Sunteți pe pagina 1din 10

11.

COMUNICAREA SCRISĂ

În condițiile în care suntem copleșiți de informații, este


esențial să reușim să comunicăm clar, să transmitem un mesaj
concis și eficient. Pur și simplu nu avem timp și răbdare să
descifrăm  texte prea lungi, confuze, prost structurate sau cu
greșeli gramaticale. Proza sau poezia necesită talent de
scriitor, însă redactarea unui text necesită aptitudini care pot fi
învățate cu ușurință.
Comunicarea în scris implică stăpânirea unor aptitudini
specifice, cum ar fi utilizarea cu precizie a limbii, exprimarea
clară, construirea argumentelor logice, luarea notițelor,
editarea și rezumarea unui text. În general scrierea unui text
implică faza pregătitoare și cea de redactare propriu-zisă a
textului. Cu cât stăpânești mai bine aptitudinile de comunicare
în scris, cu atât vei avea mai multe șanse să-i impresionezi pe
cei din jur, fie ei clienți, parteneri sau șefi.
Etapa de pregătire a comunicării în scris
Este vorba de pașii urmați înainte de a scrie efectiv, și
anume de luarea notițelor, discuții avute cu alte persoane,
brainstorming, conturare, adunarea informațiilor. Generarea
ideilor în legătură cu conținutul începe în etapa premergătoare
scrisului, însa va continua și de-a lungul procesului de
redactare, astfel încât etapa de pregătire are un caracter
recurent.

•  Scopul comunicării. Fiecare document trebuie să aibă o


215
țintă specifica, un motiv pentru care este scris. Odată stabilit
scopul, trebuie să stabilești și informația necesară în realizarea
obiectivului. Cititorul trebuie să afle doar acele informații
relevante, transmise într-o manieră precisă și concisă.

•  Identificarea audienței. Ca autor al unui text ai datoria de a


decide ce să scrii și modul în care să scrii, pentru o audientă
specifică. Urmărește aceste chestiuni principale:
- ceea ce cititorul știe deja influențează ceea ce vei omite
din text;
- ceea ce cititorul trebuie să știe determină informațiile
incluse în text;
- ceea ce cititorul vrea să știe influențează ordinea notării
și accentuarea importanței informațiilor în text.

•  Stabilirea ideii principale. Care este ideea pe care cititorul


trebuie să o rețină.

•  Stabilirea formatului. Email informativ, raport detaliat,


scrisoare formală, etc. Formatul, la fel ca și audiența, va stabili
stilul sau tonul formal sau informal.

Etapa de redactare a comunicării în scris

•  Întocmirea textului. Practic, trebuie să transformi ideile în


propoziții și paragrafe. Accentul cade pe explicarea și
argumentarea ideilor, precum și conectarea acestora între ele.
În aceasta etapă contează redactarea brută a textului, fără a
acorda atenție detaliilor; acum scrii mai mult pentru tine – îți
organizezi gândurile.

216
O foaie albă poate descuraja pe oricine. Poți începe cu
ideea principală, sau cu informațiile pe care cititorul trebuie să
le afle prima dată. Pentru un document mai lung este foarte
importantă schema textului - aceasta ajuta la identificarea
pașilor și împarte informația în porțiuni ce pot fi asimilate mai
ușor.

•  Revizuirea. Acest pas este esențial în redactarea unor


documente eficiente. Acum este momentul să te gândești la
cititori, la nevoile și așteptările acestora. Gândește-te la
modalitatea de a argumenta o idee, astfel încât cititorul să fie
convins, la organizarea eficientă a textului, la prioritatea
ideilor.
La începutul documentului ai nevoie de ceva care să
atragă atenția și să păstreze interesul celui care citește.
Începutul trebuie să evidențieze motivul comunicării scrise și
de ce documentul trebuie să fie citit.

O diferență importantă între comunicarea orala și cea


scrisă este faptul că în vorbire cel care ascultă primește
informația în ordinea stabilită de vorbitor, în vreme ce cititorul
poate selecta aspectele mai importante și poate reciti unele
pasaje. În acest sens este util să evidențiezi informațiile mai
importante prin subtitluri informative, spații albe, litere
deosebite fată de celelalte din text, etc.

Lungimea ideala a unui document scris este o pagină


format A4 sau cuprinsul ecranului computerului, astfel încât
cititorul să poată avea în fața ochilor textul
întreg. Paragrafele trebuie să aibă 5 - 6, maximum 10 rânduri
și să comunice o idee unitară, iar frazele trebuie să fie formate
din 15 - 20 de cuvinte. Propozițiile trebuie să fie scurte,
iar cuvintele simple, specifice, înțelese cu siguranță de

217
receptor. Evita exprimarea banala tipică limbajului oral,
cuvintele redundante, inutile, precum și pe cele prea lungi sau
cu înțeles obscur.

•  Editarea. Altfel spus, pregătirea pentru tipar - acesta este


ultimul pas în realizarea unei comunicări scrise și include
corectarea eventualelor greșeli de gramatică, stabilirea
corecta a punctuației și verificarea ortografiei. Punctuația
corectă clarifică înțelesul și evidențiază structura; în plus,
poate elimina ambiguitatea. Gramatica sau ortografia incorectă
nu va împiedica cititorul să recepteze mesajul, însă va lăsa
impresia de lipsă a profesionalismului și a interesului față de
audiență.

Câteva întrebări menite să-ți îmbunătățească


aptitudinile de exprimare în scris.

•  În legătură cu structura comunicării scrise:

- Organizarea textului este clară și ușor de înțeles la prima


privire?
- Subtitlurile din text ies în evidentă?
- Informația urmărește o secvență logică, cu început, mijloc și
sfârșit?
- Introducerea menționează clar subiectul și scopul
comunicării?
- Conținutul este rezumat pe scurt în cadrul structurii?

•  În legătură cu stilul comunicării scrise:

- Textul arată curat și elegant?


- Am utilizat cuvintele adecvate?
- Stilul este simplu, direct și concis?

218
- Paragrafele nu depășesc 10 rânduri?
- Există un rând alb între paragrafe, pentru a le evidenția?
- Sunt propozițiile prea lungi (mai mult de 30 de cuvinte) sau
conțin mai mult de o idee?
- Prima propoziție atrage atenția cititorului?
- Am evitat jargoanele inutile?
- Este stilul potrivit audienței?
- Clasificările sunt utilizate corespunzător?
- Am utilizat cuvinte scurte, concrete și familiare în loc de
cuvinte lungi, obscure sau complexe?
- Am utilizat vocea activă în loc de cea pasivă (acolo unde se
poate)?
- Am evitat repetiția?

•  În legătură cu conținutul textului scris:

- Am verificat cu atenție gramatica, punctuația și ortografia?


- M-am gândit bine la ce vreau să comunic înainte de a scrie?
- Am un obiectiv precis?
- Am notat chestiunile esențiale pe care vreau să le comunic?
- Am comunicat clar aceste chestiuni?
- Am dezvoltat raționamentele într-o manieră logică?
- Am lăsat detaliile să pună în umbră chestiunile principale?
- Conținutul este pozitiv și constructiv?
- Mi-am arătat interesul pentru cititor scriind cu căldură și
prietenie?
- Am revizuit de mai multe ori editarea textului?
- Am lăsat definitivarea textului pentru ziua următoare? Dacă
este posibil, peste noapte mintea va asimila informațiile mai
bine și a doua zi vei avea o viziune proaspătă asupra
lucrurilor.

219
Literatura de specialitate distinge o mare varietate de
forme de comunicare, oferită de diversitatea criteriilor de
clasificare a acestora. Astfel:
 după criteriul partenerilor:
 comunicare intrapersonală,
 comunicare interpersonală,
 comunicare de grup mic,
 comunicare publică;
 după statutul interlocutorilor:
 comunicarea verticală,
 comunicarea orizontală;
 după codul folosit, există:
 comunicare verbală,
 comunicare paraverbală,
 comunicare nonverbală
 comunicare mixtă;
 după finalitatea actului comunicativ:
 comunicare accidentală,
 comunicare subiectivă,
 comunicare instrumentală;
 după capacitatea autoreglării:
 comunicarea lateralizată/unidirectională,
 comunicare nelateralizată;
 după natura conținutului, putem cataloga:
 comunicarea, ca fiind referențială,
 operațional-metodologică
 latitudinală.

220
Comunicarea este o caracteristică fundamentală a
existenței. Toate funcțiile manageriale sunt realizate cu
ajutorul comunicării, ca un proces de înțelegere între oameni
cu ajutorul transferului de informație. Scrisul a îmbrăcat la
început forma pictografică. Cu timpul s-a perfecționat și
transformat ulterior în scrieri cu litere de alfabet. Scrisul și
comunicarea formează unul și același proces istoric-dialectic,
determinat de schimbarea și dezvoltarea condițiilor vieții
materiale și sociale. Limbajul scris constituie una dintre cele
mai importante și mai revoluționare cuceriri dobândite de
oameni, în procesul muncii și în condițiile conviețuirii în
societate. El joacă un rol deosebit în păstrarea și răspândirea
științei și a culturii în precizarea și realizarea diferitelor
raporturi sociale. Comunicarea nu a rămas la stadiul unei
simple comunicări de știri sau vești între oameni. S-a dezvoltat
continuu pe măsura dezvoltării relațiilor dintre oameni și pe
măsura dezvoltării societăților, lumii și a vieții de zi cu zi.
Prin comunicarea scrisă se înțelege: scrisoare, conținutul
unei scrisori, schimb de scrisori între două sau mai multe
persoane, raport sau legătură între fapte, lucrări, fenomene și
situații. Este procedeul de comunicare între oameni prin
scrisori, înștiințări sau comunicări scrise. Prin comunicare
scrisă se mai înțelege totalitatea comunicărilor scrise care
intervin în activitatea unei persoane juridice cu privire la
relațiile și interesele ei.
Comunicarea făcută în scris de către o persoană fizică sau
juridică reprezintă un act de corespondență. În cazurile
concrete, însă, actele de corespondență au denumiri diferite:

221
oferta, adresa, întâmpinare, cerere, telegrama, reclamația,
proces-verbal, afiș comercial.
Comunicarea scrisă este folosită atunci când nu este
posibilă comunicarea orală, când nu există alt mijloc de
comunicare, când comunicarea scrisă este mai avantajoasă în
comparație cu celelalte mijloace de comunicare și, îndeosebi,
întotdeauna este necesară existența unei forme scrise.
Obiectul comunicării îl formează: păstrarea relațiilor
existente și convenabile dintre oameni, dintre organizațiile lor,
dintre ei și acestea, inițierea, stabilirea și desfășurarea unor
relații noi, modificarea și stingerea relațiilor vechi, schimbul
de știri, gânduri, informații, păreri și idei care prezintă interes
pentru relațiile lor, precizarea anumitor situații și poziții
privind interesele reciproce, clarificarea și aplanarea
eventualelor neînțelegeri care se pot ivi în cadrul relațiilor și
intereselor comune, rezolvarea diferitelor probleme pe care le
ridică desfășurarea practică a raporturilor sociale care îi leagă.
Pentru persoanele fizice, comunicarea scrisă constituie o
activitate ocazională. Pentru organele de stat, instituții,
întreprinderi și celelalte organizații, comunicarea constituie o
activitate continuă, o metoda de lucru, o modalitate de
rezolvare a multor probleme . 
Corespondența a făcut posibile noi relații în viața politică,
activitatea comercială, în lumea culturală și în existența
cotidiană. Ea respectă un anumit protocol și presupune, atât
pentru emițător cât și pentru receptor, cunoașterea și
respectarea unor reguli. Ea mai presupune confidențialitate,

222
fiind protejată, de altfel, de prevederile legale. Violarea
corespondenței este un act abuziv și ilegal .
Rolul comunicării scrise în activitatea societăților
comerciale reunește atât definirea corespondenței cât și
importanța ei . Corespondența este comunicarea scrisă între
două persoane, instituții, scrisori primite, trimise de o
instituție, organism, persoană. Importanța ei decurge din rolul
pe care îl joacă în activitatea societăților comerciale.
Referindu-ne la tehnologia comunicării scrise, amintim câteva
exemple referitoare la aceasta: folosirea frazelor cu o lungime
medie (15-20 de cuvinte), a paragrafelor centrate asupra unei
singure idei, a cuvintelor înțelese cu siguranță de receptor;
evitarea exprimării comune, tipica limbajului oral, a cuvintelor
inutile, redundante; alegerea cuvintelor încărcate de
afectivitate optimă în contextul pedagogic creat, a expresiilor
afirmative. Comunicarea scrisă posedă un număr însemnat de
avantaje de care trebuie să ținem seama: durabilitatea în raport
cu forma orală a comunicării, textul poate fi văzut/citit de mai
multe persoane. Pașii în comunicarea scrisă sunt similari celor
din structurarea unui discurs: avem o fază de pregătire
(stabilirea obiectivului, a rolului și a audienței, a punctelor
cheie pe care dorim să le rețină audiența) și o fază de redactare
(în primul rând, ideile principale sunt dezvoltate urmărind o
serie de indicatori precum: claritate, credibilitate, concizie; în
al doilea rând, sunt folosite cele trei părți ale unei redactări).
Un stil oficial de corespondență este adecvat pentru o
mare parte a tranzacțiilor. El implică, de regulă, persoane care
nu s-au întâlnit niciodată și care îndeplinesc funcții de rutină,
dar importante, în cadrul organizațiilor lor. Partea esențială a
223
etichetei este să adopți un stil clar și constant, care să combine
curtoazia cu eficiența comercială.
Stilurile neoficiale sunt adoptate aproape mereu pentru
corespondența care nu este de rutină și sunt folosite
întotdeauna între partenerii de afaceri care se cunosc personal.
Adesea ești tentat să mai luminezi o scrisoare de afaceri cu un
element umoristic, în special dacă îl cunoști bine pe destinatar.
Posibilitățile variază de la simple glume la observații ironice
sau sarcastice despre un anumit lucru sau despre o anumită
persoană pe care o cunoașteți amândoi.
Deși pare inocentă, cea mai importantă regulă este
următoarea: când ai îndoieli, renunță!

224