PRIMĂRIA ORAŞULUI MILIŞĂUŢI Aprob,

Compartiment Secretariat-Arhiva Primar,

Inspector IA Laurus Mircea

FIŞA POSTULUI

Denumirea postului : Inspector de specialitate gradul IA

Nivelul postului : de execuţie
Gradul profesional al ocupantului postului : nu este cazul
Scopul principal al postului : îndeplinirea atribuţiilor de secretariat-arhiva
Cerinţe privind ocuparea postului: studii superioare absolvite cu diploma de licenta
Pregatirea de specialitate: științe administrative, comunicare, relații publice, etc.
Perfectionări (specializări) : ---
Cunoştinţe de operare tehnică de calcul: tehnoredactare documente, comunicare prin mijloace
electronice, utilizare aplicații tip office – nivel mediu
Limbi străine( necesitate şi grad de cunoaştere) – nu este cazul
Abilități, calităţi şi aptitudini necesare – scris caligrafic, bun organizator, eficiență, calm și
amabilitate în relația cu cetățenii.
Cerinţe specifice:
Competenţa managerială( cunoştinţe de management, calităţi şi aptitudini manageriale)- nu
este cazul

I. ATRIBUŢII
1. Răspunde la centrala telefonică şi redirecționează apelurile către compartimentele de specialitate.
2. Monitorizează căsuțele de e-mail ale instituției și distribuie mesajele către compartimentele de
resort.
3. Asigură înregistrarea corespondenţei atât în registrele format hârtie cât și în aplicația de
registratură, distribuie corespondența către compartimentele de specialitate, prin condica de
evidenţă, conform rezoluţiei primarului sau a persoanei desemnate de acesta.
4. Asigură expedierea corespondenţei prin condica de expediţie şi completarea rubricilor
corespunzătoare din registrul în format hârtie și cel în format electronic.
5. Înregistrează documentele oficiale redactate în cadrul instituției în registrele corespunzătoare,
după semnarea acestora de către persoanele autorizate, aplică ştampila unităţii și asigură distribuirea
către destinatari a acestora.
6. Îndeplinește atribuția de responsabil cu aplicarea Legii nr. 544/2001 privind liberul acces la
informaţiile de interes public precum și a Legii nr. 52/2003 privind transparența decizională.
7. Gestionează panourile de afișaj de la sediul instituției, asigură afișarea documentelor de interes
public precum și dezafișarea acestora la expirarea termenelor legale, cu întocmirea de procese-
verbale în acest sens; îndepărtează de pe panourile de afișaj documentele învechite sau deteriorate
ori care nu conțin informații de interes public.
8. Pune la dispozitia celor interesaţi formularele tipizate utilizate în cadrul instituției.
9. Întreține o bază de date cu adresele și datele de contact ale autorităților și instituțiilor publice.
10. Raspunde de buna utilizare a copiatorului instituţiei, efectuând lucrări de
multiplicare/scanare/copiere în interesul instituţiei precum şi contra-cost persoanelor din afara
instituţiei.
11. Prezinta conducerii situatia corespondenței primite si care nu a fost soluționată în termenul
legal.
12. Execută lucrări de îndosariere și arhivare a documentelor gestionate.
13. Preia de la compartimente, pe bază de inventare, dosarele constituite pe termene de păstrare
conform nomenclatorului arhivistic al instituţiei;
14. Întocmește sau actualizează, după caz, registre, inventare, opisuri, procese-verbale, etc, privind
fondurile de documente intrate, aflate ori ieșite din arhivă, asigurând buna gestionare a acestora;
15. Pregăteşte dosarele ale căror termen de păstrare a expirat, în vederea selecţionării;
16. Urmărește actualizarea periodică a Nomenclatorului arhivistic.
17. Întocmește lista dosarelor care se predau Arhivelor Naționale la împlinirea termenelor legale;
18. Întocmește și eliberează, la cererea persoanelor interesate, adeverințe, copii ori extrase pe baza
documentelor păstrate în arhivă, cu respectarea termenelor prevăzute de lege precum şi a normelor
privind protecţia datelor cu caracter personal.
19. Colaborează cu Serviciul Judeţean Suceava al Arhivelor Naţionale, solicitând consultanţă şi
îndrumare pentru realizarea atribuţiilor.pe care le gestionează.
20. Respectă normelor de prevenire şi stingere a incendiilor, a celor privind protecţia muncii,
regulamentele interne și dispozițiile conducerii.
21 Îndeplinește și alte sarcini sau atribuții stabilite prin dispoziție a primarului.

Limite de competenţă...............................................................
Delegarea de atribuţii: - prin dispoziție a primarului
Sfera relationala:
Intern:
a) relaţii ierarhice:
subordonat fata de primar, viceprimar, secretar
superior pentru: nu este cazul;
b) relaţii funcţionale: colaborează cu personalul institutiei
c) relaţii de control:............................................................................
d) relatii de reprezentare....................................................................
 Extern: reprezintă punctul de contact atât în relația cu cetățenii cât și cu autoritățile/
instituțiile publice sau alte organizații de drept public sau privat

Întocmit de: Semeniuc Viorel

Secretar general al orașului Milișăuți
Semnatura...............................
Data intocmirii 13.01.2020

Luat la cunostinţă de către ocupantul postului:

Numele şi prenumele ……………………………………….
Semnatura....................................................
Data …………………………..

Contrasemneaza : Laurus Mircea

Primar
Semnatura.................................................
Data ………………………………..