Obstacole n comunicarea ef-subordonat

Fiecare organizaie are o reea proprie de comunicare. Personalitatea, individualitatea, amprentele culturale ale organizaiei se regsesc n compoziia subtil a mesajelor vehiculate. Aceste particulariti sunt efectul unor influene executate de factorii interni i externi ai organizaiei. Comunicarea ca schimb de idei, opinii i informaii prin intermediul cuvintelor, gesturilor i atitudinilor este fundamentul coordonrii activitilor umane. Dac scrisul i vorbitul, n sine, sunt aciuni relativ simple, nelegerea lor corect reprezint dificultatea principal a comunicrii. Aceast dificultate este generat de diferenele enorme dintre oameni. Fiecare om este unic prin personalitate, pregtire, experien, aspiraii, elemente care mpreun sau separat influeneaz nelegerea mesajelor. Un cuvnt, un gest, o expresie pot avea sensuri diferite pentru persoane diferite. nelegerea corect reprezint pentru manager o problem esenial, cci munca lui se bazeaz pe comunicarea cu persoane de care nu l leag neaprat prietenie, simpatie, rudenie. Explicaia nenelegerilor, dezacordurilor i chiar a conflictelor se gsete n comunicare, n barierele pe care oamenii managerii sau executanii le ridic, mai mult sau mai puin intenionat, n calea comunicrii. Aceste bariere pot fi generate indiferente la statutul de manager sau de executant i specifice procesului de manager. Comunicarea ntre ef i subordonat reprezint un element cheie n comunicarea vertical ascendent sau descendent n organizaii. La modul ideal, acest schimb ar trebui s-i dea managerului posibilitatea de a-i dirija subordonaii spre ndeplinirea corespunztoare a sarcinilor, s clarifice contextul recompensei i s ofere sprijin social i emoional. n acelai timp, ar trebui s le permit subordonailor s pun ntrebri despre rolurile muncii lor i s fac propuneri care s permit optima realizare a obiectivelor propuse prin planurile i politicile de la nivelul acestei organizaii. Dar, ca ntotdeauna, acest model rmne la dezideratul de ideal, la nivelul organizaiilor, n procesul de comunicare dintre ef i subordonat, existnd o serie de deficiene, de bariere comunicaionale, ntre care menionm: solicitrile conflictuale ale rolului, efectul de cocoloire, efectul

statutului funciei. Dintre acestea, cea mai frecvent este cea a efectului statutului funciei. Efectul statutului funciei reprezint tendina efilor de a pune prea puin pre pe comunicarea cu subordonaii lor, deoarece statutul pe care l au i determin s manifeste dorina clar de a comunica mai degrab cu oameni avnd acelai statut ca ei sau un statut superior. Deseori aceast tendin nu are niciun fel de legtur cu pregtirea profesional a subalternilor. Obstacole specifice comunicrii ef-subordonat Acestea depind nu att de latura material, ct mai ales de cea uman, respectiv de componenta psihologic inclus n proces. Sunt generate att de manageri, ct i de subordonai. Obstacole generate de manageri. Ca iniiatori i coordonatori ai comunicrii, managerii au tendina de a ridica bariere artificiale n comunicarea cu subalternii sau cu omologii lor, n general, datorit: 1. Dificultilor n capacitatea de transmitere a informaiilor. n aceast categorie se includ: 1 - insuficienta documentare, ceea ce determin o utilitate redus; 2 - tendina de a supradimensiona explicaiile introductive, devenite inutile, mai ales cnd interlocutorul este subaltern sau coleg familiarizat cu subiectul; 3 - tendina de a transforma dialogul n monolog, fie din lips de timp, fie din lips de ncredere n partener sau de interes fa de prerea acestuia; 4 stereotipiile n modalitile de transmitere i prezentare, ceea ce duce la scderea ateniei interlocutorilor; 5 utilizrii unui ton ridicat i marcat de iritabilitate, ceea ce poate duce la intimidarea partenerului i la lipsa rspunsului; 6 utilizrii unui limbaj neadecvat persoanei care recepteaz mesajul. Folosirea unor termeni prea uzitai, prea elevai sau a unor termeni de strict specialitate reduce posibilitile de receptare integral i corect a informaiilor comunicate; 7 lipsa de atenie sau de abilitate n dirijarea i controlul dialogului ctre realizarea unui obiectiv; 8 deficiene n capacitatea de ascultare. Specialitii au ajuns la concluzia c multe din nemulumirile personalului subordonat i au originea n capacitatea sczut de ascultare a conductorului. Astfel, personalitatea

subordonailor este lezat, iar potenialul profesional, creativ i intelectual se reduce simitor. 1. Capacitii reduse de ascultare sau ascultarea incorect ce pot aprea ca urmare a: 1 - lipsei de respect fa de personalitatea interlocutorului, manifestat prin lipsa de atenie, nerbdare, graba de a termina mai repede, rezolvarea n paralel a altor probleme; 2 - capacitii sczute de concentrare asupra fondului problemei, ceea ce deturneaz atenia ctre forma comunicrii, pierznd astfel substana informaional; 3 - persistenei n prejudecata c cei din subordine nu pot avea idei sau sugestii bune pentru rezolvarea unor probleme. n acest sens, exist tendina de a considera c orice propunere este un atac la prestigiul conductorului; 1 - tendinei de a interveni n timpul expunerii i de a prezenta exact varianta contrar, ceea ce este de natur s descurajeze continuarea dialogului, iar, n perspectiva, de a bloca iniiativele de comunicare ale personalului din subordine sau a omologilor conductorilor; 2 - rezistenei la introducerea unor idei noi. O idee nou perturb o ordine deja stabilit, iar transpunerea n practic poate implica i dificulti de realizare, necesitnd un efort suplimentar, ce ar putea periclita regulile, existena, confortul, statutul unor persoane, avantajele deja obinute etc. 3 - tendinei de a considera c perfecionarea unui domeniu sau a unei operaii implic automat existena unei defeciuni tolerate de conducere. Obstacole generate de subordonai au ca surs fie dorina de securitate, fie lipsa implicrii n viaa organizaiei sau factori care, pur i simplu, in de temperament, climat de munc. Formele sub care se manifest acest tip de dificulti sunt: 1 rezerva subordonailor n a exprima propriile opinii, din team de a nu avea neplceri cu superiorii sau de a nu-i periclita avansarea; 2 convingerea c problemele subordonailor nu l intereseaz pe manager; 3 lipsa de obinuin n comunicare. Astfel, personalul de execuie, nedispunnd de abilitatea de a se exprima n scris sau verbal, renun la a mai da curs unei comunicri din proprie iniiativ; 4 tendina de a considera c orice idee, propunere de perfecionare implic automat existena unei defeciuni tolerate de conducere. ntr-un asemenea context, o propunere ar prea ca un denun fa de cel ce conduce, ceea ce i-ar putea declana ostilitatea;

5 concordana dintre cerinele comunicrii i posibilitile subordonailor de a le satisface n condiii de calitate i n timp util; 6 frecvena modificrilor. Cu ct modificarea unor instruciuni, ordine este mai frecvent, cu att creeaz nemulumiri n rndul subalternilor, punnd n lumin defavorabil capacitatea i competena managerului.