul de intrare9ieireA actele au numere
proprii de ordine7 pe ba"a crora se ine evidena emiterii i circulaiei lor
)&n %e!istrul de intrare9ieire sunt &nre!istrate scrisorile &nsoitoare ale
actelor*A
scrisorile pot fi redactate i semnate de orice funcionar cu dele!aie de
corespondentA actele nu pot fi &ntocmite i semnate dec:t de funcionari
investii printr9o dispo"iie e<pres a unui act normativ cu aceste drepturiA
$5
actul circul de la autor la beneficiar &nsoit de o scrisoareA c:nd nu se
folosete scrisoarea &nsoitoare7 actul nu poate fi &nm:nat beneficiarului
dec:t prin luare de semnturA
Sfera corespondenei oficiale este lar!7 ea cuprin":nd probleme cu coninut
economic7 0uridic7 administrativ7 diplomatic etc Distanele dintre partenerii de
afaceri7 problemele care apar7 ulterior &ncheierii tran"aciilor7 fac necesar
comunicarea prin intermediul corespondenei oficiale
De remarcat c predominant este coninutul economic al scrisorilor
oficiale ca urmare a unei economii diversificate i &n continu de"voltare
Importana activitii de coresponden const &n faptul c?
este un element de ba" pentru stabilirea relaiilor &ntre unitile
economice7 &ntre persoanele fi"ice i persoane 0uridice care sunt obli!ate
s9i re"olve anumite probleme &n comunA
ofer posibilitatea consemnrii scriptice a unei activitiA
constituie un element de &nre!istrri contabileA
servete ca prob &n 0ustiieA
permite7 prin asamblarea scrisorilor ce privesc o anumit problem7
constituirea unui ciclu de coresponden ce o!lindete apariia7
modificarea sau stin!erea unor relaii &ntre persoane 0uridice sau &ntre
persoane fi"ice i persoane 0uridice
devine o bo!at surs de documentare prin constituirea unui fond
arhivistic red:nd stadiile evoluiei raporturilor economice7 precum i ale
evoluiei vocabularului din domenii diferite de activitate
!(!( Clasi,carea corespon"enei
Corespondena oficial se poate clasifica dup mai multe criterii?
a5 dup criteriul de circumscriere:
corespondena intern )&ntre compartimente sau responsabili ai aceleai
or!ani"aii*A
corespondena externa )ctre sau de la o instituie spre mediul e<terior 6
alt instituie sau persoan* A
-5 dup domeniul de activitate:
corespondena )uridic )contestaia7 &nt:mpinarea7 notificarea7 pl:n!erea7
cererea de chemare &n 0udecat etc*A
corespondena administrativ )referatul7 raportul7 darea de seam7
procesul verbal7 deci"ia7 ordinul7 dispo"iia*A
corespondena protocolar )invitaii7 scrisori de felicitare7 felicitri7
corespondena tehnica a departamentelor de protocol etc*A
corespondena comercial )cererea de ofert7 oferta7 comanda7 reclamaia
economic7 avi"ul de &nsoire a mrfii7 scrisoarea de !aranie etc*A
corespondena diplomatic )nota diplomatic7 scrisorile de acreditare7
protestul diplomatic7 minuta diplomatic7 nota verbal etc*
c5 dup scopul ei:
corespondena de solicitare )cererea economic7 0uridic7 etc*A
$#
corespondena de informare )oferta7 reclama7 raportul7 darea de seam7
etc*A
corespondena de constatare )procesul verbal7 etc*
corespondena de decizie# ndrumare# control )ordinul7 deci"ia*A
corespondena de reclamaie )reclamaia economic7 0uridic*A
corespondena nsoitoare de acteA
d) dup criteriul accesibilitii:
coresponden secreta )transmis prin mi0loace de securitate or!ani"ateA
folosit &n sistemul instituionali"at )+irou Documente Secrete 9 +DS*A
corespondena desc!is )transmis pe cale obinuit i poate lua toate
formele materiale ale corespondenei 6 scrisoarea7 fa<ul7 e9mail7 telefa<7
etc*
e5 dup iniiativa trimiterii scrisorii:
scrisoarea iniial$
de rspuns $
de revenire$
f) dup criteriul suportului:
corespondena clasic 6 scrisoareaA
corespondena telegrafic 6 tele!rama7 tele<ulA
corespondena electronic 6 e9mail9ulA
!* dup modul de ntocmire?
documente tipizate $
documente netipizate$
h* dup natura i destinaia exemplarelor?
originalul )primul e<emplar care se trimite destinatarului* cu semntur i
tampil7 nr de &nre!istrareA
copia simpl )de arhiv sau de dosar* se scrie odat cu ori!inalul la
indi!o7 nu are tampil nici semntur ori!inal 4re numr de
&nre!istrareA
duplicatul originalului pierdut se eliberea" numai dup publicarea
pierderii ori!inalului &n Donitorul Oficial Duplicatul este eliberat tot de
unitatea care a eliberat i ori!inalul Ce actul nou eliberat se menionea"
=duplicat>A are puterea ori!inaluluiA
copia dup original 6 se copia" e<act te<tul de pe ori!inalA se scrie
=copie>7 =locul si!iliului> )5S* i =s9a semnat> )SS*A ea poate fi ?
copia certificat 6 are confi!urarea c este valabilaA se folosete pentru
pstrarea ori!inalului7 se semnea" i se eliberea" de secretariatul unitii
care pstrea" ori!inalul Dup colaionare se scrie =conform cu
ori!inalul>7 =pentru conformitate> Obli!atoriu7 copia poart semntura i
tampila A
copia legalizat 6 este eliberat de notariat /a conine reproducerea
e<act a coninutului actului7 dactilo!rafiat &n ir indian sau <ero<77
precum i &ncheierea de le!ali"are7 sub semntura notarului i tampila
$2
biroului notarial Documentele le!ali"ate se &nscriu &ntru9un re!istru
special la notariatA
fotocopia 6 are valoare numai &n ca"ul le!ali"rii de notariatA
extrasul 6 constituie copia unei pri7 a unui pasa0 dintr9un act de
dimensiuni mai mari Kalabilitatea lui este condiionat de certificare
!(#( Cerine actuale fa "e corespon"en o,cial
Dac admitem c protocolul i eticheta fac parte din mi0loacele de
stabilire a relaiilor &ntre oameni7 conform rolului fiecruia7 corespondena se
supune la r:ndul ei unor re!uli la fel de stricte? tot ceea ce este scris rm:ne
Se impune din aceast cau"7 din partea celor care &ntocmesc
corespondena o preocupare permanent pentru &nsuirea i respectarea unor
principii ce stau la ba"a corespondenei7 dintre acestea amintim?
15 *romptitudinea rspunsurilor implic operativitate &n re"olvarea problemelor
ce fac obiectul corespondenei Orice scrisoare trebuie s primeasc un rspuns
Dac rspunsul la o solicitare vine prompt )chiar dac este ne!ativ* i nu cu
&nt:r"iere7 impresia care ne9o facem despre persoana sau instituia respectiv
este c tie s se or!ani"e"e activitatea7 c este eficient i c ne respect
25+laborarea corespondenei la costuri avanta)oase Costurile unei scrisori sunt
adesea subestimate Costul real al unei scrisori include nu numai papetria i
timbrele7 ci i costul manevrrii scrisorii prin sistemul potal sau alte mi0loace
de transmitere7 ocup:nd timp7 necesit:nd echipament i spaiu i cel mai
important dintre toate este salariul celor care scriu scrisori7 al dactilo!rafei sau
operatorului ce procesea" cuvintele pe calculator ;nainte de toate trebuie s
stabilim dac ale!em scrisoarea ca mi0loc de comunicare sau alte mi0loace mai
puin costisitoare Dac ale!em scrisoarea7 pentru reducerea costurilor7 trebuie s
inem seama de urmtoarele aspecte
propo"iii scurte i clareA
folosirea modelelor de scrisori7 modulelor de te<te )abloanelor*7 astfel de
accesri fiind mult uurate de calculatorA
redactarea corect i complet a scrisorilor pentru a evita astfel
ne&nele!erile i implicit revenirile
5Stabilirea unui scop precis& /ste important s stabilim obiectivul scrisorii7
ceea ce dorim7 deoarece &n funcie de aceast vom aborda diferit destinatarulA
obiectivul unei scrisori poate fi?
s informm sau s aflm cevaA
s motivm sau s influenmA
s ne scu"mA
s solicitm sau s oferim cevaA
s acceptm sau s refu"mA
s felicitmA
#5,ivelul ierar!ic. Cresupune diferenierea i limitarea corespondenei pe paliere
ierarhice
%5+ficien i credibilitate
$-
/ficiena corespondenei se refer la?
promptitudine )transmiterea la timp a informaiilor*A
preci"ia i caracterul complet al informaiilorA
informarea permanent a partenerilor cu privire la noile produse i
serviciilor ce pot fi furni"ate de firma respectivA
(redibilitatea informaiilor transmise 6 repre"int o condiie esenial &n
&ncheierea unui parteneriat de afaceri ;n anumite tipuri de scrisori7 &n special &n
reclame i &n rspunsurile la reclamaii sunt unele elemente ce au drept efect o
do" de ne&ncredere din partea destinatarului7 de e<emplu?
reclama strident 6 promisiunile e<a!erateA
informaiile nefondate i neverificabileA
prete<tele 6 formulrile pretenioase &n care vina este dat pe alii sau pe
fora ma0or
'5 (orectitudinea i aspectul plcut"
mecanica te<tului )punctuaia i !ramatica* trebuie s fie corect7 o
!reeal de orto!rafie Ovorbete> despre nivelul de profesionalism al celui
care scrie
ale!erea stilului corespun"torA
asi!urarea formatului adecvat )se refer la cum arat pa!ina scris i dac
respect anumite re!uli* ;n !eneral7 scrisorile bine pre"entate vi"ual
c:ti! de0a de la prima impresie 4desea acesta este momentul &n care
destinatarul decide s citeasc scrisoarea i cu ce sentimente s o fac
)5 +fectul psi!ologic Te<tul trebuie s respecte re!ulile de ba" ale psiholo!iei
i va fi astfel formulat &nc:t destinatarul s reacione"e &n sensul dorit de
e<peditori )ca"ul ideal 6 motivare i nu manipulare*
*5 Atitudinea i exprimarea pozitiv 4titudinea po"itiv presupune o !:ndire
po"itiv sentimente po"itive i tendina de a aciona &n mod po"itiv /<ist mai
multe modaliti de a asi!ura atitudinea po"itiv prin scriere ;n mare parte
aceste modaliti &i !sesc e<presia prin intermediul limba0ului non9verbal al
mesa0ului scris De e<emplu7 promptitudinea trimiterii rspunsului )element al
atitudinii po"itive* comunic politee i consideraie prin intermediul limba0ului
timpului 4titudinea po"itiv &n scriere ine7 deci de politee7 consideraie7
conci"ie7 mod de or!ani"are a mesa0ului /<primarea po"itiv 6 un ton po"itiv
poate !enera &ncredere destinatarului c e<peditorul este capabil s re"olve
problemele Chiar i un mesa0 ne!ativ poate fi e<primat &ntr9un mod po"itiv De
e<emplu7 mesa0ul ne!ativ =,u putem s v satisfacem cererea7 deoarece
fondurile pe acest an au fost folosite> poate fi &nlocuit cu mesa0ul po"itiv
=cererea dv va fi re"olvat imediat ce vom primi fondurile pe anul viitor> sau
=,e pare ru c nu putem s v pltim cecul la data deHFcecul dv va fi achitat
la data deH*
/ste foarte important s spunem ceea ce putem face7 nu ceea ce nu putem
face7 ceea ce avem7 nu ceea ce nu avem
$.
De asemenea7 dac destinatarul se face vinovat de ceva este total
neproductiv s9l admonestm sau s9l facem s se simt vinovat /ste mai
productiv s ne pstrm atitudinea po"itiv i s ne concentrm atenia asupra
re"olvrii problemei
!(&( Stilul corespon"enei o,ciale
Stilul corespondenei oficiale are caracteristicile stilului oficial9administrativ
Stilul oficial9administrativ se &nt:lnete &n te<tele i activitile administrative7
0uridice7 diplomatice i economice /ste mai conservator dec:t celelalte stiluriA
este reali"at &ndeosebi &n forma scris monolo!at7 dar poate lua i forma
dialo!ului )&n corespondena oficial7 &n ne!ocieri7 &n raporturile cetenilor cu
autoritilor sau &n aciunile 0udiciare Se desfoar &ntr9un cadru instituional7
local i temporal7 precis 1ormele sale te<tuale pot fi? n"rmati&e )le!i7 decrete7
hotr:ri7 ordonane7 instruciuni7 circulare etc*7 de d"cumentare )procesul9
verbal7 memoriul7 protocolul7 re"oluia7 contractul etc* de in1"rmare )anunul7
declaraia7 &ntiinarea7 notificarea7 formularul de &nscriere7 tele!rama* de
ser&iciu )tabel nominal7 inventarul7 factura7 diploma* de c"resp"nden
)scrisoarea7 oferta etc*
In raport cu alte stiluri este &nchis la influene7 servind ca surs de
&mprumuturi &ndeosebi stilului publicistic
1iind mai puin diversificat dec:t alte stiluri7 are i el c:teva variante
interne? limba0ul )uridic legislativ )conservator7 nediferentiat*7 limba0ul )uridic
oratoric )caracter oral7 deschis apariiei stilurilor individuale* i limba0ul
administrativ )diversificare terminolo!ic pe domenii7 ierarhi"are &n ceea ce
privete puritatea &n funcie de situaie sau de destinatar7 put:nd7 de aceea
permite unele elemente stilistice individuale
1unciile dominante sunt cele denominativ9refereniale i persuasive
)destinatarul fiind avut permanent &n vedere &n formularea comunicrilor
specifice*
Stilul corespondenei oficiale pre"int anumite particulariti le<icale7
!ramaticale7 sintactice i stilistice
articulariti lexicale
Stilul scrisorilor oficiale repre"int forma specific de e<primare a ideilor7
modul &n care le<icul este folosit &n comunicare !:ndurilor
@na din condiiile7 prin care o scrisoare sau document oficial poate fi bine
&ntocmit i &neles7 este ale!erea vocabularului celui mai potrivit cu noiunile7
ideile7 faptele sau problemele tratate
1olosirea terminolo!iei de specialitate din domeniul respectiv d te<telor
conci"ie @n termen de specialitate poate e<prima cel mai e<act7 concis noiunea
sau situaia tratata i poate e<prima ideea unei propo"iii &ntre!i De e<emplu?
pentru a numi modalitatea de plata p:n la bordul unui vas se folosete e<presia
6 =franco9bordul vasului> 4le!erea cuvintelor cu !rad corect de specificitate i
preci"ie face scrierea mai convin!toare i mai clar 1olosirea cuvintelor
e<a!erat de abstracte se datorea" &n mare parte unor factori ca? nesi!urana7
comoditate7 lipsa de informaie precum i diferiilor factori de team )de a omite
('
ceva7 de a divul!a ceva7 de a pierde din importan etc* Cei ce utili"ea"
cuvinte pretenioase i savante cred7 &n mod !reit7 c aceasta &nsemn a scrie
bine 4cetia asocia" competena cu parada cuvintelor
articulariti !ramaticale
In redactarea corespondenei oficiale se respect formele !ramaticale
prev"ute de !ramatica limbii rom:ne7 dar specificul stilului corespondenei
const i &n folosirea anumitor particulariti7 i anume?
Nse folosete pluralul &n loc de sin!ular la pers I7 neconcordana &ntre numrul
real i cel !ramatical )se numete pluralul autoritii*? =K ru!m sH>7
=Confirmm primirea ofertei dv >A semnatarul repre"ent:nd o autoritate 5a
persoana a II a se utili"ea" formele de politee ale pronumelui personal
=dumneavoastr>7 care se acord cu predicatul la plural ? =Dv vei primi>7 iar &n
ca"ul predicatului nominal7 cu verbul copulativ la plural7 dar cu numele
predicativ la sin!ular? =dv suntei repre"entantul firmei>
Nse folosete neconcordana &ntre timpul real i cel !ramatical7 &n unele situaii7
prin utili"area pre"entului &n loc de viitor7 cu scopul de a da impresia de
si!urana i nu de eventualitate De e<? =marfa se livrea" la data H> &n loc de
=H se va livra> sau pentru numirea &n funcie =se numete &n funcia de H = &n
loc de = se va numi &n funcia de H>
Nse folosete refle<ivul pasiv &n locul diate"ei pasive? =e<po"iia s9a deschisH>
nu =e<po"iia a fost deschis>A refle<ivul impersonal &nlocuiete diate"a activ?
=se certific vechimea &n funcie>7 =se aplic re!ulamentul> 4ceste
e<primri preci"ea" c fapta sau actul respectiv sunt produse de o autoritate7
nefiind vorba de o implicare personal
N !erun"iul folosit la &nceput de fra"A acesta la pre"ent sau la trecut7 se
raportea" &ntotdeauna la subiectul propo"iiei principale 4stfel7 formularea?
Dulumindu9v pentru scrisoare7 primii7 Domnule asi!urarea sentimentelor
mele cele mai bune> 6 este !reit Carticipiul pre"ent &l implic pe autorul
scrisorii7 &n timp ce imperativul se adresea" destinatarului 4ceast lips de
coeren va fi evitat ale!:nd formula? =Dulumindu9v pentru scrisoarea dv7 v
ro! s primii H>
Nse evita folosirea imperativului i a e<presiilor imperative ;n scrisorile de
&ndrumare i control se folosete infinitivul cu valoare de imperativ? =a se urmri
&ndeplinirea formalitilor> i viitorul cu valoare de imperativ =Serviciul
Cersonal va aduce la &ndeplinire>7 =Kor fi sancionaiH>
Nabundena construciilor cu !enitivul i dativul )aplicarea prevederilor7 &n
condiiile le!ii7 conform deci"iei7 &n scopul obinerii*
Nfrecvena mare a substantivelor7 mai ales a celor provenite din infinitive lun!i
)re"olvare7 soluionare7 re!lementare7 etc*7 a pronumelor nepersonale )oricine7
toi7 fiecare etc* a prepo"iiilor i con0unciilor7 neutrali"area opo"iiei de !en la
unele substantive =personale> )inculpat7 &nvinuit7 donator7 contribuabil7 etc* i
predominarea sin!ularului )&nvinuitul7 proprietarul7 repre"entantul are
dreptulH*
articulariti de ordin sintactic
(1
In scrisorile i actele oficiale se respect re!ulile stabilite de sinta<a limbii
rom:ne7 dar i &n acest domeniu e<ist anumite particulariti?
Nfolosirea ordinii directe &n propo"iie i fra" )subiect i determinanii si7
predicatul i determinanii s*A ordinea invers este preferat de stilul literar7
istoric
N construirea de propo"iii i fra"e scurte 1ra"ele lun!i7 topica inversat dau
natere la confu"ii7 produc:nd !reuti &n &nele!ereA
N &nlocuirea subordonatelor cu pri de propo"iie corespun"toare7 c:nd acest
mod de construcie scurtea" te<tul7 mrind preci"ia e<primrii ;n loc de
=Darfa comandat de dv7 pe care am livrat9o la data de H> vom spune =Darfa
din comanda dv nr7 livrat la data de H>
N introducerea unor formaiuni le<ico9sintactice stereotipe care e<prim cau"a
)=din cau">* sau consecina )=de unde re"ult c>*7 a unor e<presii precum
=Drept pentru care am &ncheiat procesul9verbal>7 =&n mod nemi0locit>7 =&n mod
obli!atoriu> )&n loc de =nemi0locit>7 =obli!atoriu>
articulariti stilistice
Crincipalele caracteristici ale stilului corespondenei oficiale sunt?
corectitudinea7 claritatea7 conci"ia7 preci"ia7 sobrietatea i oficialitatea7 politeea
i demnitatea7 naturaleea i simplitatea
C"rectitudinea 6 impune respectarea &ntocmai a normelor7 formelor i re!ulilor
!ramaticale7 orto!rafice7 de punctuaie7 de fonetic ;n coresponden7
corectitudinea stilului este urmrit i pentru e<i!ene speciale Scrierea corect
a unei scrisori e<prim &n mare msur respectul pe care &l datorea" i &l
manifest e<peditorul Corectitudinea &n corespondena contribuie la evitarea
confu"iilor i interpretrilor !reite pe care ar putea s le provoace !reelile
!ramaticale /ste suficient plasarea incorect a unei vir!ule7 pentru a schimba
&ntre!ul sens al fra"ei 1olosirea permanent a ;ndreptarului Orto!rafic7 Ortoepic
i de Cunctuaie7 a altor manuale nu este o dovad de incultur7 ci7 dimpotriv7
de cunoatere i dorina de perfecionare
C:nd ne referim la corectitudine avem &n vedere nu numai aspectele !ramaticale7
ci i aspectele le!ate de coninutul propriu9"is al mesa0ului )cifre7 date7 cotaii7
etc*A scrisoarea poate fi folosit adesea ca documente &n relaiile dintre
parteneri
Claritatea 6 este o particularitate comun oricrui stil7 dar &n corespondena7 &n
scrierea documentelor este urmrit cu mult !ri07 &ntruc:t7 este vorba de fapte7
fenomene7 situaii7 drepturi7 obli!aii7 rspunderi7 care dac nu sunt pre"entate
clar7 produc pre0udicii prilor Claritatea se asi!ur i prin evitarea tuturor
cuvintelor7 e<presiilor i a formelor !ramaticale care nu au circulaie !eneral
sau care e<prim apro<imaii7 nesi!urana7 &nelesuri alternative
C"nci+ia 6 este o condiie specific stilului corespondenei7 &ntruc:t scrierea7
multiplicarea7 lectura7 etc7 necesita cheltuieli de timp i materiale 4ceast
trstur stilistic se poate reali"a prin fi<area ideilor &n propo"iii scurte7
!rupate lo!ic &n para!rafe i prin folosirea obli!atorie a terminolo!iei de
specialitate
($
Se pot elimina anumite cuvinte care nu aduc un plus de &neles )e< vom spune
=dispo"itivul este productiv> &n loc de =dispo"itivul este bun &n ceea ce privete
productivitatea>7 =4cest calculator este foarte performantP> &n loc de =acest
calculator este de foarte buna calitate i de aceea pre"int performante foarte
bune>* ;n acelai timp7 o scrisoare trebuie s fie complet ,imic din ceea ce
poate duce la elucidarea problemelor tratate &n scrisori nu trebuie omis Orice
omisiune duce la scrisori suplimentare
/reci+ia 6 se asi!ur prin utili"area terminolo!iei de specialitate7 prin folosirea
obli!atorie a unitilor de msur oficiale7 prin e<primarea &n litere7 alturi de
e<primarea cifric ori de c:te ori este vorba de sume7 cantiti7 etc
("-rietatea i "1icialitatea 6 este impus de faptul c actele oficiale trebuie s
aib un caracter obiectiv7 impersonal Sobrietatea este &nrudit cu conci"ia7 dar
&n plus7 ea se apropie de aspectul oficial7 pe care trebuie s9l ofere certificrile i
toate relatrile care se fac &n coresponden Comunicarea &n actele oficiale
trebuie s fie lipsit de &ncrctura afectiv
/"liteea i demnitatea 6 stilul corespondenei trebuie s fie prin definiie un
stil al politeii i demnitii Coliteea este ceva elementar7 ceva ce sta &n firea
oricrui om civili"at ,u costa i poate aduce profit i alte beneficii 4 spune
=mulumesc>7 =va ro!>7 =aprecie">7 =sunt recunosctor>7 etc sunt formulri care
trebuie s fie pre"ente &n orice scriere ;n coresponden nu se admite7 sub nici o
form7 polemica i limba0ul de indi!nare7 chiar i atunci c:nd emitentul scrisorii
a suferit din partea corespondentului anumite neplceri 1olosirea pluralului
autoritii7 al pronumelor de politee asi!ura aceste cerine
8aturaleea i simplitatea ;n ba"a acestor condiii7 stilul corespondenei7 este
i trebuie s fie direct i firesc7 neforatA se impune folosirea cuvintelor simple7
nepretenioase Trebuie s scriem pentru a e<prima i nu pentru a imprima )prin
cuvintele folosite*
Stilul7 &n scrierea mesa0elor este subordonat unui scop precis7 controlea" un
anumit impact i ton i este definit de acea ale!ere a cuvintelor7 propo"iiilor i
formatului para!rafelor care prin calitatea de a fi potrivita situaiei7 conte<tului
i destinatarului7 produce reacia i re"ultatul dorit Tonul unui mesa0 este definit
de percepia destinatarului7 de ceea ce citete ele =printre r:nduri> i &n spatele
cuvintelor Tonul se definete astfel prin capacitatea pe care o are stilul unei
scrisori de a produce anumite reacii cititorului )destinatarului* Dificultatea
controlrii tonului unei scrisori const &n faptul c acesta este dependent i de
percepia cititorului7 percepie care este strict individual
"brevieri folosite n corespondena oficial
1olosirea abrevierilor pre"int un triplu avanta0? economie de timp &n ce privete
redactarea7 citirea7 dactilo!rafierea documentelorA economie de spaiu n pa!in
i economie de materiale )h:rtie7 pan!lic 6 &n ca"ul folosirii7 maini de scris7
cartu7 cerneal &n ca"ul folosirii imprimantei
Deosebit de important este &ns folosirea corect a abrevierilor7 at:t din punct
de vedere al scrierii lor7 c:t i al po"iionrii &n fra"
((
Se recomand7 utili"area raional a abrevierilor &n sensul de a nu face abu" de
abrevieri &n te<t7 ceea ce ar conduce at:t la &n!reunarea citirii i &nele!erii
cuvintelor i e<presiilor pe care le repre"int7 c:t i la considerarea scrisorii ca o
lips de politee fa de destinatar
In corespondena oficial se admit7 &n !eneral7 numai?
9 abrevieri prev"ute de ;ndreptarul Orto!rafic al 4cademiei %om:ne7 pentru
cuvinte i e<presii din vocabularul obinuit
9 abrevieri consacrate de tiinele teoretice i aplicate &n fiecare domeniu de
activitate speciali"at )bancar7 financiar7 contabil7 matematic7 fi"ic7 etc*
9 abrevieri consacrate &n u"ana lucrrilor de secretariat i coresponden &n ara
noastr7 pentru scrisori &ntocmite &n limba rom:n
9 4brevieri consacrate &n corespondena internaional7 c:nd scrisorile sunt
adresate partenerilor e<terni
,u se vor folosi abrevieri &n titulaturi )se scrie =Domnule Director> i nu =Dl
Director>A =Ordinul nr> i nu =Ord nr>*
!(-( Elaborarea %esa.ului scris
Succesul unor scrisori nu este &nt:mpltorA el este re"ultatul unei munci i
e<periene &ndelun!ate Cei ce scriu trebuie?
s in seama de termenii de specialitate adecvaiA
s construiasc corect fra"ele din punct de vedere !ramaticalA
s aib un stil a!reabilA
s cunoasc i s respecte anumite norme i standarde de scriere
Decisive pentru succesul unei scrisori sunt nu numai canalele de
transmitere i stilul7 ci i forma7 structura i mai ales coninutul @n coninut i
neadecvat7 erorile de adresare7 !reelile !ramaticale7 tonul7 impactul i stilul
!reit sunt doar c:teva dintre elementele care pot crea o ima!ine nefavorabil
at:t celui care scrie scrisoarea c:t i firmei pe care o repre"int
Se cunoate faptul c orice scrisoare echivalea" cu o Ocarte de vi"it> a
celui ce o e<pedia" O scrisoare bine redactat poate aduce mari servicii? s ne
repre"inte &ntr9un loc unde nu putem participa7 s ne apere interesele7 atunci
c:nd din motive obiective nu o putem face personal
Dulte scrisori de afaceri se dictea" sau se scriu direct7 fr prea multe
pre!tiri /<periena &ndelun!at a secretarei )asistentei mana!er* face7 adesea
inutile proiectarea i conceperea scrisorilor Centru rspunsurile la scrisorile de
rutin7 secretara va nota pe mar!ine sau sub te<tul e<peditorului indicaiile
necesare Centru a c:ti!a timp pot fi folosite ca model copiile altor scrisori
trimise
,u trebuie pierdut din vedere faptul c datorit tehnicilor de comunicare7
pe de o parte7 c:t i amplificrii schimburilor la nivel mondial7 pe de alt parte7
au aprut i modaliti noi i rapide de transmitere a mesa0elor7 dar &n ciuda
e<istentei tele!rafului i a telefonului7 a tele<ului i telefa<ului7 scrisorile
oficiale continua s9i pstre"e locul i importana lor
In fapt7 abstracie fc:nd de costul ridicat al mi0loacelor moderne de
comunicare7 ma0oritatea mesa0elor transmise prin tele!raf sau telefon7 trebuie
(4
confirmate &n scrisA &n plus7 chiar redactarea sau decodificarea unei tele!rame
sau a unui tele< presupune din partea e<peditorului i a destinatarului cunotinte
care sunt incluse &n tehnicile de redactare a corespondenei &n forma sa clasic
Centru scrisorile mai importante i mai complicate7 care necesit o atenie
deosebit7 este necesar o pre!tire temeinica a acestor
+tapele ntocmirii unei scrisori sunt?
1* Stabilirea scopului )ce dorim cu aceast scrisoare*A
$* Documentarea consta &n cule!erea informaiilor necesare pentru tratarea
subiectuluiA informaiile se pot obine prin?
studiul corespondenei de0a e<istenteA
folosirea documentaiei interne i e<terneA
consultarea actelor normative care re!lementea" probleme de tipul celor
care fac obiectul mesa0ului respectivA
folosirea 0urnalului sau a a!endei
4ceste informaii nu sunt introduse ca atare &n te<t7 ci sunt supuse unui proces
de selecie7 modificare prin operaiile de anali"a7 sinte"a7 etc
(* Sistemati"area materialului de0a cules sub forma unei schie care poate fi
simpl sau de"voltatA
4* Scrierea ciornei @neori pot fi scrise mai multe ciorne p:n la obinerea
formei finale
;n aceast etap se acord atenie deosebit introducerii )care constituie
cartea de vi"it a te<tului* cuprinsului )care trebuie s se derule"e lo!ic* i
&ncheierii )care sinteti"ea" mesa0ul te<tului7 repre"ent:nd =ultima impresie> cu
care rm:ne destinatarul*
5* %evi"uirea i corectarea 6 nu repre"int o etap formal Te<tul este citit de
mai multe ori din perspectiva ansamblului i pe fra!mente mai mari sau mai
mici7 verific:nd or!ani"area te<tului )structura7 ierarhi"area i ordonarea
ideilor*7 control:nd i corect:nd !reelile !ramaticale7 de punctuaie i
st:n!ciile lin!vistice
#* Dactilo!rafierea 6 scrierea cu a0utorul calculatorului sau a maini de scris7
apoi formatarea i editarea )scoaterea la imprimant*
1olosirea pe scar tot mai lar! a calculatorului determin uneori pericolul
ca forma s predomine asupra coninutului ,oile posibiliti de concepie aduc
cu ele i tentaia de a pre"enta opere de art &n loc de simple scrisori
!(/( 0or%a "e prezentare a scrisorilor
;n ceea ce privete forma estetic de pre"entare a scrisorilor trebuie respectate
urmtoarele cerine?
N plasarea echilibrat a te<tului dactilo!rafiat pe coala de h:rtie &n funcie de
acestaA
Npstrarea unei mar!ini fi<e &n partea st:n!a a colii de h:rtie )(9(75*A
N alinierea capetelor de r:nd &n partea dreapt7 c:t mai uniform posibil
)$9$75cm*A
Ce l:n! motivaia de ordin estetic7 mar!inile ofer cititorului un moment
de respiro ,imic mai obositor dec:t un te<t care umple toat pa!ina ca i cum
(5
am cuta s economisim h:rtia De asemenea7 mar!inile sunt comode pentru
destinatar7 pentru a putea face adnotri sau pentru &ndosariere
N evitarea despririi cuvintelor &n silabe la captul r:nduluiA
N dispunerea te<tului &n para!rafe7 ls:nd &ntre acestea un interval suplimentar
fa de r:ndurile din te<t7 dac scriem la un r:ndA
N continuarea te<tului pe o fil nou numai dac acesta conine minimum dou
r:nduriA
Ndistana dintre r:nduri trebuie s in cont at:t de cantitatea de te<t care trebuie
s intre pe pa!ina respectiv7 c:t i de scopul scrisorii
N ale!erea din multitudinea de fonturi pe cele corespun"toare cu scopul
scrisorii
Centru corespondena de afaceri se recomand fonturi cu mrime de 1$914
puncte pentru o mai bun li"ibilitate
scrierea cu caractere italice7 bolduit sau subliniate pentru scoaterea &n
eviden a unor cuvinte sau poriuni de te<tA
structurarea enumerrilor &n mod diferit?
prin liniueA
prin puncte de enumerare )cu aceeai mrime de font ca i te<tul*
1 prin cifreA
a* prin litere miciA
te<tul trebuie s fie aerisit i marcat prin introducerea tabelelor7 !raficelor7
fi!urilor )dac este ca"ul*
eventuala ataare la scrisoare a diverselor documente =ane<e> )liste de
preuri7 brouri7 etc* cu menionarea lor &n te<tul scrisorii i &n para!raful
corespondenei )&n partea st:n! 0os*A
evitarea CS care poate crea destinatarului impresia unei ne!li0ene din partea
e<peditoruluiA
;n u"ana internaional e<ist dou forme de aran0are a te<tului &n pa!in?
forma bloc 6 preferat de firmele americaneA
forma dantelat folosit &n special de firmele europene7 iar ca form derivat
a formei bloc este forma semi9blocA
/ste indicat folosirea unui sin!ur model de aran0are &n pa!in )cel folosit
&n firm*
-n forma bloc toate elementele scrisorii &ncep de la linia mar!inal st:n!a ;ntre
para!rafe se las spaiu dublu fa de spaiul dintre r:nduri Cara!rafele nu sunt
indentate
-n forma dantelat )numit i forma indentat*7 unele elemente )e<peditorul7
formula de introducere7 etc* sunt po"iionate &n mar!inea din st:n!a7 iar &n
dreapta )nr i dat7 adresa destinatar7 semntura e<peditorului7 formula de
&ncheiere*
Crimul r:nd al fiecrui para!raf mare al mesa0ului propriu9"is este retras
cu -91' intervale de la linia mar!inal st:n!a
(#
.orma semi-bloc 6 te<tul propriu9"is al scrisorii se dactilo!rafia" &n forma
dantelat7 r:ndurile constituind adresa interioar sunt plasate &n st:n!a7 iar
formula de &ncheiere i semntura plasate la dreapta7 se scriu &n forma bloc
,ici una din formele de dispunere a te<tului &n pa!in nu are caracter
imperativ7 fiecare firm &i poate ale!e forma de pre"entare pe care o consider
cea mai potrivit
De asemenea7 un rol important pentru impresia scrisorii &l are h:rtia i
plicul
Centru scrisorile oficiale se folosesc coli de h:rtie cu dimensiuni
standardi"ate 44 Cel mai des este folosit h:rtia de culoare alb )se mai
folosete i cea colorat mai mult pentru copii i numai &n interiorul firmei*
Caleta de sortimente de h:rtie se &ntinde de la h:rtia simpl7 reciclabil p:n la
h:rtia satinat7 marmorat sau lucrat manual 5a ale!erea h:rtiei trebuie s
inem seama7 de e<emplu7 c h:rtia lucioas este foarte !reu &ncrcat de multe
aparate i se a0un!e de multe ori s se bloche"e &n aparat7 acelai lucru este
valabil i pentru !reutatea h:rtiei @nele imprimante7 &n special cele cu laser
&ncarc numai h:rtia p:n la 1''!r De asemenea7 Cota %om:n percepe ta<
pentru !reutatea scrisorii
%espectarea anumitor po"iii pe h:rtia de coresponden este7 &n unele
ca"uri7 mai mult dec:t necesar &n funcie de aceasta se orientea" po"iia
ferestrei &n ca"ul plicului cu fereastr
Clicul 6 folosit pentru e<pedierea corespondenei trebuie s fie
confecionat dintr9o h:rtie calitativ7 iar elementele ce se menionea" pe acesta
trebuie scrise li"ibil7 ca s facilite"e identificarea destinatarului
/<ist mai multe tipuri de plicuri?
plicuri standard de coresponden 6 plicuri adaptate pentru coli 44 &mpturite
&n douA
plicuri de cabinet 6 plicuri lun!i pentru coli &mpturite pe lun!A
plicuri dosar 6 pentru coli 44 ne&mpturiteA
Clicurile sunt diferite ca mrime7 !reutate i culoare @nele au si!la firmei
)instituiei* imprimate 6 cele mai utili"ate sunt tipurile cu =fereastr> prin care se
vede numele i adresa destinatarului scrise &n interiorul scrisorii Ce plic se fac
urmtoarele meniuni?
adresa destinatarului care coincide cu adresa interioar at:t din punct de
vedere al coninutului7 c:t i a firmei 4ceasta trebuie s fie complet
)numele persoanei iFsau al firmei7 strada7 localitatea7 codul potal7 eventual
ara7 )atunci c:nd corespondena se e<pedia" &n alte ri* Cot e<ista ca i &n
scrisoare7 indicaii de transmitere a corespondenei ctre un anumit serviciu
sau persoan /<? =;n ateniaH>
adresa e<peditorului 6 poate fi plasat &n colul din st:n!a sus sau pe verso
@nele firme e<peditoare au de0a antet tiprit pe plic
(2
indicaii speciale de atenionare )se refer la caracterul corespondenei*?
personal7 confidenial7 ur!ent7 etc care se scriu &n colul din st:n!a sus )&n
ca"ul &n care adresa e<peditorului se afl pe verso* sau &n st:n!a 0os
indicaii pentru pot )se refer la cate!oria sau tariful potal7 fie la modul de
trimitere a corespondenei* Cutem &nt:lni una din meniunile7 par9avion7 prin
curier7 recomandat7 post9restant7 etc )acestea sunt scrise fie de e<peditor7 fie
de ctre serviciile potale7 la cererea e<peditorului*
/lementele componente ale scrisorii
Conform u"anelor internaionale scrisoarea oficial are urmtoarea structur?
antet7
numrul i data7
referinele7
adresa destinatarului7
formula de salut7
formula de adresare7
obiectul scrisorii7
coninutul7
formula de &ncheiere7
formula de salut7
semntura7
referiri7
ane<e
4,T/T@5
;n !eneral7 h:rtia folosit pentru coresponden are antetul tiprit sau
!ravat7 plasat &n partea superioar pe mi0loc sau &n partea st:n! a pa!inii
@neori apar completri ale antetului &n subsolul pa!inii ;n lipsa unui antet
tiprit acesta este dactilo!rafiat
1orma i !rafica antetelor este e<trem de variat7 dar el trebuie s fie
simplu i cu aspect plcut7 fr elemente ornamentale inutile7 &ndeplinind7 pe
l:n! funcia de identificare i informare i pe cea de publicitate
4ntetul cuprinde?
elementul !rafic )si!la sau lo!o9ul ,umai pentru antetele instituiilor
centrale de stat7 sunt folosite &n antet tricolorul i stema rii*A
denumirea societiiA
forma sa 0uridicA
adresa i sediul central )se indic strada7 numrul7 localitatea7 codul
potal7 ara*A
numrul de &nre!istrare la %e!istrul ComeruluiA
codul fiscalA
contul bancar i banca unde societatea are deschis contul respectivA
numrul de telefon7 precedat de prefi<ul oraului7 eventual i cel al rii
)&n ca"ul corespondenei cu partenerii strini*A
numrul de fa<A
e9mail9ulA
O h:rtie de coresponden conin:nd toate informaiile de la adres p:n
la contul bancar nu este indicat &n orice situaie De e<emplu pentru
corespondena protocolar pe invitaii la dineuri i recepii7 la felicitri se
recomand crearea unui alt model de antet )cu numele firmei i eventual numele
celui care semnea"*
(-
De menionat7 faptul c firmele care au relaii de afaceri cu ri din spaiul
vorbitor de limb en!le"* adresa din antet trebuie s fie aproape identic cu cea
care se cere &n %om:nia din punct de vedere potal )este important ca potaul s
&nelea! unde s duc corespondena*
Centru toate ca"urile &n care nu dispunem de h:rtie oficial de
coresponden )un cetean care se adresea" unei autoriti publice*7 obiceiul
este de a adu!a informaii privind autorul scrisorii7 titlul i adresa sa7 dup
semntur7 sau scrise sus &n partea dreaptA nu trebuie s ne dm noi &nine un
titlu de politee? =Domnul> sau =Doamna>
,@DQ%@5 II D4T4
,umrul i data &nre!istrrii unei scrisori sunt elemente de mare
importan /le determin identitatea scrisorii7 momentul de la care cur!
obli!aii )de a rspunde la o scrisoare7 de a e<ecuta o lucrare7 de a pune &n
aplicare un ordin7 etc* i st la ba"a clasrii numerice i cronolo!ice
,umrul i data se scriu &n !eneral sub antet ca i cum ar face parte din acesta
sau &n dreapta lucrrii7 &n partea opus antetului7 &n dreptul r:ndului al doilea al
acestuia Denumirea lui se scrie &n litere )=$$ octombrie $''$* Centru a evita
confu"iile7 data poate fi scris diferit &n corespondena &n limba en!le" 1orma
britanic este asemntoare celei rom:neti mai &nt:i "iua i apoi luna )1#
th
0anuarR* ;n S@4 i &n unele pri ale 4siei se scrie mai &nt:i luna i apoi "iua
)0anuarR 1#7 $''$*
De asemenea7 &n ca"ul unor document7 pe l:n! dat se indic i locul
emiterii acestora 5ocul de emitere se plasea" &naintea datei7 data se separ de
numele localitii prin vir!ul ,umele locului de e<pediie este7 de obicei7
numele din antetul tiprit /<cepie fac7 de e<emplu7 ca"urile &n care scrisorile se
e<pedia" de la un departament al firmei care se afl &n alt ora ;n aceste
condiii preci"area locului de e<pediie &mpreun cu data devine obli!atorie
%/1/%I,B/5/
Se plasea" de obicei &n partea st:n! a colii de h:rtie sau &n acelai r:nd
din dat &n partea dreapt %eferinele sunt incluse &n scrisoare &n scopul
identificrii cu mai mare uurin a departamentului sau persoanei care a
redactat scrisoarea %eferina se notea" prin abrevierea =%ef> i include
inialele an!a0atului care a redactat scrisoarea )persoana care se ocup de
problem care face obiectul scrisorii*7 precum i diferite numere de ordine emise
de secretariat sau re!istratur7 numrul de dosar al contractului7 etc
/<emplu?
%ef? K,F-$$F1S$''$
/<ist u"ana includerii &n scrisoare nu numai a referinelor firmei
e<peditoare7 )our %ef* dar i cele ale firmei destinatare )Rour %ef* &n scopul
identificrii cu uurin a corespondenei anterioare
4D%/S4 D/STI,4T4%@5@I
Se plasea" fie &n partea st:n! a colii de h:rtie )pentru forma bloc*7 fie &n
partea dreapt )pentru forma semi9bloc* i se scrie dup sistemul bloc
4ceasta cuprinde?
(.
9denumirea unitii )inclusiv biroul7 direcia creia &i este destinat scrisoare*A
9 adresa )localitatea precedat de codul potal7 str i nr7 0udeul7 sectorul )pentru
+ucureti*7 ara )pentru strintate* 4dresa poate fi precedat de cuv:ntul
=ctre> )dup care nu se pune vir!ul*
Cele mai utili"ate forme de adresare sunt?
1* unei persoane fi"ice de la o anumit firm sau instituie ne adresm cu numele
su complet ,umele va fi precedat de formula de politee =Domnului>7
=Doamnei> precum i de funciile oficiale sau onorifice ale persoanei respective
/<emplu? Domnului Crofesor Dihai Copescu 6 Director 4SI%OD S4
$* unui funcionar al crui nume nu &l cunoatem sau unui serviciu din cadrul
unei instituii7 ne adresm denumind funcia acestuia sau serviciul 4ceast
indicaie poate fi scris i la sf:ritul adresei interioare cu dou r:nduri mai 0os7
precedat de cuvintele? =;n atenia Directorului 3eneral F Serviciului Import 6
/<port>A
(* unei instituii7 firme7 ne putem adresa menion:nd doar numele acesteia
Iat dou e<emple des &nt:lnite &n coresponden?
Domnului ,icolae ,icescu7 Dana!er
SC DISI,3 S%5
Ios Dihai +ravu 45
+ucureti7 %om:nia
Sau
SC DISI,3 S%5
Ios Dihai +ravu 457 sector (
+ucureti7 %om:nia
-n atenia /irectorului 0eneral sau
-n atenia Serviciului +xport
1O%D@54 D/ S45@T )D/ 4D%/S4%/*
Clasat de la mar!ine sau de la alineat7 se scrie pe r:nd separat Cu c:t
autoritatea creia &i este destinat scrisoarea se afl mai sus pe scara ierarhiei7 cu
at:t aceast inscripie va fi mai evident fa de adres
Se plasea" apro<imativ trei spaii sub adresa destinatarului Dup
formula de salut se pune vir!ul i nu se recomand abrevierea cuvintelor din
formula de salut Dodul &n care o e<primm depinde de formula pe care am
folosit9o anterior
1orma cea mai u"itat este =Domnule H> sau =Doamn H>7 dac
destinatarul e<ercit o responsabilitate vom adu!a? =Domnul primar>7
=Domnule director>7 =Domnule Dinistru> etc /<ist funcii care cer un alt
apelativ7 de e<emplu =Sire> sau =Da0estate>
1ormula de politee cuplat cu titlul funciei nu trebuie urmat i de nume
Crimarului unui ora nu i se scrie? =Domnule primar Copescu>7 ci =Domnule
primar>A o personalitate poate acumula mai multe responsabiliti care &i confer
tot at:tea titluri7 poate deine diferite !rade universitare sau onorifice Ce vom
ale!eJ 5e vom folosi pe cele care 0ustific scrisoarea 4tunci c:nd ne adresm
rectorului unei universiti care pre"idea" o campanie de finanare pentru un
4'
or!anism de &ntra0utorare i corespondena se refer la aceast campanie7 titlul
de preedinte &l va eclipsa pe cel de rector7 iar destinatarul va &nele!e natura
te<tului pe care &l va citi
;ntr9o coresponden &ntre dou persoane e!ale din punct de vedere
ierarhic i care se cunosc bine se poate adu!a la apelativul propriu9"is i
=Stimate cole!> )=Domnule rector i stimate cole!>*
4lte formule folosite =Stimate Domnule H> sau =Stimat Doamn> )urmate fie
de numele lor7 fie de funcie7 dup cum ne9am adresat*
/<ist cuvinte a cror form de feminin este marcat doar prin titluri de
politee? =Doamna Dinistru>7 =Doamna Tudector> etc )atenie la forma de
feminin atunci c:nd trimitem o scrisoare &n 1rana sau 4n!lia7 S@47 politeea ne
obli! s ne informm &n prealabil i s respectm opiunea fiecruia
Dac ne adresm unei firme sau instituii &n !eneral7 formula de salut va fi
=Stimai Domni>7 =Stimate Doamne> )pentru firmele despre care se tie c sunt
conduse de femei*
;n corespondena redactat de instituii i firme din S@4 formula de salut
este =Domnilor 6 urmat de =?>
O+I/CT@5 SC%ISO%II
Se scrie ca prim aliniat al scrisorii dup formula de adresare7 precedat de
cuvintele =%eferitor la H> sau =%ef>7 rolul su este de a pre"enta succint
problema tratat &n scrisoarea respectiv i de a uura operaia de &ndrumare i
de clasare a corespondenei Includerea obiectului scrisorii nu este obli!atorie i
poate fi emis &n ca"ul &n care problema tratat &n scrisoare este pre"entat pe
scurt &n primul para!raf al ei
CO,BI,@T@5 S4@ T/ST@5 C%OC%I@9UIS 45 SC%ISO%II
%epre"int partea esenial a scrisorii i de aceea trebuie redactat cu
deosebit atenie
Cuprinde?
para!raful de introducereA
mesa0ul )sau cuprinsul*A
&ncheiereaA
Cele trei pri se scriu cu aliniat i se separ eventual printr9un spaiu dublu
fa de distana dintre r:nduri la care este scris te<tul7 obiectivul
I,T%OD@C/%/4
/ste str:ns le!at de obiectul scrisorii la care face referire sau pe care &l
conine7 de e<emplu? confirmarea primirii unei corespondene7 mrfuri7
documente7 formularea unui rspuns la o scrisoare anterioar7 etc
;n corespondena comercial7 introducerea const &n formule tip7 dar care nu
trebuie s fie lipsite de politee i de un anumit caracter personal )&n funcie de
destinatar*
/<emple?
1* Centru scrisorile iniiale
1*rin prezenta v informm c 223
v aducem la cunotin c 2
41
1*entru confirmarea dumneavoastr v comunicm c 23
1Avem plcerea de a v informa c 23
a v aduce la cunotin c 23
1Suntem ncntai4bucuroi4fericii s v informm c 23
1,e folosim de acest prile) pentru 23
1Obiectul scrisorii noastre este"
N s v informm despre 2
N s v anunm 2
N s v avertizm de 2
N s v atragem atenia n legtur cu 2
$* Centru scrisorile de rspuns
1(a rspuns la scrisoare dumneavoastr nr& 2 din data de 23
1,e-a fcut plcere s primim scrisoarea dumneavoast din 23
1'eferitor la scrisoarea dumneavoastr nr& 2 din data de 23
1.olosim acest prile) pentru a v mulumi pentru scrisoarea dumneavoastr nr&
2 din data de 23
(* Centru scrisorile de revenire
1'evenim la scrisoarea dumneavoastr nr& 2 din data de 23
1-ntruct nici pn astzi nu am primit rspuns la scrisoarea noastr nr& 2&3
D/S4T@5 )C@C%I,S@5*
Conine punctul de vedere al e<peditorului fa de problemele tratate7 de
aceea ideile mesa0ului trebuie e<primate c:t mai clar7 &ntr9o &nlnuire lo!ic
folosind un vocabular adecvat i un ton corespun"tor /ste recomandabil
folosirea fra"elor scurte7 fiecare idee distinct7 fc:nd obiectul unui para!raf
separat
Desa0ul poate s cuprind o motivare i o conclu"ie Dac problema
cuprins &n scrisoare nu necesit e<plicaii )motivarea*7 coninutul scrisorii se
concreti"ea" &n chiar conclu"ia acestuia
/<emplu?
1*rin prezenta# se mputernicete /omnul 2 pentru contractarea fondului de
marf pe semestrul 55 6776 i concilierea restanelor n livrri&3
;n redactarea mesa0ului propriu9"is se poate folosi una din cele dou metode?
N metoda direct 6 motivare 6 conclu"ie
=-ntruct mrfurile nu corespund calitativ# nu le putem recepiona>
N metoda indirect 6 conclu"ie 6 motivare
=,u putem recepiona mrfurile# ntruct nu corespund calitativ>
Detoda indirect este considerat i metoda modern 4vanta0ul acestei
metode const &n aceea c destinatarul cunoate de la &nceput obiectul scrisorii7
ceea ce &l determin s anali"e"e &n timpul citirii mai atent motivarea )&n ca"ul
scrisorilor de an!a0are*
De asemenea7 or!ani"area indirect a mesa0elor este indicat7 din punctul
de vedere al stilului )ton i impact*?
pentru ma0oritatea scrisorilor neutre )rspunsul la cereri de informaii7 darea
de instruciuni i e<plicaii*7
4$
pentru mesa0ele care conin veti bune )e<emplu? aprobarea unor solicitri7
cereri7 anunarea promovrii*
pentru mesa0ul care e<prim bun voin )felicitri7 aprecieri po"itive7 etc*
,u este &ns potrivit pentru anumite situaii &n care mesa0ul este de
convin!ere sau conine elemente ce vin &n contradicie cu interesele
destinatarului )rspuns nefavorabil la o solicitare sau cerere7 refu"area unei
convenii etc*
;n ca"ul acestor mesa0e ne!ative se adopt metoda direct care presupune
pre!tirea destinatarului pentru vestea ne!ativ 4le!erea metodei se face &n
funcie de importana care se d motivriiA dac este nevoie de o documentare i
o ar!umentare mai ampl se folosete metoda direct7 iar dac motivarea este
simpl se folosete metoda indirect
;8C<4I474$
;ncheierea mesa0ului trebuie s repre"inte conclu"ia lo!ic a punctului de
vedere cuprins &n mesa0 4ceasta se poate materiali"a &n e<primarea unei
promisiuni7 a unei dorine de continuare sau &ntrire a relaiilor de colaborare cu
partenerul7 a mulumirilor pentru modul &n care acesta a re"olvat unele
probleme7 a unor scu"e pentru unele erori7 etc
/<emplu?
1Ateptm cu nerbdare rspunsul dumneavoastr&3
18 mulumim pentru ncrederea 4spri)inul4confirmarea acordat3
18 rugm s primii4acceptai scuzele noastre3
1/orim s tim care este opinia dumneavoastr n legtur cu propunerea
fcut mai sus i sperm c aceast regretabil eroare nu va afecta buna
noastr cooperare&3
De asemenea7 tot &n aceast parte a scrisorii se poate face referire la
documentele care se ane<ea"?
1Anexm acestei scrisori 22223
1O%D@54 D/ ;,CM/I/%/ F D/ S45@T
Se plasea" la $9( r:nduri sub te<t7 &naintea semturii
Centru scrisorile destinate unor oficialiti &nalte7 cele mai folosite formule
de salut sunt?
18 rog s acceptai expresia distinselor mele sentimente3
18 rog s binevoii a agrea4a accepta4 a primi# expresia sentimentelor mele
distinse4celor mai bune sentimente ale mele&3
/e reinut c# pentru a respecta armonia ntre formula de adresare 9salut:
i formula de nc!eiere# aceasta din urm o reia pe prima# plasnd-o ntre
virgule&
=K ro! s a!reai7 Domnule Dinistru7 e<presia &naltei mele consideraii>
18 rog s primii# /omnule *rocuror cele mai respectuoase sentimente&3
18 rog s primii# /omnule *reedinte# omagiul celui mai profund respect&3
18 rog s primii# /omnule Ambasador# +xcelena 8oastr# asigurarea ntregii
noastre stime&3
4lte formule folosite?
4(
1(u stim3# 1(u respect3 formule folosite c:nd destinatarul este necunoscut
1(u cele mai bune sentimente3 formul mai familiar7 folosit de la e!al la
e!al sau pe o scar ierarhic superioar
=Cu sentimente alese> de la furnizor la client# de la funcionar la patron&3
1(u sinceritate3
1Al dumneavoastr3
1(u cele mai alese gnduri&3
;ntre parteneri de afaceri care se cunosc foarte bine7 aceste formule de
&ncheiereFsalut pot fi omise
;n corespondena protocolar7 diplomatic formula final de salut este
obli!atorie 1ormula final sau de curtoa"ie constituie ultimul para!raf /a
e<prim &n puine cuvinte sentimentele de apreciere sau de deferen ale
semnatarului
(4!80=7$
Constituie un element important al scrisorii7 &ntruc:t ea este cea care d
autenticitate scrisorii
;n !eneral7 scrisoarea cuprinde dou semnturi? a conductorului unitii
i a efului compartimentului care a emis scrisoarea
4ran0area semnturii &n pa!in se face dactilo!rafiind la ( r:nduri de te<t
funcia autorului7 urmat obli!atoriu de vir!ul Se las un spaiu pentru
semntura olo!raf7 apoi se dactilo!rafia" numele i prenumele celui care va
semna
0$!/I3$
Se aplic pe semntura conductorului ;n documentele tipi"ate se aplic
pe locul marcat cu iniialele 5S
/lementele oca"ionale sunt?
;eniunea 1anexe3 6 apare atunci c:nd scrisoarea este &nsoit de ane<e
i acestea se scriu sub numele destinatarului principal7 &n st:n!a
5niialele celui care a redactat scrisoarea &n colul din st:n!a 0os7 desprite
prin linie de fracie )bar*
Funciile secretariatului m"dern
4ctivitatea de secretariat se e<ercit &n toate sistemele economico9sociale7
inclusiv &n firme7 indiferent domeniul acestora de activitate Componenta
structurala cu rol complementar pe l:n! de un post de conducere7 secretariatul
efectuea" lucrri de natura administrativa7 de rutina7 pentru de!revarea
titularului funciei &n cau" ;n echipa mana!er9secretar7 o sarcin unic este
finali"at prin contribuia celor dou persoane 4stfel7 mana!erul concepe un
document7 sau aplic o re"oluie pe o cerere Secretariatul va prelua7 &n
continuare7 toate operaiunile ce in de redactarea7 stili"area7 distribuirea sau
memorarea informaiilor prelucrate
Comple<itatea procesului de munc7 varia" &n funcie de dimensiunea i
comple<itatea structurii or!ani"atorice7 de stilul de mana!ement7 de dotarea
tehnic i nivelul de pre!tire al secretariatului
44
5iteratura de specialitate7 privind mana!ementul competitiv7 consider c
utili"area eficace a secretariatului7 constituie o modalitate esenial de
amplificare a eficacitii muncii mana!eriale
@n secretariat bine or!ani"at i competent potenea" munca mana!erului
prin mai multe elemente?
de!revea" mana!erul de o serie de aciuni de rutin7 pur administrative7
contribuind7 astfel7 la utili"area raional a timpului de lucru de care el
dispuneA
creea" condiiile preliminare pentru reali"area de ctre mana!er a unor
contacte operative i eficiente cu persoane din interiorul i e<teriorul
or!ani"aieiA
asi!ur vehicularea corespun"toare a informaiilor la nivelul conducerii
firmei7 cu deosebire &n perimetrul ealonului superior al acesteiaA
contribuie decisiv la or!ani"area raional a activitii mana!erilor de nivel
superior din cadrul firmei )directori !enerali7 directori e<ecutivi*
4ceste elemente stau la ba"a principalelor funcii ce revin secretariatului?
1uncia de tratare a informaiilorA
1uncia de documentareA
1uncia de Ofiltru> i le!tur &n contactele conduceriiA
1uncia de asistare direct a mana!eruluiA
1uncia de repre"entare
!(1( Ciclul operaiunilor practice "e secretariat cu
corespon"ena
") #peraiuni cu corespondena primit
8erificarea corespondenei este operaiunea necesar pentru a constata
eventuale !reeli de e<pediie7 dac numrul scrisorilor corespunde cu cele
scrise &n condica de e<pediie sau dac sunt &n stare bun
Semntura de primire &n condica de e<pediere sau &n cea a re!istraturii trebuie s
fie li"ibil
In ultimul timp7 se pune i problema coletelor suspecte sau a scrisorilor capcan
Indiciile &n acest sens ar fi? o form sau o mrime neobinuit7 s:rme ataate7
urme de ulei sau de !rsime pe ambala07 !reutate prea mare fa de mrimea lor7
miros de mi!dale sau o !aur de ac &n ambala0
Se recomand7 ca &n astfel de situaii7 s se ae"e pachetul pe o suprafa plan7
c:t mai departe de birou i s nu se deschid p:n la verificarea acestuia de ctre
persoane competente &n astfel de situaii
/esc!iderea plicurilor se face7 &n !eneral de ctre secretar7 numai dac e<ist
acordul conducerii &n acest sens
'ecomandri"
;nainte de deschidere7 se !rupea" &n teancuri distincte scrisorile recomandate
)se semnea" de primire*7 private )confideniale7 personale*7 cele marcate
=@r!ent>7 alte scrisori adresate firmei i7 eventual7 scrisori
N 4dresate !reit
45
N Scrisorile marcate =ur!ent> vor fi deschise cu prioritateA
N ,u se deschid scrisorile care poart meniunea =Cersonal> =strict secret>7
Strict personal>
6 8erificarea coninutului scrisorii dup desc!idere
N Se verific dac nu lipsesc file sau ane<e ale scrisoriiA
N Dac se constat lipsa unei ane<e se face o not pe scrisoare &n acest sens7
&nainte de distribuireA
N Dac lipsa unei ane<e nu permite re"olvarea problemei &n scrisoare7 se
comunic imediat e<peditorului aceast problemA
N 1ilele ane<ei se prind &mpreun cu scrisoareaA
N Clicul se prinde de scrisoare &n urmtoarele situaii? a* dac scrisoarea nu are
adresa e<peditoruluiA b* dac adresa menionat &n interior nu este identic cu
cea de pe plicA c* dac timpul scurs &ntre data sosirii i data e<pedierii este prea
mare7 spre a se constata cau"a &nt:r"ierii prin verificarea tampilei poteiA
Sortarea corespondenei primite
Dup deschiderea plicurilor7 corespondena se sortea" &n trei !rupe? a*
cele care necesit atenia conduceriiA b* cele care necesit atenia altor persoane
din or!ani"aieA c* cele care necesita atenia secretariatului
Centru uurarea operaiunii de distribuire a corespondenei7 de o deosebit
utilitate s9au dovedit eta0erele cu compartimente pentru fiecare serviciu
/atarea i aplicarea tampilelor de nregistrare
Denionarea datei pe scrisoare este importanta pentru urmtoarele motive?
constituie o 0ustificare pentru problemele care nu s9au putut re"olva la
timp din cau"a primirii cu &nt:r"iere a documentuluiA
data sosirii este o posibilitate de amplasare &n timp7 &n ca"ul folosirii
ulterioare a scrisoriiA
Data se va amplasa7 pe c:t posibil7 &ntotdeauna &n acelai loc7 adic sub
data de ori!ine a e<peditorului pentru scrisori i sus &n dreapta pe prima pa!in7
pentru corespondena ieit ca rspuns sau din oficiu
-nregistrarea corespondenei n 'egistrul de 5ntrare-5eire
4ceast operaiune se efectuea" conform instruciunilor de aplicare a
5e!ii 4rhivelor ,aionale nr 1# F 1..# art -7 .7 privind /videna documentelor
)nota de trimitere la 4rhivistic*
'epartizarea corespondenei pe compartimente
In prealabil7 se face o selecie a scrisorilor oficiale de cele personale i se
aea" &n ordinea importantei
Dac mai multe persoane trebuie s ia cunotin de coninutul unei
scrisori se procedea" astfel?
se face un duplicat al scrisorii
se &ntocmete un tabel cu urmtoarele elemente? primitor7 semntura7 data
tabelul se transmite fiecrei persoane &nsoit de scrisoare7 fiecare semn:nd de
primire
Avanta)ele sistemului"
4#
9 scrisoarea ori!inal rm:ne la secretariat7 evit:ndu9se pierderea sau
deteriorareaA
9 prin trecerea datei c:nd a fost primit scrisoarea de fiecare persoana poate fi
depistate mai uor compartimentele &n care a fost reinut mai mult timp
Alte posibiliti"
secretariatul trimite c:te o copie a scrisorii ctre toate compartimentele7 dup
aplicarea re"oluiei de ctre conductorA
secretara face copii dup fra!mentele scrisorii care interesea" un anumit
compartiment
$) #peraiuni cu corespondena expediat
Scrisorile e<pediate de or!ani"aii pot fi?
9 rspunsuri la scrisori primite
9 scrisori e<pediate din iniiativa or!ani"aiei cunoscute sub denumirea de
coresponden din oficiu&
Corespondena poate s provin din toate compartimentele or!ani"aiei
Dac soluionarea unei corespondene primite comport o perioad mai
&ndelun!at de timp7 or!ani"aia e<peditoare trebuie anunata printr9o scrisoare
din oficiu spre a i se e<plica motivul &nt:r"ierii i termenul prev"ut pentru
rspunsul definitiv
Indiferent de metoda folosit7 secretariatul mai are urmtoarele
responsabiliti?
s anune termenul la care trebuie s rspundA
s ve!he"e asupra respectrii termenului i obinerii ciornelor pentru
dactilo!rafiere
'edactarea corespondenei
Situaii"
a* Scrisoarea este conceput de mana!er
In aceast situaie7 secretariatul va asi!ura documentaia necesar )scrisoarea
primit i alte date sau informaii le!ate de coninutul scrisorii e<pediate
b* Scrisoarea este conceput de alte compartimente
secretariatul va procesa scrisoarea &n forma final i o va multiplica &n
numrul de e<emplare ceruteA poate interveni &n corectarea eventualelor
!reeli de formulare sau de orto!rafie7 !ramatic sau punctuaieA
va verifica i va ataa ane<ele la scrisoarea corespun"toareA
c* Scrisoarea este conceput de secretariat
&n ca"ul corespondenei de rspuns7 se anali"ea" re"oluia i dispo"iia
primit7 se consult corespondena anterioar i documentaia la care se
referA
&n ca"ul scrisorilor din oficiu7 se ale!e modelul adecvat dup tipul de
coresponden7 se adun i se studia" actele normative sau alte documente
care re!lementea" problema ce constituie obiectul scrisorii7 se cule!
informaii de la serviciile de specialitate i de la cei &n drept7 dac e ca"ul
)mana!er7 consilier 0uridic7 efi de compartimente*
42
se &ntocmete ciorna sau conceptul scrisorii i eventual7 se pre"int spre
avi"are personalului de specialitate
se dactilo!rafia" sau procesea" corespondenaA se verifica identitatea
ciornei cu materialul dactilo!rafiat i se face corectura eventualelor !reeli
sau omisiuni
- 5ntroducerea corespondenei n mapa managerului i prezentarea la semnat&
Corespondena de rspuns se pre"int &n mapa &nsoit de corespondena
de ba"
- <tampilarea scrisorilor se efectuea" numai dup semnarea de ctre cei &n
drept i numai de ctre persoana &nsrcinat cu pstrarea tampilei Itampila se
aplic pe semnturile autori"ate
;nre!istrarea corespondenei &n %e!istrul de eviden la rubrica 5eiri i
aplicarea datei i numrului de &nre!istrare pe fiecare scrisoare e<pediata
- Scrierea adresei pe plic
Distribuirea rapid a corespondenei depinde de scrierea corect a adresei
care trebuie s cuprind elementele? numele destinataruluiA numele str"iiA i
numrulA numele localitiiA oraul cu oficiul potalA numele 0udeuluiF
districtuluiA codul potalA ara
Se notea" fiecare element al adresei pe un r:nd7 separatA
Se las &n partea superioara a plicului loc suficient pentru timbre7 marca de
scutire de ta<e sau stampila potei A
Se scrie codul potal &n partea de 0os a adreseiA
Se scrie orice meniune special7 ca de e<emplu? *ersonal# Secret# 5n atenia
H7 separat de adresa7 de obicei la dou spaii albe de numele destinataruluiA
meniunea =rgent se va scrie pe plic &n dreapta i dedesuptul adreseiA
Se verific dac timbrele corespund cerinelor potei
4dresele de pe plicuri sunt confruntate cu antetul scrisorii &nainte de
&mpturire
- -mpturirea i introducerea scrisorilor n plic
Se procedea" astfel &nc:t7 atunci c:nd se scoate scrisoarea din plic7 antetul s
fie &n partea de susA
Se evit &mpturirea scrisorii mai mult dec:t este nevoie pentru a fi introdus
&n plic
- 5ntroducerea anexelor n plicuri
4ne<ele de mrimea scrisorii se &mpturesc simplu7 &mpreun cu scrisorileA
Dac ane<ele conin mai multe foi7 acestea se capsea" &ntre ele7 dar nu se
prind de scrisori Se &mpturete ane<a7 se &mpturete scrisoarea i se
introduce ane<a &n ultima &mpturire a scrisoriiA
4ne<ele mai mari dec:t scrisoarea )brouri7 prospecte7 cataloa!e etc* se
e<pedia" &n plicuri mari Scrisorile7 &n acest ca" pot fi introduse &n prealabil
&ntr9un plic mai mic7 care poate fi si!ilat sau nu7 &n funcie de cerine7 i
introdus &n plicul mareA
4-
4ne<ele mai mici dec:t scrisoarea se prind de scrisoare7 &n colul de sus7
st:n!a Dac sunt mai multe ane<e7 cea mai mic va fi prins deasupra
Clicurile sunt reparti"ate i le!ate &n pachet dup criteriile de e<pediere? a* cu
adrese &n aceeai direcieA b* recomandateA c* strintate
- +xpedierea corespondenei prin pot
In or!ani"aiile mari7 se ocupa de primirea i e<pedierea corespondenei7
serviciul de re!istratura
Dodalitile de e<pediere a corespondenei pot fi? e<pediere prin posta7
prin fa<7 cu a0utorul curierilor
4le!erea uneia sau alteia dintre aceste ci se face &n funcie de distana
p:n la destinatar7 de importana scrisorii7 de costul e<pedierii a
Centru e<pediere se &ntocmesc borderouri de expediere7 dup urmtorul
model )ve"i model*
+orderou de e<pediie nr
,r
crt
,r
&nre!istrare
Data Destinatar 5ocalitatea3reutateaTa<a
)lei*
,r
recipis

4semenea borderouri se &ntocmesc separat pentru urmtoarele situaii?
scrisori simple locoA
scrisori recomandate locoA
scrisori simple alte localitiA
scrisori recomandate alte localitiA
scrisori simple pentru strintateA
scrisori recomandate pentru strintate
Cot fi stabilite i alte cate!orii &n funcie de specificul activitii
or!ani"aiei
Ce fiecare borderou se totali"ea" costul e<pedierii pentru descrcarea
funcionarului responsabil cu aceast problem7 de sumele sau timbrele potale
ce i9au fost &ncredinate
+orderoul se &ntocmete "ilnic c:nd e<ist coresponden de e<pediat prin
pot
Toate scrisorile primite i e<pediate de o instituie &ntr9o "i7 se numesc
pota zilei&
In ca"ul e<pedierii corespondenei prin curier se folosete (ondica de
expediie cu urmtoarele rubrici )ve"i tabel*
,r
crt
Data ,r de
&nre!istrare
Destinatar ,ume i
penume
Semntura

/<pediia prin curier se practic &n aceeai localitate
Condica de e<pediie este un instrument de eviden i control asupra
micrii corespondenei i actelor Coate fi folosit &n acelai scop pentru
distribuirea i circulaia actelor i &n cadrul or!ani"aiei7 &ntre compartimente
4.
Dup e<pedierea corespondenei se sortea" copiile i sunt transmise
compartimentelor de resort7 iar corespondena secretariatului se ordonea"
@n document nu se poate afla dec:t &n trei locuri?
a* ;n prelucrare7 pe biroul secretarei sau &ntr9un loc re"ervat documentelor care
au nevoie de tratri ulterioare7 fie sub forma de rspuns7 fie c !enerea"
obli!aii ulterioare periodice7 deci documente asupra crora trebuie s revenim
pentru urmrirea unor probleme 4stfel de documente sunt? corespondena7
rapoartele de activitate7 planurile ;n vederea pstrrii lor s9au conceput o serie
de sisteme
b* ;n arhiva7 unde va fi introdus &n unitile clasateA
c* ;n alt birou7 put:nd fi controlat pe ba"a notei
;n ca"ul corespondenei7 aceasta situaie se re"olv prin consultarea
%e!istrului de Intrare9Ieire
!(2( Clasarea "ocu%entelor
Clasarea este operaiunea prin care documentele care staionea" &ntr9un
birou )acte7 foi volante7 condici7 re!istre7 foto!rafii7 plane7 cri7 periodice7
casete dis8ete7 i alte documente tehnice*se reparti"ea" &n !rupe omo!ene7 &n
raport cu anumite criterii i subcriterii specifice tipurilor de documente
;n practica birourilor s9au consacrat o serie de metode de clasare7 av:nd la
ba"a principii ordonatoare alfabetice7 cronolo!ice7 numerice7 alfa9 numerice7
"ecimale Optarea pentru o metod sau alta7 depinde de natura documentelor7 de
specificul activitii7 de volumul documentelor manipulate
(lasarea cronologic
%lasarea alfabetic
%lasare numeric
4tunci c:nd e<ist o astfel de opiune de clasare7 se atribuie numere
fiecrui corespondent7 departament sau an!a0at7 &n funcie de ceea ce avem de
clasat
%lasarea combinat
4ceast metod presupune combinarea a dou dintre sistemele pre"entate
4stfel7 documentele din dosare pot fi ordonate cronolo!ic7 iar dosarul
poate primi un indicativ alfabetic pentru !rupare &n raft sau &n bibliorafturi
/ste o metod practicat i &n ca"ul constituirii unitilor arhivisticeV
conform ,omenclatorului )nota de trimitere la arhivistic* unde documentele se
!rupea" &n dosare cu coninut similar in:ndu9se seama de re!lementrile &n
vi!oare i de obli!aiile le!ale privind pstrarea lor ulterioar &n arhive
2.,. >esti"narea d"cumentel"r secrete
Desfur:ndu9i activitatea pe l:n! factorii de deci"ie ai or!ani"aiei7
secretariatul va avea acces la toate cate!oriile de documente ce se redactea" i
circula &n aceasta sfera Confidenialitatea asupra acestor informaii a constituit
dintotdeauna7 o coordonat deontolo!ic esenial &n practicarea acestei
profesiuni
;n aceste situaii7 secretara trebuie s respecte o serie de masuri trasate de
conducerea unitii7 precum?
5'
/ste inter"is scoaterea documentelor secrete din sediul or!ani"aieiA
/ste inter"is multiplicarea lor prin orice mi0loaceA
Solicitarea unui document ce constituie secret de statF de serviciu va fi
adus la cunotina efului ierarhicA
Documentele secrete se eliberea" numai cu aprobarea efului ierarhic7
atunci c:nd conte<tul le!al permite acest lucruA
In relaiile cu mi0loacele de mediati"are7 este inter"is furni"area de
informaii de orice fel Solicitanii vor fi &ndrumai spre eful ierarhic sau
spre &nlocuitorul acestuia
/videna informaiilor secrete7 indiferent de suportul informaional7 se va
ine separat7 pe ba"a unor nomenclatoare O practic obinuit este aceea de a
marca l:n! numrul de &nre!istrare semnul =(? sau de a nota pe prima pa!in a
documentului 1secret de serviciu 1# dup ca"
Test "e autoealuare
1 Specificai c:teva caracteristici ale corespondenei oficiale
$ Care sunt operaiunile cu corespondena primit
( Cre"entai &n ma<imum 1' r:nduri forma unei scrisori
4 /numerai c:teva msuri pentru !estionarea documentelor secrete
+ibliogra,e capitol !
D/9S/C%/$41.2411php
( ,ina KW%3O5ICI 7 Tennici de secretariat7 http?FFeboo8sunibucro
4 4bela Mascal 7 5ucretia Creotesiu7 Coresponden i tehnica secretariatului7
/ditura Didactica si peda!o!ica7 1..5
51
Capitolul # Organizarea i prelucrarea ar$iei
conte%porane
Cuprins
Obiectivele capitolului 3 51
(1 Introducere 51
($ /videna documentelor 51
(( Depunerea documentelor la 4rhivele ,aionale 5$
(4 5e!ea 4rhivelor ,aionale 6 1..# 5$
(2 Test de autoevaluare 5(
(- +iblio!rafie capitol ( 5(
Obiectivele acestui capitol sunt conoterea noiunilor despre evidena
documentelor pstrate pe o anumit perioad
3.1. Introducere
4rhivele ar fi7 aadar7 !rupuri mari de documente de o mare diversitate
at:t sub aspectul informaiei c:t i sub aspectul suportului pe care sunt reali"ate
&n arhive7 fie ele arhive naionale7 departamentale )0udeene*7 istorice7 curente7
documentele se afl !rupate &n fonduri i colecii
1ond arhivistic se consider >totalitatea documentelor create &n decursul
vremii de or!anele de stat7 de alte or!ani"aii sau de persoanele fi"ice care au
&ndeplinit funcii sau misiuni de rspundere &n stat sau au avut un rol deosebit &n
viaa politic7 social7 economic7 tiinific7 cultural sau artistica a rii7
care constituie i"vor de cunoatere a istoriei patriei7 a de"voltrii politice7
economice7 sociale i culturale a rii
Colecia arhivistic repre"int un ansamblu de documente a cror adunare
laolalt s9a fcut prin ale!ere sau din &nt:mplareA sunt documente care au fost
!rupate de o or!ani"aie7 de o familie sau de o persoan fi"ic conform unui
anumit criteriu )tematic7 cronolo!ic7 particulariti e<terne7 lin!vistic* fr a se
ine cont de proveniena lor Colecia are mai muli creatori ai documentelor care
de multe ori au fost create &n locuri diferite7 la intervale de timp diferite7 pot
avea o tematic diferit dar au form i raporturi asemntoare
#(!( Ei"ena "ocu%entelor
5e!islaia arhivistic prevede obli!aia creatorilor de documente de a
&nre!istra toate documentele intacte7 ieite ori &ntocmite pentru u" intern la
re!istratura !eneral7 &ntr9un sin!ur re!istru de intrare9ieire sau &n mai multe
)atunci c:nd instituia creea" un numr unic de documente*7 fr ca numerele
de &nre!istrare date documentelor s se repete
;nre!istrarea documentelor marchea" e<istena oficial a acestora i repre"int
actul de natere al fiecrui document i de corectitudinea &nre!istrrii depinde7 &n
mare msur7 asi!urarea pstrrii lor
,umrul mare i diversitatea documentelor care intr i ies de la un
creator necesit or!ani"area precis a circuitului lor
5$
4tunci c:nd creatorul de documente creea" un numr mare de
documente7 &nre!istrarea acestora se face la fiecare compartiment de munc7 la
re!istratura !eneral &nscriindu9se numrul de &nre!istrare atribuit de e<peditor
i denumirea compartimentului la care se reparti"ea" spre &nre!istrare i
re"olvare
;nre!istrarea documentelor se efectuea" cronolo!ic7 &n ordinea primirii
lor7 &ncep:nd de la 1 ianuarie p:n la (1 decembrie ale fiecrui an
;n re!istrul de intrare9ieire se vor preci"a urmtoarele elemente? numrul
de &nre!istrareA data &nre!istrriiA numrul i data documentului date de emitentA
numrul filelor documentuluiA numrul ane<elorA emitentulA coninutul
documentului pe scurtA compartimentul cruia i s9a reparti"atA data e<pedieriiA
modul re"olvriiA destinatarulA numrul de &nre!istrare al documentului la care se
cone<ea" i indicativul dosarului dup nomenclator7 care se va stabili i
completa &n re!istru dup re"olvarea documentului
#(#( Depunerea "ocu%entelor la Ar$iele Naionale
Instituiile creatoare i deintoare de documente care fac parte din 1ondul
4rhivistic ,aional se depun la 4rhivele ,aionale pentru pstrarea permanent
astfel?
Documentele scrise7 dup (' de ani de la crearea lorA
Documentele tehnice7 dup 5' de ani de la crearea lorA
4ctele de stare civil7 dup 1'' de ani de la &ntocmirea lorA
Documentele foto!rafice i peliculele cinemato!rafice dup $' de ani de
la crearea lorA
Datricele si!ilare7 dup scoaterea lor din u"
#(&( 3egea Ar$ielor Naionale 4 155/
Carlamentul %om:niei adopt pre"enta le!e
Capitolul I
&ispo'iii !enerale
4rt 1 6 Constituie i"voare istorice i alctuiesc 1ondul 4rhivistic
,aional al %om:niei documentele create de9a lun!ul timpului de ctre or!anele
de stat7 or!ani"aiile publice sau private economice7 sociale7 culturale7 militare i
reli!ioase7 precum i de ctre persoanele fi"ice 4cestor documente statul le
asi!ur protecie special7 &n condiiile pre"entei le!i
4rt $ 6 Crin documente care fac parte din 1ondul 4rhivistic ,aional al
%om:niei7 &n sensul pre"entei le!i7 se &nele!e? acte oficiale i particulare7
diplomatice i consulare7 memorii7 manuscrise7 proclamaii7 chemri7 afie7
planuri7 schie7 hri7 pelicule cinemato!rafice i alte asemenea mrturii7 matrice
si!ilare7 precum i &nre!istrri foto7 video7 audio i informatice7 cu valoare
istoric7 reali"ate &n ar sau de ctre creatori rom:ni &n strintate
4rt ( 6 4dministrare7 suprave!herea i protecia special a 1ondul
4rhivistic ,aional al %om:niei se reali"ea" de ctre 4rhivele ,aionale7
unitate bu!etar &n cadrul Dinisterului de Interne
5(
4rhivele ,aionale &i e<ercit atribuiile prin compartimentele sale
speciali"ate i prin direciile 0udeene ale 4rhivelor ,aionale
Crotecia special a 1ondului 4rhivistic ,aional al %om:niei se
reali"ea" &n condiii de pace7 potrivit prevederilor le!ii7 iar &n ca" de r"boi sau
de calamiti naturale7 de ctre creatori7 cu spri0inul or!anelor desemnate cu
atribuii speciale &n asemenea situaii i cu asistena de specialitate a 4rhivelor
,aionale
4rt 4 6 Cersoanele fi"ice i persoanele 0uridice7 creatoare i deintoare
de documente care fac parte din 1ondului 4rhivistic ,aional al %om:niei7
denumite &n continuare creatori i deintori de documente7 rspund de evidena7
inventarierea7 selectarea7 pstrarea i folosirea documentelor &n condiiile
prevederilor pre"entei le!i
Test "e autoealuare
Cre"entai pe scurt 5e!ea 4rhivelor ,aionale
+ibliogra,e capitol #
1http?FFLLLarhivelenationalero
54
Capitolul & Ele%ente "e protocol necesare actiitii
"e secretariat
Cuprins
54
4.1 %olul protocolului 54
4$ /ticheta 54
4( Or!ani"area meselor7 coc8tail9urilor7 recepiilor i &nt:lnirilor
prieteneti 5-
44 Test de autoevaluare 5-
45 +iblio!rafie capitol 4 5-
4cest capitol are ca scop cunoaterea noiunilor le!ate de or!ani"area
protocolului
&(1( Rolul protocolului
Ceremonialul creea" cadrul i atmosfera &n care urmea" s se desfoare
raporturile dintre interlocutori F parteneri Crotocolul codific re!ulile care
!uvernea" ceremonialul7 al crui obiect este de a oferi fiecrui
participant prero!ativele7 privile!iile i imunitile la care are dreptul
Ceremonialul i protocolul !arantea" e!alitatea &n drepturi a partenerilor7
care permite fiecreia dintre ei s9i fac au"it &n mod liber vocea Ii
unul i cellalt impun curtoa"ia care trebuie s !uverne"e raporturile &ntre
oamenii de bun credin Ceremonialul i protocolul !uvernea"7 de
asemenea7 ne!ocierea7 &ncheierea i intrarea &n vi!oare a unor documente F
acte specifice 4mbele au o inciden "ilnic asupra vieii i activitii de
afaceri
Crotocolul pune problema re!ulilor care determin ordinea de precdere &ntre
parteneri
&(!( Etic$eta
O%e!ulile de conduit> sau Ore!ulile de comportare> la care se refer
eticheta contribuie la buna desfurare a relaiilor din societate7 &n !eneral7 i la
o desfurare normal a activitii in afaceri &n special /ste foarte important
cunoaterea i aplicarea acestor re!uli de ctre fiecare partener7 dat fiind c
necunoaterea sau i!norarea lor pot duce7 uneori7 la interpretri eronate7 la
complicaii relaionale care depesc sfera relaiilor strict personale ale celor &n
cau" ,u se pot concepe relaii &ntre parteneri fr contactul uman necesar i7 &n
cadrul acestui contact7 fr respectarea unor re!uli de etichet
,ecunoaterea acestor re!uli poate fi considerat7 &n ultim instan7 o
lips de competen profesional a unei persoane chemate s repre"inte
interesele unei pri pe planul relaiilor specifice ;n conclu"ie7 &nsuirea i
respectarea unor re!uli de eticheta pot i trebuie s constituie o sarcin de ordin
profesional
$. inuta 1i+ic @pe strad i An s"cietate5
55
/ste foarte important ca partenerii s aib o inut corect7 &n!ri0it7 s se
controle"e permanent &n fiecare oca"ie asupra acesteia ;n societate este !reit s
te spri0ini de sptarul unui scaun sau de perete7 s ii m:inile &n bu"unar sau s te
0oci nervos cu bricheta7 batista sau alt obiect Ce c:t posibil7 trebuie evitat s stai
cu spatele la alt persoan care este ae"at pe scaun7 fotoliu sau canapea
4e"area pe scaun sau canapea trebuie fcut de aa manier &nc:t s nu
denote o stare de plictiseal sau satisfacia de a fi cucerit un loc pe care nu eti
dispus s9l cede"i Trebuie evitat str:n!erea !enunchilor cu m:inile7 spri0inirea
capului de sptar7 btutul cu de!etele pe braele scaunului ;ncruciarea
!enunchilor la prea mare &nlime trebuie7 de asemenea7 evitat 1emeile trebuie
s acorde mare atenie felului cum stau pe scaun i cum &i &ncruciea"
picioarele7 astfel &nc:t rochia s poat acoperi !enunchii ;n timpul conversaiei
este nepoliticos s9l apuci de rever sau de nasture pe interlocutor pentru a da mai
mult !reutate ar!umentelor personale sau s9l aprobi bt:ndu9l pe umeri ori
lovindu9l cu cotul De asemenea7 trebuie evitate o !esticulare e<cesiv7 un r:s
"!omotos7 tusea7 strnutul i alte "!omote di"!raioase )aerofa!ii etc*
2. (alutul
Salutul este o manifestare de curtoa"ie fa de o alt persoan sau de un
!rup de persoane /l comport7 &n mimic i &n inut7 o serie de nuane care pot
s9i modifice sau s9i complete"e sensul7 s constituie o e<presie de stim sau o
simpl obli!aie formal C:teva reguli de baza n legtur cu salutul?
brbaii salut primii femeileA
persoanele mai tinere salut primele pe cele mai &n v:rstA
subalternii salut pe superiorii in !rad
%spunsul la salut este obli!atoriu? un !est contrar poate fi socotit ca lips
de politee /ste recomandabil ca brbatul c:nd salut cu plria s o in de
calot7 &nclin:nd uor capul i privind la persoana salutat Dac m:inile &i sunt
ocupate7 se accept salutul printr9o simpl &nclinare a capului ;n alte ca"uri7
salutul se face printr9o &nclinare a capului De obicei7 femeia rspunde la salut
printr9o uoar &nclinare a capului7 arbor:nd uneori un sur:s ;n ca"ul &nt:lnirii
cu o persoan cunoscut pe care nu doreti7 totui7 s9o salui7 eschivarea trebuie
fcut cu tact C:nd este &nt:lnit o persoan care pare cunoscut7 fr a o putea
identifica imediat7 este preferabil7 s fie salutat Cersoanele care se afl intr9o
maina salut primele persoanele cunoscute de pe strada7 &n ca"ul &n care au fost
v"ute Dac persoana cunoscut este &mpreun cu mai muli prieteni7
necunoscui celui care salut7 se salut tot !rupul ;n timpul salutului se folosesc
i formulele? Obun dimineaa7 bun "iua sau bun seara> 5a &nt:lnirile oficiale
se pronun denumirea ran!ului? Obun "iua domnule director7 presedinte7
ministru etcX
Str:n!erea de m:n poate interveni fie c:nd persoanele care s9au salutat
se opresc pentru a sta de vorb sau a continua drumul &mpreun7 fie cu oca"ia
pre"entrii lor ;n ca"ul str:n!erii de m:n rolurile sunt inversate? femeia este
aceea care &ntinde prima m:na7 persoana cea mai &n v:rst celei mai tinere i
5#
persoana cu !rad superior celei sau celor cu !rad inferior Centru o secund7 cele
dou persoane se privesc &n ochi &n momentul str:n!erii m:inii
;n toate &mpre0urrile7 brbaii se scoal pentru a str:n!e m:na
interlocutoruluiA femeile7 &n schimb7 nu se ridic &n picioare dec:t c:nd este
vorba de o persoan mult mai &n v:rst sau pe care dorete s9o onore"e &n mod
special
Srutul m:inii continu &nc s fie practicat &n numeroase locuri sau
&mpre0urri7 fiind considerat ca o form de curtoa"ie7 mai ales c:nd este vorba de
femei &n v:rst sau cstorite7 de soii de &nali demnitari etc Srutul m:inii se
face &ntr9o form politicoas7 prin aplecarea corpului7 iar &n anumite &mpre0urri
este recomandabil s se simule"e !estul )&n aer liber7 de e<emplu* /ste !reit s
se srute m:na &nmnuat De asemenea7 este !reit s se re"erve acest !est
numai pentru unele dintre femeile care se afl &mpreun
C. /re+entrile
;n probleme de etichet7 de o deosebit importana &n activitatea
partenerilor este felul &n care se fac pre"entrile ;n aceast privin trebuie
respectate urmtoarele re!uli?
brbatul este pre"entat femeiiA
persoana mai t:nr este pre"entat celei mai in v:rstA
persoana cu !radul inferior este pre"entat celei cu !rad superior
Cersoana care face pre"entrile se adresea" cu formula? O&mi permitei s
v pre"int peH> Dac persoana recomandat are mai multe titluri7 se pronun
numai titlul cel mai mare 5a pre"entarea unuia dintre soi de ctre cellalt se
spune simplu? Osoul meu> sau Osoia mea> 5a pre"entarea unei perechi se va
spune? domnul i doamna Ionescu sau domnul Ionescu i doamna7 &ncep:ndu9se
&ntotdeauna cu soul 1ormule ca O&nc:ntat>7 Osunt fericit de a v fi &nt:lnit F
cunoscut> se folosesc &n mod curent
Dei &n practica noastr nu se obinuiete autopre"entarea7 &n tot mai
multe ri ea este cunoscut &n r:ndul oficialitilor i &n corpul diplomatic ;n
astfel de oca"ii trebuie s se evite ca la autopre"entare s se adau!e7 &n afar de
nume7 apelative Odomnul> sau Odoamna H>7 adu!:ndu9se7 eventual7 funcia
sau calitatea ;n unele situaii pre"entarea sau autopre"entarea este urmat de
schimbul crilor de vi"it
@nele e<cepii de la re!ulile de pre"entare?
9fata t:nr va fi ea pre"entat unui brbat &n v:rst i nu inversA
Dac se pre"int o personalitate politic sau bine cunoscut &n viaa
publica se va pronuna numai titlul acesteia nu i numeleA e< Odomnul
preedinte > etc
D. C"n&ersaia
Orice reuniune sau aciune protocolar7 oric:t de atent ar fi pre!tit7 risc
s devin plictisitoare &n lipsa unor conversaii interesante i utile Centru crearea
unei atmosfere plcute7 !a"da trebuie s se !:ndeasc la ale!erea oaspeilor7
astfel &nc:t &ntre acetia s e<iste anumite puncte de contact7 fie prin faptul c
52
lucrea" &n aceleai domenii de activitate sau &n domenii care au contin!en
&ntre ele7 fie prin formaia lor intelectual
Or!ani"area acestor aciuni nu constituie un scop &n sine /le trebuie s
devin instrumente de munc7 s constituie un element principal al activitii
diplomatice7 o component principal a muncii de informare i de relaii
4rta conversaiei nu poate fi &nsuit dup anumite formule Centru desfurarea
unei conversaii plcute i mai ales utile muncii de informare se cer o bun
pre!tire politic i profesional7 cunotine variate de cultur !eneral7 tact7
atenie7 politee i alte asemenea &nsuiri pe care diplomaii trebuie s le posede
i care pot fi obinute printr9o munc struitoare7 permanent de pre!tire
multilateral
;n ceea ce privete atitudinea &n timpul unei conversaii7 de obicei se
spune c nu este frumos Os pari nici mai inteli!ent i nici mai instruit dec:t
interlocutorul tu> ;n timpul unei conversaii7 diplomatul trebuie s aib o
atitudine corect7 &ns de!a0at7 s fie plcut &n conversaie i s o canali"e"e &n
problemele care &l interesea" Desi!ur7 respectul opiniei personale obli! pe
oricine s asculte cu politee te"ele interlocutorului su 4ceasta nu &nseamn c
nu se poate interveni7 ci este chiar recomandabil s se intervin &ns &ntr9o form
politicoas7 dar ferm7 &n e<plicarea po"iiilor proprii atunci c:nd ele sunt
interpretate &n mod eronat 4cest lucru trebuie fcut cu calm i tact7 astfel &nc:t
modul &n care se susine o prere contrarie s nu se fac de pe o po"iie de
superioritate ostentativ sau persiflare Trebuie evitate &ntreruperile partenerului
cu e<clamaii de felul? Onu avei dreptateY>7 Oce eroareY> etc
Se va evita7 pe c:t posibil7 tusea sau strnutul "!omotos &n timpul
conversaiilor7 acestea fc:ndu9se c:t mai discret posibil i &ntotdeauna &n dosul
batistei7 cu corpul &ntors &ntr9o parte fa de interlocutor
5a o mas este recomandabil ca diplomatul s se &ntrein cu partenerul
din dreapta i din st:n!a sa i s evite7 pe c:t posibil7 discuiile cu partenerii
&ndeprtai 5a recepii7 coc8tailuri este recomandabil s se circule printre
invitai7 s nu se evite conversaia cu strinii7 iar repre"entanii din cadrul
acelorai ministere sau ambasade s nu se adune &n !rupuri
4. C"n&"r-irea tele1"nic
Telefonul este un mi0loc important i e<trem de util &n re"olvarea
sarcinilor profesionale curente7 c:t i &n meninerea le!turilor fireti &ntre
cunoscui7 prieteni De aceea7 convorbirile telefonice necesit respectarea unor
anumite re!uli de care este indicat s se in seama ;n acest sens7 trebuie
cunoscut &n primul r:nd necesitatea de a se face pre"entrile de ri!oare7 iar &n al
doilea r:nd7 &n ca"ul secretarelor7 cum se face o le!tur telefonic Cre"entarea
trebuie s se fac indic:ndu9se numai numele apelantului )fr apelativul
domnulH*7 precum i instituia la care lucrea"7 evit:ndu9se de obicei s se
indice i funcia
;n situaia c:nd le!tura telefonic a fost fcut prin secretariat7 apelantul
trebuie s atepte la telefon le!tura cu persoana cutat Tot &n ca"ul le!turii
stabilite prin secretariat este recomandabil ca secretara s nu fac imediat
5-
le!tura7 ci s procede"e &n prealabil la identificarea persoanei care solicit
convorbirea i s cear asentimentul celui chemat7 &ntruc:t anumite raiuni pot
impune ca o convorbire sau alta s nu aib loc atunci c:nd este solicitat
;n ca"ul unei convorbiri oficiale care comport o anumit importan este
bine s se identifice persoana care o recepionea"7 in:nd seama de obli!aia de
a &ntocmi nota telefonic Ce nota transmis se va preci"a data7 ora i numele
persoanei care a recepionat comunicarea ;n ca"ul transmiterii unei comunicri
de o deosebit importan7 nu este !reit i nici nepoliticos s se cear citirea7
pentru controlul e<actitii7 a notei transmise
%e!uli ce urmea" a fi respectate cu prile0ul unor aciuni protocolare
4ceste re!uli se refer la inuta i comportarea &n timpul unei mese
Binuta i comportarea lucrtorului diplomatic &n timpul aciunilor
protocolare menionate pre"int o deosebit importan
&(#( Organizarea %eselor6 coc7tail8urilor6 recepiilor i
nt9lnirilor prieteneti
6rgani+area mesel"r @deBunC dineu5
Or!ani"area i participarea la mese7 unde sunt invitai oaspei strini i
personaliti locale7 a &ncetat s mai fie o simpl aciune de curtoa"ie7
protocolar devenind o modalitate de lucru7 un instrument care7 folosind adecvat
cadrul mai puin oficial &n care se desfoar7 poate permite at:t reali"area unor
contacte mai str:nse &ntre participani7 c:t i discutarea sau chiar re"olvarea unor
probleme de munc
%euita unor astfel de mese7 atin!erea scopului urmrit7 depind at:t de
oportunitatea aciunii i de ale!erea oaspeilor7 c:t i de priceperea i tactul cu
care !a"da invit7 primete i se ocup de invitai
a5 #portunitatea or!ani'rii meselor
;n !eneral7 or!ani"area meselor diplomatice trebuie s urmreasc un
obiectiv precis7 s constituie o aciune de munc7 care s contribuie la susinerea
i de"voltarea activitii or!ani"atorului7 la lr!irea i &ntrirea contactelor cu
persoanele invitate
b* Alegerea invitailor
c: Trimiterea invitaiilor
d* *lasamentul la mas
Test de autoevaluare
1 Cre"entai caracteristicile inutei personalului din cadrul secretariatelor
$ %olul protocolului
Bibliografe capitol 4
D/9S/C%/$41.2411php
5.
Rspunsuri i comentarii la testele de autoevaluare
Centru a se da rspunsul corect citii cursul cu atenie Toate rspunsurile corecte
se !sesc &n cursul pre"entat
Se vor comenta rspunsurile la &nt:lnirile care vor avea loc cu cadrul
didactic desemnat
Lucrare de verifcare
1 Care este structura or!ani"atoric a secretariatuluiJ
$ /numerai tipurile de secretare i o parte din atribuiile lor
( /numerai cinci caliti i aptitudini ale personalului din secretariat
4 Descriei relaia secretariat 6 conducere )e<ecutiv*
5 Specificai c:teva caracteristici ale corespondenei oficiale
# Care sunt operaiunile cu corespondena primit
2 Cre"entai &n ma<imum 1' r:nduri forma unei scrisori
- /numerai c:teva msuri pentru !estionarea documentelor secrete
. Cre"entai caracteristicile inutei personalului din cadrul secretariatelor
1'%olul protocolului
Bibliografe
D/9S/C%/$41.2411php
5 http?FFfacultatere!ielivero
# Daria Cari"a7 Curs de secretariat si asistenta mana!eriala7 /ditura CM +ec87
$''-
#'

Curs Corespondenta Si Tehnici de Secretariat

Încărcat de

Informații document

Drepturi de autor

Formate disponibile

Partajați acest document

Partajați sau inserați document

Opțiuni de partajare

Vi se pare util acest document?

Este necorespunzător acest conținut?

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Curs Corespondenta Si Tehnici de Secretariat

Încărcat de

Drepturi de autor:

Formate disponibile

CORESPONDEN I TEHNICI DE

S-ar putea să vă placă și