11.

COMUNICAREA SCRIS

n condiiile n care suntem copleii de informa ii, este

esenial s reuim s comunicm clar, s transmitem un mesaj
concis i eficient. Pur i simplu nu avem timp i rbdare s
descifrm texte prea lungi, confuze, prost structurate sau cu
greeli gramaticale. Proza sau poezia necesit talent de
scriitor, ns redactarea unui text necesit aptitudini care pot fi
nvate cu uurin.
Comunicarea n scris implic stpnirea unor aptitudini
specifice, cum ar fi utilizarea cu precizie a limbii, exprimarea
clar, construirea argumentelor logice, luarea noti elor,
editarea i rezumarea unui text. n general scrierea unui text
implic faza pregtitoare i cea de redactare propriu-zis a
textului. Cu ct stpneti mai bine aptitudinile de comunicare
n scris, cu att vei avea mai multe anse s-i impresionezi pe
cei din jur, fie ei clieni, parteneri sau efi.
Etapa de pregtire a comunicrii n scris
Este vorba de paii urmai nainte de a scrie efectiv, i
anume de luarea notielor, discuii avute cu alte persoane,
brainstorming, conturare, adunarea informaiilor. Generarea
ideilor n legtur cu coninutul ncepe n etapa premergtoare
scrisului, nsa va continua i de-a lungul procesului de
redactare, astfel nct etapa de pregtire are un caracter
recurent.

Scopul comunicrii. Fiecare document trebuie s aib o

215
int specifica, un motiv pentru care este scris. Odat stabilit
scopul, trebuie s stabileti i informaia necesar n realizarea
obiectivului. Cititorul trebuie s afle doar acele informa ii
relevante, transmise ntr-o manier precis i concis.

Identificarea audienei. Ca autor al unui text ai datoria de a

decide ce s scrii i modul n care s scrii, pentru o audient
specific. Urmrete aceste chestiuni principale:
- ceea ce cititorul tie deja influeneaz ceea ce vei omite
din text;
- ceea ce cititorul trebuie s tie determin informa iile
incluse n text;
- ceea ce cititorul vrea s tie influeneaz ordinea notrii
i accentuarea importanei informaiilor n text.

Stabilirea ideii principale. Care este ideea pe care cititorul

trebuie s o rein.

Stabilirea formatului. Email informativ, raport detaliat,

scrisoare formal, etc. Formatul, la fel ca i audien a, va stabili
stilul sau tonul formal sau informal.

Etapa de redactare a comunicrii n scris

ntocmirea textului. Practic, trebuie s transformi ideile n

propoziii i paragrafe. Accentul cade pe explicarea i
argumentarea ideilor, precum i conectarea acestora ntre ele.
n aceasta etap conteaz redactarea brut a textului, fr a
acorda atenie detaliilor; acum scrii mai mult pentru tine i
organizezi gndurile.

216
 O foaie alb poate descuraja pe oricine. Po i ncepe cu
ideea principal, sau cu informaiile pe care cititorul trebuie s
le afle prima dat. Pentru un document mai lung este foarte
important schema textului - aceasta ajuta la identificarea
pailor i mparte informaia n poriuni ce pot fi asimilate mai
uor.

Revizuirea. Acest pas este esenial n redactarea unor

documente eficiente. Acum este momentul s te gnde ti la
cititori, la nevoile i ateptrile acestora. Gnde te-te la
modalitatea de a argumenta o idee, astfel nct cititorul s fie
convins, la organizarea eficient a textului, la prioritatea
ideilor.
La nceputul documentului ai nevoie de ceva care s
atrag atenia i s pstreze interesul celui care cite te.
nceputul trebuie s evidenieze motivul comunicrii scrise i
de ce documentul trebuie s fie citit.

O diferen important ntre comunicarea orala i cea

scris este faptul c n vorbire cel care ascult prime te
informaia n ordinea stabilit de vorbitor, n vreme ce cititorul
poate selecta aspectele mai importante i poate reciti unele
pasaje. n acest sens este util s evideniezi informaiile mai
importante prin subtitluri informative, spaii albe, litere
deosebite fat de celelalte din text, etc.

Lungimea ideala a unui document scris este o pagin

format A4 sau cuprinsul ecranului computerului, astfel nct
cititorul s poat avea n faa ochilor textul
ntreg. Paragrafele trebuie s aib 5 - 6, maximum 10 rnduri
i s comunice o idee unitar, iar frazele trebuie s fie formate
din 15 - 20 de cuvinte. Propoziiile trebuie s fie scurte,
iar cuvintele simple, specifice, nelese cu siguran de

217
receptor. Evita exprimarea banala tipic limbajului oral,
cuvintele redundante, inutile, precum i pe cele prea lungi sau
cu neles obscur.

Editarea. Altfel spus, pregtirea pentru tipar - acesta este

ultimul pas n realizarea unei comunicri scrise i include
corectarea eventualelor greeli de gramatic, stabilirea
corecta a punctuaiei i verificarea ortografiei. Punctuaia
corect clarific nelesul i evideniaz structura; n plus,
poate elimina ambiguitatea. Gramatica sau ortografia incorect
nu va mpiedica cititorul s recepteze mesajul, ns va lsa
impresia de lips a profesionalismului i a interesului fa de
audien.

Cteva ntrebri menite s-i mbunteasc

aptitudinile de exprimare n scris.

n legtur cu structura comunicrii scrise:

- Organizarea textului este clar i uor de n eles la prima

privire?
- Subtitlurile din text ies n evident?
- Informaia urmrete o secven logic, cu nceput, mijloc i
sfrit?
- Introducerea menioneaz clar subiectul i scopul
comunicrii?
- Coninutul este rezumat pe scurt n cadrul structurii?

n legtur cu stilul comunicrii scrise:

- Textul arat curat i elegant?

- Am utilizat cuvintele adecvate?
- Stilul este simplu, direct i concis?

218
- Paragrafele nu depesc 10 rnduri?
- Exist un rnd alb ntre paragrafe, pentru a le evidenia?
- Sunt propoziiile prea lungi (mai mult de 30 de cuvinte) sau
conin mai mult de o idee?
- Prima propoziie atrage atenia cititorului?
- Am evitat jargoanele inutile?
- Este stilul potrivit audienei?
- Clasificrile sunt utilizate corespunztor?
- Am utilizat cuvinte scurte, concrete i familiare n loc de
cuvinte lungi, obscure sau complexe?
- Am utilizat vocea activ n loc de cea pasiv (acolo unde se
poate)?
- Am evitat repetiia?

n legtur cu coninutul textului scris:

- Am verificat cu atenie gramatica, punctua ia i ortografia?

- M-am gndit bine la ce vreau s comunic nainte de a scrie?
- Am un obiectiv precis?
- Am notat chestiunile eseniale pe care vreau s le comunic?
- Am comunicat clar aceste chestiuni?
- Am dezvoltat raionamentele ntr-o manier logic?
- Am lsat detaliile s pun n umbr chestiunile principale?
- Coninutul este pozitiv i constructiv?
- Mi-am artat interesul pentru cititor scriind cu cldur i
prietenie?
- Am revizuit de mai multe ori editarea textului?
- Am lsat definitivarea textului pentru ziua urmtoare? Dac
este posibil, peste noapte mintea va asimila informa iile mai
bine i a doua zi vei avea o viziune proaspt asupra lucrurilor.

219
 Literatura de specialitate distinge o mare varietate de
forme de comunicare, oferit de diversitatea criteriilor de
clasificare a acestora. Astfel:
dup criteriul partenerilor:
comunicare intrapersonal,
comunicare interpersonal,
comunicare de grup mic,
comunicare public;
dup statutul interlocutorilor:
comunicarea vertical,
comunicarea orizontal;
dup codul folosit, exist:
comunicare verbal,
comunicare paraverbal,
comunicare nonverbal
comunicare mixt;
dup finalitatea actului comunicativ:
comunicare accidental,
comunicare subiectiv,
comunicare instrumental;
dup capacitatea autoreglrii:
comunicarea lateralizat/unidirectional,
comunicare nelateralizat;
dup natura coninutului, putem cataloga:
comunicarea, ca fiind referenial,
operaional-metodologic
latitudinal.
Comunicarea este o caracteristic fundamental a
existenei. Toate funciile manageriale sunt realizate cu

220
ajutorul comunicrii, ca un proces de nelegere ntre oameni
cu ajutorul transferului de informaie. Scrisul a mbrcat la
nceput forma pictografic. Cu timpul s-a perfec ionat i
transformat ulterior n scrieri cu litere de alfabet. Scrisul i
comunicarea formeaz unul i acelai proces istoric-dialectic,
determinat de schimbarea i dezvoltarea condi iilor vie ii
materiale i sociale. Limbajul scris constituie una dintre cele
mai importante i mai revoluionare cuceriri dobndite de
oameni, n procesul muncii i n condiiile convie uirii n
societate. El joac un rol deosebit n pstrarea i rspndirea
tiinei i a culturii n precizarea i realizarea diferitelor
raporturi sociale. Comunicarea nu a rmas la stadiul unei
simple comunicri de tiri sau veti ntre oameni. S-a dezvoltat
continuu pe msura dezvoltrii relaiilor dintre oameni i pe
msura dezvoltrii societilor, lumii i a vie ii de zi cu zi.
Prin comunicarea scris se nelege: scrisoare, con inutul
unei scrisori, schimb de scrisori ntre dou sau mai multe
persoane, raport sau legtur ntre fapte, lucrri, fenomene i
situaii. Este procedeul de comunicare ntre oameni prin
scrisori, ntiinri sau comunicri scrise. Prin comunicare
scris se mai nelege totalitatea comunicrilor scrise care
intervin n activitatea unei persoane juridice cu privire la
relaiile i interesele ei.
Comunicarea fcut n scris de ctre o persoan fizic sau
juridic reprezint un act de coresponden. n cazurile
concrete, ns, actele de coresponden au denumiri diferite:
oferta, adresa, ntmpinare, cerere, telegrama, reclama ia,
proces-verbal, afi comercial.

221
 Comunicarea scris este folosit atunci cnd nu este
posibil comunicarea oral, cnd nu exist alt mijloc de
comunicare, cnd comunicarea scris este mai avantajoas n
comparaie cu celelalte mijloace de comunicare i, ndeosebi,
ntotdeauna este necesar existena unei forme scrise.
Obiectul comunicrii l formeaz: pstrarea rela iilor
existente i convenabile dintre oameni, dintre organiza iile lor,
dintre ei i acestea, iniierea, stabilirea i desf urarea unor
relaii noi, modificarea i stingerea rela iilor vechi, schimbul
de tiri, gnduri, informaii, preri i idei care prezint interes
pentru relaiile lor, precizarea anumitor situa ii i pozi ii
privind interesele reciproce, clarificarea i aplanarea
eventualelor nenelegeri care se pot ivi n cadrul rela iilor i
intereselor comune, rezolvarea diferitelor probleme pe care le
ridic desfurarea practic a raporturilor sociale care i leag.
Pentru persoanele fizice, comunicarea scris constituie o
activitate ocazional. Pentru organele de stat, institu ii,
ntreprinderi i celelalte organizaii, comunicarea constituie o
activitate continu, o metoda de lucru, o modalitate de
rezolvare a multor probleme .
Corespondena a fcut posibile noi relaii n viaa politic,
activitatea comercial, n lumea cultural i n existen a
cotidian. Ea respect un anumit protocol i presupune, att
pentru emitor ct i pentru receptor, cunoaterea i
respectarea unor reguli. Ea mai presupune confidenialitate,
fiind protejat, de altfel, de prevederile legale. Violarea
corespondenei este un act abuziv i ilegal .

222
 Rolul comunicrii scrise n activitatea societ ilor
comerciale reunete att definirea corespondenei ct i
importana ei . Corespondena este comunicarea scris ntre
dou persoane, instituii, scrisori primite, trimise de o
instituie, organism, persoan. Importana ei decurge din rolul
pe care l joac n activitatea societ ilor comerciale.
Referindu-ne la tehnologia comunicrii scrise, amintim cteva
exemple referitoare la aceasta: folosirea frazelor cu o lungime
medie (15-20 de cuvinte), a paragrafelor centrate asupra unei
singure idei, a cuvintelor nelese cu siguran de receptor;
evitarea exprimrii comune, tipica limbajului oral, a cuvintelor
inutile, redundante; alegerea cuvintelor ncrcate de
afectivitate optim n contextul pedagogic creat, a expresiilor
afirmative. Comunicarea scris posed un numr nsemnat de
avantaje de care trebuie s inem seama: durabilitatea n raport
cu forma oral a comunicrii, textul poate fi vzut/citit de mai
multe persoane. Paii n comunicarea scris sunt similari celor
din structurarea unui discurs: avem o faz de pregtire
(stabilirea obiectivului, a rolului i a audienei, a punctelor
cheie pe care dorim s le rein audiena) i o faz de redactare
(n primul rnd, ideile principale sunt dezvoltate urmrind o
serie de indicatori precum: claritate, credibilitate, concizie; n
al doilea rnd, sunt folosite cele trei pri ale unei redactri).
Un stil oficial de coresponden este adecvat pentru o
mare parte a tranzaciilor. El implic, de regul, persoane care
nu s-au ntlnit niciodat i care ndeplinesc func ii de rutin,
dar importante, n cadrul organizaiilor lor. Partea esen ial a
etichetei este s adopi un stil clar i constant, care s combine
curtoazia cu eficiena comercial.

223
 Stilurile neoficiale sunt adoptate aproape mereu pentru
corespondena care nu este de rutin i sunt folosite
ntotdeauna ntre partenerii de afaceri care se cunosc personal.
Adesea eti tentat s mai luminezi o scrisoare de afaceri cu un
element umoristic, n special dac l cuno ti bine pe destinatar.
Posibilitile variaz de la simple glume la observaii ironice
sau sarcastice despre un anumit lucru sau despre o anumit
persoan pe care o cunoatei amndoi.
Dei pare inocent, cea mai important regul este
urmtoarea: cnd ai ndoieli, renun!

224