TEMA: SPECIFICUL COMUNICARII MANAGERIALE.

OBSTACOLE IN COMUNICAREA MANAGERIALA

Comunicarea manageriala are la baza principiile comunicarii, in general. Particularitatile manageriale sunt generate de scopul, obiectivele si rolurile acestei comunicari, de cadrul si structura organizationala, precum si de climatul existent in organizatie. Deoarece am folosit termenul de unitate, trebuie sa spunem ca fiecare unitate din cadrul Ministerului de Interne poate fi definita ca un: grup de oameni angajati pentru indeplinirea unor misiuni si sarcini specifice. Mai mult, obiectivele generale ale unei organizatii: rezolvarea sarcinilor (si a misiunilor) in mod eficient, asigurarea unui climat psihomoral propice pentru desfasurarea activitatii si promovarea imaginii organizatiei in societate si construirea unui prestigiu, pot fi privite si ca obiective ale Ministerului de Interne, evident tinindu-se cont de unele aspecte specifice muncii. Importanta comunicarii in cadrul organizatiei si in conducerea acesteia a dus la aparitia a doua susdiscipline in cadrul managementului: comunicarea oraganizationala si comunicarea manageriala. Comunicarea organizationala este o disciplina ce se ocupa cu teoria comunicarii intre oameni, specifica organizatiilor, si cu dezvoltarea deprinderilor de comunicare orala. Se refera, desigur, la intreaga circulatie de informatie care are loc prin canalele formale si informale. Comunicarea manageriala este disciplina care urmareste inzestrarea managerului cu acele deprinderi de comunicare eficace si eficiente care sa-i permita indeplinirea cu succes a rolurilor sale de administrator al resurselor umane, de lider si conducator. Managerul competent nu comunica la intimplare si dupa bunul plac, ci conform unei strategii in ceea ce priveste actul de comunicare in sine si la nivel de unitate, al adopta anumite strategii de comunicare. Din acest punct de vedere, comunicarea manageriala a aparut din necesitatea de a pune la dispozitia managerului mijloace optime de interactiune in vederea indeplinirii rolurilor sale. Ea constituie un factor de competitivitate, un avans strategic al organizatiei. Un studiu american realizat in 1988, in legatura cu munca reala a managerului, a relevat ca principale activitati manageriale: - comunicarea (schimb de informatii de naturi diferite pe cale orala si scrisa) care ocupa aproximativ o treime din lucru; - managementul traditional planificare, luare de decizii (hotariri) si control, care ocupa o treime din lucru; - corelarea (interactiunea, tot prin comunicare, cu cei din jur, din exteriorul si interiorul organizatiei) care ocupa o cincime din timp.

- managementul resurselor umane (motivare/incurajare, sfatuire/disciplinare); - managementul confictului (rezolvarea de probleme); - angajarea de personal si instruirea, care ocupa restul timpului de lucru.

OBSTACOLE iN COMUNICAREA MANAGERIALA

Specificul comunicarii manageriale atrage dupa sine aparitia unor obstacole distincte, in cadrul organizatiilor. Obstacolele sunt bariere, blocaje, filtre care au, de regula, un rol nefast in activitatea de comunicare. Apar o serie de obstacole specifice activitatii de conducere. Acestea au doua surse: managerul (seful) si subordonatul. Principalele obstacole generate de manageri, sunt determinate de dificultati in capacitatea de transmitere a informatiilor, datorita tendintei de a ridica bariere artificiale in comunicarea cu altii prin: Insuficienta documentare. S-a acreditat ideea ca seful nu are timp. Nimic mai fals. Un sef eficient stie intotdeauna sa-si faca timp pentru problemele subordonatilor. Lipsa timpului, vehiculata de unii sefi, este asociata de subordonati cu a face lucrurile in graba, in viteza, la foc automat ; Tentinta de a supradimensiona explicatiile introductive, devenite de altfel inutile, mai ales cind interlocutorul este subaltern sau coleg familiarizat deja cu subiectul; Tendinta de a transforma dialogul in monolog, fie din lipsa de timp, ori din lipsa de incredere in partener sau de incredere in parerea acestuia. Daca nu doriti sa aflati parerea interlocuitorului sau daca stiti ca nu o veti lua in calcul, nu are rost sa-l chinuiti o jumatate de ora explicindu-i ce vreti sa faceti. Consumati timp in mod inutil; Utilizarea unui ton ridicat si marcat de iritabilitate, ceea ce poate duce la intimidarea partenerului. Folosirea unor tactici agresive poate fi benefica daca doriti sa aveti un subordonat docil, ascultator, care sa nu va puna niciodata la indoiala capacitatea profesionala. Daca, in schimb, doriti un partener de dialog serios, va trebui ca subordonatul sa aiba puterea de a va contrazice iar d-voastra ar trebui sa incurajati aceasta atitudine. La nivele inalte de conducere se insista pentru un subordonat negativist, care trebuie sa spuna nu la toate propunerile sefilor. in acest mod se pot gindi mai bine solutiile la probleme.

 Utilizarea unui limbaj neadecvat persoanei care receptioneaza mesajul. Din respect pentru persoana de fata dvs. trebuie sa-i vorbiti intr-un limbaj accesibil despre probelemele unitatii. Astfel, il veti bloca imediat datorita lipsei de cunoastere a acestuia, a problemelor din domeliul respectiv. Deficiente in capacitatea de ascultare. O comunicare eficienta se bazeaza pe o ascultare activa. A asculta nu inseamna doar a auzi ci se refera si la ce faci cu ceea ce auzi. intr-un asemenea gen de ascultare intervine inevitabil feedback-ul; Lipsa de respect fata de persoana interlocutorului manifesta prin neatentie la ce spune, nerabdare, grabade a termina mai repede, rezolvarea in paralel a unei alte probleme neimportante; Persistenta in prejudecata ca cei din subordine nu pot avea idei sau sugestii bune pentru rezolvarea unei probleme; Tendinta de a interveni in timpul dialogului si de a prezenta varianta contrara, ceea ce este de natura sa descurajeze continuarea dialogului; Rezistenta fata de Introducerea unei idei noi, deoarece o idee noua poate perturba o ordine deja stabilita. Toate aceste obstacole pot fi usor depasite de manageri prin insusirea unor deprinderi de manageri prin insusirea unor deprinderi de comunicare eficienta in orice conditie, in afara sau in interiorul organizatiei. Alaturi de obstacole care sunt generate de sefi, la nivelul organizatiilor exista si obstacole generate de subordonati. Motivatia unor astfel de obstacole este diferita si este legata in principal, de sentimentul de securitate si de protectie a subordonatilor. Principalele obstacole generate de subordonati sunt in legatura cu: Neimplicarea in viata organizatiei. Mentalitatea ca unitatea este condusa de sefi iar rolul subordonatului este sa asculte fara sa comenteze ordinele, este perimata si periculoasa; Dorinta de securitate a acestora, care implica o pozitie de asteptare si expectativa, in special, in perioada de tranzitie sau cind informatia la nivelul organizatiei este saraca apare tendinta subiectiva catre protectie, manifestata prin neimplicare; Rezerva subordonatilor in a exprima propriile opinii din teama de a nu avea neplaceri cu superiorii sau de a nu-si pericrita avansarea. Regulile: seful are intotdeauna dreptate. Cind nu are dreptate se aplica prima regula, se pare ca definesc o anume mentalitate in multe organizatii;

 Convingerea ca problemele subordonatilor nu intereseaza pe sefi. Aceasta falsa convingere este pagubitoare pentru bunul mers al activitatii. Am aratat ca orice comportament este dictat de un interes. Or, problemele subordonatilor sunt foarte importante pentru ei, ca atare vor fi interesati sa le rezolve. Seful care se va apleca cu atentie asupra acestor probleme va fi privit cu mai multa intelegere de catre subordonati si va avea o mai mare influenta asupra acestora; Lipsa de obisnuinta in comunicare. Personalul de executie, nedispunind de abilitatea de a se exprima scris/oral, renunta la a da curs unei comunicari din proprie initiativa; Tendinta de a considera ca orice idee propunere de perfectionare implica automat existenta unei defectiuni tolerate de conducere. O problema ridicata ar parea ca un denunt fata de cei din conducere, ceea ce ar declansa o anumita ostilitate din partea lor.