Clasificarea competențelor

1. Calități și abilități personale

2. Competențele profesionale
3. Competențe sociale și civice
4. Competențe relaționale în activitatea de secretariat. Relațiile secretariat –
conducere
5. Relațiile secretariat – alte compartimente. Relațiile secretariat – persoane din afara
unității

1. Calități și abilități personale

Competenta reprezintă capacitatea de a aplica, a transfera si a combina cunoștințe si deprinderi in

situații si medii de munca diverse, pentru a realiza activitățile cerute la locul de munca, la nivelul
calitativ specificat in standardul ocupațional.

Competențele se clasifică în funcție de mai multe criterii

- competente cognitive – vizează utilizarea teoriei si a conceptelor, precum si a capacitaților de

cunoaștere dobândite prin experiența;

- competente funcționale (deprinderi sau capacități de utilizare a cunoștințelor intr-o situație de

munca data) – sunt acele competente pe care o persoana trebuie sa le aibă atunci când acționează
intr-un anumit domeniu de activitate, context de învățare sau activitate sociala;

- competente personale – vizează capacitatea adoptării unei atitudini si/sau comportament

adecvat intr-o situație particulara;

- competente etice – presupun demonstrarea anumitor valori personale si profesionale.

În cele ce urmează vom dezbate competențele în funcție de următoarele categorii:

1. Calități personale
2. Competențe profesionale
3. Competențe sociale și civice

În literatura de specialitate evidențiem următoarele calități personale care stau la baza unei
integrări eficiente în colectivul de muncă și în societate:

1. Echilibru în gândire și acțiuni

2. Răbdare și eficiență în depistarea problemelor, cauzelor
3. Punctualitate
4. Amabilitate
5. Plăcerea de a lucra cu oamenii în rezolvarea sarcinilor
6. Capacitatea de analiză și sinteză
7. Plăcerea de a găsi soluții alternative la probleme
8. Respectul față de cei din jur
9. Sinceritate
10. Discreție
11. Capacitatea de a lucra eficient sub presiune
12. Responsabilitate
1
2. Competențele profesionale

Cu cât dispunem de mai multe competențe personale, cu atât suntem mai pregătiți să găsim
soluții și să ne creăm viață profesională cât mai împlinită. Pentru ocuparea oricărui job recrutorii
folosesc o lisă de competențe specifice pe care doresc să le identifice la potențialul angajat.
Schimbările produse de contextul economico – social din ultimii ani au determinat în mod
automat modificări și la nivelul cerințelor de competențe în cadrul companiilor și organizațiilor.

Astfel, angajatorii apreciază și caută următoarele competențe utile în mediul profesional:

1. Eficiența la locul de muncă – la ora actuală nu sunt apreciați angajații care lucrează
mult peste program, fără rezultate vizibile, ci acei angajați care reușesc să realizeze
obiectele și sarcinile de lucru la un nivel calitativ ridicat, cu cât mai puține resurse și
într-un timp cât mai scurt.
2. Viziunea despre obiectivele afacerilor pe termen lung, scurt și mediu – contribuie în
mod esențial la crearea unei strategii de lucru eficiente și în concordanță de atingerea
acestora.
3. Flexibilitatea în abordarea situațiilor de lucru – a interacțiunilor din mediul
profesional este foarte apreciată în prezent în cadrul companiilor tocmai datorită
numeroaselor schimbări intervenite la nivel economic și necesității de a reacționa
rapid și de a se adapta la noile contexte; Flexibilitatea se manifestă atât la nivelul
acceptării de noi sarcini de lucru, a lucrului într-o nouă echipă; într-un nou
departament sau proiect, cât și la nivelul de abordare diferită a unor situații similare
din trecut.
4. Proactivitatea – reprezintă totdeauna un avantaj pentru angajatul care se interesează
de inovațiile din domeniul în care lucrează, de noile produse sau servicii, propune idei,
proiecte, soluții.
5. Orientarea spre rezultat – contribuie de asemenea la realizarea obiectivelor
profesionale proprii, ale departamentului, companiei, echipei. Într-o lume economică
tot mai competitivă, această competență devine tot mai necesară și mai apreciată de
către angajatori.
6. Seriozitatea – respectarea programului, sarcinilor de lucru, celorlalți colegi.
7. Comportamentul adecvat față de colegi, superiori, colaboratori, parteneri.
8. Capacitatea de a lucra în echipă – constituie un criteriu important și obligatoriu, ea
presupune interacțiunea și cooperarea cu ceilalți membri sau în cadrul unor proiecte
unde realizarea obiectivelor depinde în mare parte de buna relaționare și implicare a
participanților.
9. Comunicarea eficientă – care presupune exprimarea clară, concisă a ideilor dar și
ascultarea activă și respectarea părerilor celorlalți, evitarea conflictelor.
10. Dorința de a învăța continuu.

3. Competențe sociale și civice

Competențele sociale se referă la capacitatea unei persoane de a relaționa într-un mod

adecvat cu alte persoane, a avea capacitatea de a coopera și colabora în cadrul unui grup.
Competențele sociale se referă la competențele personale, interpersonale și interculturale și toate
formele de comportament care permit fiecărei persoane să participe în mod eficace și constructiv
2
la viața socială și profesională. Este esențială înțelegerea codurilor de conduită și a obiceiurilor
din diferite medii în care activează persoanele. Competențele civice, în special cunoașterea
conceptelor și a structurilor sociale și politice (democrație, justiție, egalitate, cetățenie și drepturi
civile), fac posibilă participarea activă și democratică a oamenilor în viața socială.

Iată ce înseamnă a avea competențe sociale:

1. Apropierea de alte persoane într-un mod pozitiv și agreat

2. Exprimarea liberă a dorințelor și preferințelor
3. Capacitatea de a lua singur decizii și de a prezenta alegerea altor oameni cu posibilitatea
de a o modifica în situația în care ceilalți oferă sugestii foarte bune
4. A aduce contribuții la un proiect de grup
5. A manifesta interes pentru obținerea de informații, din domenii cât mai variate
6. Capacitatea de a se exprima din punct de vedere non-verbal (prin intermediul gesturilor,
al mimicii, tonalității)
7. A-și exprima sentimentele atât pozitive cât și negative, într-o manieră clară, fără însă a le
direcționa spre cineva

4. Competențe relaționale în activitatea de secretariat. Relațiile secretariat – conducere

Un aspect important constă în abilitatea de a lucra și de a comunica cu oamenii. Abilitatea

asistentei în relațiile interpersonale se manifestă prin:

ˇ stabilirea si menținerea, relațiilor de lucru ;

ˇ depistarea si rezolvarea problemelor folosind rațiunea si spiritul de inițiativă ;

ˇ influențarea opiniei celorlalți si ducerea la bun sfârșit a activităților preconizate ;

ˇ comunicarea efectiva și eficientă cu alte persoane ;

Conform unei grupări a relațiilor ce se stabilesc între secretariat și alte persoane, observăm
următoarele categorii:

1) relațiile secretariat – conducere ;

2) relațiile secretariat - alte compartimente ;

3) relațiile secretariat - persoane din afara unității.

Relațiile secretariat - conducere (executiv)

Acest tip de relație este permanenta si în cadrul acestora, secretara trebuie sa respecte cerintelor
de disciplina, punctualitate si ordine. Relațiile secretariat - conducere trebuie sa se bazeze pe
respect si ajutor reciproc. Asistenta trebuie sa știe care sunt sarcinile si politicile prioritare ale
conducerii, întocmind agenda de lucru în funcție de acestea.

3
De asemenea, asistenta trebuie :

- sa se asigure ca toate informațiile furnizate conducerii sunt exacte, astfel încât personalul
executiv va fi scurt de a verifica toate documentele ;

- sa fie capabila sa răspundă cu diplomație oricărei cereri telefonice, iar executivul trebuie sa
aibă încredere ca secretara tratează toate problemele de serviciu în mod confidențial ;

- sa fie capabila sa rezume esența unor lucrări, scutind conducerea de a le mai studia ;

- sa înțeleagă clar scopul muncii si sa preia munca personalului executiv în absenta acestuia,
iar acesta trebuie sa fie convins ca secretara poate face fata problemelor ce apar în lipsa sa ;

- sa fie bine informata în tot ceea ce face conducerea, încât sa-i poată fi de ajutor când
trebuie ;

- sa mențină un climat de buna dispoziție ;

5. Relațiile secretariat – alte compartimente. Relațiile secretariat – persoane din afara

unității

Relațiile secretariat – alte compartimente

Secretariatele au legături cu toate compartimentele din unitate, permanent si în forme variate.

Corespondenta primita de la acestea, pentru semnat si expediere, cea repartizata de asistentă cu

rezoluțiile conducerii, lucrările executate în comun, dactilografierea materialelor elaborate de
specialiștii din compartimente.
Pentru a colabora cât mai bine cu ceilalți angajați, asistenta trebuie sa-si îndeplinească sarcinile
de serviciu (sa-i sprijine cu materiale documentare, , sa le transmită imediat si cu precizie
hotărârile, dispozițiile conducerii), respectând în același timp si alte condiții de ordin
comportamental.
Asistenta trebuie sa fie demna, serioasa, modesta, sa arate solicitudine si politețe fata de colegii
de munca diferita fata de cei în vârsta, politețe si amabilitate în general. Manifestările de
aroganta si îngâmfare nu sunt admise, ele aducând mari prejudicii relațiilor interpersonale.

O buna relație bazata pe ajutor si respect trebuie sa aibă asistenta si cu personalul din subordinea
sa. În acest caz ea va lucra ca un supervizor si este important sa se exprime clar când împarte
sarcinile si sa stabilească explicit criteriile si timpul pentru fiecare sarcina. Ea trebuie sa fie
permanent un exemplu demn de urmat, să încurajeze personalul din subordine, sa menționeze
munca acestora când este eficace, iar pe de alta parte daca sarcinile nu sunt îndeplinite la nivelul
așteptat, cu tact si diplomație, ea va arata acest lucru persoanei în cauza si o va ajuta sa-si
îmbunătățească munca.

Relațiile secretariat - persoane din afara unității

Secretariatul este un factor important în realizarea legăturilor între instituția pe care o reprezintă
si persoanele din afara, fie ca sunt cetățeni, fie ca sunt parteneri sau viitori parteneri de afaceri.

Priceperea de a întâmpina un vizitator determină calitatea relațiilor pe viitor.

4
Se impun câteva reguli pe care o secretara trebuie sa le cunoască :

ˇ Vizitatorul se prezintă și spune scopul vizitei, asistenta poate hotărî daca problema ridicată
de vizitator poate fi rezolvata de alta persoana din unitate. Dacă vizitatorul nu dorește sa spună
scopul, șeful este cel care va hotărî daca îl va primi sau nu. Nu este de competenta secretarei sa
respingă un vizitator sau sa se poarte nepoliticos pe motiv ca acesta dorește sa-i comunice
personal șefului scopul vizitei;

ˇ să caute sa recunoască persoanele care nu vin pentru prima data, în cadrul activității de
secretariat, memorarea figurilor si a numerelor de telefon este foarte importantă;

ˇ să manifeste solicitudine si atenție fata de toate persoanele, indiferent în ce calitate si cu ce

problema se prezintă la secretariat;

ˇ să caute sa rezolve pe cât posibil favorabil problemele (în măsura în care aceasta este
posibilă);

ˇ să aibă o atitudine corecta; sa nu discute cu colegii cu voce tare si sa-si supravegheze

convorbirile telefonice, atunci când în birou se afla o persoana străină;

ˇ să-l prezinte pe vizitator cu numele si funcția - acesta înseamnă respect;

ˇ vizitatorii din afara, înainte de a pleca vor fi rugați sa-si comunice numărul de telefon
pentru a putea fi contactați;

ˇ în nici o situație secretara nu trebuie sa aibă fata de vizitatori admirație, surpriza,

nemulțumire; nu trebuie sa discute probleme personale;

ˇ să tina seama de faptul ca secretariatul este locul de primire al persoanelor care doresc sa
vorbească cu seful, a vizitatorilor si de aceea camera respectiva trebuie sa fie cât mai plăcută;

ˇ autocontrolul permanent asigură o atitudine corecta fata de cel care se prezintă în

secretariat.