FIŞA POSTULUI: SECRETARA

I. Identificarea si definirea postului:

1. Definirea oficiala a postului: Secretara.

2. Descrierea firmei:
SC My M - Art House SRL este una dintre primele companii imobiliare din Cluj,
pozitie recunoscuta atat de catre clientii firmei cat si de catre concurenta existenta in acest
domeniu vast, complex, provocator in continua miscare si schimbare al tranzactilor
imobiliare.

3. Obiective specifice – descrierea postului:

Functia de secretara presupune omniprezenta ei la diferite activiti organizate de firma,
consemnarea lucrarilor respective, preluarea, plasarea şi arhivarea documentelor rezultate,
colectionarea si transcrierea corespondentei, proceselor verbale si rapoartelor, la calculator;
selectionarea si expedierea corespondentei si a altor documente; executarea lucrarilor de
birou (clasarea dosarelor, utilizarea de fotocopiatoare sau pastrarea si operarea in diverse
registre de evidenta), furnizarea de informatii care fac parte din specificul activitatii firmei
clientilor, asigurarea de protocol, etc.

II. Cerinte:

1. Cerinte medicale:
- rezistenta la oboseala si solicitari efective si intelectuale;
- acuitate vizuala si auditiva normala;
- vorbire normala
2. Cerinte psihologice
- inteligenta peste nivelul mediu (capacitate de a analiza si sintetiza, memorie
dezvoltata, judecata rapida, capacitate de deductie logica;
- usurinta in exprimarea ideilor, deprinderea de a vorbi in public;
- asumarea responsabilitatilor;
- rezistenta la sarcini repetitive;

1
 - capacitate de relationare interumana;
- adaptare la sarcini de lucru schimbatoare;
- Amabillitate; sociabilitate, abilitati de comunicare, ordonata, buna organizatoare,
perseverenta, dinamica,
autoritara, spirit de echipa, corectitudine, atasament fata de firma si valorile acesteia.
3. Educatie si pregatire profesionala
- studii medii (nu constituie avantaj studiile superioare);
- operare pe calculator (Word, Excell);

Avantaje:
 Cunoasterea unei limbi straine (lb.engleza si/sau o limba de circulatie)
 Un aspect fizic placut si ingrijit
 Experienta de secretariat, operator telefonic, etc.
 instruirea formala in domeniul biroticii si secretariatului;

III. Sarcini:

De birou:
- Intocmirea de rapoarte periodice privind situatia si tentintele pietei.
- Intocmirea de rapoarte periodice privind activitatea proprie si rezultatele obtinute
- Intocmirea de rapoarte periodice privind activitatea angajatilor din anumite
departamente;
- Secretariat informatic: preluare apeluri, stabilire de întâlniri, preluare si transmitere de
mesaje;
- Redactarea, expedierea si primirea corespondentei;
- Actualizarea bazei de date;
- Tehnoredactarea de documente
Privind derularea relatiilor cu clientii firmei:
- Promovarea serviciilor, produselor si imaginii firmei prin telefon;
- Pastrarea si dezvoltarea relatiilor cu clientii;
- Primirea vizitatorilor si organizarea protocolului;
- Acordarea de asistenta de specialitate clientilor firmei; Intocmirea de oferte;
Privind relatiile din cadrul firmei:
- Acordarea de asistenta colegilor din celelalte departamente;

2
 - Inregistrarea hotararilor luate de conducere si repartizarea acestora la compartimentele
firmei;
- Organizarea agendei directorului;
- Pune in aplicare orice alta atributie trasata de conducere si informeaza asupra stadiului
indeplinirii acesteia in timp util prin orice mijloace de comunicare existente in firma;

Contabilo - financiare
- Intocmeste evidentele contabile primare ale firmei
- Raspunde de activitatile de inventariere din cadrul firmei
- Tinerea evidentei stocurilor de consumabile, formulare speciale, etc;
- Urmareste modul in care sunt utilizate mijloacele fixe, obiectele de inventar si
intocmeste propunerile de casare
- Verifica si raporteaza directorului general cheltuielile efectuate de angajatii firmei
- Contributie la atingerea targetului fixat de firma privind volumul vanzarilor si al
incasarilor.
- Intocmirea documentelor de contabilitate primara;

IV. Responsabilitati:

1. In raport cu alte persoane:

- Cooperarea cu colegii;
- Onestitate si confidenta vis-à-vis de persoanele din interior si exterior cu care este in
contact;
2. In raport cu aparatura pe cere o utilizeaza:
- mentinerea la standardele unei bune functionari a aparaturii din dotare, utilizarea cu
responsabilitate a aparaturii din dotare, fara abuzuri;
- anuntarea oricarei defectiuni aparute;
3. In raport cu produsele muncii:
- constinciozitate vis-à-vis de sarcinile pe care le are de indeplinit;
- Pastrarea confidentialitatii informatiilor la care are acces;
4. In raport cu securitatea muncii:
- respecta normele de securitatea muncii;
- respecta RI;

3
 - respecta secretul de serviciu;
5. Privind precizia si confidentialitatea:
- respecta programul de lucru impus de firma;
- transmite la timp solicitarile si rapoartele cerute;
6. Privind relatiile cu altii:
- este prompt in raspunsurile pe care trebuie sa le dea clientilor;
- mentine relatii colegiale si coopereaza cu colegii
- este politicos in relatiile cu clientii dand dovada de maniere si o amabilitate
echilibrata;

IV. Integrarea in structura organizationala:

1. Pozitia postului in cadrul structurii:

- Postul imediat superior: director executiv
2. Relatii:
de subordonare: director executiv, director economic.
de subordonare – colaborare: agentii imobiliari
de colaborare: cu posturile din cadrul aceluiasi departament precum si cu alte departamente;
de reprezentare: in reprezentare cu clientii firmei.

V. Conditii ale postului:

1. Programul de munca:
- L – V: 8 ore pe zi; 8 – 16
- posibilitate de prelungire a programului de lucru in cazuri exceptionale
2. Tipul de munca:
- munca de birou;
- atat individual cat si in echipa.
- deplasari pe distante scurte sau medii (diverse plati, ridicarea sau plasarea
corespondentei, anumitor acte, etc).

VI. Conditii materiale ale postului:

4
Acces la aparatura:
- telefon fix; telefon mobil;
- fax; PC;
- Imprimanta;

VII. Oferta (bonusuri, beneficii):

- Carte de munca
- Salariu - 500 RON net;
- Abonament pe mijloacele de transport in comun;
- Mediu de lucru profesionist si competitiv
- Sesiuni de training oferite de companie atat intern cat si prin intermediul companiilor
de specialitate.
- Decontarea anumitor cheltuieli facute in interesul firmei (taxi, protocol, etc).
- bonificatii si prime, in functie de indeplinirea obiectivelor si in limita fondului de
salarii stabilit prin Bugetul de venituri si cheltuieli.

Secretara beneficiaza de un concediu de odihna anual platit de 21 zile lucratoare.

Programarea concediului de odihna se face conform dispozitiilor legale.