COMUNICAREA

n comunicarea scris emitorul i construiete mesajul cu ajutorul unor

simboluri grafice. Aceste simboluri grafice sunt n principal literele. Literele
desemneaz sunetele, deci scrisul fixeaz comunicarea, canalul mesajelor scrise
fiind accesibil vederii. Multe dintre regulile comunicrii orale nu mai sunt valabile
pentru comunicarea scris. Totui exist o regul foarte general valabil i pentru
aspectul oral i pentru cel scris, i anume: pentru a se face neles emitorul trebuie
s tie el nsui ce vrea, s comunice i s aplice regulile de exprimare corect.
Totui comunicarea scris are o prim regul, care se refer att la receptor ct i la
emitor. Emitorul trebuie s ntrebuineze corect literele i semnele de ortografie
i de punctuaie. Receptorul trebuie s cunoasc i el semnificaia semnelor i felul
cum ele se ntrebuineaz pentru a nelege mesajul.
Prin comunicare scrisa se intelege: scrisoare, continutul unei scrisori, schimb
de scrisori intre doua sau mai multe persoane, raport sau legatura intre fapte,
lucrari, fenomene si situatii. Este procedeul de comunicare intre oameni prin
scrisori, instiintari sau comunicari scrise. Prin comunicare scrisa se mai intelege
totalitatea comunicarilor scrise care intervin in activitatea unei persoane juridice cu
privire la relatiile si interesele ei.
Comunicarea facuta in scris de catre o persoana fizica sau juridica reprezinta
un act de corespondenta. Actele de corespondenta au caracterul si poarta
denumirea de scrisori. In cazurile concrete, insa, actele de corespondenta au
denumiri diferite: oferta, adresa, intampinare, cerere, telegrama, reclamatie, procesverbal, afis comercial.
Comunicarea scrisa este folosita atunci cand nu este posibila comunicarea
orala, cand nu exista alt mijloc de comunicare, cand comunicarea scrisa este mai

avantajoasa in comparatie cu celelalte mijloace de comunicare si, indeosebi,

intotdeauna este necesara existenta unei forme scrise.
Obiectul comunicarii il formeaza: pastrarea relatiilor existente si
convenabile dintre oameni, dintre organizatiile lor, dintre ei si acestea, initierea,
stabilirea si desfasurarea unor relatii noi, modificarea si stingerea relatiilor vechi,
schimbul de stiri, ganduri, informatii, pareri si idei care prezinta interes pentru
relatiile lor, precizarea anumitor situatii si pozitii privind interesele reciproce,
clarificarea si aplanarea eventualelor neintelegeri care se pot ivi in cadrul relatiilor
si intereselor comune, rezolvarea diferitelor probleme pe care le ridica desfasurarea
practica a raporturilor sociale care ai leaga.
Pentru persoanele fizice, comunicarea scrisa constituie o activitate
ocazionala. Pentru organele de stat, institutii, intreprinderi si celelalte organizatii,
comunicarea constituie o activitate continua, o metoda de lucru, o modalitate de
rezolvare a multor probleme.
Corespondenta a facut pozibile noi relatii in viata politica activitatea
comerciala, in lumea culturala si in existenta cotidiana. Ea respecta un anumit
protocol si presupune, atat pentru emitator cat si pentru receptor, cunoasterea si
respectarea unor reguli. Ea mai presupune confidentialitate, fiind protejata de altfel
de prevederile legale. Violarea corespondentei este un act abuziv si ilegal.
Rolul comunicarii scrise in activitatea societatilor comerciale reuneste atat
definirea corespondentei cat si importanta ei. Corespondenta este comunicarea
scrisa intre doua persoane, institutii, scrisori primite, trimise de o institutie,
organism, persoana. Importanta ei decurge din rolul pe care il joaca in activitatea
societatilor comerciale.
Comunicarea scris se poate face prin:
- emailul i comunicarea prin Internet
- comunicatele de pres
-reclama prin tiprituri
-rapoartele i notele interne
- memourile
-etc.

Comunicrile scrise cer mai mult timp pentru realizare, nu primesc un

feedback instantaneu, dar pot fi analizate mai atent i sunt mai persistente
mesajul rezist n timp (scripta manent). Emitorul unui mesaj scris trebuie s fie
sigur de cuvintele scrise n document ca urmare precizia de limbaj este foarte
important, cci greelile dintr-un mesaj scris nu pot fi corectate prea uor.

Etapa de pregatire a comunicarii in scris

Este vorba de pasii urmati inainte de a scrie efectiv, si anume de luarea
notitelor, discutii avute cu alte persoane, brainstorming, conturare, adunarea
informatiilor. Generarea ideilor in legatura cu continutul incepe in etapa
premergatoare scrisului, insa va continua si de-a lungul procesului de redactare,
astfel incatetapa de pregatire are un caracter recurent.
Scopul comunicarii. Fiecare document trebuie sa aiba o tinta specifica, un
motiv pentru care este scris. Odata stabilit scopul, trebuie sa stabilesti si informatia
necesara in realizarea obiectivului. Cititorul trebuie sa afle doar acele informatii
relevante, transmise intr-o maniera precisa si concisa.
Identificarea audientei. Ca autor al unui text ai datoria de a decide ce sa
scrii si modul in care sa scrii, pentru o audienta specifica. Urmareste aceste
chestiuni principale:
- ceea ce cititorul stie deja influenteaza ceea ce vei omite din text;
- ceea ce cititorul trebuie sa stie determina informatiile incluse in text;
- ceea ce cititorul vrea sa stie influenteaza ordinea notarii si accentuarea
importantei informatiilor in text.
Stabilirea ideii principale. Care este ideea pe care cititorul trebuie sa o
retina.
Stabilirea formatului. Email informativ, raport detaliat, scrisoare formala,
etc. Formatul, la fel ca si audienta, va stabili stilul sau tonul formal sau informal.

Etapa de redactare a comunicarii in scris

Intocmirea textului. Practic, trebuie sa transformi ideile in propozitii si
paragrafe. Accentul cade pe explicarea si argumentarea ideilor, precum si
conectare acestora intre ele. In aceasta etapa conteaza redactarea bruta a textului,
fara a acorda atentie detaliilor; acum scrii mai mult pentru tine - iti organizezi
gandurile.
O foaia alba poate descuraja pe oricine. Poti incepe cu ideea principala, sau
cu informatiile pe care cititorul trebuie sa le afle prima data. Pentru un document
mai lung este foarte importanta schema textului - aceasta ajuta la identificarea
pasilor si imparte informatia in portiuni ce pot fi asimilate mai usor.
Revizuirea. Acest pas este esential in redactarea unor documente eficiente.
Acum este momentul sa te gandesti la cititori, la nevoile si asteptarile acestora.
Gandeste-te la modalitatea de a argumenta o idee, astfel incat cititorul sa fie
convins, la organizarea eficienta a textului, la prioritatea idelilor.
La inceputul documentului ai nevoie de ceva care sa atraga atentia si sa
pastreze interesul celui care citeste. Inceputul trebuie sa evidentieze motivul
comunicarii scrise si de ce documentul trebuie sa fie citit.
O diferenta importanta intre comunicarea orala si cea scrisa este faptul ca in
vorbire cel care asculta primeste informatia in ordinea stabilita de vorbitor, in
vreme ce cititorul poate selecta aspectele mai importantei si poate reciti unele
pasaje. In acest sens este util sa evidentiezi informatiile mai importante prin
subtitluri informative, spatii albe, litere deosebite fata de celelalte din text, etc.
Lungimea ideala a unui document scris este o pagina format A4 sau
cuprinsul ecranului computerului, astfel incat cititorul sa poata avea in fata ochilor
textul intreg. Paragrafele trebuie sa aiba 5 - 6, maximum 10 randuri si sa
comunice o idee unitara, iar frazele trebuie sa fie formate din 15 - 20 de
cuvinte. Propozitiile trebuie sa fie scurte, iar cuvintele simple, specifice, intelese
cu siguranta de receptor. Evita exprimarea banala tipica limbajului oral, cuvintele

redundante, inutile, precum si pe cele prea lungi sau cu inteles obscur.

Editarea. Altfel spus, pregatirea pentru tipar - acesta este ultimul pas in
realizarea unei comunicari scrise si include corectarea eventualelor greseli
de gramatica, stabilirea corecta apunctuatiei si verificarea ortografiei. Punctuatia
corecta clarifica intelesul si evidentiaza structura; in plus, poate elimina
embiguitatea. Gramatica sau ortografia incorecta nu va impiedica cititorul sa
recepteze mesajul, insa va lasa impresia de lipsa a profesionalismului si a
interesului fata de audienta

Cateva intrebari menite sa-ti imbunatateasca

aptitudinile de exprimare in scris
In legatura cu structura comunicarii scrise:
- Organizarea textului este clara si usor de inteles la prima privire?
- Subtitlurile din text ies in evidenta?
- Informatia urmareste o secventa logica, cu inceput, mijloc si sfarsit?
- Introducerea mentioneaza clar subiectul si scopul comunicarii?
- Continutul este rezumat pe scurt in cadrul structurii?
In legatura cu stilul comunicarii scrise:
- Textul arata curat si elegant?
- Am utilizat cuvintele adecvate?
- Stilul este simplu, direct si concis?
- Paragrafele nu depasesc 10 randuri?
- Exista un rand alb intre paragrafe, pentru a le evidentia?
- Sunt propozitiile prea lungi (mai mult de 30 de cuvinte) sau contin mai mult de o
idee?
- Prima propozitie atrage atentia cititorului?
- Am evitat jargoanele inutile?
- Este stilul potrivit audientei?
- Clasificarile sunt utilizate corespunzator?
- Am utilizat vocea activa in loc de cea pasiva (acolo unde se poate)?
- Am evitat repetitia?
In legatura cu continutul textului scris:
- Am verificat cu atentie gramatica, punctuatia si ortografia?
- M-am gandit bine la ce vreau sa comunic inainte de a scrie?
- Am un obiectiv precis?
- Am notat chestiunile esentiale pe care vreau sa le comunic?
- Am comunicat clar aceste chestiuni?
- Am dezvoltat rationamentele intr-o maniera logica?
- Am lasat detaliile sa puna in umbra chestiunile principale?
- Continutul este pozitiv si constructiv?
- Mi-am aratat interesul pentru cititor scriind cu caldura si prietenie?
- Am revizuit de mai multe ori editarea textului?