FISA POSTULUI: SECRETARA

1.Denumirea postului: SECRETAR

2.Poziia n COR: 412001 Nivel de instruire: 2 studii medii
3.Obiectivele specifice ale activitii de munc:
Asigurare suport administrativ conducerii si comercial clientilor.
Asigurarea ordinii punctului de lucru si al showroom-ului.
Asigurarea comunicarii intre departamente, colaboratori, beneficiari ai societatii telefonic si prin
corespondenta (posta, e-mail, fax).
Organizarea activitatii de arhivare a documentelor dupa ce au fost emise si verificate.
Asistarea la procesul de recrutare cand este necesar.
Realizarea receptiei si distribuirea materialelor receptionate pe baza documentelor specifice acestor
operatiuni, precum si verificarea cantitativa si calitativa a celor receptionate.
3.Integrarea n structura organizatoric
Poziia postului de munc n cadrul structurii organizaiei:
-Se subordoneaz: Administratorului
Relaiile de munc:
- Se subordoneaza Administratorului
- Colaboreaz cu: Agentul de vanzari si personalul de executie
4.Responsabiliti
o Se ocup de realizarea tuturor nregistrrilor prevzute n documentele calitii specifice lucrrilor din carul
compartimentului;
o Rspunde de protocolul societii;
o Selecioneaz actele ale cror termen de pstrare este depit;
o ntocmete i rspunde de arhivarea tuturor documentelor din cadrul societii;
o Organizeaz i ia msuri pentru respectarea i asigurarea cu normele de tehnica securitii muncii i cu normele
PSI la nivelul compartimentului;
o Urmrete ordinea i curenia permanent n sectorul de activitate;
o Asigur confidenialitatea datelor economice, tehnice i de salarizare i rspunde de pstrarea secretului de
serviciu.
o Tinerea agendei superiorului ierarhic
o Punerea la dispozitia contabilei (serviciu externalizat) la finalul lunii documentele contabile necesare evidentei
contabile.
o Facilitarea relatiei firmei cu clientii
o Verificarea termenelor, respectarea lor si urmarirea platilor facturilor
o Acordare sprijin in procesul de integrare a noului angajat
o Facilitarea activitatii de SSM si PSI pentru persoana contractata pentru aceasta activitate

5.Sarcini
o Aplic parafa societii pe semnturile persoanelor de conducere;
o Realizeaz o parte din incasari si plati, efectueaza inresitrarile in registrul de casa

o Preia i arhiveaz documentele n arhiva societii;
o Rspunde la apelurile telefonice;
o Transmite note telefonice la beneficieri, colaboratori i punctele de lucru;
o Transmite i primete faxuri;
o Aprovizioneaz i gestioneaz magazia de rechizite imprimate;
o Contactarea partenerilor sau a eventualilor parteneri
o Contactarea furnizorilor
o Realizarea comenzilor si verificarea lor
o Receptionarea materialelor si verificarea lor cantitativa si calitativa
o Emiterea documentelor necesare desfasurarii activitatii
o Intocmire oferte si prezentarea acestora clientilor
o Prezentare produselor clientilor
o Oferirea de indicatii clientilor si echipei de executanti
o Realizarea procesului de selectie si recrutare la nevoie


Condiiile de munc n care se realizeaz postul
Relaiile interpersonale:
Condiii fizice ale muncii:
Caracteristicile structurale ale locului de munc:




Caracteristicile necesare ocupantului postului de munc
Cunotine.

Deprinderi.

Aptitudini.


I nterese.

Stilul de munc:

.
Valori ale muncii:

Experien n munc:




5.Sarcini i activiti specifice postului de munc



1.2. Locul de munc: SECRETARIAT ADMINISTRATIV LA S.C. METAL PLAN CONSTRUCT SRL

2. RELAII:
-Se subordoneaz: Administratorului
Colaboreaz cu: Agentul de vanzari si personalul de executie

3. SCOP:
Deservirea conducerii organizaiei i a compartimentelor referitor la comunicarea telefonic sau prin fax
cu toi colaboratorii i beneficiarii societii, nregistrarea i distribuirea corespondenei. Organizarea
activitii de arhivare a documentelor perimate n conformitate cu procedurile stabilite.
Coordoneaz activitatea de secretariat i arhiv a societii precum si activitatile de Resurse Umane

Designer Grafic - Agenie de publicitate
Poziia n COR: 216611; nivelul de instruire: 4 (studii superioare)
Obiectivele specifice ale activitii de munc:
Elaborarea de concepte creative pentru promovarea serviciilor/produselor clienilor pe
baza brief-urilor de creaie aferente proiectului;
Realizarea de layout-uri pentru comunicarea vizual: materiale corporate, materiale
tiprite, ambalaje, materiale pentru TV, comunicare on-line.

Integrarea n structura organizatoric
Poziia postului de munc n cadrul structurii organizaiei: (1) Postul imediat superior: Art
Director / Director de Creaie; (2) Postul imediat inferior: DTP.
Relaiile de munc: (1) Ierarhice: Director de Creaie, Director Agenie; (2) Funcionale:
Copywriter, Art Director, Account Manager, Fotograf, Ilustrator.

Responsabiliti
n raport cu alte persoane: rezolv prompt solicitrile venite din partea clienilor i
superiorilor; coopereaz cu ceilali angajai/personal extern pentru finalizarea proiectelor.
n raport cu aparatura pe care o utilizeaz: menine la standarde bune aparatura din dotare
(calculator, tablet grafic) i anun orice defeciune tehnic serviciului IT; folosete
doar programele de design grafic cu licen, puse la dispoziie de reprezentanii Ageniei
i se oblig s nu instaleze pe calculator alte programe/soft-uri.
n raport cu securitatea muncii: respect clauzele de confidenialitate ale Ageniei.
Privind punctualitatea: respect programul de lucru conform normelor interne ale
Ageniei i transmite la timp layout-urile cerute de Director de Creaie/Account Manager.

Sarcini i activiti specifice postului de munc
Elaboreaz concepte de comunicare, layout-uri i elemente grafice pe baza brief-ului de
creaie realizat de Directorul de Creaie/Account Manager.
Lucreaz n echip cu Copywriter-ul pentru a propune concepte de comunicare creative
care rspund nevoilor specifice ale clientului, timpului i bugetului alocat pe proiect.
Particip la ntlnirile cu clienii, Account Managerul sau Directorul de Creaie pentru a
discuta obiectivele de business ale clientului i solicitrile specifice ale proiectului.
Prezint ideile i conceptele Directorului de Creaie/Account Managerului i pregtete
materialul de prezentare pentru client.
Concepte brief-uri de creaie pentru personal din exteriorul Ageniei (fotografi, stiliti,
ilustratori, ali designeri, programatori web, regizori etc.), lucreaz n echip cu ei i i
supervizeaz pn la finalizarea proiectului.
Realizeaz propuneri de design i layout-uri pentru: brand ID (semntur vizual)
materiale corporate (stationary, administrative), tiprituri (cri, reviste, ziare, flyere,
pliante, brouri), ambalaje, OOH (mesh, banner, citylight), elemente de signalistic,
comunicare on-line (web banners, websites), TV (storyborads spoturi TV, elemente
grafice dinamice, cartoane in/out) etc.
Aranjeaz informaia (text/grafic) innd cont de: canalul de comunicare, spaiul
disponibil, principiile de layout i conceptele estetice de design.
Se informeaz n permanen despre noile tehnologii, new media i programe de design
precum: Illustrator, Photoshop, 3D Max, Acrobat, Dreamweaver, Flash.
Ofer instruciuni scrise celor cu care lucreaz n domeniul produciei publicitare (case de
producie video, tipografii), solicit print proof-uri pentru a verifica calitatea materialelor.

Condiiile de munc n care se realizeaz postul
Relaiile interpersonale: (1) Comunicare: informal; fa-n-fa i prin e-mail; obiectiv,
frecvent; (2) Relaii de rol: de supervizare (personal extern: fotograf, ilustrator, programator
etc.) i de participare n echip (Copywriter, Art Director etc.).
Condiii fizice ale muncii: (1) Postul de munc: munc de birou; (2) Condiii de mediu:
controlate, nivel sczut de zgomot i noxe; (3) Solicitrile postului de munc: poziia eznd,
micri repetitive cu minile (tastatur, mouse, tablet grafic).
Caracteristicile structurale ale locului de munc: (1) Criticabilitatea poziiei: impact mediu
asupra celorlali angajai sau clieni; (2) Provocarea activitii: obiective bine definite de
superiori, atenie la detalii, nivel redus de monotonie; (3) Ritmul: importana mare a termenelor
implic efort susinut constant i munc sub presiune, control sczut asupra ntreruperilor.

Caracteristicile necesare ocupantului postului de munc
Cunotine. Art: teorii, tehnici, compoziie, proporii, perspectiv, cromatic; Comunicare:
principii de baz ale comunicrii, eficiena canalelor de comunicare; Design: tehnici i principii
de design; IT: cunotine software (programe grafice: Illustrator, Photoshop, 3D Max, Acrobat,
Director, Dreamweaver, Flash;) i hardware; Limba englez: nivel intermediar scris/citit;
Marketing: metode de promovare produse/servicii; Producie publicitar: tipuri de materiale
suport, procese i restricii de producie.
Deprinderi. (1) Organizeaz i structureaz informaia (text i grafic) n funcie de relevan;
(2) Genereaz idei/soluii vizuale, analizeaz problema din unghiuri diferite i selecteaz soluia
optim; (3) nelege textul scris (brief de proiect) i comunic eficien verbal/scris cu ceilali
membrii ai echipei; (4) Selecteaz programele/instrumentele grafice care i permit s i
desfoare activitatea n condiii optime; (5) Ascult activ pentru a nelege punctele de vedere
ale clientului, superiorilor i colegilor de echip.
Aptitudini. (1) Originalitate - abilitatea de a propune idei creative i inteligente sau de a gndi
soluii creative de rezolvare a unei probleme; (2) Fluena ideilor - capacitatea de a produce mai
multe idei coerente pe o anunit tem; (3) Vizualizare spaial - abilitatea de a-i imagina modul
n care un obiect arat atunci cnd este rotit sau cnd prile sale sunt rearanjate; (4) Capacitatea
de a discrimina culorile; (5) nelegere verbal i a textelor scrise i abiliti de exprimare scris
i verbal pentru a facilita comunicarea; (6) Raionament deductiv i inductiv.
I nterese. (1) Artistice - ocupaia implic munca cu forme, design-uri i pattern-uri i necesit o
form de auto-exprimare care uneori nu urmeaz un set de reguli clare; (2) ntreprinztor -
necesar pentru a ncepe, a finaliza proiectele i a lua decizii.
Stilul de munc: capacitate de inovare i gndire creativ, capacitate de efort susinut i munc
sub presiune pentru atingerea obiectivelor, iniiativ, perseveren, atenie la detalii,
responsabilitate, capacitate de gndire analitic.
Valori ale muncii: realizarea profesional i utilizarea abilitilor, creativitate, independen,
condiii de munc sigure, prestigiu i recunoatere, relaii pozitive i suport social din partea
colegilor.
Experien n munc: 1-2 ani pe un post similar i ilustrarea abilitilor creative i grafice prin
portofoliu de lucrri.