n actuala revolutie tehnico-stiintifica inforatica! telecounicatiile!
"ro#ucerea si counicarea inforatiei au #evenit "rioritati incontesta$ile #ar cu lar%i a"licatii &n viata stiintifica! econoica si sociala' n acest conte(t a a"arut o #isci"lina relativ recenta) $irotica - terenul fiin# intro#us &n li$a*ul coti#ian &n *urul anului +,-.' /irotica vi0ea0a autoati0area activitatilor a#inistrative si #e $irou #e"asin# ca#rul tehnic al "roceselor a#inistrative' /irotica este un nou o# #e utili0are a calculatoarelor electronice si a #evenit "osi$ila o #ata cu ras"1n#irea "e scara lar%a a icrocalculatoarelor care au "atruns &n orice $irou si &n orice secretariat al unei or%ani0atii sau institutii s"orin# consi#era$il "ro#uctivitatea si calitatea uncii a#inistrative' /irotica s-a nascut #in necesitatea inte%rarii i*loacelor si tehnicilor uncii a#inistrative si #e $irou cu tehnicile #e counicatie si #e "relucrare autoata a #atelor! urarin# cresterea "erforantei si calitatii uncii #e secretariat si #e $irou &n toate #oeniile #e activitate' Pe #e alta "arte $iroul &n %eneral! secretariatul &n s"ecial a #evenit unul #intre cele ai i"ortante locuri #e unca &n societatea conte"orana2 secretariatul a ca"atat functii si roluri ulti"le si co"le(e co"arativ cu #eceniile anterioare' Aceste transforari sunt vala$ile si &n ca0ul societatii ro1nesti' Princi"alele functii care revin secretariatului &n "re0ent sunt uratoarele) "relucrarea inforatiilor! #ocuentarea! functia #e re"re0entare! functia #e filtru si le%atura "entru solicitari #e cont ,+,h-3* acte cu con#ucerea! functia #e asistare #irecta a ana%eentului' Du"a cu se "oate o$serva &n activitatea #e secretariat si &n aceea a secretarelor 4asistent ana%er5 "re#oina "rocesele inforationale si #eci0ionale! inforatia oferin# su"ortul "entru #eci0ia ana%eriala! iar counicarea #e inforatii si #e #eci0ii ocu"1n# o "on#ere i"ortanta &ntr-o or%ani0atie' n literatura #e s"ecialitate! secretariatul este #efinit ca un nucleu cu activitati! atri$utii si sarcini in#ivi#uale co"le(e' n 0ilele noastre activitatea #e secretariat "resu"une un co"le( #e activitati si tehnici #e lucru s"ecifice 4activitati #e #ocuentare! cores"on#enta! "rotocol! arhivare #e #ocuente s'a'5' Astfel acesta furni0ea0a notiuni teoretice referitoare la) conce"tul #e $irotica! ana%eentul si ar6etin%ul! &ntr-o or%ani0atie! notiuni #e #re"t a#inistrativ si coercial' Toto#ata lucrarea cu"rin#e! &n cea ai are "arte! notiuni "ractice le%ate #e activitatea #e secretariat) tehnici #e secretariat! functiile secretariatului o#ern! or%ani0area si "relucrarea arhivei conte"orane! eleente #e "rotocol! nore ro1nesti #e #re"t a#inistrativ si coercial' A consi#erat util sa furni0a celor interesati at1t notiuni teoretice c1t si "ractice! #eoarece &n "re0ent nu e(ista &n Ro1nia o astfel #e lucrare! res"ectiv un Manual de secretariat si asistenta manageriala adaptat la realitatile ro1nesti' O a$or#are evolutiva a eseriei #e secretar nu se "oate reali0a #ec1t &n conte(tul evolutiei istorice a ana%eentului si a i*loacelor #e counicatie' nca #in fa0ele #e &nce"ut! &n "racticarea acestei eserii! #esco"eri trei coor#onate esentiale care i-au arcat functionarea "1na asta0i) 7 eseria #e secretar a a"arut si a functionat &ntot#eauna "e l1n%a factorii #e #eci0ie ai vietii econoico- sociale2 7 tratarea inforatiei scrise! a stat la $a0a acestei activitati si! 7 confi#entialitatea! a constituit o cerinta esentiala su$ as"ect #eontolo%ic' Coor#onata confi#entialitatii este su%erata chiar #e terenul 8secretar84a5! "rovenin# #in latinescul 8secretu8 4secret! taina5 si #esen1n# o "ersoana care stie si "astrea0a secrete' Su$ as"ect "ractic! eseria #e secretar "rece#a - &n ti" istoric! a"aritia #enuirii sale' Daca tine cont #e fa"tul ca "riele fore ale scrierii au a"arut #in necesitatile a#inistratiei #e stat #e a eite #is"o0itii! #e a #a or#ine si a a#inistra $unuri! "ute le%a a"aritia acestei eserii #e casta scri$ilor! secretarii autoritatilor! consi#erati a constitui "ria celula a $irocratiei! &n Orientul antic 9+: ' n s"ecial! &n "erioa#a faraonilor e%i"teni! scri$ii au fost "rintre "riii cola$oratori s"eciali0ati &n counicarea scrisa' Pro$lea confi#entialitatii se "unea! la vreea res"ectiva! nuai "e cale orala! fiin# e(tre #e rare "ersoanele care stiau sa citeasca' Asa se e("lica si "ractica unor autoritati #e a taia li$a scri$ilor! s"re a se asi%ura #e "astrarea secretului "rofesional' Terenul grammatikos! #enuin# &n li$a %reaca si "rofesia #e "secretar", "oate fi consi#erat cel ai su%estiv! &n ceea ce "riveste "osi$ilitatile asocierii acestei eserii cu &nce"uturile scrierii' Tre"tat! "rin trecerea #e la un siste econoic la altul si "rin evolutia i*loacelor #e counicatie! se conturea0a alte coor#onate functionale ale acestei "rofesii' In "erioa#a feu#alisului! o #ata cu schi$arile "ro#use &n sisteele #e con#ucere "rin a"aritia anuitor %ra#e #e ierarhi0are si! "rin a"aritia h1rtiei ca su"ort inforational! unca #e secretariat ca"ata contururile s"eciali0arii' Astfel! "ersoana #esenata cu titlul #e secretar! &n Evul ;e#iu! se ocu"a #e cores"on#enta onarhului sau a unor &nalti #enitari' Aceasta "resu"unea entinerea &n continuare! a sarcinilor initiale #e cali%rafiere a te(telor! la care sau a#au%at alte o"eratiuni #e e("e#iere #ar si #e evi#enta a circulatiei #ocuentelor scrise' In e"oca o#erna! o #ata cu "atrun#erea asinilor #e scris ecanice &n structurile a#inistrative! ia%inea secretarei se va asociata at1t #e "rofun# cu acest i*loc #e i"riare a te(telor! &nc1t activitatea sa se va confun#a "1na &n e"oca conte"orana! cu aceea #e #actilo%raf' Tre$uie sa "reci0a! &nsa! ca #in "unct #e ve#ere istoric! aceasta eserie a a"artinut $ar$atilor! "1na la &nce"utul secolului <<! c1n# au &nce"ut sa fie "roovate #re"turile cetatenesti refu0ate feeii secole #e-a r1n#ul' Nici Revolutia =rance0a cu i#eile ei luinoase nu a avut cura*ul sa lanse0e feeia &n viata a#inistrativa! #ar a #eclansat %oana #u"a o e%alitate #e se(e' n e"oca conte"orana! confor statisticilor! ,>? #in functiile #e secretar sunt ocu"ate #e feei! &n s"ecial &n tarile Euro"ei Occi#entale! ele #ove#in#u-se ai #otate #ec1t $ar$atii &n #oeniul competentei sociale si al inteligentei emotionale. Se conturea0a! astfel! noi cerinte! "rivin# "racticarea acestei "rofesiuni' ;ana%eentul o#ern! cristali0at ca stiinta tot la &nce"utul secolului <<! #e0volta noi valori! "rivin# resursele uane si resursele inforationale! la aceasta a#uc1n#u-si contri$utia stiinte "recu sociolo%ia! "siholo%ia! er%onoia' Noile #iensiuni ale ana%eentului au "resu"us! #esi%ur! si reevaluarea au(iliarului sau #e $a0a! secretariatul' n s"atele acestui curent ascensional se afla si #e0voltarea continua a tehnolo%iilor inforationale si counicationale care au revolutionat viata $irourilor' Asta0i! co"etentele secretariatului i"un &n e%ala asura! cunostinte! inforatii si #e"rin#eri cerute uncii tra#itionale secretariale la care se a#au%a altele noi) #oeniul $iroticii' A$or#1n#! cerintele actuale ale acestei "rofesiuni! la o#ul %eneral! "ute enuera) sta"1nirea "roce#eelor #e citire si scriere ra"i#a2 utili0area calculatorului &n e#itarea #e te(te si "entru $a0e #e #ate2 utili0area celorlalte a"aratelor #e tratare a inforatiei si counicatie2 cunoasterea "rinci"iilor #e or%ani0are a ti"ului si a #ocuentelor2 "ose#area si si e(ercitarea a +-@ li$i #e circulatie internationala2 cunostinte %enerale #e statistica si conta$ilitate2 a$ilitati #e co"ortaent &n relatiile cu "u$licul si alti factori2 Din aceasta "ers"ectiva! activitatea secretariatelor #evine tot ai co"le(a si s"eciali0ata' Secretara este tot ai i"licata &n "rocesul #e %1n#ire fiin# nevoita #e ulte ori sa "reia "arti #in activitatile con#ucerii s"re a le "relucra in#e"en#ent! sa %estione0e flu(uri #e inforatii si ti"ul ana%erilor! sa anevre0e i*loace tehnice #e tratare a inforatiei si #e counicatie' Posi$ilitatile sale #e #e%revare a actiunilor ana%eentului sunt neliitate' Cu "rivire la "ers"ectivele acestei "rofesii! &n luea occi#entala s-au e("riat trei curente #e o"inie) a5 &ntr-o "ria cate%orie se &nca#rea0a cei care consi#era ca rolul secretarei este #e"asit si ca &n viitor va #is"area' Ar%uentele care se a#uc &n acest sens! "rivesc evolutia rolului calculatorului "entru activitatea fiecarui ana%er si #e aici! i#eea ca! &n ti"! calculatorul va a*un%e sa su"lineasca rolul secretarei2 $5 &n a #oua cate%orie "ot fi &nca#rati cei care consi#era ca! #i"otriva! rolul secretarei este &n continua crestere si ca nici calculatorul nici altceva nu va reusi s-o su"lineasca2 c5 un al treilea curent! sustine ca! &n "ers"ectiva! secretara &si va #e"asi statutul "rofesional actual! fiin# tot ai i"licata &n activitati paraprofesionale &n care co"etentele ei sa i"una cunostinte noi #in alte #oenii 4econoie! ana%eent! *uri#ic5! alaturi #e cele tra#itionale' Privita #in aceasta "ers"ectiva! activitatea secretariatelor nu va ai fi e(ercitata #e oricine si oricu' n tarile occi#entale se e("erientea0a si testea0a "entru viitor! secretariate "e #oenii! echi"e #e secretariat "entru "restari #e servicii $irotice sau "entru lucru la #istanta' 1. Functiile secretariatului modern Activitatea #e secretariat se e(ercita &n toate sisteele econoico-sociale! inclusiv &n fire! in#iferent #oeniul acestora #e activitate' Co"onenta structurala cu rol co"leentar "e l1n%a #e un "ost #e con#ucere! secretariatul efectuea0a lucrari #e natura a#inistrativa! #e rutina! "entru #e%revarea titularului functiei &n cau0a' n echi"a ana%er-secretara! o sarcina unica este finali0ata "rin contri$utia celor #oua "ersoane' Astfel! ana%erul conce"e un #ocuent! sau a"lica o re0olutie "e o cerere' Secretariatul va "relua! &n continuare! toate o"eratiunile ce tin #e re#actarea! stili0area! #istri$uirea sau eorarea inforatiilor "relucrate' Co"le(itatea "rocesului #e unca! varia0a &n functie #e #iensiunea si co"le(itatea structurii or%ani0atorice! #e stilul #e ana%eent! #e #otarea tehnica si nivelul #e "re%atire al secretariatului' Aiteratura #e s"ecialitate! "rivin# ana%eentul co"etitiv! consi#era ca utili0area eficace a secretariatului! constituie o o#alitate esentiala #e a"lificare a eficacitatii uncii ana%eriale' Bn secretariat $ine or%ani0at si co"etent "otentea0a unca ana%erului "rin ai ulte eleente) 7 #e%revea0a ana%erul #e o serie #e actiuni #e rutina! "ur a#inistrative! contri$uin#! astfel! la utili0area rationala a ti"ului #e lucru #e care el #is"une2 7 creea0a con#itiile "reliinare "entru reali0area #e catre ana%er a unor contacte o"erative si eficiente cu "ersoane #in interiorul si e(teriorul or%ani0atiei2 7 asi%ura vehicularea cores"un0atoare a inforatiilor la nivelul con#ucerii firei! cu #eose$ire &n "erietrul esalonului su"erior al acesteia2 7 contri$uie #ecisiv la or%ani0area rationala a activitatii ana%erilor #e nivel su"erior #in ca#rul firei 4#irectori %enerali! #irectori e(ecutivi5' Aceste eleente stau la $a0a "rinci"alelor functii ce revin secretariatului) 7 =unctia #e tratare a inforatiilor2 7 =unctia #e #ocuentare2 7 =unctia #e 8filtru8 si le%atura &n contactele con#ucerii2 7 =unctia #e asistare #irecta a ana%erului2 7 =unctia #e re"re0entare' Notiunea #e cores"on#enta inclu#e fora scrisa "e care o iau relatiile #intre #oua sau ai ulte "ersoane 4#e o$icei su$ fora unor scrisori5' Du"a cu scrisorile se a#resea0a unor "ersoane *uri#ice! sau fi0ice! acestea alcatuiesc su$iectul cores"on#entei oficiale sau "rivate' Corespondenta oficiala cu"rin#e totalitatea scrisorilor si actelor! care circula &ntre "ersoane *uri#ice sau &ntre o "ersoana fi0ica si o "ersoana *uri#ica! &n sco"ul sta$ilirii unor relatii &ntre ele' ntre o scrisoare si act e(ista uratoarele #eose$iri) 7 scrisoarea este o counicare a#resata &n scris unei "ersoane2 actul este o #ova#a scrisa "rin care se constata un fa"t! se re%leentea0a o o$li%atie etc' 7 actul are titlu! scrisori "urtatoare #e titlu se &nt1lnesc ai rar2 7 actul are s"ecificat &n cu"rinsul sau titularul &n folosul caruia se face constatarea2 7 a*oritatea actelor sunt ti"i0ate2 &n ca0ul scrisorilor! ti"i0area este rar &nt1lnita2 7 scrisorile sunt &nre%istrate &n Re%istrul #e intrare-iesire2 actele au nuere "ro"rii #e or#ine! "e $a0a carora se tine evi#enta eiterii si circulatiei lor 4&n Re%istrul #e intrare-iesire sunt &nre%istrate scrisorile &nsotitoare ale actelor52 7 scrisorile "ot fi re#actate si senate #e orice functionar cu #ele%atie #e cores"on#ent2 actele nu "ot fi &ntocite si senate #ec1t #e functionari investiti "rintr-o #is"o0itie e("resa a unui act norativ cu aceste #re"turi2 7 actul circula #e la autor la $eneficiar &nsotit #e o scrisoare2 c1n# nu se foloseste scrisoarea &nsotitoare! actul nu "oate fi &n1nat $eneficiarului #ec1t "rin luare #e senatura2 Sfera cores"on#entei oficiale este lar%a! ea cu"rin01n# "ro$lee cu continut econoic! *uri#ic! a#inistrativ! #i"loatic etc' Distantele #intre "artenerii #e afaceri! "ro$leele care a"ar! ulterior &ncheierii tran0actiilor! fac necesara counicarea "rin intere#iul cores"on#entei oficiale' De rearcat ca "re#oinant este continutul econoic al scrisorilor oficiale ca urare a unei econoii #iversificate si &n continua #e0voltare' I"ortanta activitatii #e cores"on#enta consta &n fa"tul ca) 7 este un eleent #e $a0a "entru sta$ilirea relatiilor &ntre unitatile econoice! &ntre "ersoanele fi0ice si "ersoane *uri#ice care sunt o$li%ate sa-si re0olve anuite "ro$lee &n coun2 7 ofera "osi$ilitatea consenarii scri"tice a unei activitati2 7 constituie un eleent #e &nre%istrari conta$ile2 7 serveste ca "ro$a &n *ustitie2 7 "erite! "rin asa$larea scrisorilor ce "rivesc o anuita "ro$lea! constituirea unui ciclu #e cores"on#enta ce o%lin#este a"aritia! o#ificarea sau stin%erea unor relatii &ntre "ersoane *uri#ice sau &ntre "ersoane fi0ice si "ersoane *uri#ice' 7 #evine o $o%ata sursa #e #ocuentare "rin constituirea unui fon# arhivistic re#1n# sta#iile evolutiei ra"orturilor econoice! "recu si ale evolutiei voca$ularului #in #oenii #iferite #e activitate' 4.2. Clasificarea corespondentei Cores"on#enta oficiala se "oate clasifica #u"a ai ulte criterii) a) dupa criteriul de circumscriere: 7 corespondenta interna 4&ntre co"artiente sau res"onsa$ili ai aceleasi or%ani0atii52 7 corespondenta externa 4catre sau #e la o institutie s"re e#iul e(terior - alta institutie sau "ersoana5 2 b) dupa domeniul de activitate: 7 corespondenta juridica 4contestatia! &nt1"inarea! notificarea! "l1n%erea! cererea #e cheare &n *u#ecata etc'52 7 corespondenta administrativa 4referatul! ra"ortul! #area #e seaa! "rocesul ver$al! #eci0ia! or#inul! #is"o0itia52 7 corespondenta protocolara 4invitatii! scrisori #e felicitare! felicitari! cores"on#enta tehnica a #e"artaentelor #e "rotocol etc'52 7 corespondenta comerciala 4cererea #e oferta! oferta! coan#a! reclaatia econoica! avi0ul #e &nsotire a arfii! scrisoarea #e %arantie etc'52 7 corespondenta diplomatica 4nota #i"loatica! scrisorile #e acre#itare! "rotestul #i"loatic! inuta #i"loatica! nota ver$ala etc'5 c) dupa scopul ei: 7 corespondenta de solicitare 4cererea econoica! *uri#ica! etc'52 7 corespondenta de informare 4oferta! reclaa! ra"ortul! #area #e seaa! etc'52 7 corespondenta de constatare 4"rocesul ver$al! etc'5 7 corespondenta de decizie, ndrumare, control 4or#inul! #eci0ia52 7 corespondenta de reclamatie 4reclaatia econoica! *uri#ica52 7 corespondenta nsotitoare de acte2 d) dupa criteriul accesibilitatii: 7 corespondenta secreta 4transisa "rin i*loace #e securitate or%ani0ate2 folosita &n sisteul institutionali0at 4/irou Docuente Secrete - /DS52 7 corespondenta deschisa 4transisa "e cale o$isnuita si "oate lua toate forele ateriale ale cores"on#entei - scrisoarea! fa(ul! e-ail! telefa(! etc'5 e) dupa initiativa trimiterii scrisorii: 7 scrisoarea initiala; 7 de raspuns ; 7 de revenire; f) dupa criteriul suportului: 7 corespondenta clasica - scrisoarea2 7 corespondenta telegrafica - tele%raa! tele(ul2 7 corespondenta electronica - e-ail-ul2 %5 dupa modul de ntocmire) 7 documente tipizate ; 7 documente netipizate; h5 dupa natura si destinatia exemplarelor) 7 originalul 4"riul e(e"lar care se triite #estinatarului5 cu senatura si sta"ila! nr' #e &nre%istrare2 7 copia simpla 4#e arhiva sau #e #osar5 se scrie o#ata cu ori%inalul la in#i%o! nu are sta"ila nici senatura ori%inala' Are nuar #e &nre%istrare'2 7 duplicatul originalului pierdut se eli$erea0a nuai #u"a "u$licarea "ier#erii ori%inalului &n ;onitorul Oficial' Du"licatul este eli$erat tot #e unitatea care a eli$erat si ori%inalul' Pe actul nou eli$erat se entionea0a 8#u"licat82 are "uterea ori%inalului2 7 copia dupa original - se co"ia0a e(act te(tul #e "e ori%inal2 se scrie 8co"ie8! 8locul si%iliului8 4AS5 si 8s-a senat8 4SS52 ea "oate fi ) 7 copia certificata - are confi%urarea ca este vala$ila2 se foloseste "entru "astrarea ori%inalului! se senea0a si se eli$erea0a #e secretariatul unitatii care "astrea0a ori%inalul' Du"a colationare se scrie 8confor cu ori%inalul8! 8"entru conforitate8' O$li%atoriu! co"ia "oarta senatura si sta"ila 2 7 copia legalizata - este eli$erata #e notariat' Ea contine re"ro#ucerea e(acta a continutului actului! #actilo%rafiata &n sir in#ian sau (ero(!! "recu si &ncheierea #e le%ali0are! su$ senatura notarului si sta"ila $iroului notarial' Docuentele le%ali0ate se &nscriu &ntru-un re%istru s"ecial la notariat2 7 fotocopia - are valoare nuai &n ca0ul le%ali0arii #e notariat2 7 extrasul - constituie co"ia unei "arti! a unui "asa* #intr-un act #e #iensiuni ai ari' Cala$ilitatea lui este con#itionata #e certificare' 4.3. Cerinte actuale fata de corespondenta oficiala Daca a#ite ca "rotocolul si eticheta fac "arte #in i*loacele #e sta$ilire a relatiilor &ntre oaeni! confor rolului fiecaruia! cores"on#enta se su"une la r1n#ul ei unor re%uli la fel #e stricte) tot ceea ce este scris ra1ne' Se i"une #in aceasta cau0a! #in "artea celor care &ntocesc cores"on#enta o "reocu"are "eranenta "entru &nsusirea si res"ectarea unor "rinci"ii ce stau la $a0a cores"on#entei! #intre acestea ainti) 1) Promptitudinea raspunsurilor i"lica o"erativitate &n re0olvarea "ro$leelor ce fac o$iectul cores"on#entei' Orice scrisoare tre$uie sa "rieasca un ras"uns' Daca ras"unsul la o solicitare vine "ro"t 4chiar #aca este ne%ativ5 si nu cu &nt1r0iere! i"resia care ne-o face #es"re "ersoana sau institutia res"ectiva este ca stie sa se or%ani0e0e activitatea! ca este eficienta si ca ne res"ecta' 2) la!orarea corespondentei la costuri avantajoase' Costurile unei scrisori sunt a#esea su$estiate' Costul real al unei scrisori inclu#e nu nuai "a"etaria si ti$rele! ci si costul anevrarii scrisorii "rin sisteul "ostal sau alte i*loace #e transitere! ocu"1n# ti"! necesit1n# echi"aent si s"atiu si cel ai i"ortant #intre toate este salariul celor care scriu scrisori! al #actilo%rafei sau o"eratorului ce "rocesea0a cuvintele "e calculator' nainte #e toate tre$uie sa sta$ili #aca ale%e scrisoarea ca i*loc #e counicare sau alte i*loace ai "utin costisitoare' Daca ale%e scrisoarea! "entru re#ucerea costurilor! tre$uie sa tine seaa #e uratoarele as"ecte' 7 "ro"o0itii scurte si clare2 7 folosirea o#elelor #e scrisori! o#ulelor #e te(te 4sa$loanelor5! astfel #e accesari fiin# ult usurate #e calculator2 7 re#actarea corecta si co"leta a scrisorilor "entru a evita astfel ne&ntele%erile si i"licit revenirile' 3) "ta!ilirea unui scop precis. Este i"ortant sa sta$ili o$iectivul scrisorii! ceea ce #ori! #eoarece &n functie #e aceasta vo a$or#a #iferit #estinatarul2 o$iectivul unei scrisori "oate fi) 7 sa infora sau sa afla ceva2 7 sa otiva sau sa influenta2 7 sa ne scu0a2 7 sa solicita sau sa oferi ceva2 7 sa acce"ta sau sa refu0a2 7 sa felicita2 4) #ivelul ierarhic. Presu"une #iferentierea si liitarea cores"on#entei "e "aliere ierarhice' 5) ficienta si credi!ilitate' Eficienta cores"on#entei se refera la) 7 "ro"titu#ine 4transiterea la ti" a inforatiilor52 7 "reci0ia si caracterul co"let al inforatiilor2 7 inforarea "eranenta a "artenerilor cu "rivire la noile "ro#use si serviciilor ce "ot fi furni0ate #e fira res"ectiva2 Credi!ilitatea informatiilor transmise - re"re0inta o con#itie esentiala &n &ncheierea unui "arteneriat #e afaceri' n anuite ti"uri #e scrisori! &n s"ecial &n reclae si &n ras"unsurile la reclaatii sunt unele eleente ce au #re"t efect o #o0a #e ne&ncre#ere #in "artea #estinatarului! #e e(e"lu) 7 reclaa stri#enta - "roisiunile e(a%erate2 7 inforatiile nefon#ate si neverifica$ile2 7 "rete(tele - forularile "retentioase &n care vina este #ata "e altii sau "e forta a*ora' 6) Corectitudinea si aspectul placut$ 7 ecanica te(tului 4"unctuatia si %raatica5 tre$uie sa fie corecta! o %reseala #e orto%rafie 8vor$este8 #es"re nivelul #e "rofesionalis al celui care scrie' 7 ale%erea stilului cores"un0ator2 7 asi%urarea foratului a#ecvat 4se refera la cu arata "a%ina scrisa si #aca res"ecta anuite re%uli5' n %eneral! scrisorile $ine "re0entate vi0ual c1sti%a #e*a #e la "ria i"resie' A#esea acesta este oentul &n care #estinatarul #eci#e sa citeasca scrisoarea si cu ce sentiente sa o faca' 7) fectul psihologic' Te(tul tre$uie sa res"ecte re%ulile #e $a0a ale "siholo%iei si va fi astfel forulat &nc1t #estinatarul sa reactione0e &n sensul #orit #e e("e#itori 4ca0ul i#eal - otivare si nu ani"ulare5' 8) %titudinea si exprimarea pozitiva' Atitu#inea "o0itiva "resu"une o %1n#ire "o0itiva sentiente "o0itive si ten#inta #e a actiona &n o# "o0itiv' E(ista ai ulte o#alitati #e a asi%ura atitu#inea "o0itiva "rin scriere' n are "arte aceste o#alitati &si %asesc e("resia "rin intere#iul li$a*ului non-ver$al al esa*ului scris' De e(e"lu! "ro"titu#inea triiterii ras"unsului 4eleent al atitu#inii "o0itive5 counica "olitete si consi#eratie "rin intere#iul li$a*ului ti"ului' Atitu#inea "o0itiva &n scriere tine! #eci #e "olitete! consi#eratie! conci0ie! o# #e or%ani0are a esa*ului' E("riarea "o0itiva - un ton "o0itiv "oate %enera &ncre#ere #estinatarului ca e("e#itorul este ca"a$il sa re0olve "ro$leele' Chiar si un esa* ne%ativ "oate fi e("riat &ntr-un o# "o0itiv' De e(e"lu! esa*ul ne%ativ 8Nu "ute sa va satisface cererea! #eoarece fon#urile "e acest an au fost folosite8 "oate fi &nlocuit cu esa*ul "o0itiv 8cererea #v' va fi re0olvata ie#iat ce vo "rii fon#urile "e anul viitor8 sau 8Ne "are rau ca nu "ute sa va "lati cecul la #ata #e'Dcecul #v' va fi achitat la #ata #e'5 Este foarte i"ortant sa s"une ceea ce "ute face! nu ceea ce nu "ute face! ceea ce ave! nu ceea ce nu ave' De aseenea! #aca #estinatarul se face vinovat #e ceva este total ne"ro#uctiv sa-l a#onesta sau sa-l face sa se sita vinovat' Este ai "ro#uctiv sa ne "astra atitu#inea "o0itiva si sa ne concentra atentia asu"ra re0olvarii "ro$leei' 4.4. Stilul corespondentei oficiale Stilul cores"on#entei oficiale are caracteristicile stilului oficial-a#inistrativ' Stilul oficial-a#inistrativ se &nt1lneste &n te(tele si activitatile a#inistrative! *uri#ice! #i"loatice si econoice' Este ai conservator #ec1t celelalte stiluri2 este reali0at &n#eose$i &n fora scrisa onolo%ata! #ar "oate lua si fora #ialo%ului 4&n cores"on#enta oficiala! &n ne%ocieri! &n ra"orturile cetatenilor cu autoritatilor sau &n actiunile *u#iciare' Se #esfasoara &ntr-un ca#ru institutional! local si te"oral! "recis' =orele sale te(tuale "ot fi) normatie 4le%i! #ecrete! hotar1ri! or#onante! instructiuni! circulare etc5! de documentare 4"rocesul-ver$al! eoriul! "rotocolul! re0olutia! contractul etc'5 de informare 4anuntul! #eclaratia! &nstiintarea! notificarea! forularul #e &nscriere! tele%raa5 de sericiu 4ta$el noinal! inventarul! factura! #i"loa5 de corespondenta 4scrisoarea! oferta etc5' In ra"ort cu alte stiluri este &nchis la influente! servin# ca sursa #e &"ruuturi &n#eose$i stilului "u$licistic' =iin# ai "utin #iversificat #ec1t alte stiluri! are si el c1teva variante interne ) li$a*ul juridic legislativ 4conservator! ne#iferentiat5! li$a*ul juridic oratoric 4caracter oral! #eschis a"aritiei stilurilor in#ivi#uale5 si li$a*ul administrativ 4#iversificare terinolo%ica "e #oenii! ierarhi0are &n ceea ce "riveste "uritatea &n functie #e situatie sau #e #estinatar! "ut1n#! #e aceea "erite unele eleente stilistice in#ivi#uale' =unctiile #oinante sunt cele #enoinativ-referentiale si "ersuasive 4#estinatarul fiin# avut "eranent &n ve#ere &n forularea counicarilor s"ecifice5' Stilul cores"on#entei oficiale "re0inta anuite "articularitati le(icale! %raaticale! sintactice si stilistice' Particularitati lexicale Stilul scrisorilor oficiale re"re0inta fora s"ecifica #e e("riare a i#eilor! o#ul &n care le(icul este folosit &n counicare %1n#urilor' Bna #in con#itiile! "rin care o scrisoare sau #ocuent oficial "oate fi $ine &ntocit si &nteles! este ale%erea voca$ularului celui ai "otrivit cu notiunile! i#eile! fa"tele sau "ro$leele tratate' =olosirea terinolo%iei #e s"ecialitate #in #oeniul res"ectiv #a te(telor conci0ie' Bn teren #e s"ecialitate "oate e("ria cel ai e(act! concis notiunea sau situatia tratata si "oate e("ria i#eea unei "ro"o0itii &ntre%i' De e(e"lu) "entru a nui o#alitatea #e "lata "1na la $or#ul unui vas se foloseste e("resia - 8franco-$or#ul vasului8' Ale%erea cuvintelor cu %ra# corect #e s"ecificitate si "reci0ie face scrierea ai convin%atoare si ai clara' =olosirea cuvintelor e(a%erat #e a$stracte se #atorea0a &n are "arte unor factori ca) nesi%uranta! coo#itate! li"sa #e inforatie "recu si #iferitilor factori #e teaa 4#e a oite ceva! #e a #ivul%a ceva! #e a "ier#e #in i"ortanta etc'5' Cei ce utili0ea0a cuvinte "retentioase si savante cre#! &n o# %resit! ca aceasta &nsena a scrie $ine' Acestia asocia0a co"etenta cu "ara#a cuvintelor' Particularitati gramaticale In re#actarea cores"on#entei oficiale se res"ecta forele %raaticale "reva0ute #e %raatica li$ii ro1ne! #ar s"ecificul stilului cores"on#entei consta si &n folosirea anuitor "articularitati! si anue) 7 se foloseste "luralul &n loc #e sin%ular la "ers' I! neconcor#anta &ntre nuarul real si cel %raatical 4se nueste "luralul autoritatii5) 8Ca ru%a sa'8! 8Confira "riirea ofertei #v' '''82 senatarul re"re0ent1n# o autoritate' Aa "ersoana a II a se utili0ea0a forele #e "olitete ale "ronuelui "ersonal 8#uneavoastra8! care se acor#a cu "re#icatul la "lural ) 8Dv' veti "rii8! iar &n ca0ul "re#icatului noinal! cu ver$ul co"ulativ la "lural! #ar cu nuele "re#icativ la sin%ular) 8#v' sunteti re"re0entantul firei8' 7 se foloseste neconcor#anta &ntre ti"ul real si cel %raatical! &n unele situatii! "rin utili0area "re0entului &n loc #e viitor! cu sco"ul #e a #a i"resia #e si%uranta si nu #e eventualitate' De e(') 8arfa se livrea0a la #ata '' '8 &n loc #e 8' se va livra8 sau "entru nuirea &n functie 8se nueste &n functia #e ' 8 &n loc #e 8 se va nui &n functia #e '8' 7 se foloseste refle(ivul "asiv &n locul #iate0ei "asive) 8e("o0itia s-a #eschis'8 nu 8e("o0itia a fost #eschisa82 refle(ivul i"ersonal &nlocuieste #iate0a activa) 8se certifica vechiea &n functie'''8! 8se a"lica re%ulaentul'''8' Aceste e("riari "reci0ea0a ca fa"ta sau actul res"ectiv sunt "ro#use #e o autoritate! nefiin# vor$a #e o i"licare "ersonala' 7 %erun0iul folosit la &nce"ut #e fra0a2 acesta la "re0ent sau la trecut! se ra"ortea0a &ntot#eauna la su$iectul "ro"o0itiei "rinci"ale' Astfel! forularea) 8;ultuin#u-va "entru scrisoare! "riiti! Donule asi%urarea sentientelor ele cele ai $une8 - este %resita' Partici"iul "re0ent &l i"lica "e autorul scrisorii! &n ti" ce i"erativul se a#resea0a #estinatarului' Aceasta li"sa #e coerenta va fi evitata ale%1n# forula) 8;ultuin#u-va "entru scrisoarea #v'! va ro% sa "riiti'''8 7 se evita folosirea i"erativului si a e("resiilor i"erative' n scrisorile #e &n#ruare si control se foloseste infinitivul cu valoare #e i"erativ) 8a se urari &n#e"linirea foralitatilor8 si viitorul cu valoare #e i"erativ 8Serviciul Personal va a#uce la &n#e"linire'''8! 8Cor fi sanctionati'8 7 a$un#enta constructiilor cu %enitivul si #ativul 4a"licarea "reve#erilor! &n con#itiile le%ii! confor #eci0iei! &n sco"ul o$tinerii5' 7 frecventa are a su$stantivelor! ai ales a celor "rovenite #in infinitive lun%i 4re0olvare! solutionare! re%leentare! etc'5! a "ronuelor ne"ersonale 4oricine! toti! fiecare etc'5 a "re"o0itiilor si con*unctiilor! neutrali0area o"o0itiei #e %en la unele su$stantive 8"ersonale8 4incul"at! &nvinuit! #onator! contri$ua$il! etc'5 si "re#oinarea sin%ularului 4&nvinuitul! "ro"rietarul! re"re0entantul are #re"tul'5' Particularitati de ordin sintactic In scrisorile si actele oficiale se res"ecta re%ulile sta$ilite #e sinta(a li$ii ro1ne! #ar si &n acest #oeniu e(ista anuite "articularitati) 7 folosirea or#inii #irecte &n "ro"o0itie si fra0a 4su$iect si #eterinantii sai! "re#icatul si #eterinantii sa52 or#inea inversa este "referata #e stilul literar! istoric' 7 construirea #e "ro"o0itii si fra0e scurte' =ra0ele lun%i! to"ica inversata #au nastere la confu0ii! "ro#uc1n# %reutati &n &ntele%ere2 7 &nlocuirea su$or#onatelor cu "arti #e "ro"o0itie cores"un0atoare! c1n# acest o# #e constructie scurtea0a te(tul! arin# "reci0ia e("riarii' n loc #e 8;arfa coan#ata #e #v'! "e care a livrat-o la #ata #e '8 vo s"une 8;arfa #in coan#a #v' nr'! livrata la #ata #e '8 7 intro#ucerea unor foratiuni le(ico-sintactice stereoti"e care e("ria cau0a 48#in cau0a'''85 sau consecinta 48#e un#e re0ulta ca'''85! a unor e("resii "recu 8Dre"t "entru care a &ncheiat "rocesul-ver$al8! 8&n o# nei*locit'''8! 8&n o# o$li%atoriu''8 4&n loc #e 8nei*locit8! 8o$li%atoriu8' Particularitati stilistice Princi"alele caracteristici ale stilului cores"on#entei oficiale sunt) corectitu#inea! claritatea! conci0ia! "reci0ia! so$rietatea si oficialitatea! "olitetea si #enitatea! naturaletea si si"litatea' Corectitudinea - i"une res"ectarea &ntocai a norelor! forelor si re%ulilor %raaticale! orto%rafice! #e "unctuatie! #e fonetica' n cores"on#enta! corectitu#inea stilului este urarita si "entru e(i%ente s"eciale' Scrierea corecta a unei scrisori e("ria &n are asura res"ectul "e care &l #atorea0a si &l anifesta e("e#itorul' Corectitu#inea &n cores"on#enta contri$uie la evitarea confu0iilor si inter"retarilor %resite "e care ar "utea sa le "rovoace %reselile %raaticale' Este suficienta "lasarea incorecta a unei vir%ule! "entru a schi$a &ntre%ul sens al fra0ei' =olosirea "eranenta a n#re"tarului Orto%rafic! Ortoe"ic si #e Punctuatie! a altor anuale nu este o #ova#a #e incultura! ci! #i"otriva! #e cunoastere si #orinta #e "erfectionare' C1n# ne referi la corectitu#ine ave &n ve#ere nu nuai as"ectele %raaticale! ci si as"ectele le%ate #e continutul "ro"riu-0is al esa*ului 4cifre! #ate! cotatii! etc'52 scrisoarea "oate fi folosita a#esea ca #ocuente &n relatiile #intre "arteneri' Claritatea - este o "articularitate couna oricarui stil! #ar &n cores"on#enta! &n scrierea #ocuentelor este urarita cu ulta %ri*a! &ntruc1t! este vor$a #e fa"te! fenoene! situatii! #re"turi! o$li%atii! ras"un#eri! care #aca nu sunt "re0entate clar! "ro#uc "re*u#icii "artilor' Claritatea se asi%ura si "rin evitarea tuturor cuvintelor! e("resiilor si a forelor %raaticale care nu au circulatie %enerala sau care e("ria a"ro(iatii! nesi%uranta! &ntelesuri alternative' Conci!ia - este o con#itie s"ecifica stilului cores"on#entei! &ntruc1t scrierea! ulti"licarea! lectura! etc! necesita cheltuieli #e ti" si ateriale' Aceasta trasatura stilistica se "oate reali0a "rin fi(area i#eilor &n "ro"o0itii scurte! %ru"ate lo%ic &n "ara%rafe si "rin folosirea o$li%atorie a terinolo%iei #e s"ecialitate' Se "ot eliina anuite cuvinte care nu a#uc un "lus #e &nteles 4e(' vo s"une 8#is"o0itivul este "ro#uctiv8 &n loc #e 8#is"o0itivul este $un &n ceea ce "riveste "ro#uctivitatea8! 8Acest calculator este foarte "erforantE8 &n loc #e 8acest calculator este #e foarte $una calitate si #e aceea "re0inta "erforante foarte $une85' n acelasi ti"! o scrisoare tre$uie sa fie co"leta' Niic #in ceea ce "oate #uce la eluci#area "ro$leelor tratate &n scrisori nu tre$uie ois' Orice oisiune #uce la scrisori su"lientare' "reci!ia - se asi%ura "rin utili0area terinolo%iei #e s"ecialitate! "rin folosirea o$li%atorie a unitatilor #e asura oficiale! "rin e("riarea &n litere! alaturi #e e("riarea cifrica ori #e c1te ori este vor$a #e sue! cantitati! etc' Sobrietatea si oficialitatea - este i"usa #e fa"tul ca actele oficiale tre$uie sa ai$a un caracter o$iectiv! i"ersonal' So$rietatea este &nru#ita cu conci0ia! #ar &n "lus! ea se a"ro"ie #e as"ectul oficial! "e care tre$uie sa-l ofere certificarile si toate relatarile care se fac &n cores"on#enta' Counicarea &n actele oficiale tre$uie sa fie li"sita #e &ncarcatura afectiva' "olitetea si demnitatea - stilul cores"on#entei tre$uie sa fie "rin #efinitie un stil al "olitetii si #enitatii' Politetea este ceva eleentar! ceva ce sta &n firea oricarui o civili0at' Nu costa si "oate a#uce "rofit si alte $eneficii' A s"une 8ultuesc8! 8va ro%8! 8a"recie08! 8sunt recunoscator8! etc' sunt forulari care tre$uie sa fie "re0ente &n orice scriere' n cores"on#enta nu se a#ite! su$ nici o fora! "oleica si li$a*ul #e in#i%nare! chiar si atunci c1n# eitentul scrisorii a suferit #in "artea cores"on#entului anuite ne"laceri' =olosirea "luralului autoritatii! al "ronuelor #e "olitete asi%ura aceste cerinte' #aturaletea si simplitatea' n $a0a acestor con#itii! stilul cores"on#entei! este si tre$uie sa fie #irect si firesc! nefortat2 se i"une folosirea cuvintelor si"le! ne"retentioase' Tre$uie sa scrie "entru a e("ria si nu "entru a i"ria 4"rin cuvintele folosite5' Stilul! &n scrierea esa*elor este su$or#onat unui sco" "recis! controlea0a un anuit i"act si ton si este #efinit #e acea ale%ere a cuvintelor! "ro"o0itiilor si foratului "ara%rafelor care "rin calitatea #e a fi "otrivita situatiei! conte(tului si #estinatarului! "ro#uce reactia si re0ultatul #orit' Tonul unui esa* este #efinit #e "erce"tia #estinatarului! #e ceea ce citeste ele 8"rintre r1n#uri8 si &n s"atele cuvintelor' Tonul se #efineste astfel "rin ca"acitatea "e care o are stilul unei scrisori #e a "ro#uce anuite reactii cititorului 4#estinatarului5' Dificultatea controlarii tonului unei scrisori consta &n fa"tul ca acesta este #e"en#ent si #e "erce"tia cititorului! "erce"tie care este strict in#ivi#uala' Abrevieri folosite n corespondenta oficiala =olosirea a$revierilor "re0inta un tri"lu avanta*) economie de timp &n ce "riveste re#actarea! citirea! #actilo%rafierea #ocuentelor2 economie de spatiu n "a%ina si economie de materiale 4h1rtie! "an%lica - &n ca0ul folosirii! asini #e scris! cartus! cerneala &n ca0ul folosirii i"riantei' Deose$it #e i"ortanta este &nsa folosirea corecta a a$revierilor! at1t #in "unct #e ve#ere al scrierii lor! c1t si al "o0itionarii &n fra0a' Se recoan#a! utili0area rationala a a$revierilor &n sensul #e a nu face a$u0 #e a$revieri &n te(t! ceea ce ar con#uce at1t la &n%reunarea citirii si &ntele%erii cuvintelor si e("resiilor "e care le re"re0inta! c1t si la consi#erarea scrisorii ca o li"sa #e "olitete fata #e #estinatar' In cores"on#enta oficiala se a#it! &n %eneral! nuai) - a$revieri "reva0ute #e n#re"tarul Orto%rafic al Aca#eiei Ro1ne! "entru cuvinte si e("resii #in voca$ularul o$isnuit' - a$revieri consacrate #e stiintele teoretice si a"licate &n fiecare #oeniu #e activitate s"eciali0ata 4$ancara! financiara! conta$ila! ateatica! fi0ica! etc'5 - a$revieri consacrate &n u0anta lucrarilor #e secretariat si cores"on#enta &n tara noastra! "entru scrisori &ntocite &n li$a ro1na' - a$revieri consacrate &n cores"on#enta internationala! c1n# scrisorile sunt a#resate "artenerilor e(terni' Nu se vor folosi a$revieri &n titulaturi 4se scrie 8Donule Director8 si nu 8Dl' Director82 8Or#inul nr'8 si nu 8Or#' nr'85 4.5. $laborarea mesa%ului scris Succesul unor scrisori nu este &nt1"lator2 el este re0ultatul unei unci si e("eriente &n#elun%ate' Cei ce scriu tre$uie) 7 sa tina seaa #e terenii #e s"ecialitate a#ecvati2 7 sa construiasca corect fra0ele #in "unct #e ve#ere %raatical2 7 sa ai$a un stil a%rea$il2 7 sa cunoasca si sa res"ecte anuite nore si stan#ar#e #e scriere' Decisive "entru succesul unei scrisori sunt nu nuai canalele #e transitere si stilul! ci si fora! structura si ai ales continutul' Bn continut si nea#ecvat! erorile #e a#resare! %reselile %raaticale! tonul! i"actul si stilul %resit sunt #oar c1teva #intre eleentele care "ot crea o ia%ine nefavora$ila at1t celui care scrie scrisoarea c1t si firei "e care o re"re0inta' Se cunoaste fa"tul ca orice scrisoare echivalea0a cu o 8carte #e vi0ita8 a celui ce o e("e#ia0a' O scrisoare $ine re#actata "oate a#uce ari servicii) sa ne re"re0inte &ntr-un loc un#e nu "ute "artici"a! sa ne a"ere interesele! atunci c1n# #in otive o$iective nu o "ute face "ersonal' In fa"t! a$stractie fac1n# #e costul ri#icat al i*loacelor o#erne #e counicare! a*oritatea esa*elor transise "rin tele%raf sau telefon! tre$uie confirate &n scris2 &n "lus! chiar re#actarea sau #eco#ificarea unei tele%rae sau a unui tele( "resu"une #in "artea e("e#itorului si a #estinatarului cunostinte care sunt incluse &n tehnicile #e re#actare a cores"on#entei &n fora sa clasica' Pentru scrisorile ai i"ortante si ai co"licate! care necesita o atentie #eose$ita! este necesara o "re%atire teeinica a acestor' tapele ntocmirii unei scrisori sunt) +5 Sta$ilirea sco"ului 4ce #ori cu aceasta scrisoare52 @5 Docuentarea consta &n cule%erea inforatiilor necesare "entru tratarea su$iectului2 inforatiile se "ot o$tine "rin) 7 stu#iul cores"on#entei #e*a e(istente2 7 folosirea #ocuentatiei interne si e(terne2 7 consultarea actelor norative care re%leentea0a "ro$lee #e ti"ul celor care fac o$iectul esa*ului res"ectiv2 7 folosirea *urnalului sau a a%en#ei' Aceste inforatii nu sunt intro#use ca atare &n te(t! ci sunt su"use unui "roces #e selectie! o#ificare "rin o"eratiile #e anali0a! sinte0a! etc' F5 Sisteati0area aterialului #e*a cules su$ fora unei schite care "oate fi si"la sau #e0voltata2 35 Scrierea ciornei' Bneori "ot fi scrise ai ulte ciorne "1na la o$tinerea forei finale' n aceasta eta"a se acor#a atentie #eose$ita intro#ucerii 4care constituie cartea #e vi0ita a te(tului5 cu"rinsului 4care tre$uie sa se #erule0e lo%ic5 si &ncheierii 4care sinteti0ea0a esa*ul te(tului! re"re0ent1n# 8ultia i"resie8 cu care ra1ne #estinatarul5' >5 Revi0uirea si corectarea - nu re"re0inta o eta"a forala' Te(tul este citit #e ai ulte ori #in "ers"ectiva ansa$lului si "e fra%ente ai ari sau ai ici! verific1n# or%ani0area te(tului 4structura! ierarhi0area si or#onarea i#eilor5! control1n# si corect1n# %reselile %raaticale! #e "unctuatie si st1n%aciile lin%vistice' .5 Dactilo%rafierea - scrierea cu a*utorul calculatorului sau a asini #e scris! a"oi foratarea si e#itarea 4scoaterea la i"rianta5' =olosirea "e scara tot ai lar%a a calculatorului #eterina uneori "ericolul ca fora sa "re#oine asu"ra continutului' Noile "osi$ilitati #e conce"tie a#uc cu ele si tentatia #e a "re0enta o"ere #e arta &n loc #e si"le scrisori'