UNITATEA ȘCOLARĂ

COLEGIUL ECONOMIC RÂMNICU VÂLCEA

EXAMENUL
DE CERTIFICARE A CALIFICĂRII PROFESIONALE A
ABSOLVENŢILOR ÎNVĂŢĂMÂNTULUI LICEAL

Coordonator științific:
Prof. ANGHELOIU NARCISA
Absolvent:
VLĂSCEANU GHE. DELIA MARIA

Clasa a XII-a C
EVIDENȚA DOCUMENTELOR DE SECRETARIAT
 ARGUMENT

Pentru dobândirea calificării profesionale am ales tema EVIDENȚA DOCUMENTELOR DE

SECRETARIAT cu scopul de a aprofunda cât mai multe informații despre documentele care există la

nivelul unei organizații, în cazul meu - Primăria Galicea, acolo unde mi-am desfășurat și stagiul de

practică.

Secretariatul reprezintă un important canal informaţional, un releu intermediar şi în anume

condiţii un emiţător de informaţii, este o “staţie” atât în circuitul ascendent (de la sistemul operaţional la

cel decizional) cât şi în circuitul descendent (de la sistemul decizional la cel operaţional).
 CAPITOLUL I. IMPORTANȚA ACTIVITĂȚII DE SECRETARIAT

Activitatea de secretariat este structurată pe compartimente specializate şi are o

amplă generalizare. Ea se desfăşoară la niveluri diferite, atât în cadrul organelor
centrale ale administraţiei de stat (guvern, ministere), al organelor locale ale puterii de
stat (primării, consilii locale), cât şi la nivelul agenţilor economici, al unităţilor cu
profiluri diferite (academii, instituţii de învăţământ superior, şcoli, biblioteci, etc.). De
aceea, structura, forma de organizare, amploarea, numărul de funcţii şi unele atribuţii
sunt diferite de la o organizaţie la alta.
 Secretariatul este considerat ca interfaţă a şefului unei instituţii

cu personalul angajat şi cu persoanele din afara instituţiei şi de

asemenea, reprezintă (în unele cazuri) o dublare a direcţiilor

auxiliare, prin preluarea la nivelul compartimentului a atribuţiilor

specifice. Astfel, secretara preia o serie de atribuţii privind

personalul, activităţi administrative, activităţi de relaţii cu publicul.

 Într-un secretariat munca secretarelor presupune un complex de activităţi:
- activităţi cu caracter specific de secretariat (preluare, transmitere mesaje
telefon, stenografierea, multiplicarea, redactarea înscrisurilor dictate de şefi,
clasarea documentelor, înregistrarea corespondenţei).
- activităţi prin care se duc la îndeplinire sarcinile şi atribuţiile prevăzute în
fişa postului (documentare, corespondenţă, protocol, organizarea
manifestărilor etc.).
- activităţi pe care le decid, le iniţiază singure (cursuri de perfecţionare,
instruire a secretarelor din subordine).
- activităţi de reprezentare a şefilor lor (primiri oficiale, participare la
discuţii cu parteneri de afaceri, etc.)
 CAPITOLUL II. BIROTICA (EVIDENȚA
DOCUMENTELOR) DINTR-UN SECRETARIAT

Din punct de vedere informaţional, birotica aparţine categoriei

sistemelor informaţionale. Organizaţia tipică se sprijină pe două categorii
de sisteme informaţionale: operaţionale şi de sprijinire a conducerii.
Informațiile care circulă în cadrul unui compartiment de secretariat
sunt materializate, în majoritatea lor covârşitoare, din documente scrise
de mână, dactilografiate, etc. Buna organizare, sau dimpotrivã, lipsa
organizãrii fluxului de documente si deci implicit informații, este
esențială pentru atingerea performantei organizatiei care le gestioneazã.
 Conceptul de biotică a apărut în SUA la începutul anilor ’70 în cadrul expresiei office automation ca
echivalent al său. În franceză echivalentul era automation du tertiare. Automatizarea implică aplicaţia
plănuită a instrumentelor de manipulare a informaţiei şi a metodelor de îmbunătăţire a productivităţii umane
în operaţiile birotice.

În ceea ce privește birotica (evidența documentelor) la nivelul unui secretariat, pot spune faptul că, potrivit
modului cum este concepută la noi în țară activitatea de secretariat, ea include următoarele atribuţii şi sarcini:

- executarea lucrărilor de registratura generală (sortarea, înregistrarea, datarea, distribuirea);

- lecturarea corespondenţei primite, prezentarea la conducere, înregistrarea, repartizarea şi urmărirea
rezolvării corespondenţei primite, întocmirea unor răspunsuri pe baza documentării prealabile,
dactilografierea lor, prezentarea la semnat a corespondenţei cu materialul de bază;
- pregătirea corespondenţei pentru expediere, predarea la registratură sau expedierea directă, după caz,
asigurarea transportului corespondenţei prin organizarea muncii curierilor.
- atribuţii de documentare: detectarea surselor interne şi externe, selectarea materialului;
- prezentarea materialelor rezultate sub formă de tabele, scheme, statistici, etc.;
- clasarea documentelor, organizarea şi asigurarea unei bune funcţionări a arhivei primăriei.
 Viața unui document are, în principiu, etapele:
- emiterea documentului;
- editarea documentului;
- transmiterea documentului pe circuitele stabilite de modul de organizare
a sistemului;
- avizarea documentelor la diverse nivele de competență;
- clasarea documentelor;
- distrugerea sau arhivarea documentelor.
 CAPITOLUL III. ROLUL SECRETARIATULUI ÎN
STABILIREA RELAȚIILOR INTERPERSONALE

Asistentul manager (secretara) prin atribuţiile specifice, se

află în contact permanent nu doar cu lucrătorii din unitate, ci şi
cu un număr mare de persoane din afară unităţii (delegaţii,
clienţi vizitatori, persoane ce se prezintă în audienţă sau cer
diferite relaţii). Un element important pentru o secretară constă
în abilitatea de a lucra şi de a comunica cu oamenii.
 Aplicaţiile biroticii se încadrează în trei categorii:

1. birotica autonomă - care cuprinde prelucrarea textelor, a

datelor, graficelor, clasarea şi arhivarea acestora.
2. birotica de transmisie - care permite schimbul de informaţii de
la un post de muncă la altul, dar fără ca postul receptor să poată
automat să recupereze informaţia primită, pentru a o transforma
după interesul său. Cuprinde: telefonul, faxul, băncile de date,
arhivările pe discuri optice.
3. birotica de comunicaţie - în care receptorul poate asigura toate
funcţiile emiţătorului.
Stocarea informaţiilor se face pe diferite tipuri de suporturi:

- hârtie;
- discuri magnetice;
- film.
 CAPITOLUL III. CLASAREA ȘI ARHIVAREA DOCUMENTELOR CU AJUTORUL INSTRUMENTELOR DE BIROTICĂ

Documentele se păstrează cel mai frecvent în dosare de încopciat şi

bibliorafturi; se mai pot folosi mape de plastic, cutii de carton, de obicei de
format A4.
Pentru o bună eficienţă în sortare, îndosariere, clasare este bine să avem
mereu la îndemâna: dosare sau mape de plastic de diferite tipuri şi culori,
cutii de carton sau de plastic gen rafturi, perforator, capsator, agrafe de
birou, de diferite forme şi dimensiuni, bolduri, benzi de carton pentru
despărţirea documentelor în cutii sau dosare, etichete, bandă adezivă, hârtie
de ambalat, sfoară.
Avantaje:
- documentele sunt grupate după conţinut, cele care se referă
la o anumită firmă de ex;
- indexarea nu este necesară;
- este o metodă simplă.
Dezavantaje:
- este dificilă găsirea unui document în cazul mai multor
dosare la aceeaşi literă sau temă;
- se pot aşeza greşit documentele în dosare cu denumiri
asemănătoare sau apropiate.
 CAPITOLUL IV. EVIDENȚA DOCUMENTELOR DE SECRETARIAT DIN CADRUL
PRIMĂRIEI GALICEA

Evidența documentelor de secretariat în cazul unei

organizații se desfăşoară în baza principiilor
managementului calității. Organizația la care fac referire
în acest capitol este Primăria Galicea.
Printre activităţile cu importanţă deosebită în cadrul
primăriei este şi activitatea de secretariat.
 Secretariatul în cadrul primăriei este un auxiliar direct şi
indispensabil al conducerii, având ca sarcină degrevarea
acesteia de unele sarcini auxiliare, creându-i astfel condiţiile
necesare realizării principalelor sale funcţii: prevedere –
organizare – comandă – coordonare → control.
Compartimentului secretariat îi revin atribuţii globale din
care se extrag şi se detaliază sarcini pentru fiecare lucrător.
Atribuţiile şi sarcinile unei secretare depind de structura şi
domeniul de activitate al primăriei şi sunt cuprinse în fişa
postului.
 BIBLIOGRAFIE
1. Abela Hascal, Lucreția Preotesiu, Corespondență și tehnica
secretariatului, Editura Didactică și pedagogică, 1995;
2. Maria Pariza, Curs de secretariat și asistență managerială, Editura C.H.
Beck, 2008;
3. Nina Vârgolici, Tehnici de secretariat, Universitatea din București,
Editura CREDIS, 2014;
4. Victor Alistar, Ion Popescu Slăniceanu, Protocol, corespondență
secretariat în Administrația publică, Editura Lumina Lex, București,
2001.
Webografie:
https://www.scribd.com/document/394113623/Modulul-i-Intocmirea-%C5
%9Ei-Gestionarea-Documentelor-de-Eviden%C5%A3%C4%83-a-Personal
ului#

https://www.scribd.com/document/135978717/Activitatea-de-Secretariat#
 Ce reprezintă secretariatul?
Secretariatul reprezintă un important canal informaţional, un releu intermediar
şi în anume condiţii un emiţător de informaţii, este o “staţie” atât în circuitul
ascendent (de la sistemul operaţional la cel decizional) cât şi în circuitul
descendent (de la sistemul decizional la cel operaţional).

Pe ce este structurată activitatea de secretariat?

Activitatea de secretariat este structurată pe compartimente specializate şi are
o amplă generalizare.

Definește conceptul de birotică.

Conceptul de biotică reprezintă studiază ansamblul activităților de producere,
de distribuție și de exploatare a informației din perspectiva muncii de birou, fără
însă a se substitui disciplinelor inrudite precum informatică, telecomunicațiile,
telematică.
 Ce forme îmbracă birotica?
Birotica autonomă, birotica de transmisie,birotica de comunicaţie.

Care sunt principiile care stau la baza activității de evidență?

Evidența documentelor de secretariat în cazul unei organizații se
desfăşoară în baza principiilor managementului calității: abordarea bazată
pe proces, abordarea managementului sistemic, îmbunătătirea continuă,
luarea deciziilor bazate pe dovezi, respectându-se etapele ciclului calitătii:
planificare, implementare, evaluare, revizuire.