Tehnici de Secretariat

7/11/2019 Tehnici de Secretariat
TEHNICI DE SECRETARIAT
Lector univ. Nina VÂRGOLICI
Colegiul Universitar de Administraie i Secretariat
Facultatea de Litere ± Universitatea din Bucureti
1. ROLUL I LOCUL SECRETARIATULUI ÎN STRUCTURA UNEI ORGANIZAII

1.1. Organizaia i structura ei organizatoric
Organizaia ± este o form concret de desfurare a activitii umane în diferite
domenii: economic, social, cultural, politic etc. Orice tip de activitate trebuie
administrat.
componente suntDe aceea, oricelegtur
în strâns organizaie funcioneaz
pentru ca un sistem
a putea interveni fiecareale crui
la momentul
oportun cu mijloace proprii, spre a rspunde unei nevoi. Organizaia poate fi
considerat ca o colectivitate ierarhizat de oameni i obiective, ca un ansamblu de
mijloace de producie i de informaii, o împletire de interese generale i individuale.
Ea are o structur proprie, determinat de scopul pentru care a fost creat. În
vederea obinerii obiectivelor social-economice, orice organizaie îndeplinete mai
multe funcii:
a) funcia de cercetare-dezvoltare;
b) funcia comercial i de marketing;

c) funcia de producie;
d) funcia financiar-contabil;
e) funcia de personal.
Structura organizatoric a unei organizaii reprezint ansamblul persoanelor i
compartimentelor de munc (tehnico-productive, economice, administrative), modul
în care sunt constituite i grupate precum i legturile care se stabilesc între ele.
O structur organizatoric raional este condiia esenial pentru: asigurarea
funcionrii normale a compartimentelor de munc, repartizarea precis a
responsabilitilor, stabilirea riguroas a dependenelor ierarhice, a unitii între
responsabilitile unei funcii i puterea de decizie. Reprezentarea grafic a structurii
unei organizaii poart numele de organigram.
Indiferent de ramura economic sau activitatea social desfurat, structura
http://slidepdf.com/reader/full/tehnici-de-secretariat 1/216
organizatoric este alctuit din urmtoarele elemente:

1. Funcia (funcia de conducere i funcia de execuie)
2. Postul
3. Ponderea ierarhic
4. Compartimentele (compartimente funcionale i compartimente operaionale)
5. Nivelurile ierarhice
6. Relaiile organizatorice
7. Activitile
La bazacare
(ROF) înfiinrii unei organizaii
este poate st Regulamentul
cel mai important element dede Organizare ai competenelor
reglementare Funcionare
unei instituii. Este un act normativ care reglementeaz funcionarea
compartimentelor (stabilete competentele pentru fiecare compartiment în parte,
atribuii i responsabiliti) i este adoptat de forul de conducere superior al
organizaiei respective. Mai exist i Regulamentul de Ordine Interioar (ROI) care
reglementeaz regulile de conduit cerute angajailor în relaiile de serviciu,
programul de lucru, circulaia documentelor i este adoptat pe cale de dispoziie de
ctre conductorul unitii. Acest regulament intern trebuie permanent actualizat,
modificat i completat în conformitate cu dinamica de dezvoltare a departamentelor.
Pe bazaîi
unitile actelor normative
elaboreaz de înfiinare
propriile i caredeleorganizare
regulamente reglementeaz funcionarea
i funcionarea (ROF),
adaptate
la structura organizatoric, aprobate i completate cu sarcini specifice domeniului lor
de activitate.
Ansamblul activitilor, atribuiilor i sarcinilor de secretariat sunt cuprinse în ROF al
secretariatelor, care face parte din ROF al organizaiei respective.
ROF al organizaiei are un caracter general i este completat de Statul de Funcii.
Statul de Funcii are un caracter intern i prevede numrul de posturi pentru fiecare
compartiment, gradul i pregtirea angajailor, precum i relaiile dintre acetia. Este
oa completare necesar a ROF pe baza creia se poate calcula bugetul de colarizare
personalului1.
La rândul su, este completat de fia postului care cuprinde atribuiile i obligaiile
fiecrui angajat în parte.
Legea reglementeaz explicit c organigrama unei instituii nu intr în vigoare pân la
adoptarea ROF i a Statului de Funcii.

1.2. Activitatea de secretariat
Printre activitile cu importan deosebit în cadrul unei organizaii economico-
sociale este i activitatea de secretariat.
Activitatea de secretariat este structurat în compartimente specializate i are o
ampl generalizare. Ea se desfoar la niveluri diferite, atât în cadrul organelor
centrale ale administraiei de stat (guvern, ministere), al organelor locale ale puterii de
stat (primrii, consilii locale), cât i la nivelul agenilor economici, al unitilor de
profiluri diferite (academii, instituii de învmânt superior, coli, biblioteci, etc). De
aceea, structura, forma de organizare, amploarea, numrul de funcii i unele atribuii
sunt diferite de la o organizaie la alta.
Munca de secretariat în administraia public prezint unele particulariti fa de
secretariatul din sectorul
instituiilor publice privat,organizaional
i structura ca urmare a faptului ca însui
sunt diferite managementul
de organizarea i
conducerea companiilor i firmelor private. Aici termenul de secretar a fost înlocuit
cu cel de asistent manager.
Secretariatul este considerat ca interfa a efului unei instituii cu personalul angajat
i cu persoanele din afar instituiei i de asemenea, reprezint (în unele cazuri) o
dublare a direciilor auxiliare, prin preluarea la nivelul compartimentului a atribuiilor
specifice. Astfel secretara preia o serie de atribuii privind personalul, activiti
administrative, activiti de relaii cu publicul.
Secretariatulacesteia
degrevarea este un de
auxiliar
uneledirect i indispensabil
sarcini al conducerii,
auxiliare, creându-i având ca
astfel condiiile sarcin
necesare
realizrii principalelor sale funcii: prevedere ± organizare ± comand ± coordonare 
control. Secretara trebuie s creeze condiii optime pentru luarea deciziilor care
reprezint actul esenial al conducerii.
In literatura de specialitate secretariatul este definit ca un nucleu (grupare de funcii i
respectiv persoane care le ocup) cu activiti, atribuii i sarcini individuale
complexe. Acest grup de oameni specializai sunt reunii sub o autoritate ierarhic
(directori de secretariate, efi de serviciu, secretari-efi) autoritate subordonat la
rândul su direct conducerii i care are precizate atribuii cu caracter permanent
pentru efectuarea lucrrilor specifice muncii de secretariat.
Intr-un secretariat munca secretarelor presupune un complex de activiti.
1) Activiti cu caracter specific de secretariat (preluare, transmitere mesaje
telefon, stenografierea, multiplicarea, redactarea înscrisurilor dictate de efi, clasarea
documentelor, înregistrarea corespondenei).
2) Activiti prin care duc la îndeplinire sarcinile i atribuiile prevzute în fia

postului (documentare, coresponden, protocol, organizarea manifestrilor, etc.)
3) Activiti pe care le decid, le iniiaz singure (cursuri de perfecionare, instruire a
secretarelor din subordine),
4) Activiti de reprezentare a efilor lor (primiri oficiale, participare la discuii cu
parteneri de afaceri, etc.)
Activitile se descompun în atribuii, iar atribuiile în sarcini. Atribuia reprezint sfera
de competen a unui compartiment, iar executarea atribuiilor de ctre un
compartiment presupune competena membrilor compartimentului în realizarea
sarcinilor ce decurg din aceste activiti.
1.3. Atribuiile i sarcinile secretariatelor
Compartimentului secretariat
sarcini pentru fiecare lucrtor.îiAtribuiile
revin atribuii globaleunei
i sarcinile din care se extrag
secretare i se
depind de detaliaz
structura
i domeniul de activitate al organizaiei respective i sunt cuprinse în fia postului.
Se poate spune ca potrivit modului cum este conceputa la noi în tara activitatea de
secretariat, (in cazul în care funcioneaz ca un serviciu autonom), ea include
urmtoarele atribuii i sarcini :
§ executarea lucrrilor de registratura general (sortarea, înregistrarea,
datarea, distribuirea) acolo unde nu exist un compartiment specializat de
registratur.
§ lucrri de coresponden primit i emis de unitate; lecturarea
corespondenei primite, prezentarea la conducere, înregistrarea, repartizarea i
urmrirea rezolvrii corespondenei primite, întocmirea unor rspunsuri pe baza
documentrii prealabile, dactilografierea lor, prezentarea la semnat a corespondenei
cu materialul de baz; pregtirea corespondenei pentru expediere, predarea la
registratur sau expedierea direct, dup caz, asigurarea transportului
corespondenei prin organizarea muncii curierilor.
§ atribuii de documentare: detectarea surselor interne i externe, selectarea
materialului; prezentarea materialelor rezultate sub form de tabele, scheme,
statistici,
a arhivei etc., clasarea documentelor, organizarea i asigurarea unei bune funcionri
unitii.
§ scrierea rapid, stenografierea discuiilor din edinele, conferinele,
întâlnirile de afaceri, stenografierea dup dictare (i la telefon), transcrierea
setnogramelor.
§ multiplicarea materialelor: dactilografierea folosind maina de scris sau
calculatorul (folosind metoda oarb), folosirea imprimantei calculatorului, utilizarea

mainilor de copiat, corectarea greelilor, cunoaterea unor sisteme de corectare a
materialelor pentru editorial.
§ traduceri i retroversiuni de acte, coresponden, materiale documentare,
cunoaterea unei limbi strine de circulaie internaional scris i vorbit.
§ probleme de protocol i relaii cu publicul: întocmirea unor planuri pentru
desfurarea în bine condiii a întâlnirilor cu persoane din afr instituiei, primirea
vizitatorilor i a partenerilor de afaceri, cunoaterea, documentarea în ceea ce
privete regulile de comportament i protocol specifice rii din care vine partenerul,
pregtirea corespondenei protocolare cu ocazia diferitelor evenimente.
§ evidena necesarului de consumabile i evidena de personal (secretara
întocmete referatul cu necesarul de rechizite pentru compartimentul secretariat, ine
evidena orelor suplimentare, concediilor, evidena delegaiilor, a deplasrilor i a
evenimentelor profesionale.
§ pregtirea cltoriilor de serviciu ale efului, rezervarea de bilete, a camerei
de hotel, obinerea vizei (dac este cazul), pregtirea documentelor necesare pentru
întâlnirile de lucru, contactarea persoanelor cu care trebuie s se întâlneasc eful i
stabilirea programului.
§ cunoaterea i folosirea aparaturii moderne de birou (calculatorul, maina
de multiplicat, fax, aparatura de înregistrare-clasare, interfonul, etc.); cunoaterea
tehnoredactrii computerizate i a programelor pentru aceasta.
§ organizarea sistemului informaional: primirea prelucrarea i transmiterea

informaiilor.
§ întocmirea contabilitii primare a firmei
§ primirea i transmiterea comunicrilor telefonice
§ organizarea edinelor i a materialelor necesare.
§ difuzarea în unitate a deciziilor i instruciunilor cu caracter de circulat.
§secretara (asistenta
preluarea de la efi (prin
manager) delegare
le poate de sau
rezolva autoritate) a unor sarcini
chiar secretara poatepe care o
delega
serie de responsabiliti persoanelor din subordine.
§ perfecionarea permanent din punct de vedere profesional.
§ supravegherea personalului secretarial din subordine: instruirea acestuia,
evaluarea posibilitilor fiecruia i stabilirea responsabilitilor.

§ respectarea disciplinei muncii.
Exercitarea atribuiilor de ctre un compartiment presupune exercitarea
responsabilitilor, a prerogativelor dar i competena în a le realiza.
Competena celor care lucreaz în compartimentele de secretariat se concretizeaz
în a fi:
§ un bun stenograf ± s poat transmite i transcrie exact ceea ce i se
dicteaz;
§ un dactilograf îndemânatic, scriind fr greeli de tastare i limb;
§ un bun corespondent, folosind o limb corect i bogat în coninut;
§ un bun specialist în clasarea i arhivarea actelor, corespondenei i
documentelor, capabil s le gseasc, la nevoie, cu rapiditate;
§ un interpret capabil s discute cu persoane strine, s fac cunoscute
ideile reprezentanilor firmei, s comunice acestora ideile reprezentanilor firmei, i s
comunice acestora ideile interlocutorilor strini fr denaturri;
§ un bun organizator al sistemului informaional, capabil s primeasc, s
prelucreze i s transmit informaii, precum i s in la zi evidenele pentru
conducere i celelalte compartimente ale unitii;
§ un bun traductor, capabil s traduc cu rapiditate un text din/în limba
român/limba strin;
§ un bun cunosctor al lucrrilor de secretariat i coresponden, capabil s
înregistreze, repartizeze i s urmreasc rezolvarea corespondenei primite, s
pregteasc rspunsul la scrisorile indicate de conducere, s prezinte la semnat
corespondena împreun cu materialul de baz, s întocmeasc formele de
expediere a corespondenei;
§ un bun organizator al contactelor între conducere i persoanele din afar i
din interiorul
secretar firmei (întâlniri
de edin de lucru,procese-verbale;
i s redacteze edine, conferine); capabil s fac oficiul de
§ un bun documentarist, capabil s detecteze surse de documentare, s

selecteze i s claseze materialul, s-l difuzeze sub form de buletine, fise, etc;
§ un bun specialist în manipularea i utilizarea aparaturii moderne de birou
(calculatoare, maini de multiplicat, aparatur de înregistrare-clasare, etc);

§ un bun lucrtor, capabil s întocmeasc statistici specifice sectorului de
secretariat, s le prezinte sub form de grafice i tabele;
§filtreze, limitând
un bunpân
agentla de triere i
evitarea transmitere
total a comunicrilor
a caracterului telefonice, capabil
nociv al suprasolicitrilor i s
întreruperilor frecvente ale activitii conducerii în anumite perioade.
§ un lucrtor capabil s redacteze rapoarte, referate, informri pe baza unor
directive generale i a materialului documentar;
§ un bun specialist pentru controlul i corectura editorial i tipografic a
materialelor în curs de multiplicare.
1.4. Organizarea secretariatelor
In scopul desfurrii activitii specifice, secretariatele dispun de resurse umane i
materiale. Resursele umane se refer la personalul angajat în activitatea de
secretariat (persoane fizice bine pregtite i capabile s se adapteze permanent la
noutile din domeniu). De modul lor de integrare în sistem depinde eficienta
aparatului administrativ. Resursele materiale se refer la obiectele i mijloacele prin
care se asigura condiiile de munca în acest domeniu, i anume:
§ spaiul de lucru ;
§ obiecte de iluminat;
§ obiecte de micro-climat, colorit, izolare fonica, mobilier;
§ maini i aparate moderne de birou (maini de scris, de stenografiat,
multiplicat, aparate de înregistrat, calculatoare, fax, telex etc.)
In funcie de modul de utilizare a resurselor umane i materiale, activitatea de
secretariat poate fi organizata astfel:
§ în unitile administrative i firmele mici întreg nucleul de secretariat este
centralizat;
§ în administraiile centrale i locale, în organizaii mari, aezarea fizic este

parial centralizata (birouri colective), parial d escentralizata (efi de cabinet, secretarii
conductorilor).
Organizarea centralizat în secretariate prezint urmtoarele avantaje:
§ concentrarea echipamentelor de birou, ceea ce înseamn utilizarea lor la
capacitate maxima;
§ pregtirea noilor cadre este rapid, afectarea lor pe lâng grupuri conduse
centralizat influeneaz pozitiv formarea i perfecionarea lor;
§metodelor posibilitatea
de operare în stabilirii
muncaunor standarde comune, ca rezultat al uniformitii
de birou;
§ costul performantelor este sczut, ca i al investiiilor în maini de birou i
al întreinerii lor, deoarece sunt folosite în cadru restrâns.
.5. Rolul secretariatului în sistemul informaional al organizaiei
Indiferent de domeniul de activitate al unei organizaii, de forma sa organizatoric, de

mrimea ei, succesul depinde în mare parte de corectitudinea deciziilor, iar în
procesul decizional, pe lâng cunotine, experien, intuiie, o mare valoare o are
informaia. Informaia corect i obinut în scurt timp, st la baza adoptrii unei
strategii adecvate în ceea ce privete activitatea unei firme.
Organizaia este privit ca un sistem în care prile componente contribuie la
îndeplinirea activitii acesteia. Sistemul organizaional este alctuit din :
§ sistemul decizional sau de conducere ;
§ sistemul operaional sau de execuie ;

§ sistemul informaional ;
Între sistemul operaional i cel decizional legtura se stabilete prin sistemul
Informaional (SI). Sistemul Informaional este definit în literatura de specialitate ca un
ansamblu de mijloace umane i materiale, surse i nivele consumatoare, canale de
circulaie, proceduri i mijloace de tratare a informaiilor menite s contribuie la
stabilirea i la realizarea obiectivelor organizaiei.
Mijloacele umane ± sunt reprezentate de persoanele care vehiculeaz ± emit sau
transmit informaii utile în cadrul sistemului organizaiei.
Mijloacele materiale se refer la maini i echipamente de birou (calculator, maina
de scris, de copiat, telefonul, faxul etc.).
Informaia poate fi definit ca un mesaj, o tire, un semnal, un grup de imagini ce
reflect starea unui sistem sau a modului în care aceasta funcioneaz i care aduce
receptorului date noi, un plus de cunoatere.
Fiecrei activiti umane desfurate în forma de organizare i structur specifice îi

corespund informaii specifice. Sursele de informaie se regsesc atât pe plan
decizional cât i operaional. Informaia este util cuiva dac este cerut de un
consumator de informaie, indiferent dac acesta este decedent sau executant.
Indiferent de complexitatea sistemului, comunicarea necesit câteva elemente
eseniale :
Informaia circul între emitor i receptor prin canale specifice (pot, telefon, etc.)
i poate fi sub form de : date, texte, imagini fixe, secvene audio sau video etc.
Cantitatea de informaii care se vehiculeaz între emitor i receptor constituie fluxul
informaional. Distingemlegtura
informaii. De exemplu, un flux de
cu intrare de informaii
alte organizaii aduce i un flux
flux de informaii
ieire de din
afar (o cerere de ofert, o comand, etc.). În fluxul de ieire al informaiilor se pot
încadra diverse forme de coresponden (oferta etc.). Se impune o organizare a
informaiei care circul atât în cadrul organizaiei cât i între aceasta i exterior.
Comunicarea în cadrul unei organizaii sau în afar acesteia se desfoar în bune
condiii doar în cazul în care fluxul informaional cu elementele sale componente ±
preluarea ± prelucrarea i transmiterea informaiilor respect o serie de reguli
referitoare la alegerea sursei de informaii potrivite, la modificrile, transformrile,
prelucrarea în vederea obinerii obiectivelor stabilite (de consumatorul de informaii)
prin respectiva
prezentare informaie.
precum De asemenea,
i alegerea un rol important
canalului adecvat îl are i forma
pentru transmiterea de
informaiei. Este
un lucru recunoscut c în acest proces preluare ± prelucrare ± transmitere, secretarei
(asistentei manager) îi revin sarcini importante.
O secretar trebuie s tie de unde s obin informaiile solicitate, cum s obin în
timp util i s le foloseasc eficient pentru fiecare situaie. Este cunoscut faptul c la
angajare, firmele solicit secretarei (asistentei manager) cunotine despre utilizarea
Internetului, a calculatorului i a altor mijloace moderne de informare.
Preluarea informaiei necesit cunoaterea surselor de informaii. Sursele de
informaii pot de
baza proprie fi comenzile, minutele
date, anuare, diverselor
statistici, revisteîntâlniri de afaceri,
specializate, cercetri
contractele cu de
altepia,
organizaii, programe de activitate, serviciul de informaii teletext, Internetul, reeaua
Intranet, manuale, fie, biblioteca proprie etc.
Dup preluarea unei informaii aceasta trebuie transmis (prin intermediul canalelor
interne de transmitere a informaiei) persoanelor competente la rândul lor, acestea
pot pstra informaia sau o pot transmite mai departe la nivel intern pentru prelucrare
sau la nivel extern, sub forma unei informaii rspuns adecvate.

Informaia ce urmeaz a fi transmis capt un caracter special i în funcie de modul
de prezentare. Modalitatea de prezentare a informaiilor transmise constituie un
element cheie în dezvoltarea unei imagini favorabile a firmei. Indiferent îns de modul
de prezentare
intereselor trebuie
celor avut
care au în vedere
cerut c mesajul
s fie într-o form s
câtfie foarte
mai clar, s rspund
atractiv.
Este, de asemenea, foarte important pentru exactitatea i coerena informaiei i
canalul ales pentru transmitere. În caz contrar pot aprea distorsiuni în receptarea
informaiei. Astfel :
§ dac informaia trebuie transmis rapid unui numr mare de oameni se va
alege fax-ul, e-mail-ul ;
§ dac se impune desfurarea unei edine i pentru a reduce costurile (timp i
bani) se va alege videoconferina ;
§ dac mesajul este mai complex i necesit i oferirea unor explicaii
suplimentare se va alege discuia fa în fa sau telefonul ;
§ dac informaiile sunt cele de zi cu zi se poate alege e-mail-ul.
In concluzie, putem spune c informaia, pe lâng caracterul de unitate i utilitate,
trebuie :
§ s fie exact i complet ;
§ s fie furnizat la timp ;
§ s corespund atât cantitativ cât i calitativ ;
§ s fie transmis pe canalul cel mai scurt ;
§ s fie prezentat într-o form adecvat i accesibil.
Secretariatul reprezint un important canal informaional, un releu intermediar i în
anume condiii un emitor de informaii. El acioneaz în ambele sensuri ale
circulaiei informaiei(de
circuitul ascendent (ascendent
la sistemulioperaional
descendent). Secretariatul
la cel decizional)este
cât oi ³staie´ atât în
în circuitul
descendent (de la sistemul decizional la cel operaional).
În sens ascendent al informaiei secretariatul furnizeaz conducerii informaii, unele
selectate prin mijloace directe, altele obinute pe baza delegrii de autoritate de la
alte compartimente sau uniti subordonate.
Acestei etape îi sunt specifice informaii furnizate de secretariat ca:

ß prevederi din acte cu caracter normativ;
ß prezentarea notelor de comunicri telefonice;
ß comunicri verbale personale sau prin microfon, (în general pentru anunarea
unor chemri telefonice, prezentarea unor persoane la conducere, etc.)
ß prezentarea programelor, a unor materiale documentare;
ß extrase din acte i corespondena clasat sau arhivat;
ß prezentarea corespondenei primite;
ß prezentarea rapoartelor referatelor, informrilor cu privire la situaii existente
sau trecute;
ß prezentarea unor situaii statistice însumate sau prelucrate sub forma unor
grafice;
Astfel de informaii sunt anterioare perioadei de elaborare a deciziilor.
În sens descendent al circulaiei informaiei, secretariatul transmite deciziile
conducerii care se concretizeaz în:
ß activitatea de redactare de ordine, dispoziii circulare, redactate uneori de
secretariate;
ß transmiterea oral a unor decizii personal sau prin telefon celor care trebuie s
le execute;
ß note scrise de conducere cu indicaii pentru efectuarea unor lucrri, constituind
decizii asupra modului de rezolvare a unor probleme;
Deciziile conducerii trebuie transmise cu precizie pentru a nu fi posibile interpretri
ulterioare care s genereze neîndeplinirea sau îndeplinirea parial sau incorect a
unor sarcini.
A treia etap a circuitului informaional, în care secretariatului îi revin sarcini
importante este din nou în sens ascendent în cursul executrii deciziei.
În aceast etap în afar informaiilor date de compartimentele operaionale,
secretariatul informeaz permanent conducerea asupra respectrii termenelor de
execuie. Pentru aceasta secretara (asistenta manager) îi organizeaz un sistem de
evidene operative, (scadentarul de termene, agend, fiiere în care sunt incluse
detaliat toate deciziile conducerii) care îi permit s urmreasc pentru informarea

conducerii stadiului realizrii acestora.
Schimbul de informaii între conducere i secretariat se realizeaz prin comunicri
permanente. Permanentul schimb de informaii, dei util prin operativitate poate duce
uneori la frecvente întreruperi în munca de concepie a conducerii dar i a
secretariatului.
Pentru evitarea acestui neajuns secretara amplaseaz în apropierea sa un raft cu mai
multe compartimente. Fiecare compartimente este destinat unei persoane sau unui
serviciu i este împrit în dou: o parte pentru comunicri ctre secretariat, iar
cealalt parte de la secretariat. Sunt exceptate informaiile foarte urgente care sunt
transmise imediat.
2. ROLUL I LOCUL SECRETAREI (ASISTENTEI MANAGER) ÎN LUMEA

PROFESIONAL CONTEMPORAN
2.1. Funcia de secretar

Funcia (postul) unui lucrtor într-o organizaie constituie participarea sa permanent la
desfurarea diferitelor activiti ce permit realizarea obiectivelor firmei.
Multe funcii sunt descrise exclusiv pe baza îndatoririlor pe care le presupun. (activitile
care trebuie îndeplinite i rezultatele care se ateapt din partea persoanei care le
îndeplinete).urmtoarele
considerare Totui pentru a avea :o imagine clar a unei funcii trebuiesc luate în
elemente
§ educaia (specific nivelului de educaie cerut : liceu, studii superioare, coli sau
cursuri pregtitoare etc.) ;
§ experien profesional (unele funii se pot încredina imediat dup terminarea
colii, altele necesit o anumit experien) ;
§ poziia în structura organizaional sau în structura ierarhic superioar. În
aceast etap se va descrie poziia pe care o ocup funcia de secretar (asistent
manager) în ansamblul structurii, locul pe care îl ocup în organigrama organizaiei.
§ atribuii i sarcini ± impuse funciei respective ;
§ caliti personale ± cerute pentru ocuparea funciei ;

§ un tip special de responsabilitate (de exemplu coordonarea unei echipe de
secretare sau luarea de decizii în numele efului prin delegare de autoritate).
Funcia de secretar este definit în fia postului, iar pentru evaluarea acesteia se
stabilete un sistem de punctaj în funcie de : gradul de pregtire ± de baz i de
specialitate ± experiena acumulat i manifestat, gradul de dificultate i de risc pe care
le presupune executarea funciei, priceperea de a lucra cu aparatura modern din
dotare (calculator, copiatoare, telefax, etc.) ; cunoaterea i practicarea curent a unei
limbi de circulaie internaional.
Funcia de secretar presupune omniprezena ei la diferite activiti organizate de
conducere, consemnarea lucrrilor respective, preluarea, plasarea i arhivarea
documentelor rezultate, etc.
Pentru funcia de secretar nu exist o descriere universal valabil, dar definirea funciei
presupune considerarea cel puin a urmtoarelor elemente : scopul i rolul
secretariatelor în sistemul general al activitii economico-sociale i în organizaia
respectiv, poziia pe care activitatea de secretariat o deine, responsabilitile, gradul
de autoritate primit de la manager, relaiile cu toi factorii implicai în respectivul proces
al muncii.
Manualele de specialitate dau urmtoarea clasificare a funciilor de secretare:
1) Secretare ucenice
§ dactilografiaz scrisori, diverse materiale,
§ multiplic materialele,
§ preiau mesaje,
§ ajut la expedierea corespondenei prin fax, pot,
§ nu au responsabiliti,
2 ) Tinere secretare
§ dactilografiaz corespondena pornind de la notie stenodactilografiate, casete
audio,
§ editeaz texte pe computer,
§ preiau i transmit mesaje,
§ redacteaz corespondena simpl,
§ expediaz corespondena,
§ primete vizitatorii,
§ organizeaz edine, conferine,

§ stenografiaz la diferite edine,
§ au responsabiliti multiple dar limitate.
3) Secretare personale
§ aparin de obicei unui director executiv, a crui activitate o organizeaz,
§ redacteaz i claseaz corespondena,
§ cunosc bine stenografia i lucrul pe calculator,
§ redacteaz singur rapoarte, referate, brouri,
§ întocmesc dri de seam,

§ primesc vizitatorii,
§ organizeaz cltorii de afaceri,
§ organizeaz agenda efului,
§ au cunotine de contabilitate,
§ particip la întâlnirile de afaceri,
§ traduc din i în limbi strine
§ organizeaz edine, conferine,
§ au responsabiliti care le permit s participe la actul de conducere,
4) Asistente personale
§ reprezint funcia secretarial cea mai important,
§ lucreaz în sfera conducerii,

§ aparin unui director general (manager) sau preedinte,
§ supravegheaz activitatea secretarelor ucenice i tinerelor secretare,
§ supravegheaz personalul administrativ, curieri, oferi, personalul de serviciu,
§ traduc din i în limbi strine,

§ organizeaz protocolul la edine, conferine, întâlniri de afaceri,
§ organizeaz cursuri de perfecionare,
§ analizeaz i evalueaz activitatea de secretariat,
§ iau anumite decizii în numele efului (prin delegare de autoritate),
§ au cunotine de contabilitate, drept, management, etc.,
§ se ocup de recrutarea personalului din secretariat
§ pot avansa pe scara ierarhic.
Desigur,
secretarconinutul
ef, efnoiunii de secretar
de cabinet, asistent nu cuprinde
executiv, numai cele pe
administrator 4 categorii,
problemecidei altele:
învmânt etc.
Statisticile demonstreaz c 95% din funciile de secretare sunt ocupate de femei.
Sociologii argumenteaz acestea prin faptul c este o meserie care se potrivete ca o
³mnu´ femeilor cci ele din natere au, o capacitate mai mare de supunere, înclinaie
spre detaliu, loialitate, abilitate relaional i chiar o mai mare inteligen emoional.
In zilele noastre meseria de secretar/asistent manager este foarte cutat, accentul
punându-se acum pe selectarea cât mai atent a lor. Dovad c este aa sunt i zecile
de anunuri care apar zilnic în ziare i reviste.
Dac acum 12-14 ani a fi secretar însemna o via oarecum lipsit de griji, sub aripa
protectoare, de multe ori la propriu i la figurat a efului, o via în care principalele
atribuii erau cafeaua de diminea a efului, ziarele, ceva coresponden, telefonul, dar
mai presus de toate ocrotirea efului de prezena inoportun a diverilor solicitani,
astzi lucrurile s-au schimbat. Aceast imagine perceput de ³ochiul public´ într-un
anumit clieu plasat undeva în sfera derizoriului a disprut, aproape în întregime,
datorit gradului lor de profesionalism, calitii serviciilor de comunicare i administraie
pe care le pot oferi.
Profesiunea dup
transformri de secretar este poate
1989, odat singura
cu apariia i laprofesiune care a ³suferit´
noi a mijloacelor modernecele
de mai multe
comunicare
i informare. Secretara nu înseamn doar puin dactilografie, picioare frumoase i arta
de a face cafea, ea lucreaz acum pe calculator, folosete Internetul, are cunotine de
management, marketing, drept, primete i transmite mesaje prin telefon, fax sau e-mail
în limbi strine pe care le stpânete mai bine decât eful ei, dispune de un mic atelier
informaional, dactilografiaz pe calculator folosind ³metoda oarb´. Ea întocmete i
folosete sisteme sigure de eviden, fiind la curent cu instituiile, organismele i
departamentele din ar i strintate cu persoanele lor cheie. ³ Ea este cronicara

evenimentelor instituiei sale, autoar e de anale nepublicate. E mai uor s gseti un
expert sau un strateg decât o secretar bun´ (Mircea Malia).
În prezent secretara deine o funcie indispensabil pentru bunul mers al organizaiei din
care face parte
secretar este oiprofesionist
care a devenit acum o ocupaie
în adevratul sens aldecuvântului.
un înalt profesionalism. O
Existena a numeroase
coli postliceale, cursuri pentru secretare i chiar colegii care pregtesc tinerele
secretare sau asistentele manager, existena Asociaiei Europene a Secretarelor
Profesioniste confirm caracterul profesionist al acestei activiti.
Profesiunea de secretar, ca atâtea altele se practic i din vocaie, o vocaie care se
poate descoperi, cultiva i perfecta prin intermediul educaiei continue. Secretara
modern este o persoan educat i educabil care are capacitatea de a comunica cu
oamenii verbal sau scris, de a înelege psihologia lor, o persoan care posed pe lâng
un cod al eticii profesionale, cunotine legate de profilul firmei i de operaiile tehnice
specifice
care muncii
conduc de secretariat,
instituia i calitii
din care face parte.manageriale la felmanagerii
Secretarele sunt de dezvoltat ca alelorcelor
propriilor firme
± secretariatele.
Profesiunea de secretar nu reprezint o munc independent. Spre deosebire de un
contabil manager, secretara este întotdeauna legat de o anumit persoan sau de un
anumit departament. Ea lucreaz pentru alii, munca ei folosete muncii altora. Rolul
principal al secretarei este de a ajuta. Secretara i eful trebuie s formeze o echip în
adevratul sens al cuvântului cu drepturi i obligaii reciproce pentru fiecare din membrii
echipei. Este esenial ca eful i secretara s gândeasc, s planifice i s acioneze ca
o echip. Aa cum succesul juctorilor de tenis la dublu depinde de abilitatea fiecruia
secretara
de a anticipa
trebuie
loviturile
s munceasc
celuilalt pentru
din greu
a sepentru
completa
a-iidezvolta
sincroniza,
strategia
tot aa
deeful
echip.
i
Munca unui director i cea prestat de o secretar sunt greu de separat; aciunile
directorului i cele ale secretarei sunt complementare, fiind direcionate spre acelai
scop. De exemplu trebuie scris un raport: directorul concepe, secretara îl prelucreaz, îl
stilizeaz. Deci sarcina unic a fost aceea de a prezenta un raport care s-a finalizat prin
contribuia celor dou persoane, existena uneia depinzând de existena celeilalte. Este
cunoscut faptul c atunci când eful avanseaz pe scara ierarhic, secretara este luat
cu el. (nu este mai puin adevrat c pentru unele secretare exist riscul s rmân fr
post atunci când eful este schimbat pe criterii politice).
Secretara este cea care contribuie la imaginea public a unei firme sau instituii. Ea
reprezint prima imagine a firmei, prima persoan cu care se intr în contact (tim cu toi
c prima impresie conteaz; imaginea pe care o creeaz secretara este extrem de
important. Nu de puine ori am auzit s-au am gândit ³dac secretara arat aa sau se
comport aa « ce s mai zicem de ef´).
Trebuie s recunoatem c în România zilelor noastre, mai ales în instituiile publice de
stat, secretariatul apare ca ceva ³tabu´, ca locul unde îi este team s intri i s ceri
informaii i asta pentru c unele secretare confund profesionalismul cu atitudinea
ostil pe care o afieaz de la prima ora a programului, aducând astfel un mare

deserviciu atât efului cât i instituiei unde lucreaz.
Rolul secretarei devine mai puin acela de servitoare a managerului i mai mult de
manager administrativ.
Schimbrile politice din ultimii ani, dispariia confruntrilor Est-Vest au modificat i
pieele: întreprinderile se afl în lupt concurenial, ele trebuie s acioneze i s
gândeasc global, deoarece structurile tradiionale ale întreprinderilor cu diviziunea lor
strict a muncii, orientat ierarhic mult prea greoaie pentru a putea reaciona rapid i
flexibil la cerinele clienilor.
Toate aceste procese determin pentru secretare riscuri i noi anse [1] i anume:
§ în cadrul restructurrii conducerii, în multe uniti se desfiineaz niveluri
ierarhice întregi sau se desprind din întreprindere domenii complete. Sunt mai puini efi,
automat exist mai puine secretare;
§ presiunea crete asupra secretarelor rmase, pentru c eliminarea unor niveluri
ierarhice nu înseamn i dispariia tuturor sarcinilor. De regul, sarcinile sunt
redistribuite i mresc spectrul de sarcini al celor rmai.
§ progresul tehnologic oblig la învarea continu, timpul necesar fiind adesea
suplimentar. Cine nu ine pasul cu noile tehnologii, îi va pierde mai devreme sau mai
târziu slujba;
§ apariia pe scar larg a calculatoarelor face ca efii s le foloseasc nu numai
pentru
Aceastaa-i rezolva
poate problemelefieproprii,
fi considerat dar i pentru
ca o degrevare scrierea, uneori,
a secretarelor, fie ca ao corespondenei.
concuren. De
regul, este mai puin economic i eficient ca efii s-i scrie singuri corespondena. Ei
sunt prea costisitori i prea lipsii de experien pe post de scribi. (Câi dintre ei pot scrie
repede dup metoda oarb, cu zece degete?)
§ restructurrile le privesc din ce în ce mai mult i pe secretare. Se
experimenteaz i se testeaz: secretariatele pe domenii, echipele de secretariat
birourile-centre de profit, lucrul de la distan etc.
Din fericire, exist i reversul medaliei, iar ansele pentru secretare sunt foarte bune.
Dezvoltarea continu a tehnologiei informaionale i comunicaionale reprezint o ans
pentru secretare. E-mail (pota electronic), calculatorul, calendarul electronic de
termene înseamn pentru secretare o degrevare de muncile de rutin, mari
consumatoare de timp. Biroul va deveni mai srac în hârtii, iar întocmirea, distribuirea i
gestiunea informaiilor se vor accelera. Aceasta presupune, îns, cunoaterea tehnicilor
necesare. Folosirea acestora prezint pentru secretare urmtorul avantaj: timpul
câtigat pe care îl poate folosi pentru a obine sarcini mai atractive.
Pentru secretare apar i alte perspective [2] i anume:

1) asistena managerial calificat: Dac pe viitor vor fi mai puini efi, acetia vor
avea mai mult de lucru, deci, crete domeniul de conducere; se vor schimba i sarcinile
de conducere. Conducerea subordonailor se va face mai ales prin comunicare, pentru
care efii psihologic.
talentate au nevoie de sprijinul unor asistente calificate, competente profesional i
În spatele efilor eficieni vor sta în viitor, mai mult decât în prezent, nite
administratoare eficiente ale timpului. Asistentele calificate vor gestiona nu numai efii i
totalitatea fluxurilor organizatorice din secretariat, ci i pri din sarcinile lor, pe care le
vor rezolva independent (de exemplu: sub forma unor proiecte sau domenii proprii de
specialitate);
2) prestrile de servicii în mediul birotic: Aa cum am mai spus, tot mai multe firme
experimenteaz noi forme de organizare pentru prestrile de servicii birotice. O astfel de
form
comando constituie organizarea
întocmirea utlrarapidunui centru birotic
a graficelor lor deintern al firmeidincruia
prezentare, care clienii îi
se organizeaz
i se dirijeaz video-conferinele, sau prin care se deruleaz organizarea i coordonarea
edinelor, congreselor.
3) externalizarea unor funciuni din întreprinderi: reprezint, poate, o nou ans
pentru secretare. Aceasta presupune i o anumit acceptare a riscului. Domeniul se
întinde de la tradiionalul birou de dactilografiat, la organizarea manifestrilor,
aranjamentele de cltorii, traducerile i stagiile de formare profesional, cercetarea
informaional sau coordonarea.
Multitudinea
îndrznesc s anselor
se califice
profesionale
continuu. este
Folosirea
înc imprevizibil
acestor ansepentru
înseamn
persoanele
conducerea
care
secretariatelor i posibilitatea acordrii asisten efilor, indiferent ce denumire vor purta
atunci profesiunile salariatelor. Formarea profesional continu devine obligaie, prin
aceasta nu se înelege formarea tradiional, ci învarea pe tot parcursul vieii
profesionale. Cu cât este mai calificat competena profesional, cu atât mai interesante
sunt sarcinile (i salariile lor) i cu atât mai sigure sunt locurile lor de munc.
Prin îmbuntirea performanei i eficienei muncii lor, ele contribuie la o înelegere mai
bun i la o percepie public apreciativ sporit a statutului profesional i social al
secretarei în societatea modern. A avea o prezen fizic agreabil, a stpâni o limb
strin i lucrul pe calculator, sau a dispune de o diplom universitar sunt elemente
importante, îns departe de a suplini cei ´apte ani de acas´, permanenta preocupare
de a înva, de a se autodepi, precum i grija constant de a pstra proporiile dictate
de bunul sim i de respectul pentru ceilali.
Competente i contiente de sine ± aa le dorim pe secretarele i asistentele
manageriale de mâine. Sperm ca i în contiina concetenilor notri s se formeze
acea imagine pe care o merit secretarele de mult vreme.
În concluzie, putem spune c oricât de multe schimbri vor fi în structura organizatoric

a instituiilor, oricât de multe i sofisticate echipamente apar, acestea nu vor reui s
înlocuiasc niciodat o secretara competent, care se va perfeciona continuu.
22 . . Funcia de asistent manager
Asistentul manager face parte din structurile ierarhice superioare, ca prim subaltern i în
acelai timp colaborator apropiat al directorului (general sau de departament). Asistentul
manager nu poate da dispoziii nimnui, fr a fi delegat în acest sens de director, doar
dac la rândul su are subalterni (secretare). Sunt cazuri în care, prin delegare de
autoritate, asistentului manager i se subordoneaz directori de departamente,
asistentele acestora etc.
Activitatea de asistent manager ofer nenumrate satisfacii personale i profesionale,
dar i o serie de constrângeri:
Avantaje:
§ un salariu mai mare;
§ condiii de munc mai bune;
§ contacte variate;
§ mai multe responsabiliti;
§ mai mult putere de influen;
Constrângeri :
§ deplasri frecvente în provincie i/sau strintate ;
§ program flexibil ;
§ raportri permanente ;
§ obligaii sociale sau mondene : o mai mare disponibilitate ;
§ stagii de perfecionare.
Pe de o parte, orice director îi dorete un asistent care s primeasc dispoziiile fr a-l
contrazice, s fie loial i discret, iar pe de alt parte, independena, inteligena,
solicitudinea i responsabilitatea sunt acele caliti pe care trebuie s le aib un asistent
manager pentru a-l degreva de anumite sarcini, sprijini i asigura succesul.
Sarcinile i atribuiile pe care trebuie s le îndeplineasc un asistent manager depind de

poziia pe care eful lui o ocup în structura organizatoric a firmei, precum i de
activitatea desfurat de aceasta. Fa de secretara din instituiile de stat, asistentului
manager i se cer mai multe cunotine i abiliti (cunotine de management, marketing,
drept, psihosociologie, informatic, relaii publice etc.) ; au mai multe responsabiliti.
Cele mai importante competene ale asistentei manager sunt :
ß administrarea ± gestionarea documentelor
ß corespondena cu partenerii de afaceri
ß motivare-stimulare
ß rezolvare a conflictelor
e ec
ß luar a d iziilor
ß negocierea
ß controlul
ß delegarea responsabilitilor
ß raportarea activitii
ß optimizarea forei de munc
ß coordonarea perfecionrii forei de munc
ß comunicarea interpersonal
Aceste uniti de competen definesc în mare parte activitatea unei asistente manager,
dar aa cum am mai spus, ele se stabilesc în funcie de domeniul în care lucreaz i de
poziia pe care o ocup (în subordinea directorului general, a unui director de
departament etc.).
Asistenta manager ocup o funcie reprezentativ în cadrul firmei, ea
reprezentând
comportamentul cartea
ursuz de vizit  a firmei
i indiferena în faa în
acioneaz partenerilor de afaceri.
mod negativ Lipsa de tact,
asupra clienilor. De
aceea, o bun asistent trebuie s cunoasc i s respecte regulile bunelor maniere în
afaceri, s dovedeasc respect fa de clieni, s respecte timpul celorlali, s fie
amabil, binevoitoare i s poat purta în mod plcut o conversaie.
2 .3. Calittile i aptitudinile secretarei (asistentei manager)
În condiiile organizrii moderne a unitilor este foarte important ca la selectarea

personalului din secretariat s se in cont nu numai de pregtirea profesional, de
cunotinele de cultur general, dar i de anumite caliti i aptitudini.
Este evident c nu exist nici o secretar sau asistent manager care s îndeplineasc
toatemulte
mai cerinele pe carecaliti,
din aceste le vompeenumera mai jos,
care, printr-o dar o secretar
educaie bun
permanent trebuiedobândi
le poate s aib sau
cât
dezvolta.
1. Inteligena ± În cele dou forme ale sale, teoretic i practic, inteligena presupune:
ß raionament i reflecie pentru a analiza faptele i a ajunge la o situaie real;
ß capacitate de analiz i sintez, ceea ce contribuie la optimizarea activitii;

ß capacitate de adaptare, pentru a face fa dinamicii muncii de secretariat.
Secretara trebuie
strategii noi, s innoilor
pe msura cont de schimbrile
situaii. care
De multe ori au loc în structura
specificul muncii defirmei, stabilind
secretariat
presupune întreruperea unor lucrri în favoarea altora mai urgente i mai importante.
ß bun sim i înelegere, în vederea rezolvrii cazurilor sau problemelor dificile i
complicate care apar obiectiv în procesul muncii;
ß perspicacitate pentru sesizarea nuanelor. La selectarea persoanelor care
urmeaz a lucra în secretariate, testarea perspicacitii, prin folosirea testelor de
inteligent este deosebit de important;
s e c
ß
din pirit m todi
necesitatea , rezultat
utilizrii dinanecesitatea
corecte de ade
instrumentelor selucru
lucra(agende
dup uncronologice
plan al prioritilor
i pe i
domenii de activitate, scadentarul de termene etc.);
2. Discernmânt ± pentru a permite distincia între laturile unei probleme i alegerea
celei mai bune soluii. Complexitatea vieii economico-sociale pune, de multe ori,
secretara în situaia de a alege între dou soluii, ambele rele, pe cea mai puin rea. O
alegere corect poate fi benefic pentru firm, la fel cum o alegere greit poate fi în
defavoarea unitii respective.
3. Memorie ± face parte din calitile indispensabile pentru buna exercitare a atribuiilor
statistice
unei secretare;
i alte ea
informaii.
trebuie s
Reinerea
rein fizionomii,
i utilizarea
nume,
informaiilor
numere este
de telefon
mult uurat
i adrese,
de date
instrumentele operative (agende, caiete de sarcini, scadentare de termene, calculator
etc.). Este adevrat c memoria este o calitate nativ, dar tot la fel de adevrat este c
oamenii mai puin dotai obin rezultate performante prin exerciiu de memorie.
4. Atenia amelioreaz memoria. Ea permite secretarei s rein informaii, înregistrând
i transmiând datele fr erori.
5. Iniiativa îi permite secretarei s ia decizii rapide în cadrul competenelor atribuite.

Iniiativa secretarei scutete conducerea de a însoi unele decizii mai puin importante
de multe amnunte, dar nu scutete secretara de a solicita precizri suplimentare (dac
este cazul). În strâns legtur cu iniiativa este competena, care implic rspunderea,
responsabilitatea celui care o ia. Iniiativa secretarei nu trebuie s însemne imixtiunea în
prerogativele conducerii i nici în iniiativele celorlalte compartimente;
6. Spirit creativ ± este în strâns legtur cu iniiativa. Creativitatea înseamn cutarea
continu de soluii care ar putea îmbuntii activitatea firmei.
7. Simul estetic ± se concretizeaz în:
ß preocuparea pentru realizarea unui mediu plcut, ordonat i confortabil, atât în
spaiul propriu de lucru, cât i în cel al conducerii;
ß preocuparea pentru procurarea unor materiale ± articole de birotic i papetrie
cât maialadecvate,
estetic dar i aspectuoase.
tuturor materialelor destinate Oafirii
atenie deosebit
(anunuri, trebuiepostere
etichete, acordatetc.).
aspectului
ß aranjarea cu bun gust în birou a unei vaze cu flori sau a unei plante, a unor tabele
sau grafice.
ß preocuparea pentru inuta proprie care trebuie s fie impecabil, începând cu
îmbrcmintea, înclmintea i terminând cu coafura i produsele cosmetice folosite.
inuta unei secretare trebuie s fie sobr i elegant, fr a avea un caracter festiv. Nu
de puine ori, în instituiile publice sau la locul de munc suntem agresai vizual de
culorile stridente ale vestimentaiei, ale prului sau machiajului unor secretare i nu
numai. Este
instituia tiut faptul
din care c secretara
face parte (asistenta
i de aceea manager)
se impune este reprezentativ
o preocupare permanentpentru
pentru
felul cum arat.
ß prezentarea documentelor într-o form atractiv; aranjarea corect a textelor în
pagin;
8. Caliti de organizator i spiritul de ordine sunt necesare atât la nivelul
conductorilor compartimentelor de secretariat, cât i al fiecrui executant în parte i
presupune:
ß ordine în idei;
ß ordine în acte;
ß ordine în pstrarea materialelor de referin;
ß ordine în aranjarea obiectelor.
9. Caliti de vorbire i redactare ± sunt considerate aptitudini de baz ale secretarei.

Modul în care vorbeti este un element important care contribuie la imaginea unei
persoane care reprezint o instituie. Pe lâng atitudine i aspectul exterior secretara
trebuie s vorbeasc clar (pentru a evita interpretrile), concis (pentru a economisi
timpul propriu i pe cel al interlocutorului su), precis (pentru a nu mai fi nevoie de
lmuriri utilizate
trebuie suplimentare) i corect din
cu respectarea punctideformulelor
formelor vedere literar i gramatical. Toate acestea
de politee.
10. Politeea este un factor de eficien pentru activitatea unei firme. Nu cost, dar
poate aduce mari beneficii. Secretara trebuie s manifeste politee i respect pentru
toate persoanele cu care intr în contact. Este politicos i eficient s rspund la
întrebrile ce li se pun chiar i prin ³da´ sau ³nu´, decât s rspund ³nu tiu, venii
mâine´, ³nu este program cu publicul´, etc. Este un act de impolitee s mesteci gum în
timp ce vorbeti cu cineva (chiar i la telefon).
11. Meticulozitatea ± este o alt calitate indispensabil în munca de secretariat. Ea
trebuie s priveasc
probleme, astfel încâtfaptele în profunzime,
tot ceea ce face s fiesriguros,
încerceexact,
s ptrund în esena
fie c este vorba fiecrei
de agenda
de întâlniri a efului, agenda ei cu adrese sau un referat. La corectitudine i precizie se
ajunge nu numai controlând i verificând informaiile pe care secretara le folosete dar i
documentele care ies din biroul ei. Fiecare proces sau fenomen presupune o analiz
atent nu numai a elementelor manifestate superficial, ci este necesar s se ptrund în
esena problematicii, astfel încât informaiile prezentate conducerii s fie cât mai exacte.
12. Tact i diplomaie ± înseamn capacitatea de a lucra, de a vorbi i de a da
satisfacie tuturor, de a-i face s se simt importani, chiar i atunci când au primit un
rspuns negativ. Se tie c nemulumiii sunt o constant a oricrui birou i c de multe
celecolegii
ori mai urgente.
cer secretarelor
Cu tact isdiplomaie
le rezolvesecretara
problemele
trebuie
lor personale
s-i informeze
ca i când
asupra
acestea
sarcinilor
ar fi
de serviciu pe care le are i a necesitii rezolvrii lor, dându-le de îneles c problemele
lor nu pot fi prioritare.
De multe ori apare urmtoarea situaie : eful îi cere s nu-l deranjeze o jumtate de or
orice s-ar întâmpla. Intre timp sun unul din clienii firmei i vrea s vorbeasc urgent cu
el. Secretara tie c cel care a sunat este un client cu care firma are o afacere foarte
important. În aceast situaie nu este cel mai indicat ca ea s respecte cu strictee
indicaia efului. Îl va ruga pe client s atepte puin i îl va informa pe ef de situaia
aprut. Cu tact i diplomaie îl asigur pe ef c a îneles instruciunea lui, dar c
mesajul clientului i s-a prut suficient de important. eful va fi recunosctor c a îneles
situaia i c l-a întrerupt cu tact.
3 Punctualitatea ± presupune respectarea nu numai a orelor de program la serviciu,
1 .
dar i respectarea orelor de organizare a unor întâlniri de afaceri sau manifestri
tiinifice.
4 Autocontrolul ± Se tie, c secretariatul este locul unde se lucreaz într-un ritm
1 .
alert i deci, posibilitatea de eroare în scris este foarte mare. În aceast situaie
autocontrolul este o operaie nu numai indispensabil, dar i obligatorie. Autocontrolul

poate îmbrca i alte forme: în relaiile cu diferite persoane colaboratoare, este deosebit
de important ca secretara s se autocontroleze în vorbire, gestic, comportare.
15. Capacitatea de a comunica. Se pune tot mai mult accentul pe capacitatea
secretarelortehnologice,
progresele (asistentelorcumanager)
atât va fide
maia necesar
comunicacapentru
voceac, cu câtssunt
uman maiconvinge,
poat mari s
calmeze, s laude i s încurajeze. efii au nevoie de persoane competente care s
poat comunica cât mai eficient cu angajaii firmei, dar i cu furnizorii i clienii. Cu cât
capacitatea de a comunica este mai mare cu atât va fi mai bun imaginea sa i a firmei
pentru care lucreaz. Secretarele care vor beneficia cel mai mult de recompensri ± prin
avansri i mriri de salariu sunt cele cu abiliti de comunicare.
6 Independena. Dei secretara este o verig într-un lan, ea trebuie s fie capabil
1 .
s lucreze i independent : un director sau un avocat angajeaz o secretar pentru a
organiza activitatea de birou cât mai eficient i pentru a-l degreva pe el de anumite
servicii. Ea nu trebuie s-i cear mereu explicaii, sau soluii.
17. Capacitatea de a colabora. Secretara trebuie s colaboreze în bune condiii, pentru
realizarea sarcinilor, atât cu eful cât i cu ceilali angajai ai firmei. Ea trebuie s le pun
la dispoziie toate informaiile necesare.
8 Atitudinea pozitiv fa de munc. În mod evident duce la productivitatea de
1 .
ansamblu a biroului. Iat câteva atitudini :
Negativ Pozitiv
Nu este destul de practic, mai S analizm toate posibilitile.
bine renunm Poate achiziionarea unui nou
dispozitiv va duce la eficientizarea
De ce s achiziionm un alt lucrului.
dispozitiv ?
19. Buna dispoziie i simul umorului. ± este o atitudine pe care ar trebui s o aib
orice secretar în momentul în care trece pragul biroului su. Îndeplinirea cu plcere a
sarcinilor de serviciu este o dovad a profesionalismului.
20. Loialitatea ± fa de eful direct i fa de firm, este una dintre cele mai importante
de efulale
caliti direct,
unei aprarea
secretare.secretului
Loialitateadepresupune
serviciu, aprarea
ataament
intereselor
fa de locul
unitii
de ;munc,
orice ef
fa
îi
dorete un subaltern loial pe care s poat baza oricând.
21. Confidenialitatea. Începe s devin o cerin care cântrete destul de greu atunci
când cineva trebuie s obin un post. Sunt instituii care pun foarte mare accent pe
confidenialitate (se acord chiar sporuri la salariu). Pstrarea confidenialitii
informaiilor fa de cei din afar sau chiar de cei din interiorul instituiei este o sarcin
dificil. Presiune exercitat cu scopul de a obine informaii se poate manifesta cu o

intensitate crescut, mai ales dac secretara lucreaz pentru o oficialitate aleas sau
pentru un ef care ocup o poziie cheie într-o instituie.
22. Eficiena ± secretara trebuie s tie s rezolve sarcinile importante într-un timp
relativ scurt,corect
stabileasc pentruprioritile
ca eful s o poat
pentru a fi aprecia
eficient.la adevrata ei valoare. Ea trebuie s
4 Capacitatea de a lucra sub presiune . În secretariat se întâmpl s apar la un
2 .
moment dat mai multe probleme urgente care trebuie rezolvate. În birou intr mai multe
persoane, fiecare având câte o problem urgent de rezolvat. În astfel de împrejurri se
manifest ca reacie stresul i iritabilitatea. Fr s intre în panic i cu profesionalism
secretara (asistenta) trebuie s ia deciziile cele mai bune i s stabileasc care sunt
problemele urgente i importante, fr s jigneasc pe cineva.
In afar de aceste caliti i aptitudini, secretarei i se cere un anumit nivel de cultur
general,
ales atuncijustificat
când estede un
faptul c ea intralînfirmei
reprezentant contact cu mulicontacte.
în aceste oameni, Ea
diferii ca stil,
trebuie s mai
aib
cunotine din diverse domenii. Astzi exist multe mijloace de informare în mas (radio,
televiziune, ziare, Internet etc.) care îi permit s fim la curent cu evenimentele din ar i
din lume. O bun secretar trebuie s fie interesat de acestea.
Cerinele profesionale fa de o secretar sunt la fel de complexe ca i sarcinile pe care
le îndeplinete aceasta în cadrul firmei. Calitile profesionale se obin prin studiu
permanent, prin observarea celorlali i adaptarea la modul de lucru al organizaiei.
Cerinele profesionale se refer la:
ß cunoaterea limbii române cu tot ceea ce înseamn ea (ortografie, gramatica,
vocabular);
ß cunoaterea i utilizarea corect a metodelor i tehnicilor ce constituie baza
profesiunii sale:
§ procedee de scriere i citire rapid;

§ procedee de codificare i clasare;
cunoaterea a una, dou limbi strine;
ß
ß cunoaterea lucrului pe calculator:
§ tehnoredactare;
§ baze de date;
§ pota electronic;
§ noile tehnologii de transmitere i prelucrare a informaiilor.
ß cunoaterea unor noiuni de psihologie i comportament în relaiile cu publicul
(secretara
i ce poziietrebuie
trebuiessfieadopte
un bunfa
psiholog, reuind s descopere
de comportamentul acestuia).ce fel de om are în fa
ß cunoaterea unor principii de organizare i conducere; în acest sens, ea trebuie s
aib cunotine de drept, marketing, management, contabilitate, psihologie etc.
ß cunoaterea lucrrilor de secretariat i coresponden;
ß dorina de a se perfeciona continuu în domeniul de activitate al firmei prin

studierea literaturii de specialitate i a publicaiilor de profil.
[1] Margit Gatjens, Claudia Behrens, Manual de secretariat i asisten managerial,

traducere, Editura Tehnic, Bucureti, 1999, p. 14.
[2] Ibidem.
3. Rolul secretariatului în stabilirea relaiilor interpersonale
Secretara prin atribuiile specifice, se afl în contact permanent nu doar cu lucrtorii din
unitate, ci i cu un numr mare de persoane din afar unitii (delegaii, clieni vizitatori,
persoane
o secretarceconst
se prezint în audien
în abilitatea sau cer
de a lucra diferite
i de relaii). Un
a comunica element important pentru
cu oamenii.
Abilitatea secretarei în relaiile interpersonale const în :
ß stabilirea i meninerea relaiilor de lucru ;
ß depistarea i rezolvarea problemelor folosind raiunea i spiritul de iniiativ ;
ß influenarea opiniei celorlali i ducerea la bun sfârit a negocierilor ; sprijinirea i
supervizarea personalului din subordine ;
ß comunicarea efectiv cu alte persoane ;
Fcând o grupare a relaiilor ce se stabilesc între secretariat i alte persoane avem
urmtoarele categorii :
1) relaiile secretariat ± conducere (executiv) ;
2 ) relaiile secretariat ± alte compartimente ;

3) relaiile secretariat ± persoane din afar unitii.
1 ) Relaiile secretariat ± conducere (executiv)
Acest tip de relaie este permanent i în cadrul acestora, secretara trebuie s respecte
cerinelor de disciplin, punctualitate i ordine.
In acest context, disciplina înseamn respectarea legilor a reglementrilor de ordine
interioar, a ordinelor, indicativelor, deciziilor conducerii i pstrarea secretului
profesional.
Intr-o organizaie pot fi câiva directori executivi. Seful ei direct este un membru al
echipei manageriale i secretara are un rol important în funcionarea cu succes a
acestei echipe.
Relaiile secretariat ± conducere trebuie s se bazeze pe respect i ajutor reciproc.
Secretara trebuie s tie care sunt sarcinile i politicile prioritare ale conducerii,
întocmind agenda de lucru în funcie de acestea.
De asemenea, secretara trebuie :
ß s se asigure c toate informaiile furnizate conducerii sunt exacte, astfel încât
personalul executiv va fi scurt de a verifica toate documentele ;
ß s fie capabil s rspund cu diplomaie oricrei cereri telefonice, iar executivul
trebuie s aib
confidenial ; încredere c secretara trateaz toate problemele de serviciu în mod
ß s fie capabil s rezume esena unor lucrri, scutind conducerea de a le mai
studia ;
ß s îneleag clar scopul muncii i s preia munca personalului executiv în absena
acestuia, iar acesta trebuie s fie convins c secretara poate face fa problemelor ce
apar în lipsa sa ;
ß s fie bine informat în tot ceea ce face conducerea, încât s-i poat fi de ajutor
când trebuie ;
ß s menin un climat de bun dispoziie ;
La rândul su, eful trebuie s recunoasc dac unele erori au aprut din cauza lui ; s
permit secretarei s aib iniiativa în rezolvarea problemelor. Este indicat, ca eful s
aprecieze munca secretarei (dac nu material, mcar verbal) aceasta are o influen
pozitiv asupra psihologiei secretarei dându-i mai mult încredere în ea.
Ca secretar ea va stabili relaii i cu alte secretare ale personalului din conducere (de
exemplu : s anuleze sau s schimbe datele unei edine sau s cear informaii
urgente). De bunele relaii ce se stabilesc între ele depinde rezolvarea în bune condiii a
sarcinilor de serviciu.
2
) Relaiile secretariat ± alte compartimente
Secretarele au legturi cu toate compartimentele din unitate, permanent i în forme
variate.
Corespondena primit de la acestea, pentru semnat i expediere, cea repartizat de
secretar cu rezoluiile conducerii, lucrrile executate în comun, dactilografierea
materialelor elaborate de specialitii din compartimente.
Pentru a colabora cât mai bine cu ceilali angajai, secretara trebuie s-i îndeplineasc
sarcinile de serviciu (s-i sprijine cu materiale documentare, fie, s le transmit imediat
i cu iprecizie
timp hotrârile,
alte condiii dispoziiile
de ordin conducerii, s le dea lmuriri), respectând în acelai
comportamental.
Secretara trebuie s fie demn, serioas, modest, s arate solicitudine i politee fa
de colegii de munc diferit fa de cei în vârst, politee i amabilitate în general.
Manifestrile de arogan i îngâmfare nu sunt admise, ele aducând mari prejudicii
relaiilor interpersonale.
O bun relaie bazat pe ajutor i respect trebuie s aib secretara i cu personalul din
subordinea sa. În acest caz ea va lucra ca un supervizor i este important s se exprime
clar când împarte sarcinile i s stabileasc explicit standardele i timpul pentru fiecare
sarcin [1] .Secretara
secretariat. Ea trebuietrebuie
s fie permanent un personalul
s încurajeze exemplu demn de urmat pentru
din subordine, cei munca
s laude din
acestora când este bun, iar pe de alt parte dac sarcinile nu sunt îndeplinite la nivelul
ateptat, cu tact i diplomaie, ea va arta acest lucru persoanei în cauz i o va ajuta
s-i îmbunteasc munca. Comunicarea permanent cu personalul din subordine ±
iat cheia multor satisfacii personale.
3) Relaiile secretariat ± persoane din afara unitii
Secretariatul este un factor important în realizarea legturilor între instituia pe care o
reprezint i persoanele din afar, fie c sunt ceteni, fie c sunt parteneri sau viitori
parteneri de afaceri.
Priceperea de a întâmpina un vizitator determin calitatea relaiilor între cei care sunt
viitori colaboratori în afaceri.
Se impun câteva reguli pe care o secretar trebuie s le cunoasc :
ß secretara se oprete din lucru, d mâna cu el, iar dac îl vede pentru prima dat se
prezint. Se prezint i vizitatorul i spune scopul vizitei (secretara poate hotrî dac
problema ridicat de vizitator poate fi rezolvat de alt persoan din unitate). Dac
vizitatorul nu dorete s spun scopul, eful este cel care va hotrî dac îl va primi sau
nu. Nu este de competena secretarei s resping un vizitator sau s se poarte
nepoliticos pe motiv c acesta dorete s-i comunice personal efului scopul vizitei.
ß s caute s recunoasc persoanele care nu vin pentru prima dat (în cadrul
activitii de secretariat memorarea figurilor i a numerelor de telefon este foarte
important);
ß s manifeste deferen i atenie fa de toate persoanele, indiferent în ce calitate
i cu ce problem se prezint la secretariat;
ß s caute s rezolve pe cât posibil favorabil problemele (în msura în care aceasta
este posibil);
ß s aib o atitudine corect; s nu discute cu colegii cu voce tare i s-i
supravegheze convorbirile telefonice, atunci când în birou se afl o persoana strin;
ß s-l prezinte pe vizitator cu numele i funcia ± acesta înseamn respect;
ß vizitatorii din afar, înainte de a pleca vor fi rugai s-i comunice numrul de
telefon pentru a putea fi contactai;
ß în nici o situaie secretara nu trebuie s aib fa de vizitatori admiraie, surpriz,
nemulumire; nu trebuie s discute probleme personale;
ß s in seama de faptul c secretariatul este locul de primire al persoanelor care
doresc s vorbeasc cu eful, a vizitatorilor i de aceea camera respectiv trebuie s fie
cât mai plcut;
ß autocontrolul permanent asigur o atitudine corect fa de cel care se prezint în
secretariat.
Primirea vizitatorilor de ctre efi se va face astfel:
1) Imediat ± caz în care secretara îl roag pe vizitator s o urmeze în biroul
conducerii, îl prezint apoi se retrage.
2) Dup un timp de ateptare ± în acest caz vizitatorul ateapt în biroul
secretariatului (secretara îi propune o ceac de ceai sau cafea); dac perioada de
ateptare se prelungete secretara poate reaminti conducerii c are un vizitator.
3) În cazul în care conducerea nu gsete oportun primirea unui vizitator, secretara
cere scuze acestuia i-i propune s discute cu eful altui compartiment sau s lase o
not scris conducerii care s cuprind obiectul vizitei. Dac vizitatorul îi exprim
nemulumirea, secretara trebuie s rmân calm, politicoas dar ferm.
De obicei, conducerea informeaz secretara asupra primirii unor vizitatori, precizând
data i ora.
In întâmpinarea unor vizitatori (sau colaboratori strini), secretara trebuie s fie capabil
s discute cu ei, s le dea anumite relaii (ea trebuie s cunoasc cel puin o limb
strin de circulaie internaional), s fie bine documentat cu privire la
comportamentul i cultura rii de unde vin vizitatorii, pentru a nu face gafe; este un
lucru cunoscut c anumite gesturi, pe care noi le considerm normale, la anumite
popoare sunt considerate jignitoare. În general, vizitatorii strini îi exprim în scris, cu
mult timp înainte, intenia de a vizita instituia respectiv.
4) Relaiile cu mass-media
e ec ss- e
cu laiil
R m dia înseamn
u ma radioului,
reprezentanii activitate
televiziunii de stabilire a unor contacte ale conducerii
sau presei.
Mass-media poate contribui la promovarea unor bune relaii ale firmei cu publicul.
Aadar, este în interesul firmei s ofere presei informaii i imagini într-o form
favorabil pentru ea. În relaiile cu mass-media secretara trebuie:
ß s fie amabil i cooperant;
ß s aib grij s nu divulge informaii secrete sau confideniale;
ß sdenoteze
postul numele
radio sau redactorului
televiziune respectiv,
i detalii asupranumrul de telefon,
subiectului numele ziarului,
care intereseaz;
ß dac este necesar, secretara va fixa o întrevedere cu o persoan din conducere,
lsându-i acesteia timp s-i pregteasc rspunsul.
În contextul relaiilor dintre persoane, regulile de conduit i comportare civilizat
contribuie la desfurarea normal i fructuoas a acestor relaii.
Printre îndatoririle secretarei, obligat prin natura funciei s contribuie la stabilirea unor
relaii interpersonale, se numr cunoaterea i respectarea unor reguli de protocol la
care se adaug cele de comportament i conduit uzual.
Cunoaterea i respectarea regulilor în privina manierelor, a obiceiurilor i a modelelor
de comportament care se aplic în anumite situaii le va scuti de greeli i gafe.
Astzi, când automatizarea a devenit parte integrant din viaa noastr, când brbaii i
femeile au devenit colegi (tot mai multe femei sunt în posturi de decizie), când muli
tineri, oameni de afaceri mnânc la fast-food aceste cerine de comportament pot

prea demodate, dar ar fi o mare greeal s nu le acordm atenia cuvenit.
Chiar dac multor oameni din jurul nostru nu prea le pas de maniere, totui vom fi
apreciate dac ne vom comporta aa cum cer regulile, iar satisfaciile profesionale nu
vor întârzia s apar.
[1] John Harrison, Curs de secretariat, Editura All, Bucureti, 1996, p. 219.
4. CORESPONDENA CA ACTIVITATE A SECRETARIATELOR
4.1. Noiuni introductive
Noiunea de coresponden include forma scris pe care o iau relaiile dintre dou sau
mai multe persoane
adreseaz (de obicei
unor persoane sub sau
juridice, forma unoracestea
fizice, scrisori).alctuiesc
Dup cum scrisorile se
subiectul
corespondenei oficiale sau private.
Corespondena oficial cuprinde totalitatea scrisorilor i actelor, care circul între
persoane juridice sau între o persoan fizic i o persoan juridic, în scopul stabilirii
unor relaii între ele.
Între o scrisoare i act exist urmtoarele deosebiri:
ß scrisoarea este o comunicare adresat în scris unei persoane; actul este o dovad
scris prin care se constat un fapt, se reglementeaz o obligaie etc.
ß actul are titlu, scrisori purttoare de titlu se întâlnesc mai rar;
ß actul are specificat în cuprinsul su titularul în folosul cruia se face constatarea;
ß majoritatea actelor sunt tipizate; în cazul scrisorilor, tipizarea este rar întâlnit;
ß scrisorile sunt înregistrate în Registrul de intrare-ieire; actele au numere proprii de
ordine, pe baza crora se ine evidena emiterii i circulaiei lor (în Registrul de intrare-
ieire sunt înregistrate scrisorile însoitoare ale actelor);
ß scrisorile pot fi redactate i semnate de orice funcionar cu delegaie de
corespondent; actele nu pot fi întocmite i semnate decât de funcionari investii printr-o
dispoziie expres a unui act normativ cu aceste drepturi;
ß actul circul de la autor la beneficiar însoit de o scrisoare; când nu se folosete
scrisoarea însoitoare, actul nu poate fi înmânat beneficiarului decât prin luare de
semntur;
Sfera corespondenei oficiale este larg, ea cuprinzând probleme cu coninut economic,

juridic, administrativ, diplomatic etc. Distanele dintre partenerii de afaceri, problemele
care apar, ulterior încheierii tranzaciilor, fac necesar comunicarea prin intermediul
corespondenei oficiale.
De remarcat
unei economiicdiversificate
predominant i este coninutul
în continu economic al scrisorilor oficiale ca urmare a
dezvoltare.
Importana activitii de coresponden const în faptul c:
ß este un element de baz pentru stabilirea relaiilor între unitile economice, între
persoanele fizice i persoane juridice care sunt obligate s-i rezolve anumite probleme
în comun;
ß ofer posibilitatea consemnrii scriptice a unei activiti;
ß constituie un element de înregistrri contabile;

ß servete ca prob în justiie;
ß permite, prin asamblarea scrisorilor ce privesc o anumit problem, constituirea
unui ciclu de coresponden ce oglindete apariia, modificarea sau stingerea unor relaii
între persoane juridice sau între persoane fizice i persoane juridice.
ß devine o bogat surs de documentare prin constituirea unui fond arhivistic redând
stadiile evoluiei raporturilor economice, precum i ale evoluiei vocabularului din
domenii diferite de activitate.
4.2. Clasificarea corespondenei
Corespondena oficial se poate clasifica dup mai multe criterii:
a) dup criteriul de circumscriere:
ß corespondena intern (între compartimente sau responsabili ai aceleai
organizaii);
ß corespondena externa (ctre sau de la o instituie spre mediul exterior ± alt
instituie sau persoan) ;
b) dup domeniul de activitate:
ß corespondena juridic (contestaia, întâmpinarea, notificarea, plângerea, cererea
de chemare în judecat etc.);
ß corespondena administrativ (referatul, raportul, darea de seam, procesul

verbal, decizia, ordinul, dispoziia);
ß corespondena protocolar (invitaii, scrisori de felicitare, felicitri, corespondena
tehnica a departamentelor de protocol etc.);
ß corespondena comercial (cererea de ofert, oferta, comanda, reclamaia
economic, avizul de însoire a mrfii, scrisoarea de garanie etc.);
ß corespondena diplomatic (nota diplomatic, scrisorile de acreditare, protestul
diplomatic, minuta diplomatic, nota verbal etc.)
c) dup scopul ei:
ß corespondena de solicitare (cererea economic, juridic, etc.);
c es e e e
ß or pond na d informar (oferta, reclama, raportul, darea de seam, etc.);
ß corespondena de constatare (procesul verbal, etc.)
ß corespondena de decizie, îndrumar e, control (ordinul, decizia);

ß corespondena de reclamaie (reclamaia economic, juridic);
ß corespondena însoitoare de acte;
d) dup criteriul accesibilitii:

ß coresponden secreta (transmis prin mijloace de securitate organizate; folosit
în sistemul instituionalizat (Birou Documente Secrete - BDS);
ß corespondena deschis (transmis pe cale obinuit i poate lua toate formele
materiale ale corespondenei ± scrisoarea, faxul, e-mail, telefax, etc.)
e) dup iniiativa trimiterii scrisorii:
ß scrisoarea iniial;
e s s
ß d r pun ;
ß de revenire;
f) dup criteriul suportului:

ß corespondena clasic ± scrisoarea;
ß corespondena telegrafic ± telegrama, telexul;

ß corespondena electronic ± e-mail-ul;
g) dup modul de întocmire:
ß documente tipizate ;
ß documente netipizate;
h) dup natura i destinaia exemplarelor:

ß originalul (primul exemplar care se trimite destinatarului) cu semntur i
tampil, nr. de înregistrare;
ß copia simpl (de arhiv sau de dosar) se scrie odat cu originalul la indigo, nu are
tampil nici semntur original. Are numr de înregistrare.;
ß duplicatul originalului pierdut se elibereaz numai dup publicarea pierderii
originalului în Monitorul Oficial. Duplicatul este eliberat tot de unitatea care a eliberat i
originalul. Pe actul nou eliberat se menioneaz ³duplicat´; are puterea originalului;
ß copia dup original ± se copiaz exact textul de pe original; se scrie ³copie´, ³locul
sigiliului´ (LS) i ³s-a semnat´ (SS); ea poate fi :
ß copia certificat ± are configurarea c este valabila; se folosete pentru pstrarea
originalului, se semneaz i se elibereaz de secretariatul unitii care pstreaz
originalul. Dup
Obligatoriu, copiacolaionare se scrie ³conform
poart semntura i tampilacu; originalul´, ³pentru conformitate´.
ß copia legalizat ± este eliberat de notariat. Ea conine reproducerea exact a
coninutului actului, dactilografiat în ir indian sau xerox,, precum i încheierea de
legalizare, sub semntura notarului i tampila biroului notarial. Documentele legalizate
se înscriu întru-un registru special la notariat;
ß fotocopia ± are valoare numai în cazul legalizrii de notariat;
ß extrasul ± constituie copia unei pri, a unui pasaj dintr-un act de dimensiuni mai
mari. Valabilitatea lui este condiionat de certificare.
4.3. Cerine actuale fa de coresponden oficial
Dac admitem c protocolul i eticheta fac parte din mijloacele de stabilire a relaiilor
între oameni, conform rolului fiecruia, corespondena se supune la rândul ei unor reguli
la fel de stricte: tot ceea ce este scris rmâne.
Se impune din aceast cauz, din partea celor care întocmesc corespondena o
preocupare permanent pentru însuirea i respectarea unor principii ce stau la baza
corespondenei, dintre acestea amintim:
1 ) Promptitudinea rspunsurilor implic operativitate în rezolvarea problemelor ce
fac obiectullacorespondenei.
rspunsul o solicitare vine Orice
promptscrisoare trebuie
(chiar dac estesnegativ)
primeasc
i nuuncurspuns. Dac
întârziere,
impresia care ne-o facem despre persoana sau instituia respectiv este c tie s se
organizeze activitatea, c este eficient i c ne respect.
2) Elaborarea corespondenei la costuri avantajoase. Costurile unei scrisori sunt
adesea subestimate. Costul real al unei scrisori include nu numai papetria i timbrele,
ci i costul manevrrii scrisorii prin sistemul potal sau alte mijloace de transmitere,
ocupând timp, necesitând echipament i spaiu i cel mai important dintre toate este
salariul celor care scriu scrisori, al dactilografei sau operatorului ce proceseaz cuvintele
pe calculator. Înainte de toate trebuie s stabilim dac alegem scrisoarea ca mijloc de
comunicarecosturilor,
reducerea sau alte mijloace
trebuie smai puinseama
inem costisitoare. Dac alegem
de urmtoarele scrisoarea, pentru
aspecte.
ß propoziii scurte i clare;
ß folosirea modelelor de scrisori, modulelor de texte (abloanelor), astfel de accesri
fiind mult uurate de calculator;
ß redactarea corect i complet a scrisorilor pentru a evita astfel neînelegerile i
implicit revenirile.
e sc ec s.
3)
dorim, tabilir a unui
Sdeoarece op de
în funcie i Estevom
pr aceast important
abordasdiferit
stabilim obiectivulobiectivul
destinatarul; scrisorii, ceea
unei ce
scrisori poate fi:
ß s informm sau s aflm ceva;
ß s motivm sau s influenm;
ß s ne scuzm;
ß s solicitm sau s oferim ceva;
ß s acceptm sau s refuzm;
ß s felicitm;
4) Nivelul ierarhic. Presupune diferenierea i limitarea corespondenei pe paliere
ierarhice.
5 ) Eficien i credibilitate.
Eficiena corespondenei se refer la:
ß promptitudine (transmiterea la timp a informaiilor);
ß precizia i caracterul complet al informaiilor;
ß informarea permanent a partenerilor cu privire la noile produse i serviciilor ce
pot fi furnizate de firma respectiv;
Credibilitat ea informaiilor transmise ± reprezint o condiie esenial în încheierea unui
parteneriat de afaceri. În anumite tipuri de scrisori, în special în reclame i în
rspunsurile la reclamaii sunt unele elemente ce au drept efect o doz de neîncredere
din partea destinatarului, de exemplu:
ß reclama strident ± promisiunile exagerate;

ß informaiile nefondate i neverificabile;
ß pretextele ± formulrile pretenioase în care vina este dat pe alii sau pe fora
major.
6) Corectitudinea i aspectul plcut:
ß mecanica textului (punctuaia i gramatica) trebuie s fie corect, o greeal de
ortografie Ävorbete´ despre nivelul de profesionalism al celui care scrie.
ß alegerea stilului corespunztor;
ß asigurarea formatului adecvat (se refer la cum arat pagina scris i dac
respect anumite reguli). În general, scrisorile bine prezentate vizual câtig deja de la
prima impresie. Adesea acesta este momentul în care destinatarul decide s citeasc
scrisoarea i cu ce sentimente s o fac.
7) Efectul psihologic. Textul trebuie s respecte regulile de baz ale psihologiei i va fi
astfel formulat încât destinatarul s reacioneze în sensul dorit de expeditori (cazul ideal
± motivare i nu manipulare).
8) Atitudinea i exprimarea pozitiv. Atitudinea pozitiv presupune o gândire pozitiv
sentimente pozitive i tendina de a aciona în mod pozitiv. Exist mai multe modaliti
de a asigura atitudinea pozitiv prin scriere. În mare parte aceste modaliti îi gsesc
expresia prin intermediul limbajului non-verbal al mesajului scris. De exemplu,
promptitudinea trimiterii rspunsului (element al atitudinii pozitive) comunic politee i
consideraie prin intermediul limbajului timpului. Atitudinea pozitiv în scriere ine, deci
de politee, consideraie, concizie, mod de organizare a mesajului. Exprimarea pozitiv ±
un ton pozitiv poate genera încredere destinatarului c expeditorul este capabil s

rezolve problemele. Chiar i un mesaj negativ poate fi exprimat într-un mod pozitiv. De
exemplu, mesajul negativ ³Nu putem s v satisfacem cererea, deoarece fondurile pe
acest an au fost folosite´ poate fi înlocuit cu mesajul pozitiv ³cererea dv. va fi rezolvat
imediat ce vom primi fondurile pe anul viitor´ sau ³Ne pare ru c nu putem s v pltim
cecul la data de«/cecul dv. va fi achitat la data de«)
Este foarte important s spunem ceea ce putem face, nu ceea ce nu putem face, ceea
ce avem, nu ceea ce nu avem.
De asemenea, dac destinatarul se face vinovat de ceva este total neproductiv s-l
admonestm sau s-l facem s se simt vinovat. Este mai productiv s ne pstrm
atitudinea pozitiv i s ne concentrm atenia asupra rezolvrii problemei.
4.4. Stilul corespondenei oficiale
Stilul corespondenei
administrativ oficiale
se întâlnete are caracteristicile
în textele i activitilestilului oficial-administrativ.
administrative, Stilul oficial-
juridice, diplomatice i
economice. Este mai conservator decât celelalte stiluri; este realizat îndeosebi în forma
scris monologat, dar poate lua i forma dialogului (în corespondena oficial, în
negocieri, în raporturile cetenilor cu autoritilor sau în aciunile judiciare. Se
desfoar într-un cadru instituional, local i temporal, precis. Formele sale textuale pot
fi: normative (legi, decrete, hotrâri, ordonane, instruciuni, circulare etc), de
documentare (procesul-verbal, memoriul, protocolul, rezoluia, contractul etc.) de
informare (anunul, declaraia, întiinarea, notificarea, formularul de înscriere,
telegrama) de serviciu (tabel nominal, inventarul, factura, diploma) de coresponden
(scrisoarea, oferta etc).
In raport cu alte stiluri este închis la influene, servind ca surs de împrumuturi îndeosebi
stilului publicistic.
Fiind mai puin diversificat decât alte stiluri, are i el câteva variante interne [1] : limbajul
juridic legislativ (conservator, nediferentiat), limbajul juridic oratoric (caracter oral,
deschis apariiei stilurilor individuale) i limbajul administrativ (diversificare terminologic
pe domenii, ierarhizare în ceea ce privete puritatea în funcie de situaie sau de
destinatar, putând, de aceea permite unele elemente stilistice individuale.
Funciile dominante sunt cele denominativ-refereniale i persuasive (destinatarul fiind
avut permanent în vedere în formularea comunicrilor specifice).
Stilul corespondenei oficiale prezint anumite particulariti lexicale, gramaticale,
sintactice i stilistice.
P articulariti lexicale
Stilul scrisorilor oficiale reprezint forma specific de exprimare a ideilor, modul în care
lexicul este folosit în comunicare gândurilor.
Una din condiiile, prin care o scrisoare sau document oficial poate fi bine întocmit i
îneles, este alegerea vocabularului celui mai potrivit cu noiunile, ideile, faptele sau
problemele tratate.
Folosirea terminologiei de specialitate din domeniul respectiv d textelor concizie. Un
termen de specialitate poate exprima cel mai exact, concis noiunea sau situaia tratata
i poate exprima ideea unei propoziii întregi. De exemplu: pentru a numi modalitatea de
plata pân la bordul unui vas se folosete expresia ± ³franco-bordul vasului´. Alegerea
cuvintelor cu grad corect de specificitate i precizie face scrierea mai convingtoare i
mai clar. Folosirea cuvintelor exagerat de abstracte se datoreaz în mare parte unor
factori ca: nesigurana, comoditate, lipsa de informaie precum i diferiilor factori de
team (de a omite ceva, de a divulga ceva, de a pierde din importan etc.). Cei ce
utilizeaz cuvinte pretenioase i savante cred, în mod greit, c aceasta însemn a
scrie bine. Acetia asociaz competena cu parada cuvintelor.
Particulariti gramaticale
In redactarea corespondenei oficiale se respect formele gramaticale prevzute de

gramatica limbii române, dar specificul stilului corespondenei const i în folosirea
anumitor particulariti, i anume:
ß se folosete pluralul în loc de singular la pers. I, neconcordana între numrul real
i cel gramatical (se numete pluralul autoritii): ³V rugm s«´, ³Confirmm primirea
ofertei dv. ...´; semnatarul reprezentând o autoritate. La persoana a II a se utilizeaz
predicatul
formele delapolitee
plural :ale
³Dv.
pronumelui
vei primi´,personal
iar în cazul
³dumneavoastr´,
predicatului nominal,
care secuacord
verbulcu
copulativ
la plural, dar cu numele predicativ la singular: ³dv. suntei reprezentantul firmei´.
ß se folosete neconcordana între timpul real i cel gramatical, în unele situaii, prin
utilizarea prezentului în loc de viitor, cu scopul de a da impresia de sigurana i nu de
eventualitate. De ex.: ³marfa se livreaz la data .. «´ în loc de ³« se va livra´ sau pentru
numirea în funcie ³se numete în funcia de « ³ în loc de ³ se va numi în funcia de «´.
ß se folosete reflexivul pasiv în locul diatezei pasive: ³expoziia s-a deschis«´ nu
³expoziia a fost deschis´; reflexivul impersonal înlocuiete diateza activ: ³se certific
vechimea în funcie...´, ³se aplic regulamentul...´. Aceste exprimri precizeaz c fapta
sau actul respectiv sunt produse de o autoritate, nefiind vorba de o implicare personal.
ß gerunziul folosit la început de fraz; acesta la prezent sau la trecut, se raporteaz
întotdeauna la subiectul propoziiei principale. Astfel, formularea: Mulumindu-v
pentru scrisoare, primii, Domnule asigurarea sentimentelor mele cele mai bune´ ± este
greit. Participiul prezent îl implic pe autorul scrisorii, în timp ce imperativul se
adreseaz destinatarului. Aceast lips de coeren va fi evitat alegând formula:
³Mulumindu-v pentru scrisoarea dv., v rog s primii «..´
ß se evita folosirea imperativului i a expresiilor imperative. În scrisorile de

îndrumare i control se folosete infinitivul cu valoare de imperativ: ³a se urmri
îndeplinirea formalitilor´ i viitorul cu valoare de imperativ ³Serviciul Personal va aduce
la îndeplinire...´, ³Vor fi sancionai«´
ß
legii, abundena
conform construciilor
deciziei, în scopulcuobinerii).
genitivul i dativul (aplicarea prevederilor, în condiiile
ß frecvena mare a substantivelor, mai ales a celor provenite din infinitive lungi
(rezolvare, soluionare, reglementare, etc.), a pronumelor nepersonale (oricine, toi,
fiecare etc.) a prepoziiilor i conjunciilor, neutralizarea opoziiei de gen la unele
substantive ³personale´ (inculpat, învinuit, donator, contribuabil, etc.) i predominarea
singularului (învinuitul, proprietarul, reprezentantul are dreptul«).
P articulariti de ordin sintactic
In
în scrisorile i actele
acest domeniu oficiale
exist se respect
anumite regulile stabilite de sintaxa limbii române, dar i
particulariti:
ß folosirea ordinii directe în propoziie i fraz (subiect i determinanii si,
predicatul i determinanii s); ordinea invers este preferat de stilul literar, istoric.
ß construirea de propoziii i fraze scurte. Frazele lungi, topica inversat dau
natere la confuzii, producând greuti în înelegere;
ß înlocuirea subordonatelor cu pri de propoziie corespunztoare, când acest mod
de construcie scurteaz textul, mrind precizia exprimrii. În loc de ³Marfa comandat
dedata
la dv., de
pe «´
care am livrat-o la data de «´ vom spune ³Marfa din comanda dv. nr., livrat
ß introducerea unor formaiuni lexico-sintactice stereotipe care exprim cauza (³din
cauz...´) sau consecina (³de unde rezult c...´), a unor expresii precum ³Drept pentru
care am încheiat procesul-verbal´, ³în mod nemijlocit...´, ³în mod obligatoriu..´ (în loc de
³nemijlocit´, ³obligatoriu´.
P articulariti stilistice
Principalele caracteristici ale stilului corespondenei oficiale sunt: corectitudinea,
claritatea, concizia,
naturaleea precizia, sobrietatea i oficialitatea, politeea i demnitatea,
i simplitatea.
Corectitudinea ± impune respectarea întocmai a normelor, formelor i regulilor
gramaticale, ortografice, de punctuaie, de fonetic. În coresponden, corectitudinea
stilului este urmrit i pentru exigene speciale. Scrierea corect a unei scrisori exprim
în mare msur respectul pe care îl datoreaz i îl manifest expeditorul. Corectitudinea
în corespondena contribuie la evitarea confuziilor i interpretrilor greite pe care ar
putea s le provoace greelile gramaticale. Este suficient plasarea incorect a unei

virgule, pentru a schimba întregul sens al frazei. Folosirea permanent a Îndreptarului
Ortografic, Ortoepic i de Punctuaie, a altor manuale nu este o dovad de incultur, ci,
dimpotriv, de cunoatere i dorina de perfecionare.
Când ne referim
aspectele legate la
decorectitudine avem în vedere
coninutul propriu-zis nu numai
al mesajului (cifre,aspectele gramaticale,
date, cotaii, etc.); ci i
scrisoarea poate fi folosit adesea ca documente în relaiile dintre parteneri.
Claritatea ± este o particularitate comun oricrui stil, dar în corespondena, în scrierea
documentelor este urmrit cu mult grij, întrucât, este vorba de fapte, fenomene,
situaii, drepturi, obligaii, rspunderi, care dac nu sunt prezentate clar, produc
prejudicii prilor. Claritatea se asigur i prin evitarea tuturor cuvintelor, expresiilor i a
formelor gramaticale care nu au circulaie general sau care exprim aproximaii,
nesigurana, înelesuri alternative.
Concizia ± este
multiplicarea, o condiie
lectura, specificcheltuieli
etc, necesita stilului corespondenei, întrucât
de timp i materiale. scrierea,
Aceast trstur
stilistic se poate realiza prin fixarea ideilor în propoziii scurte, grupate logic în
paragrafe i prin folosirea obligatorie a terminologiei de specialitate.
Se pot elimina anumite cuvinte care nu aduc un plus de îneles (ex. vom spune
³dispozitivul este productiv´ în loc de ³dispozitivul este bun în ceea ce privete
productivitatea´, ³Acest calculator este foarte performant´´ în loc de ³acest calculator
este de foarte buna calitate i de aceea prezint performante foarte bune´). În acelai
timp, o scrisoare trebuie s fie complet. Nimic din ceea ce poate duce la elucidarea
problemelor tratate în scrisori nu trebuie omis. Orice omisiune duce la scrisori
suplimentare.
Precizia ± se asigur prin utilizarea terminologiei de specialitate, prin folosirea
obligatorie a unitilor de msur oficiale, prin exprimarea în litere, alturi de exprimarea
cifric ori de câte ori este vorba de sume, cantiti, etc.
Sobrietatea i oficialitatea ± este impus de faptul c actele oficiale trebuie s aib un
caracter obiectiv, impersonal. Sobrietatea este înrudit cu concizia, dar în plus, ea se
apropie de aspectul oficial, pe care trebuie s-l ofere certificrile i toate relatrile care
se fac în coresponden. Comunicarea în actele oficiale trebuie s fie lipsit de
încrctura afectiv.
Politeea i demnitatea ± stilul corespondenei trebuie s fie prin definiie un stil al
politeii i demnitii. Politeea este ceva elementar, ceva ce sta în firea oricrui om
civilizat. Nu costa i poate aduce profit i alte beneficii. A spune ³mulumesc´, ³va rog´,
³apreciez´, ³sunt recunosctor´, etc. sunt formulri care trebuie s fie prezente în orice
scriere. În coresponden nu se admite, sub nici o form, polemica i limbajul de
indignare, chiar i atunci când emitentul scrisorii a suferit din partea corespondentului
anumite neplceri. Folosirea pluralului autoritii, al pronumelor de politee asigura
aceste cerine.
Naturaleea i simplitatea. În baza acestor condiii, stilul corespondenei, este i

trebuie s fie direct i firesc, neforat; se impune folosirea cuvintelor simple,
nepretenioase. Trebuie s scriem pentru a exprima i nu pentru a imprima (prin
cuvintele folosite).
Stilul, îniscrierea
impact mesajelor
ton i este este
definit de subordonat
acea alegere aunui scop precis,
cuvintelor, controleaz
propoziiilor un anumit
i formatului
paragrafelor care prin calitatea de a fi potrivita situaiei, contextului i destinatarului,
produce reacia i rezultatul dorit. Tonul unui mesaj este definit de percepia
destinatarului, de ceea ce citete ele ³printre rânduri´ i în spatele cuvintelor. Tonul se
definete astfel prin capacitatea pe care o are stilul unei scrisori de a produce anumite
reacii cititorului (destinatarului). Dificultatea controlrii tonului unei scrisori const în
faptul c acesta este dependent i de percepia cititorului, percepie care este strict
individual.
A brevieri folosite în corespondena oficial
Folosirea abrevierilor prezint un triplu avantaj: economie de timp în ce privete
redactarea, citirea, dactilografierea documentelor; economie de spaiu în pagin i
economie de materiale (hârtie, panglic ± în cazul folosirii, maini de scris, cartu,
cerneal în cazul folosirii imprimantei.
Deosebit de important este îns folosirea corect a abrevierilor, atât din punct de
vedere al scrierii lor, cât i al poziionrii în fraz.
Se recomand, utilizarea raional a abrevierilor în sensul de a nu face abuz de
abrevieri în text, ceea ce ar conduce atât la îngreunarea citirii i înelegerii cuvintelor i
expresiilor
de destinatar.
pe care le reprezint, cât i la considerarea scrisorii ca o lips de politee fa
In corespondena oficial se admit, în general, numai:
- abrevieri prevzute de Îndreptarul Ortografic al Academiei Române, pentru
cuvinte i expresii din vocabularul obinuit.
- abrevieri consacrate de tiinele teoretice i aplicate în fiecare domeniu de
activitate specializat (bancar, financiar, contabil, matematic, fizic, etc.)
-
noastr,
abrevieri
pentru consacrate
scrisori întocmite
în uzana
în limba
lucrrilor
român.
de secretariat i coresponden în ara
- Abrevieri consacrate în corespondena internaional, când scrisorile sunt
adresate partenerilor externi.
Nu se vor folosi abrevieri în titulaturi (se scrie ³Domnule Director´ i nu ³Dl. Director´;
³Ordinul nr.´ i nu ³Ord. nr.´)
4.5. Elaborarea mesajului scris

Succesul unor scrisori nu este întâmpltor; el este rezultatul unei munci i experiene
îndelungate. Cei ce scriu trebuie:
ß s in seama de termenii de specialitate adecvai;

ß s construiasc corect frazele din punct de vedere gramatical;
ß s aib un stil agreabil;
ß s cunoasc i s respecte anumite norme i standarde de scriere.
Decisive pentru succesul unei scrisori sunt nu numai canalele de transmitere i stilul, ci
i forma, structura i mai ales coninutul. Un coninut i neadecvat, erorile de adresare,
greelile gramaticale, tonul, impactul i stilul greit sunt doar câteva dintre elementele
care pot crea o imagine nefavorabil atât celui care scrie scrisoarea cât i firmei pe care
o reprezint.
Se cunoate faptul c orice scrisoare echivaleaz cu o Äcarte de vizit´ a celui ce o
expediaz. O scrisoare bine redactat poate aduce mari servicii: s ne reprezinte într-un
loc unde nu putem participa, s ne apere interesele, atunci când din motive obiective nu
o putem face personal.
Multe scrisori de afaceri se dicteaz sau se scriu direct, fr prea multe pregtiri.
Experiena îndelungat a secretarei (asistentei manager) face, adesea inutile
proiectarea i conceperea scrisorilor. Pentru rspunsurile la scrisorile de rutin,
secretara
câtiga va pot
timp notafi pe margine
folosite sau sub
ca model textulaltor
copiile expeditorului indicaiile necesare. Pentru a
scrisori trimise.
Nu trebuie pierdut din vedere faptul c datorit tehnicilor de comunicare, pe de o parte,
cât i amplificrii schimburilor la nivel mondial, pe de alt parte, au aprut i modaliti
noi i rapide de transmitere a mesajelor, dar în ciuda existentei telegrafului i a
telefonului, a telexului i telefaxului, scrisorile oficiale continua s-i pstreze locul i
importana lor.
In fapt, abstracie fcând de costul ridicat al mijloacelor moderne de comunicare,
majoritatea mesajelor transmise prin telegraf sau telefon, trebuie confirmate în scris; în
plus, chiar
partea redactareai sau
expeditorului decodificarea
a destinatarului unei telegrame
cunotinte sauincluse
care sunt a unui în
telex presupune
tehnicile de din
redactare a corespondenei în forma sa clasic.
Pentru scrisorile mai importante i mai complicate, care necesit o atenie deosebit,
este necesar o pregtire temeinica a acestor.
Etapele întocmirii unei scrisori sunt:
1) Stabilirea scopului (ce dorim cu aceast scrisoare);

2 ) Documentarea consta în culegerea informaiilor necesare pentru tratarea subiectului;
informaiile se pot obine prin:
ß studiul corespondenei deja existente;

ß folosirea documentaiei interne i externe;
ß consultarea actelor normative care reglementeaz probleme de tipul celor care
fac obiectul mesajului respectiv;
ß folosirea jurnalului sau a agendei.
Aceste informaii nu sunt introduse ca atare în text, ci sunt supuse unui proces de
selecie, modificare prin operaiile de analiza, sinteza, etc.
3) Sistematizarea materialului deja cules sub forma unei schie care poate fi simpl sau
dezvoltat;
4) Scrierea ciornei. Uneori pot fi scrise mai multe ciorne pân la obinerea formei finale.
În aceast etap se acord atenie deosebit introducerii (care constituie cartea de vizit
a textului) cuprinsului (care trebuie s se deruleze logic) i încheierii (care sintetizeaz
mesajul textului, reprezentând ³ultima impresie´ cu care rmâne destinatarul).
5) Revizuirea i corectarea ± nu reprezint o etap formal. Textul este citit de mai
multe ori din textului
organizarea perspectiva ansamblului
(structura, i pe fragmente
ierarhizarea maiideilor),
i ordonarea mari sau mai mici,iverificând
controlând corectând
greelile gramaticale, de punctuaie i stângciile lingvistice.
6) Dactilografierea ± scrierea cu ajutorul calculatorului sau a maini de scris, apoi
formatarea i editarea (scoaterea la imprimant).
Folosirea pe scar tot mai larg a calculatorului determin uneori pericolul ca forma s
predomine asupra coninutului. Noile posibiliti de concepie aduc cu ele i tentaia de a
prezenta opere de art în loc de simple scrisori.
[1] Ion Toma, Ioana Dinca, Stilistic i compoziie, Ed. Niculescu, Bucureti 1998, p. 18.
6 Forma de prezentare a scrisorilor

. .
În ceea ce privete forma estetic de prezentare a scrisorilor trebuie respectate

urmtoarele cerine:
ßacesta;plasarea echilibrat a textului dactilografiat pe coala de hârtie în funcie de
ß pstrarea unei margini fixe în partea stânga a colii de hârtie (3-3,5);

ß alinierea capetelor de rând în partea dreapt, cât mai uniform posibil
(2-2,5cm);
Pe lâng motivaia de ordin estetic, marginile ofer cititorului un moment de respiro.
Nimic mai obositor decât un text care umple toat pagina ca i cum am cuta s
economisim hârtia. De asemenea, marginile sunt comode pentru destinatar, pentru a
putea face adnotri sau pentru îndosariere.
ß evitarea despririi cuvintelor în silabe la captul rândului;
ß dispunerea textului în paragrafe, lsând între acestea un interval suplimentar
fa de rândurile din text, dac scriem la un rând;
ß continuarea textului pe o fil nou numai dac acesta conine minimum dou
rânduri;
ß distana dintre rânduri trebuie s in cont atât de cantitatea de text care
trebuie s intre pe pagina respectiv, cât i de scopul scrisorii.
ß alegerea din multitudinea de fonturi pe cele corespunztoare cu scopul
scrisorii.
Pentru corespondena de afaceri se recomand fonturi cu mrime de 12-14 puncte
pentru o mai bun lizibilitate.
ß scrierea cu caractere italice, bolduit sau subliniate pentru scoaterea în eviden
a unor cuvinte sau poriuni de text;
ß structurarea enumerrilor în mod diferit:

ß prin liniue;
ß prin puncte de enumerare (cu aceeai mrime de font ca i textul)
1. prin cifre;
a) prin litere mici;

ß textul trebuie s fie aerisit i marcat prin introducerea tabelelor, graficelor,
figurilor (dac este cazul)
ßbrouri,eventuala ataare la scrisoare

etc.) cu menionarea a diverselor
lor în textul scrisorii idocumente ³anexe´
în paragraful (liste de preuri,
corespondenei (în
partea stâng jos);
ß evitarea P.S. care poate crea destinatarului impresia unei neglijene din partea
expeditorului;
În uzana internaional exist dou forme de aranjare a textului în pagin:
ß forma bloc ± preferat de firmele americane;
ßformei forma dantelat

bloc este forma folosit în special de firmele europene, iar ca form derivat a
semi-bloc;
Este indicat folosirea unui singur model de aranjare în pagin (cel folosit în firm).
În forma bloc toate elementele scrisorii încep de la linia marginal stânga. Între
paragrafe se las spaiu dublu fa de spaiul dintre rânduri. Paragrafele nu sunt
indentate.
În forma dantelat (numit i forma indentat), unele elemente (expeditorul, formula
de introducere, etc.) sunt poziionate în marginea din stânga, iar în dreapta (nr. i
dat, adresa destinatar, semntura expeditorului, formula de încheiere).
Primul rând al fiecrui paragraf mare al mesajului propriu-zis este retras cu 8-10
intervale de la linia marginal stânga.
Forma semi-bloc ± textul propriu-zis al scrisorii se dactilografiaz în forma dantelat,
rândurile constituind adresa interioar sunt plasate în stânga, iar formula de încheiere
i semntura plasate la dreapta, se scriu în forma bloc.
Nici una din formele de dispunere a textului în pagin nu are caracter imperativ,
fiecare firm îi poate alege forma de prezentare pe care o consider cea mai
potrivit.
De asemenea, un rol important pentru impresia scrisorii îl are hârtia i plicul.
Pentru scrisorile oficiale se folosesc coli de hârtie cu dimensiuni standardizate A4.
Cel mai des este folosit hârtia de culoare alb (se mai folosete i cea colorat mai
mult pentru copii i numai în interiorul firmei). Paleta de sortimente de hârtie se
întinde de la hârtia simpl, reciclabil pân la hârtia satinat, marmorat sau lucrat
manual. La alegerea hârtiei trebuie s inem seama, de exemplu, c hârtia lucioas

este foarte greu încrcat de multe aparate i se ajunge de multe ori s se blocheze
în aparat, acelai lucru este valabil i pentru greutatea hârtiei. Unele imprimante, în
special cele cu laser încarc numai hârtia pân la 100gr. De asemenea, Pota
Român percepe tax pentru greutatea scrisorii.
Respectarea anumitor poziii pe hârtia de coresponden este, în unele cazuri, mai
mult decât necesar în funcie de aceasta se orienteaz poziia ferestrei în cazul
plicului cu fereastr.
Plicul ± folosit pentru expedierea corespondenei trebuie s fie confecionat dintr-o
hârtie calitativ, iar elementele ce se menioneaz pe acesta trebuie scrise lizibil, ca
s faciliteze identificarea destinatarului.
Exist mai multe tipuri de plicuri:
ß dou;
în plicuri standard de coresponden ± plicuri adaptate pentru coli A4 împturite
ß plicuri de cabinet ± plicuri lungi pentru coli împturite pe lung;

ß plicuri dosar ± pentru coli A4 neîmpturite;
Plicurile sunt diferite ca mrime, greutate i culoare. Unele au sigla firmei (instituiei)
imprimate ± cele mai utilizate sunt tipurile cu ³fereastr´ prin care se vede numele i
adresa destinatarului scrise în interiorul scrisorii. Pe plic se fac urmtoarele meniuni:
ßvedereadresa destinatarului
al coninutului, cât i care coincide
a firmei. cu adresa
Aceasta trebuieinterioar atât din(numele
s fie complet punct de
persoanei i/sau al firmei, strada, localitatea, codul potal, eventual ara, (atunci când
corespondena se expediaz în alte ri). Pot exista ca i în scrisoare, indicaii de
transmitere a corespondenei ctre un anumit serviciu sau persoan. Ex: ³În
atenia«´
ß adresa expeditorului ± poate fi plasat în colul din stânga sus sau pe verso.
Unele firme expeditoare au deja antet tiprit pe plic.
ß indicaii speciale de atenionare (se refer la caracterul corespondenei):
personal, confidenial,
care adresa urgent,
expeditorului etc.pe
se afl care se scriu
verso) sau în stânga
colul din
jos.stânga sus (în cazul în
ß indicaii pentru pot (se refer la categoria sau tariful potal, fie la modul de
trimitere a corespondenei). Putem întâlni una din meniunile, par-avion, prin curier,
recomandat, post-restant, etc. (acestea sunt scrise fie de expeditor, fie de ctre
serviciile potale, la cererea expeditorului).
4.7. Elementele componente ale scrisorii

Conform uzanelor internaionale scrisoarea oficial are urmtoarea structur:
ß antet, ß coninutul,
ß numrul i data, ß formula de încheiere,
ß referinele, ß formula de salut,
ß adresa destinatarului, ß semntura,
ß formula de salut, ß referiri,
ß formula de adresare, ß anexe.
ß obiectul scrisorii,
ANTETUL
În general, hârtia folosit pentru coresponden are antetul tiprit sau gravat, plasat în
partea superioar pe mijloc sau în partea stâng a paginii. Uneori apar completri ale
antetului în subsolul paginii. În lipsa unui antet tiprit acesta este dactilografiat.
Forma i grafica antetelor este extrem de variat, dar el trebuie s fie simplu i cu
aspect plcut, fr elemente ornamentale inutile, îndeplinind, pe lâng funcia de
identificare i informare i pe cea de publicitate.
Antetul cuprinde:
ß elementul grafic (sigla sau logo-ul. Numai pentru antetele instituiilor centrale
de stat, sunt folosite în antet tricolorul i stema rii.);
ß denumirea societii;
ß forma sa juridic;
ß adresa i sediul central (se indic strada, numrul, localitatea, codul potal,
ara);
ß numrul de înregistrare la Registrul Comerului;
ß codul fiscal;
ß contul bancar i banca unde societatea are deschis contul respectiv;
ß numrul de telefon, precedat de prefixul oraului, eventual i cel al rii (în

cazul corespondenei cu partenerii strini);
ß numrul de fax;
ß e-mail-ul;
O hârtie de coresponden coninând toate informaiile de la adres pân la contul
bancar nu este indicat în orice situaie. De exemplu pentru corespondena
protocolar pe invitaii la dineuri i recepii, la felicitri se recomand crearea unui alt
model de antet (cu numele firmei i eventual numele celui care semneaz).
De menionat, faptul c firmele care au relaii de afaceri cu ri din spaiul vorbitor de
limb englez) adresa din antet trebuie s fie aproape identic cu cea care se cere în
România din punct de vedere potal (este important ca potaul s îneleag unde s
duc corespondena).
Pentru toate cazurile în care nu dispunem de hârtie oficial de coresponden (un
cetean care se adreseaz unei autoriti publice), obiceiul este de a aduga
informaii privind autorul scrisorii, titlul i adresa sa, dup semntur, sau scrise sus
în partea dreapt; nu trebuie s ne dm noi înine un titlu de politee: ³Domnul´ sau
³Doamna´
Exemplu de antet:
S.C. DESING SRL
2
Mihai Bravu nr. , Bucureti, Sector 1
Nr. înregistrare la Registrul Comerului J/5082/1991
Cod fiscal P 1533521
Cont 542327682 BCR-sector 1
Tel/Fax: 2347777, e-mail: desing@fx.ro
Exemplu de adres internaional a unei firme româneti de export:
IMPEX SRL
Str. Prieteniei, 45
Bucureti 7000
ROMÂNIA
Telephone: (00401) ± 6477340
Facsimile: (00401) ± 7777775
NUMRUL I DATA
Numrul i data înregistrrii unei scrisori sunt elemente de mare importan. Ele
determin identitatea scrisorii, momentul de la care curg obligaii (de a rspunde la o
scrisoare, de a executa o lucrare, de a pune în aplicare un ordin, etc.) i st la baza
clasrii numerice i cronologice.
Numrul i data se scriu în general sub antet ca i cum ar face parte din acesta sau
în dreapta lucrrii, în partea opus antetului, în dreptul rândului al doilea al acestuia.
Denumirea lui se scrie în litere (³22 octombrie 2002). Pentru a evita confuziile, data
poate fi scris diferit
asemntoare în corespondena
celei româneti mai întâiînziua
limba englez.
i apoi luna Forma britanicÎneste
(16 th january). SUA i în
unele pri ale Asiei se scrie mai întâi luna i apoi ziua (january 16, 2002).
De asemenea, în cazul unor document, pe lâng dat se indic i locul emiterii
acestora. Locul de emitere se plaseaz înaintea datei, data se separ de numele
localitii prin virgul. Numele locului de expediie este, de obicei, numele din antetul
tiprit. Excepie fac, de exemplu, cazurile în care scrisorile se expediaz de la un
departament al firmei care se afl în alt ora. În aceste condiii precizarea locului de
expediie împreun cu data devine obligatorie.
REFERINELE
Se plaseaz de obicei în partea stâng a colii de hârtie sau în acelai rând din dat în
partea dreapt. Referinele sunt incluse în scrisoare în scopul identificrii cu mai mare
uurin a departamentului sau persoanei care a redactat scrisoarea. Referina se
noteaz prin abrevierea ³Ref.´ i include inialele angajatului care a redactat
scrisoarea (persoana care se ocup de problem care face obiectul scrisorii), precum
i diferite numere de ordine emise de secretariat sau registratur, numrul de dosar
al contractului, etc.
Exemplu:
Ref.: VN/822/1.X.2002.
Exist uzana includerii în scrisoare nu numai a referinelor firmei expeditoare, (our
Ref) dar i cele ale firmei destinatare (your Ref) în scopul identificrii cu uurin a
corespondenei anterioare.
ADRESA DESTINATARULUI
Se plaseaz fie în partea stâng a colii de hârtie (pentru forma bloc), fie în partea
dreapt (pentru forma semi-bloc) i se scrie dup sistemul bloc.
Aceasta cuprinde:
- denumirea unitii (inclusiv biroul, direcia creia îi este destinat scrisoare);
- adresa (localitatea precedat de codul potal, str. i nr., judeul, sectorul
(pentru Bucureti), ara (pentru strintate). Adresa poate fi precedat de cuvântul
³ctre´ (dup care nu se pune virgul).
Cele mai utilizate forme de adresare sunt:
1) unei persoane fizice de la o anumit firm sau instituie ne adresm cu numele
su complet.
precum i de Numele
funciile va fi precedat
oficiale de formula
sau onorifice de politeerespective.
ale persoanei ³Domnului´, ³Doamnei´
Exemplu:
Domnului Profesor Mihai Popescu ± Director ASIROM S.A.
2 ) unui funcionar al crui nume nu îl cunoatem sau unui serviciu din cadrul unei
instituii, ne adresm denumind funcia acestuia sau serviciul. Aceast indicaie poate
fi scris i la sfâritul adresei interioare cu dou rânduri mai jos, precedat de
cuvintele: ³În atenia Directorului General / Serviciului Import ± Export´;
3) unei instituii, firme, ne putem adresa menionând doar numele acesteia.
Iat dou exemple des întâlnite în coresponden:

Domnului Nicolae Nicescu, Manager
SC DISING SRL
os. Mihai Bravu 45
Bucureti, România
Sau
S.C. DISING SRL
os. Mihai Bravu 45, sector 3
Bucureti, România
În atenia Directorului General sau

În atenia Serviciului Export
FORMULA DE SALUT (DE ADRESARE)
Plasat de la margine sau de la alineat, se scrie pe rând separat. Cu cât autoritatea
creia îi este destinat scrisoarea se afl mai sus pe scara ierarhiei, cu atât aceast
inscripie va fi mai evident fa de adres.
Se plaseaz aproximativ trei spaii sub adresa destinatarului. Dup formula de salut
se pune virgul i nu se recomand abrevierea cuvintelor din formula de salut. Modul
în care o exprimm depinde de formula pe care am folosit-o anterior.
Forma cea mai uzitat este ³Domnule «´ sau ³Doamn «´, dac destinatarul
exercit o responsabilitate vom aduga: ³Domnul primar´, ³Domnule director´,
³Domnule Ministru´ etc. Exist funcii care cer un alt apelativ, de exemplu ³Sire´ sau
³Majestate´.
Formula de politee cuplat cu titlul funciei nu trebuie urmat i de nume. Primarului
unui ora nu i se scrie: ³Domnule primar Popescu´, ci ³Domnule primar´; o
personalitate poate acumula mai multe responsabiliti care îi confer tot atâtea titluri,
poate deine diferite grade universitare sau onorifice. Ce vom alege? Le vom folosi pe
cele care justific scrisoarea. Atunci când ne adresm rectorului unei universiti care
prezideaz o campanie de finanare pentru un organism de întrajutorare i
corespondena se refer la aceast campanie, titlul de preedinte îl va eclipsa pe cel
de rector, iar destinatarul va înelege natura textului pe care îl va citi .
Într-o coresponden între dou persoane egale din punct de vedere ierarhic i care
se cunosc bine se poate aduga la apelativul propriu-zis i ³Stimate coleg´ (³Domnule
rector i stimate coleg´).
Alte formule folosite ³Stimate Domnule «´ sau ³Stimat Doamn´ (urmate fie de
numele lor, fie de funcie, dup cum ne-am adresat).
Exist cuvinte a cror form de feminin este marcat doar prin titluri de politee:
³Doamna Ministru´, ³Doamna Judector´ etc. (atenie la forma de feminin atunci când
trimitem o scrisoare în Frana sau Anglia, SUA, politeea ne oblig s ne informm în
prealabil i s respectm opiunea fiecruia.
Dac ne adresm unei firme sau instituii în general, formula de salut va fi ³Stimai
Domni´, ³Stimate Doamne´ (pentru firmele despre care se tie c sunt conduse de
femei).
În corespondena redactat de instituii i firme din SUA formula de salut este
³Domnilor ± urmat de ³:´.

OBIECTUL SCRISORII
Se scrie ca prim aliniat al scrisorii dup formula de adresare, precedat de cuvintele
³Referitor
scrisoarealarespectiv
«´ sau ³Ref.´,
i de rolul suoperaia
a uura este de de
a prezenta succint
îndrumare i de problema
clasare a tratat în
corespondenei. Includerea obiectului scrisorii nu este obligatorie i poate fi emis în
cazul în care problema tratat în scrisoare este prezentat pe scurt în primul paragraf
al ei.
CONINUTUL SAU TEXTUL PROPRIU-ZIS AL SCRISORII
Reprezint partea esenial a scrisorii i de aceea trebuie redactat cu deosebit
atenie.
Cuprinde:
ß paragraful de introducere;
ß mesajul (sau cuprinsul);
ß încheierea;
Cele trei pri se scriu cu aliniat i se separ eventual printr-un spaiu dublu fa de
distana dintre rânduri la care este scris textul, obiectivul.
INTRODUCEREA
Este strâns legat de obiectul scrisorii la care face referire sau pe care îl conine, de
exemplu: confirmarea primirii unei corespondene, mrfuri, documente, formularea
unui rspuns la o scrisoare anterioar, etc.
În corespondena comercial, introducerea const în formule tip, dar care nu trebuie
s fie lipsite de politee i de un anumit caracter personal (în funcie de destinatar).
Exemple:
1) Pentru scrisorile iniiale

³Prin prezenta v informm c ««´
v aducem la cunotin c «
³Pentru confirmarea dumneavoastr v comunicm c «´
³Avem plcerea de a v informa c «´

a v aduce la cunotin c «´
³Suntem încântai/bucuroi/fericii s v informm c «´

³Ne folosim de acest prilej pentru «´
³Obiectul scrisorii noastre este:
ß s v informm despre «
ß s v anunm «
ß s v avertizm de «
ß s v atragem atenia în legtur cu «

2 ) Pentru scrisorile de rspuns
³Ca rspuns la scrisoare dumneavoastr nr. « din data de «´
³Ne-a fcut plcere s primim scrisoarea dumneavoast din «´
³Referitor la scrisoarea dumneavoastr nr. « din data de «´
³Folosim acest prilej pentru a v mulumi pentru scrisoarea dumneavoastr nr. « din
data de «´
3) Pentru scrisorile de revenire
³Revenim la scrisoarea dumneavoastr nr. « din data de «´
³Întrucât nici pân astzi nu am primit rspuns la scrisoarea noastr nr. «.´
MESAJUL (CUPRINSUL)
Conine punctul de vedere al expeditorului fa de problemele tratate, de aceea ideile
mesajului
adecvat itrebuie
un ton exprimate cât mai
corespunztor. Esteclar, într-o înlnuire
recomandabil logic frazelor
folosirea folosind scurte,
un vocabular
fiecare
idee distinct, fcând obiectul unui paragraf separat.
Mesajul poate s cuprind o motivare i o concluzie. Dac problema cuprins în
scrisoare nu necesit explicaii (motivarea), coninutul scrisorii se concretizeaz în
chiar concluzia acestuia.
Exemplu:
³Prin prezenta, se împuternicete Domnul « pentru contractarea fondului de marf
pe semestrul II ± 2002 i concilierea restanelor în livrri.´
În redactarea mesajului propriu-zis se poate folosi una din cele dou metode:
ß metoda direct ± motivare ± concluzie
³Întrucât mrfurile nu corespund calitativ, nu le putem recepiona´
ß metoda indirect ± concluzie ± motivare
³Nu putem recepiona mrfurile, întrucât nu corespund calitativ´
Metoda indirect este considerat i metoda modern. Avantajul acestei metode
const în aceea
determin c destinatarul
s analizeze în timpulcunoate
citirii maide la început
atent obiectul
motivarea scrisorii,
(în cazul ceea ce
scrisorilor de îl
angajare).
De asemenea, organizarea indirect a mesajelor este indicat, din punctul de vedere
al stilului (ton i impact):
ß pentru majoritatea scrisorilor neutre (rspunsul la cereri de informaii, darea de
instruciuni i explicaii),
ß pentru mesajele care conin veti bune (exemplu: aprobarea unor solicitri,
cereri, anunarea promovrii)
ß pentru mesajul care exprim bun voin (felicitri, aprecieri pozitive, etc.)
Nu este îns potrivit pentru anumite situaii în care mesajul este de convingere sau
conine elemente ce vin în contradicie cu interesele destinatarului (rspuns
nefavorabil la o solicitare sau cerere, refuzarea unei convenii etc.) .
În cazul acestor mesaje negative se adopt metoda direct care presupune
pregtirea destinatarului pentru vestea negativ. Alegerea metodei se face în funcie
de importana care se d motivrii; dac este nevoie de o documentare i o
argumentare mai ampl
se folosete metoda se folosete metoda direct, iar dac motivarea este simpl
indirect.
ÎNCHEIEREA
Încheierea mesajului trebuie s reprezinte concluzia logic a punctului de vedere
cuprins în mesaj. Aceasta se poate materializa în exprimarea unei promisiuni, a unei
dorine de continuare sau întrire a relaiilor de colaborare cu partenerul, a
mulumirilor pentru modul în care acesta a rezolvat unele probleme, a unor scuze
pentru unele erori, etc.
Exemplu:
³Ateptm cu nerbdare rspunsul dumneavoastr.´

³V mulumim pentru încrederea /sprijinul/confirmarea acordat´
³V rugm s primii/acceptai scuzele noastre´
³Dorim s tim care este opinia dumneavoastr în legtur cu propunerea fcut mai
sus i sperm c aceast regretabil eroare nu va afecta buna noastr cooperare.´
De asemenea, tot în aceast parte a scrisorii se poate face referire la documentele

care se anexeaz:
³Anexm acestei scrisori ««««´
FORMULA DE ÎNCHEIERE / DE SALUT
Se plaseaz la 2-3 rânduri sub text, înaintea semturii.
Pentru scrisorile destinate unor oficialiti înalte, cele mai folosite formule de salut
sunt:
³V rog s acceptai expresia distinselor mele sentimente´
³V rog s binevoii a agrea/a accepta/ a primi, expresia sentimentelor mele
distinse/celor mai bune sentimente ale mele.´
De reinut c, pentru a respecta armonia între formula de adresare (salut) i formula
de încheiere, aceasta din urm o reia pe prima, plasând-o între virgule.
³V rog s agreai, Domnule Ministru, expresia înaltei mele consideraii.´

³V rog s primii, Domnule Procuror cele mai respectuoase sentimente.´
³V rog s primii, Domnule Preedinte, omagiul celui mai profund respect.´
³V rog s primii, Domnule Ambasador, Excelena Voastr, asigurarea întregii
noastre stime.´
Alte formule folosite:
³Cu stim´, ³Cu respect´ ± formule folosite când destinatarul este necunoscut.
³Cu cele mai bune sentimente´ ± formul mai familiar, folosit de la egal la egal sau
pe o scar ierarhic superioar.
³Cu sentimente alese´ de la furnizor la client, de la funcionar la patron.´

³Cu sinceritate´
³Al dumneavoastr´
³Cu cele mai alese gânduri.´
Între parteneri de afaceri care se cunosc foarte bine, aceste formule de
încheiere/salut pot fi omise.
În corespondena
Formula final sauprotocolar,
de curtoaziediplomatic formulaparagraf.
constituie ultimul final deEa
salut este obligatorie.
exprim în puine
cuvinte sentimentele de apreciere sau de deferen ale semnatarului.
SEMNTURA
Constituie un element important al scrisorii, întrucât ea este cea care d autenticitate
scrisorii.
În general, scrisoarea cuprinde dou semnturi: a conductorului unitii i a efului
compartimentului care a emis scrisoarea.
Aranjarea semnturii în pagin se face dactilografiind la 3 rânduri de text funcia
autorului, urmat obligatoriu de virgul. Se las un spaiu pentru semntura olograf,
apoi se dactilografiaz numele i prenumele celui care va semna.
TAMPILA
Se aplic pe semntura conductorului. În documentele tipizate se aplic pe locul
marcat cu iniialele LS.
Elementele ocazionale sunt:
ß Meniunea ³anexe´ ± apare atunci când scrisoarea este însoit de anexe i
acestea se scriu sub numele destinatarului principal, în stânga.
ß Iniialele celui care a redactat scrisoarea în colul din stânga jos, desprite prin
linie de fracie (bar).
FUNCIILE SECRETARIATULUI MODERN

Lector univ. drd Maria PARIZA
Colegiul Universitar de Administraie i Secretariat
Universitatea ÄOvidius´ Constana
Consideraii generale privind evoluia meseriei de secretar
O abordare evolutiv a meseriei de secretar nu se poate realiza decât în contextul
evoluiei istorice a managementului i a mijloacelor de comunicaie. Înc din fazele de
început, în practicarea acestei meserii, descoperim trei coordonate eseniale care i-au
marcat funcionarea pân astzi:
ß meseria de secretar a aprut i a funcionat întotdeauna pe lâng factorii de
decizie ai vieii economico- sociale;
ß tratarea informaiei scrise, a stat la baza acestei activiti i,
ß confidenialitatea, a constituit o cerin esenial sub aspect deontologic.
Coordonata confidenialitii este sugerat chiar de termenul Äsecretar´(), provenind din
latinescul Äsecretum´ (secret, tain) i desemnând o persoan care tie i pstreaz
secrete.
Sub aspect practic, meseria de secretar preced ± în timp istoric, apariia denumirii sale.
Dac inem cont
administraiei de de
statfaptul
de a c primele
emite formedealea scrierii
dispoziii, da ordineau i
aprut din necesitile
a administra bunuri, putem
lega apariia acestei meserii de casta scribilor, secretarii autoritilor, considerai a
constitui prima celul a birocraiei, în Orientul antic [1] .
În special, în perioada faraonilor egipteni, scribii au fost printre primii colaboratori
specializai în comunicarea scrisa.
Problema confidenialitii se punea, la vremea respectiv, numai pe cale oral, fiind
extrem de rare persoanele care tiau s citeasc.
Aa se explic
pstrarea i practica
secretului unor autoriti de a tia limba scribilor, spre a se asigura de
profesional.
Termenul grammatikos, [2] denumind în limba greac i profesia de ³secretar´, poate fi
considerat cel mai sugestiv, în ceea ce privete posibilitile asocierii acestei meserii cu
începuturile scrierii.
Treptat, prin trecerea de la un sistem economic la altul i prin evoluia mijloacelor de

comunicaie, se contureaz alte coordonate funcionale ale acestei profesii. [3]
In perioada feudalismului, o data cu schimbrile produse în sistemele de conducere prin
apariia anumitor grade de ierarhizare si, prin apariia hârtiei ca suport informaional,
munca de secretariat capt contururile specializrii.
Astfel, persoana desemnat cu titlul de secretar, în Evul Mediu, se ocupa de
corespondena monarhului sau a unor înali demnitari. Aceasta presupunea meninerea
în continuare, a sarcinilor iniiale de caligrafiere a textelor, la care sau adugat alte
operaiuni de expediere dar i de eviden a circulaiei documentelor scrise.
In epoca modern, o dat cu ptrunderea mainilor de scris mecanice în structurile
administrative, imaginea secretarei se va asociata atât de profund cu acest mijloc de
imprimare a textelor, încât activitatea sa se va confunda pân în epoca contemporana,
cu aceea de dactilograf.
Trebuie s precizm, îns, c din punct de vedere istoric, aceast meserie a aparinut
brbailor, pân la începutul secolului XX, când au început s fie promovate drepturile
ceteneti refuzate femeii secole de-a rândul. Nici Revoluia Francez cu ideile ei
luminoase nu a avut curajul s lanseze femeia în viaa administrativ, dar a declanat
goana dup o egalitate de sexe. [4]
În epoca contemporan, conform statisticilor, 95% din funciile de secretar sunt ocupate
de femei, în special în rile Europei Occidentale, ele dovedindu-se mai dotate decât
brbaii în domeniul competenei sociale i al inteligenei emoionale. [5] Se contureaz,
astfel, noi cerine, privind practicarea acestei profesiuni. Managementul modern,
umane i resursele
cristalizat ca tiin tot
informaionale,
la începutul secolului
la aceastaXX,
aducându-i
dezvolt noi
contribuia
valori, privind
tiineresursele
precum
sociologia, psihologia, ergonomia.
Noile dimensiuni ale managementului au presupus, desigur, i reevaluarea auxiliarului
su de baz, secretariatul.
În spatele acestui curent ascensional se afl i dezvoltarea continu a tehnologiilor
informaionale i comunicaionale care au revoluionat viaa birourilor. Astzi,
competenele secretariatului impun în egal msur, cunotine, informaii i deprinderi
cerute muncii tradiionale secretariale la care se adaug altele noi: domeniul biroticii.
Abordând, cerinele actuale ale acestei profesiuni, la modul general, putem enumera:
stpânirea procedeelor de citire i scriere rapida; utilizarea calculatorului în editarea de
texte i pentru baze de date; utilizarea celorlalte aparatelor de tratare a informaiei i
comunicaie; cunoaterea principiilor de organizare a timpului i a documentelor;
posedarea i si exercitarea a 1-2 limbi de circulaie internaional; cunotine generale
de statistic i contabilitate; abiliti de comportament în relaiile cu publicul i ali factori;
Din aceast perspectiv, activitatea secretariatelor devine tot mai complex i
specializat. Secretara este tot mai implicat în procesul de gândire fiind nevoit de
multe ori s preia pri din activitile conducerii spre a le prelucra independent, s
gestioneze fluxuri de informaii i timpul managerilor, s manevreze mijloace tehnice de

tratare a informaiei i de comunicaie.
Posibilitile sale de degrevare a aciunilor managementului sunt nelimitate.
Cu privire
curente delaopinie:
perspectivele
[6] acestei profesii, în lumea occidental s-au exprimat trei
a) într-o prim categorie se încadreaz cei care consider c rolul secretarei este
depit i c în viitor va disprea. Argumentele care se aduc în acest sens, privesc
evoluia rolului calculatorului pentru activitatea fiecrui manager i de aici, ideea c, în
timp, calculatorul va ajunge s suplineasc rolul secretarei;
b) în a doua categorie pot fi încadrai cei care consider ca, dimpotriv, rolul secretarei
este în continu cretere i c nici calculatorul nici altceva nu va reui s-o suplineasc;
c) un al treilea
profesional curent,
actual, fiindsusine
tot maic, în perspectiv,
implicat în activitsecretara îiesva
i paraprof depi
ional statutul
e în care
competenele ei s impun cunotine noi din alte domenii (economie, management,
juridic), alturi de cele tradiionale.
Privit din aceast perspectiv, activitatea secretariatelor nu va mai fi exercitata de
oricine i oricum.
În rile occidentale se experimenteaz i testeaz pentru viitor, secretariate pe domenii,
echipe de secretariat pentru prestri de servicii birotice sau pentru lucru la distan.
1.
Funciile secretariatului modern
Activitatea de secretariat se exercit în toate sistemele economico-sociale, inclusiv în
firme, indiferent domeniul acestora de activitate. Componenta structurala cu rol
complementar pe lâng de un post de conducere, secretariatul efectueaz lucrri de
natura administrativa, de rutina, pentru degrevarea titularului funciei în cauz. În echipa
manager-secretar, o sarcin unic este finalizat prin contribuia celor dou persoane.
Astfel, managerul concepe un document, sau aplic o rezoluie pe o cerere.
Secretariatul va prelua, în continuare, toate operaiunile ce in de redactarea, stilizarea,
distribuirea sau memorarea informaiilor prelucrate.
Complexitatea
structurii procesuluidedestilul
organizatorice, munc, variaz în funcie
de management, de dimensiunea
de dotarea tehnic iinivelul
complexitatea
de
pregtire al secretariatului.
Literatura de specialitate, privind managementul competitiv, consider c utilizarea
eficace a secretariatului, constituie o modalitate esenial de amplificare a eficacitii
muncii manageriale.
Un secretariat bine organizat i competent poteneaz munca managerului prin mai

multe elemente:
ß degreveaz managerul de o serie de aciuni de rutin, pur administrative,
contribuind, astfel, la utilizarea raional a timpului de lucru de care el dispune;
ß creeaz condiiile preliminare pentru realizarea de ctre manager a unor contacte
operative i eficiente cu persoane din interiorul i exteriorul organizaiei;
ß asigur vehicularea corespunztoare a informaiilor la nivelul conducerii firmei, cu
deosebire în perimetrul ealonului superior al acesteia;
ß contribuie decisiv la organizarea raional a activitii managerilor de nivel superior
din cadrul firmei (directori generali, directori executivi).
Aceste elemente stau la baza principalelor funcii ce revin secretariatului:
ß Funcia de tratare a informaiilor;
ß Funcia de documentare;
ß Funcia de Äfiltru´ i legtur în contactele conducerii;
ß Funcia de asistare direct a managerului;
ß Funcia de reprezentare.
În continuare,
funcie în parte,vom abordaiactivitile
metodele i atribuiile
tehnicile specifice specificeînpe
dobândite care le implic
practicarea fiecare
acestei
profesiunii, precum i tendinele de evoluie a profesiunii în contextul general al
transformrilor economice, tehnice i sociale. O astfel abordare trebuie privit, îns,
doar ca posibilitate de sistematizare teoretic a procesului muncii de secretariat,
deoarece, în practic, o serie de activiti pe care le vom trata distinct în exercitarea unei
funcii, sunt necesare în ansamblul exercitrii acestei profesiuni.
I. FUNCIA DE TRATARE A INFORMAIEI
1.1. Rolul secretariatul în sistemul informaional al organizaiilor

Noiunea de informaie, în activitile administrative, nu trebuie confundata cu cea de
informaie tiinifica, care constituie baza unei cercetri.
La nivelul organizaiilor, orice angajat care vorbete, efectueaz o semnalizare, scrie o

cerere, un raport, elibereaz o chitana, o schia etc. emite informaii. De asemenea, un
termometru care indic temperatura mediului ambiant sau un calculator electronic care
tiprete rezultatul unui calcul, emit informaii. Se poate observa, deci, c informaiile în
sensul pe care l-am menionat, pot fi generate de un emitor uman dar i de ctre un
dispozitiv programat
administrative se facedeînom. Valorificarea
urmtoarele informaiei
etape pentru desfurarea activitilor
succesive:
ß Culegerea informaiilor ± adic recepionarea planificat, urmrind un anumit scop;
ß Prelucrarea informaiilor ± presupunând totalitatea transformrilor la care sunt
supuse mesajele recepionate, în aa fel încât, s rezulte informaii distincte de cele
recepionate. De exemplu, prin centralizarea unor date, un funcionar va întocmi
documentul sau lucrarea numita Centralizator care cuprinde informaii noi, fa de datele
recepionate; prelucrri de informaii sunt i diversele calcule matematice pe care le
efectueaz calculatorii umani sau mainile de calcul. În general, prelucrarea informaiilor
constituie partea cea mai complex i subtil dintre etapele procesului informaional.
ß Stocarea informaiilor (sau memorarea) este operaia prin care o cantitate de
informaii este înmagazinat pe un suport material sau în creierul uman; aceast
informaie poate fi recepionat de mai multe ori, fiind conservat, în funcie de necesiti
sau importan, pentru perioade mai scurte sau mai îndelungate de timp.
Parcurgerea acestor etape constituie aa numitele procese informaionale.
Pentru a fi valorificate, informaiile trebuie s circule. Schimbul de informaii în interiorul
organizaiilor sau între organizaii este denumit comunicaie. Procesele comunicaionale
cuprind fazele de predare, transmitere i primire a informaiilor.
In orice structur organizatoric, aceste procese nu se desfoar la întâmplare ci sunt
strâns intercolerate, constituind sistemul informaional al unei organizaii.
Orice angajat, implicat în activitile de birou, trebuie s cunoasc proveniena
informaiilor pe care le culege, natura informaiilor, avantajele i dezavantajele metodelor
i mijloacelor de prelucrare, direcia de transmitere i rolul lor în sistem.
Secretariatul, prin rolul sau de auxiliar circumscris conducerii, opereaz, desigur, cu
informaiile materializate i nematerializate care circula la acest nivel al organizaiei.
funcie de complexitatea
Gradul complexitate, alactivitii
activitilor
de management,
specifice procesului
a deciziilor
informaional,
i aciunilor
variaz
întreprinse
în
de managerul cruia îi este subordonat secretariatul.
Structura timpului de lucru a unui manager, analizat din diferite puncte de vedere, de
ctre specialiti în domeniu, se consum astfel:
ß primirea de informaii 23 %
ß luarea de decizii 41%

ß dare de dispoziii 1%
ß schimb de informaii 4%
ß elaborare de informaii 4%
ß executare de lucrri 5%_
ß confirmare decizii 8 %
ß explicaii, îndrumri 14%
In aceste condiii, se poate afirma c informaia constituie o resurs fundamental a
procesului de management pentru atingerea obiectivelor organizaiei.
Sistemul informaional al organizaiilor asigur coeziunea sistemului de conducere.

Informaia circul pe canale formate de legturi ierarhice i funcionale materializate de
structura organizatoric a unitii. Din sistemul informaional face parte i sistemul de
comunicaii prin care se pun în contact sursele de informaii prin intermediul reelelor.
1.2. Tipologia circuitelor informaionale la nivelul secretariatului
In sistemul informaional al organizaiilor, secretariatele manageriale se constituie ca
adevrate centrale de comutaie a informaiilor, unde acestea converg din toate prile
întreprinderii i din exterior.
O structurare orientativ circuitelor informaionale specifice biroului de secretariat, s-ar
prezenta astfel [1] :
A) în secretariate se constituie un important canal informaional în relaiile ierarhice
directe cu conducerea, în sensurile:
ß de la conducere spre secretariat
ß circuit informaional linear i descendent;
ßindicaii
sepentru
concretizeaz prinunor
efectuarea dispoziii
lucrri,verbale personale
rezoluii pe acte, sau prin microfon,
pe scrisori, solicitrinote
de scrise
legturicu
telefonice, etc.
ß de la secretariat spre conducere
ß circuit informaional ascendent i linear;
ß se concretizeaz prin: comunicri verbale personale sau prin microfon pentru

stabilirea contactelor telefonice, anunarea sau prezentarea vizitatorilor la conducere,
prezentarea corespondenei i a altor documente din arhiva curent a secretariatului etc.
B) Secretariatul este o central în circuitul ascendent i descendent al informaiei ce
se desfoar între conductor i subsistemul condus:
ß circuit ascendent în etapa premergtoare deciziilor, furnizând conducerii
informaiile obinute de la diferite compartimente ale organizaiei, eventual selectate prin
tehnici specifice.
ß circuit descendent prin care conducerea organizaiei, în exercitarea funciei de
comand, emite decizii de organizare, coordonare i execuie ctre subsistemul condus;
acestea se concretizeaz prin ordine, dispoziii, circulare, redactate i transmise de
ctre secretariat.
c c sce e
ßcare conductorul
ir uit a ndsent în cursul
asigur dacexecutrii
deciziiledeciziilor,
transmiseadic informaiile
au fost executate;dese
control prin
concretizeaz prin de dri seama, rapoarte, pontaje i alte situaii sintetice. Este faza de
retroaciune (feed-back-ul) în exercitarea funciei ce control i evaluare.
C) Secretariatul este o central de comutaie a informaiilor pentru informaiile care intr
din mediul extern ctre toate nivelurile organizaiei i a celor care ies din organizaie
spre mediul extern. Orice organizaie are relaii cu mediul economico-social: organe
financiare, bancare, organizaii ierarhic superioare sau subordonate (filiale, agenii,
sucursale), alte organizaii i parteneri de afaceri. Comunicrile oficiale se desfoar cu
preponderenta prin scrisori, chiar dac într-o faz iniial se poart eventuale comunicri
verbale.
D) Circuit informaional orizontal i linear se stabilete între diferite compartimente de
secretariat, în cadrul relaiilor de cooperare, atunci când dimensiunile organizaiei permit
astfel de structuri.
Experiena practic arat c: procurarea, culegerea, valorificarea i transmiterea
direcionat a informaiilor reprezint o sarcina centrala a muncii moderne de secretariat.
Tratarea informaiei scrise, la nivelul secretariatului, presupune o serie de operaiuni

care sunt în general:
ß logice (sortare, clasare, grupare);,
ß intelectuale (redactare de texte, traduceri);
ß de prezentare (înscriere simpla, imprimare special, afiaj, etc.). -administrative
(îndosarieri, setri, tampilri etc.).
In vederea uurrii activitii, se utilizeaz numeroase mijloace de tratare manuale i

automatizate.
Tratarea eficienta a informaiei scrise specifice activitii de secretariat este condiionata
de o serie de factori, dintre care cei mai importani ar fi:
ß gradul de pregtire profesional pentru aplicarea corect a metodelor i tehnicilor
de lucru;
ß gradul de implicare în domeniul în care activeaz managementul;
ß gradul de stpânire a mijloacelor tehnice de tratare a informaiei;
ß gradul de adaptare la ritmuri variate de munc.
Organizaiile genereaz o mulime de documente cu caracter administrativ. Orice
activitate economic, administrativ
apoi se concretizeaz social, cultural
treptat în documente sau tiinific,
care adeveresc, constatapare
sauîntâi ca idee,
preconizeaz
fapte.
Documentele scrise sunt utilizate, în proporie ridicat, i pentru comunicarea cu
persoane din interiorul sau din afara organizaiei. Dincolo de situaiile în care
comunicarea scrisî este absolut necesar, în practic se înregistreaz aa numitul ³mit
al hârtiei´. Sistemele de computere genereaz o mulime de hârtii iar copiatoarele
omniprezente încurajeaz reproducerea documentelor într-o larg distribuie, având în
vedere uurina cu care acestea pot fi obinute. Conform unor investigaii, în acest sens,
în economia german [2] prin anii 1997, mai mult de 80 % din totalitatea informaiilor
2
erau memorate
form pememorat
structurat, hârtii i nuelectronic.
puteau fi accesate decât manual, iar 0% se gseau sub
Stocarea electronic permite accesul la o cantitatea mare de informaii Informaiile de pe
hârtii pot fi digitalizate prin scanare i fcute astfel prelucrabile i gestionabile. Aceste
procedee sunt îns posibile numai în unele domenii de activitate, cum ar fi întreprinderile
care au baze de date structurate, referitoare la clieni i la modalitile de facturare
corespunztoare i care înlocuiesc formularele de hârtie cu documente electronice. În
acest sens, putem meniona bncile, societile de asigurri generale i de sntate,
societi de telefoane etc.
In principal, tratarea informaiei în secretariate presupune:

ß activiti cu corespondena organizaiei;
ß reproducerea de texte sau scrierea dup dictare;
ß traducerea documentelor.
Comunicarea scris se realizeaz prin intermediul corespondenei.
1. .3 Activitatea cu corespondena
Noiunea de coresponden include forma scris pe care o iau relaiile dintre dou sau
mai multe persoane. Dup cum scrisorile se adreseaz unor persoane juridice sau
persoane fizice, acestea alctuiesc obiectul corespondenei oficiale sau private.
Corespondena oficial cuprinde totalitatea scrisorilor i a actelor care circul între
persoane juridice sau între o persoan fizic i o persoan juridic.
Sfera corespondenei oficiale este larg i cuprinde probleme cu coninut juridic,
economic, organizatoric, administrativ, diplomatic etc.
Pentru exercitarea acestei activiti trebuie respectare anumite principii:

ß evitarea corespondenei inutile, în cazul în care unele probleme pot fi rezolvate
prin contact personal sau telefonic;
ß promtitudinea rspunsurilor
ß operativitate în rezolvarea problemelor ce fac obiectul corespondenei.
In pofida existentei telefonului, a faxului i a cutiei potale electronice comunicaia prin
coresponden clasic predomin în viaa organizaiilor.
Factorii care stau la baza meninerii acestei forme de comunicare se justific astfel:
ß consemnarea scriptic a unei activiti cu elementele de autenticitate (tampile,
isclituri) au valoare probatorie juridic, deci, putere de convingere mai mare în relaiile
oficiale ale organizaiilor;
ß constituie o baza de înregistrri contabile;
ß expeditorul i destinatarul au în fata texte identice;
ßstructurarea
elaborarea
ideilorscris
; ofer un timp mai mare de gândire pentru formularea i
ß comport un anumit ascendent al emitorului fa de receptor;

ß scrisorile oficiale pot fi ulterior transmise i pe alte canale (fax sau pota
electronic);
ß permit, prin asamblarea scrisorilor ce privesc o anumit problem, constituirea

unui ciclu de coresponden ce oglindete naterea, modificarea sau stingerea unor
relaii între persoane juridice i persoane fizice;
ß prin constituirea unui fond arhivistic, corespondena poate deveni o surs de
documentare.
In ceea ce privete dezavantajele comunicrii scrise, putem enumera:
ß depersonalizarea comunicrii prin eliminarea relaiei directe între participani;
ß consum ridicat de energie uman în prelucrarea informaiei, cu implicaii asupra
multiplicrii posturilor din structura organizatoric;
ß costuri ridicate care presupun nu numai cheltuieli directe precum, salarii, hârtie,
mijloace de prelucrare, imprimare i transmisie ± dar i indirecte, cerute de conservarea
în dosare i spaii special amenajate;
ß prin extensie, din punct de vedere ecologic, comunicarea scris presupune o
serie de costuri sociale: exploatarea pdurilor, efecte poluante ale fabricilor de hârtie în
mediu.
1. 3.1. Ciclul operaiunilor practice de secretariat cu corespondena
A) Operaiuni cu corespondena primit
± Verificarea corespondenei ± este operaiunea necesar pentru a constata eventuale
greeli desau
expediie expediie, dacînnumrul
dac sunt scrisorilor corespunde cu cele scrise în condica de
stare bun.
Semntura de primire în condica de expediere sau în cea a registraturii trebuie s fie
lizibil.
In ultimul timp, se pune i problema coletelor suspecte sau a scrisorilor capcan.
Indiciile în acest sens ar fi: o form sau o mrime neobinuit, sârme ataate, urme de
ulei sau de grsime pe ambalaj, greutate prea mare fa de mrimea lor, miros de
migdale sau o gaur de ac în ambalaj.
Se recomand,
mai ca în i
departe de birou astfel dese
s nu situaii, s sepân
deschid aeze pachetul peacestuia
la verificarea o suprafa plan, cât
de ctre
persoane competente în astfel de situaii.
± Deschiderea plicurilor se face, în general de ctre secretar, numai dac exist
acordul conducerii în acest sens.
Recomandri:
Înainte de deschidere, se grupeaz în teancuri distincte scrisorile recomandate (se

semneaz de primire), private (confideniale, personale), cele marcate ³Urgent´, alte
scrisori adresate firmei i, eventual, scrisori
ß Adresate greit.
ß Scrisorile marcate ³urgent´ vor fi deschise cu prioritate;
ß Nu se deschid scrisorile care poart meniunea ³Personal´ ³strict secret´, Strict
personal´
± Verificarea coninutului scrisorii dup deschidere
ß Se verific dac nu lipsesc file sau anexe ale scrisorii;
ß Dac se constat lipsa unei anexe se face o not pe scrisoare în acest sens, înainte
de distribuire;
ß Dac lipsa unei anexe nu permite rezolvarea problemei în scrisoare, se comunic
imediat expeditorului aceast problem;
ß Filele anexei se prind împreun cu scrisoarea;
ß Plicul se prinde de scrisoare în urmtoarele situaii: a) dac scrisoarea nu are adresa
expeditorului; b) dac adresa menionat în interior nu este identic cu cea de pe plic; c)
dac timpul scurs între data sosirii i data expedierii este prea mare, spre a se constata
cauza întârzierii prin verificarea tampilei potei;
± Sortarea corespondenei primite
Dup deschiderea plicurilor, corespondena se sorteaz în trei grupe: a) cele care

necesit atenia conducerii; b) cele care necesit atenia altor persoane din organizaie;
c) cele care necesita atenia secretariatului.
Pentru uurarea operaiunii de distribuire a corespondenei, de o deosebit utilitate s-au
dovedit etajerele cu compartimente pentru fiecare serviciu.
± Datarea i aplicarea tampilelor de înregistrare
Menionarea datei pe scrisoare este importanta pentru urmtoarele motive:

ß constituie o justificare pentru problemele care nu s-au putut rezolva la timp din
cauza primirii cu întârziere a documentului;
ß data sosirii este o posibilitate de amplasare în timp, în cazul folosirii ulterioare a
scrisorii;
Data se va amplasa, pe cât posibil, întotdeauna în acelai loc, adic sub data de origine
a expeditorului pentru scrisori i sus în dreapta pe prima pagin, pentru corespondena
ieit ca rspuns sau din oficiu.
± Înregistrarea corespondenei în Registrul de Intrare-Ieire
Aceast operaiune se efectueaz conform instruciunilor de aplicare a Legii Arhivelor

Naionale nr. 16 / 1996 art. 8, 9, privind Evidena documentelor (nota de trimitere la
Arhivistic).
Repartizarea corespondenei pe compartimente
In prealabil, se face o selecie a scrisorilor oficiale de cele personale i se aeaz în
ordinea importantei.
Dac mai multe persoane trebuie s ia cunotin de coninutul unei scrisori se
procedeaz astfel:
ß se face un duplicat al scrisorii
ß se întocmete un tabel cu urmtoarele elemente: primitor, semntura, data
ß tabelul se transmite fiecrei persoane însoit de scrisoare, fiecare semnând de
primire.
Avantajele sistemului:
- scrisoarea original rmâne la secretariat, evitându-se pierderea sau deteriorarea;

- prin trecerea datei când a fost primit scrisoarea de fiecare persoana poate fi
depistate mai uor compartimentele în care a fost reinut mai mult timp.
Alte posibiliti:
ß secretariatul trimite câte o copie a scrisorii ctre toate compartimentele, dup

aplicarea rezoluiei de ctre conductor;
ß secretara face copii dup fragmentele scrisorii care intereseaz un anumit
compartiment.
B) Operaiuni cu corespondena expediat
Scrisorile expediate de organizaii pot fi:

- rspunsuri la scrisori primite
- scrisori expediate din iniiativa organizaiei cunoscute sub denumirea de

coresponden din oficiu.
Corespondena poate s provin din toate compartimentele organizaiei.
Dac organizaia
timp, soluionareaexpeditoare
unei corespondene primite printr-o
trebuie anunata comport o perioad
scrisoare mai îndelungat
din oficiu spre a i se de
explica motivul întârzierii i termenul prevzut pentru rspunsul definitiv.
Indiferent de metoda folosit, secretariatul mai are urmtoarele responsabiliti:
ß s anune termenul la care trebuie s rspund;
ß s vegheze asupra respectrii termenului i obinerii ciornelor pentru
dactilografiere.
e c e c es e e
± R da tar a or pond n i
Situaii:
a) Scrisoarea este conceput de manager.
In aceast situaie, secretariatul va asigura documentaia necesar (scrisoarea primit i
alte date sau informaii legate de coninutul scrisorii expediate.
b) Scrisoarea este conceput de alte compartimente
ß secretariatul
exemplare va procesa
cerute; poate scrisoarea
interveni în forma
în corectarea final i o va
eventualelor multiplica
greeli în numrul
de formulare saude
de
ortografie, gramatic sau punctuaie;
ß va verifica i va ataa anexele la scrisoarea corespunztoare;
c) Scrisoarea este conceput de secretariat
ß în cazul corespondenei de rspuns, se analizeaz rezoluia i dispoziia primit,
se consult corespondena anterioar i documentaia la care se refer;
ßcoresponden,
în cazul scrisorilor
se adundin i oficiu, se alege
se studiaz modelul
actele adecvat
normative saudup tipul de
alte documente care
reglementeaz problema ce constituie obiectul scrisorii, se culeg informaii de la
serviciile de specialitate i de la cei în drept, dac e cazul (manager, consilier juridic, efi
de compartimente).
ß se întocmete ciorna sau conceptul scrisorii i eventual, se prezint spre avizare
personalului de specialitate.
ß se dactilografiaz sau proceseaz corespondena; se verifica identitatea ciornei cu

materialul dactilografiat i se face corectura eventualelor greeli sau omisiuni.
- Introducerea corespondenei în mapa managerului i prezentarea la semnat.
Corespondena de rspuns se prezint în mapa însoit de corespondena de baz.

- tampilarea scrisorilor se efectueaz numai dup semnarea de ctre cei în drept i
numai de ctre persoana însrcinat cu pstrarea tampilei. tampila se aplic pe
semnturile autorizate.
Înregistrarea corespondenei în Registrul de eviden la rubrica Ieiri i aplicarea datei i
numrului de înregistrare pe fiecare scrisoare expediata.
- Scrierea adresei pe plic
Distribuirea
s cuprind rapid a corespondenei
elementele: depinde denumele
numele destinatarului; scriereastrzii;
corect a adreseinumele
i numrul; care trebuie
localitii; oraul cu oficiul potal; numele judeului/ districtului; codul potal; ara.
ß Se noteaz fiecare element al adresei pe un rând, separat;
ß Se las în partea superioara a plicului loc suficient pentru timbre, marca de scutire
de taxe sau stampila potei ;
ß Se scrie codul potal în partea de jos a adresei;
es , ec e , I e
ß Sede
separat scrie oricede
adresa, meniune
obicei laspecial, ca de
dou spaii exemplu:
albe P r destinatarului;
de numele n at nia «,
onal S r t meniunea
Urgent se va scrie pe plic în dreapta i dedesuptul adresei;
ß Se verific dac timbrele corespund cerinelor potei

ß Adresele de pe plicuri sunt confruntate cu antetul scrisorii înainte de împturire.
- Împturirea i introducerea scrisorilor în plic
ß Se procedeaz astfel încât, atunci când se scoate scrisoarea din plic, antetul s fie
în partea de sus;
ß Se evit împturirea scrisorii mai mult decât este nevoie pentru a fi introdus în
plic.
- Introducerea anexelor în plicuri
ß Anexele de mrimea scrisorii se împturesc simplu, împreun cu scrisorile;
ß Dac anexele conin mai multe foi, acestea se capseaz între ele, dar nu se prind
de scrisori. Se împturete anexa, se împturete scrisoarea i se introduce anexa în
ultima împturire a scrisorii;
ß Anexele mai mari decât scrisoarea (brouri, prospecte, cataloage etc.) se
expediaz
mai în plicuri
mic, care poate mari. Scrisorile,
fi sigilat sau nu, în
în acest
funciecaz
depot fi introduse
cerine, în prealabil
i introdus în pliculîntr-un
mare; plic
ß Anexele mai mici decât scrisoarea se prind de scrisoare, în colul de sus, stânga.
Dac sunt mai multe anexe, cea mai mic va fi prins deasupra.
ß Plicurile sunt repartizate i legate în pachet dup criteriile de expediere: a) cu
adrese în aceeai direcie; b) recomandate; c) strintate
- Expedierea corespondenei prin pot
In organizaiile mari, se ocupa de primirea i expedierea corespondenei, serviciul de

registratura.
Modalitile de expediere a corespondenei pot fi: expediere prin posta, prin fax, cu
ajutorul curierilor.
Alegerea uneia sau alteia dintre aceste ci se face în funcie de distana pân la
destinatar, de importana scrisorii, de costul expedierii .a.
Pentru expediere se întocmesc borderouri de expediere, dup urmtorul model (vezi
model).
Borderou de expediie nr.
Nr. Nr. Data Destinatar Localitatea Greutatea Taxa Nr.

crt. înregistrare recipis
(lei)
Asemenea borderouri se întocmesc separat pentru urmtoarele situaii:

ß scrisori simple loco;
ß scrisori recomandate loco;
ß scrisori simple alte localiti;
ß scrisori recomandate alte localiti;
ß scrisori simple pentru strintate;
ß scrisori recomandate pentru strintate.

Pot fi stabilite i alte categorii în funcie de specificul activitii organizaiei.
Pe fiecare borderou se totalizeaz costul expedierii pentru descrcarea funcionarului
responsabil cu aceast problem, de sumele sau timbrele potale ce i-au fost
încredinate.
Borderoul se întocmete zilnic când exist coresponden de expediat prin pot.
Toate scrisorile primite i expediate de o instituie într-o zi, se numesc pota zilei.
In cazul expedierii corespondenei prin curier se folosete Condica de expediie cu
urmtoarele rubrici (vezi tabel).
Nr. Data Nr. de Destinatar Nume i Semntura

crt. înregistrare penume
Expediia prin curier se practic în aceeai localitate.

Condica de expediie este un instrument de eviden i control asupra micrii
corespondenei i actelor. Poate fi folosit în acelai scop pentru distribuirea i circulaia
actelor i în cadrul organizaiei, între compartimente.
Dup expedierea corespondenei se sorteaz copiile i sunt transmise
compartimentelor de resort, iar corespondena secretariatului se ordoneaz în dosare.
4 Reproducerea documentelor
. .
Tratarea informaiei scrise presupune aplicarea întregii game de tehnici specifice de

secretariat, precum: stenografierea, dactilografierea, traducerea documentelor,
procesarea documentelor sub forma de date, texte, imagini schematice.
Pe lâng coresponden, în secretariate se reproduc o serie de documente, cu coninut
i frecven variabil. Unele intr numai în sfera de atribuii a managementului sau a
altor compartimente iar secretariatul se implica numai în reproducere, nu i în
conceperea textelor.
funcie de gradul Altele sunt întocmite
de responsabilitate i de implic.
pe care±l secretariat, eventual dup modele, în
Putem enumera, astfel:

ß adresele ± cele mai simple materiale de coresponden care conin, de regula, 2±3
fraze i se folosesc pentru însoirea unor materiale mai ample, sunt întocmite de
secretariat;
ß notele interne ± adresate personalului din cadrul organizaiei sunt întocmite

redactate i difuzate de secretariat;
ß instruciunile ± sunt reproduse de secretariatul;
ß drile de se
compartimente i ama ± suntde
reproduse întocmite de manageri, efi de departamente sau
secretariat;
ß procesele ± verbale sunt întocmite de comisii de specialitate i reproduse de
secretariat;
ß informrile ± sunt întocmite de diferii angajai i reproduse de secretariat;
ß rapoartele i referatele implic secretariatul numai în reproducere, atunci când nu
privesc problemele acestuia.
Alte materiale
invitaii, care afie,
programe, se reproduc în secretariate
ecusoane, indicatoare,pot fi materialele
liste, tabele etc. manifestrilor colective:
De asemenea, secretariatul are sarcina de a±i prezenta conductorului rezumatele
diferitelor materiale care sunt prea vaste, în scopul degrevrii managerului de lectura.
Managerul poate mai eficient dac secretariatul ii examineaz minuios documentele
înainte de a intra în posesia acestora spre a înltur problemele care nu sunt presante
în lista de prioriti. Un astfel de demers presupune cunoaterea unor tehnici de lectur
i capacitate de sintez.
1.5. Traducerea documentelor
Asigurarea traducerii documentelor, personal sau cu ajutorul unui translator autorizat
constituie o atribuie a secretariatului. În mod curent, în organizaiile care au relaii de
colaborare cu parteneri strini, una dintre cerinele obligatorii, privind ocuparea funciei
de secretara o constituie i cunoaterea a 1±2 limbi de circulaie internaionala. Sarcinile
sale, în acest sens, sunt limitate la traducerea corespondenei, la participarea în cazul
unor negocieri sau încheierea unor contracte sau în cazul unor comunicri directe.
In cazul unor reuniuni internaionale care implic responsabiliti mari, de natur
protocolar, economic, publicitar etc. firmele apeleaz la firme specializate.
1. .6 Tratarea automatizat a informaiilor

Partea sistemului informaional, în care informaiile sunt tratate cu mijloace
automatizate, se numete sistem informaie de birou sau sistem birotic [1] .
Birotica studiaz ansamblul activitilor de producere, distribuie i exploatare a

informaiei din perspectiva muncii de birou.
Aplicaiile biroticii se încadreaz în trei categorii:
B
ß icarhivarea
iroti
clasarea a autonom  ± care cuprinde prelucrarea textelor, a datelor, graficelor,
acestora;
ß Birotica de transmisie ± care permite schimbul de informaii de la un post la altul,
dar fr ca postul receptor s poat automat s recupereze informaia primit, pentru a
o transforma dup interesul sau.
Cuprinde: telefonul, faxul, bncile de date, arhivrile pe discuri optice.
± Birotica de comunicaie ± pe care o vom aborda în subcapitolul urmtor.
Mijloacele
birourilor dedesecretariat,
tratare automatizat a informaiei
unde predomina i±audegsit
activitile ecou
rutin, largconsumatoare
mari în activitile de
timp.
Beneficiile aduse de domeniul biroticii, în activitatea de secretariat pot fi enumerate,
astfel :
ß modul simplu de prelucrare i întreinere a informaiilor pentru toate tipurile de
informaii (documente, date structurate, termene etc.);
ß îmbuntirea calitii informaiilor prin punerea la dispoziie a tuturor informaiilor
necesare i existente;
ß scurtarea timpilor de parcurs prin eliminarea timpilor de transport, copiere i
ateptare, ca i prin scurtarea datelor de prelucrare;
ß accelerarea cutrii informaiilor prin instrumente adecvate (bnci de date pentru
cutare direcionat i structurat, sisteme de gestiune a documentelor pentru posibiliti
de accesare a documentelor arhivate dup coninutul acestora, posibilitatea cutrii în
hiper± text);
ß reutilizarea direcionat a informaiilor (de pild, pentru evaluri, redactarea de
scrisori în serie);
ß calitatea mai înalt a rezultatelor prin standardizarea fluxurilor de date i prin
asigurarea actualitii documentelor sau datelor folosite.
6
1. .1. Prelucrarea automatizat a textelor
Prelucrarea textelor, dup cum am menionat, ocup în continuare o mare parte din
timpul secretariatului.
Evoluia merge univoc de la maina de scris spre computer, în special, în prelucrarea
textelor, datorit posibilitilor extinse de concepie.
Astfel:
ß toate formatrile pot fi introduse i modificate rapid;
ß se poate stabili i implementa uor un anumit tip de scrisoare pentru întreaga
întreprindere, aceasta constituind o contribuie importanta pentru Identitatea
organizaiei;
ß textele pot fi comod revizuite, corectate i modificate eliminându±se rescrierile;
ß se pot introduce, decupa i muta sau copia poriuni de text în alte locuri;
ß textele pot fi memorate (în memoria de lucru, pe disc i sau pe discheta), putând
astfel s fie memorate i regsite;
ß salturile la rând nou i la pagina noua pot fi efectuate automat;
ß datorita programelor de verificare ortografica pot fi gsite i corectate rapid
greelile de ortografie i cele de tastare;
ß programele de separare în silabe uureaz separarea corect a cuvintelor la
sfâritul
în dreaptarândurilor i contribuie la un aspect mai estetic al textului (margini mai uniforme
acestuia);
ß existenta dicionarelor de sinonime contribuie la evitarea repetrii cuvintelor,
oferind alternative;
ß ofer posibilitatea prelucrrii combinate a textului scris cu tabele, statistici, grafice,
imagini, calcule, mai rapid, mai uor i mai plcut prin prezentarea vizual.
Având în vedere faptul c, reproducerea textelor rmâne în continuare o sarcin
important a secretariatului, computerul va deveni instrumentul de baz în aceste
birouri.
1.7. Comunicaia birotic
O alt categorie de aplicaie a biroticii o constituie i Birotica de comunicaie sau

comunicaia birotic.
In acest form de comunicaie, receptorul poate asigura toate funciile emitorului,

adic: poate recupera automat informaiile primite; le poate transforma dup interesul
su.
Comunicaia birotic a fost posibil o dat cu apariia de noi medii, prin care tehnologii
odat separate,auprecum,
comunicaiilor, putut fi telefonia, imaginea,
interconectate odattehnologia
cu apariiainformatic i ceamultimedia
calculatoarelor a [2] .
Cuprinde: mesageria electronic, Intranetul i Internetul.
Conectarea Internetului în reelele locale i publice deschide alte posibiliti de informare
de o însemntate deosebita i în birourile secretariatelor.
Introducerea tehnicilor moderne de comunicaie birotica constituie o necesitate în
secretariate, oferind posibilitatea utilizrii eficiente a cunotinelor interne i externe, a
prelucrrii, si distribuirii direcionate a informaiilor.
In realizarea posibilitilor de comunicaie birotic, un rol important îl are infrastructura
tehnica informatica i conlucrarea componentelor tehnice.
In organizaiile mari se extind aa numitele Sisteme client ± server, clienii reprezentând
computerele de la locul de munca, care comunic cu modulele server centrale (Internet)
sau locale (Intranet). Aceste tehnologii au schimbat enorm lumea întreprinderilor.
Tranzaciile de afaceri i procesele de comunicaie se realizeaz tot mai mult sub aceste
forme. Acest fapt are, desigur, consecine enorme i asupra cerinelor profesionale ale
angajailor.
Internetul estecirca
interconectate o reea de computere,
60 000 de reele icu ramificaii
mai mult de mondiale, în care
80 de milioane desunt
calculatoare
electronice. Cel mai cunoscut serviciu de Internet este World Wide Web. (prescurtat
WWW) Acesta realizeaz integrarea diferitelor servicii la acelai nivel i dispune de
capacitatea de a genera i de a utiliza documente hiper±media.
Tehnologiile Internet± ului se pot folosi i în interiorul întreprinderilor, formându±se aa
numitele Intranet±uri.
La realizarea aplicaiilor Intranet, firmele încep de obicei cu informaiile generale,
precum: rapoartele de afaceri, comunicatele de pres, informaiile pentru prezentare,
listele
de posturi
de telefoane,
etc. descrierile de proiecte, informaii despre concurenta, ofertele interne
Avantajele reelei de calculatoare sunt mult mai evidente în marile organizaii. Pentru
birourile care desfoar procese informaionale care implic mai multe locuri de
munc, au fost create pachete de programe pentru lucrul în grup (Groupware). Acestea
ofer o ans real pentru comunicaia eficient, având în vedere faptul c, mai multe
persoane, participa la îndeplinirea unei sarcini.
Programe care s±au dovedit foarte eficiente pentru lucrul în grup funcioneaz pe
principiul potei electronice (Electronic± Mail).
Fiecare utilizator final conectat dispune, în acest caz, de o cutie potal electronic
(Mailbox, Telebox) pentru primirea textelor.
Funciile principale ale acestui sistem sunt:
ß primirea corespondenei;
ß trimiterea de mesaje;
ß confirmarea automat a primirii corespondenei;
ß memorarea de documente i de mesaje;
ß compilarea i editarea (reprelucrarea) mesajelor destinate transmiterii;

ß distribuirea corespondenei electronice.
In aceste codiii, partenerii pot comunica, când i unde le convine, pentru realizarea în
comun a unor sarcini intelectuale comune.
7
1. .1. Aplicaiile potei electronice în secretariate
Secvenele de activiti în care secretariatele pot aplica principiile E±mail±ului pot fi:
ß pregtirea edinelor sau a altor manifestri de grup ;

ß punerea de acord în informri curente;
ß difuzarea informaiilor generale pentru angajai (Avizier electronic);
ß planificarea i coordonarea unor proiecte comune;
ß coordonarea unor termene;
In acest capitol, am insistat numai asupra posibilitilor de aplicaie a comunicaiei
birotice în cazul
comunicaie exercitrii
birotic funciei de
în exercitarea tratare
altor funciia ale
informaiei. Asupravom
secretariatului, altorreveni
posibiliti
în de
capitolele respective
7 Internet±ul în secretariate. Poteniale de aplicare
1. .2
Accesul pe Internet este interesant pentru ofertele de informaii i comunicare global. În

scop orientativ, pentru secretariate, s±ar putea recomanda:
ß procurri de informaii (informaii hiper±mediu prin WWW, transfer de baze de

date, citirea de tiri);
ß afaceri on±line (rezervri calatorii, cumprturi electronice, operaiuni bancare
electronice);
ß publicare (marketing de produse, relaii publice, oferte de locuri de munca),
comunicare (E±Mail, E± Fax, telefon, conferine).
7 3 Utilitatea comunicaiei birotice moderne
1. .
± Prin utilizarea noilor tehnologii informaionale i comunicaionale se poate creste

eficienta economica în birouri i în administraie.
± Tehnologiile informaionale i comunicaionale aduc o contribuie important la
creterea capacitii de prestaie, în cazul muncii de birou (în special în cel al
secretariatului).
In general, prin utilizarea telecomunicaiilor, în activitatea birourilor se urmrete:
sporirea eficientei muncii; avantaje de timp i costuri; intensificarea relaiilor cu clienii.
Împlinirea unor astfel de deziderate, în viaa birourilor este foarte important, pentru
orice întreprindere, pentru a asigura pstrarea competitivitii i succese economice
remarcabile.
II. FUNCIA DE DOCUMENTARE
2.1. Noiuni generale privind tiina documentrii

Materia prim a acestei activiti o constituie documentul. Etimologic, termenul
³document´ provine din latinescul ³documentum´, cu sensul de ³ceea ce servete la a
înva, a se instrui´, termen intrat cu acest sens în limba francez în secolul al XII-lea. A
fost preluat ca neologism în limba român, circulând cu sensul juridic modern, pân în
secolul al XIX-lea, când s-a fixat i impus terminologia tiinei documentarii.
c e ce  ec ee
In accepie
fixata larg,
material , înrnoiunea
egistrat de
sau³do
susce nt´ este
umptibil de adefinit ca: ori
fi utilizat baz
pentru dultar
cons unoat
e studiur sau
prob. Iniial, termenul documentare a indicat activitatea de informare prin intermediul
documentelor, cu sensul reflexiv al verbului a se documenta.
O dat cu evoluia mijloacelor de comunicare materializate, înelesul modern al
termenului s-a extins spre sensul tranzitiv al verbului, adic activitatea de ³a informa´ pe
alii, caracteristica care predomin în organizarea modern a acestui domeniu.
In accepiune curent, a documenta înseamn a depista, a coleciona, conserva i pune

la dispoziia consumatorilor de informaii surse de cunotine dobândite anterior asupra
problemei ce intr în sfera de interes a acestora, fixate în documente de orice gen.
Aceast definiie cuprinde activitatea de documentare în sensul cel mai general posibil.
În general,ambii
sinonimie, termenii ³informare un
presupunând i documentare´ tind înDeosebirile
fapt de cunoatere. exprimareadintre
obinuit spre
cei doi termeni,
deriv tocmai din termenul document. ÄInformaia presupune un fapt de cunoatere care
poate fi emis sau recepionat sub form materializat sau nematerializat, pe când,
Ädocumentarea presupune numai forma materializat´. Între cele dou posibiliti de
cunoatere, exist, îns, nu numai deosebiri de natur ci i de valoare.
Informaia transmis oral, rapid, este recepionat cu un grad de aproximaie, presupus
de o astfel de transmisie.
Documentarea presupune o recepionare mai metodic i mai temeinic, memoria
vizual a fiinei umane fiind mai puternic pe tot parcursul vieii, deci i cea mai
important.
Valoarea informaiei documentare const i în perenitate. Fiind fixat pe suport material,
ea poate fi transmis în spaiu dar i în timp.
Permanena este calitatea esenial a documentului. Din cele mai vechi timpuri, tezaurul
de cunotine al omenirii s-a pstrat mai ales prin obiecte concrete, purttoare de
informaii. Dictonul latin ³Verba volant Scripta manent´ exprim tocmai aceast
contientizare a omului asupra necesitii înregistrrii informaiilor pe suport material
rezistent.
Tipologia informaiei documentare cunoate astzi o diversitate atât de mare, încât,
posibilitile de clasare i subclasare sunt greu de reprezentat într-o singur structur
schematic (vezi schema 1)
O prim etap de clasificare se poate realiza, pornind de la definirea general a
termenului, conform trilogiei ± suport documentar ± tehnica de înregistrare ± semne
convenionale de transmitere a mesajului.
Dup suportul documentar (denumit i mediu suport, purttor de informaie sau mediu
de înregistrare) sunt :
a) documente istorice ± înregistrate pe suport istoric (argil, piatr, papirus,
pergament, tblie de lemn, pânza etc.).
b) documente contemporane-înregistrate pe suport modern (hârtie, carton, material
plastic etc.)
c) documente tehnice - înregistrate pe suport tehnic care poate fi: suport optic (pelicula
fotografica, celita, pelicula de film); suport magnetic (benzile magnetice, cartele
magnetice, discurile compacte audio);
Necesita utilizarea unui echipament tehnic pentru a fi consultate.
Dup tehnica de înregistrare (de fixare pe suport)
a) documente obinute prin metode clasice de înregistrare: documente manuscrise;
documente dactilografiate (maina mecanic de scris); documente tiprite (imprimare cu
ajutorul tiparului); documente xerografiate (fotografiere, scriere uscat); documente
xilografiate (texte gravate în lemn); documente litografiate (texte gravate în piatra).
b) documente realizate prin metode moderne de înregistrare:

- înregistrare electromagnetic: documente audio (discuri, benzile magnetice etc.)
c e ev e
do um nt id o (filmate cu camera de luat vederi simple sau digitale, sau generate de
calculator);
- înregistrare electronic ± documente electronice (sunt cuprinse fiierele de date i
software-urile de aplicaie; ele pot fi înregistrate pe suport hârtie, magnetic, optic sau
orice alt suport conceput pentru a fi prelucrat pe calculator sau printr-un procedeu
similar)
Dup semnele convenionale folosite;
a) documente scrise (având la baza litera)
b) documente grafice (în care predomina imaginea)
- schematice (scheme, planuri, grafice, diagrame, hârtii);
- imagini reale sau concrete (desene, picturi, ilustraii, stampe etc.). Fiecare
dintre clasele menionate poate fi, la rândul sau, subclasat dup alte criterii.
Vom reda, în acest sens, câteva posibiliti de subclasare a documentelor scrise pe
suportul modern, hârtie, având în vedere faptul c aceast categorie de documente intr
în sfera de interes a muncii administrative.
A) Do
cumentele imprimate
Dup natura mesajului:

ß texte
ß date (numerice, alfanumerice)
Dup form:
ß foi volante
ß brouri
ß cri
Dup gradul de implicare intelectuala:

ß documente primare (cri beletristice, tratate, monografii, studii)
ß documente secundare (dicionare, enciclopedii, bibliografii, cataloage, ghiduri
etc. obinute din prelucrarea documentelor primare)
B ) Documentele manuscrise:
ß documente istorice: inscripii, condici, acte, corespondena elaborat de-a lungul
timpului de ctre organe de stat, instituii i persoane particulare cunoscute sub
denumirea de arhivalii
ß documente contemporane: documente create de organele de stat, organizaii
publice s-au private.
In cazul unei clasificri, sub aspectul comunicrii, dup forma de emitere sunt:
ß documente vizuale
ß documente sonore
iar dup forma de receptare, vor fi respectiv:

ß vizuale, incluzând aici: documentele scrise sub toate formele i tipurile prezentate,
documentele grafice (schematice i iconografice)
ß auditive: banda magnetic, discuri, casete audio, care necesit un echipament
pentru audiere.
-v e
ß audio izual : film sonor, televiziune
ß tactile ± alfabetul Braille pentru nevztori.
Organizaiile creatoare de documente, practica la rândul lor, alte criterii de clasificare în

funcie de sfera de activitate.
Putem meniona, astfel:
ß dup sfera de aplicare: legi, decrete, hotrâri guvernamentale, ordine, decizii,

dispoziii, hotrâri judectoreti etc.
ß dup destinaie: documente pentru uz intern (rapoarte, decizii, regulamente, dri
de seama etc.), documente care intra i ies din organizaie (corespondena);
ß dup natura proceselor reflectate: documente comerciale, documente financiare
etc.
Marea diversitate a categoriilor de documente a determinat i apariia altor definiii, cu
sens mai restrâns, în funcie de sfera de interes a diferitelor domenii de activitate.
Astfel, din punctul de vedere al biblioteconomiei, documentul este definit ca Äinformaie
înregistrat care poate fi tratata ca unitate într-un flux documentar, indiferent de forma
sa materiala i de caracteristicile acesteia´. (Standard ISO 2789).
c c s
In sens
parti juridic,
cular prin cunele
are sedicionare
adeveretie enciclopedii, definesc
sau de preconiz documentul
eaz un ³ a etrofiunialdreau
fapt, se conf pt sau
se recunoate o obligaie.
In ÄDicionarul tiinelor Speciale ale Istoriei´ [1] termenul Ädocument´ este definit în sens
generic ca Äînsumând toate categoriile de surse care pot transmite date istorice
(inscripii, urme de civilizaie materiala etc.) dar i în sens arhivistic, definind toate
sursele pe supori friabili, realizate cu ajutorul grafiei, fotografiei, înregistrrilor sonor e,
cinematografice sau a altor imagini care prezint interes pentru cunoaterea istoric.
Funcia general a documentarii tiinifice este aceea de a sprijini cercetarea i creaia.

Astfel,
i personalul
consumatorii decare are atribuii
informaii. de documentare
Desigur, mediaz
problemele acestei informaia
tiine la nivel între productorii
de instituii
specializate sunt mult mai vaste în ceea ce privete specializarea personalului, tehnicile
de specialitate i funciile sale.
Ceea ce am intenionat s evideniem este faptul c, în proporii restrânse, metodele i
tehnicile acestei tiine au ptruns i în activitatea organizaiilor economico-sociale,
indiferent de domeniul de activitate, acestea fiind mari generatoare de documente. Astfel
s-a dezvoltat documentaristica, ca ramur a tiinei documentarii, presupunând
totalitatea metodelor i tehnicilor de colecionare, ordonare, evideniere a documentelor
constituite într-un birou cu scopuri practice, constituind arhiva vie a organizaiilor, pân
la etapa de depunere în arhiva de depozit.
2.2. Activitatea de documentare la nivelul secretariatelor
Despre o activitate de documentarist, la nivelul secretariatului, putem vorbi în msura în

care se apeleaz la metodele i tehnicile acestei discipline în organizarea documentelor
i informaiei în scopul regsirii operative, în faza de tratare. Dac arhivarea se refer la
documente a cror problem a fost tratat, documentarea se refer la adunarea de

documente înainte ca problemele s fie tratate.
Secretariatul trebuie s furnizeze operativ orice document sau informaie coninut în
acestea, atât la solicitrile managementului cât i ale personalului sau colaboratorilor
externi cu careînseexercitarea
fundamentale stabilesc contacte. Aceasta este
acestei profesiuni. una dintre
Rezolvarea atribuiile
eficienta sale
presupune o bun
cunoatere a tipologiei documentelor pe care le manevreaz sub multiple aspecte
(forma, coninut, destinaie, etc.), precum i o bun stpânire a metodelor i tehnicilor de
evident, sistematizare clasare i arhivare.
Într-o abordare sistematizat, aceast activitate poate fi privit din dou direcii, fiecare
presupunând particulariti de aciune.
a) Secretariatul organizeaz documentele rezultate din activitile managerului s-au
ale altor compartimente din organizaie, în cazul în care funcioneaz centralizat, i
gestioneaz informaiile
când le primete i activ coninute în acestea.iÎntransmite
când le prelucreaz aceasta situaie
. are rol pasiv atunci
b) Secretariatul asigur documentarea managerului cu alte documente din domeniul

de specialitate sau pentru informare curenta: cri, reviste etc. În aceasta situaie are rol
activ în depistarea surselor interne i externe precum i în organizarea i distribuirea lor,
aciunile având tangenta cu domeniul documentarii tiinifice.
Gestionarea documentelor rezultate din activitatea managerului în cadrul
2.2.1.
organizaiei
Spre
i maideosebire de alte birouri
uor de structurat care au
i ordonat, funcii specializate,
în birourile manageriale informaiile fiind mai omogene
converg extraordinar de
multe i de diverse informaii.
Acestea difer atât în privina coninutului i a expeditorului, dar i ca importan i
valoare. În plus, aceste informaii se gsesc pe medii total diferite: hârtii, medii
electronice (dischete, benzi sau discuri magnetice) sau pe medii de memorare optic (C
D-ROM).
De asemenea, cele tradiionale, pe hârtie, pot avea forme de prezentare diferite: foi
volante, care constituie ponderea documentelor administrative, registre sau condici,
brouri, pliante, plane, etc.
Aceste documente se pstreaz temporar în biroul secretariatului, într-o structur

organizat, în scopul valorificrii practice.
Cerine generale, în asigurarea condiiilor de stocare a documentelor:
ß Posibilitatea de operare simpl i rapid;
ß S fie uor accesibile, adic dulapurile trebuie aezate într-un loc convenabil iar
dosarele din interior s fie uor de localizat;
ß Rafturile s fie potrivite pentru scrisorile primite, avându-se deci în vedere
volumul, mrimea, i natura corespondenei;
ß Posibilitatea extinderii, în perspectiva, dac este necesar;
ß Folosirea spaiului numai pentru documente folosite în mod curent;
ß Existena unor condiii de siguran privind informaiile confideniale.
Criteriile de organizare trebuie s fie atât de bine cunoscute i de clare, încât personalul
secretariatului s nu se ezite nici o clipa atunci când se îndreapt spre un dulap, spre un
raft i apoi spre un dosar sau alt unitate de pstrare. Pân la etapa de constituire a
unitilor arhivistice, secretariatul trebuie s-i construiasc o strategie zilnica de
repartizare a documentelor.
În continuare, vom reda în ordinea prioritii, câteva strategii de operare, în acest sens.
A. Organizarea locurilor de staionare
Regula coordonatoare: Existena prea multor locuri de staionare îngreuiaz regsirea
rapid a documentelor, de aceea secretariatul va reduce la minimum alternativele în
care pot gsi documentele.
Într-o prim etap, trebuie abordat problema distribuirii în spaiu a documentelor, dup
e e e s e e e e e.
criteriile:
este foartem simpl:
diul d se
înrvor trar sau
gi stabili de laforma d pr
început z ntar
locuri În aceasta
distincte situaie,
sau, la modul problema
ideal,
mobilier i suporturi adecvate pentru dischete, CD- uri, registre sau condici.
Este posibil, de asemenea, s existe în sfera de activitate a managementului sau a
organizaiei i documente audio-vizuale, filme fotografii a cror pondere depinde de
domeniul de activitate, precum cel cultural, religios, artistic, militar, tiinific etc.
Probleme deosebite, în privina staionarii documentelor, le ridic, desigur, foile volante,
reprezentând documentaia specifica activitii administrative.
Multe secretare
întrucât se confrunt
se pot afla adesea încu
maiproblema regsirii
multe locuri. cât mai rapide a acestor documente,
De exemplu:
ß în teancurile de documente de pe propriul birou care urmeaz a fi prelucrate în
ziua respectiva;
ß pe supori proprii ateptând rezolvarea unor probleme sau alte revizii;
ß în vrafurile de documente de pe birourile efilor;

ß în teancul de documente pregtit pentru sortare i clasare;
ß în arhiva curenta a compartimentului.
In afara de acestea, informaiile se pot gsi i în sistemul de prelucrare automat a
datelor.
Se pot evita astfel de situaii, aplicându-se urmtoarea strategie, ori de câte ori se ia
contact cu un document pentru prima oar:
1. Se verific dac acesta este important pentru alii, sau pentru secretariat. Aciune: a)
dac este important pentru alte persoane din organizaie va fi transmis imediat, notându-
se unde a fost repartizat; b) dac este important pentru secretariat, vezi 2.
1. documentului
prezint interes i poateva fi verificat
fi deja dac
distrus. necesit
Aciune: cel sau
carenu
nuprelucrare sau dac nu
necesit prelucrare se
repartizeaz direct în arhiva; b) cel care necesita prelucrare, vezi p. 3;
2. va fi analizat sub aspectul urgentei i prioriti execuiei. Aciune: cel care
suporta o planificare, va fi distribuit într-un dosar cu documente în ateptare iar celelalte
vor rmâne la dispoziie pe birou.
Dac se procedeaz astfel, consecvent, un document nu se poate afla decât în trei
locuri:
a) Înde
nevoie prelucrare, pe biroulfiesecretarei
tratri ulterioare, sub formasau
de într-un locfie
rspuns, rezervat documentelor
c genereaz obligaiicare au
ulterioare periodice, deci documente asupra crora trebuie s revenim pentru urmrirea
unor probleme. Astfel de documente sunt: corespondena, rapoartele de activitate,
planurile. În vederea pstrrii lor s-au conceput o serie de sisteme.
b) În arhiva, unde va fi introdus în unitile clasate;
c) În alt birou, putând fi controlat pe baza notei.
În cazul corespondenei, aceasta situaie se rezolv prin consultarea Registrului de
Intrare-Ieire.
B) Reducerea volumului de documente staionat e în birou
Este o operaiune necesar pentru economisire de timp i spaiu. De aceea, dup
operaiunile menionate anterior, secretariatele trebuie s-i construiasc o strategie de
a mai diminua din hârtiile rmase. Sunt situaii în care, prin experiena practic, este
uor de luat decizii în acest sens.
Astfel, pot fi distruse imediat, reclame, oferte nesolicitate, invitaii la manifestri care nu
prezint interes pentru organizaie.
Selecia devine îns dificil în cazul informaiilor care nu sunt atât de evident inutile.
Pentru o operare corespunztor în astfel de situaii, se recomand consultarea cu
consilierul
alte juridic
persoane al organizaiei,
abilitate cu conductorul,
care trebuie s-i asume încuscris
arhivarul arhivei
aceasta de depozit sau
responsabilitate. În cu
urma acestui demers se poate întocmi o list orientativ în care se vor scrie motivaiile
pentru care trebuie pstrate documentele, i care va fi consultat ori de cate ori exist
dubii în privina distrugerii anumitor documente, astfel:
ß aa cer forurile legislative
ß pot constitui dovezi, demonstraii sau fundamentri în anumite situaii ulterioare
ß sunt importante pentru luarea unor decizii, pentru informarea managerului sau
informare proprie
ß concepe noi soluii sau idei creatoare
ß poate fi util în oferirea de servicii clienilor interni i externi
ß asigura arhivarea, întrucât nimeni nu mai dispune în organizaie de documentul în
cauza, sau nu este responsabil de arhivarea lui.
În vederea pstrrii documentelor aciunile de organizare presupun doua etape:
s e c e e
C) Cla de
forma, ar frecventa nt lor ±se
a do um utilizrii operaiune
aranjeazprin caresistem
într-un toate documentele, indiferent
raional în condiii de de
accesibilitate i sigurana, formând arhiva activa.
D) Arhivarea ± operaie prin care, în momentul ieirii din uz documentele grupate în
uniti arhivistice, dup norme prestabilite, se depun în arhiva de depozit a organizaiei.
* (nota de trimitere la arhivistic).
2.2.2. Clasarea documentelor
Clasarea este operaiunea prin care documentele care staioneaz într-un birou (acte,
foi volante, condici,
documente registre,
tehnice)se fotografii,
repartizeaz plane,omogene,
în grupe cri, periodice, casete
în raport diskete,criterii
cu anumite i altei
subcriterii specifice tipurilor de documente.
În practica birourilor s-au consacrat o serie de metode de clasare, având la baza
principii ordonatoare alfabetice, cronologice, numerice, alfanumerice, zecimale.
Optarea pentru o metod sau alta, depinde de natura documentelor, de specificul
activitii, de volumul documentelor manipulate.
În cazul documentelor generate de activitile administrative, logica alegerii, unuia sau

altuia, dintre sistemele de clasare consacrate, se explica prin optarea pentru unul,
dintre urmtoarele elemente comune, obligatorii pentru orice document emis:
ß Numele organizaiei emitente
ß Nume de persoane i funcii responsabile
ß Data (de emitere sau de primire) cu elementele: an, luna, zi
ß Numr de înregistrare (la emitent sau destinatar)
ß Localitatea (emitentului sau destinatarului)
ß Denumirea documentului sau genul (chitana, proces ± verbal, decizie etc.)
ß Probleme sau subiecte (coninut)

Principiul ordonator depinde de elementul ales pentru regsirea mai simpl a
documentelor.
ß dac se opteaz pentru data, ca element ordonator, se va institui o clasare
cronologica;
ß dac se opteaz pentru denumirile de organizaii sau numele de persoane

evideniate în documente, clasarea va fi alfabetica etc.
Ceea bunul
dup ce trebuie
plac reinut, referitor ci
al personalului, la dup
aceast etap:
criterii Un sistemconturate
de eficiena, de clasare
în nu se stabilete
funcie de
cerine practice, specifice unui compartiment.
De exemplu, un serviciu de resurse umane va folosi un sistem de ordonare alfabetica a
dosarelor, un serviciu de export va folosi un criteriu geografic, etc.
Odat stabilit, se va aplica unitar i continuu.
Clasarea cronologic
Aceast
ce intr înmetod
unitate,decele
clasare presupune
mai recente ordonareadeasupra
plasându-se documentelor în dosare,
celor cu dat maipeveche.
msura
Un exemplu clasic, în acest sens, este Registrul de Intrare ±Ieire.

Avantajele sistemului: regsirea unui document se rezolva rapid, cu condiia ca
solicitantul s cunoasc data exact la care documentul a fost înregistrat.
Sistemul este util, în special pentru clasarea documentelor care constituie un tot
omogen precum: extrase de cont, rapoarte cu regim periodic etc.
În cazul corespondenei curente, aceasta poate fi localizat cu uurin, documentele
fiind grupate dup data la care s-a lucrat cu ele. Exist îns dezavantajul c scrisorile
primite i expediate
cronologica. (vezi i vizând aceeaidosarelor*)
³Constituirea problem, s fie desprite prin repartizarea
Clasarea alfabetic
Aceast metod de clasare se practic, în special, în instituiile de administraie
public cum ar fi primriile, în firme de export, organizaii cu sucursale, filiale, uniti
comerciale care au relaii cu furnizori, clieni, servicii de personal, organizaii de
asistenta sociala etc.
De asemenea, o clasare alfabetic se poate aplica i în cazul în care se alege drept
criteriu comun pentru ordonare, subiectul principal al documentelor sau zona
geografica.
Ordonarea alfabetica presupune organizarea documentelor într-un suport specific de
pstrare (dosar, plic, mapa i alte mecanisme de prindere) inându-se cont de
elemente comune, precum: denumirile organizaiilor emitente, sau la care se refer
documentul, nume de persoane sau denumiri geografice.
Problemeledirector
cuvântului deosebite, pe ordonare.
pentru care le prezint acest sistem, apar în de alegerea
Spre orientare general, putem meniona sistemul crilor de telefon sau al

dicionarelor.
Intrrile alfabetice nu se fac la întâmplare, ci sunt reglementate prin standarde
internaionale elaborate în special pentru activitatea de documentare, precum: STAS
8636 ± 70. Informare i documentare. Orânduirea în catalogul alfabetic pe nume de
autori i titluri i în indexuri; STAS 8636 ± 85. Informare i documentare. Reguli de
ordonare alfabetica în cataloage i bibliografii. Principii i reguli generale.
Trebuie s menionam, de asemenea, c aceste reguli stau la baza programelor de

ordonare alfabetic automatizat a informaiilor, deci ele trebuie respectate i pentru
a elimina posibile neconcordante care ar interveni în cazul aplicrii acestui sistem.
Desigur, ordonarea documentelor generate de organizaii, nu ridic probleme de
complexitate precum cele ale documentarii. Pentru o abordare corect a sistemului,
atunci când predomin o astfel de clasare într-o organizaie, este indicat s existe la
dispoziie aceste Standarde.

Pentru orientare general, vom reda câteva criterii generale privind alegerea
cuvintelor directoare în ordonarea alfabetic a foilor volante ce constituie din punct de
vedere al formei, ponderea documentelor din birouri.
a) Reguli coordonatoare privind clasarea alfabetic în cazul numelor de
persoane
ß Numele de familie, indiferent din câte cuvinte este compus, constituie
întotdeauna cuvântul de ordine sau cuvântul director i se aeaz înaintea
prenumelui;
ß Ordinea numelor este dat de fiecare liter din cuvânt; în cazul iniialelor
identice se claseaz dup a doua liter, dac i aceasta este identic, dup a treia
liter, s.a. Exemplu: Edmond, Elisei, Enache, Enachescu, Encica, Enica, Eremia etc.
ß Prenumele nu se scrie sub forma prescurtat. Iniiala se folosete numai
pentru patronimic.
ß În situaiile în care sunt nume identice, clasarea se face în ordinea iniialelor
prenumelui. Exemple: Popescu Andrei; Popescu, Ion; Popescu, Mihai.
ß În cazul în care exist nume i prenume identice, iniiala reprezentând numele
tatlui va fi luat în consideraie ca element subdirector sau o funcie reprezentativ a
persoanei. Exemplu: Dumitracu Gheorghe C.; Dumitracu Gheorghe N. sau
Dumitracu Gheorghe (contabil); Dumitracu Gheorghe (jurist), etc.
ß Numele fr iniial va precede, în ordonare, numele cu iniiala;

ß Numele compuse din iniiale desprite cu puncte, preced numele obinuite;
ß În cazul numelor compuse cu cratim, primul nume se considera cuvânt de
ordine. Exemple: Nicolae Brad- Georgescu; Luigi Alpago- Novello etc.
ß Aceeai regula se aplica i în cazul numelor compuse fr cratima. Situaiile
se întâlnesc, în special, la numele femeilor cstorite care-si pstreaz i numele
anterior cstoriei, adugat de obicei dup numele de cstorie.
ß În cazul în care se opereaz cu nume strine scrise cu alt alfabet (slav, grec,
ebraic, arab) se practic transliterarea în alfabet latin, conform normelor
standardizate internaionale adoptate ca standarde romane *.
ß Dac numele încep cu o particul de noblee (de, von) aceasta nu se ia în
considerare;
ß Numele gen O¶Mallei sau McDonalds se clasifica ca un singur nume la O sau

M.
ß Cuvântul director va fi întotdeauna subliniat, pentru eliminarea confuziilor între
nume i prenume, în cazuri precum: Gheorghe Andrei sau Petre Ion Andrei. Pentru
orientare
cuvântuluirapida în ordonare
de ordine, în cazulseînrecomanda evidenierea
care se constituie dosar cu alte caractere
individual pentru afiecare
nume. De exemplu, pe document este scris numele sub forma Ion S. Dinu; pe dosar,
va fi DINU Ion S.
Situaiile posibile de ordonare alfabetica pot fi:
ß de ordonare alfabetic a materialelor în dosare, inându-se cont de numele
persoanelor de unde provin (cereri, oferte, servicii, furnizori, clieni, contracte
individuale, fisele posturilor, etc) constituindu-se atâtea dosare cate litere ale
alfabetului se regsesc în documentele ordonate (de la A la Z) sau
ß de ordonare alfabetic a mapelor, dosarelor în diferii recipieni sau în rafturi,
dosare care pot cuprinde documente diverse referitoare, de exemplu, la un angajat
sau la societate, ordonate dup alte criterii impuse de norme legislative.
b) Reguli coordonatoare privind clasarea alfabetic a numelor de organizaii
Denumirile organizaiilor sunt compuse de obicei din mai multe cuvinte. Unele cuprind
termeni generici, indicând forma organizatoric (societate comerciala pe aciuni, regie
autonoma, asociaie, universitate, fundaie, primrie etc.), altele indicând obiectul de
activitate (Camera de Comer Industrie Navigaie i Agricultura) sau orice alt nume
reprezentativ, care o identific între alte organizaii, în special, cu acelai obiect de
activitate.
În ultimul caz, exist o mare diversitate de denumiri, existând libertatea de opiune a
fondatorilor pentru a-i evidenia identitatea. Ele pot proveni din substantive comune,
nume de persoane sau pot fi combinaii de silabe, de iniiale, sintagme diferite, cifre
etc.).
De asemenea, i în antetul documentelor pot fi descrisese în diverse forme. Astfel,
unele organizaii practica descrierea integrala a cuvintelor ce compun denumirea,
(Societatea comerciala ³ Gemma ³ S.R.L.) sau prescurtat (S.C. ³Gemma´ S.R.L.) .
În faa unor astfel de situaii, se recomand câteva reguli ce pot asigura unitatea
clasrii în scopul regsirii rapide.
± În cazul Societilor comerciale, cuvântul de ordine îl va constitui denumirea
reprezentativ a organizaiei.
Exemplu: S. C, METAL STAR S RL; S.C. MIKOS SRL; S. C. MOBITEXT SA.
Cuvântul director a fost cel subliniat.

± Numele de organizaii, care exprim obiectul de activitate, nu se scriu în antetul
documentelor prin forma prescurtat cu iniiale.
Exemple: era de comer Industrie i Navigaie, antierul de Construcii Navale,

SocietateaCdam
e investiii ³Transilvania³, Ban ca Român de Dezvoltare etc.
Astfel de nume, chiar dac apar sub forma prescurtat, pe un document, cuvântul
director va fi stabilit dup forma neprescurtat a denumirii organizaiei;
± Când o organizaie are un nume alcatuit din iniiale, stabilite în mod subiectiv, fr
ca acestea s aibe legtur cu obiectul de activitate, în ordonare alfabetic, se
respect urmtoarea regul:
a) dac iniialele ce compun numele sunt desprite cu puncte sau spatii albe,
documentele
întregi, astfel: sau
E. Edosarele purtând
. Group SRL; E &astfel
R. Bade descrieri
cau; Ecotermse SR
plaseaz înaintea
L; Electro numelor
- Sanitas SRL
etc.
b) cele care nu sunt desprite prin aceste semne, sunt tratate ca nite cuvinte, i
documentele vor fi plasate în poziia alfabetic fireasc a numelor întregi. Exemple:
IMS SCOR S.A.; INSTANT S.R.L.; INTER S.R.L. etc.
- în cazul organizaiilor cu nume identice, reprezentând sucursale, filiale sau uniti de
stat cu acelai obiect de activitate, cuvântul de ordine îl va constitui cuvântul care
desemneaz localitatea. Exemple: AGROMEC Ciocârlia, AGROMEC Deleni,
AGROMEC Tulcea.
- dac denumirea unei organizaii este compusa din doua sau trei nume (ANA &
TOM) cuvântul director il va constitui primul cuvânt;
- Dac denumirea unei organizaii începe cu o cifr, documentul va fi plasat înaintea

celor cu ordine alfabetic, astfel: 2 X 2 COM S.A.; ARGOS S.A. sau 3 M SERVIS; A.
G. PERPETUUM; ALMA S.R.L.
- dac sunt de clasat documente care au acelai cuvânt director se impune

aranjarea documentelor în ordinea celui de-al doilea cuvânt subdirector;
- în cazul în care cuvântul subdirector, este o cifr, gruparea documentelor se face
în ordinea natural a numerelor. Exemplu: antierul 1, antierul 2 etc.
De obicei, se întocmesc atâtea dosare câte litere ale alfabetului sunt reprezentate de
documente.
In cazul în care, numrul de documente corespunztor dosarului unei litere este prea
mare, depind capacitatea acestuia de cuprindere, dosarul litrei respective se poate

subîmpri în mai multe subuniti, astfel: Dosarul A a ± an; Ao- as etc.
In schimb, dac un dosar este prea voluminos pentru documentele corespunztoare
unei litere, se pot include în dosar documentele mai multor litere consecutive, incluse
în mape distincte, iar pe dosar se va indica coninutul, astfel: ABC, etc.
Nota: Regulile care stau la baza clasrii alfabetice a documentelor sunt valabile i
pentru Indexarea alfabetic a coninutului documentelor.
Clasare numeric
Atunci când exist o astfel de opiune de clasare, se atribuie numere fiecrui
corespondent, departament sau angajat, în funcie de ceea ce avem de clasat.
În cazul în care se respecta numrul de înregistrare al documentului clasarea
presupune
document. aranjarea documentelor în ordinea natural a numrului atribuit fiecrui
Clasarea numerica se aplic, în special, în unitile care funcioneaz în mai multe
cldiri sau în cazul organizrii corespondenei în registraturile mari. În aceste cazuri
este necesar repartizarea unor grupe de numere pe compartimente, astfel încât s
existe o coresponden între compartimente i grupul de numere care se atribuie.
Exemplu:
De la 1 la 5000 ± pentru secretariatul conducerii
-³±5001-10 000 ± pentru serviciul Resurse Umane
- 10 001-20 000 ± pentru serviciul Administrativ etc.
Repartiia se face, desigur, în funcie de volumul de munc cu corespondenta al
fiecrui compartiment sau sediu.
In etapa de arhivare, dosarele cu documente, provenind din toate serviciile se adun
i ordoneaz numeric.
- dosarele fiind repartizate pe compartimente, se pot localiza uor documentele,
numai la vederea numrului de înregistrare.
- Permite clasarea unui numr mare de documente, mai ales în firmele mari.
Dezavantaje:
- documentele mai vechi, care poarta numere de înregistrare mai mici, dispar cu
timpul din circulaie. Exist totui soluia ca, anual, s se fac o redistribuire a acestor
numere pe compartimente.
- exist i riscul ca asemnarea a dou numere s conduc la greeli de amplasare.
Clasarea zecimal
Folosirea notaiei zecimale pentru exprimarea codificat a conceptelor este utilizata în
activitatea de documentare sau în activitatea editoriala pentru împrirea lucrrilor
tiinifice în capitole, subcapitole i subsubcapitole. Cunoscuta sub denumirea de
Clasificare Zecimal Universal (cu forma prescurtat C.Z.U.) Aceast metod de
ordonare este folosit cu precdere în biblioteci pentru clasificarea documentelor în
funcie de subiectele pe care le trateaz. C.Z.U. este o schem de clasificare care
întrebuineaz pentru
împrirea totalitii a reprezenta
cunotinelor subiectele
umane documentelor
în zece o notaie
clase mari, care zecimala,laprin
se subîmpart
rândul lor în alte zece subdiviziuni s.a.m.d. Este universal, atât în privina
coninutului (cuprinde totalitatea cunotinelor omeneti) cât i în privina notaiei,
compus din cifre arabe i semne matematice sau de punctuaie, a cror înelegere i
semnificaie este internaional valabila, i independenta fata de limbaj. Schema
claselor mari, reprezentând cunotinele omeneti, se prezint astfel:
0. Generaliti 5. tiine naturale
1. Filozofie 6. Tehnic
2 . Religie 7. Arte
3. tiine sociale 8. Literatur
4. Filologie 9. Istorie
Fiecare numr este tratat ca o fracie zecimal cu zero-ul iniial omis, i aceasta
determina ordinea aranjrii. Pentru uurina citirii, numrul este, în mod obinuit,
punctat dup fiecare trei cifre. Criteriul de subdivizare reflect coninutul unui
domeniu de la general la particular.
Cu cât este mai detaliat domeniul, cu atât numrul care o reprezint este mai lung.
Astfel: Clasa 3 ± tiine sociale cuprinde subdiviziunile:
331 Munca. Relaii de munc
331.1. Teoria i organizarea muncii

331.101. Teoria muncii, tiina muncii
331.101.1 Ergonomie
331.2. Rolul muncii
331.101. 21 Dreptul la munc
Utilizarea acestei metode de clasare este indicat în special, acolo unde domeniile de
activitate cunosc o diviziune pronunat.
In cazul documentelor generate de organizaii, se poate recurge la aceast metod
de clasare prin stabilirea a zece grupe de activiti, specifice unei organizaii.
Exemplu: 0 Conducere
1 Serviciul aprovizionare
2 Resurse Umane
3 Serviciu aprovizionare
Fiecare dintre aceste clase, îi detaliaz problemele pentru care primesc sau
elaboreaz documente. Se pot constitui astfel, subclase: 3.1 aprovizionare cu materii
prime; 3.2 ± aprovizionare cu materiale; 3.3 ± aprovizionare cu piese de schimb sau
3.3.1 ± aprovizionare cu piese de schimb pentru autobasculante etc.
Clasarea combinat
Aceast metod presupune combinarea a dou dintre sistemele prezentate.
Astfel, documentele din dosare pot fi ordonate cronologic, iar dosarul poate primi un
indicativ alfabetic pentru grupare în raft sau în bibliorafturi.
Este o metod practicat i în cazul constituirii unitilor arhivistice* conform
Nomenclatorului (nota de trimitere la arhivistic) unde documentele se grupeaz în
dosare culegale
obligaiile coninut similar
privind inându-se
pstrarea seama deînreglementrile
lor ulterioar arhive. în vigoare i de
2.2. .3 Asigurarea documentrii managerului

Activitatea de management presupune, desigur, o permanent informare, nu numai
sub aspect administrativ. Avalana de informaii specifica lumii contemporane obliga
la permanenta informare, mergând de la stricta specialitate, pân la ceea ce privete
mediul ambiant: natura economic, tehnic, politic, demografic, cultural, tiinific,

organizatoric, juridic, psiho-social, educaional i ecologic. Eficienta economico-
social, în contextul economiei de piaa este tot mai dependent de aceti factori. De
aceea, managementul performant nu se poate exercita decât printr-o viziune
deschis, capabil s valorifice într-un mod superior potenialul mediului.
În cazul în care în organizaie nu funcioneaz un serviciu specializat cu atribuii de
documentare, secretariatul se poate dovedi de un real folos în documentarea
managerului printr-un ansamblu de operaiuni de depistare a surselor de informaii,
de culegere i prelucrare a datelor, de clasare a acestora, astfel încât s asigure
accesul la informaii rapid i uor.
În acest sens, secretariatul are rol activ, începând cu etapa de colecionare a surselor
documentare.
Exercitarea unei astfel de activiti presupune, în primul rând, constituirea unui punct
documentar cu toate documentele ce intra în sfera de interes a managerului.
În funcie de spaiul disponibil i de preferinele managerului punctul documentar va fi
plasat în biroul acestuia sau în cel al secretariatului.
În ceea ce privete dimensiunile, coninutul sau categoriile de documente, ca
probleme ce se pot ridica într-un astfel de demers, posibilitile rmân deschise în
funcie de aspiraiile profesionale, organizatorice i culturale sau tiinifice ale
managementului. Orice spor de cunoatere dobândit i prin exploatarea acestei
posibiliti nu poate fi decât benefic, de aceea, stabilirea unor delimitri în acest sens
nu ar fi indicata.
În sens orientativ, îns, putem delimita sursele de informare în surse interne i surse
externe de informare.
Surse interne documentare

În primul rând trebuie s menionam, în acest caz, documentele care nu trebuie s
lipseasc din punctul documentar, constituind surse permanente i indispensabile de
informare i de lucru. Acestea sunt sursele oficiale de informare, cu caracter intern,
precum:
ßorganizaiei;
Principalele acte legislative ± normative care reglementeaz funcionarea
ß Regulamentul de Organizare i Funcionare al organizaiei i Organigrama

structurii organizatorice;
ß Analizele, rapoartele, drile de seam retrospective;
ß Tabloul de bord zilnic ;

ß Principalele dispoziii i instruciuni ale forului conductor;
Surse documentare interne sunt i materialele proprii unor servicii i compartimente:
referate, statistici, grafice, hârtii, fie, monografii, programe de activitate, etc.
Secretara trebuie s cunoasc foarte bine funciile i relaiile dintre diferite
compartimente ale organizaiei în care lucreaz, s cunoasc tipologia documentelor
elaborate, astfel, încât, s localizeze rapid informaiile ce-i sunt solicitate.
Surse externe de documentare
Posibilitile de informare, în acest sens, sunt extrem de vaste i diferite. Obinerea
informaiilor documentare ce intra in sfera de interes a managementului, presupune
cutarea documentelor de diverse tipuri precum: volume, publicaii periodice,
materiale de referin, informaii pe suport tehnic etc.
Pentru dobândirea sau consultarea lor, secretariatul trebuie s se informeze i asupra
instituiilor care pot constitui surse de informare externe, în acest sens.
Dac ne raportm la ordinea de prioritate în ceea ce privete necesitatea
documentarii managerului, o atenie deosebit se va acorda în primul rând surselor
oficiale de documentare. Depistarea acestor categorii de documente constituie o
cerina fundamental a secretariatului.
Ca orice activitate social i cea a managementului funcioneaz într-un cadru
legislativ
economic,aflat într-o
social, permanent
politic etc. schimbare în funcie de transformrile mediului
În organizaiile în care nu funcioneaz un oficiu juridic asigurarea coleciei de

documente legislative revine secretariatului. Secretariatul trebuie s pun la dispoziia
celor interesai, legi i acte normative privind desfurarea activitii organizaiei.
P ublicaiile oficiale
Publicaia naional cu caracter oficial este Monitorul Oficial al României, care apare
periodic, cu urmtoarele pari:
ß Partea I ± public legile, decretele, hotrârile guvernamentale i alte
documente normative elaborate de forurile legislative naionale;
ß Partea a- II-a, publica Dezbateri parlamentare;
ß Partea a III-a, publicaii i anunuri (pierderi de acte)
ß Partea a IV-a, publicaii ale Agenilor economici, acte constitutive, falimente,

bilanuri.
Potenialul documentar, sub aspect legislativ, într-un birou de secretariat, trebuie s
cuprind:
ß Constituia României
ß Legislaia privind constituirea Societilor comerciale sau alte forme
organizatorice
ß Acte normative referitoare la domeniul de activitate al organizaiei;
ß Legislaia referitoare la resursele umane i problemele muncii;
ß Acte normative ale ministerelor de profil, instituiilor de cercetare sau ale
autoritilor locale;
ß Legea Arhivelor Naionale i normele de aplicare;
ß Monitoarele oficiale ale organismelor locale;
Publicaia ³Monitorul Oficial al României ³ poate fi achiziionat prin abonament, prin
intermediul oficiilor de consultan juridic de unde se pot solicita i comentarii,
privind aplicarea unor norme legislative i se pot obine chiar texte i pe mediu
electronic, prin intermediul Bibliotecilor locale (judeene municipale) de unde se pot
obine xerocopii sau înregistrri pe medii electronice.
Pentru organizaiile care doresc s-i constituie o colecie integrala a legislaiei se pot
achiziiona i volumele Legislaia României: Acte normative elaborate de Parlamentul
României sau hotrâri ale Guvernului României i alte acte normative cuprinzând
legislaia publicat în cursul unui an în Monitoarele Oficiale.
În unitile în care funcioneaz Oficiu Juridic se recomand ca în punctul documentar
al managerului s fie stocate sub forma de extrase, legi i acte normative care
reglementeaz funcionarea organizaiei, precum cele menionate.
Pentru orientare eficient, secretariatul poate constitui un Index de subiecte [1] , sub
forma fiierelor
publicaiilor tradiionale
oficiale sau desigur
organizate, pe mediu electronic,
într-o anumitcare s reflecte
ordine, coninutul
care poate fi
cronologica, sau dup numrul de ordine. Informaia de trimitere în descrierea unei
fie din index s-ar prezenta astfel:
Munca
Legea nr. 53/ 2003

Vezi: M.O., Partea I, nr.72 (5.0.2.2003)
Fisele ± subiect vor fi ordonate alfabetic pentru orientare rapid.
Publicaiile seriale de specialitate
Sintagma de publicaie seriala se utilizeaz, conform standardelor internaionale de
informare i documentare (în acest caz SR ISO 2789) pentru a denumi orice
document tiprit care apare în fascicule succesive, înlnuindu-se în general
cronologic sau numeric, pe o perioada care nu este limitata dinainte, indiferent de
periodicitatea acestuia.
Publicaiile seriale cuprind publicaiile anuale sub form de ziare, reviste i alte
documente cum ar fi seriile de dri de seam, de rapoarte ale întreprinderilor, de
lucrri ale manifestrilor tiinifice.
Secretariatul poate îndeplini activiti specifice documentarii i cu acest tip de
publicaii venind în întâmpinarea informrii în organizaie spre diverse direcii cum ar
fi: colecionarea revistelor de specialitate privind domeniul de activitate al organizaiei
sau privind domeniul de specialitate al managerului, publicaii din domeniul economic
sau al afacerilor etc.
Aceste demersuri presupun, desigur, o consultare prealabil cu managerul
organizaiei.
Din categoria
naionale acestor
Anuarul Statipublicaii,
stic al Rompotâniconstitui
ei, cu ceun potenial
le mai recentinformativ i publicaiile
e date, elaborat de
Institutul Roman de Statistica sau publicaia Standarde Romane.
Standardele sunt publicaii care conin prescripii, reguli i metode în scopul

generalizrii i folosirii unitare de soluii optime în domeniul produciei (vezi Legea nr.
20 / 1994). Ca instrumente de management, ele sunt problema de stat prin care se
urmrete, în principal, protecia vieii, sntii i mediului înconjurtor, precum i
înlturarea barierelor tehnice în calea comerului internaional. Standardele sunt
documente stabilite prin consens de ctre specialiti de cea mai înalt competen în
domeniul abordat, i aprobate Institutul Roman de Standardizare (IRS), organism de
specialitate
reglementariialtehnice
administraiei
pentru publice centrale
problemele din subordinea
repetitive guvernului,
în producia naional.înCa
scopul
orice
organism de standardizare, IRS este format din comitete tehnice interesate într-o
anumita tematica. Comisii tehnice pe domenii de specialitate, funcioneaz pe lâng
societi comerciale, instituii publice i alte persoane juridice.
IRS reprezint interesele României în organismele internaionale de standardizare,
fiind membra a Organizaiei Internaionale de Standardizare (ISO).

Conform legislaiei în vigoare, aplicarea Standardelor are caracter de obligativitate la
nivel de stat, de ramura de întreprindere.
Standardele
STAS, numrulde de
statordine
sunt numerotate, folosindu-se
acordat de IRS i ultimeleundoua
indicativ
cifre format
± anul din: simbolul
intrrii în
vigoare. Ca reper orientativ, IRS public Catalogul Standardelor de Stat i colecii de
standarde, publicate de Editura Tehnic.
Lucrri de referin
Biroul secretariatului trebuie s fie dotat cu o serie de publicaii cu rol informativ, din
domeniul telecomunicaiilor sau transporturilor, precum: Crile abonailor telefonici
(volumele Pagini aurii cu abonaii telefonici locali, Pagini Naionale), Mersul trenurilor,
autobuzelor, tramvaielor; publicaii privind transportul aerian; Ghiduri turistice i
autoturi stice; Hgeografice.
alte informaii ârtii; Calendare i alte publicaii care indic diferente de fus orar, i
Pentru comunicarea scris secretariatul trebuie s fie dotat cu lucrri din domeniul
lingvistic, dintre care sunt indispensabile: Dicionarul Explicativ al Limbii Romane,
dicionare bilingve, Îndreptare de punctuaie, ortografie, ortoepie i gramatic, precum
i ghiduri de coresponden în limba român i în limbi strine.
Ca repere profesionale, se pot coleciona o serie de cri i manuale din literatura de
specialitate, precum cele menionate în bibliografie.
Ziarele centrale
secretariate, i locale
inând potimportana
cont de constitui o acestor
surs permanent
publicaii înde informare
ceea în noutatea
ce privete
informaiei difuzate.
Nu întâmpltor, în limbi de circulaie internaional, aceste publicaii sunt cunoscute
cu denumirile ³ news´, ³nouvelle´,´ novosti´.
Potenialul informativ oferit de aceste publicaii, poate fi valorificat atât în sfera de
interes a secretariatului, cât i în aceea a managerului.
Secretariatul, poate semnala conductorului o serie de informaii, degrevând
managerul de lectur, în momente de maxim solicitare sau de absena din unitate.
De asemenea, secretariatul poate include în colecia documentar a biroului, extrase
din aceste publicaii, prin xerografiere.
Nu este indicat pstrarea integral a publicaiilor, deoarece duce la aglomerarea
spaiului cu informaii inutile.
Dincolo de informaiile de interes general, atenia secretariatului poate fi orientat în

mod special, spre materiale ce conin informaii despre:
ß probleme legislative care intr în sfera de interes a organizaiei
ß servicii potale i telecomunicaii

ß articole, interviuri, anchete, tiri referitoare la activitatea altor uniti cu acelai
domeniu de activitate, locale, naionale i chiar internaionale:
ß produse de birotic
ß centre de pregtire profesional
ß servicii de traduceri
ß servicii de informare comunitar

ß semnale, recenzii, lansri de cri ce intr în sfera de interes a
managementului;
ß manifestri colective, târguri, expoziii etc.
Servicii de informare
Pentru procurarea materialelor documentare i a altor informaii secretariatul trebuie
s cunoasc i potenialii furnizori de informaii.
Cele mai preioase surse de informaii instituionalizate sunt bibliotecile. Acestea
dispun de sisteme de evidenta tradiionale sau computerizate ce pot înlesni accesul
la informaiile coninute în colecii.
Accesul rapid la informaii este posibil i prin utilizarea serviciului TELETEXT al unei
societi de televiziune ce furnizeaz informaii din cele mai variate domenii (mersul
trenurilor, orarul de zbor al avioanelor, oferte de serviciu, condiii meteorologice,
anunuri publicitare, rate, schimb valutar etc.
Orice secretar eficient trebuie s creeze fise cu informaii utile (nume, adrese,
denumiri) grupate pe diferite domenii de activitate:
ß locuri de munc
ß finane
ß servicii publice
ß telecomunicaii
ß cltorii etc.
Materialele selectate, care trebuie pstrate o perioad mai îndelungat, vor fi
ordonate
uoar. conform unui sistem de clasare adecvat care s permit gsirea rapida i
Dac informaiile solicitate se refer la lucrrile unui autor, se pot organiza fiiere pe
autori care cuprind fise clasate în ordinea alfabetica a autorilor. O astfel de fi
cuprinde urmtoarele elemente:
ß Numele autorului
ß Titlul crii, articolului
ß Numele editurii sau numele revistei, ziarului

ß Data apariiei
ß Numrul paginilor pentru cri .
2 .3. Gestionarea documentelor secrete
Desfurându-i activitatea pe lâng factorii de decizie ai organizaiei, secretariatul va
avea acces la toate categoriile de documente ce se redacteaz i circula în aceasta
sfera. Confidenialitatea asupra acestor informaii a constituit dintotdeauna, o
coordonat deontologic esenial în practicarea acestei profesiuni.
În general, în orice organizaie, pstrarea secretului profesional îi gsete o serie de
explicaii precum: necesitatea prevenirii, pe cât posibil, a concurentei neloiale cu alte
firme similare, din considerente de sigurana naional sau în unele cazuri pentru
aprarea dreptului de autor, instituit prin lege, asupra unor invenii, proiecte, scrieri
etc.
Exist organizaii în care sunt organizate birouri speciale pentru pstrarea
documentelor cu caracter secret (B.S.D.) La diferite nivele organizatorice.
În aceste situaii,
conducerea secretara
unitii, precum:trebuie s respecte o serie de masuri trasate de
ß Este interzis scoaterea documentelor secrete din sediul organizaiei;
ß Este interzis multiplicarea lor prin orice mijloace;
ß Solicitarea unui document ce constituie secret de stat/ de serviciu va fi adus
la cunotina efului ierarhic;

ß Documentele secrete se elibereaz numai cu aprobarea efului ierarhic,
atunci când contextul legal permite acest lucru;
ßde oriceInfel.
relaiile cu mijloacele
Solicitanii de mediatizare,
vor fi îndrumai spre efuleste interzis
ierarhic furnizarea
sau spre de informaii
înlocuitorul
acestuia.
Evidena informaiilor secrete, indiferent de suportul informaional, se va ine separat,
pe baza unor nomenclatoare. O practic obinuit este aceea de a marca
lâng numrul de înregistrare semnul ³S¶ sau de a nota pe prima pagin a
documentului ³secret de serviciu ³, dup caz.
Nomenclatoarele de informaii cu caracter secret se întocmesc de ctre conducerea
unitii. Ele se actualizeaz anual sau ori de câte ori este nevoie, prin introducerea de
noi documente sau scoaterea celor care au devenit publice prin mijloacele de
mediatizare.
2 .3.1 Msuri pentru prevenirea aspectelor negative
ß In cazul dactilografierii unor materiale cu caracter secret, acestea trebuie
acoperite când intr o ter persoan în birou;
ß Convorbirile telefonice secrete vor fi protejate;
ß Ciornele i materialele dactilografiate sau alte materiale secrete se vor încuia
în fiiervalabil
aspect atunci i
când se prsete
în cazul locul ±dedocumentul
calculatorului munc, chiar pentrueste
în lucru o perioad
salvat iscurt,
scos de pe
ecran;
ß Dup dactilografierea unei lucrri, este obligatorie distrugerea ciornelor, a
copiilor, a indigoului i sugativei dac e cazul;
ß Este interzisa tinerea la vedere pe birou, a tampilelor, parafelor de orice fel;
acestea se vor pstra în permanen sub cheie, fiind scoase numai atunci când este
necesar utilizarea lor;
ßnumereVor
defitelefon
protejate prin încuiere
i adrese, i caietele,
chiar ale propriilorregistrele
salariai;listele sau agendele cu
ß În cazul unor întâlniri de grup. Materialele destinate participanilor vor fi
înmânate numai acestora;
ß Dup încheierea edinelor, este interzis transmiterea de informaii asupra
celor discutate. Stenogramele realizate sau minutele au statut de secret de serviciu
sau atunci când e cazul de stat (vezi; H.G. 479 /1972);

ß Sunt considerate a fi secrete i numele persoanelor care solicit audien,
precum i obiectul audientei;
ßpersoanelor
Coninutul documentelor
din afara elaborate pentru ³uz intern³ nu va fi comunicat
organizaiei;
ß La sfâritul programului, documentele considerate secrete (acte, dosare, mape,
indigo-uri, tampile, casete etc.) vor fi încuiate în fiete sau dulapuri, i acestea se vor
sigila;
ß Nu se va lsa pe birou nici o hârtie cu antetul organizaiei;
ß Accesul la orice document în afara orelor de program este permis numai
secretarei i directorului.
O problem major a organizaiilor o constituie i gestionarea informaiilor secrete i
aprarea patrimoniului economico-financiar în cazul utilizrii computerului.
Deosebit de actual este acest aspect în cazul companiilor din rile dezvoltate. De
fapt aici a aprut i o nou ³profesiune³, ilegal, ³escroc³ de informaii înregistrate i
prelucrate electronic.
[1] Indexare ± mod de analiz în care coninutul unui document este reprezentat dup
anumite reguli prin cuvinte sau simboluri)
2.2.2. Clasarea documentelor

Clasarea este operaiunea prin care documentele care staioneaz într-un birou (acte,
foi volante, condici, registre, fotografii, plane, cri, periodice, casete diskete, i alte
documente tehnice)se repartizeaz în grupe omogene, în raport cu anumite criterii i
subcriterii specifice tipurilor de documente.
În practica birourilor s-au consacrat o serie de metode de clasare, având la baza
principii ordonatoare alfabetice, cronologice, numerice, alfanumerice, zecimale.
Optarea pentru o metod sau alta, depinde de natura documentelor, de specificul
activitii, de volumul documentelor manipulate.
În cazul documentelor generate de activitile administrative, logica alegerii, unuia sau
altuia, dintre sistemele de clasare consacrate, se explica prin optarea pentru unul,
dintre urmtoarele elemente comune, obligatorii pentru orice document emis:
ß Numele organizaiei emitente
ß Nume de persoane i funcii responsabile

ß Data (de emitere sau de primire) cu elementele: an, luna, zi
ß Numr de înregistrare (la emitent sau destinatar)
ß Localitatea (emitentului sau destinatarului)
ß Denumirea documentului sau genul (chitana, proces ± verbal, decizie etc.)
ß Probleme sau subiecte (coninut)
Principiul ordonator depinde de elementul ales pentru regsirea mai simpl a
documentelor.
Exemple:
ß dac se opteaz pentru data, ca element ordonator, se va institui o clasare
cronologica;
ß dac se opteaz pentru denumirile de organizaii sau numele de persoane

evideniate în documente, clasarea va fi alfabetica etc.
Ceea ce trebuie reinut, referitor la aceast etap: Un sistem de clasare nu se stabilete
dup bunul plac al personalului, ci dup criterii de eficiena, conturate în funcie de
cerine practice, specifice unui compartiment.
De exemplu,
dosarelor, un un serviciu
serviciu de de resurse
export umane
va folosi unva folosigeografic,
criteriu un sistemetc.
de ordonare alfabetica a
Odat stabilit, se va aplica unitar i continuu.

Clasarea cronologic
Aceast metod de clasare presupune ordonarea documentelor în dosare, pe msura
ce intr în unitate, cele mai recente plasându-se deasupra celor cu dat mai veche.
Un exemplu clasic, în acest sens, este Registrul de Intrare ±Ieire.
Avantajele sistemului: regsirea unui document se rezolva rapid, cu condiia ca
solicitantul s cunoasc data exact la care documentul a fost înregistrat.
Sistemul este util, în special pentru clasarea documentelor care constituie un tot
omogen precum: extrase de cont, rapoarte cu regim periodic etc.
În cazul corespondenei curente, aceasta poate fi localizat cu uurin, documentele

fiind grupate dup data la care s-a lucrat cu ele. Exist îns dezavantajul c scrisorile
primite i expediate vizând aceeai problem, s fie desprite prin repartizarea
cronologica. (vezi i ³Constituirea dosarelor*)
Clasarea alfabetic
Aceast metod de clasare se practic, în special, în instituiile de administraie public
cum ar fi primriile, în firme de export, organizaii cu sucursale, filiale, uniti comerciale
care au relaii cu furnizori, clieni, servicii de personal, organizaii de asistenta sociala
etc.
De asemenea, o clasare alfabetic se poate aplica i în cazul în care se alege drept
criteriu comun pentru ordonare, subiectul principal al documentelor sau zona geografica.
Ordonarea alfabetica presupune organizarea documentelor într-un suport specific de
pstrare
comune, (dosar,
precum:plic, mapa iorganizaiilor
denumirile alte mecanisme de prindere)
emitente, sau la inându-se contdocumentul,
care se refer de elemente
nume de persoane sau denumiri geografice.
Problemele deosebite, pe care le prezint acest sistem, apar în de alegerea cuvântului
director pentru ordonare.
Spre orientare general, putem meniona sistemul crilor de telefon sau al dicionarelor.
Intrrile alfabetice nu se fac la întâmplare, ci sunt reglementate prin standarde
internaionale elaborate în special pentru activitatea de documentare, precum: STAS
.I e c e e. â e c e c e e e
8636
autori±i70 nformar
titluri i în indi
exdo
uri; um
STAntar
S 8636Or± 85
nduir a în atalogul
. Informar alfab
e i docum ti e.pRenum
entar guli dd
e
ordonare alfabetica în cataloage i bibliografii. Principii i reguli generale.
Trebuie s menionam, de asemenea, c aceste reguli stau la baza programelor de

ordonare alfabetic automatizat a informaiilor, deci ele trebuie respectate i pentru a
elimina posibile neconcordante care ar interveni în cazul aplicrii acestui sistem.
Desigur, ordonarea documentelor generate de organizaii, nu ridic probleme de
complexitate precum cele ale documentarii. Pentru o abordare corect a sistemului,
atunci când predomin o astfel de clasare într-o organizaie, este indicat s existe la
dispoziie aceste Standarde.
Pentru orientare general, vom reda câteva criterii generale privind alegerea cuvintelor
directoare în ordonarea alfabetic a foilor volante ce constituie din punct de vedere al
formei, ponderea documentelor din birouri.
a) Reguli coordonatoare privind clasarea alfabetic în cazul numelor de
persoane
ß Numele de familie, indiferent din câte cuvinte este compus, constituie

întotdeauna cuvântul de ordine sau cuvântul director i se aeaz înaintea prenumelui;
ß Ordinea numelor este dat de fiecare liter din cuvânt; în cazul iniialelor identice
se claseaz dup a doua liter, dac i aceasta este identic, dup a treia liter, s.a.
Exemplu: Edmond, Elisei, Enache, Enachescu, Encica, Enica, Eremia etc.
ß Prenumele nu se scrie sub forma prescurtat. Iniiala se folosete numai pentru
patronimic.
ß În situaiile în care sunt nume identice, clasarea se face în ordinea iniialelor
prenumelui. Exemple: Popescu Andrei; Popescu, Ion; Popescu, Mihai.
ß În cazul în care exist nume i prenume identice, iniiala reprezentând numele
tatlui va fi luat în consideraie ca element subdirector sau o funcie reprezentativ a
persoanei. Exemplu: Dumitracu Gheorghe C.; Dumitracu Gheorghe N. sau
c he he c c he he s , e c.
Dumitra u G org ( ontabil); Dumitra u G org (juri t) t
ß Numele fr iniial va precede, în ordonare, numele cu iniiala;
ß Numele compuse din iniiale desprite cu puncte, preced numele obinuite;
ß În cazul numelor compuse cu cratim, primul nume se considera cuvânt de
ordine. Exemple: Nicolae Brad- Georgescu; Luigi Alpago- Novello etc.
ß Aceeai regula se aplica i în cazul numelor compuse fr cratima. Situaiile se
întâlnesc, în special, la numele femeilor cstorite care-si pstreaz i numele anterior
cstoriei, adugat de obicei dup numele de cstorie.
ß În cazul în care se opereaz cu nume strine scrise cu alt alfabet (slav, grec,
ebraic, arab) se practic transliterarea în alfabet latin, conform normelor standardizate
internaionale adoptate ca standarde romane *.
ß Dac numele încep cu o particul de noblee (de, von) aceasta nu se ia în
considerare;
ß Numele gen O¶Mallei sau McDonalds se clasifica ca un singur nume la O sau M.
ß
nume iCuvântul
prenume,director va precum:
în cazuri fi întotdeauna subliniat,
Gheorghe Andrpentru
ei sau eliminarea confuziilor
Petre Ion Andr între
ei. Pentru
orientare rapida în ordonare se recomanda evidenierea cu alte caractere a cuvântului
de ordine, în cazul în care se constituie dosar individual pentru fiecare nume. De
exemplu, pe document este scris numele sub forma Ion S. Dinu; pe dosar, va fi DINU
Ion S.
Situaiile posibile de ordonare alfabetica pot fi:
ß de ordonare alfabetic a materialelor în dosare, inându-se cont de numele

persoanelor de unde provin (cereri, oferte, servicii, furnizori, clieni, contracte individuale,
fisele posturilor, etc) constituindu-se atâtea dosare cate litere ale alfabetului se regsesc
în documentele ordonate (de la A la Z) sau
ß
dosare de ordonare
care alfabetic
pot cuprinde a mapelor,
documente dosarelor
diverse în diferii
referitoare, recipienilasau
de exemplu, în rafturi,sau
un angajat
la societate, ordonate dup alte criterii impuse de norme legislative.
b) Reguli coordonatoare privind clasarea alfabetic a numelor de organizaii
Denumirile organizaiilor sunt compuse de obicei din mai multe cuvinte. Unele cuprind
termeni generici, indicând forma organizatoric (societate comerciala pe aciuni, regie
autonoma, asociaie, universitate, fundaie, primrie etc.), altele indicând obiectul de
activitate (Camera de Comer Industrie Navigaie i Agricultura) sau orice alt nume
reprezentativ, care o identific între alte organizaii, în special, cu acelai obiect de
activitate.
În ultimul caz, exist o mare diversitate de denumiri, existând libertatea de opiune a
fondatorilor pentru a-i evidenia identitatea. Ele pot proveni din substantive comune,
nume de persoane sau pot fi combinaii de silabe, de iniiale, sintagme diferite, cifre
etc.).
De asemenea, i în antetul documentelor pot fi descrisese în diverse forme. Astfel,
unele organizaii practica descrierea integrala a cuvintelor ce compun denumirea,
(Societatea comerciala ³ Gemma ³ S.R.L.) sau prescurtat (S.C. ³Gemma´ S.R.L.) .
În
în faa unor
scopul astfel de
regsirii situaii, se recomand câteva reguli ce pot asigura unitatea clasrii
rapide.
± În cazul Societilor comerciale, cuvântul de ordine îl va constitui denumirea
reprezentativ a organizaiei.
Exemplu: S. C, METAL STAR S RL; S.C. MIKOS SRL; S. C. MOBITEXT SA. Cuvântul
director a fost cel subliniat.
± Numele de organizaii, care exprim obiectul de activitate, nu se scriu în antetul
documentelor prin forma prescurtat cu iniiale.
Exemple: Camera de comer Industrie i Navigaie, antierul de Construcii Navale,
Societatea de investiii ³Transilvania³, Banca Român de Dezvoltare etc.
Astfel de nume, chiar dac apar sub forma prescurtat, pe un document, cuvântul
director va fi stabilit dup forma neprescurtat a denumirii organizaiei;
± Când o organizaie are un nume alcatuit din iniiale, stabilite în mod subiectiv, fr ca
acestea s aibe legtur cu obiectul de activitate, în ordonare alfabetic, se respect
urmtoarea regul:
a) dac iniialele ce compun numele sunt desprite cu puncte sau spatii albe,
documentele
întregi, astfel: sau
E. Edosarele purtând
. Group SRL; E &astfel
R. Bade descrieri
cau; Ecotermse SR
plaseaz înaintea
L; Electro numelor
- Sanitas SRL etc.
b) cele care nu sunt desprite prin aceste semne, sunt tratate ca nite cuvinte, i
documentele vor fi plasate în poziia alfabetic fireasc a numelor întregi. Exemple: IMS
SCOR S.A.; INSTANT S.R.L.; INTER S.R.L. etc.
- în cazul organizaiilor cu nume identice, reprezentând sucursale, filiale sau uniti de
stat cu acelai obiect de activitate, cuvântul de ordine îl va constitui cuvântul care
desemneaz localitatea. Exemple: AGROMEC Ciocârlia, AGROMEC Deleni,
AGROMEC Tulcea.
- dac denumirea unei organizaii este compusa din doua sau trei nume (ANA & TOM)
cuvântul director il va constitui primul cuvânt;
- Dac denumirea unei organizaii începe cu o cifr, documentul va fi plasat înaintea
celor cu ordine alfabetic, astfel: 2 X 2 COM S.A.; ARGOS S.A. sau 3 M SERVIS; A. G.
PERPETUUM; ALMA S.R.L.
- dac sunt de clasat documente care au acelai cuvânt director se impune aranjarea
documentelor în ordinea celui de-al doilea cuvânt subdirector;
- în cazul
ordinea în carea cuvântul
natural subdirector,
numerelor. Exemplu: este
antioerul
cifr, gruparea
1, anti documentelor
erul 2 etc. se face în
De obicei, se întocmesc atâtea dosare câte litere ale alfabetului sunt reprezentate de
documente.
In cazul în care, numrul de documente corespunztor dosarului unei litere este prea
mare, depind capacitatea acestuia de cuprindere, dosarul litrei respective se poate
subîmpri în mai multe subuniti, astfel: Dosarul A a ± an; Ao- as etc.
In schimb, dac un dosar este prea voluminos pentru documentele corespunztoare
unei litere,
mape se pot
distincte, iarinclude în dosar
pe dosar se va documentele mai astfel:
indica coninutul, multorABC,
litere etc.
consecutive, incluse în
Nota: Regulile care stau la baza clasrii alfabetice a documentelor sunt valabile i
pentru Indexarea alfabetic a coninutului documentelor.
Clasare numeric
Atunci când exist o astfel de opiune de clasare, se atribuie numere fiecrui

corespondent, departament sau angajat, în funcie de ceea ce avem de clasat.
În cazul în care se respecta numrul de înregistrare al documentului clasarea presupune
aranjarea documentelor în ordinea natural a numrului atribuit fiecrui document.
Clasarea numerica se aplic, în special, în unitile care funcioneaz în mai multe
cldiri sau în cazul organizrii corespondenei în registraturile mari. În aceste cazuri este
necesar repartizarea unor grupe de numere pe compartimente, astfel încât s existe o
coresponden între compartimente i grupul de numere care se atribuie.
Exemplu:
De la 1 la 5000 ± pentru secretariatul conducerii
-³±5001-10 000 ± pentru serviciul Resurse Umane
- 10 001-20 000 ± pentru serviciul Administrativ etc.
Repartiia se face, desigur, în funcie de volumul de munc cu corespondenta al fiecrui
compartiment sau sediu.
In etapa de arhivare, dosarele cu documente, provenind din toate serviciile se adun i
ordoneaz numeric.
- vederea
la dosarelenumrului
fiind repartizate pe compartimente, se pot localiza uor documentele, numai
de înregistrare.
- Permite clasarea unui numr mare de documente, mai ales în firmele mari.
Dezavantaje:
- documentele mai vechi, care poarta numere de înregistrare mai mici, dispar cu timpul
din circulaie. Exist totui soluia ca, anual, s se fac o redistribuire a acestor numere
pe compartimente.
- exist i riscul ca asemnarea a dou numere s conduc la greeli de amplasare.

Clasarea zecimal
Folosirea notaiei zecimale pentru exprimarea codificat a conceptelor este utilizata în
activitatea de documentare sau în activitatea editoriala pentru împrirea lucrrilor
tiinifice în capitole, subcapitole i subsubcapitole. Cunoscuta sub denumirea de
Clasificare Zecimal Universal (cu forma prescurtat C.Z.U.) Aceast metod de
ordonare este folosit cu precdere în biblioteci pentru clasificarea documentelor în

funcie de subiectele pe care le trateaz. C.Z.U. este o schem de clasificare care
întrebuineaz pentru a reprezenta subiectele documentelor o notaie zecimala, prin
împrirea totalitii cunotinelor umane în zece clase mari, care se subîmpart la rândul
lor în alte zece subdiviziuni s.a.m.d. Este universal, atât în privina coninutului
(cuprinde
arabe totalitatea
i semne cunotinelor
matematice sau deomeneti) cât aicror
punctuaie, în privina notaiei,
înelegere compus din
i semnificaie cifre
este
internaional valabila, i independenta fata de limbaj. Schema claselor mari,
reprezentând cunotinele omeneti, se prezint astfel:
0. Generaliti 5. tiine naturale
1. Filozofie 6. Tehnic
2 . Religie 7. Arte
3. tiine sociale 8. Literatur

4. Filologie 9. Istorie
Fiecare numr este tratat ca o fracie zecimal cu zero-ul iniial omis, i aceasta
determina ordinea aranjrii. Pentru uurina citirii, numrul este, în mod obinuit, punctat
dup fiecare trei cifre. Criteriul de subdivizare reflect coninutul unui domeniu de la
general la particular.
Cu cât este mai detaliat domeniul, cu atât numrul care o reprezint este mai lung.
Astfel: Clasa 3 ± tiine sociale cuprinde subdiviziunile:

331 Munca. Relaii de munc
331.1. Teoria i organizarea muncii
331.101. Teoria muncii, tiina muncii
331.101.1 Ergonomie
331.2. Rolul muncii
331.101. 21 Dreptul la munc
Utilizarea acestei metode de clasare este indicat în special, acolo unde domeniile de
activitate cunosc o diviziune pronunat.
In cazul documentelor generate de organizaii, se poate recurge la aceast metod de
clasare prin stabilirea a zece grupe de activiti, specifice unei organizaii.
Exemplu: 0 Conducere
1 Serviciul aprovizionare
2 Resurse Umane
3 Serviciu aprovizionare
Fiecare dintre aceste clase, îi detaliaz problemele pentru care primesc sau
elaboreaz documente. Se pot constitui astfel, subclase: 3.1 aprovizionare cu materii
prime; 3.2 ± aprovizionare cu materiale; 3.3 ± aprovizionare cu piese de schimb sau
3.3.1 ± aprovizionare cu piese de schimb pentru autobasculante etc.
Clasarea combinat
Aceast metod presupune combinarea a dou dintre sistemele prezentate.
Astfel, documentele din dosare pot fi ordonate cronologic, iar dosarul poate primi un
indicativ alfabetic pentru grupare în raft sau în bibliorafturi.
Este o metod practicat i în cazul constituirii unitilor arhivistice* conform
Nomenclatorului (nota de trimitere la arhivistic) unde documentele se grupeaz în
dosare cu coninut similar inându-se seama de reglementrile în vigoare i de obligaiile
legale privind pstrarea lor ulterioar în arhive.
2.2. .3 Asigurarea documentrii managerului
Activitatea
aspect de management
administrativ. presupune,
Avalana desigur,
de informaii o permanent
specifica informare, obliga
lumii contemporane nu numai
la sub
permanenta informare, mergând de la stricta specialitate, pân la ceea ce privete
mediul ambiant: natura economic, tehnic, politic, demografic, cultural, tiinific,
organizatoric, juridic, psiho-social, educaional i ecologic. Eficienta economico-
social, în contextul economiei de piaa este tot mai dependent de aceti factori. De
aceea, managementul performant nu se poate exercita decât printr-o viziune deschis,
capabil s valorifice într-un mod superior potenialul mediului.
În cazul în care în organizaie nu funcioneaz un serviciu specializat cu atribuii de
documentare, secretariatul se poate dovedi de un real folos în documentarea
managerului
culegere printr-un ansamblu
i prelucrare operaiuni
a datelor, de clasare de depistare
a acestora, astfela încât
surselor de informaii,
s asigure accesulde la
informaii rapid i uor.
În acest sens, secretariatul are rol activ, începând cu etapa de colecionare a surselor
documentare.
Exercitarea unei astfel de activiti presupune, în primul rând, constituirea unui punct
documentar cu toate documentele ce intra în sfera de interes a managerului.
În funcie de spaiul disponibil i de preferinele managerului punctul documentar va fi
plasat în biroul acestuia sau în cel al secretariatului.
În ceea ce privete dimensiunile, coninutul sau categoriile de documente, ca probleme
ce se pot ridica într-un astfel de demers, posibilitile rmân deschise în funcie de
aspiraiile profesionale, organizatorice i culturale sau tiinifice ale managementului.
Orice spor de cunoatere dobândit i prin exploatarea acestei posibiliti nu poate fi
decât benefic, de aceea, stabilirea unor delimitri în acest sens nu ar fi indicata.
În sens orientativ, îns, putem delimita sursele de informare în surse interne i surse
externe de informare.
Surse interne documentare

În primul rând trebuie s menionam, în acest caz, documentele care nu trebuie s
lipseasc din punctul documentar, constituind surse permanente i indispensabile de
informare i de lucru. Acestea sunt sursele oficiale de informare, cu caracter intern,
precum:
ß Principalele acte legislative ± normative care reglementeaz funcionarea
organizaiei;
ß Regulamentul de Organizare i Funcionare al organizaiei i Organigrama
structurii organizatorice;
ß Analizele, rapoartele, drile de seam retrospective;
ß Tabloul de bord zilnic ;
ß Principalele dispoziii i instruciuni ale forului conductor;
Surse documentare interne sunt i materialele proprii unor servicii i compartimente:
referate, statistici, grafice, hârtii, fie, monografii, programe de activitate, etc.
Secretara trebuie s cunoasc foarte bine funciile i relaiile dintre diferite
compartimente
elaborate, astfel,aleîncât,
organizaiei în carerapid
s localizeze lucreaz, s cunoasc
informaiile ce-i sunttipologia documentelor
solicitate.
Surse externe de documentare
Posibilitile de informare, în acest sens, sunt extrem de vaste i diferite. Obinerea
informaiilor documentare ce intra in sfera de interes a managementului, presupune
cutarea documentelor de diverse tipuri precum: volume, publicaii periodice, materiale

de referin, informaii pe suport tehnic etc.
Pentru dobândirea sau consultarea lor, secretariatul trebuie s se informeze i asupra

instituiilor care pot constitui surse de informare externe, în acest sens.
Dac ne raportm la ordinea de prioritate în ceea ce privete necesitatea documentarii
managerului, o atenie deosebit se va acorda în primul rând surselor oficiale de
documentare. Depistarea acestor categorii de documente constituie o cerina
fundamental a secretariatului.
Ca orice activitate social i cea a managementului funcioneaz într-un cadru legislativ
aflat într-o permanent schimbare în funcie de transformrile mediului economic, social,
politic etc.
În organizaiile în care nu funcioneaz un oficiu juridic asigurarea coleciei de
documente legislative
celor interesai, legi i revine secretariatului.
acte normative privindSecretariatul
desfurareatrebuie s organizaiei.
activitii pun la dispoziia
P ublicaiile oficiale
Publicaia naional cu caracter oficial este Monitorul Oficial al României, care apare
periodic, cu urmtoarele pari:
ß Partea I ± public legile, decretele, hotrârile guvernamentale i alte documente
normative elaborate de forurile legislative naionale;
ß Partea a- II-a, publica Dezbateri parlamentare;

ß Partea a III-a, publicaii i anunuri (pierderi de acte)
ß Partea a IV-a, publicaii ale Agenilor economici, acte constitutive, falimente,
bilanuri.
Potenialul documentar, sub aspect legislativ, într-un birou de secretariat, trebuie s
cuprind:
ß Constituia României
ß Legislaia privind constituirea Societilor comerciale sau alte forme
organizatorice
ß Acte normative referitoare la domeniul de activitate al organizaiei;
ß Legislaia referitoare la resursele umane i problemele muncii;
ß Acte normative ale ministerelor de profil, instituiilor de cercetare sau ale

autoritilor locale;
ß Legea Arhivelor Naionale i normele de aplicare;
ß Monitoarele oficiale ale organismelor locale;

Publicaia ³Monitorul Oficial al României ³ poate fi achiziionat prin abonament, prin
intermediul oficiilor de consultan juridic de unde se pot solicita i comentarii, privind
aplicarea unor norme legislative i se pot obine chiar texte i pe mediu electronic, prin
intermediul Bibliotecilor locale (judeene municipale) de unde se pot obine xerocopii sau
înregistrri pe medii electronice.
Pentru organizaiile care doresc s-i constituie o colecie integrala a legislaiei se pot
achiziiona i volumele Legislaia României: Acte normative elaborate de Parlamentul
României sau hotrâri ale Guvernului României i alte acte normative cuprinzând
legislaia publicat în cursul unui an în Monitoarele Oficiale.
În unitile în care funcioneaz Oficiu Juridic se recomand ca în punctul documentar al
managerului s fie stocate sub forma de extrase, legi i acte normative care
reglementeaz funcionarea organizaiei, precum cele menionate.
Pentru orientare eficient, secretariatul poate constitui un Index de subiecte[1] , sub
forma fiierelor tradiionale sau pe mediu electronic, care s reflecte coninutul
publicaiilor oficiale organizate, desigur într-o anumit ordine, care poate fi cronologica,
sau dup numrul de ordine. Informaia de trimitere în descrierea unei fie din index s-ar
prezenta astfel:
Munca
Legea nr. 53/ 2003
Vezi: M.O., Partea I, nr.72 (5.0.2.2003)
Fisele ± subiect vor fi ordonate alfabetic pentru orientare rapid.
P ublicaiile seriale de specialitate
c e se
Sintagma i
informare dedocumentare
publi ai riala se utilizeaz,
(în acest caz SR ISOconform
2789)standardelor internaionale
pentru a denumi de ent
orice docum
tiprit care apare în fascicule succesive, înlnuindu-se în general cronologic sau
numeric, pe o perioada care nu este limitata dinainte, indiferent de periodicitatea
acestuia.
Publicaiile seriale cuprind publicaiile anuale sub form de ziare, reviste i alte
documente cum ar fi seriile de dri de seam, de rapoarte ale întreprinderilor, de lucrri
ale manifestrilor tiinifice.
Secretariatul poate îndeplini activiti specifice documentarii i cu acest tip de publicaii
venind în întâmpinarea
colecionarea revistelor informrii în organizaie
de specialitate spre diverse
privind domeniul direcii cum
de activitate ar fi:
al organizaiei sau
privind domeniul de specialitate al managerului, publicaii din domeniul economic sau al
afacerilor etc.
Aceste demersuri presupun, desigur, o consultare prealabil cu managerul organizaiei.
Din categoria acestor publicaii, pot constitui un potenial informativ i publicaiile
naionale Anuarul Statistic al României, cu cele mai recente date, elaborat de Institutul
Roman de Statistica sau publicaia Standarde Romane.
Standardele sunt de
i folosirii unitare publicaii care conin
soluii optime prescripii,
în domeniul reguli i(vezi
produciei metode în scopul
Legea nr. 20 /generalizrii
1994). Ca
instrumente de management, ele sunt problema de stat prin care se urmrete, în
principal, protecia vieii, sntii i mediului înconjurtor, precum i înlturarea
barierelor tehnice în calea comerului internaional. Standardele sunt documente stabilite
prin consens de ctre specialiti de cea mai înalt competen în domeniul abordat, i
aprobate Institutul Roman de Standardizare (IRS), organism de specialitate al
administraiei publice centrale din subordinea guvernului, în scopul reglementarii tehnice
pentru problemele repetitive în producia naional. Ca orice organism de standardizare,
IRS este format din comitete tehnice interesate într-o anumita tematica. Comisii tehnice
pe domenii de specialitate, funcioneaz pe lâng societi comerciale, instituii publice
i alte persoane juridice.
IRS reprezint interesele României în organismele internaionale de standardizare, fiind
membra a Organizaiei Internaionale de Standardizare (ISO).
Conform legislaiei în vigoare, aplicarea Standardelor are caracter de obligativitate la
nivel de stat, de ramura de întreprindere.
Standardele de stat sunt numerotate, folosindu-se un indicativ format din: simbolul
STAS, numrul de ordine acordat de IRS i ultimele doua cifre ± anul intrrii în vigoare.
Ca reper orientativ, IRS public Catalogul Standardelor de Stat i colecii de standarde,
publicate de Editura Tehnic.
Lucrri de referin
Biroul secretariatului trebuie s fie dotat cu o serie de publicaii cu rol informativ, din
domeniul telecomunicaiilor sau transporturilor, precum: Crile abonailor telefonici
(volumele Pagini aurii cu abonaii telefonici locali, Pagini Naionale), Mersul trenurilor,
autobuzelor, tramvaielor; publicaii privind transportul aerian; Ghiduri turistice i
autoturistice; Hârtii; Calendare i alte publicaii care indic diferente de fus orar, i alte
informaii geografice.
Pentru comunicarea scris secretariatul trebuie s fie dotat cu lucrri din domeniul
lingvistic, dintre care sunt indispensabile: Dicionarul Explicativ al Limbii Romane,
dicionare
ghiduri de bilingve, Îndreptare
coresponden de punctuaie,
în limba român i ortografie, ortoepie i gramatic, precum i
în limbi strine.
Ca repere profesionale, se pot coleciona o serie de cri i manuale din literatura de
specialitate, precum cele menionate în bibliografie.
Ziarele centrale i locale pot constitui o surs permanent de informare în secretariate,
inând cont de importana acestor publicaii în ceea ce privete noutatea informaiei
difuzate.
Nu întâmpltor, în limbi de circulaie internaional, aceste publicaii sunt cunoscute cu
denumirile ³ news´, ³nouvelle´,´ novosti´.
Potenialul informativ oferit de aceste publicaii, poate fi valorificat atât în sfera de interes
a secretariatului, cât i în aceea a managerului.
Secretariatul, poate semnala conductorului o serie de informaii, degrevând managerul
de lectur, în momente de maxim solicitare sau de absena din unitate.
De asemenea, secretariatul poate include în colecia documentar a biroului, extrase din
aceste publicaii, prin xerografiere.
Nu este indicat
spaiului pstrarea
cu informaii inutile.integral a publicaiilor, deoarece duce la aglomerarea
Dincolo de informaiile de interes general, atenia secretariatului poate fi orientat în
mod special, spre materiale ce conin informaii despre:
ß probleme legislative care intr în sfera de interes a organizaiei
ß servicii potale i telecomunicaii
ß articole, interviuri, anchete, tiri referitoare la activitatea altor uniti cu acelai
domeniu de activitate, locale, naionale i chiar internaionale:
ß produse de birotic
ß centre de pregtire profesional
ß servicii de traduceri
ß servicii de informare comunitar

ß semnale, recenzii, lansri de cri ce intr în sfera de interes a managementului;
ß manifestri colective, târguri, expoziii etc.
Servicii de informare
Pentru procurarea materialelor documentare i a altor informaii secretariatul trebuie s
cunoasc i potenialii furnizori de informaii.
Cele mai preioase surse de informaii instituionalizate sunt bibliotecile. Acestea dispun
de sisteme de evidenta tradiionale sau computerizate ce pot înlesni accesul la
informaiile coninute în colecii.
Accesul rapid la informaii este posibil i prin utilizarea serviciului TELETEXT al unei
societi
trenurilor,deorarul
televiziune
de zborcealfurnizeaz
avioanelor,informaii
oferte dedin cele mai
serviciu, variate
condiii domenii (mersul
meteorologice, anunuri
publicitare, rate, schimb valutar etc.
Orice secretar eficient trebuie s creeze fise cu informaii utile (nume, adrese,
denumiri) grupate pe diferite domenii de activitate:
ß locuri de munc
ß finane
ß servicii publice
ß telecomunicaii
ß cltorii etc.
Materialele selectate, care trebuie pstrate o perioad mai îndelungat, vor fi ordonate
conform unui sistem de clasare adecvat care s permit gsirea rapida i uoar.
Dac informaiile solicitate se refer la lucrrile unui autor, se pot organiza fiiere pe
autori care cuprind fise clasate în ordinea alfabetica a autorilor. O astfel de fi cuprinde
urmtoarele elemente:
ß Numele autorului
ß Titlul crii, articolului
ß Numele editurii sau numele revistei, ziarului
ß Data apariiei
ß Numrul paginilor pentru cri .
2. .3 Gestionarea documentelor secrete
Desfurându-i activitatea pe lâng factorii de decizie ai organizaiei, secretariatul va
avea acces la toate categoriile de documente ce se redacteaz i circula în aceasta
sfera. Confidenialitatea asupra acestor informaii a constituit dintotdeauna, o
coordonat deontologic esenial în practicarea acestei profesiuni.
În general, în orice organizaie, pstrarea secretului profesional îi gsete o serie de
explicaii precum: necesitatea prevenirii, pe cât posibil, a concurentei neloiale cu alte
firme similare, din considerente de sigurana naional sau în unele cazuri pentru
aprarea dreptului de autor, instituit prin lege, asupra unor invenii, proiecte, scrieri etc.
Exist organizaii
cu caracter secretîn(B.S.D.)
care sunt
La organizate birouri
diferite nivele speciale pentru pstrarea documentelor
organizatorice.
În aceste situaii, secretara trebuie s respecte o serie de masuri trasate de conducerea
unitii, precum:
ß Este interzis scoaterea documentelor secrete din sediul organizaiei;
ß Este interzis multiplicarea lor prin orice mijloace;
ß Solicitarea unui document ce constituie secret de stat/ de serviciu va fi adus la
cunotina efului ierarhic;
ß Documentele secrete se elibereaz numai cu aprobarea efului ierarhic, atunci
când contextul legal permite acest lucru;
ß In relaiile cu mijloacele de mediatizare, este interzis furnizarea de informaii de
orice fel. Solicitanii vor fi îndrumai spre eful ierarhic sau spre înlocuitorul acestuia.
Evidena informaiilor secrete, indiferent de suportul informaional, se va ine separat, pe
baza unor nomenclatoare. O practic obinuit este aceea de a marca lâng numrul de
înregistrare semnul ³S¶ sau de a nota pe prima pagin a documentului ³secret de
se v c ,
r i iu ³ dup caz.
Nomenclatoarele de informaii cu caracter secret se întocmesc de ctre conducerea
unitii. Ele se actualizeaz anual sau ori de câte ori este nevoie, prin introducerea de
noi documente sau scoaterea celor care au devenit publice prin mijloacele de
mediatizare.
3 Msuri pentru prevenirea aspectelor negative
2. .1
ß In cazul dactilografierii unor materiale cu caracter secret, acestea trebuie

acoperite când intr o ter persoan în birou;
ß Convorbirile telefonice secrete vor fi protejate;
ß
fiier Ciornele
atunci i se
când materialele
prsetedactilografiate sauchiar
locul de munc, alte materiale secrete se
pentru o perioad vor încuia
scurt, în
aspect
valabil i în cazul calculatorului ± documentul în lucru este salvat i scos de pe ecran;
ß Dup dactilografierea unei lucrri, este obligatorie distrugerea ciornelor, a copiilor,
a indigoului i sugativei dac e cazul;
ß Este interzisa tinerea la vedere pe birou, a tampilelor, parafelor de orice fel;
acestea se vor pstra în permanen sub cheie, fiind scoase numai atunci când este
necesar utilizarea lor;
ßde telefon
Vor i
fi protejate prin încuiere
adrese, chiar i caietele,
ale propriilor registrele listele sau agendele cu numere
salariai;
ß În cazul unor întâlniri de grup. Materialele destinate participanilor vor fi înmânate
numai acestora;
ß Dup încheierea edinelor, este interzis transmiterea de informaii asupra celor
discutate. Stenogramele realizate sau minutele au statut de secret de serviciu sau atunci
când e cazul de stat (vezi; H.G. 479 /1972);
ß Sunt considerate a fi secrete i numele persoanelor care solicit audien, precum
i obiectul audientei;
ß Coninutul documentelor elaborate pentru ³uz intern³ nu va fi comunicat
persoanelor din afara organizaiei;
ß La sfâritul programului, documentele considerate secrete (acte, dosare, mape,
indigo-uri, tampile, casete etc.) vor fi încuiate în fiete sau dulapuri, i acestea se vor
sigila;
ß Nu se va lsa pe birou nici o hârtie cu antetul organizaiei;
ß Accesul
secretarei la orice document în afara orelor de program este permis numai
i directorului.
O problem major a organizaiilor o constituie i gestionarea informaiilor secrete i
aprarea patrimoniului economico-financiar în cazul utilizrii computerului.
Deosebit de actual este acest aspect în cazul companiilor din rile dezvoltate. De fapt
aici a aprut i o nou ³profesiune³, ilegal, ³escroc³ de informaii înregistrate i
prelucrate electronic.
[1] Indexare ± mod de analiz în care coninutul unui document este reprezentat dup
anumite reguli prin cuvinte sau simboluri)
III. Funcia secretariatului de legtur i Äfiltru´ în contactele conducerii
Timpul managerului este permanent invadat de efi, subordonai, colaboratori i clieni

din mediul economico±social
fragmenteaz frecvent muncaextern. Solicitrile
individual de contacte
a managerului, directede
îl sustrag saulatelefonice
sarcini
importante, influenând negativ calitatea rezultatelor concomitent cu suprasolicitarea
resurselor intelectuale ale cadrelor de conducere.
Problema supradivizionrii timpului de lucru constituie o problem intens cercetat de
specialitii în domeniul managementului resurselor umane. Potrivit unor investigaii, 40%
din timpul de lucru al directorilor se desfoar cu secvene mai scurte de 10 minute de
lucru neîntrerupt, iar cel de peste 30 minute, mai puin de 20%.
Secretariatul poate interveni în degrevarea timpului managerului prin exercitarea funciei
de legtur i filtru atât în comunicrile telefonice cât i în solicitrile de contacte directe.
3.1. Comunicrile telefonice
Dac inem cont de valoarea timpului în managementul competitiv, telefonul constituie
echipamentul esenial de birou în ceea ce privete rapiditatea comunicaiei.
În general, informaiile care circul în interiorul sau în afara organizaiilor se transmit
iniial telefonic.
În exercitarea funciei de legtur i Äfiltru´ secretariatul se poate afla în situaii diferite.
3.1.1. Secretariatul asigur legturile telefonice, la solicitarea conducerii, în cadrul i în
afara organizaiei
Pentru rezolvarea rapid a contactelor, frecvent solicitate, secretara trebuie s

întocmeasc Lista numerelor de telefon uzuale, care poate avea form de tabel cu
urmtoarele rubrici: numele i adresa organizaiei; numele persoanei i funcia; codul
rii; codul zonei; numrul de interior.
În general, în birourile de secretariat se utilizeaz Registru±repertoar în care se

consemneaz, în ordine alfabetic, adresele i numerele de telefon care intra în sfera de
interes a organizaiei.
În cazul unitilor care opereaz cu un numr mare de persoane cu care conducerea are
legturi, fiecrui
numele Registrul poate
agent fi înlocuitsau
economic cu persoan.
un fiier ordonat
Fiierulalfabetic,
prezintcuprinzând
avantajul cafia cu
poate
permite o actualizare permanent, fr a afecta ordinea alfabetic. Orice nume nou de
persoan sau organizaie care apare pe parcurs poate fi uor intercalat în ordine
alfabetic iar pentru numele frecvent solicitate (zilnic, sptmânal) se poate întocmi o
fi care se va aeza în faa celorlalte în fiier. De asemenea, fiele pot permite i
notarea altor informaii ce intr în sfera de interes a secretariatului, pe lâng cele
menionate anterior, pentru list.
Numele i adresa Nume Numrul de telefon

persoane Cod Cod Telefon numr
Companiei Funcia ar Zon exemp
CORES IND SRL Petrescu Ion 0241 8700 623145 4
Hotel Aurora, director
ap.10±12.
vânzri
Constana
comp paper sa Ion Mirela 0241 8600 688841 Secretariat
Str. Celulozei nr.6 Director 0722197422 Direct
Constana general
Agenda cu adrese i numere de telefon

Satisfaciile deosebite le poate oferi, îns, Agenda electronic, care permite regsirea
rapid a informaiilor precum i ordonarea automat a numelor introduse în programul
calculatorului.
Profesionalism la telefon
¡o convorbire
Înaintetelefonica
de a apela,
sse
fienoteaz
la fel de informaiile carecavor
bine pregtit i ofi scrisoare,
solicitate; de
se recomand ca
ceea va fi pus
la indemna orice document, dosar etc. necesar pentru o informare corespunztoare;
¡ La semnalarea rspunsului, secretara îi rostete clar numele precum i numele
persoanei cu care dorete s între în contact;
¡ În cazul în care conducerea dorete s angajeze o convorbire telefonic cu o

persoan ierarhic superioar i aceasta accept, primul care va face legtura este
secretara celui cu grad ierarhic inferior, astfel încât, superiorul s gseasc la aparat
eful, nu secretara;
¡
celor Între
doi persoanele egale în grad, secretarele vor asigura legturile concomitente ale
conductori;
¡ Între conducere i personalul subordonat, legtura se face prin cutarea de ctre
secretara a celui solicitat, care va fi rugat s atepte legtura cu conducerea;
¡ În timpul convorbirilor se fac pauze scurte pentru a avea sigurana c mesajul a
fost bine îneles; se pronun numele i adresele pe litere, dac e cazul, iar cifrele se
repet întotdeauna;
¡ În cazul cuvintelor mai greu de îneles, se poate utiliza un alfabet telefonic de
tipul:
A± de la ANA
B± de la BARBU
C± de la COSTICA etc.
3.1.2 Secretariatul Äfiltreaz´ convorbirile telefonice destinate conducerii
Filtrarea convorbirilor telefonice i a solicitrilor de contacte directe este una

dintre sarcinile
profesiune. cele mai pozitiv
Rezolvarea complexe, constituind
a situaiilor o adevrat
depinde provocare în
de împuternicirea peaceasta
care
conductorul o acord secretariatului dar i de abilitatea secretariatului de a transforma
aceste înelegeri în principii i tehnici, fr a intra în conflict cu solicitanii.
În acest sens, se pot contura recomandri, cum ar fi:
¡ întâlnirea, la începutul fiecrei zile, cu conductorul, pentru revizuirea agendei de
birou, privind întâlnirile, programrile i pentru stabilirea planurilor de aciune pentru cele
mai importante i urgente chestiuni care necesit atenie;
cces e
¡
pentru întocmirea unei listeeste
care conductorul de accesibiliti
disponibil încu persoanele
limit care
e restrictive i aau a care
celor limitat, ev
n trebuie a celor
itai
în totalitate; acest procedeu presupune confidenialitate, iar aplicarea lui fr a se face
simit de cei ce solicit accesul, depinde de inspiraia secretarei. Imaginaia este
nelimitat în astfel de situaii.
¡ în cazul unor telefoane repetate, neprevzute în agenda zilei, secretara va culege
mai întâi toate informaiile necesare iar atunci, când va avea prilejul s între în biroul
conductorului, îl va informa asupra acestor intervenii, stabilind urgena contactului sau

o programare într±o perioad de timp viitoare.
Profesionalismul la telefon, în ideea filtrrii convorbirilor, presupune câteva reguli i
multe aptitudini de comunicare eficient:
¡ secretara trebuie s intercepteze toate apelurile telefonice;
¡ telefonul nu trebuie lsat s sune de prea multe ori; poate fi o cauz de iritare atât
pentru conducere cât i pentru cei care apeleaz;
¡ la ridicarea receptorului, în cazul unui telefon direct, secretara va spune numele
organizaiei, dup care va adresa formula de salut; de exemplu, ³Agenia EFICIENT,
Buna ziua !³; se vor evita, astfel întrebri i discuii inutile pentru stabilirea legturii;
¡ o dat ridicat receptorul, se ascult conversaia chiar dac cel care sun este pe
lista de persoane Ärestricionate´ sau Äevitate´;
¡ legtura telefonic cu conductorul nu se va face, decât, dup ce interlocutorul se
prezint i în unele cazuri, dup ce a expus obiectul convorbirii solicitate;
¡ în cazul în care persoana care solicit convorbirea refuz prezentarea, secretara
va refuza, la rândul ei, cu tact i politee, s fac legtura, sugerându±i s±i exprime în
scris comunicarea, eventual cu meniunea Äconfidenial´ Äurgent´
¡ atunci când problemele interlocutorului pot fi rezolvate de alte persoane din
organizaie, convorbirile vor fi direcionate ctre acestea;
¡ dac cei care apeleaz, lungesc inutil discuia, rspunsurile monosilabice prin Äda´
i Änu´ sunt indicate pentru a o descuraja.
¡ în cazul în care, este necesar un document pentru a oferi anumite informaii,
secretara va întrerupe convorbirea cu promisiunea de a reveni cu un apel dup
rezolvarea problemei; întotdeauna trebuie pusa problema timpului i a costurilor;
¡ dac se întrerupe întâmpltor legtura, se pune telefonul în furc i se ateapt un
alt apel;
¡
capt eticheta conversaiilor telefonice cere ca cel care a început convorbirea s pun
convorbirii;
¡ este obligatoriu s existe întotdeauna la îndemân agenda pentru notaii curente,
care vor fi verificate i completate imediat dup întreruperea convorbirii;
¡ dac informaiile notate privesc i pe alte persoane din unitate, acestea trebuie
imediat informate asupra coninutului;
¡ în cazul unor convorbiri în care s±au transmis unele informaii ce presupun

actualizarea unor documente, aceast intervenie se va face numai cu acordul i sub
îndrumarea conductorului.
Telefoanele care afieaz numrul celui care sun pot fi de o real valoare. Dac se
recunoate
de numrul de
a ridica receptorul unde
mai alessecând
sunseexist oportunitatea
cunoate pregtirii unui
motivul contactului. De rspuns înainte
asemenea,
într±un birou în care se lucreaz cu mai multe aparate de acest tip, care apeleaz
uneori concomitent, exist ansa de a opera selectiv, conform urgenelor i prioritilor.
±Preluarea mesajelor în absena conductorului i informarea operativ a acestuia.
În astfel de situaii, exist câteva reguli:
¡ mesajele vor fi întotdeauna notate;
¡urmtoarele
nota pentru preluarea
elemente: data imesajelor poate
ora la care s±afiprimit
parialmesajul;
imprimat, cuprinzând
numele persoanei creia i±
a fost adresat mesajul; numele solicitantului i adresa; numrul de telefon; detalii precise
despre mesajul primit.
MODEL A
Not telefonic nr««. din««.

Pentru «««««««««««««««««««««««««««..
Numele solicitantului «««««««««««««««««««««..

Numele, adresa i numrul de telefon/fax al firmei
««««««««««
A telefonat «««.va reveni «««««« dorete s
vad««««««
V rog s sunai «««..va trece pe aici ««««problema urgent.
¡ Coninutul mesajului
««««««««««««««««««.
Data«««««ora««««««..
¡ Cine transmite ««««««««««««
¡ Cine primete ««««««««««««
MODEL B
Dl. Mihai Stnescu

În timp ce erai plecat
Dl. George Ivnescu
De la S.C. MARVIMEX SRL
Nr.telefon 041/ 691423
A telefonat X Rugm sunai X
A trecut pe aici Va reveni
Dorete s v vad Urgent X
Mesajul: Dl. George Ivnescu va fi în ora sptmâna viitoare vând ar
dori s v întâlnii pentru a discuta problema ridicat de dvs. În
scrisoarea din data de 3 ianuarie. V roag s îl sunai în cursul zilei de
azi.
Data: 05 ianuarie 2003 ora: 9:30
Mesaj primit de: Laura Panait
De asemenea, i se pot oferi interlocutorului, ca variante, urmtoarele soluii:

± dac dorete s vorbeasc cu altcineva;
± dac va reveni;
± dac dorete s lase un mesaj.
Nota telefonic poate fi completat în timpul vorbirii sau mai bine, ulterior, în linite,
dup un crochiu luat pe hârtie.
Notele telefonice se înregistreaz cu numrul de ordine i se dateaz.
± Transmiterea unui mesaj. Recomandri:
¡ inând cont de faptul c i cealalt persoan trebuie s noteze ceea ce se

transmite, se va face pauz dup fiecare fraz;
¡ atunci când se dicteaz nume sau cifre, se face pauz dup fiecare grup de
cifre sau litere;
¡ se verific dac cealalt persoan a notat corect mesajul;
¡ nu este indicat s se transmit informaii confideniale prin telefon pentru c nu

exist sigurana identitii interlocutorului; procedura normal ar fi ca interlocutorul s fie
rugat s fac o cerere scris iar dac o problem este urgent, secretariatul va insista
pentru revenirea cu un telefon, având rgazul s se consulte cu conductorul.
sosesc la robotului
Folosirea telefonic
orice or din se noapte
zi sau din practicsau
în special în pauzelor
în timpul firmele înde
care mesajele urgente
mas.
Robotul poate fi programat s rspund la toate apelurile i s le înregistreze. Textul
preînregistrat care invita la lsarea mesajului dorit trebuie s cuprind: numele
organizaiei, un salut i scuze pentru ca nu suntem disponibili, detalii despre cum va fi
înregistrat mesajul. În cazul în care exist o limit de timp în care trebuie s se
încadreze mesajul, se specific acest lucru. Se recomand, de asemenea, ca cei care
sun, s specifice data i ora la care la care au sunat.
Telefoanele primite vor fi transcrise pe hârtie i transmise persoanelor care au fost
cutate.
3.2. Filtrarea solicitrilor de contacte directe cu conducerea
Timpul managerului este fragmentat i de vizite ocazionale, neprevzute, cu / sau fr

legtura cu problemele de serviciu sau cu scopuri mai puin definite. Aceste solicitri de
contacte dac nu sunt controlate i prevenite exist tentaia ca ele s creasc.
În astfel de situaii, secretariatul trebuie s ³filtreze³ întreruperile gratuite i neeseniale.
Ca i în cazul convorbirilor telefonice, i în aceste situaii, se pot exprima abilitile
personale ale secretarei
în ³tandemul´ dar, de multe ori, este esenial acel acord ce stabilete spontan
conductor±secretar.
Strategiile defensive ale secretariatului, sunt profund marcate, în astfel de situaii, de
politica managementului privind contactele cu vizitatorii.
Conform unor studii de management[1] în practic, managerii opereaz prin sintagmele
³ua închis´ i ³ua deschis´ care trebuie înelese în mod metaforic în sensul
introducerii sau eliminrii unor bariere precum:
a) pentru ³ua închis´: stabilirea unui sistem al ³orelor interzise´ prin plcue
indicatoare
concis sau printr±un
i tranant sistem alevitând
în comunicare, beculeelor semnalizatoare;
contactul abordarea
cu ochii celorlali; unui stilunui
constituirea
munte de hârtii în faetc.
b) pentru ³ua deschis´: toi vizitatorii sunt binevenii chiar dac ua biroului este practic
închis, aceasta realizându±se pur i simplu prin dobândirea unei reputaii care invit la
întreruperi frecvente.
Aceast politic, dei asigur o popularitate, în ciuda atractivitii superficiale duce la

propria distrugere sub aspectul eficientei i eficacitii muncii.
În ceea ce privete secretariatul, aceast politic este foarte derutant deoarece numai
poate controla întreruperile inutile. Pe de alt parte, i politica tip ³ua închis´ devine la
fel de incomod
poate înlesni saupentru secretariat,
împiedica deoarece
contactele. Caleaeste greu s
de mijloc stabileasc
între cele douînextreme
ce msur
este cea
mai eficient.
Pentru secretara aflat într±una din extremele menionate, o posibil strategie ar fi o
bun cunoatere a obiceiurilor managerului în timpul programului de lucru i alegerea
celor mai potrivite momente pentru a stabili legturile.
i în aceste situaii este valabil lista persoanelor cu acces nelimitat, restricionat sau
interzis.
Din celefuncii
acestei prezentate putem
depinde trage
în mod concluzia
special c eficacitatea
de spiritul de echipsecretariatului în exercitarea
în relaia manager±secretar.
[1] Ted. JOHN, Organizarea perfecta a timpului, Bucureti, Naional, 1998, p. 23.
IV. FUNCIA DE ASISTARE DIRECT A MANAGERULUI
Exercitarea acestei funcii presupune:

± participarea secretarei la o serie de întâlniri oficiale ale managerului sau la
organizarea manifestrilor colective temporare, de proporii mai mari, pentru pentru
degrevarea de o serie de sarcini de rutin precum: stenografierea convorbirilor,
dactilografierea documentelor elaborate cu aceste ocazii, comunicarea lor, efectuarea
unor formaliti financiare, organizarea cltoriilor întocmirea delegaiilor, confirmarea
delegaiilor i a deconturilor pentru deplasare, traducerea unor materiale, realizarea unor
sarcini administrative etc.
± programarea aciunilor managerului i urmrirea realizrii lor la termen prin întocmirea
unor instrumente de eviden.
A) Comunicrile de grup sau de echip în cadrul organizaiilor
4.1. edinele. Consftuirile. Întâlnirile de lucru
edinele, consftuirile i întâlnirile de lucru sunt forme de comunicare în grup,

practicate în procesul de management ca posibilitate de valorificare a talentelor
individuale i de grup, în luarea deciziilor.
edina este cea mai utilizat metod de management.
La edin pot participa de la câiva colaboratori ai managementului sau un numr
destul de numeros al angajailor în funcie de scopul urmrit.
Caracteristici specifice:
± Sunt coordonate întotdeauna de un reprezentant al conducerii predominând în
general, edinele coordonate de managerul general;
± Abordeaz probleme care privesc numai interiorul organizaiei;
± Au un înalt grad de oficializare, presupunând asumare de responsabiliti;

± Presupun respectarea unor proceduri formale reglementate prin acte normative;
± Particip persoane concrete, nominalizate;
± Se desfoar pentru un interval scurt de timp, de obicei în câteva ore;
± Se comunic direct unilateral i bilateral;
± Ponderea participrii este proporional i cu dimensiunile organizaiei.
inând cont de apartenena participanilor la organizaie sau mediu extern, edinele pot
fi:
a) edine organizate numai cu participarea personalului angajat: edine la nivel de
conducere (edinele Consiliului de administraie, edine A.G.A.), edine cu diferite
compartimente, adunri generale, edine de negociere cu organizaia sindical,
conferine cu asociaii profesionale interne, consftuiri, conferine de pres, întâlniri de
lucru.
În cazul întreprinderilor de stat, la întâlniri de o importan deosebit (edinele A.G.A.)
pot participa i reprezentani ai autoritilor de stat centrale sau locale.
b) edine organizate i cu participarea unor reprezentani din mediul economico-social
extern; precum: parteneri de afaceri, asociai, clieni, colaboratori, reprezentani ai
autoritilor de stat.
edinele, consftuirile i întâlnirile de lucru, au preponderent scopul de a se:
ß culege informaii;
ß schimba preri i analiza situaiei periodice;
ß informa participanii despre obiective, servicii, produse, achiziii;
ß prezenta proiectele i deciziile luate;
ß soluiona problemele împreun;
ß face schimb de interese;
ß stimula contracte;
ß încheia contracte;
ß rezolva probleme de resurse umane.

Potrivit scopurilor urmate, în literatura de specialitate, mai ales, în practic mai puin,
sunt delimitate urmtoarele tipuri de edine:
ß edine decizionale ± organizate în scopul adaptrii unor decizii de ordin tactic i
strategic, unicat în general, decizii marcate de risc i incertitudine, vizând realizarea
unor obiective;
ß edine de informare ± prin care se urmrete transmiterea sau colectarea de
informaii, edina fiind în acest sens mijlocul de comunicare cel mai eficient pentru
culegere unui
conform feedcalendar
back-ului.prestabilit
În funcie(sptmânal,
de domeniul lunar
vizat,etc.)
aceste
daredine se pot
i ad-hoc, desfura
atunci când
intervin situaii speciale, urgene i/sau complexe;
ß edine de exploatare destinate cercetrii implicaiilor unor decizii adoptate, unor
situaii speciale previzibile în viitor, precum i a adunrii soluiilor posibile de exploatare.
Putem spune c exploateaz zona viitorului.
În general, aceste edine se bazeaz pe stimularea i exploatarea potenialului de
creativitate al personalului;
ß edine de armonizare ± având ca obiectiv sincronizarea aciunilor personalului din
compartimentele aflate pe acelai nivel ierarhic pentru realizarea unor obiective comune.
De regul sunt edine operative, convocate numai atunci când apar astfel de probleme
sau programe de o complexitate mai deosebit;
ß edinele eterogene ± întrunesc mijloacele de aciune a dou sau mai multe tipuri de
edine prezentate anterior, fiind organizate cu precdere la nivelul managementului
superior i mediu al firmei. reprezint tipul cel mai frecvent practicat, conform
investigaiilor de specialitate, aceasta explicându-se prin criza de timp a participanilor
sau prin ignorarea utilizrii edinei ca pe o metod cu specific i cerine proprii.
ß edinele ad-hoc ± pentru rezolvarea unor probleme neprevzute, care presupun i
rezolvare
implic urgen: vizite importante neprevzute, apariia unor legi sau ordonane care
schimbri.
4.1.1. Proceduri organizatorice
Rezultatele unei edine depind, în primul rând, de coninutul acesteia i de hotrârile
luate. Într-o mare msur, ele depind i de buna planificare, pregtire i desfurare a
întâlnirii precum i de urmrirea respectrii hotrârilor ce se iau în cadrul acestuia.
Secretariatul, având rol complementar pe lâng organele de conducere, va participa
direct la toate etapele organizrii. De multe ori conductorii se bizuie complet pe
secretare
orientativeînprivind
pregtirea reuniunilor.
organizarea De aceea vom reda, în continuare, câteva repere
acestora.
P regtirea edinelor
Din cercetrile efectuate de diveri specialiti rezult c etapa de pregtire a unei
edine este foarte important pentru desfurarea ei cu succes.
Etapa de pregtire presupune o serie de aciuni anterioare edinei cu 7-14 zile, precum:
± stabilirea tipului de edin, a obiectivului i a ordinii de zi;
± stabilirea listei participanilor care pot contribui direct sau indirect la realizarea
obiectivelor edinei;
± stabilirea persoanelor care urmeaz s întocmeasc materiale necesare informrii i a
datei limit de distribuire a lor (minim ase zile înainte);
± stabilirea locului, datei, orei de începere.
Toate acestea sunt aduse la cunotin participanilor printr-o not cunoscut sub
diferite denumiri: Ordinea de zi, Agenda de lucru, Not de convocare. Coninutul
agendei
lucru este
este, destabilit,
obicei, în principal, deimanagerul
dactilografiat distribuitcare organizeaz
de secretariat, edina.
pentru Agenda de
a informa
membrii participani asupra subiectelor ce vor fi discutate.
Se distribuie, de fapt, cu 7-14 zile înainte de data fixat pentru edin sau consftuire,
pentru ca membrii participani s poat reflecta suficient asupra problemelor ce vor fi
discutate i s poat pregti, eventual, documentele necesare.
De asemenea, distribuirea Agendei ofer membrilor posibilitatea de a-i programa

timpul sau de a anuna eventuala absen motivat.
Ordinea de zi poate fi însoit i de documente necesare pentru desfurarea discuiilor.
Secretariatul
tabele va comunica
nominale, Agenda
pe baz de de lucru
semntur, sausunt
unde Ordinea de zi
înscrise a edinei
toate numeleprin fax sau
participanilor
la edin.
Dac exist situaii în care, în edinele anterioare, au rmas probleme asupra crora
dezbaterile nu s-au încheiat, continuarea lor poate fi menionat în not la punctul:
Probleme ale ultimei edine.
De aceea, la întocmirea notei, se vor consulta întotdeauna procesele verbale anterioare.
De asemenea, preedintele consiliului de administraie sau membrii consiliului, pot cere
includerea anumitor chestiuni pentru discutarea în edin.
Elementele specifice Agendei de lucru vor avea urmtoarea ordine:
1) Antetul organizaiei;
2) Denumirea grupului care organizeaz edina (Direcia general, Directori de
departamente etc.);
3) Data (ziua, luna, anul) edinei, ora de începere i de încheiere, locul;
4) Scuze pentru absen;

5) Ordinea de zi propriu-zis (prezentarea succint a scopurilor edinei i/sau a
problemelor de discutat) i procesul verbal al edinei precedente (pentru conformitate).
Exist i situaii în care poate fi desemnat i persoana care se va ocupa de
înregistrarea discuiilor.
ANTET
NOT DE CONVOCARE
cu privire la edina (Consiliului de Administraie)
organizata la ««««««««««. în ziua de «««««.
cu începere de la ora«««««« pân la ora««««««
Puncte ale Agendei
1. Scuze pentru absen ------------------------

2 . Probleme ale ultimei edine ----------------
3. Ordinea de zi:
1«««««««««««.
2 «««««««««««.
Dac avei puncte de inclus în Agenda de lucru, de mai sus, v rugm s specificai în
spaiul de mai jos i s înapoiai aceast not la secretariat, la data de «««««.
Putei ataa Agendei i nota sau documentele care explic chestiunea pe care dorii s-o
includei.
«««««««««««««««««««««««««««««««««««««««
«««««««««««««««««««««««««««««««««««««««
«««««««..««««..
Data DIRECTOR/PREEDINTE,
Folosirea unei astfel de proceduri depinde de tipul de edin i de periodicitatea
acestora. Sunt situaii, în care, edinele pot fi programate s se desfoare sptmânal,
decadal sau lunar, în aceleai zile i ore. Este cazul edinelor de informare, pentru
care, participanii sunt, în general, pregtii.
Secretariatul poate face câteva verificri, cu o zi înainte, cu ajutorul telefonului, pentru
constatarea eventualelor absene.
În cazul edinelor decizionale, la nivelul managementului participativ (A.G.A. sau
Consiliul de administraie) sau a celor ocazionale, se vor respecta toate procedurile
oficiale menionate.
În cazul societilor comerciale cu un numr mare de acionari, ordinea de zi se public
în ziare locale sau centrale, de larg circulaie, în conformitate cu actele normative care
impun aceasta.
Agenda de lucru a conductorului este alt document al edinelor care conine
informaii suplimentare
conductorului detaliile fa de nota
necesare de convocare
conducerii la edin.
edinei. Sunt detalii
Se recomanda ca, încare îi ofer
partea
dreapt a agendei, s se lase un spaiu liber unde conductorul îi noteaz propriile
observaii.
Secretariatul este implicat i în pregtirea acestui document. Pentru redactare, se va
consulta cu conductorul asupra tuturor problemele ce trebuie trecute în agenda i
asupra eventualelor termene limita de rezolvare.
Pentru elaborare, se vor parcurge urmtoarele etape:

ß se verific, prin rspunsurile din nota de convocare, propunerile suplimentare
pentru ordinea de zi;
aß crorsedezbatere
consult procesele verbale anterioare edinei, pentru a reactualiza problemele
trebuie continuat;
ß se verific calendarului anual al organizaiei, pentru ca problemele edinei curente
s nu se suprapun cu problemele prevzute în edinele periodice;
ß se introduc punctele agendei în ordine logic;
ß se aduc informaii suplimentare pentru ca participanii la edin s îneleag
fiecare punct din ordinea de zi;
ß se indic persoanele care vor prezenta punctele edinei;

ß se specific, la fiecare punct, dac este vorba de o informare, consultare, luare de
decizii sau alt scop;
ß se verific necesitatea unor materiale suplimentare (rapoarte, dri de seam,
oferte de preuri etc.) i indic anexarea lor;
ß se include punctul ³ Diverse´ i se specific dac exist participani care mai
trebuie anunai despre vreo alt chestiune, înainte de începerea edinei;
ß se include ca penultim punct al ordinii de zi, data, ora i locul viitoarei reuniuni;
ß se menioneaz în Ordinea de zi: cine prezideaz, cine întocmete procesul verbal
i dac aceste funcii se exercit prin rotaie;
ß se depune schia agendei pentru dactilografiat;
ß se transmite agenda, precum i alte documente importante pentru discuii, tuturor
persoanelor ce trebuie s participe la edina.
Desfurarea edinelor
Rolul decisiv, în reuita dezbaterilor, îi aparine conductorului. Acesta va deschide
edina, prezentând ordinea de zi în 1-2 minute.
În orice edin, în care s-au luat decizii, se va consemna în scris, cum s-a luat decizia
final, argumentele pro i contra unei decizii, concluzia final la care s-a ajuns, pentru
fiecare punct din ordinea de zi i cine este responsabil de aciune.
Cele mai multe edine, indiferent de scop, beneficiaz de înregistrri în p rocese verbale
sau minute.
Procesul verbal de consemnare reprezint expunerea fidel i exact a unei
comunicri verbale, de unde îi vine i numele.
Orice întâlnire de grup, în cadrul organizaiei, se finalizeaz cu o decizie, care trebuie
înregistrat, înscris, pentru a servi drept baza pentru aciunile ulterioare. Deci, oricare
ar fi scopul unei întâlniri, înregistrarea scris, sub forma proceselor verbale, este extrem
de utila i necesara. Aceste consemnri, furnizeaz referiri utile, privind evoluia
problemelor, reducând, astfel, posibilitatea neînelegerii hotrârilor luate, problemelor
ascultate. De aceea, se impune ca procesele verbale s fie pstrate, putând constitui
singurele dovezi probatorii în cazul unor neînelegeri ce pot afecta organizaia.
Procesul verbal este autentificat prin semntura participanilor, care se realizeaz la
sfâritul edinei.
Înainte de a fi semnat, se citete cu voce tare în faa participanilor la reuniune de ctre
o alt persoan decât cea care a scris.
Redactarea proceselor verbale intr, de obicei, în responsabilitatea secretariatului.
În vederea pregtirii, în acest sens, se recomand ca înainte de edin, secretara s se
informeze asupra metodologiei de elaborare a proceselor verbale de consemnare,
verificând i proceselor verbale anterioare spre a va asigura dac exista un stil propriu al
organizaiei în acest sens, i dac trebuie respectat.
Elementele procesului verbal de consemnare sunt:

1) introducerea, care indic natura reuniunii, locul, data, numele participanilor, numrul
persoanelor absente i ordinea de zi;
2) coninutul rezumat al informaiilor, al problemelor discutate, soluiile adoptate, i
persoanele responsabile, termene de execuie dac e cazul. Se noteaz numele fiecrui
vorbitor, prezentându-se în rezumat intervenia sa. Procesul verbal se scrie la persoana
a III-a, timpul trecut.
3) partea final, în care se prezint, dac este cazul, rezultatul unui vot i se indic în
ordine ierarhic numele participanilor pentru semntur.
Model:
Proces verbal
întocmit cu ocazia edinei din«« (data, ziua, luna, anul)
edina s-a inut în prezena: ««(nume, funcii) i a celor «.
(nr.) de membri, în total « (nr.) de persoane.
S-au constatat«(nr.) absene:« (nr.) motivai i«(nr.) nemotivai.

edina a început la ora«; Dl . ««. anun ordinea de zi:
1««««««.
2««««««.
Ordinea de zi a fost epuizat la ora«. drept pentru care s-a încheiat prezentul proces
verbal.
Numele participanilor pentru semntur.

(Se respect ordinea ierarhic a funciilor)
Minutele edinei au acelai rol ca i procesele verbale, diferena dintre ele, fiind doar de
procedura:
Procesul verbal, întocmit în timpul edinei sub forma manuscris, reprezint forma
final a documentului, fiind citit i semnat la sfâritul edinei. Procesele verbale se
consemneaz de obicei într-un registru rezervat special acestui scop;
Minutele, elaborate în timpul edinei, reprezint doar ciorne, fiind apoi dactilografiate
sau procesatepentru
participanilor dup edin,
semnaredup care sunt
i pentru verificate
reluarea de conductor
discuiilor i distribuite
în timpul întâlnirilor viitoare.
Deoarece, elementele cuprinse în minute reprezint doar situaia discuiilor la un
moment dat, acestea au un caracter intermediar, de trecere de la o etap la alta; pân la
finalizarea obiectivului urmrit.
Procedeul consemnrii prin minute este utilizat, în special, în mediul afacerilor, ca form
preliminar de înregistrare a discuiilor i înelegerilor între delegaii anumitor uniti,
atunci când se urmrete încheierea unui contract economic.
Minutele nu transcriu cuvânt cu cuvânt discuiile, ci doar noteaz argumentele pro i
contra pentru decizii importante.
Etape de întocmire, în timpul edinei:
ß se înregistreaz data, ora i locul unde are loc edina;
ß se înregistreaz persoanele prezente i cele care i-au prezentat scuze pentru
absen;
ß se identific subiectele discuiei; se folosete agenda ca ghid;

ß urmeaz, conform unei ordini convenionale, tratarea mai întâi a problemelor de
rutin: minutele ultimei edine, citite i semnate, problemele aprute din minute,
corespondena primit;
ß se planific întocmirea minutei pe baza unui titlu scurt (care s rezume subiectul),
un scurt rezumat al discuiei, decizia luat i aciunea cerut, de cine i pân când;
ß se d fiecrei minute un numr de referin, consecutiv;
ß se ine pasul cu evoluia edinei;
ß se clasific punctele nerezolvate sau ambigue înainte s fie prea târziu;
ß se înregistreaz sub form de not i, pe cât posibil, se evit înregistrarea cuvânt
cu cuvânt;
ß se folosesc propoziii i paragrafe scurte i clare.
Dup edin:
ß se schieaz minutele clar;
ß se face verificarea cu o alt persoan ± preferabil cu lidearul oficial al edinei;
ß se dactilografiaz, folosind o aezare în pagin clar;
ß se trimit minutele tuturor celor care au fost sau ar fi trebuit s fie la edin,
precum i celorlalte persoane care trebuie s fie informate;
ß se îndosariaz minutele cu grij: organizaiile pot avea ³reguli´ în privina
îndosarierii minutelor, reguli care trebuie cunoscute i respectate.
ß se verific dac aciunile întreprinse sunt monitorizate i continuate.
Observaii:
În întocmirea proceselor verbale sau a minutelor trebuie s se evite urmtoarele:

ß strecurarea propriului punct de vedere în interpretarea celor spuse;
ß introducerea prea multor nume de persoane;
ß introducerea abrevierilor neexplicate i a elementelor de jargon ;
ß amânarea redactrii, în cazul minutelor; informaiile nu vor mai fi la fel de

proaspete în memorie;
ß faptul de a fi influenai de statutul membrilor;
ß locul,
ca neglijarea datelor
data, ora destabilite.
au fost desfurare a urmtoarei edine, secretara asigurându-se
In cazul minutelor, exist i posibilitatea elaborrii din timp a unor formulare tip, parial
imprimate, care vor fi completate în timpul edinei, eliminându-se, astfel o serie de
operaiuni care sustrag atenia [1] .
MINUTA EDINEI
Participani Distribuie adiional Subiect:
Dl.Barbu Dl.Cristea Vânzare

utilaje i închiriere maini i
Dl.Panait Dl.Furtun Data Ora
Dra Moise Dl.Costea 23.04.2002 10,00
Locul Condus de
Dl.Petre Dl.Popescu
S.C. ERCO SA Dl.Barbu
Dl.Cristea - cri tehnice de calitate Organizat de: Telefon
D.Furtun - certificare de garanie S.C. ERCO SA 041/689.351
D.Costea - condiii de
vânzare/închiriere
Dl.Popescu
- caracteristici tehnice
Subiect Sumar/Aciuni Responsabil Termen
Creterea vânzrilor Actelor necesare 30.04.2002
Dl.Costea
Dra Moise
Închirierea Proces verbal de -³- 2 7.04.202
autobasculant Închiriere
Vânzare excavator _³_ 02.05.2002
Asistena i controlul secretariatului se exercit, în astfel de manifestri, printr-o

planificare a aciunilor, astfel:
Cu trei sptmâni înainte de edin:

 se stabilete proiectul listei participanilor;
 se întocmete lista materialelor ce vor fi prezentate în edina pe baza indicaiilor
conducerii;
 se alege o sal corespunztoare;
 se anun raportorii s depun în timp toate materialele spre multiplicare
Cu zece zile înainte de edina:
 se verific primirea invitaiilor sau a notelor de convocare i se noteaz confirmrile
de participare la edina;
 se reavizeaz persoanele care nu au confirmat participarea;

 se obin toate documentele sau informaiile necesare de la persoanele care nu pot
participa la edina;
 se colecteaz toate materialele ce se vor prezenta în edina i se iau msuri
pentru multiplicare;
 se difuzeaz materialele participanilor;
Cu ase zile înainte de edin:
 se prezint conducerii un set complet cu toate materialele ce vor fi prezentate în
edina;
 se pregtesc dosare pentru toi participanii;
 se asigur aparatura de proiecie (când este cazul), aparatura de înregistrare i
amplificare i se verifica funcionarea acesteia;
 se stabilesc stenografele care vor lucra în edina;
Cu dou zile înainte de edin:

 se va pregti rechizita necesar desfurrii edinei, inclusiv exemplare în plus
ale agendei de lucru;
 se va colabora cu serviciul administrativ sau alte persoane responsabile pentru
dotarea slii cu suficiente scaune, sau mese, condiii de aerisire i iluminat, decoraiuni,
etc.
 se vor asigura mijloace de transport pentru aparatura menionat;

 se va asigura de existena indicatoarelor spre sala de edine, dac e cazul;
In ajunul edinei:
 se va aranja masa de lucru pentru prezidiu;
 se verific funcionarea aparaturii în sala de edine, poziia prizelor i a altor
aspecte legate de funcionarea acestora;
 se va asigura de existena produselor rcoritoare, a paharelor, scrumierelor,
erveelelor etc. în sala de edina;
 va pregti un anun, care va fi atârnat pe ua slii, spre a atrage atenia trectorilor
s nu deranjeze;
 va verifica cu suficient timp înainte de edin, lista acestor probleme, s se
asigure de rezolvarea lor;
In ziua edinei
 se va asigura de supravegherea telefonului, stabilind un înlocuitor sau de punerea
în funciune a robotului telefonic;
 va îndeplini rolul de gazd, având grij ca sala s fie descuiat la timp i încuiat
dup întâlnire;
 va veni mai devreme, asigurându-se de dotarea slii cu toate cele menionate
anterior
 va verifica semnarea convocatorului notând persoanele care anun în ultimul
moment c nu vor participa la edin;
 va citi procesul verbal al edinei anterioare, dac este cazul, scrisorile de scuze i
corespondena indicata de conductor;
 îl va ajuta pe conductorul edinei, înmânându-i documentele necesare, aflate în
discuie;
 va întocmi procesul verbal, dac va fi nominalizat pentru aceasta;
 în timpul redactrii procesului se va asigura c a îneles corect problemele ridicate,
cerând explicaii dac este cazul;
 va discuta cu conductorul edinei asupra celor ce vor fi consemnate: dac va

consemna toate dezbaterile, punctele principale sau numai hotrârile adoptate i
aciunile de stabilit;
 dac se întâmpl s piard firul discuiilor, secretara nu trebuie s ezite sa-l
întrerup politicos
succesiunea pes-au
în care cel care discut, pentru a consemna datele corect i în
întâmplat;
 noteaz principalele argumente, pro i contra deciziilor;
 are grij ca toi participanii la edin s semneze procesul verbal.
Dup edin
 strânge toate hârtiile rmase în sal;
secretara
dacdactilografiaz
se practic metoda consemnrii
procesul verbal în discuiilor prinpentru
forma final, minute,a fidup edin
trimis participanilor
pentru citire i semnare (trebuie respectat termenul prevzut pentru prezentare);
 îndosariaz documentele folosite în edina;
 consemneaz în agend data urmtoarei edine;
 va verifica procesul-verbal pentru a trece în instrumentele de eviden, eventuale
termene de scaden sau alte aciuni ce trebuiesc planificate i controlate de secretariat
pentru îndeplinirea lor la timp.
Tabelul de mai jos ofer posibilitatea de a vizualiza mai uor îndatoririle participanilor la
edin [2] .
412 . . Întâlnirile de lucru
Acest gen de întâlniri au loc mai des decât edinele. Se desfoar de obicei cu
participarea unui numr redus de persoane, din rândul angajailor sau al partenerilor de
afaceri.
Constituind modaliti concrete de lucru, pentru rezolvarea unor probleme aprute în
dinamica din
pregtire procesului de coordonare
timp pentru a organizaiei, chiar
întrunirea participanilor, întâlnirile
dacdeselucru presupun
desfoar o
în condiii
mai reduse de timp.
Dificulti de organizare apar, în mod special, atunci când particip un numr mai mare
de persoane. Iat, câteva aspecte ce trebuie avute în vedere:
 Atunci când întâlnirea va avea loc cu o persoan ierarhic subordonat, aceasta va

fi contactat de secretar i se va prezenta la conducere la data i la ora fixat.
 Dac întâlnirea va avea loc cu persoane ierarhic egale, data i ora întâlnirii vor fi
stabilite de comun acord.
 Dac întâlnirea va avea loc cu o persoan cu funcie ierarhic superioar, se va
solicita în numele conducerii data i ora la care aceasta poate fi primit.
 Secretara trebuie s includ în agend i s comunice conducerii cu precizie ora
ziua i locul întâlnirii.
 Secretara va pregti materialele necesare întâlnirii: proiecte, situaii financiare,
scheme etc.
Întâlnirile de lucru se pot organiza între dou sau cu participarea mai multor persoane.
O problem mai dificil în organizarea întâlnirilor de lucru o constituie stabilirea unei
date i ore care s convin tuturor persoanelor implicate.
În practica secretariatului se recurge la urmtoarele procedee:
 se contacteaz succesiv, fiecare persoan, i se stabilete data i ora în funcie de
cea stabilit de primul interlocutor;
 se întocmete un tabel în care se menioneaz data i ora la care este disponibil
fiecare participant i se verific orele când toate, sau majoritatea persoanelor sunt
disponibile. Data i ora fixat va fi transmis tuturor persoanelor.
4.1.3 Teleconferinele
Teleconferinele reprezint metode de desfurare a edinelor i altor tipuri de întâlniri,

fr a fi necesar deplasarea participanilor aflai la distan, fiind suficient prezena lor
în faa unui telefon sau într-un studio.
Tipuri de teleconferine:
Videoconferinele
Videoconferina se desfoar printr-un sistem de televiziune cu circuit închis care leag
persoane din diferite localiti. Fiecare camer de conferine este echipat cu camere de
luat vederi, monitoare i un microfon. Multe organizaii mari, naionale i internaionale,
au propriile lor studiouri. În timpul conferinei se pot folosi hârtii desene, schie, imagini
video.
Avantaje:
Costul unei ore de videoconferin într-un studio va costa de zece ori sau douzeci de
ori mai puin decât apelurile telefonice pentru a-i întruni pe toi participanii la o edin.
Urgena demarrii întâlnirii, deoarece nu sunt necesare prea multe operaiuni, precum
cele menionate, pentru pregtire i desfurare.
Dezavantaje:
Se pierde avantajul atmosferei create de comunicarea direct, cum ar fi cel al perceperii
mesajului nonverbal sau al posibilitii unor negocieri prin comunicrile neoficiale
realizate în pauze.
De asemenea se pierde posibilitatea unei valorificri a ideilor prin participare nelimitat
la discuie, fiecare participant fiind nevoit s vorbeasc pe rând pentru a permite
camerei de luat vederi s focalizeze.
c e
Audio onf rina
Conferinele inute de la distan se pot realiza i prin conectare telefonic a
participanilor aflai la distan. Se poate folosi, in sistemul de telefonie al propriei
companii dac are facilitile necesare. Dac se cere, serviciul telefonic poate fi
suplimentat cu materiale obinute cu ajutorul scanerelor i faxurilor. Pentru a facilita
discuia cu persoane din strintate poate fi angajat un translator. De asemenea,
discuiile pot fi înregistrate i ascultate.
Avantaje:
Nu implic
sunt timp i decât
mai ieftine bani pentru deplasare,
acestea. Astfel, secapot
i în cazul
ine câtevideoconferinelor darîntr-o
patru edine scurte costurile
sptmân decât una lung pe lun.
414 . . . Teleconferina pe computer
Comunicarea în acest caz se realizeaz prin intermediul potei electronice.
Dialogurile de grup pot fi simplu direcionate pe mari perioade de timp i pe spatii
cuprinztoare.
Aplicaiile tipice pentru sistemele de conferine sunt:

ß Conferinele on-line pe cale electronica
ß Sprijinirea proceselor de decizie în grup
Pachetele de programe pentru lucrul în grup permit sprijinirea pregtirii, desfurrii i a
evalurii edinelor i a conferinelor. În acest scop se pun la dispoziie instrumente care
permit desfurarea structurat a proceselor de luare a deciziilor, fiind astfel posibil

atât coordonarea fluxurilor, cât i generarea i distribuirea direcionat a mesajelor.
B ) Reuniunile sau manifestrile colective temporare
Expresia
de manifestri
cele mai multe ori colective
persoaneeste
carefolosit
lucreazca în
generic
acelaipentru reuniuni
domeniu la care participa
de activitate, în diferite
organizaii, chiar concurente.
În funcie de coninutul dezbaterilor, aceste manifestri pot fi tiinifice, profesionale,
culturale, inaugurale sau aniversare.
Organizarea lor are loc, deopotriv, la nivel macro i microeconomic, în instituii de
învmânt, cercetare, medicale, culturale i alte organisme interesate în a-i pune de
acord activitatea practic cu ideile i conceptele teoretice noi din domeniul de activitate
în care fiineaz.
În cadrul acestor manifestri pot participa persoane sau organisme autorizate într-un
domeniu de activitate, din mediul extern.
Cele mai multe manifestri colective se concretizeaz sub form de simpozioane,
consftuiri, sesiuni de comunicri, seminarii mese rotunde colocvii etc.
O delimitare clar între aceste noiuni nu este univoc clarificat de literatura de
specialitate. Indiferent de denumirea sub care se desfoar, simpozion, congres,
conferin etc. aceste manifestri prezint câteva caracteristici comune ce pot fi clar
delimitate, astfel:
 Toate reprezint o parte necesar a comunicrii organizaionale cu mediul
economico-social. Nici o organizaie nu poate tri izolat de mediul în care-si desfoar
activitatea ea fiind însi produsul mediului respectiv. De aceea ele capt o amploare
deosebit în viaa economico-social, constituind una dintre aciunile eseniale pentru
afirmarea identitii i imaginii unei organizaii.
 Modul de comunicare este preponderent verbal i presupune existena unui
auditoriu;
 Obiectivul întâlnirii este comun i bine precizat;
 Desfurarea este temporar, variind de la câteva ore la la câteva zile în funcie de
amploarea manifestrii;
 Cadrul de desfurare este special amenajat
In practica organizaiilor, în general, alegerea unei forme sau a alteia de manifestare
este gândit în funcie de câiva factori, precum:
 proporiile participrii
 gradul de oficializare
 procedurile organizatorice
Astfel, se pot distinge:
4.2. Manifestri de proporii mari cu caracter oficial care se concretizeaz în
simpozioane, sesiuni profesionale, seminarii, mese rotunde, vizite de prezentare ;
4.3. Manifestri de proporii reduse cu caracter oficial care se concretizeaz în mese
rotunde i dezbateri, consftuiri;
4.4. Manifestri cu caracter mai puin oficial, precum mesele de lucru (masa bufet,
cocktailurile, recepiile, dejunul, dineul) sau festivitile cu diverse prilejuri (aniversari,
Crciun, pensionari, excursii organizate de firm etc).
Simpozioanele sunt organizate sub forma unor dezbateri, discuii sau sesiuni de
comunicri scrise între specialiti, în faa unui auditoriu interesat de tematica abordata.
Dup proporiile manifestrii pot fi:
ß Simpozioane internaionale cu participarea specialitilor din diferite colturi ale
lumii care s-au constituit în asociaii profesionale sau tiinifice sau care desfoar
activiti în diferite organisme de cercetare, învmânt sau producie. Se organizeaz
pe o anumit tematic din paleta de preocupri a specialitilor. Uneori simpozioanele
.
internaionale sunt numite i congrese internaionale sau în alte cazuri conferine
ß Simpozioanele naionale sunt reuniuni ale specialitilor dintr-un anumit domeniu
de activitate, care au ca obiect de activitate cercetarea i care aparin unor asociaii
naionale. Pot participa i alte organisme interesate de tematica dezbtut.
Colocviile tiinifice sunt convorbiri, discuii dezbateri organizate pe o anumit tema
dinainte stabilita, într-un anumit domeniu al tiinei.
Conferinele se pot desfura sub mai multe forme, precum:
 expuneri
economice etc.fcute în sau
Scopul faa este
unui informarea
public, asupra unei teme
i instruirea tiinifice, literare, politice,
publicului.
 întruniri culturale, tiinifice, economice etc. cu reprezentani autorizai cu scopul de
a dezbate probleme de specialitate i de a hotrî asupra activitii curente sau de
perspectiv.
 conferine-dezbateri, metode semiactive de instruire, utilizate larg în situaiile de

formare i perfecionare profesional în domeniul conducerii; pot fi, de asemenea cu
participare naional sau internaional.
Mesele de lucru i dezbaterile sunt forme mai simple de comunicare i conlucrare cu
un numr maiimediat
aplicabilitate restrânscât
deiinvitai. Abordeaz în general, teme teoretice i practice cu
de perspectiv.
4.2.1 Gestionarea manifestrilor colective
Pentru a se asigura eficacitatea acestor reuniuni se dovedesc eseniali urmtorii factori:
a) temeinicia pregtirii; b) tactul i priceperea de a conduce dezbaterile.
Pentru coordonarea unor astfel de activiti se însrcineaz, de obicei, o echipa
responsabila, compusa din salariai dac organizaia nu dispune de un serviciu
specializat de Protocol sau Relaii Publice. Este important s se stabileasc
competentele tuturor membrilor
prevzut cu termenele acesteia,
de îndeplinire ale întocmindu-se
acestora. lista sarcinilor concrete,
In gestionarea acestor manifestri, conductorii se bizuie, de obicei, pe secretare in

special în planificarea aciunilor i urmrirea îndeplinirii lor, în elaborarea materialelor
imprimate, în aciuni de protocol sau alte tehnici specifice de secretariat.
Gestionarea manifestrilor colective poate constitui, pentru secretare, chiar o ansa de
specializare pe aceast direcie, inând cont de faptul c aceste manifestri reprezint
parte a comunicaiei i Relaiilor Publice.
De aceea
fiecare voma încerca
etap s redm
manifestrilor, în continuare
insistând asupra câteva detalii
aspectelor cede organizare
implic pentru
secretariatul.
Aceste recomandri, care pot asigura succesul manifestrilor, decurg din experiena
organizaiilor, de aceea sunt tratate tipic în literatura de specialitate. De aceea ele
trebuie abordate ca o list de verificare care poate fi, bineîneles actualizat i lrgit în
funcie de noi tehnici i idei
Indicaii generale
Gestiunea manifestrilor se compune din urmtoarele faze:
ß definirea obiectivelor;
ß planificarea
ß execuia
ß evaluarea
ß verificarea succesului
Definirea obiectivelor i planificarea manifestrii sunt faze care sunt coordonate de
conductorul manifestrii. Secretariatul poate veni în sprijinul acestuia pregtind o list
cuprinztoare, în care s fie enumerate toate sarcinile i obiectivele manifestrii
respective.
Planificarea presupune clarificarea urmtoarelor probleme:
1) Tipul manifestrii i tema;
2 ) Cercul participanilor;
3) Momentul manifestrii;
4) Durata manifestrii;
5) Locul desfurrii
6) Mijloacele tehnice auxiliare (accesoriile necesare desfurrii).
Întreaga desfurare a manifestrilor depinde de buna organizare care presupune
urmtoarele operaiuni:
ß scrierea invitaiilor
ß stabilirea locurilor de cazare, conveniile cu hotelurile dac e cazul i locurile de
parcare;
ß alegerea i angajarea referenilor;
ß stabilirea i organizarea manifestrilor auxiliare
ß echiparea slilor;
ß rezervarea cazrilor la hotel;
In funcie de durata i tipul manifestrii, secretarelor le revine, pe lâng munca lor
cotidian normal, efectuarea multiplelor pregtiri.
Pentru aceasta este nevoie de multe notie i eventual de a gsi, la nevoie înlocuitor,
mai ales în toiul evenimentelor.
Lista de control constituie un instrument de organizare eficient deoarece este posibil s
fie uitate lucruri mrunte dar care pot avea efecte negative în derularea aciunilor. În
general lista trebuie s cuprind aciunile i materialele ce fac parte din procesul
organizrii i conducerii unei reuniuni pentru a evita situaii stânjenitoare.
Dei manifestrile colective sunt diferite ca scop i substana, punctele de pe list sunt
universal valabile.
Iat, în acest sens câteva rubrici ce pot fi cuprinse în Lista de control:
- Publicitate ± promovare-anunare: afie, anunuri, invitaii, locul manifestrii, cum
se ajunge, telefoane de dat, comunicate de pres, contacte cu reprezentanii presei,
copii ale interveniilor, copii ale desfurtorului reuniunii, ilustraii, avizier, contacte
personale diverse.
- Amenajarea localului: capacitatea slii, acces la sala, prize electrice, iluminatul,
prize microfon, numele administratorului, unde poate fi gsit, acustica, ui, grupuri
sanitare, acces la telefon, scri, ascensoare, instalaii de termoreglare, instalaii de
ventilare, parcare,slii,
pentru decorarea (capacitate
spatii dedeexpunere,
acces), accesul
panourila/ aviziere,
mijloace impactul
de transport, aranjamente
emoional
(design, estetica), diverse.
- Dotri necesare: mese (numr, dimensiuni), scaune (confort, numr), microfoane,
casetofon i casete audio, videorecorder i casete video, reportofon, retroproiector,
trepied pentru afiare de avize, stând pentru diagrame, proiector pentru diapozitive,
ecran, sticle, cni i pahare cu ap, instalaii i ceti pentru cafea, ceai, proiector pentru
film, tabla, creta, burete, maini de scris, couri de hârtii, table de afiat buletine, mas
pentru retroproiector, aparat de fotografiat, ustensile de scris, cordoane prelungitoare,
copiatoare, calculatoare, diverse.
- Materiale necesare: ecusoane port-nume, cartonae cu numele participanilor,
pixuri cu mine groase i subiri de diferite culori, scotch, lipici, agrafe de birou, creioane,
carioca, ace, foarfeci, capsator, hârtie pentru multiplicat, diferite tipuri de
hârtie, programul manifestrii, publicaiile organizaiei, materiale de expoziie, flori sau
aranjamente florale, decoraiuni, postere, afie, foi cu instruciuni, menionarea în scris a
persoanelor utile, semne indicatoare spre locul manifestrii, mape, diverse.
- Buget ± costul efectiv: plicuri, timbre, convorbiri telefonice, teleconferine, chiria
pentru dotare tehnic, chiria localului, materiale din hârtie (ecusoane, tiprire buletine,
hârtie, inclusiv calc,), materiale de scris, transport, mesele participanilor, bar, cafea,
rcoritoare, multiplicarea materialelor, pliante, mape, casete, operator proiecii, operator
microfoane, traductori, program distractiv, flori, reproducerea filmelor, reproducerea
imaginilor, diverse.
- Dup manifestare: debarasarea slii, restituirea aparaturii i a ustensilelor
împrumutate; sortarea i pstrarea documentelor; scrierea, trimiterea i evaluarea
protocolului; evaluarea notielor, memorarea lor; colectarea i transmiterea rapoartelor
de presa; trimiterea de fotografii invitailor de onoare, referenilor i eventual
participanilor; decontarea numerarului; decontarea onorariilor i a cheltuielilor de
deplasare; achitarea costurilor hoteliere; verificarea facturilor sosite i dispunerea plii

acestora; calcularea cheltuielilor totale, compararea cu ante-calculul i tragerea
concluziilor pentru viitoarele manifestri; rezolvarea eventualei corespondene, notarea
i memorarea modificrilor de adrese.
Secretariatul
acest scop o poate
banc rezolva
proprie multe probleme
de date cu ajutorul
în care poate calculatorului.
încrca Poateapela
i din care poate crea în
pentru
culegerea datelor de baz ale persoanelor, hotelurilor etc.
Servicii deosebite pot fi oferite i de ghidurile electronice pentru hoteluri, hârtii rutiere,
mersul trenurilor, planurile de zbor, disponibile pe versiuni actualizate pe dischete sau
pe CD-Rom (compact discuri).
De asemenea pot fi folosite programe speciale pentru organizare de conferine, precum
cele menionate în capitolul Comunicaia birotic. Pota electronic poate fi de un real
folos pentru comunicare cu participanii, dac exist posibiliti de acces la Internet,
evitându-se multe costuri de comunicare.
V. FUNCIA DE REPREZENTARE
Funcia secretariatului de reprezentare se exercit, în mod special, în relaiile
interpersonale ale managerului cu personalul organizaiei sau cu mediul extern.
Comunicarea interpersonal constituie o coordonat esenial a procesului de
management, asigurând maximum de eficacitate, data fiind promtitudinea rspunsului
ce o caracterizeaz. Cercetrile specialitilor în domeniul managementului evideniaz
faptul c, peste 70% din timpul de lucru al managerului se consum în comunicri
interpersonale i comunicri de grup sau ³de echip³ [1] . În general, se insist asupra
persuadrii interlocutorilor, ca obiectiv al acestui tip de comunicare, la nivelul
organizaiilor, în scopul declanrii de aciuni care conduc la atingerea obiectivelor «
În aceste condiii, domeniile de competen ale secretariatului, auxiliarul direct al
managementului, au evoluat spre o alt coordonat, aceea a competenelor sociale.
Dincolo de provocrile profesionale în faa tehnologiei informaionale i comunicaionale,
competenele sociale constituie o nou provocare în exercitarea acestei profesiuni.
Conducerea organizaiilor care se desfoar mai ales prin comunicare, are nevoie tot
mai mult de secretare sau asistente manageriale calificate dar i capabile s comunice
i s se comporte conform noilor cerine.
Situaii oficiale specifice, în care secretariatul îi exercit funcia de reprezentare, la

nivelul organizaiilor, le reprezint: primirea vizitatorilor, audientele, relaiile cu
reprezentanii presei, negocierile.
Rolul secretariatului este, în general, acela de a crea condiiile preliminare pentru

desfurarea eficient i în bune condiiuni a acestor contacte.
Exercitarea funciei de reprezentare nu poate fi, îns, raportat numai la aceste aciuni
specifice procesului de management. Posibilitile de reprezentare depesc aceast
sfer, dac ne raportm la fluxurile comunicaionale gestionate la acest nivel al
organizaiei, menionate în capitolele anterioare.
Dincolo de relaiile ierarhice cu eful direct, solicitrile secretariatul sunt dintre cele mai
diverse, de la simple informaii sau eliberri de înscrisuri pân la situaii complexe de
comunicare oficial în absena managerului.
Funcia de reprezentare
organizaie, a secretariatului,
secretarele fiind adesea numite poate
³ cartfi,eaastfel, extins
de vizit chiarorganizaii,
´ a unei la nivel deîn
sensul c, ele sunt primele persoane cu care se intr în contact, la nivelul conducerii,
putând influena pozitiv sau negativ imaginea organizaiei. În lipsa unui serviciu de
Relaii Publice, secretariatul poate suplini cu succes o serie de aciuni de imagine, mai
ales în cazul comunicrii în interior i exterior. De pild, felul în care-l trateaz la telefon
pe partenerii de afaceri sau cum vin în întâmpinarea colegilor influeneaz puternic
imaginea firmei în viziunea partenerilor. Un comportament elevat, elegant, diplomat i
inspirat, consecvent i ponderat poate crea adevrate puni între oamenii cu care
comunic organizaia. Posibilitile lor de influenare direct i indirect depind de:
treapta ierarhic a efilor, de domeniile de sarcini ale efilor precum i de propria
iniiativ i iradiere personala.
Cunoaterea clar a acestor obiective, considerm c poate constitui deja o premiz în
perfecionarea acestei dimensiuni ³comportamentul profesional´ care se înglobeaz în
competentele sociale necesare acestei profesiuni. Ideea de baz este aceea c o
secretar trebuie s plac, s tie s se fac plcut. În ultimii ani s-a scris o vast
literatur a omului care place, care tie s se fac plcut, s comunice pe plan individual
i profesional. Deoarece aceste aspecte in de alte domenii ale cercetrii, precum
psihologia social, în contextul acestui manual am încercat doar s exprimm câteva
idei care s releve idealul.
În acest sens, reproduce un adevr verificat în orice profesiune: Cunoaterea este arma
cu care se învinge în orice profesiune.
Bibliografie
1. AIFTINCA, Marin. Babilonul informaiei: Ctre o noua ordine informaionala în
domeniul comunicrii i informaiei. Bucureti: Editura politica, 1987;
2 . ALEXANDRU, Ioan. Administraie public. ± Bucureti: Lumina Lex, 999 ;

3. AMOS, Julie ± Ann. Managing your time.- London, 1998;
4. BALDRIGE, Letiia. Codul manierelor în afaceri. ± Bucureti: Business Tech
Internaional Press, 1997.
5. BERCIU DRAGHICESCU, Adina. Arhivistica i documentaristica, Bucureti:
Universitatea Bucureti, 2001;
6. BOTEZ, Victor. Informaie: Cunoatere: Actiune, Bucureti: Editura politica,
1983;
7. BRATESCU, Gheorghe. De la desenele rupestre la sateliii de comunicaie:
Povestiri din lumea crii. Bucuresti: Albatros, 1987;
c e e  c ,
8. CANDEA,
Bucureti: Expert; Rodica; CANDEA Dan. Comuni ar a manag rial apli at
9. COX, Desiree. An introduction to the Office management for secretaires.
10. DEVERS, Thomas. Secretaires, apprivoisez, la bureautique, Paris: Les editions
d¶ organisation, 1987;
11. DICIONAR al tiinelor speciale ale istoriei, Bucureti: Editura tiinific i
enciclopedic, 1982;
2 I I e e c
1 . D C ONAR d dr pt al mun ii, Bucureti: Lumina Lex, 1997;
13. DICIONAR de informatica, ± Bucureti: Editura tiinific i enciclopedic, 1981;
14. DUSSAULT, Louis. Protocolul instrument de comunicare, Bucureti: Galaxia,
1996;
15. GATJEN-REUTER, Margit; BEHRENS, Claudia. Manual de secretariat i
asistenta manageriala, Bucureti: Editura tehnica, 1999;
16. GEORGESCU, Toma. Tehnici de comer exterior: Negocierea afacerilor i uzane

e c ,
d proto ol Bucureti: Sylvi, 1997;
17. GIBLIN, Les. Arta dezvoltrii relaiilor interumane. Bucureti: Curtea Veche, 2000;
18. GULEA, Michaela. Scrisoarea comercial.- Bucureti: Oscar Print, 1999;
19. GUÎU, Stelian. Sisteme informatice în administraie, Bucureti: Editura tiinific i
enciclopedic, 1984;
2 0. HARRISON, John. Curs de secretariat, Bucureti: ALL, 1996;

21. HASCAL, Abela; PREOTESIU, Lucreia. Corespondena i tehnici de secretariat,
Bucureti: Editura didactic i pedagogic, 199 2;
22 2
. HINDLE, Tim. Cum s gestionam timpul, Bucureti: RAO, 000;
23. IZDRAILA, Vasile. Buna-cuviin i comportam entul civilizat. ± Timioara: Facla,
1998;
2 4. JALOBEANU, Mihai. Internet ± Informare i instruire. Cluj: Promedia Plus, 1995;
2 5. JOHNS, Ted. Organizarea perfecta a timpului, Bucureti: Naional, 1998;
2 6. JOHNSON, Richard. Manipularea subalternilor, Bucureti: Antet XX Press, 2001;
2
7. LEFTER,
Editura didactica V.; MANOLESCU,
i pedagogica, A. Managementul resurselor umane, Bucureti:
1995;
2 8. MANOLESCU, Adrian. Putere i informaie, Craiova: Certi, 1996;
29. MARIN, George. Uzane diplomatice i de protocol: Caiet de seminar, Bucureti:
Academia de studii Economice, 1996;
30. NAFTANIL, Ion; COLESCA, Sofia. Birotica i secretariat, Bucureti: Editura
ASE, 1999;
31. NECROPONTE, Nicholas. Era digitala, Bucureti: ALL, 1999;

32. NICOLESCU, Ov.; VERBONCU, I. Management, Bucureti: Editura economic,
1996;
33. NICORESCU, Elisabeta. Elemente de modernitate într-un birou, Bucureti:
Editura didactica i pedagogica, 1998;
34. OKITA, Saburo. Cu fata spre secolul 21, Bucureti: RAI, 1992;
35. POPESCU, Maria. Management pentru tinere secretare, Bucureti: Universitatea
Marii Negre, 1995;
36. POPOVICI, M.; ROMAN, E. Lucrri de birou i secretariat, Bucureti: Editura
didactica i pedagogica, 1971;
37. ROSCA, D.; VARZARU, M. ± Craiova: Certi, 1994;
38. RUSU, Costache; VOICU, Monica. ABC-UL managerului, Iasi: Gh. Asachi, 1993;
39. SITTERLEI, Connie. Femeia manager, Bucureti: Codex, 1993;

40. SOCOBEANU, Iordana. Manual de secretariat, Bucureti: Eficient, 2002
41. STANCU, Serb. Relaii publice i comunicare, Bucureti: Teora, 2001;
42. STANTON, Niki. Comunicarea, Iai: Societatea tiina i Tehnica, 1997;
43. STEUEART, R.; MORAN, B. Management pentru biblioteci i centre de
informare, Bucureti: ABBPR. 1998;
44. SURCEL, Traian; SOFRONIE, Gheorghe; PREDA, Stefan. Word perfect pentru
secretariat i corespondena de afaceri, Bucureti: Calipso 2000,
1995;
45. SINCAI, Ana. Informaie i comunicare: Informarea documentara o disciplina în
expansiune, Piteti, 2002;
46. TABARCEA, Petrea; GHIAUR, Gheorghe. Tehnologii noi de telecomunicaii,
Bucureti: Editura tiinific, 1991;
47. TAYLOR, Judith. Succesfull tehnique ± how to improve your organizaion¶ s
image, London: Kogan page, 1994;
48. UDROIU, Neagu. Gutenberg sau Marconi ?: Momente din evolutia comunicatiilor
de masa, Bucureti: Albatros, 1981;
49. VEDINAS, Virginia. Elemente de protocol, Bucureti: Lumina Lex, 2000;
50. VIVIEN, Georges; ARNE, Veronique. Secretara perfect, Bucureti: Sigma
Primex, 1995;
ORGANIZAREA I PRELUCRAREA ARHIVEI CONTEMPORANE

P rof. univ. dr. Adina Berciu-Drghicescu
Directorul Colegiului Universitar de Administraie i Secretariat
P rof. Maria Petre
Arhivele Naionale Istorice Centrale ± Bucureti
Arhivistica este disciplina care are domenii de investigaie izvoarele scrise pe supori
friabili (uori deteriorabili) i pe baza crora se efectueaz cercetri fundamentale i
aplicative în vederea stabilirii soluiilor optime de selecionare, ordonare, inventariere,
conservare i valorificare a documentelor. Alturi de arhivistic se afl informarea
documentar care studiaz informaiile, datele cuprinse în documente, în publicaii,
elaborânda apoi
regsire mijloace
datelor de cercetare
i de transmitere eficiente
a lor cât maidebine
prelucrare analitic ± sintetic, de
la beneficiar.
Documentele, mai ales acelea care conin informaii tiinifice i tehnice constituie
principala surs de informare documentar.
Documentul este un act oficial sau particular prin care se adeverete (sau se
preconizeaz) un fapt, se confer un drept sau se recunoate o obligaie. Potrivit
normelor internaionale documentul este definit ca ³un material pe care este înregistrat
o informaie´ sau ³o informaie înregistrat pe un segment´. Prin urmare elementele unui
document constau în: informaii, înregistrarea lor, suportul.
Noiunea de document, din punct de vedere arhivistic, are o accepiune foarte larg.
Astfel în Dicionarul tiinelor Speciale ale Istoriei documentul este definit, în sens
arhivistic, ca fiind orice surs ³pe supori friabili, realizate cu ajutorul grafiei, fotografiei,
înregistrrilor sonore, cinematografice sau a altor imagini, care prezint interes pentru
cunoaterea istoric[1].
Prin urmare documentul este un text scris sau tiprit, inscripie sau orice alt mrturie
care servete la cunoaterea unui fapt real, din prezent sau din trecut, redactat într-o
form clar i având unitate de unitate de coninut i îneles de sine stttor. Legea
Arhivelor din 1996 menioneaz c prin documentele care fac parte din Fondul Naional
manuscrise,
al României´ proclamaii,
se înelege:afie,
acte oficiale
chemri,i planuri,
particulare,
schite,
diplomatice
hari, pelicule
i consulare,
cinematografice
memorii,i
alte asemenea mrturii precum i înregistrri foto, video, audio i informaia cu valoare
istoric, realizate în ar sau de ctre creatori romani în strintate[2].
Arhivele ar fi, aadar, grupuri mari de documente de o mare diversitate atât sub aspectul
informaiei cât i sub aspectul suportului pe care sunt realizate în arhive, fie ele arhive
naionale, departamentale (judeene), istorice, curente, documentele se afl grupate în
fonduri i colecii.
Fond arhivistic se consider ´totalitatea documentelor create în decursul vremii de
organele de stat, de alte organizaii sau de persoanele fizice care au îndeplinit funcii
sau misiuni de rspundere în stat sau au avut un rol deosebit în viaa politic, social,
economic, tiinific, cultural sau artistica a rii, care constituie izvor de cunoatere a
istoriei patriei, a dezvoltrii politice, economice, sociale i culturale a rii[3]´.
In actuala Lege a Arhivelor Naionale se specifica: Ćonstituie izvoare istorice i
alctuiesc Fondul Arhivistic Naional al României, documentele create de-a lungul
timpului de ctre organele de stat, organizaiile publice sau private, economice, sociale,
culturale, religioase, militare, precum i de ctre persoanele fizice´[4].
Colecia arhivistic reprezint un ansamblu de documente a cror adunare laolalt s-a

fcut prin alegere sau din întâmplare; sunt documente care au fost grupate de o
organizaie, de o familie sau de o persoan fizic conform unui anumit criteriu (tematic,
cronologic, particulariti externe, lingvistic) fr a se ine cont de proveniena lor[5].
Colecia are mai muli creatori ai documentelor care de multe ori au fost create în locuri
diferite, la intervale de timp diferite, pot avea o tematic diferit dar au form i raporturi
asemntoare.
S-a dovedit c nu tipul trebuie s fie norma de selecionare a arhivelor, ci utilitatea lor.
Doar teoretic, s-a fixat alt criteriu: arhive vii, necesare administraiei curente i arhive
moarte, care nu mai îndeplineau acest oficiu.
Clasificare arhivelor este necesar din considerente teoretice i practice[6]. Exista mai
multe criterii de clasificare:
A. Dup deinerea arhivelor:
ß arhive deinute de organizaiile creatoare de arhiv;
ß arhive ale Arhivelor Naionale;
ß arhive deinute de alte organizaii i persoane particulare.
B. Dup etapele procesului de formare a arhivelor:
ß arhive curente (de registratur);
ß arhive de depozit;
ß arhive istorice (permanente).
C. Dup orânduirea social:
ß arhive feudale;
ß arhive moderne;
ß arhive capitaliste;
ß arhive socialiste.
D. Dup etapele istoriei arhivelor:
ß arhiva la destinatar (actul era necesar, dar grija pstrrii lui revenea celui cruia îi
era destinat i care beneficia de coninutul lui);
ß arhiva la emitent (grija pstrrii actului revine celui care îl creeaz);

ß arhiva de registru (de pe actele emise se fcea o copie pentru o mai bun ordine
i eviden); copierea se fcea în registru;
ß arhiva de registru (se mai numete i arhiva de secretariat sau administrativ).

E. Dup creatorii arhivelor:
ß arhive centrale, create de instituiile de conducere din stat;
ß arhive administrative, create de: prefecturi, primrii, consilii populare;
ß arhive judectoreti sau judiciare, create de instituii ca: Sfatul Domnesc, tribunale,
curi cu juri etc.;
ßsarcin
arhive poliieneti
meninerea ± provin
ordinii i carede la instituiile
erau de la perioada
organe executive modern care aveau în
ale statului;
ß arhive economice, provenite de la instituii care au avut atribuii în diferite ramuri
ale economiei i cele provenite de la Ministerul Agriculturii, al Industriei i al Comerului;
ß arhive statistice ± fac parte din arhivele economice; apar în sec. al XIX-lea, prin
înfiinarea oficiilor statistice (1859);
ß arhive militare ± cuprind documente create de armata, Ministerul de Rzboi,
Marele Stat Major;
ß arhive sanitare ± aparin unor instituii create la sfâritul sec. al XIX-lea; amintesc
de leacuri pentru boli, msuri de prevenire, epidemii;
ß arhive sociale ale unor organizaii pe ramuri de producie, constituite cu scopul de
a-i pstra interesele lor, de a-i organiza pentru obinerea de privilegii (bresle i
corporaii);
ß arhive culturale ± create de instituii de cultur precum ASTRA, Ateneul Român,
biblioteci, muzee;
ßmnstiri;
arhive de învmânt,
dup slabsereprezentate
sec. al XIX-lea organizeazînînvmântul,
feudalism, când existau sunt
iar arhivele coli create
pe lâng
de
coli, licee, universiti;
ß arhive ecleziastice, cele mai bogate arhive din perioada feudal pân astzi, cu
documentele cele mai vechi;
ß arhive personale ± totalitatea actelor i documentelor concepute, primite, adunate

i totodat conservate contient de ctre o persoan;
ß arhive familiale ± ansamblul actelor create i primite de membrii unei familii, de
familie ca persoan juridic sau de organe administrative ale familiei, care prin
destinaia lor s-au pstrat în proprietatea succesiv sau colectiv a acesteia.
F. Dup materia subiacent, exist documentele scrise pe:
ß hârtie, lemn, mtase, metal, papirus (material sub form de foi, prelucrat din
tulpina plantei numit papirus, pe care se scria în antichitate), pergament (material de
scris obinut din prelucrarea pieilor unor animale), scoara de copac.
G. Dup modul de percepere de ctre om:
ß arhive vizuale;
ß arhive sonore;
ß arhive audio-vizuale.
Pornind de la aceste definiii i explicaii se ajunge la clasificarea modern a arhivelor.
Abordarea acestui aspect presupune numeroase puncte de vedere, dar care nu sunt
necesare în prezenta lucrare, dar clasificare arhivelor este necesar din considerente
teoretice i practice[6]. Exist mai multe criterii de clasificare.
Evenimentele din decembrie 1989 a produs perturbaii i în domeniul arhivelor. Pentru a
se putea prelua
cercetarea fondurile
arhivelor arhivistice
istorice naionaleabandonate
s-a recurs pentru a se putea
la un cadru lrgiminim[7],
legislativ accesul la
respectiv Legea nr.40/1990 i Hotrârea Guvernului României nr.769/1991.
Transformrile produse în sistemul instituional, apariia sectorului particular,
abandonarea sau fragmentarea multor fonduri arhivistice au determinat elaborarea unei
noi legi arhivistice. Noua lege a Arhivelor Naionale a fost promulgat la 2 aprilie 1996
prin decret de Preedintele României. Aceasta stipula (art. 3) c ádministrarea,
supravegherea i protecia special a Fondului Arhivistic Naional al României se
realizeaz de ctre Arhivele Naionale, unitar bugetare în cadrul Ministerului de Interne´.
Pornind de la actele
documente revin onormative în vigoare,
serie de obligaii unitilor
privind creatoare
evidena, i deintoare
selecionarea, de
pstrarea,
folosirea i depunerea la Arhivele Naionale a înscrisurilor ce fac parte din Fondul
Arhivistic Naional. Acestea constituie cerinele în materie de arhive pe care societatea
le adreseaz amintitelor uniti, dovad c legiuitorul recunoate importana i rolul
arhivelor în stat.
Urmrind organizarea i desfurarea activitii arhivistice la nivel naional, în mod

unitar, Arhivele Naionale au elaborat prin Ordinul de zi nr. 217 din 23 mai 1996,
Instruciuni privind activitatea de arhiv la creatorii i deintorii de documente. Aceste
instruciuni sunt deosebit de utile i vin s completeze dispoziiile cuprinse în Legea
Arhivelor Naionale din 2 aprilie 1996.
Primul capitol al instruciunilor cuprinde în 7 articole dispoziii generale ce definesc
documentele ce fac parte din Fondul Arhivistic Naional al României (F.A.N.); faptul c
administrarea, supravegherea i protecia special a F.A.N. se realizeaz de Arhivele
Naionale; obligaiile deintorilor i creatorilor de arhiv în înfiinarea compartimentelor
de arhiv, conform complexitii i cantitii de arhiv precum i structura i competena
compartimentelor de arhiv stabilite de conducerea unitilor creatoare i deintoare de
arhiv, cu avizul de specialitate al Arhivelor Naionale; atribuiile personalului
compartimentului de arhiv i obligaia de a comunica în scris, în termen de 30 de zile,
Arhivelor Naionale, înfiinarea, reorganizarea sau oricare alte modificri survenite în
activitatea instituiilor cu implicaii asupra compartimentului de arhiv;
Cel de-al doilea capitol cuprinde în 108 articole obligaiile creatorilor i deintorilor de
documente începând de la evidena, inventarierea, selecionarea, pstrarea, folosirea
documentelor i pân la depunerea lor la Arhivele Naionale i rspunderile i
sanciunile ce se aplic în cazul nerespectrii acestor obligaii.
Evidena documentelor
Legislaia arhivistic prevede obligaia creatorilor de documente de a înregistra toate
documentele intacte, ieite ori întocmite pentru uz intern la registratura general, într-un
singur registru de intrare-ieire sau în mai multe (atunci când instituia creeaz un numr
unic de documente), fr ca numerele de înregistrare date documentelor s se repete.
Înregistrarea documentelor marcheaz existena oficial a acestora i reprezint actul
de natere al fiecrui document i de corectitudinea înregistrrii depinde, în mare
msur, asigurarea pstrrii lor.
Numrul mare i diversitatea documentelor care intr i ies de la un creator necesit
organizarea precis a circuitului lor.
Atunci când creatorul de documente creeaz un numr mare de documente,
înregistrarea acestora se face la fiecare compartiment de munc, la registratura
general înscriindu-se numrul de înregistrare atribuit de expeditor i denumirea
compartimentului la care se repartizeaz spre înregistrare i rezolvare.[8]
Înregistrarea documentelor se efectueaz cronologic, în ordinea primirii lor, începând de
la 1 ianuarie pân la 31 decembrie ale fiecrui an.
În registrul de intrare-ieire se vor preciza urmtoarele elemente: numrul de
înregistrare; data înregistrrii; numrul i data documentului date de emitent; numrul
filelor documentului; numrul anexelor; emitentul; coninutul documentului pe scurt;

compartimentul cruia i s-a repartizat; data expedierii; modul rezolvrii; destinatarul;
numrul de înregistrare al documentului la care se conexeaz i indicativul dosarului
dup nomenclator, care se va stabili i completa în registru dup rezolvarea
documentului.
Documentele care se refer la aceeai problem se conexeaz la primul document
înregistrat; în dreptul fiecrui document conexat se trece în rubrica corespunztoare,
numrul de înregistrare al documentului la care se face conexarea.
Documentele expediate din oficiu i cele întocmite pentru uz intern se înregistreaz ca i
documentele iniiale, completându-se coloanele adecvate.
În cazul documentelor expediate ca rspuns, acestea vor primi numrul de înregistrare
al documentului la care se rspunde.
Gruparea documentelor în dosare

Operaiunea de baz a registraturii este primirea, înregistrarea i repartizarea
documentelor spre rezolvare. Fiecare document, dup coninut, urmeaz s fie
repartizat la un dosar.
Legislaia arhivistic stabilete c anual, documentele se grupeaz în dosare, potrivit
problemelor i termenelor de pstrare stabilite prin nomenclatorul dosarelor.
Prima operaie în cadrul formrii dosarului const în aezarea în bibliorafturi sau în
mape a documentelor primite de la diferii corespondeni, persoane juridice sau fizice,
împreun cu documentele
conturându-se de rspuns (dac
aezarea documentelor au necesitat
în ordinea rspuns),a cât
descresctoare i cu anexele
numerelor de lor,
înregistrare. Aceasta este prima faz a formrii dosarului în care evolueaz,
concomitent cu cea de rezolvare a lucrrilor, respectiv de constituire a documentelor.
Gruparea documentelor primite, expediate, cât i a anexelor se face printr-un riguros
discernmânt, repartizându-se la aceeai map numai documentele care se refer la
aceeai problem i cu acelai termen de pstrare, pe baza unor indicatori prestabilii,
care însumeaz sub o form determinat grupa de documente create într-o instituie.[9]
Nomenclatorul dosarelor se întocmete de fiecare creator pentru documentele proprii
documente
sub forma unui
grupate
tabelpe
în probleme
care se înscriu,
în termene
pe compartimente
de pstrare. Eldeeste
munc,
un element
categoriianalitic
de i
servete atât la registratur, în vederea repartizrii documentelor intrate la
compartimentele pentru rezolvare, cât mai ales compartimentelor pentru repartizarea
documentelor dup rezolvare în dosare, cci dosarul nu capt aceast accepiune
decât în momentul când este încheiat i perfectat.
Literatura de specialitate acord nomenclatorului de dosare un loc important.[10] Ideea

constituirii dosarelor potrivit unui instrument asemntor nomenclatorului dosarelor a
fost prezent de la înfiinarea Arhivelor Statului. Primele instruciuni de organizare a
acestora dispuneau constituirea dosarelor create în decursul unui an pe baz de opise
i predarea lor la arhiv pe aceeai baz.
Pe lâng acestea s-a indicat, ca documentele intrate s fie prescrise în condici generale
în ordinea intrrii lor, iar în alte condici, numite alfabetice, s se înscrie documentele
dup alfabet.
Legislaia arhivistic a statornicit ca instrument de constituire a arhivei curente
nomenclatorul dosarelor, de existena i aplicarea lui corect depinzând toate activitile
ulterioare, respectiv: clasarea documentelor pe probleme i termene de pstrare,
constituirea unitilor arhivistice, inventarierea lor, selecionarea, valorificarea
informaiilor documentare etc.
O arhiv fr necesit

reorganizare nomenclator, este unaconglomerat
o reclasare actelor, deci eterogen
o dublarede documente,
a muncii. a crui
Constituirea
documentelor pe baza nomenclatorului este sistemul cel mai economic i, în acelai
timp, operativ.[11]
Nomenclatorul dosarelor este un tabel sistematic în care sunt desfurate, structura
schemei de organizare a creatorului unitii arhivistice (dosare, registre, condici,
cartoteci .a.) concepute pe probleme i termene de pstrare.
El se întocmete de fiecare creator, dup modelul din anexa nr.1.[12]
În primaînrubric
ordinea a nomenclatorului
care figureaz în schemasedetrec denumirile
organizare compartimentelor
a creatorului, de munc, încu
i se numeroteaz
cifre romane.
În rubrica a doua se trec subdiviziunile compartimentelor de munc i se numeroteaz
cu litere majuscule.
În rubrica a treia se trece, în rezumat, coninutul documentelor ce constituie dosarul,
fiecare dosar numerotându-se cu cifre arabe, începând cu nr.1 la fiecare compartiment
de munc.
În nomenclator se trece i registrele, cartotecile, condicile i alte materiale preconstituite.

Cifra roman, litera majuscul i cifra arab formeaz indicativul dosarului (ex: I A).
Indicativul poate fi format numai din litera majuscul i cifra arab (ex: B) sau numai din
cifra arab (ex: 4), dac creatorul are ca pri componente numai compartimente de
munc fr subdiviziuni sau mici compartimente de munc.
La înregistrarea documentelor, indicativul dosarului va figura în registrul de intrare-ieire,

la rubrica rezervat acestuia, ca i pe fiecare document în parte.
În rubrica a patra a nomenclatorului se înscrie termenul de pstrare (ex: P,10,5,C.S.).
Stabilirea lui se face inându-se seama de legile în vigoare, de importana practic
apentru activitatea
informaiilor creatorului
pe care dedocumentele.
le conin documente i, în mod deosebit, de importana tiinific
În dreptul grupelor de documente care se pstreaz permanent se trece cuvântul

³permanent´ (prescurtat ³P´) iar pentru acelea care se pstreaz temporar, cifra care
reprezint numrul anilor cât se pstreaz (1,3,5,10 etc). Dac termenul de pstrare al
unor grupe de documente nu poate fi stabilit cu certitudine, în momentul întocmirii
nomenclatorului, sau dac exist motive s se presupun c, în anumite conjuncturi,
informaiile documentelor pot avea importan tiinific, lâng termenul de pstrare
temporar se menioneaz ³C.S.´ (comisie de selecionare). La expirarea termenului de
pstrare, aceste documente vor fi analizate de comisia de selecionare i, dup caz, pot
fi propuse pentru eliminare sau reinute permanent.
Într-un dosar se grupeaz documente referitoare la aceeai problem, cu acelai termen
de pstrare. În cazul acelorai genuri de documente, întocmite pe perioade de timp
diferite i, respectiv, cu termene de pstrare diferite (planuri, dri de seam lunare,
trimestriale, anuale .a.), se constituite dosare separate, pentru fiecare termen de
pstrare. Astfel, documentele cu valoare permanent, care din nevoile practice ale
creatorului exist în mai multe exemplare, se pstreaz în original într-un dosar cu
termen permanent iar celelalte exemplare se pstreaz într-un dosar separat cu
meniunea ³cópii´, cruia i se d un termen temporar. În aceast categorie se
încadreaz instruciunile i normele metodologice de lucru, studiile i documentele,
de lucru,circulare
ordinele la compartimentul
i alte documente
care execut
cu caracter
acele atribuii,
aplicativdar
i care
ele se
sevor
pstreaz
regsi înla arhiva
o map
creatorului la compartimentul emitent, în exemplarul original, cu semnturile, aprobrile
i avizele respective.
Atunci când în cadrul aceleiai probleme se creeaz documente cu termene de pstrare
difereniate, în raport cu importana informaiilor pe care le însumeaz, se grupeaz în
dosare diferite, ex.: dosarele de prognoze, planuri de perspectiv i documentaiile
corespunztoare, planurile periodice, situaiile decadale, lunare, trimestriale vor primi
termene temporare de pstrare.
Nomenclatorul dosarelor elaborat de creator trebuie s cuprind întreaga problematic
i s însumeze propunerile tuturor compartimentelor, în aa fel încât nici o categorie de
documente s nu rmân pe dinafar, întrucât aceste omisiuni pot duce ulterior, la
încercri de asimilare prin analogie care, în final, provoac pierderea individualitii
documentelor i imposibilitatea nominalizrii i regsirii lor.[13]
Nomenclatorul dosarelor nu se modific anual, ci numai atunci când se produc
schimbri în structura creatorului de documente. Adic se înfiineaz noi comportamente
de munc sau subdiviziuni, nomenclatorul se completeaz cu denumirea acestora i cu
dosarele nou create. În cazul compartimentelor de munc sau subdiviziunilor lor care îi
dezvolt activitatea creând alte grupe de documente decât cele prevzute iniial,
nomenclatorul se completeaz cu noile dosare. Când au loc îns reorganizri,
restructurri de compartimente, schimbri de atribuii etc, se întocmete un nomenclator
nou.
De menionat c în nomenclator trebuie s fie cuprinse i documentele care prin
informaiile pe care le însumeaz au regim secret, i care , în mod firesc, se constituie
dup aceleai reguli dar se pstreaz separat, pe termene de pstrare. Dup expirarea
termenului de pstrare cu caracter secret, aceste documente trec la arhiva general
pentru întregirea fondului.[14]
Legislaia arhivistic stabilete responsabilitatea alctuirii nomen-clatorului dosarelor.
eful fiecrui compartiment rspunde de întocmirea proiectului de nomenclator pentru
documentele specifice compartimentului respectiv iar proiectele sunt centralizate de
eful compartimentului de arhiv i se înainteaz, în dou exemplare, spre aprobare i
confirmare.
Nomenclatorul este aprobat de conducerea unitii creatoare de documente i se
confirm la nivel central de Arhivele Naionale, i al nivel local de direciile judeene ale
Arhivelor Naionale. Dup confirmare, nomenclatorul va fi difuzat la toate
compartimentele, în vederea aplicrii lui.
Un exemplar din nomenclator se afl la registratura general pentru a servi la
repartizarea corespondenei ctre compartimente precum i pentru menionarea în
registrul de intrare-ieire a indicativului dosarului unde s-a clasat lucrarea.
Constituirea dosarelor
i dosarul, ca orice produs social, îi are istoria lui. Termenul de ³dosar´ a urmat celui de
³dela´ care la rândul su s-a desprins din termenul de ³acta´. Primele instruciuni de
organizare a arhivei în ara Româneasc i Moldova, emise în anul 1831, fixau
obligativitate creatorilor de arhiv de a grupa toate documentele care le creeaz, în
dosare, pe probleme, iar în interiorul acestora, în ordine cronologic, dup data primirii,
urmat de conceptul de rspuns sau alte înscrisuri, apoi cusute dup sistemul legtoriei
de cri. Mai târziu, statutul administrativ din decembrie 1848, stabilete i alte detalii
asupra dosarului, prin care limita grosimea lui, cerând ca acesta s nu depeasc 25
cm.
În Transilvania, organizarea actelor, în spe a dosarelor, a avut un curs aparte. Aici, la
sfâritul secolului al XVIII-lea, a fost introdus sistemul de registratur, potrivit cruia
actele dintr-un an au fost pstrate în strict ordine cronologic, dup numrul de
înregistrare. Din aceast form s-au desprins mai târziu diferite alte sisteme, printre care
cel mai frecvent a fost acel al numrului de baz, adic de grupare a actelor referitoare
la aceeai chestiune într-un singur loc. Paralel s-a dezvoltat i sistemul fascicolelor, prin
care se grupau la un loc, în clase pe probleme, toate chestiunile de acelai fel. Ambele
sisteme reprezint forma de tranziie între sistemul cronologic de pstrare a actelor i
cel al dosarelor i pregtesc terenul pentru introducerea sistemului modern al

dosarelor.[15]
Dup rezolvarea lor, documentele se grupeaz în dosare, potrivit nomenclatorului i se
predau la compartimentul de arhiv, în al doilea an de la constituire. În vederea predrii
dosarelor se efectueaz o serie de operaiuni.
Prima operaiune este ordonarea documentelor în dosar, cronologic, sau în cazuri
speciale, dup alte criterii (alfabetic, geografic, etc.); când în constituirea dosarului se
folosete ordinea cronologic, actele mai vechi trebuie s se afle deasupra i cele noi
dedesubt. La efectuarea acestei operaii o atenie deosebit se acord anexelor pentru
a se asigura gruparea lor la documentele din care au fost desprinse.
Odat cu clasarea documentelor în cadrul dosarului se separ dubletele, notele de
însemnri personale care au servit la redactarea referatelor, ciornele, actele care nu au
legtur cu problema din dosar, fie c au fost repartizate greit, fie c au fost consultate
i nu au fost puse
selecionare, la locul lor. Dubletele,
iar documentele care nu facciornele,
obiectul sunt înlturate
dosarului cu avizul
respectiv comisiilor
se trec de
la dosarul
de care aparin.
Înscrierea acestor elemente este necesar, întrucât prin ele se pot identifica dosarele în
cadrul fondului arhivistic, se asigur o operativ integrare în fond sau compartiment i
constituie factori de asigurare a integritii fondului.
Inventarierea dosarelor. Predarea la compartimentul arhiv
Inventarierea este operaiunea de luare în eviden a unitilor arhivistice, în urma creia
rezult i
direct inventarul
metoda fondului
indirectsau
saucoleciei.
pe fie. Ea se poate face prin dou metode: metoda
Prin metoda direct inventarierea se efectueaz direct, cu documentele, datele se
înscriu pe coperta dosarului i de aici în inventare. Aceast metod are o serie de
inconveniente: necesit spaiu i mutarea de mai multe ori a documentelor dintr-un loc
în altul. Ea se aplic majoritii creatorilor de arhiv.
Prin metoda indirect, inventarierea se execut pe baza fielor. Aceast metod permite
înlturarea eventualelor greeli în redactarea coninutului rezumatelor i evit mutarea
repetat a materialelor, iar fiele pot fi folosite i în alte scopuri: crearea unui fiier
tematic sau cronologic; trecerea pe calculator.[16]
Legislaia arhivistic prevede predarea documentelor la compartimentul de arhiv pe
baz de inventare, întocmite dup modelul prezentat la anexa 2.[17] Inventarul cuprinde
toate dosarele cu acelai termen de pstrare, create în cursul unui an, de ctre un
compartiment de munc. Fiecare compartiment va întocmi atâtea inventare câte
termene de pstrare sunt prevzute în nomenclator. În cazul dosarelor formate din mai
multe volume, în inventar fiecare dosar va primi un numr direct, distinct.
Inventarele se întocmesc în 3 exemplare pentru documentele nepermanente i în 4

exemplare pentru documentele permanente, dintre care un exemplar rmâne la
compartimentul care face predarea, iar celelalte se depun odat cu dosarele la
compartimentul de arhiv. Dosarele neîncheiate în anul respectiv, ca i cele care se
opresc la compartimentele de munc, se trec în inventarul anului respectiv, cu
menionarea
asigur nepredrii
arhivarea lor, în În
lor corect. felul acesta se
momentul înltur
predrii lorpericolul rtcirii
ulterioare, dosarelor
în inventare se i
vase
meniona acest lucru.
Rubrica ³Coninutul dosarului´ va cuprinde genurile de documente (coresponden,
sinteze, rapoarte, memorii, ordine etc.), emitentul, destinatarul, problema sau
problemele coninute i perioada la care se refer.
Genul documentelor este elementul cu care începe rezumatul i se va extrage din
coninutul dosarului. Dup el este menionat emitentul cu denumirea complet, apoi
destinatarul tot cu denumirea complet. Problema sau problemele coninute în dosar
constituie esena
redactarea lui i se
într-o form va reproduce
clar cât mai
a problemelor exact. Înlturarea
importante neesenialului
duce la regsirea rapid ai
informaiilor. Dosarele care cuprind acte din mai muli ani se vor inventaria la anul de
început, menionându-se în inventar anii extremi.
Inventarele care redau operativ i exhaustiv informaiile existente în arhiv, determin
eficiena maxim a regsirii informaiilor. Trebuie avut în vedere c un dosar, chiar i un
document, nu trateaz în mod exclusiv o singur problem, ci include o diversitate de
probleme conexe. Informaia privitoare la aceste probleme conexe este expus riscului
pierderii din neputina de a reda diversitatea de probleme în coninutul dosarului.[18]
creatoare dedosarelor,
Constituirea documente. inventarierea
Predarea laiarhiv
predarea
se face
lor intr
conform
în obligaia
unei programri
compartimentelor
prealabile,
pe baza unui proces verbal. La preluare, compartimentul de arhiv verific fiecare dosar,
urmrind respectarea modului de constituire a dosarelor i concordana între coninutul
acestora i datele înscrise în inventar. În cazul constatrii unor neconcordane, ele se
aduc la cunotina compartimentului creator care efectueaz corecturile ce se
impun.[19]
Evidena dosarelor i inventarelor depuse la compartimentul de arhiv se ine în registrul
de eviden curent, conform modelului prevzut la anexa 4 din Legislaia
arhivistic.[20]
Dac compartimentul de arhiv pstreaz i alte fonduri arhivistice, în registrul de

eviden curent se deschide câte o partid pentru fiecare fond.
Astfel, la capitolul ³Preluri´ se trec, în ordinea prelurii, toate inventarele dosarelor
preluate; fiecare inventar se trece separat, sub un numr de ordine. Pentru fiecare
inventar se noteaz:
ß Numrul de ordine al inventarului
ß Data prelurii documentelor din inventarul respectiv

ß Denumirea compartimentului de la care provine inventarul
ß Datele extreme ale documentelor
ß Totalul dosarelor din inventar
ß Totalul dosarelor primite efectiv în arhiv din inventarul respectiv
ß Numrul dosarelor lsate la compartiment i depuse ulterior
La capitolul ³Ieiri´ se trec:
ß Data ieirii documentelor din eviden
ß Unde s-a predat

ß Denumirea, numrul i data actului pr baza cruia au fost scoase din eviden
ß Totalul dosarelor ieite
Scoaterea dosarelor din evidena arhivei se face cu aprobarea conducerii creatorilor sau
deintorilor de documente i cu confirmarea Arhivelor Naionale, în urma selecionrii,
transferului ctre alt unitate deintoare sau ca urmare a distrugerii provocate de
evenimente neprevzute.[21]
2
Articolulpe 8baza
arhivei din Legislaia
unuia din arhivistic
urmtoareleprevede c dosarele
acte, dup caz: sunt scoase din evidena
ß Proces-verbal de selecionare (conform anexei nr.5)[22]
ß Proces-verbal de predare-preluare (conform anexei nr.6)[23]
ß Proces-verbal de constatare a deteriorrii complete sau pariale a documentelor
sau a lipsei acestora
Documentele deteriorate pot fi scoase din eviden în urma propunerii comisiei de
selecionare,
Arhivele aprobat de conducerea unitii creatoare sau deintoare i confirmat de
Naionale.
Selecionarea documentelor
Selecionarea documentelor este activitatea arhivistic de cea mai mare importan,
întrucât în cadrul ei se apreciaz importana documentelor sau inutilitatea unora dintre
ele i se hotrte pstrarea sau eliminarea lor definitiv, angajând în cel mai înalt grad,
responsabilitatea creatorilor de arhiv.
Selecionarea are drept scop pe de o parte stabilirea documentelor cu valoare
documentar-istoric, în vederea predrii lor la Arhivele Naionale i pe de alt parte
introducerea în circuitul economic a celor care nu mai prezint interes pentru societate
sub nici un aspect.
Documentele constituite de creator pe probleme i termene de pstrare ocup an de an
spaii de depozitare i solicit însemnate fonduri bneti pentru conservarea i evidena
lor. Termenele de pstrare la creator se stabilesc în raport de valoarea tiinific sau
utilitatea practic a documentelor. Interesul practic este limitat la un numr de ani de 3,
2
5, 10, 15, 0 etc,
documentare timpactivitatea
pentru în care documentele pot servi
creatorului, dar pot scafiesurs
i maidelungi
informare
(de 30,i 50
de sau 100
de ani) dac documentele au o valoare practic îndelungat (ex.: arhivele de personal,
de plata retribuiei .a).[24]
Legislaia arhivistic prevede c în cadrul fiecrei uniti creatoare i deintoare de
documente s funcioneze câte o comisie de selecionare numit prin decizia sau ordinul
conductorului unitii respective. Ea este compus din preedinte, secretar i un numr
impar de membri, numii din rândul specialitilor proprii, reprezentând principalele
compartimente de arhiv. eful compartimentului de arhiv este de drept secretarul
comisiei de selecionare.[25]
Membrii comisiei de selecionare trebuie s fie numii din rândul specialitilor cu
experien care prin pregtirea, discernmântul, privirea de ansamblu asupra muncii din
domeniul respectiv, s fie în msur s hotrasc asupra importanei informaiilor
cuprinse în documente.
Efectuarea în bune condiii a selecionrii documentelor este determinat de pregtirea
i experiena celor care efectueaz selectivarea, modul de constituire a dosarelor,
calitatea inventarelor i a nomenclatoarelor. Cei care fac aceast apreciere trebuie s
cerceteze atent dosar de dosar, s chibzuiasc dac documentele care se pstreaz
permanent sun suficient de cuprinztoare, concludente în ce privete rolul creatorului în
stat, economie, cultur etc. De asemenea, pentru selecionarea corect este necesar
cercetarea integral a documentelor i a inventarelor lor, indiferent de termenul de
pstrare actual, pentru a se crea privirea de ansamblu asupra documentelor existente i
a informaiilor pe care le cuprind. Altfel exist riscul de a distruge documente care nu
mai pot fi recuperate. Formalismul, superficialitatea, incompetena pot duce la pierderi
irecuperabile de documente.[26]
Comisia de selecionare se întrunete anual sau ori de câte ori este nevoie. Secretarul
prezint comisiei inventarele dosarelor cu termenele de pstrare expirate. O atenie
deosebit va fi dat dosarelor care au meniunea ³C.S.´ (comisa de selecionare). Dac

comisia constat greeli de încadrare a documentelor la termenele de pstrare sau
stabilete ca unele dintre acestea s fie pstrate permanent, ele se trec în inventarele
corespunztoare termenului lor de pstrare, la anul i compartimentul de munc
respectiv. La încheierea lucrrilor, comisia întocmete procesul- verbal (model: anexa
2
nr. 5 din
Sunt Legislaiaatât
selecionate arhivistic[ 7]) care
documentele se înainteaz
create de unitateaspre aprobare
respectiv câtconducerii unitii.
i cele create de
alte uniti i pstrate în depozitul acesteia.
Inventarele dosarelor propuse de comisia de selecionare spre a fi eliminate împreun
cu procesul-verbal aprobat de conducerea unitii i inventarul documentelor
permanente create în perioada pentru care se efectueaz selecionarea (câte un
exemplar) se înainteaz, cu adres înregistrat, pentru confirmare, la Arhivele
Naionale, în cazul unitilor centrale, sau la direciile judeene ale Arhivelor Naionale, în
cazul unitilor locale.[28]
Arhivelechiar
dosare, Naionale
dac,sau direciile
potrivit judeene potacestea
nomenclatorului, hotrî pstrarea permanent
au termene a unor
de pstrare temporar.
Este evitat astfel pierderea unor informaii importante.
Documentele supuse selecionrii se pstreaz în ordine, pe rafturi pentru a fi verificate
de organele de control ale Arhivelor Naionale, în vederea confirmrii lucrrii de
selecionare.
Matricele sigilare (sigilii, tampile, parafe), confecionate din metal, cauciuc sau orice
alte materiale, se inventariaz în ordinea drii lor în folosin, într-un registru.[29]
Selecionarea matricelor sigilare scoase din uz se efectueaz de ctre comisiile de
7)[31], cu confirmarea
selecionare, pe baz de Arhivelor
proces-verbal
Naionale.
(anexa
În inventar,
nr. 6)[30],
conform
însoitanexei
de inventar
nr. 7 va
(anexa
fi nr.
menionat data prelurii i denumirea organizaiei (sau numele persoanei) de la care s-
a preluat matricea, materialul din care este confecionat placa metalic (aur, argint, oel
etc) cât i suportul (filde, lemn, ebonit etc), forma (rotund, ptrat, triunghiular),
dimensiunile (diametru, lungimea laturilor în cm), descrierea câmpului (elementele
caracteristice ale stemei, emblemei, monogramei etc), legenda (se va reproduce textul
din exerg, textul întregit i dac este cazul, traducerea în limba român, între
paranteze) i anul confecionrii.
Selecionarea unui fond reprezint un moment important în procesul de pregtire în
vederea intrrii lui în Arhivele Naionale. Aceasta necesit i din partea arhivistului
cruia i se încredineaz lucrarea spre avizare s-i determine pe membrii comisiei de
selecionare s judece documentele nu atât de pe poziii administrative, cât de pe poziia
cercettorului dornic s se informeze, s cunoasc i s aprecieze peste decenii
preocuprile generaiei trecute pentru dezvoltarea sectorului respectiv de activitate.[32]
Ordonarea, inventarierea i selecionarea documentelor secrete de stat
Instruciunile privind activitatea de arhiv la creatorii i deintorii de documente,

aprobate de conducerea Arhivelor Naionale prin Ordinul de zi nr. 217 din 23 mai 1996
prevd la art. 37: ³Documentele secrete de stat se înregistreaz, manipuleaz, studiaz
i pstreaz potrivit actelor normative în vigoare privind aprarea secretului de stat´.[33]
Conform acelorai
nomenclatorului în instruciuni, gruparea
care se cuprind documentelor
i categoriile în dosaredinselistele
de documente face pe
de baza
date i
informaii secrete de stat; gruparea documentelor secrete în dosare se face separat de
cele nesecrete; documentele secrete de serviciu i nesecrete care fac corp comun cu
documentele secrete de stat (situaii, grafice, schie, tabele) i care nu pot fi separate,
vor intra în componena dosarului cu documente secrete de stat; gruparea documentelor
secrete de stat în dosare, legarea lor, numerotarea filelor i certificarea se fac în anul
urmtor crerii lor, la compartimentul special, i se predau compartimentului de arhiv,
pe baz de inventare, la expirarea caracterului secret. Pstrarea i selecionarea lor la
compartimentul de arhiv se fac în acelai mod ca la documentele nesecrete.
Documentele
termenului de secret de prevzut
pstrare stat care înîinomenclator
pstreaz acest caracter i dup
se selecioneaz expirarea
la compartimentul
special de o comisie de selecionare compus din persoane care au acces la date,
informaii i documente secrete de stat. Din aceast comisie va trebui s fac parte i
eful compartimentului special.
Dac pentru anumite categorii de documente secrete de stat momentul trecerii lor la
arhiva general este bine marcat (ex.: cercetrile tiinifice din diferite domenii sunt
secrete pân la finalizare i publicare; inveniile i inovaiile pân la punerea lor în
practic etc.) pentru altele, aceast operaiune este lsat la aprecierea celor care le-au
dat caracterul de secret. Rezult necesitatea urmrii cu atenie a declasificrii
documentelor
general întrucât
atunci
majoritatea
când înceteaz
lor prezint
caracterul
valoarelordocumentar-tiinific.[34]
secret i predarea lor la arhiva
Prelucrarea documentelor neconstituite pe probleme i termene de pstrare
În situaia în care numrul creatorilor de arhiv este în continu cretere, datorit
dezvoltrii economiei de pia, iar la vechii creatori munca de arhiv a fost lsat pe
ultimul plan, în paralel cu transformarea sau dispariia unui numr important de instituii,
sunt numeroase cazuri când în cadrul depozitelor de arhiv se gsete arhiva
neprelucrat.
Instruciunile privind activitatea de arhiv la deintorii de documente prevd la articolele
40-42, metodologia de prelucrare a documentelor neconstituite pe probleme i termene
de pstrare.
Astfel deintorii arhivelor prelucrate sunt obligai s determine apartenena la fond
(fondarea), inându-se seama de denumirea destinatarului, tampila de înregistrare,
rezoluia sau notele tergale i coninutul actului; s ordoneze documentele în cadrul
fondului dup un criteriu stabilit (pe ani i compartimente de munc, iar în cadrul
compartimentului pe probleme, pe compartimente i ani, iar în cadrul anului pe
probleme, alfabetic .a.); dac un dosar cuprinde documente din mai muli ani se
ordoneaz la anul cel mai vechi, fr a se lua în consideraie datele documentelor
anexate. Numerotarea dosarelor se face începând cu numrul 1, pe fiecare an.[35]
În cazul documentelor foi volante, ordonarea lor se execut dup criteriul cronologic,
apoi se grupeaz pe probleme în dosare.
Se procedeaz apoi la inventarierea dosarelor, registrelor, condicilor etc, pe ani,
indiferent de termenul de pstrare, apoi comisia de selecionare cerceteaz dosarele
poziie cu poziie, stabilind unitile arhivistice care se elimin i cele care se rein,
prezentând importana tiinific i practic.
În procesul ordonrii documentelor fr eviden, se separ documentele de acelai fel,
cu termene de pstrare 1-5 ani (boniere, chitaniere, fie de pontaj, condici de prezen),
în vederea eliminrii lor globale, cu ocazia selecionrii, la expirarea termenului de
pstrare. Inventarele întocmite pentru acest gen de documente vor cuprinde: numrul
curent, categoria
arhivistice), poziiadeîndocumente,
nomenclatoranii extremi, cantitatea
i termenul (în metri lineari sau uniti
de pstrare.[36]
Prelucrarea tuturor documentelor aflate în depozitele de arhiv prin fondare, ordonare,
inventariere i gestionare fcut cu profesionalism i sim de rspundere va aduce în
circuitul cercetrii tiinifice date importante ale istoriei economice, sociale, politice i
culturale ale poporului român.
Folosirea documentelor
Bogia de informaii cuprins în depozitele de arhiv a diverilor creatori i îndeosebi
documentele
cercetarea care facrezolvarea
tiinific; parte din Fondul Arhvistic
unor lucrri Naional poate
administrative, fi folosit
informri, pentru
documentri
precum i pentru eliberarea unor copii, extrase, certificate.
Conform articolelor 20 i 21 din Legea Arhivelor Naionale, documentele care fac parte
din Fondul Arhivistic Naional al României pot fi consultate, la cerere, de ctre cetenii
români i strini, dup 30 de ani de la crearea lor. Pentru documentele la care nu s-a
împlinit acest termen, cercetarea se poate face numai cu aprobarea conducerii unitii
creatoare sau deintoare. Legea stabilete c documentele cu valoare deosebit nu se
expun în public, în original, ci sub form de reproducere, pentru protejarea lor.[37]
documente,
Articolul 44 din
dinInstruciunile
23 mai 1966,privitoare
prevede obligativitatea
la activitate decreatorilor
arhiv la creatorii
de documente
i deintorii
s de
elibereze la cerere, certificate, copii i extrase dup documentele pe care le creeaz i
le dein, chiar dac nu au îndeplinit termenul de 30 de ani, dac acestea se refer la
drepturi ce-l privesc pe solicitant cum sunt: vechimea în munc, studii, drepturi
patrimoniale.[38] Certificatul va cuprinde o expunere exact i clar a datelor rezultate
din documente, va indica numai datele existente precum i denumirile documentelor din
care s-au extras elementele necesare întocmirii certificatului; în el nu vor fi expuse
concluzii personale, datele se expun în ordine cronologic, iar referatul pe baza cruia
se redacteaz certificatul va fi semnat i datat de persoana care a fcut cercetarea i va

cuprinde denumirea fondului cercetat i cotele unitilor arhivistice cercetate (anul i
numrul din inventar).
Dac, la cererea petiionarului sau din dispoziia conducerii unitii creatoare sau
deintoare,
nou certificat,recercetându-se
menionându-sedocumentele, se gsesc
c îl completeaz pe celnoi date, se
anterior, cupoate elibera
indicarea fie un
numrului
i datei de emitere a precedentului, fie se poate emite un nou certificat, menionându-se
toate datele, inclusiv cele din certificatul anterior, care se va anula i retrage; noul
certificat va primi alt numr de înregistrare.
În cazul când în arhiv nu se gsesc date cu privire la obiectul cererii, aceast situaie
se comunic în scris solicitantului; dac se cunoate unitatea deintoare a
documentelor, cererea se trimite spre rezolvare respectivei uniti, comunicându-i-se
solicitantului acest lucru. Nu sunt admise, în textul certificatului, tersturi sau completri
printre rânduri, rspunderea asupra exactitii datelor o poart referentul i eful lui
ierarhic
înmâneaziar copiile sausolicitantului
personal extrasele seorilegalizeaz de unitatea
împuternicitului caresau
su legal le elibereaz i seprin
se expediaz
pot.
Dac în dosarul în care s-a fcut cercetarea se afl diplome, certificate de studii, acte de
stare civil sau alte acte originale personale, acestea se restituie titularului, sub
semntur, reinându-se la dosar o copie certificat de responsabilul arhivei.
Pentru regsirea facil a informaiilor, evidena cererilor se va ine pe baz de fie
întocmite pentru fiecare solicitant în parte. Fia va cuprinde numele i prenumele
solicitantului, numrul i data înregistrrii cererii, va fi ordonat alfabetic iar acolo unde
dotarea permite,
regsire a cererilor
vaifi actelor
creat uneliberate.[39]
subansamblu arhivistic computerizat de eviden i
Scoaterea documentelor din depozitul de arhiv pentru cercetare se face prin
consemnarea într-un registru de depozit, conform anexei nr.8[40]. În registru, dup
rubrica cu numrul curent, urmeaz rubrica în care se consemneaz denumirea fondului
i a compartimentului din care provine unitatea arhivistic scoas; apoi rubrica unde se
noteaz cota unitii arhivistice, aa cum este ea trecut pe copert; urmeaz rubrica
unde este consemnat scopul scoaterii din depozit (cercetare, consultare pentru eliberare
de certificate etc); apoi rubrica unde se trece numele solicitantului i funcia îndeplinit în
instituia deintoare; urmeaz rubrica unde se trece data scoaterii unitii arhivistice i
semntura solicitatului; apoi rubrica ce cuprinde data restituirii unitii arhivistice i
semntura arhivarului depozitului care valideaz astfel rearhivarea. Exist i o rubric
pentru observaii.
În afara registrului de depozit exist înc un instrument care faciliteaz munca
arhivarului i anume fia de control (anexa nr.9)[41] care se introduce în raft, în locul
dosarului scos pentru cercetare. Când dosarul este rearhivat, fia de control va fi
anulat. Ea cuprinde: denumirea fondului (coleciei) din care face parte dosarul scos
pentru cercetare, denumirea compartimentului, numrul din inventar al dosarului, anul,

numele i prenumele solicitantului i data.
Dac aceste operaiuni sunt respectate întocmai, situaia fiecrei uniti arhivistice dintr-
un depozit este foarte uor de regsit, i cu ajutorul registrului de depozit i cu ajutorul
fiei de control.
arhivistice, În acelai
asigurat timp, arhivarul
de dosarul numerotatva legat
controla la rearhivare integritatea unitii
i certificat.
Prelucrarea arhivistic a documentelor tehnice i de înregistrare tehnic
Cantitatea documentelor tehnice i de înregistrare tehnic este în etapa actual din ce
în ce mai mare i necesit cunotine de ordonare, inventariere i selecionare deosebite
fa de alte tipuri de arhiv.
Documentele tehnice i de înregistrare tehnic reprezint totalitatea actelor purttoare
de informaie tehnic sau produse ale aciunii de înregistrare tehnic pe supori
magnetici, fotosensibili
natura informaiilor, sau din hârtie
a suportului sau atratat special.
scrisului, Aceste documente,
se înregistreaz indiferent
la intrarea, creareadesau
ieirea lor, dup caz. Înregistrarea se poate face fie pe baz de registru de intrare-ieire,
fie pe calculator, într-un fiier special, fie prin alte mijloace moderne de înregistrare, într-
o registratur general, ori pe compartimente, cu condiia asigurrii regsirii rapide a
documentelor în circulaia lor. O dat înregistrat, documentul poate deveni o pies într-
un grupaj sau temei pentru crearea unei uniti arhivistice (totalitatea documentelor care
se refer la o problem dat i se constituie ca unitate de pstrare). Unitile arhivistice
constituite de compartimentele de lucru (servicii, birouri, laboratoare etc.) se predau la
arhiv în al doilea an dup crearea lor sau în al doilea an dup ce procesul tehnic,
pentru care au fost întocmite, a fost încheiat. Predarea se face pe baz de proces-verbal
2 2
Intrrile nr.
(anexa i ieirile
3)[4 ] i
dininventare
gestiunea(anexa
arhivei,
nr.se)[43],
consemneaz
a aceleaiîncaregistrul
i pentru
dearhiva
eviden
general.
curent
(anexa nr.4)[44].
Prelucrarea arhivistic a documentelor tehnice i de înregistrare se realizeaz cu
respectarea principiilor generale:
ß Principiul unitii fondurilor presupune c toate documentele create de o societate,
instituie sau persoan fizic (fonduri arhivistice), ori selecionate de o instituie, familie
sau persoan fizic (colecie) trebuie s se pstreze într-un singur loc, sub o singur
gestiune i prelucrare.
ß Principiul respectrii fa de creator presupune respectarea succesiunii unitilor
arhivistice în fond sau colecie potrivit sistemului de organizare dat de creator.
ß Principiul dreptului comunitilor locale presupune pstrarea fondurilor i coleciilor
arhivistice din zona geografic în care au fost create.
ß Având în vedere c arhivele tehnice i de înregistrare se prezint de obicei pe

supori diferite naturi i care impun condiii de pstrare specifice (principiul prioritii
conservrii), este necesar gsirea unor forme de administrare care s asigure
compatibilitatea sistemului cu tradiie arhivistic (principiul compatibilitii
sistemelor).[45]
Documentele tehnice i de înregistrare pot aprea incidental în interiorul unui fond clasic
sau pot constitui fonduri i colecii integrale.
Atunci când aceste documente apar incidental fie ca ilustraii cuprinse în text, fie ca
anexe, se vor ordona, inventaria, eventual seleciona, împreun cu unitatea arhivistic în
care sunt încorporate.
Dac documentul tehnic i de înregistrare este unitate sau mai multe uniti arhivistice
incidentale, ele se vor constitui în parte structural separat, ordonate pe baza criteriului
cronologic sau a criteriului tematic (i în cadrul lui cronologic). Instruciunile privind
2
activitatea de arhiv
larg prelucrarea la creatorii
fondurilor i deintorii
i coleciilor de documente
constituite integral dindindocumente
3 mai 1996 expuni pe
tehnice de
înregistrare la articolele 59-80.[46]
Pstrarea documentelor i organizarea depozitului de arhiv
Prin pstrarea documentelor sau pstrarea arhivei se înelege preocuparea pentru
asigurarea existenei i integritii documentelor, dar i procesul de prelungire a vieii
utile a documentelor de arhiv printr-un complex unitar de msuri tehnice i
organizatorice.[47]
Creatorii i deintorii
documentele în condiiidecorespunztoare,
documente sunt obligai prin legislaia
asigurându-le împotrivaarhivistic s pstreze
distrugerii, degradrii,
sustragerii sau comercializrii lor. Documentele de arhiv se pstreaz în depozite
construite special sau în încperi amenajate în acest scop care le protejeaz împotriva
prafului, luminii solare, uzurii mecanice, variaiilor de temperatur i umiditate, surselor
de infecie, pericolului de foc, inundaii sau infiltraii de ap. Depozitele trebuie s fie
dotate cu rafturi sau alte mijloace de depozitare, din metal acoperit cu vopsele stabile,
anticorozive i fr emanaii. Dimensionarea elementelor de pstrare a arhivei trebuie
s aib în vedere dimensiunile materialului suport) hârtie, film etc.), ale materialelor de
protecie (cutii, containere), ale spaiului de construcie aferent, asigurându-se accesul la
documente i posibilitatea unei evacuri rapide în caz de necesitate.
Rafturile trebuie s fie aezate perpendicular pe sursa de lumin natural, iar iluminatul
artificial s urmreasc culoarul dintre rafturi. Între perei i rafturi, ca i între rafturi se
asigur un spaiu liber de 0,7±0,8 m. lime sau mai mare, iar pentru depozitele de
arhiv mai înalte de 2,4 m. este obligatorie dotarea depozitelor cu crucioare de
transport interior care s asigure transportul în siguran a documentelor i manevrarea
lor în aa fel încât s fie evitat deteriorarea.
Documentele se pstreaz în cutii de carton, mape, plicuri sau tuburi, în raport cu natura
i dimensiunea lor i se aeaz în rafturi pe maneta de îndosariere sau pe maneta
inferioar. Dac creatorul deine documente de mai multe tipuri (hârtie, filme, fotografii,
benzi magnetice), acestea se depoziteaz pe categorii.
Depozitele de
temperaturi arhiv care
cuprinse între conin
15-20°material scris, relative
C i umiditi trebuie s
de se asigureiarunînmicroclimat
50-60%, cu
depozitele de
materiale fotografice i cele de benzi magnetice, temperaturile optime sunt cuprinse
între 14-18° C, air umiditatea relativ de 40-50%. Acestea se msoar cu aparate de
control (termometre, higrometre etc.) cu care trebuie s fie dotate depozitele iar citirile
vor fi consemnate într-un caiet de depozit.
Ferestrele depozitului trebuie s fie asigurate împotriva luminii solare prin perdele de
doc sau alte sisteme parasolare i de depozitele vor fi aerisite natural sau prin instalaii
de climatizare. Se vor asigura curenia i ordinea interioar prin desprfuire, curire
mecanic, dezinsecie i deratizare, ultimele dou operaiuni, cel puin odat la 5 ani.
Pentru prevenirea incendiilor este interzis folosirea focului deschis, a radiatoarelor,
reourilor, fumatului în incinta depozitelor i utilizarea comutatoarelor sau
întreruptoarelor defecte. Depozitele vor fi prevzute cu stingtoare portabile cu
încrctur de dioxid de carbon i praf sau gaze inerte precum i cu mijloace de
alarmare i semnalizare antiincendiu sau cu instalaii de stingere automat a incendiilor.
Orice situaie de calamitate în depozitele de arhiv se va comunica imediat Arhivelor
Naionale sau direciilor judeene.
În depozitele de arhiv, dosarele se ordoneaz pe ani, în cadrul anului pe
compartimente i termene de pstrare sau pe compartimente i în cadrul
compartimentului,
sus în jod i de la stânga
pe ani ila pe
dreapta
termene
iar rafturile
de pstrare.
i poliele
Pe rafturi,
se numeroteaz.[48]
dosarele se aeaz de
Deosebit de utile sunt ghidurile de depozit, unde sunt menionate fondurile, rafturile,
poliele i XXXXXX al documentelor aflate în depozitul respectiv.
Depunerea documentelor la Arhivele Naionale
Instituiile creatoare i deintoare de documente care fac parte din Fondul Arhivistic
Naional se depun la Arhivele Naionale pentru pstrarea permanent astfel:
ß Documentele scrise, dup 30 de ani de la crearea lor;

ß Documentele tehnice, dup 50 de ani de la crearea lor;
ß Actele de stare civil, dup 100 de ani de la întocmirea lor;
ß Documentele fotografice i peliculele cinematografice dup 20 de ani de la crearea
lor;
ß Matricele sigilare, dup scoaterea lor din uz.

Creatorii i deintorii de documente le pot deine, dup expirarea termenului de
depunere, dac le sunt necesare desfurrii activitii, pe baza aprobrii Arhivelor
Naionale, în acest caz depunând câte un exemplar al inventarului documentelor
permanente
conform art. pe
14 care le dein,
din Legea al Arhivele
Arhivelor Naionale.
Naionale, Sunt exceptate
urmtoarele instituii:deMinisterul
la depunere,
Aprrii
Naionale, Ministerul Afacerilor Externe. Serviciul Român de Informaii, Serviciul de
Informaii Externe, Serviciul de Protecie i Paz, alte organe cu atribuii în domeniul
siguranei naionale, Academia Român.[49]
Dac o unitate creatoare de documente se desfiineaz fr ca activitatea ei s fie
continuat de alta, eful compartimentului de arhiv întocmete un proces-verbal în
prezena reprezentatului Arhivelor Naionale, în care se consemneaz: denumirea
fondului arhivistic, cantitatea, anii extremi, stadiul de prelucrare, starea de conservare.
Acesta este semnat de eful compartimentului de arhiv din unitatea desfiinat i de
membrii
Arhivelorcomisiei de Documentele
Naionale. lichidare; un exemplar
cu valoareal tiinific
procesului-verbal se pred
vor fi preluate reprezentatului
de Arhivele
Naionale, iar cele cu valoare practic vor fi depuse la Ministerul Muncii i Proteciei
Sociale.
Preluarea documentelor de la creatori i deintori de ctre Arhivele Naionale se
efectueaz prin confruntarea inventarelor cu unitile arhivistice. Împreun cu
documentele se predau i inventarele acestora, în 3 exemplare. Predarea-preluarea se
consemneaz într-un proces-verbal, întocmit în 2 exemplare, conform modelului anexa
nr.6.[50]
numrul lui fiind se

Procesul-verbal trecut
întocmete
în registrul
i se
deînregistreaz
eviden curent,
la unitatea
în dreptul
creatoare
inventarelor
sau deintoare,
dosarelor
predate. Procesul-verbal se înregistreaz i la Arhivele Naionale. Un exemplar rmâne
la unitatea creatoare sau deintoare, celelalte dou sunt trimise la Arhivele Naionale.
Documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Naional sunt bunuri de interes
naional, crora statul le acord protecie special pedepsind pe cei care aduc prejudicii
integritii lor sau nu iau msuri privind evidena, selecionarea i pstrarea acestor
documente.
Sustragerea, distrugerea, degradarea ori aducerea în stare de neîntrebuinare a
documentelor ce fac parte din Fondul Arhivistic Naional constituie infraciuni i se
pedepsesc conform prevederilor Codului Penal. Constatarea contraveniilor i aplicarea
sanciunilor se fac de împuterniciii Arhivelor Naionale iar plângerea împotriva
procesului-verbal de constatare a contraveniei se face în termen de 15 zile de la
primirea comunicrii, la judectoria în a crei raz teritorial a fost svârit
contravenia.
elaborate în spiritul noii legislaii arhivistice, cuprind norme accesibile tuturor lucrtorilor
din sectorul registratur-arhiv, iar formarea, perfecionarea i atestarea personalului

compartimentului de arhiv prin coala Naional de Perfecionarea Arhivistic asigur
desfurarea întregii activiti arhivistice în mod unitar la nivelul întregii ri.

Prof. univ. dr. Adina Berciu-Drghicescu

P rof. Maria Petre
elaborând apoi mijloace de cercetare eficiente de prelucrare analitic ± sintetic, de
regsire a datelor i de transmitere a lor cât mai bine la beneficiar.
Documentele, mai ales acelea care conin informaii tiinifice i tehnice constituie
principala surs de informare documentar.
al României´ se înelege: acte oficiale i particulare, diplomatice i consulare, memorii,
manuscrise, proclamaii, afie, chemri, planuri, schite, hari, pelicule cinematografice i
informaiei cât i sub aspectul suportului pe care sunt realizate în arhive, fie ele arhive
naionale,
fonduri departamentale (judeene), istorice, curente, documentele se afl grupate în
i colecii.
alctuiesc Fondul Arhivistic Naional al României, documentele create de-a lungul
timpului
culturale,dereligioase,
ctre organele deprecum
militare, stat, organizaiile
i de ctrepublice sau private,
persoanele economice, sociale,
fizice´[4].
asemntoare.
Doardovedit
S-a teoretic,
cs-a
nu fixat
tipul alt
trebuie
criteriu:
s fie
arhive
norma
vii, de
necesare
selecionare
administraiei
a arhivelor,
curente
ci utilitatea
i arhive
lor.

ß arhive feudale;
ß arhive moderne;
ßera destinat
arhiva i
la care
destinatar (actul
beneficia deera necesar,
coninutul dar grija pstrrii lui revenea celui cruia îi
lui);
ß arhive poliieneti ± provin de la instituiile de la perioada modern care aveau în
sarcin meninerea ordinii i care erau organe executive ale statului;
ßale economiei
arhive economice, provenite
i cele provenite de de la instituiiAgriculturii,
la Ministerul care au avut al atribuii
Industrieiîn idiferite ramuri
al Comerului;
Marele Stat Major;
corporaii);
biblioteci, muzee;
ß arhive de învmânt, slab reprezentate în feudalism, când existau coli pe lâng
mnstiri; dup sec. al XIX-lea se organizeaz învmântul, iar arhivele sunt create de
ß hârtie, lemn, mtase, metal, papirus (material sub form de foi, prelucrat din
tulpinaobinut
scris planteidinnumit papirus,
prelucrarea pe care
pieilor unorseanimale),
scria în antichitate), pergament (material de
scoara de copac.
ß arhive vizuale;
ß arhive sonore;
Pornind
Abordareade acestui
la aceste definiii
aspect i explicaii
presupune se ajungepuncte
numeroase la clasificarea modern
de vedere, a arhivelor.
dar care nu sunt
necesare în prezenta lucrare, dar clasificare arhivelor este necesar din considerente
se putea prelua fondurile arhivistice abandonate pentru a se putea lrgi accesul la
cercetarea arhivelor istorice naionale s-a recurs la un cadru legislativ minim[7],

2
noi legi
prin arhivistice.
decret Noua lege
de Preedintele a Arhivelor
României. Naionale
Aceasta a fost
stipula (art.promulgat la aprilie 1996
3) c ádministrarea,
Pornind de la actele normative în vigoare, unitilor creatoare i deintoare de
documente la revin o serie de obligaii privind evidena, selecionarea, pstrarea,
arhivelor în stat.
de arhiv, conformdecomplexitii
compartimentelor i cantitii
arhiv stabilite de arhivunitilor
de conducerea precum creatoare
i structurai ideintoare
competenade

Numrul mare i diversitatea documentelor care intr i ies de la un creator necesit
organizarea precis a circuitului lor.
În registrul de intrare-ieire se vor preciza urmtoarele elemente: numrul de
înregistrare;
filelor data înregistrrii;
documentului; numrul iemitentul;
numrul anexelor; data documentului date de emitent;
coninutul documentului pe numrul
scurt;
documentului.
Documentele iniiale,
documentele expediate din oficiu i cele
completându-se întocmite
coloanele pentru uz intern se înregistreaz ca i
adecvate.
împreun cu documentele de rspuns (dac au necesitat rspuns), cât i cu anexele lor,
conturându-se aezarea documentelor în ordinea descresctoare a numerelor de

aceeai
care problemsub
însumeaz i cu acelai
o form termen de grupa
determinat pstrare, pe baza unor
de documente indicatori
create într-oprestabilii,
instituie.[9]
sub forma unui tabel în care se înscriu, pe compartimente de munc, categorii de
documente grupate pe probleme în termene de pstrare. El este un element analitic i
Literatura
constituirii de specialitate
dosarelor acord
potrivit unui nomenclatorului de dosare
instrument asemntor un loc important.[10]
nomenclatorului Ideea
dosarelor a
dup alfabet.
ulterioare, respectiv:
nomenclatorul dosarelor,
clasarea
de existena
documentelor
i aplicarea
pe probleme
lui corect
i termene
depinzând
de pstrare,
toate activitile
O arhiv fr nomenclator, este un conglomerat eterogen de documente, a crui
reorganizare necesit o reclasare a actelor, deci o dublare a muncii. Constituirea
timp, operativ.[11]
În prima rubric a nomenclatorului se trec denumirile compartimentelor de munc, în
ordinea în care figureaz în schema de organizare a creatorului, i se numeroteaz cu
cifre romane.

de munc.
În rubrica a patra a nomenclatorului se înscrie termenul de pstrare (ex: P,10,5,C.S.).
Stabilirea lui se face inându-se seama de legile în vigoare, de importana practic
pentru activitatea creatorului de documente i, în mod deosebit, de importana tiinific
a informaiilor pe care le conin documentele.
informaiile se
temporar documentelor
menioneazpot avea(comisie
³C.S.´ importan tiinific, lâng
de selecionare). Latermenul
expirareadetermenului
pstrare de
pstrare, aceste documente vor fi analizate de comisia de selecionare i, dup caz, pot
ordinele circulare i alte documente cu caracter aplicativ i care se pstreaz la o map
de lucru, la compartimentul care execut acele atribuii, dar ele se vor regsi în arhiva

Nomenclatorul dosarelor elaborat de creator trebuie s cuprind întreaga problematic
i s însumeze propunerile tuturor compartimentelor, în aa fel încât nici o categorie de
dezvolt activitatea
nomenclatorul creând alte cu
se completeaz grupe
noilededosare.
documente
Cânddecât
au loccele
însprevzute iniial,
reorganizri,
restructurri de compartimente, schimbri de atribuii etc, se întocmete un nomenclator
nou.
eful fiecrui
Legislaia arhivistic
compartiment
stabilete
rspunde
responsabilitatea
de întocmirea
alctuirii
proiectului
nomen-clatorului
de nomenclator
dosarelor.
pentru
confirmare.

cm.
În Transilvania, organizarea actelor, în spe a dosarelor, a avut un curs aparte. Aici, la
sfâritul secolului al XVIII-lea, a fost introdus sistemul de registratur, potrivit cruia
dosarelor.[15]
Dup rezolvarea lor, documentele se grupeaz în dosare, potrivit nomenclatorului i se
predau la compartimentul de arhiv, în al doilea an de la constituire. În vederea predrii
i nu au fost puse la locul lor. Dubletele, ciornele, sunt înlturate cu avizul comisiilor de
selecionare, iar documentele care nu fac obiectul dosarului respectiv se trec la dosarul
de care aparin.

rezult inventarul fondului sau coleciei. Ea se poate face prin dou metode: metoda
direct i metoda indirect sau pe fie.
repetatsau
tematic a materialelor, iar fiele pe
cronologic; trecerea potcalculator.[16]
fi folosite i în alte scopuri: crearea unui fiier
Legislaia arhivistic prevede predarea documentelor la compartimentul de arhiv pe

baz de inventare, întocmite dup modelul prezentat la anexa 2.[17] Inventarul cuprinde
exemplare pentru
compartimentul documentele
care permanente,
face predarea, dintre
iar celelalte se care
depununodat
exemplar rmânelala
cu dosarele
opresc la compartimentele de munc, se trec în inventarul anului respectiv, cu
menionarea nepredrii lor, în felul acesta se înltur pericolul rtcirii dosarelor i se
asigur arhivarea lor corect. În momentul predrii lor ulterioare, în inventare se va
constituie esena lui i se va reproduce cât mai exact. Înlturarea neesenialului i
redactarea într-o form clar a problemelor importante duce la regsirea rapid a
Constituirea dosarelor, inventarierea i predarea lor intr în obligaia compartimentelor
creatoare de documente. Predarea la arhiv se face conform unei programri prealabile,
pe baza unui proces verbal. La preluare, compartimentul de arhiv verific fiecare dosar,
urmrind respectarea modului de constituire a dosarelor i concordana între coninutul

impun.[19]
2
arhivistic.[ 0]

ß Unde s-a predat
Scoaterea
deintorilordosarelor din evidena
de documente arhivei se face
i cu confirmarea cu aprobarea
Arhivelor conducerii
Naionale, în urma creatorilor sau
selecionrii,
Articolul 28 din Legislaia arhivistic prevede c dosarele sunt scoase din evidena
arhivei pe baza unuia din urmtoarele acte, dup caz:

selecionare, aprobat de conducerea unitii creatoare sau deintoare i confirmat de
Arhivele Naionale.
întrucât
ele i seînhotrte
cadrul eipstrarea
se apreciaz importana lor
sau eliminarea documentelor sau inutilitatea
definitiv, angajând unora
în cel mai dintre
înalt grad,
sub nici un aspect.
lor. Termenele
utilitatea deapstrare
practic la creator
documentelor. se stabilesc
Interesul practicîneste
raport de valoarea
limitat tiinific
la un numr de anisau
de 3,
5, 10, 15, 20 etc, timp în care documentele pot servi ca surs de informare i de
documentare pentru activitatea creatorului, dar pot s fie i mai lungi (de 30, 50 sau 100
de ani) dac documentele au o valoare practic îndelungat (ex.: arhivele de personal,
compartimente
comisiei de selecionare.[
de arhiv.2eful
5] compartimentului de arhiv este de drept secretarul
domeniul respectiv, s fie în msur s hotrasc asupra importanei informaiilor
cuprinse în documente.

stat, economie,
cercetarea cultur
integral etc. De asemenea,
a documentelor pentru selecionarea
i a inventarelor corect
lor, indiferent este necesar
de termenul de
a informaiilor pe care le cuprind. Altfel exist riscul de a distruge documente care nu
mai pot fi recuperate. Formalismul, superficialitatea, incompetena pot duce la pierderi
stabilete ca uneletermenului
corespunztoare dintre acestea
lor des fie pstrate
pstrare, permanent,
la anul ele se trec
i compartimentul deînmunc
inventarele
nr. 5 din Legislaia arhivistic[27]) care se înainteaz spre aprobare conducerii unitii.
Sunt selecionate atât documentele create de unitatea respectiv cât i cele create de
Arhivele Naionale sau direciile judeene pot hotrî pstrarea permanent a unor
dosare, chiar dac, potrivit nomenclatorului, acestea au termene de pstrare temporar.
selecionare.
selecionare, pe baz de proces-verbal (anexa nr. 6)[30], însoit de inventar (anexa nr.
7)[31], cu confirmarea Arhivelor Naionale. În inventar, conform anexei nr. 7 va fi
menionat data prelurii i denumirea organizaiei (sau numele persoanei) de la care s-
a preluat matricea, materialul din care este confecionat placa metalic (aur, argint, oel
vederea
cruia intrrii
i se lui în Arhivele
încredineaz Naionale.
lucrarea Aceasta
spre avizare s-inecesit i din
determine pe partea
membriiarhivistului
comisiei de
selecionare s judece documentele nu atât de pe poziii administrative, cât de pe poziia
cercettorului dornic s se informeze, s cunoasc i s aprecieze peste decenii
Conform acelorai instruciuni, gruparea documentelor în dosare se face pe baza
nomenclatorului în care se cuprind i categoriile de documente din listele de date i
Documentele secret de stat care îi pstreaz acest caracter i dup expirarea
termenului de pstrare prevzut în nomenclator se selecioneaz la compartimentul
documentelor atunci când înceteaz caracterul lor secret i predarea lor la arhiva
general întrucât majoritatea lor prezint valoare documentar-tiinific.[34]
neprelucrat.
2
40-4
de , metodologia de prelucrare a documentelor neconstituite pe probleme i termene
pstrare.
pstrare.
în vedereaInventarele
eliminrii lor
întocmite
globale,pentru
cu ocazia
acestselecionrii,
gen de documente
la expirarea
vor cuprinde:
termenului
numrul
de
curent, categoria de documente, anii extremi, cantitatea (în metri lineari sau uniti
arhivistice), poziia în nomenclator i termenul de pstrare.[36]
documentele care fac parte din Fondul Arhvistic Naional poate fi folosit pentru
cercetarea tiinific; rezolvarea unor lucrri administrative, informri, documentri
Articolul 44 din
documente, dinInstruciunile
23 mai 1966,privitoare la activitate decreatorilor
prevede obligativitatea arhiv la creatorii i deintorii
de documente s de
elibereze la cerere, certificate, copii i extrase dup documentele pe care le creeaz i
le dein, chiar dac nu au îndeplinit termenul de 30 de ani, dac acestea se refer la
Dac, la cererea petiionarului sau din dispoziia conducerii unitii creatoare sau
deintoare, recercetându-se documentele, se gsesc noi date, se poate elibera fie un
nou certificat, menionându-se c îl completeaz pe cel anterior, cu indicarea numrului
solicitantului acest
documentelor, cererea
lucru.seNu
trimite
sunt spre
admise,
rezolvare
în textul
respectivei
certificatului,
uniti,
tersturi
comunicându-i-se
sau completri
ierarhic iar copiile sau extrasele se legalizeaz de unitatea care le elibereaz i se
înmâneaz personal solicitantului ori împuternicitului su legal sau se expediaz prin
pot.
dotarea permite, va fi creat un subansamblu arhivistic computerizat de eviden i
regsire a cererilor i actelor eliberate.[39]
solicitatului;depozitului
semntura arhivarului apoi rubrica ce valideaz
care cuprinde data
astfelrestituirii unitiiExist
rearhivarea. arhivistice i
i o rubric
Dac
un aceste
depozit operaiuni
este suntderespectate
foarte uor regsit, iîntocmai, situaia
cu ajutorul fiecrei
registrului de uniti
depozitarhivistice dintr-
i cu ajutorul
fiei de control. În acelai timp, arhivarul va controla la rearhivare integritatea unitii
arhivistice, asigurat de dosarul numerotat legat i certificat.
de informaie tehnic
Documentele tehnice sau
i deproduse
înregistrare
ale aciunii
tehnicdereprezint
înregistrare
totalitatea
tehnicactelor
pe supori
purttoare
magnetici, fotosensibili sau din hârtie tratat special. Aceste documente, indiferent de
natura informaiilor, a suportului sau a scrisului, se înregistreaz la intrarea, crearea sau
(anexa nr. 3)[42] i inventare (anexa nr. 2)[43], a aceleai ca i pentru arhiva general.
Intrrile i ieirile din gestiunea arhivei, se consemneaz în registrul de eviden curent
(anexa nr.4)[44].

ß Principiul
arhivistice respectrii
în fond fa potrivit
sau colecie de creator presupune
sistemului respectarea
de organizare datsuccesiunii
de creator.unitilor
sistemelor).[45]
2
activitatea
larg de arhiv
prelucrarea la creatorii
fondurilor i deintorii
i coleciilor de documente
constituite integral dindindocumente
3 mai 1996 expuni pe
tehnice de
organizatorice.[47]
Creatorii
documentelei deintorii
în condiiidecorespunztoare,
documente sunt obligai prin legislaia
asigurându-le împotrivaarhivistic s pstreze
distrugerii, degradrii,

Depozitele de arhiv care conin material scris, trebuie s se asigure un microclimat cu
temperaturi cuprinse între 15-20° C i umiditi relative de 50-60%, iar în depozitele de
compartimentului, pe ani i pe termene de pstrare. Pe rafturi, dosarele se aeaz de
sus în jod i de la stânga la dreapta iar rafturile i poliele se numeroteaz.[48]
Deosebit de utile sunt ghidurile de depozit, unde sunt menionate fondurile, rafturile,
poliele i XXXXXX al documentelor aflate în depozitul respectiv.

lor;
Naionale,
permanenteînpeacest
carecaz depunând
le dein, câte unNaionale.
al Arhivele exemplarSunt
al inventarului
exceptate documentelor
de la depunere,
conform art. 14 din Legea Arhivelor Naionale, urmtoarele instituii: Ministerul Aprrii
Acesta este
membrii semnat
comisiei de de eful compartimentului
lichidare; de arhiv din unitatea
un exemplar al procesului-verbal desfiinat
se pred i de
reprezentatului
Arhivelor Naionale. Documentele cu valoare tiinific vor fi preluate de Arhivele
Sociale.
nr.6.[50]
Procesul-verbal se întocmete i se înregistreaz la unitatea creatoare sau deintoare,
numrul lui fiind trecut în registrul de eviden curent, în dreptul inventarelor dosarelor
predate. Procesul-verbal se înregistreaz i la Arhivele Naionale. Un exemplar rmâne
la unitatea creatoare sau deintoare, celelalte dou sunt trimise la Arhivele Naionale.
documente.
documentelor ce fac parte din Fondul Arhivistic Naional constituie infraciuni i se
pedepsesc conform
sanciunilor se fac deprevederilor Codului
împuterniciii Penal.
Arhivelor Constatarea
Naionale contraveniilor
iar plângerea i aplicarea
împotriva
procesului-verbal de constatare a contraveniei se face în termen de 15 zile de la
primirea comunicrii, la judectoria în a crei raz teritorial a fost svârit
contravenia.
elaborate în spiritul noii legislaii arhivistice, cuprind norme accesibile tuturor lucrtorilor
din sectorul registratur-arhiv, iar formarea, perfecionarea i atestarea personalului
compartimentului de arhiv prin coala Naional de Perfecionarea Arhivistic asigur
desfurarea întregii activiti arhivistice în mod unitar la nivelul întregii ri.

P rof. univ. dr. Adina Berciu-Drghicescu
P rof. Maria Petre
elaborând apoi mijloace de cercetare eficiente de prelucrare analitic ± sintetic, de
regsire a datelor i de transmitere a lor cât mai bine la beneficiar.
Documentele,
principala sursmai
deales aceleadocumentar.
informare care conin informaii tiinifice i tehnice constituie
al României´ se înelege: acte oficiale i particulare, diplomatice i consulare, memorii,
manuscrise, proclamaii, afie, chemri, planuri, schite, hari, pelicule cinematografice i
informaiei departamentale
naionale, cât i sub aspectul suportului
(judeene), pe care
istorice, sunt realizate
curente, în arhive,
documentele fie ele
se afl arhiveîn
grupate
fonduri i colecii.
timpului deFondul
alctuiesc ctre organele
Arhivisticde
Naional
stat, organizaiile
al României,publice
documentele
sau private,
create
economice,
de-a lungul
sociale,
culturale, religioase, militare, precum i de ctre persoanele fizice´[4].
asemntoare.
S-a dovedit c nu tipul trebuie s fie norma de selecionare a arhivelor, ci utilitatea lor.
Doar teoretic, s-a fixat alt criteriu: arhive vii, necesare administraiei curente i arhive

ß arhive feudale;
ß arhive moderne;
ß arhiva la destinatar (actul era necesar, dar grija pstrrii lui revenea celui cruia îi
era destinat i care beneficia de coninutul lui);

ß arhive poliieneti ± provin de la instituiile de la perioada modern care aveau în

sarcin meninerea ordinii i care erau organe executive ale statului;
ß arhive economice, provenite de la instituii care au avut atribuii în diferite ramuri
ale economiei i cele provenite de la Ministerul Agriculturii, al Industriei i al Comerului;
Marele Stat Major;
corporaii);
biblioteci, muzee;
ß arhive de învmânt, slab reprezentate în feudalism, când existau coli pe lâng
mnstiri; dup sec. al XIX-lea se organizeaz învmântul, iar arhivele sunt create de
ß hârtie,
tulpina planteilemn, mtase,
numit metal,
papirus, papirus
pe care (material
se scria sub form pergament
în antichitate), de foi, prelucrat dinde
(material
scris obinut din prelucrarea pieilor unor animale), scoara de copac.
ß arhive vizuale;
ß arhive sonore;
Pornind de la aceste definiii i explicaii se ajunge la clasificarea modern a arhivelor.
Abordareaînacestui
necesare aspect
prezenta presupune
lucrare, numeroase
dar clasificare puncte
arhivelor estedenecesar
vedere, dar
din care nu sunt
considerente
se putea prelua fondurile arhivistice abandonate pentru a se putea lrgi accesul la
cercetarea arhivelor istorice naionale s-a recurs la un cadru legislativ minim[7],
2
noi
prinlegi arhivistice.
decret Noua lege
de Preedintele a Arhivelor
României. Naionale
Aceasta a fost
stipula (art.promulgat la aprilie 1996
3) c ádministrarea,
Pornind de la actele normative în vigoare, unitilor creatoare i deintoare de
documente la revin o serie de obligaii privind evidena, selecionarea, pstrarea,
arhivelor în stat.
de arhiv, conformdecomplexitii
compartimentelor i cantitii
arhiv stabilite de arhivunitilor
de conducerea precum creatoare
i structurai ideintoare
competenade
Numrul mare
organizarea i diversitatea
precis documentelor
a circuitului lor. care intr i ies de la un creator necesit

În registrul dedata
înregistrare; intrare-ieire se numrul
înregistrrii; vor preciza urmtoarele
i data elemente:
documentului numrul
date de de numrul
emitent;
filelor documentului; numrul anexelor; emitentul; coninutul documentului pe scurt;
documentului.
Documentele expediate din oficiu i cele întocmite pentru uz intern se înregistreaz ca i
documentele iniiale, completându-se coloanele adecvate.

împreun cu documentele de rspuns (dac au necesitat rspuns), cât i cu anexele lor,
conturându-se aezarea documentelor în ordinea descresctoare a numerelor de
aceeai problemsub
care însumeaz i cu acelai
o form termen de grupa
determinat pstrare, pe baza unor
de documente indicatori
create într-oprestabilii,
instituie.[9]
sub forma unui tabel în care se înscriu, pe compartimente de munc, categorii de
documente grupate pe probleme în termene de pstrare. El este un element analitic i
constituirii de
Literatura dosarelor
specialitate
potrivit
acord
unui nomenclatorului
instrument asemntor
de dosare
nomenclatorului
un loc important.[10]
dosarelor
Ideea
a
dup alfabet.
nomenclatorul dosarelor, de existena i aplicarea lui corect depinzând toate activitile
ulterioare, respectiv: clasarea documentelor pe probleme i termene de pstrare,
O arhiv fr nomenclator, este un conglomerat eterogen de documente, a crui
reorganizare necesit o reclasare a actelor, deci o dublare a muncii. Constituirea
timp, operativ.[11]

În prima rubric a nomenclatorului se trec denumirile compartimentelor de munc, în
ordinea în care figureaz în schema de organizare a creatorului, i se numeroteaz cu
cifre romane.
de munc.
În rubrica lui
Stabilirea a patra a nomenclatorului
se face se înscrie
inându-se seama de legiletermenul de pstrare
în vigoare, (ex: P,10,5,C.S.).
de importana practic
pentru activitatea creatorului de documente i, în mod deosebit, de importana tiinific
a informaiilor pe care le conin documentele.
informaiile documentelor pot avea importan tiinific, lâng termenul de pstrare
pstrare, aceste
temporar se menioneaz
documente³C.S.´
vor fi (comisie
analizatede
deselecionare).
comisia de selecionare
La expirarea
i, termenului
dup caz, pot
de
ordinele
de lucru,circulare i alte documente
la compartimentul cu caracter
care execut aplicativdar
acele atribuii, i care sevor
ele se pstreaz
regsi înla arhiva
o map
Nomenclatorul
i s însumezedosarelor elaborat
propunerile tuturorde creator trebuie s
compartimentelor, în cuprind întreaga
aa fel încât nici oproblematic
categorie de
dezvolt activitatea creând alte grupe de documente decât cele prevzute iniial,
restructurri desecompartimente,
nomenclatorul completeaz cu
schimbri
noile dosare.
de atribuii
Când etc,
au loc
se îns
întocmete
reorganizri,
un nomenclator
nou.
Legislaia arhivistic stabilete responsabilitatea alctuirii nomen-clatorului dosarelor.
eful fiecrui compartiment rspunde de întocmirea proiectului de nomenclator pentru
confirmare.

cm.
În Transilvania,
sfâritul secoluluiorganizarea
al XVIII-lea,actelor, în spe sistemul
a fost introdus a dosarelor, a avut un curs
de registratur, aparte.
potrivit Aici, la
cruia
dosarelor.[15]
predaurezolvarea
Dup la compartimentul
lor, documentele
de arhiv,
seîngrupeaz
al doilea în
andosare,
de la constituire.
potrivit nomenclatorului
În vederea predrii
i se
i nu au fost puse la locul lor. Dubletele, ciornele, sunt înlturate cu avizul comisiilor de
selecionare, iar documentele care nu fac obiectul dosarului respectiv se trec la dosarul
de care aparin.

rezult inventarul fondului sau coleciei. Ea se poate face prin dou metode: metoda
direct i metoda indirect sau pe fie.
repetat a materialelor, iar fiele pot fi folosite i în alte scopuri: crearea unui fiier
tematic sau cronologic; trecerea pe calculator.[16]
Legislaia arhivisticîntocmite
baz de inventare, prevededup
predarea documentelor
modelul la anexa
prezentat la compartimentul de arhiv
2.[17] Inventarul pe
cuprinde
exemplare pentru documentele permanente, dintre care un exemplar rmâne la
compartimentul care face predarea, iar celelalte se depun odat cu dosarele la
menionarea
opresc la compartimentele
nepredrii lor, de
în felul
munc,acesta
se trec
se înltur
în inventarul
pericolul
anului
rtcirii
respectiv,
dosarelor
cu i se
asigur arhivarea lor corect. În momentul predrii lor ulterioare, în inventare se va
constituie esena lui i se va reproduce cât mai exact. Înlturarea neesenialului i
redactarea într-o form clar a problemelor importante duce la regsirea rapid a
Constituirea dosarelor, inventarierea i predarea lor intr în obligaia compartimentelor
creatoare de documente. Predarea la arhiv se face conform unei programri prealabile,
pe baza unui
urmrind proces verbal.
respectarea moduluiLadepreluare, compartimentul
constituire a dosarelor ideconcordana
arhiv verific fiecare
între dosar,
coninutul
impun.[19]
arhivistic.[20]

ß Unde s-a predat
Scoaterea dosarelor din evidena arhivei se face cu aprobarea conducerii creatorilor sau
deintorilor de documente i cu confirmarea Arhivelor Naionale, în urma selecionrii,
2
Articolulpe 8baza
arhivei din Legislaia
unuia din arhivistic
urmtoareleprevede c dosarele
acte, dup caz: sunt scoase din evidena
selecionare,
Arhivele aprobat de conducerea unitii creatoare sau deintoare i confirmat de
Naionale.
întrucât în cadrul ei se apreciaz importana documentelor sau inutilitatea unora dintre
ele i se hotrte pstrarea sau eliminarea lor definitiv, angajând în cel mai înalt grad,
sub nici un aspect.
lor. Termenele de pstrare la creator se stabilesc în raport de valoarea tiinific sau
utilitatea practic a documentelor. Interesul practic este limitat la un numr de ani de 3,
5, 10, 15, 20 etc, timp în care documentele pot servi ca surs de informare i de
de ani) dac documentele
documentare pentru activitatea
au o creatorului,
valoare practic
dar pot
îndelungat
s fie i mai
(ex.:
lungi
arhivele
(de 30,
de50
personal,
sau 100
compartimente de arhiv. eful compartimentului de arhiv este de drept secretarul

comisiei de selecionare.[25]
domeniulînrespectiv,
cuprinse s fie în msur s hotrasc asupra importanei informaiilor
documente.
stat, economie, cultur etc. De asemenea, pentru selecionarea corect este necesar
cercetarea integral a documentelor i a inventarelor lor, indiferent de termenul de
a informaiilor
mai pe care Formalismul,
pot fi recuperate. le cuprind. Altfel exist riscul de
superficialitatea, a distruge documente
incompetena pot duce lacare nu
pierderi
stabilete ca unele dintre acestea s fie pstrate permanent, ele se trec în inventarele
corespunztoare termenului lor de pstrare, la anul i compartimentul de munc
2
Sunt
nr. 5 din
selecionate
Legislaiaatât
arhivistic[
documentele
7]) care
create
se înainteaz
de unitateaspre
respectiv
aprobare
câtconducerii
i cele create
unitii.
de
Arhivele Naionale sau direciile judeene pot hotrî pstrarea permanent a unor
dosare, chiar dac, potrivit nomenclatorului, acestea au termene de pstrare temporar.
selecionare.
selecionare, pe baz de proces-verbal (anexa nr. 6)[30], însoit de inventar (anexa nr.
7)[31], cu confirmarea Arhivelor Naionale. În inventar, conform anexei nr. 7 va fi
amenionat data prelurii
preluat matricea, i denumirea
materialul organizaiei
din care este (sau numele
confecionat persoanei)
placa metalic deargint,
(aur, la careoel
s-
vederea intrrii lui în Arhivele Naionale. Aceasta necesit i din partea arhivistului
cruia i se încredineaz lucrarea spre avizare s-i determine pe membrii comisiei de
selecionare sdornic
cercettorului judecesdocumentele
se informeze,nusatât de pe poziii
cunoasc administrative,
i s aprecieze pestecât de pe poziia
decenii
nomenclatorului
Conform acelorai
în instruciuni,
care se cuprind
gruparea
i categoriile
documentelor
de documente
în dosaredinselistele
face pe
de baza
date i
Documentele secret de stat care îi pstreaz acest caracter i dup expirarea
termenului de pstrare prevzut în nomenclator se selecioneaz la compartimentul
documentelor atunci când înceteaz caracterul lor secret i predarea lor la arhiva
general întrucât majoritatea lor prezint valoare documentar-tiinific.[34]

neprelucrat.
40-42, metodologia de prelucrare a documentelor neconstituite pe probleme i termene
de pstrare.
în vederea eliminrii lor globale, cu ocazia selecionrii, la expirarea termenului de
pstrare. Inventarele întocmite pentru acest gen de documente vor cuprinde: numrul
curent, categoria de documente, anii extremi, cantitatea (în metri lineari sau uniti
arhivistice), poziia în nomenclator i termenul de pstrare.[36]
documentele care fac parte din Fondul Arhvistic Naional poate fi folosit pentru
cercetarea tiinific; rezolvarea unor lucrri administrative, informri, documentri
Articolul 44 din Instruciunile privitoare la activitate de arhiv la creatorii i deintorii de
documente, din 23 mai 1966, prevede obligativitatea creatorilor de documente s
elibereze la cerere,
le dein, chiar certificate,
dac nu copii termenul
au îndeplinit i extrasededup documentele
30 de pe carese
ani, dac acestea le refer
creeazla i
deintoare,
Dac, la cererea
recercetându-se
petiionaruluidocumentele,
sau din dispoziia
se gsesc
conducerii
noi date,
unitii
se poate
creatoare
elibera
saufie un
nou certificat, menionându-se c îl completeaz pe cel anterior, cu indicarea numrului
documentelor, cererea se trimite spre rezolvare respectivei uniti, comunicându-i-se
solicitantului acest lucru. Nu sunt admise, în textul certificatului, tersturi sau completri
ierarhic iar copiile sau extrasele se legalizeaz de unitatea care le elibereaz i se
înmâneaz personal solicitantului ori împuternicitului su legal sau se expediaz prin
pot.

dotarea permite, va fi creat un subansamblu arhivistic computerizat de eviden i
regsire a cererilor i actelor eliberate.[39]
semntura solicitatului; apoi rubrica ce cuprinde data restituirii unitii arhivistice i
semntura arhivarului depozitului care valideaz astfel rearhivarea. Exist i o rubric
Dac aceste operaiuni sunt respectate întocmai, situaia fiecrei uniti arhivistice dintr-
un depozit este foarte uor de regsit, i cu ajutorul registrului de depozit i cu ajutorul
fiei de control.
arhivistice, asigurat
În acelai
de dosarul
timp, arhivarul
numerotatva legat
controla
i certificat.
la rearhivare integritatea unitii
Documentele tehnice i de înregistrare tehnic reprezint totalitatea actelor purttoare
de informaie tehnic sau produse ale aciunii de înregistrare tehnic pe supori
magnetici, fotosensibili sau din hârtie tratat special. Aceste documente, indiferent de
natura informaiilor, a suportului sau a scrisului, se înregistreaz la intrarea, crearea sau
(anexa nr. 3)[42] i inventare (anexa nr. 2)[43], a aceleai ca i pentru arhiva general.
Intrrile i ieirile din gestiunea arhivei, se consemneaz în registrul de eviden curent
(anexa nr.4)[44].
ß Principiul respectrii fa de creator presupune respectarea succesiunii unitilor
arhivistice în fond sau colecie potrivit sistemului de organizare dat de creator.
sistemelor).[45]
activitatea de arhiv la creatorii i deintorii de documente din 23 mai 1996 expun pe
larg prelucrarea fondurilor i coleciilor constituite integral din documente tehnice i de
organizatorice.[47]
Creatorii i deintorii de documente sunt obligai prin legislaia arhivistic s pstreze

documentele în condiii corespunztoare, asigurându-le împotriva distrugerii, degradrii,
Depozitele de arhiv care conin material scris, trebuie s se asigure un microclimat cu
temperaturi cuprinse între 15-20° C i umiditi relative de 50-60%, iar în depozitele de

compartimentului, pe ani i pe termene de pstrare. Pe rafturi, dosarele se aeaz de
sus în jod i de la stânga la dreapta iar rafturile i poliele se numeroteaz.[48]
Deosebiti de
poliele utile sunt
XXXXXX ghidurile de depozit,
al documentelor aflate înunde sunt menionate
depozitul respectiv. fondurile, rafturile,
lor;
Naionale, în acest caz depunând câte un exemplar al inventarului documentelor
permanente
conform art. pe
14 care le dein,
din Legea al Arhivele
Arhivelor Naionale.
Naionale, Sunt exceptate
urmtoarele instituii:deMinisterul
la depunere,
Aprrii
Acesta este semnat de eful compartimentului de arhiv din unitatea desfiinat i de
membrii
Arhivelorcomisiei de Documentele
Naionale. lichidare; un exemplar
cu valoareal tiinific
procesului-verbal se pred
vor fi preluate reprezentatului
de Arhivele
Sociale.

nr.6.[50]
Procesul-verbal se întocmete i se înregistreaz la unitatea creatoare sau deintoare,
numrul lui fiind trecut în registrul de eviden curent, în dreptul inventarelor dosarelor
predate.
la Procesul-verbal
unitatea creatoare sau se înregistreaz
deintoare, i la Arhivele
celelalte dou suntNaionale.
trimise laUn exemplar
Arhivele rmâne
Naionale.
documente.

Tehnici de Secretariat

Încărcat de

Informații document

Titlu original

Drepturi de autor

Formate disponibile

Partajați acest document

Partajați sau inserați document

Opțiuni de partajare

Vi se pare util acest document?

Este necorespunzător acest conținut?

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Tehnici de Secretariat

Încărcat de

Drepturi de autor:

Formate disponibile

7/11/2019 Tehnici de Secretariat

1. ROLUL I LOCUL SECRETARIATULUI ÎN STRUCTURA UNEI ORGANIZAII

b) funcia comercial i de marketing;

organizatoric este alctuit din urmtoarele elemente:

adoptarea ROF i a Statului de Funcii.

2) Activiti prin care duc la îndeplinire sarcinile i atribuiile prevzute în fia

calculatorul (folosind metoda oarb), folosirea imprimantei calculatorului, utilizarea

§ organizarea sistemului informaional: primirea prelucrarea i transmiterea

evaluarea posibilitilor fiecruia i stabilirea responsabilitilor.

§ un bun documentarist, capabil s detecteze surse de documentare, s

(calculatoare, maini de multiplicat, aparatur de înregistrare-clasare, etc);

§ în administraiile centrale i locale, în organizaii mari, aezarea fizic este

.5. Rolul secretariatului în sistemul informaional al organizaiei

Indiferent de domeniul de activitate al unei organizaii, de forma sa organizatoric, de

§ sistemul operaional sau de execuie ;

Fiecrei activiti umane desfurate în forma de organizare i structur specifice îi

sau la nivel extern, sub forma unei informaii rspuns adecvate.

Acestei etape îi sunt specifice informaii furnizate de secretariat ca:

detaliat toate deciziile conducerii) care îi permit s urmreasc pentru informarea

2. ROLUL I LOCUL SECRETAREI (ASISTENTEI MANAGER) ÎN LUMEA

2.1. Funcia de secretar

§ caliti personale ± cerute pentru ocuparea funciei ;

§ organizeaz edine, conferine,

§ întocmesc dri de seam,

§ lucreaz în sfera conducerii,

§ traduc din i în limbi strine,

departamentele din ar i strintate cu persoanele lor cheie. ³ Ea este cronicara

ostil pe care o afieaz de la prima ora a programului, aducând astfel un mare

Pentru secretare apar i alte perspective [2] i anume:

În concluzie, putem spune c oricât de multe schimbri vor fi în structura organizatoric

Sarcinile i atribuiile pe care trebuie s le îndeplineasc un asistent manager depind de

ß corespondena cu partenerii de afaceri

ß optimizarea forei de munc

ß coordonarea perfecionrii forei de munc

În condiiile organizrii moderne a unitilor este foarte important ca la selectarea

ß capacitate de analiz i sintez, ceea ce contribuie la optimizarea activitii;

5. Iniiativa îi permite secretarei s ia decizii rapide în cadrul competenelor atribuite.

9. Caliti de vorbire i redactare ± sunt considerate aptitudini de baz ale secretarei.

autocontrolul este o operaie nu numai indispensabil, dar i obligatorie. Autocontrolul

dificil. Presiune exercitat cu scopul de a obine informaii se poate manifesta cu o

§ procedee de scriere i citire rapid;

ß cunoaterea lucrrilor de secretariat i coresponden;

ß dorina de a se perfeciona continuu în domeniul de activitate al firmei prin

[1] Margit Gatjens, Claudia Behrens, Manual de secretariat i asisten managerial,

2 ) relaiile secretariat ± alte compartimente ;

tineri, oameni de afaceri mnânc la fast-food aceste cerine de comportament pot

Sfera corespondenei oficiale este larg, ea cuprinzând probleme cu coninut economic,

ß constituie un element de înregistrri contabile;

ß corespondena administrativ (referatul, raportul, darea de seam, procesul

ß corespondena de decizie, îndrumar e, control (ordinul, decizia);

d) dup criteriul accesibilitii:

f) dup criteriul suportului:

ß corespondena telegrafic ± telegrama, telexul;

h) dup natura i destinaia exemplarelor:

ß reclama strident ± promisiunile exagerate;

un ton pozitiv poate genera încredere destinatarului c expeditorul este capabil s

In redactarea corespondenei oficiale se respect formele gramaticale prevzute de

ß se evita folosirea imperativului i a expresiilor imperative. În scrisorile de

putea s le provoace greelile gramaticale. Este suficient plasarea incorect a unei

Naturaleea i simplitatea. În baza acestor condiii, stilul corespondenei, este i

4.5. Elaborarea mesajului scris

ß s in seama de termenii de specialitate adecvai;

1) Stabilirea scopului (ce dorim cu aceast scrisoare);